導(dǎo)語：如何才能寫好一篇財務(wù)檔案室要求，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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二、歸檔時間：

1、立卷整理的文件、材料一般在第二年的一季度向檔案室移交。

2、基建檔案在工程竣工驗收后一個月內(nèi)向檔案室移交。

3、財務(wù)專業(yè)檔案由財務(wù)人員保管一年，期滿后，由財務(wù)人員編造清冊向檔案室移交。

4、股室、單位編制的年度報表，經(jīng)上級批復(fù)后，送交一份給檔案室存檔。

5、照片(底片)錄音、錄像在辦理完畢后，及時送檔案室歸檔。

6、各類榮譽證(如獎牌、獎狀、錦旗等)要及時送檔案室保存。

三、歸檔要求：

1、必須按照立卷歸檔的范圍，將應(yīng)歸檔的文件材料收集齊全、完整。

2、歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，科學(xué)分類、立卷和編目。

3、案卷標題應(yīng)簡明確切，并注明保管期限。

4、歸檔的案卷必須編制移交目錄，交接雙方根據(jù)移交目錄清點核對并履行簽字手續(xù)。

5、重要檔案實行多套制。

四、檔案借閱、查閱：

1、局機關(guān)檔案室收藏的檔案，原則上對局屬股室、單位和本系統(tǒng)上、下級機關(guān)服務(wù)；外系統(tǒng)確因工作需要需查閱的，須持單位介紹信經(jīng)批準方可提供。

2、查閱檔案、資料必須首先填寫《檔案借閱及效果登記表》。未履行登記手續(xù)者，檔案室拒絕提供檔案、資料。查閱檔案者，要將利用效果反饋檔案室。

3、查閱涉及機密性質(zhì)的檔案，必須經(jīng)分管辦公室的局領(lǐng)導(dǎo)批準，其它檔案由辦公室主任批準。

4、查閱者應(yīng)愛護檔案、資料，不準將卷皮弄臟，嚴禁在文件、資料上劃線、打折作記號、折角，更不允許涂改和拆撕檔案、資料。查閱時，禁止吸煙，違者按情節(jié)輕重追究責任。

5、借閱檔案者不能隨便進入庫房，只能調(diào)卷在閱文室查看，要摘抄的或要復(fù)印的需經(jīng)辦公室主任批準。

五、檔案保管

1、定期或不定期對所有檔案的保管情況進行認真檢查，做到一周一小查，一月一大查，特殊情況或意外事故及時查。發(fā)生意外，應(yīng)及時采取有效補救措施。

2、檔案庫房必須堅固，有防盜、防火、防蟲、防潮、防鼠、防塵、防高溫等安全措施，保持適當?shù)臏囟群蜐穸取?/p>

3、檔案庫房嚴禁吸煙和存放易燃品及雜物，經(jīng)常保持庫房整潔衛(wèi)生，未經(jīng)同意，非檔案工作人員不得擅自進入庫房。

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［關(guān)鍵詞］ 加強 財務(wù)檔案 管理

一、現(xiàn)行會計檔案管理工作存在的問題

隨著社會的發(fā)展和科技的進步，檔案管理越來越得到各部門的重視，而財務(wù)檔案管理方面卻相對較差，存在各方面的問題，現(xiàn)歸納以下幾點：

1.財務(wù)檔案管理意識淡薄。財務(wù)檔案工作是保存歷史、服務(wù)現(xiàn)實,承上啟下的一項重要工作,但在當前各單位財務(wù)工作人手少、工作繁雜、檔案管理經(jīng)費又較為緊張的形勢下,對財務(wù)檔案工作的重要性認識不足、重視不夠,存在應(yīng)付思想。檔案資料的收集、整理往往被忽視,以致單位形成的一些重要合同及文件等資料散失、霉變;有的甚至將一些資料據(jù)為己有,在工作調(diào)動、崗位調(diào)整、離退休時一并帶走。

2.財務(wù)檔案沒有專人負責。除一些大型企業(yè)設(shè)有專門的財務(wù)檔案管理人員外，大部分企業(yè)機構(gòu)缺乏對財務(wù)檔案的重視和正確認識，對于財務(wù)檔案的管理責任不明晰，該歸檔案部門管理還是財務(wù)部門管理不明確，出現(xiàn)了亂堆亂放的現(xiàn)象。歸財務(wù)部門存放的，年久丟失損壞的較多；歸檔案部門存放的，分類不明確，沒有按會計流程編號，查找費時費力。

3.會計檔案內(nèi)容不全、不規(guī)范。應(yīng)歸檔的會計檔案不但包括各種憑證、賬簿、報表，還應(yīng)包括納稅申報表及稅務(wù)的其他材料，各種票據(jù)的領(lǐng)用使用登記簿，財務(wù)人員移交清單及交接登記簿，會計電算化磁盤拷貝及光盤，各種經(jīng)濟合同、資產(chǎn)評估報告，借款合同及抵押合同，驗資報告、審計報告及各種內(nèi)部審計報告等。而大部分單位只將憑證賬表等歸檔，對于一些重要的應(yīng)永久性保存的合同卻不整理，以致多年后查無實據(jù)。

4.檔案室的設(shè)施不完善。有的企業(yè)沒有設(shè)專門的檔案室，有的企業(yè)將財務(wù)檔案與其他檔案混放同柜，還有一些企業(yè)檔案室條件差，以致有些檔案潮濕、污損,也沒有配備一些專用設(shè)備，國家規(guī)定的《檔案法》中的防蟲、防火、防濕、防盜、防塵、防霉、防光的“七防”要求相差甚遠。

5.管理制度不健全。多數(shù)財務(wù)檔案管理部門沒有系統(tǒng)的規(guī)章制度，日常工作無章可循，基本上憑經(jīng)驗辦事，可隨便借閱，有些檔案保管期限不明確。會計檔案銷毀也不及時，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規(guī)范。

二、做好會計檔案管理工作的幾點建議

1.強化檔案管理意識。要提高財務(wù)檔案管理水平，首先應(yīng)從意識上著手，必須要讓領(lǐng)導(dǎo)層意識到財務(wù)檔案管理對于整個企業(yè)或者單位的重要性，讓領(lǐng)導(dǎo)層深刻了解財務(wù)檔案對整個企業(yè)經(jīng)濟活動和生產(chǎn)經(jīng)營的重要影響，提高檔案意識，能夠?qū)⒇攧?wù)檔案工作納入到財務(wù)管理工作的議事日程上。

從事財務(wù)檔案管理的人員也應(yīng)強化檔案管理意識，明白財務(wù)檔案不僅是對企業(yè)提供信息保障，還是對財務(wù)工作的監(jiān)督檢查。不僅是維護正常經(jīng)濟、工作秩序的法定書證，也是儲備會計工作經(jīng)驗、技術(shù)、智慧和教訓(xùn)的知識庫。

2.財務(wù)檔案管理由專人負責。對于一些小型企業(yè)可由一名財務(wù)人員?；蚣媛氊攧?wù)檔案的管理工作，但出納人員不得兼任此項工作。由財務(wù)人員做這項工作，能很好的把握財務(wù)檔案工作中的細節(jié)，能按會計工作流程序時地將會計檔案整理成冊，不易造成編號混亂，利于查找。如企業(yè)檔案不是很多，也可由財務(wù)人員將財務(wù)檔案整理歸檔后，統(tǒng)一交由檔案室分別歸柜存放。

負責財務(wù)檔案整理的人員除了熟悉財務(wù)的處理流程外，還應(yīng)學(xué)習(xí)檔案管理知識，參加上一些檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，這樣才能不斷提高自身水平，將財務(wù)檔案管理工作做得更好。

3.做好財務(wù)檔案的分類，提高現(xiàn)代化管理水平。財務(wù)檔案信息電子化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢?？茖W(xué)劃分財務(wù)檔案手續(xù)，充分利用檔案管理信息系統(tǒng)，按照檔案分類標準，將檔案劃分為會計憑證、會計帳簿、財務(wù)報告、預(yù)決算管理、票據(jù)管理、資產(chǎn)管理、重要合同、其他財務(wù)會計資料等類，對整理好的所有檔案資料進行分類錄入。

只有在檔案細分類的基礎(chǔ)上，我們才能逐步建立財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，并探索積極將電子文件歸檔管理和檔案信息化資源數(shù)據(jù)庫等檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容主動納入建設(shè)規(guī)劃,探索利用統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺整合檔案信息資源,最大限度實現(xiàn)信息資源共享的有效途徑，實現(xiàn)財務(wù)檔案數(shù)據(jù)化，網(wǎng)絡(luò)化。

4.加強硬件設(shè)施建設(shè)。不斷加大財務(wù)檔案管理硬件投入，配備了專門的檔案柜、計算機、滅火器、濕度計、干燥劑、檔案憑證專用裝訂機、切紙機等專用設(shè)備，原則上應(yīng)有專門的財務(wù)檔案室，如企業(yè)規(guī)模小可統(tǒng)一歸入一個檔案室，檔案室應(yīng)由專人管理，外人不得入內(nèi)，檔案室內(nèi)應(yīng)通風好，保持干燥整潔，這樣才能為財務(wù)檔案規(guī)范化管理奠定堅實的基礎(chǔ)，為提高財務(wù)檔案管理水平的提高提供保障。

5.完善財務(wù)檔案管理制度。依據(jù)《會計法》和《檔案法》等法律法規(guī)，依法加強財務(wù)檔案管理工作，首先要建立和完善財務(wù)檔案管理的各項規(guī)章制度，將財務(wù)檔案管理納入到整個企業(yè)工作的整體規(guī)劃中來，制定財務(wù)檔案管理的工作目標，建立諸如《財務(wù)檔案工作人員守則》、《財務(wù)檔案查閱制度》等一系列規(guī)章制度，規(guī)范財務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作環(huán)節(jié)，使財務(wù)檔案工作真正做到有法可依、有章可循。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，并制定電子檔案管理辦法。

總之，加強會計檔案管理工作是我們當前財務(wù)管理中急待改進和加強的重要工作，高度重視、積極行動，從基礎(chǔ)工作做起，切實提高財務(wù)管理工作水平，加強和完善電算化會計檔案管理,將成為各個企業(yè)在財務(wù)工作以及在整個企業(yè)經(jīng)營管理工作中必須考慮的問題,財務(wù)檔案管理的好壞將直接影響到企業(yè)的管理和效益。

參考文獻:

[1]《中華人民共和國檔案法》

[2]《會計檔案管理辦法》

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1 行政事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題

1.1 思想不夠重視

目前，在諸多行政事業(yè)單位中，對會計檔案工作中，很多財務(wù)人員甚至是單位領(lǐng)導(dǎo)都不夠重視，對該項工作缺乏充分的認識，工作應(yīng)付性較強，認為會計檔案管理工作是一項費時費力又不討好的工作，并且會計檔案工作與會計業(yè)務(wù)工作之間也存在脫節(jié)的情況。還有就是在會計檔案管理人員的配置上，很多單位都存在的問題是，會計檔案管理人員對檔案管理工作缺乏經(jīng)驗，或沒有進行過檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，對檔案管理的基本操作規(guī)程不懂，導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范、不標準。此外，還有少數(shù)行政事業(yè)單位，在會計檔案管理方面沒有制定相關(guān)的管理制度，只作為財務(wù)管理中的一個分支，而部分單位雖然對檔案管理制度也詳細的進行了制定，但是在制度的落實方面存在較大問題。

1.2 資料收集不全

在對會計檔案資料進行收集管理中，存在的主要問題有：首先，部分單位只對報表、賬簿及憑證等專業(yè)資料進行收集歸檔，而對會計磁性介質(zhì)、文件資料等的整理與歸檔工作不夠重視，導(dǎo)致會計檔案不完整、不齊全。雖然也有單位會將會計信息資料存入到磁性介質(zhì)中，但對光盤、磁盤等管理不當，導(dǎo)致信息極易丟失。其次，在已交單位會計檔案的時候，沒有嚴格進行清點，已交清單缺失，未按照定期、永久兩類分別保存，導(dǎo)致檔案查找難度較大。最后，隨著會計電算化技術(shù)的發(fā)展和軟件的升級，而諸多單位對軟件系統(tǒng)沒有進行升級換代，造成部分會計電算化檔案無法調(diào)取使用。

1.3 檔案管理不細致

部分單位對會計憑證不能及時裝訂，導(dǎo)致會計憑證以及丟失；在對一些活頁賬簿進行裝訂的時候，沒有裝訂封面，也沒有按照頁碼或順序進行裝訂成冊，對會計報表也是分散存放，未按月裝訂。在對會計檔案立卷時，分別按照保管期限立卷歸檔，而是在一個檔案盒內(nèi)隨意存放。部分單位對保密性過分強調(diào)，嚴格限制了會計檔案人員的身份，會計檔案的作用也無法發(fā)揮出來，只是作為一份資料保存在檔案室內(nèi)。在超過保管期的會計檔案鑒定與銷毀方面，檔案管理人員缺少權(quán)限，即便是已經(jīng)超過保管期間，也沒人敢對檔案進行銷毀。

1.4 監(jiān)管力度不足

行政事業(yè)單位對會計業(yè)務(wù)進行審計與檢查工作中，對會計檔案往往不作為檢查與管理的重點。而且在單位內(nèi)部，財政財務(wù)管理中也很少將會計檔案管理工作真正融入，沒有將會計檔案管理作為會計工作的固有環(huán)節(jié)對待，會計檔案管理也與其它各環(huán)節(jié)之間脫節(jié)，沒有形成相互促進、相互制約的監(jiān)管機制，對會計檔案管理的成效和管理質(zhì)量都帶來不利影響，對會計檔案的有效利用直接產(chǎn)生影響。

2 加強行政事業(yè)單位會計檔案管理工作的對策

2.1 建立健全會計檔案管理工作制度

首先，應(yīng)該對財務(wù)檔案歸檔制度進行監(jiān)督，對歸檔范圍、程序、期限、要求以及整理的方法進行明確；其次，建立檔案安全保密制度及保管制度，利用科學(xué)的管理方法和先進的管理手段對會計檔案進行管理，保證檔案不會出現(xiàn)損壞、銹蝕及泄密等情況，對管理人員的職責進行明確；第三，對會計檔案管理工作責任制度進行建立健全，對各責任人的職責進行明確，保證會計檔案管理各項工作都能落到實處；第四，制定會計檔案管理獎懲制度，對會計檔案管理工作定期進行檢查，對管理人員的管理能力進行評價，通過精神獎勵、物質(zhì)獎勵及處罰措施配合應(yīng)用，提高會計檔案管理工作的水平。

2.2 提高會計檔案管理人員的素質(zhì)

作為單位領(lǐng)導(dǎo)而言，首先要認識到會計檔案管理的重要性，要在領(lǐng)導(dǎo)的工作日程中加入會計檔案管理工作，從法律的高度來對會計檔案進行管理。對會計檔案管理工作人員也要加強培訓(xùn)，使其掌握檔案管理的操作技能與管理方法，在上崗前，要對檔案管理人員進行技能培訓(xùn)，在工作過程中，也要定期進行培訓(xùn)，使會計檔案管理人員的執(zhí)行力及責任心得到強化。在會計檔案工作硬件設(shè)施方面，也應(yīng)適當加大投入，改善硬件設(shè)施，對檔案室的部分設(shè)備要進行更換與添置，如空調(diào)、滅火器、防盜門等，檔案室配備打印機、計算機、掃描儀及去濕機等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實現(xiàn)信息化的會計檔案管理需求。

2.3 規(guī)范會計檔案整理歸檔工作

在會計檔案管理日常工作中，對會計憑證要及時進行整理裝訂，對封粘、簽章要進行規(guī)范，會計檔案裝訂完成后要莊河保管，確保會計檔案的保管壽命得到延長。按月份要求對會計憑證依據(jù)先后順序裝入憑證盒，財務(wù)報告、會計賬簿及其它會計檔案逐卷裝入檔案盒，并且要在盒面上寫清楚盒內(nèi)檔案的內(nèi)容。對會計電算化系統(tǒng)產(chǎn)生的會計憑證、報表、賬簿、系統(tǒng)日志等數(shù)據(jù)要定期采用統(tǒng)一的紙質(zhì)進行打印裝訂并存檔，并且要進行備份，檔案室做好防火、防磁、防塵及防潮工作。如果檔案采用磁性保存，必須做好備份，并定期進行檢查。對會計檔案保管進行規(guī)范，如果單位建立有綜合檔案室，財會部門可對會計檔案保存一定時間后，轉(zhuǎn)交到綜合檔案室保存。如果沒有綜合檔案室，則財會部門由專人對會計檔案進行妥善保管。

2.4 強化會計檔案的開發(fā)利用

對會計檔案查閱利用手續(xù)進行嚴格制定，確保各個環(huán)節(jié)都要詳細記錄，明確各環(huán)節(jié)時間、責任人等。對檔案案卷、專題、文號等目錄進行編制，方便檔案的索引與查找，可利用計算機快速實現(xiàn)檔案的查找，提高檔案利用速度。建立財務(wù)檔案統(tǒng)計臺賬，如文書檔案匯總、財務(wù)檔案查閱、財務(wù)檔案數(shù)量統(tǒng)計、財務(wù)檔案移交清冊等登記簿及臺賬。對單位的預(yù)算執(zhí)行能力及財務(wù)運行中的不足與特點等可利用財務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料進行分析總結(jié)，并針對性的提出預(yù)防的措施，為單位領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)。對會計檔案銷毀制度也要明確規(guī)定并嚴格執(zhí)行。與財會部門一起，會計檔案管理人員對會計檔案要做好鑒定工作，妥善保管有價值的會計檔案，對已經(jīng)失去價值的檔案可大膽銷毀，而對一些已經(jīng)過了保管期，但是還存在債權(quán)債務(wù)等問題的檔案，不能銷毀，可作為單獨的項目的進行保管，在保管清冊及銷毀清冊備注欄內(nèi)注明檔案情況。

2.5 強化會計檔案監(jiān)督管理

審計、財政及檔案部門對相關(guān)業(yè)務(wù)進行檢查時，其工作的內(nèi)容之一也要針對會計檔案規(guī)范化管理進行檢查，才能使單位會計檔案管理工作得到監(jiān)督，管理水平也才能得到根本性的提升，單位會計檔案管理工作的價值才能發(fā)揮出來。將會計檔案監(jiān)管工作作為單位內(nèi)部管控制管理的重要內(nèi)容，在日常管理中，也要嚴格遵循，將單位會計檔案管理工作作為一項長效工作來抓。

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一、主要工作情況

（一）加強宣傳工作，城建檔案意識增強

加強對《中華人民共和國檔案法》、《市城鄉(xiāng)檔案管理規(guī)定》的宣傳工作。利用咨詢服務(wù)形式，向建筑單位、施工單位廣泛宣傳《檔案法》和《管理規(guī)定》等法律、法規(guī)、規(guī)章，通過召開宣傳會議、發(fā)放檔案目錄指南資料等方式，營造宣傳聲勢，形成大家共同關(guān)心、支持城建檔案工作的良好氛圍。

（二）運用科學(xué)管理手段，加強檔案業(yè)務(wù)建設(shè)

1.抓基礎(chǔ)、重審核，檔案工作進一步規(guī)范

一是完善舊制度。隨著形勢的變化，我檔案室及時完善、修改了檔案管理相關(guān)工作制度，對檔案的移交、審核、保管、借用等制度進行適度調(diào)整，緊跟發(fā)展步伐。

二是建立新制度。為加強工程竣工檔案整理，提高檔案案卷質(zhì)量，使工程竣工檔案更加規(guī)范化、標準化，我檔案室結(jié)合工作實際和工作在存在的問題對入庫檔案在立卷、排序等方面提出了“七項要求”；嚴格了建設(shè)單位對工程竣工檔案的移交成套性；加強了工程竣工圖報送工作。

三是認真落實一書制度。嚴格執(zhí)行市城建檔案館關(guān)于工程檔案管理的規(guī)定，在有關(guān)施工單位、建筑單位、監(jiān)理單位的支持和配合下，《建設(shè)工程檔案移交責任書》制度得到很好落實。全年共簽訂《建設(shè)工程檔案移交責任書》32份，對建設(shè)工程檔案進行嚴格審查，入庫檔案質(zhì)量高。

四是嚴格審核。我檔案室嚴把審核關(guān)，對照標準和要求不放松，盡力收齊入館檔案，盡量要求補充遺缺材料，盡可能保證檔案的成套性和系統(tǒng)性，為將來的利用做好鋪墊。

2.抓內(nèi)部、重管理，案卷質(zhì)量進一步提升

一是加強職工培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。制訂了學(xué)習(xí)制度，將學(xué)習(xí)制度化、自覺化，教育職工要勤于學(xué)習(xí)、善于學(xué)習(xí)，講究學(xué)習(xí)方法，學(xué)以致用，學(xué)會在學(xué)習(xí)中找差距、求進步，在學(xué)習(xí)中拓思路、爭創(chuàng)新。在工作緊張、經(jīng)費較緊缺的情況下，安排人員參加了市城建檔案館的有關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。不斷豐富職工的各項知識，提升職工的業(yè)務(wù)能力。

二是完善工作流程。針對以前工作中存在的問題，結(jié)合平時工作實際，我檔案室設(shè)計出更加便捷的工作流程，可當面洽談、可電話答復(fù)等，方便業(yè)主，方便自身，提高工作效能。

三是強化檔案室管理。加大庫房巡查次數(shù)，勤打掃、勤通風、勤投藥、勤檢查，認真做好八防，保證庫房衛(wèi)生，確保館藏檔案絕對安全。

3.抓業(yè)務(wù)、重利用，檔案效益越來越好

一是抓收集。在局機關(guān)檔案方面，完成了局機關(guān)全年度文書檔案、檔案的接收整理歸檔工作；在城建檔案方面，加大了對市政、道路等縣重點建設(shè)項目工程檔案和局重點股室檔案的接收力度。本年度共接收整理檔案169卷，豐富了館藏。

二是抓業(yè)務(wù)指導(dǎo)。加強檔案入庫前期準備工作。每項工程辦理手續(xù)之時，要求施工、建設(shè)單位資料員到場并現(xiàn)場提出檔案入庫規(guī)范要求，提供參考樣本，免費發(fā)放規(guī)范要求和相關(guān)制度，為保證進館檔案質(zhì)量提供保證。

三是抓整理。嚴格按照《城建檔案整理規(guī)范》，對進館檔案進行分類、整理、編目、入庫，同時對庫房的案卷進行了科學(xué)的分類和保管，排架整齊。全年共整理檔案資料169卷，案卷整理合格率達98%，確保檔案不積壓。

四是抓利用。我檔案室在做好檔案接收管理的同時，積極開展檔案查閱利用服務(wù)。全年共接待檔案查閱約50人次，利用檔案約60卷次，提供復(fù)印資料約35張，為城市建設(shè)、工程備案、房產(chǎn)辦理、資質(zhì)年審、司法部門取證、房屋維修等方面提供了大量的憑證和依據(jù)，取得了良好的社會效益。

（三）抓廉政、重廉潔，確保檔案工作者良好形象

一是內(nèi)抓財務(wù)制度建設(shè)和落實。嚴格按照規(guī)定收取費用，不擅自提高或減免檔案費用，真正做到應(yīng)收盡收，需減則減、需免則免，防止任何亂收費行為發(fā)生。財務(wù)制度堅持一支筆審批，嚴格一支筆審批，做到了制度嚴密、程序合法、手續(xù)齊全，無違法、違規(guī)現(xiàn)象。今年共收取檔案管理費37200元整。

二是外拒業(yè)務(wù)相對人吃請。我檔案室認真落實黨風廉政責任制落實推進年相關(guān)制度要求，管好自身的嘴，管好自身的手，從不接受業(yè)務(wù)相對人的吃請，嚴守檔案入庫程序和標準，獲得了業(yè)主及施工單位的好評。

三是強抓廉政教育明心志。一年來，我檔案室按照落實黨風廉政責任制，認真抓好廉政建設(shè)工作。首先，按照市局的部署和安排，提高思想認識，自查自糾，加強內(nèi)部管理，嚴格業(yè)務(wù)工作程序，規(guī)范業(yè)務(wù)人員行為，廉潔從政，樹立良好形象。其次，不斷強化自律意識，努力工作，勤政、廉政，認真學(xué)習(xí)十精神，嚴格要求自己，積極做好表率作用。再次，以廉政謀工作發(fā)展，以工作促廉政建設(shè)。在工作中切實把提高人員素質(zhì)作為一項大事來抓，注重加強干部職工隊伍思想政治教育和綜合素質(zhì)的提高，日常工作管理中有章可循、有法可依。

二、存在問題

（一）聲像檔案工作有待加強，缺少竣工詳細圖紙和照片保存，難以對工程項目的建設(shè)、城區(qū)實景及舊貌。

（二）數(shù)字化建設(shè)進度有待加快，隨著形勢發(fā)展的需要，檔案需求增多，舊的檔案管理模式在實際利用過程中已存在著許多的不足。

（三）各建設(shè)、施工、監(jiān)理單位文件資料中缺少法定審批材料原件，還需一定程度上的協(xié)調(diào)。

三、今后的打算

（一）加大收集力度，不斷豐富館藏和優(yōu)化結(jié)構(gòu)

加強檔案資源建設(shè)，加大重點工程檔案、市政基礎(chǔ)設(shè)施檔案、數(shù)字（電子）檔案收集力度，進一步豐富和優(yōu)化館藏。認真落實市局有關(guān)城建檔案方面的方針、政策和法律、法規(guī)。結(jié)合本地實際，形成和建立我縣城鄉(xiāng)建設(shè)的檔案，改善館藏結(jié)構(gòu)。

（二）突出重點，加快城建檔案信息化建設(shè)步伐

認真實施《建設(shè)電子文件與檔案管理規(guī)范》，加強電子文件歸檔工作和電子檔案的規(guī)范化管理。對工程規(guī)劃檔案、重點工程檔案要進行數(shù)字化處理，抓緊檔案著錄工作，建立數(shù)據(jù)庫。對現(xiàn)有管理軟件進行更新，以適應(yīng)現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)的需要，為建立數(shù)字檔案館奠定基礎(chǔ)。

（三）把住關(guān)鍵，加大城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)力度

重點抓好兩個方面的工作，一是創(chuàng)新工作方面，開展工程竣工圖紙電子化報送工作，實行嚴格執(zhí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案同保管方案。二是進一步強化對建設(shè)、施工單位資料員的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助其解決檔案工作中存在的困難和問題，引導(dǎo)其提高檔案意識，從而推動城建檔案整體工作水平的提升。

（四）圍繞中心，努力做好城建檔案服務(wù)工作

重視城建檔案信息資源的開發(fā)利用工作，根據(jù)城建工作需要和現(xiàn)藏檔案資料，不斷拓寬服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)水平，特別是要圍繞城建中心任務(wù)，主動做好聲像拍攝服務(wù)等。

篇5

關(guān)鍵詞：醫(yī)療機構(gòu) 會計 檔案 管理

醫(yī)院會計檔案主要指醫(yī)院內(nèi)在經(jīng)濟業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的紙質(zhì)及電子版會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計資料等專業(yè)材料。它作為會計分析的工具，是在醫(yī)院經(jīng)濟管理和各項會計核算活動中直接形成的。它體現(xiàn)了醫(yī)療機構(gòu)經(jīng)濟業(yè)務(wù)往來的過程和記錄，通過會計核算方法，對本單位經(jīng)濟情況、財務(wù)收入與支出情況作連續(xù)的登記、綜合評價，是醫(yī)療機構(gòu)在經(jīng)濟收支中的重要歷史資料和證據(jù)。

行政機構(gòu)、事業(yè)單位、企業(yè)單位以及其他開展經(jīng)濟核算業(yè)務(wù)的部門在業(yè)務(wù)往來中都會形成自己的會計檔案，醫(yī)療機構(gòu)自不例外，但有自己的特殊性。醫(yī)院會計檔案所包含的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計資料等四部分的材料中儲存了很多有價值的信息，對于一個醫(yī)療機構(gòu)的發(fā)展、目標實現(xiàn)以及經(jīng)濟預(yù)測都有很重要的作用。本文談到了醫(yī)院會計檔案的特殊性和重要性，以及醫(yī)院會計檔案管理的基本方法：

1.醫(yī)院會計檔案管理的原則

1.1統(tǒng)一管理與分工負責的原則

統(tǒng)一管理指醫(yī)院會計檔案由檔案室和財務(wù)科統(tǒng)一管理。會計檔案是醫(yī)院檔案的一部分，也是國家檔案的重要組成部分。在醫(yī)院會計檔案要首先按照國家檔案管理的統(tǒng)一要求，由檔案部門統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一制訂制度。每年末，由財務(wù)人員整理、立卷、裝訂成冊，按時移交醫(yī)院檔案室，由醫(yī)院檔案室統(tǒng)一保存。

1.2會計檔案的完整性原則

醫(yī)院的會計檔案要全部歸檔，財務(wù)人員與經(jīng)辦人員要按照限期將應(yīng)歸檔的財務(wù)檔案全部移交到檔案室，保證會計檔案的齊全與完整。

1.3會計檔案的簡便易行原則

會計檔案的管理工作不為外界所知，因此醫(yī)院會計檔案管理的辦法要做到簡單易行，便于使用與查閱。在有條件的單位，可建立計算機會計檔案管理系統(tǒng)。隨著會計電算化技術(shù)的應(yīng)用,既可以提高工作效率，又可以充分發(fā)揮會計檔案的作用。

2.醫(yī)院會計檔案的作用

2.1真實完整的會計檔案可以在醫(yī)院管理、財務(wù)規(guī)劃中發(fā)揮重要的作用，它是如實反映、參與醫(yī)院經(jīng)營管理的重要信息資源，醫(yī)院財務(wù)部門的重要職能之一就是真實、完整、及時的提供會計信息，醫(yī)院會計檔案所儲存的信息要與實際情況相符，這對于醫(yī)院管理決策層迅速掌握醫(yī)院經(jīng)營管理的真實情況，發(fā)現(xiàn)存在的問題以及醫(yī)院經(jīng)濟效益的提升提供了重要的支撐作用。

2.2近年來我國醫(yī)患糾紛越來越多，他們中的大部分要進行醫(yī)療技術(shù)鑒定和司法鑒定，快速合理的解決好醫(yī)患糾紛，日益成為關(guān)系醫(yī)院形象以至醫(yī)院生存發(fā)展的重要問題。醫(yī)患糾紛中有很多的案例都與患者在住院看病期間的消費有關(guān)，而醫(yī)院的會計檔案記錄著患者的客觀信息。從一定意義上講，醫(yī)院收費憑證同時也是患者維護自身正當權(quán)益的有效證據(jù)。醫(yī)院會計檔案的真實性與完整性對于維護醫(yī)患雙方的正當權(quán)益、公正合理的解決醫(yī)療糾紛提供了有效的法律依據(jù)。

3.醫(yī)院會計檔案的內(nèi)容及分類

3.1會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟責任的書面證明，會計憑證類主要包括：匯總憑證、自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、銀行存款對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、其他會計憑證等。

3.2會計賬簿是按照一定的格式和相互連接的賬頁組成，以會計憑證為依據(jù)，進行連續(xù)、系統(tǒng)記錄各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的簿籍，主要包括總分類賬、明細分類賬、現(xiàn)金日記賬、輔助賬、固定資產(chǎn)卡片、銀行存款日記賬及其他會計賬簿等。

3.3財務(wù)報告主要包括年度、季度、月度財務(wù)報告，報告中包括會計報表、附表、備注以及文字說明等。會計報表是其中的重要內(nèi)容，它是反映一個單位財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件，主要包括資產(chǎn)負債表、損益表和財務(wù)情況說明書等。

3.4其他分類還可以包括會計檔案移交清冊、會計檔案銷毀清冊、銀行對賬單、會計檔案保管清冊、銀行存款余額調(diào)節(jié)表以及其他應(yīng)保存會計核算專業(yè)資料等。

4.醫(yī)院會計檔案的收集

4.1醫(yī)院會計檔案管理制度的建立和完善

會計檔案的內(nèi)容具有一定的機密性，使用價值較大。因此在開展會計檔案的收集、整理工作前，財務(wù)科要十分重視會計檔案的法制建設(shè)，根據(jù)《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等法規(guī)的規(guī)定，依法建立制度管理會計檔案。

4.2醫(yī)院會計材料的歸納

醫(yī)院會計資料歸檔范圍包括形成的會計憑證、報表、賬簿等會計專業(yè)材料。但因會計檔案完整性以及備查的需要，有關(guān)財會方面的政策、制度、預(yù)算、計劃、工作總結(jié)、報告、以及往來文書也可以作為醫(yī)院會計檔案歸檔。

4.3醫(yī)院會計檔案的積累收集

醫(yī)院會計檔案的收集要在建立、完善并實行醫(yī)院歸檔制度的基礎(chǔ)上來開展。在一些非正常情況下，醫(yī)院會計檔案往往不能及時歸檔，分散在醫(yī)療部門及各科室。會計人員要逐人逐年完整地將會計資料收集齊全。必要時要召集知情人、當事人協(xié)調(diào)開展會計檔案收集工作，進行廣泛收集。

5.醫(yī)院會計檔案的整理方法

5.1醫(yī)院會計憑證的整理

醫(yī)院會計憑證是會計檔案整理的重點，在醫(yī)院會計檔案中有著重要的地位。會計憑證要堅持每月裝訂，裝訂前先要分好類，根據(jù)順序排列好，還要看一下順序號是否齊全。在歸類時要按照以下情況進行：一是先按照會計憑證匯總的具體時間作歸類，二是對與記賬憑證不相同的，如比記賬憑證大的要折成與憑證同樣大小。三是要查驗會計憑證的序列號碼，不準出現(xiàn)前后顛倒的問題。四是查看有沒有缺頁和少號的。五是檢查附件中有沒有缺少材料的情況，如果發(fā)現(xiàn)問題要及時解決。六是查看在記賬憑證上有沒有蓋有關(guān)單位的印章，有無漏蓋或者印章不符的情況。一切檢查整理好后，要在會計憑證的外面加上封面，封面的規(guī)格應(yīng)該略微大于所附的記賬憑證，會計憑證的厚度一般為1.5厘米。會計憑證在裝訂時要注意，使用棉線進行裝訂。順序如下：先在左上角打三個孔，然后打活結(jié)，裝訂時盡量減少占用的空間，讓會計憑證、附件等最大限度的表露出來。最后裝訂完畢后抹上膠水，膠水干后在會計憑證封面上填好所裝訂會計憑證的種類等，簽好經(jīng)辦人員的名字，寫上卷號和種類編號，以便于檔案的調(diào)閱和使用?，F(xiàn)在新型的憑證裝訂機，是通過打孔、斷管、熱鉚一次完成，具有簡便、美觀、結(jié)實等特點，摒棄了以前棉線裝訂，多年后腐爛，憑證散落的缺點。

5.2醫(yī)院會計賬簿的整理

整理醫(yī)院會計賬簿前，要做好三個查對，一個是對照各個賬簿根據(jù)啟用表進行逐一查對,看是否符合，不符合找出原因。二是對賬頁數(shù)及序號進行查對,看是否齊全和連續(xù)。三是會計賬簿過去保留的使用過的賬頁要查對，看賬簿頁數(shù)填寫是否齊全。三個查對做完后，要在賬本封面填寫賬目種類以及卷號。會計賬簿在裝訂時要做到結(jié)實、整潔，不能有折頁、空白頁、錯頁、掉頁的現(xiàn)象，按照先封面后啟用表然后目錄最后封底的順序裝訂。裝訂后要檢查賬簿封面是否齊全平整，還要注明所在的年份和賬簿的名稱和編號，編號的順序是：先總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、最后明細賬，會計部門的負責人和賬簿裝訂人員都要簽字蓋章。

5.3醫(yī)院會計報表的整理

會計報表每月都要進行裝訂，裝訂前首先要按照目錄進行核對，看一下是否齊全，整理的報表頁數(shù)要仔細查看，兩邊對齊后壓平，不能出現(xiàn)折角、損壞的情況。如有損壞要對損壞部分進行修補。

6.醫(yī)院會計檔案的保管與銷毀

保管醫(yī)院會計檔案是發(fā)揮檔案作用的基礎(chǔ)，為了延長醫(yī)院會計檔案的壽命，保管利用好會計檔案，財務(wù)科和檔案室都應(yīng)重視會計檔案的保管。本年的醫(yī)院會計檔案，在會計年度末在財務(wù)科暫時保管一年，一年后由財務(wù)科編制清冊統(tǒng)一移交單位檔案室保管。檔案室在歸檔時要設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿等，設(shè)立專用檔案房屋保管，防止出現(xiàn)損壞、丟失等情況。醫(yī)院會計檔案要為本單位所需的財務(wù)決策等提供支持，不得外借查閱。特殊情況需借閱時，需要單位上級領(lǐng)導(dǎo)以及會計室負責人同意。借閱人員不得在檔案案卷中亂畫亂涂，拆散檔案，不得攜帶或復(fù)印原件等。收回檔案時要及時辦理借還手續(xù)。

銷毀會計檔案前，要按照銷毀檔案清冊所列出的項目進行逐一核對，核對正確后要報上級財政主管部門批準，由上級財政主管部門派專人會同醫(yī)院檔案室與財務(wù)科人員一起銷毀檔案。銷毀檔案后相關(guān)人員要有銷毀冊上簽字，蓋上“已銷毀”章，同時將有關(guān)情況編寫文字歸檔備查。

篇6

（一）分管檔案工作局領(lǐng)導(dǎo)責任制

1、領(lǐng)導(dǎo)局系統(tǒng)的檔案管理工作。

2、審定局系統(tǒng)檔案管理各項制度，并監(jiān)督貫徹執(zhí)行。

3、解決檔案工作中的實際問題。

（二）主管檔案工作辦公室領(lǐng)導(dǎo)責任制

1、組織制定檔案管理制度，并認真執(zhí)行。

2、抓好局機關(guān)和局屬單位檔案建設(shè)與管理工作。

3、定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能。

（三）檔案管理人員崗位責任制

1、對機關(guān)各處室和局屬各單位形成的各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。

2、負責集中統(tǒng)一管理本單位各種門類和載體的檔案以及有關(guān)資料。

3、為黨和國家積累檔案財富，按規(guī)定將具有長遠保存價值的檔案向省檔案館移交。

4、貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)及各項方針政策，建立健全檔案室的各項規(guī)章制度。

5、對檔案實行科學(xué)管理，熟悉所藏檔案情況，積極提供利用，為全局各項工作服務(wù)。

6、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。

二、文書檔案立卷歸檔制度

檔案是本單位在工作活動中形成的保存?zhèn)洳榈脑加涗洝榱藲w檔文件材料的齊全完整，提高歸檔案卷的質(zhì)量，結(jié)合實際制定本制度。

（一）凡是各項工作活動中形成的、具有查考利用價值的文件及其他材料，均屬于接收范圍。具體包括重要的收發(fā)文件、會議文件、內(nèi)部文件、會議紀要、調(diào)查報告、會議記錄、工作計劃總結(jié)、重要件、統(tǒng)計報表、財務(wù)報表、電報、電話記錄、本單位編印的刊物、聲像材料以及圖表、簿冊等。以上應(yīng)立卷歸檔的文件材料，由各處（科）室文書管理人員負責組織整理、立卷，并按期向局綜合檔案室或所在單位檔案室移交，任何人不得私自拆取和銷毀文件材料，也不得據(jù)為己有。

（二）文件立卷工作實行誰辦理誰立卷的原則，即由哪個處室辦理的文件材料，就由哪個處室立卷歸檔。

（三）歸檔的文件材料要按規(guī)定進行分類，每份文件的頁數(shù)及卷內(nèi)目錄、備考表應(yīng)齊全完整，每一案卷一般不得超過200頁。

（四）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件放在一起組卷。

（五）不同年度的文件，一般不得放在一起立卷?？缒甓鹊恼埵九c批復(fù)，放在復(fù)文年份立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷。

（六）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

（七）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次給有文字的每面材料編寫頁號，正面頁號編在右上角，背面頁號編在左上角。編寫頁號一律用黑色鉛筆，并做到不重復(fù)、不漏頁。號碼一律用阿拉伯數(shù)字。

（八）歸檔的案卷必須按規(guī)定的格式填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表，填寫的字跡要工整、清晰，一律用毛筆或鋼筆書寫，鋼筆要求用炭素墨水或藍黑墨水，禁用純藍墨水。卷內(nèi)文件目錄放在卷首，備考表應(yīng)置卷尾。

（九）卷宗內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應(yīng)裱糊，理順取齊，案卷采用三孔一線的方法裝訂，孔距7公分。

（十）案卷標題要簡明，準確反映卷內(nèi)文件材料內(nèi)容，要用鋼筆書寫或微機打印，字跡要工整、清晰，標題末尾不用句號，保管期限欄內(nèi)必須填明保管期限。

（十一）歸檔。每年四月底以前，各部門必須將上年度的文件材料及相關(guān)資料整理立卷，向檔案室移交歸檔。歸檔時，交接雙方核對案卷，并在檔案移交登記表上簽字。

三、檔案利用制度

（一）檔案室所藏檔案，主要是供局機關(guān)、局屬單位及上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)利用。

（二）檔案管理人員要熟悉所藏檔案的情況,根據(jù)機關(guān)工作的需要,編制必要的檢索工具，充分利用檔案信息資源，為全局工作服務(wù)。

（三）凡利用檔案資料者必須確保檔案的安全，不得遺失、涂改、勾畫、批注、剪裁、拆卷和折疊。

（四）利用檔案工作結(jié)束后，利用者須如實填寫《檔案利用效果登記表》，及時交檔案室存查。

（五）歸還檔案時，檔案管理人員必須當面嚴格檢查核對，如發(fā)現(xiàn)與原卷不符或其他問題，應(yīng)及時報告。

（六）檔案管理人員要注意收集檔案利用效果的反饋意見，不斷總結(jié)經(jīng)驗，做好檔案開發(fā)利用工作。

四、檔案保密制度

（一）檔案管理人員必須嚴格執(zhí)行黨和國家的保密法規(guī)及檔案管理的規(guī)章制度，確保保密檔案的安全。

（二）保密檔案的保管和利用，密級的變更和解密，必須按照國家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)辦理。

（三）保密檔案要嚴格限制查閱利用范圍，查閱利用須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準。利用保密檔案，嚴禁復(fù)印、摘抄、涂改、偽造、圈劃、抽換、批注、折縐，如發(fā)現(xiàn)此類情況，應(yīng)及時追查并報告領(lǐng)導(dǎo)。

（四）保密檔案要專人管理，定期檢查。嚴格執(zhí)行保密紀律，對失密、泄密事件要及時報告并認真查處，情節(jié)嚴重者要追究法律責任。

（五）檔案管理人員要嚴守秘密，不得將保密檔案私自帶出檔案室，言談通信中不得涉及保密檔案事宜。

五、檔案保管制度

（一）檔案室（庫）由專人管理，未經(jīng)工作人員許可，不得擅自進入檔案室（庫）。

（二）嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱、歸還登記制度，個人不得私自保存檔案。

（三）檔案保管工作要做到四不：不散、不亂、不丟、不壞。

（四）檔案閱覽室及檔案室（庫）內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁在其周圍堆放易燃易爆物品。

（五）檔案室（庫）要保持衛(wèi)生清潔，做到“八防”：防潮、防塵、防光、防火、防高溫、防盜、防蟲、防鼠，確保檔案的安全。

（六）隨時檢查庫房消防設(shè)備、電器電源及門窗等設(shè)施設(shè)備的安全情況，發(fā)現(xiàn)問題要立即向領(lǐng)導(dǎo)報告，并采取有效措施及時解決。

六、檔案查閱、借閱制度

（一）查閱檔案，必須在檔案室進行。局機關(guān)各處室、局屬各單位查閱檔案須與檔案管理人員聯(lián)系，并履行審批登記手續(xù)。外單位查閱檔案，必須持單位介紹信，經(jīng)局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)組副組長批準，并辦理登記手續(xù)后方可進行。

（二）查閱檔案，如需復(fù)印或摘抄，需經(jīng)局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)組副組長同意。復(fù)印材料由檔案管理人員負責辦理。摘抄的材料，由檔案管理人員認真審查核對，不得有誤。

（三）檔案一般不外借，如有特殊情況需借閱時，可持單位介紹信，說明原因，經(jīng)局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)組副組長批準，履行借閱手續(xù)。

（四）借閱檔案時間最長為一個月，如不能按時歸還，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱的檔案必須妥善保管，不得泄密、遺失或轉(zhuǎn)借他人，更不得在材料上涂改、污損或作任何標記。

（五）歸還檔案時，檔案管理人員必須詳細檢查檔案材料是否完整無損，并在借閱登記簿上注明歸還時間。

七、檔案鑒定和銷毀制度

（一）局檔案鑒定小組負責對本局保存的檔案進行鑒定。

（二）局檔案鑒定小組每年年初對各處室交回的案卷進行鑒定，對不符合要求的案卷退回重新整理。每年年終根據(jù)《檔案保管期限表》的規(guī)定，對超過保管期限的檔案進行鑒定，決定銷毀確無利用價值的檔案。

（三）銷毀檔案需逐卷登記造冊，經(jīng)局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)組副組長簽字批準，在保密局指定地點銷毀。銷毀時必須由兩人以上監(jiān)銷。監(jiān)銷人員要認真負責，防止在銷毀過程中遺失材料，保證絕對安全。

八、檔案統(tǒng)計制度

（一）檔案統(tǒng)計工作由檔案管理員負責。

（二）檔案統(tǒng)計要實事求是，如實反映客觀情況，做到準確、及時、完整、系統(tǒng)。

（三）統(tǒng)計內(nèi)容主要有：檔案機構(gòu)人員情況，保存檔案、資料狀況，檔案資料收進和移出數(shù)量，檔案利用情況，檔案庫房、設(shè)備情況以及上級機關(guān)和檔案部門要求統(tǒng)計的其他內(nèi)容。

（四）上級機關(guān)和檔案部門要求報送的各種統(tǒng)計報表、資料，必須按照要求統(tǒng)計、填寫，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可報出。

篇7

1　加強科研單位會計檔案管理的必要性

科研單位會計工作具有較強的專業(yè)性?？蒲许椖糠N類和內(nèi)容繁多，財務(wù)需要按項目類別分別核算，因此形成的檔案資料數(shù)量也較多。目前，科研單位的資金來源主要包括財政撥款、科學(xué)技術(shù)成果轉(zhuǎn)讓收入、貸款及合作引入資金四類。其中財政撥款包括科學(xué)事業(yè)費、科技三項費用、撥入專項資金、自然科學(xué)基金、科研基本建設(shè)資金等。財政撥款仍然是各科研單位的主要資金來源，但是隨著科技體制改革的不斷深化，科學(xué)研究面臨著重大轉(zhuǎn)變?？蒲袉挝粚⒚嫦蚪?jīng)濟建設(shè)、面向市場自主經(jīng)營，成為獨立自主的科研經(jīng)營實體，科學(xué)技術(shù)成果轉(zhuǎn)化收入將成為科研單位的最主要資金來源，科研工作逐步實現(xiàn)經(jīng)費自給。會計檔案可以真實記錄科研項目或試制產(chǎn)品成本，據(jù)此準確定位成果轉(zhuǎn)讓價格，反映科研經(jīng)濟效果，從而創(chuàng)造更好的經(jīng)濟效益。因此，科學(xué)管理與利用科研單位會計檔案，對推動和促進科學(xué)事業(yè)發(fā)展具有不可估量的重要作用。

2　科研單位會計檔案管理存在的問題

2.1　歸檔資料不完整，管理不善　部分科研單位對會計檔案材料管理不規(guī)范，注重紙質(zhì)檔案的存檔保管，忽視了對會計電算化的財務(wù)核算系統(tǒng)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等磁性介質(zhì)重要資料，沒有按會計檔案的要求歸檔保存。有的單位領(lǐng)導(dǎo)不重視，專業(yè)人員缺乏，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，人員隊伍不穩(wěn)定，對檔案室的投入不夠。保管場所不符合要求，存在安全隱患。

2.2　保管不規(guī)范　財務(wù)部門缺少專人負責會計檔案的整理、立卷、歸檔工作，不能按要求將會計檔案及時移交檔案管理部門；財務(wù)部門對會計檔案工作觀念陳舊，工作被動且缺少熱情，為了自己使用方便，不愿意將會計憑證、工資冊等會計檔案資料移交檔案室保管，以致超過了歸檔期仍遲遲不將這些資料歸檔。

2.3　重保管、輕利用　多數(shù)科研單位的會計檔案工作仍停留在建檔、管檔、很少加以利用的狀態(tài)，許多有價值的會計資源沉睡在檔案室。會計信息無法為使用者提供快速、高效的信息服務(wù)，這種落后的管理理念與方式已遠遠不能適應(yīng)現(xiàn)代科研快速發(fā)展的需要。會計檔案作為科研單位會計信息的重要來源和載體，對科研改革與發(fā)展具有重要決策與參考價值的檔案資源的開發(fā)與利用，其地位與作用不容忽視。

3　加強科研單位會計檔案管理與利用的建議

3.1　提高對會計檔案管理重要性的認識　加強宣傳幫助、引導(dǎo)單位領(lǐng)導(dǎo)與廣大科技人員，正確認識會計檔案資源的價值，將會計檔案管理作為―項重要任務(wù)常抓不懈。充分認識會計檔案所提供的史料和證據(jù)對科研方針和策略的制定、經(jīng)濟問題的查證、預(yù)防貪污所具有的不可替代的重要作用。充分利用會計檔案，對科研資金運用過程中各個環(huán)節(jié)進行及時、準確、完整的反映和監(jiān)督，達到用最少的科研投入獲取最大的產(chǎn)出，促進科技成果轉(zhuǎn)化。積極利用辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使會計檔案服務(wù)躋身于科研、生產(chǎn)的第一線，開展特色服務(wù)，為科學(xué)研究提供會計檔案數(shù)據(jù)信息。

3.2　完善會計檔案管理的組織機構(gòu)　引進和培養(yǎng)高層次的信息資源管理人才，做到正確的認識會計檔案，保管會計檔案，利用會計檔案，通過檢查監(jiān)督，促進財務(wù)部門和檔案部門規(guī)范業(yè)務(wù)行為，提高會計檔案管理水平。注重對會計檔案的深度挖掘，主動為領(lǐng)導(dǎo)或決策者提供重要信息。

篇8

一、文件生命周期理論相關(guān)概念的簡要評述

首先，就讓我們從基本理論層面，對“文件生命周期理論”的相關(guān)理論概念進行初步了解?！拔募芷诶碚摗敝械摹拔募备拍钍且环N廣義概念，較之常規(guī)意義的“文件”概念要寬泛得多。“文件生命周期理論”把文件視為“文件的集合體”，認為“檔案”（非現(xiàn)行文件）的形成只是廣義文件運動的最終結(jié)果，一切的文件運動形態(tài)，都只是“廣義文件運動過程中某一特定階段的代稱，都是廣義文件的組成部分”[1]。

由此，“文件生命周期理論”以“文件集合體”的形式，合理的維護了文件各階段的整體統(tǒng)一性，進而將文件運動以整體的形式，跨越了從形成直至銷毀或永久保存的各階段，并且能讓管理者以一個完整、清晰的視角，觀察、界定文件運動的整體過程。實際上，基于這一完整過程，可以明確文件價值的階段性變化，以及在廣義文件運動過程中文件價值形態(tài)與管理形式、保管場所、服務(wù)對象之間的對應(yīng)關(guān)系。而在文件價值形態(tài)轉(zhuǎn)化的同時，從階段性的廣義文件運動視角出發(fā)，可將廣義文件依次劃分為現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件與非現(xiàn)行文件。此三種廣義文件的劃分，同樣適用于我國的文件檔案運動過程。

二、中西方文檔保管機構(gòu)的差異、我國文檔工作的融合以及推動實現(xiàn)文檔工作一體化

實際上，我國的文件檔案保管機構(gòu)同國外存在較為明顯的差異。這種差異體現(xiàn)在：我國的半現(xiàn)行文件是存放在本單位檔案室或檔案館，而國外的半現(xiàn)行文件則送交文件中心保管。實際上，這種差異顯著。根據(jù)聯(lián)合國教科文組織對文件中心的定義：文件中心是在檔案行政管理機關(guān)管理之下的，對各不同行政機構(gòu)的半現(xiàn)行文件進行經(jīng)濟地保管與提供利用，并在這些文件被銷毀或移交檔案館之前進行系統(tǒng)處置的保管機構(gòu)。文件中心是獨立于文件形成機關(guān)和檔案館的，又處于文件形成機關(guān)與檔案館之間的過渡性機構(gòu)。

顯而易見，國外建立的“文件中心”，作為半先行文件的儲存、管理機構(gòu)，及其文件價值鑒定、銷毀、移交機構(gòu)，既節(jié)省了文件來源單位的空間、人力、財務(wù)資源，又避免了因單位不同，所導(dǎo)致的文件整理標準各異，以及鑒定、銷毀程序的不統(tǒng)一、不規(guī)范。再者，又提高了文件管理的整體效率，減少了移交過程中不必要的時間浪費，極大的提升了文件管理的科學(xué)性、規(guī)范性與效益性。

此外，文件中心與形成機關(guān)檔案室存在顯著差異。其一，文件中心有的歸屬于檔案行政管理機構(gòu)，有的是獨立運營的商業(yè)機構(gòu)，而檔案室則明確歸屬于文件形成機關(guān)。其二，二者的保管對象存在差異。文件中心保管的對象是半現(xiàn)行文件， 而機關(guān)檔案室保管的對象包括半現(xiàn)行文件、乃至非現(xiàn)行文件。其三，二者的職能存在明顯差異。文件中心承擔文件的保管、鑒定以及提供利用的職責， 而機關(guān)檔案室則主要承擔本機關(guān)文件的收集、利用和保管工作[2]。

實際上，相較于西方的文件管理中心，我國各機關(guān)檔案室的文檔管理工作，往往存在著文檔管理質(zhì)量良莠不齊、管理效率偏低、執(zhí)行標準不統(tǒng)一等諸多問題。而要解決這些問題，則必須要明確文件工作、檔案工作的統(tǒng)一性和整體性，統(tǒng)一制定與執(zhí)行文檔工作的管理流程與標準規(guī)范，并正確處理好兩者之間的有效融合和順暢銜接的問題，以此真正實現(xiàn)我國文件管理與檔案管理的一體化，推動我國整體的文檔管理工作實現(xiàn)質(zhì)的跨越。此外，筆者認為，在符合我國文檔工作自身需求、特點的基礎(chǔ)上，參照西方文件中心的管理模式、功能設(shè)置，對我國眾多的機關(guān)檔案室進行有針對性的改造，是解決文檔管理工作現(xiàn)存問題的關(guān)鍵一環(huán)。具體來講，就是要科學(xué)、合理的調(diào)整我國機關(guān)內(nèi)部的檔案機構(gòu)設(shè)置與體系，將本機關(guān)辦公室的文件管理工作與檔案室的檔案管理工作實現(xiàn)合并，統(tǒng)一文件檔案管理工作與職能；聯(lián)合不同機構(gòu)部門的檔案室，實現(xiàn)共同辦公與集中布局，低成本、高效率的實現(xiàn)文件、檔案的一體化管理，并制定和執(zhí)行統(tǒng)一的文件檔案管理業(yè)務(wù)標準與操作規(guī)范，做到文檔管理的統(tǒng)一、標準與有序。

此外，基于文件生命周期理論的內(nèi)在要求，參考西方國家的文檔工作體制，總體來看，應(yīng)將我國的機關(guān)公務(wù)文書處理工作與檔案管理工作緊密聯(lián)系起來，并從業(yè)務(wù)體制上將兩者建立緊密的聯(lián)系，把文書處理與檔案管理融為一體，將檔案室工作與檔案館工作緊密結(jié)合起來，形成文書處理部門、檔案室、檔案館密切相聯(lián)的一體化業(yè)務(wù)體制[3]。實際上，基于文件生命周期理論“連續(xù)統(tǒng)一”的思想內(nèi)涵，參考相關(guān)西方國家，如法國、意大利、瑞典等國家所建立的集中式檔案管理體制及其特點[4]，結(jié)合我國檔案工作集中、一體化管理的現(xiàn)實情況與發(fā)展要求，筆者認為該建議的理由有如下幾點：其一 ，“文件生命周期理論”根本上強調(diào)的文件運動的整體性，應(yīng)該體現(xiàn)到文書與檔案的一致性上。將文書處理與檔案管理融為一體，可以深刻體現(xiàn)文書形成的主觀意圖，從而更加明確文件檔案的長遠價值，有利于文件檔案價值的鑒定工作的進行以及文件檔案潛在價值的挖掘與實現(xiàn)。其二，實現(xiàn)文書處理與檔案管理的融合，可以使文書處理工作統(tǒng)一于國家的相關(guān)業(yè)務(wù)標準。并且，在緊密聯(lián)系文件檔案管理部門之間關(guān)系的同時，防止了管理銜接上的疏漏與責任推諉，做到協(xié)同配合、有的放矢、權(quán)責明確。其三，該措施不僅能降低成本、精簡機構(gòu)，而且能提高文書立卷、歸檔移交的質(zhì)量與效率，同時保持文件檔案管理的連續(xù)性與一致性。

基于上述論述，筆者認為，參照西方的文件中心，在保留我國機關(guān)部門檔案室的同時，對其進行相應(yīng)的功能改造、體系調(diào)整與集中布局，同時將文件形成及處理工作與檔案工作在業(yè)務(wù)上實現(xiàn)有效融合，構(gòu)建前后銜接、連續(xù)統(tǒng)一的文檔案管理體制，進而推動落實文檔工作一體化。當然，這種模式仍有待于我們在實踐中檢驗與摸索，并使之逐步符合我國文檔工作及其一體化管理的現(xiàn)實需要。

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關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案管理；存在；問題

中學(xué)檔案室作為基層檔案部門之一，與其他基層檔案部門有著共同的特點，都具有雙重職能，即對本單位所屬機構(gòu)的檔案工作進行管理和對本單位檔案進行收集、保管并提供利用。它即是本單位檔案工作的職能部門，又是保存和提供利用本單位檔案的科學(xué)文化事業(yè)機構(gòu)，雙重職能是它的基本性質(zhì)和工作基礎(chǔ)。中學(xué)綜合檔案室在工作任務(wù)、服務(wù)對象、檔案種類等方面有其獨特之處：

首先，中學(xué)檔案建設(shè)必須重視校史資料的積累和保存。檔案是歷史信息的集合，是各單位活動的真實記錄。它們真實地記載每個學(xué)校的發(fā)展和興衰、學(xué)生的成功與失敗、教師的汗水與功勛。其次，以學(xué)生為主體，突出教學(xué)。中學(xué)是每個人人生中的一個重要階段，學(xué)生們常常為一次獎勵而活躍，或為老師一次批評而沮喪，考好了他們喜笑顏開，考砸了他們垂頭喪氣，當他們長大成人之后，回過頭來找尋他們在這里留下的足跡時，學(xué)校檔案室是他們唯一可依靠的地方。因此，中學(xué)檔案室要本著對每個學(xué)生負責的態(tài)度，不能輕易遺漏了有關(guān)資料。再次，綜合性，麻雀雖小，五臟俱全，中學(xué)綜合檔案室雖然很小，但內(nèi)容卻不少，包括文書檔案、人事檔案、教學(xué)檔案、聲象圖片數(shù)字檔案、基建檔案、財務(wù)檔案、等等。也就是說，但凡學(xué)校的行政部門如辦公室、教務(wù)處、政教處、總務(wù)處等經(jīng)辦或形成的文字材料都必須由檔案室整理歸檔。根據(jù)中學(xué)綜合檔案室的以上特點，下面例舉四類檔案存在的問題進行分析。

一、文書檔案。對與基層單位，文書檔案是利用率最高的檔案。文件與檔案是一個過程的兩個階段，兩者不可分，檔案是由文件轉(zhuǎn)化來的，文件是檔案的基礎(chǔ)和源泉，要想使檔案工作標準化，文件必須首先要實現(xiàn)標準化，可是從目前情況看，文件在標準化建設(shè)方面相對地落后于檔案工作的標準化。要想使文書檔案齊全完整，必須收集的文件齊全，由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及各部門的檔案意識相當薄弱，必然造成檔案收集的困難。如何解決文書檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大等狀況與檔案利用中的集中、系統(tǒng)、方便的矛盾？我認為關(guān)鍵是建立系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)管理。我們用“經(jīng)、緯、綱”三個字來形容網(wǎng)絡(luò)的組成：校長就是檔案管理的“綱”，負責統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)和督促全校各部門的檔案工作；綜合檔案室是“經(jīng)”該室的專職檔案員是檔案工作的骨干，象經(jīng)線一樣，聯(lián)絡(luò)部門之間并具體指導(dǎo)和督促各處室兼職檔案員的工作；所謂“緯”就是指檔案兼職人員，他們每年負責收集、整理、移交本處室在學(xué)校工作活動中形成的檔案材料，他們就象緯線一樣互相貫通，從而形成檔案管理體系。

二、人事檔案?，F(xiàn)在基層的人事檔案，仍局限于“看門守攤”式的管理模式上，主要表現(xiàn)在重管理，輕服務(wù)；方法繁瑣，不易操作。由于現(xiàn)在公文用紙的不規(guī)范，A4型紙、16開型紙、B5型紙等紙張不統(tǒng)一，人事檔案整理要求嚴格，必須達到四邊整齊，使小的變大，就必須粘貼，要大的變小就必須剪切，不能剪貼的就折疊。一頁紙可能粘貼多次，紙的顏色、厚度不一，很多都呈層次狀。也有的一頁紙剪切多次，把原來比較正規(guī)的格式切得不成形狀，還有很多材料的內(nèi)容被粘住或切掉。這樣整起來的材料已經(jīng)失去了檔案的原始性、真實性和權(quán)威性。學(xué)校的人事檔案應(yīng)加快檔案工作信息化建設(shè)步伐，建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)，將干部檔案資料輸入電腦，使干部檔案數(shù)據(jù)化、信息化，并在檔案的查閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實行自動化操作，保證干部檔案信息的時效性、真實性和準確性。

三、教學(xué)檔案。教學(xué)檔案是學(xué)校管理諸方面的重要一環(huán)，它對提高教學(xué)質(zhì)量，強化對學(xué)生的管理，發(fā)揮學(xué)校教育育人的職能，有著極為重要的意義。關(guān)于教學(xué)工作的文件、文件管理，檔案、檔案管理各自為政，缺乏有效的監(jiān)督、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，出現(xiàn)了文件的形成與歸檔脫節(jié)，導(dǎo)致檔案管理混亂，極不規(guī)范。有些單位教學(xué)檔案記錄缺項，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)聽課卻沒有聽課記錄；學(xué)校每學(xué)期都要召開教學(xué)工作會議，卻沒有規(guī)范的會議紀要；教研室有青年教師培養(yǎng)部署，卻拿不出像樣的培養(yǎng)規(guī)劃和總結(jié)。沒有很好地遵循教學(xué)檔案集中統(tǒng)一管理的原則。教學(xué)檔案是學(xué)校管理和建設(shè)的重要組成部分，是反映一所學(xué)校教學(xué)秩序、規(guī)模、質(zhì)量、效益等方面的重要背景資料，具有很高的使用價值和保存價值，學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)必須引起足夠的重視并采取必要的措施加大管理和監(jiān)督力度。要建立必要的組織機構(gòu)和教學(xué)檔案管理和建設(shè)制度，進一步明確各級各類人員的任務(wù)和職責，實施必要的定期檢查驗收公示制度，把教學(xué)檔案的管理和建設(shè)納入各級領(lǐng)導(dǎo)目標責任管理之中。

四、聲像圖片數(shù)字檔案。一切先進的科學(xué)技術(shù)和管理手段必將取代傳統(tǒng)的管理手段，檔案載體將由傳統(tǒng)的“白紙黑字”轉(zhuǎn)變成“電子數(shù)字”。檔案的收集、存儲、管理和利用等項工作環(huán)節(jié)都將發(fā)生本質(zhì)的改變，傳統(tǒng)的檔案工作程序轉(zhuǎn)變?yōu)椤靶畔⑤斎搿幚怼敵觥钡幕灸Ｊ?。這類檔案大部分都是學(xué)校各單位、各部門在工作過程中形成的圖片、聲像、文字性材料，這些都可以直接錄入存盤，也可有選擇性的在校園網(wǎng)上信息。要實現(xiàn)檔案數(shù)學(xué)化管理，建立起學(xué)校檔案信息中心是很有必要的，這樣通過校園網(wǎng)絡(luò)為各單位提供校內(nèi)所有歸檔文件檔案，為校內(nèi)各部門提供檔案文件及其他有關(guān)信息的查找、閱覽服務(wù)，同時也為各部門、各單位信息提供統(tǒng)一的平臺，提高辦公的透明度，樹立學(xué)校文明辦公形象。

沒有規(guī)矩，不成方圓，學(xué)校綜合檔案管理最要根本的要求就是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標準化。隨著社會對檔案利用、需求形勢的變化，對檔案工作的要求越來越高，學(xué)校檔案工作也直接反映和體現(xiàn)著學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量、管理水平。組織建設(shè)是基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)建設(shè)是關(guān)鍵，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是保障，開發(fā)利用是根本，多管齊下，采取切實有效的措施，改進工作思路，拓展工作對象，創(chuàng)新工作手段，豐富學(xué)校綜合檔案室的資源，使檔案信息有取之不盡，用之不竭的來源，確保檔案資源開發(fā)利用工作的效率和質(zhì)量，為學(xué)校改革與發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。（作者單位：泰安長城中學(xué)）

參考文獻

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[關(guān)鍵詞]檔案管理 現(xiàn)代化 信息化

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2016）20-0145-02

為了進一步加強高校的檔案管理，一般高校都能夠?qū)ｉT設(shè)立檔案室、配備專業(yè)人員管理檔案。與此同時還加強了檔案管理制度建設(shè)，制定出臺相應(yīng)的檔案管理辦法，使高校檔案管理逐步實現(xiàn)規(guī)范化。為貫徹落實圍繞中心、聚焦主業(yè)、深化“三轉(zhuǎn)”的精神，解決紀檢檔案資料管理不規(guī)范、信息化程度不高的問題，為紀檢監(jiān)察工作提供強有力的后勤保障，柳州地稅著力推進紀檢監(jiān)察檔案管理信息化、規(guī)范化、專業(yè)化。

一、高校檔案管理工作存在的問題

（一）管理不夠?qū)I(yè)

現(xiàn)在很多高校不能強化檔案管理，使得管理松散。目前，很多高校沒有專門的工作人員專項負責檔案管理工作以及材料收集、整理和電子錄入等相應(yīng)工作。對照有關(guān)檔案工作的法規(guī)要求，將檔案分門別類進行認真細致地歸檔，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案分類明確，排列科學(xué)合理，編排規(guī)范。檔案管理部門制定了相應(yīng)的法律法規(guī)明確了立卷歸檔、裝訂整理、保管利用、鑒定銷毀、責任追究等每一個流程，建立了《檔案管理員崗位職責》《檔案保密制度》《庫房管理制度》《檔案室設(shè)備管理制度》等一系列配套制度，在檔案借閱、使用等工作中均按規(guī)章制度進行，借閱必須經(jīng)過審批，屬資料，還要求借閱者簽訂保密責任書，使高校檔案管理工作走上制度化、規(guī)范化軌道。

實現(xiàn)高校檔案管理的專業(yè)化要求按照一級檔案室的標準建設(shè)高校檔案室，檔案室實行庫房、微機、辦公、閱覽四分開，檔案庫房按標準配備專用檔案密集架，配置防火系統(tǒng)、自動滅火裝置、除濕機、臭氧消毒機、吸塵器等設(shè)備，使檔案的管理工作硬件設(shè)施齊備，安全保護實現(xiàn)了專業(yè)化。

（二）查閱程序不夠規(guī)范

部分檔案管理人員沒能對各種檔案猿旨笆?、簜b懟⒂行У姆擲嗪駝理。只有檔案分管管理條件大為改善，才能夠提高檔案管理工作的效率。

（三）信息化不夠完善

實現(xiàn)高校的檔案管理信息化需要配套自主研發(fā)高校檔案管理系統(tǒng)。目前高校的檔案編制了全引目錄、案卷目錄、違紀人員處分索引等索引目錄數(shù)據(jù)庫，但是還沒有完全實現(xiàn)檔案信息查詢的電子化、自動化，檔案調(diào)閱效率低。

二、高校檔案管理現(xiàn)代化的具體策略

推進會計檔案管理是一項長期而艱巨的任務(wù)，加強制度建設(shè)、健全監(jiān)督機制，明確操作規(guī)范，各大高校在推進檔案管理的道路上，留下了一連串清晰而深刻的印記。為了確保普遍實現(xiàn)各大高校檔案的長效管理，按照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，要對需要歸檔的文件全部整理歸檔，做到時時收集、年年歸檔，并嚴格管理，規(guī)范使用，確保檔案工作規(guī)范化運轉(zhuǎn)。具體措施如下：

（一）加強制度建設(shè)實現(xiàn)檔案管理精細化

“天下難事始于易，天下大事始于細”，精細化財務(wù)管理并不復(fù)雜，只是細中求精。各高校應(yīng)該以細、全、高、嚴、新、實“六字”精細化管理原則，圍繞檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等制定制度，使高校的檔案管理水平進一步完善提高。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律和行政法規(guī)，各高校應(yīng)該分別制定適應(yīng)自己的檔案管理辦法，進一步明確學(xué)校的檔案管理工作。

目前，各大高校采取紙介質(zhì)和計算機、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理檔案。紙質(zhì)文檔數(shù)字化，在收集整理的同時在檔案管理系統(tǒng)進行歸檔，使高校檔案管理逐漸走向制度化、規(guī)范化。高校數(shù)字化檔案室的建立，有利于實現(xiàn)國家級數(shù)字化檔案室。

“數(shù)字化檔案室”是指將實體檔案信息數(shù)字化，基于網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)檔案收集、整理、保管和共享利用，并能夠確保檔案安全和高效便捷。高校的數(shù)字化檔案室建設(shè)應(yīng)該獲得上級檔案局在政策、技術(shù)等方面的支持。例如資金方面，用于購買專用檔案柜、電腦、掃描儀等檔案工作必備用品和配套設(shè)備，建成后將實現(xiàn)公文交換系統(tǒng)（OA）與檔案管理系統(tǒng)的無縫對接。

數(shù)字化檔案室是高校檔案建設(shè)中的一項基礎(chǔ)性工作，能夠穩(wěn)步提高檔案信息化管理水平。建設(shè)高校數(shù)字化檔案室還應(yīng)增強檔案的服務(wù)功能，提高檔案管理的日常辦公效率和質(zhì)量；通過完善機制，實現(xiàn)檔案管理的精細化；并且通過加強檔案管理作為促進高校檔案管理規(guī)范化、制度化、信息化建設(shè)的有效手段。

高校數(shù)字化檔案室建設(shè)要做到檔案資源數(shù)字化、檔案管理系統(tǒng)化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息數(shù)據(jù)化、檔案利用知識化。目前，很多高校已經(jīng)實現(xiàn)了“前三化”，接下來還要繼續(xù)實現(xiàn)“信息數(shù)據(jù)化”“利用知識化”等兩個目標。除了與OA系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接，高校檔案管理還應(yīng)該將檔案管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)、微信公眾平臺相結(jié)合，部分文檔信息通過移動端實時，實現(xiàn)信息公開，也為有需求的人提供便捷。如此一來，通過數(shù)字化檔案室與移動端的結(jié)合，從根本上提高居委會日常辦公效率和質(zhì)量。

（二）明確操作規(guī)范實現(xiàn)過程精細化管理

高校的檔案的規(guī)整和管理是很煩瑣和復(fù)雜的。因此，各大高校因該明確提出檔案管理操作規(guī)范。從檔案的收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)入手，理清思路，摸清家底，健全制度，規(guī)范流程，強化責任，推進檔案管理工作規(guī)范運行，為科學(xué)、有序、高效地開展各項外匯管理工作打下了良好的基礎(chǔ)。檔案管理辦法規(guī)定，高校應(yīng)該嚴格按照《檔案管理條例》及相關(guān)制度規(guī)定進行操作，使檔案更好地為高校的管理服務(wù)。嚴格按照要求，逐級分類管理，多措并舉、扎實推進高校檔案管理工作。完善制度，規(guī)范管理。嚴格按照查借閱手續(xù)，在保證檔案安全、保密的前提下，提高相關(guān)工作人員查閱資料的速度，從而在整體上提高檔案的利用效率。與此同時，加強專業(yè)人員的培訓(xùn)。包括文件材料的收集歸檔范圍、立卷歸檔原則、立卷歸檔分工、文件材料整理原則及要求、歸檔文件材料質(zhì)量要求、歸檔時間和手續(xù)等六個方面。培訓(xùn)能夠增強工作效率，讓管理人員進一步加深對檔案工作方法及重要性的認識與理解，看清檔案整理工作中存在的差距和不足。及時培訓(xùn)能夠進一步提高檔案整理的業(yè)務(wù)水平和實際操作能力，為進一步規(guī)范檔案工作打下堅實基礎(chǔ)，也為今后更好的服務(wù)和工作的發(fā)展提供強有力的保障。

（三）健全監(jiān)督機制實現(xiàn)內(nèi)部控制精細化

用制度約束和規(guī)范檔案管理，是高校檔案管理工作中的一個亮點。檔案管理辦法明確了高校檔案鑒定、銷毀、移交的要求，高校將定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，并形成檔案鑒定意見書。檔案鑒定工作由高校檔案館牽頭，組織其他機構(gòu)或人員共同進行。加強督促歸檔、嚴格審查機制。嚴格按照條例做到保質(zhì)保量地完成檔案材料的整理歸檔工作的同時，對檔案要及時審查，對符合要求的要及時整理，對不符合要求的要完成未盡事項、補正相關(guān)資料。

結(jié)語：強化檔案管理意識，明確人員責任。今年以來各部門高度重視檔案歸檔工作，嚴格執(zhí)行檔案管理規(guī)定，按照相應(yīng)的原則，抓好檔案的歸檔整理工作。完善檔案制度建設(shè)，強化歸檔工作。先后建立完善檔案歸檔范圍和保管期限的規(guī)定，檔案歸檔的操作規(guī)程等檔案管理制度，將資料進行整理、分卷、復(fù)核、編目。召開培訓(xùn)班，全員參與，自查自改，進一步完善檔案工作。其中的每份檔案都應(yīng)該進行電子檔案登記，并針對以前檔案目錄中只見案卷名不知案卷內(nèi)容的弊端，專門在案卷目錄中增加簡單的索引項，借閱檔案可以先從電子目錄上看有沒有自己要找的文件，避免盲目翻閱，大大提高了查閱檔案的效率。為了推進實體檔案和電子文檔同步歸檔，高校的檔案中心應(yīng)該為檔案管理人員進行業(yè)務(wù)上的培訓(xùn)指導(dǎo)，工作人員利用業(yè)務(wù)管理QQ群作為信息交流平臺，同時采取一對一、面對面的指導(dǎo)方式，幫助資料員掌握電子檔案的文件登記、著錄、掃描上傳、立卷歸檔等相關(guān)業(yè)務(wù)。高校的檔案管理部T為保證電子檔案的順利報送提供可靠保證。當前，實體檔案和電子文檔同步歸檔接收工作已經(jīng)實現(xiàn)，實體檔案和電子檔案的同步歸檔，體現(xiàn)了高校檔案工作跨入了檔案管理的先進行列，同時也表明高校檔案事業(yè)進入了信息化時代。

此外，為規(guī)范完善檔案管理，實現(xiàn)檔案規(guī)范化、標準化，高校應(yīng)該強化四項措施，進一步加強檔案管理工作：一是強化資料收集，指定專人負責檔案的日常收集管理工作，辦公室注重對平時文件資料進行收集和積累，以及校內(nèi)開展的重要活動，及時收集照片、錄音、錄像等各種載體的信息資料，按照月報、季報、年報順序負責歸檔整理，按時移交到檔案室，由專人立卷歸檔；二是強化信息化管理，加強檔案的電子化管理，對各文書檔案、科技檔案、會計文件材料、聲像材料、電子文件材料等重點數(shù)據(jù)資料及時進行備份保存，進行電子化管理，方便統(tǒng)計資料的查閱和利用，實現(xiàn)檔案管理信息化；三是強化安全保密，遵守保密制度，切實履行公文的收發(fā)、登記、傳遞、借閱、歸檔和銷毀等各工作環(huán)節(jié)，對各專業(yè)報表嚴格執(zhí)行簽字、登記、歸檔手續(xù)，嚴禁隨處丟放，確保檔案資料的安全；四是規(guī)范檔案裝訂工作，做好目錄索引，統(tǒng)一裝訂格式，資料歸類規(guī)范，一目了然。

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