導(dǎo)語：試論校園檔案數(shù)字化建設(shè)一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的必要性

（一）有利于高校檔案內(nèi)容的信息化。首先高校傳統(tǒng)的檔案管理工作主要體現(xiàn)于實(shí)物保管。這種實(shí)物管理有極大的人為弊端。譬如管理員的疏忽與遺漏。過于繁重的工作量，對(duì)于管理員來說一直是個(gè)難題。檔案多而亂，缺失不全的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。管理員常常是深陷案海之中卻毫無頭緒，傷一發(fā)而動(dòng)全身的事實(shí)導(dǎo)致檔案記錄與整理難度進(jìn)一步加大。但是現(xiàn)代化與數(shù)字化的檔案管理就可以規(guī)避以上問題。因?yàn)樾畔⒒芾砥脚_(tái)的建設(shè)促使高校檔案信息收集的自動(dòng)化與網(wǎng)絡(luò)化，不僅擁有得天獨(dú)厚的信息收集條件，而且依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的龐大數(shù)據(jù)庫還可輕松完成信息儲(chǔ)存。一切檔案信息都將在同一時(shí)間歸整。同時(shí)這些檔案信息也可以通過計(jì)算機(jī)的自動(dòng)編目與自動(dòng)檢索完成儲(chǔ)存立卷和自行轉(zhuǎn)檔等管理工作。其次，紙質(zhì)和實(shí)物保存方法的占地面積大，不如將檔案儲(chǔ)存在硬盤中保險(xiǎn)與輕便。這種數(shù)字化形式的轉(zhuǎn)換不僅可以節(jié)省人力成本，而且還可優(yōu)化工作效率。作為網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺(tái)，信息化的檔案管理可令人不受空間與時(shí)間的限制進(jìn)行信息上傳和檔案查閱。高校檔案管理的信息化與數(shù)字化在最大限度上開放了個(gè)人檔案的查閱、收集、編撰、搜索等網(wǎng)絡(luò)通道，更有利于檔案查閱工作的高效運(yùn)作。（二）有利于高校檔案管理工作的規(guī)范化。高校檔案管理工作作為高校行政事務(wù)的主體，在學(xué)校管理中處于重要位置。檔案管理的高效與否直接決定著學(xué)校管理秩序的正常運(yùn)行。信息化與數(shù)字化的檔案管理模式可以促使高校檔案管理工作的規(guī)范化和高效化。不僅可令檔案管理員及時(shí)將檔案信息進(jìn)行歸處理，還能將各類基礎(chǔ)文檔進(jìn)行及時(shí)上傳與歸檔。通過信息化的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)文檔管理的權(quán)限設(shè)置，建立領(lǐng)導(dǎo)處理意見的通知與下達(dá)以及個(gè)人的權(quán)限查閱。至年終歸檔中可在數(shù)據(jù)庫中下載檔案信息的清單，然后在系統(tǒng)中完成整個(gè)檔案信息的盤查工作。上傳檔案管理數(shù)據(jù)到信息化檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，直接就可完成檔案信息的錄入。分檔處理與編號(hào)整理等信息化管理程序也都是數(shù)字信息化的高效運(yùn)用。如此一來不僅實(shí)現(xiàn)管理管理的高效運(yùn)行，也能夠使不同部門之間的工作得到溝通和協(xié)調(diào)，促使高校檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

（一）檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化缺乏。高校傳統(tǒng)的檔案管理模式根深蒂固。如今建設(shè)信息化的檔案管理平臺(tái)可能會(huì)遇到標(biāo)準(zhǔn)缺失等技術(shù)問題。雖然檔案管理軟件五花八門，但是具有實(shí)用性的軟件卻十分鮮有。我國在信息化檔案管理的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中缺乏實(shí)用型與應(yīng)用型的軟件開發(fā)和自主創(chuàng)新。檔案管理軟件往往漏洞百出，在實(shí)際管理過程中缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。譬如檔案管理軟件的型號(hào)與質(zhì)量具有很大差異，可見我國高校不重視信息化檔案管理平臺(tái)的建設(shè)，不僅未引進(jìn)科學(xué)的硬件設(shè)施，而且未建立檔案管理系統(tǒng)中規(guī)范的編碼與標(biāo)準(zhǔn)。（二）檔案信息資源的開發(fā)手段落后。高校傳統(tǒng)的檔案管理模式體現(xiàn)于紙質(zhì)與實(shí)物管理，這樣的模式存在諸多弊端。紙質(zhì)容易混亂和丟損，而且還需要留置空間。分檔與查閱起來非常不便。而其他檔案的載體形式，譬如聲像檔案最終也會(huì)被無形態(tài)無空間無人工的電子檔案所代替。檔案信息資源的開發(fā)其實(shí)是多載體與全方位的信息資源轉(zhuǎn)換。高校檔案管理工作不能只限于檔案的歸檔與記錄，更要對(duì)分檔后的檔案信息內(nèi)容進(jìn)行熟悉和掌控。只有時(shí)刻跟進(jìn)收集、下載、查閱、銷毀等管理程序的更新，才能促進(jìn)高校檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)與開發(fā)。在實(shí)際的操作過程之中，因?yàn)橹贫热狈?chuàng)新或者遭到抵制，不少檔案資源開發(fā)的技術(shù)推廣效果欠佳。（三）缺乏復(fù)合型人才。高校檔案的信息化管理需要兼顧檔案管理與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專業(yè)人才。檔案管理的信息化不僅是現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)應(yīng)用，更是檔案管理中實(shí)現(xiàn)信息化與數(shù)字化的資源整合。管理人員必須經(jīng)過系統(tǒng)的檔案培訓(xùn)課程，對(duì)自動(dòng)化與網(wǎng)絡(luò)化檔案管理平臺(tái)的技術(shù)應(yīng)用進(jìn)行統(tǒng)一的學(xué)習(xí)與實(shí)踐。如果信息化檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)與個(gè)人素質(zhì)偏低，就會(huì)影響檔案管理平臺(tái)的正常運(yùn)作以及績效達(dá)成。高校內(nèi)也普遍存在不重視檔案管理工作，應(yīng)聘者大多屬于知識(shí)單一和技能不足的社會(huì)人員。由于缺乏信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理知識(shí)，所以管理員根本達(dá)不到發(fā)展信息化檔案管理平臺(tái)的建設(shè)要求與發(fā)展?jié)撡|(zhì)。特別是當(dāng)前不少高校檔案管理人員存在著年齡結(jié)構(gòu)偏大，知識(shí)結(jié)構(gòu)陳舊，思想保守等一系列的問題，對(duì)于檔案服務(wù)工作產(chǎn)生了很多消極影響。（四）存在安全隱患。高校檔案的信息化管理主要表現(xiàn)為應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案管理知識(shí)。所以很容易出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全問題。在管理檔案信息的過程中尤為應(yīng)該重視檔案信息安全。針對(duì)這種現(xiàn)象我國高校應(yīng)該設(shè)置檔案管理平臺(tái)的安全技術(shù)顧問。時(shí)刻對(duì)本單位的檔案管理平臺(tái)進(jìn)行安全技術(shù)的更新與維護(hù)。時(shí)刻低檔外來網(wǎng)絡(luò)的不法侵害與內(nèi)部信息調(diào)閱的違規(guī)操作。信息安全部要組織專業(yè)人員防止檔案管理系統(tǒng)遭到非法入侵。還要保障檔案信息的合法調(diào)閱與下載，保持安全網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的更新維護(hù)，在建設(shè)檔案信息化管理平臺(tái)的過程中維護(hù)檔案信息的保密性與隱私性。

三、高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的措施

高校檔案管理的信息化與數(shù)字化建立在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理理念的基礎(chǔ)上，即為數(shù)字化的檔案處理，也是檔案管理工作由人為化向數(shù)字化的系統(tǒng)轉(zhuǎn)變。高校利用檔案管理的數(shù)字化建設(shè)可實(shí)現(xiàn)信息載體的革新，還可實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理體系的建立。優(yōu)化資源建設(shè)，規(guī)避物理載體儲(chǔ)存信息的弊端。全部以數(shù)字形式記錄于磁盤等計(jì)算機(jī)信息存儲(chǔ)器中的處理辦法，更有利于院校構(gòu)建數(shù)字化校園體系。其中數(shù)字化的檔案管理工作又可看作是信息化的收集與保管以及現(xiàn)代化的規(guī)章制度。（一）加強(qiáng)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。高校檔案管理的信息化建設(shè)必須摒除傳統(tǒng)檔案管理中的實(shí)物收集。將實(shí)物保管轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字儲(chǔ)存，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺(tái)的上傳與共享，并采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行資源建設(shè)。建立標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的檔案管理工作體系，將收集、查閱、上傳、下載、權(quán)限等管理項(xiàng)目實(shí)施一體化的管理模式，以保證檔案信息的數(shù)字化與完整性。譬如文本圖形與數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)以及運(yùn)行系統(tǒng)和軟件應(yīng)用等一體化管理方面的規(guī)范，還包括元數(shù)據(jù)和檔案處理等對(duì)數(shù)字化文檔的處理。實(shí)現(xiàn)脫機(jī)保存的信息化管理?；跇?biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)運(yùn)行建立互通共享的數(shù)字化管理制度。促使檔案管理工作的數(shù)字化和規(guī)范化，將檔案的收集與整理都確保在電子化中完成。實(shí)現(xiàn)信息化管理還要借助信息錄入軟件與數(shù)據(jù)庫的維護(hù)，實(shí)施電子化檔案管理，嚴(yán)格備份以防丟失現(xiàn)象。（二）建立有效的安全保障機(jī)制和評(píng)估督導(dǎo)機(jī)制。高校檔案管理的信息化建設(shè)必須建立數(shù)字化的檔案系統(tǒng)。所以需制定現(xiàn)代化檔案管理的規(guī)章制度。將電子化檔案管理的工作準(zhǔn)則與操作流程，歸入檔案一體化管理制度之中。它包括歸檔制度、保密制度、鑒定制度、備份制度、權(quán)限制度、安全制度等。建立安全保障制度和評(píng)估督導(dǎo)制度。在保密性中實(shí)現(xiàn)檔案信息的嚴(yán)格管理和有效監(jiān)控。促使檔案管理員掌握檔案管理的安全性知識(shí)，更要學(xué)習(xí)掌握網(wǎng)絡(luò)操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡(luò)安全管理等計(jì)算機(jī)操作技能。在日常管理制度中加入評(píng)估制度，考核管理員的工作表現(xiàn)和業(yè)績達(dá)成，借助評(píng)估體系提升管理員的檔案管理水平。對(duì)評(píng)估制度進(jìn)行細(xì)化，并將評(píng)估結(jié)果和管理人員的工資、獎(jiǎng)金、晉升等掛鉤，提高管理人員工作的積極性和主動(dòng)性。（三）建立和完善檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案資料資源共享。高校檔案管理的信息化建設(shè)必須建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫。實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的欄目編制與資源共享，做好后臺(tái)數(shù)據(jù)維護(hù)和檔案歸檔處理。實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化與信息化，實(shí)現(xiàn)檔案信息儲(chǔ)存的網(wǎng)絡(luò)化和自動(dòng)化。推進(jìn)高校檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新與資源共享，實(shí)現(xiàn)檔案信息的互動(dòng)。高校應(yīng)在全校各部建立內(nèi)部信息與外部信息的分離，處理上傳程序，確保檔案信息的及時(shí)溝通，促進(jìn)高校信息的有效收集。還應(yīng)利用信息技術(shù)發(fā)揮檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的穩(wěn)定性與便利性，促進(jìn)全校范圍的信息集成與共享。設(shè)定管理平臺(tái)的系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)，保證檔案的儲(chǔ)存與管理以及網(wǎng)絡(luò)安全的穩(wěn)定運(yùn)行。（四）加快檔案信息資源管理專門人才隊(duì)伍建設(shè)。高校檔案管理的信息化就要實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，培養(yǎng)專業(yè)化的檔案管理人才，招聘具有檔案管理知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)的綜合性人才。高校領(lǐng)導(dǎo)還要建立檔案管理員的培訓(xùn)機(jī)制，對(duì)檔案管理員進(jìn)行專業(yè)化與現(xiàn)代化的檔案管理培訓(xùn)課程，培養(yǎng)高素質(zhì)和高水平的管理員，堅(jiān)持崗位再教育，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理專業(yè)人才的職稱評(píng)聘與晉升機(jī)制。可以采取校內(nèi)定期培訓(xùn)和校外交流合作的方式。校內(nèi)的培訓(xùn)可以聘請(qǐng)相關(guān)的專家學(xué)者來校授課，或者采取校內(nèi)檔案人員定期交流的方式進(jìn)行，當(dāng)然，還應(yīng)該充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，采取網(wǎng)絡(luò)授課等形式。校外交流的方式主要是和兄弟院校進(jìn)行交流與合作，可以采取實(shí)地考察等形式。

高校檔案數(shù)字化能夠提高工作效率，節(jié)約人力資本，提高服務(wù)水平。當(dāng)數(shù)字信息技術(shù)迅速發(fā)展的今天，高校檔案工作應(yīng)該順應(yīng)時(shí)展的趨勢，創(chuàng)新工作和服務(wù)方式，進(jìn)一步提高數(shù)字化建設(shè)水平，更好的為高校正常的教學(xué)工作和學(xué)生服務(wù)。

本文作者：鐘鋒工作單位：廣東金融學(xué)院