導(dǎo)語(yǔ)：事業(yè)單位電子檔案歸檔問(wèn)題分析一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：科技的持續(xù)創(chuàng)新與信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，包括文件文書、音頻視頻、文獻(xiàn)資料等在內(nèi)的各類檔案都能夠依靠計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳輸和存儲(chǔ)，并且更有利于工作效率的提升。當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作正趨向于電子信息化發(fā)展，但仍存在一些問(wèn)題亟待解決。因此，本文聚焦事業(yè)單位電子檔案歸檔問(wèn)題并展開分析，以期為相關(guān)工作提供參考借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；電子檔案歸檔

作為一項(xiàng)重要憑據(jù)，檔案資料記載著不同主體在不同階段的各類型信息，具有不可替代的作用。事業(yè)單位是我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的一類重要主體，在運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生了大量的檔案資源，隨著信息化時(shí)代的全面到來(lái)，事業(yè)單位檔案管理必然走向電子化發(fā)展道路。就目前而言，事業(yè)單位急需做好電子檔案的歸檔工作，不斷強(qiáng)化檔案的信息化建設(shè)并及時(shí)優(yōu)化調(diào)整，在提高檔案管理工作效率的同時(shí)確保檔案信息資源的合理配置。

一、事業(yè)單位電子檔案歸檔工作中的問(wèn)題

（一）缺乏明確的歸檔程序

考慮到事業(yè)單位的特殊性質(zhì)，在實(shí)施電子檔案歸檔管理時(shí)務(wù)必要保證檔案資源能夠精準(zhǔn)到位地進(jìn)行歸檔。而當(dāng)前事業(yè)單位電子檔案歸檔管理工作中最普遍的問(wèn)題就是歸檔程序不明確，導(dǎo)致具有重要價(jià)值的檔案信息不能被正確歸檔。事實(shí)上，借助計(jì)算機(jī)對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔是建立在對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格篩查以及合理分類的基礎(chǔ)上，如果沒(méi)有明確的歸檔程序，計(jì)算機(jī)在搜索檔案信息時(shí)必然會(huì)陷入低效的狀態(tài)，同時(shí)也影響到檔案信息的準(zhǔn)確性，這樣就違背了建立電子檔案的初衷。良好的歸檔程序還要考慮存儲(chǔ)載體的問(wèn)題，這是因?yàn)殡娮訖n案歸檔管理工作所涉及的檔案信息大都是需要保密的文件資料，普通的計(jì)算機(jī)硬盤在安全性上無(wú)法保障，很容易出現(xiàn)信息泄露，為此一定要具備安全高效的存儲(chǔ)載體。

（二）缺乏對(duì)歸檔信息真?zhèn)蔚恼鐒e

事業(yè)單位電子檔案歸檔管理工作中的另一個(gè)問(wèn)題是如何對(duì)檔案資源進(jìn)行鑒定，從而辨別信息的真?zhèn)?。眾所周知，事業(yè)單位所擁有的檔案量極大，需要進(jìn)行歸檔處理的信息也很多，對(duì)這些信息進(jìn)行準(zhǔn)確鑒別是電子檔案歸檔管理工作的核心之一。鑒于此，事業(yè)單位電子檔案管理工作者在進(jìn)行電子檔案歸檔時(shí)，必須要先對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行仔細(xì)鑒定，這樣才能保證檔案工作質(zhì)量。而從現(xiàn)階段實(shí)際情況來(lái)看，事業(yè)單位電子檔案歸檔管理工作在信息真?zhèn)蔚蔫b別上還存在很大的疏忽，往往尚未進(jìn)行仔細(xì)鑒別就全部存儲(chǔ)到載體上，使得后續(xù)搜索信息的效率降低。當(dāng)這些真?zhèn)尾欢ǖ男畔①Y料被大量存儲(chǔ)進(jìn)檔案載體之后，一方面造成了檔案資料價(jià)值混亂且無(wú)法被有效應(yīng)用，另一方面也加大了計(jì)算機(jī)操作的難度，使得與電子檔案管理相關(guān)的工作更加復(fù)雜。

（三）缺乏足夠的專業(yè)人員

對(duì)電子檔案的管理最終還是要落實(shí)到具體的人身上，即需要專門的操作人員來(lái)完成電子檔案資料的整理、錄入、存儲(chǔ)、提取等工作。當(dāng)前事業(yè)單位的電子檔案歸檔管理工作還未發(fā)展至成熟階段，眾多機(jī)構(gòu)對(duì)電子檔案的認(rèn)知不夠深刻，再加上意識(shí)上的忽視，導(dǎo)致現(xiàn)如今真正具備電子檔案管理資質(zhì)的專業(yè)人員嚴(yán)重不足。綜合來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位負(fù)責(zé)電子檔案歸檔管理工作的員工普遍學(xué)歷較低且綜合素質(zhì)較差，難以勝任電子檔案歸檔管理工作的全部要求。對(duì)于事業(yè)單位而言，真正需要的是既掌握熟練的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，又具備檔案管理工作專業(yè)知識(shí)的綜合性人才，并在此基礎(chǔ)上能夠認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位的特殊性，從而在工作過(guò)程中認(rèn)真負(fù)責(zé)。然而這樣的專業(yè)性人才嚴(yán)重匱乏，導(dǎo)致事業(yè)單位電子檔案歸檔管理工作的落實(shí)與發(fā)展舉步維艱。這需要國(guó)家和相關(guān)部門加大重視，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，切實(shí)提高其綜合素質(zhì)。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位電子檔案歸檔管理的策略

（一）制定并遵守歸檔程序，落實(shí)電子檔案歸檔工作

要想確保事業(yè)單位電子檔案歸檔管理工作的準(zhǔn)確到位，就必須科學(xué)制定明確的歸檔程序，并嚴(yán)格遵守所制定的程序?qū)n案資料進(jìn)行合理歸檔。在這個(gè)過(guò)程中，務(wù)必要仔細(xì)甄別檔案信息的正確性和有效性，判斷檔案信息的價(jià)值大小，然后按照價(jià)值分類將部分信息進(jìn)行歸檔，而不是全部都存儲(chǔ)進(jìn)計(jì)算機(jī)硬盤。同時(shí)，檔案信息的存儲(chǔ)一定要依托安全可靠的載體，且在文件保存格式上緊跟時(shí)代主流，比如當(dāng)前多為DOC和DBF的文件格式。另外，對(duì)于事業(yè)單位電子檔案的管理，應(yīng)當(dāng)借助虛擬的電子檔案管理室進(jìn)行統(tǒng)一化管理，這就需要做好事前布局規(guī)劃。為確保檔案信息的安全性，應(yīng)當(dāng)做好重要檔案資料的備份工作，以防在遭遇文檔丟失的情況下無(wú)法開展相關(guān)工作。除此之外，事業(yè)單位電子檔案歸檔管理工作還需要時(shí)間限制，過(guò)長(zhǎng)的歸檔時(shí)間勢(shì)必會(huì)影響到相關(guān)工作的開展，這些都依賴于明確的歸檔程序。

（二）重視并實(shí)施真?zhèn)舞b別，做好電子檔案信息鑒定

基于上文提到的檔案信息鑒別的重要性分析，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)高度重視對(duì)檔案信息價(jià)值的判斷以及真?zhèn)蔚恼鐒e，杜絕未經(jīng)檢查就將全部檔案資料進(jìn)行歸檔的操作，否則必然會(huì)影響到相關(guān)工作的開展。事業(yè)單位在進(jìn)行電子檔案歸檔管理時(shí)，應(yīng)事先成立專門的審查小組，對(duì)即將要進(jìn)行歸檔操作的檔案信息進(jìn)行仔細(xì)審查，判斷其是否具有歸檔的價(jià)值。對(duì)審核小組而言，應(yīng)當(dāng)秉承嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度審核檔案信息的內(nèi)容是否準(zhǔn)確真實(shí)，以及內(nèi)容是否完整。如果發(fā)現(xiàn)部分檔案信息所包含的內(nèi)容有缺陷或者所反映的價(jià)值意義不大，就應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行標(biāo)注，并將其排除于歸檔操作之外。如此一來(lái)，可以極大地提升電子檔案歸檔的有效性，同時(shí)也便于后續(xù)檔案資料的查詢和利用，方便事業(yè)單位其他工作的開展。

（三）堅(jiān)持并強(qiáng)化人才培訓(xùn)，保證歸檔工作的高效

事業(yè)單位應(yīng)準(zhǔn)確認(rèn)知電子檔案的價(jià)值作用，它不僅是信息技術(shù)發(fā)展下的產(chǎn)物，更是當(dāng)今時(shí)代各項(xiàng)工作開展的重要基石。將這種新型的存儲(chǔ)技術(shù)應(yīng)用在事業(yè)單位的檔案管理工作中，可以顯著提升工作質(zhì)量和工作效率。因此，事業(yè)單位電子檔案歸檔管理工作為確保其高效開展，應(yīng)當(dāng)擁有充足的專業(yè)化人才。具體而言，一方面需要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行持續(xù)的專項(xiàng)培訓(xùn)，并不斷加大培訓(xùn)力度，保證其掌握熟練的計(jì)算機(jī)操作技能和全面的檔案管理知識(shí)。另一方面需要從思想上進(jìn)行教育引導(dǎo)，讓其意識(shí)到事業(yè)單位電子檔案歸檔管理工作的價(jià)值意義，從而在日常工作中時(shí)刻保持嚴(yán)謹(jǐn)專業(yè)的態(tài)度和積極健康的服務(wù)熱情。毫無(wú)疑問(wèn)，對(duì)于現(xiàn)代化的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，電子檔案的出現(xiàn)提供了一條更高效、更安全的發(fā)展道路。事業(yè)單位作為擁有海量檔案信息的特殊機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)展，全面推進(jìn)電子檔案歸檔管理，采取針對(duì)性措施解決工作中存在的問(wèn)題，切實(shí)做好電子檔案的歸檔操作，最大程度地發(fā)揮檔案資料的價(jià)值。

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作者：陳建英 單位：漳州市東山縣谷文昌廉政文化教育中心