導(dǎo)語：如何才能寫好一篇工程檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞：工程設(shè)計；檔案管理；規(guī)范性；問題

工程在建設(shè)過程中會產(chǎn)生多種文檔資料，而工程設(shè)計作為一種技術(shù)性的創(chuàng)造活動，設(shè)計師通過工程的設(shè)計思想與技術(shù)要求，將一些基礎(chǔ)資料和基本依據(jù)作為基礎(chǔ)，進(jìn)而設(shè)計出圖紙等，為工程建設(shè)提供有力依據(jù)與施工方向。工程設(shè)計檔案就是由設(shè)計師所設(shè)計出的技術(shù)圖紙與技術(shù)資料組成，即工程設(shè)計師的勞動成果。所以必須要做好工程設(shè)計檔案管理工作，充分利用工程設(shè)計檔案中的設(shè)計資源，發(fā)揮工程設(shè)計檔案資源的實用性，實現(xiàn)我國工程建筑的可持續(xù)發(fā)展。

一、工程設(shè)計檔案管理工作中存在的主要問題

（一）工程設(shè)計檔案管理空間問題

在工程設(shè)計檔案管理中，即使實現(xiàn)了現(xiàn)代化管理方式，也依然存在工程設(shè)計檔案管理空間問題。由于目前檔案管理是由紙質(zhì)檔案與電子檔案共同組成的，隨著有關(guān)部門的工程設(shè)計檔案不斷累積以及工程設(shè)計項目不斷展開，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案管理空間問題日益凸顯，從而阻礙了檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

（二）工程設(shè)計檔案管理成本問題

隨著我國工程建筑行業(yè)不斷發(fā)展，工程設(shè)計檔案急劇增加。特別是在紙質(zhì)檔案管理中，在歸檔的過程中需要大量的封裝工具進(jìn)行歸檔、存檔，對人力的需求量非常大，甚至在歸檔“高峰期”會出現(xiàn)檔案裝具不足的現(xiàn)象。很多檔案管理部門針對此類情況引入檔案密集裝架設(shè)備，能夠有效地將不同類型的設(shè)計檔案進(jìn)行整合、劃分，這樣不僅可以更加規(guī)范地儲存檔案，同時也減少了人力的投入。但引入新的裝架設(shè)備無疑會提高檔案管理成本，并且無法從根本上解決工程設(shè)計檔案激增的問題。

（三）紙質(zhì)工程設(shè)計檔案修復(fù)困難

工程建筑行業(yè)是我國最為傳統(tǒng)的行業(yè)之一，在市場環(huán)境下發(fā)展了幾十年。這一因素造成了一些紙質(zhì)檔案主體的磨損、脫墨、老化，特別是一些傳統(tǒng)的調(diào)曬底圖，由于長時間的調(diào)曬，導(dǎo)致設(shè)計檔案內(nèi)容丟失現(xiàn)象尤為嚴(yán)重[1]。紙質(zhì)設(shè)計檔案修復(fù)工作極為困難、成本相對較高，并且修復(fù)效果也無法保障，這給工程設(shè)計檔案管理工作提出了嚴(yán)峻的考驗。

（四）人為因素

部分設(shè)計人員沒有形成良好的設(shè)計檔案管理意識，沒有實現(xiàn)甲方資料收集、管理與工程設(shè)計進(jìn)度同步進(jìn)行。甚至有些設(shè)計人員將校審意見作為檔案內(nèi)容來應(yīng)付交檔，使得這些工程設(shè)計檔案出現(xiàn)漏洞或失真。也有一些工程設(shè)計師在結(jié)束設(shè)計工作之后，沒有及時進(jìn)行交檔工作，從而造成工程設(shè)計檔案管理的滯后性。再者，很多檔案管理人員習(xí)慣了傳統(tǒng)檔案管理模式，在信息化檔案管理模式中，過于依賴紙質(zhì)檔案管理工作，而忽略了電子檔案管理工作。如果檔案需要調(diào)出，會嚴(yán)重影響工程設(shè)計檔案的調(diào)出效率，使得工程設(shè)計檔案管理質(zhì)量止步不前。

二、加強工程設(shè)計檔案管理工作的有效措施

（一）建立健全工程設(shè)計檔案管理制度

在進(jìn)行工程設(shè)計檔案管理過程中，建立健全工程設(shè)計檔案的整編、收集制度，切實提高對工程設(shè)計檔案管理的監(jiān)管力度，提高工程設(shè)計檔案有效資源的利用率。必須要保障新制度的有效落實，充分發(fā)揮新管理制度的有效性與穩(wěn)定性，進(jìn)而提高工程設(shè)計檔案管理的質(zhì)量與效率[2]。工程設(shè)計檔案有別于其它種類檔案，需要檔案管理人員與相關(guān)設(shè)計人員共同進(jìn)行歸檔。所以，有關(guān)部門要加強對工程設(shè)計相關(guān)法律法規(guī)、設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)的宣傳工作，從而提高設(shè)計人員的交檔意識，加強設(shè)計人員對設(shè)計檔案的認(rèn)識，從而提高設(shè)計人員的責(zé)任感與使命感。進(jìn)而加強設(shè)計檔案的收集、管理工作，保障工程設(shè)計檔案管理工作能夠順利實施。

（二）加強管理人員的培訓(xùn)工作

現(xiàn)代化檔案管理已經(jīng)成為檔案管理的一大趨勢，同時也給檔案管理工作人員提出了新的要求與挑戰(zhàn)，例如工作環(huán)境、工作模式、管理任務(wù)等環(huán)節(jié)都發(fā)生了巨大變化。這就要求有關(guān)管理人員能夠進(jìn)一步研究新管理模式中的特點及有關(guān)規(guī)律，從而提高檔案管理效率與質(zhì)量。有關(guān)部門必須要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，培訓(xùn)內(nèi)容不僅要包括基礎(chǔ)（傳統(tǒng)）的檔案管理知識，同時也要加強程序化檔案管理工作，即現(xiàn)代化檔案管理模式有關(guān)知識、技能[3]。由于信息化檔案管理工作需要進(jìn)行一系列的軟件操作，要求管理人員能夠熟練掌握計算機技術(shù)與相關(guān)軟件技術(shù)，實現(xiàn)工程設(shè)計檔案的系統(tǒng)化管理，讓工程設(shè)計檔案管理更加智能、有效，即收集整理保管利用開發(fā)系統(tǒng)化流程。從而保障工程設(shè)計檔案管理工作能夠適應(yīng)現(xiàn)代化需求，推動設(shè)計檔案管理工作能夠可持續(xù)發(fā)展，從而更好地為工程建筑行業(yè)提供有效服務(wù)。

（三）開發(fā)符合工程設(shè)計檔案管理的系統(tǒng)軟件

想要提高工程設(shè)計檔案管理質(zhì)量，必須要以專業(yè)的系統(tǒng)軟件支持，根據(jù)設(shè)計檔案管理實際情況，構(gòu)建一個全面化、系統(tǒng)化的信息管理平臺，并保障其功能全面性，即收集歸檔管理共享統(tǒng)計查詢等功能[4]，并且為了提高管理工作效率，必須要保障該系統(tǒng)軟件的可操作性。信息化工程設(shè)計檔案管理作為未來的發(fā)展趨勢，必須要保障開發(fā)管理軟件的拓展，從而適應(yīng)遠(yuǎn)程技術(shù)、圖文一體技術(shù)的發(fā)展趨勢，給遠(yuǎn)程控制管理、檔案信息遷移、一體化管理等功能提供預(yù)留空間，保障設(shè)計管理系統(tǒng)軟件的可持續(xù)發(fā)展。

（四）整合、分類工程設(shè)計檔案管理內(nèi)容

現(xiàn)代化工程設(shè)計管理模式為傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案共同組成，必須做好工程設(shè)計檔案的整合、分類工作。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，由于檔案量過多，為了不影響設(shè)計檔案管理正常工作，必須要派專門人員進(jìn)行電子化檔案轉(zhuǎn)化工作，對已經(jīng)錄入的檔案內(nèi)容進(jìn)行編號、對檔案名稱進(jìn)行整編，將同類型的工程設(shè)計檔案進(jìn)行整合；對不同類別的工程設(shè)計檔案進(jìn)而分類，實現(xiàn)“一圖一檔”工程設(shè)計檔案管理形式，將這些檔案根據(jù)編號、種類納入到檔案信息庫中，進(jìn)而實現(xiàn)統(tǒng)一的電子化檔案管理模式，從而降低工程設(shè)計管理部門的工作壓力，讓紙質(zhì)檔案與電子化檔案的管理模式更加合理，從而加強工程設(shè)計檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

綜上所述，由于工程設(shè)計檔案工作與其它領(lǐng)域檔案存在一定差異，例如專業(yè)性、開發(fā)性、周期性、成套性等特點。所以，針對工程設(shè)計檔案管理，必須要采取一定的措施來提高檔案管理效率與質(zhì)量，保障工程設(shè)計檔案管理的有效性，充分發(fā)揮檔案信息的積極作用，保障工程設(shè)計檔案能夠更好地服務(wù)于我國工程建筑行業(yè)，推動我國市場經(jīng)濟的發(fā)展。

作者:胡艾子 單位:廣東省建筑設(shè)計研究院

參考文獻(xiàn)：

[1]蘇風(fēng)娥.淺析工程設(shè)計檔案特點與管理[J].科技信息，2012(12)：22.

[2]陳芳，劉國武.論高校建設(shè)工程設(shè)計檔案的管理[J].城建檔案，2012（10）：6-7.

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一、 公路工程檔案的基本內(nèi)涵

公路工程檔案是指從工程項目提出、立項、審批，勘察設(shè)計、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、驗收等工程建設(shè)及工程管理過程形成并應(yīng)歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料。依據(jù)檔案的定義，我認(rèn)為公路工程檔案有以下內(nèi)涵

1、公路工程檔案是公路工程建設(shè)過程中直接形成的歷史紀(jì)錄，是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻(xiàn)。正因為公路工程檔案繼承了文件原始記錄性，具有歷史再現(xiàn)性，所以才具有憑證價值的重要屬性，并以此區(qū)別于其他文獻(xiàn)和資料。

2、公路工程檔案的形成是由建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位、監(jiān)督單位及主管單位共同完成的

3、公路工程檔案來源于工程實踐中由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料。

4、由于公路工程檔案的來源的多樣性，決定檔案的載體、制作手段、表現(xiàn)方式多樣。現(xiàn)在的電子時代，許多隱蔽工程和重要的施工工序都進(jìn)行全程的記錄。

二、公路工程檔案管理存在的問題

雖然近年來交通主管部門為了加強公路工程檔案管理工作，不斷地頒發(fā)條例和細(xì)則，檔案管理工作有了很大的發(fā)展和提高，但現(xiàn)在的公路工程檔案管理仍存在不少問題。

1、主觀上對檔案管理工作沒有足夠的重視。

現(xiàn)在的不少建設(shè)項目的建設(shè)單位、施工單位及監(jiān)理單位對工程檔案的收集、管理不夠重視。主要表現(xiàn)在項目建設(shè)過程中關(guān)注的是工程質(zhì)量、工程投資、工程進(jìn)度及安全管理工作，并形成一系列的質(zhì)量管理、安全管理體系和制度，明確責(zé)任；在各次例會中檔案管理總是最后順帶提一下，不會作為重點進(jìn)行強調(diào)。對檔案管理的工作往往是不到檢查不整理，不到竣工不歸檔的思想。這種現(xiàn)象造成工程檔案的收集不及時、不全面、不客觀，影響檔案自身的質(zhì)量。

2、客觀上對檔案管理工作的投入不足。

在工程建設(shè)當(dāng)中不少單位在檔案管理工作中不僅沒有專門的職能部門，甚不設(shè)專人，使用兼職人員；沒有明確的檔案管理體系和制度，責(zé)任不明確。造成工程期間人員更換頻繁，互相推諉，交接手續(xù)不齊全，前后脫節(jié)或者部分檔案丟失等現(xiàn)象。如果沒有建立相應(yīng)的工程檔案管理體系，工程檔案就處于乏人管理狀態(tài)，這對工程建設(shè)及工程檔案的收集、整理和管理工作都是十分不利的，其結(jié)果必然會影響工程的建設(shè)。

檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務(wù)性的工作，檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財富。所以不少單位在經(jīng)費投入上是盡可能的削減；也不制定切實的考核標(biāo)準(zhǔn)和獎懲措施。檔案管理工作自身比較枯燥乏味，工作量大，對工程技術(shù)人員的業(yè)務(wù)水平提高幫助不大，造成工程技術(shù)人員誰也不愿做專職的檔案管理人員。

3、工程檔案的“李鬼”多

這個問題主要存在施工單位的施工資料和監(jiān)理單位的抽檢資料中。公路工程的行業(yè)特征注定了其檔案的特殊性，一道工序所需資料就能達(dá)10多張甚至20張，那么隨著施工的進(jìn)展，一個分項下來，其數(shù)量又多又雜。不少項目的資料不是隨工程進(jìn)度同步進(jìn)行，而是工程即將完成或完成后進(jìn)行編制，這樣資料容易缺失，伴隨產(chǎn)生了“李鬼”。這種工程檔案只是為了應(yīng)付檢查，為了工程可以交竣工所做的，沒有任何價值。不要說為以后的養(yǎng)護(hù)維修提供參考數(shù)據(jù)，就是對工程自身的總結(jié)也是敷衍。

三、對公路工程檔案管理的構(gòu)想

1、改變思想，充分認(rèn)識公路工程檔案的重要性。構(gòu)成建設(shè)項目相關(guān)檔案的文件材料，既是工程建設(shè)的真實記錄，又是全面鑒定工程質(zhì)量，日后查明事故原因、追究事故責(zé)任的重要依據(jù)，它既服務(wù)于項目的建設(shè)、維修、管理、養(yǎng)護(hù)，又為國家長遠(yuǎn)工程建設(shè)服務(wù)。一個項目從立項到工程竣工，將用檔案材料予以記載和確認(rèn)，不僅是管理狀況的鏡子，還是工程建設(shè)的見證。對工程檔案管理工作的重視，就是對工程建設(shè)本身的重視。在日常的工程檢查中將檔案管理列入必檢項目，作為考核目標(biāo)。做到上道工序檔案資料不齊全，下道工序不能開工。檔案資料不齊全、不真實的不予計量支付。

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【關(guān)鍵詞】電力工程；檔案管理；改進(jìn)措施

概述

眾所周知，電力工程檔案是工程建設(shè)過程、工程實體狀況、工程建設(shè)質(zhì)量的最真實、最全面、最原始的記錄，日益成為一項維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟效益、合法權(quán)益（工程變更、索賠動態(tài)依據(jù)）及反映企業(yè)歷史真實面貌重要的基礎(chǔ)工作，也是工程項目投產(chǎn)后運行、檢修、改建、擴建及技術(shù)改造等工作的重要依據(jù)。在工程建設(shè)過程中，及時收集技術(shù)檔案信息，準(zhǔn)確鑒別工程文件材料，規(guī)范整理技術(shù)檔案，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，不僅是為當(dāng)前在建工程中各項工作做好服務(wù)，也是為工程項目投產(chǎn)后開展各項工作做好服務(wù)。

1 電力工程檔案管理存在問題

當(dāng)前，電力檔案在管理工作中存在著自動化水平不高、收集整理不規(guī)范、管理和深度、幅度不夠等問題。

1.1電力企業(yè)的檔案管理得不到高層應(yīng)有的重視

許多領(lǐng)導(dǎo)對電力檔案的管理認(rèn)識不夠，認(rèn)為這只是文本范疇，和市場占有率、供電可靠率、電壓質(zhì)量等比起來簡直是微不足道。由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，導(dǎo)致電力企業(yè)在檔案管理方面投入甚少，出現(xiàn)檔案室設(shè)施不全，儲存條件和儲存手段落后的情況，無法為企業(yè)提供高質(zhì)量、高效能的服務(wù)。

1.2電力企業(yè)檔案管理缺乏專業(yè)部門和專業(yè)人員

有些電力企業(yè)檔案管理人事檔案管理信息，僅是一個簡單的收集和分類、存儲，使企業(yè)檔案歸檔不一樣，很多該保存的資料沒有得到保存，而大量沒有價值的資料倒是被長期保存了起來，不僅不能推動企業(yè)經(jīng)濟的發(fā)展，還會在一定程度上增加企業(yè)的經(jīng)營成本。

1.3電力企業(yè)的檔案管理的信息化建設(shè)滯后

信息化是檔案管理工作的最終發(fā)展方向，也是提高檔案管理工作的有效途徑。但是從目前的情況來看，很多電力企業(yè)沒有把檔案信息化納入企業(yè)信息化的整體規(guī)劃當(dāng)中，管理檔案的計算機配置相對落后，軟件、硬件設(shè)備都亟待更新，高素質(zhì)的檔案信息化管理人才不足，檔案管理工作的信息化程度還是相對滯后的。

2 改進(jìn)電力工程檔案管理的主要措施

2.1規(guī)范電力企業(yè)檔案管理機制

加強制度建設(shè)，建立科學(xué)的企業(yè)檔案管理體系，完善檔案管理的規(guī)章制度，明確職能，將各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與部門工作同步考核、同步發(fā)展。

2.2加強檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

加強檔案工作機構(gòu)，配備檔案專職人員，各業(yè)務(wù)部門和各專項工作配備兼職檔案人員，形成系統(tǒng)的檔案工作格局。在實際工作的開展中，爭取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，支持檔案管理工作。

2.3培養(yǎng)和選配高素質(zhì)檔案工作人員。

提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，充實熟悉計算機技術(shù)，掌握業(yè)務(wù)工作流程的復(fù)合型人才從事檔案工作，建立一支有理想、有道德、有知識、有素質(zhì)的檔案干部隊伍，以適應(yīng)新形勢下檔案工作的需要。

2.4加強檔案管理數(shù)字化、信息化

通過計算機技術(shù)及檔案管理軟件在檔案管理中的運用，系統(tǒng)地完成文件的登記、檢索、打印、統(tǒng)計等工作，使文件的形成、運行、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公銜接起來，提高工作效率，加速公文信息運轉(zhuǎn)，實現(xiàn)辦公及文件歸檔、檢索自動化，業(yè)務(wù)檔案信息實現(xiàn)實時查詢、利用。

2.5開展檔案人員全面業(yè)務(wù)培訓(xùn)

要對檔案人員進(jìn)行定期的教育培訓(xùn)，不斷地激發(fā)和調(diào)動檔案工作人員的積極性和自覺性，提高其工作能力。還可以通過招聘那些懂法律、會外語、精計算機的復(fù)合型人才，改變目前檔案管理部門所顯現(xiàn)的知識結(jié)構(gòu)不合理，年齡結(jié)構(gòu)老化的狀況。

2.6實施工程項目全過程檔案管理

2.6.1 從工程源頭介入檔案管理

堅持從檔案材料形成的“源頭”抓住，做提前控制。工程項目成立后，建設(shè)單位的工程檔案管理部門管理檔案披露，披露內(nèi)容的項目和竣工驗收資料的收集、整理、歸檔范圍及要求。

工程項目開工后，建設(shè)單位項目管理和檔案管理部門對設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位進(jìn)行檔案交底，檔案交底的內(nèi)容主要是建設(shè)過程中文件材料的形成、積累、整理、歸檔的要求。

各參建單位要以“建一流工程、創(chuàng)一流檔案”為目標(biāo)，認(rèn)真分解檔案工作目標(biāo)任務(wù)。要根據(jù)規(guī)程規(guī)范要求，做好技術(shù)文件材料的形成、積累，并注重形成質(zhì)量，技術(shù)文件材料的形成與工程建設(shè)同時計劃、同時布置、同時檢查、同時考核，保證其真實可靠。

2.6.2 認(rèn)真做好工程中期檔案控制

工程開工后，檔案管理部門要加強現(xiàn)場的檢查和指導(dǎo)力度，全程參與，確保工程檔案各個管理環(huán)節(jié)始終受控在控。檔案管理部門要檢查項目管理部門和各參建單位的工程技術(shù)文件的收集、整理情況，對不符合歸檔要求的文件提出意見，督促整改完成，形成閉環(huán)。

項目開工后，檔案管理部門應(yīng)加強現(xiàn)場的檢查和監(jiān)督，充分參與，以保證項目文件每個管理環(huán)節(jié)始終控制在控制。檔案管理部門檢查的項目管理的部門和單位參與的建設(shè)工程技術(shù)檔案的收集、整理，對不符合歸檔要求的文件提出意見，督促整改完成，形成閉環(huán)。

在業(yè)務(wù)指導(dǎo)上，檔案專職人員應(yīng)勤跑工地，跟蹤了解項目信息，隨時檢查指導(dǎo)。在具體工作中，要主動參與各項重要建設(shè)活動和工程的竣工驗收，把工作做到現(xiàn)場，超前控制，把問題解決在檔案提交之前。遇到檔案資料收集確有難度的，要積極向本單位主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并及時與施工建設(shè)等相關(guān)單位溝通，爭取對方理解、支持和配合。

2.6.3 嚴(yán)格實施工程后期檔案檢查

項目管理部門和各參建單位在階段性工作完成后，要按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（ GB/T11822 - 2000） 的要求對本單位（ 部門） 涉及到的項目文件進(jìn)行整理、立卷，編寫移交目錄清單。檔案管理部門應(yīng)加強督查，歸檔文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，應(yīng)真實記錄和反映項目建設(shè)過程和竣工時的實際情況，圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備。檢查驗收發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)范要求的，堅決退回整改。

在檔案接收方面，要充分利用行政程序把關(guān)，建立工程檔案初驗認(rèn)可制和檔案驗收合格報送移交制，保證工程檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，保證不出現(xiàn)擅自修改、偽造或事后補做的現(xiàn)象。參與工程建設(shè)的施工、安裝、監(jiān)理、調(diào)試等單位應(yīng)在竣工驗收后一個月內(nèi)，向項目管理部門移交。設(shè)計單位在可研、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、竣工圖編制等階段性工作完成后即歸檔，竣工圖歸檔時間不得超過竣工驗收后二個半月?？⒐を炇蘸髢蓚€半月內(nèi)項目管理部門將項目的全部檔案向本單位檔案部門整體移交歸檔，在移交紙質(zhì)檔案的同時，還應(yīng)移交相應(yīng)的電子文件、工程重要活動的音像材料。

電力工程檔案歸檔范圍包括，建設(shè)項目前期文件、施工文件、監(jiān)理文件及竣工驗收文件。招投標(biāo)文件由公司委托的招標(biāo)單位歸檔，招標(biāo)公司出具中標(biāo)通知書給建設(shè)單位歸檔。項目管理和檔案管理部門對各參建單位提交的竣工資料進(jìn)行驗收，保證歸檔文件的完整、準(zhǔn)確。確認(rèn)符合歸檔條件后，辦理交接手續(xù)。

3 結(jié)束語

電力工程檔案管理是一項長期性與復(fù)雜性共存的工作，需要以工程建設(shè)單位為主導(dǎo)、電力系統(tǒng)各相關(guān)單位通力配合才能達(dá)到滿意效果。相信在今后不斷實踐的基礎(chǔ)上，針對電力工程檔案管理中不斷出現(xiàn)的新問題，不斷改進(jìn)管理的方式方法，合理安排人力、物力，深入開展工程項目管理的全過程控制，一定會使電力工程檔案管理水平邁上一個新臺階。

參考文獻(xiàn)：

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一、當(dāng)前測繪工程檔案管理的弊端

1. 信息化程度低。測繪工程早期的檔案大部分采用的是紙質(zhì)材料，檔案資料往往是孤本。這種材質(zhì)的檔案資料對管理要求很高，如果保存不當(dāng)，容易出現(xiàn)紙張破損、字跡模糊、圖像失真等現(xiàn)象，并且在借閱過程中，極其容易丟失或破損，影響了檔案材料的使用周期，同時影響了測繪工程資料的再利用。

2.管理手段效率低。初期的測繪工程檔案管理主要是采用的手工管理模式，檔案管理手段采用的是臺賬式操作；檔案資料的查詢體系以人工查詢?yōu)橹?。這種管理模式，制約了對檔案資料的查詢頻率，使得檔案資料的再利用率非常低，信息資料保存的價值得不到充分發(fā)揮。

3.數(shù)據(jù)管理混亂。早期的測繪工程檔案的數(shù)據(jù)管理不規(guī)范，數(shù)據(jù)檔案在進(jìn)行歸檔過程中，沒有一套完善的歸檔制度，沒有嚴(yán)格的歸檔流程規(guī)范可以依循。這種條件下的檔案管理對檔案材質(zhì)、數(shù)據(jù)翔實情況、備份種類、保存環(huán)境等都沒有具體的要求，致使在管理過程中出現(xiàn)很多難以應(yīng)對的問題。

二、測繪工程檔案信息化管理的必然性

測繪工程檔案管理是為了更好地實現(xiàn)信息再利用的功能，其價值在于更好地為以后的測繪工程提供可以借鑒的工程信息，從而提高測繪工作質(zhì)量。因此，做好測繪工程檔案管理十分重要。

1.測繪工程信息資源共享的需要。信息化管理是實現(xiàn)資源共享的基礎(chǔ)，測繪檔案管理同樣要實現(xiàn)信息化管理。信息化管理具有簡單、快捷的優(yōu)點，能夠利用計算機快速找到需要的測繪資料，所以測繪檔案信息化管理是信息資源共享的需要。

2.計算機應(yīng)用推動了測繪工程檔案信息化發(fā)展。計算機的普及和推廣，對測繪工程檔案信息化發(fā)展起到了推動作用。由于測繪工程工作對測繪工程檔案的需求趨向于精細(xì)化，計算機能夠滿足檔案管理的需求，因此，計算機作為輔助工具，被應(yīng)用到測繪工程檔案管理中。隨著計算機能夠?qū)n案信息進(jìn)行精細(xì)化管理程度的提高，檔案管理信息化逐步形成。

3.電子介質(zhì)資料保存的需求。測繪工程資料的材質(zhì)已經(jīng)不僅僅限于紙介質(zhì)，很多測繪工程資料已以電子文件形式存在，對這些電子文件進(jìn)行歸檔保存時，就要有一套完善的信息化管理體系。測繪工程檔案信息化網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，能夠?qū)﹄娮咏橘|(zhì)的資料進(jìn)行有效保存，對資料的保持和使用帶來方便。

三、測繪工程檔案信息化管理有效性措施

1.建立和完善檔案信息化管理系統(tǒng)。第一步，數(shù)字化建設(shè)。測繪工程信息化建設(shè)的第一步最重要，主要針對檔案資料進(jìn)行掃描、數(shù)據(jù)采集等工作，完成數(shù)字化儲存，再建立信息化平臺，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化共享。第二步，標(biāo)準(zhǔn)化管理。隨著檔案管理的發(fā)展，其領(lǐng)域已經(jīng)不再局限于對現(xiàn)有資料的簡單存儲，而是涉及資料的形成環(huán)節(jié)。測繪工程資料具有明顯的技術(shù)性特征，對標(biāo)準(zhǔn)性要求嚴(yán)格。信息化管理要求檔案管理者要及時根據(jù)用戶的不同要求，進(jìn)行數(shù)據(jù)庫資料的補充，然后提供符合標(biāo)準(zhǔn)的電子資料。第三步，網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理指的是測繪工程資料的構(gòu)成、歸納、管理、審定等全過程系統(tǒng)化的網(wǎng)絡(luò)管理，整個流程的信息資料整理都要進(jìn)行信息化管理。

2.加強系統(tǒng)功能作用的發(fā)揮。系統(tǒng)功能結(jié)合供應(yīng)類別，從子系統(tǒng)功能框架中可以得到很多資料信息，其中包括查找圖形類別、資料供應(yīng)情況以及測繪工程結(jié)果的查詢，每一個子框架下面又包含更小級別的信息查詢系統(tǒng)。這種框架構(gòu)成，可以為查詢者提供更加翔實、直觀的資料顯示方式。

3.優(yōu)化數(shù)據(jù)存儲體系，實現(xiàn)合理布局。為了使數(shù)據(jù)存儲更加合理，就要完善數(shù)字檔案的存儲體系。測繪工程檔案信息化管理數(shù)字儲存可以分成三大類：第一類是磁帶庫，它的特點是可以進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)存儲，并且傳輸速度較快，但是缺點是花費較高，并且對保持條件要求較高，容易損壞，需要人工定期檢查進(jìn)行倒帶整理工作；第二類是光盤，它的特點是可以對離線的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，優(yōu)點是能夠在社會上進(jìn)行傳播，用戶使用方便，并且具有可靠的性能，缺點是存儲信息量??；第三類是磁盤陣列，它的特點是最高效的數(shù)據(jù)儲存方式，優(yōu)點是存儲量最大，并且具有高速的傳輸性能，缺點是費用較高。這三種存儲方式可以根據(jù)具體情況進(jìn)行選擇，可以實現(xiàn)互補關(guān)系。

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[關(guān)鍵詞]工程檔案、檔案管理、建筑工程

中圖分類號：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）41-0198-01

建筑工程檔案是建筑建設(shè)活動中形成的原始的、圖物相符的、有保存價值的基建文件、監(jiān)理文件、施工文件和竣工圖的統(tǒng)稱。它記載著建筑物、構(gòu)筑物地下管線敷設(shè)等建設(shè)活動，是建設(shè)項目管理在立項、設(shè)計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。在對建設(shè)工程質(zhì)量、造價和工期進(jìn)行管理的同時，直接關(guān)系到工程的質(zhì)量，影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。

一、工程檔案的重要性和特點

隨著社會的發(fā)展，國家對基礎(chǔ)設(shè)施的投入大大加強，對建筑工程的質(zhì)量，進(jìn)度等各方面要求的更加嚴(yán)格，也更加規(guī)范。由于工程項目一般都具有隱蔽性的，所以對于工程質(zhì)量的檢查以及規(guī)范，就要通過檔案來體現(xiàn)，一個工程項目檔案的完整與質(zhì)量的好壞，直接影響到這個工程項目的好壞，所以工程檔案的管理是一個非常重要的組成環(huán)節(jié)。建筑工程檔案是記載建筑工程施工活動全過程的一項重要內(nèi)容，它是城建檔案的重要組成部分，也是工程竣工交付使用的必備文件。

其主要特點有：

1）分散性和復(fù)雜性。建設(shè)項目周期長，生產(chǎn)工藝復(fù)雜，建筑材料種類多，建筑技術(shù)發(fā)展迅速，影響建設(shè)項目因素多種多樣，工程建設(shè)階段性強并且相互穿插，由此導(dǎo)致了建設(shè)項目文檔資料的分散性和復(fù)雜性。2）繼承性和時效性。隨著建筑技術(shù)、施工工藝、新材料以及建筑業(yè)技術(shù)和管理水平的不斷提高和發(fā)展，文檔資料可以被繼承和積累。新的項目在施工過程中可以吸取以前的經(jīng)驗，避免重犯以前的錯誤。同時建設(shè)項目文檔資料有很強的時效性，文檔資料的價值會隨著時間的推移而衰減，有時文檔資料一經(jīng)生成，就必須傳達(dá)到有關(guān)部門，否則會造成嚴(yán)重后果。3）全面性和真實性。建設(shè)項目的文檔資料只有全面反映項目的各類信息才更有實用價值，必須形成一個完整的系統(tǒng)。另外文檔資料必須真實反映工程情況，包括發(fā)生的事故和存在的隱患。4）隨機性。建設(shè)項目的文檔資料可能產(chǎn)生于工程建設(shè)的整個過程中，工程開工、施工、竣工等各個階段都會產(chǎn)生各種文檔資料，部分資料有規(guī)律性（如各種報批文件），但還有相當(dāng)一部分文檔資料產(chǎn)生是由具體工程事件引發(fā)的，因此建設(shè)項目文檔資料具有隨機性。

二、目前檔案管理中存在的問題

1.檔案管理制度不完善。目前我國對于工程檔案管理方面已經(jīng)有了制度方面的規(guī)定文件，但是在執(zhí)行的過程中并沒有嚴(yán)格按照文件的規(guī)定進(jìn)行執(zhí)行。在工程立項時對檔案的記錄工作沒有一個規(guī)劃和規(guī)定，經(jīng)常是在施工時想到哪里了就記錄一下，所以導(dǎo)致檔案的內(nèi)容不夠全面，有時不能真實反映工程的實際情況。并且為工程在使用過程中帶來諸多麻煩。另外一個方面，在施工中需要多個部門相互配合來實現(xiàn)，所以檔案的記錄也不是一個部門的事情。目前的施工中各個部門缺乏溝通交流，檔案也是各自進(jìn)行管理。這樣可能出現(xiàn)一些漏記或者誤記的情況，應(yīng)該引起足夠的重視。

2.沒有認(rèn)識到檔案工作的重要性。在工程建設(shè)中，只追求工程的經(jīng)濟利益，把工作的重心都放在了工程建設(shè)方面。從而忽視了檔案的建立和管理工作。沒有認(rèn)識到檔案對于整個工程所具有的重要意義。往往等到工程馬上竣工時才想起來檔案這回事，然后就憑記憶馬馬虎虎的整理檔案，應(yīng)付檢查。根本沒有把檔案當(dāng)成一項重要的工作來完成。此外，對于檔案的管理也很隨意，對于檔案內(nèi)容不重視，經(jīng)常胡亂擺放，甚至造成檔案的遺失。一些重要數(shù)據(jù)的丟失等問題。造成這方面問題的主要原因是我們的審核部門對于工程結(jié)束時的檔案驗收工作不夠嚴(yán)格，才出現(xiàn)這么多不負(fù)責(zé)任的檔案問題。

3.缺乏專業(yè)的管理人才。我們的社會在不斷發(fā)展，并且出現(xiàn)了更多的科學(xué)的檔案管理方法。但是對于工程檔案的管理人員大多都沒經(jīng)過這方面的學(xué)習(xí)，而且很多人也不是專門負(fù)責(zé)檔案管理，只是兼職管理。這給檔案的良好管理帶來很大的弊端。管理人員缺乏必要的技能，不能對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，隨著電子技術(shù)的發(fā)展，檔案工作也應(yīng)該和時代接軌，充分利用計算機的優(yōu)勢，建立網(wǎng)上檔案管理平臺，進(jìn)行更方便快捷的管理。要加大對檔案方面專項人才的培養(yǎng)，和新的科學(xué)管理方法的引入。來完善檔案管理工作。

從上面的分析中可以看出我國在檔案建設(shè)和管理方面還需要有很大的改進(jìn)，這些改進(jìn)也不能一蹴而就，必須從小的地方逐漸改進(jìn)，對此討論一下對于檔案管理目前所面臨問題的解決方法。

首先要建立和完善工程建設(shè)檔案的法律法規(guī)，把檔案管理的工作細(xì)化，規(guī)定一定的程序步驟，按流程來走，責(zé)令有關(guān)部門加強對檔案的管理工作。同時要對檔案的規(guī)范化和準(zhǔn)確化提出更高的標(biāo)準(zhǔn)，對于工程項目部要成立專門的檔案管理部門，有專門的工作人員負(fù)責(zé)檔案的記錄問題。在工程建設(shè)的全過程全程參與，記錄詳細(xì)，通過照片和數(shù)據(jù)把工程建設(shè)的全過程反映在檔案中。

其次要及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關(guān)記錄，才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。

再次要強化檔案的重要性。工程驗收審核部門要加強對檔案的重視程度，把檔案工作作為工程驗收的一個必要的且嚴(yán)格的流程。以此來杜絕那些為了檢查而應(yīng)付制作的檔案文件。嚴(yán)格把控檔案的建設(shè)工作，對于檔案的記錄要進(jìn)行實際勘察。把檔案建設(shè)的重要性深入到每一個工程部的管理者心中。讓檔案真正實現(xiàn)作為檔案的存在意義，從而從工程內(nèi)部提高對檔案工作的重視程度。

最后注重對檔案管理人員的素質(zhì)教育和技能的培養(yǎng)。全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，對于提高檔案的準(zhǔn)確性，嚴(yán)密性有很大的作用。加強管理人員的責(zé)任感，讓他們認(rèn)識到這不是一個簡單的工作，對于整個工程的建設(shè)和后期維護(hù)具有重要的參考作用。杜絕目前的馬虎大意的檔案記錄和管理。另一方面要加強檔案管理人與的現(xiàn)代化技能培訓(xùn)。充分利用計算機的優(yōu)勢來更加便捷的對檔案工作進(jìn)行科學(xué)管理。

結(jié)語

我們應(yīng)以積極學(xué)習(xí)和借鑒國外先進(jìn)建筑工程檔案管理經(jīng)驗的態(tài)度，充分發(fā)揚我們已有的優(yōu)勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵機制的完善，不斷總結(jié)建筑工程檔案管理的經(jīng)驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經(jīng)濟建設(shè)和構(gòu)建和諧社會服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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1 檔案信息化建設(shè)的涵義

“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進(jìn)行處理后與社會其他信息形式融合形成的更廣泛的信息?？梢姍n案信息化的內(nèi)容就有兩方面：一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內(nèi)容信息化；二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會政治、經(jīng)濟、文化等方面的信息進(jìn)行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面促進(jìn)檔案本身信息進(jìn)入社會交流系統(tǒng)，在社會中廣為傳播，另一方面就是將檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用，在社會中傳播，廣泛地服務(wù)于社會。當(dāng)然這兩個方面的目標(biāo)并不孤立的，而是相互聯(lián)系，相互促進(jìn)的。因為檔案信息一旦廣為社會大眾利用，狹義的檔案資源信息化，必然與社會發(fā)生普遍的聯(lián)系，必然要與社會中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。

2 促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的幾點建議

哲學(xué)認(rèn)為意識具有能動性，一定的社會意識就具有一定的社會能動作用。那么社會檔案意識在檔案信息化建設(shè)中必然有能動的影響，成為檔案信息化建設(shè)的基本推動力。所以，檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”。檔案工作人員是檔案信息化建設(shè)的基本力量，他們的能動性事關(guān)信息化建設(shè)的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案信息的意識，認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，檔案工作人員才會具有強烈的使命感和責(zé)任心，才會主動關(guān)心檔案信息化建設(shè)事業(yè)，認(rèn)真做好信息化過程中的各項工作，主動思考社會文獻(xiàn)信息系統(tǒng)中各種文獻(xiàn)信息的滲透和融合，促使檔案信息化建設(shè)與其他社會信息事業(yè)相互結(jié)合，共同發(fā)展。

3 提高檔案信息化水平技術(shù)

3.1 配備計算機、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備

系統(tǒng)軟件的開發(fā)應(yīng)用或完善，可通過計算機系統(tǒng)軟件的操作進(jìn)行培訓(xùn)及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準(zhǔn)備工作。

3.2 檔案中心目錄及全文的數(shù)字化

檔案信息數(shù)據(jù)輸入是目錄中心的基礎(chǔ)性工作，對各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，實施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復(fù)勞動，不但能節(jié)約人力和財力，而且也會大大加快了檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程。

3.3對上網(wǎng)信息進(jìn)行密級界定

首先制訂密級標(biāo)準(zhǔn)，對室藏檔案按公開、內(nèi)部、秘密、機密進(jìn)行界定；其次對檔案信息使用者進(jìn)行網(wǎng)上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權(quán)限，以保障軟件系統(tǒng)的安全。

4 提高檔案信息管理水平

信息技術(shù)的廣泛采用和電子政務(wù)的加快推進(jìn)，使檔案基礎(chǔ)建設(shè)的重心向檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)今，在計算機管理滲透的形式下，計算機管理軟件的應(yīng)用為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化做出了巨大貢獻(xiàn)。檔案部門建立自己的局域網(wǎng)，添置計算機、光盤刻錄機、掃描儀等，在系統(tǒng)開發(fā)和檔案利用過程中發(fā)揮著重要作用。

4.1隨著電子文件的大量產(chǎn)生，如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可回避的現(xiàn)實問題

早在2002年，國家檔案局就了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，要求電子文件形成單位和接收單位認(rèn)真做好電子檔案的管理等工作。因此，選取適合電子文件形成單位自身特點的檔案管理軟件，有計劃、有針對性地進(jìn)行錄入、開發(fā)利用等工作是開展檔案信息化建設(shè)不可回避的一項重要工作。

4.2檔案管理軟件的對象是電子文件

通過選取合適的檔案管理軟件，不但可以達(dá)到科學(xué)、高效管理電子文件的目的，而且電子文件作為信息資源，經(jīng)過軟件的整合和開發(fā)，既是電子文件形成單位的有益積累，又是經(jīng)濟社會發(fā)展過程中的一筆巨大的文化財富。4 推行檔案信息化管理，確立工程檔案發(fā)展的新方向工程建設(shè)的過程就是工程檔案的形成過程，這就決定了工程檔案的建立是一個漫長而復(fù)雜的過程。從工程立項直到工程驗收的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施的，這就在客觀和主觀上都大大增加了工程檔案建立的難度，信息化管理無疑提高工程檔案管理效率與效益。

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一、簽訂重點工程檔案歸檔責(zé)任書

重點工程檔案歸檔不及時不僅影響了重點工程形象，而且也影響了重點工程建成投產(chǎn)后運行、維修、管理、改擴建和技改等工作。通過以往的重點工程檔案工作實踐，我們認(rèn)為造成重點工程檔案歸檔不及時的主要原因是大多數(shù)參建單位的領(lǐng)導(dǎo)、工程技術(shù)人員和管理人員把主要精力放在抓工程的進(jìn)度和工程的質(zhì)量上，對工程檔案工作不夠重視，檔案管理不到位，檔案工作不落實，把檔案工作看成“軟任務(wù)”，造成重點工程檔案歸檔難。由于重點工程參建單位多，如果沒有一種強制的手段管理各參建單位的檔案歸檔工作，工程檔案的歸檔工作一定會出現(xiàn)很多問題，而且扯皮現(xiàn)象肯定時有發(fā)生，最后必將影響重點工程檔案的歸檔時間和檔案質(zhì)量。我們認(rèn)為以重點工程檔案歸檔責(zé)任書的形式加強參建單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案工作意識是―項行之有效的辦法。因此，我們采取了與參建單位簽訂《重點工程檔案歸檔責(zé)任書》的辦法?！敦?zé)任書》明確規(guī)定了對參建單位的檔案工作要求，工程檔案的歸檔時間、歸檔檔案的質(zhì)量、違約的處罰等，使有關(guān)參建單位領(lǐng)導(dǎo)真正地從思想上重視重點工程檔案的歸檔工作。實施《重點工程檔案歸檔責(zé)任書》管理辦法后。重點工程檔案的完整率、準(zhǔn)確率、歸檔率、合格率基本達(dá)到了國家規(guī)定的要求。

二、改進(jìn)重點工程設(shè)備開箱隨機資料的管理工作

重點工程設(shè)備開箱隨機資料是指設(shè)備的出廠證、合格證、質(zhì)保書、安裝圖、使用說明書、保修卡、質(zhì)檢報告等資料。重點工程設(shè)備開箱隨機資料的歸檔管理工作長期以來―直是重點工程檔案管理工作中的難題。以往，三鋼重點工程檔案的設(shè)備開箱隨機資料有的是施工單位收，有的是項目部技術(shù)人員收，有的是工程項目部檔案員收，比較混亂，造成設(shè)備開箱隨機資料的歸檔不完整。為確保重點工程設(shè)備開箱隨機資料完整歸檔，我們改進(jìn)重點工程設(shè)備開箱隨機資料的管理方法。一是在明確設(shè)備開箱責(zé)任人方面，要求供應(yīng)公司在設(shè)備開箱時應(yīng)通知項目部技術(shù)人員參加，并做好設(shè)備開箱資料的驗收簽字工作，并在開箱后的兩天內(nèi)向項目部檔案員移交，確保及時歸檔。二是在保證設(shè)備開箱隨機資料歸檔的完整性方面，對不將開箱資料及時歸檔或?qū)㈤_箱資料據(jù)為已有者，采取了嚴(yán)格的處罰制度，要求供應(yīng)公司應(yīng)將每周的重點工程設(shè)備開箱資料清單通知綜合檔案室，綜合檔案室不定期對項目部資料室進(jìn)行檢查，若發(fā)現(xiàn)重點工程設(shè)備開箱資料沒有按時移交項目部檔案員，由公司企管處從項目部所在分廠月獎中扣罰。通過從制度管理上嚴(yán)格要求，確保了重點工程設(shè)備開箱隨機資料得以完整歸檔。三是施工單位做竣工資料用的設(shè)備合格證一律到項目部資料室復(fù)印，用復(fù)印件代替，原件一律保存在項目部資料室，等工程竣工驗收后再移交項目所在分廠檔案室，由此避免了以往開箱資料遺失責(zé)任不清的問題，保證了設(shè)備開箱隨機資料的完整性。重點工程設(shè)備開箱隨機資料管理采取新的管理辦法后，歸檔的開箱資料的原件率達(dá)到了95％。

三、實施重點工程檔案專項檢查工作制

重點工程建設(shè)的特點是任務(wù)重，工作量大，建設(shè)周期長，參建單位多，作業(yè)線長(包括調(diào)研、論證、決策、立項、勘測、設(shè)計、施工、調(diào)試、試生產(chǎn)、竣工、驗收等)，文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等檔案數(shù)量多。任何一個參建單位、一個部門、一個工程技術(shù)人員(或管理人員)，在某一個工作環(huán)節(jié)、某一項具體工作、某一個工作時段沒有做好重點工程檔案的形成、積累、整理工作，都有可能給重點工程檔案管理工作帶來困難，甚至造成損失。為使施工和監(jiān)理單位能在工程竣工驗收后的3個月內(nèi)向綜合檔案室移交完整、準(zhǔn)確、合格的竣工檔案資料，我們對重點工程檔案的歸檔工作實施工程檔案專項檢查工作制，一是指定一位檔案員負(fù)責(zé)工程檔案的檢查、指導(dǎo)工作，每月檢查一次，及時跟蹤施工單位工程檔案的收集、整理工作。二是檔案部門定期參加工程監(jiān)理例會，一方面了解整個工程進(jìn)展的情況，另一方面向參加會議的有關(guān)單位匯報工程檔案專項檢查中出現(xiàn)的問題，及時協(xié)調(diào)、解決檔案歸檔工作中出現(xiàn)的問題。通過實施重點工程檔案專項檢查工作制后，施工單位的領(lǐng)導(dǎo)、工程技術(shù)人員開始重視工程檔案的歸檔，一方面主動向我們通報檔案收集、整理工作中發(fā)現(xiàn)的問題，另一方面自身也重視歸檔檔案的質(zhì)量，主要體現(xiàn)在歸檔的原件率比以往明顯提高，對專項檢查中發(fā)現(xiàn)的問題能夠及時整改。近年來，通過實施重點工程檔案專項檢查工作制進(jìn)一步提高竣工圖的編制質(zhì)量和文字材料的整理質(zhì)量。

四、發(fā)揮監(jiān)理在重點工程檔案審核檢查中的作用

國家建設(shè)部在2001年5月了《關(guān)于認(rèn)真貫徹國務(wù)院第279號令和第78號令加強工程檔案管理工作的通知》，其中第二條明確規(guī)定了監(jiān)理單位在工程檔案管理中的職責(zé)：“監(jiān)理單位要協(xié)助建設(shè)單位監(jiān)督檢查各單位工程文件的形成、積累和立卷歸檔?！痹趯嶋H工程檔案管理工作中由于檔案部門工作人員一是沒有親自參與工程施工建設(shè)；二是檔案工作人員并非工程技術(shù)專業(yè)人員，對于施工過程中的一些具體事項和環(huán)節(jié)不可能做到像監(jiān)理那樣了解，因此對重點工程檔案質(zhì)量的把關(guān)有限。而監(jiān)理人員因為熟悉了解工程的每一個環(huán)節(jié)、每一道工序，掌握每一處質(zhì)量隱患和每一起質(zhì)量事故產(chǎn)生的原因、發(fā)現(xiàn)過程和處理結(jié)果，因此我們要求監(jiān)理單位對施工單位提交的工程檔案資料進(jìn)行簽章時要認(rèn)真、負(fù)責(zé)地審核、檢查，如果發(fā)現(xiàn)檔案質(zhì)量有問題要及時退回施工單位整改，直至工程檔案質(zhì)量符合歸檔要求才給予簽章，這對提高重點工程檔案質(zhì)量，確保重點工程檔案在工程竣工后及時移交有著重要的作用。為使監(jiān)理能夠真正重視對施工單位提交的重點工程檔案進(jìn)行認(rèn)真、負(fù)責(zé)地審核檢查，使施工單位移交的重點工程檔案符合國家檔案管理規(guī)定的要求，我們與參建單位簽訂的《重點工程檔案歸檔責(zé)任書》中明確規(guī)定，“監(jiān)理單位應(yīng)確保施工單位向檔案部門移交的竣工檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、齊全、合格，若出現(xiàn)移交的檔案不合格現(xiàn)象，檔案部門將通知基建部門按照工程監(jiān)理款的1％～3％對監(jiān)理單位進(jìn)行處罰?！庇纱耸贡O(jiān)理單位在重點工程檔案的審核檢查中真正重視起來，確保了重點工程檔案的質(zhì)量和檔案的及時移交。

五、強化重點工程檔案的監(jiān)控力度

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1樹立科技檔案服務(wù)意識，強化設(shè)備監(jiān)理科技檔案管理工作

科技檔案是設(shè)備工程項目管理的基礎(chǔ)工作，科技檔案的質(zhì)量好壞和完整程度影響到設(shè)備工程項目管理工作。設(shè)備監(jiān)理是依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，對重要設(shè)備的設(shè)計、制造、檢驗、儲運、安裝和調(diào)試等過程的質(zhì)量、進(jìn)度和投資等實施監(jiān)督，設(shè)備工程質(zhì)量是對工程性質(zhì)、品質(zhì)和安全的綜合表述是，對設(shè)備工程質(zhì)量的評價就是以科技檔案為基礎(chǔ)，以量化的指標(biāo)進(jìn)行綜合測評。因此作為項目負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)提高科技檔案管理意識，從思想上重視科技檔案管理工作，注重培養(yǎng)科技檔案管理人員的服務(wù)意識和調(diào)動他們的工作熱情，同時作為科技檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變思想，增強科技檔案管理意識和服務(wù)意識，把科技檔案工作作為一項重要的工作來做，摒棄科技檔案工作可有可無，可做可不做的思想意識，要注重加強檔案專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高科技檔案質(zhì)量，要積極探索科技檔案管理模式，確保科技檔案工作更科學(xué)、更實用，為設(shè)備工程項目管理提供有利資源保證。

2建立健全有效的設(shè)備監(jiān)理科技檔案管理制度，規(guī)范科技檔案工作

設(shè)備工程項目管理科技檔案是一個動態(tài)的過程，這一過程的目的和結(jié)果都是需要建立真實、完整、系統(tǒng)的工程檔案，因而需要從積累、形成、鑒定到整理、歸檔、利用，所有環(huán)節(jié)都需要有符合設(shè)備工程項目管理實際情況的科技檔案管理制度和設(shè)備監(jiān)理工作程序，實現(xiàn)動態(tài)管理和績效考評，才能客觀反映設(shè)備工程項目管理的完整面貌，為設(shè)備工程建設(shè)項目服務(wù)。為此建立檔案需要遵循以下要求：①科技檔案管理制度要體現(xiàn)合理性、有效性。建立的設(shè)備監(jiān)理科技檔案管理制度和程序需要考慮設(shè)備工程建設(shè)項目的特點和科技檔案管理的實際情況，以適應(yīng)實際工作需要。②科技檔案管理制度要體現(xiàn)實用性、科學(xué)性。依據(jù)GB／T26429－2010《設(shè)備工程監(jiān)理規(guī)范》，建立的設(shè)備監(jiān)理科技檔案管理制度和程序應(yīng)當(dāng)具有實用性和可操作性，以便于更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)性和規(guī)范性。③科技檔案管理制度要具有權(quán)威性。建立的設(shè)備監(jiān)理科技檔案管理制度既需要有效執(zhí)行就要監(jiān)督落實，因此制度在執(zhí)行的過程中要做到有功獎賞，有過懲罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

3加強設(shè)備監(jiān)理科技檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，提高綜合素質(zhì)

做好設(shè)備監(jiān)理科技檔案，加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高自身文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)是保證科技檔案管理工作的需要。科技檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平?jīng)Q定著設(shè)備監(jiān)理科技檔案管理質(zhì)量的好壞，因此需要加強設(shè)備監(jiān)理科技檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，提高綜合素質(zhì)。為此需要從以下幾方面入手：①按期參加內(nèi)蒙古檔案局和呼和浩特檔案局組織的檔案系列專業(yè)知識繼續(xù)教育培訓(xùn)和崗位培訓(xùn)工作，提高理論知識和水平，不斷加強對科技檔案管理工作的認(rèn)識程度，完善科技檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)較強的檔案技術(shù)能力，同時重視信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)知識的教育培訓(xùn)工作，以適應(yīng)設(shè)備監(jiān)理科技檔案管理工作的需要。②注重加強科技檔案管理人員和檔案管理單位之間的業(yè)務(wù)交流。同時參加設(shè)備監(jiān)理單位之間的業(yè)務(wù)交流，通過交流，相互學(xué)習(xí)，相互切磋，取長補短，吸收更好的經(jīng)驗應(yīng)用于自己的科技檔案管理工作當(dāng)中。③注重加強個人素質(zhì)教育和自身修養(yǎng)的培養(yǎng)，科技檔案工作枯燥繁瑣，不容易被支持和理解。對于科技檔案管理人員來講，就需要注重個人素質(zhì)教育和自身修養(yǎng)的培養(yǎng)，要耐得住寂寞和失落，任勞任怨，默默奉獻(xiàn)，以飽滿的工作熱情做好科技檔案的管理工作。同時為科技檔案利用者提供方便，不斷提高科技檔案利用率，為科技檔案管理工作開創(chuàng)局面。④注重加強質(zhì)量管理知識的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。設(shè)備監(jiān)理科技檔案是設(shè)備工程項目質(zhì)量管理中的重要環(huán)節(jié)，完善的設(shè)備監(jiān)理科技檔案可以為公司質(zhì)量體系認(rèn)證提供原始憑證和法律依據(jù)，也是公司通過質(zhì)量體系審核的前提條件和必要的保證。為此作為科技檔案管理人員需要加強質(zhì)量管理知識的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。

4加強設(shè)備監(jiān)理科技檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高檔案的利用價值

科技檔案的利用是實現(xiàn)科技檔案的價值重要途徑，也是科技檔案發(fā)展的力量源泉。豐富的，高質(zhì)量的設(shè)備監(jiān)理科技檔案是檔案管理的基礎(chǔ)和前提，科技檔案資料匱乏、不專業(yè)、不系統(tǒng)、不準(zhǔn)確、不完整，就難以保證設(shè)備監(jiān)理科技檔案的有效利用。如果科技檔案放在檔案柜里不使用，也會失去科技檔案的價值。保管是一種手段，利用才是目的。如何提高檔案管理的利用價值呢。必須加強科技檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作。①科技檔案管理人員要轉(zhuǎn)變思路，不斷創(chuàng)新，深入設(shè)備工程項目現(xiàn)場，根據(jù)實際需要和設(shè)備監(jiān)理工程項目程序和工作規(guī)范到項目和制造廠家對各監(jiān)理項目和監(jiān)理人員進(jìn)行指導(dǎo)，了解工程進(jìn)度，幫助項目部和監(jiān)理人員做好基礎(chǔ)資料的形成、整理、歸檔工作，確保設(shè)備監(jiān)理科技檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地歸檔保存。②科技檔案管理人員要做好科技檔案的基礎(chǔ)性工作。豐富的、高質(zhì)量的科技檔案材料是科技檔案利用的前提和條件，科技檔案材料如果缺乏、不系統(tǒng)、不規(guī)范、不準(zhǔn)確、不完整、不專業(yè)是很難做到合理和有效利用。作為科技檔案管理人員應(yīng)當(dāng)了解設(shè)備工程技術(shù)資料和設(shè)備監(jiān)理工作內(nèi)容、范圍，按照科技檔案管理專業(yè)方法，開展科技檔案的收集、整理、歸檔、立卷、鑒定和保管工作，確?？萍紮n案基礎(chǔ)性工作，以提高科技檔案的有效利用價值。③加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立適宜的科技檔案存儲空間，配備相應(yīng)設(shè)備設(shè)施以順利開展各項職能工作，建立健全方便快捷高效提供利用科技檔案平臺等。設(shè)備監(jiān)理單位要根據(jù)檔案數(shù)量和檔案內(nèi)容重要程度，完善科技檔案設(shè)備設(shè)施，爭取能夠確保有效管理各種載體的科技檔案，進(jìn)而確?？萍紮n案資源體系的建設(shè)，促進(jìn)檔案規(guī)范化管理工作不斷深入開展，與時俱進(jìn)。④加強科技檔案信息化管理，實現(xiàn)科技檔案信息資源共享。要想對科技檔案實現(xiàn)信息化管理，需要用現(xiàn)代化的管理手段，對科技檔案進(jìn)行信息存儲、檢索、利用公司網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)科技檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理，從而實現(xiàn)科技檔案資源共享。⑤加強科技檔案的宣傳工作，提高科技檔案意識。利用公司的網(wǎng)站、局域網(wǎng)、微信群等現(xiàn)代化辦公條件，從檔案基礎(chǔ)知識、館藏資源、檔案查閱利用等幾個方面開展檔案宣傳工作，從而體現(xiàn)科技檔案開發(fā)利用所產(chǎn)生的作用和為公司各方面帶來有益的幫助。

5結(jié)束語

篇9

高速公路工程檔案，主要是指在高速公路工程項目的規(guī)劃、建設(shè)、籌建、經(jīng)營以及管理過程中，形成的一些比較有價值的圖表、文字以及音像等多種形式和載體的原始資料記錄。高速公路中的工程檔案，是國家檔案資料中非常重要的組成部分，是高速公路管理與建設(shè)的科學(xué)依據(jù)。因此，加強高速公路的工程檔案管理，完善高速公路的工程檔案管理制度非常重要。本文主要就新時期背景下高速公路的工程檔案管理工作進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：

新時期；高速公路；工程檔案；管理

工程檔案是高速公路工程項目實體情況的真實反映，在高速公路項目的建設(shè)過程中，工程檔案是該項目施工進(jìn)度與質(zhì)量的證明，也是業(yè)主給予項目建設(shè)計量支付的有效依據(jù)；在高速公路的實際運營過程中，工程檔案是公路管養(yǎng)部門進(jìn)行日常管理與養(yǎng)護(hù)的主要參考依據(jù)，是施工中各類控制參數(shù)的重要體現(xiàn)。近年來，國內(nèi)高速公路的建設(shè)規(guī)模日益擴大，公路的等級日益提高，這給現(xiàn)代高速公路工程檔案管理工作提出了更高的要求。因此，加強高速公路工程檔案管理，提升工程檔案管理的水平，成為新時期背景下工程檔案管理高度關(guān)注的問題。

一、構(gòu)建完善的高速公路工程檔案管理制度

（一）工程前期，制定出完整的檔案管理制度

在高速公路工程項目的開工初期，構(gòu)建專門的檔案管理小組，工程檔案管理部門，應(yīng)該加強工程檔案的管理工作，對各個新進(jìn)的施工單位，應(yīng)該構(gòu)建具體的檔案工作責(zé)任小組，項目經(jīng)理或者技術(shù)責(zé)任人擔(dān)任組長，并給小組配備專業(yè)工程檔案編制人員。不斷完善各項工程檔案管理制度，固定工程檔案管理工作人員，未經(jīng)過檔案主管部門的批準(zhǔn)，不得調(diào)離工地或者更換工作，確保工程檔案管理的連續(xù)性。采用多樣化的途徑，要求各個參建單位，將檔案編制與工程實體建設(shè)進(jìn)行有效的結(jié)合，并要求檔案管理人員在管理工作中，嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)開展管理工作。

（二）充分運用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，提高“紙質(zhì)檔案”與“電子檔案”的編制質(zhì)量

高速公路工程檔案管理部門，應(yīng)該嚴(yán)格督促各個參建單位，配齊現(xiàn)代化辦公設(shè)備，確保公路工程檔案編制工作可以快速、科學(xué)以及規(guī)范的進(jìn)行，提升高速公路工程檔案編制工作的水平和質(zhì)量，辦公設(shè)備包括專業(yè)的檔案室、電子檔案編制設(shè)備、檔案柜以及用具等，通過紙質(zhì)檔案與電子檔案兩個層面的編制工作，提高工程檔案編制質(zhì)量與進(jìn)度，完全符合相關(guān)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)[1]。

（三）制定檔案文件與表格的樣式標(biāo)準(zhǔn)

高速公路工程項目開工之前，工程檔案管理部門應(yīng)該聯(lián)合相關(guān)的技術(shù)部門，依據(jù)工程的特點與相關(guān)的要求，構(gòu)建出一套工程項目文件樣本與表格樣式標(biāo)準(zhǔn)，確保在日后的工程施工過程中，各個相關(guān)的單位進(jìn)行檔案資料編制時，嚴(yán)格按照組卷規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，以確保工程檔案資料的完整性與統(tǒng)一性。

（四）明確各個參建單位負(fù)責(zé)的檔案收集與組卷范圍

工程開工之前，檔案管理部門應(yīng)該對各個參建單位所負(fù)責(zé)的檔案文件收集與組卷范圍進(jìn)行明確，確保各個單位在日常工作中嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)要求，以工程的文件材料進(jìn)行收集與整理。例如，業(yè)主對各類工程文件與圖紙進(jìn)行有計劃的收集，監(jiān)理對各類文件與資料進(jìn)行日常的抽簽，工程承包人應(yīng)該對各種施工自檢資料與音像照片進(jìn)行收集。文件組卷的范圍應(yīng)該合理，如果高速公路工程檔案文件的收集范圍太廣，就需要耗費大量的時間進(jìn)行整理。因此，工程檔案管理部門應(yīng)該仔細(xì)研究文件收集的范圍，確保文件收集范圍的合理性。此外，工程檔案管理部門應(yīng)該事先制定出完善的文件資料管理流程，要求發(fā)文單位的原始文件，最后能夠完整的進(jìn)入檔案組卷部門，以免出現(xiàn)材料不齊全與資料不符合要求等情況。

二、加強高速公路工程項目施工過程的檔案管理

（一）對高速公路工程檔案進(jìn)行嚴(yán)格鑒定

在對高速公路的工程檔案進(jìn)行鑒定時，應(yīng)該堅持實事求是的態(tài)度與嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)精神，按照標(biāo)準(zhǔn)的程序進(jìn)行檔案的鑒定，防止鑒定失誤帶來的損失。對相關(guān)的工程文件材料進(jìn)行鑒別，確定文件材料是否具有保存價值，對工程文件材料具備的價值進(jìn)行判定，并明確資料的保管期限，對于已經(jīng)過了保管期的工程檔案，應(yīng)該交由相關(guān)的組織鑒定委員會重新進(jìn)行審查和確認(rèn)，對于沒有保管與利用價值的資料檔案，應(yīng)該馬上剔出和銷毀，對于保管期限劃分不合理的資料檔案，對保管期限進(jìn)行重新劃分，并對檔案資料的密級進(jìn)行嚴(yán)格鑒別，對工程檔案材料的完整性與準(zhǔn)確性進(jìn)行判定，發(fā)現(xiàn)不完整的地方，應(yīng)該馬上進(jìn)行更改和補制，以確保檔案材料的質(zhì)量[2]。

（二）加強高速公路工程檔案的信息化管理

隨著信息化時代的到來，計算機已經(jīng)在社會生活的各個方面得到了廣泛的運用，推動了工程檔案的信息化管理。工程檔案管理部門應(yīng)該在高速公路工程檔案信息化建設(shè)方面加大投入，對工程檔案管理部分的工作人員進(jìn)行專門的計算機技能培訓(xùn)，進(jìn)一步推動工程檔案管理的信息化。將工程檔案的所有管理資料，納入信息管理的范疇，特別是工程項目的施工記錄與維修記錄資料，并將資料完整地錄入到計算機中，對于個別在野外進(jìn)行作業(yè)的數(shù)據(jù)信息也必須在施工完成之后，馬上錄入，以確保高速公路工程檔案的數(shù)字化和信息化管理。構(gòu)建完善的工程檔案數(shù)據(jù)資料庫，對現(xiàn)代化的管理方式進(jìn)行充分的運用，確保檔案管理工作與新時期背景下高速公路工程建設(shè)與發(fā)展的要求相適應(yīng)。

三、對高速公路工程檔案進(jìn)行全面開發(fā)與利用

（一）拓展工程檔案的利用方式

檔案管理部門應(yīng)該將高速公路工程檔案管理的作用充分發(fā)揮出來，不斷提升工程檔案資料的利用效率，定期開展復(fù)制、借閱、信息交流、科技咨詢以及科技推廣等方面服務(wù)業(yè)務(wù)。在對檔案資料進(jìn)行服務(wù)利用的過程中，對相關(guān)的反饋信息進(jìn)行全面的分析與研究，找到利用的規(guī)律，充分發(fā)揮出工程檔案在高速公路的建設(shè)、生產(chǎn)管理、維修以及改建擴建等方面的作用。

（二）完善工程檔案檢索體系

工程檔案的檢索工具，是用戶和檔案之間的連接橋梁，在新時期背景下，傳統(tǒng)的檢索工具已無法滿足當(dāng)前用戶不斷增長的實際需求。因此，工程檔案管理部門應(yīng)該加大力度編制檔案檢索工具，不斷豐富檢索工具存儲的信息資源，深化檔案資料的著錄內(nèi)容，而不是只重視工程名稱、檔案號以及保管單位等方面的管理，如在檔案資料中加入工程主要的技術(shù)參數(shù)、工程概述、簡圖以及示意圖等內(nèi)容，促進(jìn)檔案資料的深度與廣度。為了更好地滿足用戶的橫向檢索需要，檔案管理部門應(yīng)該打破工程檔案管理的成套性限制，依據(jù)工程項目的實際需要，對專題目錄進(jìn)行編制[3]。

（三）工程項目施工結(jié)束后，做好檔案的收尾工作

工程結(jié)束后，檔案管理部門應(yīng)該立即組織工作人員，對工程檔案進(jìn)行統(tǒng)一的整理與移交，由于工程要結(jié)束時，工作干擾比較多，為了確保各個單位的工作人員可以集中精神進(jìn)行檔案資料的收集與整理。工程檔案管理部門，可以將各個參與單位的工作人員組織起來，對工程檔案資料進(jìn)行整理，利用這種方式提高工程檔案的工作效率，對平時遺漏或者沒整理完成的資料進(jìn)行完善和整理。對于工程項目交工時，還未完成整理的資料，可適當(dāng)延期，直到檔案編制工作全部完成。

總之，工程檔案管理是高速公路建設(shè)進(jìn)一步發(fā)展的基礎(chǔ)，為了順應(yīng)新時期背景下高速公路工程建設(shè)對工程檔案管理的要求，檔案管理部門必須加強檔案的管理工作，以公路建設(shè)和建檔共同發(fā)展為原則，充分運用現(xiàn)代化信息管理手段，加大工程檔案的開發(fā)利用，確保工程檔案的完整性與有效性，為我國高速公路工程建設(shè)提供真實、可靠的依據(jù)。

作者：趙艷莓 單位：河北省高速公路青銀管理處

參考文獻(xiàn)：

[1]趙艷莓.對高速公路工程檔案管理的思考[J].檔案天地，2012(5)：58.

篇10

關(guān)鍵詞：公路工程；檔案；管理

Abstract: Highway Construction of great significance to the local economic development, then the establishment of a complete highway projects, files, also has very important significance of the scientific management of the highway project.

Keywords: highway engineering; file; management

中圖分類號： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號：

在對建設(shè)工程質(zhì)量、總體造價和建設(shè)工期進(jìn)行管理的同時，建筑工程檔案管理作為建筑工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關(guān)系到工程的質(zhì)量，影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求。

公路工程檔案是反映交通發(fā)展的重要的歷史記錄，是各級公路管理狀況的鏡子，是工程建設(shè)的見證，是工程質(zhì)量的反映?？梢哉f，對公路工程檔案管理工作的重視，就是對工程建設(shè)本身的重視。因此，重視和加強公路工程檔案管理工作，對公路建設(shè)事業(yè)有著極為重要的意義。

一、思想上要重視工程檔案管理工作

工程建設(shè)中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設(shè)管理過程中，企業(yè)對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟效益，施工過程中現(xiàn)場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應(yīng)付。如果不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到最后內(nèi)業(yè)很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內(nèi)業(yè)資料應(yīng)定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業(yè)管理部門、檔案管理部門應(yīng)該進(jìn)一步加強對建筑行業(yè)的檔案管理的法制教育工作。

二、建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)

為了加強對工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項目建設(shè)初期（從工程立項開始）就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、招投標(biāo)機構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護(hù)建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。

三、嚴(yán)格把好竣工驗收檔案資料質(zhì)量關(guān)

工程竣工驗收時，建設(shè)單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，補缺補漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗收關(guān)，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，建設(shè)單位不結(jié)清尾款，以確保下程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

四、公路工程檔案收集要系統(tǒng)完整

公路工程收集整理是一項系統(tǒng)性、長期性、繁瑣乏味的工作,牽涉的部門很多,覆蓋的范圍很廣。因此需要本系統(tǒng)本單位領(lǐng)導(dǎo)職工的共同努力。我們要改變檔案工作長期封閉的局面,摒棄“檔案工作無關(guān)緊要”的舊觀念,創(chuàng)新發(fā)展,開拓視野,全力以赴地搜集相關(guān)的檔案信息。單位各部門、各科室的每個職工均負(fù)有搜集上交相關(guān)數(shù)據(jù)文件的職責(zé),部門領(lǐng)導(dǎo)要周密部署,明確專人負(fù)責(zé)工程的文件、具體數(shù)據(jù)、聲像資料的收集歸檔整理工作,對每個公路工程都不放過,要把施工中形成的報告、請示、批復(fù)、圖紙、合同、招投標(biāo)書賬冊、協(xié)調(diào)活動、會議記錄等資料收集歸檔,做到應(yīng)收盡收,應(yīng)納盡納,確保歸檔文件、數(shù)據(jù)和聲像資料的完整性。從領(lǐng)導(dǎo)到職工都要增強“檔案意識”,通過強有力的輿論宣傳,發(fā)動全體領(lǐng)導(dǎo)職工,抓實抓好檔案管理,營造“公路工程檔案、人人有責(zé)”的濃厚氛圍,激發(fā)大家收集整理檔案的工作熱情,為檔案工作的完整提供堅強的組織保證。在檔案資料的收集中要做到兩個結(jié)合:1、是辦公室收發(fā)文件時把關(guān)收集與檔案管理人員專項收集相結(jié)合。2、是日常收集與每年年底歸檔整理時查漏補缺相結(jié)合。通過領(lǐng)導(dǎo)職工的共同努力,將公路工程檔案收集得更為齊全完整,在今后的公路建設(shè)中,把最系統(tǒng)的、最有價值的檔案信息傳遞給使用者,更好地為我國道路交通現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

五、公路工程檔案的軟件、硬件建設(shè)

要做好公路工程檔案工作,必須堅持以人為本,加快檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。既要抓“軟件“——隊伍的建設(shè),又要抓”硬件“——辦公設(shè)施的建設(shè),兩手抓,兩手都要硬。首先,要加強檔案員隊伍建設(shè)。打造高素質(zhì)的檔案管理人員的培訓(xùn),通過培訓(xùn),強化檔案人員的信息意識、經(jīng)濟意識、保密意識和現(xiàn)代化意識,不斷提高檔案人員職業(yè)操守和業(yè)務(wù)技能。檔案員作為國家財產(chǎn)的保存者、守護(hù)者,應(yīng)本著對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度,認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù),開展深層次的研究,發(fā)揮檔案的價值,為實現(xiàn)檔案的社會功能盡到自己的責(zé)任。新時期的檔案工作者應(yīng)具有較高的修養(yǎng)、情操以及檔案服務(wù)部門所特有的良好風(fēng)范與氣質(zhì),應(yīng)不斷增加自身的學(xué)識,提高自身的修養(yǎng),陶冶自身情操,以自己的博學(xué)以及良好的職業(yè)道德,贏得社會公眾的敬重從而提高檔案工作在社會中的地位,采取“走出去,請進(jìn)來”的辦法,到外地兄弟單位學(xué)習(xí)檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗,取長補短,不斷改進(jìn)。其次,要加大對檔案管理的硬件投入。

要加快檔案室硬件的建設(shè),檔案室要配備必要的鐵制柜、滅火器、裝訂機、滅鼠藥、除濕機等,改善檔案保管條件,做到防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮等工作。要加強檔案室軟件的配備完善,通過購置照相機、錄像機、電腦、掃描儀和專用軟件,實現(xiàn)檔案存儲介質(zhì)多樣化,信息交流網(wǎng)絡(luò)化,與時代同步,有效改善檔案管理環(huán)境。再次,在軟硬件建設(shè)逐步完善的基礎(chǔ)上,要嘗試和推動檔案管理信息化和現(xiàn)代化。改變“重藏輕管”的傳統(tǒng)檔案管理觀念,充分調(diào)動檔案管理人員的主觀能動性,使他們拋開顧慮,大膽工作,不斷創(chuàng)新,銳意進(jìn)取,運用信息資源管理理論和先進(jìn)的電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段,最大程度上開發(fā)和利用檔案,服務(wù)于交通事業(yè)和社會其他部門。

六、及時做好傳遞和變更記錄

在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。

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