加強(qiáng)資源建設(shè)，為促進(jìn)信息資料工作的發(fā)展提供資源保證。

這里講的資源，主要是指內(nèi)容資源，包括本集團(tuán)擁有的內(nèi)容資源、本集團(tuán)不擁有但可以利用的資源（如友好單位、圖書(shū)館、互聯(lián)網(wǎng)上的內(nèi)容資源）。具體可分為文獻(xiàn)資源、資料資源、信息資源、知識(shí)資源等。信息資料工作是以?xún)?nèi)容為王的，內(nèi)容資源建設(shè)是它的基石。但是這種內(nèi)容資源建設(shè)不是漫無(wú)邊際的，它要有新聞傳媒集團(tuán)的特色，圍繞新聞傳媒集團(tuán)的中心工作和業(yè)務(wù)需要去具體展開(kāi)和優(yōu)化結(jié)構(gòu)，使信息資料部門(mén)能夠憑此成為本集團(tuán)的信息聚集中心和知識(shí)傳播中心，以信息資料的收集、存儲(chǔ)、提供、開(kāi)發(fā)、管理等方式，參與集團(tuán)中心工作和業(yè)務(wù)活動(dòng)，起到信息資料保障和前沿知識(shí)引領(lǐng)的雙重作用。為了加強(qiáng)信息資料工作的內(nèi)容資源建設(shè)，應(yīng)當(dāng)重視解決好六個(gè)問(wèn)題。一是體系問(wèn)題。內(nèi)容資源要全面、準(zhǔn)確、形成體系，這樣才能有效地滿(mǎn)足采編、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)對(duì)信息資料的需求。二是分類(lèi)問(wèn)題。即內(nèi)容資源的分類(lèi)要科學(xué)、明確、便于查找，這樣才能有效地利用它。三是存儲(chǔ)問(wèn)題。在當(dāng)前的新形勢(shì)下，內(nèi)容資源的存儲(chǔ)要采取紙質(zhì)資源與數(shù)字化資源相結(jié)合的方法，并以數(shù)字化資源為主，盡量利用高新技術(shù)增加存儲(chǔ)容量、提高存儲(chǔ)質(zhì)量、延長(zhǎng)存儲(chǔ)時(shí)間、方便存儲(chǔ)利用、確保存儲(chǔ)安全，這樣才能節(jié)省存儲(chǔ)成本、增強(qiáng)存儲(chǔ)效益。四是整合問(wèn)題。要按照采編、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)的需要，對(duì)分散無(wú)序的內(nèi)容資源進(jìn)行類(lèi)聚、融合和重組，使其重新組織為一個(gè)新的有機(jī)整體，形成一個(gè)效能更好、效率更高的新的內(nèi)容資源體系。五是網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題。要將集團(tuán)和所屬二級(jí)單位及其基層單位的內(nèi)容資源，通過(guò)內(nèi)部局域網(wǎng)連接起來(lái)形成網(wǎng)絡(luò)，克服互不相聯(lián)的“信息孤島”弊病，使全集團(tuán)的內(nèi)容資源得到共享，發(fā)揮更大的作用。六是理念問(wèn)題。要存用結(jié)合、以用為主，以用導(dǎo)存、以存助用，防止為存而存的現(xiàn)象。

加強(qiáng)機(jī)制建設(shè)，為促進(jìn)信息資料工作的發(fā)展提供機(jī)制保證。

機(jī)制建設(shè)要解決的是信息資料的有效收集管理和開(kāi)發(fā)利用問(wèn)題，使信息資料工作通過(guò)管理機(jī)制找到與本集團(tuán)的中心工作和業(yè)務(wù)活動(dòng)的結(jié)合點(diǎn)，并實(shí)現(xiàn)“標(biāo)準(zhǔn)化”和“流水線化”。為此，應(yīng)按照信息資料提供者和管理者的要求，建立起兩個(gè)層級(jí)的運(yùn)行機(jī)制，即基于本集團(tuán)整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行機(jī)制、基于信息資料工作職能部門(mén)的運(yùn)行機(jī)制，包括工作流程和規(guī)章制度兩個(gè)方面。比如：在集團(tuán)層面，要明確集團(tuán)、所屬單位及其基層單位的信息資料工作職能部門(mén)，集團(tuán)層面設(shè)專(zhuān)職部門(mén)和專(zhuān)職人員，所屬單位及其基層單位設(shè)專(zhuān)職部門(mén)、專(zhuān)職人員或兼職部門(mén)、兼職人員都可以，但不管專(zhuān)職或兼職，工作職責(zé)、工作程序、工作標(biāo)準(zhǔn)、考核辦法等都必須建立起來(lái)，形成職責(zé)清晰、運(yùn)行有序、上下連動(dòng)、協(xié)調(diào)配合的工作格局，同時(shí)要規(guī)定信息資料的使用權(quán)限和辦法；在信息資料工作職能部門(mén)層面，要明確所有人員的職責(zé)范圍、具體任務(wù)、工作細(xì)則、操作流程等，使每個(gè)工作人員都職責(zé)明確、任務(wù)明確、工作細(xì)則明確、操作流程明確，以便各司其職、各盡所能和協(xié)調(diào)配合地做好信息資料工作。

加強(qiáng)技術(shù)建設(shè)，為促進(jìn)信息資料工作的發(fā)展提供技術(shù)保證。

當(dāng)今的信息資料工作，是建立在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)基礎(chǔ)上的，如果沒(méi)有技術(shù)作為支撐，“社會(huì)信息化、信息社會(huì)化”就只能是一句空話。因此，技術(shù)建設(shè)是信息資料工作賴(lài)以發(fā)展的一個(gè)重要的物質(zhì)條件，務(wù)必給予高度重視。尤其要積極利用web2.0技術(shù)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和云技術(shù)等高新技術(shù)來(lái)確保實(shí)現(xiàn)日益增加的信息資料需求。但是在加強(qiáng)技術(shù)建設(shè)的過(guò)程中，又不能盲目投入、貪大求洋，而應(yīng)以提高本集團(tuán)信息工作的質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)信息資料工作的可靠性、全面性、實(shí)時(shí)性、有效性為目標(biāo)，根據(jù)前面講到的信息資料工作的資源建設(shè)和機(jī)制建設(shè)的需要去決定，做到頂層設(shè)計(jì)、穩(wěn)妥推進(jìn)、實(shí)用優(yōu)先、適度超前，盡量爭(zhēng)取低投入、高回報(bào)，達(dá)到良好的性?xún)r(jià)比。通過(guò)技術(shù)建設(shè)，要實(shí)現(xiàn)內(nèi)部的信息資料收集、整理、儲(chǔ)存、開(kāi)發(fā)、共享等環(huán)節(jié)的數(shù)字化、智能化和網(wǎng)絡(luò)化，并且實(shí)現(xiàn)與外部的信息資料互聯(lián)互通互享，為提高信息資料工作的質(zhì)量和效率打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

摘要：經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，促使信息傳播更加豐富和快速，這就對(duì)圖書(shū)資料信息管理提出更為嚴(yán)格的要求。傳統(tǒng)的圖書(shū)資料管理主要依賴(lài)紙張，不利于信息的分享和圖書(shū)資料的管理?；诖?，本文首先介紹圖書(shū)資料信息管理的概括，其次闡述圖書(shū)資料信息管理的意義，然后提出提高圖書(shū)資料信息管理水平的對(duì)策，最后分析未來(lái)圖書(shū)資料管理發(fā)展方向，希望可以為圖書(shū)資料信息管理水平的提升提供幫助。

關(guān)鍵詞：圖書(shū)館；資料管理；思考

經(jīng)濟(jì)的常態(tài)化發(fā)展，信息技術(shù)的完善和推廣，人們獲得信息的方式逐漸變?yōu)橛?jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，致使傳統(tǒng)圖書(shū)查閱知識(shí)方式已經(jīng)被人們所忽視，這無(wú)疑對(duì)實(shí)體圖書(shū)館造成了巨大的影響。比起圖書(shū)館資料翻閱，人們更加傾向于電子圖書(shū)的自動(dòng)閱讀，但卻并不代表著實(shí)體圖書(shū)館的地位被電子書(shū)籍所代替。在信息資料中圖書(shū)資料有著十分重要的影響，其自身的價(jià)值是不容易被忽視的。

一、圖書(shū)資料信息管理的概括

（一）實(shí)體圖書(shū)資料的管理。實(shí)際上，實(shí)體圖書(shū)資料的保存、借閱等往往都是在圖書(shū)館進(jìn)行，人們?cè)谫Y料查詢(xún)時(shí)，都會(huì)到圖書(shū)館進(jìn)行資料查閱[1]。因此，圖書(shū)館的主要功能是將對(duì)人們有意義的資料進(jìn)行統(tǒng)一收集、分類(lèi)、匯總并儲(chǔ)存，方便人們資料的查詢(xún)。通常情況下，圖書(shū)館工作人員的主要任務(wù)就是資料的收集、整理、館藏和服務(wù)。（二）電子圖書(shū)資料的管理。電子圖書(shū)資料管理就是對(duì)互聯(lián)網(wǎng)下的電子資料進(jìn)行規(guī)范的管理。通常情況下，電子圖書(shū)資料管理主要包含以下幾個(gè)方面，具體而言：①信息資料的收集，是圖書(shū)資料管理的初始階段，該工作不會(huì)二次進(jìn)行開(kāi)展[2]。②信息資料的整理，其主要目的是對(duì)已經(jīng)收集的各種圖書(shū)資料，按照一定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)，進(jìn)而可以幫助閱讀者快速找到自己所需要的材料，縮短材料尋找時(shí)間。③信息資料的儲(chǔ)存，若想構(gòu)成一個(gè)圖書(shū)館，信息資料的儲(chǔ)存是十分有必要的一個(gè)環(huán)節(jié)。④信息資料的檢索，其目的是為閱讀者提供更多的信息資料。（三）圖書(shū)資料的信息管理。圖書(shū)資料信息管理與電子圖書(shū)資料管理之間存在著本質(zhì)上的不同，通常電子圖書(shū)資料管理是對(duì)電子書(shū)籍、文檔等資料信息的管理，進(jìn)而可以方便閱讀者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲取信息；而圖書(shū)資料信息管理則是需要使用現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)對(duì)實(shí)體圖書(shū)館所館藏的信息，按照一定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。

二、圖書(shū)資料信息管理的意義

一、問(wèn)題的提出

從世界范圍來(lái)看，信息服務(wù)業(yè)作為一項(xiàng)以文獻(xiàn)、圖書(shū)、情報(bào)等的采集、利用為主要內(nèi)容的傳統(tǒng)服務(wù)早已存在。但作為新興的信息產(chǎn)業(yè)的支柱組成之一的信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，其崛起卻是在20世紀(jì)60年代以后。信息服務(wù)的根本立足點(diǎn)在于實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的采集、處理、傳輸、利用等綜合服務(wù)內(nèi)容上的商品化、產(chǎn)業(yè)化和手段上的電子化、網(wǎng)絡(luò)化。上述信息資源，有相當(dāng)部分來(lái)自個(gè)人資料。而國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)的興起，為資料的跨國(guó)流通與信息服務(wù)貿(mào)易提供了便利。

資料的跨國(guó)流通，英文為T(mén)RANSBORDERDATAFLOWS（簡(jiǎn)稱(chēng)TDF或TBDF），TDF最早在由經(jīng)合組織贊助的一個(gè)關(guān)于隱私權(quán)保護(hù)研討會(huì)上首次使用。經(jīng)合組織于1980年9月23日通過(guò)的《隱私權(quán)保護(hù)及個(gè)人資料跨國(guó)流通準(zhǔn)則》提到“TDF是指?jìng)€(gè)人資料跨越國(guó)境的流通”。該準(zhǔn)則指出個(gè)人資料是指任何關(guān)于一個(gè)被識(shí)別或可以被識(shí)別的自然人（本人）的信息，其形式不僅限于電腦處理的個(gè)人資料，還包括以人工處理的個(gè)人資料。其流通方式包括國(guó)際航空信件、國(guó)際電話、電報(bào)，無(wú)線廣播、電視之跨國(guó)廣播，互聯(lián)網(wǎng)傳播，甚至各種有形資料通過(guò)人工攜帶出境。

TDF最初是圍繞個(gè)人隱私權(quán)保護(hù)提出的，然而，隨著跨國(guó)經(jīng)濟(jì)組織的蓬勃發(fā)展，TDF的范圍已不限于個(gè)人資料，而是包括了大量的商業(yè)數(shù)據(jù)、科教文化資料等。本文僅涉及個(gè)人資料。信息服務(wù)的跨國(guó)貿(mào)易迅猛發(fā)展，要求資訊（包括個(gè)人資料）在全球范圍內(nèi)自由流通，個(gè)人資料的安全在貿(mào)易自由化過(guò)程中不可避免受到影響。如何在貿(mào)易自由與保護(hù)個(gè)人資料之間尋求一個(gè)最佳結(jié)合點(diǎn)，是本文要討論的問(wèn)題。

二、信息服務(wù)貿(mào)易與個(gè)人資料保護(hù)的矛盾及沖突

1.資料與信息

【摘要】我國(guó)的信息發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)新時(shí)期，信息化建設(shè)已經(jīng)在潛移默化中進(jìn)入了我們生活中的每一部分。純銅的圖書(shū)資料檢索方式比較麻煩，耗時(shí)長(zhǎng)、效率低，已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今人對(duì)于高速檢索的相關(guān)要求了，因此圖書(shū)的管理人員應(yīng)當(dāng)面對(duì)新情況進(jìn)行圖書(shū)檢索方式的創(chuàng)新工作，將信息化假設(shè)加入到圖書(shū)資料的檢索過(guò)程中，提高人們對(duì)圖書(shū)進(jìn)行檢索的速度以及檢索的準(zhǔn)確性。

【關(guān)鍵詞】圖書(shū)資料；檢索；信息化建設(shè)；重要性

無(wú)論是一般的圖書(shū)館還是高校中的圖書(shū)館，其中都保存著數(shù)量繁雜，總量繁多的圖書(shū)資料，出于經(jīng)濟(jì)以及其他多方面的因素考慮，大部分人對(duì)待圖書(shū)更愿意以借代買(mǎi)，高校的學(xué)生更是如此，因此無(wú)論是哪里的圖書(shū)館都是一個(gè)使用率極高的地方，人們?cè)趫D書(shū)館選擇自己需要借閱的圖書(shū)，使用傳統(tǒng)的檢索方式有時(shí)并不能準(zhǔn)確地找到自己需要的圖書(shū)，有時(shí)即使找到了，也會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間，嚴(yán)重縮短了閱讀的時(shí)間，經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶動(dòng)了精神文化的發(fā)展，新世紀(jì)的圖書(shū)館的規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，在帶給人們更多知識(shí)的同時(shí)也使得檢索的難度增大。

1．圖書(shū)資料檢索信息化建設(shè)的重要性

身處于一個(gè)高速發(fā)展的生活環(huán)境，人們的生活理念也發(fā)生了改變，對(duì)于速度的追求是人們現(xiàn)如今的共識(shí)，人們獲取信息的方式也變得多樣化，與其去圖書(shū)館進(jìn)行查閱資料，還不如在家中就完成資料的檢索，這是現(xiàn)如今的大部分圖書(shū)館所面臨的困境，同時(shí)也是對(duì)圖書(shū)館的一個(gè)新考驗(yàn)，只用接受時(shí)代的改變，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檢索模式，才能在這個(gè)信息化社會(huì)發(fā)展得更好，圖書(shū)館的圖書(shū)資料一般都會(huì)被多次借閱，一些不愛(ài)惜圖書(shū)的人會(huì)對(duì)這些重要的資料進(jìn)行不同程度的損壞，但是信息化的圖書(shū)資料是可以有電子版這種形式存在的，如此既可滿(mǎn)足人們的借閱需求，又不能夠保證紙質(zhì)圖書(shū)資料的完整，減少在圖書(shū)上的不必要的花銷(xiāo)，使圖書(shū)館的資金可以更多地用到建設(shè)上面。

2．我國(guó)的傳統(tǒng)圖書(shū)館檢索模式

一、高校圖書(shū)館圖書(shū)資料管理中存在的問(wèn)題

就目前的現(xiàn)狀而言，高校圖書(shū)資料管理在硬件設(shè)備、管理思想、服務(wù)意識(shí)和手段方面都與現(xiàn)在科技水平不相符，圖書(shū)的信息服務(wù)功能未能充分發(fā)揮，其中最突出的一點(diǎn)就是資源利用率低。目前產(chǎn)生的問(wèn)題較多，本文僅取其中較為突出且廣泛的問(wèn)題加以論述，具體內(nèi)容如下所示：

（一）管理思想陳舊，圖書(shū)共享率低。在一些高校中，管理者尚未意識(shí)到圖書(shū)館對(duì)提升辦學(xué)質(zhì)量的重要作用，未將圖書(shū)館的建設(shè)放在工作中的重要位置，因此使得高校圖書(shū)館缺乏經(jīng)費(fèi)，也就無(wú)法引進(jìn)高技術(shù)含量的圖書(shū)管理手段、購(gòu)置相應(yīng)的硬件設(shè)備和管理系統(tǒng)。而有的高校雖非常重視圖書(shū)館的管理工作，但卻堅(jiān)持陳舊的管理思想，注重藏書(shū)，而不是借閱。特別對(duì)于較稀少、珍貴的文獻(xiàn)，很多圖書(shū)館更愿意將其放入良好的環(huán)境中儲(chǔ)存，遠(yuǎn)離讀者。這就使得這些珍貴的圖書(shū)資源只能深藏圖書(shū)館，而無(wú)法進(jìn)入讀者的視野，也就失去了圖書(shū)自身的價(jià)值。

（二）管理員素質(zhì)水平較低，服務(wù)水平不高。在很多圖書(shū)館的工作人員都不是專(zhuān)業(yè)人員，無(wú)論是職業(yè)素養(yǎng)還是思想道德修養(yǎng)方面都還有所欠缺，更沒(méi)有服務(wù)讀者的思想領(lǐng)悟，對(duì)圖書(shū)資料信息化管理系統(tǒng)的操作也不夠熟練等等。這就使得管理員的服務(wù)質(zhì)量不盡如人意，也無(wú)法為讀者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（三）設(shè)備落后，信息更新慢。在圖書(shū)管理中，涉及到資金的分配問(wèn)題，有些高校可能由于資金的緣故而無(wú)法更新設(shè)備，由此導(dǎo)致圖書(shū)管理系統(tǒng)運(yùn)作差強(qiáng)人意，而有些高校則可能由于觀念上的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，例如，認(rèn)為圖書(shū)館圖書(shū)的管理無(wú)所謂是否便利快捷，設(shè)備也不用更新，只要有可以使用的設(shè)備即可。這些都會(huì)使得圖書(shū)管理系統(tǒng)設(shè)備過(guò)于落后，信息更新的速度也更不上，可能會(huì)為讀者提供錯(cuò)誤的圖書(shū)信息。

二、應(yīng)對(duì)存在問(wèn)題的對(duì)策

摘要:為了探索實(shí)物地質(zhì)資料檔案信息化管理與服務(wù)策略，本文首先對(duì)實(shí)物地質(zhì)資料檔案管理與服務(wù)信息化的必要性進(jìn)行了分析，并針對(duì)其中存在的問(wèn)題，從加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)管理與服務(wù)平臺(tái)建設(shè)、提高服務(wù)意識(shí)以及加強(qiáng)現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用三個(gè)方面闡述了具體的解決策略。

關(guān)鍵詞：實(shí)物地質(zhì)資料；檔案；信息化管理

實(shí)物地質(zhì)資料是指在工程地質(zhì)工作中所獲得的相關(guān)樣品與標(biāo)本，實(shí)物地質(zhì)資料、地質(zhì)資料以及原始信息等都是地質(zhì)工作的重要成果，是以巨大的經(jīng)濟(jì)代價(jià)為基礎(chǔ)而獲得的，具有極高的應(yīng)用價(jià)值，實(shí)物地質(zhì)資料檔案屬于一種極為重要的檔案資源。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)也逐漸被應(yīng)用于實(shí)物地質(zhì)資料檔案管理中。但是從總體上來(lái)看，現(xiàn)階段我國(guó)實(shí)物地質(zhì)資料檔案信息化管理中還存在著較多的問(wèn)題，服務(wù)效率也相對(duì)較低。為提升實(shí)物地質(zhì)資料檔案信息化管理水平，提升檔案服務(wù)效率，筆者對(duì)相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行了探究。

一、實(shí)物地質(zhì)資料檔案管理與服務(wù)信息化的必要性

礦產(chǎn)資源對(duì)任何國(guó)家的發(fā)展都具有非常重要的意義，為了保障經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定發(fā)展，我國(guó)于2006年頒發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)地質(zhì)工作的決定》，促進(jìn)了地質(zhì)工作的進(jìn)一步發(fā)展，加強(qiáng)了礦產(chǎn)資源的開(kāi)發(fā)力度。隨著地質(zhì)工作的全面開(kāi)展，大量的實(shí)物地質(zhì)資料逐漸增多，實(shí)物地質(zhì)資料在實(shí)際生產(chǎn)中所發(fā)揮的作用也越來(lái)越重要。而傳統(tǒng)的實(shí)物地質(zhì)檔案資料管理是以人工手動(dòng)管理為主，效率相對(duì)低下，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息資源共享，利用效率不高，并存在著大量的錯(cuò)誤，已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足時(shí)展的基本需求。實(shí)現(xiàn)實(shí)物地質(zhì)資料檔案信息化管理已經(jīng)成為現(xiàn)階段我國(guó)地質(zhì)與礦產(chǎn)資源開(kāi)發(fā)工作的重要任務(wù)。實(shí)物地質(zhì)資料在使用中也存在著一定的不便性，例如巖芯、巖石樣品等實(shí)物地質(zhì)資料體積相對(duì)較大，如果直接使用則需要耗費(fèi)大量的人力物力進(jìn)行搬運(yùn)。通過(guò)信息技術(shù)的應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)實(shí)物地質(zhì)資料檔案的數(shù)字化并實(shí)現(xiàn)資源共享，使用人員只需查閱電子檔案就可以找到自己所需要的所有信息，而不需要使用實(shí)物標(biāo)本，從而極大地提高了檔案的利用效率?，F(xiàn)階段大部分實(shí)物地質(zhì)檔案資料管理系統(tǒng)都設(shè)計(jì)了查詢(xún)系統(tǒng)，用戶(hù)在使用系統(tǒng)進(jìn)行檔案查閱的過(guò)程中只要輸入關(guān)鍵詞就可以快速找到自己所要查閱的檔案資料。實(shí)物地質(zhì)資料檔案是我國(guó)的重要資源，其管理過(guò)程需要遵循嚴(yán)格的保密性。實(shí)物標(biāo)本的保密性只能通過(guò)加強(qiáng)管理的方式得以提升，但是通過(guò)信息技術(shù)的應(yīng)用可以將相關(guān)檔案存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，并通過(guò)安全技術(shù)的應(yīng)用加強(qiáng)管理，從而提升檔案管理的保密性。

二、實(shí)物地質(zhì)資料檔案管理與服務(wù)信息化發(fā)展中存在的問(wèn)題

摘要:相比于傳統(tǒng)的文件資料管理方法，信息化管理的優(yōu)勢(shì)十分顯著，已然成為了辦公室文件資料管理的一種必然趨勢(shì)，但是在具體管理工作中仍然存在一些問(wèn)題，如文件信息的易變問(wèn)題和安全問(wèn)題，亟待得到解決，否則將會(huì)嚴(yán)重影響到文件資料的管理效果。本文將對(duì)辦公室文件資料的管理現(xiàn)狀以及信息化管理的有效途徑加以探析，希望能夠充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢(shì)，提高文件資料管理的實(shí)效性，促進(jìn)辦公室工作的持續(xù)穩(wěn)定開(kāi)展。

關(guān)鍵詞:辦公室;文件資料;信息化;管理

一直以來(lái)，辦公室文件資料都采用了紙質(zhì)文檔的保管模式，存在的弊端十分明顯，無(wú)論是資料的保管還是使用都面臨著重重困難。信息化管理的應(yīng)用給辦公室文件資料管理工作注入了新的生機(jī)和活力，大幅度提高了管理效率和管理質(zhì)量，減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)，更為符合新時(shí)期辦公室工作的具體要求，值得在辦公室文件資料管理中予以推廣，需要相關(guān)工作人員能夠貫徹落實(shí)信息化建設(shè)和管理的相關(guān)舉措，進(jìn)而給企事業(yè)單位的發(fā)展提供有力的支持和保障。

一、辦公室文件資料管理現(xiàn)狀

通過(guò)對(duì)當(dāng)前辦公室文件資料管理現(xiàn)狀的分析不難發(fā)現(xiàn)，待歸檔的文件資料數(shù)量越來(lái)越多，依托傳統(tǒng)管理模式無(wú)法滿(mǎn)足管理要求，還經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，如若處理不及時(shí)，將會(huì)直接威脅到文件資料的安全性和歸檔效率。比如說(shuō)文件資料在同一時(shí)間只能供單人使用，其他人要想借閱只能等到上一個(gè)用戶(hù)歸還資料以后，而辦公室文件資料的用戶(hù)數(shù)量龐大，難免會(huì)發(fā)生多人需要同一份資料的情況，傳統(tǒng)管理方式尚不能實(shí)現(xiàn)文件資料的共享。工作人員的時(shí)間和精力有限，需要服務(wù)的用戶(hù)眾多，用戶(hù)提出借閱需求以后往往通過(guò)手工檢索，耗費(fèi)的時(shí)間較長(zhǎng)，給工作人員帶來(lái)了沉重的負(fù)擔(dān)。再加上傳統(tǒng)的文件資料管理模式是以紙質(zhì)為媒介，長(zhǎng)時(shí)間使用紙質(zhì)文檔容易泛黃、破損，維護(hù)起來(lái)相當(dāng)麻煩，成本也比較高昂。這些問(wèn)題的存在給辦公室文件資料管理工作的開(kāi)展造成了巨大的阻礙，可以說(shuō)，文件資料管理模式的改革和創(chuàng)新已經(jīng)迫在眉睫。

二、文件資料信息化管理內(nèi)涵

摘要：互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和通信技術(shù)的高速發(fā)展，使我國(guó)信息化發(fā)展進(jìn)程逐漸加快，社會(huì)各行業(yè)領(lǐng)域的生產(chǎn)和生活方式也隨著信息化發(fā)生巨大改變。圖書(shū)資料檔案管理工作需要迎合時(shí)展的要求，創(chuàng)新和變革工作形式。筆者通過(guò)研究圖書(shū)資料檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)，分析信息化管理在圖書(shū)資料檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)、當(dāng)前圖書(shū)資料檔案管理工作中存在的問(wèn)題、圖書(shū)資料檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化管理的有效策略，旨在提升圖書(shū)資料檔案現(xiàn)代化管理工作水平。

關(guān)鍵詞：圖書(shū)資料；檔案；信息化管理

伴隨網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用范圍的不斷拓展，圖書(shū)資料檔案管理工作積極應(yīng)用和融合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。圖書(shū)館需要履行社會(huì)責(zé)任，而高效的檔案管理工作是保證圖書(shū)館履行社會(huì)責(zé)任的重要基礎(chǔ)。圖書(shū)館需要積極以先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為支撐，重視檔案管理工作內(nèi)容和工作形式的轉(zhuǎn)變，提升檔案管理工作效能與工作優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。目前，諸多圖書(shū)館已經(jīng)意識(shí)到現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)及發(fā)展趨勢(shì)，開(kāi)始積極開(kāi)展信息化建設(shè)，但信息化檔案管理的應(yīng)用價(jià)值并沒(méi)有得到充分體現(xiàn)。針對(duì)圖書(shū)資料檔案信息化管理的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行探討，對(duì)促進(jìn)圖書(shū)館的現(xiàn)代化發(fā)展具有現(xiàn)實(shí)意義。

1信息化管理在圖書(shū)資料檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

1.1信息化檔案管理模式能夠大幅提升檔案資料的應(yīng)用效率。由于受到傳統(tǒng)檔案管理體制和形式的影響，導(dǎo)致圖書(shū)館檔案管理工作效率低下。人工式檔案管理工作模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求，檔案管理工作僅限于一般意義角度的管理，無(wú)法高效應(yīng)用檔案信息[1]。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高速發(fā)展的形式下，網(wǎng)絡(luò)信息共享在諸多領(lǐng)域得到實(shí)踐，實(shí)施信息化建設(shè)和信息化管理模式，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)資源的集成化管理，能夠?qū)⒅T多檔案信息資源盤(pán)活，為檔案管理工作奠定基礎(chǔ)，從而最大程度體現(xiàn)檔案的應(yīng)用價(jià)值。通過(guò)改變傳統(tǒng)的檔案管理工作形式，借助信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，提升檔案資料的應(yīng)用效率。1.2有利于公眾精神文明的發(fā)展。圖書(shū)館是社會(huì)大眾離開(kāi)學(xué)校后獲取知識(shí)和信息的重要渠道之一，但21世紀(jì)網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展降低了人們對(duì)圖書(shū)館的使用效率?，F(xiàn)階段，網(wǎng)路信息來(lái)源廣泛，種類(lèi)繁多，對(duì)圖書(shū)館造成了巨大沖擊。為順應(yīng)科技的進(jìn)步，圖書(shū)館在運(yùn)營(yíng)管理中加強(qiáng)信息技術(shù)投入，為圖書(shū)資源和讀者提供了良好的交流平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了二者的有效溝通，實(shí)現(xiàn)了信息的互通和處理[2]，最大程度促進(jìn)公眾精神文明建設(shè)。1.3有效保護(hù)紙質(zhì)資料檔案。以往的管理模式中，以出借紙質(zhì)資料檔案為主，其中不乏有一些年代久遠(yuǎn)、意義珍貴的資料在出借過(guò)程中造成磨損，維護(hù)和修復(fù)中也投入了大量人力、物力，造成稀有的圖書(shū)資料不得不封存。隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展，圖書(shū)館信息管理極大改善了這一弊端，滿(mǎn)足大眾對(duì)珍貴資源信息的需求，同時(shí)對(duì)原始檔案起到良好的保護(hù)作用。1.4有效減少人力成本。圖書(shū)館以巨大的館藏和資源量被大眾所需。傳統(tǒng)的圖書(shū)管理工作單調(diào)重復(fù)且效率較低下，需要投入大量人力。應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，大大提高了工作效率，較大程度改善了工作人員的工作環(huán)境，減少了人力成本[3]，整體提高了圖書(shū)館的運(yùn)營(yíng)效益。

2信息化建設(shè)在圖書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題

影像資料檔案管理既是記錄人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的一種軌跡，也是社會(huì)在發(fā)展過(guò)程中信息高度融合與集中的一種體現(xiàn)。因此，影像資料檔案的管理工作也是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。尤其是近年來(lái)社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域內(nèi)廣泛應(yīng)用，人們對(duì)數(shù)字化時(shí)代的影像資料檔案管理信息化建設(shè)也越來(lái)越重視。目前，我國(guó)影像資料的檔案管理工作仍然采用傳統(tǒng)的管理方式，存在整體數(shù)字化水平與檔案管理工作人員素質(zhì)不高，影像資料檔案管理質(zhì)量水平較差的情況，在很大程度上影響了影像資料檔案管理發(fā)展的進(jìn)程。因此，基于數(shù)字化時(shí)代，為了推動(dòng)影像資料檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，需要針對(duì)影像資料檔案管理模式中存在的不足之處采取相應(yīng)的解決對(duì)策，加強(qiáng)影像資料檔案管理信息化建設(shè)，從而推動(dòng)檔案管理工作的整體發(fā)展。

數(shù)字化時(shí)代影像資料檔案管理的現(xiàn)狀

以往存儲(chǔ)影像資料檔案的載體主要為感光材料，負(fù)責(zé)影像資料采集的檔案管理人員還需要具備良好的專(zhuān)業(yè)攝影、錄像設(shè)施操作技能，而且，還要熟悉構(gòu)圖、光影等專(zhuān)業(yè)知識(shí)，除此之外，還需要了解檔案的歸檔、安全存儲(chǔ)等檔案管理知識(shí)[1]。但當(dāng)前很多檔案管理部門(mén)的影像資料檔案管理工作中存在諸多問(wèn)題。而且，我國(guó)影像資料檔案管理數(shù)字化發(fā)展水平目前仍處于初級(jí)階段，實(shí)際的操作環(huán)節(jié)也存在不少困難。在數(shù)字化時(shí)代下，提升影像資料檔案數(shù)字化利用率也是企事業(yè)單位現(xiàn)階段需要重視的問(wèn)題。面對(duì)上述一些影像資料檔案管理問(wèn)題，檔案管理部門(mén)可以在工作實(shí)踐中運(yùn)用信息技術(shù)，也可以深入研究新型檔案管理軟件與信息化系統(tǒng)，使影像檔案管理更加高效，促使影像資料檔案管理效率提升，推動(dòng)影像資料檔案管理由傳統(tǒng)的單一化管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榧苫芾?。在信息化時(shí)代背景下，依然有不少檔案管理工作人員信息化意識(shí)薄弱，對(duì)影像資料檔案管理信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)知，導(dǎo)致數(shù)字化影像資料檔案管理流于形式，無(wú)法發(fā)揮其作用與價(jià)值。此外，現(xiàn)階段我國(guó)數(shù)字化檔案資料管理技術(shù)的研發(fā)與應(yīng)用還處于初級(jí)階段，難以統(tǒng)計(jì)、采集、處理大量影像檔案資料，也達(dá)不到影像檔案資料數(shù)字化管理的要求。

積極發(fā)展數(shù)字化檔案管理的必要性

現(xiàn)代信息化時(shí)代的環(huán)境，對(duì)社會(huì)各個(gè)行業(yè)的影響是巨大的。為了適應(yīng)信息化發(fā)展的潮流，檔案管理部門(mén)在開(kāi)展檔案資料管理工作時(shí)，也要與時(shí)俱進(jìn)，積極進(jìn)行改革與創(chuàng)新。但從當(dāng)前的影像資料檔案管理工作來(lái)看，依然有不少檔案管理部門(mén)采用傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行工作，導(dǎo)致影像資料檔案管理工作效率與質(zhì)量受到一定影響。在這種社會(huì)背景下，數(shù)字化檔案管理模式應(yīng)運(yùn)而生，檔案管理數(shù)字化主要是對(duì)企事業(yè)單位的資源與發(fā)展等情況進(jìn)行記錄與整理，以保證內(nèi)部工作協(xié)調(diào)性，提高檔案管理人員工作效率。在不斷推進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，企事業(yè)單位也面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，且越來(lái)越多的企事業(yè)單位對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)重視起來(lái)。為了提高企事業(yè)單位的整體工作效率及質(zhì)量，在對(duì)企事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作加強(qiáng)數(shù)字化處理的同時(shí)，還要對(duì)檔案管理方式進(jìn)行不斷創(chuàng)新。首先，進(jìn)行數(shù)字化檔案管理，對(duì)于影像資料檔案而言，能夠有效降低存儲(chǔ)空間，解決傳統(tǒng)的影像資料檔案存儲(chǔ)空間較少的問(wèn)題。而且，在視覺(jué)文化占據(jù)主導(dǎo)地位的時(shí)代，與圖片、文字和錄音等檔案資料相比，影像在記錄信息完整性與準(zhǔn)確性等方面更有優(yōu)勢(shì)，同時(shí)，影像更能表現(xiàn)出文化象征符號(hào)的關(guān)系及其之間深層次的文化內(nèi)涵[2]。但是，當(dāng)前很多影像資料正處于老化狀態(tài)，導(dǎo)致影像資料的畫(huà)面質(zhì)量較差?，F(xiàn)代數(shù)字修復(fù)技術(shù)可以有效修復(fù)這部分檔案資料，同時(shí)也可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)及時(shí)讀取檔案信息，提高影像檔案管理效率。其次，企事業(yè)單位影像資料檔案在數(shù)字化時(shí)代下，逐漸轉(zhuǎn)為電子檔案，影像資料存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)中。設(shè)置不同的信息管理權(quán)限，并將影像資料提供給不同用戶(hù)，在確保影像資料檔案管理效率的同時(shí)，也可以保證其完整性。

數(shù)字化時(shí)代影像資料檔案管理中存在的問(wèn)題

「內(nèi)容摘要」本文在對(duì)行政公開(kāi)第一案進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上提出，由于董某查閱的是房地產(chǎn)登記材料，基于保障房地產(chǎn)登記材料權(quán)利人的需要，房地產(chǎn)登記材料應(yīng)該視為個(gè)人隱私材料，而不是公眾信息，非權(quán)利人在沒(méi)有正當(dāng)理由的情況下不能取得該登記材料。并在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步指出個(gè)人資料保護(hù)制度與行政信息公開(kāi)制度是基于不同的權(quán)利保護(hù)理念以及不同的信息來(lái)源形成的兩種不同制度。政府信息由于運(yùn)用公權(quán)力取得，屬于公共財(cái)產(chǎn)，任何人均可以利用，并且不需要說(shuō)明任何理由；個(gè)人信息盡管是在公權(quán)力運(yùn)行過(guò)程中取得，但其在本質(zhì)上是基于個(gè)人活動(dòng)形成的個(gè)人信息，只能由個(gè)人使用。

「關(guān)鍵詞」行政信息公開(kāi)，個(gè)人資料保護(hù)，隱私

「案情」

2004年5月10日，董某向徐匯區(qū)房地局申請(qǐng)查閱一處房屋的產(chǎn)權(quán)登記歷史資料，董某稱(chēng)“該處房屋由其父于1947年以240兩黃金從法商中國(guó)建業(yè)地產(chǎn)公司購(gòu)買(mǎi)，自1947年9月1日起至1968年7月16日董某一家實(shí)際居住該房屋”。針對(duì)董某的查閱請(qǐng)求，徐匯區(qū)房地局作出書(shū)面回復(fù)：“因該處房屋原屬外產(chǎn)，已由國(guó)家接管，董某不是產(chǎn)權(quán)人，故不能提供查閱?！倍巢殚喎课莓a(chǎn)權(quán)登記歷史資料的目的在于獲取該房屋歷史上屬于自己的證據(jù)，只是由于特殊原因被他人占用，從而為自己的民事訴訟提供充足證據(jù)。

對(duì)徐匯區(qū)房地局拒絕公開(kāi)行為不服，董某向徐匯區(qū)法院提起行政訴訟，要求法院判令被告履行信息公開(kāi)義務(wù)。董某提起訴訟的理由是，根據(jù)《上海市政府信息公開(kāi)規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《信息公開(kāi)規(guī)定》，政府信息公開(kāi)工作應(yīng)以公開(kāi)為原則，不公開(kāi)為例外；除法律明文規(guī)定可以免除公開(kāi)的信息，其余政府信息應(yīng)該按規(guī)定公開(kāi)。而徐匯區(qū)房地局沒(méi)有法律依據(jù)，拒絕公開(kāi)她要求查詢(xún)的信息，違反了《信息公開(kāi)規(guī)定》的規(guī)定，因?yàn)樵撘?guī)章確定了任何人可以請(qǐng)求查閱政府信息的請(qǐng)求公開(kāi)制度。[2].訴訟請(qǐng)求是“判令被告向原告提供本市岳陽(yáng)路200弄14號(hào)在1947年9月1日至1968年7月16日期間，原告之父董克昌購(gòu)買(mǎi)產(chǎn)權(quán)及后被政府接管的相關(guān)檔案資料信息”。8月16日，徐匯區(qū)法院公開(kāi)審理了董銘狀告上海市徐匯區(qū)房地局信息不公開(kāi)一案。

在庭審中，雙方爭(zhēng)議的焦點(diǎn)在于“徐匯區(qū)房地局對(duì)于董某的查閱請(qǐng)求究竟應(yīng)該適用《信息公開(kāi)規(guī)定》，還是《上海市房地產(chǎn)登記材料查閱暫行規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《登記材料查閱規(guī)定》）”。因?yàn)椤缎畔⒐_(kāi)規(guī)定》與《登記材料查閱規(guī)定》二者同為政府規(guī)章，確立的查閱規(guī)則不盡相同，《信息公開(kāi)規(guī)定》確定的是“公開(kāi)為原則，不公開(kāi)為例外”的查詢(xún)規(guī)則，而《登記材料查閱規(guī)定》確立的是“權(quán)利人”查閱規(guī)則。原告認(rèn)為，被告拒絕行為理由不正當(dāng)，“因該處房屋原屬外產(chǎn)，已由國(guó)家接管，董銘不是產(chǎn)權(quán)人，故不能提供查閱”的理由不屬于《信息公開(kāi)規(guī)定》第10條所列舉的免予公開(kāi)的范圍，因?yàn)橹挥袑儆凇皣?guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等5種情形以及法律、法規(guī)規(guī)定免予公開(kāi)的其他情形”，才能免予公開(kāi)。