導語：如何才能寫好一篇檔案管理技術，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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【摘要】新聞傳播論文：加強技術檔案管理怎么寫呢，請看求學網(wǎng)小編為大家整理的范文。

論文摘要：以編制供電企業(yè)輸變電工程技術檔案管理導則為例，探討研究了如何加強供電企業(yè)技術檔案管理，以更好地服務企業(yè)中心工作。

論文關鍵詞：技術檔案;管理：服務;供電企業(yè)

檔案管理是企業(yè)管理不可分割的重要組成部分。在供電企業(yè)加快實現(xiàn)“一強三優(yōu)”現(xiàn)代企業(yè)的進程中，如何促進檔案管理水平全面提升，實現(xiàn)檔案工作由“事務型”向“參謀型”，由“傳統(tǒng)型”向“開拓型”、由“被動型”向“主動型”的“三個轉(zhuǎn)變”，是檔案工作者義不容辭的職責。筆者認為，在信息社會化和社會信息化不斷發(fā)展的今天，作為供電企業(yè)的檔案工作者，首先應該增強檔案為企業(yè)中心工作服務的意識，緊緊圍繞企業(yè)的需要，各部門的需要和職工的需要，主動開發(fā)檔案信息資源，并對檔案信息資源進行綜合加工、深度開發(fā)，為企業(yè)的科學發(fā)展提供經(jīng)過提煉、深層次高質(zhì)量的檔案產(chǎn)品，創(chuàng)造檔案信息服務的新形勢，開拓檔案信息服務的新領域，實現(xiàn)檔案信息服務的新目標，歸根結(jié)底一句話，就是要把技術檔案管理放在首要的位置上，并以此服務企業(yè)的中心工作。

一、技術檔案管理是企業(yè)檔案管理的主要業(yè)務

檔案最簡單的定義是“直接形成的歷史記錄”。所謂“直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性，所謂“歷史記錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、法律性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性。檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作。

企業(yè)檔案的內(nèi)容性質(zhì)可以分為行政檔案、人事檔案、技術檔案等等。在以往很長的一個歷史階段，企業(yè)檔案管理往往被認為只是單純的人事檔案管理，由此被遮上了一層一般人不便問津的神秘色彩，而所謂的技術檔案僅僅當成了資料管理。改革開放以來，特別是進入市場經(jīng)濟以來，由于人力資源實行了廣泛流動，企業(yè)員工基本上擺脫了人事檔案的束縛，技術檔案越發(fā)受到企業(yè)的高度重視，并成為企業(yè)檔案管理的主要業(yè)務。

一般而言，技術檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的，有具體事務的技術文件、圖紙、圖表、照片和原始記錄等等。詳細內(nèi)容包括任務書、協(xié)議書、技術指標、審批文件、研究計劃、方案大綱、技術措施、調(diào)查材料、設計資料、試驗和工藝記錄等等。技術檔案一般為內(nèi)部使用，不公開出版發(fā)行，有些有密級限制，因此在參考文獻和檢索工具中極少被引用。

創(chuàng)造最佳的經(jīng)濟效益，促進企業(yè)科學穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展，是市場經(jīng)濟條件下企業(yè)的中心工作，也就是我們常說的“經(jīng)濟工作是企業(yè)的中心工作”。技術檔案盡管不是企業(yè)的核心經(jīng)濟業(yè)務，但是它對于企業(yè)的核心經(jīng)濟業(yè)務卻有著不可或缺的促進作用，特別是在市場經(jīng)濟的大環(huán)境中，管好用好檔案，對資源開發(fā)的作用尤為明顯。企業(yè)的檔案管理工作要想更好地服務于企業(yè)的中心工作，就得把技術檔案管理擺在首要的位置上。

筆者在本文中就加強技術檔案管理，服務企業(yè)中心工作這一課題，并結(jié)合編制供電企業(yè)輸變電工程檔案管理導則的實際，做以下闡述。

二、編制供電企業(yè)輸變電工程技術檔案管理導則課題的提出和運用的技術手段

近年來，供電系統(tǒng)電力建設尤其是輸變電工程項目日益增多，在供電企業(yè)技術檔案管理中占據(jù)頭等地位，受到國家相關部門和國家電網(wǎng)公司的高度重視。《國家重大建設項目檔案驗收辦法》、國家電網(wǎng)公司輸變電工程達標投產(chǎn)考核辦法、國家電網(wǎng)公司優(yōu)質(zhì)工程評選辦法，都將檔案工作列為工程驗收和評比的重要內(nèi)容。同時，電網(wǎng)建設、生產(chǎn)運行以及依法維權等工作中對工程項目檔案的需要也日益提高。實現(xiàn)工程項目檔案的規(guī)劃化、標準化管理是保證在項目文件的齊全、完整和及時歸檔，提高建設項目檔案管理水平，最大限度地滿足各方面需求的重要途徑，歸根結(jié)底還是要實現(xiàn)為企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展這一中心工作服務的根本目的。

編制電網(wǎng)建設工程技術檔案中包括輸變電工程管理檔案導則，對該導則采取以下三種技術手段。

1.豐富完善工程項目檔案文件的歸檔范圍

一是以電力企業(yè)檔案分類表為綱?！峨娏ζ髽I(yè)檔案分類表》按工程建設的不同階段，設列了應歸檔文件的類別名稱和部分文件名稱，雖然不完整、不詳細、不全面，但結(jié)構(gòu)上還是較為合理的。收集工程項目文件的歸檔范圍和內(nèi)容時，以分類表為大綱，充實相關內(nèi)容，有利于編制工作的有序開展，同時避免大的漏洞。

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1.載體差異下的檔案管理

以前，常用的檔案都是紙質(zhì)形式，因此在檔案管理時對于紙質(zhì)的耐久程度有著很高的標準，后來逐漸發(fā)展起來的電子檔案，硬盤、光盤、磁帶等也成為了新的檔案存儲介質(zhì)。載體的差異下，檔案管理也不盡相同，在檔案的硬件備份中，光盤、磁性物質(zhì)等作為主要的載體，各載體之間是存在差異的，磁性物質(zhì)容易產(chǎn)生靜電反應，那么會影響到其本身磁粉的掉落，從而容易丟失所對應檔案的信息，甚至于造成無法恢復的嚴重后果；對于光盤，在存儲電子檔案上算常用載體，但也會由于性能的不穩(wěn)定而出現(xiàn)一定的問題?？偠灾d體的差異都會對檔案管理帶來多多少少的影響，因此，我們應該結(jié)合檔案管理的實際情況，采用相適應的保護技術對檔案進行合理的管理，以確保更有效地保護檔案。

2.環(huán)境差異下的檔案管理

載體的差異，從而使得檔案管理也存在著各式各樣的保護技術，然而載體差異的重要原因主要是來源于環(huán)境的差異，溫度的高低、濕度的大小都是會對載體的性能有著不同程度的影響。載體發(fā)生的反應可能會因溫度、濕度的不同而發(fā)生一定的差異，從而對檔案的損壞也有一定程度上的差別。溫度過高、過低，都是不利的環(huán)境因素，都有可能成為電子檔案存儲媒介膨脹或收縮的原因。因此，在檔案管理時，應該嚴格地控制好一定的溫度、濕度，以減少外界環(huán)境對于存儲介質(zhì)的影響，以延長檔案使用時間。

3.技術保護差異下的檔案管理

檔案的信息化管理，不僅與載體、環(huán)境之間有著密切的關聯(lián)，在技術保護上也存在很多的區(qū)別。目前，對于電子檔案常用的管理方法主要是建立相應的備份機制，備份主要有完全備份、增量備份、差異備份三種形式，而每種備份都各有千秋，在檔案管理的技術保護上都有很大的貢獻。例如：完全備份主要是對于檔案進行完整性的復制，可以形成一份檔案的副本，在檔案數(shù)據(jù)缺失的情況以最快速度成功還原檔案信息；而增量備份的側(cè)重點主要是在檔案數(shù)據(jù)發(fā)生變化時才進行，其雖不能一次性還原所有數(shù)據(jù)，但是卻可以大大地減少了備份過程中的時間；最后是差異備份，差異備份與增量備份極為相似，僅僅不同的是差異備份針對上一次完全備份的，可以說是既改進了完全備份和增量備份的不足，又充分地發(fā)揮備份的效用，是一種很靈活的檔案保護技術。

二、檔案技術保護的建議

紙質(zhì)檔案逐步成為電子檔案的取代物，這是歷史發(fā)展必然的結(jié)果，那么相對的，電子檔案技術保護也必然是一個繼承與發(fā)展的過程。在檔案管理過程中，如何采取相應的技術保護，也是眾多研究者討論的問題，以下針對檔案保護提出兩個方面的建議，以供相關人員參考。

1.完善檔案技術保護措施

不管是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，在檔案管理上都同樣存在著如何保護的困難，特別是電子檔案這一新型存儲方式的保護更加成為研究的重點。電子檔案的便捷、靈敏都使得有利于各項業(yè)務的順利開展，因此在檔案技術保護措施上，相關人員也在不斷地研究新的技術，新的方法，以完善檔案技術保護措施，進一步強化檔案管理的建設。

2.培育專門檔案管理人才

由于檔案信息化建設的到來，信息化技術更新之快更想而知，而對于新型檔案管理問題的出現(xiàn)，除了有相應的技術作為基礎，另外專門的檔案管理人員也是必不可少的，因為這方面人才的缺乏會導致檔案信息化管理的滯后，所以加大力度培育專門檔案管理人才，讓他們都投身于檔案管理與保護的工作中去，這讓會使得檔案管理取得更好的成效。

三、結(jié)束語

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檔案管理內(nèi)容繁瑣復雜，一般都是管理人員人工完成檔案內(nèi)容，在檔案內(nèi)容管理中運用電子信息技術能夠有效改善工作質(zhì)量，提高工作效率，具體的應用有幾方面的內(nèi)容：存儲文件目錄、復制、檢索；存儲檔案內(nèi)容信息和檢索；統(tǒng)計、編目和匯總檔案文件；標引文件關鍵詞；管理借閱，提供借閱咨詢服務；打印文件目錄；管理保管室安全；傳輸數(shù)據(jù)，進行系統(tǒng)維護。

2在構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)中的應用

為了提高管理效率，可以開發(fā)多種現(xiàn)代化技術集于一身的檔案信息管理系統(tǒng)，可以將電子信息技術大量應用其中。可以使用InternetExplore8.0作為客戶端瀏覽器，采用微軟SQLServer2003來構(gòu)建后臺數(shù)據(jù)庫。很多管理系統(tǒng)都是模塊化的，這些系統(tǒng)同樣大量的應用了電子信息技術，運用電子信息技術將各個模塊的功能緊密連接起來，形成一個完整的信息管理系統(tǒng)。因此，在檔案管理工作中，信息技術是無處不在的，而信息技術也有效促進了信息化檔案管理的發(fā)展。

3在備份恢復中的應用

電子檔案是以計算機數(shù)據(jù)的形式存在的，因此同樣會發(fā)生丟失、損壞等問題，目前計算機病毒、軟件等問題帶來了嚴重的網(wǎng)絡安全問題，也威脅到了電子檔案的安全性，如果發(fā)生電子檔案泄漏、損壞或者丟失等情況，將會引發(fā)嚴重的后果。因此在管理檔案的過程中，勢必要使用信息技術備份電子檔案，發(fā)生意外情況則要恢復檔案。一般的備份恢復包括幾個部分，如軟件備份、硬件備份和恢復計劃等，要完成備份需要使用應用軟件、系統(tǒng)軟件以及驅(qū)動等，現(xiàn)在一般用硬盤保存?zhèn)浞?，硬盤容量大、價格低，恢復速度較快，體積小易于保存。

4推動信息化檔案管理的進一步發(fā)展

可以從以下幾個方面著手：首先要將紙質(zhì)檔案電子化，調(diào)查結(jié)果顯示，已經(jīng)有軟件開發(fā)商開發(fā)出了一種系統(tǒng)，實現(xiàn)將圖文資料批量數(shù)字化，簡單來說，就是將紙質(zhì)文件掃描到硬盤或者光盤中，在使用時可以檢索關鍵字或者關鍵詞；第二，電子檔案要進行歸檔保護，環(huán)境會對電子檔案產(chǎn)生一定程度的影響，因此對電子檔案要進行定期維護和檢測，建立完善的電子檔案管理制度，電子檔案的維護、拷貝、使用等都要嚴格記錄；第三，加強電子檔案的安全管理，對管理人員要進行安全教育，督促其改善管理方式，妥善解決檔案管理工作中可能出現(xiàn)的安全問題，針對可能出現(xiàn)的問題，制定完善的安全防范措施。

5結(jié)束語

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關鍵詞 計算機；技術；檔案管理；研究

中圖分類號 TP3 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2017）181-0027-02

計算機的發(fā)明及應用不僅改變了人類生存方式，在辦公方面達到了高效化；重點是已實現(xiàn)人與機器之間的交互，降低了人類勞動量、運算量。依據(jù)現(xiàn)在檔案管理革新后的計算機技術應用情況，可以看到檔案利用率得到了顯著提升，檔案管理工作實踐基本完成查詢、分享、快速應用等功能；為檔案管理工作帶來便利的同時，推進了服務方面的品質(zhì)化發(fā)展。

1 基于計算機技術的檔案管理

自實現(xiàn)檔案管理的信息化以來，諸多不同類型的管理系統(tǒng)（如以Delphi、SOA、APS為基礎的系統(tǒng)）不斷被開發(fā)與廣泛應用；而且，在通訊接口、多設備關等方面均獲得了較好發(fā)展。在技術利用率不斷提高之下，檔案管理自身也實現(xiàn)了基于計算機技術的管理質(zhì)量提升。比如，利用計算機技術所攜帶的“新思維”促使檔案管理實踐，不斷適應、調(diào)整、轉(zhuǎn)變管理策略、優(yōu)化管理方案。根據(jù)現(xiàn)階段經(jīng)驗可以觀察到，在信息資源的整合與利用方面有長足進步；同時，技術管理工作也在不斷推進，尤其是在檔案管理服務方面，出現(xiàn)了一些創(chuàng)新元素。以下就從這些新經(jīng)驗出發(fā)，討論進一步促進基于計算機技術的檔案管理措施。

2 基于計算機技術的檔案管理促進措施

2.1 信息資源整合利用

基于計算機技術的檔案管理，最大功效體現(xiàn)在“數(shù)據(jù)化”方面。以此為路徑已初步實現(xiàn)檔案管理及檔案資源方面的信息化，建立了不同類型的數(shù)據(jù)庫；需要完善的地方在于將各類信息資源加以整合。比如，現(xiàn)階段基于計算機技術的應用系統(tǒng)構(gòu)建完成后，能夠?qū)崿F(xiàn)各項操作，滿足查詢、數(shù)據(jù)分享、快速傳遞等基本要求。然而，通過分析發(fā)現(xiàn)，基于系統(tǒng)平臺的信息資源整合率偏低。建議實踐過程中，增加各個數(shù)據(jù)庫之間的資源整合利用。比如，通過“數(shù)據(jù)收集與分析”，增加一個數(shù)據(jù)運算功能統(tǒng)計信息資源的利用頻率；從而對現(xiàn)有系統(tǒng)資源進行優(yōu)化、區(qū)分，將查詢顯示方面的彈出功能效果加以提升。信息資源的整合及利用，還體現(xiàn)在權限用戶的地域限制；為了方便需要增加數(shù)據(jù)分級，利用數(shù)據(jù)庫開放一部分文獻資料；權限設置中也需要將信息資源對等安排，增加對應性提升利用方面的針對性；強化技術管理，提高技術工具間的融合，也是促進信息資源利用的一個重要途徑。比如，在檔案管理各個流程的融合，即可以大幅度提升管理效果。

2.2 技術管理推進措施

檔案管理在技術管理層面，能夠滿足風險預防要求，并借助計算機相關技術的培訓提高了安全管理。但是，由于停留于一般性的安全預防，未能增加進一步優(yōu)化技術管理訓練；因而，建議嘗試針對專業(yè)軟件制作培訓。比如，選取HTML課程培訓，既可以使檔案管理人員、工作人員了解系統(tǒng)平臺制作原理及相關技術；也可以使其在工作經(jīng)驗基礎上，按照適用程度實踐一些頁面創(chuàng)設，為系統(tǒng)進一步更新提供素材。以查詢?yōu)槔?，現(xiàn)在的大多系統(tǒng)在這個方面很難實現(xiàn)細致內(nèi)容查詢；如輸入關鍵詞后，彈出的信息資源往往過多，說明技術工具的應用過于泛化；因而，應該在技術管理中增加“針對性”檢索技術功能，根據(jù)內(nèi)部權限的專業(yè)知識，實踐專門化的全稱查詢等；達到直接輸出對應信息，提高技術功效；同時，通過頁面重新設計，使其與上述功能保持一致。

以升級為主導方向，應該在基于計算機技術檔案管理中引入系統(tǒng)評估。比如，利用調(diào)查問卷方法、技術顧問咨詢方法、問題收集改進方法等開展技術管理實踐；前提是針對現(xiàn)階段不同機構(gòu)使用的系統(tǒng)，按照具體操作流程設置對應評估指標，并按照綜合評估結(jié)果實施改進。從經(jīng)驗分析，需增加計算機與其它媒介工具的連接；比如，除了一般的掃描之外，可以建設內(nèi)部網(wǎng)絡、增加專門化的數(shù)據(jù)交流平臺；納入類似YY的聊天工具，讓內(nèi)部人員可以增加課程培訓、技術處理經(jīng)驗分享、數(shù)據(jù)交流等。另外，將技術管理推進――信息資源整合利用――創(chuàng)新服務管理進行有效關聯(lián)；使其形成以技術管理中心，提高資源利用與服務創(chuàng)新方法。比如，嘗試從檔案類型、性質(zhì)方面以分析材料的方法切入，再制作契合度較高的系統(tǒng)。再如，增加技術監(jiān)督措施，利用“技術之眼”之類的工具功能植入，預防潛在的多次拷貝，增加一個下載、導出后無法進行復制的下載頁面等。

2.3 創(chuàng)新服務管理

基于計算機技術的檔案管理，要求實現(xiàn)多種設備連接，并將各種資源進行整合利用。所以形成了一個新系統(tǒng)，且要求與其功能匹配的服務創(chuàng)新。比如，多個部門需要到檔案管理室進行信息查詢、提檔，會受到時間、地域方面的限制；因此，在服務方面需要從資源利用效率、技術管理層面增加“網(wǎng)絡建設”。與一般的計算機網(wǎng)絡不同，它需要以類似系統(tǒng)網(wǎng)絡賬號設置等形式，達到可傳輸?shù)臋嘞揲_放；創(chuàng)新服務管理還需要增加技術人員在信息更新、頁面完善、入口等便利化設計等方面的服務內(nèi)容；并且，根據(jù)檔案管理的相關入檔、存檔、提檔、銷毀等信息更新，及時做出信息反饋、聲明、通告等。在新形式的技術化檔案管理中，重點需要突出“更新”，并根據(jù)不同部門及其需要，設計多個對接式入口為其提供便利；在導出、下載方面，需要在各個部門做好保密工作，而要完成這項任務，除了技術支持之外，還需從服務方面著手將其轉(zhuǎn)變成一個符合多個部門需求的形式，減少重復工作。

根據(jù)目前對計算機技術工具的應用觀察，服務層面可借助“互聯(lián)網(wǎng)+”思維的“融合路徑”在多個新媒介工具間選取PC端，以及移動終端兩個路徑；在PC端利用技術算機的開發(fā)技術，選用VC++語言嘗試實踐關于該機構(gòu)的檔案管理App開發(fā)；然后，在計算機與智能手機兩個端口實施接口連接，提高兩者間的應用對接。這種技術開發(fā)路徑既是服務創(chuàng)新的一個方面，也屬于服務創(chuàng)新體系獲得升級優(yōu)化的前提保障。建議對我國圖書館方面的微信公眾號平臺開發(fā)經(jīng)驗進行一些資料搜集與研究，在此基礎上提高轉(zhuǎn)用率；最好采用平移方法提高開發(fā)效率，節(jié)省各項資源，降低開發(fā)成本。檔案管理實踐表明，目前應用計算機技術實踐創(chuàng)新服務方面，主要集中在信息化的速度提升方面；因此，可以開拓思路，運用正在深化與融合的技術工具之便，構(gòu)建一個圍繞檔案服務的新體系，將一般的技術服務，轉(zhuǎn)渡到服務體系方面的全面更新。

3 結(jié)論

通過上文初步分析能夠理解基于計算機技術的檔案管理，其重要的價值除了以技術為主的功能體現(xiàn)之外，思維轉(zhuǎn)化與應用也非常關鍵。因而，在未來的檔案管理工作深化過程中，可以借助其思維路徑，將計算機技術應用后帶來的檔案管理整體變動進行關聯(lián)式研究。既可以促進現(xiàn)階段成果的利用，也可以在研究基礎上不斷提升技術管理之外的“內(nèi)容管理”，完善我國檔案管理體系。

參考文獻

[1]張玲.文物檔案管理及計算機在文物檔案管理中的應用[J].黑龍江史志，2014（1）：87.

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關鍵詞：計算機技術 檔案管理 運用

一、 計算機技術在檔案管理中運用的必要性

（一） 可以解決傳統(tǒng)檔案遺失的不可彌補性。傳統(tǒng)的手工檔案具有唯一性的特征，一旦遺失就難以彌補。而計算機技術運用下的電子檔案可以很好的保存原有紙質(zhì)檔案并建立電子化案卷，起到補充作用，即使原有的紙檔案遺失，也會在一定程度上降低損失。另外，紙質(zhì)檔案由于其載體的易損性導致對其管理與運用具有一定的局限性，而電子檔案可以提高檔案的運用與管理效率 。

（二） 方便檔案的及時歸檔。計算機技術可以保證檔案的及時歸檔，各個部門只需要將收文與發(fā)文輸入計算機，并根據(jù)權限在網(wǎng)絡上分級傳閱這些文件，并加注處理意見，到年終時只需向檔案室移交一份分類組卷清單，就可以完成檔案的歸檔 。

（三） 可以降低工作成本。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，需要較長的工作周期，而且用人較多，工作環(huán)節(jié)繁瑣復雜，消耗了大量的人力與物力。而如果在檔案管理工作中運用計算機技術，就可以在計算機上直接對文件材料進行擬稿、核稿、簽發(fā)，文件一生成可以對文件進行分類、立卷和歸檔，實現(xiàn)了文書處理與檔案管理的一體化，降低了工作成本，提高了工作效率。

（四） 有利于檔案信息的共享。由于計算機網(wǎng)絡的地點分布廣泛 ， 這就在無形中拓寬了檔案運用的時間與空間 ，只要運用人員擁有一臺連接網(wǎng)絡的電腦， 就可以在任何時間、任何地點查閱自己需要的檔案信息。另外，通過運用現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡通信技術，建立計算機檢索系統(tǒng)，可以將傳統(tǒng)的脫機檢索、聯(lián)機檢索方式發(fā)展成為智能網(wǎng)絡檢索，真正實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡化和共享性。

（五） 現(xiàn)代檔案的應用需求要求計算機技術在檔案管理中的運用 。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與傳統(tǒng)的檔案保存與管理方式都給檔案的搜索與應用帶來了很大難度，讓搜索與應用變成了一項繁瑣而且效率低下的工作?，F(xiàn)代社會信息更新快速，這就使提高檔案應用與管理的效率成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢，而計算機技術的快速發(fā)展就為檔案管理提供了一種新方式，通過建立數(shù)字化的網(wǎng)絡 檔案數(shù)據(jù)庫，讓用戶可以通過申請權限而檢索、應用檔案信息，滿足現(xiàn)代檔案的應用需求。

二、計算機技術在檔案管理中的一些具體運用

（一） 建立電子數(shù)字檔案庫。對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行電子化，就可以實現(xiàn)檔案資料與信息的數(shù)字化，形成電子檔案資源，然后對這些資源進行規(guī)范、整理，建立規(guī)范統(tǒng)一的檔案錄入、存儲格式，使檔案信息以數(shù)據(jù)庫的存儲形式存在，形成電子數(shù)字檔案庫 。

（二） 建立電子檔案管理運用系統(tǒng)。在建立規(guī)范的電子數(shù)字檔案庫后，必須要建立專門的電子數(shù)字檔案庫管理運用系統(tǒng)，從而實現(xiàn)電子數(shù)字檔案庫的有效運用。

（三 ） 建立電子數(shù)字檔案庫聯(lián)網(wǎng)站點。電子數(shù)字檔案庫要想真正實現(xiàn)其運用價值和運用效率，必須將電子數(shù)字檔案庫聯(lián)網(wǎng)使用，讓擁有訪問權限的用戶可以不限時間、空間的進行運用，因此可以建立電子數(shù)字檔案相應的網(wǎng)站站點和信息頁面，提高電子數(shù)字檔案庫的運用與共享性。另一方面，在電子數(shù)字檔案庫公開與共享的同時，必須建立相應的檔案信息管理系統(tǒng)從，而嚴密保障電子數(shù)字檔案信息的安全性，并規(guī)范檔案庫用戶的行為 。

三、計算機技術在檔案管理中運用存在的問題

（一 ） 檔案管理人員整體素質(zhì)有待提高。檔案管理計算機信息化建設不僅要求檔案管理人員精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務，還必須掌握自動化的計算機技術。 檔案管理部門目前十分缺乏這種既懂檔案管理業(yè)務，又精通計算機技術、網(wǎng)絡技術和通訊技術的復合型人才 。

（二） 缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡化協(xié)調(diào)機構(gòu)。由于受到我國檔案管理的管理體制與運行機制的影響，大多數(shù)檔案館依然是采用封閉式的檔案館經(jīng)營模式，其檔案館軟硬件的購置以及電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設都處于各自為政的低水平重復建設狀態(tài)，造成了檔案館業(yè)人力、物力的嚴重浪費，也嚴重影響了我國檔案管理自動化、標準化、信息化、網(wǎng)絡化建設的進程。目前，我國尚缺乏一個統(tǒng)一的部門來組織、協(xié)調(diào)檔案管理的網(wǎng)絡化、信息化建設和檔案資源的共享工作。

（三） 電子數(shù)字檔案信息安全問題日益突出。隨著經(jīng)濟全球化、信息化、網(wǎng)絡化時代的來臨，以及互聯(lián)網(wǎng)的開放性、全球性、動態(tài)性與共享性發(fā)展，使得網(wǎng)絡用戶都可以自由的連接因特網(wǎng)。將檔案信息接入網(wǎng)絡就必然會遇到非法的訪問， 目前的防火墻等技術面對黑客總是防不勝防，使得電子數(shù)字檔案信息的安全收到 了非常嚴重的威脅與挑戰(zhàn)。

四、加強計算機技術在檔案管理中運用的對策

（一） 要重視檔案信息存檔的基礎工作。電子數(shù)字檔案庫根據(jù)其檔案的收集、 處理、 保管與運用等環(huán)節(jié)，在配置電子數(shù)字檔案庫的硬件時必須分考慮數(shù)字化的需求，在存儲數(shù)據(jù)空間大小、圖形運算能力、系統(tǒng)整體性能、系統(tǒng)兼容性等方面都要盡可能的滿足電子數(shù)字檔案庫的基本運行。而且在電子數(shù)字檔案庫系統(tǒng)的開發(fā)過程中，要充分發(fā)揮檔案管理單位與系統(tǒng)軟件開發(fā)單位的有效合作，實現(xiàn)系統(tǒng)軟件的合理設計，從而保障檔案管理系統(tǒng)的長期發(fā)展。

（二） 注重檔案管理人才隊伍的建設。檔案管理工作已經(jīng)從傳統(tǒng)的勞動密集型向知識密集型轉(zhuǎn)變，這就要求檔案管理人員不僅要具有高素質(zhì)的專業(yè)知識， 還要求具有高超的信息管理技能。因此，在檔案管理工作過程中，要加強檔案管理人員的培訓工作，學習檔案管理專業(yè)知識的同時，加強計算機技術知識學習，提高檔案管理人員的信息管理能力，加快檔管理 隊伍信息化管理建設。

（三） 加強電子文件的立法工作。只有加強電子文件的立法工作，用法律法規(guī)來確保電子數(shù)字檔案信息的法律效力，保證電子數(shù)字檔案信息的真實性、關聯(lián)性與憑證性，從而保證電子數(shù)字檔案信息的法律效力。

（四） 繼續(xù)做好傳統(tǒng)檔案管理工作。在未來的一段時期內(nèi)，必須保證傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子數(shù)字檔案的“雙套”保存，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案以文本方式進行備份， 將電子數(shù)字檔案信息以影像的方式進行備份與傳遞，并由檔案主管部門制定完善、符合實際的現(xiàn)代檔案管理制度，從而可以有效保障檔案管理案技術化、網(wǎng)絡化、信息化建設的安全和健康、有序的發(fā)展。

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一、我國疾控檔案管理的現(xiàn)狀

疾控檔案管理中采用信息技術與傳統(tǒng)的疾控檔案管理相比，傳統(tǒng)的管理對檔案的歸類、查找等方面都需要更多的時間和精力以及大量的管理人員，但信息技術的應用可以很好地避免這些問題。雖然疾控檔案管理中采用的信息技術在不斷地進步和完善，由于傳統(tǒng)的管理理念的限制，信息技術在應用過程中還是存在著一些問題，我們可以從以下幾個方面來分析它的現(xiàn)狀。

（一）疾控檔案管理制度不夠完善?，F(xiàn)在疾控中心越來越受到社會各界的高度重視，所以在疾控檔案管理中要提高其管理制度。但在我國疾控檔案管理實際工作中，對檔案管理的要求相對較低，管理人員因為缺乏科學的管理理念，他們往往認為檔案只要在用時能夠被找到就可以了，從而導致對常用的疾控檔案很熟悉，而在面對突況時，疾控檔案卻要花費很多時間查找，會手忙腳亂。因此，提高疾控檔案管理制度至關重要，這不僅僅是加強對疾控檔案管理人員的監(jiān)督，也是提高他們的檔案管理理念。

（二）疾控檔案管理人員缺乏專業(yè)知識。因為一些機構(gòu)覺得疾控檔案管理人員不重要，只要有一些文化知識，能夠找到相應的資料就能勝任這個工作，所以他們在挑選管理人員時要求較低。而且這些管理人員一般不會經(jīng)過系統(tǒng)地培訓，沒有全面的專業(yè)知識。在平常的工作情況下，疾控檔案管理人員沒有專業(yè)知識也不會犯下過大的錯失，但在突況下，我們很容易比較出有專業(yè)疾控知識與沒有專業(yè)疾控知識的管理人員之間的差距。

（三）疾控資料不齊全，檔案信息化程度不高。傳統(tǒng)的疾控檔案管理基本上是紙質(zhì)資料，這些資料很容易隨著時間的流逝而被損壞或丟失，要完整地保存下來比較困難。雖然信息技術已經(jīng)被運用了，疾控檔案也被保存在儲存設備中，但因為設施不完善，有些儲存設備中的資料只有目錄，而沒有具體的內(nèi)容。信息技術利用率低，使得先進的管理理念不能深入每個管理人員的思想，這也是導致我國疾控檔案管理難以前進的原因之一。

二、信息技術在疾控檔案管理中的作用

疾控檔案管理就是為了預防和控制傳染病等疾病的傳播，疾控檔案是疾病傳染途徑、預防措施和解決方案的基礎。這種真實的記錄如果沒有應用信息技術，那么容易受外界的各種因素影響，導致記錄不詳細或資料缺失，所以信息技術在疾控檔案管理中有著重要作用。

（一）有利于疾控檔案的保存和查找。在疾控檔案管理中應用了信息技術之后，相當于將紙質(zhì)的檔案和資料在儲存設備中進行了備份。如果紙質(zhì)檔案因為某種原因損壞或丟失了，可以將疾控檔案在儲存設備中調(diào)出，這樣一一對應的方法，可以在查找時在電腦上檢索，根據(jù)電腦顯示的存放位置，直接在眾多的疾控檔案中找到自己所需的資料。這樣不僅節(jié)約了查找時間，也使查找時更加便利。

（二）有利于資源共享。傳統(tǒng)的疾控檔案管理如果要與其他地區(qū)交流某種傳染病控制方案、預防途徑等，那么它不能通過互聯(lián)網(wǎng)快速地資源共享，只能在疾控檔案中查找，再傳遞給需要的地區(qū)。然而，在疾控檔案管理中應用信息技術，在遇到棘手的情況，又沒有以前的相關檔案時，這時可以通過信息技術，快速得到其他地區(qū)提供的相應檔案，能有效控制病情發(fā)展。所以傳統(tǒng)的疾控檔案管理已經(jīng)逐漸不能跟上社會發(fā)展的步伐，從一定程度上來說，只有應用信息技術，才是真正意義上到達了資源共享的目的。

（三）有利于減輕管理力度。傳統(tǒng)的疾控檔案管理需要大量的時間和精力，人工對疾控檔案進行歸納、整理和查找都比較困難，而且紙質(zhì)的疾控檔案占用的空間大，對資料的查找有難度，如果沒有合理的管理規(guī)劃，會顯得雜亂無章。但應用了信息技術來對疾控檔案進行管理后，在管理方面就不需要過多的管理人員，只要有專業(yè)的、對信息技術有能力的人員，就可以從而減輕管理力度，將這些精力利用在更加重要的方面。

三、信息技術在疾控檔案管理中的應用

我們都知道，信息技術在疾控檔案管理中有著重要的作用，為了使管理人員在疾控檔案管理中充分應用信息技術，并有效地發(fā)揮其功能，我們應該對此采取相對的應用策略，來使信息技術全面地與疾控檔案管理相融合。

（一）提高對疾控檔案管理的重視程度。以前我們往往因為對疾控檔案管理的不重視，而忽視對疾控檔案的整理和保存，導致出現(xiàn)疾控檔案管理雜亂無章的現(xiàn)象。在信息技術對疾控檔案管理的重視之后，我們要提高對管理人員的要求，因管理人員是接觸疾控檔案的第一人，如果他們對疾控檔案的存放位置、內(nèi)容資料等都不熟悉的話，那么在突況下，我們就不能及時地應對，也無法有效地控制傳染。所以在挑選疾控檔案管理人員時，一定要進行系統(tǒng)地培訓，為他們提供學習專業(yè)知識的機會。

（二）加強信息技術在疾控檔案管理中與互聯(lián)網(wǎng)技術的建設。信息技術的互聯(lián)網(wǎng)技術是在加速疾控檔案管理發(fā)展中的手段之一?；ヂ?lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，彌補了地域差異所帶來的難題。因此，如果一個地方有了首例傳染疾病卻沒有應對措施，那么他們就可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術向其他地區(qū)請求幫助?；ヂ?lián)網(wǎng)技術可以快速地將相應的資料提供給他們。比如當時轟動一時的甲型H1N1流行性病毒，雖然在全球首例發(fā)生之后，每個地方的疾控檔案中心都會有預防措施，但是沒有真正的接觸就難以深切體會他的危害，所以有了互聯(lián)網(wǎng)技術，人們就可以通過影像、動畫、聲音等方式具體且詳細地介紹這種傳染病，以此使它有效地得到控制。

（三）加強疾控檔案管理中的基礎設施。如上述所說，傳統(tǒng)的紙質(zhì)疾控檔案容易受潮濕或者火災等自然因素的影響，雖然信息技術在疾控檔案管理中并不完善，它也可能因為病毒或黑客攻擊而損壞硬盤，丟失疾控資料。所以對疾控檔案管理中的基礎設施建設一定不能忽視。我們這里所說的基礎設施不僅僅是指儲存疾控檔案的設備，其中還包括防火災、防盜竊等自動監(jiān)管設施。這些設施的完善，可以更完整、更規(guī)范地保存疾控檔案。

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云計算技術是互聯(lián)網(wǎng)技術和信息產(chǎn)業(yè)快速發(fā)展的產(chǎn)物，是并行處理和網(wǎng)格計算、效用計算等技術的進一步發(fā)展，是一種共享的網(wǎng)絡交互信息服務模式，能夠向網(wǎng)絡用戶提供硬件服務HaaS(hardwareasaservice)，軟件服務SaaS(softwareasaservice)，基礎構(gòu)架服務IaaS(infrastructureasaservice)、數(shù)據(jù)資源服務DaaS(dataasaservice)，可配置的平臺服務PaaS(platformasaservice)及存儲等各種服務，用戶可按需向云計算平臺提交自己的數(shù)據(jù)訪問需求。從根本上講，云計算就是信息數(shù)據(jù)儲存在云端，服務和應用也儲存在云端，利用數(shù)據(jù)中心的強大計算能力，實現(xiàn)用戶的按需服務，用戶只需關心云所提供的服務，不需要關心和管理云數(shù)據(jù)中心的軟硬件系統(tǒng)[2]429。云計算系統(tǒng)中的軟硬件資源，以分布式共享的形式存在，能夠動態(tài)擴展和配置，通過網(wǎng)絡服務的方式提供給用戶。云計算具有以下特征：（1）超大規(guī)模。擁有大規(guī)模數(shù)量的服務器，具有超強的計算能力。（2）虛擬化。云計算可看作是一個虛擬資源池，支持用戶在任意位置，只要一臺筆記本或手機就可通過網(wǎng)絡獲取所需的服務。（3）高可靠性、通用性和高可擴展性。使用數(shù)據(jù)的多副本容錯等技術措施保障服務的可靠性。分布式數(shù)據(jù)中心將云端的信息儲存?zhèn)浞莸降乩砦恢孟喔綦x的數(shù)據(jù)庫主機中，用戶自己也難以得知數(shù)據(jù)信息準確的備份地點，使網(wǎng)絡黑客和病毒的攻擊失去目標，提高系統(tǒng)的安全性和容災能力[3]236?！霸啤庇嬎闶峭ㄓ玫?，不針對某一特定的應用，同一個“云”可同時支撐各種不同的應用，保證用戶隨時隨地訪問所需要的服務，因而資源的利用率大大提高。當用戶和應用規(guī)模變化時，云計算的規(guī)?？筛鶕?jù)需求動態(tài)伸縮，以滿足用戶不同的需要。（4）自治性、按需服務，成本降低。云計算是一個自治系統(tǒng)[2]430，其管理對用戶是透明的，系統(tǒng)的軟硬件、存儲能夠自動配置，實現(xiàn)對用戶的按需服務。用戶可以像使用水電、煤氣一樣，按需使用云資源。企業(yè)或?qū)W校無須負擔數(shù)據(jù)中心的管理，也無須費心基礎設施的購置運維，因而提高了資金的利用率。[3]236

二、云計算技術在教學檔案管理中運用的可行性

隨著計算機網(wǎng)絡信息技術、多媒體技術的廣泛應用，校園網(wǎng)辦公系統(tǒng)、教學管理系統(tǒng)在校內(nèi)各部門的普遍使用，學校檔案云平臺構(gòu)建的硬件配套設施、網(wǎng)絡和軟件應用環(huán)境日趨成熟。在校園環(huán)境中，教學信息數(shù)據(jù)中過于敏感或需保密的數(shù)據(jù)相對較少，因此可以減少校園私有云數(shù)據(jù)中心存儲的信息涉及數(shù)據(jù)安全和個人隱私泄露的問題。隨著高校教育信息化程度不斷增加，教學管理和教學活動電子智能化、網(wǎng)絡化程度大大提高，許多的教學管理活動和信息管理都在網(wǎng)絡中進行，由此產(chǎn)生的教學檔案信息電子化數(shù)字化程度也相應地增加，電子文檔、多媒體、視頻、影像資料大量產(chǎn)生，記載教學過程的海量教學信息對存儲空間和存儲模式提出了更高的要求。云計算技術為解決海量數(shù)據(jù)的存儲與管理、搜索的問題應運而生，能夠使數(shù)據(jù)更為結(jié)構(gòu)化、智能化，因而有助于實現(xiàn)教學檔案遠程服務從數(shù)據(jù)、信息到知識的進化。

三、云計算技術在教學檔案管理中的應用和意義

云計算具有超強的數(shù)據(jù)處理和計算能力，能夠提供強大的數(shù)據(jù)儲存和網(wǎng)絡服務。應用云計算技術，進行教學檔案資源的共建共享、有效挖掘和服務利用，有助于教學管理的規(guī)范化、制度化。通過云交換平臺，實現(xiàn)不同部門之間的工作協(xié)同，提高各部門整體的工作效率，對于學校的教學工作有積極的促進作用。

1.利用云計算超大的存儲空間和數(shù)據(jù)處理能力，實現(xiàn)數(shù)字檔案的海量存儲。隨著教學檔案信息化程度的增加，檔案數(shù)據(jù)逐漸向聲音、視頻、文字、圖像等多媒體方面拓展，數(shù)據(jù)信息存儲量以爆炸式增長。通過云存儲平臺，教學管理人員、教師和學生可以高效、快速地存取各種軟件、教學文件、表格、資料、優(yōu)質(zhì)課程視頻、名師講課錄像等教學資源。另一方面，通過云計算智能化地優(yōu)化分配檔案信息，統(tǒng)籌整合，避免檔案資源的重復冗余，便于教學檔案資源的共建共享，有利于檔案信息的數(shù)據(jù)處理和檢索利用，從而實現(xiàn)海量教學檔案信息資源的數(shù)據(jù)處理。

2.利用云計算實現(xiàn)教學檔案信息資源共享。通過構(gòu)建統(tǒng)一的云計算平臺，將不同校區(qū)、不同部門分散的、異構(gòu)的教學檔案資源數(shù)據(jù)集成整合起來，連通網(wǎng)上各部門產(chǎn)生的教學信息資源，消除檔案信息孤島。通過云虛擬化技術，實現(xiàn)不同數(shù)據(jù)之間的相互轉(zhuǎn)換。實現(xiàn)各檔案部門之間教學信息資源的智能共享共建。利用云計算平臺，圍繞不同主題將檔案信息中相關聯(lián)的所有文檔、圖像、視頻等信息資源整合分類，形成反映不同主題內(nèi)容的專題檔案。例如教學管理文檔類，教學研究專項檔案，教學信息如教師工作量數(shù)據(jù)庫等。提供統(tǒng)一的訪問接口，采用適當?shù)脑L問協(xié)議和權限實現(xiàn)不同用戶的按需服務，便于檔案信息的提取利用，為領導決策、教學質(zhì)量監(jiān)控、教學信息查詢、教學管理的規(guī)范化等提供有效的憑證和支撐材料，提高教學檔案信息的利用效率，從而提高檔案管理部門的服務質(zhì)量和管理水平。

3.降低檔案信息化建設的投入，減低管理成本。云計算虛擬化技術整合校內(nèi)所有軟硬件資源、虛擬服務器、閑置電腦等基礎設施，虛擬為統(tǒng)一的資源池，通過高效的管理和調(diào)度實現(xiàn)資源的靈活配置和高效使用，提高了校內(nèi)服務器的利用效率。云計算將數(shù)據(jù)、計算、應用等存儲在云端，在云端完成數(shù)據(jù)的處理，這種借助客戶端的服務模式對客戶端硬件配置的要求大為降低，一臺普通的計算機，只要能夠通過網(wǎng)絡連接到云，就能滿足用戶需求，降低了陳舊計算機等設備淘汰的速度。另外，云計算中對于資源的管理都集中在云端，通過云端的服務軟件，維護人員可以統(tǒng)一在云端部署、配置和更新辦公軟件環(huán)境，統(tǒng)一完成病毒防御、抵抗黑客攻擊等日常維護工作，降低了維護成本[4]80。

4.為教學檔案信息用戶提供快捷方便的服務。一方面，云計算技術能夠體現(xiàn)以人為本的管理理念，滿足用戶對教學檔案資源的個性化需求。云計算強大的計算能力和網(wǎng)絡服務的通用可擴展性為檔案信息資源的共享提供了良好的信息交互環(huán)境，幫助檔案管理部門通過云平臺的統(tǒng)計分析管理功能，及時了解用戶需求信息，從而有針對性地提供個性化檔案信息服務；同時，云計算平臺能夠整合各種服務技術和服務模式，提升檔案信息的個性化服務能力，從而滿足檔案用戶的個性化需求。另一方面，云計算技術提供統(tǒng)一的教學檔案信息平臺，將用戶所需的教學資源都儲存于云端。檔案利用者不需在固定的空間和時間獲取資源，只需一個能夠通過網(wǎng)絡連接到“云”的個人終端，如電腦、手機、iPad等，就可以隨時隨地獲取、查詢教學數(shù)據(jù)信息，完成相關的工作任務，不再受具體辦公地點和固定的檔案資源的限制，實現(xiàn)教學檔案資源遠程的信息和知識服務。5.降低檔案管理人員的工作強度，提高檔案管理效率。云計算服務模式下，云計算技術強大的數(shù)據(jù)處理能力使得信息管理簡單化，云平臺由專業(yè)管理人員維護系統(tǒng)軟硬件，“云”另一端的檔案管理人員無須花大力氣維護基礎設施軟硬件，也無須擔心因黑客或病毒攻擊造成檔案數(shù)據(jù)丟失。這樣降低了檔案管理人員的工作強度，有利于檔案工作人員專心做好檔案管理和服務創(chuàng)新工作。同時，檔案管理人員應樹立服務意識，更新知識體系和管理理念，加強學習，從檔案管理員轉(zhuǎn)變?yōu)椤皺n案信息導航員”，成為“知識創(chuàng)新與創(chuàng)造者”[1]74，提高檔案管理和服務水平。

四、云計算技術在教學檔案管理運用中面臨的問題

云計算改變了服務方式，但傳統(tǒng)的安全模式并沒有被顛覆。在云計算時代，原先由檔案工作者保證的檔案服務安全性，轉(zhuǎn)變?yōu)樵品仗峁┥虂肀ＷC。云安全技術作為云計算技術的關鍵技術之一，主要體現(xiàn)在三個方面，即在云環(huán)境中，用戶身份的合法性認證困難；保護基礎架構(gòu)的安全技術要求較高；數(shù)據(jù)和信息的安全保護問題，在用戶訪問的時候，要確保數(shù)據(jù)的保密性和完整性，不被他人隨意閱讀，也不被任何人隨意篡改。這些問題都對云服務提供商提出了挑戰(zhàn)。目前云計算技術的相關技術和工具還在不斷地成熟和完善過程中，云計算技術在檔案管理方面的應用也在探索過程中。檔案具有封閉性、原始性、保密性等特點，面對云計算技術浪潮的沖擊，在檔案管理過程中，是否保留原有模式，融合新的管理模式，還有待于進一步思考。

1.用戶的數(shù)據(jù)儲存在云端，涉及數(shù)據(jù)的隱私性和保密性。教學檔案中包含有許多隱私信息，如學生學籍檔案，教師信息，教師個人質(zhì)量評價結(jié)果等不便公開的教學檔案信息。因此，檔案管理部門應加強對教學檔案的挑選、鑒定工作，確定哪些數(shù)據(jù)信息資源適合以“云”服務的方式進行收集、歸檔，檢索利用，哪些數(shù)據(jù)必須在本地檔案館保存，保留在現(xiàn)有的檔案管理模式中。將適合檔案資源共享的數(shù)據(jù)放置于校園網(wǎng)私有云中，設定合適的訪問權限，提供教學檔案資源的查找、利用等服務。如網(wǎng)上精品課程，精品視頻公開課，以及大規(guī)模在線開放課程（慕課）等優(yōu)質(zhì)課程資源庫，便于學生的自主學習和教師的發(fā)展，為師生提供智能安全的個性化服務。

2.云計算技術在運行過程中存在著技術風險。（1）因黑客入侵、自然災害、誤操作、設備故障等原因造成云服務中斷，數(shù)據(jù)恢復期間的數(shù)據(jù)安全和完整性不能完全得到保障，可能造成數(shù)據(jù)信息損失；（2）由于云計算中，用戶數(shù)據(jù)存儲在云中，沒有固定的存儲區(qū)，因而在非法入侵或災難發(fā)生的情況下容易造成數(shù)據(jù)失真，包括黑客入侵引起的數(shù)據(jù)篡改和不可抗力引起的數(shù)據(jù)丟失，這對具有憑證和證據(jù)作用的檔案真實性提出挑戰(zhàn)；（3）因未加載數(shù)據(jù)安全措施如數(shù)據(jù)加密技術等引起敏感信息泄露，對檔案數(shù)據(jù)的隱私性和安全性造成威脅[5]。因而，檔案工作者應密切關注云計算技術研究進展，理性運用云計算技術，在確保檔案信息安全的情況下，極大地發(fā)揮云計算技術在檔案管理工作中的優(yōu)勢。

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1 運動員體育技術檔案管理以及運動員體育技術檔案管理中存在的問題

運動員體育技術檔案又被稱為“體技檔案”，體技檔案與其他形式和內(nèi)容的檔案一樣，都是對社會實踐以及歷史的真實記錄。它作為在運動員日常管理和訓練中形成的體育專業(yè)檔案，是體育檔案管理工作中的重要構(gòu)成部分。每一個運動員的體育技術檔案都是從基層業(yè)余體校開始就對運動員的自然情況、技術特點以及成績進行記錄，在這些記錄中，包括運動員本身的年齡、身高等一些基本的情況，也包括運動員技術水平的變化與發(fā)展。體技檔案中，對運動員的真實記錄可以通過一系列數(shù)據(jù)反映出來，而這一系列數(shù)據(jù)，又可以作為運動員管理單位確定培訓方法以及制定訓練計劃的重要依據(jù)，從而保證了運動員培訓過程的科學性。并且，通過對優(yōu)秀運動員體技檔案的研究與探索，也有助于對運動員成才規(guī)律的總結(jié)，從而對建立一套科學有效的運動員培訓管理體系具有重要的推動作用。

在看到我國體育事業(yè)迅猛發(fā)展以及運動員體育技術檔案重要性的同時，也應當認識到，在我國的運動員體育技術檔案管理中，仍存在許多不足之處，主要表現(xiàn)為以下三點：一是運動員體育技術檔案建檔、歸檔不及時導致內(nèi)容缺失。在運動員體育技術檔案中，由于一些材料的記錄過于簡單化或者形式化，導致運動員的實踐活動不能完整地轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)或者相關材料，從而使運動員體育技術檔案的內(nèi)容缺乏完整性。這種問題的出現(xiàn)，主要是體育檔案管理部門或者運動員管理部門缺乏運動員技術檔案建檔、歸檔意識造成的。二是運動員體育技術檔案利用率較低。在運動員體育技術檔案的管理中，運動員體育技術檔案在運動員培訓過程中使用率較低，而僅僅是在發(fā)生人動或者運動員參加比賽的時候才會被查閱，這就導致了具有很大價值的運動員體育技術檔案難以發(fā)揮本身具有的作用。這個問題的出現(xiàn)，主要是因為運動員體育技術檔案管理部門與運動員培訓單位缺乏必要的溝通，以及運動員培訓單位缺乏檔案利用意識造成的。三是運動員體育技術檔案管理手段相對落后并且管理制度有待完善。由于管理制度的缺失，查借閱檔案管理方面缺乏嚴格的制度化，所以，運動員體育技術檔案漏檔甚至丟失的情況是客觀存在的。另一方面，當前的運動員體育技術檔案缺乏對先進檔案管理技術的運用，而傳統(tǒng)的手工以及單純的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足體育事業(yè)的發(fā)展要求。

2 提高運動員體育技術檔案管理有效性的策略研究

2.1 提高領導重視度。由于市場經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，社會各項事業(yè)也得到了快速的發(fā)展，在此背景的影響下，我國體育技術檔案管理工作的難度與復雜度與日俱增。體育檔案管理工作的順利開展離不開各級領導的重視，為順應體育事業(yè)快速發(fā)展的腳步，各級領導必須進一步重視體育技術檔案管理工作，自覺更新體育技術檔案管理意識，用更加深刻、清醒的頭腦去看待高素質(zhì)的復合型體育技術檔案管理人才，努力為體育技術檔案管理提供人才、資金、政策等物質(zhì)上的便利。例如，加大資金投入力度，不斷對單位各個中心的體育技術檔案管理的硬件設施進行完善和補充，切實改善體育技術檔案管理的工作環(huán)境。同時，對體育技術檔案的管理，還可以采取部門主任與副主任分別管理，辦公室主任主抓的管理措施，以此來提高體育技術檔案管理各級領導與工作人員的重視。

2.2 改進運動員體育技術檔案管理方法，提高檔案利用率。在運動員體育技術檔案管理中，檔案管理者處在被動服務的位置，所以，改進檔案管理方法，首先要強化檔案管理者的服務意識，從而實現(xiàn)其由被動服務向主動服務的轉(zhuǎn)變。同時，通過強制措施或者激勵機制的建立使檔案管理人員能夠積極地了解體育賽事以及運動員情況，從而提高檔案的利用價值。另一方面，運動員體育技術檔案管理要重視信息技術的應用，從而實現(xiàn)服務對象的轉(zhuǎn)變以及檔案利用率的提升。這個過程中，在不違背保密規(guī)定的基礎上，將優(yōu)秀運動員的成長歷程、優(yōu)異成績等進行整理放在相關網(wǎng)站，在提高檔案利用率的同時，能夠起到愛國主義教育以及灌輸體育精神的作用。

2.3 不斷加強檔案管理制度完善工作，促進檔案規(guī)范化管理。在加強運動員體育技術檔案管理制度完善工作的過程中，應當將《檔案法》、《檔案法實施辦法》作為重要的依據(jù)，從而在其引導下，不斷規(guī)范運動員體育技術檔案資料的收集、整理、歸檔、借查閱制度的規(guī)范化，從而減少甚至杜絕運動員體育技術檔案收集不全導致的內(nèi)容不完整以及因缺乏有效管制而導致的歸檔不及時和借查閱不規(guī)范的現(xiàn)象。另一方面，要重視檔案管理的現(xiàn)代化建設，利用計算機技術、網(wǎng)絡技術等，進行運動員體育技術檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設，與此同時，要重視現(xiàn)代化檔案管理工作的規(guī)范化。

2.4 強化宣傳與培訓，提高檔案意識。對于我國的體育事業(yè)發(fā)展而言，運動員體育技術檔案管理工作是一項具有極強的專業(yè)性以及重要意義的工作。而做好運動員體育技術檔案管理工作，首先，要求檔案管理人員能夠具有正確的工作態(tài)度以及較高的職業(yè)素質(zhì)。在具有責任感與積極性的同時，認真落實《檔案法》等法律以及規(guī)范的相關規(guī)定，所以，加強對運動員體育技術檔案管理的宣傳與培訓，提高檔案意識具有必要性與緊迫性。在這個過程中，檔案管理部門以及運動員訓練單位可以通過座談會等形式，對運動員體育技術檔案管理工作的重要性以及法律法規(guī)進行普及，從而使每一位運動員、訓練員、檔案管理人員等都意識到需要整理與收集的材料，從而保證相關資料的完整歸檔。另一方面，要著重加強檔案管理人員之間的學習與交流，從而為運動員體育技術檔案的有效管理打下基礎。

2.5 嚴謹工作態(tài)度，提高檔案歸檔率。《檔案法》第十條第一款中規(guī)定：“對國家規(guī)定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有?！币胩岣唧w育技術檔案的歸檔率，使體育技術檔案完整齊全，必須從兩方面入手。第一，要從源頭抓起，在做任何重要決定或者工作時，都必須有體育技術檔案管理人員的參與，或者指派專門人員對工作的材料文件進行收集工作，并在活動結(jié)束后，對收集到的材料文件進行統(tǒng)一整理、歸納、分析，對需要歸檔的文件進行統(tǒng)一歸檔工作。第二，在單位內(nèi)，要做好關于檔案歸檔的宣傳工作，加強員工在日常工作中的檔案歸檔意識。單位內(nèi)各辦公室以及檔案室各工作人員在日常工作中，就必須做好對體育技術檔案的收集、鑒定、整理工作，使該歸檔的文件材料一件不少納入檔案中去。

篇9

引言

對目前的檔案管理工作而言，信息技術的應用，仍然處于使用的初級階段，在我國，對于信息技術廣泛使用的優(yōu)點已經(jīng)被人們所認知，但是在檔案管理過程中，信息技術的使用優(yōu)勢并沒有被詳盡的開發(fā)，因此檔案管理工作對于任何企事業(yè)單位而言，雖然非常重要，大部分企事業(yè)單位卻沒有能夠切實地領會檔案管理工作和現(xiàn)代企業(yè)管理之間的互動關系，使得檔案管理工作的重要性被突出，電子化信息化特點卻不明顯。

一、信息技術與檔案管理結(jié)合必要性

1.海量信息處理的需要

現(xiàn)代社會生活節(jié)奏加快，企事業(yè)單位的發(fā)展及業(yè)務與銷售工作緊密相關，海量的客戶信息、銷售輔助內(nèi)容、企業(yè)內(nèi)部管理消耗等，都為檔案工作帶來了更大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的手工檔案記錄已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代企事業(yè)單位的發(fā)展需求，信息技術最大的特點就是能夠借助網(wǎng)絡實現(xiàn)信息的交互記錄和儲存，對于檔案管理而言，信息的儲存是檔案工作的第一步必要工作流程。通過信息的應用可以建立起電子化的檔案管理庫，為企事業(yè)單位內(nèi)部信息的讀取、應用和共享提供了便捷的可能。

2.實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的需求

現(xiàn)代化的信息化管理是能夠為同一個企事業(yè)單位內(nèi)部各個不同部門更好地進行數(shù)據(jù)共享服務的過程。檔案管理工作中最重要的功用就是將各項資料和信息數(shù)據(jù)便捷的進行整理儲存，并且快速運用。在現(xiàn)代化信息技?g與檔案工作緊密結(jié)合的過程中，其基本工作效率可以大力提升，人員的人力資源利用量也大大減少，使得信息儲存共享和再度使用成為可能，在檔案的管理工作中，信息化的讀取非常便捷，因此檔案的查詢不再是一種瑣碎麻煩的事情，在具體資料的管理工作中，檔案數(shù)據(jù)的讀取方便，對于檔案的應用更快捷，對于檔案的記錄工作也就變得更加有意義。

3.延長檔案壽命需要

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案承載的信息量是非常有限的，而且儲存起來浪費時間，浪費空間，又非常容易受到自然因素和嚴重的人為事故影響，會導致許多寶貴的檔案信息被破壞。檔案在企事業(yè)單位的工作流程中起到非常重要的作用，尤其是人事檔案和財務檔案如果被大規(guī)模損壞，就可能會對企事業(yè)單位造成嚴重的影響和損失。企業(yè)使用的信息技術和互聯(lián)網(wǎng)技術儲存的檔案信息可以建立起專門的電子化檔案儲存系統(tǒng)，并進行多個備份的儲存，因此珍貴的大數(shù)據(jù)可以通過高效的保存和備份策略保存和應用，因此有利于進一步的存儲。并且在實際的使用過程中，可以將信息通過其他的技術途徑，如光盤儲存、電子掃描等方式將傳統(tǒng)檔案中的特殊數(shù)據(jù)保存甚至還原。

二、信息技術檔案管理中的應用策略

在檔案管理應用中，大量地應用信息技術具有明顯的優(yōu)勢，也為現(xiàn)代化的檔案管理工作的效率提升提供了有力的技術支持，因此為了采用更好的技術發(fā)展手段來確保檔案管理工作的高效性，就應該設計能夠滿足現(xiàn)代化檔案電子管理要求的技術體系，使用行之有效的信息技術手段，為企業(yè)和單位創(chuàng)造出更加高效和準確的檔案管理保障。

1.檔案管理工作的硬件準備

信息化技術必須依托于完善的硬件和局域網(wǎng)，只有完善局域網(wǎng)和信息儲存手段，才能夠為企事業(yè)單位的專業(yè)性的信息分類整理、利用和收集的過程，提供必要的硬件基礎。強大的信息支持系統(tǒng)，不僅可以有效地保證電子化檔案的管理過程準確有效，而且能夠全面地提升檔案工作的處理效率，可以多元化的實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的快速信息反饋和共享機制，為企業(yè)的現(xiàn)代化溝通和合作提供使用檔案信息的基礎。

2.對檔案管理人員實施培訓

信息化的檔案管理是一種重要的歸納總結(jié)技術，因此傳統(tǒng)的檔案管理人員的技術手段和信息技術水平，已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代的檔案電子化管理需求。尤其是老牌國有企業(yè)或大型集團性企業(yè)的檔案管理工作，本身是一個需要檔案管理復合型人才進行綜合服務的體系化過程。這就需要檔案管理工作和信息技術體系的快速完善和發(fā)展能夠同步進行，因此，企事業(yè)單位必須要保證各管理人員在技術水平上，能夠與檔案電子化管理技術保持同步。定期對于當管理人員進行有針對性的培訓，使所有管理人員都能夠滿足黨管理的基礎性需求，并且在不斷的工作過程中提升自身的檔案管理素質(zhì)。

3.提升信息化檔案管理重視度

檔案管理工作在長期的歷史發(fā)展過程中，一直是作為企業(yè)并不重要的文秘工作分支存在的，對于信息的多元化管理工作并不被重視，檔案管理部門的薪金待遇和保存流程都不夠完善，也不利于高素質(zhì)人才的培養(yǎng)和留任。在很多企業(yè)內(nèi)部，關于檔案的規(guī)范化管理規(guī)定制度并不規(guī)范。因此使用信息化技術加強對于檔案的規(guī)范化和專業(yè)化管理，必須建立健全相對應的檔案管理制度，使得檔案管理流程和傳統(tǒng)的檔案管理模式有所區(qū)分，建立快速的信息同步管理制度，從制度上保證檔案管理工作的實效。這就需要企業(yè)的各部門、各人員，尤其是財務部門和檔案管理部門，加強對于信息化檔案管理工作的重視。實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作快速對接，隨著信息化技術的深入應用，將檔案管理工作的流程標準和任務都進行細化的規(guī)定。這就使得其內(nèi)部的檔案管理工作有所章法、有據(jù)可查，能夠?qū)崿F(xiàn)對于檔案工作的有效監(jiān)督和內(nèi)部的規(guī)范化管理，有利于檔案管理工作的快速完善，為其提供基本的支持。

篇10

一、殯葬檔案管理信息化的時代意義

近年來，殯葬改革發(fā)展巨大推動了我國的物質(zhì)文明建設和精神文明建設，殯葬檔案是指殯葬服務單位在提供殯葬服務過程中形成的具有保存價值的各種載體和形式的歷史記錄，同時也是反映殯葬改革發(fā)展的材料。殯葬工作是民政工作的重要組成部分，與每個人息息相關，業(yè)務多元而且繁雜。隨著殯葬改革工作的推進，殯葬檔案的基礎性作用得到體現(xiàn)，實施殯葬發(fā)展戰(zhàn)略迫在眉睫。因此，做好新時期的殯葬檔案管理工作，對殯葬服務、改革乃至殯葬事業(yè)的發(fā)展具有不可替代的作用。傳統(tǒng)意義上的殯葬檔案管理的模式是封閉式的，管理方法也比較呆板，隨著辦公自動化和信息系統(tǒng)的推廣，殯葬行業(yè)加強檔案管理應用新信息技術是必然趨勢。殯葬檔案的信息化的管理比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案人工錄入更加便捷，提高了檔案管理人員的工作效率；殯葬檔案可以不受時間和空間約束，實現(xiàn)檔案信息的共享；殯葬檔案的信息化管理更為規(guī)范，可以對文件進行分類管理，存于硬盤或光盤中便于及時對信息的更新。作為特殊行業(yè)，殯葬行業(yè)檔案管理的重要性毋庸置疑，新時期如何提高殯葬檔案的管理水平，強化殯葬檔案的信息資源，使殯葬檔案管理更加直觀、更加形象的反映出殯葬事業(yè)的發(fā)展面貌具有重要的時代意義。

二、新信息時代下殯葬檔案管理的現(xiàn)狀問題

隨著殯葬檔案的時代需求量增加，新信息技術下，在傳統(tǒng)殯葬檔案的管理模式基礎上實行現(xiàn)代信息化的檔案管理，在此過程中仍存在著不少問題：

（一）殯葬檔案管理人員的意識度不高

某些殯葬單位的管理者沒有把檔案管理工作納入殯葬發(fā)展的長效機制當中，而單位的工作人員也沒有把殯葬檔案上升到民生檔案的高度來認識和管理。對殯葬檔案定義狹窄，沒有充分認識到檔案管理工作的時代意義，忽視了對殯葬文化、殯葬改革和殯葬服務方面的檔案資料的采集，一昧地局限于文字材料與建筑圖紙的收集，工作人員對殯葬工作信息資源的靈敏度不高，視野不開闊，把殯葬檔案管理僅當做是殯葬工作的附屬，沒有積極主動采集殯葬檔案的工作心態(tài)，所以容易導致大量殯葬檔案流失。檔案工作是服務工作的基礎,是提高服務質(zhì)量的保障,是信息化管理的必備。因此，殯葬檔案管理者以及工作人員的思想意識要上升到一定層面，重視對殯葬檔案的思考與管理。

（二）殯葬檔案資源管理基礎相對薄弱

殯葬檔案的管理基本上是按照民政檔案管理系統(tǒng)軟件的要求進行。民政檔案可通過“民政檔案管理系統(tǒng)”對文書檔案、會計檔案、基建檔案、照片檔案、實物檔案等進行信息化錄入。殯葬檔案的管理行業(yè)的特殊性，使得管理者對殯葬檔案的重視度不夠，加上缺乏專業(yè)的信息系統(tǒng)化管理軟件，截至當前，大部分殯葬檔案管理還停留在以紙質(zhì)載體為主和以手工勞動為主的管理層面上。沒有對殯葬檔案重要性實效地宣傳，沒有以服務為導向多方面收集、研究和使用殯葬檔案，不能重新給予殯葬檔案的職能進行定位。由此可見，殯葬檔案信息資源管理基礎比較薄弱，迫切需要加大殯葬檔案信息管理系統(tǒng)的基礎設施資金投入。

（三）殯葬檔案管理信息共享不充分

傳統(tǒng)意義上的檔案管理是一種條塊分割的方式，采取的是封閉式管理方法，一家單位與其他單位之間的檔案管理比較獨立，上級單位和下級單位之間，同等級的單位之間民政檔案方面的業(yè)務往來一般都不多。由于殯葬檔案這個行業(yè)的一些的特殊性和復雜性，那么傳統(tǒng)檔案的標準化分散管理與多頭管理，勢必會給殯葬檔案管理帶來一定的難度。在檔案管理的具體過程中，各單位之間缺少必要的協(xié)調(diào)機制，殯葬檔案管理信息的橫向、縱向聯(lián)系不夠，殯葬檔案不能完全實現(xiàn)信息資源共享。

三、新信息技術下殯葬檔案的完善建議

（一）完善殯葬檔案管理信息化的平臺

殯葬科技工作可持續(xù)發(fā)展中，殯葬標準化信息管理有著舉足輕重的作用。在殯葬檔案管理信息化平臺中，要按照標準化管理模式實行科學管理，并確立一致的數(shù)據(jù)標準。實行統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理和應用規(guī)則，是實現(xiàn)應用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)集成的主要途徑；還可以通過鏈接的方式聯(lián)網(wǎng)殯葬行業(yè)各領域使信息資源，實現(xiàn)資源相互共享。殯葬檔案信息化平臺應采取相應的措施設置，建立數(shù)據(jù)密級和數(shù)據(jù)庫備份等安全屏障。樹立強烈的責任意識，嚴格執(zhí)行審批制度；對殯葬檔案管理人員要責任清晰分工明確，并提高管理者履行安全責任的實際能力，完善殯葬檔案管理信息化的平臺。

（二）注重殯葬紙質(zhì)檔案管理的信息化進程

將傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理納入信息化管理戰(zhàn)略，從實際出發(fā)，充分運用先進信息技術的同時，要側(cè)重殯葬檔案管理的結(jié)構(gòu)的合理化，做到規(guī)范管理，查詢便捷，加強殯葬檔案信息化管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相結(jié)合，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的及時共享性，運用殯葬檔案的信息化管理迅速準確處理統(tǒng)計匯總報表，比人工統(tǒng)計提高工效，并可由打印機可及時打印成各類報表，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為信息化檔案提供了數(shù)據(jù)備份和紙質(zhì)憑證依據(jù)，滿足了工作的需要。在傳統(tǒng)殯葬檔案管理中融入信息技術實現(xiàn)高效的檔案管理模式，讓檔案管理跟隨信息化建設全面同步發(fā)展。

（三）加大殯葬檔案信息保密工作的重視

殯葬檔案的自身知識產(chǎn)權技術與一些自主發(fā)明專利，是殯葬行業(yè)的寶貴財富，同時也屬于民政部門及國家的利益，因此，殯葬檔案信息化的核心要素就是安全管理。隨著殯葬工作的不斷發(fā)展，殯葬檔案信息保密工作更加需要得到重視，需要開設專門的組織機構(gòu)進行統(tǒng)一規(guī)范和標準化管理。信息化時代最主要的是電子信息安全。由于電子檔案的讀取與相關數(shù)據(jù)、背景信息等緊密相連，首先要保證電子檔案實體的各項防護措施符合相關保管要求，將電子檔案的信息背景和元數(shù)據(jù)等相關要件一起保存；同時加強對系統(tǒng)外部非法用戶和不安全數(shù)據(jù)侵犯的防護，維持安全穩(wěn)定的網(wǎng)絡基礎環(huán)境，以確保電子檔案的長期有效性和完整性。

四、結(jié)束語