導(dǎo)語：如何才能寫好一篇電子文檔論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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論文摘要：電子文檔在當(dāng)前辦公環(huán)境中發(fā)揮著重要作用，其安全問題理應(yīng)引起高度重視。由于電子文檔本身的特點(diǎn)，其在制作、使用、銷毀等環(huán)節(jié)面臨很多安全隱患和威脅。在對上述問題進(jìn)行深入分析的前提下，提出了保護(hù)電子文檔的思路與對策。

隨著各行業(yè)在生產(chǎn)、管理上信息化程度日益增高，計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為政府、企事業(yè)單位日常辦公不可缺少的重要工具，電子文檔已成為辦公信息的重要載體。2010年11月28日，維基解密網(wǎng)站泄露了25萬份美國駐外使館發(fā)給美國國務(wù)院的秘密文傳電報。這個事件震驚了全球，同時也反映了當(dāng)前電子文檔面臨著嚴(yán)重的威脅。電子文檔看得見，摸不著，在保密性、完整性、可讀性等方面存在很多安全問題。

1 電子文檔的定義及特點(diǎn)

所謂電子文檔是指人們在社會活動中形成的，以計算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為主要載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。電子文檔主要有以下六個特點(diǎn)：存儲介質(zhì)多樣、容易編輯修改、容易傳遞、容易復(fù)制、容易損壞丟失、容易還原再生。

1）存儲介質(zhì)多樣。電子文檔存儲介質(zhì)很多，目前主要有計算機(jī)硬盤、各種光盤、U盤、閃盤，甚至手機(jī)和娛樂用的數(shù)碼產(chǎn)品也可以用來存儲電子文檔。

2）容易編輯修改。借助于各種專業(yè)軟件，可以很容易的編輯修改電子文檔，而且修改的痕跡很難發(fā)現(xiàn)。這是電子文檔有別于紙質(zhì)文件的優(yōu)點(diǎn)之一，但是如果不能很好的保護(hù)，就可能受到非法的修改，會破壞文檔的完整性和可讀性，給文檔所有者帶來一定程度的損失，這時候它又變成一個缺點(diǎn)。

3）容易傳遞。紙質(zhì)文件的傳遞必須要當(dāng)面遞送，而電子文檔的傳遞則方便很多。借助于網(wǎng)絡(luò)，通過電子郵件、即時通訊工具、FTP服務(wù)等方式可以快捷方便的傳給有關(guān)人員。

4）容易復(fù)制。電子文檔相比紙質(zhì)文檔非常方便快捷。如果不采取技術(shù)手段限制拷貝，通過點(diǎn)擊幾下電腦鼠標(biāo)就能輕松完成復(fù)制。這樣，人們就可以非常方便地進(jìn)行信息共享。

5）容易損壞丟失。一是存儲介質(zhì)物理損壞或者丟失。電子文件對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高，磁盤不能長期保存。磁盤、光盤、U盤等存儲介質(zhì)如果損壞，那么相應(yīng)存儲的電子文檔也就不能讀取使用。一些U盤、閃盤體積很小，容易丟失，相應(yīng)會造成電子文檔丟失。二是電子文檔容易被誤操作刪除，或者被病毒破壞。如果文件被刪除不及時恢復(fù)，有可能永遠(yuǎn)無法恢復(fù)。

6）容易還原恢復(fù)。電子文檔誤刪后，可以通過數(shù)據(jù)恢復(fù)軟件還原，這本來是電子文檔的又一個優(yōu)點(diǎn)，但是對一些原本要刪除的機(jī)密的文件，又存在被非法還原的隱患。有研究表明，普通的刪除和格式化根本不能將數(shù)據(jù)徹底清除，硬盤被改寫12次還能將原有數(shù)據(jù)還原，只要存儲介質(zhì)未被物理損壞，進(jìn)行特殊處理就能將數(shù)據(jù)還原。

2 電子文檔壽命過程

電子文檔壽命過程可以分為三個階段：制作保存、傳遞使用、歸檔銷毀。

1）制作保存階段。主要是指工作人員為了工作需要撰寫、編輯生成電子文件，并保存在某些介質(zhì)上的階段。電子文檔的制作一般在計算機(jī)上操作，制作完成后可以保存在計算機(jī)硬盤、U盤、光盤等各種介質(zhì)上。

2）傳遞使用階段。主要指按照規(guī)定將電子文檔傳遞給相關(guān)人員查看的階段。主要途徑包括電子郵件、FTP等網(wǎng)絡(luò)方式，也包括通過光盤、U盤等物理方式進(jìn)行傳遞。

3）歸檔銷毀階段。主要是指在電子文檔使用完后，需要保存的由檔案部門保管，其他部門和人員所存電子稿銷毀的階段。歸檔以后，服務(wù)器及所有處理過本文檔的計算機(jī)及存儲介質(zhì)都應(yīng)將文件刪除，相關(guān)存儲介質(zhì)也要進(jìn)行處理。

3 電子文檔面臨的安全威脅分析

電子文檔面臨的安全威脅整體來說可分為內(nèi)部泄密和外部泄密兩大類型。

3.1 內(nèi)部泄密

主要是指內(nèi)部人員有意或者無意將重要電子文檔泄露，在電子文檔的整個生命過程中，內(nèi)部泄密的威脅都存在，而且很難防范。

1）無意泄密是指內(nèi)部人員在不知情的情況下將涉密電子文檔泄露。無意泄密最常見的就是內(nèi)部計算機(jī)非法外聯(lián)和移動存儲介質(zhì)交叉使用。有的人缺乏安全知識，將處理過涉密電子文檔的計算機(jī)重新安全后接入互聯(lián)網(wǎng)，就有可能被情報人員將涉密文檔還原。移動存儲介質(zhì)未經(jīng)授權(quán)在內(nèi)部計算機(jī)使用，內(nèi)部移動存儲介質(zhì)被帶出在外部使用，移動存儲介質(zhì)發(fā)生故障維修時，里面存儲的涉密文檔被還原，等都會造成內(nèi)部涉密文檔泄露。移動存儲介質(zhì)帶來的隱患還包括攻擊者利用移動存儲介質(zhì)對內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行擺渡攻擊，從而竊取更多的涉密電子文檔。

2）有意泄密是指內(nèi)部人員通過各種途徑獲得涉密電子文檔，并主動傳遞出去。內(nèi)部人員獲取電子文檔的途徑很多，文稿撰寫者可以直接拷貝到U盤、光盤等介質(zhì)保存，其他人員可以通過網(wǎng)絡(luò)下載，有閱讀權(quán)限的人員甚至采用手抄、截屏等方式獲得。

3.2 外部泄密

外部泄密主要通過攻擊實現(xiàn)。外部泄密的威脅主要存在于電子文檔前兩個階段，即制作保存和傳遞使用過程。具體方式可分為兩種：

1）惡意代碼。如果內(nèi)網(wǎng)終端使用時不注意就有可能感染木馬、蠕蟲、僵尸網(wǎng)絡(luò)、間諜軟件等惡意代碼，這是目前造成泄密的主要原因。比如安裝未經(jīng)檢測的軟件，使用來歷不明的存儲介質(zhì)，防護(hù)軟件安裝不到位等，都有可能感染惡意代碼。一旦感染，惡意的代碼就會通過網(wǎng)絡(luò)竊取重要信息，伺機(jī)往外部發(fā)送。

2）網(wǎng)絡(luò)入侵。攻擊者借助各種手段，對特定目標(biāo)進(jìn)行滲透，最終控制目標(biāo)，進(jìn)而獲取所需的信息。從攻擊類型看，當(dāng)前主要有物理攻擊、主動攻擊和被動攻擊三種類型。

4 電子文檔保護(hù)的對策與思路

電子文檔保護(hù)的目標(biāo)主要是防止涉密電子文檔被越權(quán)訪問和泄漏給無關(guān)人員。做好電子文檔保護(hù)需要管理與技術(shù)并用，同時要加強(qiáng)人員教育。

4.1 采取相應(yīng)管理措施

首先應(yīng)該結(jié)合單位實際，制定切實管用的制度，規(guī)范電子文檔的制作、使用、傳遞、銷毀等過程，規(guī)范電子文檔的存儲介質(zhì)使用管理。其次，應(yīng)設(shè)法搭建內(nèi)網(wǎng)辦公平臺，將涉密電子文檔集中管理，采取網(wǎng)絡(luò)存儲方式，將涉密電子文檔存儲在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上，為每位用戶分配存儲區(qū)，用戶只能訪問自己的存儲區(qū)，存儲區(qū)只能存入文件和進(jìn)行文檔的編輯，而不能利用復(fù)制、剪切等方式將文檔帶走，減少內(nèi)部人員泄密可能性。

4.2 借助技術(shù)手段

綜合運(yùn)用終端防護(hù)技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)、加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)等當(dāng)今先進(jìn)成熟的軟件技術(shù)，加強(qiáng)技術(shù)防護(hù)。

1）配齊防護(hù)軟件，確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全。對內(nèi)部計算機(jī)進(jìn)行準(zhǔn)入認(rèn)證，防范非法終端接入和網(wǎng)絡(luò)入侵，定期升級終端病毒庫，定期查殺網(wǎng)絡(luò)病毒，防范惡意代碼和“擺渡”病毒竊取電子文檔。

2）使用文件加密工具，網(wǎng)絡(luò)傳輸加密，終端硬盤加密等加密手段，保證電子文檔被竊取后“打不開”。對電子文檔進(jìn)行加密處理，以加密形式保存、傳輸，導(dǎo)出電子文檔要審批。

3）加強(qiáng)內(nèi)網(wǎng)審計。采取網(wǎng)絡(luò)審計手段，按照安全性、規(guī)范性、真實性等要求，對電子文檔的操作進(jìn)行客觀、實時的監(jiān)控與審計，將各種違規(guī)操作、可疑操作及時主動阻斷且報警審計。對操作人員的各種操作行為設(shè)置相應(yīng)的監(jiān)管策略，按照時間、部門、終端、操作行為、源/目標(biāo)地址等關(guān)鍵要素進(jìn)行實時的操作審計，以備日后需要時進(jìn)行審計記錄查詢。

4.3 加強(qiáng)人員教育

一要大力普及信息安全知識及網(wǎng)絡(luò)竊密知識，使廣大人員了解電子文檔的特性，防范電子文檔無意丟失和泄露，提高對各種攻擊手段的認(rèn)識和警惕性，如不隨意下載安裝不明軟件，不隨意打開陌生電子文件等。二要進(jìn)行保密意識教育。使他們認(rèn)清電子文檔泄露的危害性，認(rèn)真遵守規(guī)則制度，不主動泄密，不協(xié)同泄密。

5 結(jié)束語

在信息價值日益突出的時代，電子文檔的安全面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。隨著計算機(jī)存儲技術(shù)不斷發(fā)展和計算機(jī)病毒種類的日新月異，電子文檔安全將面臨新的威脅和問題，需要我們時刻關(guān)注，以便進(jìn)一步提高電子文檔安全防護(hù)能力。

參考文獻(xiàn)

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目前，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項工作，應(yīng)按檔案種類分別整理組盤。

1、文書電子檔案整理

一是內(nèi)部文件。以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤。第一按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤；第二將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計算機(jī)對盤內(nèi)文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。

2、科技電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。

A．基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對紙質(zhì)文件的實體進(jìn)行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。

B．設(shè)備檔案。企業(yè)引進(jìn)技術(shù)和購置各種設(shè)備時，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，國內(nèi)設(shè)計院設(shè)計的產(chǎn)品也逐步實行了CAD設(shè)計，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進(jìn)設(shè)備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項。

3會計電子文件整理

A．工資單。工資以光盤形式歸檔時，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等，同時還應(yīng)附移交清單，作為財務(wù)和檔案部門雙方交接時的憑證。

B．賬簿。企業(yè)會計賬簿內(nèi)容已進(jìn)入計算機(jī)管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實物實際上是計算機(jī)的打印件，計算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)-，其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期，負(fù)責(zé)人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強(qiáng)賬簿的真實性和憑證作用。二、電子檔案的保護(hù)

由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲到光盤上。但是，刻錄儀一時還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護(hù)仍是當(dāng)前歸檔電子文件載體保護(hù)的重點(diǎn)，必須制定保護(hù)措施。

1、軟磁盤的保護(hù)

A、統(tǒng)一軟盤的規(guī)格，使用3．5寸高密盤保存。

B、把住軟磁盤質(zhì)量關(guān)。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟磁盤往往不到-年，就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品，所以在選購軟磁盤時要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。

C、規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無強(qiáng)磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對濕度控制在40％一50％，溫度控制在14-24℃。

D、加強(qiáng)病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)計算機(jī)的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。

F、對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進(jìn)行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。

G、在條件允許時，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。

2、光盤的保護(hù)

A．規(guī)范排放和使用。光盤的存放應(yīng)置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。

篇3

南江水庫作為浙江省東陽市的大（2）型水利樞紐工程，已經(jīng)有40多年的歷史，產(chǎn)生了豐富多樣的紙質(zhì)檔案。隨著辦公自動化的推行，水庫的電子文檔管理勢在必行，檔案工作者也面臨著一項新課題。這是一個新生事物，其管理比傳統(tǒng)檔案管理要復(fù)雜得多，目前尚處于探索階段。在信息社會中，電子文件大量產(chǎn)生，在單位文件流轉(zhuǎn)中比重日益增加，但電子文件歸檔管理的基礎(chǔ)相對薄弱，電子文件歸檔管理意識、制度建設(shè)以及安全維護(hù)也有待加強(qiáng)。

2電子文件及其特點(diǎn)

1）電子文件需要借助一定的設(shè)備與軟件。電子文件具有數(shù)字性，它的存在需要特定的設(shè)備與軟件，這個設(shè)備與軟件將直接影響電子文件的質(zhì)量。

2）電子文件可以實行共享。電子文檔與紙質(zhì)文檔最大的區(qū)別在于它可以實行數(shù)字化的共享，無空間、時間與次數(shù)的限制，實現(xiàn)效率的最大化。

3）電子文件具有一定安全隱患。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的盛行，電子文檔保存存在一定的風(fēng)險，有可能被盜用、修改，使其檔案的安全性受到挑戰(zhàn)。

4）電子文件具有一定的壽命。電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，還存在技術(shù)壽命的問題。紙質(zhì)檔案的壽命主要取決于使用的材料和保管條件，其反映的信息相對比較穩(wěn)定，而電子文件的載體本身壽命比較長，如光盤，如果保管條件好，很長一段時間也不會損壞，但由于其離不開特定的軟件平臺支撐，需要隨著技術(shù)的升級不斷轉(zhuǎn)錄，否則不但可能產(chǎn)生信息異化，甚至因文件不可讀取而使檔案在幾年內(nèi)就壽命終結(jié)。

3電子文件對檔案工作的意義

1）工作介質(zhì)發(fā)生變化。傳統(tǒng)檔案工作介質(zhì)是紙質(zhì)，而隨著計算機(jī)的廣泛應(yīng)用，特別是無紙質(zhì)化辦公的興起，電子文件從起草、修改、審核到印發(fā)都在計算機(jī)上進(jìn)行，電子文件形成后可以更新到辦公系統(tǒng)中，供相關(guān)人員查閱。

2）整理方法發(fā)生變化。分類歸檔是檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)，檔案可以通過人工輸入的方式進(jìn)行錄入，也可以借助計算機(jī)的數(shù)據(jù)處理功能，如掃描等進(jìn)行快速的錄入與整理，極大提高了檔案整理的效率。

3）鑒定和利用發(fā)生變化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件材料，其原始性、真實性可通過分析領(lǐng)導(dǎo)簽字、用印等進(jìn)行直觀判斷，差錯概率??；而電子文件則需要通過分析文件生成時間、版本號、操作權(quán)限等元數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合判定，稍不注意容易把“半成品”存檔，并且容易出現(xiàn)被修改、原始記錄難保障的情況。在利用上，由于電子文件信息載體的特殊性，渠道被極大拓寬，時效也得到極大的提高；同時，信息的保密和保真也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

4實行電子檔案管理的措施

4．1重視電子檔案管理的建設(shè)盡管電子文檔在我國各個領(lǐng)域都已出現(xiàn)，但是在南江水庫電子檔案的管理尚屬空白。因此需要領(lǐng)導(dǎo)高度重視電子檔案的建設(shè)，成立專門電子檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，進(jìn)行大力的宣傳，提高整體人員的認(rèn)知程度；尤其是要提高直接形成電子文件的部門領(lǐng)導(dǎo)及其工作人員的檔案意識。只有各部門、各層面齊心協(xié)力、互相配合，才能做好電子檔案的整理與歸檔。

4．2解決電子檔案的技術(shù)問題電子檔案依賴于電子文件的形成與存儲，因此檔案工作人員應(yīng)及時做好電子文檔資料的收集、錄入、整理，保存好相關(guān)的原始數(shù)據(jù)，如負(fù)責(zé)人的簽署手續(xù)、移交手續(xù)等，再對原始數(shù)據(jù)進(jìn)行技術(shù)處理，不能輕易改變原始數(shù)據(jù)的特性，以保證電子檔案的真實性。因為電子檔案的技術(shù)處理，將是電子檔案有效進(jìn)行存儲的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，南江水庫在這塊上比較欠缺，相關(guān)部門應(yīng)引進(jìn)相關(guān)技術(shù)與技術(shù)人員，對檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)，才能很好地解決這個問題。

4．3健全電子檔案的管理機(jī)制在技術(shù)上可行之后，電子檔案的管理就顯得尤為重要，主要有電子檔案的歸檔、電子檔案的檢查審核、電子檔案的保護(hù)、電子檔案的利用等環(huán)節(jié)。這些環(huán)節(jié)都需要制定相應(yīng)的規(guī)章制度，按照一定的流程進(jìn)行管理，使整個電子檔案的管理能夠統(tǒng)一化、有序化。在電子檔案各個環(huán)節(jié)制訂一定的規(guī)章制度外，電子檔案管理人員則需要明確責(zé)權(quán)。目前南江水庫設(shè)有檔案室，里面有文書、財務(wù)、科技等檔案，但沒專人管理。因此在電子檔案建設(shè)的過程中，應(yīng)該明確責(zé)權(quán)、專人負(fù)責(zé)、協(xié)調(diào)分工，這樣才能有序的進(jìn)行工作開展。

4．4加強(qiáng)電子檔案管理人員的培養(yǎng)在信息技術(shù)飛速發(fā)展的情形下，檔案工作管理者應(yīng)該與時俱進(jìn)，掌握電子文件管理的技術(shù)。檔案人員要適應(yīng)社會信息化發(fā)展的形勢，及時更新知識結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)對諸如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計算機(jī)病毒防治技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行維護(hù)技術(shù)等的學(xué)習(xí)，使先進(jìn)的信息科技成為檔案工作的有效手段，更好地為南江水庫經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

5結(jié)語

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由上述可知，電子技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮著十分重要的作用，對于檔案管理工作中效率、信息應(yīng)用等多個方面的工作都達(dá)到了以往不能想象的工作效率。所以，在今后的檔案管理工作中，不斷的加強(qiáng)對電子檔案管理工作的重視，同時引入并且建立嶄新的網(wǎng)絡(luò)電子檔案信息系統(tǒng)，加強(qiáng)電子技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用時十分有必要的。筆者在此對如何加強(qiáng)電子技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的策略進(jìn)行了一定的分析，希望能夠為檔案管理領(lǐng)域更好的發(fā)展而獻(xiàn)計獻(xiàn)策。

1.1完善檔案信息庫建設(shè)

檔案信息的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用應(yīng)該進(jìn)一步完善檔案信息庫，保障檔案信息的有效管理和充分使用。檔案信息庫作為信息資源的載體應(yīng)該進(jìn)一步完善，針對當(dāng)前檔案信息使用不當(dāng)?shù)膯栴}應(yīng)該對不同的信息進(jìn)行合理的歸類，確保檔案信息的有效提取。檔案信息庫的建設(shè)中還應(yīng)該包括合理的維護(hù)工作，檔案信息庫中的信息由于使用頻繁往往會出現(xiàn)一些問題，因此加強(qiáng)檔案信息庫的維護(hù)工作十分必要。檔案管理部門應(yīng)該充分重視和完善檔案信息庫的維護(hù)工作，定期對檔案信息進(jìn)行更新和檢查，確保檔案信息的完整性。檔案信息庫的建設(shè)應(yīng)該始終將如何實現(xiàn)檔案信息的有效服務(wù)作為出發(fā)點(diǎn)，將如何實現(xiàn)檔案信息的最大化利用列入信息庫建設(shè)的考慮因素，保障信息庫建設(shè)能夠充分發(fā)揮其作用，提高檔案信息的有效利用。

1.2要明確案卷概念和明確組卷規(guī)則

過去，案卷有文件“組合體”和“保管單位”的雙重屬性，但在多媒體時代是行不通的。一張光盤可以存貯數(shù)百乃至上千個電子案卷，一個案卷的多媒體文件則可能存在于不同的保管單位之中。因此，要肯定電子案卷特殊的存在形式。案卷是全宗內(nèi)檔案分類的產(chǎn)物，但過去組卷要兼顧文件的聯(lián)系和案卷的厚度；因此，應(yīng)該建立更加科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、詳盡的全宗檔案分類方案，直接作為組卷的基礎(chǔ)和依據(jù)。目前，職能管理在機(jī)關(guān)工作中的地位和作用日益凸顯。檔案作為歷史的真實記錄，應(yīng)該反映這種情況。同時，文書立卷也是機(jī)關(guān)工作的組成部分，應(yīng)該與之融為一體。

1.3運(yùn)用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，應(yīng)用計算機(jī)輔助立卷

無淪是電子文件歸檔，還是完成紙質(zhì)文件的立卷工作，都需要一個好的文、檔一體化管理系統(tǒng)。一方面，電子案卷的建立是人工不可能實現(xiàn)的；另一方面，要利用計算機(jī)替代手工操作，提高立卷工作的質(zhì)量和效率。例如，利用文書登記的目錄組卷并進(jìn)行電子文件的自動歸檔，提供可選擇的全宗名稱、年度、機(jī)構(gòu)、職能和保管期限表等著錄項數(shù)據(jù)，復(fù)制生成可修改的案卷題名，進(jìn)行案卷和卷內(nèi)文件以及特殊載體檔案的排序并生成檔號，進(jìn)行各種立卷統(tǒng)計，打印各種目錄、封皮、統(tǒng)計表和交接文據(jù)等?？梢姍n案信息化服務(wù)與管理水平將隨著信息化時代的快速發(fā)展而不斷提高。

1.4提高檔案管理工作人員的計算機(jī)技術(shù)水平

檔案信息管理人員的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平還有待于進(jìn)一步提高，能夠更好地為檔案管理工作服務(wù)。一方面需要加強(qiáng)檔案信息管理人員的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)工作。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用有效地提高了檔案信息管理的工作效率，有助于提高檔案管理工作的水平。在檔案管理工作人員的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)中需要進(jìn)行計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識的講解和實踐操作，確保工作人員能夠熟練掌握計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高檔案工作效率。

2.結(jié)語

篇5

當(dāng)今對于普通的紙質(zhì)檔案，已經(jīng)有了非常成熟的管理制度和技術(shù)，一般能夠配備專門的檔案室以及專門的管理人員，下面是編輯老師為大家準(zhǔn)備的試論電子檔案安全管理。

對于文件特別是保密文件的調(diào)閱也有著嚴(yán)格的審批制度，在選址、防火、防盜方面也有相應(yīng)的措施來保障文件檔案的安全。但對于電子檔案，卻還沒有詳細(xì)的操作性強(qiáng)的安全管理制度，電子檔案管理人員往往在不經(jīng)意間造成了電子檔案的管理漏洞，形成安全隱患。另外，計算機(jī)技術(shù)迅速發(fā)展，各種攻擊以及破壞手段層出不窮，在電子檔案管理的很多環(huán)節(jié)都有可能出現(xiàn)問題。

電子檔案安全可靠的運(yùn)行，不僅僅關(guān)系到數(shù)據(jù)本身的正常運(yùn)行，更重要的是關(guān)系到所有與電子檔案管理業(yè)務(wù)和服務(wù)有關(guān)的正常業(yè)務(wù)開展，因此電子檔案管理的網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)服務(wù)器、存儲設(shè)備、系統(tǒng)軟件等都應(yīng)具有很高的安全保證、安全管理及安全防范措施。

防火墻是內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部公共網(wǎng)絡(luò)之間的第一道屏障,是最受人們重視的網(wǎng)絡(luò)安全產(chǎn)品。從理論上看,防火墻位于網(wǎng)絡(luò)安全的最底層,負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)間的安全認(rèn)證與傳輸,防火墻不僅要完成傳統(tǒng)的過濾任務(wù),還要為各種網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用提供相應(yīng)的安全服務(wù)。當(dāng)今的防火墻產(chǎn)品正朝著數(shù)據(jù)安全與用戶認(rèn)證、防止病毒與黑客侵入等方向發(fā)展。在電子檔案管理系統(tǒng)和外部網(wǎng)絡(luò)的連接處安裝防火墻設(shè)備，能夠根據(jù)會話信息、應(yīng)用協(xié)議、訪問用戶、被訪問者資源等進(jìn)行訪問控制規(guī)則設(shè)置，保證通過網(wǎng)絡(luò)邊界的會話層得到一定的控制，同時，為了保證整體安全性，防火墻設(shè)備自身具備高度的安全性。

另外，在電子檔案管理系統(tǒng)和各個地區(qū)服務(wù)點(diǎn)(Pointof Service,POS)之間，以及存在不同安全等級的系統(tǒng)之間的互聯(lián)邊界處也應(yīng)采用防火墻和虛擬局域網(wǎng)(Virtual Local Arca Network,VLAN)劃分等安全訪問控制措施。

篇6

與紙質(zhì)文件相比電子文件歸檔是一項更為艱苦細(xì)致且難度較大的工作，主要原因是大多數(shù)電子文件形成者或囿于傳統(tǒng)觀念，誤認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項工作；或由于電子文件對計算機(jī)系統(tǒng)的依賴性，使其必須借助計算機(jī)編目歸檔，這對不熟悉操作技術(shù)的立卷人來說，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒；筆者認(rèn)為，推動電子文件歸檔工作的著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時，應(yīng)從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。

一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實踐檢驗，利用磁盤，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：

(一)借助計算機(jī)信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對那些未輸送到計算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文悠揚(yáng)，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計算機(jī)信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚(yáng)信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學(xué)計算機(jī)與信息管理中心計劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學(xué)、科研、人事管理三個子系統(tǒng)，正在籌建的教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊中心、財務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊、選課、排課、考表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費(fèi)信息的傳遞；教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯。

二、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實現(xiàn)相關(guān)部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。

紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年實踐，已形成相對穩(wěn)定的骨干隊伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，負(fù)責(zé)督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔(dān)此項工作。由于大多數(shù)計算機(jī)與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門多年合作，建立了相對穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達(dá)成共識。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計算機(jī)與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊伍更為現(xiàn)實。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。

電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文悠揚(yáng)歸檔工作。

清華大學(xué)檔案館從1995年底開始抓電子文悠揚(yáng)歸檔工作，制定了《機(jī)讀(電子)文件歸檔工作暫行規(guī)定(試行)》，分別對歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規(guī)定，并設(shè)計了《機(jī)讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會議主要議題之一，會上，分管檔案工作的副校長和檔案館館長明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會上，又提出加快電子文件歸檔進(jìn)程的具體要求。在對電子文悠揚(yáng)的來源進(jìn)行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強(qiáng)，含“金”量高的校長辦公室、黨委辦公室做為開展電子文件歸檔的重點(diǎn)和試點(diǎn)單位。先后三次與他們專門研究電子文悠揚(yáng)歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚(yáng)歸檔工作小組，由校辦副主任任組長，并參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細(xì)目。經(jīng)過努力，現(xiàn)已將部分電子文件歸檔。

與紙質(zhì)文悠揚(yáng)相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文悠揚(yáng)形成部門熟悉各項管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計算機(jī)與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應(yīng)相互滲透，揚(yáng)長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

三、“兩套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性

由于印章和

簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用時參照互補(bǔ)。

篇7

（一）公證電子文件的概念。

公證電子文件是以數(shù)字、代碼形式記錄于磁帶，磁盤，光盤等載體，依賴計算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。公證電子文件的一般具有兩方面的基本特征：一是公證電子文件由電子計算機(jī)生成和處理，其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數(shù)字文件”。這是公證電子文件與以往所有其他形式文件的基本區(qū)別，也是公證電子文件信息與其他數(shù)字信息的共同點(diǎn)。數(shù)字信息使用0和1兩種數(shù)碼的組合來記錄信息，存儲于計算機(jī)存儲器中，并可通過通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸。二是公證電子文件是文件的一種類型，應(yīng)該具有文件的各種屬性，特別是有特定的用途和效力。從邏輯上說，公證電子文件是“數(shù)字信息”和“文件”兩個概念的交集，它是具有文件特征的數(shù)字信息，又是以數(shù)字信息為特征的文件。

（二）關(guān)于電子公證。

在世界各國對于電子文書大多數(shù)國家較推崇加密認(rèn)證技術(shù)，經(jīng)過加密等安全措施的數(shù)據(jù)電文的證明效力基本上可以等同于書證。而在我國現(xiàn)階段運(yùn)用較多的是對電子證據(jù)進(jìn)行公證。從電子公證文件形成的過程和特點(diǎn)看，公證電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據(jù)文件生命周期理論，公證電子文件的處置階段（歸檔）仍應(yīng)由檔案部門集中統(tǒng)一管理。根據(jù)《公證程序規(guī)則》及我處自定的辦證程序規(guī)范，將具體辦證過程劃分為會員登記、公證的申請、受理、公證的審查與審批、公證書打印、翻譯、復(fù)印水印紙、裝訂、蓋章、出證、公證書的送達(dá)、統(tǒng)計歸檔，這些程序都是利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)輔助完成的，全部流程編入系統(tǒng)。這就從根本上保證了辦證程序的合法性、規(guī)范性、完整性，杜絕了違反程序情況的發(fā)生。通過計算機(jī)系統(tǒng)不僅可以準(zhǔn)確地統(tǒng)計各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，而且也為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行業(yè)務(wù)管理、掌握行業(yè)發(fā)展動態(tài)、制定業(yè)務(wù)決策提供了依據(jù)。

二、公證電子文件的特點(diǎn)

辦公自動化信息技術(shù)領(lǐng)域的公證電子文件是指通過計算機(jī)進(jìn)行操作、傳輸、存儲等處理的數(shù)碼序列。按公證電子文件產(chǎn)生的工作領(lǐng)域，可將其分為兩種：一種是記錄人們在辦理公務(wù)，處理一般事務(wù)或交流信息過程中產(chǎn)生的公證電子文件，它們多以文本、圖像、聲音或影像等形式存在，如E-mail公證電子文件；另一種是記錄人們生產(chǎn)或科研活動的技術(shù)性公證電子文件，如CAM（計算機(jī)輔助制造）、CAD（計算機(jī)輔助設(shè)計）等生成的公證電子文件。公證電子文件這種新型信息載體給日常工作帶來了極大的便利，同時也改變了我們長久以來的傳統(tǒng)辦公方式。與紙質(zhì)文件不同，公證電子文件主要有以下幾方面特點(diǎn)：

（一）具有紙質(zhì)文件和其它文件無可比擬的快捷性。

它改變了傳統(tǒng)收發(fā)文件流程。利用計算機(jī)進(jìn)行文件登記，可以達(dá)到一次錄入，多種形式輸出，方便了文件的查找利用，同時也為檔案現(xiàn)代化管理奠定了基礎(chǔ)。

（二）公證電子文件具有共享性。

改變了文件處理和運(yùn)轉(zhuǎn)方式，公證電子文件中的信息不是靜態(tài)、固定不變的，可以隨時進(jìn)行存儲或刪除，其內(nèi)容可以從一種載體上分離出來轉(zhuǎn)移到另一種載體上。其利用也不受時空限制，能夠同時滿足多用戶的需要，實現(xiàn)信息共享。還可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，廣泛采集有關(guān)站點(diǎn)的數(shù)據(jù)信息，豐富自己檔案、資料內(nèi)容，向使用者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。也可以在網(wǎng)絡(luò)上開放自己有關(guān)的文件、數(shù)據(jù)查詢系統(tǒng)，或提供遠(yuǎn)程服務(wù)，在盡可能大的范圍內(nèi)展示自我，擴(kuò)大影響。

（三）公證電子文件對設(shè)備具有依賴性。

公證電子文件改變了傳統(tǒng)的辦文格局，文件的修改、復(fù)制、粘貼、移動變得更加便捷。公證電子文件的起草修改、定稿、收發(fā)傳遞都在計算機(jī)上進(jìn)行，其制作、處理以及歸檔后的全部活動都必須借助于計算機(jī)系統(tǒng)才能實現(xiàn)，這就形成了對系統(tǒng)的依賴性。

（四）公證電子文件與傳統(tǒng)文件相比具有易更改性。

公證電子文件一般是通過網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行轉(zhuǎn)移的，具有可操作性，為我們編輯、修改文件提供了極其便利的條件，它在提高工作效率的同時，也帶來了一定的不安全隱患，同時也難以保證文件的原始性、真實性、憑據(jù)性。其易更改性主要表現(xiàn)在兩個方面：一是人為修改；二是公證電子文件容易遭受病毒侵襲。目前檔案界普遍存在紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的方式，構(gòu)成一套既能滿足傳統(tǒng)模式要求又能體現(xiàn)現(xiàn)代信息化趨勢的解決方案——雙重管理模式并存機(jī)制。

三、公證電子文件特點(diǎn)及快捷查存方面存在的問題

使用計算機(jī)過程中公證電子文件的流轉(zhuǎn)、歸檔給傳統(tǒng)公證業(yè)務(wù)也帶來了新的課題。現(xiàn)有的計算機(jī)存儲設(shè)備，容量雖然很大，但面對呈幾何級數(shù)發(fā)展的公證電子文件，總有窮盡的時候。而且應(yīng)用軟件的更新很快，許多早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下不能讀取，即使同時期的公證電子文件也有應(yīng)用軟件不兼容的問題。每個文件形成部門為存儲檔案信息投入大量的精力，保留舊的設(shè)備和多種應(yīng)用軟件，顯然從人力和物力上都是一種浪費(fèi)。公證電子文件沒能和紙質(zhì)文件的歸檔建立必要的聯(lián)系，在公證卷宗歸檔的內(nèi)容上（有的缺公證書譯文，有的還缺公證書的正文或簽發(fā)稿。）在歸檔文件的真實性，一致性，有效性控制以及對歸檔公證卷宗審定方面，缺乏有利措施和科學(xué)規(guī)劃。例如數(shù)據(jù)之間傳輸容易造成數(shù)據(jù)不完整，如從公證員及助理傳輸數(shù)據(jù)給翻譯室，復(fù)印室，發(fā)證室，檔案室等，數(shù)據(jù)不完整，常常出現(xiàn)漏字漏打的現(xiàn)象，有時也會接收指令不對。計算機(jī)對通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)奈募Y料的保密性還做不到十分可靠，因為一旦文件、資料上網(wǎng)，只要能看到的人都可將文件下載。雖然不同公證員及助理有不同的權(quán)限，但文件的保密性仍是個問題。目前公證電子文件安全保護(hù)措施只是利用防火墻，密鑰技術(shù)等來保證文件的真實性和安全性。如對掌握了相當(dāng)技術(shù)的人來說，進(jìn)行改動偽造公證電子文件也是很容易的。公證電子文件保存在服務(wù)器上，也會給公證電子文件的安全和真實帶來隱患。目前，這些問題的消極影響尚不明顯，但若不及時加以解決，將會成為提高公證電子文件管理水平的嚴(yán)重障礙。

四、加強(qiáng)公證電子文件檔案化管理提高查存速度的方法與途徑

公證電子文件有別于傳統(tǒng)的檔案文件，它必須通過復(fù)雜的編碼和解碼過程，才能提供利用，與載體沒有必然的聯(lián)系，它可以復(fù)制并存儲于不同介質(zhì)之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時隨地調(diào)出查閱所需的檔案信息。面對全新的公證電子文件管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無法適應(yīng)，因此，適應(yīng)現(xiàn)代管理制度和信息社會的發(fā)展，加強(qiáng)公證電子文件歸檔工作，對公證電子文件實行檔案化管理成為一個可供選擇的出路。

（一）公證電子文件實行檔案化管理。

那什么是公證電子文件檔案化管理呢？公證電子文件檔案化管理，就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗和形式基礎(chǔ)上，結(jié)合公證電子文件自身的特點(diǎn)，采用先進(jìn)的計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有針對性的汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對電子檔案實行文件級的管理，對本部門、本地區(qū)形成的公證電子文件實行社會化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理，從而實現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應(yīng)的成立地區(qū)性、部門性公證電子文件中心或公證電子文件檔案館，本著服務(wù)社會，回報社會的原則，發(fā)揮檔案部門的管理和技術(shù)優(yōu)勢，相對集中地保存和管理公證電子文件，為公證電子文件形成部門提供優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定、安全的存儲環(huán)境和空間，為社會提供真實、準(zhǔn)確、快捷的檔案信息服務(wù)。

（二）公證電子文件文案化采取先進(jìn)管理技術(shù)和理念。

以虛擬、開放、靈活的手段來管理公證電子文件檔案。專業(yè)檔案部門通過計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、圖文掃描、光盤存儲等先進(jìn)技術(shù)手段，對產(chǎn)生的公證電子文件信息進(jìn)行統(tǒng)一的管理，并集中保管、存儲符合公證電子文件形成部門要求的電子檔案，公證電子文件形成部門（全宗構(gòu)成者）以定期或不定期的方式，把日常產(chǎn)生的公證電子文件檔案信息，以標(biāo)準(zhǔn)化的格式通過網(wǎng)絡(luò)傳遞給檔案部門，由檔案部門進(jìn)行分類、整理、編目，分別存儲在檔案部門主服務(wù)器相應(yīng)的存儲空間里，在必要時檔案信息還可以脫機(jī)存儲到其它更安全的介質(zhì)上，并做多個備份，避免自然因素?fù)p壞和非法訪問。檔案部門對公證電子文件檔案信息采取維護(hù)公證電子文件產(chǎn)生原始性的原則進(jìn)行管理，為信息存儲單位提供信息查詢功能。

（三）公證電子文件的歸檔查存要與傳統(tǒng)有別。

一是公證電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使公證電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，公證電子文件在形成過程中要隨時進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的公證電子文件的原始性、真實性和準(zhǔn)確性，保證公證電子文件的法律憑證地位。二是公證電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。公證電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響公證電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到公證電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到公證電子文件后對文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的公證電子文件檔案，以便將來計算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。三是公證電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為公證電子文件的特殊性，可以達(dá)到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應(yīng)的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時?可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強(qiáng)度。四是公證電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為公證電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)公證電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。

（四）明確公證電子文件的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、條件，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。

首先，確定歸檔范圍是保證電子檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。在對公證電子文件進(jìn)行歸檔時，需將經(jīng)過整理的公證電子文件確定屬性后再歸檔保存。要有完整、齊全的公證電子文件相輔。對于收發(fā)文來說，必須是全文信息，從文件設(shè)計、修改和形成階段做起，使公證電子文件格式與環(huán)節(jié)相匹配。確保公證電子文件的歸檔質(zhì)量，認(rèn)真檢查公證電子文件內(nèi)容是否完整、真實、有效，是否感染電子病毒。一般從計算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)的存貯器上拷貝或刻錄到可移動的磁盤或光盤等載體，便于長期保存。嚴(yán)格按照不同的保管期限，分別歸檔，分盒排列，分柜保管。其次，明確電子文檔管理標(biāo)準(zhǔn)。計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)深入到社會的各個領(lǐng)域和角落，隨著公證電子文件的不斷產(chǎn)生使工作效率及社會效益有了明顯的提高，同樣也涉及到了許多問題。如：安全、保密、歸檔、管理、利用等問題。這就需要抓緊制定公證電子文件的管理標(biāo)準(zhǔn)，如公證電子文件的登記、命名、歸檔、鑒定、收集、防護(hù)、安全、密級以及專利維護(hù)等標(biāo)準(zhǔn)，逐步完善公證電子文件的全過程管理制度，做到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化。第三，建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)體系。公證電子文件的歸檔管理還在摸索之中，在某些單位或部門，辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，沒有形成網(wǎng)絡(luò)體系，不同軟件形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，給公證電子文件歸檔造成困難。其主要原因：一是沒有統(tǒng)一管理，同一單位政出多門，多層管理，多數(shù)檔案工作者缺乏計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識，使建成的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不能完全符合檔案傳輸要求。二是公證電子文件是靠網(wǎng)絡(luò)生存，一旦網(wǎng)絡(luò)被破壞，公證電子文件就會丟失。第四，提高公證電子文件的歸檔管理質(zhì)量，依法管理公證電子文件。由于各種因素，公證電子文件的法律效力尚不明確，由于沒有固定的載體，目前還沒有杜絕偽造、刪除、修改和抵御病毒的有效辦法。這要求我們在工作中要形成一套完整的公證電子文件管理體系，經(jīng)常與形成公證電子文件的部門加強(qiáng)聯(lián)系，提前介入，充分利用辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)電子檔案管理創(chuàng)新，建立一個嶄新而不失特色的電子檔案體系。

篇8

關(guān)鍵詞： 電子檔案； 傳統(tǒng)檔案； 管理

中圖分類號： G276 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號： 1009-8631（2012）10-0041-01

電子文件檔案與傳統(tǒng)檔案相同之處，它們都具有檔案的基本屬性――原始性。對電子的內(nèi)容進(jìn)行修改非常容易，而且改后不留痕跡，但勢必埋下安全隱患，同時，還可對電子文件進(jìn)行壓縮處理，改變電子文件的清晰度和對比度等等，造成“原件”識別困難。相比之下，相對紙質(zhì)文件內(nèi)容進(jìn)行增刪，改而不留痕跡是不可能的。紙質(zhì)文件一旦形成原件中所含的內(nèi)容和形式特征就不會發(fā)生變化，人們可以從這些信息上確認(rèn)文件的原始性。電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生任何變化，人們便難以確認(rèn)它的原始性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集，積累開始就要進(jìn)行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況。電子文件形成、處理、保管過程的真實記錄可以證實電子文件的原始性和真實性。

電子文件管理系統(tǒng)本身也應(yīng)具有實時記錄功能，隨時將需要保留的信息記錄下來。由于這種“跟蹤記錄”具有原始性，它可以成為證實電子文件真實可靠的有效依據(jù)。對于收集、積累階段就在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上傳遞的電子文件，可通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的自動記錄功能記錄有關(guān)信息，對于以存儲載體方式進(jìn)行收集，積累的電子文件，還要輔以必要的人工記錄。傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是以擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上修改，一經(jīng)形成后，馬上貯存到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已經(jīng)總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機(jī)磁盤或光盤中。因次，它對計算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值“的文件，還應(yīng)包括文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。二者間的不同之處具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

一、電子文件檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同

電子文件可以在文件辦理完畢后隨時歸檔，或在某一時間周期內(nèi)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，有檔案工作人員接受登記，按事由原始給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔和完整率，另一方面也負(fù)荷電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

二、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同

電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得發(fā)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性，保證電子文件的法律憑證地位。

三、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異

電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機(jī)的發(fā)展文件形成部門的配合，檔案部門在接受到電子文件后對文件進(jìn)行合適轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存貯的檔案，保證信息資源方便利用。

四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同

因為電子文件的特殊性，可以達(dá)到文件相應(yīng)的分類號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強(qiáng)度。

五、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同

只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠(yuǎn)程登錄方式，中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子文件檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長期保存，是人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。隨著檔案信息電子化的發(fā)展趨勢，提高單位電子檔案管理水平勢在必行，本人認(rèn)為還應(yīng)該從以下幾個方面入手：

（1）從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手。

（2）嚴(yán)格電子文件的歸檔管理。

（3）健全電子文件的檢查審核制度。

（4）規(guī)范公文制作和控制程序。

（5）加強(qiáng)電子文件軟、硬件設(shè)施管理。

篇9

各地建設(shè)工程電子文件的歸檔模式

從各地城建檔案系統(tǒng)的情況看，目前建設(shè)工程電子文件的歸檔大致有以下四種模式。

1　不借助電子文件歸檔管理軟件的模式

這種模式的運(yùn)作方式是：城建檔案館沒有開發(fā)建立建設(shè)工程電子文件歸檔管理軟件，要求建設(shè)單位(包括勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理單位，下同)按照一定的格式要求，將紙質(zhì)的工程檔案掃描加工成電子文件后，以光盤形式向城建檔案館報送。這種模式簡稱為“無軟件模式”。無錫城建檔案館采用該模式。

2　借助電子文件歸檔軟件掃描紙質(zhì)檔案的模式

這種模式的運(yùn)作方式是：城建檔案館開發(fā)建立了專門的建設(shè)工程電子文件歸檔管理軟件，發(fā)放給建設(shè)單位；建設(shè)單位將紙質(zhì)工程檔案全部掃描成電子文件，通過電子文件歸檔軟件收集起來，然后以離線形式報送到城建檔案館。這種模式簡稱為“歸檔軟件+掃描”模式。天津、廣州城建檔案館采用該模式。

3　通過電子文件歸檔軟件將電子文件轉(zhuǎn)換成固定通用格式的模式

這種模式的運(yùn)作方式是：城建檔案館開發(fā)建立了專門的建設(shè)工程電子文件歸檔管理軟件，發(fā)放給建設(shè)單位；建設(shè)單位將工程建設(shè)活動中產(chǎn)生的電子文件，通過電子文件歸檔軟件轉(zhuǎn)換成一種通用的、不能隨意修改、只讀形式的固定格式，然后直接歸檔，無須掃描；對其他一些不能掌握電子版的文件，如工程規(guī)劃許可證、施工許可證、材料產(chǎn)品合格證等，建設(shè)單位再通過掃描方式導(dǎo)人電子文件歸檔軟件，最后以離線或在線形式報送到城建檔案館。這種模式簡稱為“歸檔軟件+格式轉(zhuǎn)換+掃描”模式。蘇州、昆山城建檔案館采用該模式。

4　建設(shè)工程資料編制與電子文件歸檔一體化管理模式

這種模式的運(yùn)作方式是：城建檔案館開發(fā)建立了專門的建設(shè)工程資料編制與電子文件歸檔一體化管理軟件，把記錄工程建設(shè)活動必需的各種資料表格及其他工程文件的格式、要求等納入到軟件中，發(fā)放給建設(shè)單位；建設(shè)單位通過軟件直接編制工程資料，形成工程電子文件，工程結(jié)束后軟件將電子文件自動轉(zhuǎn)換成一種通用的、不能隨意修改、只讀形式的固定格式，直接完成工程電子文件的歸檔；對其他一些不能掌握電子版的文件，建設(shè)單位再通過掃描方式導(dǎo)入一體化管理軟件，最后以離線或在線形式報送到城建檔案館。這種形式簡稱為“資料文檔一體化軟件+格式轉(zhuǎn)換+掃描”模式。珠海、大連、蕪湖市城建檔案館采用該模式。

各種工程電子文件歸檔模式的利弊

建設(shè)工程電子文件是指在工程建設(shè)過程中，通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

同傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比較，建設(shè)工程電子文件具有占用空間少、存儲攜帶方便、傳輸速度快、排版制作容易、更改復(fù)制簡便、搜索利用快捷等突出優(yōu)點(diǎn)。但如果將電子文件作為檔案保存，又存在許多弱點(diǎn)，主要表現(xiàn)在：電子文件內(nèi)容信息的不穩(wěn)定性，即電子文件可以隨意更改、刪除、增加，且不留任何痕跡；電子文件對設(shè)備和軟件的依賴性，即電子文件必須借助計算機(jī)等中間設(shè)備和計算機(jī)管理軟件才能讀??；信息與載體的可分離性。

在分析了建設(shè)工程電子文件的特點(diǎn)之后，現(xiàn)在再來看上述四種歸檔模式哪一個更適合于建設(shè)工程電子文件的歸檔。

1　關(guān)于“無軟件模式”

“無軟件模式”不能記錄建設(shè)工程電子文件產(chǎn)生的背景、結(jié)構(gòu)、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式等相關(guān)信息，不能獲取元數(shù)據(jù)，因而不能保證電子文件的真實性、有效性和完整性，是一種不可取的電子文件歸檔方式。

2　關(guān)于“歸檔軟件+掃描”模式

這種模式建立了電子文件歸檔軟件，對保證建設(shè)工程電子文件的真實性、完整性和有效性具有一定的保障作用。但缺點(diǎn)是：第一，由于這種模式是在紙質(zhì)文件已經(jīng)形成后，經(jīng)過掃描才納入電子文件歸檔管理系統(tǒng)的，電子文件形成過程并沒有納入管理系統(tǒng)，因此該模式并沒有實現(xiàn)真正意義上的“全程管理”和“前端控制”，因而在保證文件真實性、完整性和有效性方面還存在一定距離。第二，全部建設(shè)工程電子文件都通過掃描獲取電子文件，會花費(fèi)大量資金，從經(jīng)濟(jì)上講不能實現(xiàn)節(jié)約。第三，掃描文件占用的存儲空間通常要比許多電子文件如doc、excel格式文件大得多，同樣一份文件，其掃描件所占空間是doc、excel文件的50倍以上。大量掃描文件導(dǎo)人城建檔案館為管理館藏檔案而建立的城建檔案管理系統(tǒng)，會大大降低城建檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行速度，甚至?xí)?dǎo)致系統(tǒng)的癱瘓。第四，掃描文件通常為影像文件，文件內(nèi)容識別率低，不能直接進(jìn)行全文檢索。

3　關(guān)于“歸檔軟件+格式轉(zhuǎn)換+掃描”模式

這種模式的優(yōu)點(diǎn)包括：第一，建立了電子文件歸檔軟件，對保證建設(shè)工程電子文件的真實性、完整性和有效性起到了一定的保障作用。第二，以電子文件格式轉(zhuǎn)換替代了大部分紙質(zhì)文件的掃描，節(jié)約了掃描費(fèi)用。第三，將工程電子文件轉(zhuǎn)換成固定通用格式如PDF，在一定程度上固化了原有電子文件內(nèi)容，有效防止了電子文件歸檔后的隨意改動，對保障電子文件的原始性具有重要作用。第四，將電子文件轉(zhuǎn)換成固定通用格式，可以有效保護(hù)文件形成單位的知識產(chǎn)權(quán)，避免給文件形成單位造成損失。第五，將所有工程電子文件轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一格式，可以方便城建檔案館和其他用戶查閱利用。

但這種模式的缺點(diǎn)是：第一，由于這種模式是在電子文件形成后，經(jīng)過格式轉(zhuǎn)換才納入電子文件歸檔管理系統(tǒng)的，電子文件的形成過程并沒有納入管理系統(tǒng)，因此該模式也沒有實現(xiàn)真正意義上的“全程管理”和“前端控制”。第二，格式轉(zhuǎn)換不能完全取代掃描，工程建設(shè)單位還有一部分資料確實沒有辦法掌握電子文件，只能掃描。

4　關(guān)于“資料文檔一體化軟件+格式轉(zhuǎn)換+掃描”模式

這種模式建立了工程資料編制與電子文件歸檔一體化管理軟件，從源頭上控制了工程電子文件的形成過程，有助于記錄和保存工程電子文件產(chǎn)生的背景、內(nèi)容和結(jié)構(gòu)信息，有助于獲取電子文件元數(shù)據(jù)，對保證工程電子文件的真實性、完整性和有效性具有重要作用。

建設(shè)工程電子文件歸檔的最佳模式

通過對幾種歸檔模式的分析可以得出結(jié)論：建立建設(shè)工程資料編制與電子文件歸檔一體化管理軟件，工程資料的編制與電子文件的歸檔統(tǒng)一由管理軟件來完成，對工程電子文件實行全程控制，同時，將工程建設(shè)活動中形成的電子文件轉(zhuǎn)換成固定通用格式，對一些特殊資料如工程前期文件等采取掃描歸檔，這樣一種模式是目前為止最科學(xué)合理、切實可行、最符合檔案管理要求的一種歸檔模式。

采用這種模式，需要注意以下問題。

1　關(guān)于建設(shè)工程資料編制和電子文件歸檔一體化管理軟件

建設(shè)工程資料編制和電子文件歸檔一體化管理軟件是目前開展工程電子文件歸檔工作最理想的工具，城建檔案館開發(fā)建立這樣一個軟件，既方便工程建設(shè)單位的資料編制，又有利于工程電子文件的歸檔，還有助于數(shù)字城建檔案館的建設(shè)。但在各地工作實踐中，很多地方建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)?shù)毓こ藤|(zhì)量監(jiān)督站的要求，正在使用專門的工程資料編制軟件，這種情況下城建檔案館再強(qiáng)行推廣使用一體化管理軟件，會與原有的工程資料編制軟件發(fā)生沖突，給建設(shè)單位帶來負(fù)擔(dān)。合理解決這一問題，方法之一是城建檔案館與工程資料編制軟件開發(fā)單位協(xié)商，在工程電子文件歸檔管理軟件中建立與資料編制軟件的接口；方法之二是要求有關(guān)部門和單位在開發(fā)工程資料編制軟件時，按照電子檔案管理要求，把工程電子檔案元數(shù)據(jù)等內(nèi)容納入軟件開發(fā)工作中，同時增加電子文件歸檔管理功能，該功能的設(shè)計要與城建檔案館已經(jīng)使用的城建檔案管理軟件搞好對接。

2　關(guān)于電子簽章

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)工程文件資料中，需要簽章的文件十分繁多。如果電子文件沿用紙質(zhì)文件的做法，那么對一個工程項目來講，所有參建單位的簽章人員累加起來會達(dá)到上百人，電子文件的簽章會變得難以操作，這主要在于電子簽章的認(rèn)證問題。按照國家規(guī)定，要使電子簽章具有法律效力，必須到國家工業(yè)和信息化部批準(zhǔn)的專門認(rèn)證機(jī)構(gòu)去辦理認(rèn)證手續(xù)。工程監(jiān)理和施工單位人員眾多、變動頻繁，再加上每年的定期年檢，強(qiáng)制要求電子簽章會給這些單位帶來很大的人力負(fù)擔(dān)和經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。一個較為可行的解決辦法是簡化電子簽章要求，即所有工程文件不需要個人簽章，只需要單位簽章即可。凡是需要個人簽章的地方均采取計算機(jī)打字錄入方式，但是每份文件上均要有單位的電子簽章，以示對文件的真實性負(fù)責(zé)。這樣，一個工程項目只需要建設(shè)單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工單位等幾個單位的電子簽章即可。

篇10

對于信息資源管理的重視最先興起與國外，這也就在時間上直接領(lǐng)先于我國，信息化程度建設(shè)尤其以歐美最為突出，這也就決定了其在電子檔案管理領(lǐng)域領(lǐng)先于世界先進(jìn)水平。歐美國家之所以能夠不斷提高其信息化管理的水平程度，很大原因在于國家對于信息資源的重視，以制定符合自身發(fā)展需求的法律法規(guī)來保障電子檔案的安全，確保電子檔案管理工作的有效運(yùn)行。以美國為例，其制定的有關(guān)電子檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)適用于政府、組織、個人的電子檔案信息，并督促政府對于公眾信息的公開，以《信息自由法》保障公民的信息自由和國家的信息安全，以《陽光政府法》（又名《聯(lián)邦公開會議法》）來確保政府信息的公開程度，切實保障公民的知情權(quán)和參與權(quán)；此外，針對于個人的電子信息檔案安全，政府還出臺了《信息安全法》來對“國家安全系統(tǒng)”進(jìn)行概念界定，授權(quán)各管理部門行使國家信息安全管理職責(zé)，并嚴(yán)懲非法侵入、盜用合法信息的犯罪行為，切實保障電子檔案建設(shè)的有效推行。此外，美國還對社會電子檔案建設(shè)進(jìn)行規(guī)劃引導(dǎo)，以撥款推行“電子政務(wù)計劃”來保護(hù)國家信息資源的安全。相比較歐美，我國的電子檔案管理相關(guān)法律法規(guī)盡管已經(jīng)逐漸步入法制化進(jìn)程，但對于信息的分類和界定尚不明確，現(xiàn)目前頒布的一系列法律法規(guī)（如《計算機(jī)病毒防治管理辦法》、《互聯(lián)網(wǎng)電子公告服務(wù)管理規(guī)定》、《金融機(jī)構(gòu)信息計算機(jī)信息安全保護(hù)工作暫行規(guī)定》等）主要側(cè)重于對互聯(lián)網(wǎng)信息安全的保護(hù)，而對于大概念下的電子檔案建設(shè)管理未有具體的法律法規(guī)保障，對電子檔案的憑證依據(jù)作用沒有明確的法律規(guī)范，法律效力較弱，立法體系較不完善，并且在缺乏統(tǒng)一的立法指導(dǎo)之下，各級政府以行政立法程序的啟動促使了重行政立法、輕權(quán)力機(jī)關(guān)立法的現(xiàn)象產(chǎn)生，直接導(dǎo)致了法律效力的薄弱，無法以明確的法律思想來指導(dǎo)立法工作的展開。

二、理念指導(dǎo)：未能形成獨(dú)具特色的管理理念

電子檔案建設(shè)與管理本身是一項耗資巨大、工程復(fù)雜的大工程，要做到電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理，以二者的優(yōu)化結(jié)合的管理理念來指導(dǎo)管理工作，從而確保檔案信息之間的優(yōu)化互補(bǔ)，既能確保檔案信息的原始性和真實性，又能確保其存儲壽命和無限擴(kuò)大的存儲空間，實現(xiàn)共享、加快傳播、方便管理。整合管理有利于提取電子檔案和紙質(zhì)檔案兩者的精華，實現(xiàn)安全的檔案屬性轉(zhuǎn)化，推動檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，推動檔案建設(shè)信息社會化、信息公開程度地不斷提高。與國外先進(jìn)的管理理念相比較，我國現(xiàn)階段所采用的電子檔案管理理念已經(jīng)無法適應(yīng)于快速發(fā)展的電子檔案建設(shè)管理的需求，其無法做到保障電子檔案信息內(nèi)容的真實，無法保障電子檔案信息的安全，無法保障電子檔案快速傳播、方便管理、安全利用，因此結(jié)合國外先進(jìn)的管理理念，我國在管理理念的建設(shè)上亟需革新。

1.實施前端控制和全程管理這是一種提高電子檔案建設(shè)效率和管理效率的科學(xué)管理理念，要求在建設(shè)初級階段便要對電子檔案管理進(jìn)行督促和全程跟蹤規(guī)劃，并鑒定檔案的價值，以歸檔標(biāo)識來確保檔案信息的安全，并方便了后期對于檔案的利用，有效地防止了紙質(zhì)檔案在運(yùn)輸和輸入過程中的遺失、破損、泄露等事件的發(fā)生。

2.加強(qiáng)檔案控制在檔案建設(shè)時就要對電子檔案進(jìn)行分類規(guī)范，要明確其歸檔范圍、檔案價值、形成時間及方式等具體明細(xì)，以確保后期被管理者失誤刪除和更改等事件發(fā)生，從而保障電子檔案的信息安全，并且能夠方便管理人員的鑒別、保管和檢索尋找。

三、運(yùn)行漏洞：管理模式上的弊端