認識秘書現(xiàn)象把握秘書概念

一、秘書現(xiàn)象和秘書現(xiàn)象的社會定位

秘書和秘書工作，作為客觀存在的社會事物和社會現(xiàn)象，是歷史發(fā)展的必然產(chǎn)物。秘書學的研究，不應從歷史上什么時候出現(xiàn)秘書職務開始，而應當從為什么會出現(xiàn)"秘書"這一本原開始。

文字的產(chǎn)生和發(fā)展，從五千多年前用獸骨占卜問神，到商朝甲骨卜問后刻寫卜辭，體現(xiàn)了人在為權力服務中總結文字經(jīng)驗和發(fā)揮文字作用的本領，以文字為工具的社會服務隨之尋偶。向當事人釋解占卜兇吉，記錄生產(chǎn)技術，記載個人秘密，提出某種建議，充當傳遞信使等秘書現(xiàn)象不斷出現(xiàn)。這些現(xiàn)象的抽象，就是孕育"秘書"含義的本原。

秘書現(xiàn)象的應用價值，首先被氏族公社末期的貴族統(tǒng)治者所認識。他們對秘書現(xiàn)象進行了政治性和歸屬性的改造。

隨著社會的發(fā)展，這種"圍核機制"被模擬和擴散。表現(xiàn)為"核"的模擬和"圍"的擴散。

一、秘書現(xiàn)象和秘書現(xiàn)象的社會定位

秘書和秘書工作，作為客觀存在的社會事物和社會現(xiàn)象，是歷史發(fā)展的必然產(chǎn)物。秘書學的研究，不應從歷史上什么時候出現(xiàn)秘書職務開始，而應當從為什么會出現(xiàn)"秘書"這一本原開始。

文字的產(chǎn)生和發(fā)展，從五千多年前用獸骨占卜問神，到商朝甲骨卜問后刻寫卜辭，體現(xiàn)了人在為權力服務中總結文字經(jīng)驗和發(fā)揮文字作用的本領，以文字為工具的社會服務隨之尋偶。向當事人釋解占卜兇吉，記錄生產(chǎn)技術，記載個人秘密，提出某種建議，充當傳遞信使等秘書現(xiàn)象不斷出現(xiàn)。這些現(xiàn)象的抽象，就是孕育"秘書"含義的本原。

秘書現(xiàn)象的應用價值，首先被氏族公社末期的貴族統(tǒng)治者所認識。他們對秘書現(xiàn)象進行了政治性和歸屬性的改造。

隨著社會的發(fā)展，這種"圍核機制"被模擬和擴散。表現(xiàn)為"核"的模擬和"圍"的擴散。

這樣，在我們的腦海中浮現(xiàn)了一幅圖景。在社會前進的腳步中，以"圍核機制"為特征的秘書現(xiàn)象不斷地以一定的存在形態(tài)被凝固在社會各個系統(tǒng)、各個環(huán)節(jié)的樞紐之中。凝固點上的人就成為秘書現(xiàn)象的人格化身，成為"秘書人"。他們被稱之為"秘書"或類似的稱謂，實現(xiàn)了秘書現(xiàn)象的社會定位。這就充分說明，"秘書"是由秘書現(xiàn)象分離和衍變而派生出來的，它是一種符合社會管理發(fā)展需要的分工。

2010年*月，我按照學校老師的安排，制定了自己的實習計劃。注重在實習階段對所學的文秘理論知識進行進一步的鞏固和提高，以期達到根據(jù)理論知識，指導日常的工作實踐的目的。收到了較好的效果。現(xiàn)將我今年實習情況報告如下：

今年**月，我來到**工廠擔任文秘工作，我發(fā)現(xiàn)不同的辦公室具有不同的工作和不同的職責范圍。而作為一個企業(yè)的廠長辦公室，是一個綜合性的部門，由廠長直接領導，范圍大，任務也比較繁雜。秘書工作是辦公室的主體工作，領導要做到?jīng)Q策科學化，離不開秘書人員的協(xié)助。因為秘書人員一方面處理著大量的日常事務工作，使得領導能集中精力考慮大問題。另外，還能發(fā)揮他們了解全面情況，掌握多方面信息的優(yōu)勢，輔助領導決策，提供合理的建議。秘書工作頭緒多，任務重，但必須抓好以下幾個方面：

第一，主動做好領導之間、部門之間的協(xié)調(diào)工作，幫助領導有計劃、有步驟、有重點的抓好各項工作，做到忙而不亂。并從過去偏重辦文辦事，轉(zhuǎn)變到既辦文辦事，又出謀劃策。

第二、開展調(diào)查研究，了解基層群眾的學習、思想、工作、生活情況，及時向領導反映，并提出合理的建議。對一些急需解決的問題，應及時與有關部門協(xié)商解決。

第三、檢查督促各種行政法規(guī)和本單位的各項決議、制度、辦法、規(guī)定的執(zhí)行，驗證決策是否科學合理，是否符合實際。發(fā)現(xiàn)問題要及時向領導反映，防止并糾正偏差。

第四、組織起草本單位的工作計劃、報告、總結、規(guī)劃、決議和規(guī)章制度，對需上報、下發(fā)的文稿進行政策、文字上的把關。

商務行政秘書之我見

我認為商務行政秘書的主要職能有以下幾點：

1.處理辦公室的日常事務，包括辦公室的環(huán)境衛(wèi)生、辦公設備的使用保養(yǎng)；各類電話的接聽、公司對外事物的電話聯(lián)系。

2.對現(xiàn)有客戶資源的管理。行政秘書首先要了解自己的客戶源，客戶所屬的范圍、特點。要有一套完整的客戶數(shù)據(jù)庫，就是建立起每一位客戶的檔案資料，包括公司名稱、性質(zhì)、所屬行業(yè)、人員的構成、我們與之以前相關一切合作內(nèi)容，我們?yōu)槠谔峁┑姆眨òǚ諆?nèi)容、方式、參與的人員、時間等）以及客戶的反映（包括滿意度、意見、建議、效果等）。這些都應該做出詳細的紀錄，作為公司一種重要的資源保存下來，使公司工作條理化、標準化。同時也是檢驗公司業(yè)務發(fā)展的一項依據(jù)，我們可以通過對客戶資料的分析，找出本公司的優(yōu)勢和不足，可以揚長避短，使公司發(fā)展的更好。

3.參與公司一些重大工作的討論，包括人員的招聘；業(yè)務的擴展；新項目、新領域的討論研究等。雖然不起決策性的作用，但也可以為公司的發(fā)展出謀劃策。

4.協(xié)助經(jīng)理處理日常工作，包括客戶來訪的預約、拜訪其他客戶的預約工作；代經(jīng)理起草一些簡單的公文文書；將職員及客戶反映的情況及時的反饋給經(jīng)理，讓經(jīng)理了解目前公司員工的精神面貌及所遇到的問題、困難。做好上下級之間的溝通工作。

各位領導、各位評委：

非常榮幸能有機會參加今天的競聘演講，我今天要競聘的崗位是綜合科秘書。

下面，請允許我將自己的一些基本情況作一個簡要介紹。我叫小星星，1984年出生，大專文化程度，2007年7月參加工作。工作3年多以來，一直從事行政工作。今天，站在這里競聘秘書這一職務，除了對秘書工作的熱愛，更重要的是，我希望繼續(xù)在這個作為單位對外窗口和紐帶的部門里鍛煉自己、展現(xiàn)自我。

一、對秘書這一崗位，我的認識是

秘書：作為領導的參謀助手，要求在日常生活中，眼觀六路，耳聽八方，處處留心搜集基層的情況，同時要注意領會領導的思想動態(tài)，不僅要做到自己的思維行動與領導意圖合拍，還要超前思維、未雨綢繆。

二、對秘書這一職務，我認為我有以下優(yōu)勢

秘書的參謀輔助職能與秘書的綜合素養(yǎng)

【摘要】秘書的實際參謀效應，主要取決于秘書人員參謀水平及能力。而秘書參謀水平及能力，又同其自身的素質(zhì)與修養(yǎng)相關。秘書參謀效應的好壞，參謀輔助作用的大小，在正常情況下，同其綜合素養(yǎng)的高低存在著對應的正比關系，因此，秘書參謀輔助之本在于秘書的綜合素養(yǎng)。

隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的建立和完善，秘書工作在適應體制轉(zhuǎn)軌過程中，以積極態(tài)勢快速跟進，特別是在思路、方式、手段等方面也迅速改變，秘書參謀輔助職能主要是圍繞領導者的管理目標，決策思想，隨時有效地為領導者進行決策管理提供準確全面的信息，即時針對領導者的咨詢給予切實明確的回應，應需提出通過周密思索論證而形成的建議與方案，以及進行決策實施中的某些協(xié)調(diào)和督察輔助，乃至為領導拾遺補闕，提醒勸諫。十分明顯，秘書的實際參謀效應，主要取決于秘書人員參謀水平及能力。而秘書參謀水平及能力，又同其自身的素質(zhì)與修養(yǎng)相關。秘書參謀效應的好壞，參謀輔助作用的大小，在正常情況下，同其綜合素養(yǎng)的高低存在著對應的正比關系，因此，在以科學發(fā)展觀為指導，構建和諧社會的大背景下，探討秘書人員的素養(yǎng)，對開創(chuàng)秘書工作新格局有著現(xiàn)實和深遠的意義，筆者根據(jù)學習和工作的體會，認為秘書人員要發(fā)揮好參謀助手作用必須具備以下幾方面的素養(yǎng)。

一、良好的政治思想素養(yǎng)是參謀決策的

風向標

作者簡介：劉春森，男，江西城市職業(yè)學院院辦主任

自我評價

三年的秘書工作經(jīng)驗，踏實、細心；為人處事能力強。

職業(yè)目標

尋找一個團結合作的團隊，尋找文秘方面的職位。我將充分發(fā)揮三年工作中所積累下的豐富知識和技能，我的勤奮與努力會令你刮目相看。

個人信息

姓名：性別：女年齡：歲

當今之世，西方發(fā)達國家有關專家都正在從各方面探討和研究秘書科學。筆者十分稱贊德國的研究專家克里薩爾，他從秘書的合理組織、心理觀點等方面去著手研究提高工作效率的實用方法。該專家認為，有效地借助現(xiàn)代技術，只能解決信息程序問題，而在通過管理決議方面，使程序及通訊型式化則極其困難。在管理工作中，靠人的直覺直觀的意志解決問題的方法，其作用迄今仍是不可忽視的。人際關系中的心理因素方面，對管理領域的工作效率，仍能夠起到極大的影響。一句話，再先進的工具也代替不了人的意志，從而使人聯(lián)想到《人際關系學》在秘書工作領域的重要性。該專家的這種論點，可貴之處符合實情。

德國于世界二次大戰(zhàn)后，作為戰(zhàn)敗國，國家枯萎凋零，百廢待興，但世人皆知，德國人能干肯干，其經(jīng)濟由復蘇到崛起舉世矚目。隨著經(jīng)濟的發(fā)展及科學技術的突飛猛進，日益需要加強行政管理，以求提高工作效率，增進社會效益。本著此原則，德國秘書工作之發(fā)展，極端注意時間，分秒必爭，重又引起世人注目。

（一）德國秘書的主要分類和各類秘書的工作概要

．國務秘書

在德國，總理府設一名國務秘書，主管首都的事務，由總理直接領導。此外，還設一位議會國務秘書，負責議會院和政府之間的聯(lián)系，并協(xié)助總理保持同議會的聯(lián)系。政府各部，也都設有國務秘書和議會國務秘書，作為部長的助手。概而言之，議會國務秘書必須是議院議員，協(xié)助部長處理行政事務，負責部里的常務工作，相當于某些國家的常務副部長，他有權代表該部出席內(nèi)閣會議、議會、各專門委員會和從事其它各種活動。當部長因故不能任職時，他可以被委任為部長。至今，德國一般每個部設議會國務秘書和國務秘書一人，重要的部各設兩人。國務秘書屬于高級秘書，是政府高級官員的組成部分。人數(shù)雖不多，但在政府的工作中占有極其重要的地位。國務秘書一般皆具有兩重身份，對國家元首或部長來講呢，是參謀是助手，執(zhí)行的是秘書職責；對下級單位來講，他們卻又是領導和指揮者。

．企業(yè)秘書

秘書工作法國在第二次世界大戰(zhàn)前，行政部門分散，相互爭奪政權，不能按國家的利益和衷共濟。文職人員在傳統(tǒng)僵化的政體下大多熱衷于文牘主義，從而使得許多有才智的人沾沾自喜于熟練的文筆，起草指示，書寫報告或草擬規(guī)章，而往往置工作中的協(xié)調(diào)統(tǒng)一、大公無私、忠于職守、工作努力創(chuàng)新、提高效率和效益而不顧；至于人事制度更存在嚴重缺點，即缺乏培養(yǎng)訓練，缺獎懲制度，凡事采取任人唯親的中庸之道?？傊▏鴳?zhàn)前基本沿襲缺乏生機的腐朽傳統(tǒng)。二戰(zhàn)后，即在1946年制定了包括秘書在內(nèi)的公務員法規(guī)，確定了公務員權利與義務，規(guī)定了公務員的種種準則，特別是有關招聘、培訓、職責、憑考試錄用等等準則。其中從培訓來說，培訓有五門課，即公法、經(jīng)濟學、社會事務、國際關系與公共財政。外語亦是必修科目，要求精通一種現(xiàn)代外語，初步掌握第二門外語。選修課包括數(shù)學、統(tǒng)計學及其它科學?？忌讳浫『缶妥鳛楣珓諉T進行培訓，就要按文官要求考查文官系統(tǒng)各個方面的工作，以及業(yè)和工業(yè)系統(tǒng)的工作盤旋于腦中，培訓時間為兩年5個月，二年級的一部分時間（一般為兩個半月）用于深入學習業(yè)與工業(yè)企業(yè)，使學員知悉業(yè)和工業(yè)的工作性質(zhì)和業(yè)務范圍等。學完后隨從長官、經(jīng)理從公辦事，以增見識，耳濡目染，心領神會，當會受益匪淺。

1．法國的內(nèi)閣辦公室

內(nèi)閣辦公室與各部的組織機構大體相同。它由必須懂得知曉所提出的政策可能引起的一切技術上、政治上和社會上的后果的主要領域的專家所組成。法國的內(nèi)閣是負責制定政策和做出決定的最高機構。內(nèi)閣所屬各部都不設常務秘書，因常務秘書的基本作用在于向部長提出咨詢意見，這點異于英國。法國以外交部為主的政府少數(shù)部門雖也設有秘書長，但與英國的常務秘書也不盡然相同。法國各部或政府部門的"內(nèi)閣組長"，具有常務秘書的某些職能，但與英國的常務秘書很多地方又不相同。在發(fā)達國家中，法國秘書的基本概念和任務同其它國家亦異。醒目之處在于法國嚴格的專業(yè)化，是指導政策制定的基本原則，提出政策的人，必須是各主要領域的專家，他們必須懂得知曉所提出的政策可能引起的一切后果。政府各部，都設立以董事長為首的董事會（或稱董事司、董事局），各部的董事會原則上是平等的，但在實踐中地位和重要性并非全然一致。部長的"內(nèi)閣"，稱為內(nèi)閣組長，系整個體制中最關鍵的人物，往往可以代表部長，故而十分關心全部的政治領導以及政策與活動的政治影響。法國部長通過他和其他成員領導全部工作。但他是由部長任命的，故而和英國的常務秘書身份上卻不相同，他雖是由部長任命，但必須經(jīng)總理批準，而且法國有一項謹慎挑選候選人擔任這項職務的制度。根據(jù)法國制度，部長對于本部高級官員的任免，有較大的控制權。根據(jù)慣例，新部長上任后，一般就發(fā)生內(nèi)閣人員變動，但情況并非頻繁。

總之，法國的內(nèi)閣辦公室，其人員系由兩部分組成：政治部分，由總理的私人顧問組成；常任公務員團，其中部分公務員由總理親自指定。作為內(nèi)閣辦公室行政人員的一般公務員，負責指揮各部門之間的技術關系，協(xié)調(diào)政府各部的活動，準備立法草案和安排會議等。此行政人員隊伍由政府的秘書長領導，他與內(nèi)閣的政治部分保持密切關系。作為秘書長，他不僅為內(nèi)閣各種會議準備議程，而且行使文官系統(tǒng)負責人的職能。他在政府活動的各個主要方面，如財政、教育、農(nóng)業(yè)、外交等方面都有技術顧問協(xié)助工作；他參加內(nèi)閣會議，并主要通過技術顧問，檢查政府決定的執(zhí)行情況。內(nèi)閣秘書處政治顧問團團長，實際上就是秘書處主任，但他要與秘書長密切磋。如雙方發(fā)生意見分歧，有關問題的政治因素總是得到優(yōu)先考慮。同時，總統(tǒng)秘書處也設有一名秘書長，但他與政府的秘書長不同，系被任命的政務官員，隨政府的更迭而更迭。

2．法國政府的秘書機構

法國政府的秘書機構比較健全，從總統(tǒng)府到中央各部，都設有秘書工作機構?？偨y(tǒng)府設有辦公廳、總秘書處及總統(tǒng)私人秘書處和總統(tǒng)私人軍事參謀部，分別負責總統(tǒng)府及總統(tǒng)的秘書工作。（1）辦公廳，是總統(tǒng)的辦事機構。辦公廳設主任一人，副主任一人，秘書若干人，并設新聞專員、財務處長、禮賓處長等，副主任協(xié)助主任工作。辦公廳的職責是負責處理總統(tǒng)的日常行政事務。例如負責人事和預算工作，安排總統(tǒng)的禮儀和接見活動，負責總統(tǒng)的安全保衛(wèi)工作。（2）總秘書處，是總統(tǒng)的機要機構，也是總統(tǒng)指導和監(jiān)督政府各事的主要重要部門?？偯貢幱墒畮酌呒墝m員組成，每人主管與政府各部相應的機構，其中最主要的有處理財政、內(nèi)政、外交、教育、科研、新聞等事務的機構?？偯貢幍某蓡T必須有較高的才能，而且必須勤勤懇懇地工作，有時要以驚人的速度用書面形式準確無誤地為總統(tǒng)提供所需要的事實、數(shù)字和論點?？偯貢幍娜蝿帐峭鞑窟M行聯(lián)系，對各部的問題進行分析研究，提出改進意見，供總統(tǒng)參考?？偯貢幵O秘書長、副秘書長和秘書顧問各一人，秘書長是總統(tǒng)最重要的助手，協(xié)助總統(tǒng)決定重大的政治性問題，于總統(tǒng)、總理和各部之間起橋梁作用?？偨y(tǒng)的一切決定都要經(jīng)他那里發(fā)出，而總理府和各部的信息又都要通過他轉(zhuǎn)達給總統(tǒng)。秘書長還可參加國務會議和研究特殊問題的各種政府會議，對會議中的資料加以分析、研究，提供總統(tǒng)作為指導工作的參考，并與總統(tǒng)共同研究各項文件的處理，就各類問題常與總理及各部部長進行協(xié)。他又是總統(tǒng)的發(fā)言人，由他來協(xié)調(diào)各個辦事機構的工作。當總統(tǒng)公出或休假期間，就由秘書長負責同有關部門的聯(lián)系。副秘書長和秘書長顧問協(xié)助秘書長工作。此外，總秘書處還有十幾名技術顧問，分別聯(lián)系幾個部。（3）私人秘書處，其中有主任、副主任各一名，私人秘書兩名，任務是管理總統(tǒng)本人的日常事務工作。（4）私人軍事參謀部，設軍事參謀七人，其任務是負責向總統(tǒng)提供軍事情報，安排防務委員的工作日程，起草總統(tǒng)的軍事決定，起軍事方面的秘書工作。公務員之家版權所有

一、秘書現(xiàn)象和秘書現(xiàn)象的社會定位

秘書和秘書工作，作為客觀存在的社會事物和社會現(xiàn)象，是歷史發(fā)展的必然產(chǎn)物。秘書學的研究，不應從歷史上什么時候出現(xiàn)秘書職務開始，而應當從為什么會出現(xiàn)"秘書"這一本原開始。

文字的產(chǎn)生和發(fā)展，從五千多年前用獸骨占卜問神，到商朝甲骨卜問后刻寫卜辭，體現(xiàn)了人在為權力服務中總結文字經(jīng)驗和發(fā)揮文字作用的本領，以文字為工具的社會服務隨之尋偶。向當事人釋解占卜兇吉，記錄生產(chǎn)技術，記載個人秘密，提出某種建議，充當傳遞信使等秘書現(xiàn)象不斷出現(xiàn)。這些現(xiàn)象的抽象，就是孕育"秘書"含義的本原。

秘書現(xiàn)象的應用價值，首先被氏族公社末期的貴族統(tǒng)治者所認識。他們對秘書現(xiàn)象進行了政治性和歸屬性的改造。

隨著社會的發(fā)展，這種"圍核機制"被模擬和擴散。表現(xiàn)為"核"的模擬和"圍"的擴散。

這樣，在我們的腦海中浮現(xiàn)了一幅圖景。在社會前進的腳步中，以"圍核機制"為特征的秘書現(xiàn)象不斷地以一定的存在形態(tài)被凝固在社會各個系統(tǒng)、各個環(huán)節(jié)的樞紐之中。凝固點上的人就成為秘書現(xiàn)象的人格化身，成為"秘書人"。他們被稱之為"秘書"或類似的稱謂，實現(xiàn)了秘書現(xiàn)象的社會定位。這就充分說明，"秘書"是由秘書現(xiàn)象分離和衍變而派生出來的，它是一種符合社會管理發(fā)展需要的分工。