一、明確發(fā)文主旨

任何一份公文都是根據(jù)工作中的實(shí)際需要來擬寫的。因此，在動(dòng)筆之前，首先要弄清楚發(fā)文的主旨，即發(fā)文的主題與目的，包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：

1、文件的中心內(nèi)容是什么？比如相關(guān)工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協(xié)助事項(xiàng)；再如請(qǐng)求事項(xiàng)，擬請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)或解決問題等。

2、根據(jù)文件內(nèi)容，準(zhǔn)備采用什么文種？比如，匯報(bào)工作情況，是寫專題報(bào)告還是寫情況簡(jiǎn)報(bào)；針對(duì)下級(jí)來文所反映的問題，是寫一個(gè)指示或復(fù)函，還是一個(gè)帶規(guī)定性質(zhì)的通知等。

3、明確文件發(fā)送范圍和閱讀對(duì)象。比如，向上級(jí)匯報(bào)工作，還是向有關(guān)單位推廣、介紹經(jīng)驗(yàn)；是給領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門人員閱讀，還是向全體人員進(jìn)行傳達(dá)。

4、明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對(duì)方了解，還是要求對(duì)方答復(fù)，是供收文機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行，還是參照?qǐng)?zhí)行、研究參考、征求意見等。

一、什么是公文

公文是公務(wù)文件的簡(jiǎn)稱，所指的是機(jī)關(guān)辦公時(shí)使用的各種

收發(fā)文件、電報(bào)、報(bào)表、會(huì)議文件、調(diào)查材料以及各種記錄、登記表冊(cè)等。

公文的定義：

定義一：公文是法定機(jī)關(guān)與組織按照特定的體式，經(jīng)過一定處理程序制成的書面文字材料，作為傳達(dá)意圖、辦理公務(wù)與記載工作活動(dòng)的一種工具。

定義二：《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》中指出：黨的機(jī)關(guān)公文是黨的機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理業(yè)務(wù)的具有特定效力和規(guī)范各式的文書。

一、公文正文寫作的“三要素”

公文正文部分的寫作是有規(guī)律的，它根據(jù)“干什么”、“為什么”和“怎么樣”的邏輯起點(diǎn)劃分，一篇標(biāo)準(zhǔn)的公文正文可由“主旨”、“依據(jù)”和“分旨”三個(gè)要素構(gòu)成。三個(gè)要素各有一套恒定的“類型”+“文字標(biāo)志”的表達(dá)特征以便區(qū)別；同時(shí)，三個(gè)要素按照“內(nèi)容集中、先后有序、詳略得當(dāng)”的結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)和“主旨明確、正確、切實(shí)；依據(jù)真實(shí)、切題、充分；分旨具體、周密、可行”的內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)組合在一起，傳遞著形形色色的行政管理信息。

（一）、公文的主旨

1、公文主旨的語言文字和數(shù)字標(biāo)志

主旨即一篇公文最主要的意義或目的。它回答一篇公文要“干什么”的問題。任何一篇公文，幾十字也好，幾千字也好，總能概括成管理者或被管理者的某種基本意圖或目的。例如下行文：“為了正確貫徹國家的工商稅收政策,維護(hù)稅收法令的嚴(yán)肅性，確保國家稅收收入，國務(wù)院決定，必須對(duì)納稅單位和個(gè)人在納稅中發(fā)生偷漏、拖欠工商稅收的情況，進(jìn)行一次認(rèn)真的檢查清理?！薄艾F(xiàn)將《山東公共場(chǎng)所治安管理辦法》發(fā)給你們，請(qǐng)貫徹執(zhí)行”“關(guān)于縣以上地方各級(jí)人民政府懸掛國徽和掛機(jī)關(guān)名稱牌子的問題答復(fù)如下”。又如上行文：“為確保庫區(qū)安全生產(chǎn)，做到常備無患，急需修建地下消火栓四處，需要資金4.4萬元。妥否，請(qǐng)審查批示”“現(xiàn)將我市1992年上半年城市經(jīng)濟(jì)改革情況報(bào)上，請(qǐng)指正”。再如平行文：“擬派上海海員醫(yī)藥藥劑師某某某赴香港接受為期一周的培訓(xùn)，妥否，請(qǐng)函示”“現(xiàn)將我部會(huì)同國家計(jì)委等有關(guān)部門單位共同編制的《南水北調(diào)限期第一期工程計(jì)劃任務(wù)書（草案）》一式五份發(fā)去。請(qǐng)結(jié)合你省實(shí)際情況，提出修改意見，于1992年某日前告我部某某司”等等，這樁樁件件意圖或目的概括即為“主旨”。

通過上述，我們可以看出，主旨是一篇公文中最基本的不可或缺的頭號(hào)要素，否則，文字再多，也只能是令人不知所云的一紙空文。上級(jí)不知下級(jí)所請(qǐng)何事，下級(jí)不知上級(jí)所命何為。

行政公文，是公務(wù)文書的簡(jiǎn)稱，是人類在治理社會(huì)、管理國家的公務(wù)實(shí)踐中使用的具有法定權(quán)威和規(guī)范格式的應(yīng)用文。它是特殊規(guī)范化的文體，具有其它文體所沒有的權(quán)威性，有法定的制作權(quán)限和確定的讀者，有特定的行文格式（注意：比模式更進(jìn)一步）并有行文規(guī)則和辦理辦法。我國公文一律按照國務(wù)院辦公廳1987年2月18日、1993年11月修訂的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》寫作和辦理。

公文寫作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作實(shí)踐的基礎(chǔ)，懂得工作中許多微妙的關(guān)節(jié)，而在具體起草中要求較好的文字語言工夫。公文語言總的要求是莊重、平實(shí)、概括。公文語言功夫的核心是選詞。選詞一：要根據(jù)所反映的客觀實(shí)際需要，二：要符合明晰、確切、簡(jiǎn)練的標(biāo)準(zhǔn)，三：要根據(jù)具體的語言環(huán)境，為避免上下文重復(fù)而選擇不同的詞語，注意文中所涉及對(duì)象和閱讀對(duì)象。多用書面語和文書用語，少用形象和描繪性詞語和口語，不用方言土語，十分規(guī)范。

需要特別提出公文結(jié)構(gòu)用語。一是開頭用語，用來表示行文目的、依據(jù)、原因，伴隨情況等。如：為（了）、關(guān)于、由于、對(duì)于、根據(jù)、按（遵、依）照、據(jù)、查、奉、茲等。二是結(jié)尾用語。如：為要（荷、盼）、是荷、特此通知（報(bào)告、函告）等。三是過渡用語。如為（對(duì)、因、據(jù)）此、鑒于、總之、綜上所述等。四是經(jīng)辦用語。如：經(jīng)、已經(jīng)、業(yè)經(jīng)、現(xiàn)經(jīng)、茲經(jīng)、辦理、責(zé)成、試行、執(zhí)行、貫徹執(zhí)行、研究執(zhí)行、切實(shí)執(zhí)行等。五是稱謂用語。有第一人稱：我、本；第二人稱：你、貴；第三人稱：該。等等。

國家行政公文有12類13種,即命令（令）；議案；決定；指示；公告、通告；通知；通報(bào)；報(bào)告；請(qǐng)示；批復(fù)；函；會(huì)議紀(jì)要。

公文主文結(jié)構(gòu)，是指除了公文格式（外部組織形式即文頭、主文和文尾及其各項(xiàng)設(shè)置）之外的公文核心部分。

這一部分的寫作，是公文寫作的難點(diǎn)。

公文的材料包括形成公文主旨和表達(dá)主旨所依據(jù)的事實(shí)現(xiàn)象、統(tǒng)計(jì)數(shù)字、政策法規(guī)、上級(jí)精神等等。公文材料不同于文學(xué)作品的素材和題材，也與一般新聞體、史傳體或說明體、議論體等實(shí)用文章不同，它的范圍要廣泛一些。概而言之，公文材料的范圍主要包括兩個(gè)方面：精神依據(jù)和事實(shí)情況。

精神依據(jù)是指黨和國家的路線、方針，國家的法律、法規(guī)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)所頒布的相關(guān)政策、規(guī)定以及其他有關(guān)的文件精神。

事實(shí)情況包括直接發(fā)生的和間接轉(zhuǎn)引的。公文中所反映的情況主要指直接發(fā)生的、發(fā)現(xiàn)的、總結(jié)概括的事實(shí)情況，即本地區(qū)、本部門、本單位遇到的問題、發(fā)生的事情（過程、動(dòng)向）、工作的進(jìn)程（作法、經(jīng)驗(yàn)）種種。它在公文里表現(xiàn)為具體事例、現(xiàn)象概括、數(shù)字統(tǒng)計(jì)等形式。這種直接發(fā)生的事實(shí)情況，是第一手材料。此外，公文的事實(shí)情況里也包括間接轉(zhuǎn)引來的事例、概述、數(shù)字、經(jīng)驗(yàn)、成果等。

無論哪一類材料，都要求做到真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠。“情況確實(shí)”，是寫好公文的基本要求。這在新舊兩個(gè)《辦法》中是一致的。為了做到材料可靠、情況確實(shí)，我們?cè)诓牧蠝?zhǔn)備上一般要抓好四個(gè)環(huán)節(jié)的工作：占有、篩選、核實(shí)、加工。

一、詳盡占有材料

寫好公文必須詳盡地占有材料。材料是形成觀點(diǎn)的基礎(chǔ)，事實(shí)、數(shù)字，這都是公文表達(dá)出來的“干貨”，當(dāng)然十分重要?！捌┤绱蠼巢俳铮瑹o土木材料，縱有成風(fēng)盡堊手段，何處設(shè)施？”（清·劉大：《論文偶記》）寫公文如巧匠有具有禾無材無料也做不成東西。以上是從形成與表達(dá)兩方面說的。

就是適應(yīng)特定的交際需要與情境，所謂修辭。靈活巧妙地運(yùn)用各種語言因素和表現(xiàn)技巧，恰當(dāng)而有效地表達(dá)意旨，以取得最佳表達(dá)效果的一種手段。由于公文直接應(yīng)用于實(shí)際、作用于現(xiàn)實(shí)，與一般文章修辭相比，公文修辭有它突出的特點(diǎn)和美學(xué)追求，要取得理想的修辭效果需作出艱苦的努力，需博學(xué)強(qiáng)識(shí)，具有多方面的知識(shí)與能力。

—、公文修辭的特點(diǎn)

公文的修辭特點(diǎn)概括起來有五個(gè)方面的內(nèi)容：

(一)修辭目的的明顯功利性

凡公文都是有所為而作。寫作公文一言一語都要緊扣行文目的，進(jìn)行修辭的各種努力都要為著正確的傳達(dá)意旨，增強(qiáng)公文的說服力、感召力，更好地實(shí)現(xiàn)其效用。這種明顯的功利性是公文修辭的靈魂。黃庭堅(jiān)有一句詩：“文章功用不經(jīng)世，何異蛛窠懸露珠”。公文寫得再好，若于世無補(bǔ)，于事無益，也是失敗的。

(二)修辭主體的多角色性

1.公文辦理程序:公文辦理分為收文和發(fā)文的辦理。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分辦、擬辦、承辦、催辦、辦結(jié)、立卷、歸檔、銷毀等程序。公文處理工作人員,應(yīng)以高度負(fù)責(zé)的精神,努力提高公文處理工作的效率和質(zhì)量。公文處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié),應(yīng)力求當(dāng)日事當(dāng)日畢。一般應(yīng)在十五天內(nèi)辦理完畢,并答復(fù)報(bào)文單位。因問題復(fù)雜,十五天內(nèi)難以辦結(jié)的,應(yīng)向報(bào)文單位說明情況。緊急文件隨到隨辦。有時(shí)限要求的文件,必須在時(shí)限內(nèi)辦完。具體有以下幾個(gè)環(huán)節(jié):

①簽收、登記:首先應(yīng)建立嚴(yán)格的收文簽收、登記制度,加強(qiáng)對(duì)公文運(yùn)轉(zhuǎn)的管理,保證收到的公文件件有著落。收文的簽收、登記一般由秘書處(室)負(fù)責(zé)簽收、拆封,并按規(guī)定編號(hào)、登記。送領(lǐng)導(dǎo)同志的信件,除親啟、絕密件和有特別交代的以外,一律由專門收文科室拆封,按其內(nèi)容和性質(zhì),分別處理。對(duì)需納入收文辦理的,應(yīng)編號(hào)、登記,按規(guī)定程序處理。收文登記一般應(yīng)登記以下內(nèi)容:收文日期、收文編號(hào)、來文單位、來文標(biāo)題、密級(jí)、份數(shù)、承辦單位或分送范圍。

②分辦、擬辦:凡需辦理的公文,由文書處理部門根據(jù)文件內(nèi)容和緊急程序,及時(shí)提出注批、注辦意見,呈送機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批示或交有關(guān)職能部門辦理。緊急公文應(yīng)按要求時(shí)限辦理完畢;一般公文應(yīng)在文到之日起三日內(nèi)交到承辦部門或送至有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人。除特殊情況外,領(lǐng)導(dǎo)同志不受理和審批未經(jīng)文書處理部門登記、注批的公文。

③催辦:各級(jí)國家行政機(jī)關(guān)文書處理部門必須建立健全催辦、查辦制度。凡屬請(qǐng)示性的公文,

無論是交職能部門辦理的還是呈送領(lǐng)導(dǎo)人批示的,都應(yīng)及時(shí)催辦。做到緊急公文跟蹤催辦,重

要公文重點(diǎn)催辦,一般公文定期催辦。催辦一般采用電話催辦和書面催辦兩種形式。對(duì)部門

實(shí)事求是的原則

公文處理工作必須要發(fā)揚(yáng)深入實(shí)際、聯(lián)系群眾、調(diào)查研究、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，因?yàn)楣牡某霭l(fā)點(diǎn)和最后的目的就是要解決實(shí)際的問題，它是公務(wù)活動(dòng)面對(duì)實(shí)際問題必須借助的方法、工具之一。如果不深入實(shí)際，調(diào)查全面真實(shí)的情況，只是閉門造車，必然陷入官僚主義、形式主義和文牘主義的泥沼，使公文成為脫離實(shí)際，堆滿了官話、套話、空話、假話、大話的垃圾堆，使浮夸虛飾、生搬硬套、本本主義、瞎指揮、妄下結(jié)論的官僚主義之風(fēng)侵害機(jī)關(guān)和組織的健康肌體，這樣公文處理不但無助于組織的管理，發(fā)揮不了實(shí)際的作用，甚至可能會(huì)帶來混亂和矛盾等負(fù)面效應(yīng)。所以公文處理必須是一種有效的信息溝通，公文處理的實(shí)踐者應(yīng)該從客觀實(shí)際出發(fā)，傾聽群眾和基層的呼聲，如實(shí)地反映真實(shí)情況，不先入為主，不任意夸大和縮小問題，不掩飾矛盾，既報(bào)喜也報(bào)憂。同時(shí)，公文處理的實(shí)踐者要能對(duì)搜集上來的各種情況和材料的性質(zhì)、真?zhèn)?、是非、可行性做出?zhǔn)確的分析判斷推理，運(yùn)用科學(xué)的方法論從客觀事實(shí)中得出正確的結(jié)論。能夠發(fā)現(xiàn)問題，提出問題，分析問題，最終還是要落在能有效地解決問題。所以在公文處理實(shí)踐中，最重要的是要能指出解決問題的具體方法、手段、途徑、措施。

精簡(jiǎn)的原則

精簡(jiǎn)是使公文處理活動(dòng)能夠更加準(zhǔn)確、便捷、高效的保證?！胺蔽娜旃?jié)”一直是困擾公文處理活動(dòng)實(shí)現(xiàn)高效的突出問題。黨和政府的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)曾一再要求“反對(duì)黨八股”，倡導(dǎo)“搬文山，填會(huì)?！保@些問題始終未能得到很好的解決。今天商品經(jīng)濟(jì)社會(huì)對(duì)于公文處理活動(dòng)的時(shí)效性要求更高，質(zhì)量要求更嚴(yán)，因此必須要化繁為簡(jiǎn)，刪繁就簡(jiǎn)。首先，文章要寫得短一些，精一些，公文的格式、結(jié)構(gòu)、種類都要力求簡(jiǎn)化。其次，公文的運(yùn)轉(zhuǎn)處理程序的環(huán)節(jié)要力求精簡(jiǎn)，減少不必要的層次和工作環(huán)節(jié)，合并一些環(huán)節(jié)和手續(xù)，隨著逐步改善加工手段，有效地控制程序，減少出現(xiàn)差錯(cuò)的機(jī)會(huì)，最終實(shí)現(xiàn)逐步簡(jiǎn)化過程。第三，公文處理的實(shí)踐者必須從觀念上破除那種陳腐的以為繁瑣、層次多必有效的舊觀念，樹立起精簡(jiǎn)的意識(shí)，認(rèn)識(shí)到簡(jiǎn)便易行的程序、責(zé)任到人的工作安排、規(guī)范功用強(qiáng)的方法、工具，才是保證公文處理便捷有效的正確方法。

高效的原則

效率和質(zhì)量是相依相伴的，效率高不僅依賴于快節(jié)奏、高時(shí)效，更取決于公文處理的高質(zhì)量，只有將每項(xiàng)工作、每個(gè)環(huán)節(jié)都做到準(zhǔn)確、細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)、周到，使公文處理這一系統(tǒng)工程、群體行為能夠按質(zhì)完成，所有人員都能各司其職，公文處理的高效才有可能實(shí)現(xiàn)。公文處理的質(zhì)量涉及到了公文處理活動(dòng)構(gòu)成的各個(gè)要素，涉及到了工作過程的每個(gè)環(huán)節(jié)，涉及到了評(píng)估審核的指標(biāo)體系。首先，質(zhì)量的高低不僅要依靠設(shè)備、物質(zhì)、材料、工具等硬的因素，也要依靠人的主觀努力、信息的保證和制度的完備等很多軟的因素，只有在兩個(gè)方面都達(dá)到高的質(zhì)量，效率才能真正有保證。否則，只是片面的強(qiáng)調(diào)速度，強(qiáng)調(diào)快，強(qiáng)調(diào)客觀設(shè)備條件、物質(zhì)條件是否具備，就有可能“欲速則不達(dá)”，出現(xiàn)只重物而不重人的傾向。

公文一般由文頭、正文、文尾三部分組成。

1.國家行政機(jī)關(guān)正式公文的文頭一般由文件名稱、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、緊急程度、秘密等級(jí)等組成。占文件首頁的三分之一到五分之二,用橫隔線與正文分開。

①文件名稱由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱加上"文件"二字組成(函只署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱),置于首頁的上端,用莊重、醒目的字體套紅印刷。兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文,牽頭主辦機(jī)關(guān)排列在前,也可只用主辦機(jī)關(guān)的名稱。黨委和政府聯(lián)合行文,黨委排列在前。

②發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、標(biāo)于括號(hào)內(nèi)的年份、順序號(hào)組成,位于文件名稱之下、橫隔線之上正中位置(函的發(fā)文字號(hào)標(biāo)注在標(biāo)題的右上方)。兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文,只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。

③上報(bào)的文件,應(yīng)當(dāng)在發(fā)文字號(hào)的同一行右端標(biāo)明簽發(fā)人姓名。

④秘密等級(jí)、緊急程度,應(yīng)視文件內(nèi)容需要從上至下依次標(biāo)注在文件名稱的左上角。秘密等級(jí)分為"秘密"、"機(jī)密"、"絕密"三種;緊急程度分為"急件"、"特急件"。機(jī)密、絕密文件應(yīng)標(biāo)注份號(hào)。

同志在反對(duì)黨八股》一文中，早在50多年前。就要求我應(yīng)該研究一下文章怎樣寫得短一些。寫得精粹些。對(duì)于這個(gè)問題，同志在五十年代也曾中肯地提出：文字含糊而不清楚，籠統(tǒng)而不明。錯(cuò)雜而不準(zhǔn)確；文法混亂而無條理，錯(cuò)誤而不通；文義常不合邏輯，更缺少辯證；文風(fēng)則生硬僵化，不生動(dòng)活潑。這是今日一般文件的通病。革命領(lǐng)袖的教誨，雖已過去幾十年，但在今天讀來，仍親切入耳，切中時(shí)弊。

讓我們先來看看兩個(gè)例子：

抗美援朝初期，由于中國人民志愿軍進(jìn)展神速，加上敵人嚴(yán)密的地面、空中封鎖，使我志愿軍給養(yǎng)供應(yīng)出現(xiàn)了嚴(yán)重的困難。當(dāng)時(shí)，志愿軍司令員同志親筆給黨中央擬寫了一份僅有六個(gè)字的緊急電報(bào)稿：“饑無糧，寒無衣?！蓖臼盏竭@份電報(bào)后，迅即責(zé)令同志采取緊急措施，大批軍事物資源源不斷地運(yùn)進(jìn)朝鮮戰(zhàn)場(chǎng)，保證了二次戰(zhàn)役的順利實(shí)施。

公元前47年夏，古羅馬共和國杰出的軍事指揮家愷撒，在率軍攻克埃及后，又以迅雷不及掩耳之勢(shì)揮兵攻打敘利亞，僅用五天時(shí)間就擊敗了本都王子的軍隊(duì)，占領(lǐng)了面積廣大的小亞細(xì)亞。愷撒此時(shí)興致勃勃地?fù)]筆給羅馬政府寫了一份戰(zhàn)報(bào)：“吾到，吾見，吾勝?！?/p>

綜上兩例，彭總電報(bào)之精，讓人叫絕；愷撒戰(zhàn)報(bào)之妙，令人稱道。二者可謂惜墨如金，言簡(jiǎn)意賅，堪稱軍事文書的楷模，也是我們當(dāng)今公文寫作者借鑒的榜樣。

那么，當(dāng)代公文的寫作，如何鏟除時(shí)弊、力求精短呢？