導語：如何才能寫好一篇人事檔案整理規(guī)范及要求，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：人事人員；人事檔案；若干問題

引言

隨著我國社會經(jīng)濟的發(fā)展，傳統(tǒng)的人事管理制度已經(jīng)無法適應當前經(jīng)濟形勢的變化，而人事制度的改革也催生了人事制度的產(chǎn)生。人事制度有效地推動了人才資源的合理流動和優(yōu)化配置，進一步開發(fā)和釋放了各領域人才的潛能，同時，對于用人單位在戶籍管理和人事檔案管理方面的問題解決起到十分關鍵的作用。但是，由于我國人事制度實行的時間不長，在人事制度的很多方面還不夠完善，引起了一些新問題和新情況的出現(xiàn)，特別是對于人事人員的人事檔案管理問題，亟需要處理解決。

一、當前人事人員人事檔案存在的若干問題

1.人事檔案整理操作不規(guī)范

人事檔案主要包括自身信息、工作學習經(jīng)歷、學歷培訓、職稱證書和相關的鑒定考核資料，但是在人事檔案管理中，人事人員并沒有對這些材料進行詳細的分類，這些材料很容易被夾雜混淆，沒有對人事檔案準確分類。人事檔案的每一處材料都會有編碼序號，人事人員往往會將小序號忽視，使得人事檔案材料雜亂無序。而且，用人單位的不同，對于人事檔案的要求也會不同，有的人事檔案材料由于規(guī)定的不同有大有小，甚至有的人事檔案信息沒有預留裝訂線，有些破損的材料也沒有進行修補，對人事檔案加工不合理。有的人事檔案需要對目錄進行打印裝訂，沒有進行工作的人事檔案在查詢就會十分繁瑣，在傳閱或者流動的過程中很容易發(fā)生錯誤或丟失。更加嚴重的是，很多人事檔案在開始收集制作的過程中，對于人事檔案材料的收集整理不齊全，而且有遺漏的也沒有通知人事檔案的被管理人員及時進行補交，像入黨材料、學籍信息、工作職稱等很多方面的信息。在人事檔案材料整理中，沒有及時歸檔的情形時有發(fā)生，而其他的像材料裝訂時的線頁不整齊、裝訂不規(guī)范的現(xiàn)象也普遍存在。

2.用人單位和人事機構缺乏有效溝通，人事檔案管理人員水平不高

用人單位在招聘人員之后，并沒有及時和人事機構進行溝通交流，在實際工作沒有重視人事檔案的管理，人事檔案在用人單位形成材料也沒有做到及時有效地歸檔建檔。此外，很多人事人員缺乏對人事檔案管理重要性的認知，對相關管理的制度和業(yè)務并不是十分熟悉，使得人事檔案的管理和材料存在保管不當?shù)膯栴}，對于辦理人事檔案的轉接手續(xù)不熟悉，導致了人事檔案在辦理過程中存在盲目錯亂的情形。

二、如何解決人事人員人事檔案問題的建議和措施

1.提高對人事檔案的重視程度，強化服務意識

人事檔案管理可以說是一項崇高的事業(yè)，作為人才資源的基礎性工作，事關社會主義人才市場的建設。對于推行的人事制度面臨新形勢、新任務，必須要高度重視人事檔案管理，從人事檔案的管理整體性和全局性，不斷深化做好規(guī)范化檔案整理工作重要性的意識?？梢詫⑷耸聶n案管理納入到社會公共服務管理體系之中，強化對人事檔案管理的服務職能建設。因此，人事機構中人事人員要牢固樹立為民服務的工作理念，相關的認識管理部門要制定好人事檔案管理的規(guī)章制度，對人事檔案的建檔、歸檔、傳送、查閱等流程要進行規(guī)范，不能隨意外泄保管人員的檔案信息。人事機構對于掌握的各類人才信息、人才結構、人才的分布領域以及就業(yè)狀況等要進行嚴格劃分統(tǒng)計，人事人員制定科學合理的人事檔案服務，為機關單位、用人企業(yè)和就業(yè)流動人員提供良好的信息服務，對于用人單位的人力資源分配、人才的引進質量起著十分重要的作用。

2.加強人事人員的隊伍建設，提高人事人員綜合能力

人事檔案管理工作要求工作人員對人力資源、人事管理、檔案操作等都要有較高的認識，而且在工作中要具有細心、耐心等優(yōu)秀的工作精神品質，并且具備樂于奉獻的精神和政治素質高的特點。隨著時代的變化發(fā)展，對人事中的人事檔案管理工作中要求的服務工作和要求更高，因而必須要對人事檔案管理工作堅持與時俱進，不斷進行創(chuàng)新，提高人事人員的工作能力和思想素質。在上崗前，要對人事人員進行崗前培訓，對人事檔案管理中所要求的的專業(yè)性知識(檔案的法律法規(guī)、檔案的材料涵蓋、檔案的基礎知識、檔案的操作流程、檔案的現(xiàn)代化標準等)進行培訓，在上崗后，對人事人員的工作安排要從最基層的職能分配做起，學會檔案材料的鑒別、檔案的裝訂整理、檔案的整理歸檔、電子檔案的錄入操作、檔案管理及軟件的使用，充分提高人事人員的實際人事業(yè)務操作水平，并且在日常的檔案管理中要定期檢查和不定期抽查相結合的監(jiān)督。

3.加強人事相關部門的監(jiān)管力度，進行規(guī)范化管理

很多人事檔案在保存中信息散亂、可有可無，阻礙了人事檔案的管理水平的提升。因此，人社部門要組織好人事檔案管理工作情況的匯報總結，根據(jù)國家出臺的人事制度和人事檔案管理的法律法規(guī)，推進人事檔案管理的規(guī)范化和標準化，改善工作條件，完善監(jiān)察部門的監(jiān)察方式。人事管理工作領導要在此項工作中發(fā)揮帶頭作用，嚴格把關和落實人事檔案的管理工作，建立嚴格的監(jiān)督檢查機制，對出現(xiàn)問題的要嚴肅追究責任，并做好整改以及后續(xù)的跟蹤追查。

三、結語

綜上所述，規(guī)范化的人事檔案能夠全面反映人員的情況，便于用人單位進行管理和人力資源部門進行信息查詢。人事人員進行人事檔案管理過程中，要提高自身對人事檔案管理的綜合能力，加強和用人單位、人事機構以及人員的溝通交流，做好人事檔案管理，更好地服務于社會。

參考文獻：

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[3]曾凡志,林成義,曾波.整理人事人員人事檔案若干問題探討[J].蘭臺世界,2013,S3:142-143.

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【關鍵詞】干部檔案；審核整理；規(guī)范化

干部檔案管理是檔案管理工作人員的一項基本工作，工作人員根據(jù)檔案的分類進行分區(qū)管理。通過干部檔案的管理可以真正認識熟悉干部的工作經(jīng)歷、學習經(jīng)歷等等，也是普通工作人員通過領導督促自己學習的好方法。本文主要介紹人事檔案審核整理的重要性及如何進行人事檔案審核整理兩個方面的內(nèi)容。

一、干部人事檔案審核整理的重要性

《干部檔案工作條例》第二條指出：干部檔案是干部個人經(jīng)歷和社會實踐的記錄，是干部思想品德、業(yè)務能力和工作情況的反映，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的一個重要依據(jù)。同時，干部的人事檔案審核主要包括年齡、工齡、黨齡（三齡），學歷、工作經(jīng)歷等。由于這些檔案資料對干部升級、職稱評比有著非常重要的作用，同時由于我國機關事業(yè)單位落后的人事檔案管理隊伍和檔案管理工作人員的能力欠缺，從而使得干部人事檔案審核整理變得越來越重要。

（一）干部人事檔案管理的重要性。干部檔案管理工作是一項重要的工作內(nèi)容，也是認識和了解干部的基本依據(jù)，只有認真管理好干部人員的檔案，才可以為干部所在的機關事業(yè)單位帶來便利。但是，有的機關事業(yè)單位對干部檔案管理中，雖然設立了專門的檔案管理室，但是并沒有給檔案管理室配備專業(yè)的檔案管理人員，其中的許多檔案管理人員都是招聘的退休人員或者是沒有相關知識經(jīng)驗的工作人員。這些人員由于沒有專業(yè)的檔案管理知識素養(yǎng)，并不能很好地去管理檔案相關工作。比如，檔案管理人員認為只要檔案內(nèi)容不丟失、不泄露就認為他們的工作做的夠好了，但是，對干部檔案資料內(nèi)容不丟失、不泄露是檔案管理人員必須具備的工作素質，此外，還需要保證管理人員對干部的檔案管理熟悉，如果需要找某個領導的相關資料，而不用去隨便翻找，直接就可以知道所需資料的具置。因此，整理和管理好干部人事檔案變得越來越重要。

（二）干部人事檔案審核的重要性。檔案可以說幾乎包含了一個人的所有信息，不論是領導干部還是普通人，檔案材料都是重要的。同時，對于干部檔案中干部的學業(yè)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等，這些材料對于后期干部的升遷有著非常重要的影響。特別是對于干部尋找新的工作崗位時，用人單位便會根據(jù)該干部以前的工作經(jīng)歷、學習經(jīng)歷等確定干部以后的工作方向。但是，由于檔案管理工作人員沒有接受檔案管理相關專業(yè)的學習，對檔案中材料的填寫規(guī)范或填寫要求不是很清楚，從而導致，很多干部檔案資料的內(nèi)容填寫不規(guī)范，內(nèi)容填寫也不完整，更有甚者發(fā)生比較嚴重的問題。因此，為了避免發(fā)生比較嚴重的問題，對于干部的檔案資料必須進行嚴格的審核，只有審核通過才能進行檔案的存檔。從而，干部人事檔案審核對檔案的正常管理起著非常重要的作用。

二、如何進行人事檔案審核整理

（一）如何進行人事檔案整理。人事檔案整理的好壞對干部本人和用人單位都有著很重要的影響，因此，為了使檔案管理工作規(guī)范化，可以從以下兩個方面人事n案整理研究。一方面，人事檔案的整理可以通過不同省份進行整理，這樣不僅可以獲取同一機關單位的干部人員各省份的分配，同時也給檔案管理工作人員帶來了很大的便利性。另一方便，由于檔案管理工作人員專業(yè)水平較差，如果不能從根本上提高檔案管理人員的能力，也會給以后的檔案管理埋下不必要的麻煩，因此，需要通過對檔案管理工作進行相關方面的培訓，只有這樣才可能在根本上解決問題。

（二）如何進行人事檔案審核。由于干部人事檔案填寫不規(guī)范、不完整將會對干部以后的工作帶來一定的影響，因此，需要對人事檔案審核。同時，干部人事檔案的審核可以從以下兩個方面介紹：一方面，對于干部的檔案資料填寫需要檔案管理相關的領導審核，若領導審核通過后需再次找到檔案管理相關的專家審核，最后檔案管理部門的最高領導審核，只有全部通過才可以認為該干部的檔案信息填寫完整、規(guī)范、正確。另一方面，干部的檔案資料進行審核時，須嚴格執(zhí)行審核的要義：嚴、細。只有嚴格地審核所有檔案，才能使檔案不會出錯，并且審核檔案時還要保持一定的耐心，認真仔細地一條條審核，特別是“三齡二歷一身份”中每一項內(nèi)容都要嚴格審核。

三、結論

干部檔案管理是檔案管理工作人員的一項基本工作，工作人員根據(jù)檔案的分類進行分省管理。本文主要介紹人事檔案審核整理的重要性及如何進行人事檔案審核整理兩個方面的內(nèi)容。只有做好檔案管理人員培訓、加強對檔案管理工作的監(jiān)督檢查，才會實現(xiàn)檔案管理的規(guī)劃化。

【參考文獻】

[1] 理文.我國干部人事檔案管理研究[D].安徽大學，2013.

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1.1保證人事檔案的真實性、完整性

個人檔案內(nèi)容的真實性是進行人事檔案工作的前提基礎，這對后續(xù)工作有著重要的意義。檔案的真實及完整性充分體現(xiàn)了職工干部的工作狀態(tài)及精神面貌，也可以使相關部門提拔有能力的干部時，進行準確的定位及相關評估，做出更接近個人實際情況的判斷。因此可以看得出來，這個關系到每個人自身利益的人事檔案，更是關乎個人仕途的人事檔案。這樣具有重要性的人事檔案其內(nèi)容的真實性是非常重要的，一旦因為檔案內(nèi)容的不真實，影響了真正具有能力和水平的人在仕途上面的發(fā)展，這不僅僅對有能力的人是一項損失，更是對社會的嚴重損失，使社會沒有能夠充分發(fā)揮培養(yǎng)人才的目的，發(fā)揮其社會價值。這就要求從事檔案管理的相關人員認真對有關人員的檔案進行核實、整理，使其個人檔案能夠充分反映這個人的實際工作能力和水平。但值得注意的是，將所有檔案資料整理入冊并不意味著檔案整理工作就此順利結束，檔案是隨著個人的工作經(jīng)歷及事業(yè)發(fā)展所改變的，因此對個人檔案的管理要隨時改變、隨時建立，使個人的檔案完善，把個人的閱歷及經(jīng)歷都體現(xiàn)在個人檔案中，這樣個人的檔案也就隨之豐富起來。

1.2實現(xiàn)人事檔案管理的目的

實現(xiàn)人事檔案管理工作的既定目標，是在檔案管理工作方面實現(xiàn)質的進步。這一定程度上使目前人事制度的管理實現(xiàn)體制化、規(guī)范化、科學化的道路。這也為社會的建設提供了有利的資源和保障。為此進行人事檔案的管理工作有幾點亟需注意[2]。

1.2.1按程序歸檔

檔案內(nèi)資料的收集及整理要按照程序進行，把材料整理后歸檔。按照個人工作經(jīng)驗及歷程將相關證明材料納入個人的人事檔案中，在個人檔案中能夠突出本人的實際業(yè)務水平的資料都要放入其中，以待在以后選拔干部的時候作為一項有力的參考依據(jù)。并且要做到檔案的更新要及時，隨時變動隨時更新，緊跟個人的社會腳步，同步個人業(yè)績。整理完相關資料要按照有關要求，將檔案交給檔案存放處進行檔案存檔的管理，對于檔案內(nèi)容要求字跡清晰，手續(xù)完備，并且對于組織上形成的證明材料需要有相應的組織印章、任免資料以及聘用信息。如有審批表等一系列文件需要有相應批準機關的單位名稱、時間及文件編號等信息。個人書寫的證明材料需要本人簽名及資料形成的時間，需要一一將這些材料按照歸檔程序裝入檔案。

1.2.2檔案規(guī)范化整理

檔案管理的工作人員要做到對人事檔案規(guī)范管理，對人事檔案定期進行核實及整理，及時糾正有問題的檔案，如不該納入人事檔案的資料應該剔除，缺少的人事檔案資料需要補充進去，如發(fā)現(xiàn)虛假資料需要按照有關規(guī)定進行處理，對檔案的真實性進行嚴格審查，杜絕虛假資料。一旦發(fā)現(xiàn)問題需要及時上報，向相關部門反應情況，按照規(guī)定進行處理。

1.2.3建立符合標準的設施

檔案管理的相關設施進行升級及更新，追隨社會的步伐及大眾的需求。要配備專門的庫房進行管理，設置專門的檔案盒、檔案紙及打孔機等相關配備用品。還要配置除去空氣中的濕氣的空調(diào)，以防止紙質的檔案發(fā)霉等情況發(fā)生。而且還要配置專門的防火、防蟲等設施，保證人事檔案的安全性。

2增強檔案信息化管理水平

提高檔案的管理水平及能力是實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的最高目標，可以充分利用人事檔案對個人工作經(jīng)歷的整理為人事部門的工作提供便利。為提升工作效率及管理水平，當務之急就是要使檔案管理加快信息化進程。要使計算機在檔案管理過程中發(fā)揮其自身優(yōu)勢。建立電子檔案，實現(xiàn)電子信息化的檔案管理。建立個人的檔案系統(tǒng)及人事檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)各省市的聯(lián)網(wǎng)應用及查詢。這樣就可以對人事檔案進行動態(tài)跟蹤，省時省力，便于管理人員的輸入與信息的提取，實現(xiàn)將固定的人事資料變成可以靈活更新的動態(tài)化信息。設置專人專戶的賬號信息，可以確保檔案的真實性，內(nèi)容準確可靠。

3增強檔案管理人員整體素質

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一、基本情況

我們公司是中鐵大橋局集團公司下屬的一個二級子公司，成立于年月，現(xiàn)有干部職工名，其中，具有高級技術職稱的人員名、中級技術職稱的人員名、中級技術職稱的人員名。機關管理辦公人員名一線工作人員名。下設廠部和室。公司近年來，堅持科學發(fā)展觀，開拓進取，追求卓越，在市場經(jīng)濟大潮中勇立潮頭，實現(xiàn)了社會效益和經(jīng)濟效益的雙豐收。

二、工作做法

（一）加強組織領導，統(tǒng)一大家思想認識

首先，公司黨政領導高度重視人事檔案管理工作，成立了專門組織機構，有專門分管領導負責此項工作的指導與協(xié)調(diào)，定期或者不定期親自督促檢查，并一次次對人事檔案管理工作提出提出明確任務和具體要求，并定期聽取匯報，對工作中出現(xiàn)的問題及時分析和處理。同時，通過組織召開有關人員參加的會議，統(tǒng)一和提高大家的思想認識，經(jīng)過學習討論，使大家深刻認識到：檔案信息資源是中鐵大橋局集團信息資源的重要組成部分，在企業(yè)經(jīng)濟建設中發(fā)揮著越來越重要的作用。我們從企業(yè)人事檔案最薄弱處下手，全面健全人事檔案體系，就是想通過人事檔案管理，進一步提高整個企業(yè)管理水平。為了保證人事檔案標準化、規(guī)范化整理如期完成任務，公司領導統(tǒng)籌兼顧，從基層單位抽調(diào)力量解決人手不夠的問題、及時解決檔案庫房裝具等問題，由于領導的重視，保證了人事檔案管理工作順利開展。

（二）加強制度建設，實現(xiàn)管理規(guī)范有序

沒有規(guī)矩，不成方圓。根據(jù)我公司實際，對公司所屬各單位的人事檔案管理部門提出了干部檔案管理工作的具體要求，并先后制定了《干部人事檔案管理辦法》、《干部檔案材料收集制度》、《干部檔案鑒別歸檔制度》、《干部檔案查（借）閱制度》、《干部檔案轉遞制度》、《干部檔案保管保密制度》等多項制度，確保了檔案收集、歸檔、鑒別、轉遞、查借閱等各個環(huán)節(jié)的規(guī)范性。同時，制作《查（借）閱人事檔案登記簿》、《檔案材料收集歸檔登記簿》、《檔案轉遞登記簿》等記錄簿，使機關人員堅持照章辦事、按程序辦事。制度的建立健全，使得我們?nèi)耸聶n案管理工作步入了規(guī)范化、制度化的軌道。

（三）加強人員培訓，提高業(yè)務工作素質

人事檔案管理的好與壞，培訓強化是關鍵。我們組織了業(yè)務專題培訓，采取派員去總公司培訓和自己本公司自己組織培訓兩種形式。通過培訓，使公司機關和來自公司下屬單位的人員學習了干部檔案管理的基本知識以及基本操作技能。在培訓中，學員們認真學習了人事檔案管理辦法及檔案實務操作規(guī)范制度，進行了工作研討和實務操作，討論在工作中出現(xiàn)的一些問題。大家通過學習，進一步明確了方向，熟悉了管理人事檔案工作的規(guī)范要求和工作標準，為下一步檔案管理工作的開展打下了堅實的基礎。同時，公司人事檔案管理部門還及時了解檔案管理工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，積極探求解決的方案和辦法，根據(jù)各下屬單位提出來的一些具體問題，經(jīng)過認真研究，再以電話、通知、以會代訓等不同方式指導下面開展工作，并且鼓勵大家業(yè)余堅持自學業(yè)務，使大家明確了解決問題的對策，有效提高了心理素質和業(yè)務素質。

（四）加強大硬件投入，夯實基礎設施建設

為了加強人事檔案管理基礎設施建設，不斷改善管理環(huán)境安全條件，我們公司解放思想，內(nèi)部挖潛，千方百計從別的地方擠出經(jīng)費，對檔案管理的硬件加大資金投入力度，先后為公司人力資源部檔案室添置了計算機臺，彩色打印機部、裁紙打孔一體機部、專用打孔機部、裁紙刀和先進的檔案裝具-密集架，具備中央空調(diào)、消防監(jiān)控等各種先進硬件設設備，不斷改善人事檔案管理條件，經(jīng)過努力，已經(jīng)基本達到總公司提出的“三室”分開的要求，保證了“六防”措施的有效落實，同時，要求我們公司所屬的各基層單位對檔案管理的硬件加大投入，經(jīng)過各個單位的努力，檔案庫房建設基本上達到了總公司的要求

（五）加強機制完善，達到管理優(yōu)質長效

建立和完善了人事檔案管理的長效機制，確保管理運行的工作效率和工作質量。1、實行關口前移，調(diào)查摸底先行：在健全人事檔案之前，首先對全公司人事情況作了充分的調(diào)查，對不同員工的情況做好記錄，保證了人事存檔的準確性和真實性。2、實行安全防范，依靠組織保障。首先，各級人事檔案管理部門領導高度重視防范工作，積極實施了有關檔案系統(tǒng)安全方面的各項措施；其次，讓管理人員對檔案安全性作深入地了解，使他們積極地自覺地遵守各項安全制度和措施，防患于未然，降低了人事檔案信息系統(tǒng)的安全風險。3、實行規(guī)范操作，依靠制度保障。通過制定相應的政策與規(guī)范，并采取必要的措施強化落實，做到制度規(guī)范人事檔案管理行為，保障人事檔案信息執(zhí)行到位。4、實行優(yōu)質服務，提供信息依據(jù)。

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關鍵詞：人事檔案管理；重要性；存在問題；應對措施

中圖分類號：G632文獻標識碼：B文章編號：1672-1578（2017）05-0013-01

桂林市第一中學是一所歷史悠久的學校，成立于1939年。其前身是國立"漢民中學"（胡漢民是中國元老）。為抗日救國培植青年學生，著名文史學家、詞曲學家、教育家任中敏先生于1937年在南京創(chuàng)辦了漢民中學，并擔任校長?？箲?zhàn)爆發(fā)后，學校被迫于1938年2月遷至廣西桂林穿山，1944年日本入侵桂林，任中敏校長親率弟子遷徙數(shù)千里，輾轉永福壽城，最后到貴州榕江繼續(xù)辦學，1945年抗戰(zhàn)勝利后再度遷回桂林重建學?！，F(xiàn)屬于桂林市教育局直屬單位?，F(xiàn)擁有在職教職工人事檔案173份，離退休職工人事檔案120份，死亡人事檔案98份。

1.人事檔案管理的重要性

人事檔案是黨政軍群機關、企事業(yè)單位在管理所屬人員時形成的以各個個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面地歷史地考察和了解一個人的依據(jù)，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據(jù)。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，更好地為市局選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。

2.人事檔案管理與利用存在的問題

2.1干部人事檔案改版，改版工作時間緊任務繁重。2014年11月7日剛參加完市局舉辦的關于干部人事檔案培訓的通知，緊接著2014年11月25日就接桂林市教育局人事科下發(fā)《關于做好干部人事檔案改版工作的通知》，文件上時間要求在2014年12月31日前完成學校在職教職工干部人事檔案的改版工作，時間緊、任務重。全校在職教職員工檔案173份，這173份人事檔案的重新整理，僅技術加工，規(guī)范整理就有相當大的工作量。

2.2人事檔案管理硬件不足。本校由于k公條件限制，雖然管理390多份人事檔案，但沒有實現(xiàn)檔案庫房、閱檔室分開，人事檔案庫房沒有配置去濕機、加濕器、溫濕度表等硬件設備。

2.3專職檔案管理人員缺乏。本校主要是有學校辦公室人事工作人員兼職監(jiān)管人事檔案管理工作，這樣勢必影響了教育局統(tǒng)一完成干部人事檔案改版工作的時間，雖然兼職人員也經(jīng)常參加市局關于檔案管理的培訓，但是學習不夠系統(tǒng)完善。而這種管理模式，缺乏人事檔案管理人員業(yè)務能力、管理水平培訓與提高，使得本校人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發(fā)展都受到限制。

2.4單位人事部門檔案意識不強。為規(guī)范各學校的人事檔案管理工作，桂林市教育局印發(fā)了由桂林市檔案監(jiān)督指導科唐志紅科長編寫的《小學校各類檔案的整理方法及要求》。但是有時候辦公室事情繁雜，未能認真對照制度，及時將需要歸檔的人事材料及時更新，從而影響了人事檔案材料的利用效果。

2.5信息開發(fā)利用率差，發(fā)揮服務作用程度低。人事檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務內(nèi)容，包括檔案信息的開發(fā)利用等。目前，我們學校的人事檔案管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動服務局面，人事檔案信息資源的開發(fā)利用程度不高，往往大多只限于辦理退休手續(xù)、工資變動審核、干部考察、發(fā)展黨員等方面，未能真正起到應有的作用。

2.6檔案管理手段落后?，F(xiàn)代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。計算機在人事檔案管理中，只發(fā)揮了簡單的檔案材料目錄的錄入作用、打印新檔案編碼、個人散材料的分類整理等，人事檔案管理信息化功能尚未開發(fā)。

3.解決人事檔案的管理與利用問題的措施

3.1領導重視，組織得力。單位領導，尤其是分管組織人事工作的領導，應進一步增強檔案意識，充分認識到人事檔案工作在本校人事管理工作中的重要地位和作用，重視人事檔案管理工作，要將人事檔案工作列入議事日程，定期聽取工作匯報，切實解決人事檔案工作中的實際問題；要對人事檔案工作定期研究、部署，制定人事檔案工作近期或遠期規(guī)劃和實施方案，做到有計劃，有部署，有檢查，有落實；要主動關心檔案工作者的工作、學習、生活，當他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務時，主管領導應及時給以表揚和認可，同時還要讓他們享受同等的升遷機會，這些措施最終可以促進人事檔案工作績效的提高。

3.2為人事檔案管理工作提供必要的物質條件。要將人事檔案工作所需經(jīng)費列入單位財務計劃，保證經(jīng)費落實；改善人事檔案管理工作的基礎設施，實現(xiàn)檔案庫房、閱檔室分開；要為人事檔案庫房配置去濕機、加濕器、溫濕度表等硬件設備。

3.3要配備專職檔案管理人員，提高檔案管理人員素質。為切實做好"干部人事檔案改版"任務，應當按照政策規(guī)定選好配足檔案管理人員，這樣可以保證人事檔案工作的長效性，促進人事檔案管理上水平；要不斷提高人事檔案管理人員的自身素質，對檔案管理人員進行業(yè)務培訓，系統(tǒng)地學習黨和政府制定組織人事工作的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導工作，以適應新時期國家教育發(fā)展事業(yè)對人事檔案管理的新要求；同時，也要加強人事檔案管理人員的思想素質教育，教育他們要堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密、嚴謹認真、要能吃苦、耐勞，甘于奉獻。

3.4完善、落實人事檔案管理制度。在本?，F(xiàn)有收集歸檔制度、借（查）閱制度的基礎上，根據(jù)單位人事檔案工作實際情況，繼續(xù)制定完善人事檔案管理鑒別歸檔制度、轉遞制度、保管保密制度、檢查核對制度等制度，努力形成一個完整的規(guī)章制度體系。

在制定制度的基礎上，更要關注制度的貫徹落實情況。要按照規(guī)章制度要求，定期檢查檔案管理人員對檔案制度的落實執(zhí)行情況，督促其按照制度要求，及時將歸檔文件，對收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實，保證人事檔案工作逐步制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案"見證歷史"的作用。

3.5提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。要順應時代的發(fā)展要求，把現(xiàn)代先進的科學技術手段如：存貯技術：微機、縮微照相；防護技術：原子能處理、空調(diào)器、吸塵器；復制技術：復印機、掃描機；裝訂技術；自動打眼機等應用到人事檔案管理工作中，以提高檔案管理的工作效率，延長人事檔案壽命。

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關鍵詞：高職院校；人事檔案管理；問題與對策

人事檔案管理指人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。人事檔案是指組織人事管理活動中形成的，經(jīng)組織審查或認可的，記錄、反映教職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)等內(nèi)容的文字材料，以教職工個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。它歷史地、全面地記載著教職工的綜合信息，是各級組織全面地考察、了解和正確選拔、使用人才的重要依據(jù)。對高職院校教職工人事檔案進行管理，是高職學院人事處的重要職能之一。

新時期，為適應高職教育的發(fā)展，如何推進人事檔案管理工作，使人事檔案工作職能得以充分發(fā)揮，更好地為學校教育和人事工作服務，這無疑成為高職院校工作急需解決的問題。

一、湖南體育職業(yè)學院人事檔案管理現(xiàn)狀

為切實抓好教職工人事檔案管理，湖南體育職業(yè)學院從加大基礎設施入手，強化管理，認真做好教職工人事檔案的各項管理工作，強化檔案服務效能，以此確保提高教職工人事檔案服務工作的質量和效率。

按照教職工人事檔案管理權限，學院人事處承擔了院本部、省體校、省羽毛球運動管理中心、省舉重運動管理中心、省游泳運動管理中心、省網(wǎng)球運動管理中心、省摔跤柔道跆拳道運動管理中心、省射擊運動管理中心8個單位的副處級以下和副高以下職稱干部、工人、運動員人事檔案，現(xiàn)有室藏人事檔案816卷。因檔案數(shù)量多，成分復雜，人事檔案管理工作以“三化”為核心指導思想。

1、規(guī)范化。通過建立規(guī)范化工作程序，保證教職工人事檔案工作所需經(jīng)費的落實，并于2008年制訂了《湖南體育職業(yè)學院2008-2010年人事檔案工作規(guī)劃》。2008年開始，從規(guī)范管理入手，對816卷檔案逐一進行了審核。按照分類管理、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊的要求進行整理，在認真審核教職工檔案“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷）的同時，重點清查：是否有涂改造假、裝錯材料、缺少1997年以后的《干部任免審批表》。同時仔細清理缺材料、追補缺材料、完善個人信息、復制純藍墨水和圓珠筆材料、剪裁、裱糊破損材料等等工作。

2、制度化。按照檔案工作的要求，結合學院檔案工作實際，2009年印發(fā)了《湖南體育職業(yè)學院人事檔案利用制度及收集歸檔要求的通知》。嚴格按制度要求做好檔案收集整理、歸檔鑒定、安全保護、轉遞保密、庫房管理等工作，確保了檔案管理工作有章可循，有據(jù)可依，規(guī)范運行。

3、安全化。為加強檔案的安全管理，學院強化人事檔案室硬件建設，檔案庫房、閱檔室、辦公室“三室”分開，面積達45.9平方米。庫房內(nèi)配有6組密集架、防盜門和防盜窗、空調(diào)機、滅火器、溫濕度計等相關設備。做到防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防塵、防霉爛，溫濕度適宜，通風良好。同時通過建立檔案查閱監(jiān)督機制，嚴把檔案查閱關。不允許任何個人和本院與檔案業(yè)務無關的人員查閱檔案內(nèi)容，任何人都無法私自涂改、添加、抽取、撤換檔案材料，有效地維護了檔案的安全。

二、人事檔案管理存在的問題及原因分析

長期以來，很多高職院校認為人事檔案管理就是單一收集資料、保存資料的工作，以至于對人事檔案管理工作的重要性認識不夠，缺乏足夠的重視和支持。通過與湖南體育職業(yè)學院人事管理成功經(jīng)驗進行比較，現(xiàn)今在高職院校人事檔案管理中存在以下問題：

1、因高職院校編制緊缺，未設置專門機構來從事人事檔案管理工作，沒有配備專人負責檔案管理工作，一般是采取其他崗位的非專業(yè)人員兼任，直接影響了檔案管理工作的質量。

2、人事檔案制度不完善。部分高職院校沒有在檔案材料的搜集、保管等方面制定較為完善的管理制度，無法將人事檔案管理責任落到實處，從而影響了人事檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。

3、管理經(jīng)費投入較少。部分高職院校在人事檔案管理工作中未設立檔案管理專項經(jīng)費或者投入經(jīng)費較少，從而無法滿足配備檔案管理設施的需要，也不能給檔案管理人員提供正常的業(yè)務培訓。

而造成這些問題的原因則主要集中在以下幾個方面：

1、人事檔案材料質量不高且收集難度較大

人事檔案材料的質量不高體現(xiàn)在形式和內(nèi)容兩方面。形式上，手續(xù)不齊，無單位印章，缺少個人簽名，用圓珠筆、鉛筆填寫或復寫，或用復印件代替等，都不符合檔案材料完整的要求，如干部任免表上缺少主管部門審批意見，干部履歷表中無組織審核公章，年度考核表上本人意見簽名處是空白。內(nèi)容上，反映同一問題的一套材料能夠有本有末地再現(xiàn)事情的來龍去脈，不缺張少頁，材料沒有缺損，而多數(shù)人事檔案都達不到完整要求。如常見的職稱材料短缺中，有的沒有初級職稱認定表，有的缺少講師評審表，直接從初級到了高級，中間出現(xiàn)了斷層，崗位聘任合同、年度考核和工資調(diào)整部分也常有此類情況，不能完整地連續(xù)地反映出該人崗位、職稱晉升、每年工作考核和工資調(diào)級情況。特別是合并后的高職院校，人事檔案材料不完整體現(xiàn)更為明顯。收集工作一直是人事檔案工作中的重點和難點，院屬單位負責人事檔案工作人員變動頻繁并且是兼職，不能專心檔案工作，業(yè)務不熟悉，從而不能按要求及時將檔案材料入檔。特別是在進行追補缺材料過程中，遇到了無法補的困難。如教職工單位的變動、所缺材料歷時時間已久、材料形成時的不規(guī)范等等，給檔案管理人員在追補材料工作上帶來很大的難度。

2、管理手段欠佳，工作效率較低

目前，部分高職院校在檔案管理工作中仍沿用傳統(tǒng)的手工操作模式。檔案工作人員主要依靠手工疲于應付檔案材料的收集、整理和裝訂，沒有時間和精力進行檔案管理工作的創(chuàng)新，從而無法建立較為完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)資源共享。

3、檔案管理人員綜合素質參差不齊

目前，高職院校的檔案管理人員隊伍在專業(yè)素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊。高學歷高職稱專業(yè)人員較少，部分高職院校是采取其他管理崗位的非專業(yè)人員兼任，多數(shù)檔案管理人員都是邊干邊學，專業(yè)對口的較少。

三、高職院校人事檔案管理工作問題的對策

針對所存在的問題，為了進一步加強人事檔案管理工作，促進其規(guī)范化管理，科學化應用，使人事檔案更好地為本學院的管理、人事決策和其他工作服務，針對高職院校人事管理工作的特殊性，筆者認為應從以下幾個方面加以改進：

1、重視并支持人事檔案管理工作

人事檔案工作由于其業(yè)務性質的特殊性，看起來是平淡容易被忽略的工作，而實際上它也是院校人事管理，機構發(fā)展中不可或缺的部分。人事檔案管理工作中自上而下整體推動的力度要大，要得到領導的高度重視和支持。這是搞好人事檔案管理工作的先決條件，只有這樣才能為人事檔案的管理工作注入優(yōu)秀的管理人才、厚實的資金依托和嚴格的制度保證。否則，人事檔案管理工作就得不到真正的實施。所以各級各部門也要高度重視并支持檔案管理工作，把做好檔案工作列入本單位工作的議事日程。

2、建立一支穩(wěn)定、專業(yè)的檔案管理隊伍

當今需要的是有人事管理能力的同時要熟悉計算機技能的復合性人才，自身在具備一定的創(chuàng)新能力的同時要在工作中實事求是，認真負責，注重細節(jié)，有良好的溝通能力。要建立一支相對穩(wěn)定的檔案管理隊伍，保證高職院校人事檔案管理工作的良性發(fā)展。應根據(jù)檔案業(yè)務的發(fā)展情況適時增加檔案管理人員，以利于檔案日常編研工作的開展，保證檔案管理的連續(xù)性，為以后的檔案管理及檔案接收工作做好人員儲備。同時要積極為檔案管理人員提供業(yè)務培訓的機會，組織他們參加各級舉辦的業(yè)務培訓班、進修班、檔案知識講座、經(jīng)驗交流會、學術研討會等提高檔案管理人員的業(yè)務水平和工作能力。

3、把握難點，著眼檔案管理規(guī)范化

作為識別人才重要依據(jù)之一的人事檔案，是反映教職工全面情況的案卷，也是教職工的全貌。這就要求人事檔案內(nèi)容要保持完整。一份符合要求的人事檔案，應該具備真實性和完整性。所以，作為檔案管理人員要有高度的責任感，立足本職，用主要的時間和精力做好檔案工作，定期與各單位聯(lián)系、定期索要，定期對人事檔案逐一進行清查，對檔案中缺少的材料一一登記在冊，做好檔案的收集、歸檔和整理工作，及時補齊補全空缺的材料。并從移交、聯(lián)系、索要、檢查核對、登記這幾個工作環(huán)節(jié)入手，嚴把材料入口關，把收集和管理工作做扎實。

4、嚴格落實檔案管理工作的各項制度

人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果不嚴格落實工作制度，就會使工作無章可循、無所適從。要進一步健全工作臺賬，逐條對照《人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》、《人事檔案工作目標管理考評標準》全面查擺問題，制定整改措施，特別是對人事聘用、職稱評審、工資調(diào)整、年度考核等材料督促有關部門收集，并按檔案管理權限即時移交學院人事檔案室入檔，同時要在歸檔材料的鑒別上，對轉進轉出檔案的把關下功夫，為教職工管理、人事聘用提供真實、準確的個人信息。

5、圍繞綜合服務，全面推進檔案信息化建設

為組織人事工作服務是人事檔案工作的出發(fā)點和立足點，隨著人事制度改革的深化，客觀上對教職工信息的需求量越來越大，對人事檔案信息化建設也提出了更新、更高的要求，因此要充分利用計算機在檔案管理工作中的作用，建立和完善檔案數(shù)據(jù)庫，及時更新，動態(tài)化管理人事檔案信息，保證檔案信息的時效性、真實性和準確性。要實行開放式的管理。一方面建立教職工工作業(yè)績檔案，及時將教職工的工作情況、工作業(yè)績和在重大活動、重點工作中的表現(xiàn)情況及任務完成情況收入檔案，為憑實績用教職工提供必要的依據(jù)。另一方面建立教職工能力檔案，重點收集個人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況以及參加各種資格考試、注冊考試等能反映個人才能資料，真實、準確、完整、立體地反映教職工的情況，提高決策工作的水平。要實行服務式管理。在工作中注重實效，在嚴格執(zhí)行保密制度的前提下，在教職工的入黨、出國、調(diào)動、聘任、福利待遇、辦理退休和處理歷史遺留問題時，盡最大努力幫助用檔單位用足用好檔案資料，提高教職工檔案的使用效率。

隨著高職院校的建設和發(fā)展，人事制度改革的不斷深入，原有的高職院校人事檔案管理工作已不能適應高職院校的發(fā)展需要。因此，高職院校人事檔案管理工作顯得尤為重要，這就要求高職院校在人事檔案管理工作中與時俱進，加快改革，規(guī)范檔案管理工作，提高檔案管理水平，為高職教育提供優(yōu)質服務。

[參考文獻]

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[3]黃柳飛.論高等職業(yè)院校人事檔案管理創(chuàng)新體系建設[J].黑龍江史志.2013（7）：99-100.

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關鍵詞：人事檔案 管理工作 建議

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）12（c）-0165-01

近些年來，伴隨科技的飛速發(fā)展，人們生活水平的日益提高，城市之間的人員流動量逐漸加大，相關的人事檔案管理工作的難度也日益加大，隨著人事體制制度的不斷改革和深入，人事檔案的相關管理工作也需要進行更深入的研究與管理，使之能夠適應當今社會的發(fā)展，緊跟社會發(fā)展的步伐。人事檔案的管理工作是按照國家有關的政策法規(guī)，對從事人員的相關工作經(jīng)歷及成就進行總結和歸納的具有具體化性質的個人資料，具有代表性、真實性和可靠性[1]。它可以一定程度上反應出一個人的工作水平、精神面貌及思想素質等方面。正是通過這些資料的記載，為選拔優(yōu)秀人才及干部提供了可靠的依據(jù)。但是就目前人事檔案的發(fā)展狀況來看，還有許多不足的地方需要改正，有待提高。其中也包括硬件設施的不健全，還有相關軟件設施的不足，如缺乏真正懂得人事檔案管理工作的優(yōu)秀人才。這些因素使得在檔案管理的過程中，缺乏創(chuàng)新，相關管理制度沒有進行合理化的完善，人事檔案整理工作不及時等問題仍然存在。為此，進一步提高人事檔案管理工作首先要解決這些問題。

1 制定檔案管理目標

1.1 保證人事檔案的真實性、完整性

個人檔案內(nèi)容的真實性是進行人事檔案工作的前提基礎，這對后續(xù)工作有著重要的意義。檔案的真實及完整性充分體現(xiàn)了職工干部的工作狀態(tài)及精神面貌，也可以使相關部門提拔有能力的干部時，進行準確的定位及相關評估，做出更接近個人實際情況的判斷。因此可以看得出來，這個關系到每個人自身利益的人事檔案，更是關乎個人仕途的人事檔案。這樣具有重要性的人事檔案其內(nèi)容的真實性是非常重要的，一旦因為檔案內(nèi)容的不真實，影響了真正具有能力和水平的人在仕途上面的發(fā)展，這不僅僅對有能力的人是一項損失，更是對社會的嚴重損失，使社會沒有能夠充分發(fā)揮培養(yǎng)人才的目的，發(fā)揮其社會價值。這就要求從事檔案管理的相關人員認真對有關人員的檔案進行核實、整理，使其個人檔案能夠充分反映這個人的實際工作能力和水平。但值得注意的是，將所有檔案資料整理入冊并不意味著檔案整理工作就此順利結束，檔案是隨著個人的工作經(jīng)歷及事業(yè)發(fā)展所改變的，因此對個人檔案的管理要隨時改變、隨時建立，使個人的檔案完善，把個人的閱歷及經(jīng)歷都體現(xiàn)在個人檔案中，這樣個人的檔案也就隨之豐富起來。

1.2 實現(xiàn)人事檔案管理的目的

實現(xiàn)人事檔案管理工作的既定目標，是在檔案管理工作方面實現(xiàn)質的進步。這一定程度上使目前人事制度的管理實現(xiàn)體制化、規(guī)范化、科學化的道路。這也為社會的建設提供了有利的資源和保障。為此進行人事檔案的管理工作有幾點亟需注意[2]。

1.2.1 按程序歸檔

檔案內(nèi)資料的收集及整理要按照程序進行，把材料整理后歸檔。按照個人工作經(jīng)驗及歷程將相關證明材料納入個人的人事檔案中，在個人檔案中能夠突出本人的實際業(yè)務水平的資料都要放入其中，以待在以后選拔干部的時候作為一項有力的參考依據(jù)。并且要做到檔案的更新要及時，隨時變動隨時更新，緊跟個人的社會腳步，同步個人業(yè)績。整理完相關資料要按照有關要求，將檔案交給檔案存放處進行檔案存檔的管理，對于檔案內(nèi)容要求字跡清晰，手續(xù)完備，并且對于組織上形成的證明材料需要有相應的組織印章、任免資料以及聘用信息。如有審批表等一系列文件需要有相應批準機關的單位名稱、時間及文件編號等信息。個人書寫的證明材料需要本人簽名及資料形成的時間，需要一一將這些材料按照歸檔程序裝入檔案。

1.2.2 檔案規(guī)范化整理

檔案管理的工作人員要做到對人事檔案規(guī)范管理，對人事檔案定期進行核實及整理，及時糾正有問題的檔案，如不該納入人事檔案的資料應該剔除，缺少的人事檔案資料需要補充進去，如發(fā)現(xiàn)虛假資料需要按照有關規(guī)定進行處理，對檔案的真實性進行嚴格審查，杜絕虛假資料。一旦發(fā)現(xiàn)問題需要及時上報，向相關部門反應情況，按照規(guī)定進行處理。

1.2.3 建立符合標準的設施

檔案管理的相關設施進行升級及更新，追隨社會的步伐及大眾的需求。要配備專門的庫房進行管理，設置專門的檔案盒、檔案紙及打孔機等相關配備用品。還要配置除去空氣中的濕氣的空調(diào)，以防止紙質的檔案發(fā)霉等情況發(fā)生。而且還要配置專門的防火、防蟲等設施，保證人事檔案的安全性。

2 增強檔案信息化管理水平

提高檔案的管理水平及能力是實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的最高目標，可以充分利用人事檔案對個人工作經(jīng)歷的整理為人事部門的工作提供便利。為提升工作效率及管理水平，當務之急就是要使檔案管理加快信息化進程。要使計算機在檔案管理過程中發(fā)揮其自身優(yōu)勢。建立電子檔案，實現(xiàn)電子信息化的檔案管理。建立個人的檔案系統(tǒng)及人事檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)各省市的聯(lián)網(wǎng)應用及查詢。這樣就可以對人事檔案進行動態(tài)跟蹤，省時省力，便于管理人員的輸入與信息的提取，實現(xiàn)將固定的人事資料變成可以靈活更新的動態(tài)化信息。設置專人專戶的賬號信息，可以確保檔案的真實性，內(nèi)容準確可靠。

3 增強檔案管理人員整體素質

加強檔案管理人員的整體素質是實現(xiàn)人事檔案管理工作高效率及高質量的重要保證。要實現(xiàn)整體素質的提高就需要不斷努力地學習一些技能，能夠應用到實際工作當中去，不僅如此，還要堅定自己的工作準則，因為人事檔案涉及切身的利益，需要有關人員有較強的責任心，更高的原則性，否則就不能勝任人事檔案的管理工作。從業(yè)人員要有高尚的職業(yè)操守，管理人員應該具有清正廉潔的品德，多聽取不同意見及見解，來彌補工作的不足，樂于奉獻，嚴于律己，使自己處于服務于人的工作態(tài)度中。并且樹立好正確的人生觀、價值觀。了解及掌握相關人事檔案管理的法律法規(guī)，及時關注政府的相關動態(tài)，提高自身的理論水平以及管理能力，使自己在工作中能夠不斷應付新的挑戰(zhàn)，具有迎接困難不畏懼的精神。

參考文獻

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一、指導思想和主要目標

以為宜興市供電公司實施人才戰(zhàn)略和人事管理工作提供優(yōu)質、高效、快捷服務為目的，狠抓基礎建設，做好信息的采集和維護，為企業(yè)人事決策提供優(yōu)質服務，使公司人事檔案工作實現(xiàn)達二級標準單位的目標。

從2002年到2005年，全公司人事檔案工作基本實現(xiàn)以下主要目標：

（一）、紙質檔案：

1、在進一步健全收集工作規(guī)章制度和完善收集網(wǎng)絡的基礎上，注意在收集材料的完備、及時、準確三方面下功夫，堅決把好“入口關”，切實提高歸檔材料的質量，做好紙質檔案的規(guī)范化管理工作。

2、嚴格按照《江蘇省電力公司員工檔案整理工作細則》、《江蘇省電力公司員工人事檔案工作驗考評標準》的要求，切實做好人事檔案的整理工作，保證每卷檔案的完整、真實、條理、精煉、實用。

（二）、電子檔案：

在做好紙質檔案的規(guī)范化管理工作的同時，注意搞好電子檔案。

1、系統(tǒng)結構

公司使用人事檔案管理信息系統(tǒng)，并按照訪問快捷準確、安全可靠的原則，建成公司系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫實體，使人事檔案信息查借閱、轉遞及數(shù)據(jù)的提取和統(tǒng)計分析等工作主要通過計算機進行。

2、多媒體檔案材料

將員工在工作、學習和生產(chǎn)一線的動態(tài)影像、聲音、圖片與考核、考察材料融為一體，通過計算機系統(tǒng)或投影設備顯示出來，不僅提供被任免干部的外觀形象、氣質、性格、口頭表達能力和處事風格等，以便對任免人選有一個比較全面、直觀和生動的了解，從而提高知人、識人的深度和廣度。

3、多媒體檔案材料保管和維護

以大容量、高速磁盤或光盤介質為電子多媒體信息的存儲介質，并按照科學的備份和保管制度進行備份和保管。同時注意對信息進行及時準確的采集、分類、更新和維護。

4、多媒體檔案材料使用

通過實用、良好的操作界面，方便用戶對有關材料的查詢和使用。注意對人事信息進行統(tǒng)計分析和預測，為人事決策提供參考。

5、多媒體信息系統(tǒng)保密和安全

建立網(wǎng)絡防火墻，通過引進安全可靠的防攻擊系統(tǒng)，建立科學的訪問、利用管理體制，來保證電子檔案材料的保密和安全。

（三）基礎建設版權所有

我公司配備專用的人事檔案管理專用計算機系統(tǒng)及數(shù)據(jù)備份設備。

照目標管理的有關規(guī)定，公司員工人事檔案實現(xiàn)“三室分開”（庫房、辦公室、閱覽室）,管理檔案庫房面積32平方米，庫房的“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫）安全措施工作到位。

二、現(xiàn)階段主要任務

2002—2003年開展員工人事檔案的整理工作。

2004年公司達員工人事檔案管理二級標準單位。結合人事檔案管理工作，為人事檔案管理人員舉辦業(yè)務培訓班進行培訓。

2005年初步建成同行領先和具有江蘇特色的數(shù)字化人事檔案館框架。

三、實現(xiàn)措施

1、提高思想認識，增強做好人事檔案工作的責任感和緊迫感。

人事檔案工作是人事工作的重要組成部分，是人事工作中一項必不可少的基礎工作。人事檔案管理人員要在思想上充分認識到此項工作的重要性，增強做好人事檔案工作的責任感、光榮感和緊迫感。

2、運用現(xiàn)代計算機技術，加強對員工人事檔案的科學管理

2004年運用員工人事檔案管理系統(tǒng)，建立計算機人事信息使用點，使多媒體檔案材料的采集、維護、檢索和利用更加方便。穩(wěn)步推進圖象、聲音和錄像片和考核文字材料相結合的多媒體檔案材料的采集和管理。

3、加強對人事檔案工作的宏觀業(yè)務檢查指導工作

公司有計劃的開展人事檔案目標管理工作，及時轉發(fā)上級有關文件規(guī)定，接受上級公司對我公司檔案管理工作的檢查監(jiān)督與考核，并組織業(yè)務培訓研討活動，提高公司的人事檔案管理水平。

4、加強隊伍建設，提高人事檔案管理人員運用現(xiàn)代化手段管理檔案的能力

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關鍵詞：人事 高校人事檔案有效管理

所謂人事制度，主要是指政府人事部門的人才交流機構根據(jù)國家有關政策法規(guī)，接受用人單位或個人委托，代為管理單位或個人的人事管理業(yè)務。當年國家人事部提出“人事”是人事管理改革的一項舉措，也是為了適應社會發(fā)展需求而推行的一種新型的人事管理社會化方式。目前，許多高校正逐步建立起以人事關系和人事檔案管理為主的人事機制，但在執(zhí)行程中存在一些諸如機構與被高校間職責不清，相關的配套措施及管理不完善等問題，在一定程度上制約了高校人事檔案管理工作的發(fā)展，這是高校人事檔案管理工作需要思考的話題。

一、人事制下的高校人事檔案管理內(nèi)涵

人事制與高校人事檔案：高校在適應社會發(fā)展的過程中，對新聘任教工的人事及檔案關系由人才交流服務機構代為管理，高校與個人建立聘用關系的一種人事制度，具有靈活多變的用人機制。實行人事的人員在聘期內(nèi)，高校依照聘用合同有關規(guī)定對其進行管理，解聘或不再續(xù)聘的轉回人才服務機構，脫離與學校的關系。它的最大特點在于實現(xiàn)人事關系管理與人員使用分離，高校在聘任合同的約定下享有人才的使用權，承擔相應的因使用人才而產(chǎn)生的按勞付酬、考核獎懲等義務，逐步使人才的使用權和所有權分離，把原來由單位承擔的社會責任從本單位中分離出去，走向社會化管理。而在高校推行人事制度下的人事檔案管理，旨在減輕高校有關人事的事務性工作負擔，消除新接收人員對單位的依賴，以實現(xiàn)高校用人的自主權，尤其可以幫助解決高校在人才引進、畢業(yè)生接收、職稱評審、人事檔案管理、人員編制、戶籍掛靠等方面遇到的問題；是為深化人事制度改革，增強高校生機和活力，而實行的人事制度，也是高校制度改革的一項重要內(nèi)容。

代管的高校人事檔案內(nèi)涵：完善的代管檔案主要有：干部履歷和自傳、鑒定和考核、學歷和評聘職務、政審、黨團、獎懲、工資、任免調(diào)動等十大類，根據(jù)用途分：如民主政治類：入團入黨入伍，組織鑒定、考查考核，職務任免、獎勵懲處、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)等；學歷學位類：履歷、自傳、學歷、學位、學籍、出國訪問、進修培訓等；專業(yè)技術類：職稱評定、論文獎勵、成果專利、科研成果等；社會保障類：如工資晉升、福利待遇、選舉評優(yōu)、購房和住房公積金、合同與協(xié)議等；教育衛(wèi)生類：如學籍學位、履歷、自傳、計劃生育、保健醫(yī)療等；安居樂業(yè)類：如房屋權屬、婚姻和戶籍、家庭成員、社會關系、、棄檔與出國等保障權益的檔案；派類：各類任命、出國訪問、代表登記等等；它們與被代管人的利益息息相關，是在他們在不斷成長中產(chǎn)生的新生資源。

代管的高校人事檔案性能：代管人事檔案是高?！安烀袂?、解民憂、維民權”的重要資源，具有較強的查考性、嚴肅性和權威性，她可用“憑據(jù)”幫你尋根溯源，用“數(shù)字”為你排憂解難和去偽存真；在個人的“成長發(fā)展、生老病死、衣食住行”中幾乎都離不開它，如工資檔案可核實工齡等，學籍和房產(chǎn)檔案可辦就業(yè)手續(xù)和確定房產(chǎn)權，婚姻檔案可辦購房貸款、遺產(chǎn)繼承手續(xù)；又如晉職晉資、進修培訓、醫(yī)療保險，產(chǎn)權公證，尋校友、求佐證等，都可顯示它的“威力”，尤其在當今憑證作用和法制效應越來越凸顯的年代，是一種難以估量的信息資源、文化資源、特色資源和效益資源。

二、人事制下的高校人事檔案管理現(xiàn)狀

近年來，隨著高校各類檔案資源的整合，檔案館就成為了人事檔案的管理主體。高校實行人事制度后，人事檔案管理主體實際上分成了兩個部分，一是由學校檔案館對傳統(tǒng)體制下的教職工檔案進行管理；另一部分被租賃聘用的教工檔案由當?shù)厝瞬沤涣鞣罩行倪M行管理，當一大批租聘者長時間被正式聘用后其檔案才能轉至校檔案館，期間有的需要相當長的時間才能被正式聘用，長時間被代管的檔案都是人事機構管理，但的人事檔案在管理存在不少問題。

1．機構與高校管理職責不清

制度的不健全和管理的不規(guī)范，使雙方職責不明確，操作中容易失誤；如機構側重一般的接收保管和存放，重接收，輕管理，在接收材料時基本不審不看、不按章歸類，不及時裝訂，更本談不上整理和裝卷，以及目錄信息的著入等管理，出現(xiàn)代管的人事檔案大多以原有結構狀態(tài)存在，組卷較散亂，管理有失嚴肅，既使丟失了也無依據(jù)；同時，檔案在未正式傳入高校時，高校檔案部門又不可能去查詢和監(jiān)督，以及查缺補漏，更談不上及時進行標準化和現(xiàn)代化管理，轉來的材料沒有電子目錄信息等，最基本的管理水平都未達到，致代管檔案的質量受到影響。

2．代管的人事檔案內(nèi)容不齊全

人事檔案的內(nèi)容是隨著個人成長在不斷增加、是處于動態(tài)狀，需要連續(xù)不斷地補充與更新，才能真實地反映其現(xiàn)實面貌，但有的檔案內(nèi)容的補充和收集較緩慢，如人員在工作中形成的業(yè)績考核、職稱考評、繼續(xù)教育、晉職晉資等材料十分豐富，收集緩慢影響了檔案的查閱和利用；又如形成材料不齊全，如有的過去雖然是招工或轉干、升學或晉職，但檔案中無記載，有的材料無審批意見及個人簽名等；還有的因多次調(diào)動或重新建檔，出現(xiàn)了部分檔案缺失等，減弱了憑證和依據(jù)功能；還有的組織考核、評鑒材料不全，在一定程度上影響對其本人的全面了解。

3．代管的人事檔案材料不連續(xù)

高校接收或擬引進的人員即便是租賃制，對學歷的要求最低也得在碩士以上，因此，學歷材料是收集重點，如自高中到博士學歷的原始材料，應具有報考表、入學登記表、學籍表、畢業(yè)生登記表或鑒定表、授予學位審批表等，但代管期間材料收集的不及時，致許多材料連續(xù)性不夠。

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4．代管的人事檔案查閱不方便

高校組織和人事部門在需要查閱代管檔案，或各黨支部辦理入黨或預備黨員轉正事宜、例行人事調(diào)查等時，需經(jīng)由高校人事部門到機構去代為借閱或開具證明后自行前往查閱；或代管的個人在報考碩士、博士、評定職稱、辦理戶口等需依據(jù)檔案材料開據(jù)證明等，都需反復要走多個流程才能辦成，利用起來極為不便。同時，高校人事部門對代管者的檔案是先收集和整理，再不定期集中轉遞至機構，轉遞中易致檔案實體損壞或散失，影響代管檔案的管理和查閱質量。中國

三、人事制下的高校人事檔案管理對策

檔案管理工作是一項政策性、專業(yè)性很強的工作，雙方管理機構不僅要規(guī)范管理，重要的是強化管理意識，熟悉和掌握人事檔案管理技能，不斷拓展和延伸服務功能，搭建交流溝通的平臺,營造和諧工作環(huán)境，為雙方提供優(yōu)質、方便、快捷、高效的服務。

1．優(yōu)化人事檔案的服務環(huán)境

為促進人事制下的高校人事檔案管理和服務效能，要及時完善更為科學合理的人事檔案管理職責，提高雙方檔案管理者的政治和業(yè)務水平，要求他們不僅要有“一專多能”、愛崗敬業(yè)、精通業(yè)務，具熟練掌握人事檔案材料的收集、研究、鑒別、分類、編排、歸檔、保護各個環(huán)節(jié)的技術，而且還要掌握自動化、信息化、網(wǎng)絡化的知識和技能，提高檔案管理技術水平，優(yōu)化人事檔案管理的服務環(huán)境。

2．規(guī)范人事檔案的管理程序

高校與機構之間須加強溝通、協(xié)調(diào)工作，制定出切實可行、操作性強的具體程序和措施，同時，高校要積極配合機構做好檔案材料的收集工作，機構也不能僅僅停留在檔案保管上，雙方都要做好協(xié)調(diào)工作，著力解決職責不清、范圍不明、關系不順、程序不規(guī)范、運行機制不暢、信息反饋不及時等問題，制定嚴格的合同，明確各自的職責范圍、可操作的措施、具體工作程序以及各個工作環(huán)節(jié)間的運行機制等,建立健全包括材料收集、人事檔案保管與保護、鑒別、查(借)閱、轉遞等規(guī)章，機構要按程序做好代管檔案的收集、整理、保管、利用等工作，而高校也要積極地對代管人的學歷變更、職務、職稱變動、工資調(diào)整、及年度考核等材料進行初步的整理，并及時完整地轉交給人事機構，使代管人事檔案管理逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理。

3．做好人事檔案的收集整理

全面和及時地收集材料，是檔案工作的重中之重，對每年新形成的材料針對性的收集和整理，如晉升、晉職、考核、任免、各種獎懲、出國訪問、離任審計等材料，增強全程跟蹤意識，認真加工甄別，鑒定取舍，力求真實完整，手續(xù)完備，嚴格把好歸檔材料質量關；機構與用人單位要注意溝通信息，方需及時把握材料形成的規(guī)律，掌握材料的來源和環(huán)節(jié)等，了解材料中經(jīng)常出現(xiàn)的問題，主動與單位或個人取得聯(lián)系，高校力爭在材料生成之前給予指導和督促；及時建立健全人事檔案信息交換聯(lián)系制度，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡，機構把需歸檔材料的內(nèi)容及范圍以書面形式發(fā)到用人單位，定期聯(lián)系，用人單位對人事材料及時收集、鑒定、登記，年終和機構進行檔案移交，以確保代管人事檔案材料的真實性、權威性、完整性、長期可讀性。

4．拓展高校檔案部門的管理功能

高校檔案部門不僅要承擔起傳統(tǒng)的人事檔案管理的職責，而且還要成為人事制度下人事檔案管理和利用的樞紐或中轉站；因此，高校人事部門需要在每年新進人員之后將即時更新的名單及時轉給檔案部門；在人事檔案材料產(chǎn)生后，檔案館及時對人事處移交的人事檔案材料進行分類和整理，并將人事制度下的人事材料及時向“中心”進行移交。同時，在業(yè)務上加強溝通，及時了解所在高校的人事檔案情況；在人事檔案材料產(chǎn)生后，檔案部門對方移交來的人事檔案及時進行整理和著入，集中統(tǒng)一管理，提供系統(tǒng)性、完整性的檔案服務。

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5．建立代管人事檔案信息管理體系

機構應及時建立代管人事檔案的信息化管理，與高校建立系統(tǒng)的信息連接，實現(xiàn)信息共享，用人單位可以借助網(wǎng)絡平臺，快捷方便地查閱本單位所屬人事人員的電子檔案，并要有選擇地對代管者的自然情況和基本信息等進行錄入和采集，如晉職晉資、考察考核、培訓教育、學歷學位、職稱職務、工作簡歷、家庭成員、社會關系等，通過分類加工、有序整理，使之成為完整的人事檔案信息系統(tǒng)模塊，但信息采集工作須建立在組織人事部門審核確認“三齡一歷”的基礎上，確保信息的準確性和唯一性；強化日常管理效能，建立查詢、借閱、統(tǒng)計、分析等的現(xiàn)代管理體系，以便最大限度地滿足高校對有關人事檔案信息的需求。中國

在人事制度下，高校人事檔案工作面臨新的機遇和挑戰(zhàn)，需要盡快形成與其相適應的人事檔案管理的模式，明確職責、規(guī)范管理，發(fā)揮人事檔案制度的優(yōu)勢，使人事檔案在高校培養(yǎng)人才、使用人才中發(fā)揮更大的作用。

參考文獻：

1 張曉黎．高等學校實施人事制度的思考[j]．科技情報，2008（3）

2 蔡穎．論網(wǎng)絡環(huán)境下高校教工人事檔案管理[m]．源于實踐 服務全局，中國檔案出版社，2008.8

篇10

一、當前高校人事檔案管理及整合現(xiàn)狀

高校人事檔案管理多處于封閉保守狀態(tài)，更缺失檔案資源整合與開發(fā)意識，降低了人事檔案管理效能的發(fā)展。現(xiàn)階段，其問題表現(xiàn)在三方面：一是對人事檔案資源整合人事不夠。在很多院校，人事檔案從屬于其他檔案資源，僅被作為一項輔工作。由于在管理上缺乏重視，使得人事檔案資源整合問題較多。如數(shù)字化程度相對較低，人事檔案信息管理分散，人事檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定，制度不完善，特別是多為年齡偏大，非檔案類專業(yè)方向的人員管理，制約了人事檔案管理的規(guī)范化。二是對人事檔案資源開發(fā)意識不強。人事檔案資源整合與開發(fā)，需要從人事檔案資源收集、整理、編研、管理等方面進行協(xié)同推進，而當下很多高校，人事檔案設施設備落后，還有些高校人事檔案仍以紙質文件為主，尚未進行信息數(shù)據(jù)錄入，也未建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，這些都制約了人事檔案整合效能的發(fā)揮。三是對人事檔案整合意識不足。事實上，在高校人事檔案管理與整合上，封閉化、分散化管理是突出難題，難以實現(xiàn)人事檔案信息化整合，也無法更好地滿足人事檔案服務需要。如一些院校因經(jīng)費不足，對人事檔案管理仍停留于傳統(tǒng)管理模式；人事檔案管理人員自身缺乏服務意識，無法推動人事檔案整合與開發(fā)利用。

二、推進高校人事檔案資源整合管理的對策

人事檔案資源的整合與開發(fā)是化解檔案信息封閉、分散，提升人事檔案管理效率的重要途徑。如何整合？如何優(yōu)化管理？主要從以下幾個方面來推進。

1.轉變觀念，重視人事檔案整合管理

在高校檔案資源里，人事檔案占據(jù)重要地位。但在人事檔案管理中，問題多，管理效率低下。加強對人事檔案信息資源的整合，提高檔案管理整合意識，必然需要重視人事檔案管理，引入現(xiàn)代信息化技術，實現(xiàn)人事檔案信息的高效整合與利用。解放思想，人事檔案管理人員要認識到檔案整合的價值和意義，要走出“重保管、輕開發(fā)”窠臼，在提升“檔案機密化”管理水平上，應該創(chuàng)新現(xiàn)行管理機制，打破多頭、分散管理局面，構建人事檔案信息化、資源化體系，提升人事檔案的共享水平和服務效能。同時，人事檔案管理者還要加強人力、物力、財力投入，特別是在人事檔案資源信息化、數(shù)據(jù)庫建設上，要加強人員配置，提升人事檔案管理人員的綜合業(yè)務水平，勝任并滿足人事檔案信息化管理要求。

2.依托信息化平臺，構建人事檔案整合管理機制

現(xiàn)代信息技術的更新與發(fā)展，對于高校人事檔案管理工作也提供發(fā)展契機。人事檔案信息及人事管理制度改革，必然需要借助于現(xiàn)代信息化平臺，提升人事檔案信息整合利用水平。具體而言，高校人事檔案部門要重視信息化建設工作，加強組織與協(xié)調(diào)，加快推進各項人事檔案信息的識別、檢索、分類管理；高校人事檔案管理部門要制定檔案信息整合制度，明確數(shù)字化人事檔案、聲像檔案、紙質檔案類型及規(guī)范化管理制度，明確各單位、各主體能夠共建互通、共享的人事檔案信息平臺，為人事檔案信息資源整合創(chuàng)造條件。同時，高校人事檔案資源整合管理，還要打破院校不同地區(qū)檔案信息分散化管理弊病，要從檔案信息共享、共用管理上，實現(xiàn)跨地域資源整合。

3.注重人事檔案資源整合技術運用，提高資源整合服務效能

人事檔案管理在信息化、檔案資源整合進程中，要積極引進現(xiàn)代信息技術，特別是數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫技術等，促進人事檔案信息有效交流、共享、規(guī)范運行?？紤]到高校人事檔案信息資源的豐富性、時間跨度大，一些檔案信息存在重復性，整合耗時長等實際，需要從檔案信息軟硬件開發(fā)與建設上，配置相應設備，更新和開發(fā)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。如購置高性能計算機、相機、掃描儀等設備，開發(fā)和引進先進的人事信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，全面實現(xiàn)高校人事檔案信息化體系，實現(xiàn)教職工、學生等統(tǒng)一化管理。人事檔案信息作為保密性資源，在進行資源整合與開發(fā)過程中，還要加強信息保密與安全管理。同時，提升人事檔案信息服務效能，需要從人事檔案信息資源整合利用入手，做好以下幾項工作：一是加強對人事檔案信息的收集、整理，構建規(guī)范化操作流程，提升人事檔案整合流程工作效率；二是建章立制，以信息化人事檔案資源整合為基礎，建立以用戶為中心的整合理念，提升人事檔案信息資源共享水平，發(fā)揮其在人才開發(fā)中的積極價值；三是注重人事檔案整合個性化建設，特別是針對人事檔案管理特殊性要求，要從檔案管理技術、檔案管理個性化需求分析入手，實現(xiàn)高校人事檔案分類管理。四是引進人事檔案管理優(yōu)秀人才，加強對人事檔案管理人員進行專業(yè)培訓，從挖掘人才優(yōu)勢，用好人才等方面，創(chuàng)新人事檔案服務模式。如可以滿足不同專業(yè)、不同職務等自定義檔案信息檢索；能夠實現(xiàn)跨地域人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的整合，提高人事檔案管理在高校教育管理中的積極作用。

結語

高校人事檔案管理工作是高校檔案管理的重要內(nèi)容，在新的形勢下，高校人事檔案資源整合與開發(fā)面臨發(fā)展機遇與挑戰(zhàn)，唯有從信息化建設上，優(yōu)化人事檔案資源結構，整合人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，因校制宜，轉變理念，構建健全的高校人事檔案整合與管理開發(fā)機制，提升人事檔案信息整合水平，促進高校人力資源工作可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：