為維護檔案資料的完整與安全，使本館保管的檔案資料有效地為社會主義經(jīng)濟建設(shè)和改革開放服務(wù)，為四方區(qū)發(fā)展服務(wù)，特制定本制度：

一、凡利用本館一般檔案資料者，須持單位介紹信，說明利用檔案資料的目的、內(nèi)容、范圍和時間，經(jīng)接待人員審查符合要求后方可查閱；利用已向社會開放的檔案資料，持本人身份證即可查閱。

二、查閱者所持介紹信上的姓名與工作證或身份證必須一致，不得更換、頂替，否則不予查閱。

三、凡查閱區(qū)委常委會議記錄、區(qū)政府辦公會議記錄，須經(jīng)區(qū)委辦公室主任批準；查閱受黨紀、政紀處分的檔案，必須持紀委、監(jiān)察部門的批件；利用死亡干部的檔案，必須持組織、人事部門的批件。

四、凡利用檔案資料者，只準在本館閱覽室內(nèi)閱覽，不準帶出館外，查閱重要檔案資料或需摘抄復(fù)制時，要由館長批準。

五、本館檔案資料一般不外借，如有特殊需要，必須由館長批準，經(jīng)辦人員辦理借出手續(xù)，限期歸還，歸還時要認真進行清點，如發(fā)生丟失或損壞嚴重者，按《檔案法》有關(guān)規(guī)定處理。

干部檔案工作是黨和國家干部工作的重要組成部分，也是國家檔案的重要組成部分。同時又是考察了解干部的重要依據(jù)。因此，查閱和借用干部檔案必須遵守下列規(guī)定：

一、查閱單位

因工作需要，可直接向我檔案室查閱干部檔案的單位市直各部門、委、辦、局及有關(guān)單位黨組（黨委）及人事（干部）科。

二、利有范圍

1、凡涉及干部考察、任免、調(diào)動、政審、組織處理、入黨、入團、出國、福

利待遇、治喪的需要查閱本人檔案的。

干部檔案是干部個人經(jīng)歷和社會實踐的記錄，是干部思想、品德、業(yè)務(wù)能力和工作情況的反映，是歷史地、全面地考察了解干部和正確使用干部的重要依據(jù)，是黨的核心機密之一。為了進一步加強干部檔案管理工作，使干部檔案管理更加適應(yīng)新時期組織工作的需要，根據(jù)中央組織部查閱干部檔案的有關(guān)規(guī)定精神，結(jié)合我省的具體情況，現(xiàn)對查閱干部檔案作如下暫行規(guī)定：

一、查閱干部檔案的原則

l、干部檔案主要是供各級黨委和組織、人事部門在培養(yǎng)、提拔、任免和政審干部時使用，其他一般不予查閱。干部親屬人黨、入團、升學、參軍等政審，應(yīng)由干部所在單位根據(jù)中央組織部組通字（79）6號文件第一條第三款規(guī)定的內(nèi)容，寫出證明材料，不得查閱干部檔案。寫黨史、革命斗爭史、地方志，可直接找當事人調(diào)查了解，一般不予查閱干部檔案。如當事人已去世或不能提供，也只應(yīng)查閱干部檔案中的履歷和自傳的有關(guān)部分。

凡因了解干部的入黨、人伍時間和政治歷史問題確實需要查閱他人檔案的，要從嚴掌握，經(jīng)批準后，只能查閱有關(guān)材料。

2、查閱干部檔案，必須履行審批手續(xù)。凡未辦理審批手續(xù)或手續(xù)不完備的，不準查閱。

3、任何個人不得查閱、借用上級或同級干部的檔案。

干部檔案是干部個人經(jīng)歷和社會實踐的記錄，是干部思想、品德、業(yè)務(wù)能力和工作情況的反映，是歷史地、全面地考察了解干部和正確使用干部的重要依據(jù)，是黨的核心機密之一。為了進一步加強干部檔案管理工作，使干部檔案管理更加適應(yīng)新時期組織工作的需要，根據(jù)中央組織部查閱干部檔案的有關(guān)規(guī)定精神，結(jié)合我省的具體情況，現(xiàn)對查閱干部檔案作如下暫行規(guī)定：

一、查閱干部檔案的原則

l、干部檔案主要是供各級黨委和組織、人事部門在培養(yǎng)、提拔、任免和政審干部時使用，其他一般不予查閱。干部親屬人黨、入團、升學、參軍等政審，應(yīng)由干部所在單位根據(jù)中央組織部組通字（79）6號文件第一條第三款規(guī)定的內(nèi)容，寫出證明材料，不得查閱干部檔案。寫黨史、革命斗爭史、地方志，可直接找當事人調(diào)查了解，一般不予查閱干部檔案。如當事人已去世或不能提供，也只應(yīng)查閱干部檔案中的履歷和自傳的有關(guān)部分。

凡因了解干部的入黨、人伍時間和政治歷史問題確實需要查閱他人檔案的，要從嚴掌握，經(jīng)批準后，只能查閱有關(guān)材料。

2、查閱干部檔案，必須履行審批手續(xù)。凡未辦理審批手續(xù)或手續(xù)不完備的，不準查閱。

3、任何個人不得查閱、借用上級或同級干部的檔案。

干部人事檔案是按照干部管理權(quán)限確定的范圍進行管理的，因此，對查閱、借閱不同層次干部的檔案都規(guī)定了相應(yīng)審批制度。最基本的規(guī)定是，因工作需要才能查閱和借閱干部人事檔案，并且必須遵守下列規(guī)定：

（1）查閱單位應(yīng)填寫《查閱干部檔案審批表》，按照有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。不能僅憑調(diào)查證明材料、介紹信直接查閱干部檔案。

（2）檔案管理單位有權(quán)根據(jù)規(guī)定，確定是否提供和提供哪些材料。

（3）凡查閱干部人事檔案，利用單位應(yīng)根據(jù)有關(guān)部門具體規(guī)定，派可靠人員到保管單位查閱室查閱。

（4）檔案一般不借出使用。如有特殊情況借出使用時，要說明理由，經(jīng)過主管部門負責人批準，并嚴格履行登記手續(xù)，限期歸還，借閱單位不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

（5）任何個人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的檔案。

摘要：查檔接待室是檔案部門的“窗口”,查檔利用接待工作是檔案館服務(wù)民生、服務(wù)和諧社會建設(shè)最直接、最具體的工作體現(xiàn)。筆者在檔案館保管利用部門工作十余年,在日常的接待查閱工作中,曾嘗試了一些新型的方法與模式,也做了一些具體實際的調(diào)研,借鑒了同行的一些好的做法,現(xiàn)歸納之,以求鑒于同行。

一、做好導查工作

所謂導查就是檔案館工作人員利用其本身職業(yè)的熟知度、對檔案館館藏內(nèi)容的了解,引導利用者查閱到所需的檔案信息。眾所周知,當一個人第一次來到一個極不熟悉的環(huán)境,自己置身于很陌生的領(lǐng)域中時,如有人為其引導,那當然是利用者求之不得的好事情。需要導查的對象常常是以下幾種類型:1、是從來沒有到檔案館查過檔案的利用者;2、是對其查檔線索掌握不夠全面的利用者;3、是所查的內(nèi)容需要跨越多個全宗才能查找到的利用者;4、是按檔案館通常查閱方法,即查閱了全引目錄后,沒有查到所需檔案的利用者;5、是在檔案館查閱了相關(guān)的檔案全引目錄和資料目錄后,都無法找到所需檔案的利用者。

接待室導查的方法通常是:1、主動詢問式,即主動詢問利用者的查檔目的、已掌握所查檔案內(nèi)容的線索,如所查檔案內(nèi)容的時間、人物、單位、事件等等。2、主動介紹式,主要包括本館現(xiàn)有查檔檢索工具介紹,其次是本館以往至當前利用檔案編研資料的種類、內(nèi)容、查找使用方法、查檔應(yīng)注意事項等的介紹。3、主動告知式,即主動告知利用者所查檔案所在的全宗名稱、目錄號和檢索工具存放位置、查閱注意事項等。4、主動引導式,也就是當利用者自己不能順利地查找所需檔案內(nèi)容時,作為接待人員,就應(yīng)主動為利用者提供查找所需檔案資料的途徑和線索。如本館相關(guān)檔案的全宗名稱及目錄的情況或別的檢索工具,還有可能保存該檔案資料的別的檔案館等。

二、做好排查工作

在檔案館查檔接待室,當一個利用者自己不能順利地找到所需檔案時,作為檔案館接待工作者,不能簡單地宣判該檔案資料查不到或沒有,而是要認真分析檔案可能存在的位置,從而為利用者提供查找該檔案資料的途徑、線索和方法。這一過程就是排查。首先,分析利用者所查檔案文件之間的有機聯(lián)系,包括文件之間的流轉(zhuǎn)關(guān)系,如請示與批復(fù)、收文與發(fā)文的關(guān)系等;各文件之間的包含關(guān)系,如工作總結(jié)、會議講話稿、年報等包括全年很多的單個信息內(nèi)容;文件之間的辦理程序關(guān)系,如會議記錄與發(fā)文,一般是先研究后發(fā)文的程序;信息不同載體之間的互補關(guān)系,如檔案、資料、報紙、文件匯集、館藏錄像帶、錄音帶等不同載體材料之間的重疊與互補等。其次,梳理利用者所需檔案所在機構(gòu)的歷史沿革情況,如過去與現(xiàn)在隸屬關(guān)系的變更,內(nèi)部機構(gòu)的設(shè)置、分立、改組、合并、撤消等。第三,掌握各級各類檔案館(室)的保管內(nèi)容、范圍、功能與區(qū)別。這就要求檔案館的查檔接待人員:一要自己熟知館藏信息和檔案業(yè)務(wù);二要有為利用者著想的工作激情、熱心與高度的工作責任感;三是在檔案館閱覽室的接待工作者,對待每一位查檔利用者應(yīng)一視同仁,要有足夠的耐心與細心,盡職盡責的做好本職工作。

干部檔案是黨和國家的重要機密，是歷史地、全面地考察了解和正確使用干部的重要依據(jù)，為進一步加強干部檔案管理，充分發(fā)揮干部檔案的作用，使干部檔案工作更好地為黨的干部工作服務(wù)，根據(jù)省、市委組織部有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我縣實際，特制定查、（借）閱干部檔案的有關(guān)規(guī)定：

一、查閱手續(xù)。

1.查閱干部檔案。查閱單位必須填寫《查閱干部檔案審批表》，查閱時須持《審批表》、干部介紹信或本人工作證、身份證。不得憑借公函及調(diào)查證明材料介紹信查閱干部檔案；

2.查閱干部檔案，查閱單位應(yīng)派具有中共黨員身分的兩名干部共同查閱。

二、查閱事由。

1.凡因干部考察任免、調(diào)動、政治審查、組織處理、入黨入團、出國政治審查、干部福利待遇等，需要查閱本人檔案。

編者按：本文主要從利用縮微品的方法；創(chuàng)建良好的閱讀環(huán)境；提供便捷的檢索工具三個方面進行論述。其中，主要包括：首先將利用者提供的線索輸入計算機進行查詢、向利用者耐心講解注意事項，并進行實際操作演示、這樣即擴大了縮微復(fù)制工作的影響，方便了利用者，也減輕了提供利用人員的工作負擔、創(chuàng)建一個良好的閱讀環(huán)境，不但需要有高質(zhì)量的縮微品和檢索手段、放置閱讀器還要預(yù)留下足夠的書寫空間、開展縮微品的利用工作，需要建立多種形式的檢索方法、編碼法是將全盤縮微品的影像用大流水號編排等。具體材料請詳見。

一、利用縮微品的方法

對于查閱檔案的利用者，我們首先將利用者提供的線索輸入計算機進行查詢。如果利用者需要調(diào)閱的檔案已縮微復(fù)制，我們將向利用者提供檔案縮微品。通過計算機檢索，獲知利用者所需信息的縮微號，調(diào)閱縮微品提供利用。在單位條件允許的情況下，可以通過縮微品計算機輔助檢索系統(tǒng)(CAR系統(tǒng))查詢所需信息，從而提高查閱檔案的效率。

直接查閱縮微品，對于大多數(shù)利用者來說比較陌生、不習慣。這就需要我們向利用者耐心講解注意事項，并進行實際操作演示，直到利用者可以獨立操作為止。如果遇到機密性強的縮微品或利用者急需的情況，我們可以幫助他們查找所需文件。對于不能很快獨立操作的利用者，也可以先幫助查詢，逐步使利用者掌握操作方法。而對那些經(jīng)常或長期的縮微品利用者，可以專門為他們預(yù)留閱讀品，以方便使用。這樣即擴大了縮微復(fù)制工作的影響，方便了利用者，也減輕了提供利用人員的工作負擔。

對于未開放檔案的利用，可以將拍攝的卷片制成封套片，向利用者提供經(jīng)編輯的封套片，從而防止未開放檔案的泄密，也使其中已開放的檔案提供利用。如果未開放檔案經(jīng)審定開放，可以對封套片重新進行編輯后，再提供利用。如果該全宗檔案經(jīng)審定全部開放，則既可以提供卷式縮微品，也可以提供片式縮微品。從而解決了方便利用與保證機密安全的矛盾。

我們還可以根據(jù)利用者提供的信息，向兄弟檔案館或其他單位、個人通過購買或交換縮微品的方式豐富館藏，從而解決了利用者多地查詢的不便，而且價格也比較便宜。如果利用者在外地或不便到檔案館來使用，在條件允許的情況下，可以通過郵寄或從網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)姆绞教峁├?。?/p>

●查（借）閱人事檔案必須按照《人事檔案工作條例》規(guī)定，填寫《查閱人事檔案審批表》，經(jīng)人事部門蓋章和負責人簽字同意后，方可到檔案管理部門辦理查（借）閱手續(xù)。

●人事檔案未經(jīng)主管領(lǐng)導批準，不得外借，如有特殊需要借閱人事檔案，借閱人員必須在（查閱人事檔案審批表）上說明理由，并經(jīng)批準方可借出。借出時間最長不得超過15天，若需延長使用時間，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

●查（借）閱人事檔案人員，不得查閏本人及其直系親屬的檔案。

●查（借）闊人事檔案人員，應(yīng)嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，不得向無關(guān)人員泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。

●查（借）閱人事檔案人員，查（借）檔案時嚴禁涂改、圈畫、抽取、撤換、添加檔案材料，未經(jīng)批準，不得摘抄、復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。

●查閱人事檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案室或管檔人員指定地方進行查閱，嚴禁吸煙，防止檔案材料被破壞。

編者按：本文主要從利用縮微品的方法；創(chuàng)建良好的閱讀環(huán)境；提供便捷的檢索工具進行論述。其中，主要包括：通過計算機檢索，獲知利用者所需信息的縮微號、直接查閱縮微品，對于大多數(shù)利用者來說比較陌生、不習慣、先幫助查詢，逐步使利用者掌握操作方法、防止未開放檔案的泄密，也使其中已開放的檔案提供利用、創(chuàng)建一個良好的閱讀環(huán)境、一個良好的閱讀環(huán)境，需要縮微品閱覽室內(nèi)燈光亮度要合適、來回卷片最容易出現(xiàn)問題、建立多種形式的檢索方法、閃現(xiàn)法就是拍攝時在案卷與案卷之間利用空格及案卷號標識分隔指示、視具體情況編制新的檢索工具等，具體請詳見。

一、利用縮微品的方法

對于查閱檔案的利用者，我們首先將利用者提供的線索輸入計算機進行查詢。如果利用者需要調(diào)閱的檔案已縮微復(fù)制，我們將向利用者提供檔案縮微品。通過計算機檢索，獲知利用者所需信息的縮微號，調(diào)閱縮微品提供利用。在單位條件允許的情況下，可以通過縮微品計算機輔助檢索系統(tǒng)(CAR系統(tǒng))查詢所需信息，從而提高查閱檔案的效率。

直接查閱縮微品，對于大多數(shù)利用者來說比較陌生、不習慣。這就需要我們向利用者耐心講解注意事項，并進行實際操作演示，直到利用者可以獨立操作為止。如果遇到機密性強的縮微品或利用者急需的情況，我們可以幫助他們查找所需文件。對于不能很快獨立操作的利用者，也可以先幫助查詢，逐步使利用者掌握操作方法。而對那些經(jīng)常或長期的縮微品利用者，可以專門為他們預(yù)留閱讀品，以方便使用。這樣即擴大了縮微復(fù)制工作的影響，方便了利用者，也減輕了提供利用人員的工作負擔。

對于未開放檔案的利用，可以將拍攝的卷片制成封套片，向利用者提供經(jīng)編輯的封套片，從而防止未開放檔案的泄密，也使其中已開放的檔案提供利用。如果未開放檔案經(jīng)審定開放，可以對封套片重新進行編輯后，再提供利用。如果該全宗檔案經(jīng)審定全部開放，則既可以提供卷式縮微品，也可以提供片式縮微品。從而解決了方便利用與保證機密安全的矛盾。

我們還可以根據(jù)利用者提供的信息，向兄弟檔案館或其他單位、個人通過購買或交換縮微品的方式豐富館藏，從而解決了利用者多地查詢的不便，而且價格也比較便宜。如果利用者在外地或不便到檔案館來使用，在條件允許的情況下，可以通過郵寄或從網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)姆绞教峁├谩?/p>