財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的優(yōu)點(diǎn)范文
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篇1
關(guān)鍵詞:共享服務(wù)理念 集團(tuán)公司 財(cái)務(wù)管理 信息化
企業(yè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)理念,主要指將企業(yè)的多個(gè)分、子公司的財(cái)務(wù)管理,通過(guò)系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)、完整的共享服務(wù)集中起來(lái),這個(gè)組織就是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。它給企業(yè)的財(cái)務(wù)管理帶來(lái)了許多的便利,是目前公認(rèn)的財(cái)務(wù)部門(mén)實(shí)現(xiàn)信息化管理的最好方法之一。在集團(tuán)公司財(cái)務(wù)管理方面,經(jīng)常運(yùn)用共享服務(wù)中心的管理模式能夠提升企業(yè)財(cái)務(wù)管理的水平。
一、集團(tuán)公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的功能
作為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,其具體內(nèi)容主要包括財(cái)務(wù)管理、總賬核算、資產(chǎn)管理、存貨核算、工程核算、費(fèi)用報(bào)銷、資金集中管理、集中財(cái)務(wù)報(bào)告等一些基礎(chǔ)性的業(yè)務(wù)。它的最大優(yōu)點(diǎn)就是最大化地通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化提升管理效率,降低企業(yè)成本,提升財(cái)務(wù)管理信息化的水平。其功能主要表現(xiàn)在:
(一)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息的整合
企業(yè)的基礎(chǔ)性財(cái)務(wù)工作都是通過(guò)財(cái)務(wù)共享中心的具有專業(yè)水平的會(huì)計(jì)人員實(shí)行,可以減小財(cái)務(wù)管理人員的工作量,使其把重心轉(zhuǎn)移在企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)策略上。另外,在財(cái)務(wù)預(yù)算管理、資金核算以及制定運(yùn)用政策時(shí),財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心能夠提供完整、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息。
(二)強(qiáng)化監(jiān)督控制
大多數(shù)企業(yè)基層單位的財(cái)務(wù)管理都受到人際關(guān)系和內(nèi)部環(huán)境的潛在影響。在運(yùn)用財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心模式以后,由于其直接屬于總部管理,同時(shí)財(cái)務(wù)工作程序的不同,使得業(yè)務(wù)掌握在不同財(cái)務(wù)工作人員的手中,財(cái)務(wù)工作面對(duì)的不是固定的業(yè)務(wù)工作者,這樣就可以減小的可能性。
(三)控制企業(yè)生產(chǎn)成本,提升管理水平
在企業(yè)的發(fā)展規(guī)模不斷壯大時(shí),其財(cái)務(wù)工作量也會(huì)隨之增大,這時(shí)運(yùn)用財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心模式,實(shí)行統(tǒng)一管理,財(cái)務(wù)工作就會(huì)保持穩(wěn)定。如果成立新的分公司或者是收購(gòu)其他企業(yè),財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心就可以為其提供財(cái)務(wù)支持,降低財(cái)務(wù)審計(jì)支出,節(jié)約培訓(xùn)資金等。
(四)提高財(cái)務(wù)管理會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確率和質(zhì)量
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的財(cái)務(wù)工作人員的業(yè)務(wù)水平更加專業(yè),因而可以提供更加優(yōu)質(zhì)的財(cái)務(wù)信息管理服務(wù)。
二、集團(tuán)公司財(cái)務(wù)管理信息化的內(nèi)容和特征
(一)集團(tuán)公司財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容
1.會(huì)計(jì)事務(wù)處理信息系統(tǒng)。企業(yè)的會(huì)計(jì)事務(wù)信息系統(tǒng)主要處理和解決公司的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù),其經(jīng)常是由幾個(gè)作用不相同的分系統(tǒng)構(gòu)成,每個(gè)系統(tǒng)都會(huì)處理自身特定的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),它們之間相互傳遞信息和儲(chǔ)存信息,形成一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)。
2.財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)。企業(yè)的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)主要處理企業(yè)的結(jié)構(gòu)化財(cái)務(wù)問(wèn)題,使其更加規(guī)范,形成固定的處理模式。財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)主要是以企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),以及有關(guān)財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)作為其處理的依據(jù),對(duì)公司的財(cái)務(wù)結(jié)構(gòu)化問(wèn)題實(shí)行自動(dòng)或者是半自動(dòng)的處理,它的主要目標(biāo)是把企業(yè)的目光引向存在的問(wèn)題和新的發(fā)展方向。
3.企業(yè)財(cái)務(wù)決策支持系統(tǒng)。在目前的集團(tuán)公司財(cái)務(wù)管理中,經(jīng)常存在的問(wèn)題大都是半結(jié)構(gòu)化或者是非結(jié)構(gòu)化的,這些問(wèn)題都比較難以精準(zhǔn)預(yù)測(cè),而且對(duì)其的處理方法也不是固定的,有很大的靈活性。因此,就需要企業(yè)的財(cái)務(wù)決策支持系統(tǒng)處理這些問(wèn)題。這一系統(tǒng)是一種變換性很強(qiáng)的交互式IT財(cái)務(wù)系統(tǒng),財(cái)務(wù)工作人員可以通過(guò)多種不同的模型,詳細(xì)提供各種方案,為企業(yè)管理層制定符合實(shí)際的決策提供有力的支持。
4.集團(tuán)企業(yè)組織互聯(lián)系統(tǒng)。企業(yè)財(cái)務(wù)管理的組織互聯(lián)系統(tǒng)的主要作用就是把企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)之間,以及不同企業(yè)之間的財(cái)務(wù)以及相關(guān)信息互動(dòng)連接起來(lái),保證集團(tuán)企業(yè)的生產(chǎn)、決策、經(jīng)營(yíng)各個(gè)環(huán)節(jié)都能夠順利進(jìn)行。
(二)集團(tuán)公司財(cái)務(wù)管理信息化特征
1.采用先進(jìn)的現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理技術(shù)。企業(yè)財(cái)務(wù)管理運(yùn)用遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)化財(cái)務(wù)管理等多種先進(jìn)管理技術(shù),利用信息平臺(tái)和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)把不同地區(qū)的分公司運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)連接起來(lái),就可以完成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息的遠(yuǎn)程處理,保證信息的及時(shí)傳送,遠(yuǎn)程財(cái)務(wù)審計(jì)和監(jiān)控等業(yè)務(wù)都可以同步實(shí)現(xiàn)。
2.合理有效的集團(tuán)財(cái)務(wù)管理。集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化不僅包括財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算、還有運(yùn)營(yíng)成本、財(cái)務(wù)信息分析和統(tǒng)計(jì)、集團(tuán)財(cái)務(wù)管理等多項(xiàng)不同的作用。集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)信息化進(jìn)行數(shù)據(jù)的集中處理和解決,進(jìn)而能夠?qū)崿F(xiàn)合理有效地財(cái)務(wù)信息管理。
3.運(yùn)用科學(xué)的企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)。集團(tuán)企業(yè)的財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)是一種交互式極強(qiáng)的信息系統(tǒng),它可以將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)事務(wù)處理系統(tǒng)、管理處理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)決策支持系統(tǒng)很好地結(jié)合在一起,能夠協(xié)助財(cái)務(wù)管理人員識(shí)別存在的問(wèn)題,還可以運(yùn)用把輔助信息資源和實(shí)際狀況相結(jié)合的方式,使財(cái)務(wù)管理人員從不同角度認(rèn)識(shí)問(wèn)題,尋求機(jī)會(huì)。
三、建設(shè)集團(tuán)公司財(cái)務(wù)信息化管理共享服務(wù)中心的對(duì)策
當(dāng)前,許多集團(tuán)公司的財(cái)務(wù)管理流程和會(huì)計(jì)核算制度基本都實(shí)現(xiàn)了集中統(tǒng)一,為了進(jìn)一步為企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ),更深層次地變革財(cái)務(wù)管理流程,就需要基于共享服務(wù)理念,建立企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,以便能夠?yàn)槎鄠€(gè)不同的子公司提供財(cái)務(wù)服務(wù),進(jìn)而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的信息化、規(guī)范化和專業(yè)化。集團(tuán)公司建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心的具體對(duì)策如下:
(一)構(gòu)建財(cái)務(wù)服務(wù)共享中心的總體結(jié)構(gòu),實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化管理
集團(tuán)公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的總體結(jié)構(gòu)可以根據(jù)如下的步驟構(gòu)建:一級(jí)結(jié)構(gòu)是集團(tuán)總部財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。二級(jí)結(jié)構(gòu)根據(jù)企業(yè)的最重要財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)類別,可以分成主要經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)一、主要經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)二、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化共享服務(wù)中心。如果集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部門(mén)已經(jīng)在使用ERP信息系統(tǒng),依據(jù)其每種業(yè)務(wù)的不同模塊,還可以在不同的二級(jí)服務(wù)中心下再詳細(xì)設(shè)立三級(jí)共享服務(wù)中心,主要有:企業(yè)物資、運(yùn)營(yíng)成本、總資產(chǎn)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、股權(quán)、風(fēng)險(xiǎn)控制、財(cái)務(wù)預(yù)算等多個(gè)子中心。這樣一來(lái),集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的管理人員就對(duì)自己的工作有更深刻的認(rèn)識(shí),可以有效支持財(cái)務(wù)管理的運(yùn)營(yíng)。另外,借助集團(tuán)公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,集團(tuán)總部的每項(xiàng)發(fā)展戰(zhàn)略和財(cái)務(wù)管理都能夠及時(shí)傳遞到不同分公司的財(cái)務(wù)管理層,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的信息化。
(二)構(gòu)建實(shí)業(yè)集團(tuán)公司的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的流程與制度體系,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化管理
要實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司財(cái)務(wù)的信息化管理,就要進(jìn)一步健全財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的流程和制度體系,這需要涉及相關(guān)的財(cái)務(wù)管理內(nèi)部流程,還要結(jié)合與流程有關(guān)的所有財(cái)務(wù)管理,并進(jìn)行科學(xué)調(diào)整,運(yùn)用ERP就可以完成這個(gè)任務(wù)。集團(tuán)公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的流程和制度體系主要包括四個(gè)方面的內(nèi)容:流程規(guī)范、崗位職責(zé)、財(cái)務(wù)管理方式、財(cái)務(wù)考核制度。財(cái)務(wù)流程規(guī)范是指主要業(yè)務(wù)程序和操作規(guī)范,業(yè)務(wù)審批程序等,同時(shí)將內(nèi)部控制的有關(guān)規(guī)范融入在ERP系統(tǒng)中。財(cái)務(wù)工作崗位職責(zé)指根據(jù)企業(yè)流水線生產(chǎn)以后每個(gè)崗位的具體職責(zé)范圍和生產(chǎn)要求。財(cái)務(wù)管理方式主要是指企業(yè)工作人員的報(bào)賬管理、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理以及有關(guān)配套制度的規(guī)范。財(cái)務(wù)考核制度主要有在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)行時(shí)的具體評(píng)價(jià)和內(nèi)部考核制度等。
(三)借助IT技術(shù)支持,實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司財(cái)務(wù)的信息化管理
要使集團(tuán)公司財(cái)務(wù)的管理實(shí)現(xiàn)信息化,就需要財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心把財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、以及ERP等系統(tǒng)連接起來(lái),把財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心制定的相關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)范都滲透到這些系統(tǒng)當(dāng)中。一方面就是處理實(shí)物票據(jù)和財(cái)務(wù)工作單據(jù)之間的傳遞問(wèn)題,運(yùn)用財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心平臺(tái),把實(shí)物票據(jù)傳遞給各分公司的財(cái)務(wù)管理工作者,在EPR運(yùn)行以后,財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)單據(jù)都可以用電子版來(lái)傳遞,這樣就可以為集團(tuán)公司的遠(yuǎn)程審核提供便利。另一方面就是財(cái)務(wù)績(jī)效測(cè)評(píng)問(wèn)題的處理,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的管理人員要和不同分公司的財(cái)務(wù)工作人及時(shí)溝通交流,同時(shí)為其做好相應(yīng)的財(cái)務(wù)支持和服務(wù),進(jìn)一步實(shí)行績(jī)效測(cè)評(píng)系統(tǒng),增強(qiáng)財(cái)務(wù)服務(wù)意識(shí),進(jìn)而實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司財(cái)務(wù)的信息化管理。
四、結(jié)束語(yǔ)
伴隨著共享服務(wù)理念在集團(tuán)公司財(cái)務(wù)管理中的廣泛運(yùn)用,各大企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)管理信息化的實(shí)現(xiàn)也越來(lái)越重視,財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)在集團(tuán)公司財(cái)務(wù)管理工作中發(fā)揮的作用也更加重要。因此,集團(tuán)公司就要充分發(fā)揮共享服務(wù)理念的作用,構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,進(jìn)而完善財(cái)務(wù)管理制度,建立財(cái)務(wù)管理信息化的整體規(guī)劃和發(fā)展思路,處理財(cái)務(wù)工作在現(xiàn)代網(wǎng)路技術(shù)發(fā)展過(guò)程中遇到的各種問(wèn)題,實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司財(cái)務(wù)的信息化管理。
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財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè),對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是一個(gè)全方位的財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型,需要從戰(zhàn)略、流程、人員及組織、系統(tǒng)和技術(shù)、設(shè)備及選址5個(gè)方面統(tǒng)籌考慮和落實(shí)。
1.1戰(zhàn)略方面
基于企業(yè)的業(yè)務(wù)戰(zhàn)略,結(jié)合最佳實(shí)踐和行業(yè)特點(diǎn),規(guī)劃財(cái)務(wù)組織未來(lái)的整體定位和角色。通過(guò)財(cái)務(wù)共享中心的成立,實(shí)現(xiàn)從核算型財(cái)務(wù)向決策型財(cái)務(wù)的轉(zhuǎn)變,逐步發(fā)揮財(cái)務(wù)作為戰(zhàn)略性業(yè)務(wù)伙伴、高效業(yè)務(wù)處理者、公司風(fēng)險(xiǎn)管理者的作用。隨著共享服務(wù)中心的成立,企業(yè)的財(cái)務(wù)職能分成了3部分:集團(tuán)總部財(cái)務(wù)規(guī)劃和管控職能、共享中心財(cái)務(wù)交易處理職能、當(dāng)?shù)刎?cái)務(wù)支持和分析職能。首先,在橫向上需要清晰地界定財(cái)務(wù)共享中心與其他財(cái)務(wù)職能的關(guān)系。總部財(cái)務(wù)行使財(cái)務(wù)管理高級(jí)職能,為當(dāng)?shù)刎?cái)務(wù)部門(mén)和共享中心提供財(cái)務(wù)指導(dǎo)及風(fēng)險(xiǎn)控制。財(cái)務(wù)共享中心通過(guò)集中化、標(biāo)準(zhǔn)化財(cái)務(wù)交易處理,為總部財(cái)務(wù)、當(dāng)?shù)刎?cái)務(wù)提供各種財(cái)務(wù)核算服務(wù)和常規(guī)報(bào)表分析。當(dāng)?shù)刎?cái)務(wù)部門(mén)作為業(yè)務(wù)的伙伴和共享的延伸,為總部財(cái)務(wù)和共享中心分別提供重要的決策支持信息和專項(xiàng)財(cái)務(wù)分析數(shù)據(jù)。其次,在縱向上也要清晰劃分財(cái)務(wù)共享中心與當(dāng)?shù)刎?cái)務(wù)的職責(zé)。根據(jù)實(shí)施財(cái)務(wù)共享中心的成功經(jīng)驗(yàn)來(lái)看,并不是所有的業(yè)務(wù)都可以集中到財(cái)務(wù)共享中心來(lái)操作,只有流程中重復(fù)性高且操作標(biāo)準(zhǔn)的交易處理和核算業(yè)務(wù)可以集中上收到共享中心,充分發(fā)揮共享的規(guī)模化優(yōu)勢(shì)和協(xié)同效應(yīng)。對(duì)于一些與前端業(yè)務(wù)緊密聯(lián)系的工作(如問(wèn)題發(fā)票的跟進(jìn)、原始單據(jù)的掃描和傳遞等),仍然要保留在當(dāng)?shù)氐呢?cái)務(wù)部門(mén),既保證與供應(yīng)商的及時(shí)溝通,提高業(yè)務(wù)響應(yīng)速度,同時(shí),也發(fā)揮財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)流程的監(jiān)督和決策支持作用。
1.2流程方面
在進(jìn)行共享流程的優(yōu)化時(shí),必須遵循完整性、先優(yōu)化后共享、提升管控兼顧降低成本、可操作性4個(gè)設(shè)計(jì)目標(biāo)和原則,建立分類清晰、條線合理和授權(quán)有度的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化流程。首先,以RACI模型為指導(dǎo),確定各流程的橫向?qū)徟鷹l線,以及相應(yīng)條線的職責(zé)。流程的審批條線主要指匯報(bào)線、專業(yè)線、內(nèi)控線。匯報(bào)線通常是靠近業(yè)務(wù)發(fā)生端的部門(mén)負(fù)責(zé)人,對(duì)于業(yè)務(wù)發(fā)生的真實(shí)性與合理性進(jìn)行基本判斷,擁有流程決定權(quán)。專業(yè)線通常是歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)人,以及公司分管副總,對(duì)于業(yè)務(wù)有專業(yè)的判斷以及統(tǒng)籌的安排,也賦予流程決定權(quán),各專業(yè)線審批人員參與流程的程度根據(jù)重要性原則授權(quán)。內(nèi)控線通常指財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人,根據(jù)公司總體運(yùn)行情況對(duì)重要事項(xiàng)執(zhí)行最后的財(cái)務(wù)控制,初期只賦予審核權(quán)不決定流程結(jié)果。各內(nèi)控線審核人員參與流程的程度根據(jù)重要性原則授權(quán),且授權(quán)級(jí)別相對(duì)專業(yè)線授權(quán)審批級(jí)別有一定的依存度。其次,在橫向?qū)徟€條搭建基礎(chǔ)上,實(shí)現(xiàn)流程縱向?qū)徟跈?quán)的設(shè)置。根據(jù)不同流程的屬性、發(fā)生頻次和金額占比,確定各層級(jí)的金額授權(quán)標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于金額小、頻次高的申請(qǐng),盡量簡(jiǎn)化審批流程;對(duì)于金額大、性質(zhì)特殊的申請(qǐng),通過(guò)增加審批層級(jí)加強(qiáng)對(duì)流程的風(fēng)險(xiǎn)控制。這樣,既兼顧了流程的審批效率,同時(shí)也提高了流程的審批管控力度。通過(guò)端到端的流程梳理,實(shí)現(xiàn)橫向和縱向流程一體化貫通,并通過(guò)共享實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的高效標(biāo)準(zhǔn)化處理和集中管控。
1.3人員及組織
在設(shè)置財(cái)務(wù)共享中心人員和組織時(shí),需要考慮組織結(jié)構(gòu)、工作職責(zé)、能力和技能、人員構(gòu)成比例、組織規(guī)模、薪酬及福利、績(jī)效評(píng)估6個(gè)方面的內(nèi)容。下面,重點(diǎn)從組織結(jié)構(gòu)、人員構(gòu)成、組織規(guī)模3個(gè)方面進(jìn)行分析和介紹。首先,是財(cái)務(wù)共享中心組織架構(gòu)的設(shè)置,常見(jiàn)的方案有3種。一種是基于職能的結(jié)構(gòu)設(shè)置。這種設(shè)置方法的優(yōu)點(diǎn)是專業(yè)化強(qiáng),最大程度發(fā)揮共享服務(wù)中心內(nèi)外部的協(xié)同效應(yīng)和規(guī)模效應(yīng)。但是,也存在缺少客戶關(guān)注的缺點(diǎn)。一種是基于客戶/服務(wù)的結(jié)構(gòu)設(shè)置。這種設(shè)置方法的優(yōu)點(diǎn)是更加貼近客戶,強(qiáng)調(diào)服務(wù)意識(shí)、提供地域化/特定客戶群的流程。但是,也存在協(xié)同性差、規(guī)模效應(yīng)和標(biāo)準(zhǔn)化程度低的缺點(diǎn)。一種是組合式結(jié)構(gòu)設(shè)置。結(jié)合財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部各小組的業(yè)務(wù)特點(diǎn),綜合考慮職能和客戶服務(wù)因素的分組方式。這種方法的優(yōu)點(diǎn)是綜合了職能式組織架構(gòu)和面向客戶組織架構(gòu)的優(yōu)點(diǎn),在貼近客戶的同時(shí)也加強(qiáng)了協(xié)同性,發(fā)揮了財(cái)務(wù)共享中心的規(guī)模優(yōu)勢(shì)。在實(shí)際操作中,更推薦第三種組織架構(gòu)設(shè)置方案。其次,是財(cái)務(wù)共享中心人員構(gòu)成和比例的設(shè)置建議。在財(cái)務(wù)共享中心建立初期,可以通過(guò)征調(diào)試點(diǎn)單位人員和抽取項(xiàng)目組人員到共享中心進(jìn)行工作。在財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)入成長(zhǎng)期后,可以逐漸增加外聘人員比例,作為未來(lái)財(cái)務(wù)共享中心人員擴(kuò)充的主要來(lái)源。隨著財(cái)務(wù)共享中心業(yè)務(wù)上收范圍的逐步擴(kuò)大及服務(wù)水平的持續(xù)提升,逐步擴(kuò)大外聘人員比例,最終實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享中心人數(shù)80%為外部招聘這一最終目標(biāo)。第三,是財(cái)務(wù)共享中心未來(lái)組織規(guī)模估算。財(cái)務(wù)共享中心FTE(全職人員)估算方面總體上可以分為兩類:一類是交易量大且工作性質(zhì)重復(fù)的純事務(wù)處理工作,可以通過(guò)交易量和生產(chǎn)率兩個(gè)指標(biāo)進(jìn)行全職人員的估算。另一類是交易量有限且工作性質(zhì)重復(fù)性低的工作,對(duì)于這類工作在進(jìn)行全職人員需求估算時(shí),經(jīng)驗(yàn)重于計(jì)算,很難用公式合理地進(jìn)行計(jì)算,通常需要綜合考慮職責(zé)分工、工作量平衡等因素。
1.4系統(tǒng)和技術(shù)
成立共享中心是否需要廢棄企業(yè)現(xiàn)有的應(yīng)用系統(tǒng)?成立共享中心都需要哪些信息系統(tǒng)來(lái)支撐?信息系統(tǒng)需要具備怎樣的功能才能保障共享中心的正常運(yùn)行?這些都是很多企業(yè)在成立財(cái)務(wù)共享中心之前感到非常困惑的內(nèi)容。實(shí)質(zhì)上,財(cái)務(wù)共享中心是一種管理經(jīng)營(yíng)理念,并不是簡(jiǎn)單地上個(gè)系統(tǒng)就可以實(shí)現(xiàn)的。財(cái)務(wù)共享中心的成功建立涉及到企業(yè)方方面面的變革與提升,信息技術(shù)只是把這種理念和變革固化在系統(tǒng)中進(jìn)行運(yùn)作的工具而已。當(dāng)然,財(cái)務(wù)共享中心的產(chǎn)生和發(fā)展一直伴隨著信息技術(shù)的驅(qū)動(dòng)與配合,也高度依賴信息系統(tǒng)提供的功能支持。財(cái)務(wù)共享中心使用的信息技術(shù)主要包括:統(tǒng)一的ERP系統(tǒng)、工作流管理平臺(tái)、文檔影像處理系統(tǒng)(含掃描)、資金系統(tǒng)、內(nèi)部呼叫平臺(tái)。
1.5設(shè)備及選址
財(cái)務(wù)共享中心的選址通常會(huì)從5個(gè)因素綜合考慮。首先是成本,包括人員成本及辦公場(chǎng)所等固定成本;其次是人力資源,是否容易獲得具有符合要求技能和知識(shí)水平的人力資源;第三是基礎(chǔ)設(shè)施情況,即IT、通信設(shè)備的可靠性以及國(guó)際便利度等;第四是環(huán)境,包括政府的政策支持、城市的競(jìng)爭(zhēng)力和發(fā)展空間等;最后還要考慮和總部的溝通,以及交流的便利程度。基于以上5個(gè)因素的綜合考慮,并結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際特點(diǎn),將財(cái)務(wù)共享中心設(shè)置在由工作技巧、稅務(wù)制度、運(yùn)營(yíng)成本及基礎(chǔ)設(shè)施等條件組成的最佳組合地點(diǎn)運(yùn)營(yíng)。財(cái)務(wù)共享中心的選址確定后,還需要考慮籌備運(yùn)作財(cái)務(wù)共享中心所需要的基本硬件設(shè)備,以及共享不同組別和不同時(shí)期所需的設(shè)備。財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)從戰(zhàn)略、流程、人員及組織、系統(tǒng)和技術(shù)、設(shè)備及選址5個(gè)方面進(jìn)行全面優(yōu)化梳理后,整體的設(shè)計(jì)工作基本完成。根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況及行業(yè)最佳實(shí)踐,建議先梳理優(yōu)化個(gè)別流程,并選擇試點(diǎn)地區(qū)上線運(yùn)行,運(yùn)行平穩(wěn)后再逐步推廣至全公司。后期逐步將其他流程按此方式進(jìn)行推廣,最終實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享中心的全面搭建和運(yùn)行。
2組建財(cái)務(wù)共享中心的潛在風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)策略建議
實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)的好處幾乎眾人皆知,然而,很多企業(yè)對(duì)實(shí)施財(cái)務(wù)共享過(guò)程中的諸多風(fēng)險(xiǎn)卻知之甚少,甚至很多企業(yè)在實(shí)施過(guò)程中因忽視風(fēng)險(xiǎn)管理而偏離成功的軌道?;趯?shí)施財(cái)務(wù)共享中心的經(jīng)驗(yàn),總結(jié)財(cái)務(wù)共享中心實(shí)施過(guò)程中可能面臨的潛在風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)策略主要有以下幾個(gè)方面:
2.1應(yīng)對(duì)企業(yè)變革管理不夠深入的風(fēng)險(xiǎn)
財(cái)務(wù)共享中心的成立對(duì)現(xiàn)有的操作模式改變較大,特別對(duì)前端的業(yè)務(wù)人員,可能完全不同于以往的操作方式。另外,由于新流程更加規(guī)范的操作要求,難免增加員工對(duì)新流程的抵觸情緒,這也給企業(yè)變革管理的推進(jìn)提出了更大的挑戰(zhàn)。因此,對(duì)于從領(lǐng)導(dǎo)到各級(jí)業(yè)務(wù)人員持續(xù)的共享觀念灌輸,是財(cái)務(wù)共享最終實(shí)施成功不可或缺的重要環(huán)節(jié)。同時(shí),財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)人員對(duì)于財(cái)務(wù)共享流程從接觸到熟悉也是一個(gè)逐步積累的過(guò)程。只有對(duì)流程充分掌握并熟練操作,才能顯示出共享標(biāo)準(zhǔn)化、高效率、強(qiáng)管控、低成本的管理優(yōu)勢(shì),提高員工對(duì)共享操作的認(rèn)可度,減輕變革帶來(lái)的影響。
2.2應(yīng)對(duì)企業(yè)人員轉(zhuǎn)型和人員流失的風(fēng)險(xiǎn)
實(shí)施共享后,財(cái)務(wù)核算全部集中到財(cái)務(wù)共享中心操作,大量待分流的當(dāng)?shù)刎?cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型及重新安置問(wèn)題令企業(yè)難以回避,特別是一些國(guó)有大中型企業(yè),為保持企業(yè)人員相對(duì)穩(wěn)定,不可能大面積裁員。通過(guò)建立合理的企業(yè)人員分流方案,結(jié)合當(dāng)?shù)刎?cái)務(wù)人員自身意愿和能力情況將其分流至財(cái)務(wù)共享中心、當(dāng)?shù)刎?cái)務(wù)管理崗、當(dāng)?shù)刎?cái)務(wù)支持崗工作,保證企業(yè)的穩(wěn)定運(yùn)行,有效規(guī)避共享實(shí)施給企業(yè)帶來(lái)的強(qiáng)大沖擊。另一方面的風(fēng)險(xiǎn)是來(lái)自共享內(nèi)部工作的員工,由于共享中心的工作相對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化且重復(fù)性較高,工作內(nèi)容較為單一、冗雜,所以會(huì)出現(xiàn)頻繁的人員流失。實(shí)行共享內(nèi)部輪崗制度,有效避免員工技能的單一化,為共享員工提供清晰、明確的職業(yè)發(fā)展道路,提高員工工作積極性和團(tuán)隊(duì)凝聚力。
2.3應(yīng)對(duì)流程標(biāo)準(zhǔn)化和執(zhí)行力度不足的風(fēng)險(xiǎn)
標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程,以及各種管理數(shù)據(jù)的統(tǒng)一,是財(cái)務(wù)共享服務(wù)得以高效運(yùn)作的基礎(chǔ),也是實(shí)現(xiàn)信息化的前提。雖然在共享建立之初企業(yè)已開(kāi)始著手建立標(biāo)準(zhǔn)的操作流程,但是,由于各地業(yè)務(wù)發(fā)展的不均衡和操作習(xí)慣不同,標(biāo)準(zhǔn)操作流程可能在分(子)公司的執(zhí)行情況并不理想。另外,在流程優(yōu)化和改進(jìn)時(shí),由于缺乏業(yè)務(wù)人員的參與,流程改進(jìn)方案不能滿足業(yè)務(wù)的需要,導(dǎo)致流程方案不能有效地推進(jìn)和執(zhí)行,出現(xiàn)了流程管理制度執(zhí)行不力的問(wèn)題。因此,在實(shí)施中要堅(jiān)持最大限度整合原則,盡可能把能夠標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng)一、專業(yè)化操作的財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)都予以整合;在進(jìn)行實(shí)施和流程遷移時(shí)要循序漸進(jìn),先易后難,漸次實(shí)施;爭(zhēng)取獲得各分支機(jī)構(gòu)、人員的支持;控制流程并時(shí)刻關(guān)注是否需要進(jìn)行調(diào)整;充分考慮可能發(fā)生的情況,制定應(yīng)急預(yù)案。
2.4應(yīng)對(duì)信息系統(tǒng)整合不到位的風(fēng)險(xiǎn)
篇3
[關(guān)鍵詞] 共享整合 集中管理 共享服務(wù)中心
一、共享整合的概念
1.共享的含義
“共”,指共同擁有或者承受(古今漢語(yǔ)詞典,481頁(yè));“享”受用占有之意(古今漢語(yǔ)字典,1582頁(yè)),“共享”一詞可以理解為共同占有受用或者共同承受。在百度百科里面,共享解釋為:“共享”即分享,將一定物品或信息的使用權(quán)或者知情權(quán)與他人共同擁有,有時(shí)也包括財(cái)產(chǎn)權(quán)。
在本論文中,共享可以理解為共享的雙方或者多方,共同擁有或者共同使用一定的資源,或者共同承擔(dān)一定的風(fēng)險(xiǎn),以達(dá)到減少資源的重復(fù)投置,從而降低成本,減少風(fēng)險(xiǎn)的目的。
按照不同的分類標(biāo)準(zhǔn),可以將共享劃分為不同的類型:
(1)按照共享的主體不同,可以將共享分為自然人之間的共享和法人之間的共享。自然人之間的共享,通常表現(xiàn)為人與人之間的各種合作,人們?nèi)粘I钪械摹巴士?共患難”也是這里類別;法人之間的共享可以表現(xiàn)為國(guó)家之間,政府之間,學(xué)校之間以及企業(yè)之間的共享。而本論文中所講的共享隸屬于企業(yè)中的共享。
(2)按照共享的客體的不同,可以將共享分為有形資產(chǎn)的共享和無(wú)形資產(chǎn)的共享。有形資產(chǎn)的共享包括人力資源的共享、財(cái)務(wù)共享、設(shè)備的共享、實(shí)驗(yàn)中心的共享等等;無(wú)形資產(chǎn)的共享通常包括知識(shí)的共享、信息的共享、文化的共享、品牌的共享、渠道的共享等等。
2.整合的含義
百度百科認(rèn)為整合就是把一些零散的東西通過(guò)某種方式而彼此銜接,從而實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)的資源共享和協(xié)同工作.其主要的精髓在于將零散的要素組合在一起,并最終形成有價(jià)值有效率的一個(gè)整體,整合就是通過(guò)把不同的事物與物質(zhì),使他們相互滲透相互交互,資源共享結(jié)合在一起,也叫集成一起,讓他們通過(guò)結(jié)合發(fā)揮最大的價(jià)值。不管是普遍意義上好的、壞的事物都有其存在的價(jià)值,把它們的價(jià)值有機(jī)的結(jié)合在一起,使本來(lái)無(wú)意義的事物變得有意義起來(lái),讓這些單一看來(lái)無(wú)意義或意義不大的事物獲得超值的效果。
本論文認(rèn)為整合就是對(duì)資源的一種優(yōu)化配置,對(duì)要素在某一程度上進(jìn)行重組,使得在現(xiàn)有的技術(shù)條件下,更大程度上發(fā)揮資源的優(yōu)勢(shì),保證資源配置達(dá)到動(dòng)態(tài)的最優(yōu)化狀態(tài)。表現(xiàn)在企業(yè)當(dāng)中,就是企業(yè)重新配置資源的一個(gè)過(guò)程,如企業(yè)由分散管理向集中管理便是一個(gè)整合的過(guò)程。
3.共享整合的含義
在分別了解了共享和整合的含義之后,我們研究共享整合的含義,所謂共享整合,可以理解為基于共享的整合,即企業(yè)在整合的過(guò)程中,以共享的思想為基礎(chǔ),將原來(lái)重復(fù)的、分散在各個(gè)業(yè)務(wù)單元的資源(包括設(shè)備、人員、流程、業(yè)務(wù)等)整合在一起,原來(lái)的各業(yè)務(wù)單元來(lái)共享整合后的資源,通過(guò)這種途徑可以減少資源的重復(fù)建設(shè),以達(dá)到降低成本或者提高效率的目的。
原來(lái)的業(yè)務(wù)單元共享整合后的資源,這種共享可以無(wú)償?shù)墓蚕恚热缤ㄟ^(guò)行政手段;也可以有償?shù)氖褂?,比如說(shuō)是使用共享服務(wù)中心的服務(wù)或者使用外包的業(yè)務(wù)。
二、共享整合的理論前提
1.專業(yè)化分工
亞當(dāng)?斯密認(rèn)為同等數(shù)量的勞動(dòng)者通過(guò)分工能完成比以往多得多的工作量或生產(chǎn)量。其主要原因有三點(diǎn):“第一,勞動(dòng)者的技巧因?qū)I(yè)而日進(jìn);第二,有一種工作轉(zhuǎn)移到另一種工作,通常損失不少時(shí)間,有了分工,可以免除這種損失;第三,許多簡(jiǎn)化勞動(dòng)和縮減勞動(dòng)的機(jī)械發(fā)明,使一個(gè)人能夠做許多人的工作?!?/p>
共享整合是以專業(yè)化分工為前提的,正是由于這種專業(yè)化分工的結(jié)果,使得各業(yè)務(wù)部門(mén)那些相似的業(yè)務(wù)整合起來(lái)成為現(xiàn)實(shí),整合起來(lái)更加有利于發(fā)揮專業(yè)化帶來(lái)的好處,即提高效率和服務(wù)質(zhì)量,共享整合的其中一種表現(xiàn)形式――外包正式基于專業(yè)化的理論。
2.范圍經(jīng)濟(jì)
所謂范圍經(jīng)濟(jì),是指一個(gè)企業(yè)生產(chǎn)或銷售多種產(chǎn)品。這多種產(chǎn)品共享采購(gòu)、制造、銷售、地租、管理等各方面的費(fèi)用,從而使單位產(chǎn)品的利潤(rùn)增長(zhǎng),這意味著只要多銷,必然利厚。
企業(yè)共享整合,將下屬單位都在從事的采購(gòu),銷售等部門(mén)集中起來(lái),成立專門(mén)的采購(gòu)中心或者銷售中心,這些共享整合后的中心,可以充分發(fā)揮范圍經(jīng)濟(jì)帶來(lái)的成本的降低。
3.規(guī)模經(jīng)濟(jì)
所謂規(guī)模經(jīng)濟(jì)是指隨著生產(chǎn)規(guī)模的擴(kuò)大,分?jǐn)偟矫總€(gè)產(chǎn)品的固定成本和單位產(chǎn)品的綜合成本會(huì)下降,生產(chǎn)得越多,利潤(rùn)就越大。這個(gè)定義是基于產(chǎn)品來(lái)說(shuō)的,對(duì)于服務(wù)來(lái)說(shuō)也是一樣,隨著服務(wù)能力的擴(kuò)大,平均服務(wù)成本會(huì)隨著降低。
企業(yè)共享整合后的單位能更好的發(fā)揮規(guī)模經(jīng)濟(jì)效應(yīng),充分享受規(guī)模效應(yīng)帶來(lái)的成本的降低。
三、企業(yè)共享整合的表現(xiàn)形式
企業(yè)的共享整合管理主要表現(xiàn)為以下三種形式,即集中管理,共享服務(wù)中心,和服務(wù)外包這三種形式。
1.集中管理
集中管理式共享整合中最為明顯的表現(xiàn)形式,它表現(xiàn)為,企業(yè)將原來(lái)分散在各個(gè)業(yè)務(wù)單元的業(yè)務(wù)或者其他資源剝離出去,成立集中管理中心,原來(lái)的各個(gè)業(yè)務(wù)單元來(lái)共享該中心所提供的業(yè)務(wù),而服務(wù)的提供者與使用者之間是通過(guò)公司的總部使用行政手段進(jìn)行協(xié)調(diào)和控制的。這里提到的集中與平常我們談到的權(quán)利的集中或者職能的簡(jiǎn)單集中是有區(qū)別的,這里的集中管理除了將權(quán)利和職能的簡(jiǎn)單集中之外,更重要的是之中之后的共享作用,下屬單位通過(guò)共享集中后的資源,能獲得更加低成本和高效率的服務(wù)。
在企業(yè)中較為常見(jiàn)的集中管理主要表現(xiàn)在財(cái)務(wù)的集中、人力資源的集中、銷售的集中、維修的集中、實(shí)驗(yàn)室的集中等等。
(2)財(cái)務(wù)的集中。具體做法是:公司設(shè)財(cái)務(wù)部,對(duì)公司財(cái)務(wù)管理和財(cái)務(wù)核算工作實(shí)行統(tǒng)一管理,各所屬單位、項(xiàng)目組不再設(shè)財(cái)務(wù)部門(mén),由財(cái)務(wù)部根據(jù)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)情況,向各單位委派一名財(cái)務(wù)代表或若干名財(cái)務(wù)人員,下屬單位共享公司財(cái)務(wù)部所提供的服務(wù)。
(2)人力資源的集中。具體做法是:公司總部設(shè)立人力資源部門(mén),人員招聘實(shí)施集中規(guī)劃,統(tǒng)一進(jìn)行。每年初需要各單位上報(bào)人員需求計(jì)劃,由人事主管部門(mén)核實(shí)并與各單位進(jìn)行結(jié)合,形成公司的年度人員需求計(jì)劃,招聘工作由公司人力資源部門(mén)統(tǒng)一實(shí)施。公司人員的內(nèi)部調(diào)配,由人力資源部門(mén)統(tǒng)一進(jìn)行。公司員工的培訓(xùn)由人力資源部門(mén)會(huì)同各單位統(tǒng)一制定計(jì)劃,由人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)具體的實(shí)施。公司的薪酬體系由人力資源管理部門(mén)統(tǒng)一制定,統(tǒng)一實(shí)施。公司員工的戶口、保險(xiǎn)等事務(wù)都由人力資源管理統(tǒng)一負(fù)責(zé)。
(3)銷售的集中。具體做法是:集團(tuán)公司成立銷售部或者銷售中心,將公司所有的產(chǎn)品劃歸到銷售部(中心),由市場(chǎng)營(yíng)銷部負(fù)責(zé)公司生產(chǎn)的全部產(chǎn)品的銷售業(yè)務(wù),包括市場(chǎng)調(diào)研、市場(chǎng)開(kāi)發(fā)、產(chǎn)品投放以及銷售策略制定與調(diào)整。并成立定價(jià)委員會(huì),獨(dú)立行使各類產(chǎn)品的定價(jià)問(wèn)題。
(4)采購(gòu)的集中。具體做法是:集團(tuán)公司成立采購(gòu)辦公室,負(fù)責(zé)全公司(包括下屬)的采購(gòu)業(yè)務(wù),這樣可以獲得采購(gòu)數(shù)量增大帶來(lái)的價(jià)格折扣或者增加與供應(yīng)商的砍價(jià)能力。下屬公司每年將那些常規(guī)物資(可預(yù)見(jiàn)的、經(jīng)常性的采購(gòu))呈報(bào)給總公司,有總公司統(tǒng)一打包,直接對(duì)外進(jìn)行招標(biāo),而對(duì)于那些非常規(guī)的、不可預(yù)見(jiàn)的、或者應(yīng)急的物資的采購(gòu),可以建立專門(mén)的采購(gòu)程序。
此外,共享整合還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)維修、實(shí)驗(yàn)中心等等進(jìn)行集中,由于篇幅所限,在此不再展開(kāi)。
2.共享服務(wù)中心
共享服務(wù)中心(SSC)是國(guó)外企業(yè)進(jìn)行共享整合是所常用的一種形式。所謂共享服務(wù)中心,將分散在各個(gè)業(yè)務(wù)單元當(dāng)中那些功能相同,流程相似的業(yè)務(wù)從原業(yè)務(wù)單元中剝離出來(lái),并進(jìn)行集中整合,組建共享服務(wù)中心,要求此共享服務(wù)中心以顧客(原業(yè)務(wù)單元)為導(dǎo)向,向顧客提供收費(fèi)服務(wù)。
這里提到的共享服務(wù)中心與上面第一點(diǎn)中提到的集中管理不同的在于,共享服務(wù)中心是一個(gè)利潤(rùn)中心,該中心向原來(lái)業(yè)務(wù)單位提供的是一種收費(fèi)服務(wù),是建立在企業(yè)內(nèi)部的一種市場(chǎng)化交易。
3.服務(wù)外包
將服務(wù)外包也歸納到共享整合里面,主要原因如下:(1)服務(wù)外包也是企業(yè)業(yè)務(wù)整合的一個(gè)結(jié)果,在企業(yè)的整合過(guò)程中,權(quán)衡自己企業(yè)的優(yōu)劣勢(shì),將自己不擅長(zhǎng)的業(yè)務(wù)交給專業(yè)化的公司來(lái)運(yùn)作。(2)服務(wù)外包是通過(guò)外購(gòu)的手段,買(mǎi)進(jìn)自己需要的產(chǎn)品或者服務(wù),而公司內(nèi)的各個(gè)部門(mén)也是來(lái)共享這些業(yè)務(wù),所以從這個(gè)角度來(lái)說(shuō),服務(wù)外包也應(yīng)該算作共享整合的一種表現(xiàn)。
四、企業(yè)共享整合的效果分析
企業(yè)在進(jìn)行共享整合之后,可以帶來(lái)成本的降低和效率的提高,或者服務(wù)質(zhì)量的提高,但并不是所有的業(yè)務(wù)在共享整合后都會(huì)帶來(lái)好的效果。
1.共享整合后,成本降低,服務(wù)質(zhì)量提高
企業(yè)大部分業(yè)務(wù)在實(shí)施共享整合之后,成本降低,效率提高,服務(wù)質(zhì)量也會(huì)有所提高。比如銷售部門(mén)的共享整合,整合后的銷售部門(mén)同時(shí)銷售不同的產(chǎn)品,能充分發(fā)揮范圍經(jīng)濟(jì)帶來(lái)的成本降低,同時(shí)銷售部門(mén)統(tǒng)一協(xié)調(diào)與經(jīng)銷商的關(guān)系,增加與供應(yīng)商的感情交流,服務(wù)質(zhì)量也隨之提升。
2.共享整合后,成本降低,效率降低
有些業(yè)務(wù)在共享整合之后,雖然成本降低了,但是效率會(huì)隨之下降,服務(wù)質(zhì)量也因此下降。比如采購(gòu)的集中,下屬單位所有的采購(gòu)物資都要交予公司審批,由公司進(jìn)行統(tǒng)一招標(biāo),這樣,大大增加了審批的程序和流程,使得效率下降,甚至?xí)绊戫?xiàng)目的進(jìn)度。
3.共享整合后,成本降低,服務(wù)質(zhì)量會(huì)降低
有些業(yè)務(wù)在進(jìn)行共享整合之后,雖然成本降低了,但由于整合之后造成責(zé)任意識(shí)減弱,造成服務(wù)質(zhì)量會(huì)下降。
五、結(jié)論
盡管共享整合有著很多優(yōu)點(diǎn),降低成本、提高效率等等,但不不是所有的企業(yè)都適合進(jìn)行共享整合,企業(yè)在進(jìn)行共享整合時(shí)應(yīng)該從自己的基本情況出發(fā),權(quán)衡利弊,做出選擇;同時(shí)即使適合共享整合的企業(yè)當(dāng)中,也并不是所有的業(yè)務(wù)或者資源都進(jìn)行共享整合,這也得根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和要求,甄別出適合共享整合的業(yè)務(wù),來(lái)實(shí)施服務(wù)共享整合。
參考文獻(xiàn):
[1]亞當(dāng)?斯密:《國(guó)富論》上卷.郭大力 王亞南譯;北京:商務(wù)印書(shū)館1972年版,第七頁(yè)
篇4
以財(cái)務(wù)共享為標(biāo)配的路徑搭建,成為企業(yè)流程再造與智慧財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型所必須的一場(chǎng)及時(shí)雨般的組織變量。上到千億級(jí)的500強(qiáng)集團(tuán),下到50億元以上的中小型企業(yè),常以傳統(tǒng)套裝軟件為食材,專門(mén)為跨國(guó)公司及大型集團(tuán)企業(yè)做成的這桌共享“大餐”,似乎正逐漸通過(guò)外延式應(yīng)用云平臺(tái)的創(chuàng)新,讓更多的國(guó)內(nèi)中小型企業(yè)有了嘗鮮“工作餐”的機(jī)會(huì)。
浙江大華技術(shù)股份有限公司(下文簡(jiǎn)稱:“大華股份”)主張的生態(tài)鏈共享模式在業(yè)界引起較大反響,借助第三方輕型化的移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)費(fèi)用管理云平臺(tái),致力于全鏈條無(wú)紙化的員工報(bào)銷作業(yè),在提高企業(yè)消費(fèi)能見(jiàn)度、提升財(cái)務(wù)處理效率的同時(shí),也大大降低了企業(yè)的管理成本,使員工和財(cái)務(wù)在費(fèi)用報(bào)銷環(huán)節(jié)達(dá)到了極致體驗(yàn)與和諧。在大華股份CFO魏美鐘看來(lái),共享與企業(yè)規(guī)模沒(méi)有直接關(guān)系,共享是財(cái)務(wù)集中與信息化高度結(jié)合的“自然美餐”。大華“工作餐”式的共享服務(wù)應(yīng)用落地,不管是大企業(yè)還是小企業(yè)都可以使用,看上去更“接地氣”。一場(chǎng)平民與貴族融合的管理平臺(tái)時(shí)代正逼近我們。
360度打通生態(tài)共享鏈條
大華股份是領(lǐng)先的監(jiān)控產(chǎn)品供應(yīng)商和解決方案服務(wù)商,面向全球提供領(lǐng)先的視頻存儲(chǔ)、前端、顯示控制和智能交通等系列化產(chǎn)品。公司自2002年推出業(yè)內(nèi)首臺(tái)自主研發(fā)8路嵌入式DVR以來(lái),一直持續(xù)加大研發(fā)投入和不斷致力于技術(shù)創(chuàng)新。每年近10%的銷售收入投入研發(fā),現(xiàn)擁有5千余人的研發(fā)技術(shù)團(tuán)隊(duì),創(chuàng)造眾多行業(yè)和世界第一,并立志打造高品質(zhì)、高性價(jià)比的精品,持續(xù)為客戶創(chuàng)造最大價(jià)值。
大華股份營(yíng)銷與服務(wù)網(wǎng)絡(luò)覆蓋海內(nèi)外,其解決方案與產(chǎn)品廣泛應(yīng)用于三峽水電、六國(guó)峰會(huì)、奧運(yùn)場(chǎng)館、上海世博、廣州亞運(yùn)、陜西世界園藝博覽會(huì)、英國(guó)倫敦地鐵、亞信峰會(huì)、里約奧運(yùn)會(huì)、G20峰會(huì)等重大工程項(xiàng)目。大華股份作為國(guó)家級(jí)高新技術(shù)企業(yè),2008年5月成功在A股上市(股票代碼002236),公司擁有國(guó)家級(jí)博士后科研工作站、國(guó)家認(rèn)定企業(yè)技術(shù)中心,連續(xù)12年榮獲中國(guó)安防十大品牌,連續(xù)8年入選《A&S》“全球安防50強(qiáng)”(2015年位列第五位),安防視頻監(jiān)控市場(chǎng)全球排名第二,2015年?duì)I業(yè)收入突破百億元。
“共享概念沒(méi)有規(guī)模性門(mén)檻,大華并沒(méi)有從財(cái)務(wù)部門(mén)單獨(dú)拆剝出一個(gè)獨(dú)立的共享服務(wù)中心,所有的財(cái)務(wù)職能都集中在總部,全球各地的子公司、分公司全部由總部提供財(cái)務(wù)、HR、IT共享服務(wù)?!币粋€(gè)善于將信息化成果顯現(xiàn)出來(lái),過(guò)往豐富的任職經(jīng)歷都給予了魏美鐘超出CFO的常規(guī)思維和靈感,在搭建共享平臺(tái)這件事上也是如此。
好的信息化應(yīng)該比企業(yè)實(shí)際運(yùn)營(yíng)要“快半拍”,魏美鐘對(duì)于大華股份在信息化方面建設(shè)可謂深入至極。從初到大華的信息化建設(shè),到整個(gè)系統(tǒng)兩次信息化的大轉(zhuǎn)換,再到如今共享模式的應(yīng)用,都在做著大膽的嘗試,結(jié)果也是行之有效的。
在大華股份的財(cái)務(wù)共享模式體系中,全面共享+區(qū)域業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)、遠(yuǎn)程管控+遠(yuǎn)程服務(wù)、私有云+公有云的體系成為核心。而“內(nèi)部共享+全面共享”,也成為魏美鐘在大華股份推行的“集團(tuán)內(nèi)部財(cái)務(wù)共享模式”最顯著的兩個(gè)特點(diǎn)。
內(nèi)部共享,即在集團(tuán)總部建立財(cái)務(wù)共享中心,為集團(tuán)內(nèi)各分支機(jī)構(gòu)提供財(cái)務(wù)服務(wù);全面共享,財(cái)務(wù)共享中心提供了應(yīng)付、費(fèi)用、應(yīng)收、成本、稅務(wù)、項(xiàng)目核算、總賬、資金等傳統(tǒng)財(cái)務(wù)模塊服務(wù),也提供信用管控、預(yù)算分析與考核、內(nèi)部控制及流程優(yōu)化、投資管理、三大財(cái)經(jīng)體系(產(chǎn)品線財(cái)經(jīng)、供應(yīng)鏈財(cái)經(jīng)、區(qū)域財(cái)經(jīng))這些管理會(huì)計(jì)模塊,為集團(tuán)各成員企業(yè)、業(yè)務(wù)單元(區(qū)域維度、產(chǎn)品線維度、行業(yè)線維度)提供全方位立體式的財(cái)經(jīng)服務(wù)。
在魏美鐘看來(lái),傳統(tǒng)的共享模式需要財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心作為獨(dú)立實(shí)體運(yùn)行,需有一套完整的信息系統(tǒng)作為支撐,除了企業(yè)運(yùn)營(yíng)必備的信息系統(tǒng)外,還要額外增加其他套裝軟件及設(shè)備投入,包括共享運(yùn)營(yíng)平臺(tái)軟件、文檔影像軟件、憑證掃描設(shè)備、電子報(bào)賬軟件、供應(yīng)商對(duì)賬軟件、開(kāi)票軟件、電子支付軟件等。就拿影像掃描為例,對(duì)于費(fèi)用發(fā)票信息采集,這個(gè)過(guò)程就需要實(shí)物發(fā)票的接收和影像系統(tǒng)的掃描,以達(dá)到遠(yuǎn)程可視(其核心原因是共享中心的費(fèi)用憑證發(fā)票留在當(dāng)?shù)兀?;?duì)于生產(chǎn)制造原材料的采購(gòu),應(yīng)付發(fā)票同樣需要掃描。而在不同規(guī)模的企業(yè)共享平臺(tái)中,對(duì)于這一環(huán)節(jié)采用兩種掃描模式,一類是分散式掃描,即每個(gè)分支機(jī)構(gòu)配備掃描儀及掃描崗位;另一類是集中高速掃描,在檔案中心集中歸檔掃描?!捌髽I(yè)上一套這樣傳統(tǒng)費(fèi)用共享模式,軟件加設(shè)備及咨詢等一次性投入,代價(jià)少則300萬(wàn)多則幾千萬(wàn)不等,依企業(yè)規(guī)模及咨詢機(jī)構(gòu)等級(jí)而定,此外,額外增加的掃描崗、報(bào)銷人增加的憑證粘貼及報(bào)銷單打印工作量,則是長(zhǎng)期存在的額外投入,這些一次性和經(jīng)常性投入,隨著電子發(fā)票時(shí)代的到來(lái),都將成為沉淀成本和冗余。而大華的費(fèi)用共享模式,無(wú)論用誰(shuí)的ERP或其他管理系統(tǒng)都能自然打通,不需要額外配置其他軟硬件投入,更不需要額外配備掃描崗,相反,報(bào)銷人和財(cái)務(wù)都能體驗(yàn)免票報(bào)銷的極致體驗(yàn)?!蔽好犁娭毖裕蚕響?yīng)該是開(kāi)放的,在費(fèi)用管控環(huán)節(jié)必須打通銀行、第三方消費(fèi)平臺(tái)、稅務(wù)系統(tǒng)、企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng),這樣才能真正實(shí)現(xiàn)360度打通生態(tài)共享鏈條。
大華報(bào)銷流程與當(dāng)前主流共享模式不同之處在于:國(guó)內(nèi)分支機(jī)構(gòu)通過(guò)集中郵寄的方式,原始憑證的快遞至財(cái)務(wù)中心,節(jié)約了員工打印和粘貼發(fā)票的工作量同時(shí),省去了大量的A4紙張消耗,經(jīng)濟(jì)環(huán)保;海外分支機(jī)構(gòu)通過(guò)對(duì)原始憑證的手機(jī)拍照,財(cái)務(wù)基于拍照影像來(lái)進(jìn)行處理;未來(lái)隨著電子發(fā)票的推廣,該模式可直接過(guò)渡至電子發(fā)票模式,沒(méi)有任何沉淀成本,這是傳統(tǒng)共享模式無(wú)法比擬的。
魏美鐘用了一組數(shù)字詮釋了其提出的共享理念帶給企業(yè)的直接效果?!懊抗P業(yè)務(wù)的處理成本僅3.01元,財(cái)務(wù)中心費(fèi)用占集團(tuán)總費(fèi)用0.68%?!?/p>
在人員管理和財(cái)務(wù)效率層面,“公司財(cái)務(wù)人數(shù)控制在員工總?cè)藬?shù)的1%以內(nèi),憑證全面實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、成本及財(cái)務(wù)報(bào)告提速3天。財(cái)務(wù)核算效率大幅上升,讓財(cái)務(wù)有更多精力從事精益管理?!蓖ㄟ^(guò)信息系統(tǒng)建設(shè),財(cái)務(wù)共享模式在大華的全面應(yīng)用,推動(dòng)了業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化水平升級(jí)。財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)也由傳統(tǒng)錢(qián)賬稅功能轉(zhuǎn)化為擁有會(huì)計(jì)稅務(wù)、國(guó)際財(cái)務(wù)、資金管理、信用管理、計(jì)劃分析、內(nèi)控與成本、投資七大職能模塊。
費(fèi)用報(bào)銷:共享的直接落地
財(cái)務(wù)專業(yè)出身的魏美鐘,曾同時(shí)分管財(cái)務(wù)、IT、人力資源等多個(gè)部門(mén),對(duì)企業(yè)的成本核算非常敏感。對(duì)于大華共享模式最直接的落地,費(fèi)用報(bào)銷環(huán)節(jié)就是這種模式的典型代表。
現(xiàn)在很多費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng),都是PC時(shí)代的舊系統(tǒng),傳統(tǒng)的部署方式,從單據(jù)填寫(xiě)到審批,再到員工拿到錢(qián),依舊是繁瑣的流程,即便優(yōu)化也只是把線下人工處理轉(zhuǎn)到了線上。在魏美鐘為大華搭建的共享平臺(tái)中,目的就是實(shí)現(xiàn)報(bào)銷系統(tǒng)管理平臺(tái)與銀行信用卡系統(tǒng)、電子銀行支付系統(tǒng)、第三方消費(fèi)平臺(tái)、企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)平臺(tái)的有效集成,徹底實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷管理全程的自動(dòng)化。
“通過(guò)第三方消費(fèi)平臺(tái)加商務(wù)卡模式,員工在商家的消費(fèi)數(shù)據(jù)就不用手動(dòng)錄入了,消費(fèi)的金額、消費(fèi)商家、消費(fèi)的時(shí)間等數(shù)據(jù)直接上傳,實(shí)現(xiàn)消費(fèi)電子數(shù)據(jù)與指定商務(wù)卡數(shù)據(jù)的雙單合一,加上餐飲菜單數(shù)據(jù),真正實(shí)現(xiàn)電子化的三單合一,哪怕最嚴(yán)格的外企報(bào)銷,也自動(dòng)滿足。”魏美鐘指出,例如消費(fèi)平臺(tái)和銀行每天將大華員工的消費(fèi)數(shù)據(jù)和商務(wù)卡信息推送給報(bào)銷系統(tǒng),員工報(bào)銷審批完成當(dāng)日,出納會(huì)直接將報(bào)銷款打回到員工的銀行工資卡中,資金流和信息流的循環(huán)就此結(jié)束?!斑@個(gè)商務(wù)卡綁定工資卡由員工個(gè)人承債,公司是免責(zé)的?!?/p>
而從實(shí)施的最終效果來(lái)看,消費(fèi)流水是大華員工報(bào)銷的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。通過(guò)第三方消費(fèi)平臺(tái)的接入,既為員工提供公務(wù)消費(fèi)便利、實(shí)現(xiàn)了消費(fèi)透明度,提升費(fèi)用內(nèi)控水平,更可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)統(tǒng)一開(kāi)票,大幅降低企業(yè)發(fā)票數(shù)量和發(fā)票處理成本。
以滴滴出行接入為例,“員工在滴滴出行上因公用車無(wú)需發(fā)票,只需憑電子數(shù)據(jù)報(bào)銷,報(bào)銷之后財(cái)務(wù)中心統(tǒng)一向滴滴出行通過(guò)每刻系統(tǒng)接口開(kāi)具匯總發(fā)票,不僅打車成本降低20%,每月的打車票下降了三分之二,費(fèi)用會(huì)計(jì)審核報(bào)銷單的效率也大幅提升?!?/p>
報(bào)銷平臺(tái)已打通第三方消費(fèi)平臺(tái)、銀行商務(wù)卡、電子發(fā)票平臺(tái)及企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)了從消費(fèi)申請(qǐng)、費(fèi)用支出、費(fèi)用報(bào)銷、報(bào)銷打款、費(fèi)用入賬的業(yè)務(wù)閉環(huán)。從實(shí)際效果上來(lái)看,以2015年統(tǒng)計(jì)為例,大華股份減少差旅借款4500多萬(wàn)元,節(jié)約利息270萬(wàn)元;機(jī)票折扣率下降0.18、酒店折扣率下降0.15,節(jié)約差旅成本730萬(wàn)元;費(fèi)用處理效率提升234%,節(jié)省大量人工成本。
99%的企業(yè)對(duì)報(bào)銷環(huán)節(jié)都會(huì)感到“不爽”,原因就在于缺乏合理的控制。在魏美鐘看來(lái),“大華的這種模式對(duì)企業(yè)管理行之有效,報(bào)賬很快,給員工提供行云流水般的體驗(yàn),提高了員工對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷的認(rèn)可度。從效率上來(lái)說(shuō),票據(jù)流、信息流、資金流都得到了優(yōu)化,便利性以及效率可以提升70%。此外,第三方消費(fèi)平臺(tái)帶來(lái)的大數(shù)據(jù)應(yīng)用體驗(yàn),也是意義深遠(yuǎn)?!币詳y程機(jī)票數(shù)據(jù)為例,機(jī)票折扣數(shù)據(jù)分析,足以警告折扣差的部門(mén)或員工下個(gè)月不再出現(xiàn)在落后名單中。同樣,在回程機(jī)票數(shù)據(jù)上,將在上午乘機(jī)在50%分位以上的員工,與晚上乘機(jī)在50%分位以上的員工,兩者之間的業(yè)績(jī)水平進(jìn)行對(duì)比分析,查找員工勤奮度與業(yè)績(jī)間的關(guān)系規(guī)律,也是很有意義的大數(shù)據(jù)應(yīng)用嘗試。
值得一提的是,國(guó)外的交易數(shù)據(jù),電子發(fā)票只是一串有標(biāo)準(zhǔn)的電子數(shù)據(jù),但中國(guó)電子發(fā)票除了一組電子數(shù)據(jù)之外,還有一個(gè)版式文件。隨著國(guó)務(wù)院允許電子發(fā)票作報(bào)銷憑證的實(shí)現(xiàn),大華股份的“云報(bào)銷”也將與電子發(fā)票平臺(tái)打通,實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票報(bào)銷,通過(guò)憑電子數(shù)據(jù)技術(shù)更新及業(yè)務(wù)模式優(yōu)化,大規(guī)模消滅紙票。
“SaaS所見(jiàn)即所得”
“傳統(tǒng)費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)都是套裝軟件,沒(méi)有打通生態(tài)鏈,系統(tǒng)是封閉的,不可復(fù)制的?!蔽好犁娞寡?,十年內(nèi),ERP系統(tǒng)一定會(huì)被“云化”,甚至ERP也將被“云化”,基于SaaS云平臺(tái)將取代傳統(tǒng)的套裝軟件。
那么,這輪移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的潮流對(duì)中國(guó)企業(yè)的財(cái)務(wù)管控體系到底會(huì)造成多大的迭代影響?“SaaS云平臺(tái)在快速反應(yīng)、創(chuàng)新性、開(kāi)放性、易用性及安全性上都有顯著的優(yōu)勢(shì)。基于SaaS云平臺(tái)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)能夠360度打通企業(yè)上下游內(nèi)外生態(tài)鏈,許多歐美企業(yè)都已經(jīng)做到了這點(diǎn)?!蔽好犁娬J(rèn)為,利用SaaS云平臺(tái)能夠打破企業(yè)邊界的特點(diǎn),為企業(yè)財(cái)務(wù)管理帶入移動(dòng)辦公時(shí)代,讓公司對(duì)私對(duì)公的業(yè)務(wù)全部打通。并且還有專門(mén)為SaaS云平臺(tái)提供云加密的廠商提供給企業(yè)更加安全的第三方加密服務(wù),無(wú)論是手機(jī)端、PC端,還是服務(wù)器端都能夠完全加密,提高安全防護(hù)等級(jí)。
在財(cái)務(wù)共享中心,魏美鐘將SaaS應(yīng)用做到了完美詮釋。其核心抓住了企業(yè)報(bào)銷領(lǐng)域的一個(gè)“卡點(diǎn)”,即全鏈條無(wú)紙化報(bào)銷。通過(guò)銀行、消費(fèi)平臺(tái)、消費(fèi)電子數(shù)據(jù),電子發(fā)票以及打通企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)API的方式,既幫助企業(yè)提升了報(bào)銷效率,節(jié)約了差旅成本,還省去了大量員工保管及粘貼發(fā)票的時(shí)間。而這一點(diǎn),正是魏美鐘所在意的。
“大華原有的系統(tǒng),一張單據(jù)一筆消費(fèi)的處理成本為1.7元,引入每刻報(bào)銷之后,一筆消費(fèi)有望降到0.7元錢(qián)。同時(shí)憑證量也將壓縮50%以上,加上抽審率60%,節(jié)省了財(cái)務(wù)人員在審票上所花費(fèi)的時(shí)間成本。同樣,免票報(bào)銷讓報(bào)銷人也節(jié)省大量報(bào)銷時(shí)間?!痹谖好犁娍磥?lái),SaaS最大的優(yōu)點(diǎn)就是“所見(jiàn)即所得”,“買(mǎi)套裝軟件是毛坯期房,只能看樣板間,最后成交可能會(huì)與實(shí)際有出入,而SaaS云平臺(tái)是精裝現(xiàn)房。用SaaS云平臺(tái)實(shí)施非常簡(jiǎn)單,不用再額外購(gòu)買(mǎi)軟硬件,套裝軟件對(duì)于企業(yè)人員的使用技巧太高,投入也太大?!?/p>
傳統(tǒng)套裝軟件以自我為中心,是封閉的,而SaaS以客戶為中心,既追求企業(yè)內(nèi)部管理,還追求用戶體驗(yàn)?!八杏脩舻膬?yōu)秀管理基因會(huì)積淀到SaaS云平臺(tái),半個(gè)月就能升級(jí)一次,可是傳統(tǒng)的套裝軟件就做不到,迭代太慢?!睂?duì)于未來(lái)最大的變化,魏美鐘認(rèn)為將是打通內(nèi)生態(tài)鏈,建立一個(gè)很好的生態(tài)系統(tǒng)?!肮蚕淼囊饬x是從上到下,從左到右,企業(yè)內(nèi)部共享走向生態(tài)共享,是雙向的共享。未來(lái),隨著SaaS平臺(tái)的普及,企業(yè)之間日常管理水平的差距會(huì)越來(lái)越小,企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)走向戰(zhàn)略布局的競(jìng)爭(zhēng),而標(biāo)準(zhǔn)化的管理變成平民與貴族都可融合的共享平臺(tái)模式?!?/p>
大華股份除了上線每刻云平臺(tái)外,還大量上線了許多其他SaaS云平臺(tái),如全時(shí)視頻會(huì)議云平臺(tái)、Salesforce、CBS、電子商票云平臺(tái)、電子銀承票據(jù)池云平臺(tái)、在線保理云平臺(tái)、發(fā)票電子數(shù)據(jù)云平臺(tái)、電子印鑒云平臺(tái)等。目前正在實(shí)施及調(diào)研的云平臺(tái)還有不少?!按笕A未來(lái)的IT布局理念是什么?能租云平臺(tái)的不買(mǎi),能買(mǎi)的不自行開(kāi)發(fā),能買(mǎi)的前提是軟件架構(gòu)符合自主二次開(kāi)發(fā)要求,但不影響未來(lái)升級(jí)。”魏美鐘如是說(shuō)。同時(shí),他還提出忠告“掃描模式共享已經(jīng)落后,不環(huán)保經(jīng)濟(jì)!現(xiàn)在的資源及技術(shù)已經(jīng)不需要掃描!電子發(fā)票出來(lái)后,更不需要掃描!不要做無(wú)謂的投入?!?/p>
CFO小傳>>大華股份CFO魏美鐘
2005年1月――至今 浙江大華技術(shù)股份有限公司 副總裁兼財(cái)務(wù)總監(jiān)
2004年1月――2004年12月 浙大網(wǎng)新集團(tuán)下屬浙江大學(xué)快威科技集團(tuán)有限公司 財(cái)務(wù)總監(jiān)
2002年4月――2003年12月 浙江浙大網(wǎng)新快威科技有限公司所屬子公司杭州網(wǎng)新超圖地理信息技術(shù)有限公司 副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)
1998年4月――2001年5月 歐格登亞太能源有限公司 財(cái)務(wù)總監(jiān)
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