導(dǎo)語：高職院校檔案管理方案研究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、目前專業(yè)檔案建設(shè)存在的問題

自南京城市職業(yè)學(xué)院成立以來，從學(xué)校教務(wù)部門到各教學(xué)單位都對教學(xué)檔案建設(shè)愈加重視，逐步走上了規(guī)范化的軌道，但從整體上來看仍存在一定的問題，如：教學(xué)單位對檔案建設(shè)沒有統(tǒng)一的管理制度，部分教師對日常教學(xué)管理檔案收集不夠重視，檔案收集手段單一，經(jīng)費(fèi)投入不足等。緊扣高職院校評估指標(biāo)初建計(jì)算機(jī)應(yīng)用專業(yè)檔案信息化管理方案蔡潔（南京城市職業(yè)學(xué)院，江蘇南京2110038）1.檔案管理制度不健全檔案管理在南京城市職業(yè)學(xué)院由校長辦公室專人負(fù)責(zé)，每年對學(xué)校各個(gè)部門的文書檔案進(jìn)行歸檔管理，并負(fù)責(zé)對教學(xué)部門的教學(xué)過程檔案、學(xué)生活動(dòng)檔案、設(shè)備檔案進(jìn)行檢查。同時(shí)，學(xué)校教務(wù)部門、科研部門、財(cái)務(wù)部門又會(huì)專門針對教學(xué)教務(wù)、科研資料、費(fèi)用資料進(jìn)行更為細(xì)致的檢查。這樣就造成了一個(gè)教學(xué)單位在一個(gè)學(xué)期中，大部分的時(shí)間都在整理資料，準(zhǔn)備檢查，且一個(gè)教學(xué)單位的檔案會(huì)由學(xué)校的多個(gè)行政部門管理，既花費(fèi)了大量的人力物力，也影響了檔案管理的統(tǒng)一性、標(biāo)準(zhǔn)性。2.教師對檔案收集不夠重視南京城市職業(yè)學(xué)院的專職教師除了要承擔(dān)教學(xué)任務(wù)以外，還要擔(dān)負(fù)著一定的教學(xué)管理工作，其中就包括教學(xué)資料的收集整理、歸納總結(jié)的工作。但高校教師們受傳統(tǒng)因素影響，認(rèn)為教師就是以教書育人為主，檔案收集的工作應(yīng)該歸教學(xué)管理人員負(fù)責(zé)，致使他們在教學(xué)過程中忽視了教學(xué)資料的收集，往往出現(xiàn)為了應(yīng)付檢查而突擊“制造”教學(xué)資料的情況，這種現(xiàn)象顯然不能達(dá)到高職院校的評估標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案收集手段單一隨著學(xué)校對教學(xué)檔案原始資料的愈加重視，教學(xué)單位一般都能自覺地保存好各個(gè)教學(xué)活動(dòng)的原始資料。但這種“保存”是無序的、資料是雜亂的、存放是隨意的，更談不上歸納總結(jié)、多媒介保存、建立檔案目錄。這里就進(jìn)入了一個(gè)誤區(qū)，就是對教學(xué)檔案收集的目的不明確的誤區(qū)。教學(xué)檔案的收集不光要把原始資料保留下來，更重要的是通過對原始數(shù)據(jù)的歸納和總結(jié)，使今后工作開展更有科學(xué)依據(jù)。4.經(jīng)費(fèi)投入不足檔案信息化的建設(shè)在人力、物力上都要抓。一支高素質(zhì)的教學(xué)團(tuán)隊(duì)如果只有滿腔的工作熱情和積極性，而沒有足夠的經(jīng)費(fèi)支持，那也不能很好地做好檔案信息化建設(shè)。那種完全由手工操作編制檔案，紙質(zhì)文檔保存的方式已越來越不適應(yīng)當(dāng)前數(shù)字、網(wǎng)絡(luò)信息化的時(shí)代了。前面說過，檔案不是只為了保存，而是為了用來共享信息，這就需要一定的計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的支持。目前看來，用于檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)顯然是不足的。

二、加快緊扣高職院校評估指標(biāo)的專業(yè)檔案

信息化建設(shè)的必要性專業(yè)檔案，是指高職院校某個(gè)專業(yè)中教學(xué)、科研、黨政管理、學(xué)生工作等各種活動(dòng)中直接形成的對學(xué)校和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種圖、文、聲、像等不同形式的歷史記錄。它不僅真實(shí)地體現(xiàn)了學(xué)院的歷史面貌，同時(shí)也是衡量教學(xué)單位教學(xué)質(zhì)量、管理水平、師資力量、科研水平、人才培養(yǎng)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)志。沒有專業(yè)檔案，就不能科學(xué)、有效、實(shí)事求是地開展高職院校的評估工作。高職院校人才培養(yǎng)工作水平評估是對高職高專院校以教學(xué)工作為核心的人才培養(yǎng)工作的全方位、全過程、全息式的綜合性評估，是促進(jìn)高職院校健康發(fā)展的重要手段和措施。評估工作的關(guān)鍵是系統(tǒng)地搜集學(xué)院人才培養(yǎng)工作的主要信息，在準(zhǔn)確地了解實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，實(shí)事求是地進(jìn)行科學(xué)分析，做出正確的價(jià)值判斷。高職高專院校人才培養(yǎng)工作水平評估指標(biāo)體系中有6個(gè)一級指標(biāo)，15個(gè)二級指標(biāo)，其中有8個(gè)重要指標(biāo)，36個(gè)觀測點(diǎn)。其中與教學(xué)單位專業(yè)建設(shè)相關(guān)的一級指標(biāo)有教學(xué)建設(shè)與改革、教學(xué)管理、教學(xué)效果。相關(guān)的二級指標(biāo)有產(chǎn)學(xué)研結(jié)合、師資隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、專業(yè)、課程、職業(yè)能力訓(xùn)練、素質(zhì)教育、管理隊(duì)伍、質(zhì)量控制、知識(shí)能力訓(xùn)練、就業(yè)與社會(huì)聲譽(yù)。相關(guān)的觀測點(diǎn)有學(xué)生與教師比例、專任教師結(jié)構(gòu)、兼職教師數(shù)量與結(jié)構(gòu)、校內(nèi)實(shí)訓(xùn)條件、校外實(shí)訓(xùn)基地、職業(yè)技能鑒定、專業(yè)設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃、專業(yè)教學(xué)改革試點(diǎn)工作、教學(xué)內(nèi)容與課程體系改革、教材建設(shè)、教學(xué)方法與手段改革、實(shí)踐訓(xùn)練體系、職業(yè)能力考核、全面推進(jìn)素質(zhì)教育的工作狀態(tài)和效果、教學(xué)管理與學(xué)生管理情況、錄取新生報(bào)到率及畢業(yè)生就業(yè)率、社會(huì)對畢業(yè)生的綜合評價(jià)等。為了更好地做好院校評估工作，真實(shí)、完整、準(zhǔn)確地收集專業(yè)檔案勢在必行。對于第一線的教學(xué)單位來說，必須針對評估指標(biāo)，合理地制定專業(yè)檔案建設(shè)方案，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫，將傳統(tǒng)的文書檔案、教學(xué)檔案、人事檔案等轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的實(shí)時(shí)共享，以加強(qiáng)交流、提高工作效率，最終更好地為評估組的專家提供第一手的原始教學(xué)資料。

三、專業(yè)檔案信息化建設(shè)的措施

1.學(xué)習(xí)評估指標(biāo)，提高教師自覺收集檔案的意識(shí)隨著南京城市職業(yè)學(xué)院的報(bào)備成功，五年一輪的教學(xué)評估盡在眼前，全體教師都必須高度重視。教學(xué)單位除了要注重原始教學(xué)資料的收集，更要結(jié)合評估指標(biāo)的學(xué)習(xí)，對資料進(jìn)行必要的整理和分析。同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的宣傳、培訓(xùn)和指導(dǎo)，使全校教職員工統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到專業(yè)教學(xué)檔案信息化建設(shè)對專業(yè)評估、教學(xué)改革、人才培養(yǎng)質(zhì)量都有十分重要的影響，從而在平時(shí)的工作中養(yǎng)成隨時(shí)積累檔案資料的習(xí)慣，關(guān)心檔案、重視檔案。2.學(xué)校制定方案，組織檔案信息化建設(shè)的實(shí)施專業(yè)檔案信息化建設(shè)是全校性的一項(xiàng)系統(tǒng)工程，不是某一個(gè)系的特色，尤其針對專業(yè)評估的要求，該項(xiàng)工作必須做全局化的考慮。在實(shí)施前，制定好實(shí)施方案，明確全校各部門在檔案信息化建設(shè)中的任務(wù)，明確建設(shè)目標(biāo)、內(nèi)容、范圍、步驟，數(shù)據(jù)載體的形式、大小、參數(shù)等，按計(jì)劃有條不紊地開展。3.健全檔案信息化管理制度，以評促建檔案信息化建設(shè)的良好開展，離不開科學(xué)合理、切實(shí)可行的管理制度。為了更好地達(dá)到評估要求，必須嚴(yán)格落實(shí)檔案信息化過程管理的責(zé)任?？捎煞止茉洪L負(fù)責(zé)，教務(wù)部門、教學(xué)單位明確各自的分工和職責(zé)，對各級檔案配備專門的檔案管理責(zé)任人，對檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查。4.提高檔案管理的技術(shù)手段先進(jìn)的檔案管理手段不但可以提高檔案工作的效率，還能更好地實(shí)現(xiàn)信息共享，是保障檔案信息化建設(shè)的基本前提。院校應(yīng)適時(shí)地根據(jù)需要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)軟硬件的投入，加大計(jì)算機(jī)外圍設(shè)備的配備，信息化管理軟件的開發(fā)和利用，建立全校統(tǒng)一的電子文檔綜合管理目錄和檔案信息數(shù)據(jù)庫，為不同的電子資料設(shè)置不同的訪問權(quán)限，加強(qiáng)保密工作。記錄下每個(gè)文件的變更過程，對文件進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔、備份等，在校內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息最大化的交流、共享，在校外也是一個(gè)展現(xiàn)院校良好管理制度的窗口。

四、計(jì)算機(jī)應(yīng)用專業(yè)檔案信息化管理實(shí)施方案

教育部《普通高等學(xué)校高職高專教育專業(yè)設(shè)置管理辦法》提出，高職院校設(shè)置專業(yè)要以社會(huì)實(shí)際需求為依據(jù)，對人才需求進(jìn)行廣泛深入的調(diào)查研究、預(yù)測和可行性論證，努力減少粗放性和盲目性；把學(xué)科專業(yè)發(fā)展規(guī)律和市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律結(jié)合起來，正確處理適應(yīng)需求變化多樣性和保持專業(yè)的相對穩(wěn)定性的關(guān)系；設(shè)置專業(yè)應(yīng)符合學(xué)科專業(yè)發(fā)展和建設(shè)規(guī)劃，應(yīng)與本校的辦學(xué)方向、層次、特色和規(guī)模相適應(yīng)；應(yīng)該具備相應(yīng)的辦學(xué)條件，有科學(xué)、合理的人才培養(yǎng)方案。南京城市職業(yè)學(xué)院計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)專業(yè)是南京市重點(diǎn)建設(shè)學(xué)科，其專業(yè)建設(shè)的內(nèi)容嚴(yán)格按照評估標(biāo)準(zhǔn)來開展。為了很好地體現(xiàn)專業(yè)建設(shè)過程，該專業(yè)十分重視教學(xué)檔案的收集、歸納和整理工作，通過對高職院校專門評估指標(biāo)的學(xué)習(xí)，逐步制定了適合學(xué)校發(fā)展和評估要求的專業(yè)檔案信息化建設(shè)的管理方案。具體做法是：針對高職高專評估指標(biāo)，制定檔案目錄，設(shè)定目錄及用戶規(guī)范，由專門教師負(fù)責(zé)制定目錄資料的收集整理。同時(shí)在計(jì)算機(jī)上設(shè)立檔案存放目錄，并為每個(gè)目錄指定教師訪問權(quán)限，利用局域網(wǎng)和FTP技術(shù)，實(shí)時(shí)將原始資料上傳至FTP服務(wù)器，分管領(lǐng)導(dǎo)不定期抽查歸檔情況。

五、總結(jié)

對高職院校評估指標(biāo)的學(xué)習(xí)不是一朝一夕的事情，必須在平時(shí)的教學(xué)、教學(xué)管理實(shí)踐中將其一一落實(shí)，并在實(shí)踐過程中重視過程資料的收集整理和歸納總結(jié)，通過信息化手段實(shí)現(xiàn)信息共享、成果展示，指導(dǎo)今后的工作。雖然南京城市職業(yè)學(xué)院計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)專業(yè)在若干年前已經(jīng)開始實(shí)施此項(xiàng)工作，但還不能完全體現(xiàn)評估指標(biāo)，還需要在今后的工作中將其逐步完善。

本文作者：蔡潔工作單位：南京城市職業(yè)學(xué)院