導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案管理系統(tǒng)，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

1儲存空間

紙質(zhì)檔案的管理對空間有著極大的需求，一般都會(huì)儲存在檔案室里面，這對檔案室的環(huán)境有著很高的要求，也占據(jù)了較大的空間。而且紙質(zhì)檔案的管理需要專門的人員進(jìn)行監(jiān)察，也需要定期的進(jìn)行維護(hù)，極大的增加了檔案管理者的工作量。

2環(huán)境因素

紙質(zhì)檔案在保存過程中，極易受到潮濕、蟲蛀、高溫影響。各種因素的作用會(huì)導(dǎo)致紙張易碎、模糊、損壞，降低紙質(zhì)檔案保存壽命，對紙質(zhì)檔案的真實(shí)性與直觀性造成了較大的影響。

3其他檔案載體的發(fā)展

由于信息化技術(shù)的普及，電子檔案開始越來越廣泛的在檔案管理工作中進(jìn)行運(yùn)用，對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形成了較大的沖擊，對紙質(zhì)檔案的發(fā)展有著很大的制約作用。

二、電子檔案的優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)

1電子檔案的優(yōu)點(diǎn)

1.1提高效率

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的普及，極大的提升了工作效率，也為工作人員在儲存、查找方面提升了速度，保證高效高質(zhì)的查閱工作進(jìn)度，也減輕了檔案管理工作人員的工作量。

1.2檔案儲存

通過電子檔案儲存系統(tǒng)，降低了檔案對于空間的需求，也保證了檔案儲存的完整性。檔案也不再需要擔(dān)心儲存過程中受到環(huán)境因素影響其保存壽命，提高了檔案的保存年限。

1.3保密性能

電子檔案儲存的載體是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，通過對系統(tǒng)進(jìn)行加密措施，做好檔案的保密措施，沒有相關(guān)權(quán)限的人或者沒有得到授權(quán)的人，是無法進(jìn)入電子檔案儲存系統(tǒng)的。

1.4提升工作質(zhì)量

人為因素過多的介入，會(huì)直接影響檔案存在錯(cuò)誤的概率。電子檔案很好的避免了這樣的問題，直接的提升了檔案管理工作的質(zhì)量與利用率，保證了電子檔案的價(jià)值體現(xiàn)。

2電子檔案的缺點(diǎn)

2.1容易被人為篡改

計(jì)算機(jī)作為電子檔案儲存的載體，很容易受到管理人員、黑客技術(shù)、電腦病毒等因素對實(shí)際儲存的電子檔案進(jìn)行拷貝、篡改，而且在篡改或者拷貝之后，往往不會(huì)留下痕跡，這導(dǎo)致我們對電子檔案的真實(shí)性與權(quán)威性有了很大的疑問。

2.2安全患

電子檔案作為信息數(shù)據(jù)儲存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，因?yàn)橄到y(tǒng)漏洞問題，極易導(dǎo)致黑客入侵系統(tǒng)，竊取、拷貝、篡改電子數(shù)據(jù)，這樣就會(huì)破壞電子檔案的保密性，給檔案管理工作造成了一定的影響。

2.3缺乏管理制度

計(jì)算機(jī)信息存儲技術(shù)目前還缺乏較為有效的管理制度，不同的地區(qū)、不同的企業(yè)對檔案的管理系統(tǒng)也不一樣，對檔案的統(tǒng)一利用有一定的影響。

三、檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

1數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

為了滿足我國實(shí)際需要，一般采用全關(guān)系型GIS數(shù)據(jù)庫管理方式，這種模式的優(yōu)點(diǎn)眾多，主要因?yàn)槠渖壨度脒^程不需要過多的資金，但是對其的應(yīng)用相對較于純熟，缺點(diǎn)就是這種全關(guān)系型GIS數(shù)據(jù)庫管理方式的讀寫效率較低，但是值得推廣使用。

2數(shù)據(jù)掃描

檔案數(shù)據(jù)掃描是通過計(jì)算機(jī)控制相機(jī)進(jìn)行攝影，這樣就能在保證掃描質(zhì)量的前提下提升對于檔案數(shù)據(jù)掃描的效率，這種方式掃描可以將JPG圖片類文件轉(zhuǎn)化為PDF閱讀文件，這種PDF格式文件相較于JPG圖片文件更小，更有利于系統(tǒng)的存儲工作。

3自動(dòng)入庫

傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)需要人工對檔案進(jìn)行入庫封存，這樣增加了檔案管理人員的工作量。現(xiàn)階段檔案管理系統(tǒng)通過掃描，將文件格式轉(zhuǎn)化，將會(huì)自動(dòng)存入相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫。

4安全性保存

數(shù)據(jù)檔案管理主要是對其做好保密措施，保證檔案能夠安全的保存，這樣才能切實(shí)的保障檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性與有效性。

四、結(jié)束語

篇2

[關(guān)鍵詞]產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）；檔案管理；系統(tǒng)集成 

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.110 

[中圖分類號]TP315 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）10-0-02 

近年來，隨著企業(yè)信息化的快速發(fā)展，數(shù)字化設(shè)計(jì)技術(shù)在產(chǎn)品研發(fā)中得到了廣泛應(yīng)用。在數(shù)字化設(shè)計(jì)和管理的過程中產(chǎn)生了大量電子數(shù)據(jù)，加強(qiáng)電子數(shù)據(jù)的管理和利用已成為企業(yè)檔案管理的必然趨勢。鑒于此，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能滿足工作需要，企業(yè)迫切需要一種全新的管理模式，來管理產(chǎn)品研制中產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)和電子文件。 

1 現(xiàn)狀分析 

1.1 PDM系統(tǒng) 

產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）以軟件為基礎(chǔ)，是用來管理與產(chǎn)品相關(guān)的所有信息（包括零組件信息、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、設(shè)計(jì)文件、權(quán)限信息等）和與產(chǎn)品相關(guān)的所有過程信息（包括過程定義和管理）的技術(shù)。企業(yè)PDM系統(tǒng)采用的是西門子公司的Teamcenter 8平臺，隨著系統(tǒng)應(yīng)用推進(jìn)，與產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝相關(guān)的全部電子數(shù)據(jù)均已納入PDM系統(tǒng)進(jìn)行了管理，如外購件、自制件、設(shè)計(jì)圖紙、電路板原理圖、工藝規(guī)程等數(shù)據(jù)。 

1.2 檔案管理系統(tǒng) 

檔案管理系統(tǒng)是應(yīng)用信息技術(shù)，通過建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)對檔案和檔案材料的收集、整理、歸檔、存儲、統(tǒng)計(jì)、查閱利用和等檔案管理部門日常工作自動(dòng)化處理的信息系統(tǒng)。企業(yè)目前的檔案管理系統(tǒng)使用的是金航數(shù)碼公司開發(fā)的蘭檔案管理軟件，歷經(jīng)多年系統(tǒng)建設(shè)和完善，不斷滿足企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的需要。 

1.3 電子數(shù)據(jù)管理現(xiàn)狀 

在實(shí)施PDM系統(tǒng)后，產(chǎn)品研制過程中產(chǎn)生了大量電子數(shù)據(jù)。以往紙質(zhì)文件/檔案的屬性信息往往只包含對文件自身的描述，而電子數(shù)據(jù)的屬性信息還包括了大量的記錄該數(shù)據(jù)和其他實(shí)體間的關(guān)聯(lián)信息（如各數(shù)據(jù)之間的裝配關(guān)系、替代關(guān)系等）和過程信息（如數(shù)據(jù)從產(chǎn)生到歸檔的整個(gè)過程中的信息）。這些信息使得檔案管理的內(nèi)容發(fā)生了巨大變化，對電子數(shù)據(jù)實(shí)施全過程管理就顯得越發(fā)重要。 

目前，企業(yè)電子數(shù)據(jù)歸檔管理過程中還存在如下問題。 

PDM系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)軟件來自不同的供應(yīng)商，所使用的系統(tǒng)架構(gòu)和開發(fā)技術(shù)不同，使得兩個(gè)系統(tǒng)之間相對獨(dú)立，缺少統(tǒng)一的信息表達(dá)和交換格式，缺乏信息資源的共享和數(shù)據(jù)互通。 

檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)雖然來自PDM系統(tǒng)，但由于系統(tǒng)間沒有集成，檔案人員需要將電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件后在檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行手工著錄，存在數(shù)據(jù)歸檔滯后于PDM系統(tǒng)，同時(shí)需要文件信息的二次錄入，尤其是檔案人員在著錄產(chǎn)品圖樣數(shù)據(jù)時(shí)需要人為判斷條目之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為保證數(shù)據(jù)的唯一性和規(guī)范性需要花費(fèi)大量時(shí)間和精力，影響了檔案人員的工作效率。 

由于產(chǎn)品研發(fā)已實(shí)現(xiàn)100%數(shù)字化，部分產(chǎn)品圖樣數(shù)據(jù)由于無法轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件，尚未在檔案管理系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)著錄和管理。同時(shí)，電子數(shù)據(jù)形成過程中的元數(shù)據(jù)也只留存在PDM系統(tǒng)中。 

綜上所述，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不適用于數(shù)字化產(chǎn)品數(shù)據(jù)的歸檔管理，通過建立PDM系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的集成實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品電子數(shù)據(jù)在線自動(dòng)歸檔已迫在眉睫。 

2 系統(tǒng)集成方案 

PDM系統(tǒng)和蘭臺檔案管理系統(tǒng)的集成是在不改變兩系統(tǒng)原有平臺技術(shù)架構(gòu)的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，是一個(gè)單向的數(shù)據(jù)流動(dòng)過程，即只需要將PDM系統(tǒng)上的產(chǎn)生并通過審批流程歸檔的產(chǎn)品數(shù)據(jù)及其相關(guān)信息傳遞到蘭臺檔案管理系統(tǒng)中。PDM系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)集成采用中間庫方式傳輸歸檔數(shù)據(jù)，具體過程如下。 

2.1 PDM系統(tǒng)內(nèi)部處理過程 

PDM系統(tǒng)根據(jù)集成需求，開發(fā)待歸檔數(shù)據(jù)處理程序，用于在數(shù)據(jù)歸檔前、歸檔過程中以及歸檔后所進(jìn)行一系列操作和業(yè)務(wù)處理，比如：設(shè)定并選擇歸檔時(shí)機(jī)、根據(jù)待歸檔數(shù)據(jù)獲取對應(yīng)的流程審簽信息、提取電子文件、形成歸檔數(shù)據(jù)模板、進(jìn)行數(shù)據(jù)推送等。 

2.2 接口中間表的維護(hù)、和運(yùn)行 

接口中間表主要是在數(shù)據(jù)歸檔過程（即數(shù)據(jù)從PDM系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的過程）中發(fā)揮作用。該中間表主要在檔案管理系統(tǒng)方數(shù)據(jù)庫中建立、和維護(hù)。檔案管理系統(tǒng)在數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建供PDM系統(tǒng)訪問中間表的用戶（如pdmuser），PDM系統(tǒng)中使用該用戶進(jìn)行中間表的操作，檔案管理系統(tǒng)只對該用戶分配對檔案數(shù)據(jù)庫中中間表的SELECT、INSERT權(quán)限。PDM系統(tǒng)只能讀寫約定的中間表數(shù)據(jù)，不能訪問檔案系統(tǒng)中其他數(shù)據(jù)表。 

2.3 檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部處理過程 

檔案管理系統(tǒng)根據(jù)集成需求，開發(fā)數(shù)據(jù)歸檔處理模塊，用于數(shù)據(jù)推送到中間表后在檔案系統(tǒng)中進(jìn)行歸檔以及歸檔后所進(jìn)行一系列操作和業(yè)務(wù)處理，如設(shè)定字段對應(yīng)、PDM已歸檔數(shù)據(jù)的歸檔處理、執(zhí)行分發(fā)流程等。 

3 系統(tǒng)集成實(shí)現(xiàn) 

根據(jù)本文所提出的PDM系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)集成方案，PDM系統(tǒng)中的電子數(shù)據(jù)的歸檔流程設(shè)計(jì)如圖1所示。 

對Teamcenter的服務(wù)器端進(jìn)行開發(fā)，在PDM系統(tǒng)中數(shù)據(jù)審批流程的檔案節(jié)點(diǎn)增加集成接口的handle，實(shí)現(xiàn)PDM系統(tǒng)歸檔數(shù)據(jù)傳遞處理。通過對ITK函數(shù)的調(diào)用，獲取待歸檔數(shù)據(jù)的審簽信息和電子文件形成中間文件后，PDM系統(tǒng)調(diào)用中間表中的“全文服務(wù)器配置信息表”，獲取到檔案服務(wù)器FTP的連接參數(shù)，將電子文件放到檔案服務(wù)器的臨時(shí)目錄中，該臨時(shí)目錄中只存放PDM歸檔的電子文件。 

PDM系統(tǒng)采用SOA JAVA開發(fā)技術(shù)調(diào)用Teamcenter函數(shù)將待歸檔的數(shù)據(jù)條目信息寫入到中間表的技術(shù)資料主表（pdm_main），關(guān)聯(lián)關(guān)系表（pdm_relation），分發(fā)路線表（pdm_route），全文信息表（pdm_document）中。 

檔案主管在檔案管理系統(tǒng)中查看中間表中的數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)遷移到檔案系統(tǒng)中的產(chǎn)品型號的各個(gè)節(jié)點(diǎn)下，并將條目對應(yīng)的電子文件從臨時(shí)目錄移動(dòng)到正式的目錄中，整個(gè)事務(wù)執(zhí)行成功后，更新中間表中的接收時(shí)間，設(shè)置接收標(biāo)記accepttag為“已接收”。 

4 結(jié) 語 

在對PDM系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)中產(chǎn)品電子數(shù)據(jù)管理現(xiàn)狀分析的基礎(chǔ)上，本文針對企業(yè)產(chǎn)品電子數(shù)據(jù)歸檔過程，提出PDM系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的集成方案，確保電子數(shù)據(jù)歸檔的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，優(yōu)化產(chǎn)品檔案工作流程，提高檔案工作效率，促進(jìn)企業(yè)信息化的發(fā)展。 

主要參考文獻(xiàn) 

[1]龐士宗，肖平陽，唐加福.產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2001. 

篇3

關(guān)鍵詞：容災(zāi)；異地備份；遠(yuǎn)程復(fù)制

中圖分類號：TP392 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-9599 (2011) 22-0000-01

Disaster Tolerance System Building in File Management System

Sun Feng

(Minjiang University,Fuzhou 350108,China)

Abstract:This paper introduces the basic principles of disaster recovery systems and technology,and its file management system in the main application,and proposed the construction of the file system disaster recovery system response.

Keywords:Disaster recovery;Off-site backup;Remote replication

一、容災(zāi)系統(tǒng)的定義

世界上不可避免會(huì)發(fā)生各種各樣的災(zāi)難。在這里，災(zāi)難的定義主要是指自然的和人為的災(zāi)難，包括系統(tǒng)硬件、網(wǎng)絡(luò)故障、機(jī)房斷電甚至火災(zāi)地震。隨著人類對計(jì)算機(jī)的依賴越來越強(qiáng)，計(jì)算機(jī)中的數(shù)據(jù)在人類的各種活動(dòng)中起著越來越重要的作用。甚至可以說，丟失了計(jì)算機(jī)中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，就失去了生存的基礎(chǔ)。容災(zāi)系統(tǒng)，指的是利用各種計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)災(zāi)難條件下系統(tǒng)的業(yè)務(wù)安全。從技術(shù)上看，衡量容災(zāi)系統(tǒng)有兩個(gè)主要指標(biāo)：RPO（Recovery Point Object）和RTO（Recovery Time Object），其中RPO代表了當(dāng)災(zāi)難發(fā)生時(shí)允許丟失的數(shù)據(jù)量，而RTO則代表了系統(tǒng)恢復(fù)的時(shí)間。RPO與RTO越小，系統(tǒng)的可用性就越高。

二、容災(zāi)系統(tǒng)的應(yīng)用

（一）容災(zāi)系統(tǒng)的級別。大體上講，容災(zāi)可以分為三個(gè)級別：數(shù)據(jù)級別、應(yīng)用級別以及業(yè)務(wù)級別從對用戶整個(gè)業(yè)務(wù)連續(xù)性的保障程度來看，它們的高可用級別也逐漸提高。數(shù)據(jù)級別容災(zāi)的關(guān)注點(diǎn)在于數(shù)據(jù)，即災(zāi)難發(fā)生后可以確保用戶原有的數(shù)據(jù)不會(huì)丟失或者遭到破壞。其中，較低級別的數(shù)據(jù)容災(zāi)方案僅需利用磁帶庫和管理軟件就能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)異地備份，達(dá)到容災(zāi)的功效；而較高級的數(shù)據(jù)容災(zāi)方案則是依靠數(shù)據(jù)復(fù)制工具，例如卷復(fù)制軟件，或者存儲系統(tǒng)的硬件控制器，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程復(fù)制。數(shù)據(jù)級別容災(zāi)是保障數(shù)據(jù)可用的最后底線，當(dāng)數(shù)據(jù)丟失時(shí)能夠保證應(yīng)用系統(tǒng)可以重新得到所有數(shù)據(jù)。應(yīng)用級容災(zāi)是在數(shù)據(jù)級容災(zāi)的基礎(chǔ)上，再把執(zhí)行應(yīng)用處理能力復(fù)制一份，也就是說，在備份站點(diǎn)同樣構(gòu)建一套應(yīng)用系統(tǒng)。它能提供不間斷的應(yīng)用服務(wù)，讓服務(wù)請求能夠透明地繼續(xù)運(yùn)行，而感受不到災(zāi)難的發(fā)生。用戶構(gòu)建了數(shù)據(jù)級容災(zāi)和應(yīng)用級容災(zāi)都是在IT范疇之內(nèi)，然而對于正常業(yè)務(wù)而言，僅IT系統(tǒng)的保障還是不夠的。用戶需要構(gòu)建最高級別的業(yè)務(wù)級別容災(zāi)。業(yè)務(wù)級容災(zāi)的大部分內(nèi)容是非IT系統(tǒng)，比如電話、辦公地點(diǎn)等。因?yàn)楫?dāng)一場大的災(zāi)難發(fā)生時(shí)用戶原有的辦公場所都會(huì)受到破壞，用戶除了需要原有的數(shù)據(jù)、原有的應(yīng)用系統(tǒng)，更需要工作人員在一個(gè)備份的工作場所能夠正常的開展業(yè)務(wù)。

（二）容災(zāi)系統(tǒng)的技術(shù)。在建立容災(zāi)系統(tǒng)時(shí)會(huì)涉及到多種技術(shù)，一類是生產(chǎn)站點(diǎn)與冗余站點(diǎn)的互聯(lián)技術(shù)，一類是進(jìn)行遠(yuǎn)端數(shù)據(jù)復(fù)制的遠(yuǎn)程鏡像與快照技術(shù)，還有一類是新興的可實(shí)現(xiàn)容災(zāi)的存儲虛擬化技術(shù)。由于容災(zāi)涉及到生產(chǎn)站點(diǎn)與冗余站點(diǎn)，因此將它們連接的互聯(lián)技術(shù)在容災(zāi)中十分重要。目前，生產(chǎn)站點(diǎn)與冗余站點(diǎn)之間的連接主要有兩種方式，一為光纖通道，二是IP互聯(lián)技術(shù)，包括FCIP、iFCP、iSCSI等。數(shù)據(jù)鏡像即把磁盤（或磁盤子系統(tǒng)）中的數(shù)據(jù)完全復(fù)制到另一磁盤（或磁盤子系統(tǒng)）中，數(shù)據(jù)在兩處的存儲方式完全相同。數(shù)據(jù)鏡像首先應(yīng)用于本地操作，由于容災(zāi)對距離的要求，便發(fā)展成為遠(yuǎn)程鏡像技術(shù)，即生產(chǎn)站點(diǎn)與冗余站點(diǎn)的數(shù)據(jù)存儲方式一致?？煺帐悄硶r(shí)間點(diǎn)磁盤系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的掃描（類似一種數(shù)據(jù)指針集合），它不包含所有數(shù)據(jù)信息，但是用戶通過快照與時(shí)間信息可以完全得到該時(shí)刻的完整數(shù)據(jù)。存儲虛擬化為容災(zāi)提供了一種靈活的解決方案，原因在于虛擬化方案在“虛擬”的各類設(shè)備之間可以實(shí)現(xiàn)容災(zāi)功能。

三、現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)中的容災(zāi)建設(shè)

檔案信息是人類知識的結(jié)晶，具有不可估量的價(jià)值。隨著檔案信息化水平的提高，國內(nèi)檔案機(jī)構(gòu)已經(jīng)大量采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息的管理，也取得了災(zāi)容系統(tǒng)的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)。檔案信息管理的容災(zāi)系統(tǒng)目前主要采用下列方式：

（一）數(shù)據(jù)級別。災(zāi)難發(fā)生后可以確保用戶原有的數(shù)據(jù)不丟失或者遭到破壞。如采用離線（Off-line）。備份系統(tǒng)，把數(shù)據(jù)備份到磁帶上去，目前的新技術(shù)有LAN-free、Server-free等，這種方式恢復(fù)時(shí)間比較長，但投資較少。主要是中小型檔案機(jī)構(gòu)使用，特點(diǎn)是檔案系統(tǒng)用戶較少，恢復(fù)時(shí)間要求不是太高。

（二）應(yīng)用級別。采用在線（On-line）備份，也稱數(shù)據(jù)復(fù)制，即同步數(shù)據(jù)備份數(shù)據(jù)，恢復(fù)時(shí)間非常短。主要采用遠(yuǎn)程備份，把檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和應(yīng)用存到異地，如遇突發(fā)事件，就可以依靠異地系統(tǒng)馬上恢復(fù)數(shù)據(jù)并啟動(dòng)應(yīng)用。目前主要應(yīng)用于建立了網(wǎng)上在線檢索系統(tǒng)的專業(yè)檔案機(jī)構(gòu)。

（三）業(yè)務(wù)級別。不僅考慮數(shù)據(jù)的恢復(fù)，同時(shí)要求除了需要原有的數(shù)據(jù)、原有的應(yīng)用系統(tǒng)，更需要工作人員在一個(gè)備份的工作場所能夠正常的開展業(yè)務(wù)。主要針對特定的不允許發(fā)生故障的檔案系統(tǒng)，如國防、軍工等特殊部門。但是，由于資金、人員和技術(shù)方面的各種原因，很多檔案機(jī)構(gòu)對災(zāi)容系統(tǒng)建設(shè)的重要性認(rèn)識不足，或者沒有建立這樣的系統(tǒng)，或者雖然建立了，但是對其重要性缺乏認(rèn)識，災(zāi)容系統(tǒng)變成了擺設(shè)，這都將導(dǎo)致不可估計(jì)的嚴(yán)重后果，必須引起注意。

四、檔案管理系統(tǒng)中災(zāi)容系統(tǒng)建立的對策

（一）主觀上重視。一些用戶往往對冗余站點(diǎn)存在不夠重視的情況，因?yàn)闉?zāi)難發(fā)生的概率實(shí)在太小了。然而，關(guān)鍵業(yè)務(wù)需要容災(zāi)方案來保障其高可用性，容災(zāi)方案及維護(hù)成本與受保護(hù)資產(chǎn)相比微不足道，數(shù)據(jù)丟失造成的損失是容災(zāi)方案成本的數(shù)十倍。

（二）要考慮本單位的運(yùn)行實(shí)際。容災(zāi)系統(tǒng)首先涉及到眾多技術(shù)以及眾多廠商的各類解決方案。性能、靈活性以及價(jià)格都是必須考慮的因素，更重要的是，檔案用戶需要根據(jù)自己的實(shí)際需求量身打造。當(dāng)用戶考慮構(gòu)建容災(zāi)站點(diǎn)時(shí)就必須把所有的情況都考慮進(jìn)來，“選擇適合自己的”是構(gòu)建容災(zāi)方案的一條基本準(zhǔn)則。

（三）做好日常維護(hù)。要一如既往地做好繁瑣的日常維護(hù)工作，有些看似無關(guān)緊要的小事情在關(guān)鍵時(shí)刻會(huì)影響整個(gè)災(zāi)難恢復(fù)過程。容災(zāi)系統(tǒng)仍然是一種在線解決方案，人為因素仍會(huì)影響數(shù)據(jù)安全，用戶需要做好基本的備份工作。即使構(gòu)建了先進(jìn)的容災(zāi)系統(tǒng)，也不能高枕無憂。業(yè)務(wù)連續(xù)性是個(gè)無止境的話題，需要經(jīng)常對現(xiàn)行容災(zāi)方案的可行性進(jìn)行評估和實(shí)地演練。

參考文獻(xiàn)：

[1]翁盛鑫,黃影.安全數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)的建設(shè)[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備,2009,11

篇4

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，隨著我國高校的擴(kuò)招，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，高校檔案管理也隨之變得復(fù)雜起來。原有的傳統(tǒng)意義上的檔案管理在如今環(huán)境下影響了檔案管理的工作效率的進(jìn)一步提高。在這樣的背景下，經(jīng)過大量的調(diào)查研究、實(shí)際考察，初步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。本文首先對高校檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行分析，查出現(xiàn)有系統(tǒng)存在的不足，提出網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的目標(biāo)系統(tǒng)；其次是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，功能設(shè)計(jì)和模塊設(shè)計(jì)；最后通過測試，檢驗(yàn)系統(tǒng)設(shè)計(jì)的合理性和實(shí)際運(yùn)行的效果。

【關(guān)鍵詞】

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；高校檔案管理系統(tǒng)；網(wǎng)絡(luò)管理

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，隨著我國高校的擴(kuò)招，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，高校檔案管理也隨之變得復(fù)雜起來。原有的傳統(tǒng)意義上的檔案管理在如今環(huán)境下影響了檔案管理工作效率的進(jìn)一步提高。在這樣的背景下，經(jīng)過大量的調(diào)查研究、實(shí)際考察，初步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。

一、當(dāng)前我國高校檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀

我國很多高校檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了大量數(shù)據(jù)檔案信息數(shù)字化，在保護(hù)檔案、提高檔案利用效率上有了很大進(jìn)步，但這些基本上都是使用獨(dú)立數(shù)字化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的，并沒有與現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)相結(jié)合，這在一定程度上給檔案檢索利用有效管理帶來了一定限制。近些年來，很多高校還在使用上一代甚至是上幾代檔案管理系統(tǒng)，相比網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下其他信息系統(tǒng)建設(shè)，檔案管理系統(tǒng)還存在很大不足，其主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1.管理范圍窄：多數(shù)高校檔案管理系統(tǒng)對于檔案信息管理只是實(shí)現(xiàn)到了目錄級別，對于電子信息檔案文件無法很好地進(jìn)行有效管理，歸檔功能實(shí)際上只是單純數(shù)據(jù)錄入。2.維護(hù)成本高：高校檔案管理系統(tǒng)大多使用C／S模式應(yīng)用系統(tǒng)，需要安裝專用客戶端應(yīng)用軟件，對于軟件硬件環(huán)境要求比較多，在很大程度上依賴操作系統(tǒng)版本，一旦用戶計(jì)算機(jī)出現(xiàn)軟件硬件故障，就極有可能需要重新安裝操作系統(tǒng)，這樣維護(hù)工作量和時(shí)間成本都比較高。除了以上不足之處外，有些高校檔案管理系統(tǒng)還存在權(quán)限沖突問題、檢索功能不足等一系列問題，這些都需要我們在設(shè)計(jì)高校檔案管理系統(tǒng)時(shí)重點(diǎn)注意。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

在具體設(shè)計(jì)中，主要采用面向?qū)ο蠛兔嫦蜻^程相結(jié)合的設(shè)計(jì)方法。首先，將系統(tǒng)分解為若干個(gè)具有某種聯(lián)系組成功能模塊。其次，對每一個(gè)功能模塊采用面向?qū)ο笤O(shè)計(jì)的方法，以數(shù)據(jù)為中心進(jìn)行程序設(shè)計(jì)。

（一）功能模塊劃分。高校檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中，一般采用“上下結(jié)合、分級編制、逐級匯總”程序進(jìn)行。最大限度使程序和數(shù)據(jù)相對獨(dú)立，應(yīng)用軟件與計(jì)算機(jī)硬件相對獨(dú)立，以便于系統(tǒng)擴(kuò)充和檔案信息資源共享，也便于系統(tǒng)移植。通過分析，我們預(yù)計(jì)將網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)劃分為以下幾個(gè)功能模塊：系統(tǒng)初始化、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)打印、借閱管理、成績交流、系統(tǒng)維護(hù)及幫助等功能。

（二）數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)。高校檔案管理系統(tǒng)模塊劃分以后，需要將各種存放數(shù)據(jù)類型進(jìn)行分析分類，各類數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)形式需要轉(zhuǎn)換為適合于管理系統(tǒng)所依賴計(jì)算機(jī)存儲數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，這就是我們所說的數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)。數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)是整個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理成功的重要保障。在整個(gè)數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)中，既要遵循數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)原則，又要考慮數(shù)據(jù)庫需要的數(shù)據(jù)處理平臺，還要重點(diǎn)研究數(shù)據(jù)庫的安全性。由于數(shù)據(jù)庫中存放著檔案管理中的大量數(shù)據(jù)，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)據(jù)庫為許多用戶直接共享信息資源，所以安全性問題尤為重要。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

在系統(tǒng)進(jìn)入實(shí)踐測試階段，高校應(yīng)該根據(jù)自身實(shí)際情況、獨(dú)特系統(tǒng)要求來制定系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，這樣各個(gè)高?？梢灾贫ň哂凶陨硖厣臋n案管理系統(tǒng)，其中包括編輯目錄格式和報(bào)表打印。檔案分類要在國家對檔案分類要求原則之下有序完成。檔案管理系統(tǒng)要支持多媒體對數(shù)據(jù)的管理以及對數(shù)據(jù)存儲，例如圖像數(shù)據(jù)的壓縮處理與存儲，各類電子文檔存儲等。就網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的功能來說，特點(diǎn)：第一，要符合高校檔案管理的流程，信息輸入輸出要求的多樣性，用戶界面清晰。第二，用戶要采用分級管理的模式，設(shè)置訪問權(quán)限，來保證數(shù)據(jù)庫的安全。第三，檔案信息數(shù)據(jù)查詢要有多樣性，因?yàn)閿?shù)據(jù)分類的多樣性，要求系統(tǒng)的輸入輸出具有靈活性，這樣有利于保證系統(tǒng)管理的正常有序的運(yùn)行。

四、結(jié)語

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)形勢下，采用高效檔案管理系統(tǒng)對檔案信息進(jìn)行管理，一方面可以進(jìn)一步提高工作效率，另一方面也可以實(shí)現(xiàn)檔案的長久保存、統(tǒng)計(jì)和查詢，有利于發(fā)現(xiàn)檔案信息中有價(jià)值的信息，有利于為重大決策提供數(shù)據(jù)支持。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)會(huì)為我國高校檔案管理水平的提高做出貢獻(xiàn)。

作者：姚樹靜 單位：山東廣播電視大學(xué)

【參考文獻(xiàn)】

[1]安聰娥.從高校評估談高校檔案管理的發(fā)展趨勢[J].農(nóng)業(yè)圖書情報(bào)學(xué)刊，2006：32-34.

[2]張鳳麗.淺析高校檔案管理的現(xiàn)狀與對策[J].中國農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)院學(xué)報(bào)，2007，103-105.

[3]高端芹，胡鵬.關(guān)于推進(jìn)高校檔案工作的思考[J].中國檔案，2010（1）:82-84.

篇5

關(guān)鍵詞：文書檔案，管理系統(tǒng)，系統(tǒng)開發(fā)，Java，數(shù)據(jù)庫

中圖分類號：P208文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A

一、前言

為了加強(qiáng)企事業(yè)單位檔案部門的業(yè)務(wù)建設(shè)，做到門類齊全，結(jié)構(gòu)合理，管理科學(xué)，使用簡便，有效服務(wù)，就必須使檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)規(guī)范化，提高管理水平，更加有效地保護(hù)和利用文書檔案，為社會(huì)服務(wù)。在此目的下，文書檔案管理系統(tǒng)孕育而生。文書檔案管理系統(tǒng)是要根據(jù)國家檔案局最新頒布的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)而開發(fā)的通用文書檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)從基層檔案工作特點(diǎn)和檔案室工作實(shí)際出發(fā)，通過規(guī)范化管理，解決檔案室文書歸檔立卷費(fèi)時(shí)費(fèi)力問題，為檔案管理的規(guī)范化和正規(guī)化打好基礎(chǔ)[1]。

二、研究背景

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化在各級各類國家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、企事業(yè)單位中的普及，電子數(shù)據(jù)交換，電子商務(wù)在國內(nèi)、國際貿(mào)易中的應(yīng)用，是電子工作環(huán)境日益普遍。作為這些活動(dòng)的重要記錄――電子文書檔案，這一重要資源，需要利用信息技術(shù)得到準(zhǔn)確的收集、科學(xué)的管理和高效的利用。檔案信息資源作為一種重要資源，在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展過程中其地位和作用顯得日益突出，如何針對檔案信息化工作中遇到的一些問題，更好地發(fā)揮電子文書檔案這一重要資源不可替代的作用，企事業(yè)單位發(fā)展提供更好的服務(wù)，是文書檔案管理系統(tǒng)的根本出發(fā)點(diǎn)。

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案提供利用。這 8項(xiàng)工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 6個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。整個(gè)檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運(yùn)行中都形成反饋機(jī)制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項(xiàng)工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個(gè)有機(jī)整體，為實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時(shí)也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。

就目前的現(xiàn)狀而言，企事業(yè)單位在進(jìn)行文件管理的過程中，經(jīng)常會(huì)碰到一下問題：海量文件存儲，管理困難，查找緩慢，效率低下，文件版本管理混亂等問題。這時(shí)，我們就需要一個(gè)文書檔案管理系統(tǒng)，分門別類的對各種文檔進(jìn)行管理，方便使用者使用。

三、文書檔案管理系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)及開發(fā)方法

（1）技術(shù)角度

從技術(shù)角度來看，文書檔案管理系統(tǒng)的基本功能包括文檔的輸入、處理和輸出等功能，期中文檔的處理又包括文檔的存儲、文檔的刪除、文檔的修改、文檔的檢索等。結(jié)構(gòu)如下圖：

（2）用戶角度

從使用文檔管理系統(tǒng)用戶的角度來看，此系統(tǒng)應(yīng)該支持整個(gè)組織在不同層次上的要求。此系統(tǒng)用戶類別暫時(shí)只分為兩大類，普通用戶和管理員用戶。

（3）從開發(fā)角度看文書檔案管理系統(tǒng)

系統(tǒng)開發(fā)一般方法是指系統(tǒng)的開發(fā)策略，即系統(tǒng)開發(fā)按照一個(gè)怎樣的過程來進(jìn)行。系統(tǒng)開發(fā)的過程也稱為系統(tǒng)開發(fā)生命周期。目前信息系統(tǒng)開發(fā)周期主要有：傳統(tǒng)方法、原型法、快速應(yīng)用開發(fā)法[2]。

a)傳統(tǒng)的系統(tǒng)開發(fā)生命周期

傳統(tǒng)系統(tǒng)開發(fā)的步驟大都包括五個(gè)階段：調(diào)查、分析、設(shè)計(jì)、實(shí)施、維護(hù)和評價(jià)。系統(tǒng)調(diào)查階段的任務(wù)是根據(jù)業(yè)務(wù)目標(biāo)確定和考慮潛在的問題和機(jī)會(huì)；系統(tǒng)分析階段的任務(wù)是對現(xiàn)有系統(tǒng)和工作流程進(jìn)行研究，確定它的優(yōu)勢、弱勢以及改進(jìn)機(jī)會(huì)；系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段的任務(wù)是描述怎樣實(shí)現(xiàn)一個(gè)新系統(tǒng)，或者說明怎樣修改現(xiàn)有系統(tǒng)；系統(tǒng)實(shí)施階段的任務(wù)是創(chuàng)建（或獲取）各個(gè)系統(tǒng)組成部分，進(jìn)行裝配，并投入運(yùn)行；系統(tǒng)維護(hù)和評價(jià)階段的任務(wù)是維護(hù)及修改系統(tǒng)，是它可以繼續(xù)滿足不斷變化的業(yè)務(wù)需求[3]。

傳統(tǒng)的信息系統(tǒng)開發(fā)生命周期方法給信息系統(tǒng)的開發(fā)提供了一種合適的開發(fā)模型。但是傳統(tǒng)信息系統(tǒng)開發(fā)生命周期方法也存在一定的缺陷，比如：系統(tǒng)開發(fā)缺少交互性，即項(xiàng)目開發(fā)人員與用戶之間缺少有效的溝通，這一點(diǎn)是這種方法的致命缺陷。它的優(yōu)點(diǎn)是產(chǎn)生大量的系統(tǒng)文檔，正式文檔能保證西戎需求源自記錄的業(yè)務(wù)需求，產(chǎn)生許多中間產(chǎn)品，通過對它們的檢查可以了解它們是否達(dá)到用戶需求并符合標(biāo)準(zhǔn)。

b)原型法

原型法是一種反復(fù)、交互式的系統(tǒng)開發(fā)方法。原型法按照對原型結(jié)果的處理方式分為實(shí)驗(yàn)原型和演進(jìn)原型法。實(shí)驗(yàn)原型發(fā)只要把原型當(dāng)成試驗(yàn)工具，試了以后就拋棄，根據(jù)試驗(yàn)的結(jié)論做出新的系統(tǒng)。演進(jìn)原型法則把好的結(jié)果保留，成為最終系統(tǒng)的一部分。這種原型法的優(yōu)點(diǎn)是用戶可以試用系統(tǒng)，并在系統(tǒng)開發(fā)周期內(nèi)提供一些建設(shè)性的反饋意見；可以較早地發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤和漏洞。缺點(diǎn)為每次重復(fù)都是在上一次重復(fù)的基礎(chǔ)上作進(jìn)一步改進(jìn)，如果最初方案不恰當(dāng)，改變方案重新開始就很困難；系統(tǒng)文檔經(jīng)?？杖被虿煌暾?。

c)快速應(yīng)用開發(fā)

快速應(yīng)用開發(fā)是一種通過運(yùn)用已有的工具、技術(shù)及方法學(xué)來加快應(yīng)用開發(fā)的技術(shù)。他是對合作應(yīng)用開發(fā)中的數(shù)據(jù)收集和數(shù)據(jù)需求分析過程的延伸使用?？焖賾?yīng)用開發(fā)多半會(huì)和原型法相結(jié)合。其優(yōu)點(diǎn)為對適用的項(xiàng)目來說，該方法可比其它方法更快地生成一個(gè)應(yīng)用；文檔作為完成項(xiàng)目各任務(wù)的副產(chǎn)品而產(chǎn)生；促進(jìn)了團(tuán)隊(duì)合作，并與用戶和風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)者有更多的交流。缺點(diǎn)為這種高強(qiáng)度的系統(tǒng)開發(fā)生命周期法會(huì)使系統(tǒng)人員和其他項(xiàng)目參與者疲乏不堪；要求系統(tǒng)分析員與用戶精通快速應(yīng)用開發(fā)系統(tǒng)開發(fā)工具及合作應(yīng)用開發(fā)技術(shù)；與其他方法相比，快速應(yīng)用開發(fā)會(huì)占風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)者和用戶更多的時(shí)間。

綜合以上分析，在本項(xiàng)目開發(fā)過程中應(yīng)結(jié)合原型法和快速開發(fā)的優(yōu)點(diǎn)，采用原型法的交互模式和快速應(yīng)用開發(fā)技術(shù)的開發(fā)方法。

四、文書檔案管理系統(tǒng)的要解決的問題

要開發(fā)的文書檔案管理系統(tǒng)是針對多種格式的文書檔案的管理，所以需要方便用戶瀏覽查看、上傳下載等。首先用戶需注冊，然后登陸系統(tǒng)進(jìn)行文檔的搜索查看，上傳下載等功能，管理員用戶可以使用刪除功能。從而方便用戶對大量數(shù)據(jù)的查閱。下面介紹一下本系統(tǒng)要解決的主要問題：

1.用戶注冊

用戶使用本系統(tǒng)需注冊，非注冊用戶將不能進(jìn)入本系統(tǒng)中。

2.用戶登錄

已注冊的用戶登錄系統(tǒng)，使用本系統(tǒng)。用戶分為普通用戶和管理員。

3.查詢

搜索關(guān)鍵字，查詢系統(tǒng)中的文檔。

4.上傳

所有用戶均可以上傳自己的文書文檔到系統(tǒng)中。

5.下載

所有用戶均可以下載系統(tǒng)中的文書文檔到本地進(jìn)行查看。

6.刪除

只有管理員用戶可以刪除文書文檔。

五、文書檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方案

1.系統(tǒng)開發(fā)平臺及運(yùn)行環(huán)境

系統(tǒng)可使用MyEclipse 7.0 開發(fā)平臺，利用Tomcat服務(wù)器實(shí)現(xiàn)Web模式運(yùn)行，使用的數(shù)據(jù)庫是MySql，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的存儲。

2.研究方法及方案

使用MySql作為后臺存儲的數(shù)據(jù)庫，選擇Java、JSP、JavaScript、Html作為應(yīng)用開發(fā)工具，運(yùn)用Tomcat服務(wù)器技術(shù)。實(shí)現(xiàn)用戶管理，文件管理，文檔瀏覽等功能。本系統(tǒng)包含以下三大模塊：用戶管理模塊，文檔管理模塊，文檔瀏覽模塊。各個(gè)模塊又分為不同細(xì)小功能。

下圖為設(shè)計(jì)出的系統(tǒng)的具體功能模塊圖：

六、總結(jié)

文書檔案管理系統(tǒng)的研究與開發(fā)是隨著信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展而逐步從概念走向應(yīng)用的。知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的今天，對文書檔案管理工作提出了更新更高的要求，必須完成由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)管理理念向現(xiàn)代管理理念轉(zhuǎn)變，同時(shí)在管理實(shí)踐中應(yīng)用，使文書檔案管理工作趕上時(shí)代的步伐，適應(yīng)文書檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動(dòng)化的時(shí)代需求，為社會(huì)提供更好更有效的服務(wù)，使文書檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)及社會(huì)利益。 以上也只是對文書檔案管理系統(tǒng)的初步設(shè)計(jì)，還可以根據(jù)實(shí)際工作需要在以上功能的基礎(chǔ)上擴(kuò)展其他功能，使得此系統(tǒng)的功能更完善，更加方便檔案工作者使用。

參考文獻(xiàn)

[1] 陳次白．政府電子文檔管理[M]．北京：北京大學(xué)出版社,2007.

[2] 李譜華．淺析MVC設(shè)計(jì)模式及其應(yīng)用[J]．科技信息，2010，16.

篇6

關(guān)鍵詞：機(jī)場；檔案管理；系統(tǒng)

重慶機(jī)場作為國內(nèi)十大機(jī)場之一，伴隨近十年的穩(wěn)定、高速發(fā)展，電子政務(wù)產(chǎn)生大量的電子文件，以及頻繁的庫存檔案實(shí)體利用需求，迫切需要建立一個(gè)能覆蓋全公司、互聯(lián)互通，能滿足各級單位檔案現(xiàn)代化管理、開放的、易于擴(kuò)展的檔案管理平臺。為此，重慶機(jī)場集團(tuán)有限公司辦公室檔案室經(jīng)過多方面調(diào)研、學(xué)習(xí)，在上級主管部門及職能部門的支持和配合下，開始量身打造符合我公司實(shí)際情況的檔案管理系統(tǒng)。

1 前期準(zhǔn)備階段

1、確定軟件供應(yīng)商，自2013年年初開始，我公司與有關(guān)軟件供應(yīng)商進(jìn)行了解、溝通，通過對功能設(shè)計(jì)、開發(fā)費(fèi)用、售后服務(wù)、后續(xù)優(yōu)化等方面的比對，確定紫光檔案管理軟件作為我公司的檔案管理系統(tǒng)。

2、購置相應(yīng)的硬件設(shè)施，在確定檔案管理軟件后，與軟件供應(yīng)商進(jìn)一步溝通，針對我公司現(xiàn)有庫存的檔案實(shí)體數(shù)量，以及今后預(yù)計(jì)的檔案增長量，擬定與該系統(tǒng)相匹配的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器購置計(jì)劃。

3、確定數(shù)字化加工單位，按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，面向社會(huì)公開招標(biāo)，經(jīng)過與四家有專業(yè)資質(zhì)條件的數(shù)字化加工單位進(jìn)行競爭性談判，確定檔案數(shù)字化加工單位，保證了檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范與安全。

2 項(xiàng)目實(shí)施階段

2.1 檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

首先，對項(xiàng)目需求初步調(diào)研，主要對象為各個(gè)主要模塊的負(fù)責(zé)部門，主要內(nèi)容為各模塊主流程的確認(rèn)，各個(gè)部門角色的劃分。調(diào)研的主要方式通過現(xiàn)場實(shí)施顧問對系統(tǒng)主流程進(jìn)行講解，各相關(guān)業(yè)務(wù)部門將現(xiàn)有的系統(tǒng)流程與自己的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行對比，找出其差異性，以便進(jìn)行修正。另外各業(yè)務(wù)部門需流程的各個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)的角色定位進(jìn)行確定，以便進(jìn)行人員的權(quán)限分配。

其次，紫光軟件公司通過單位全宗、檔案類型、檔案報(bào)表、人員和組織機(jī)構(gòu)情況、權(quán)限分配、審批流程等方面的功能需求，初步形成我公司所需的系統(tǒng)原型，在該系統(tǒng)中對全宗、檔案目錄樹、檔案類型、系統(tǒng)編號規(guī)則、檔案分類方案、各類檔案報(bào)表、權(quán)限角色進(jìn)行定義、設(shè)計(jì)，構(gòu)建一個(gè)全面、有序的檔案管理系統(tǒng)。

基本功能：J2EE架構(gòu)，符合SOA和OAIS設(shè)計(jì)要求，文件管理、收集整編、檔案管理、開發(fā)利用和系統(tǒng)維護(hù)等模塊，在設(shè)計(jì)上考慮了信息資源管理的發(fā)展趨勢，系統(tǒng)支持多模式歸檔文件整理，多全宗管理模式，跨庫檢索查詢等功能，

特色功能：

電子文件歸檔：與我公司現(xiàn)有的OA系統(tǒng)對接，該檔案系統(tǒng)為每個(gè)需要同步的文檔類型提供一個(gè)中間庫，當(dāng)OA公文流轉(zhuǎn)結(jié)束后，會(huì)將原文和元數(shù)據(jù)寫入指定的中間庫，檔案系統(tǒng)定時(shí)和手動(dòng)進(jìn)行同步接受，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。

模糊檢索：紫光全文搜索系統(tǒng)，用于數(shù)字化檔案的全文檢索；紫光在線OCR系統(tǒng)，對電子文件進(jìn)行OCR文字識別，提取的文件內(nèi)容可形成條目字段信息。支持JPG、BMP、Tiff、PDF、DWG等格式；通過以上兩項(xiàng)紫光自主研發(fā)產(chǎn)品，可對檔案數(shù)據(jù)庫所有內(nèi)容，包括掃描圖片中可識別字體進(jìn)行全方位的搜索，擴(kuò)大對檔案信息的檢索范圍，提高檔案資源的利用率。

推送服務(wù)：在完善檔案管理系統(tǒng)的基本功能外，還深化服務(wù)功能，研發(fā)了檔案利用的推送服務(wù)模塊，即，檔案查閱人如不熟悉該系統(tǒng)，急需查閱某一檔案信息，檔案專、兼職人員可以在數(shù)據(jù)庫查找相關(guān)的檔案信息，放入“推送信息庫”，接著選擇人員名單發(fā)送，然后檔案查閱人登陸該系統(tǒng)中，可在“推送信息”一欄內(nèi)看到自己需要查找的檔案信息，充分發(fā)揮了數(shù)據(jù)共享、快速利用的作用。

2.2 檔案數(shù)字化加工

在檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)、安裝完成后，下一步工作就是對庫存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，我公司現(xiàn)有基建檔案5700多卷、文書檔案957卷、8800多件，數(shù)字化工作量巨大。

為保證檔案實(shí)體的安全，我公司與數(shù)字化加工單位簽定安全保密協(xié)議，明確規(guī)定所有加工人員均嚴(yán)格按照重慶市保密局相關(guān)要求進(jìn)行保密知識培訓(xùn)，加工電腦禁止連接互聯(lián)網(wǎng)，設(shè)置開機(jī)和屏幕保護(hù)密碼，并對所有的USB接口屏蔽，貼上封條；所有加工人員禁止使用手機(jī)數(shù)據(jù)線、MP3、優(yōu)盤等移動(dòng)存儲介質(zhì)，禁止復(fù)印、打印、拷貝檔案資料；項(xiàng)目完工數(shù)據(jù)移交后所有電腦全部格式化；加工現(xiàn)場安裝監(jiān)控設(shè)備，通過一系列安全措施保證了檔案實(shí)體的安全，避免加工數(shù)據(jù)的泄露。

在檔案數(shù)字化的過程中，我公司與數(shù)字化加工單位對出、入庫檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，做好交接的臺帳記錄，數(shù)字化加工單位按照專業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝流程，科學(xué)合理的對加工質(zhì)量進(jìn)行把控，每個(gè)環(huán)節(jié)對上一個(gè)工序進(jìn)行監(jiān)督及質(zhì)量檢查，保證檔案、數(shù)據(jù)在每個(gè)工序順利流暢，確保檔案、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。

在檔案數(shù)字化加工每完成一批次，我們都對掃描后的檔案數(shù)據(jù)逐一審查、核對，通過檢查發(fā)現(xiàn)了加工過程中產(chǎn)生的少量問題，均進(jìn)行了整改；同時(shí)對檔案實(shí)體進(jìn)行檢查，包括檔案卷內(nèi)紙張是否完整、檔案還原情況等，并做好相應(yīng)的臺帳記錄。

2.3 數(shù)據(jù)掛接及備份

在完成了所有檔案的數(shù)字化工作后，紫光軟件公司協(xié)助數(shù)字化加工單位把大批量的檔案數(shù)據(jù)全部倒入系統(tǒng)，使系統(tǒng)可以提供豐富、準(zhǔn)確的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，同時(shí)，將所有數(shù)據(jù)進(jìn)行兩套移動(dòng)硬盤備份，從而搭建了統(tǒng)一管理、隨時(shí)利用、安全存儲的集團(tuán)化檔案管理平臺。

3 后續(xù)完善階段

3.1 系統(tǒng)操作培訓(xùn)

為保證檔案管理系統(tǒng)各項(xiàng)功能的正常使用，提高檔案數(shù)據(jù)利用率，規(guī)范我公司檔案管理工作，在系統(tǒng)上線試運(yùn)行一周后，對各級部門開展了一次該系統(tǒng)的專項(xiàng)培訓(xùn)，包括檔案系統(tǒng)登陸方法、錄入方法、查詢方法、下載審批及其他功能操作，經(jīng)過培訓(xùn)，各部門檔案系統(tǒng)使用人員能夠熟練的進(jìn)行各種操作，基本滿足日常使用。

3.2 制度完善

在檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建完成后，出臺《檔案管理系統(tǒng)管理辦法》（試行），對各部門職責(zé)、檔案種類、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)利用、使用權(quán)限等方面進(jìn)行公示，并下發(fā)《數(shù)據(jù)化定點(diǎn)加工的通知》，對今后的入庫檔案提出數(shù)字化要求，保證了該系統(tǒng)中各類數(shù)據(jù)的順利掛接和規(guī)范化，為該系統(tǒng)充分發(fā)揮利用效果打好基礎(chǔ)。

目前，該系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定，檔案信息資源得到安全可靠的的存儲，為查閱者提供方便快捷的遠(yuǎn)程利用，達(dá)到了預(yù)期效果；今后根據(jù)相關(guān)的檔案專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，我們將進(jìn)一步對該系統(tǒng)功能進(jìn)行開發(fā)、升級，力爭建成我公司發(fā)展的重要信息管理平臺。

篇7

關(guān)鍵詞：放射衛(wèi)生檔案；醫(yī)院管理；系統(tǒng)設(shè)計(jì)；系統(tǒng)開發(fā)

中圖分類號：G270.71 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2017）03-0183-03

一、背景

按照國家法律、法規(guī)及衛(wèi)生行政部門規(guī)章、管理辦法、標(biāo)準(zhǔn)的要求，根據(jù)醫(yī)院自身規(guī)模及近幾年快速發(fā)展的需要，對各種管理全部進(jìn)入統(tǒng)一信息管理，尤其是放射衛(wèi)生檔案分類管理更是信息化管理中的主要環(huán)節(jié)，放射衛(wèi)生檔案的管理也在綜合管理的中樞樞紐作用下，并逐漸實(shí)現(xiàn)分類管理、分級管理。尤其是放射檔案管理制度與完整的檔案資料，對于日后的管理起到至關(guān)重要的作用。作為一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研為一體的現(xiàn)代化綜合醫(yī)院，放射人員檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)就顯得尤為重要。

二、放射衛(wèi)生檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的意義

現(xiàn)代化醫(yī)院管理信息量大、隨機(jī)性強(qiáng)，工作繁雜、分工精細(xì)、協(xié)作緊密，如果沒有一套嚴(yán)格、完整的規(guī)章制度或執(zhí)行的不夠嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真、都將會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院工作的混亂、給患者造成不良后果。我院根據(jù)《中華人民共和國職業(yè)病防治法》《放射性同位素與射線裝置安全和防護(hù)條例》和《醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理?xiàng)l例》等法律、行政法規(guī)的規(guī)定，我們制定了《青島大學(xué)附屬醫(yī)院管理模式 》，明確指出，安排專人負(fù)責(zé)個(gè)人劑量監(jiān)測和職業(yè)健康檢查管理，建立輻射工作人員個(gè)人劑量檔案和職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案。檔案應(yīng)當(dāng)保存至輻射工作人員年滿75 周歲，或者停止輻射工作三十年。職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案應(yīng)當(dāng)包括勞動(dòng)者的職業(yè)史、職業(yè)病危害接觸史、職業(yè)健康檢查結(jié)果和職業(yè)病診療等相關(guān)的個(gè)人健康資料。建立健全職業(yè)衛(wèi)生檔案和勞動(dòng)者健康監(jiān)護(hù)檔案，并按照規(guī)定的期限妥善保存。因此管理好放射衛(wèi)生檔案是目前工作的重中之重。管理檔案系統(tǒng)的開發(fā)也是十分必要和緊迫，對醫(yī)院信息化管理也有著十分重要意義。

三、放射衛(wèi)生檔案管理系統(tǒng)理論依據(jù)及目的

第一，依據(jù)：在編制該系統(tǒng)過程中，我們按照國家頒布的放射衛(wèi)生法律、法規(guī)為依據(jù)，并參考院內(nèi)其他管理系統(tǒng)制定的放射防護(hù)工作規(guī)范和檔案模式，使該系統(tǒng)具備良好的規(guī)范性、實(shí)用性和通用性。

第二，目的：通過放射衛(wèi)生檔案管理系統(tǒng)管理檔案，對放射診療工作人員健康查體、防護(hù)知識培訓(xùn)、配戴個(gè)人劑量等放射防護(hù)措施一一進(jìn)行登記，以掌握全院放射防護(hù)人員的動(dòng)態(tài)管理，有利于進(jìn)一步規(guī)范放射工作人員的技術(shù)操作、保證質(zhì)量、防止差錯(cuò)事故的發(fā)生。

三、系統(tǒng)設(shè)計(jì)

平日工作中用到的數(shù)據(jù)及資料檔案只有進(jìn)行互聯(lián)網(wǎng)管理，才能發(fā)揮其管理作用。如何將放射檔案管理的工作流程進(jìn)行信息化處理，我們醫(yī)院信息部根據(jù)我們部門要求，編制一套檔案文件夾的名稱、年月、設(shè)備購買日期、型號、實(shí)際使用日期、編號、設(shè)備主要參數(shù)、工作人員培訓(xùn)日期、健康檢查日期、設(shè)備具體場所、個(gè)人劑量計(jì)檢測結(jié)果等等管理軟件。

（一）總系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

基于Excel服務(wù)器的信息系統(tǒng)，分為三個(gè)層次（如下頁圖所示）。最底層是基礎(chǔ)軟件，包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、電子表格軟件等。在基礎(chǔ)軟件層之上，就是Excel服務(wù)器，它提供了構(gòu)建一個(gè)信息系統(tǒng)所必需的各種功能。基于Excel服務(wù)器之上，就是我們自己構(gòu)建的各種應(yīng)用系統(tǒng)。我們把實(shí)際業(yè)務(wù)和管理需求，做成一個(gè)個(gè)模板，固化到系統(tǒng)中，并且隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，不斷優(yōu)化和發(fā)展。

此版本構(gòu)建的信息系統(tǒng)，最終用戶就在Excel的環(huán)境中操作，所以使用簡單、配置也簡單。

1.各種檔案交換系統(tǒng)：以數(shù)據(jù)交換、內(nèi)網(wǎng)及科室數(shù)據(jù)交換以及各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)提取及交叉使用，涵蓋了一個(gè)信息系統(tǒng)需要具備的各種特征。

2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)系統(tǒng)：用來實(shí)現(xiàn)各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及數(shù)字統(tǒng)計(jì)并以分析為功能，使各種數(shù)據(jù)能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要依據(jù)。

3.設(shè)備檔案管理系統(tǒng)又分為兩大部分：一部分為全院設(shè)備查詢HIS系統(tǒng)，全院所有設(shè)備自購買之日管理的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)信息化管理與信息共享，促進(jìn)現(xiàn)代化發(fā)展和規(guī)范化管理；另一部分為放射衛(wèi)生檔案管理系統(tǒng)。放射衛(wèi)生設(shè)備及工作人T所有信息及管理同時(shí)納入數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一管理，建立放射衛(wèi)生設(shè)備及從事該工作人員所有信息檔案資料的備份和存檔，確保所有資料信息不丟失。

4.放射衛(wèi)生檔案資料的收集入庫：以市南院區(qū)為中心點(diǎn)，支持市北院區(qū)、嶗山院區(qū)、黃島院區(qū)三個(gè)分院區(qū)科室多種途徑的上傳檔案，內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)均可。

5.文件和數(shù)據(jù)之間建立關(guān)聯(lián)：文檔的集中存儲與共享、權(quán)限控制、并發(fā)修改控制、版本管理、文檔日志、基線管理等。

6.放射衛(wèi)生檔案資源共享：具有網(wǎng)絡(luò)硬盤功能，可以建立網(wǎng)絡(luò)硬盤并設(shè)置權(quán)限，需要精細(xì)化的管理，每一次修改都要留痕、定期要備份、文件和數(shù)據(jù)要掛鉤在組織內(nèi)共享文件。與傳統(tǒng)的開辟共享目錄的方式相比，更安全也更方便。

在信息系統(tǒng)的使用過程中，由于硬件故障（如硬盤發(fā)生壞道）、用戶的誤操作（不小心刪除了數(shù)據(jù)）、或軟件系統(tǒng)故障（如感染病毒）等原因而導(dǎo)致業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)損毀或丟失是一種常見的安全風(fēng)險(xiǎn)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份是信息系統(tǒng)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

（二）數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)

1.自動(dòng)備份：Excel服務(wù)器提供了定期自動(dòng)備份數(shù)據(jù)的功能，我們設(shè)定好備份的周期、備份時(shí)間和備份目錄，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)完成備份工作。（1）用SysAdmin帳戶登錄到系統(tǒng)管理臺，初次登錄的口令為空。（2）在左側(cè)樹型中展開“自動(dòng)任務(wù)”，選中其下的“自動(dòng)備份”，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇彈出菜單“新建”。（3）彈出“數(shù)據(jù)庫自動(dòng)備份計(jì)劃”窗口。（4）選擇要備份的應(yīng)用系統(tǒng)。（5）選擇備份路徑，點(diǎn)擊【設(shè)置】按鈕，彈出“任務(wù)發(fā)生頻率”窗口。設(shè)置備份頻率。（6）點(diǎn)擊【確定】，返回“數(shù)據(jù)庫自動(dòng)備份計(jì)劃”窗口。（7）點(diǎn)擊【確定】，用上述方法設(shè)置了自動(dòng)備份計(jì)劃后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)按設(shè)定好的周期和時(shí)間在備份路徑下產(chǎn)生備份。

2.手工備份：除了設(shè)定自動(dòng)備份計(jì)劃外，還可以隨時(shí)做手工備份，操作方法如下：（1）在服務(wù)端計(jì)算機(jī)上，以SysAdmin帳戶登錄到系統(tǒng)管理臺。（2）在左側(cè)樹形選中節(jié)點(diǎn)“Excel服務(wù)器―應(yīng)用系統(tǒng)”，在右側(cè)列表中選中要備份的應(yīng)用系統(tǒng)，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇彈出菜單【備份應(yīng)用】，彈出“備份應(yīng)用系統(tǒng)”窗口。（3）點(diǎn)擊【瀏覽 … 】選擇備份路徑。（4）按【確定】開始備份。最后點(diǎn)擊【確定】。（5）備份完成后，通過查看“我的電腦”，您會(huì)發(fā)現(xiàn)在您指定的目錄下產(chǎn)生一個(gè)新的文件，文件名為 ESDBBAK_< 當(dāng)前的年月日時(shí)分秒 >_< 應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫名 >.bak，例如，假設(shè)當(dāng)前的日期時(shí)間為：“2010 年 5 月 11 日 16：24：50 ”，應(yīng)用系統(tǒng)名稱為：ABC，那么產(chǎn)生的備份文件的名稱為：“ESDBBAK_20100511162450_ABC.bak ”。

3. 數(shù)據(jù)恢復(fù)：把備份數(shù)據(jù)恢復(fù)到Excel服務(wù)器數(shù)據(jù)庫中的方法是：（1）在服務(wù)端計(jì)算機(jī)上用SysAdmin登錄到系統(tǒng)管理臺。在左側(cè)樹形中選中節(jié)點(diǎn)“ Excel服務(wù)器―應(yīng)用系統(tǒng)”，右側(cè)選中要恢復(fù)的應(yīng)用系統(tǒng)，選擇選擇右鍵菜單【還原應(yīng)用】，彈出“恢復(fù)向?qū)А贝翱?。?）輸入系統(tǒng)管理臺登錄賬戶sysAdmin的口令，點(diǎn)擊【下一步】。（3）勾選【備份數(shù)據(jù)庫到以下目錄】并點(diǎn)擊【瀏覽】選擇備份當(dāng)前數(shù)據(jù)庫的目錄，點(diǎn)擊【下一步】。（4）點(diǎn)擊【瀏覽】按鈕選擇要恢復(fù)的數(shù)據(jù)庫備份文件，點(diǎn)擊【下一步】。而后開始恢復(fù)應(yīng)用系統(tǒng)，最后點(diǎn)擊【確定】完成數(shù)據(jù)庫的恢復(fù)。

篇8

關(guān)鍵詞:檔案管理;RFID技術(shù);流程設(shè)計(jì)

中圖分類號:TP311.52文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A文章編號:1007-9599 (2010) 10-0000-01

RFID-based File Management System

Zheng Fu’e Shang Deji

(Zhengzhou Radio&TV University,Zhengzhou450000,China)

Abstract:The paper firstly analyzes the current situation of the current archives management,then designs a management system based on RFID technology to improve the status of records management.And describes the functional design and business process.

Keywords:File Management;RFID technology;Process design

一、檔案管理的現(xiàn)狀[1][2]

近年來隨著信息技術(shù)的發(fā)展,我國檔案事業(yè)取得了較大的發(fā)展,檔案的種類日益多樣化,信息量迅速膨脹。但是傳統(tǒng)檔案管理手段與技術(shù)所導(dǎo)致的問題日益突顯:檔案編目流程繁瑣低效、整理時(shí)間冗長;檔案存放次序較易被打亂;檔案查閱耗時(shí)長;檔案的盤點(diǎn)操作不科學(xué);對失效檔案的管理滯后等等。

RFID(無線射頻識別)技術(shù)作為新一代物流跟蹤與信息識別的技術(shù),可以促進(jìn)檔案管理的自動(dòng)化、智能化。

二、RFID技術(shù)簡介

RFID(Radio Frequency Identification),即無線射頻識別,是興起于20世紀(jì)90年代的一項(xiàng)自動(dòng)識別技術(shù)。RFID射頻識別是一種非接觸式的自動(dòng)識別技術(shù),它通過射頻信號自動(dòng)識別目標(biāo)對象并獲取相關(guān)數(shù)據(jù)。一個(gè)典型的RFID系統(tǒng)由射頻電子標(biāo)簽、讀寫器或閱讀器以及天線三部分構(gòu)成。實(shí)際應(yīng)用中,讀寫器把關(guān)于物品的數(shù)據(jù)寫入RFID標(biāo)簽,然后將標(biāo)簽貼在待識別物體的表面。讀寫器可無接觸地讀取并識別電子標(biāo)簽中所保存的數(shù)據(jù),從而可以實(shí)現(xiàn)對物體識別信息的遠(yuǎn)距離、無接觸式采集、無線傳輸?shù)裙δ?并且同時(shí)能識別多個(gè)RFID標(biāo)簽。[3]

RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案管理可以促進(jìn)檔案管理的自動(dòng)化、智能化,具有較多優(yōu)點(diǎn),比如:遠(yuǎn)距離快速掃描、安全性高。[4]

三、基于RFID的檔案管理設(shè)計(jì)

本文設(shè)計(jì)的基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng),其主要由RFID數(shù)據(jù)管理模塊和檔案管理信息模塊兩部分組成,如圖1所示。

(一)RFID數(shù)據(jù)管理模塊

該模塊由信息采集和終端管理器組成,是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存取中心與信息輸入輸出終端。終端管理器包括讀寫器或閱讀器,是中心數(shù)據(jù)庫獲取信息與輸出信息的重要端口。讀寫器的作用是負(fù)責(zé)將數(shù)據(jù)庫中的信息寫入標(biāo)簽或是將標(biāo)簽中的信息導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫。[3]

信息采集部分包括物品、物品電子標(biāo)簽、讀寫器等,主要完成物品的識別和物品EPC碼的采集和處理。存儲有EPC碼的電子標(biāo)簽在經(jīng)過讀寫器的感應(yīng)區(qū)域時(shí),檔案的EPC碼會(huì)自動(dòng)被讀寫器捕獲,從而實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化EPC信息采集,采集的數(shù)據(jù)將交由上位機(jī)信息采集軟件進(jìn)行進(jìn)一步的處理,如數(shù)據(jù)校對、數(shù)據(jù)過濾、數(shù)據(jù)完整性檢查等,這些經(jīng)過整理的數(shù)據(jù)可以為檔案信息管理模塊所使用。

(二)檔案信息管理模塊

檔案信息管理模塊可以在檔案信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上改進(jìn)增加與RFID數(shù)據(jù)管理模塊交換數(shù)據(jù)的接口。

RFID數(shù)據(jù)管理模塊與檔案信息管理模塊通過系統(tǒng)接口實(shí)現(xiàn)模塊間的對接,由RFID數(shù)據(jù)管理模塊實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的收集、儲存、讀寫電子標(biāo)簽;檔案信息管理模塊實(shí)現(xiàn)對檔案信息的應(yīng)用與管理。同時(shí),可對系統(tǒng)用戶設(shè)置不同權(quán)限,以實(shí)現(xiàn)對用戶的安全性管理。

四、系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)[1]

該系統(tǒng)流程主要有檔案入庫、日常管理、查找和盤點(diǎn)、防盜管理和銷毀等,下面將分別介紹幾個(gè)重要流程。

(一)檔案入庫

新的檔案入庫前,首先要對新檔案進(jìn)行編目,并把該檔案信息寫入RFID標(biāo)簽,同時(shí)標(biāo)簽數(shù)據(jù)會(huì)被傳送到中心數(shù)據(jù)庫里,以備系統(tǒng)其他模塊調(diào)用和查詢。

(二)檔案日常管理

對于檔案的日常管理,均需要通過讀寫器對標(biāo)簽進(jìn)行讀寫操作完成,在數(shù)據(jù)庫中存儲工作記錄,同時(shí)在檔案RFID芯片中寫入借出和歸還記錄。同時(shí),每次借出和歸還操作產(chǎn)生時(shí),必須通過手持機(jī)對存儲該檔案的檔案架標(biāo)簽進(jìn)行寫操作,更新檔案架標(biāo)簽中的存放記錄。

(三)檔案查找和盤點(diǎn)

在查詢相關(guān)檔案時(shí),管理員通過系統(tǒng)按編號提取中心數(shù)據(jù)庫里所儲存的數(shù)據(jù)信息,核對無誤后發(fā)出出庫指令,檔案自動(dòng)識別部分將根據(jù)編目號找出該檔案存放的檔案架編號即其物理位置。

(四)檔案防盜管理

在檔案室出入口安裝有讀寫器,并與該管理系統(tǒng)連接。當(dāng)檔案經(jīng)過出入口時(shí),讀寫器自動(dòng)讀取檔案數(shù)據(jù),若判斷檔案未經(jīng)辦理領(lǐng)用操作,則裝置發(fā)出異常警報(bào)。

(五)銷毀

當(dāng)檔案在入館時(shí),將檔案保管期限寫入RFID標(biāo)簽并存儲于中心數(shù)據(jù)庫中。當(dāng)有檔案達(dá)到保管期限前,系統(tǒng)將提示該檔案將于何時(shí)失效,由管理員做出銷毀或繼續(xù)保管處理,以減少對檔案室資源的占用。

五、結(jié)束語

RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中可以解決現(xiàn)有檔案管理中的一些問題,它使檔案管理自動(dòng)化,可以提高檔案管理的效率,減少人員的使用,免去了計(jì)算機(jī)檔案管理和人工檔案管理的繁瑣。

參考文獻(xiàn)

[1]嚴(yán)林.電子檔案管理―計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].機(jī)電兵船檔案,2010,(03):81-82

[2]何佩婷.檔案管理中的問題分析及其安全防范措施[J].建筑安全,2010,(02):53-54

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關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn) 檔案 創(chuàng)新

隨著國民經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展，我國社會(huì)保險(xiǎn)的參保數(shù)迅速增加，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理也將面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，因此做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的根本點(diǎn)是加強(qiáng)創(chuàng)新。只有通過對新時(shí)期社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理創(chuàng)新的必要性以及現(xiàn)存的問題分析，將紙介檔案與數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換，才是需要對新時(shí)期提出社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理創(chuàng)新的途徑策略。

一、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）社會(huì)保險(xiǎn)的參保人數(shù)增長迅速

我國社會(huì)保險(xiǎn)的參保數(shù)，增長迅速。2009年底，全國參加城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)人數(shù)為23550萬人，比2008年末增加了1659萬人。參加基本養(yǎng)老保險(xiǎn)的農(nóng)民工人數(shù)為2647萬人，比2008年末增加231萬人。根據(jù)《國家人權(quán)行動(dòng)計(jì)劃（2011-2012年）》指出，到2012年，中國城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)參保人數(shù)超過2.23億，基本醫(yī)療保險(xiǎn)參保人數(shù)超過4億，失業(yè)保險(xiǎn)參保人數(shù)超過1.2億，工傷保險(xiǎn)參保人數(shù)超過1.4億，生育保險(xiǎn)參保人數(shù)超過1億。參加農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)和企業(yè)年金的人數(shù)逐年增長。可見，我國社會(huì)保險(xiǎn)檔案與日俱增，當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展對社會(huì)保險(xiǎn)檔案的要求也在提高，需要對社會(huì)保險(xiǎn)檔案進(jìn)一步創(chuàng)新。

（二）社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)實(shí)施改革計(jì)劃

近幾年來，國內(nèi)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)全面實(shí)施了各種改革計(jì)劃，早在2009年最后一次國務(wù)院常務(wù)會(huì)議決定將在2010年內(nèi)開展全國范圍的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系“跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)制度”。從2010年7月1日起，流動(dòng)就業(yè)人員基本醫(yī)療保險(xiǎn)可跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)。2011年11月15日，人保部就《社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)申報(bào)繳納管理規(guī)定（草案）》征求意見。根據(jù)草案，企業(yè)繳納險(xiǎn)種從養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)險(xiǎn)三項(xiàng)擴(kuò)至五項(xiàng)，新增工傷和生育險(xiǎn)。這些政策改革都為新時(shí)期的社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展?fàn)I造了很大的發(fā)展空間以及機(jī)遇。

（三）負(fù)責(zé)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的部門分散

我國公民個(gè)人社保檔案分散在不同的管理部門中管理?，F(xiàn)行社會(huì)保障管理體制是分散型的。具體情況是：社保中心管理著養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷等法定的基本保障檔案；民政局管理著社會(huì)救助、社會(huì)福利、社會(huì)優(yōu)撫、城市最低生活保障金；商業(yè)保險(xiǎn)公司管理著公民個(gè)人補(bǔ)充保障的一系列保險(xiǎn)金。這種現(xiàn)狀造成多頭經(jīng)辦，政出多門，業(yè)務(wù)交叉，資源浪費(fèi)，政令難以統(tǒng)一的局面。由于管理機(jī)構(gòu)分散、不集中，使人們在利用公民個(gè)人社保檔案時(shí)，存在著許多不便。例如，我們?nèi)绻枰私夤駛€(gè)人就業(yè)及保險(xiǎn)金交納情況，需要到幾個(gè)不同的管理機(jī)構(gòu)去了解，這樣就給公民個(gè)人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便；而且這種分散的管理，使整個(gè)社會(huì)保障體系出現(xiàn)了許多漏洞，于是就出現(xiàn)了一些奇怪的現(xiàn)象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的個(gè)人保險(xiǎn)賬戶并未隨之終結(jié)，仍有人代領(lǐng)保險(xiǎn)金。

（四）社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作缺乏硬指標(biāo)考核

社保檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，相對于社會(huì)保障工作，社保檔案工作沒有硬指標(biāo)來考核，也沒有統(tǒng)一的管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，因此讓部分檔案工作者放松了對工作的要求。社會(huì)保險(xiǎn)的五個(gè)險(xiǎn)種檔案并非一個(gè)部門管理，進(jìn)而導(dǎo)致不同的開發(fā)商參與系統(tǒng)建設(shè)，相互之間的互不信任以及人為設(shè)置壁壘，或者同一家系統(tǒng)開發(fā)商采用了不同的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)架構(gòu)，導(dǎo)致系統(tǒng)割裂。數(shù)據(jù)只能采用共享或交換的形式，只有極少數(shù)地區(qū)實(shí)現(xiàn)基本信息的共用。比如2008年1月央視報(bào)道深圳農(nóng)民工的“退保潮”現(xiàn)象，就是因?yàn)椴煌氖∈兄g不能共享社保繳費(fèi)信息，從而導(dǎo)致社保對于“候鳥型”的打工者來說只是帶不走、挪不動(dòng)的“地方糧票”。

（五）社會(huì)保險(xiǎn)的經(jīng)辦效率和范圍需要擴(kuò)大

社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋范圍不斷擴(kuò)大，經(jīng)辦管理效率也越來越引起人們的關(guān)注。近年來伴隨著生活中網(wǎng)絡(luò)的普及和對稅務(wù)、銀行等網(wǎng)上業(yè)務(wù)的接受，熱切期待社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦業(yè)務(wù)網(wǎng)際申報(bào)模式的實(shí)現(xiàn)，而傳統(tǒng)性紙質(zhì)檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡化手續(xù)、便捷服務(wù)的利益訴求，因而我們應(yīng)從社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度認(rèn)知社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理問題，再繼續(xù)討論介質(zhì)原始性問題顯然已是過去時(shí)了。現(xiàn)今解決檔案數(shù)字化的關(guān)鍵是討論如何確保數(shù)據(jù)歸檔前后原始性認(rèn)證和原始性保證問題。

二、我國社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)存在的問題

（一）對社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作不夠重視？

由于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會(huì)保險(xiǎn)工作的重點(diǎn)都集中在擴(kuò)大基本社會(huì)保險(xiǎn)的覆蓋面，強(qiáng)化社會(huì)保險(xiǎn)基金的征繳和確保企業(yè)離退休人員基本養(yǎng)老金按時(shí)足額發(fā)放等方面，忽視了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作處于無序狀態(tài)，其作用無法得到充分發(fā)揮。

（二）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理體制不規(guī)范

由于我國目前的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，造成歸檔范圍不明確，社會(huì)保險(xiǎn)文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。社會(huì)保險(xiǎn)檔案專職人員難落實(shí)。有些社會(huì)保險(xiǎn)部門檔案機(jī)構(gòu)不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時(shí)抽調(diào)，沒有經(jīng)過專職培訓(xùn)，嚴(yán)重影響社會(huì)保險(xiǎn)檔案的質(zhì)量。

（三）社會(huì)保險(xiǎn)檔案存檔的條件差

由于場地限制和經(jīng)費(fèi)不足等問題無法解決，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理始終未能列入社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的議事日程，大多數(shù)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)至今未設(shè)立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會(huì)保險(xiǎn)檔案只能由經(jīng)辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會(huì)保險(xiǎn)檔案存在諸多安全因素。這種不規(guī)范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經(jīng)辦工作帶來許多不便。

（四）缺乏專業(yè)社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

社保檔案管理缺乏國家標(biāo)準(zhǔn)，職工檔案管理仍在執(zhí)行1992年勞動(dòng)部與國家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，而該項(xiàng)制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等規(guī)定已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作的需要，亟須修改。在沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標(biāo)準(zhǔn)，有的地市制定和公布了醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地市則沒有建立相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，造成社保檔案的各地管理方法不統(tǒng)一。在不同專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。

三、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的解決辦法

（一）將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案存檔

社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)出于業(yè)務(wù)辦理需要，會(huì)在辦理過程中出現(xiàn)大量的紙質(zhì)材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個(gè)數(shù)字。紙質(zhì)材料保存起來不方便，但是將這些材料進(jìn)行電腦掃描儲存，就可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案工作的實(shí)際需要，可靈活運(yùn)用，如目錄數(shù)據(jù)適宜采用文本錄人；全文數(shù)據(jù)則可以采用圖像掃描錄入；而一些當(dāng)前常用的數(shù)據(jù)可制作成光盤。

（二）根據(jù)社保檔案類別進(jìn)行分類管理

根據(jù)不同檔案的類型進(jìn)行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應(yīng)針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按社保檔案不同價(jià)值性質(zhì)分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據(jù)各社保經(jīng)辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進(jìn)行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的保存價(jià)值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。

（三）建立全國統(tǒng)籌的社保管理系統(tǒng)，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)？

建立全國統(tǒng)籌的社保檔案管理體系可以為社會(huì)保障事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎(chǔ)。以電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系和勞動(dòng)及社會(huì)保障標(biāo)準(zhǔn)體系為指導(dǎo)，以投融資與運(yùn)營模式和項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理模式為依托，按照多層架構(gòu)的模式將系統(tǒng)自上而下構(gòu)架成為組件與業(yè)務(wù)組件、業(yè)務(wù)運(yùn)作支撐平臺、IT基礎(chǔ)設(shè)施三個(gè)層次，樹立以監(jiān)控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應(yīng)勞動(dòng)者的流動(dòng)和工資收入的變動(dòng)，對每個(gè)勞動(dòng)者按號碼設(shè)立檔案卡，并用計(jì)算機(jī)儲存，記錄公民個(gè)人歷年的工資收入情況。在全國設(shè)立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對每個(gè)勞動(dòng)者的情況進(jìn)行追蹤記錄；并建立全國范圍內(nèi)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)查詢接口，允許公民定期查詢，同時(shí)也可替他們預(yù)測，比如退休時(shí)可拿到多少養(yǎng)老金，以提高工作的透明度。

（四）在全國統(tǒng)一管理下設(shè)分支機(jī)構(gòu)

在國家勞動(dòng)和社會(huì)保障部的領(lǐng)導(dǎo)下成立一個(gè)全國統(tǒng)籌的社保檔案管理中心，結(jié)束社保檔案管理分散問題，實(shí)行高度統(tǒng)一的管理，改變目前政出多門、決策分散、管理混亂的局面，使其成為統(tǒng)一管理全國社保檔案的領(lǐng)導(dǎo)和決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)擬訂社保檔案的發(fā)展規(guī)劃、改革計(jì)劃、重大決策和有關(guān)法規(guī)、規(guī)章制度，參與制定社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。其次，全國統(tǒng)籌的社保檔案管理中心還可以在全國各地設(shè)置分支機(jī)構(gòu)，包括地區(qū)局、地方辦事處、數(shù)據(jù)處理中心和項(xiàng)目服務(wù)中心。負(fù)責(zé)公民社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新，并送交國家勞動(dòng)和社會(huì)保障部統(tǒng)一保管。

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[關(guān)鍵詞] 電子檔案 檔案管理 農(nóng)機(jī) 安全監(jiān)管 問題 應(yīng)用 意義

[中圖分類號] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1003-1650 （2014）10-0219-01

一、當(dāng)前農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理中存在的問題

1.當(dāng)前許多地方在農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理中存在宣傳教育工作不到位的現(xiàn)象，未能解決實(shí)際問題，存在著“三差一低”現(xiàn)象?！叭睢敝饕侵?安全性能差，又大多在山區(qū)運(yùn)輸，作業(yè)環(huán)境和道路條件差，而“一低”則主要指農(nóng)民機(jī)手的文化水平較低，缺乏一定的安全意識和維修知識，駕駛技術(shù)與應(yīng)急措施等能力都比較低。且許多地區(qū)的 管理資源與交警并未實(shí)現(xiàn)共享，容易導(dǎo)致交警的違糾處罰難以落實(shí)到位，而駕駛?cè)藛T則無處交納罰款，造成了很大的安全隱患。

2.當(dāng)前許多地方在農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理中還存在著沒有嚴(yán)格規(guī)范的農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案管理制度的問題，未能明確崗位之間的不同職責(zé)并將其落實(shí)到位，且許多地區(qū)的數(shù)據(jù)資源較為匱乏，導(dǎo)致農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理工作面臨很大的挑戰(zhàn)，農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案管理的規(guī)范化程度不高，且缺乏科學(xué)化。

3.當(dāng)前許多地區(qū)的領(lǐng)導(dǎo)還未能夠意識到檔案管理工作對于農(nóng)機(jī)安全監(jiān)管的重要性，農(nóng)機(jī)電子檔案管理人員的管理意識淡薄，未經(jīng)過相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不了解電子檔案工作的工作流程，缺乏一定的專業(yè)知識，也缺乏責(zé)任心，導(dǎo)致了農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案管理的混亂，容易出現(xiàn)借出的檔案不能及時(shí)歸檔或檔案丟失的現(xiàn)象。

4.當(dāng)前許多地區(qū)在農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理的過程中存在著電子檔案管理系統(tǒng)不完備、沒有較為完善的農(nóng)機(jī)統(tǒng)計(jì)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，對電子檔案管理的重要性認(rèn)識不足，缺乏高素質(zhì)的農(nóng)機(jī)檔案管理人員，致使檔案管理的效率低下，農(nóng)機(jī)信息更新不及時(shí)，使得農(nóng)機(jī)檔案信息難以充分發(fā)揮其為農(nóng)機(jī)人事工作以及經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的作用。

二、加強(qiáng)農(nóng)機(jī)電子檔案管理的措施及其意義

1.加強(qiáng)農(nóng)機(jī)電子檔案管理的措施

1.1加強(qiáng)對農(nóng)機(jī)電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與管理，例如，電腦、照相機(jī)、打印機(jī)和復(fù)印件等辦公所需要的電子設(shè)備，促進(jìn)農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理硬件設(shè)施和軟件的提檔與升級，做好安全監(jiān)理的防盜、防水、防火以及防蛀工作，在檔案室內(nèi)隨時(shí)備好滅火器以及防蟲劑等檔案管理所需的用品，做好農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案的安全工作。

1.2應(yīng)當(dāng)注意有效利用信息技術(shù)來加強(qiáng)農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案管理工作，促進(jìn)農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案管理的現(xiàn)代化。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)被越來越廣泛地應(yīng)用于社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，利用電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行農(nóng)機(jī)安全監(jiān)管，已經(jīng)成為當(dāng)前做好農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理的必然要求，檔案管理正在由傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理向紙質(zhì)管理與電子檔案管理相結(jié)合轉(zhuǎn)變。電子檔案管理系統(tǒng)在農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理中的應(yīng)用，有效降低了檔案管理人員的工作強(qiáng)度和工作難度，與紙質(zhì)檔案相比，它不僅具有快捷、準(zhǔn)確、方便的特點(diǎn)，還可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)格式與紙質(zhì)檔案一并保存，且有效防止了檔案內(nèi)容被篡改，有利于促進(jìn)農(nóng)機(jī)安全監(jiān)管檔案管理水平的提高。

1.3應(yīng)當(dāng)注意提高農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案管理工作人員的素質(zhì)。農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案管理工作人員的素質(zhì)低下是當(dāng)前農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理中存在的主要問題之一，因此，提高檔案管理工作人員的道德素質(zhì)與管理水平是加強(qiáng)農(nóng)機(jī)電子檔案管理的重要措施之一。農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案人員應(yīng)當(dāng)具有較高的政治素養(yǎng)，高度的責(zé)任感、認(rèn)真的工作態(tài)度、良好的職業(yè)道德以及過硬的專業(yè)知識，要具有較高的工作熱情、不斷學(xué)習(xí)的觀念以及積極的創(chuàng)新意識，還需掌握較好的現(xiàn)代化技術(shù)，能夠熟練地使用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行相關(guān)操作。為了提高員工的素質(zhì)，農(nóng)機(jī)安全管理部門可以對相關(guān)工作人員進(jìn)行知識與技術(shù)培訓(xùn)，大力開展有關(guān)于農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理的宣傳活動(dòng)，提高員工對于農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案管理工作重要性的認(rèn)識。

2.加強(qiáng)農(nóng)機(jī)電子檔案管理的意義

2.1利用電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理，加強(qiáng)農(nóng)機(jī)電子檔案管理，創(chuàng)新了農(nóng)機(jī)檔案管理的管理模式，突出了電子檔案信息量大、易于保存、資源共享以及查找方便等優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)了信息技術(shù)與農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理的有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的整合，促進(jìn)了農(nóng)機(jī)檔案管理水平的提高。

2.2加強(qiáng)農(nóng)機(jī)電子檔案管理為農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作人員制定工作計(jì)劃、進(jìn)行日常執(zhí)法活動(dòng)以及規(guī)范安全監(jiān)理提供了重要的參考資料，其中所記載的機(jī)手肇事與事故處理案例使其成為農(nóng)機(jī)安全宣傳的重要教材，此外，電子檔案管理系統(tǒng)在農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理中的應(yīng)用，提高了農(nóng)機(jī)安全監(jiān)管的效率和質(zhì)量，促進(jìn)了農(nóng)機(jī)安全監(jiān)管的科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

2.3加強(qiáng)農(nóng)機(jī)電子檔案管理是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，有利于檔案信息資源充分利用，實(shí)現(xiàn)信息資源的有效整合，符合科學(xué)發(fā)展觀的要求，有利于促進(jìn)農(nóng)機(jī)檔案資料整理、保管及其利用工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，有利于農(nóng)機(jī)安全監(jiān)管的科學(xué)與規(guī)范和檔案信息資源的共享，有利于促進(jìn)我國農(nóng)業(yè)機(jī)械化事業(yè)的快速發(fā)展。

結(jié)語

當(dāng)前在農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理中還存在著管理部門重視不夠、農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案管理人員的素質(zhì)較差、農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案管理制度不完善以及電子檔案管理系統(tǒng)不完備等問題，給農(nóng)機(jī)安全監(jiān)管工作造成了很大的阻礙。因此，我們應(yīng)當(dāng)注意加強(qiáng)對農(nóng)機(jī)電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與管理、有效利用信息技術(shù)來加強(qiáng)農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案管理工作，促進(jìn)農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案管理的現(xiàn)代化、提高農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案管理工作人員的素質(zhì)，促進(jìn)農(nóng)業(yè)機(jī)械化事業(yè)的快速發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]沈孝均；張發(fā)成；高擎起這面旗幟――關(guān)于學(xué)習(xí)《促進(jìn)法》加強(qiáng)農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作的思考[J]；中國農(nóng)機(jī)監(jiān)理；2005年01期