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篇1

關(guān)鍵詞：電子檔案管理；高職學(xué)校；檔案管理

前言

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步發(fā)展，教育領(lǐng)域逐漸普及了信息技術(shù)。高職學(xué)校的檔案管理方式逐漸趨于多樣化。例如，利用Excel以及Word等相關(guān)的辦公軟件來(lái)對(duì)高職學(xué)校學(xué)生的檔案實(shí)行文字輸入以及數(shù)據(jù)處理。因此，高職學(xué)校需要構(gòu)建多個(gè)含有各種功能作用的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存庫(kù)，通過(guò)這個(gè)數(shù)據(jù)儲(chǔ)存庫(kù)來(lái)記錄存儲(chǔ)學(xué)校中教職工以及學(xué)生的檔案信息。由于電子檔案具有一定的收集數(shù)據(jù)能力、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)能力以及整理數(shù)據(jù)能力，在高職學(xué)校的檔案管理工作中，大部分學(xué)校都使用電子檔案管理來(lái)替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，通過(guò)這樣的方式來(lái)簡(jiǎn)化檔案管理工作，從而提高學(xué)校檔案管理的效率。為了達(dá)到新時(shí)代背景下對(duì)教育事業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)要求，各個(gè)高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實(shí)際情況來(lái)對(duì)電子檔案管理的有效方法進(jìn)行深入探索，促進(jìn)高職學(xué)校的良好發(fā)展。

一、電子檔案的優(yōu)點(diǎn)

（一）將工作效率提升在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的時(shí)候，如果要修訂一些檔案信息，必須要先在數(shù)量龐大、信息繁雜的檔案信息內(nèi)容中逐一尋找所要修改的學(xué)生檔案，修改完成之后再放回原本的位置中。這樣的查找方式不僅過(guò)于繁瑣，而且極其復(fù)雜，同時(shí)，在反復(fù)翻找的過(guò)程中，紙質(zhì)檔案材料極易受到損壞。然而電子檔案管理方式與之相比起來(lái)就簡(jiǎn)單方便得多，只在搜索框中輸入所要尋找檔案學(xué)生的名字，就能馬上找到該學(xué)生的檔案文件，對(duì)檔案的信息的更改以及處理也極其快速、簡(jiǎn)便，只要確保計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境足夠安全就能完成一系列的相關(guān)操作，最終使檔案管理人員的管理工作效率得到極大提升。

（二）符合當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展從現(xiàn)階段我國(guó)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及科學(xué)技術(shù)的發(fā)展情況為角度進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)地飛速發(fā)展是社會(huì)進(jìn)步發(fā)展的一個(gè)必然趨勢(shì)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也逐漸應(yīng)用于高職學(xué)校的教育以及管理中。例如，常見(jiàn)的電化教學(xué)以及多媒體技術(shù)教學(xué)，教師的辦公室也逐漸實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化、信息化。在這樣的形勢(shì)下，為了緊跟時(shí)展腳步，使高校的檔案管理符合當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極在檔案管理工作中應(yīng)用電子檔案，從而使高職學(xué)校的檔案管理工作能夠和學(xué)校中的現(xiàn)代化教學(xué)技術(shù)維持在同一水平上，通過(guò)這樣的方式來(lái)加快高職學(xué)校一體化教學(xué)及管理的形成速度。

（三）提高檔案管理的質(zhì)量以及水平傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)永久保存，但是這一目標(biāo)隨著電子檔案管理的到來(lái)得以實(shí)現(xiàn)。在高校過(guò)去的檔案管理方式中，通常情況下的檔案管理方式均為紙質(zhì)管理，使用紙質(zhì)管理來(lái)歸類(lèi)以及儲(chǔ)存學(xué)生的檔案，由于受到外部環(huán)境中的各種因素影響。例如，溫度、濕度等，無(wú)論是儲(chǔ)存環(huán)境濕度過(guò)高還是溫度過(guò)高，都會(huì)在一定程度上損壞紙質(zhì)檔案，從而導(dǎo)致檔案管理人員不得不定期將檔案轉(zhuǎn)移到其他地方。然而，這樣的情況在電子檔案管理中卻得以避免，電子檔案管理通過(guò)計(jì)算機(jī)就能實(shí)現(xiàn)快速存檔，并且沒(méi)有外部環(huán)境因素的限制，檔案管理人員只要確保計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全性，就能將快速存放檔案以及管理檔案實(shí)現(xiàn)，并且能夠使學(xué)生的檔案信息完整性在檔案管理的過(guò)程中得到有效保障，從而將高職學(xué)校的檔案管理質(zhì)量提高。除此之外，由于社會(huì)的快速發(fā)展，國(guó)家越來(lái)越注重職業(yè)教育領(lǐng)域的發(fā)展，從而將高職學(xué)校招收學(xué)生的人數(shù)擴(kuò)大。因此，高職學(xué)校中的學(xué)生數(shù)量呈現(xiàn)一個(gè)逐年攀升的趨勢(shì)。學(xué)生的數(shù)量增加，在一定程度上增加了對(duì)學(xué)生信息進(jìn)行記錄的檔案管理所需的紙張數(shù)量。在這樣的形勢(shì)下，檔案管理工作中的建立檔案的成本以及儲(chǔ)存檔案的成本均隨之大幅度提高。這也促使高職學(xué)校在檔案管理的工作中應(yīng)用電子檔案。當(dāng)電子檔案管理的方式逐漸在高職學(xué)校的檔案管理工作中展開(kāi)以后，使紙質(zhì)檔案管理工作中存在的管理難度以及儲(chǔ)存難度得到了有效降低，同時(shí)，使用電子檔案管理的方式來(lái)對(duì)高職學(xué)校學(xué)生的檔案信息進(jìn)行管理還可以節(jié)能環(huán)保，縮小檔案管理所占的物理空間，并且在一定程度上節(jié)省了紙張資源，與我國(guó)當(dāng)前提倡的綠色發(fā)展理念相符。最重要的一點(diǎn)，電子檔案管理的方式使紙質(zhì)檔案管理中潛在的濕度影響以及溫度影響均被有效地消除，繼而使高職學(xué)校的檔案管理保存以及儲(chǔ)存的穩(wěn)定性和安全性得到一定程度的保障。

二、高職學(xué)校檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理制度不夠健全在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理模式的過(guò)程中，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)加快完善自身檔案管理制度的速度，及時(shí)對(duì)其進(jìn)行科學(xué)、合理的調(diào)整，積極建立一個(gè)屬于本校的電子檔案管理系統(tǒng)，并且采取相應(yīng)的措施來(lái)確保這套系統(tǒng)具有一定的完整性以及有效性，從而構(gòu)建出高職學(xué)校的電子檔案管理制度。但是，觀察現(xiàn)階段中的高職學(xué)校檔案管理工作可以發(fā)現(xiàn)，在高職學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)以及制度中依然存在很多不足，相關(guān)制度不夠健全。例如，檔案定位準(zhǔn)確度不高，相關(guān)管理人員的權(quán)限以及責(zé)任分配明確性不足。在大部分高職學(xué)校中，其所具有的電子檔案管理制度均與電子檔案管理系統(tǒng)不匹配，假如在檔案管理的工作中發(fā)生檔案被篡改、被竊取以及檔案遺失等相關(guān)不利狀況時(shí)，由于檔案管理制度不夠健全，導(dǎo)致相關(guān)工作人員無(wú)法對(duì)以上情況進(jìn)行及時(shí)有效的處理，最終對(duì)高職學(xué)校造成較為嚴(yán)重的損失。在一定程度上降低了高職學(xué)校的檔案管理工作效率以及質(zhì)量。

（二）電子檔案對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備的依賴(lài)性比較強(qiáng)因?yàn)殡娮訖n案是基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生檔案的輸入以及編制的，因此在檢索相關(guān)檔案信息的時(shí)候，必須使用一些計(jì)算機(jī)硬件以及軟件使達(dá)到讀取目的，例如，在對(duì)一些程序類(lèi)的檔案進(jìn)行檢索時(shí)，必須使用到一些類(lèi)似于Matlab以及CAD的軟件以及程序。因此，在對(duì)檔案進(jìn)行建立、儲(chǔ)存以及備份的過(guò)程中極易被軟件系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及運(yùn)行狀況所影響，在這個(gè)過(guò)程中，一旦計(jì)算機(jī)的硬件或者軟件的系統(tǒng)出現(xiàn)故障，將會(huì)對(duì)檔案的建立、儲(chǔ)存、備份以及保存造成不利的影響。

三、電子檔案管理在高職學(xué)校檔案管理中的實(shí)踐策略

（一）重視電子檔案管理隨著社會(huì)的進(jìn)步發(fā)展，電子檔案逐漸在各大高職學(xué)校的檔案管理工作中普及應(yīng)用，相關(guān)的檔案管理人員也開(kāi)始重視電子檔案。為了使電子檔案的應(yīng)用得到落實(shí)，從而使高職學(xué)校的檔案管理工作的質(zhì)量以及效率得到一定程度的提升，高職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)管理人員需要發(fā)揮自身的帶頭作用，先在自身的理念中形成具有一定正確性的電子檔案管理理念，對(duì)電子檔案在高職學(xué)校的檔案管理工作中發(fā)揮的作用具有一定的認(rèn)知以及了解。除此之外，高職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)管理人員必須使電子檔案在自身的檔案管理工作中得到有效的落實(shí)以及應(yīng)用，加大對(duì)高職學(xué)校檔案管理人員的培訓(xùn)力度，使高職學(xué)校的檔案管理人員能夠?qū)n案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容以及管理精神有正確的了解以及認(rèn)知。同時(shí)，高職學(xué)校還應(yīng)當(dāng)加大對(duì)檔案管理工作人員的監(jiān)督管控力度，提高對(duì)檔案管理工作的要求以及標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)這樣的方式來(lái)提升高職學(xué)校檔案管理人員對(duì)高職學(xué)校檔案管理工作的積極性以及規(guī)范性，繼而使在高職學(xué)校的檔案管理工作中應(yīng)用電子檔案管理的順利開(kāi)展得到有效保障。

（二）提高職工對(duì)電子檔案的認(rèn)知作為信息知識(shí)以及人才高度匯集的地方，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極向所有教師職工宣傳電子檔案的相關(guān)知識(shí)以及好處，將教職工對(duì)電子檔案的理解以及認(rèn)知進(jìn)一步提升[1]，繼而愿意主動(dòng)配合高職學(xué)校完成電子檔案的實(shí)踐工作。第一，高職學(xué)校的相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)將自身具備的帶頭作用發(fā)揮出來(lái)，積極了解電子檔案的相關(guān)理論知識(shí)以及技能知識(shí)，并且主動(dòng)參加相關(guān)的培訓(xùn)，繼而使其他教職工對(duì)電子檔案管理引起高度重視；第二，高職學(xué)校必須將電子檔案在學(xué)校內(nèi)部的宣傳力度加大，讓學(xué)校的教職工能夠?qū)﹄娮訖n案管理有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，繼而積極配合檔案管理人員的檔案管理工作，在一定程度上將學(xué)校的檔案管理工作質(zhì)量以及效率提升。

（三）加強(qiáng)安全管理對(duì)檔案進(jìn)行安全管理是電子檔案管理中尤為關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，但是，由于互聯(lián)網(wǎng)具有開(kāi)放性較強(qiáng)的特點(diǎn)，而電子檔案管理是基于互聯(lián)網(wǎng)的一項(xiàng)信息技術(shù)，從而也將面臨著黑客技術(shù)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的威脅。因此，高職學(xué)校必須高度重視學(xué)校電子檔案管理的相關(guān)安全管理工作，使檔案內(nèi)容的可靠性以及安全性得到有效保障。在具體實(shí)施的時(shí)候，首先高職學(xué)校的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在建設(shè)電子檔案的過(guò)程中，對(duì)計(jì)算網(wǎng)絡(luò)的安全性進(jìn)行檢查[2]，在確保計(jì)算機(jī)不存在病毒的情況下才能進(jìn)行建檔。其次，高職學(xué)校一定要安裝正版的、具有極強(qiáng)防護(hù)功能的殺毒軟件，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)計(jì)算機(jī)的安全性，及時(shí)找出存在的安全隱患并且處理，及時(shí)更新計(jì)算機(jī)的硬件設(shè)施以及軟件程序。最后，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極安裝防火墻，避免發(fā)生黑客攻擊或者是病毒侵入的情況，確保電子檔案不會(huì)被盜取或者是丟失。此外，為了做好應(yīng)對(duì)各種突況的準(zhǔn)備，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行備份。通過(guò)以上的方式來(lái)加強(qiáng)對(duì)檔案的安全管理，有效防止電子檔案出現(xiàn)問(wèn)題。對(duì)自身的電子檔案設(shè)備開(kāi)展定期的檢查以及維護(hù)工作，使設(shè)施中存在的隱患以及故障得到及時(shí)的發(fā)現(xiàn)以及解決。同時(shí)，必須要求高職學(xué)校檔案管理中負(fù)責(zé)電子檔案技術(shù)的工作人員對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)中的隱患以及漏洞引起高度重視，積極學(xué)習(xí)相關(guān)技術(shù)，提高自身的技術(shù)水平，從而對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)中存在的漏洞開(kāi)展真正的修復(fù)工作，最終使電子檔案管理系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)得到一定程度的降低。除此之外，相關(guān)的電子檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案的相關(guān)管理軟件進(jìn)行及時(shí)的維護(hù)、升級(jí)以及更新，使電子檔案的應(yīng)用能夠更加符合高職學(xué)校的需求。高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極對(duì)電子檔案管理的硬件設(shè)施進(jìn)行及時(shí)的更新以及升級(jí)，將那些老化或者破損嚴(yán)重的設(shè)施淘汰，積極購(gòu)入與現(xiàn)階段信息技術(shù)發(fā)展相符合的新型設(shè)施，使電子檔案管理的設(shè)施能夠達(dá)到電子檔案運(yùn)行系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，繼而實(shí)現(xiàn)電子檔案管理在高職學(xué)校檔案管理工作中的實(shí)施應(yīng)用。

（四）健全檔案管理機(jī)制對(duì)于高職學(xué)校的發(fā)展而言，做好檔案管理工作是促進(jìn)學(xué)校高效發(fā)展的一項(xiàng)至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，為了能夠?qū)㈦娮訖n案的管理工作做好，高職學(xué)校的檔案管理人員必須結(jié)合電子檔案的相關(guān)特點(diǎn)來(lái)健全電子檔案的相關(guān)管理機(jī)制，從而使電子檔案的管理質(zhì)量以及管理效率得到進(jìn)一步的提升[3]。第一，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)規(guī)定，每過(guò)一個(gè)特定時(shí)間就要對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔，同時(shí)還要對(duì)電子檔案的質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格的審查檢驗(yàn)，一旦發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題應(yīng)當(dāng)立即進(jìn)行解決處理，使檔案能夠及時(shí)歸檔；第二，高職學(xué)校必須提升檔案管理人員對(duì)于電子檔案的理解以及認(rèn)知，從而有效地制定規(guī)范的電子檔案管理機(jī)制以及相關(guān)的操作方法，使檔案整理、檔案鑒別以及檔案歸檔等工作更具專(zhuān)業(yè)性；第三，高職學(xué)校必須嚴(yán)格地監(jiān)督電子檔案的編號(hào)分類(lèi)工作，使人為失誤的概率得到有效控制，繼而有序開(kāi)展高職學(xué)校的電子檔案管理工作。

（五）優(yōu)化管理團(tuán)隊(duì)電子檔案管理人員是電子檔案管理的主要構(gòu)成部分，因此電子檔案管理人員的基本素養(yǎng)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)以及技能、綜合素質(zhì)等都是直接決定電子檔案管理最終的管理質(zhì)量以及管理效率的關(guān)鍵因素。所以，高職學(xué)校必須優(yōu)化自身的檔案管理隊(duì)伍，將管理隊(duì)伍中的成員的基礎(chǔ)理論知識(shí)以及專(zhuān)業(yè)技能提高，為高職學(xué)校順利開(kāi)展電子檔案管理工作創(chuàng)造有利條件。第一，當(dāng)高職學(xué)校的在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行選擇的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)以學(xué)習(xí)能力、道德品質(zhì)、思想意識(shí)、專(zhuān)業(yè)能力以及職業(yè)素養(yǎng)為篩選指標(biāo)[4]，確保其專(zhuān)業(yè)能力、綜合素質(zhì)等方面達(dá)到現(xiàn)階段中信息化管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。第二，高職學(xué)校必須加大對(duì)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)力度，積極從社會(huì)中招賢納士，將電子檔案管理隊(duì)伍不斷地優(yōu)化、擴(kuò)大，從而實(shí)現(xiàn)高職學(xué)校電子檔案管理的品質(zhì)化、高效化；第三，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極定期組織一些相關(guān)的技能培訓(xùn)大會(huì)以及道德培訓(xùn)大會(huì)，讓檔案管理人員能夠積極學(xué)習(xí)相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí)以及技術(shù)，并且培養(yǎng)其良好的道德素養(yǎng)、政治素質(zhì)以及職業(yè)素養(yǎng)，避免發(fā)生學(xué)校檔案信息泄露或者被用于買(mǎi)賣(mài)等不良現(xiàn)象，從而對(duì)學(xué)校的安全管理造成不利影響。

篇2

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;電子檔案;問(wèn)題;對(duì)策

隨著電子信息時(shí)代的高速發(fā)展，醫(yī)療技術(shù)及醫(yī)療相關(guān)信息技術(shù)也日新月異，醫(yī)院檔案的管理范圍也從以往的傳統(tǒng)的文書(shū)文檔發(fā)展為多層次，多形式的檔案模式，電子文檔管理是醫(yī)院檔案管理中的新內(nèi)容及新要求，如何提高醫(yī)院的電子文檔檔案管理質(zhì)量，是醫(yī)院檔案管理中亟待解決的問(wèn)題。通過(guò)對(duì)電子文件管理存在問(wèn)題及對(duì)策進(jìn)行探討，推進(jìn)電子檔案的管理。

1、醫(yī)院電子檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1檔案管理職責(zé)不明確，管理線條多

醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)，綜合檔案室一般只管理文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等，由于醫(yī)院歷史的原因及醫(yī)院行業(yè)管理的要求，醫(yī)院的醫(yī)療病歷檔案由專(zhuān)門(mén)的病案室管理，而臨床的一些X線檔案、病理切片檔案、檢驗(yàn)檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網(wǎng)絡(luò)辦公產(chǎn)生的電子資料檔案分屬于各個(gè)業(yè)務(wù)科室自己管理，電子病歷及一些醫(yī)療電子網(wǎng)絡(luò)信息則由信息科管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成了多部門(mén)管理的現(xiàn)狀，導(dǎo)致檔案管理職責(zé)不明確，管理線條多，管理不到位的現(xiàn)象。

1.2醫(yī)院電子檔案管理的意識(shí)和制度不健全

有些醫(yī)院雖然建立了檔案管理，但實(shí)際運(yùn)行效果不夠理想，不少部門(mén)人員檔案意識(shí)較淡薄，一些人員經(jīng)常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時(shí)歸檔，導(dǎo)致檔案材料丟失或欠缺。平時(shí)單位組織的學(xué)習(xí)多與專(zhuān)業(yè)技術(shù)有關(guān)，很少組織檔案管理方面的學(xué)習(xí)，檔案管理的宣傳力度及認(rèn)識(shí)均不夠。同時(shí)，由于對(duì)醫(yī)院電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)及范疇還不夠明確，導(dǎo)致醫(yī)院電子檔案管理的制度建設(shè)相對(duì)落后，跟不上檔案管理的需求。

1.3電子檔案管理不規(guī)范，缺失、損壞現(xiàn)象較普遍

由于醫(yī)院的電子檔案多頭管理的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統(tǒng)一和規(guī)范的管理，同時(shí)由于電子檔案需要依賴(lài)計(jì)算機(jī)貯存，科室在日常計(jì)算機(jī)管理時(shí)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全、病毒防范、權(quán)限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現(xiàn)象，同時(shí)如何對(duì)電子檔案進(jìn)行規(guī)范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識(shí)均十分匱乏，導(dǎo)致了電子檔案的缺失和損壞現(xiàn)象較普遍。

1.4檔案管理人員素質(zhì)有待提高

由于醫(yī)療是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)，目前醫(yī)院的檔案管理人員在文化程度、醫(yī)療技術(shù)知識(shí)、醫(yī)療管理流程、電子信息技術(shù)、檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)等方面均有待提高，在醫(yī)療人才培養(yǎng)中，多重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)方面的提高，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高的意識(shí)不夠，投入不足，導(dǎo)致許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展，直接影響了檔案管理水平的進(jìn)一步提高。

1.5需要大量資金投入

醫(yī)院電子檔案的建設(shè)需要整體規(guī)劃,包括整個(gè)硬件平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)置,如需要投入的設(shè)備就有計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)、縮微設(shè)備、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等,還需要進(jìn)行信息的安全防護(hù),這些都需要很大的經(jīng)費(fèi)投入。另外,這些電子產(chǎn)品更新?lián)Q代速度快,生命周短,其后續(xù)的維修、更換、升級(jí)等也在一定程度上制約了檔案信息化工作的開(kāi)展。

2、提高醫(yī)院電子檔案管理的對(duì)策

2.1建立完善醫(yī)院的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

醫(yī)院檔案信息量大、類(lèi)別多，可采取相應(yīng)的高科技手段，為數(shù)據(jù)庫(kù)無(wú)紙化創(chuàng)造契機(jī)。建立健全醫(yī)院檔案管理的醫(yī)院、檔案室、科室三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)是醫(yī)院檔案管理的重要保證，通過(guò)三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建立，明確醫(yī)院電子檔案管理的職責(zé)、線條及要求，這種管理模式有利于統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，有利于組織監(jiān)督各相關(guān)部門(mén)的檔案管理工作；有利于明確各部門(mén)的職責(zé)；有利于電子檔案保管的安全、完整和規(guī)范，同時(shí)有利于通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)多元化信息資源的共享及權(quán)限的統(tǒng)一規(guī)劃。

醫(yī)院的電子檔案管理可以實(shí)行檔案管理與其他信息管理分開(kāi)的方式，這種方式主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成，信息科負(fù)責(zé)醫(yī)院病案統(tǒng)計(jì)管理、圖書(shū)管理和計(jì)算機(jī)管理，綜合檔案室主要對(duì)各種門(mén)類(lèi)、載體的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，并對(duì)本單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。二個(gè)部門(mén)職責(zé)明確，互相配合，共同協(xié)作。

2.2制定相應(yīng)的電子檔案管理制度

要做好醫(yī)療電子檔案的管理工作，制度建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，醫(yī)院建立相應(yīng)的電子檔案管理制度的內(nèi)容應(yīng)包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院的崗位責(zé)任制和考核辦法中去，建立健全醫(yī)療電子檔案的動(dòng)態(tài)管理制度，使醫(yī)院的電子檔案管理按規(guī)范化的流程進(jìn)行管理。

2.3加強(qiáng)培訓(xùn)，提高認(rèn)識(shí)

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)和了解醫(yī)療活動(dòng)的規(guī)律、工作流程、信息技術(shù)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)安全、醫(yī)學(xué)管理等知識(shí)。特別是對(duì)于數(shù)字化醫(yī)療信息手段、數(shù)字化設(shè)備、數(shù)字化醫(yī)療管理、網(wǎng)絡(luò)管理安全等技術(shù)的應(yīng)用，需要檔案管理人員需要及時(shí)更新自己的知識(shí)才能有效地參與到醫(yī)院電子檔案管理的工作中去。要提高科研人員對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí),要有科研人員在一絨的自覺(jué)收集保存才能使電子檔案完整。相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)檔案管理的法律法規(guī)、規(guī)章制度及本單位的檔案管理規(guī)定，提高對(duì)檔案管理知識(shí)的認(rèn)識(shí)及理解。

2.4加大檔案管理的投入

篇3

（一）電子檔案管理能夠有效的節(jié)省人力和物力與傳統(tǒng)的檔案管理相比較，傳統(tǒng)的檔案保存工作中，由于某些重要的檔案資料，不但需要專(zhuān)門(mén)的人員進(jìn)行管理，還需要投入大量的管理經(jīng)費(fèi)，但是還是不能確保檔案的絕對(duì)安全性。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，給檔案的歸檔提供了更加方便和快捷的手段，并且還為檔案的提取和利用都提供了快捷的途徑，此外還為檔案的歸檔與檢索等當(dāng)面提供了相當(dāng)?shù)谋憷?。也就說(shuō)說(shuō)電子檔案不但加快了檔案歸檔的速度與質(zhì)量，還節(jié)約了大量的人力與物力。

（二）強(qiáng)化電子檔案管理，能夠有效的提高檔案服務(wù)的質(zhì)量檔案的電子化，其目的就是為人們提供簡(jiǎn)單快捷的檔案管理服務(wù)。電子檔案的特點(diǎn)就是信息化程度高，所有的原始檔案都通過(guò)數(shù)字化的信息形式儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，并且經(jīng)過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的傳播，方便世界各地網(wǎng)絡(luò)在線的用戶(hù)查閱和篩選自己需要的信息。所以，強(qiáng)化對(duì)電子檔案的管理，不斷的利用新技術(shù)，完善電子檔案的管理模式和途徑。隨著時(shí)代的發(fā)展，許多的檔案使用者對(duì)電子檔案的要求越來(lái)越高，他們不但要求電子檔案提供原始的文字檔案，甚至有的還需要查看原始檔案的圖像以及相關(guān)的視頻資料等，由于傳統(tǒng)檔案的種種限制，導(dǎo)致是在電子檔案迅速發(fā)展的今天，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)的不能滿(mǎn)足人類(lèi)的需求。電子檔案因?yàn)槠渥陨淼奶厥庑?，能夠?yàn)槿藗兲峁└娴男畔⒎?wù)，隨著檔案需求的多樣性與社會(huì)科學(xué)的不斷發(fā)展，檔案管理工作的服務(wù)對(duì)象以及檔案的管理方法都在不斷的變化中。但是電子檔案因?yàn)槠鋭?dòng)態(tài)、全面的服務(wù)特點(diǎn)，在很大程度上能夠滿(mǎn)足人們逐漸多樣化的需求。

二、加強(qiáng)電子檔案管理的方法

（一）利用風(fēng)險(xiǎn)管理方法，提升電子檔案管理的水平

電子檔案管理由于利用的計(jì)算計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，致使其在存儲(chǔ)的過(guò)程中具有很大的危險(xiǎn)，所以采用風(fēng)險(xiǎn)管理的方法，對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)中可能遇到的危險(xiǎn)進(jìn)行分別、估計(jì)、防護(hù)并且采取相應(yīng)的措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)，通過(guò)這些手段的應(yīng)用，將電子檔案的管理風(fēng)險(xiǎn)降低到用戶(hù)可接受的范圍內(nèi)，進(jìn)一步的達(dá)到電子檔案管理的安全系數(shù)。

（二）規(guī)范電子檔案管理的操作流程

傳統(tǒng)的檔案管理在歸檔前與歸檔后的管理部門(mén)的分工是不同的，這就在一定程度上對(duì)文檔保存的連續(xù)性造成了破壞。電子檔案是建立在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上的虛擬信息，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)這一特殊途徑，將文檔通過(guò)一定的管理流暢，順暢的將電子文檔進(jìn)行歸檔和存儲(chǔ)，文件的生成和保存是在一個(gè)完整的環(huán)節(jié)中實(shí)現(xiàn)的。電子檔案的生成到永久性的保存以及銷(xiāo)毀是一個(gè)不可分割的過(guò)程，因此對(duì)電子檔案生成的流程應(yīng)該按照不同的管理要求和流程，建立專(zhuān)門(mén)的管理部門(mén)進(jìn)行控制，將電子檔案的操作流程系統(tǒng)而安全的管理起來(lái)。

（三）強(qiáng)化工作人員的管理，建立完善的管理體制

電子檔案作為一種新興的事物，其發(fā)展是比較晚的，因此一套完整的管理體制對(duì)電子檔案的管理工作是相當(dāng)重要的。在建立完善的管理機(jī)制的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該通過(guò)績(jī)效考核歸納到電子檔案的管理內(nèi)容中，以此來(lái)激勵(lì)管理人員的工作積極性。同時(shí)還應(yīng)該投入一定的資金，在硬件設(shè)備上提供一定的支持，保證管理機(jī)制高速、有效的運(yùn)行。

三、結(jié)語(yǔ)

篇4

1 電子檔案的特征

電子檔案不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和實(shí)物檔案，它有自己的獨(dú)特特征：（1）電子檔案的不穩(wěn)定性，其主要是存儲(chǔ)在磁介質(zhì)上，主要有磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶等。這種介質(zhì)容易受到震動(dòng)、磁信號(hào)的影響，載體結(jié)構(gòu)稍微變化，就有可能造成數(shù)據(jù)的丟失和破壞，這對(duì)電子檔案保存的環(huán)境有嚴(yán)格的要求。（2）電子檔案的非直讀性，電子檔案的閱讀需要借助一定的設(shè)備來(lái)進(jìn)行，需要相關(guān)的軟硬件設(shè)備來(lái)進(jìn)行閱讀，這就要求檔案館在保存電子檔案的同時(shí)還要保存其專(zhuān)門(mén)的閱讀設(shè)備。（3）電子檔案的易更改性，電子檔案的更改過(guò)程不容易被察覺(jué)，更改后不會(huì)留下任何痕跡，電子檔案在傳遞或更換其他載體時(shí)，容易被更改。電子檔案的增加、刪除、修改都非常方便，給檔案的真實(shí)性鑒定和保密性帶來(lái)一定的困難。（4）電子檔案對(duì)設(shè)備和技術(shù)的依賴(lài)性，檔案信息的加工、組織都需要借助一定的設(shè)備和軟件，還需要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)不健全、不統(tǒng)一，容易出現(xiàn)在其他設(shè)備和環(huán)境下不能讀取、不兼容的情況，檔案資源不容易進(jìn)行載體互換。

2 電子檔案管理的難點(diǎn)

2.1 檔案數(shù)據(jù)的不兼容性。數(shù)字檔案產(chǎn)生的途徑很多，有辦公檔案、數(shù)據(jù)檔案、照片、文本、視頻、聲音等各種形式的檔案資源，并且產(chǎn)生這些檔案的管理系統(tǒng)和應(yīng)用程序也不一樣。這樣產(chǎn)生的各種各樣的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)在兼容性上就不好把握。不同類(lèi)型的檔案需要不同的軟件才能打開(kāi)，即使同一種文件在軟件升級(jí)后也有可能不兼容或者丟失數(shù)據(jù)。這種不兼容性給數(shù)字檔案的保存和使用帶來(lái)很大的困難。

2.2 檔案信息冗余。由于不是完整的數(shù)據(jù)庫(kù)文件，各種各樣的數(shù)字檔案資源容易出現(xiàn)重復(fù)，數(shù)字文件的易復(fù)制性決定了其文檔備份較多，并且因工作需要可能會(huì)不定期地修改，這樣就會(huì)造成備份的不統(tǒng)一，尤其是手工備份文檔，更容易造成數(shù)據(jù)的冗余，不利于數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期維護(hù)，容易造成數(shù)據(jù)不統(tǒng)一。

2.3 數(shù)字檔案信息之間的聯(lián)系弱。很多數(shù)字檔案是相對(duì)孤立的，缺少相對(duì)的聯(lián)系，導(dǎo)致系統(tǒng)沒(méi)有辦法識(shí)別兩份電子檔案的聯(lián)系和區(qū)別。在保證電子檔案安全的同時(shí)，強(qiáng)化檔案關(guān)聯(lián)共享。這種數(shù)字檔案的獨(dú)立性容易產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)孤島，如果文件的擴(kuò)展名被修改或者丟失，該文件所關(guān)聯(lián)的程序則會(huì)失效，這種情況給電子檔案歸檔帶來(lái)不少的麻煩。

3 電子檔案管理技術(shù)研究

電子檔案的管理技術(shù)主要分為原生電子檔案歸檔技術(shù)和數(shù)字化檔案歸檔技術(shù)兩種。

3.1 原生電子檔案歸檔技術(shù)。原生電子檔案主要是指在生活和工作中，直接產(chǎn)生的電子文件，又具有一定的保存價(jià)值，形成原生電子檔案。原生電子檔案歸檔技術(shù)主要有：在線數(shù)據(jù)收割技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)字資源鏡像、白色檔案轉(zhuǎn)換技術(shù)、fedora檔案存貯系統(tǒng)等。

（1）在線數(shù)據(jù)收割技術(shù)：利用開(kāi)源的原理，采用自動(dòng)收割技術(shù)下載整個(gè)網(wǎng)絡(luò)空間，對(duì)其進(jìn)行抽取和標(biāo)引，并組織成檢索庫(kù)供用戶(hù)使用。奧地利國(guó)家圖書(shū)館和維也納科技大學(xué)聯(lián)合開(kāi)發(fā)和使用該項(xiàng)技術(shù)，目前已經(jīng)應(yīng)用到奧地利數(shù)字圖書(shū)館和網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)空間。（2）網(wǎng)絡(luò)數(shù)字資源鏡像技術(shù)：這種技術(shù)主要運(yùn)用主題和事件的方式對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行選擇，并形成檔案資源的元數(shù)據(jù)，包括對(duì)多媒體和超文本的采集、標(biāo)引、存貯并使用，最后運(yùn)用人工編目的方式，為每份檔案創(chuàng)建一條目錄。美國(guó)國(guó)會(huì)圖書(shū)館開(kāi)展的MINERVA項(xiàng)目采用的就是這種方式。（3）白色檔案轉(zhuǎn)換技術(shù)：這種技術(shù)主要為了盡量提高檔案的利用效率，并且又不破壞數(shù)字檔案的結(jié)構(gòu)而采用的方法，即對(duì)原生的電子檔案逐步地仿真和轉(zhuǎn)化，由黑色檔案（原始檔案）經(jīng)過(guò)保密加工和災(zāi)難恢復(fù)等工作，轉(zhuǎn)換成灰色檔案，最后再經(jīng)過(guò)訪問(wèn)的限定和遷移變成白色檔案，供用戶(hù)使用，既保證了檔案的安全，也提高了檔案的利用效率。（4） fedora檔案存貯系統(tǒng)：這是一套基于linux操作系統(tǒng)的管理軟件。其允許數(shù)據(jù)的錄入、刪除和修改，通過(guò)這個(gè)系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)原生數(shù)字檔案館藏資源建設(shè)，主要由弗吉尼亞大學(xué)、赫爾大學(xué)、斯坦福大學(xué)、耶魯大學(xué)和英國(guó)赫爾歷史中心共同參與完成，可以通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子檔案的評(píng)價(jià)和初審，可以實(shí)現(xiàn)檔案的病毒檢測(cè)、自動(dòng)生成檔案清單和信息包，并形成相關(guān)的檔案訪問(wèn)權(quán)限。同時(shí)fedora還有數(shù)字對(duì)象存儲(chǔ)庫(kù)，并配有數(shù)字檔案的采集和標(biāo)引系統(tǒng)，主要由英國(guó)惠康圖書(shū)館開(kāi)發(fā)，包含對(duì)不同標(biāo)準(zhǔn)的元數(shù)據(jù)重新創(chuàng)建、整理和組織，并開(kāi)發(fā)了元數(shù)據(jù)自動(dòng)提取和實(shí)施方案。

3.2 數(shù)字化檔案歸檔技術(shù)。數(shù)字化檔案主要是指將紙質(zhì)檔案數(shù)字化后形成的檔案，這種檔案的優(yōu)點(diǎn)是使用的過(guò)程中不會(huì)對(duì)檔案本體造成損壞，并且方便多人同時(shí)使用。主要有頁(yè)面自動(dòng)分析技術(shù)、檔案數(shù)字化技術(shù)、多媒體數(shù)字檔案技術(shù)、3D激光掃描技術(shù)。

（1）頁(yè)面自動(dòng)分析技術(shù)，即在數(shù)字化的過(guò)程中，自動(dòng)對(duì)檔案的信息資源進(jìn)行采集和標(biāo)引，該技術(shù)首先對(duì)圖像進(jìn)行預(yù)處理，然后提取圖片的信息，包括圖片的線、背景線、特殊符號(hào)、標(biāo)題和文本等，最后進(jìn)行文字的識(shí)別和重建。希臘國(guó)家信息與電子通信研究中心正在研究使用這種技術(shù)。（2）檔案數(shù)字化技術(shù)，主要包括紙質(zhì)檔案的初始轉(zhuǎn)換，數(shù)據(jù)的管理和訪問(wèn)，采用文章逐條、逐頁(yè)的數(shù)據(jù)加載方式，自動(dòng)創(chuàng)建頁(yè)面級(jí)，手動(dòng)創(chuàng)建文章即元數(shù)據(jù)的方式，采用SGML DTD（標(biāo)記通用語(yǔ)言――文件形態(tài)定義）來(lái)反映，英國(guó)的曼徹斯特大學(xué)學(xué)者正在開(kāi)發(fā)這種模式的歸檔技術(shù)。（3）多媒體數(shù)字檔案技術(shù)，這種技術(shù)主要研究了音頻檔案信號(hào)轉(zhuǎn)換的波段分析和恢復(fù)、信號(hào)提取、副本保存等關(guān)鍵技術(shù)，采用半自動(dòng)的方式從視頻和音頻中提取元數(shù)據(jù)以供檢索使用。通過(guò)檢索相似性和曲線對(duì)比來(lái)對(duì)數(shù)字資源進(jìn)行識(shí)別，這樣減少了數(shù)字化抽取過(guò)程中的信息丟失，意大利的帕多瓦大學(xué)在對(duì)這項(xiàng)技術(shù)進(jìn)行深入研究，歐洲的很多國(guó)家都是使用這種技術(shù)。（4）3D激光掃描技術(shù)，這樣技術(shù)對(duì)實(shí)物檔案數(shù)字化有很大的意義，主要是通過(guò)三維掃描和模擬，將其存儲(chǔ)和開(kāi)放使用，目前研究這項(xiàng)技術(shù)的主要有斯坦福大學(xué)、加州大學(xué)和中國(guó)科技大學(xué)，已經(jīng)取得了初步的成果。

4 結(jié)語(yǔ)

篇5

一、電子檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)

（一）電子檔案優(yōu)點(diǎn)

1、效率高

電子檔案管理的中心工作是通過(guò)無(wú)紙化辦公，將工作中的文件、會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)、報(bào)告、通知通告等，都通過(guò)辦公軟件系統(tǒng)向特定對(duì)象予以，節(jié)省了大量文件印發(fā)、轉(zhuǎn)送、通知等，節(jié)省了時(shí)間、人力和物力。此外，經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。

2、綠色環(huán)保

利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行無(wú)紙化辦公，大大降低了文件紙質(zhì)的使用，節(jié)約了紙張不但能夠節(jié)省辦公開(kāi)支，而且有能夠減少木材的使用，降低來(lái)人類(lèi)對(duì)森林資源的破壞。

3、空間占用少

電子檔案的存儲(chǔ)可以借助于硬盤(pán)、光盤(pán)和云盤(pán)等多種手段，其特點(diǎn)是占用空間少，不需要占用大的空間存儲(chǔ)，此外電子檔案可以實(shí)現(xiàn)異地查詢(xún)和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了便捷性、高效性和靈活性。

（二）電子檔案缺點(diǎn)

電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸?shù)倪^(guò)程中極易發(fā)生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經(jīng)過(guò)不同格式的轉(zhuǎn)換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實(shí)性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)上會(huì)出現(xiàn)被病毒攻擊或被盜的風(fēng)險(xiǎn)。因此，在電子檔案的技術(shù)難點(diǎn)是保障檔案的安全性。

二、紙式檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)

（一）紙式檔案的優(yōu)點(diǎn)

紙式檔案的特點(diǎn)是確保原始性和真實(shí)性，紙質(zhì)檔案通常經(jīng)人工撰寫(xiě)和機(jī)器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現(xiàn)在紙上，能夠可見(jiàn)的原始資料，不宜被經(jīng)篡改，如果篡改也容易發(fā)現(xiàn)，便于確保檔案的原始性和真實(shí)性。

（二）紙式檔案的缺點(diǎn)

隨著紙式檔案保存時(shí)間的長(zhǎng)久，就會(huì)發(fā)現(xiàn)紙式檔案很容易受條件影響。紙質(zhì)檔案的紙張?jiān)诟邷?、較潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等環(huán)境下，容易對(duì)紙質(zhì)檔案產(chǎn)生破壞，再被化學(xué)分解后形成“檔案磚”。

三、紙式檔案與電子檔案的互補(bǔ)性

無(wú)論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都是為社會(huì)發(fā)展提供信息服務(wù)的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，同時(shí)也起到了互補(bǔ)互進(jìn)的作用。如何加強(qiáng)辦公紙式和電子辦公檔案的互補(bǔ)呢？要從以下幾點(diǎn)著手：

（一）重視紙式檔案向電子當(dāng)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化的質(zhì)量

紙質(zhì)檔案的內(nèi)容經(jīng)過(guò)掃描和轉(zhuǎn)換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質(zhì)量也是由紙質(zhì)檔案的質(zhì)量決定的。因此，在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行入庫(kù)和存檔時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的質(zhì)量管理。

（二）建立電子檔案歸檔的工作制度

電子檔案與紙質(zhì)檔案的歸檔應(yīng)該是按照科學(xué)的制度實(shí)施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實(shí)性，才能充分發(fā)揮優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)紙式檔案的不足，在工作中應(yīng)當(dāng)避免機(jī)械相加等現(xiàn)象，制定科學(xué)合理的雙軌制管理制度勢(shì)在必行，只有科學(xué)制度指導(dǎo)才能保證管理的規(guī)范和有章可循。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員的檔案管理工作水平

目前辦公檔案管理人員很多都是非專(zhuān)業(yè)出身，對(duì)檔案的管理只停留在基礎(chǔ)的歸檔和保管，沒(méi)有摸索出一套科學(xué)的管理方法，使得檔案管理在發(fā)生重大變革上沒(méi)有應(yīng)對(duì)能力，容易出現(xiàn)檔案保存管理中的遺漏、刪除、重復(fù)歸檔等重大問(wèn)題，并且一些單位并沒(méi)有建立電子文件管理系統(tǒng)，缺乏軟件硬件的維修維護(hù)人員，使得電子檔案在形成和保管中存在重大隱患，所以建立一支高素質(zhì)并具有各方面專(zhuān)業(yè)技能的檔案管理團(tuán)隊(duì)是提高檔案管理水平的有效途徑。

篇6

關(guān)鍵詞：電子檔案管理；傳統(tǒng)檔案管理；利與弊；分析；

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-09-00-01

當(dāng)下正處于信息化時(shí)代，檔案管理工作突破了傳統(tǒng)形式的管理模式，即拋棄紙質(zhì)管理方式應(yīng)用信息化管理。雖然采用電子檔案管理方式具有一定的優(yōu)勢(shì)，能夠有效地提高管理的效率，滿(mǎn)足現(xiàn)展的需求，但是其也存在著一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于現(xiàn)在越來(lái)越多的檔案數(shù)據(jù)被建立起來(lái)，電子檔案管理會(huì)被更加廣泛的應(yīng)用于管理工作中，所以對(duì)電子檔案管理的安全加強(qiáng)重視具有重要的意義。

一、電子檔案管理同傳統(tǒng)檔案管理的比較

電子檔案管理充分的體現(xiàn)了現(xiàn)代化元素的應(yīng)用，例如應(yīng)用電子信息技術(shù)等形式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)以及管理。在應(yīng)用電子檔案的過(guò)程中，不會(huì)再涉及到紙質(zhì)檔案資料的處理環(huán)節(jié)，可以利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和一些專(zhuān)門(mén)的管理軟件進(jìn)行數(shù)字化管理。電子檔案管理同傳統(tǒng)形式的檔案管理相比，具有諸多方面的差異。

（一）歸檔時(shí)間不同。電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理具有歸檔時(shí)間的差異性。電子檔案具有靈活的歸檔時(shí)間，可以隨時(shí)隨地進(jìn)行歸檔工作，沒(méi)有束縛。在此期間，文件的建立部門(mén)能夠應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)把文件向檔案的管理部門(mén)進(jìn)行傳輸，再利用電子數(shù)碼簽名認(rèn)證，為文件的歸類(lèi)等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。對(duì)于傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案管理，主要是通過(guò)檔案管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一方式資料收集以及做檔案表格等工作提供給相關(guān)部門(mén)，這些工作都是具有周期性質(zhì)的，必須要在實(shí)施前做好具有標(biāo)準(zhǔn)性的表格等材料，以方便各部門(mén)之間的發(fā)放工作以及回收。

（二）管理方式不同。電子檔案管理應(yīng)用電子編碼的技術(shù)，將各個(gè)不同的檔案文件貼上不同的標(biāo)簽進(jìn)行專(zhuān)門(mén)歸檔，所以造成在程序上具有較復(fù)雜的特點(diǎn)。與電子檔案管理方式不同，傳統(tǒng)檔案管理因?yàn)樵谶M(jìn)行歸檔中只要具有有效的證明就可以，所以具有便捷的歸檔程序。

（三）保存方式不同。電子檔案的保存主要是以電子文件為主要載體，雖然保存較方便，但是利用電子文件的方式很容易發(fā)生老化以及變質(zhì)的現(xiàn)象，一旦發(fā)生這些狀況就會(huì)造成檔案的可讀性受到一定的影響。目前防止出現(xiàn)以上問(wèn)題的主要措施就是應(yīng)用安全備份等方式，并且聯(lián)合形成專(zhuān)門(mén)的文件管理部門(mén)，轉(zhuǎn)換文件的格式，將文件的格式統(tǒng)一轉(zhuǎn)換后進(jìn)行存儲(chǔ)。而傳統(tǒng)檔案管理存儲(chǔ)只需要保持紙質(zhì)的完整性，令其不受破損即可，但是對(duì)于保護(hù)環(huán)境卻提出了較高的要求。所以，傳統(tǒng)檔案管理對(duì)于檔案的保存更具有困難性。

（四）查詢(xún)方式不同。對(duì)于電子檔案的查詢(xún)，需要一定的條件，只有滿(mǎn)足條件方可進(jìn)行正常的查詢(xún)。例如，查詢(xún)者只有經(jīng)過(guò)申請(qǐng)注冊(cè)的方式，正式的成為檔案館或者一些電子中心的會(huì)員，才能被允許登陸查詢(xún)自己想獲得的各類(lèi)信息。而傳統(tǒng)檔案管理要先向有關(guān)的檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，再由專(zhuān)門(mén)的管理人員查找所需的信息，所以工作效率較低。

二、電子檔案管理的利與弊

（一）電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)。電子檔案管理具有諸多的優(yōu)勢(shì)。首先，應(yīng)用電子檔案管理可以有效提高管理檔案的效率。因?yàn)樵跉w檔的時(shí)間以及歸檔的方式都節(jié)省了大量的時(shí)間，并且提高了檔案的保存以及查詢(xún)的效率。通過(guò)應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，例如應(yīng)用數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)，減少了文件打印、傳輸以及張貼的大量時(shí)間，采用專(zhuān)門(mén)的軟件對(duì)檔案的數(shù)據(jù)做好歸類(lèi)管理，具有一定的便捷性。其次，采用電子檔案管理的方式有效減少了對(duì)紙張的利用，所以在環(huán)保工作中具有突出的貢獻(xiàn)。由于減少了對(duì)紙張的使用，不僅能夠減少資金的投入，還能夠減少對(duì)樹(shù)木的砍伐，有效地保護(hù)了森林資源，具有更加重要的意義。同時(shí)，采用電子檔案管理的方式能夠降低對(duì)訂書(shū)釘、印刷和筆墨等材料的應(yīng)用。

（二）電子檔案管理的弊端。采用電子檔案管理，雖然應(yīng)用了科學(xué)技術(shù)增添了現(xiàn)代的元素，提高了檔案管理的效率，給檔案管理工作帶來(lái)一定的便捷。但是，不能忽略掉電子檔案管理工作中的一些弊端。首先，目前我國(guó)雖然對(duì)于電子文件管理工作制訂了有關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行約束其工作行為，但是以現(xiàn)有的法律規(guī)定而言，并沒(méi)有得到健全和完善，還存在較多的漏洞。所以，當(dāng)下電子檔案管理在法律規(guī)定上還有待得到全方位的保障，怎樣令電子檔案真正受到法律的保障，是目前應(yīng)該深入的研究的內(nèi)容。其次，電子檔案管理具有的最嚴(yán)重的弊端就是文件載體容易老化以及變質(zhì)。因?yàn)槿绻陂L(zhǎng)期使用的情況下其很可能會(huì)造成無(wú)法讀取的狀況。一旦發(fā)生這種現(xiàn)象，就會(huì)引發(fā)文件丟失等問(wèn)題，給檔案管理工作帶來(lái)一定的麻煩。所以，當(dāng)下有關(guān)的電子檔案管理部門(mén)正在尋求各種方式的保護(hù)措施，防止或者避免文件載體發(fā)生老化或變質(zhì)，造成無(wú)法讀取的現(xiàn)象。例如應(yīng)用安全備份或云技術(shù)等方式，獲得了良好的保護(hù)效果。再次，電子檔案數(shù)據(jù)在進(jìn)行傳輸?shù)倪^(guò)程中或在實(shí)施共享的時(shí)候，對(duì)于數(shù)據(jù)的安全保護(hù)問(wèn)題也是一項(xiàng)要考慮的問(wèn)題。當(dāng)下信息技術(shù)正在高速發(fā)展，給數(shù)據(jù)信息的傳送帶來(lái)便利的同時(shí)，也產(chǎn)生了黑客以及各種病毒等不利的因素。在傳輸數(shù)據(jù)過(guò)程中很容易對(duì)其安全性產(chǎn)生威脅，所以應(yīng)該引起有關(guān)的管理人員的重視，并且加強(qiáng)防范，例如應(yīng)用加密措施或者防火墻等方式，保證電子檔案的安全。最后，應(yīng)用電子檔案管理對(duì)于工作人員提出了較高的要求。因?yàn)樵跉w檔程序中具有較復(fù)雜的程序環(huán)節(jié)，并且工作繁瑣，對(duì)于技術(shù)水平的要求較高，所以需要具備高素質(zhì)能力的工作人員。

參考文獻(xiàn)：

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關(guān)鍵詞:電子檔案;檔案管理;高等學(xué)校

一、高校檔案管理現(xiàn)狀

縱觀近幾年高等教育發(fā)展情況，如表所示，2007年相較于2006年，高校(含普通高校和成人高校)數(shù)量增加了十所，學(xué)生總規(guī)模增加了兩百萬(wàn)左右，高校教職工人數(shù)增加了十萬(wàn);而2008年相比于2007年，高校(含普通高校和成人高校)數(shù)量增加了三百多所，學(xué)生總規(guī)模增加了近兩百萬(wàn)，高校教職工人數(shù)也是以萬(wàn)為單位遞增;連續(xù)三年，高校數(shù)量、學(xué)生及教職員工人數(shù)都呈穩(wěn)定持續(xù)增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)。

每年，數(shù)以千萬(wàn)的檔案變動(dòng)、更新、維護(hù)，確實(shí)是對(duì)檔案管理工作的巨大挑戰(zhàn)。根據(jù)2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，高等學(xué)校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案記載著學(xué)校的教育歷史，更是全校師生員工德、能、勤、績(jī)和學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，具有重要價(jià)值。這就更體現(xiàn)了檔案管理在高校工作中的重要地位。

具體地看，全國(guó)高校檔案管理現(xiàn)狀還存在著以下幾個(gè)方面的特點(diǎn):

第一，工作量大:由于高校的獨(dú)特環(huán)境，每年都有大量學(xué)生、教職員工的檔案數(shù)據(jù)變動(dòng)，錄入或者遷出，全國(guó)每年變動(dòng)的各類(lèi)檔案都是以千萬(wàn)計(jì)，加上就業(yè)、繼續(xù)深造等各種情況，檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量大、變動(dòng)頻繁、跨區(qū)域調(diào)度等特點(diǎn)，加上其他檔案的維護(hù)、保存，都需要消耗巨大的人力物力。

第二，電子信息化程度有待提高:信息技術(shù)是高效的信息處理手段，但是目前在檔案管理過(guò)程中還沒(méi)有完全發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)。高校檔案主要還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到檢索、交換、備份等輔助功能。電子化檔案的推廣仍處于起步階段，管理工作人員對(duì)自動(dòng)化軟件的選擇和使用還未能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的作用。

第三，檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高:由于各個(gè)高校結(jié)合自身具體情況所設(shè)定的制度、規(guī)范存在差異，導(dǎo)致各高校之間對(duì)于檔案管理操作的步調(diào)不夠一致，甚至存在極少數(shù)相互抵觸的情況，這就為檔案管理工作的效率帶來(lái)了障礙。

第四，遠(yuǎn)距離傳遞頻繁:由于學(xué)生入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)以及就業(yè)等情況每年都會(huì)發(fā)生，學(xué)生的流動(dòng)性強(qiáng)，所以檔案也經(jīng)常需要遠(yuǎn)距離傳遞，跨省市、跨地區(qū)甚至跨國(guó)調(diào)用都是時(shí)常出現(xiàn)的情況。

以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點(diǎn)，也是檔案管理工作效率提高的瓶頸所在，后文將繼續(xù)就以上特點(diǎn)結(jié)合電子化檔案管理進(jìn)行應(yīng)用分析。

二、電子檔案管理的利弊

1.電子檔案在現(xiàn)代檔案管理中的優(yōu)越性

首先，依靠計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力，能大大提高工作效率。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案的抄寫(xiě)、用筆用字的規(guī)范、統(tǒng)計(jì)、存儲(chǔ)都需要耗費(fèi)大量人力，同時(shí)還容易疏漏出錯(cuò)。采用信息技術(shù)可以使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便，同時(shí)也具有很高的可靠性。

其次，通過(guò)電子文檔的方式存儲(chǔ)文件檔案，可以實(shí)現(xiàn)檔案的充分交流與共享。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案調(diào)檔搜索繁瑣，對(duì)于遠(yuǎn)距離共享或調(diào)度也十分不利，造成信息更新效率降低，文件信息查找困難等。利用信息化手段，高效的辦公自動(dòng)化軟件可以實(shí)現(xiàn)檔案的體系管理，索引更靈活，搜索查找更快速便利。還可以根據(jù)不同要求實(shí)現(xiàn)分類(lèi)、搜索、排序、過(guò)濾等操作，使文檔的管理和調(diào)度更便捷。

此外，以電子文檔形式保存的檔案文件，其保存方式和對(duì)環(huán)境的要求較傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔要低。由于傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)媒質(zhì)為紙張，環(huán)境中的溫度、濕度以及微生物環(huán)境都可能影響其存儲(chǔ)壽命，所以在存放過(guò)程中對(duì)環(huán)境的要求較高，防潮防蟲(chóng)等工作都是必不可少的。同時(shí)，大量的數(shù)據(jù)消耗紙張，不利于環(huán)境保護(hù)。而現(xiàn)代的電子文檔的存儲(chǔ)方式多樣，DVD光碟、閃存U盤(pán)、硬盤(pán)，存儲(chǔ)量大，1GB的存儲(chǔ)卡就可以存儲(chǔ)5億字，相當(dāng)于近1000套《三國(guó)演義》;且儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

最后，采用信息技術(shù)還能提高文件傳遞速度和安全性。普通閃存的讀寫(xiě)速度都是以MB/s為單位，這樣的速度是傳統(tǒng)書(shū)寫(xiě)無(wú)法比擬的;存儲(chǔ)卡體積小重量輕，兩個(gè)手指就能輕松移動(dòng)，如果傳遞記錄著5億文字的紙質(zhì)檔案，這是無(wú)法想象的。在安全性方面，高校檔案經(jīng)常涉及異地傳遞等遠(yuǎn)距離傳送，文件在郵遞過(guò)程中丟失等情況時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致一些重要文件的遺失，信息在調(diào)用過(guò)程中的丟失或延誤，都給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。所以充分利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享傳遞，能夠有效提高文件的安全性和時(shí)效性。

2.電子檔案在應(yīng)用中的風(fēng)險(xiǎn)

當(dāng)然，電子檔案也不是萬(wàn)無(wú)一失的。事實(shí)上，電子檔案在存儲(chǔ)和使用的過(guò)程中，都存在著一定程度的風(fēng)險(xiǎn)。

(1)電子檔案存儲(chǔ)的安全性。由于存儲(chǔ)設(shè)備具有高速讀寫(xiě)速度，倘若被盜取，受侵害的程度將遠(yuǎn)大于傳統(tǒng)媒質(zhì)。另外，由于信息化手段采用統(tǒng)一字體、統(tǒng)一標(biāo)識(shí)，喪失了手寫(xiě)漢字的特征性，不利于真假鑒別，受侵害的文件不易被發(fā)現(xiàn)。由于網(wǎng)絡(luò)的風(fēng)險(xiǎn)性存在，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的遠(yuǎn)距離調(diào)用存在信息被修改、被盜用等風(fēng)險(xiǎn)。由于高校保存的檔案多是學(xué)生、教職工的關(guān)鍵信息，安全問(wèn)題不可忽視。

(2)電子檔案數(shù)據(jù)的完整性。對(duì)于傳統(tǒng)的手工文件，一次的筆誤或處理失誤，其影響范圍有限，而且容易在后面的錄入過(guò)程中被發(fā)現(xiàn)。而批量處理的文件，一次處理的文件量極大，一次誤操作就可能造成大范圍的結(jié)果受影響。此外，文件多處于開(kāi)放狀態(tài)，更新不及時(shí)，便可能造成信息丟失。另外電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，存儲(chǔ)方式多樣，在各種方式轉(zhuǎn)換中也容易造成信息的缺失。

(3)電子檔案的長(zhǎng)期可讀性。電子檔案的信息存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，信息的存儲(chǔ)和讀取都需要特定的設(shè)備，造成了信息對(duì)軟硬件的依賴(lài)。當(dāng)前電子技術(shù)發(fā)展迅速，計(jì)算機(jī)軟硬件的更新?lián)Q代速度快，如果兼容性不夠好，也可能造成信息的丟失，從而直接縮短了電子檔案的壽命。

三、電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用

針對(duì)電子檔案在實(shí)際運(yùn)用中所涉及的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，可以采取以下措施進(jìn)行預(yù)防:

第一，加強(qiáng)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)的安全性。首先，保障存儲(chǔ)設(shè)備的安全，專(zhuān)機(jī)專(zhuān)用，定時(shí)進(jìn)行軟硬件更新升級(jí)，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行管理維護(hù)，保證存儲(chǔ)設(shè)備的良好狀態(tài);定期對(duì)存檔文件更新備份，防止文件在意外情況下的丟失;還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)防火墻、身份驗(yàn)證、數(shù)字簽名、病毒預(yù)防以及檔案及時(shí)備份、嚴(yán)格規(guī)定讀寫(xiě)權(quán)限，加強(qiáng)電子檔案在存儲(chǔ)處理過(guò)程中的安全性，確保電子文件在存儲(chǔ)、傳輸過(guò)程中的安全、保密，預(yù)防電子文件被其他用戶(hù)非法訪問(wèn)和隨意刪改，應(yīng)當(dāng)不斷改進(jìn)現(xiàn)代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護(hù)水平。

第二，規(guī)范操作流程，杜絕檔案在操作過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)。首先加強(qiáng)人員的職業(yè)道德意識(shí)和安全操作規(guī)范培訓(xùn)，使檔案管理員具備較高的職業(yè)操守，同時(shí)通過(guò)規(guī)范的操作，杜絕在人員操作的過(guò)程中存在的漏洞。其次，盡量統(tǒng)一各單位檔案存儲(chǔ)的格式、處理軟件，防止文檔在格式轉(zhuǎn)換或者由于軟件兼容性問(wèn)題被損壞。

第三，為了保證電子檔案的壽命，使用多種媒介手段進(jìn)行備份存儲(chǔ)，同時(shí)及時(shí)升級(jí)和更新存儲(chǔ)技術(shù)，保證文件存儲(chǔ)的安全性和可讀性。嚴(yán)格控制管理人員的權(quán)限，做到職責(zé)權(quán)限同步，防止由于管理人員操作時(shí)對(duì)其他信息造成的無(wú)意刪改。

四、結(jié)論

在這個(gè)高度信息化的時(shí)代，信息技術(shù)無(wú)疑為檔案管理，特別是數(shù)據(jù)量大、更新頻繁和遠(yuǎn)程需求大的高校檔案管理注入了新鮮血液。繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足高校規(guī)模發(fā)展的需要，只有把工作重點(diǎn)放在信息化管理，網(wǎng)絡(luò)資源化建設(shè)，充分利用信息高速路的優(yōu)越性，才能使高校的檔案管理更健全、更高效。

參考文獻(xiàn):

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一、高校檔案管理中電子檔案的應(yīng)用問(wèn)題

（一）相關(guān)電子檔案管理人員的素質(zhì)低下。隨著社會(huì)的進(jìn)步和我國(guó)高等教育的振興，高校檔案管理的重要性在近年來(lái)受到了高度的重視，但是卻由于管理水平低下等原因，從而使得高校檔案管理工作中存在諸多的問(wèn)題。其中比較明顯的一個(gè)問(wèn)題就是電子檔案管理人員的素質(zhì)低下，這也就使得他們難以做好相關(guān)電子檔案的管理工作。

雖然不少高校都招聘有專(zhuān)門(mén)的電子檔案管理人員，但是他們的文化水平普通比較低，而且很多還不是科班畢業(yè)。由于沒(méi)有接受過(guò)專(zhuān)門(mén)且全面的電子檔案管理培訓(xùn)，因此在檔案管理中無(wú)法及時(shí)對(duì)相關(guān)材料進(jìn)行收錄和整理，進(jìn)而也無(wú)法使得電子檔案在高校檔案管理中得到有效的應(yīng)用，而這樣只會(huì)加大后期相關(guān)資料管理和查詢(xún)的難度。

（二）電子檔案應(yīng)用方面的資金欠缺。我們身處在21世紀(jì)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，學(xué)校檔案室作為重要的信息聚散地，在將電子檔案應(yīng)用到高校檔案管理中的時(shí)候也遇到了諸多的問(wèn)題，主要體現(xiàn)在技術(shù)資金的投入上。

在資金投入上主要有兩方面的問(wèn)題：一方面是很多高校都將大量的資金投入到了整體硬件設(shè)施的建設(shè)上，比如教學(xué)樓、食堂、宿舍等公共設(shè)施等建設(shè)方面，以致于沒(méi)有足夠的資金應(yīng)用于電子檔案管理工作中。另一方面則是個(gè)別高校在資金投入和使用上存在盲目性，雖然相關(guān)部門(mén)劃撥了一部分資金用于電子檔案中，但是部分負(fù)責(zé)人卻不能根據(jù)實(shí)際需要統(tǒng)籌安排資金，盲目購(gòu)置各類(lèi)數(shù)字化資源與設(shè)備，這無(wú)疑也造成了巨大的資源浪費(fèi)。

雖然電子檔案應(yīng)用使得整個(gè)高校的檔案管理取得了一定的成效，但由于資金投入不夠等因素的影響，依舊對(duì)其發(fā)展產(chǎn)生了諸多的阻礙。

二、加強(qiáng)電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用

（一）提高電子檔案管理人員的素質(zhì)。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用逐漸加強(qiáng)，同時(shí)也就對(duì)相關(guān)的電子檔案管理人員提出了相應(yīng)的要求。尤其是作為高校檔案管理的主要負(fù)責(zé)人，為了確保電子檔案管理工作的順利開(kāi)展，他們必須在日常的工作中注重提高自身的素質(zhì)和能力。主要體現(xiàn)在以下兩大方面：

一是要具備專(zhuān)業(yè)的電子檔案相關(guān)管理知識(shí)。這也就意味著他們不僅要深入鉆研專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要在工作實(shí)踐中掌握各種管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相關(guān)理論知識(shí)，進(jìn)而才能有效提高自己的工作的能力。

二是要具備較高的政治素養(yǎng)。由于高校電子檔案中錄入的都是一些重要的內(nèi)部資源，如果電子檔案管理人員沒(méi)有堅(jiān)定的意志和較高的政治素養(yǎng)，就可能導(dǎo)致信息的外漏，并做出一些損害學(xué)校利益的事情。因此高校在招聘相關(guān)現(xiàn)職檔案管理人員的時(shí)候，除了對(duì)他們的基本能力進(jìn)行考察以外，還要考察他們的政治素養(yǎng)。也只有這樣，才能確保高校以及師生的利益不會(huì)因此受到不同程度的損害。

（二）加大對(duì)電子檔案應(yīng)用資金的投入力度。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用趨勢(shì)逐漸有所加強(qiáng)，在信息化技術(shù)的時(shí)代，加大技術(shù)資金的投入力度則顯得尤為必要。只有這樣，才能確保高校檔案管理工作能夠有序開(kāi)展。如何才能通過(guò)資金的投入促進(jìn)電子檔案管理工作的發(fā)展，主要可以采用以下方式：作為高校，一定要加大對(duì)對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備的購(gòu)置資金投入。比如利用計(jì)算機(jī)?M行檢索則更加便捷；通過(guò)微縮技術(shù)、掃描技術(shù)等則能對(duì)檔案資料進(jìn)行有效的保護(hù)。也只有利用現(xiàn)代化高科技手段，才能有效提高電子檔案在高校檔案管理工作中的應(yīng)用效率，從而有效克服以往檔案工作的人工操作的落后性。由此可見(jiàn)，添置現(xiàn)代化的設(shè)備顯得尤為必要，同時(shí)也能使整個(gè)高校檔案管理工作走向更加現(xiàn)代化的管理模式。

總而言之，作為高校，在對(duì)電子檔案應(yīng)用進(jìn)行資金配置的時(shí)候，一定要充分考慮到檔案管理的重要性，只有這樣，才能確保高校檔案管理工作的有序性和科學(xué)性。

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關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；管理

隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展和應(yīng)用普及，檔案管理工作也發(fā)生著深刻的變化。數(shù)字化工作的推進(jìn)使得電子檔案大量產(chǎn)生，這在對(duì)管理工作帶來(lái)便捷的同時(shí)，也對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案造成了沖擊：經(jīng)過(guò)數(shù)字化的紙質(zhì)檔案是否還有保存的必要，電子檔案是否需要再傳化為紙質(zhì)檔案是值得檔案工作者思考的問(wèn)題，而鑒于紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的管理模式正逐步形成，如何處理好二者的關(guān)系也成為了電子設(shè)計(jì)企業(yè)檔案工作的重要課題。

1紙質(zhì)檔案和電子檔案的特點(diǎn)

紙質(zhì)檔案、電子檔案都是對(duì)人類(lèi)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的原始記錄，具有相同的本質(zhì)屬性，只因有不同的載體形式而在管理方式上存在差異，二者既有共性又有個(gè)性。1.1紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)紙質(zhì)檔案是以紙張為載體的檔案，由于其是由辦理完畢的具有保存的價(jià)值的文件直接轉(zhuǎn)換而來(lái)、不易被篡改，也最大限度的保證了檔案的原始記錄性。紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)在于載體穩(wěn)定，使用了符合要求的紙質(zhì)載體、書(shū)寫(xiě)材料后，在合理的保存環(huán)境中，使用壽命較長(zhǎng)，并且因其客觀記錄了原始情況，能夠?yàn)槠髽I(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)與發(fā)展提供充分的查考依據(jù)。在優(yōu)點(diǎn)突出的同時(shí)，紙質(zhì)檔案同時(shí)有其自身的劣勢(shì)：在保存方面，紙質(zhì)檔案占用庫(kù)房面積大，易受外界環(huán)境的影響，反復(fù)使用會(huì)造成紙質(zhì)檔案的磨損，而現(xiàn)有的正本副本同時(shí)入庫(kù)的管理模式也造成了庫(kù)容的增大以及紙張的浪費(fèi)；在利用方面，在同一時(shí)段，紙質(zhì)檔案只能供一個(gè)對(duì)象使用，信息資源不能共享，降低了使用效率。1.2電子檔案的特點(diǎn)電子檔案，是指通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。由于電子檔案是通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，在保存環(huán)境等與紙質(zhì)檔案有差別的同時(shí)，其也具有自身的特點(diǎn)。第一，處理便捷。電子檔案可通過(guò)計(jì)算機(jī)直接處理，對(duì)電子文件的信息進(jìn)行分類(lèi)、匯總等，將這些信息轉(zhuǎn)換成所需的形式，省去了傳統(tǒng)檔案工作中的手工操作環(huán)節(jié)。第二，易于共享。電子檔案不受時(shí)間與空間限制，可實(shí)現(xiàn)異地網(wǎng)上信息檢索查詢(xún)、案卷借閱，網(wǎng)上全文信息的檢索、瀏覽和下載，可滿(mǎn)足多人同時(shí)在線共享使用，打破了紙質(zhì)檔案利用排它性的局限，使其重復(fù)利用率及共享性高。電子檔案的缺點(diǎn)在于，存在對(duì)技術(shù)的依賴(lài)性、載體的不穩(wěn)定性和面臨多重安全風(fēng)險(xiǎn)，雖然借閱了保存的空間，但對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

2電力設(shè)計(jì)企業(yè)紙質(zhì)檔案和電子檔案管理現(xiàn)狀

在實(shí)際管理過(guò)程中，由于紙質(zhì)檔案的內(nèi)容和載體的緊密結(jié)合使其充分體現(xiàn)了檔案的原始記錄性這一基本屬性，并保證了檔案可以成為一種真實(shí)可信的法律憑證，在電力設(shè)計(jì)企業(yè)的生產(chǎn)過(guò)程中，紙質(zhì)檔案充分的發(fā)揮了為工程驗(yàn)收、決算等工作提供真實(shí)的憑證；在發(fā)生工程事故時(shí)提供分清事故責(zé)任的最佳證據(jù)等多種價(jià)值。紙質(zhì)檔案的大量存在也造成了管理效率的降低，筆者所在的電力設(shè)計(jì)企業(yè)每年約入庫(kù)設(shè)計(jì)圖紙約30余萬(wàn)張，案卷15000余卷。紙質(zhì)檔案的接收、整理、編目、歸檔、入庫(kù)上架的全過(guò)程，均需手工操作，耗時(shí)長(zhǎng)，效率低。而對(duì)于電力設(shè)計(jì)企業(yè)而言，同類(lèi)型的工程設(shè)計(jì)圖紙參考、套用的頻率很高，同時(shí)，在線瀏覽、異地查閱的需求量很大，僅靠單一的紙質(zhì)載體無(wú)法滿(mǎn)足使用需求，電子檔案的存在是必不可少的。同樣以筆者所在的企業(yè)為例，同類(lèi)型工程設(shè)計(jì)圖紙?zhí)子寐蚀蠖嘣?5%以上，使用人工調(diào)曬底圖，平均4min/1張，而使用計(jì)算機(jī)輔助下載電子檔案，現(xiàn)有技術(shù)已實(shí)現(xiàn)按項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)以及案卷批量下載，約2.5s/1張，且直接發(fā)接至藍(lán)(白)圖打印機(jī)出圖，大大提高了工作效率，節(jié)省了大量的人力與時(shí)間。

3紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理的思考

從紙質(zhì)檔案和電子檔案特點(diǎn)和在電力設(shè)計(jì)行業(yè)檔案中的作用中不難看出，兩種檔案形式各有優(yōu)點(diǎn)和存在的價(jià)值，既有相對(duì)性和獨(dú)立性，又有統(tǒng)一性，二者相輔相成，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。電子檔案的產(chǎn)生和發(fā)展并不意味著紙質(zhì)檔案的淘汰和否定，二者之間存在著很多關(guān)聯(lián)。首先，根據(jù)目前我國(guó)檔案管理工作的現(xiàn)狀，紙質(zhì)檔案與電子檔案的不同屬性和特點(diǎn)，兩者互相依存、相互兼容、協(xié)調(diào)發(fā)展的狀況將持續(xù)相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)期。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，電子檔案因其便于修改、拷貝和難以防偽的特點(diǎn)，現(xiàn)有技術(shù)無(wú)法支撐環(huán)境通過(guò)數(shù)字證書(shū)、電子印章等先進(jìn)技術(shù)來(lái)保證電子檔案的不可抵賴(lài)性及其憑證價(jià)值，而紙質(zhì)檔案的原始性更具有說(shuō)服力。因此，在線收集的電子文件不能成為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、經(jīng)濟(jì)糾紛、事故責(zé)任認(rèn)定的憑證，在線流傳的文件及簽批流程應(yīng)轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件一并歸檔管理。其次，筆者認(rèn)為在現(xiàn)有技術(shù)條件下，電力設(shè)計(jì)企業(yè)從自我保護(hù)的角度出發(fā)，應(yīng)采取“兩條腳走路”的模式，即電子檔案與紙質(zhì)檔案并存。也就是同一類(lèi)檔案信息，既要保存電子檔案，又要保存紙質(zhì)檔案。一方面將需要永久、長(zhǎng)期保存和需要維護(hù)歸檔的電子檔案，及時(shí)轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的檔案形式來(lái)保持其原始性、參考性和憑證性；另一方面以電子影像技術(shù)為支撐，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息進(jìn)行管理，以滿(mǎn)足企業(yè)信息資源共享的需求。再次，我們?cè)谌嫱茝V使用電子檔案，享受科學(xué)管理檔案便利的同時(shí)，也應(yīng)清醒的認(rèn)識(shí)到電子檔案管理中的難點(diǎn)，如電子檔案對(duì)存儲(chǔ)條件、使用技術(shù)條件、網(wǎng)絡(luò)安全的要求較高等等，這些給檔案管理工作的信息化建設(shè)發(fā)展帶來(lái)了諸多問(wèn)題，檔案管理部門(mén)應(yīng)主動(dòng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的檔案管理平臺(tái)，為檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)與管理，對(duì)電子檔案的使用者權(quán)限進(jìn)行限制，采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和病毒防御技術(shù)，確保數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)的安全等，力求建成信息資源共享、主頁(yè)美觀、界面友好、檢索方便、數(shù)據(jù)安全的知識(shí)型數(shù)字檔案館。

4結(jié)語(yǔ)

電力設(shè)計(jì)企業(yè)檔案記錄了中國(guó)電力設(shè)計(jì)水平及電力設(shè)計(jì)企業(yè)發(fā)展的歷程，因其歷史性、直觀性，使其不僅成為了電力設(shè)計(jì)企業(yè)的重要資源，還為電力設(shè)計(jì)發(fā)展及科學(xué)研究提供憑證和參考，因此更應(yīng)該提高檔案的信息開(kāi)發(fā)和服務(wù)水平，使讓電力設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息不僅能夠安全可靠，而且也要方便使用，這就需要紙質(zhì)檔案和電子檔案在電力設(shè)計(jì)企業(yè)檔案中優(yōu)劣互補(bǔ)。在實(shí)際管理過(guò)程中，必須通過(guò)合理的應(yīng)用方式，充分發(fā)揮紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)點(diǎn)，讓電力設(shè)計(jì)企業(yè)檔案不僅只是停留在參考的層面，更進(jìn)一步的開(kāi)發(fā)其中的信息資源，使其成為一個(gè)平臺(tái)，讓企業(yè)的資訊與知識(shí)，通過(guò)獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新、創(chuàng)新等過(guò)程，不斷的回饋到知識(shí)系統(tǒng)內(nèi)，形成永不間斷的累積個(gè)人與企業(yè)的知識(shí)成為企業(yè)智慧的循環(huán)，在企業(yè)組織中成為管理與應(yīng)用的智慧資本，為電力設(shè)計(jì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供更加全面、便捷的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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篇10

關(guān)鍵詞：水庫(kù)；電子檔案；管理

1水庫(kù)做好電子檔案管理工作的意義

1.1是提升水庫(kù)檔案管理工作的要求

水庫(kù)在管理和發(fā)展中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案，檔案中的內(nèi)容對(duì)于現(xiàn)實(shí)的水庫(kù)發(fā)展情況是重要的記錄，對(duì)于現(xiàn)在和未來(lái)水庫(kù)的管理工作的發(fā)展都具有重要意義。因此，水庫(kù)的檔案管理工作水平如何關(guān)系到水庫(kù)的發(fā)展，關(guān)系到水庫(kù)各項(xiàng)工程的記錄。如果在水庫(kù)的檔案管理工作方面采取電子化的檔案管理，那么檔案的管理和保存都會(huì)采用電子化的管理模式在，這種管理模式對(duì)于檔案管理水平的提升發(fā)揮著重要的促進(jìn)意義。

1.2是對(duì)水庫(kù)檔案的更好的保障

傳統(tǒng)的水庫(kù)檔案管理工作延續(xù)著紙質(zhì)化的檔案管理工作方式，無(wú)論是人員檔案還是工程項(xiàng)目檔案等，都是通過(guò)紙質(zhì)的檔案形式呈現(xiàn)和保存的。從一定程度上來(lái)講，這種傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理容易出現(xiàn)檔案丟失，損壞等情況，不利于檔案的長(zhǎng)期保存。同時(shí)，由于紙質(zhì)檔案一部分需要手寫(xiě)等形式來(lái)展現(xiàn)，因此，檔案的真實(shí)性容易受到威脅。所以，在水庫(kù)的檔案管理工作中采用電子化的檔案管理方式，這在一定程度上對(duì)于檔案的保存也是有益的，減少檔案管理中可能出現(xiàn)的丟失、損壞等情況的出現(xiàn)機(jī)會(huì)。

2水庫(kù)電子檔案管理工作中存在的問(wèn)題

水庫(kù)電子檔案管理對(duì)于水庫(kù)檔案管理工作有著重要的影響，但是就目前情況來(lái)看，當(dāng)前水庫(kù)在電子檔案管理工作方面還存在著一些問(wèn)題和不足，這些問(wèn)題的存在制約了電子檔案管理的發(fā)展，是需要水庫(kù)在電子檔案管理工作中進(jìn)行改進(jìn)的。

2.1管理人員對(duì)電子檔案重視程度低

在當(dāng)前的水庫(kù)檔案管理工作中，水庫(kù)檔案管理人員對(duì)于電子檔案的重視程度比較低，一直以來(lái)習(xí)慣了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的員工，對(duì)于現(xiàn)代化的電子檔案管理的認(rèn)識(shí)比較淺薄，沒(méi)有充分了解到電子檔案對(duì)于水庫(kù)檔案管理工作的重要意義，因此，在很大程度上，管理人員對(duì)于電子化的檔案管理缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，他們?cè)诰唧w的工作中所開(kāi)展的電子檔案管理工作水平也會(huì)下降。

2.2電子檔案技術(shù)管理問(wèn)題不到位

電子檔案管理工作的開(kāi)展還需要檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)一定的技術(shù)支撐，電子檔案實(shí)現(xiàn)了檔案管理的無(wú)紙化辦公，不僅將傳統(tǒng)檔案中的內(nèi)容復(fù)制到電子文件中，同時(shí)還要進(jìn)行精密的檔案安全保管，保障電子檔案的安全。因此，在水庫(kù)檔案管理工作中要想實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，還需要水庫(kù)發(fā)展中具備強(qiáng)有力的電子技術(shù)支持。但是，就當(dāng)前水庫(kù)電子檔案管理工作發(fā)展的具體情況來(lái)看，水庫(kù)管理工作方面的電子技術(shù)支持還非常落后，由于掌握專(zhuān)業(yè)的電子技術(shù)的人員數(shù)量不足，電子技術(shù)使用所需要的資金支持力度有限，電子設(shè)備老化，新型電子設(shè)備技術(shù)的數(shù)量比較少等情況的存在，這些都直接制約了水庫(kù)電子檔案管理工作的實(shí)現(xiàn)，影響了電子檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程。

2.3電子檔案管理人員能力素質(zhì)存在不足

在水庫(kù)的電子檔案管理工作的開(kāi)展方面，不僅需要技術(shù)，資金的支持，還需要專(zhuān)業(yè)的電子檔案管理人員來(lái)為檔案管理保駕護(hù)航。隨著水庫(kù)開(kāi)展電子檔案管理的需求不斷增加，如何在電子檔案管理工作中保障管理質(zhì)量，提升管理水平，這些問(wèn)題基本全都需要具體的檔案管理人員來(lái)實(shí)現(xiàn)。就目前水庫(kù)電子檔案管理工作的發(fā)展情況來(lái)看，檔案管理人員對(duì)于電子檔案管理技術(shù)的掌握程度還比較低，他們?cè)谶M(jìn)行具體的檔案管理工作的過(guò)程中，由于缺乏技術(shù)支持和專(zhuān)業(yè)的電子檔案管理知識(shí)，導(dǎo)致了他們的電子檔案管理能力差，制約了整體的電子檔案管理工作水平的發(fā)揮。此外，當(dāng)前水庫(kù)的檔案管理人員普遍文化素質(zhì)偏低，他們?cè)趯?duì)新型的電子檔案管理技術(shù)學(xué)習(xí)的過(guò)程中，學(xué)習(xí)能力較差，這也影響了他們掌握先進(jìn)技術(shù)的能力，制約了電子檔案管理工作在水庫(kù)中的發(fā)揮。

3做好水庫(kù)電子檔案管理工作的對(duì)策

水庫(kù)發(fā)展中對(duì)于檔案管理工作的要求比較高，當(dāng)前信息化發(fā)展的大背景下，電子化的檔案管理已經(jīng)成為檔案管理工作的大趨勢(shì)，但是水庫(kù)在進(jìn)行電子檔案管理工作方面還存在著很大的不足，針對(duì)這些存在的問(wèn)題，未來(lái)水庫(kù)做好電子檔案管理工作需要從幾個(gè)方面入手。

3.1重視電子檔案管理工作的建設(shè)

重視電子檔案管理工作的建設(shè)，需要檔案管理人員和水庫(kù)的整體管理工作等多方面進(jìn)行努力。作為檔案管理人員，應(yīng)該從自己的管理思想和管理理念角度入手，充分認(rèn)識(shí)到電子檔案管理如今已經(jīng)成為大難管理工作的大勢(shì)所趨。此外，上級(jí)部門(mén)對(duì)水庫(kù)電子檔案管理工作有足夠的認(rèn)識(shí)，加大對(duì)電子檔案管理工作發(fā)展的宣傳力度，通過(guò)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，宣傳，培養(yǎng)他們充分認(rèn)識(shí)到做好電子檔案管理工作的重要性。重視檔案管理工作還需要從制度領(lǐng)域入手，設(shè)定更加與時(shí)俱進(jìn)的電子檔案管理制度，用制度的手段規(guī)范電子檔案管理的工作流程。

3.2做好對(duì)電子檔案管理工作的技術(shù)支持

這就需要從兩個(gè)方面進(jìn)行努力，首先，技術(shù)支持需要專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)，水庫(kù)可以針對(duì)性的聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員建設(shè)一套完善的電子檔案管理系統(tǒng)，并且聘請(qǐng)專(zhuān)職的技術(shù)人員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期的維護(hù)和更新，保障電子檔案的保密性和安全性。其次，做好電子檔案的安全管理，還需要水庫(kù)投入一定量的資金支持電子檔案系統(tǒng)的全面運(yùn)轉(zhuǎn)，提升電子檔案的運(yùn)行水平和整體能力，保障電子檔案的運(yùn)行更加專(zhuān)業(yè)化，精細(xì)化。

3.3強(qiáng)化對(duì)電子檔案管理人員的培訓(xùn)

在培訓(xùn)工作方面，水庫(kù)需要根據(jù)現(xiàn)行的電子檔案管理需求和管理問(wèn)題針對(duì)性地設(shè)計(jì)培訓(xùn)方案，對(duì)于具體的檔案管理人員從技術(shù)、文化，以及思想理念等方面對(duì)他們進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們?cè)谡莆障冗M(jìn)管理技術(shù)的同時(shí)，也能夠從思想理念方面與時(shí)俱進(jìn)地發(fā)生轉(zhuǎn)變，更好地適應(yīng)電子檔案管理工作的需求。此外，在水庫(kù)的發(fā)展中，還可以適當(dāng)?shù)匾M(jìn)掌握先進(jìn)技術(shù)的電子檔案管理人才，提升整體的管理團(tuán)隊(duì)實(shí)力。

4結(jié)論

電子檔案管理是水庫(kù)檔案管理發(fā)展的大勢(shì)所趨，水庫(kù)方面需要針對(duì)目前存在的問(wèn)題，做好相應(yīng)的管理對(duì)策，提升檔案管理水平，促進(jìn)水庫(kù)的全面發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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