導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇檔案數(shù)字化，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

版權(quán)制度的宗旨是保護(hù)權(quán)利人　（版權(quán)人、鄰接權(quán)人）　的合法權(quán)益，營(yíng)造尊重智力成果的社會(huì)氛圍，鼓勵(lì)權(quán)利人創(chuàng)作既多又好的精神產(chǎn)品，還要構(gòu)筑有助于作品傳播利用的法律機(jī)制，促進(jìn)科學(xué)文化事業(yè)的繁榮?？墒?，版權(quán)理論中始終存在著如何既保護(hù)權(quán)利人對(duì)作品的獨(dú)占以承認(rèn)其智力勞動(dòng)價(jià)值，又能使作品得以充分造福于社會(huì)的矛盾。化解矛盾的著眼點(diǎn)是權(quán)利人與社會(huì)公眾的利益平衡，這是版權(quán)制度的基石。

毫無(wú)疑問(wèn)，許多……

二、數(shù)字檔案館建設(shè)中幾個(gè)具體的版權(quán)問(wèn)題

版權(quán)制度自誕生以來(lái)始終追隨著新技術(shù)的前進(jìn)步伐，數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用并沒有改變版權(quán)因新技術(shù)的應(yīng)用而不斷擴(kuò)張的趨勢(shì)，這使得靠相關(guān)法律理念得以延續(xù)及其補(bǔ)充修正架構(gòu)形成的版權(quán)制度捉襟見肘，許多傳統(tǒng)的法律規(guī)范需要重新認(rèn)識(shí)和界定。由干本文篇幅所限，下面僅就數(shù)字檔案館建設(shè)中涉及的眾多版權(quán)問(wèn)題中的幾個(gè)重要問(wèn)題進(jìn)行闡述。

（一）傳統(tǒng)檔案作品的數(shù)字化權(quán)

數(shù)字檔案館不再是孤立分散的物理存在。是相互聯(lián)合、協(xié)作、整體化的，充分實(shí)現(xiàn)資源共享的服務(wù)網(wǎng)絡(luò)體系，數(shù)字技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境則提供了實(shí)現(xiàn)廣泛的檔案信息資源共享的條件和可能性。傳統(tǒng)的以印刷，膠片等載體形式存在的檔案作品上網(wǎng)傳播的起始步驟是對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化，使其具備二進(jìn)制數(shù)字狀態(tài)，這就必須明確數(shù)字化權(quán)的權(quán)利歸屬問(wèn)題.

依照版權(quán)法原理，權(quán)利人的財(cái)產(chǎn)權(quán)與作品利用方式是對(duì)應(yīng)的，作品數(shù)字化的實(shí)質(zhì)是增加了作品的利用方式，這甚至是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中利用作品的惟一方式和必要條件，所以從保護(hù)權(quán)利人合法權(quán)益的角度出發(fā)，就應(yīng)將數(shù)字化確定為權(quán)利人的一項(xiàng)專有權(quán)，1999年12月9日，國(guó)家版權(quán)局了《關(guān)于制作數(shù)字化作品的著作權(quán)規(guī)定》?。ㄒ韵潞?jiǎn)稱《規(guī)定》）　，其第二條規(guī)定：“將已有作品制成數(shù)字化作品，無(wú)論已有作品以任何形式表現(xiàn)與固定，都屬于《中華人民共和國(guó)著作權(quán)法實(shí)施條例》第五條第1款所指的復(fù)制行為?！兑?guī)定》第三條規(guī)定：“除著作權(quán)法另有規(guī)定外，利用受著作權(quán)保護(hù)的他人作品制作數(shù)字化制品，應(yīng)事先取得著作權(quán)人的許可，可以直接向被利用作品的著作權(quán)人取得許可，也可以通過(guò)著作權(quán)集體管理組織取得許可?！?/p>

無(wú)論是我國(guó)舊《著作權(quán)法》還是新《著作權(quán)法》，都沒有明確規(guī)定權(quán)利人享有的數(shù)字化權(quán)，但是按照《規(guī)定》的解釋，數(shù)字化權(quán)被包括在了復(fù)制權(quán)當(dāng)中，按照《著作權(quán)法》第二十二條第8款的規(guī)定，檔案館為了陳列或保存的目的，將以傳統(tǒng)載體形式存在的檔案作品數(shù)字化無(wú)需取得授權(quán)，亦無(wú)需支付報(bào)酬，但除此之外其它目的的對(duì)傳統(tǒng)檔案作品的數(shù)字化，都要事先取得權(quán)利人的授權(quán)。

（二）數(shù)字化檔案作品的法律地位

需要明確的問(wèn)題是，檔案館對(duì)以傳統(tǒng)載體形式存在的檔案作品數(shù)字化后，產(chǎn)生的數(shù)字化檔案作品是否受到版權(quán)法保護(hù)及其權(quán)利歸屬。一件作品要受到版權(quán)法保護(hù)，必須同時(shí)具備“獨(dú)創(chuàng)爛”與“有形形式復(fù)制”兩個(gè)基本條件.傳統(tǒng)檔案作品被數(shù)字化，實(shí)際上是將該作品以數(shù)字化代碼形式固定在磁盤或光盤載體上，改變的只是作品的表現(xiàn)和固定形式，作品的獨(dú)創(chuàng)性與可復(fù)制性不會(huì)由于其被轉(zhuǎn)換成數(shù)字編碼形式而喪失掉。所以，對(duì)傳統(tǒng)檔案作品數(shù)字化后產(chǎn)生的數(shù)字化檔案作品仍然受到版權(quán)法保護(hù)。2000年11月22日，最高人民法院言判委員會(huì)第1144次會(huì)議通過(guò)了《關(guān)于審理涉及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)著作權(quán)糾紛案件適用法律若干問(wèn)題的解釋》（以下簡(jiǎn)稱《解釋》）。其第二條第1款規(guī)定：“受著作權(quán)法保護(hù)的作品，包括著作權(quán)法規(guī)定的各類作品的數(shù)字化形式。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下無(wú)法歸于著作權(quán)法第三條列舉的作品范圍，但在藝術(shù)和科學(xué)領(lǐng)域內(nèi)具有獨(dú)創(chuàng)性并能以有形形式復(fù)制的其它智力成果，人民法院應(yīng)予以保護(hù)。

由于作品被數(shù)字化后的獨(dú)創(chuàng)性沒有發(fā)生變化，不產(chǎn)生新的作品，因此檔案館對(duì)傳統(tǒng)檔案作品數(shù)字化后，產(chǎn)生的數(shù)字化檔案作品的版權(quán)屬于原權(quán)利人，而不歸檔案館。當(dāng)然，如果被數(shù)字化的傳統(tǒng)檔案作品的版權(quán)原本就歸檔案館所有，則數(shù)字化后檔案作品的版權(quán)也自然歸檔案館。另外，數(shù)字檔案館正在利用自己的技術(shù)與人才優(yōu)勢(shì)及網(wǎng)絡(luò)上豐富的檔案信息資源扮演一個(gè)使信息增值的角色。這類增值的檔案作品往往是編纂或編研檔案作品，按照《著作權(quán)法》第十四條的規(guī)定，檔案館在整體上對(duì)其享有版權(quán)，但在行使版權(quán)時(shí)不得侵犯作品中包含的原作品的版權(quán)。

（三）信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)

網(wǎng)絡(luò)傳輸與數(shù)字化一樣都是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中利用作品的新方式，同樣受到權(quán)利人專有權(quán)的控制。檔案館數(shù)字化檔案作品上網(wǎng)傳播必須經(jīng)過(guò)權(quán)利人的授權(quán)，這在1996年締結(jié)的《世界知識(shí)產(chǎn)權(quán)組織版權(quán)條約》　（WCT）第八條“向公眾傳播的權(quán)利”由有明確的規(guī)定。我國(guó)新《著作權(quán)法》第十條第12款增加了“信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)”，即“以有線或者無(wú)線的方式向公眾提供作品，使公眾在其個(gè)人選定的時(shí)間和地點(diǎn)獲得作品的權(quán)利?！?/p>

信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)法律地位的確立，使權(quán)利人對(duì)作品的傳播方式的專有權(quán)延伸到網(wǎng)絡(luò)空間，并且能直接傳播作品，行使鄰接權(quán)。這對(duì)檔案信息服務(wù)構(gòu)成一種威脅，使檔案館無(wú)法充分利用新技術(shù)為用戶開展各種形式的數(shù)字化信息服務(wù)。因?yàn)椴荒軓氖禄诰W(wǎng)絡(luò)環(huán)境與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案作品傳播服務(wù)，將使數(shù)字檔案館的功能開發(fā)受到全面壓抑。

信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)除了阻止檔案館未經(jīng)授權(quán)上載檔案作品外，還會(huì)對(duì)檔案館開展的數(shù)字信息緩存，數(shù)字信息瀏覽等服務(wù)起到負(fù)面影，同時(shí)禁止檔案館未經(jīng)授權(quán)把含有檔案作品的數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)相連，使用戶在其個(gè)人選定的時(shí)間與地點(diǎn)訪問(wèn)并得到這些作品，盡管在這種情況下檔案館并沒有通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接傳播檔案作品。網(wǎng)絡(luò)傳播沒有傳統(tǒng)傳播那樣的“權(quán)利窮竭”問(wèn)題，檔案館從網(wǎng)上合法下載檔案作品僅僅是針對(duì)本次下載行為而言的，所形成的復(fù)制件仍然受到權(quán)利人專有權(quán)的控制，未經(jīng)許可不得將其向用戶作新的傳播。

有人認(rèn)為，檔案館取得數(shù)字化權(quán)后，就可以把數(shù)字化后的檔案作品上網(wǎng)傳播。因?yàn)閿?shù)字化和網(wǎng)絡(luò)傳輸都是對(duì)作品的數(shù)字化利用，權(quán)利人既然授權(quán)檔案館對(duì)其作品進(jìn)行數(shù)字化，就會(huì)自然同意將其作品上網(wǎng)傳播。其實(shí)不然，權(quán)利人授予檔案館數(shù)字化權(quán)，并不意味著同時(shí)授予了檔案館信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)，檔案館若把以傳統(tǒng)載體形式存在的檔案作品上網(wǎng)傳播。必須先后或同時(shí)向權(quán)利人取得數(shù)字化權(quán)與信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)。

（四）合理使用在數(shù)字檔案館的適用性

合理使用是對(duì)權(quán)利人專有權(quán)行使限制的主要方法，是指在法律允許條件下。不經(jīng)權(quán)利人許可，不付報(bào)酬地使用他人已經(jīng)發(fā)表的作品。各國(guó)著作權(quán)法都針對(duì)檔案館制定有合理使用的條款。比如我國(guó)《著作權(quán)法》第二十二條第8款，另外第1款、第2款、第6款也可適用。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，對(duì)傳統(tǒng)的合理使用原則能否得到適用，學(xué)術(shù)界存在不同的看法。WCT則采取了折衷的態(tài)度，其第十條議定聲明規(guī)定：“不言而喻，本條約允許締約國(guó)各方將其依國(guó)內(nèi)法中按《伯爾尼公約》被認(rèn)為可接受的限制和例外繼續(xù)適用，并適當(dāng)?shù)匮由斓綌?shù)字環(huán)境。同樣，這些規(guī)定應(yīng)被理解為允許締約方制定對(duì)數(shù)字網(wǎng)絡(luò)環(huán)境適宜的新的例外與限制，”這樣，就把傳統(tǒng)的合理使用原則適用于網(wǎng)絡(luò)空間，并給各締約方自行立法規(guī)范網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的合理使用問(wèn)題留下了余地。

為了滿足數(shù)字時(shí)代檔案信息服務(wù)的需要，許多國(guó)家新的立法都對(duì)檔案館合理使用原則作了調(diào)整。比如：1998年美國(guó)頒布了《跨世紀(jì)千年版權(quán)法》（DMCA），對(duì)美國(guó)原《版權(quán)法》第108條關(guān)于檔案館的免責(zé)條款作了修訂。在DMCA之前，美國(guó)《版權(quán)法》第108條只允許檔案館為內(nèi)部使用之目的制作1份仿真復(fù)制件（非數(shù)字化的）。按照修訂的第108條，允許檔案館制作多至3份的、可以是數(shù)字化的復(fù)制件，條件是不得把這些復(fù)制件向檔案館建筑以外的公眾傳播。如果原格式已被淘汰的話，修訂還允許檔案館將作品用新的格式復(fù)制。DMCA第1201條（d）款又規(guī)定檔案館在法定情形下享有“解密權(quán)”：對(duì)相同的復(fù)制件，不能以其他形式合理地獲得的，則對(duì)他人作為商品的作品復(fù)制件，僅為獲得1份復(fù)制件，以便決定是否本法允許從事的活動(dòng)，如果對(duì)作品解密，不構(gòu)成侵犯作品的技術(shù)措施權(quán)。1999年，澳大利亞頒布的《版權(quán)法修正案》規(guī)定，檔案館可以將檔案作品上載到網(wǎng)站，但只能為用戶提供作品的屏幕瀏覽（不能輸送到打印機(jī)或軟盤）。

新的《版權(quán)法》對(duì)檔案館合理使用制度的調(diào)整仍不理想。一方面，與版權(quán)擴(kuò)張的總體趨勢(shì)相比，檔案館合理使用的范圍顯得縮小和確定化；另一方面，新的《版權(quán)法》對(duì)合理使用制度的調(diào)整偏重于復(fù)制權(quán)，而檔案館對(duì)作品的數(shù)字化利用需要的版權(quán)例外并不僅僅限于復(fù)制權(quán)。法律若不能就檔案館對(duì)數(shù)字化作品的利用做出更加寬泛的例外規(guī)定，檔案館就可能隨時(shí)受到侵權(quán)指控，或在因用戶違法利用檔案行為而引發(fā)的侵權(quán)糾紛中承擔(dān)連帶責(zé)任。

三、數(shù)字檔案館建設(shè)中的版權(quán)保護(hù)對(duì)策

鑒于數(shù)字檔案館與經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重大關(guān)系，鑒于我國(guó)已經(jīng)加入世界貿(mào)易組織，數(shù)字版權(quán)保護(hù)成為檔案館應(yīng)對(duì)國(guó)際版權(quán)保護(hù)新形勢(shì)挑戰(zhàn)的重要課題。我們有必要以積極的態(tài)度和有效的措施認(rèn)真解決數(shù)字檔案館的版權(quán)問(wèn)題。

（一）不斷完善版權(quán)制度

數(shù)字檔案館版權(quán)問(wèn)題的解決最終依賴于版權(quán)制度的調(diào)整與完善，不僅包括版權(quán)基礎(chǔ)理論?；驹瓌t的創(chuàng)新，還涉及具體法律規(guī)范的重新界定。其重要問(wèn)題包括：數(shù)字檔案館的法律地位、合理使用在數(shù)字檔案館的完善、法定許可制度和數(shù)字檔案館版權(quán)問(wèn)題的關(guān)系、檔案館的信息存取權(quán)與解密權(quán)、網(wǎng)絡(luò)版權(quán)集體授權(quán)機(jī)制，檔案館的版權(quán)責(zé)任等。

（二）解決《檔案法》與《著作權(quán)法》的沖突問(wèn)題

檔案作品是一種“特殊形式”的作品，受到權(quán)利人“版權(quán)”和檔案館“管理權(quán)”的雙重控制，對(duì)其使用不僅要符合《著作權(quán)法》，還要符合《檔案法》，但是現(xiàn)在《檔案法》和《著作權(quán)法》在檔案的開放、公布（相當(dāng)于《著作權(quán)法》上的“發(fā)展”），利用方面的規(guī)定中存在著多處沖突。比如：〈著作權(quán)法〉規(guī)定，發(fā)表權(quán)屬于權(quán)利人。但《檔案法》第二十二條第1款規(guī)定：“屬于國(guó)家所有的檔案，由國(guó)家授權(quán)的檔案館或者有關(guān)機(jī)關(guān)公布：未經(jīng)檔案館或者有關(guān)機(jī)關(guān)同意，任何組織和個(gè)人無(wú)權(quán)公布?！蹦敲矗瑱n案作品的發(fā)表權(quán)究竟是屬于權(quán)利人，還是屬于檔案館呢？又比如：《檔案法》第二十一條第2款規(guī)定：“由華人民共和國(guó)公民和組織持有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的檔案，”如果利用的是己經(jīng)發(fā)表過(guò)的檔案作品，上述規(guī)定與《著作權(quán)法》并不沖突；如果利用的是未發(fā)表過(guò)的檔案，按照《著作權(quán)法》的規(guī)定，這種利用應(yīng)該受到權(quán)利人的控制，并非持有合法證明就可以不經(jīng)權(quán)利人授權(quán)而利用（注：檔案館對(duì)檔案作品的“開放”并不意味著權(quán)利人同意·發(fā)表·該檔案作品）?！稒n案法》和《著作權(quán)法》的交叉與矛盾，有待進(jìn)一步研究。這對(duì)解決數(shù)字檔案館版權(quán)問(wèn)題有著重要意義。

（三）成立檔案館知識(shí)產(chǎn)權(quán)聯(lián)盟

僅僅依靠法律專家和技術(shù)專家來(lái)解決數(shù)字檔案館的版權(quán)問(wèn)題是不夠的，檔案界要做出自己的努力，為此應(yīng)建立檔案館知識(shí)產(chǎn)權(quán)聯(lián)盟，其任務(wù)包括：開展數(shù)字檔案館版權(quán)問(wèn)題的研究，提出規(guī)劃與對(duì)策；運(yùn)用檔案館集體的力量，向立法機(jī)關(guān)反映檔案館的要求；代表檔案館和權(quán)利人談判，維護(hù)檔案館的合法利益；構(gòu)筑檔案館之間的知識(shí)產(chǎn)權(quán)流通機(jī)制；推動(dòng)檔案館保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的經(jīng)驗(yàn)交流，開展檔案館知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的培訓(xùn)活動(dòng)，促進(jìn)檔案館整體知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)水平的提高等。

（四）提高檔案館保護(hù)版權(quán)的自律性

行業(yè)自律，即通過(guò)檔案館采取必要措施來(lái)規(guī)范自己和用戶對(duì)檔案作品的利用行為，達(dá)到保護(hù)版權(quán)的目的。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，檔案館有必要進(jìn)一步提高保護(hù)版權(quán)的自律性，針對(duì)檔案館對(duì)數(shù)字化作品的利用特點(diǎn)制定有效的行為規(guī)范。要在檔案館員中開展多媒體技術(shù)。數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等新技術(shù)版權(quán)保護(hù)知識(shí)的普及教育，針對(duì)檔案作品數(shù)字化利用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)建立嚴(yán)格的版權(quán)制度。要在檔案館與權(quán)利人之間建立溝通機(jī)制，增強(qiáng)檔案館保護(hù)版權(quán)的透明度。樹立保護(hù)版權(quán)的良好社會(huì)形象。檔案館還要對(duì)新的檔案作品利用方式和價(jià)格模式開展研究，并予以合理接受，以防止侵權(quán)。

（五）加強(qiáng)對(duì)檔案作品的技術(shù)保護(hù)

技術(shù)手段已經(jīng)被納入了版權(quán)保護(hù)的范疇，因此檔案館可以對(duì)檔案作品保護(hù)提供技術(shù)支持。比如：加密技術(shù)（對(duì)稱加密技術(shù)、非對(duì)稱加密技術(shù)）。數(shù)字簽名技術(shù)、數(shù)字時(shí)間戳技術(shù)、身份驗(yàn)證、防火墻技術(shù)和CA認(rèn)證等。

【參考文獻(xiàn)】

1.張照余：《檔案網(wǎng)站建設(shè)維護(hù)過(guò)程中著作權(quán)的認(rèn)定與保護(hù)》，《檔案學(xué)通訊》，2001年第6期。

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3.薛虹：《網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的知識(shí)產(chǎn)權(quán)法》，北京，法律出版社，2000年7月第1版。

4.方開玉：《論檔案的開發(fā)利用和著作權(quán)的合理使用》，《檔案學(xué)通訊》，2000年第6期.

篇2

【關(guān)鍵詞】檔案；數(shù)字化；管理

如今電子信息飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、智能手機(jī)在改變?nèi)藗児ぷ鞣绞降耐瑫r(shí)也在改變著傳統(tǒng)檔案管理方式，隨之檔案的數(shù)字化管理模式普遍發(fā)展起來(lái)，所以本文就將對(duì)檔案數(shù)字化管理進(jìn)行簡(jiǎn)單的闡述，供參考。

一、檔案數(shù)字化管理的特點(diǎn)

一是占用空間小、儲(chǔ)藏信息量大。檔案數(shù)字化管理運(yùn)用先進(jìn)的數(shù)字存儲(chǔ)技術(shù)將各種文字、圖片和聲音影像等檔案性資料轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)能夠識(shí)別的數(shù)據(jù)，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備展現(xiàn)給用戶，占據(jù)空間很小的數(shù)據(jù)庫(kù)能存儲(chǔ)大量的信息資源，打破了原來(lái)紙質(zhì)文檔一統(tǒng)天下的局面，嶄新的存儲(chǔ)方式讓傳統(tǒng)檔案館望塵莫及，同時(shí)，全球互聯(lián)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了信息共享，用戶通過(guò)數(shù)字化檔案館能查閱到其他檔案館的信息，它不僅是網(wǎng)上檔案館，更是網(wǎng)上文化和信息交流中心；二是實(shí)現(xiàn)了管理模式自動(dòng)化。通過(guò)設(shè)計(jì)出合理的程序，各種檔案信息就能被分門別類地存入信息系統(tǒng)，無(wú)需人工鑒別再分門別類地運(yùn)輸上架。新型數(shù)字化檔案館將傳統(tǒng)檔案館實(shí)現(xiàn)了高智能的技術(shù)型管理，而相關(guān)的工作人員主要任務(wù)也將以信息的收集、分析以及信息資源的開發(fā)為主，更有利于促進(jìn)檔案館信息資源的全面化和服務(wù)優(yōu)質(zhì)化；三是查詢資料更加快捷，使用數(shù)字化檔案館，短時(shí)間內(nèi)就能獲得大量所需要的檔案信息，用戶只要擁有數(shù)據(jù)終端，比如一臺(tái)電腦，在操作系統(tǒng)中輸入檔案資料或信息的關(guān)鍵字就能立刻查詢到數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)的相關(guān)信息，更重要的是，檔案數(shù)字化管理通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將信息自動(dòng)呈現(xiàn)在讀者面前，免去專門跑傳統(tǒng)檔案館的麻煩，能夠讓讀者隨時(shí)隨地方便快捷地查閱信息，省時(shí)省力，提高了工作效率；四是不同地域、單位建設(shè)的數(shù)字化檔案館通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)了信息資源共享，大大增加了檔案館的資源，加大了不同地域、單位之間的信息交流。

二、數(shù)字化檔案管理的重要意義

隨著數(shù)字化管理方式的深入落實(shí)很多的企業(yè)開始對(duì)檔案管理的工作效率進(jìn)行關(guān)注，只有充分改善數(shù)字化檔案管理的工作水平才能夠促進(jìn)工作效率的提高。數(shù)字化檔案管理具有重要的意義，具體表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是可以提高資料管理的工作效率，促進(jìn)工作的積極完成。通過(guò)計(jì)算機(jī)等高科技設(shè)備的引進(jìn)提高了企業(yè)的工作效率，減輕了工作者的工作的繁瑣程度，在很大程度上減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)?，F(xiàn)代社會(huì)是信息化時(shí)代，只有充分將這些信息進(jìn)行整理和保存才能夠?qū)⒐ぷ鬟M(jìn)行整體的規(guī)劃，促進(jìn)信息的暢通無(wú)阻；二是計(jì)算機(jī)的辦公設(shè)備給工作人員帶來(lái)了很大的幫助，很多的資料通過(guò)計(jì)算機(jī)就可以傳遞，工作人員通過(guò)計(jì)算機(jī)就可以進(jìn)行信息的交換，同時(shí)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備可以快速查閱各種管理資料有助于資料的管理和保存；三是計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及對(duì)于檔案資料的保存也具有重要的意義。通過(guò)計(jì)算機(jī)備份系統(tǒng)可以將大量的信息結(jié)構(gòu)文檔的形式儲(chǔ)備起來(lái)，促進(jìn)工作的完成，關(guān)于信息的保存在充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的前提下不斷改善技術(shù)改善措施，增強(qiáng)工作人員的管理水平，總之，數(shù)字化檔案管理的技術(shù)對(duì)于信息和資料的高效管理做出了很大的貢獻(xiàn)，值得進(jìn)行普遍推廣。

三、檔案數(shù)字化管理需要注意的問(wèn)題

1、加大投資，奠好檔案數(shù)字化的工作的根基。面對(duì)新事物，覺悟是基礎(chǔ)，落實(shí)才是關(guān)鍵，所以各部門領(lǐng)導(dǎo)要高瞻遠(yuǎn)矚，對(duì)檔案的數(shù)字化給予充分的重視，并有計(jì)劃、穩(wěn)妥的進(jìn)行設(shè)備的更新，如在計(jì)算機(jī)的硬件設(shè)施、軟件更新、安全設(shè)備上更新等，至于軟件的開發(fā)，則應(yīng)由國(guó)家檔案行政主管部門出面，盡快建立一套完善的、有關(guān)檔案數(shù)字化管理的軟件，進(jìn)而加速檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程。

2、重視培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人員。檔案數(shù)字化管理需要一大批熟練掌握計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的專業(yè)技術(shù)人員，所以要高度重視專業(yè)技術(shù)人員培訓(xùn)工作，更新知識(shí)，更新技術(shù)，更新觀念，在數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、OCR技術(shù)、多媒體技術(shù)和數(shù)字存儲(chǔ)等項(xiàng)技術(shù)領(lǐng)域要進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)，進(jìn)而讓專業(yè)技術(shù)人員熟練掌握各種設(shè)備的原理和使用方法，熟練掌握影音、圖片編輯和保存，掌握檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)工作原理和應(yīng)用。熟練進(jìn)行檔案數(shù)字化管理技術(shù)，為檔案管理創(chuàng)新改革提供強(qiáng)有力的技術(shù)支撐。

3、加強(qiáng)對(duì)檔案工作者的培養(yǎng)與培訓(xùn)。一方面要徹底改變傳統(tǒng)的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員在工作中充分調(diào)動(dòng)和運(yùn)用信息資源管理理論和信息技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源實(shí)施科學(xué)，有效地開發(fā)利用；一方面要加強(qiáng)檔案工作者對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)。學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理、外語(yǔ)知識(shí)等，提高檔案工作者掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，以適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展；一方面要強(qiáng)化檔案工作者訓(xùn)練，加強(qiáng)培訓(xùn)。對(duì)檔案工作者要分層次進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)教育、高級(jí)理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，同時(shí)還要突出時(shí)代應(yīng)用知識(shí)教育，對(duì)檔案工作者進(jìn)行市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)理論、法律等知識(shí)系統(tǒng)的教育培訓(xùn)，培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識(shí)。

4、確保數(shù)字化檔案管理數(shù)據(jù)安全。數(shù)據(jù)安全問(wèn)題一直是困擾計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域的一大難題，天災(zāi)、人禍、病毒、黑客入侵等都有可能造成數(shù)據(jù)損毀，所以在數(shù)字化檔案管理工作中一定要加強(qiáng)防范，確保萬(wàn)無(wú)一失。

5、實(shí)現(xiàn)檔案館資源共享。為避免重復(fù)化建設(shè)，節(jié)約數(shù)字化檔案館建設(shè)成本，我們要最大限度地實(shí)現(xiàn)資源共享，應(yīng)按區(qū)域、按類別采用聯(lián)合采購(gòu)、聯(lián)合存貯、聯(lián)合編目、聯(lián)合建庫(kù)、聯(lián)機(jī)檢索等手段，實(shí)現(xiàn)不同地區(qū)間數(shù)字化檔案館的資源共享，更好地服務(wù)大眾。

綜上所述，本文主要對(duì)檔案數(shù)字化管理的定義、特點(diǎn)、意義及需要注意的問(wèn)題進(jìn)行了論述，希望能對(duì)大家以后的工作有所幫助。

參考文獻(xiàn)：

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關(guān)鍵詞:檔案數(shù)字化保存利用

1、檔案數(shù)字化實(shí)施

通過(guò)調(diào)查和分析,檔案數(shù)字化是解決傳統(tǒng)檔案保管與利用的問(wèn)題最有效的方法,因此我們根據(jù)檔案數(shù)字的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行了檔案數(shù)字化的改建。

1.1 檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)研究

檔案數(shù)字化就是指利用軟件編制控制程序以及計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行處理,將經(jīng)過(guò)原本存儲(chǔ)與傳統(tǒng)載體上的檔案信息轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程。

我們本著檔案數(shù)字化后能夠更加便于管理與利用,對(duì)檔案數(shù)字化條件的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了反復(fù)的試驗(yàn),例如可以使用WORD、EXCEL、PDF等格式存儲(chǔ),在我們反復(fù)的對(duì)比之下得出,PDF具有忠實(shí)再現(xiàn)原文性。PDF格式的文件能如實(shí)保留原來(lái)的面貌和內(nèi)容,以及字體和圖像,屏幕上文件可以放大到800%而絲毫不是清晰,瀏覽和打印可以根據(jù)不同需要選擇制定程序,創(chuàng)造不同尺寸和不同精度的PDF格式文件;不依賴該計(jì)算機(jī)的硬件配置、操作系統(tǒng)和創(chuàng)建文件的應(yīng)用程序,用戶只要安裝一個(gè)PDF閱讀軟件,就可以在微軟各操作系統(tǒng)上閱讀由蘋果機(jī)操作系統(tǒng)創(chuàng)建的PDF,也可以在純英文版的操作系統(tǒng)下打印含漢字的PDF文件;在文件保護(hù)方面,PDF文件可以進(jìn)行加密,控制敏感信息的訪問(wèn)權(quán)限,防止PDF被改動(dòng)或打印,因而能用來(lái)傳送有知識(shí)產(chǎn)權(quán)的電子文件。

因此,我們確定檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)如下:

 采用掃描儀、縮微膠片掃描設(shè)備等設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工,紙質(zhì)載體的文件掃描時(shí)分辨率不低于200dpi,以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰可見為標(biāo)準(zhǔn),采用灰度和彩色兩種方式掃描,存儲(chǔ)格式為具有多頁(yè)文件瀏覽功能的PDF格式;

 紙質(zhì)載體的照片掃描時(shí)分辨率應(yīng)不低于400dpi,也用灰度和彩色兩種方式掃描,掃描圖像縮放比為100%,存儲(chǔ)格式為JPEG或TIFF;

 膠片載體的檔案需要利用計(jì)算機(jī)、放像設(shè)備及視頻采集卡將錄像帶中的視頻信號(hào)轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可識(shí)別的數(shù)字新號(hào),數(shù)字化的視頻數(shù)據(jù)傳輸率不低于4MB/S,存儲(chǔ)格式為WMV形勢(shì);

 數(shù)字化檔案命名時(shí)由“全宗號(hào)―目錄號(hào)―件卷號(hào)”組成;

 所有電子格式都要在虛擬服務(wù)器中存儲(chǔ),另外為了安全還應(yīng)可入光盤中一份,作為另外一種保存載體,刻制光盤時(shí)應(yīng)選擇“一次性寫入”方式。

1. 2實(shí)施具體做法

首先,為了檔案利用時(shí)的檢索方便,實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)字化,并使目錄與相應(yīng)的電子文件一一對(duì)應(yīng),建立索引,各檔案庫(kù)的檔案管理員要把對(duì)應(yīng)檔案庫(kù)的共10萬(wàn)余條檔案目錄逐條錄入計(jì)算機(jī)。例如文書庫(kù)的目錄一共3萬(wàn)多條,目錄項(xiàng)目需要包括檔案號(hào)、文件題名、文件編號(hào)、文件責(zé)任者、文件保密級(jí)別、文件一共頁(yè)數(shù)、文件產(chǎn)生日期、歸檔日期、保管期限、檔案所在庫(kù)房位置、檔案所在檔案盒號(hào),由于來(lái)查檔人員也許只知道所要查檔的一個(gè)信息,其余都不知道,所以我們要把每件檔案所包含的各類信息盡量的都在目錄中體現(xiàn),這樣查找時(shí)只需輸入一個(gè)條件就可以快速的找到所需要的資料。

其次,把室藏檔案數(shù)字化,嚴(yán)格按著檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案掃描、刻錄保存。如單井的施工圖,由于施工圖都是沒口井最開始打井時(shí)所測(cè)得到的,紙張又都非常脆,在掃描時(shí)需要夾在大的透明塑料與塑料中間,然后平鋪著一點(diǎn)點(diǎn)進(jìn)行掃描,掃描后都采用JPEG或TIFF存儲(chǔ),然后再備份刻錄在DVD光盤中,每完成一張圖紙需要10分鐘左右。

2、使用的級(jí)別和數(shù)字檔案的保護(hù)

2.1 用戶分級(jí)

檔案電子化后檔案得到了充分的共享,但是并不是所有檔案所有人都可以隨便查看的,根據(jù)檔案管理辦法把不同用戶分成不同的使用級(jí)別,確保用戶既可以充分利用檔案資源,用能使檔案保密工作得到保障。

根據(jù)工作的需要,按使用權(quán)限分為統(tǒng)管理員、檔案管理員、普通查詢用戶三類用戶,管理員擁有最高權(quán)限,檔案管理員按檔案庫(kù)房類別區(qū)分不同的操作權(quán)限,普通查詢用戶根據(jù)檔案保密級(jí)別、所在單位、電子文件共享范圍等條件分配不同的查詢權(quán)限。

2.2 檔案的保護(hù)

檔案電子化后,由于電子文件本身的特殊性,為了長(zhǎng)久、安全的保存,還需要經(jīng)常進(jìn)行更新、維護(hù)、拷貝和遷移。為了檔案更加安全,我們采取了如下措施:首先,接收入庫(kù)的電子檔案應(yīng)進(jìn)行有效的檢測(cè)與維護(hù),定期對(duì)儲(chǔ)存電子檔案的載體進(jìn)行檢測(cè),發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取恢復(fù)措施。檔案管理系統(tǒng)所有數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的數(shù)據(jù)都應(yīng)建立備份,復(fù)制到耐久性的載體上,脫機(jī)保存。

其次,文件形成單位應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測(cè),確保儲(chǔ)存電子文件的光盤等載體不帶病毒,檔案管理人員接收電子檔案歸檔時(shí)應(yīng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)病毒檢測(cè),確保入庫(kù)的電子檔案不帶病毒,并定期進(jìn)行計(jì)算機(jī)病毒檢測(cè),確保檔案數(shù)據(jù)安全、有效。

再次,必須對(duì)歸檔封存的載體和數(shù)據(jù)庫(kù)備份載體采取防改寫措施。要加強(qiáng)對(duì)電子文件制作和管理人員的管理,避免人為原因更改電子檔案原始信息。要做好局域網(wǎng)的安全防護(hù)工作。通過(guò)訪問(wèn)控制,規(guī)定哪些用戶能夠登錄檔案服務(wù)器,并獲取檔案信息資源。設(shè)權(quán)限控制,限定用戶對(duì)檔案資源所能進(jìn)行的操作,確保電子文件的安全。

3、統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

以Windows2003為系統(tǒng)開發(fā)環(huán)境,利用Web服務(wù)器,用.Net2003為開發(fā)平臺(tái)和Oracle數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器,編制了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng),有5個(gè)方面14個(gè)模塊。具體功能如下:

3.1用戶管理

建立分級(jí)用戶管理制,不同用戶對(duì)應(yīng)不同類型的檔案,可以查詢和利用相應(yīng)密級(jí)的檔案。確保用戶既可以充分利用檔案信息資源,又能夠使檔案保密工作得到保障。

3.2檔案收集

管理各檔案庫(kù)的檔案管理員可以對(duì)相應(yīng)檔案庫(kù)的檔案目錄進(jìn)行維護(hù)操作,包括新增,刪除以及查詢到相應(yīng)的目錄進(jìn)行修改等操作。在收集過(guò)程中針對(duì)不同的檔案庫(kù)形成對(duì)應(yīng)的移交目錄和卷內(nèi)目錄表格,生成的表格可以導(dǎo)出備份,也可以直接進(jìn)行打印操作。

3.3檔案查詢

由于檔案管理涉及的部門比較多,考慮到電子檔案的保密和安全性,不同的級(jí)別的用戶所見到的查詢界面不同,因此需要把每個(gè)級(jí)別的檔案分開,并按使用權(quán)限分級(jí)建立用戶。用戶可以方便的查詢到自己所需的檔案資料。

3.4借閱管理

用戶在查閱電子文檔目錄的同時(shí),可同時(shí)了解當(dāng)前檔案的實(shí)物檔案的相關(guān)借閱信息。管理各檔案庫(kù)的管理員可以利用系統(tǒng)對(duì)實(shí)物檔案的借閱流程進(jìn)行管理,包括借閱登記、借閱歸還以及借閱情況統(tǒng)計(jì),使系統(tǒng)中電子目錄的借閱狀態(tài)與實(shí)物檔案進(jìn)行相關(guān)對(duì)應(yīng),從而實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化檔案與實(shí)物檔案的業(yè)務(wù)一致性。

3.5匯總統(tǒng)計(jì)

檔案使用情況的統(tǒng)計(jì)匯總,包含檔案借閱日志、檔案利用率、借閱年報(bào)等相關(guān)的統(tǒng)計(jì)信息,通過(guò)統(tǒng)計(jì)匯總可以了解用戶對(duì)系統(tǒng)及電子檔案的使用情況。

4、總結(jié)

隨著油田數(shù)字化進(jìn)程的加快,檔案信息資源已經(jīng)成為油田中重要資料來(lái)源。檔案數(shù)字化的重要性可以分為以下幾點(diǎn):

數(shù)字化檔案是油田信息化建設(shè)發(fā)展的需要。

數(shù)字化檔案具有利用效率高、易管理和安全性高等特點(diǎn)。

篇4

1.1平面圖形數(shù)字化

在藝術(shù)檔案中常常會(huì)遇到一些老照片隨便著時(shí)間的推移而發(fā)生破損、缺失或者質(zhì)量較差的情況，這就可以用到現(xiàn)代高科技手段，通過(guò)掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等硬件設(shè)備，將數(shù)據(jù)信號(hào)輸入，再通過(guò)photoshop等圖像處理軟件來(lái)對(duì)照片進(jìn)行校色、去斑、修補(bǔ)，使照片恢復(fù)到原來(lái)的面貌，這樣就會(huì)使藝術(shù)檔案中很多寶貴的照片得到修復(fù)和保留，而且還徹底解決了無(wú)底片和照片圖像質(zhì)量差的兩個(gè)問(wèn)題。

1.2視頻圖像數(shù)字化

在近幾年的藝術(shù)檔案工作中，視頻元素已逐漸成為藝術(shù)檔案中不可缺失的重要組成部分。因此，藝術(shù)檔案管理人員如能掌握視頻信息的修復(fù)技術(shù)，可以利用專業(yè)視頻的采集卡錄入，通過(guò)計(jì)算機(jī)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換成電子數(shù)字信號(hào)，并且能夠采用premiere等軟件來(lái)修補(bǔ)損害的視頻片段，然后通過(guò)后期的編輯合成，最終刻錄成為CD、VCD等等格式的光盤，這樣就會(huì)使視頻中的數(shù)據(jù)具備更大的價(jià)值，并且按照檔案管理要求的格式將數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在脫機(jī)載體上，如此以便長(zhǎng)期的存放，最終克服掉了錄像不能長(zhǎng)期保存的問(wèn)題。

1.3文檔檔案數(shù)字化

對(duì)于文檔的保護(hù)來(lái)說(shuō)數(shù)字化檔案存在著很大的優(yōu)越性。因?yàn)槟副疚募诮?jīng)受復(fù)制和其他的處理中，就會(huì)遭受到空氣的氧化、光敏等等因素的影響，最終會(huì)導(dǎo)致檔案的質(zhì)量變得越來(lái)越差，因?yàn)樵n案的受損會(huì)使珍貴歷史檔案文獻(xiàn)遭受到巨大的傷害，對(duì)文化的傳承和記錄等等造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。所以應(yīng)該利用掃描儀將母本進(jìn)行錄入，通過(guò)這樣的方式來(lái)使母本得到復(fù)制，保障母本的完整性，即便是母本發(fā)生損害也有相對(duì)應(yīng)的副本。

1.4信息傳遞數(shù)字化

信息網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建和信息的共享因?yàn)闄n案數(shù)字化的處理而得到了更好的展現(xiàn)，使之發(fā)展成為一個(gè)快捷的平臺(tái)，因?yàn)闄n案數(shù)字化的推進(jìn)，使各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的鏈接得到了更好的促進(jìn)，最終帶給信息傳遞一定的數(shù)字化，保障了信息傳遞的方便快捷，同時(shí)還可以保障信息傳遞的質(zhì)量。

2數(shù)字化檔案的利用

2.1戲劇的傳承

傳統(tǒng)戲劇的傳承，主要就是依靠老師對(duì)學(xué)生進(jìn)行傳授、幫助和帶引。近些年，一些劇院的著名老藝人相繼退休，不再登臺(tái)演出，而青年演員沒有老藝人成熟的經(jīng)驗(yàn)和技能，這對(duì)劇院的發(fā)展無(wú)疑是一個(gè)很大的問(wèn)題。要想應(yīng)對(duì)這樣的現(xiàn)狀，檔案室應(yīng)該做出相應(yīng)的舉措，要挽救這種現(xiàn)狀，所以就應(yīng)該利用數(shù)字化處理過(guò)后的視頻光盤等資料讓青年演員從中學(xué)習(xí)，帶給青年演員更多的啟發(fā)和思考，而且能夠令青年演員隨時(shí)調(diào)用檔案資料，讓青年演員通過(guò)反復(fù)的視聽來(lái)對(duì)前輩的唱腔韻味進(jìn)行琢磨和體會(huì)，最終培養(yǎng)他們的演出技巧和能力。

2.2劇目的復(fù)排

對(duì)于劇院的一些經(jīng)典大劇來(lái)說(shuō)，常常會(huì)用到眾多的演員，而且具有非常大的場(chǎng)面，所以這就需要有一個(gè)十分困難的復(fù)排工作。而利用檔案數(shù)字化處理的數(shù)據(jù)光盤便可以輕松的解決這個(gè)難題，數(shù)據(jù)光盤中包括了很多的內(nèi)容，無(wú)論是演員和樂隊(duì)，前臺(tái)還是幕后，燈光、服飾、道具、效果都一應(yīng)俱全的呈現(xiàn)在劇院工作者面前，能夠達(dá)到一應(yīng)俱全、一目了然的效果，劇組只需要照樣學(xué)樣即可，便可以在很短的時(shí)間內(nèi)使排練具有更加理想的效果，這樣既能夠省時(shí)也能夠省力，還可以節(jié)約演出成本，為劇院創(chuàng)造更大的效益。

2.3對(duì)外交流發(fā)展

無(wú)論是對(duì)外媒體進(jìn)行宣傳的資料，還是向上級(jí)單位進(jìn)行日常工作的匯報(bào)、藝術(shù)材料的申報(bào)以及兄弟單位之間的藝術(shù)交流等，只要具備了藝術(shù)檔案都會(huì)變得更加簡(jiǎn)單便捷，而且還在時(shí)間上有了很大的節(jié)省，并且能夠在人力財(cái)力方面得到很大的調(diào)整和改善，提升了作用力和工作效率，增強(qiáng)了劇院的對(duì)外影響力，而且為劇院創(chuàng)造了更多的收益，增加了文化單位的社會(huì)效益。

3數(shù)字化電子檔案管理

3.1整理歸檔要求

首先應(yīng)該對(duì)具有歸檔條件的數(shù)字化文檔和符合檔案管理要求的文檔按照一定的格式存儲(chǔ)到可以長(zhǎng)期保存的脫機(jī)載體上。然后將歸檔的數(shù)字化文件進(jìn)行檢索工具的編制，并且按照序號(hào)、題名、責(zé)任者、文號(hào)、每份文件機(jī)讀時(shí)間和位置等等內(nèi)容進(jìn)行說(shuō)明和記錄，要使歸檔數(shù)字化文件的著錄符合國(guó)家檔案著錄的相關(guān)規(guī)定和要求。對(duì)于文字處理技術(shù)下的數(shù)字化文件要注明文件的存儲(chǔ)格式以及屬性。接著利用掃描儀對(duì)文檔進(jìn)行掃描進(jìn)而得到圖象電子文件。如果啟用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法，則應(yīng)該收集相關(guān)的軟件。若使用視頻設(shè)備來(lái)得到動(dòng)態(tài)圖象文件，那么壓縮算法和軟件就應(yīng)該派上用場(chǎng)。若是采用音頻設(shè)備來(lái)得到文件，則應(yīng)該收集文件的屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。

3.2與紙質(zhì)檔案的并存

首先要保存和紙質(zhì)等文件內(nèi)容一樣的數(shù)字化檔案的時(shí)候，應(yīng)該對(duì)紙質(zhì)文檔和數(shù)字化文檔進(jìn)行有效的標(biāo)識(shí)，這樣容易使其區(qū)分開來(lái)。在對(duì)數(shù)字化文檔和紙質(zhì)或者其他載體的文件進(jìn)行歸檔的時(shí)候，一定要對(duì)其內(nèi)容，相關(guān)說(shuō)明以及描述進(jìn)行充分的說(shuō)明，使之具備一致性。還有對(duì)有價(jià)值意義的電子文件進(jìn)行保存的時(shí)候，一定要做好紙質(zhì)等硬性的拷貝，如此使電子文件和紙質(zhì)文檔一起入檔。還有就是在計(jì)算機(jī)辦公的狀態(tài)下產(chǎn)生的數(shù)字化文檔一定要對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的保護(hù)，不能使其受到非正常的改動(dòng)。

3.3數(shù)字化檔案的安全問(wèn)題

對(duì)于數(shù)字化檔案的安全應(yīng)該確保檔案實(shí)體的安全和檔案機(jī)密的安全。首先我們來(lái)看檔案實(shí)體安全的維護(hù)。對(duì)于歸檔檔案應(yīng)該做出防寫處理。不能對(duì)涂層進(jìn)行擦、劃、觸摸等等記錄。載體應(yīng)該直立放置，避免載體遇到塵土，防止載體變形。對(duì)于數(shù)字化檔案的存放溫度應(yīng)該保持在14度到24度之間，而且濕度要保持在45度到60度之間。還要使其遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，要使其隔離有害氣體，并且能夠定期的進(jìn)行檢查。其次我們來(lái)介紹一下檔案機(jī)密的安全。數(shù)字化檔案使用者應(yīng)該按照規(guī)定使用檔案，同時(shí)應(yīng)該注意檔案的保密性。數(shù)字化檔案上網(wǎng)或者聯(lián)網(wǎng)的時(shí)候應(yīng)該符合國(guó)家或者單位的保密要求，能夠?qū)ΡＣ芪臋n做出有效的防范措施和監(jiān)管保障。保密文件的銷毀應(yīng)該連同不可擦除的載體一并進(jìn)行銷毀。對(duì)于數(shù)字化檔案的銷毀來(lái)說(shuō)，要先辦理審批手續(xù)。非保密文檔可以進(jìn)行邏輯刪除。

4結(jié)語(yǔ)

如今是一個(gè)數(shù)字化的時(shí)代，藝術(shù)檔案數(shù)字化能夠?yàn)槲幕瘑挝?、藝術(shù)團(tuán)體帶來(lái)更大的推動(dòng)力，面對(duì)充滿發(fā)展前景的未來(lái)只有抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，做好藝術(shù)檔案管理工作，為藝術(shù)事業(yè)貢獻(xiàn)自己的力量，讓藝術(shù)事業(yè)走向更加具有發(fā)展性的未來(lái)。

作者:張晨瀅 單位:上海市普陀區(qū)文化館

參考文獻(xiàn)：

篇5

(一)對(duì)城建檔案數(shù)字化工作的認(rèn)識(shí)不全面,觀念落后

城建檔案數(shù)字化不只是將城建檔案信息從傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字化載體那么簡(jiǎn)單。數(shù)字化后形成的城建檔案信息與傳統(tǒng)載體的城建檔案信息內(nèi)容雖然相同,但畢竟載體形式完全不同,造成管理方式、保管模式和利用手段都不相同。數(shù)字化后的城建檔案信息在計(jì)算機(jī)環(huán)境下,通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代化數(shù)字信息管理手段進(jìn)行管理,能夠給城建檔案信息資源帶來(lái)更高的管理效率和更大的利用價(jià)值。如果對(duì)城建檔案數(shù)字化建設(shè)認(rèn)識(shí)不全面,對(duì)計(jì)算機(jī)信息管理相關(guān)功能缺乏清楚的認(rèn)識(shí);不能按照計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)建設(shè)的要求進(jìn)行規(guī)劃,就會(huì)造成建設(shè)初期因缺乏規(guī)劃,無(wú)法充分發(fā)揮作用。事后還要進(jìn)行再次建設(shè),從而使投入資源嚴(yán)重浪費(fèi)。

(二)基礎(chǔ)條件限制,對(duì)城建檔案數(shù)字化水平和質(zhì)量產(chǎn)生根本的影響

城建檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,需要一定的基礎(chǔ)條件作為保證,如人員、技術(shù)、設(shè)備和經(jīng)費(fèi)等。由于受到單位幵展城建檔案數(shù)字化工作基礎(chǔ)條件的限制,城建檔案數(shù)字化工作的水平必然會(huì)受到一定的影響。

(三)城建檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范有待細(xì)化

在城建檔案工作中,建立城建檔案行業(yè)的法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范一直是城建檔案管理的重要工作之一。有關(guān)檔案數(shù)字化的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)目前只有由國(guó)家檔案局于2005年4月的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和2009年11日的《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》是直接針對(duì)檔案數(shù)字化工作的。這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)都屬于行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),對(duì)檔案數(shù)字化工作提出了原則性規(guī)定,具有一定的指導(dǎo)意義。但是,在實(shí)際工作中,僅僅依靠這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)是不夠的。還需要制定符合實(shí)際情況的具體標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。比如有關(guān)城建檔案數(shù)字化工作實(shí)施的細(xì)則、有關(guān)城建檔案數(shù)字化的流程及工作要點(diǎn)和質(zhì)量管理辦法等。以便強(qiáng)化數(shù)字化工作中的技術(shù)要求和安全保障,這樣才有助于城建檔案數(shù)字化工作質(zhì)量的控制。

(四)城建檔案數(shù)字化人員素質(zhì)有待提高

在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中需要各類專業(yè)人員的參與,人員素質(zhì)的高低直接影響著城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量。其中主要的是城建檔案管理人員和城建檔案數(shù)字化加工人員的素質(zhì)對(duì)城建檔案數(shù)字化工作的影響最大。

(五)安全問(wèn)題直接影響

城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量城建檔案數(shù)字化工作中存在著安全問(wèn)題主要來(lái)源于兩個(gè)方面,其一是加工過(guò)程中對(duì)實(shí)體城建檔案的安全問(wèn)題,其二是計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全對(duì)城建檔案信息資源安全的影響。在城建檔案數(shù)字化加工過(guò)程中,很多環(huán)節(jié)都需要直接接觸城建檔案原件。安全工作不僅在于城建檔案原件的物理安全,也包括城建檔案信息內(nèi)容的安全,也就是不能泄密。城建檔案數(shù)字化加工成果是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中的,成果的管理和利用需要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行,這就涉及到計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。包括:系統(tǒng)的安全、病毒的防范、非法入侵的預(yù)防等。

二、城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制中問(wèn)題的對(duì)策

(一)采取措施保障

城建檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)條件城建檔案數(shù)字化離不幵相關(guān)基礎(chǔ)條件的保障。沒有良好基礎(chǔ)條件作保障,城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量難以提高?；A(chǔ)條件提高的主要方法是通過(guò)城建檔案部門依據(jù)國(guó)家制定的相關(guān)法律法規(guī),積極幵展城建檔案工作,加強(qiáng)城建檔案工作宣傳,獲得社會(huì)用戶和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門支持。目前國(guó)家對(duì)城建檔案工作十分重視,制定了大量有關(guān)城建檔案工作的法律法規(guī)。例如《重大建設(shè)項(xiàng)目城建檔案驗(yàn)收辦法》中規(guī)定,“項(xiàng)目城建檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分,未經(jīng)城建檔案驗(yàn)收或城建檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目,不得進(jìn)行或通過(guò)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收”。《中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)技術(shù)研究課題城建檔案管理規(guī)范》規(guī)定“科技管理部門在下達(dá)科研計(jì)劃時(shí),同時(shí)向課題組下達(dá)建檔任務(wù)。城建檔案部門負(fù)責(zé)對(duì)建檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)”。這些要求使得各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)城建檔案工作的重視程度加大。

(二)做好城建檔案數(shù)字化建設(shè)前期調(diào)研與組織規(guī)劃

1.開展館藏城建檔案情況調(diào)研

館藏城建檔案信息調(diào)查是開展城建檔案數(shù)字化的前期工作之一。主要是對(duì)實(shí)體館藏城建檔案的管理情況進(jìn)行洋細(xì)調(diào)研。進(jìn)行城建檔案數(shù)字化的一個(gè)重要目的就是為用戶提供更加方面快捷、高質(zhì)量的城建檔案信息服務(wù)。

2.正確選擇數(shù)字化軟件選擇

城建檔案數(shù)字化管理軟件是城建檔案數(shù)字化工作的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)。也是城建檔案數(shù)字化建設(shè)之后,城建檔案部門開展城建檔案管理和服務(wù)的基礎(chǔ)。因此,應(yīng)當(dāng)根據(jù)單位或部門對(duì)城建檔案數(shù)字化所需要達(dá)到的目標(biāo),結(jié)合各個(gè)城建檔案管理軟件開發(fā)部門開發(fā)的城建檔案管理軟件的技術(shù)特性正確選擇。一般應(yīng)選擇市場(chǎng)上較為成熟的管理軟件。因?yàn)檫@些管理軟件代表了城建檔案數(shù)字化管理的最新技術(shù)。適合于今后對(duì)城建檔案數(shù)據(jù)資源的遷移和通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交換。另外,還應(yīng)考慮到城建檔案管理部門的規(guī)模。在選擇城建檔案管理系統(tǒng)時(shí)就應(yīng)當(dāng)選擇功能各自獨(dú)立,操作時(shí)只顯示相關(guān)功能界面的軟件。這樣也符合在城建檔案管理和利用時(shí)加強(qiáng)城建檔案信息的安全保密的要求。

3.正確確定城建檔案數(shù)字化加工范圍

城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作量大,投入資金多。必須按照一定的原則劃定城建檔案數(shù)字化加工的范圍?！吨腥A人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》對(duì)城建檔案數(shù)字化對(duì)象的確定原則是“應(yīng)當(dāng)對(duì)所要進(jìn)行數(shù)字化的對(duì)象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn),只有符合一定要求的紙質(zhì)城建檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化。”其中的原則包括:符合國(guó)家法律法規(guī)的原則、價(jià)值性原則。價(jià)值原則主要指“應(yīng)永久或長(zhǎng)期保存的、社會(huì)利用價(jià)值高的城建檔案可列入數(shù)字化加工的范圍制定合理的城建檔案數(shù)字化加工方案城建檔案數(shù)字化加工工作開展之前應(yīng)該制定合理的加工方案。使參與加工工作的人員了解整個(gè)加工工作有哪些階段;明確每一階段要完成的任務(wù)、完成每一項(xiàng)任務(wù)所需要的設(shè)備和質(zhì)量要求;以及達(dá)到要求應(yīng)采取的措施。加工流程的制定應(yīng)當(dāng)根據(jù)前期調(diào)研所了解的館藏城建檔案情況、城建檔案數(shù)字化加工的方式、設(shè)備和人員等情況制定。

4.依據(jù)國(guó)家制定的標(biāo)準(zhǔn)

結(jié)合實(shí)際設(shè)定相應(yīng)加工標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)依據(jù)國(guó)家制定的標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合實(shí)際設(shè)定符合本單位實(shí)際需要的標(biāo)準(zhǔn)和相應(yīng)參數(shù),建立規(guī)章制度是城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的又一關(guān)鍵。目前,國(guó)家制定的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)有《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。在實(shí)際工作中應(yīng)以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù),制定符合本單位實(shí)際的城建檔案數(shù)字化具體標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范以及相應(yīng)參數(shù)。標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)的設(shè)定應(yīng)充分考慮到本單位工作情況、數(shù)字化管理軟件的功能等。但是,現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)有了巨大發(fā)展,計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)容量發(fā)展到T時(shí)代;用戶對(duì)數(shù)字化后的城建檔案原件的利用要求也會(huì)有所提高。如果仍然按最低標(biāo)準(zhǔn)參數(shù)的設(shè)置進(jìn)行掃描,有可能不利于今后的管理和利用。應(yīng)當(dāng)根據(jù)城建檔案部門城建檔案數(shù)字化基礎(chǔ)條件,用戶需求的情況,對(duì)具體城建檔案掃描參數(shù)做適當(dāng)調(diào)整。以滿足管理和利用需求為基礎(chǔ)。

5.加強(qiáng)城建檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)

提高業(yè)務(wù)素質(zhì)城建檔案數(shù)字化工作中人員素質(zhì)的高低直接影響數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。為保證數(shù)字化工作能高質(zhì)量完成。必須在開展工作之前對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)。參與城建檔案數(shù)字化工作的人員一般包括兩部分。一是城建檔案管理人員,二是城建檔案加工人員。針對(duì)不同人員應(yīng)采取不同的培訓(xùn)內(nèi)容。對(duì)從事城建檔案管理工作多年,特別是對(duì)于傳統(tǒng)載體城建檔案的管理,具有一定的管理基礎(chǔ)的城建檔案管理人員的培訓(xùn),主要是加強(qiáng)應(yīng)用新技術(shù)設(shè)備和城建檔案管理軟件的能力。同時(shí),注重加強(qiáng)城建檔案管理人員的職業(yè)道德和責(zé)任心的教育。城建檔案數(shù)字化加工人員一般都具有一定的計(jì)算機(jī)操作和數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用能力。針對(duì)他們的培訓(xùn)內(nèi)容主要是有關(guān)城建檔案管理的基本知識(shí),以及數(shù)字化加工過(guò)程中相關(guān)參數(shù)和要求控制方法等。使他們能夠依據(jù)制定好的數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)開展工作,減少著錄、分類、掃描等方面的錯(cuò)誤。同時(shí),加強(qiáng)城建檔案工作安全意識(shí)方面的教育。

6.加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化安全管理制度和方法的制定

工作城建檔案數(shù)字化加工過(guò)程中應(yīng)重視安全問(wèn)題。加強(qiáng)安全管理,防止城建檔案信息在加工過(guò)程中受到損害和泄密是做好城建檔案數(shù)字化加工工作的重要環(huán)節(jié)。應(yīng)從管理和技術(shù)兩方面采取措施。首先,加強(qiáng)規(guī)章制度的建設(shè)。其次,采取措施從技術(shù)手段上保證城建檔案的安全保密工作。例如使城建檔案數(shù)字化系統(tǒng)服務(wù)器和客戶端計(jì)算機(jī)與外網(wǎng)實(shí)現(xiàn)物理隔絕。防止網(wǎng)絡(luò)入侵和黑客攻擊;加強(qiáng)計(jì)算機(jī)病毒的檢查;對(duì)城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行定期備份。另外,嚴(yán)格選拔數(shù)字化加工人員。要求參與城建檔案數(shù)字化工作的人員具有責(zé)任心和較強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)。對(duì)數(shù)字化城建檔案加工和管理中存在的安全隱患有清楚的認(rèn)識(shí)。

(三)做好城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前期整理工作

城建檔案進(jìn)行數(shù)字化加工的首要工作是對(duì)傳統(tǒng)載體城建檔案的整理,這是順利開展城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前提條件。主要工作包括:城建檔案鑒定、城建檔案修復(fù)和城建檔案規(guī)范化。城建檔案鑒定主要是依據(jù)以確定的城建檔案數(shù)字化加工范圍,對(duì)具體城建檔案進(jìn)行鑒定。將具有較高價(jià)值、有特色或利用率高、需求大的城建檔案挑選出來(lái),作為數(shù)字化加工的對(duì)象。

(四)加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的登記制度

城建檔案數(shù)字化工作環(huán)節(jié)較多,每一環(huán)節(jié)的質(zhì)量都對(duì)下一環(huán)節(jié)和整個(gè)加工成果具有重要影響,為保證每一環(huán)節(jié)工作質(zhì)量。在加丁.的各環(huán)節(jié)都應(yīng)該建立登記制度。例如在城建檔案整理過(guò)程結(jié)束后填寫《紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化加工過(guò)程交接登記表》,詳細(xì)記錄城建檔案整理后每份文件的起始頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)。在城建檔案掃描工作結(jié)束后應(yīng)填寫《紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程交接登記表》,登記掃描的頁(yè)數(shù),使實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)與城建檔案整理時(shí)填寫的文件頁(yè)數(shù)一致。

(五)加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)檢查、監(jiān)督、驗(yàn)收及評(píng)估

城建檔案數(shù)字化工作幵展過(guò)程中,需要對(duì)工作流程中各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查、監(jiān)督、驗(yàn)收及評(píng)估。這是城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié),也是保證城建檔案數(shù)字化成果質(zhì)量的關(guān)鍵手段。通過(guò)檢查和監(jiān)督可以保證城建檔案數(shù)字化工作的各個(gè)環(huán)節(jié)能夠按照預(yù)先設(shè)定的技術(shù)要求正常進(jìn)行,對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并通過(guò)調(diào)整各項(xiàng)參數(shù)等方式加以解決。驗(yàn)收包括各環(huán)節(jié)的驗(yàn)收和總體驗(yàn)收。各環(huán)節(jié)的驗(yàn)收保證了交往下一環(huán)節(jié)的工作能正常開展?？傮w驗(yàn)收是保證加工成果能滿足城建檔案管理和利用的要求。評(píng)估工作是對(duì)整個(gè)數(shù)字化過(guò)程中,城建檔案的掃描質(zhì)量、城建檔案信息的真實(shí)完整性、城建檔案數(shù)字化成果等通過(guò)制定評(píng)價(jià)指標(biāo)、評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行綜合測(cè)試和評(píng)價(jià)。

(六)注重城建檔案信息的深層次加工

城建檔案從傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字載體的過(guò)程中,應(yīng)注意城建檔案信息的深層次加工問(wèn)題。不能將城建檔案數(shù)字化工作簡(jiǎn)單化、形式化。城建檔案數(shù)字化的目的是為了更好的管理城建檔案,并為用戶提供更方便的利用條件。在城建檔案數(shù)字化加工過(guò)程中完善城建檔案著錄信息,是對(duì)城建檔案深層次加工的一個(gè)重要手段。通常情況下城建檔案著錄主要內(nèi)容包括:文件名稱、責(zé)任者、文號(hào)、頁(yè)號(hào)等。城建檔案數(shù)字化中如果僅是將這些信息轉(zhuǎn)化到數(shù)據(jù)庫(kù)中,就很難滿足用戶的需求。也不能完全體現(xiàn)出數(shù)字化后著錄信息對(duì)城建檔案工作帶來(lái)的更多優(yōu)勢(shì)。城建檔案數(shù)字化應(yīng)充分體現(xiàn)計(jì)算機(jī)數(shù)字庫(kù)管理系統(tǒng)對(duì)信息管理所帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)。城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)通過(guò)元數(shù)據(jù)對(duì)城建檔案信息進(jìn)行描述?？梢员憩F(xiàn)城建檔案文件的來(lái)源機(jī)構(gòu)的層次關(guān)系,也可以通過(guò)主題標(biāo)引實(shí)現(xiàn)城建檔案文件事由方面的集中。因此,在城建檔案數(shù)字化加工中應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)城建檔案著錄信息的關(guān)注度。通過(guò)著錄來(lái)描述城建檔案文件之間的深層次的聯(lián)系。提高城建檔案信息的利用價(jià)值。特別是對(duì)主題標(biāo)引信息描述,因?yàn)橥ㄟ^(guò)主題標(biāo)引可以增加對(duì)城建檔案信息背景的描述,對(duì)用戶的檢索具有特別的意義。

三、結(jié)束

篇6

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案館；建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的不斷深入，辦公自動(dòng)化、電子商務(wù)等的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，大量電子文件也隨之應(yīng)運(yùn)而生，檔案管理模式從傳統(tǒng)的以檔案實(shí)體保管為主，向以檔案實(shí)體和數(shù)字化信息共同保管的雙重模式轉(zhuǎn)變，這就要求研究并建立一套完善的數(shù)字檔案管理方案，充分發(fā)揮檔案信息資源在管理中的作用。因此，數(shù)字化檔案館建設(shè)迫在眉睫，也是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)展的新舉措、新要求。

一、數(shù)字化檔案館建設(shè)的緊迫性

1.1 現(xiàn)代化管理的需求

各級(jí)檔案館應(yīng)把數(shù)字化建設(shè)擺在首要位置，檔案信息化程度已成為衡量本單位檔案管理現(xiàn)代化水平的重要指標(biāo)。數(shù)字化檔案將有利于檔案信息資源的開發(fā)，與傳統(tǒng)載體的檔案相比，數(shù)字化檔案的最大特點(diǎn)是能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)迅速流動(dòng)，徹底改變檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，促使檔案管理從檔案的保管、利用職能向信息采集、管理和信息服務(wù)職能轉(zhuǎn)變。只有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案，才能使檔案管理部門從封閉走向開放，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和現(xiàn)代化管理的需求。

1.2 形勢(shì)發(fā)展的需求

各行各業(yè)競(jìng)相“觸網(wǎng)”，無(wú)紙化、辦公自動(dòng)化逐步興起，網(wǎng)絡(luò)化、電子商務(wù)層出不窮，人們將開始享受數(shù)字化帶來(lái)的快捷和便利，同時(shí)，也給檔案管理工作帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。其一，檔案館館藏有數(shù)百萬(wàn)卷檔案資料，數(shù)千萬(wàn)件檔案，是本地區(qū)最豐富、最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫(kù)，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，就是對(duì)檔案資源的浪費(fèi)。所以，各級(jí)檔案館首先要建設(shè)數(shù)字化檔案館。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，近年來(lái)，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個(gè)亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管和利用手段，而解決這個(gè)問(wèn)題的途徑只有一個(gè)，那就是數(shù)字化檔案館的建設(shè)。

1.3 檔案利用的需求

數(shù)字化檔案的基本原則是使檔案信息資源準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，滿足對(duì)檔案利用的需求。數(shù)字化檔案是新型文件和檔案管理信息化的必然結(jié)果，數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用完善并發(fā)展了檔案館的職能，妥善解決了各種檔案原件保護(hù)與利用的矛盾，使珍貴的檔案原件能夠保存得更加長(zhǎng)久。數(shù)字檔案檢索系統(tǒng)方便、快捷，不僅極大地滿足了利用要求，而且，利用者可以不受時(shí)間、地點(diǎn)的局限，隨時(shí)、隨地實(shí)現(xiàn)檔案的異地查找。數(shù)字檔案館能夠向利用者提供更加專指、更具特色的檔案咨詢服務(wù)，改變檔案館信息“孤島”的形象，改善檔案服務(wù)的落后面貌。

二、數(shù)字化檔案館的特征

2.1 信息資源存儲(chǔ)數(shù)字化

信息資源存儲(chǔ)數(shù)字化是指通過(guò)計(jì)算機(jī)，運(yùn)用數(shù)據(jù)處理技術(shù)，將各種傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案資料轉(zhuǎn)化為新型載體承載的二進(jìn)制數(shù)字信息存儲(chǔ)起來(lái)，它是數(shù)字化檔案館的基礎(chǔ)，也是數(shù)字化檔案館與傳統(tǒng)檔案館最大、最根本的區(qū)別。數(shù)字化檔案館將經(jīng)過(guò)數(shù)字化后的信息采用數(shù)字的方式進(jìn)行處理，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，形成了一個(gè)數(shù)字檔案信息資源庫(kù)，用戶可以在網(wǎng)上通過(guò)聲音、數(shù)據(jù)以及圖形、圖像來(lái)獲取所需要的

信息。

2.2 空間虛擬化

數(shù)字化檔案館是一個(gè)開放的信息系統(tǒng)，它超越了時(shí)空的限制，其資源和服務(wù)不再僅僅是原來(lái)物理意義上的館藏資源，而是一個(gè)連接網(wǎng)絡(luò)上所有信息資源的網(wǎng)絡(luò)傳遞系統(tǒng)。由于這種虛擬性，數(shù)字化檔案館的發(fā)展不再受制于物理空間，它所采編、收藏的檔案信息數(shù)量將沒有空間的制約，可利用網(wǎng)絡(luò)交流與信息，對(duì)檔案信息進(jìn)行遠(yuǎn)程存取及提供利用，用戶可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢、檢索和獲取檔案信息。

2.3 信息資源共享化

數(shù)字化檔案館的最大特點(diǎn)就是最大限度地實(shí)現(xiàn)資源共享，突破用戶對(duì)檔案信息利用的時(shí)間和空間限制，使檔案館互聯(lián)，形成巨大的信息空間。

三、數(shù)字化檔案館建設(shè)的途徑

3.1 統(tǒng)一布局、合理規(guī)劃

數(shù)字化檔案館建設(shè)成為檔案事業(yè)宏觀管理工作的一部分，需要進(jìn)行全局性的規(guī)劃?？梢钥紤]以檔案社會(huì)化、信息化利用為導(dǎo)向，積極采用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信手段，逐步建立以中央級(jí)檔案館為核心，省市級(jí)綜合檔案館為基礎(chǔ)，連接全國(guó)各地各類檔案館的檔案信息資源網(wǎng)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展提供網(wǎng)上服務(wù)。數(shù)字化檔案館是一項(xiàng)巨大的工程，需要投入大量的人力、物力和財(cái)力，所以要統(tǒng)一布局、合理規(guī)劃并加強(qiáng)館際合作，避免數(shù)字化信息的重復(fù)建設(shè)，保證數(shù)字化檔案館健康有序地發(fā)展。

3.2 數(shù)字化檔案加工的基本原則

各個(gè)館藏機(jī)構(gòu)根據(jù)保管和利用的實(shí)際需要，有選擇地對(duì)傳統(tǒng)載體檔案實(shí)施數(shù)字化。數(shù)字化加工的原則：一是符合國(guó)家法律法規(guī)的原則。檔案的數(shù)字化，必須符合國(guó)家檔案開放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定。二是價(jià)值性原則。屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長(zhǎng)期保存的、利用價(jià)值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。三是系統(tǒng)性原則。信息資源的采集、存儲(chǔ)和利用，應(yīng)進(jìn)行全面規(guī)劃，并在實(shí)施過(guò)程中不斷根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。四是優(yōu)先性原則。應(yīng)確定檔案數(shù)字化的順序。宜根據(jù)實(shí)際情況，優(yōu)先處理重要的、開放的、利用率高的、需要搶救的檔案。比如河南油田檔案館，先期對(duì)管理類檔案的永久和長(zhǎng)期檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，永久和長(zhǎng)期檔案里面有任職、職稱和機(jī)構(gòu)沿革，這些檔案利用率較高。五是安全性原則。在檔案數(shù)字化過(guò)程中，應(yīng)避免或減少對(duì)檔案實(shí)體的破壞，最大程度地維持檔案的原貌。應(yīng)加強(qiáng)安全保密管理，防止或不開放的檔案信息泄露，確保檔案實(shí)體和數(shù)字信息的安全。

3.3 提高檔案工作者的能力與素質(zhì)

人才隊(duì)伍建設(shè)是數(shù)字化檔案館的關(guān)鍵，建設(shè)數(shù)字化檔案館，必須有一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。因此，數(shù)字化檔案館所需要的人才，除具有傳統(tǒng)的檔案及其相關(guān)的管理知識(shí)外，還要掌握新技術(shù)尤其是現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，是具有信息處理、分析和利用能力以及一定英語(yǔ)水平的復(fù)合型人才。各級(jí)檔案館要采用各種措施，多途徑、多形式提高檔案工作者的能力與素質(zhì)，只有這樣，他們才能真正成為數(shù)字化檔案館的導(dǎo)航員、協(xié)調(diào)員、管理員和咨詢員。

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篇7

關(guān)鍵詞：檔案 數(shù)字化 管理

所謂“數(shù)字化”檔案管理是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存儲(chǔ)介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過(guò)掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對(duì)圖片文件可以通過(guò)文字識(shí)別等技術(shù)達(dá)到相配于每張圖片的科學(xué)手段，再運(yùn)用級(jí)存儲(chǔ)管理技術(shù)將圖片和索引字段存儲(chǔ)于光盤庫(kù)、磁帶庫(kù)等各種大容量的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并可通過(guò)各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)，最終實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理網(wǎng)絡(luò)的新興的檔案管理技術(shù)。

一、“數(shù)字化”是檔案管理工作的必由之路。

檔案數(shù)字化是信息時(shí)代的必然要求。檔案信息數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而可以及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。辦公自動(dòng)化要求檔案管理數(shù)字化，信息化建設(shè)始終保持以應(yīng)用為導(dǎo)向，以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為中心，積極吸引新技術(shù)，完善各種應(yīng)用系統(tǒng)并向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，無(wú)紙化辦公已成普及之勢(shì)，正是由于計(jì)算機(jī)的廣泛使用，因而形成了大量的數(shù)字檔案信息，同時(shí)也為檔案的數(shù)字化管理提供了可能。此外，檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進(jìn)性， 社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展使落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成尖銳的矛盾，過(guò)去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的推一手段，致使成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來(lái)極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

二、“數(shù)字化”檔案管理的主要障礙。

（一）電子文件與紙質(zhì)文件的“雙套制”保存，造成資源浪費(fèi)?！半p套制”保存是指將具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件和電子文件一并保存。在一些單位的辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，各部門在網(wǎng)上傳遞、承辦文件，提高了工作效率。但文件辦完后又輔發(fā)紙質(zhì)文件歸檔保存。這樣就形成了相同內(nèi)容、兩種類型的文件并發(fā)、保存的局面，造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，勢(shì)必影響電子文件的廣泛應(yīng)用和檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

（二）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，各自為政，給電子文件歸檔達(dá)成困難。據(jù)了解，目前很多單位都采用了以電子計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，這一系統(tǒng)絕大部分是由本單位或上級(jí)主管部門設(shè)計(jì)的軟件，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統(tǒng)則是檔案行政管理部門為使檔案現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、實(shí)現(xiàn)資源共享而推廣的檔案現(xiàn)代化管理軟件。由于這兩套系統(tǒng)設(shè)計(jì)單位不同，不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，無(wú)法進(jìn)行電子文件歸檔，因而給原始數(shù)據(jù)的收集和錄人造成了一定的困難。

（三）電子文件的不安全因素，影響了對(duì)它的管理和長(zhǎng)期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲(chǔ)空間小等突出優(yōu)點(diǎn)，但也會(huì)帶來(lái)一定的不安全因素。如電子文件對(duì)軟硬件設(shè)備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數(shù)據(jù)丟失、病毒侵害等。這些都給電子文檔的安全保管和長(zhǎng)期保存帶來(lái)很大威脅。

（四）數(shù)字化檔案的利用率不高，給企業(yè)的現(xiàn)代化進(jìn)程造成障礙。雖然辦公自動(dòng)化系統(tǒng)推行多時(shí)，但很多單位并沒有把提高電子文件管理意識(shí)當(dāng)成一項(xiàng)緊迫的任務(wù)來(lái)抓，人們?nèi)匝永m(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式，對(duì)文檔的借閱和檢索都由人工來(lái)完成，人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以網(wǎng)絡(luò)形式傳遞的浩瀚的資料寶庫(kù)，不僅消耗了人力物力，而且使得電子文檔由干沒有得到合理的開發(fā)利用而造成雙重的浪費(fèi)。

三、“數(shù)字化”檔案管理采取的措施。

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案工作者的培養(yǎng)與培訓(xùn)。一是徹底改變傳統(tǒng)的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員在工作中充分調(diào)動(dòng)和運(yùn)用信息資源管理理論和信息技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源實(shí)施科學(xué)，有效地開發(fā)利用。二是加強(qiáng)檔案工作者對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理、外語(yǔ)知識(shí)等，提高檔案工作者掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，以適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展。三是強(qiáng)化檔案工作者訓(xùn)練，加強(qiáng)培訓(xùn)，對(duì)檔案工作者分層次進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)教育、高級(jí)理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識(shí)。

（二）正確處理傳統(tǒng)與現(xiàn)代化的關(guān)系。正確處理紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系，紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容附在紙質(zhì)載體上，與紙質(zhì)載體密不可分，因此真實(shí)性和原始性容易鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強(qiáng)。但受載體形式限制，紙質(zhì)檔案信息密度比較小，所需存儲(chǔ)空間比較大。電子檔案的信息內(nèi)容通過(guò)光電信號(hào)的相互轉(zhuǎn)換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過(guò)計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備進(jìn)行再轉(zhuǎn)換，雖然存儲(chǔ)量大、節(jié)省了儲(chǔ)存空間，但在信號(hào)轉(zhuǎn)換過(guò)程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存儲(chǔ)介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺，因此對(duì)電子檔案真實(shí)性的鑒別有一定的難度。我們應(yīng)該積極實(shí)行“雙套制”保存電子檔案，即在保存電子檔案的同時(shí)也保存對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案。

（三）加大檔案現(xiàn)代化管理的投入。應(yīng)投入大量的精力關(guān)心和支持這一工作，創(chuàng)造條件投入資金、配置先進(jìn)設(shè)備；積極培養(yǎng)、選拔高素質(zhì)的專業(yè)人才；把檔案現(xiàn)代化管理納入工作計(jì)劃，列入考核范圍；各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，每年要定期聽取檔案工作匯報(bào)，了解檔案工作現(xiàn)況，提出要求、下達(dá)任務(wù)，指導(dǎo)檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實(shí)際存在的困難和問(wèn)題；領(lǐng)導(dǎo)要重視和加強(qiáng)本系統(tǒng)內(nèi)的交流與合作，以先進(jìn)帶動(dòng)后進(jìn)，發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，彌補(bǔ)檔案現(xiàn)代化管理上的差異，取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同提高；宏觀上要有總體的指導(dǎo)思路，實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略上的創(chuàng)新，微觀動(dòng)作上實(shí)現(xiàn)管理內(nèi)涵和技術(shù)手段的創(chuàng)新。

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關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案 檔案管理 問(wèn)題

中圖分類號(hào)：G25 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2017）02（b）-0142-02

從人類悠久的歷史來(lái)看，檔案已經(jīng)存在了上千年。無(wú)論是民主自由的西方國(guó)家還是中庸重禮的東方國(guó)家。檔案從未被丟棄。人類幾千年來(lái)一直流傳著檔案記錄，是因?yàn)闀r(shí)間可以改變，但是記錄不會(huì)改變，它會(huì)清清楚楚記錄著發(fā)生過(guò)的一切。由此可見，檔案的存在是一種符合人類社會(huì)需要和歷史發(fā)展的行為。甲骨文是中國(guó)發(fā)現(xiàn)的古代文字中時(shí)代最早，體系較完整的文字，主要是刻在龜甲獸骨上的文字。后續(xù)又出現(xiàn)了金石檔案、簡(jiǎn)版檔案、纏帛檔案、紙質(zhì)檔案，等等。通過(guò)研究檔案的發(fā)展，不難發(fā)現(xiàn)，隨著時(shí)代的變化，記錄檔案的方式也從最初的雕刻發(fā)展為紙質(zhì)記錄。而對(duì)于如今這個(gè)科技發(fā)展縱橫的新時(shí)代。人們對(duì)于檔案的記錄更是有了新的需求，希望檔案管理可以更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。而“數(shù)字檔案”毫無(wú)疑問(wèn)成為了當(dāng)今檔案領(lǐng)域里的“新寵”。它伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)等產(chǎn)生的新型檔案信息形態(tài)，具有一定的多元性和分散性；它可以將不同的信息記錄在不同的載體上；不受地理位置的影響；它不再是用人們常規(guī)的紙質(zhì)來(lái)記錄；而是用一種新型的更完整，更容易保存，方便及時(shí)查找的磁盤、光盤等載體來(lái)記錄。

1 數(shù)字檔案的主要特點(diǎn)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已不再適合社會(huì)的發(fā)展需要，因此，被數(shù)字化檔案管理取代是時(shí)展的必然結(jié)果，究其原因在于其本身的幾大優(yōu)勢(shì)。

1.1 數(shù)字檔案載體容量大

一張3.5寸的磁盤可以貯存1.44M字節(jié)的內(nèi)容；一張光盤可貯存650～700M字節(jié)；移動(dòng)硬盤的貯存量達(dá)到幾G、幾十G、甚至上百G。通常一個(gè)單位在幾年內(nèi)保留的文件可全部貯存在一張光盤內(nèi)，為人們大大節(jié)省了管理成本和保存空間，這是傳統(tǒng)檔案管理無(wú)法比擬的。再說(shuō)大家現(xiàn)在的實(shí)踐活動(dòng)的范圍相當(dāng)廣，勞動(dòng)對(duì)象相當(dāng)復(fù)雜，實(shí)踐的節(jié)奏相當(dāng)快，所產(chǎn)生的歷史記錄相當(dāng)多，急需要一種新的檔案載體來(lái)取代紙質(zhì)載體。

1.2 數(shù)字檔案安全性高

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案由于受自然條件和時(shí)間的影響，需要長(zhǎng)期花費(fèi)大量人力、物力和財(cái)力細(xì)心保管，而且紙質(zhì)的檔案若是遭到破壞會(huì)很難復(fù)原；數(shù)字檔案與其相比會(huì)方便很多。首先，數(shù)字檔案容量大可存儲(chǔ)較多信息，實(shí)體檔案數(shù)量少，方便管理；其次，數(shù)字檔案可以多備份，而且很快就可以完成，避免了破壞后無(wú)法查找的弊端。

1.3 數(shù)字檔案的使用效率高

紙質(zhì)檔案管理在實(shí)際應(yīng)用時(shí)會(huì)出現(xiàn)查找不便的問(wèn)題。例如在查找某所學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案，需要管理員翻閱數(shù)十卷甚至上百卷的檔案尋找，花費(fèi)的時(shí)間長(zhǎng)、工作量也大，若是采用數(shù)字化檔案管理，只需要在電腦上檢索所需要的信息，計(jì)算機(jī)就會(huì)自動(dòng)篩檢給出，如需紙質(zhì)版可直接打印出來(lái)，大大提高了人們的工作效率；同時(shí)，隨著大量高科技電子產(chǎn)品的出現(xiàn)，如：計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等，這些產(chǎn)品具有操作簡(jiǎn)單、存儲(chǔ)多且方便的優(yōu)點(diǎn)，已被人們普遍使用。據(jù)了解，已有相當(dāng)多的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位正在實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)自動(dòng)化，網(wǎng)絡(luò)辦公已不再是處于實(shí)驗(yàn)階段，相反，它正處于一種飛速發(fā)展的普及態(tài)勢(shì)，這樣就不可避免地會(huì)形成大量的數(shù)字檔案。

2 數(shù)字檔案的不足之處

在檔案管理方面，數(shù)字檔案作為一個(gè)新生事物，還存在著一些不足之處。

2.1 首先是人們的認(rèn)知度

從歷史的發(fā)展來(lái)看。紙質(zhì)作為最早記錄檔案的方式。最初出現(xiàn)在西漢時(shí)期。由于當(dāng)時(shí)技術(shù)有限，造紙成本太高，使用范圍也不是很廣泛。直到東漢時(shí)期，蔡倫改造了造紙術(shù)。使得造紙成本降低。也讓大部分人接受了紙質(zhì)記錄。紙質(zhì)的出現(xiàn)經(jīng)歷了上數(shù)百年的時(shí)間，隨著造紙技術(shù)的進(jìn)步，更是一直保留至今，同樣也深受廣大人群的認(rèn)可。而數(shù)字檔案現(xiàn)在存在的問(wèn)題就是要如何去推廣，如何讓人們正確地認(rèn)識(shí)數(shù)字檔案。而紙質(zhì)檔案具有真實(shí)性的本質(zhì)感，能夠清晰看到，所以內(nèi)心會(huì)覺得紙質(zhì)記錄是最安全的；對(duì)于數(shù)字記錄有著不安全感，所以很難接受和去嘗試。

2.2 其次是數(shù)字檔案的格式的問(wèn)題

數(shù)字檔案作為一種通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備記錄儲(chǔ)存的檔案。雖然節(jié)約了人們翻閱紙質(zhì)檔案的過(guò)程，縮短了檔案搜索時(shí)間。但是由于設(shè)備的不同，軟件也有不同，需要去下載、安裝，而這樣也會(huì)使得占用空間太大而導(dǎo)致有些軟件無(wú)法正常安裝，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)病毒入侵，使得我們的電腦癱瘓。對(duì)于不同人群來(lái)說(shuō)，中年人的接受和學(xué)習(xí)能力還是較好的，而對(duì)于一些年紀(jì)大的人，他們接受能力有限，自然也不會(huì)去嘗試一些新鮮東西。

2.3 最后是數(shù)字檔案的原始記錄受到質(zhì)疑

紙質(zhì)檔案是用紙來(lái)記錄，一旦形成再去修改便會(huì)有很明顯的修改痕跡，因此可信度比較高，不易被篡改。而數(shù)字檔案是在計(jì)算機(jī)的環(huán)境下完成的，就有了一種無(wú)形的信息資源，人們可以去隨意發(fā)送、復(fù)制、粘貼，一份文件成為了共享文件，也無(wú)法保證當(dāng)事人的一些特征，容易被偽造和篡改，使得數(shù)字檔案的可信度降低。

3 數(shù)字檔案管理問(wèn)題的解決方式

數(shù)字檔案因其自身顯著的優(yōu)越性，從而被人們?cè)絹?lái)越重視、認(rèn)可，進(jìn)而廣泛應(yīng)用在人們?nèi)粘５纳詈凸ぷ髦校瑢?duì)于其存在的不足之處，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手予以解決。

首先，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)宣傳，使人們對(duì)數(shù)字檔案有更深層次的了解。如今網(wǎng)絡(luò)世界日益發(fā)達(dá)，越來(lái)越多的人通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)獲取更多的有效信息，而對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行宣傳，也可以借助網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)的力量。通過(guò)使用數(shù)字檔案，使相關(guān)部門檔案管理工作走出以往的繁瑣，管理工作變得更方便和快捷，同時(shí)，加大數(shù)字檔案的運(yùn)用途徑，讓數(shù)字檔案以其便捷的優(yōu)勢(shì)被更多人所接受。

其次，可以將網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)行業(yè)、軟件開發(fā)行業(yè)以及檔案管理這幾個(gè)行業(yè)相結(jié)合，將文檔、圖片以及聲像等文件格式進(jìn)行統(tǒng)一。這樣可以有效突破行業(yè)限制，建立更加統(tǒng)一、規(guī)范且兼容性更強(qiáng)的文件儲(chǔ)存格式。

再次，各檔案管理部門在利用數(shù)字檔案的過(guò)程中，要注重檔案存儲(chǔ)以及網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，在長(zhǎng)期運(yùn)用后形成一種更加精確快捷的數(shù)字查閱方式。同時(shí)，相關(guān)管理部門要根據(jù)檔案密級(jí)為社會(huì)提供服務(wù)。

最后，應(yīng)當(dāng)提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，使檔案管理工作變得更加規(guī)范。新的數(shù)字檔案具有可擦除式的更改性，這就為保留檔案的原始性提出了新的挑戰(zhàn)。一方面，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)注重維護(hù)檔案的原始性；另一方面，檔案行政管理部門也為保證數(shù)字檔案的原始性新設(shè)立了相關(guān)制度。

由上述可知，時(shí)代的飛躍發(fā)展，要求人要用更先進(jìn)的生產(chǎn)力與之相匹配，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理雖然有著“輝煌”的過(guò)去，然而它在人們實(shí)際生活和工作中卻頻頻出現(xiàn)許多這樣那樣的問(wèn)題，從而也證明了紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的節(jié)奏，它被數(shù)字檔案管理所代替是時(shí)展的必然趨勢(shì)，也許數(shù)字檔案在實(shí)際應(yīng)用中會(huì)出現(xiàn)或多或少的不足，畢竟它是時(shí)展的一個(gè)新生產(chǎn)物，但是筆者相信在未來(lái)的發(fā)展中，這些不足之處會(huì)被大家一一克服，而它，也將會(huì)在數(shù)字化時(shí)代中為社會(huì)提供更加快捷、方便與優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1] 吳寶康.檔案學(xué)概論[M].中國(guó)人民大學(xué)出版社，1988.

[2] 楊友秀.檔案工作基本理論與方法[M].北京：檔案出版社1994.

篇9

[關(guān)鍵詞] 檔案管理； 信息數(shù)字化； 安全

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 22. 045

[中圖分類號(hào)] G251 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2013）22- 0072- 01

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，國(guó)家也出臺(tái)了相應(yīng)的檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范和信息安全技術(shù)規(guī)范。但在檔案信息數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，檔案數(shù)據(jù)的輸入、輸出、存貯和傳輸?shù)榷加锌赡艹霈F(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、破壞、更改、非法下載復(fù)制，病毒侵襲和系統(tǒng)崩潰等，這些不安全因素需要我們?cè)跈n案信息數(shù)字化過(guò)程中加以解決。為此，本文就檔案信息數(shù)字化安全問(wèn)題作些粗淺的探討。

1 檔案信息數(shù)字化主要內(nèi)容

檔案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描與信息處理技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)等新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案數(shù)字化處理過(guò)程可簡(jiǎn)要概括為：數(shù)字檔案信息的獲取、信息處理、信息存儲(chǔ)、信息與利用4個(gè)核心業(yè)務(wù)過(guò)程。

2 檔案信息數(shù)字化安全隱患分析

2.1 制度層面

按照國(guó)家頒布的有關(guān)電子檔案管理規(guī)定，要求在開展檔案信息數(shù)字化建設(shè)時(shí)，一定要有相應(yīng)的較為健全的管理制度，以確保檔案信息數(shù)字化安全。但在實(shí)際工作中，筆者接觸的一些單位沒有相應(yīng)的電子檔案管理規(guī)定或檔案管理制度不健全，使得在檔案信息數(shù)字化工作中，沒有相應(yīng)的管理制度用于規(guī)范工作行為，使其在檔案數(shù)據(jù)采集與加工、檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及管理、檔案數(shù)據(jù)查詢利用過(guò)程中無(wú)章可循。

2.2 技術(shù)層面

檔案信息數(shù)字化建設(shè)主要包括硬件、軟件和檔案信息3方面。影響檔案信息數(shù)字化建設(shè)的硬件實(shí)體安全運(yùn)行因素有：網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟硬件故障、設(shè)備的偶然故障和失竊及人為破壞、電源影響、電磁干擾、信息記錄和磁介質(zhì)管理不當(dāng)?shù)?。影響軟件和檔案信息安全的因素有：系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件自身的缺陷、計(jì)算機(jī)病毒、計(jì)算機(jī)黑客，有竊取行為的間諜活動(dòng)，業(yè)務(wù)人員越權(quán)操作、檔案信息保密措施不力等。

2.3 人的層面

人有犯錯(cuò)誤的天性。除相關(guān)人員和檔案人員存在綜合素質(zhì)不高，責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，特別是少部分人員職業(yè)操守欠缺，將檔案信息或是直接將檔案管理的用戶與口令等信息向外部人員透露，給檔案信息安全構(gòu)成嚴(yán)重的威脅外，還有接近檔案信息數(shù)字化建設(shè)不同層次的操作人員，由于對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)和操作規(guī)程了解熟悉程度不同，出現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的誤操作。此外，工作人員情緒不穩(wěn)，工作壓力大，缺乏工作經(jīng)驗(yàn)等，也是造成人為錯(cuò)誤的直接原因，對(duì)檔案信息安全也構(gòu)成威脅。

3 加強(qiáng)檔案信息數(shù)字化安全的具體措施

3.1 制度層面

依據(jù)國(guó)家的法律、法規(guī)，建立健全信息安全管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，制定和完善電子檔案信息的獲取，信息處理、信息存儲(chǔ)、信息與利用等方面的安全管理規(guī)章制度，是維護(hù)檔案信息數(shù)字化安全的基礎(chǔ)。如在制度中，明確電子文件歸檔范圍，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，消除不安全因素；明確數(shù)字檔案信息記錄備份時(shí)間、格式、份數(shù)。此外，還應(yīng)規(guī)范檔案信息數(shù)字化和檔案信息化服務(wù)外包行為，明確對(duì)凡標(biāo)有密級(jí)且未經(jīng)解密的檔案，一律不得交由外包服務(wù)公司整理、數(shù)字化；非檔案交由外包服務(wù)公司進(jìn)行整理和數(shù)字化時(shí)，須認(rèn)真審核服務(wù)公司背景情況，與其簽訂安全保密協(xié)議，規(guī)定其不得下載、留存、持有和使用任何檔案信息等，并在服務(wù)公司工作現(xiàn)場(chǎng)安裝監(jiān)控設(shè)備，實(shí)行全程監(jiān)管； 檔案信息數(shù)字化前，須將所有數(shù)字化設(shè)備和軟件進(jìn)行安全保密技術(shù)檢測(cè)，有安全保密隱患的一律不得使用；在數(shù)字化工作中，應(yīng)使用正版軟件；檔案數(shù)字化任務(wù)完成時(shí)，須檢查服務(wù)公司所用設(shè)備中是否有信息留存，凡有信息留存的，必須清除信息并作安全技術(shù)處理；服務(wù)公司使用過(guò)的存儲(chǔ)器應(yīng)當(dāng)全部退回檔案管理部門處理；檔案部門須封閉數(shù)字化設(shè)備的信息出口，防止信息外泄，確保檔案數(shù)據(jù)安全。

3.2 技術(shù)層面

加大投入力度，充實(shí)硬件設(shè)備，改善檔案信息數(shù)字化保管設(shè)施設(shè)備和環(huán)境，是檔案信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過(guò)程中安全、穩(wěn)定的重要保障。① 應(yīng)定時(shí)進(jìn)行軟硬件更新升級(jí)和定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行管理維護(hù)； ② 應(yīng)保障存儲(chǔ)設(shè)備的安全，專機(jī)專用； ③ 應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)行全天候自動(dòng)升級(jí)；④ 按照制定的備份機(jī)制與規(guī)范，及時(shí)做好數(shù)據(jù)的備份； ⑤ 通過(guò)網(wǎng)絡(luò)防火墻、身份驗(yàn)證、數(shù)字簽名、病毒預(yù)防，加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)處理過(guò)程中的安全性； ⑥ 加密與授權(quán)，嚴(yán)格規(guī)定安全等級(jí)和用戶權(quán)限，并監(jiān)控用戶的活動(dòng)，確保檔案信息數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)、傳輸過(guò)程中的安全、保密，預(yù)防檔案信息數(shù)據(jù)被其他用戶非法訪問(wèn)和隨意刪改、竊取等； ⑦ 實(shí)時(shí)審計(jì)用戶訪問(wèn)權(quán)限和監(jiān)控計(jì)算機(jī)病毒及黑客入侵。

3.3 人的層面

首先應(yīng)加強(qiáng)系統(tǒng)應(yīng)用人員和檔案人員管理和教育以及技能培訓(xùn)，提高其素質(zhì)。其次應(yīng)加強(qiáng)職業(yè)道德和安全操作規(guī)范培訓(xùn)，使相應(yīng)的人員具備較高的職業(yè)操守和較強(qiáng)的責(zé)任感與事業(yè)心，以確保在人的方面為檔案信息數(shù)字化安全提供可靠保證。

篇10

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；數(shù)字化；檔案；管理

一、提高安全意識(shí)

在民營(yíng)企業(yè)發(fā)展中，為了實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，需要領(lǐng)導(dǎo)提高安全意識(shí)。在一些企業(yè)中，受思想觀念的制約，一些管理人員還在使用傳統(tǒng)的方式。工作人員未掌握先進(jìn)文化知識(shí)，導(dǎo)致安全管理工作面對(duì)較大問(wèn)題。為了制約該現(xiàn)象的產(chǎn)生，在民營(yíng)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，需要做好積極宣傳與引導(dǎo)工作。如：利用電視、講座、廣播等方式實(shí)現(xiàn)教育宣傳工作，為企業(yè)員工傳授相關(guān)的法制知識(shí)。通過(guò)檔案信息安全管理工作的數(shù)字化宣傳工作，能夠讓企業(yè)人員增強(qiáng)安全意識(shí)，構(gòu)建堅(jiān)固的思想防線。在宣傳工作中，還要將利益發(fā)展和安全作為主體，保證能夠?qū)?shù)字化檔案信息安全管理工作完好發(fā)展。在工作具體執(zhí)行期間，還需要根據(jù)數(shù)字化檔案信息安全工作執(zhí)行期間的實(shí)際情況，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌性規(guī)劃，分項(xiàng)目實(shí)施。在企業(yè)積極引導(dǎo)下，明確人員的責(zé)任和意識(shí)，保證專業(yè)人員都能積極參與到檔案信息安全管理工作中，從而實(shí)現(xiàn)民營(yíng)企業(yè)數(shù)字化檔案信息的安全發(fā)展。

二、健全法律法規(guī)

加強(qiáng)法律法規(guī)的完善性，保證數(shù)字化檔案信息安全管理工作的規(guī)范執(zhí)行。在該執(zhí)行期間，需要從法律法規(guī)角度對(duì)其進(jìn)行研究，基于信息化時(shí)展需要，為民營(yíng)企業(yè)的檔案信息安全管理工作營(yíng)造良好的發(fā)展氛圍。執(zhí)行過(guò)程中，需要根據(jù)信息化發(fā)展要求、檔案信息的主要特征，為其制定完善的法律法規(guī)。在該體系執(zhí)行時(shí)，不僅能加強(qiáng)民營(yíng)企業(yè)數(shù)字化檔案信息管理工作的規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)信息的開放性發(fā)展，還能保證民營(yíng)企業(yè)檔案信息完整、真實(shí)使用。在現(xiàn)代化發(fā)展背景下，民營(yíng)企業(yè)面臨較大的挑戰(zhàn)，為了提高檔案信息管理能力，還需要建立完善的管理制度，分析數(shù)字化檔案信息安全管理工作中存在的一些影響因素，保證制度的有效執(zhí)行，保證在具體實(shí)施工作中，能夠?qū)踩砟顫B透到企業(yè)檔案信息管理工作中去。在實(shí)施工作中，還要為數(shù)字化檔案信息管理工作提供備份制度，其中，需要包括登記、異地使用制度等。不僅如此，還要促進(jìn)數(shù)字化檔案開放工作的執(zhí)行期間，保證能夠開放一些信息。還需要為檔案信息的數(shù)字化管理建立維護(hù)制度，促進(jìn)管理工作流程的規(guī)范發(fā)展，保證工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的人員職責(zé)都能充分落實(shí)，實(shí)現(xiàn)任務(wù)分布明確，職責(zé)合理等，在不同崗位上，遵循不同的工作事項(xiàng)和流程，這樣才能使檔案信息管理工作符合新時(shí)期的發(fā)展要求，維持民營(yíng)企業(yè)的健康進(jìn)步。

三、利用先進(jìn)手段

在民營(yíng)企業(yè)不斷進(jìn)步與發(fā)展的背景下，為了提升數(shù)字化檔案信息安全管理水平，需要引進(jìn)先進(jìn)執(zhí)行手段。先進(jìn)手段的引入能夠?yàn)槊駹I(yíng)企業(yè)的檔案信息管理工作提供有效保障，在內(nèi)部管理工作中，需要相關(guān)部門根據(jù)自身的發(fā)展條件，借鑒一些成功經(jīng)歷，引入有效的數(shù)字化檔案信息安全軟件，促進(jìn)信息安全設(shè)備的有效配置，保證企業(yè)在數(shù)字化檔案管理工作中，提高其中的技術(shù)含量。不僅如此，在具體執(zhí)行期間，還需要根據(jù)企業(yè)建立的數(shù)字化管理系統(tǒng)化，分析運(yùn)行的實(shí)際情況，對(duì)計(jì)算機(jī)的硬件和軟件進(jìn)行優(yōu)化選擇，提高其使用性能。在對(duì)計(jì)算機(jī)軟件與硬件進(jìn)行選擇過(guò)程中，要重視計(jì)算機(jī)的品牌和服務(wù)器，以全方位的角度對(duì)計(jì)算機(jī)硬件的兼容性、可擴(kuò)展性進(jìn)行思考、嚴(yán)格審核，在該工作中，不僅能避免產(chǎn)生數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象，還能實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的優(yōu)化升級(jí)。并且，還需要為其設(shè)置信息訪問(wèn)認(rèn)證工作，開發(fā)防病毒軟件，為數(shù)字化檔案信息執(zhí)行加密工作，這樣不僅能防止數(shù)據(jù)信息被非法侵入，還能促進(jìn)數(shù)字化檔案信息的安全管理。

四、提高人員素質(zhì)

提高工作人員的自身素質(zhì)，增強(qiáng)工作人員的業(yè)務(wù)能力，能夠?yàn)閿?shù)字化檔案信息安全管理工作提供保障。保障信息安全使用的主要因素是人，所以，提高工作人員的綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)水平十分重要。在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)發(fā)展環(huán)境下，為了促進(jìn)數(shù)字化檔案信息管理工作的有效執(zhí)行，工作人員的能力高低與其存在較大關(guān)系，因此，需要提高管理工作人員的文化知識(shí)，引導(dǎo)他們掌握先進(jìn)技術(shù)的利用方式，學(xué)會(huì)對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行熟練使用。還要認(rèn)識(shí)到檔案信息管理知識(shí)的重要性，尤其在數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)下，要實(shí)現(xiàn)理論與實(shí)踐的充分結(jié)合，提高自身的安全意識(shí)，在工作中具備警惕意識(shí)，這樣才能對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效防范。基于該情況的分析，在民營(yíng)企業(yè)逐漸發(fā)展時(shí)期，提高工作人員與管理人員的業(yè)務(wù)能力和自身素質(zhì)十分重要。尤其在數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)下，不僅能為檔案信息管理工作提供保障，維護(hù)執(zhí)行工作的安全性，還能提升民營(yíng)企業(yè)的地位，進(jìn)而使其獲得更高效益。

五、總結(jié)

對(duì)民營(yíng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息管理工作，改變傳統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)，保證其符合新時(shí)期的發(fā)展要求，一定要形成正確的管理意識(shí)，增強(qiáng)自身的安全理念和文化水平，在高速發(fā)展趨勢(shì)下合理利用數(shù)字化管理方式，保證能夠符合現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的需求.

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