導(dǎo)語：學(xué)校合理人事檔案管理對策一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

人事檔案是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)，在人力資源開發(fā)、人才預(yù)測和人才政策制訂等方面具有十分重要的作用。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷建立和完善，人事制度改革力度不斷加大，傳統(tǒng)的學(xué)校人事檔案管理在材料構(gòu)成、管理體制、管理的方式方法、提供利用等方面都存在著明顯的不足，需進(jìn)行必要的改革，建立適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)校管理要求的人事檔案管理模式。

一、學(xué)校人事檔案管理模式存在的主要問題

現(xiàn)階段，國家人事檔案管理體制存在諸多有待改革和改進(jìn)的地方，一是多頭管理，存在著嚴(yán)重的分散性，隸屬混亂，參加主管人事檔案的部門有組織、人事、勞動、民政等，兼管人事檔案的部門還有教育、醫(yī)療衛(wèi)生等部門。二是管理體系上仍為傳統(tǒng)干部檔案、工人檔案和學(xué)生檔案三大類構(gòu)成。三是管理模式上實(shí)行封閉式管理，從維護(hù)人事檔案真實(shí)性、準(zhǔn)確性、保密性等方面因素的綜合考慮，人事檔案不對本人開放，多數(shù)公民難以接觸到人事檔案，人事檔案的利用效益非常低。學(xué)校人事檔案作為一種信息源，在學(xué)校人才管理中有著它的特殊作用。學(xué)校的人事檔案管理由于受國家人事檔案管理的傳統(tǒng)觀念及其他諸多因素影響，其管理模式也相應(yīng)存在以下幾個主要問題：

一是學(xué)校人事檔案內(nèi)容信息量少。

學(xué)校人事檔案包括履歷材料、自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料、鑒定材料、考核材料、政審材料、入黨入團(tuán)材料、獎勵材料、處分材料、職務(wù)職稱工資材料等十大類材料，內(nèi)容信息量小、實(shí)用性較差，不能適應(yīng)現(xiàn)階段人才開發(fā)的要求。反映個人經(jīng)歷、家庭情況及社會關(guān)系等方面的內(nèi)容較多，反映個人工資變動、職稱評聘、黨團(tuán)組織的材料比較齊全，而反映個人的德才表現(xiàn)、政績才能、管理能力的材料較少，能反映個人人才類型、技術(shù)專長、心理素質(zhì)等個性特點(diǎn)的內(nèi)容更微乎其微，因此人事檔案在利用時，只能提供一些膚淺的人才情況，滿足不了培養(yǎng)、選拔、使用人才的實(shí)際要求。

二是學(xué)校人事檔案管理分散化和非專業(yè)化。

體現(xiàn)在各個學(xué)校沒有統(tǒng)一由上級主管部門進(jìn)行人事檔案集中管理，各個學(xué)校還通常根據(jù)各管理部門職能的不同，將教師的有關(guān)材料分散在幾個部門管理。例如，教務(wù)部門管理反映教師業(yè)務(wù)水平、教學(xué)能力、教學(xué)任務(wù)完成情況、教學(xué)獎懲情況的教學(xué)業(yè)務(wù)檔案材料，科研部門管理反映教師教材開發(fā)、、教科研立項(xiàng)的科研檔案材料，人事處管理反映教職工社會經(jīng)歷、政治面貌、獎懲、薪酬等情況的人事檔案。人事檔案的這種分散、非專業(yè)管理不僅易造成檔案材料的損壞，而且造成人事管理體制的混亂，并且破壞了人事檔案的完整性。

三是學(xué)校人事檔案管理方法落后、手段陳舊。

目前很多學(xué)校人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實(shí)體管理，沒有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進(jìn)行人事信息的查詢和檢索，更無法實(shí)現(xiàn)對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低，由此導(dǎo)致很多人事統(tǒng)計(jì)工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費(fèi)。四是學(xué)校人事檔案管理投入不足。體現(xiàn)在人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求，如檔案庫房多是普通辦公用房，有的把檔案庫房安排在辦公樓頂樓、底層或者地下室，檔案長期受到高溫潮濕的危害；庫房門窗多為普通門窗，封閉不嚴(yán)，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設(shè)施，與檔案安全保管要求差距很大。人事檔案信息化、現(xiàn)代化水平不高。另外，人員配備不足，檔案室很少設(shè)置有專職的檔案管理人員，少數(shù)有專職人事檔案管理人員的，也往往沒有接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識和技術(shù)培訓(xùn)；兼職人員也無法保證有足夠的時間和精力對人事檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致學(xué)校人事檔案建設(shè)滯后，檔案管理只能在低水平層面上進(jìn)行。五是學(xué)校人事檔案過度實(shí)行內(nèi)向型、封閉式的模式。受國家人事檔案管理政策限制，由于保密觀念的束縛，學(xué)校很難對人事檔案進(jìn)行信息開發(fā)，更談不上與其他單位實(shí)現(xiàn)人才信息的“互通有無”。

二、如何建立適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)校管理要求的人事檔案管理體制

我們應(yīng)該從具有個性的人事檔案材料入手，加大學(xué)校人事檔案管理投入，建立一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍，努力提高人事檔案材料的質(zhì)量。同時，要緊緊抓住學(xué)校人事檔案管理的難點(diǎn)問題，改分散多頭管理為集中統(tǒng)一管理，建設(shè)區(qū)域性人事檔案管理中心，加快學(xué)校人事檔案信息化建設(shè)，建立社會化開放式管理模式，使人事檔案向本人有條件地開放，爭取早日建立起適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)校管理要求的人事檔案管理體制，為人才開發(fā)提供更有價值的信息，讓人事檔案更好地服務(wù)社會。

一是建立具有個性的學(xué)校人事檔案材料。針對人事檔案內(nèi)容陳舊和“千人一面”的狀況，在人事檔案材料內(nèi)容建設(shè)上注意補(bǔ)充能反映當(dāng)事人個性的檔案材料。以教師檔案為例，應(yīng)補(bǔ)充的材料包括:(l)教師登記表，可反映教師專業(yè)方面的基本情況。(2)教師教育教學(xué)情況資料，可反映出教師的教育教學(xué)態(tài)度和水平以及教育教學(xué)工作量。(3)科學(xué)研究和學(xué)術(shù)活動情況資料，可反映出教師的學(xué)術(shù)水平、學(xué)術(shù)地位和學(xué)術(shù)研究的歷史。(4)業(yè)務(wù)進(jìn)修情況資料，可反映出教師繼續(xù)教育的狀況。(5)獲獎和榮譽(yù)情況，可反映出教師在社會和學(xué)術(shù)界的影響和地位。如果教師檔案在原有人事檔案的基礎(chǔ)上，能及時地補(bǔ)充上述材料，就能較全面地、動態(tài)地反映教師的教學(xué)、科研水平，它有助于學(xué)校開展定量化、科學(xué)化工作，有助于師資隊(duì)伍建設(shè)工作的科學(xué)決策，有助于提高教師評價的客觀性和公正性，有助于形成高校管理者對教師評價的延續(xù)性，有助于在教師中形成良好的競爭激勵機(jī)制。

二是依靠現(xiàn)代化科技手段實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，將人事檔案的管理重心從實(shí)體管理轉(zhuǎn)移到信息化管理上來。利用計(jì)算機(jī)建立人事檔案不同類型的數(shù)據(jù)庫，通過信息統(tǒng)計(jì)，對個人政績、業(yè)績的評價提供量化依據(jù)，形成計(jì)算機(jī)對人事檔案完整、準(zhǔn)確和動態(tài)、立體的管理體系。在此基礎(chǔ)上，建立人事檔案信息查詢系統(tǒng)，對相關(guān)管理部門和個人設(shè)置訪問權(quán)限，利用網(wǎng)絡(luò)平臺了解人事檔案信息，在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息公開。這樣不僅可以使人事檔案管理人員從繁雜的檔案收集、整理、保管、檢索工作中解放出來，而且可以更快捷、更準(zhǔn)確地為人事工作提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

三是加大學(xué)校人事檔案管理投入，建立一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍。首先，加強(qiáng)檔案保管的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。要積極采取措施，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，設(shè)立專門的檔案室，按照檔案安全保管的要求配備檔案柜和必要的防護(hù)設(shè)備，確保人事檔案的完好保存。如添置必要的溫濕控制設(shè)備、縮微復(fù)印設(shè)備、計(jì)算機(jī)管理設(shè)備，建立實(shí)用性強(qiáng)的微機(jī)人事檔案管理系統(tǒng)，使人事檔案信息能夠及時輸入和輸出，提高檢索效率，快速準(zhǔn)確地為人才開發(fā)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。其次，增加人事檔案管理人員配備。要根據(jù)檔案冊數(shù)的增長配備足夠的專兼職檔案管理人員，確保有足夠的人員、時間和精力對人事檔案進(jìn)行歸檔、建檔及對檔案材料進(jìn)行開發(fā)利用。再次，不斷提高人事檔案管理人員自身的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，拓寬知識面，在職務(wù)晉升、待遇等方面予以優(yōu)待，讓人事檔案管理人員能專于業(yè)務(wù)、精于業(yè)務(wù)，有效推進(jìn)人事檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。