導(dǎo)語：醫(yī)院會計電子檔案系統(tǒng)分析一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要:財務(wù)共享模式是一種致力于融合各方面優(yōu)質(zhì)資源的全新財務(wù)管理模式，其實質(zhì)是在信息化的大背景下，將單位分散式、重復(fù)性業(yè)務(wù)整合到共享服務(wù)中心進行處理，促使單位將有限的資源和精力專注于自身的核心業(yè)務(wù)，并達到整合優(yōu)質(zhì)資源、提高工作效率、降低非必要成本、保證客戶滿意度的效果。國內(nèi)各大醫(yī)院每天的業(yè)務(wù)量繁多，但同質(zhì)化程度高，若通過財務(wù)共享中心進行集中處理，既能節(jié)約時間減少重復(fù)勞動又能提高服務(wù)質(zhì)量。而經(jīng)財務(wù)共享中心集中處理并存儲的會計電子檔案專業(yè)化程度高，有利于后期的數(shù)據(jù)檢索、分析，是醫(yī)院邁向精細化管理的又一大里程碑。

關(guān)鍵詞:財務(wù)共享;醫(yī)院;會計電子檔案

隨著醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的突飛猛進，醫(yī)院財務(wù)管理的目標應(yīng)該是在保障醫(yī)院能夠正常運轉(zhuǎn)的前提下，通過不斷創(chuàng)造新技術(shù)、新手段，合理、有效地利用資源，目標是以較低的醫(yī)療成本提供患者較好的醫(yī)療服務(wù)，使醫(yī)院社會價值和經(jīng)濟價值最大化。而財務(wù)共享是對單一、重復(fù)業(yè)務(wù)的整合利用，檔案又是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù)。文章認為，構(gòu)建基于財務(wù)共享模式下的醫(yī)院會計電子檔案系統(tǒng)是醫(yī)院實現(xiàn)戰(zhàn)略化發(fā)展目標的基礎(chǔ)。與傳統(tǒng)會計電子檔案相比，它具有新的特點和亟待解決的問題。

一、財務(wù)共享的作用和價值

(一)財務(wù)共享可以推動醫(yī)院管理轉(zhuǎn)型和可持續(xù)發(fā)展

醫(yī)院實施財務(wù)共享之前，財務(wù)部門連同各職能部門、業(yè)務(wù)部門將大量時間花費在日常結(jié)算以及重復(fù)各項業(yè)務(wù)工作中。這與社會對醫(yī)院要求的精細化管理相違背，也不利于管理職能的轉(zhuǎn)型。建立財務(wù)共享服務(wù)后，財務(wù)部門和各業(yè)務(wù)處室也將從傳統(tǒng)的財務(wù)事務(wù)中脫離出來，把更多的時間專注在提升財務(wù)管理服務(wù)質(zhì)量上和為醫(yī)院創(chuàng)造更多價值上，全力做好預(yù)決算、成本管控、績效測算、財務(wù)分析等價值管理工作，從而有效提升醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

(二)財務(wù)共享可以降低醫(yī)院運行成本

財務(wù)共享的核心是以低成本提供高服務(wù)，據(jù)美國《財富》雜志統(tǒng)計，全球500強85%以上的企業(yè)都在實行或正在實行財務(wù)共享。從以往的管理經(jīng)驗來看，財務(wù)共享通過整合資源，對業(yè)務(wù)流程和具體規(guī)則進行了標準化管理，減少重復(fù)消耗、非增值服務(wù)，提高運營效率從而間接降低運營成本。

(三)財務(wù)共享提高會計電子檔案標準化

財務(wù)共享建立前，內(nèi)外部原始資料分散且多為紙質(zhì)管理，不方便統(tǒng)計查找;建立財務(wù)共享模式后，內(nèi)外部業(yè)務(wù)按統(tǒng)一口徑集中到財務(wù)共享平臺，相當于分散的業(yè)務(wù)集中到了“會計工廠”，經(jīng)過“會計工廠”的標準化產(chǎn)出，所有電子會計檔案均能快速、歸檔、查閱，真正提高了財務(wù)工作的效率和價值。

(四)財務(wù)共享有利于醫(yī)院決策發(fā)展

財務(wù)共享將財務(wù)人員從繁忙的工作中解放出來，電子會計檔案在共享中心自動歸檔歸類，降低了人工歸檔的錯誤率，也減少了業(yè)務(wù)部門調(diào)取檔案、查找檔案的時間，一方面減少了人員開支;另一方面財務(wù)人員有更多的時間去進行數(shù)據(jù)分析，去挖掘數(shù)據(jù)背后潛在的問題，為決策者提供更多好的意見和建議。

二、財務(wù)共享模式下醫(yī)院會計電子檔案系統(tǒng)的特點

一是便捷性。財務(wù)共享模式下醫(yī)院會計電子檔案是利用接口將會計報銷系統(tǒng)、銀聯(lián)系統(tǒng)、用友系統(tǒng)、醫(yī)院HIS管理系統(tǒng)、影像管理系統(tǒng)等各大系統(tǒng)實現(xiàn)串聯(lián)，并能夠?qū)嬰娮訖n案進行整理、分類、匯總、分析、利用。財務(wù)部門對各個渠道收集來的原始憑證可通過影像管理系統(tǒng)掃描上傳至財務(wù)共享平臺，云平臺對原始憑證進行處理，自動生成電子會計憑證，進而生成現(xiàn)金日報表、總賬、明細賬，最后生成資產(chǎn)負債表、利潤表等，財務(wù)人員只對生成的憑證進行稽核。此外，財務(wù)共享模式下的會計電子檔案與銀行的連接也更加緊密了，可實時通過共享平臺獲得完整的銀行電子回單，并根據(jù)回單在用友系統(tǒng)生成相應(yīng)憑證，財務(wù)制單人員只負責(zé)審核生成憑證的問題。二是高效性?；谪攧?wù)共享模式下會計電子檔案管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息一體化管理。檔案可以在具體業(yè)務(wù)部門(如后勤保障科、醫(yī)學(xué)工程部、信息部、財務(wù)部)之間傳遞。例如，醫(yī)學(xué)工程根據(jù)業(yè)務(wù)處室要求采購醫(yī)療設(shè)備，會在采購系統(tǒng)生成訂單、到貨單、發(fā)票等原始憑證，并上傳至財務(wù)共享系統(tǒng)，實現(xiàn)單據(jù)的快速實時傳遞，節(jié)約了人力成本和時間成本。三是專業(yè)性。通過財務(wù)貢獻模式傳遞的會計電子檔案基本是重復(fù)性、標準化的業(yè)務(wù)，系統(tǒng)上線之前需要設(shè)定統(tǒng)一的編號、標題、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、歸口管理科室等必填項。上傳的單據(jù)也能按統(tǒng)一的格式導(dǎo)出，方便科室按關(guān)鍵詞查找歷年數(shù)據(jù)，為預(yù)算管理、成本管理、資產(chǎn)管理、績效核算、財務(wù)分析等打下堅實的基礎(chǔ)。四是實時性。傳統(tǒng)的會計檔案數(shù)據(jù)因為人為、地域因素的限制不能做到實時更新，而財務(wù)貢獻模式下原始憑證可通過掃描上傳，即時生成各類報表，為決策提供服務(wù)。以員工報銷差旅費為例，員工在買機票、到店住宿刷公務(wù)卡時，相關(guān)信息會自動傳遞到財務(wù)共享平臺上，財務(wù)部人員通過姓名、工號等可以實時查詢到相關(guān)信息，員工再通過特定的模塊填寫差旅費報銷單，財務(wù)人員根據(jù)共享平臺收到的內(nèi)容與員工報銷單進行核對，如信息一致，可通過銀聯(lián)系統(tǒng)傳遞支付指令，由銀行完成付費，整套流程完成后，系統(tǒng)自動生成憑證并存檔為會計電子檔案。

三、構(gòu)建財務(wù)共享模式下醫(yī)院會計電子檔案系統(tǒng)

(一)基于財務(wù)共享模式下會計電子檔案系統(tǒng)的層次分類

財務(wù)共享模式下會計電子檔案的功能定位可以分為三個層次:第一個層面一般事務(wù)性處理功能，包括ERP集成處理、業(yè)務(wù)核算、數(shù)據(jù)維護、資金收付管理;第二層面是決策支持性功能，包括數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)支持、數(shù)據(jù)分析等內(nèi)容;第三個層面是專家咨詢性功能，包括稅務(wù)支持、業(yè)務(wù)流程改進等。每上升一個層級，意味著對業(yè)務(wù)需要有更進一步的了解，如第二層面是決策支持性功能，這要求對數(shù)據(jù)有很強的挖掘和分析能力?，F(xiàn)階段醫(yī)院會計電子檔案的財務(wù)共享模式主要是滿足第一二層次，核心仍在第一層級，詳見圖1。圖1基于財務(wù)共享模式下會計電子檔案系統(tǒng)的功能定位。

(二)基于財務(wù)共享模式下醫(yī)院會計電子檔案系統(tǒng)的基本框架

基于財務(wù)共享模式下會計電子檔案系統(tǒng)的基本架構(gòu)是指基本的運營模式，一般有兩種運營模式:第一種是作為財務(wù)部門子系統(tǒng)進行運營，這樣雖與財務(wù)部門關(guān)系密切，但僅限于醫(yī)院內(nèi)部使用，受制于其管理模式。第二種是完全獨立于財務(wù)部門的財務(wù)共享模式，其優(yōu)勢在于可以為流程化運作提供保障，到一定的成熟期，具有很好的擴展性，內(nèi)外部可以很好地融合。醫(yī)院會計電子檔案系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)著力于覆蓋內(nèi)外部業(yè)務(wù)。

(三)基于財務(wù)共享模式下醫(yī)院會計電子檔案系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程規(guī)劃

基于財務(wù)共享模式下會計電子檔案系統(tǒng)實際上是要解決財務(wù)共享服務(wù)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)流程的可行性問題，包括原始單據(jù)如何在各個部門之間流轉(zhuǎn)、如何實現(xiàn)資源的共享等，內(nèi)部涉及原始憑證的流轉(zhuǎn)，外部還囊括資金支付等，這就需要對其業(yè)務(wù)單元內(nèi)部的資金審核審批流程、報銷流程進行流程再造。對于其他需要與共享服務(wù)中心對接的環(huán)節(jié)，要重點考慮相關(guān)單據(jù)憑證和指令的傳遞、發(fā)送方式、推送節(jié)點及權(quán)限、結(jié)果的提交及審核等問題，這主要來源于外部會計電子檔案(見圖2、圖3)。

四、財務(wù)共享模式下醫(yī)院會計電子檔案系統(tǒng)發(fā)展現(xiàn)狀

(一)會計電子檔案的存儲安全隱患較多

由于財務(wù)共享模式對信息化要求較高，傳統(tǒng)的會計電子檔案一般要求內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)，而建立在財務(wù)共享系統(tǒng)下的會計電子檔案則要求內(nèi)外網(wǎng)相連接，且內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)接口也不再是單一通路的接口，需與預(yù)算系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等多種系統(tǒng)。系統(tǒng)連接越多，出問題的風(fēng)險越高，連接外網(wǎng)還存在被竊取、篡改或刪除的風(fēng)險。

(二)基于共享模式下的會計電子檔案管理制度缺乏

醫(yī)院建立財務(wù)共享模式下會計電子檔案系統(tǒng)需要人、財、物三方面的支持，且在系統(tǒng)上線之前，要制定嚴格的《醫(yī)院電子檔案分類規(guī)則、歸檔規(guī)范、保管期限規(guī)范》《醫(yī)院電子檔案管理系統(tǒng)使用、操作規(guī)范》所有上傳至財務(wù)共享系統(tǒng)的原始憑據(jù)都要按統(tǒng)一格式編號歸類方便日后查找，完善會計電子檔案管理相關(guān)制度非常必要。

(三)會計電子檔案管理人員缺乏專業(yè)性

基于財務(wù)共享模式的會計電子檔案管理，對傳統(tǒng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)要求高。首先，檔案管理人員的專業(yè)意識要加強，而不能僅僅將思維停留在傳統(tǒng)的會計檔案保管上，缺乏對會計檔案的全流程管理思維，傳統(tǒng)的檔案管理思維導(dǎo)致檔案歸類不規(guī)范，歸檔不及時。其次，會計檔案電子管理還涉及軟件應(yīng)用、軟件維護、網(wǎng)絡(luò)安全、檔案存儲等方面的專業(yè)知識，需要會計檔案管理人員及時更新知識庫，學(xué)習(xí)最新的檔案管理知識。

五、財務(wù)共享模式下會計電子檔案系統(tǒng)對醫(yī)院發(fā)展的促進作用

(一)真正實現(xiàn)醫(yī)院辦公無紙化、自動化

醫(yī)院業(yè)務(wù)范圍廣泛，各類原始單據(jù)眾多，面對繁雜的工作任務(wù)和精細化管理的要求，會計檔案電子化是必然要求也是未來發(fā)展的趨勢。經(jīng)過多年的建設(shè)發(fā)展，醫(yī)院財務(wù)信息化發(fā)展有了一定程度的提高，而會計電子檔案是醫(yī)院精細化管理的必然要求。財務(wù)共享模式下的會計電子檔案系統(tǒng)能夠彌補醫(yī)院當前在會計電子檔案方面的缺陷，真正實現(xiàn)辦公自動化、無紙化。

(二)優(yōu)化內(nèi)部控制流程

目前醫(yī)院內(nèi)部控制的發(fā)展已卓有成效，內(nèi)部控制措施已廣泛運用到了醫(yī)院各項業(yè)務(wù)中，但部分業(yè)務(wù)仍在走手工簽批的流程，既浪費資源又降低工作效率，而且人工簽字也存在被冒簽的風(fēng)險。財務(wù)共享模式下會計電子檔案系統(tǒng)是內(nèi)部控制有效實施的基礎(chǔ)，電子檔案的查閱也做好了充分的留痕管理，提高了工作效率，使內(nèi)部流程更加順暢。

(三)會計檔案利用更加便捷

財務(wù)共享模式下的會計電子檔案系統(tǒng)因為便捷、高效而使得被利用的范圍和頻率大大增加，以電子形勢的信息傳輸和再利用，既可減少會計檔案的抽取、復(fù)印、整理的繁重工作，又可以使信息使用者快速獲取有用信息，進而深度挖掘數(shù)據(jù)潛在價值，拓寬財務(wù)共享的廣度和深度，打通財務(wù)壁壘，最大化利用數(shù)據(jù)價值。

六、構(gòu)建財務(wù)共享模式下會計電子檔案系統(tǒng)需解決的若干問題

(一)加強信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

會計電子檔案系統(tǒng)需要與多個系統(tǒng)進行聯(lián)結(jié)，安全性、穩(wěn)定性非常重要，需要配備專門的機房，并做好防火、防潮、防爆等基礎(chǔ)工作。首先要配備專門的計等算機硬件，其次是保障各類系統(tǒng)的聯(lián)通，并及時進行維護升級。加強網(wǎng)絡(luò)安全管理，定期開展全系統(tǒng)的病毒消殺防范，如及時更新防火墻，做好各類數(shù)據(jù)的備份，保證會計電子檔案的存儲安全。

(二)制定符合醫(yī)院實際的會計電子檔案管理制度

2015年財政部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布了新的《會計檔案管理辦法》，醫(yī)院可根據(jù)新《會計檔案管理辦法》要求，制定《數(shù)字檔案館檔案分類規(guī)則、歸檔范圍及保管期限規(guī)范》《會計電子檔案歸檔范圍》等規(guī)則;建立嚴格的檔案安全權(quán)限控制系統(tǒng)，嚴格控制會計電子檔案的查閱權(quán)限，重要級別高的會計電子檔案需走特定審批流程方可查閱;每一類業(yè)務(wù)均按年份、類別進行歸類、歸檔，將會計電子檔案保存為只讀格式，確保文件只能瀏覽不能修改。

(三)提高會計電子檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

財務(wù)共享模式下的會計電子檔案系統(tǒng)建設(shè)必然要求一部分檔案管理人員實行轉(zhuǎn)型。財務(wù)部門在系統(tǒng)上線前要組織專門的培訓(xùn)，首先要樹立電子檔案管理的責(zé)任觀，充分意識到上新的電子檔案管理系統(tǒng)將對現(xiàn)在、未來醫(yī)院發(fā)展起到至關(guān)重要的作用，要求認真研讀檔案管理相關(guān)制度和操作規(guī)范，熟悉各類軟件操作及系統(tǒng)維護、網(wǎng)絡(luò)安全等專業(yè)知識，并組織全院范圍內(nèi)的培訓(xùn)，在全院范圍內(nèi)樹立正確的檔案管理觀，只要做好這些充分的準備才能勝任新形勢下財務(wù)共享模式下的電子檔案管理工作。

七、總結(jié)與展望

財務(wù)共享是一種典型的集中化管理模式，在此基礎(chǔ)上建立的會計電子檔案系統(tǒng)也具備了集約化管理特點。建立基于財務(wù)共享模式下的會計電子檔案系統(tǒng)，一方面使得能夠?qū)崿F(xiàn)會計電子檔案的全流程管理，提高檔案的采集和使用效率;另一方面促使更多財務(wù)人員向管理會計方向轉(zhuǎn)型，把更多的精力投入到數(shù)據(jù)分析、歸納、總結(jié)上，為醫(yī)院發(fā)展決策提供依據(jù)，這也是醫(yī)院向精細化管理邁進的必由之路。

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作者：姚書韻 單位：杭州市第七人民醫(yī)院