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一、企業(yè)檔案信息化的含義

企業(yè)檔案信息化是指企業(yè)在法制的軌道上，依靠科學的思想和組織管理方法，憑借信息技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)等高科技手段，對企業(yè)的文件、檔案等信息進行發(fā)掘、整合，使信息獲取、處理、傳輸和應用數(shù)字化、網(wǎng)絡化，實現(xiàn)資源共享，提高企業(yè)檔案信息的利用效率，為企業(yè)和社會提供檔案信息服務。

二、企業(yè)檔案信息化建設的作用

1.企業(yè)檔案是企業(yè)重要信息資源，檔案信息化建設是企業(yè)信息化建設的組成部分，也是企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的重要方面。企業(yè)應采取有效措施，加大投入，確保企業(yè)檔案信息資源的完整、安全和有效開發(fā)利用，全面推動企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化。

2.企業(yè)檔案信息化建設是企業(yè)信息化工程的一部分,關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展。面對龐大繁雜的企業(yè)檔案信息,要想提高管理水平和服務質(zhì)量,必須加快信息化建設,減輕檔案人員重復進行的體力勞動，提高工作效率。將企業(yè)檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來,促進企業(yè)檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變,充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的價值,實現(xiàn)檔案信息資源共享。

3.企業(yè)檔案是企業(yè)基礎管理工作的一個重要組成部分,不僅是維護企業(yè)利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的有效證據(jù),更是一種十分重要的信息資源，是關(guān)系企業(yè)經(jīng)濟和發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源。完整的檔案是反映企業(yè)發(fā)展、技術(shù)、成果、經(jīng)營、資源及歷史概貌的重要資料。利用檔案已成為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營中必不可少的一項有效手段。

三、當前企業(yè)檔案信息化建設中存在的問題

1.企業(yè)檔案信息化建設發(fā)展不平衡。有些企業(yè)開展了檔案信息化建設,有些則沒有,特別是一些中小企業(yè)。同時,企業(yè)的減員增效也波及到企業(yè)的檔案部門,相當數(shù)量的企業(yè)檔案部門的生存和發(fā)展受到了威脅。企業(yè)檔案部門的生存受到威脅,信息化建設也就無從談起,即使已開展信息化建設的企業(yè)在發(fā)展中也很不平衡。

2.企業(yè)檔案信息化的基礎條件薄弱,技術(shù)、資金不足,人才缺乏。當前,企業(yè)檔案信息化建設的總體狀況是認識不足,重視不夠,基礎條件薄弱,信息化程度低。許多企業(yè)面臨轉(zhuǎn)型,認為檔案信息化作用不大,不愿增加額外投資?？傮w上看,缺乏應有的設備和技術(shù)支撐,對企業(yè)檔案信息資源開發(fā)的深度不夠,數(shù)字化信息資源少,企業(yè)檔案網(wǎng)站建設質(zhì)量良莠不齊,信息化管理人才缺乏,對檔案信息資源數(shù)字化和網(wǎng)絡化可行性研究開展不夠3.企業(yè)檔案信息管理與其他信息管理沒有實現(xiàn)有效銜接。文檔一體化管理是企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡化管理的發(fā)展方向,使生產(chǎn)活動、文書處理與檔案管理工作有效銜接,提高信息處理的能力,實現(xiàn)檔案信息的無縫交接和有效管理。由于我國企業(yè)檔案信息化程度低和管理機制上的障礙,檔案工作很難在系統(tǒng)上實現(xiàn)與各生產(chǎn)環(huán)節(jié)、管理環(huán)節(jié)之間聯(lián)絡,未能實現(xiàn)檔案信息管理與其他信息管理的有效銜接,進行文檔一體化管理。

四、加強企業(yè)檔案信息化建設的對策

1.加快企業(yè)檔案信息化標準規(guī)范的制定。標準規(guī)范是檔案信息化建設的基礎,是不可或缺的必要條件，是檔案信息化建設的法律保障。目前，有些標準還不明確,有的還沒有標準，檔案行政管理部門要加快檔案信息化標準規(guī)范的制定，盡快建立、健全檔案信息化工作制度和標準規(guī)范體系。

2.重視企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)的設計和管理軟件的選擇與開發(fā)。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)應與企業(yè)有關(guān)管理系統(tǒng)(如設計、生產(chǎn)、經(jīng)營、財務、材料、管理、服務等)相銜接,確保檔案部門對本企業(yè)各類電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳遞。檔案信息管理系統(tǒng)設計,應遵循模塊設計、分層實現(xiàn)、循序漸進的原則。建立符合信息化要求的檔案管理系統(tǒng)是企業(yè)檔案信息化建設的關(guān)鍵。

3.領導重視和支持是加快企業(yè)檔案信息化建設步伐的關(guān)鍵因素。各級檔案行政管理部門應加強對企業(yè)檔案信息化建設的引導;中央企業(yè)檔案部門應加強對所屬及控股企業(yè)檔案信息化建設的規(guī)劃和指導，保證企業(yè)檔案信息化建設順利進行。對檔案部門來說，信息化建設是一項全新的工作，是一項較為復雜的系統(tǒng)工程，既是發(fā)展機遇又是挑戰(zhàn)。

4.加強企業(yè)檔案信息化管理人才隊伍建設。加強信息技術(shù)人才的引進和檔案人員信息技術(shù)知識的培訓，提高檔案人員運用信息技術(shù)的技能，引導檔案人員適應信息化要求。要認真研究信息化條件下企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的新要求，積極推進企業(yè)檔案信息化建設。加強信息化人才培養(yǎng)。檔案信息化是一項技術(shù)性很強的工作,科技人才是檔案信息化建設的關(guān)鍵。

5.檔案信息化基礎設施是企業(yè)檔案信息化建設的基礎和前提。企業(yè)檔案部門可借鑒網(wǎng)絡建設已有的成果和經(jīng)驗,與辦公自動化、政府網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連，建立基于企業(yè)網(wǎng)的電子文件歸檔及電子文件接收應用系統(tǒng),構(gòu)筑企業(yè)信息網(wǎng)絡報送及應用平臺,推進電子文件的歸檔、接收、保管與利用,做好電子文件的積累、歸檔和管理工作。

[摘要]當今信息社會，必須以加強企業(yè)信息化建設，建立完善的信息系統(tǒng)和快捷的信息交流來作為促進企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展、科技進步、事業(yè)發(fā)達的戰(zhàn)略舉措。作為企業(yè)基礎管理工作的檔案事業(yè)，也應該緊跟時展的步伐，與時俱進，加強和完善企業(yè)的檔案管理工作，建立健全信息化的檔案管理理念，利用好檔案這種企業(yè)經(jīng)濟和發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源。

[關(guān)鍵詞]網(wǎng)絡環(huán)境企業(yè)檔案信息化建設

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