導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇電子檔案信息，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

1.1對(duì)軟硬件系統(tǒng)的依賴性

電子文件是按照確定的某種標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則，記錄在特定載體上的編碼信息集合，需要特定的軟硬件系統(tǒng)環(huán)境才能翻譯閱讀。脫離了這種特定環(huán)境，就根本無(wú)法看到電子文件的存在和記錄的信息內(nèi)容，所以電子文件對(duì)產(chǎn)生的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則及軟硬件系統(tǒng)環(huán)境有極強(qiáng)的依賴性。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，原標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則及計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)發(fā)展更新，就有可能導(dǎo)致原有電子檔案信息無(wú)法讀識(shí)。電子檔案信息對(duì)軟硬件系統(tǒng)的過(guò)度依賴性給今后的安全問(wèn)題帶來(lái)了很大的困難。

1.2存儲(chǔ)的高密度性

電子信息的發(fā)展和數(shù)量，呈幾何倍數(shù)增漲，海量的數(shù)據(jù)需要大容量的存儲(chǔ)介質(zhì)，隨著記錄技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字信息由早期的紙帶打孔到后來(lái)的磁帶、磁盤再到現(xiàn)在的光盤等，存儲(chǔ)密度不斷提高。目前一塊硬盤容量已達(dá)數(shù)個(gè)TB，一張藍(lán)光光盤通過(guò)納米級(jí)波長(zhǎng)的藍(lán)光激光光源及多層記錄技術(shù)的應(yīng)用，可以記錄數(shù)百GB數(shù)據(jù)。光盤上構(gòu)成0和1數(shù)據(jù)刻痕直徑小于0.15μm，1張光盤可存數(shù)百萬(wàn)張打印在紙上的文字信息。電子檔案的高密度，一方面對(duì)節(jié)約空間、拓展應(yīng)用帶來(lái)有利條件，另一方面卻對(duì)電子檔案的保護(hù)提出了嚴(yán)格的要求，任何一個(gè)小的失誤或一條輕微的劃痕都有可能導(dǎo)致數(shù)量巨大的檔案信息遭到破壞。

1.3信息與載體之間的可分離性

傳統(tǒng)檔案是固化在某種載體上，不能分離，稱之為檔案實(shí)體，有明顯的原始性特征，不易被復(fù)制加工。而電子檔案，雖然依賴于軟硬環(huán)境，但按一定的規(guī)則可以非常輕易地被復(fù)制、更改，傳輸，可以做到迅速而不留任何痕跡。因此電子檔案的原始性、真實(shí)性、憑證作用就受到威脅和質(zhì)疑。這種信息與載體之間的可分離性，給電子檔案信息的安全提出了前所未有的挑戰(zhàn)，檔案管理人員不僅要保護(hù)電子檔案實(shí)體不受破壞，同時(shí)也要保護(hù)信息內(nèi)容不被人為篡改。

2檔案信息的保護(hù)目標(biāo)

電子文件技術(shù)隨著整個(gè)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展，電子文件的產(chǎn)生環(huán)境、文件格式、存儲(chǔ)介質(zhì)在不斷更新，而作為檔案的電子文件卻需要長(zhǎng)期或永久保存并被查詢利用。因此，如何確保電子檔案的長(zhǎng)期可用性是保護(hù)電子檔案安全的主要任務(wù)之一。同時(shí)，電子檔案的真實(shí)性、完整性、安全保密性也是主要保護(hù)目標(biāo)。

3電子檔案保護(hù)的技術(shù)措施

3.1電子檔案系統(tǒng)安全

電子檔案系統(tǒng)安全，一般是由硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)構(gòu)成。硬件系統(tǒng)本身的安全稱為物理安全，軟件系統(tǒng)的安全主要有操作系統(tǒng)的安全、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)安全及各種功能的應(yīng)用軟件系統(tǒng)安全等。因此，這種保護(hù)措施可分以下幾類：1）設(shè)備層的安全管理。設(shè)備層的安全主要通過(guò)采用物理防范，解決機(jī)房場(chǎng)地的防災(zāi)保護(hù)，電源的穩(wěn)定與凈化，重要服務(wù)設(shè)備的冗余設(shè)計(jì)，安全可靠的存儲(chǔ)，以及信息系統(tǒng)的異地存儲(chǔ)保護(hù)，不低于3套的脫機(jī)光盤保存等，同時(shí)制定完整物理層面的管理規(guī)范和措施提供安全技術(shù)方案，使設(shè)備免受外來(lái)攻擊造成意外損失。2）網(wǎng)絡(luò)層的安全管理。網(wǎng)絡(luò)層的安全任務(wù)主要是防止病毒、木馬、黑客的攻擊，防止檔案數(shù)據(jù)被非法訪問(wèn)。最有效的辦法就是運(yùn)行檔案信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)與外界實(shí)行物理隔離，但電子檔案的最大優(yōu)勢(shì)，如遠(yuǎn)程查訊利用、共享資源等受到局限。而在公共網(wǎng)絡(luò)上，資源雖可以得到充分利用，但安全問(wèn)題又成為難題。近年來(lái)，隨著政務(wù)信息的公開(kāi)，檔案資源的逐步開(kāi)放，公共網(wǎng)上出現(xiàn)了越來(lái)越多的應(yīng)用。外網(wǎng)的安全是必須面對(duì)并努力解決的問(wèn)題，目前可以通過(guò)使用路由器及交換技術(shù)設(shè)置、防火墻、入侵防御系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全策略的制定提供相對(duì)安全的解決方案。3）應(yīng)用層的安全管理。應(yīng)用層的安全主要通過(guò)使用網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控與恢復(fù)技術(shù)，防病毒、漏洞檢測(cè)，入侵檢測(cè)技術(shù)，上網(wǎng)行為管理等對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行掃描、實(shí)時(shí)監(jiān)控、權(quán)限控制、自動(dòng)報(bào)警，并對(duì)計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的使用情況建立日志記錄，及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的異常情況。

3.2電子檔案信息內(nèi)容安全

確保電子檔案真實(shí)性、完整性、長(zhǎng)期可讀性，是檔案信息內(nèi)容安全的基本要求。電子文件的存放壽命依賴于存儲(chǔ)介質(zhì)的壽命，理論上光盤的壽命可達(dá)百年，但實(shí)際上誰(shuí)也不能保證該光盤數(shù)據(jù)10年后還能夠完整讀出。尤其文件格式技術(shù)上的發(fā)展與改進(jìn)，軟件環(huán)鏡與硬件系統(tǒng)的更新，都需要檔案人員對(duì)存檔的電子文件進(jìn)行備份轉(zhuǎn)存、文件存儲(chǔ)格式的轉(zhuǎn)換等維護(hù)。這一過(guò)程，要建立制度，明確責(zé)任，嚴(yán)格審核、評(píng)估、管理，以延續(xù)電子檔案保存期限，確保檔案內(nèi)容的安全。另外，應(yīng)用軟件系統(tǒng)中針對(duì)用戶權(quán)限的管理；檔案數(shù)據(jù)密級(jí)劃分，目錄和文件的讀寫權(quán)限，開(kāi)放范圍的劃控等，是對(duì)在線檔案信息內(nèi)容安全管理的必要手段，是任何一個(gè)檔案信息管理系統(tǒng)重點(diǎn)思考解決的問(wèn)題。

4電子檔案信息的災(zāi)難恢復(fù)

4.1災(zāi)難恢復(fù)含義

《信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范》（GB/T20988—2007）中表述災(zāi)難恢復(fù)是指將信息系統(tǒng)從災(zāi)難造成的故障或癱瘓狀態(tài)恢復(fù)到可正常運(yùn)行狀態(tài)，并將其支持的業(yè)務(wù)功能從災(zāi)難造成的不正常狀態(tài)恢復(fù)到可接受狀態(tài)。將災(zāi)難圈定為由于人為或自然災(zāi)害，技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、設(shè)備故障等原因，造成信息系統(tǒng)運(yùn)行嚴(yán)重故障或癱瘓。主要涉及的技術(shù)和方案有數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、備份和恢復(fù)；本地的高安全防護(hù)和遠(yuǎn)程異地防護(hù)方案等。

4.2災(zāi)難恢復(fù)前的存儲(chǔ)備份方式

信息數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、備份，是災(zāi)難恢復(fù)的前提，沒(méi)有安全可靠的存儲(chǔ)、備份，無(wú)從談起恢復(fù)。備份的方式有多種多樣，最常用的主要是全備份、增量備份、差分備份。全備份是將整個(gè)系統(tǒng)中相關(guān)軟件、數(shù)據(jù)全部備份一遍；增量備份就是每次備份的數(shù)據(jù)只是相當(dāng)于上一次備份后增加的和修改過(guò)的數(shù)據(jù)；差分備份就是備份上一次全備份之后新增加的和修改過(guò)的數(shù)據(jù)。全備份所需時(shí)間最長(zhǎng)，占用的空間最大，但恢復(fù)操作最簡(jiǎn)單，當(dāng)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)量不大時(shí)，采用全備份是可行可靠的；增量備份恢復(fù)起來(lái)比較麻煩，但每次的備份任務(wù)少，系統(tǒng)資源占用最少；差分備份相對(duì)節(jié)省存儲(chǔ)空間，恢復(fù)較方便，但備份時(shí)較麻煩。因此，在備份時(shí)要根據(jù)他們各自的特點(diǎn)靈活使用。在實(shí)際應(yīng)用中，采用的備份方式常是以上幾種的結(jié)合。

4.3災(zāi)難恢復(fù)采用的技術(shù)

篇2

檔案信息電子化的現(xiàn)狀

檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

在我國(guó)至今還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館口室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差：檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)

辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

檔案信息電子化的益處

可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開(kāi)發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開(kāi)發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長(zhǎng)，造成信息失效，嚴(yán)重影Ⅱ向了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。

檔案信息電子化，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi)，但目前乃至今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動(dòng)成果只能“待字閨中”。

檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門，就擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。檔案事業(yè)超前拿出對(duì)策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動(dòng)電子化，為將來(lái)“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。

慎重選定技術(shù)路線，信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當(dāng)代技術(shù)革命的主要特征

目前，對(duì)我國(guó)檔案信息自動(dòng)化工程影響最大的技術(shù)是微機(jī)口工作站、服務(wù)器性能的提高，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設(shè)和開(kāi)通。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的，應(yīng)當(dāng)推行適應(yīng)的先進(jìn)技術(shù)，使經(jīng)濟(jì)效益的合理性和技術(shù)的先進(jìn)性相統(tǒng)一，技術(shù)路線的選擇要符合我們的實(shí)際。檔案部門對(duì)先進(jìn)技術(shù)的潛在需求很大，但現(xiàn)實(shí)的需求又往往跟不上，要實(shí)事求是地分析現(xiàn)狀，充分考慮先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展，再進(jìn)行每一項(xiàng)具體的決策。

實(shí)事求是地改進(jìn)管理體制

集中統(tǒng)一是管理任何社會(huì)化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動(dòng)化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機(jī)結(jié)合是自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機(jī)開(kāi)展工作，這亦是研究自動(dòng)化系統(tǒng)管理時(shí)必須考慮的原則之一。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前我國(guó)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，同時(shí)存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問(wèn)題，建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式，但這種高技術(shù)結(jié)構(gòu)，必須有較強(qiáng)的管理能力和技術(shù)能力，不具備這些條件，從集中向分散過(guò)渡，反倒有可能退回到分散式。

篇3

關(guān)鍵詞：電子檔案；風(fēng)險(xiǎn)；預(yù)防

當(dāng)前，人們生活中越來(lái)越離不開(kāi)電子計(jì)算機(jī)，具有多種多樣的功能，這為企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)的辦公帶來(lái)了巨大的變革，提高了效率，使政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位辦公變得更加方便快捷。在信息技術(shù)時(shí)代，最新的檔案管理方式就是電子信息檔案的管理，它對(duì)政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在高科技方面的創(chuàng)新意義重大。但是根據(jù)具體情況來(lái)看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性，如果沒(méi)有積極制定防范風(fēng)險(xiǎn)的措施，那么很容易導(dǎo)致政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的數(shù)據(jù)被盜，所以，政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在使用信息檔案時(shí)一定要注意信息的安全性，積極主動(dòng)的制定一些避免風(fēng)險(xiǎn)的措施，以使信息資源更加安全。

一、避免風(fēng)險(xiǎn)的措施

提前預(yù)防，在風(fēng)險(xiǎn)還沒(méi)有出現(xiàn)的時(shí)候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)最有效的方式，也是最有效的方式，對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來(lái)實(shí)施控制管理，來(lái)保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：

1.及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時(shí)消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的，在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi)，政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位尤其要注意隨時(shí)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，主動(dòng)采取應(yīng)對(duì)措施。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險(xiǎn)工作也極其的不容易，不過(guò)，只要及時(shí)且做到全面看待問(wèn)題，那么就可以把問(wèn)題解決掉。比如，對(duì)于那種對(duì)計(jì)算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，為了應(yīng)對(duì)潛在的危險(xiǎn)，那么采取一定的措施是非常必要的。

2.積極引進(jìn)最新技術(shù)。計(jì)算機(jī)在工作過(guò)程中要同時(shí)結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)對(duì)可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個(gè)很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來(lái)實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

3.及時(shí)進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。為了消除危險(xiǎn)電子信息檔案的因素，其中一個(gè)很重要的措施就是安全防護(hù)，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。

4.制定管理制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)要主動(dòng)制定一些有針對(duì)性的制度來(lái)進(jìn)行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度。

二、緩解風(fēng)險(xiǎn)的措施

電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險(xiǎn)降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險(xiǎn)掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險(xiǎn)得到緩解？目前，許多單位開(kāi)始利用風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的策略進(jìn)行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)緩解就是通過(guò)制定實(shí)施應(yīng)變計(jì)劃、災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來(lái)減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價(jià)值本身或風(fēng)險(xiǎn)的后果或影響。常見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案；后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強(qiáng)調(diào)的是，在進(jìn)行電子信息檔案的管理時(shí)如果發(fā)生危險(xiǎn)，那么不管是什么情況，企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)都要積極主動(dòng)的進(jìn)行及時(shí)的處理，這才是最為關(guān)鍵的。

三、分散風(fēng)險(xiǎn)的措施

在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實(shí)質(zhì)上是一種風(fēng)險(xiǎn)的分散，即把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來(lái)把已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，一般而言，能夠從多個(gè)角度對(duì)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正，如：修改配置模式、購(gòu)買保險(xiǎn)、外包給其他機(jī)構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過(guò)這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)化，再對(duì)原先實(shí)施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進(jìn)，創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強(qiáng)調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險(xiǎn)，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果會(huì)很嚴(yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。

四、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的措施

當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)來(lái)臨后，企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)最需要做的就是積極采取措施進(jìn)行處理，為了把風(fēng)險(xiǎn)造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的目的是為了能夠使預(yù)防計(jì)劃更加科學(xué)合理，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風(fēng)險(xiǎn)的因素以及其帶來(lái)的后果。需要實(shí)施分析評(píng)估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險(xiǎn)的概率，危險(xiǎn)帶來(lái)的后果有多大，危險(xiǎn)的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)管理者要樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)觀念，積極主動(dòng)的制定一套體系完善的針對(duì)多種風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防計(jì)劃。需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，如果機(jī)構(gòu)中每個(gè)已被識(shí)別的弱點(diǎn)通過(guò)承認(rèn)得以控制，這說(shuō)明企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)防范風(fēng)險(xiǎn)的最大弊端在于，許多經(jīng)營(yíng)管理者錯(cuò)誤地認(rèn)為電子信息檔案無(wú)危險(xiǎn)性，在使用檔案資料時(shí)未采取針對(duì)性的安全管理方案，這對(duì)于電子信息檔案帶來(lái)了諸多不便。而對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，其在管理期間要控制好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，這對(duì)于檔案管理是極為重點(diǎn)的。在進(jìn)行評(píng)估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺(jué)，對(duì)于潛在的風(fēng)險(xiǎn)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對(duì)于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)要積極采取措施，力求使風(fēng)險(xiǎn)造成的損失最小。

總之，管理者或管理部門在對(duì)電子信息檔案管理時(shí)，一定要有這樣的意識(shí)，即電子文件的風(fēng)險(xiǎn)不是主觀的，而是客觀存在的，這種風(fēng)險(xiǎn)不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來(lái)很大的危險(xiǎn)，所以一定要有對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的警覺(jué)度，把預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)看做所有工作的重中之重，積極制定風(fēng)險(xiǎn)防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對(duì)于有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和降低損失有重要的意義。

參考文獻(xiàn)

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電子檔案比紙質(zhì)檔案對(duì)環(huán)境的依賴性更強(qiáng)，其信息安全受環(huán)境影響程度更大。因此，電子檔案的信息安全問(wèn)題十分重要。對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案,其信息與載體是一體的，具有不可分離性，確保了它的物理安全，就在很大程度上保證了它的信息安全。而電子檔案的信息與載體是分離的，因此，要想保證電子檔案信息安全，就要既保證它的物理安全，又要保證它的邏輯安全。由此可見(jiàn)，電子檔案的信息安全保障與紙質(zhì)檔案是具有一定差異的。

二、影響電子檔案信息安全的因素

影響電子檔案信息安全的原因有很多，本文從以下幾個(gè)因素進(jìn)行分析。

1.環(huán)境因素。與紙質(zhì)檔案一樣，環(huán)境因素會(huì)對(duì)電子檔案的信息安全產(chǎn)生很大的的影響。首先，電子檔案信息安全受自然環(huán)境影響。所有的電子檔案都是存儲(chǔ)在大自然中的，一些自然災(zāi)害，如洪災(zāi)、火災(zāi)、地震、雷電等等，都會(huì)影響電子檔案的信息安全。其次，電子檔案信息安全受保管環(huán)境影響。電子檔案信息安全也會(huì)受到存儲(chǔ)電子檔案的設(shè)備、庫(kù)房等保管環(huán)境的影響?！碍h(huán)境條件不符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)會(huì)對(duì)檔案信息造成危害，如檔案信息網(wǎng)絡(luò)控制中心機(jī)房場(chǎng)地和工作站的環(huán)境不合要求:電源質(zhì)量差，溫濕度不適應(yīng),無(wú)抗靜電、抗磁場(chǎng)干擾和無(wú)防塵、防火、防水、防雷電、防漏電、防盜竊的設(shè)施和措施，以及光、空氣污染物及害蟲(chóng)、霉菌等有害生物都會(huì)給檔案信息帶來(lái)不利的影響。”

2.技術(shù)因素。技術(shù)因素是威脅電子檔案信息安全的一個(gè)主要因素。在技術(shù)層面，對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，主要是紙張本身的耐久性和書寫字跡的耐久性問(wèn)題會(huì)影響檔案信息的安全。而對(duì)于電子檔案，其存儲(chǔ)載體質(zhì)量、讀取技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等都會(huì)影響檔案信息的安全。電子檔案是在數(shù)字設(shè)備上進(jìn)行存儲(chǔ)、閱讀和利用的，可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸。我們一般都利用光盤、磁盤、磁帶等存儲(chǔ)電子檔案信息，但是這些載體具有脆弱性和易壞性的特點(diǎn)，容易受到破壞，導(dǎo)致檔案信息的無(wú)法讀取，甚至丟失.并且隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，這些物質(zhì)載體也陸續(xù)的更新?lián)Q代，容易造成檔案信息的丟失。與此同時(shí)，電子檔案的信息與載體是可分離的，其信息可以實(shí)現(xiàn)在不同介質(zhì)中轉(zhuǎn)存、拷貝，在拷貝、傳遞的過(guò)程中，由于技術(shù)的不完善也會(huì)導(dǎo)致檔案信息的丟失、泄露。計(jì)算機(jī)病毒和電腦黑客的侵害對(duì)電子檔案信息安全也構(gòu)成很大威脅“。由于移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)體積小、方便攜帶，人們不僅能輕而易舉地將大量的、含有完整機(jī)密信息的電子文件傳播出去，而且極易因內(nèi)外網(wǎng)間交叉混用，遭受病毒、黑客的攻擊，造成重要數(shù)據(jù)流失?！庇?jì)算機(jī)病毒具有種類多、危害大的特點(diǎn)，存儲(chǔ)電子檔案的計(jì)算機(jī)一旦感染了病毒，就會(huì)導(dǎo)致電腦指令出現(xiàn)問(wèn)題，甚至是導(dǎo)致電子檔案信息的丟失。當(dāng)存儲(chǔ)電子檔案信息的計(jì)算機(jī)在網(wǎng)絡(luò)中運(yùn)行時(shí)，可能遭到電腦黑客的入侵，導(dǎo)致電子檔案信息被篡改、泄露或者丟失。

3.管理因素。紙質(zhì)檔案從收集、整理到利用、服務(wù)整個(gè)過(guò)程中都有很完善的檔案管理制度與標(biāo)準(zhǔn)，這就在一定程度上保證了紙質(zhì)檔案信息的安全性。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的管理流程標(biāo)準(zhǔn)還不是十分的完善。如果沒(méi)有嚴(yán)格的操作方法與管理制度、檔案管理人員不具備檔案信息安全意識(shí)、沒(méi)有應(yīng)急處理預(yù)案等等，這些都會(huì)會(huì)威脅到電子檔案的信息安全?！皬臋n案部門來(lái)看，我國(guó)還缺少一個(gè)國(guó)家級(jí)的與國(guó)家信息化進(jìn)程相匹配的檔案信息安全工程規(guī)劃。地方檔案信息組織管理機(jī)制也是不健全的，使管理檔案信息的機(jī)構(gòu)、人員未能落實(shí)到位，乃至政出多門，出現(xiàn)誰(shuí)都在管但又管不好、管不了的局面，執(zhí)法不力。”由此可見(jiàn)，我國(guó)的檔案信息安全管理制度還不夠完善，有待提高，國(guó)家應(yīng)建立一套健全的電子檔案信息安全管理機(jī)制，為電子檔案信息安全做好管理制度支撐。

4.人為因素。人為因素也是影響電子檔案信息安全的一個(gè)重要因素，應(yīng)逐漸引起人們的重視。我認(rèn)為人為因素可以分為兩種：一是故意破壞，二是操作失誤。無(wú)論是操作失誤還是故意破壞，都會(huì)威脅到電子檔案的信息安全。故意破壞就是在有意識(shí)的前提下,故意篡改、竊取、損毀電子檔案信息內(nèi)容，如黑客等；操作失誤就是電子檔案管理人員由于對(duì)電子檔案管理操作流程不熟悉、操作不規(guī)范、電子檔案信息安全意識(shí)不強(qiáng)等原因，在管理電子檔案時(shí)產(chǎn)生操作失誤，破壞了電子檔案信息。目前很多檔案部門對(duì)檔案信息安全的重要性認(rèn)識(shí)不夠深入，檔案管理人員的操作不規(guī)范、檔案信息安全意識(shí)薄弱、不關(guān)心檔案信息的安全性。同時(shí)，社會(huì)大眾對(duì)于檔案信息安全的了解也不多，在利用檔案信息的時(shí)候，有時(shí)會(huì)忽略檔案信息的安全問(wèn)題。這些情況都會(huì)給檔案信息安全帶來(lái)很大隱患。

三、保障電子檔案信息安全的措施

1.加強(qiáng)檔案信息安全意識(shí)。電子檔案信息作為信息資源的一種，具有很大的價(jià)值，包括憑證價(jià)值、參考價(jià)值、文化價(jià)值等等，是我們寶貴的財(cái)富，因此，保障電子檔案信息安全，是十分重要的任務(wù)。要想確保電子檔案的信息安全，我們必須加強(qiáng)人們的檔案信息安全意識(shí)。這里說(shuō)的加強(qiáng)電子檔案信息安全意識(shí)包含兩方面，一是加強(qiáng)檔案工作者的檔案信息安全意識(shí)，二是加強(qiáng)社會(huì)公眾的檔案信息安全意識(shí)。檔案工作者是否具備較好的檔案信息安全意識(shí)，會(huì)影響到電子檔案信息的安全與否。很多檔案工作者對(duì)于檔案信息安全的了解還局限于紙質(zhì)檔案，并不了解保證電子檔案信息安全的重要性。如果檔案工作者在工作中不注重對(duì)電子檔案信息的保密，對(duì)檔案信息安全技術(shù)不了解，那就無(wú)法保證電子檔案信息的安全。因此，檔案部門應(yīng)該認(rèn)真的學(xué)習(xí)相關(guān)的電子檔案信息安全知識(shí)，提高檔案工作者的檔案信息安全意識(shí)，確保電子檔案信息的安全。同時(shí)，我們還應(yīng)該增強(qiáng)社會(huì)大眾對(duì)電子檔案的信息安全意識(shí)。電子檔案可以同時(shí)為很多人提供利用，具有很好的共享性，具有很大價(jià)值。相關(guān)部門也要向社會(huì)公眾宣傳保障檔案信息安全的重要性，通過(guò)展覽、講座、宣傳板等方式，提高社會(huì)公眾的電子檔案信息安全意識(shí)。

2.提高檔案信息安全技術(shù)保障。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，電子檔案數(shù)量與日俱增，面對(duì)大量的電子檔案，怎樣從技術(shù)層面確保電子檔案的信息安全，已經(jīng)成為了一個(gè)很重要的課題。因此我們應(yīng)該完善各種信息安全技術(shù),保障電子檔案信息安全。人們對(duì)信息安全技術(shù)的要求越來(lái)越高，主要包括了信息加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、防病毒技術(shù)、信息備份和恢復(fù)技術(shù)等等。（1）信息加密技術(shù)。對(duì)電子檔案信息進(jìn)行加密主要是為了防止檔案信息被竊取、篡改、泄露和丟失。一些電子檔案，它們是不宜公開(kāi)或者是限制公開(kāi)的，當(dāng)需要在網(wǎng)絡(luò)上傳輸這類電子檔案時(shí)，為保證其機(jī)密性，就應(yīng)采取信息加密技術(shù)。“在實(shí)際應(yīng)用中，人們常常將常規(guī)密碼和公鑰密碼結(jié)合在一起使用，檔案信息的加密技術(shù)就是將兩者結(jié)合使用的，即發(fā)方使用收方的公開(kāi)密鑰發(fā)文，收方只用自己知道的解密密鑰解密。由于機(jī)密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從中破解原文的內(nèi)容，從而確保傳輸中檔案信息的安全?！保?）防病毒技術(shù)。計(jì)算機(jī)病毒具有種類多、傳染快、更新快、危害大的特點(diǎn)，保存電子檔案的計(jì)算機(jī)或者是檔案管理網(wǎng)絡(luò)一旦感染病毒，就會(huì)造成檔案信息篡改或丟失。因此，我們應(yīng)加強(qiáng)對(duì)防病毒技術(shù)的研究，主動(dòng)預(yù)防，實(shí)時(shí)監(jiān)控，最大程度上防止電子檔案受到病毒的感染，即使計(jì)算機(jī)受到病毒入侵，也要以最快速度查殺病毒，保證電子檔案信息安全。（3）防火墻技術(shù)。防火墻技術(shù)就是按照某些特殊的規(guī)定,允許或者是阻止一些數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行傳輸,對(duì)于保證信息安全有很大作用。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，會(huì)出現(xiàn)黑客非法入侵計(jì)算機(jī)竊取、破壞電子檔案信息的情況，相關(guān)的檔案部門可以利用防火墻技術(shù)，制定適用于本單位的防火墻類型，最大限度的保證本單位的檔案信息安全。（4）備份技術(shù)。為了防止電子檔案信息的丟失或者遭到篡改無(wú)法恢復(fù)的情況發(fā)生，我們可以采取檔案信息備份技術(shù)，保障電子檔案的信息安全。我們可以采取異地備份和多份備份，這樣即使檔案信息出現(xiàn)了破壞、失真、丟失的情況，我們還可以通過(guò)查閱備份的檔案信息，恢復(fù)原有信息。

篇5

關(guān)鍵詞：電子檔案安全管理介質(zhì)

中圖分類號(hào): G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

電子檔案是指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。它能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。它以數(shù)字編碼的形式存在，具有非直讀性，當(dāng)使用技術(shù)和設(shè)備將信息記錄于存儲(chǔ)載體后，就永遠(yuǎn)離不開(kāi)這種技術(shù)和設(shè)備。電子文件的信息與載體相分離，其內(nèi)容存儲(chǔ)的位置不是固定的，可以從一個(gè)載體轉(zhuǎn)換到另一個(gè)載體上，內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化，電子文件可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，具有極強(qiáng)的共享能力，因而也存在較大的安全隱患。

電子文件與紙質(zhì)文件這些截然不同的性質(zhì)，決定其在信息安全管理方面的復(fù)雜性。電子檔案的保管期限是電子檔案內(nèi)容來(lái)定，而實(shí)現(xiàn)電子檔案保管期限，取決于載體的壽命、電子計(jì)算機(jī)的軟硬件生存周期和載體所載檔案與計(jì)算機(jī)軟硬平臺(tái)的一致性等。另一方面，電子文件從形成到利用，各個(gè)環(huán)節(jié)，都有信息更改、丟失的可能性，建立并執(zhí)行一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，從每一個(gè)環(huán)節(jié)杜絕信息失真的隱患，對(duì)于保證電子文件的原始性、真實(shí)性是十分重要。那么，信息化時(shí)代應(yīng)如何安全有效地維護(hù)電子文件及其歸檔后產(chǎn)生的電子檔案的信息安全呢？

一、電子檔案在收集、利用方面的信息安全

(一)收集環(huán)節(jié)：如果電子文件的傳輸通過(guò)局域網(wǎng)進(jìn)行，例如各單位內(nèi)部的辦公系統(tǒng)，通常我們界定這樣的局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)是安全隔離的。那么我們可以通過(guò)在自動(dòng)辦公系統(tǒng)中對(duì)除文件管理員外的所有用戶進(jìn)行限制，賦予這些用戶對(duì)定稿的電子文件 "只讀"的權(quán)限。一旦定稿的電子文件需要修改，只能由文件管理員根據(jù)相關(guān)負(fù)責(zé)人的簽字來(lái)進(jìn)行，并在電子文件的備注欄上進(jìn)行說(shuō)明。這種修改電子文件的流程可以集成在辦公系統(tǒng)上，并在系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中記錄下修改的痕跡。如果對(duì)信息安全有更高的要求，在修改電子文件的審批環(huán)節(jié)中，我們可以借助"數(shù)字簽名"技術(shù)來(lái)進(jìn)行強(qiáng)化。

如果電子文件的傳輸發(fā)生在多個(gè)單位的協(xié)同辦公網(wǎng)上或者在互聯(lián)網(wǎng)上，為了保證電子文件的原始性、真實(shí)性，可以綜合使用"數(shù)字簽名"、"加密技術(shù)"、"VPN虛擬專用網(wǎng)絡(luò)"、"身份驗(yàn)證"、"防火墻"等技術(shù)。目前這些技術(shù)都趨于成熟，但是安全技術(shù)是一面雙刃劍，以犧牲資金、運(yùn)行速度、可操作性為代價(jià)，所以有一個(gè)"適度"的問(wèn)題。對(duì)于多家單位聯(lián)合的協(xié)同辦公網(wǎng)，例如市政府的辦公資源網(wǎng)，其安全度就應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)區(qū)別對(duì)待，普通電子文件與密級(jí)電子文件傳輸也應(yīng)分而待之。對(duì)于發(fā)生在協(xié)同辦公網(wǎng)上的不必歸檔的普通電子文件，文件產(chǎn)生單位可通過(guò)辦公網(wǎng)直接發(fā)送到收文單位；對(duì)于需要?dú)w入收文單位檔案庫(kù)的普通電子文件，我覺(jué)得要提倡"發(fā)"、"取"相結(jié)合的方法，來(lái)認(rèn)證電子文件的原始性、真實(shí)性。首先是文件產(chǎn)生單位主動(dòng)將電子文件傳送到收文單位的信箱，同時(shí)在發(fā)文單位服務(wù)器的某一個(gè)位置留存"只讀"付本，如果收文單位要將這個(gè)文件歸檔，那么可以使用"身份驗(yàn)證"技術(shù)，登錄到發(fā)文單位的文件區(qū)去核對(duì)收到的電子文件。這種核對(duì)方法簡(jiǎn)單易行。對(duì)于密級(jí)文件，按規(guī)定只能在保密網(wǎng)上利用專線傳輸，我們將之視為安全環(huán)境，對(duì)通過(guò)這種網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)奈募瓌t上不應(yīng)懷疑它的真實(shí)性。 （二）利用環(huán)節(jié)：對(duì)于電子檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)利用這一環(huán)節(jié)，由于還沒(méi)涉及到"憑證"這一程度（有待立法），只是一般的查閱性質(zhì)，強(qiáng)調(diào)的是真實(shí)性，所以關(guān)鍵在于保證數(shù)據(jù)源不被篡改。當(dāng)利用發(fā)生在本單位為范圍的局域網(wǎng)環(huán)境下時(shí)，通過(guò)"身份認(rèn)證"，按用戶的級(jí)別控制利用范圍，所有的用戶都只允許用"只讀"形式調(diào)閱，相關(guān)的數(shù)據(jù)源也配置為"只讀"，以防由于誤操作、有意刪改等原因造成文件信息的改變。對(duì)于存放電子檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器，要配置相應(yīng)的"安全審計(jì)"記錄各種超越范圍的試探、企圖和各用戶使用情況，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。這種方法安全的問(wèn)題由后臺(tái)管理員來(lái)負(fù)責(zé)，對(duì)于利用者來(lái)說(shuō)是透明的，相當(dāng)方便，易于接受。當(dāng)電子檔案的利用通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)時(shí)，通常我們認(rèn)為網(wǎng)站上的電子檔案是公開(kāi)的，關(guān)鍵是要保證網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)安全，防止篡改，利用現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)技術(shù)，這一點(diǎn)已經(jīng)可以做到。

二、電子檔案整理、歸檔過(guò)程的信息安全

(一)要建立和執(zhí)行科學(xué)的歸檔制度。歸檔時(shí)應(yīng)對(duì)電子文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，在內(nèi)容方面檢查歸檔的電子文件是否齊全完整，真實(shí)可靠；歸檔的電子文件是否最終稿本；CAD電子文件是否反映產(chǎn)品定型技術(shù)狀態(tài)的版本或本階段產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)的最終版本；電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)或其它載體文件的內(nèi)容及相關(guān)說(shuō)明是否一致；軟件產(chǎn)品的源程序與文本是否一致等。為了使人們能夠完全理解一份電子檔案，歸檔時(shí)要同時(shí)保存"元數(shù)據(jù)"和"背景信息，"元數(shù)據(jù)"說(shuō)明電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和上下文關(guān)系。 "背景信息"是關(guān)于電子文件業(yè)務(wù)和行政背景方面的數(shù)據(jù)，有助于說(shuō)明文件的真實(shí)性，并能幫助文件使用者理解文件的內(nèi)容。在技術(shù)方面應(yīng)檢查歸檔電子文件載體的物理狀態(tài)，有無(wú)病毒，讀出信息的準(zhǔn)確性等。

（二）要保證電子檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確。電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)將電子檔案的內(nèi)容，還原成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。因此，對(duì)于一些必須以原始形成的格式進(jìn)行還原顯示的較為特殊的電子檔案，要保存電子檔案相關(guān)支持軟件，即在保存電子檔案的同時(shí)，將與電子檔案相關(guān)的軟件及整個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)一并保存，并與電子檔案存儲(chǔ)在一起，利用時(shí)，使之按本來(lái)的面目進(jìn)行顯示。

（三）歸檔時(shí)要盡可能地以主流技術(shù)統(tǒng)一電子檔案的保存格式。電子檔案來(lái)自各個(gè)方面，往往是在不同的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上形成的，且在內(nèi)容的格式編排上也不盡一致，這種在技術(shù)和形式上的差異，必然導(dǎo)致在以后還原時(shí)，所采用的技術(shù)與方法的不同。所以，歸檔時(shí)要全面了解電子檔案的使用技術(shù)，在考慮連續(xù)性的前提下，選擇一種主流技術(shù)進(jìn)行統(tǒng)一。

三、電子檔案保管和利用過(guò)程中的信息安全

（一）要保證電子檔案載體物理上的安全。要建立一個(gè)適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境。

其次，要對(duì)電子檔案載體進(jìn)行有效的檢測(cè)與維護(hù)。對(duì)所保存的電子檔案載體，必須按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。

（二）要密切關(guān)注計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展方向，不斷對(duì)歷年來(lái)電子檔案使用的軟件升級(jí)、更新情況進(jìn)行記錄、保存，適時(shí)對(duì)電子檔案的格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換。當(dāng)發(fā)現(xiàn)檔案室（館）中電子檔案所依存的軟件技術(shù)變化時(shí)，要將新的軟件以及電子檔案轉(zhuǎn)換說(shuō)明保存下來(lái)存檔。當(dāng)軟硬件平臺(tái)發(fā)生較大變化時(shí)，就有必要對(duì)電子檔案實(shí)行整理或格式轉(zhuǎn)換。

篇6

近年來(lái)，電子檔案發(fā)展越來(lái)越快，其信息安全問(wèn)題也逐漸凸顯出來(lái)，并受到了人們的廣泛關(guān)注。在這種情況下，本文對(duì)電子檔案開(kāi)放利用中的信息安全保障過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行了詳細(xì)的探討，并有針對(duì)性地提出了相應(yīng)的解決對(duì)策，希望對(duì)保障我國(guó)電子檔案的信息安全起到促進(jìn)作用。

【關(guān)鍵詞】

電子檔案；信息安全；開(kāi)放利用；問(wèn)題；對(duì)策

信息安全問(wèn)題存在于電子檔案從形成到利用整個(gè)過(guò)程中的方方面面。近年來(lái)，在越來(lái)越嚴(yán)重的信息安全問(wèn)題下，大量學(xué)者展開(kāi)了研究，希望通過(guò)技術(shù)的加強(qiáng)、人才的培養(yǎng)及法規(guī)的制定等方面來(lái)對(duì)提高電子檔案的信息安全，逐漸形成一個(gè)完善的電子檔案信息安全保障體系?，F(xiàn)階段我國(guó)的電子檔案信息安全問(wèn)題已經(jīng)取得了一定的成就，然而在信息技術(shù)不斷進(jìn)步的今天，我國(guó)還需要不斷地進(jìn)行努力，促進(jìn)其加強(qiáng)與穩(wěn)定。

一、電子檔案開(kāi)放利用中信息安全保障存在的問(wèn)題

保護(hù)信息安全，提高電子檔案的穩(wěn)定可用性，要從三方面入手：首先，檔案信息的真實(shí)性，這里指得是原始的信息。其次，完整性，指檔案信息在管理和利用過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)篡改等現(xiàn)象。最后，長(zhǎng)期有效性。它的這三個(gè)特點(diǎn)及對(duì)信息技術(shù)較高的要求，導(dǎo)致其安全性很容易受各方面影響而遭到破壞。

（一）網(wǎng)絡(luò)層次威脅。

信息技術(shù)的進(jìn)步，促使網(wǎng)絡(luò)的覆蓋面越來(lái)越大，然而其不安全的結(jié)構(gòu)、脆弱的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議及人文操作的事物等方面原因，將會(huì)導(dǎo)致每一個(gè)層次的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)都存在一定的安全隱患。首先，底層的威脅是來(lái)自于物理層方面，威脅著線路及硬件設(shè)備的安全。電源不穩(wěn)造成的間斷、輻射、漏電等都屬于環(huán)境的安全威脅；而電腦的硬件和設(shè)備受到外力的破壞屬于自然災(zāi)害，人為的操作失誤導(dǎo)致安全漏洞屬于人為災(zāi)害，這兩種災(zāi)害會(huì)對(duì)硬件及線路造成嚴(yán)重的安全威脅。在種種威脅之下，系統(tǒng)很容易發(fā)生癱瘓。其次，威脅數(shù)據(jù)的安全主要發(fā)生在鏈路層方面，這一層面的安全威脅將會(huì)促使信息發(fā)生丟失或篡改等現(xiàn)象，導(dǎo)致信息不再完整可讀。同時(shí)，不停發(fā)送較高的請(qǐng)求導(dǎo)致節(jié)點(diǎn)資源被占用是一種嚴(yán)重的隱藏攻擊，用戶對(duì)其的正常使用將受到影響，而且檢測(cè)時(shí)也很難發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，通常會(huì)將其判斷成通信環(huán)境差。

（二）滯后性。

一方面，滯后性體現(xiàn)在信息化建設(shè)方面，我國(guó)不同的檔案管理機(jī)構(gòu)近年來(lái)已經(jīng)逐漸構(gòu)建了數(shù)據(jù)庫(kù)，這些數(shù)據(jù)庫(kù)大小不一，而且相互獨(dú)立，沒(méi)有建立起一個(gè)統(tǒng)一的聯(lián)系，更沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行規(guī)定和管理，控制的不規(guī)范導(dǎo)致了極大的安全隱患。并且滯后性還體現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)安全自身的發(fā)展上，安全技術(shù)應(yīng)當(dāng)隨著對(duì)抗的發(fā)展而不斷進(jìn)步，只有當(dāng)出現(xiàn)了安全問(wèn)題以后，才能夠有針對(duì)性地對(duì)技術(shù)進(jìn)行研究，這就導(dǎo)致安全技術(shù)始終滯后于安全威脅，起不到防范的作用。另一方面，滯后性體現(xiàn)在安全管理方面。管理、應(yīng)用等相關(guān)人員在日常的檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理中，在意識(shí)上對(duì)安全問(wèn)題警惕性不足。很多工作人員在沒(méi)有經(jīng)歷嚴(yán)格的培訓(xùn)之前就進(jìn)入了工作崗位，他們對(duì)信息安全的防范不夠重視，促使工作缺乏針對(duì)性。

二、提高電子檔案開(kāi)放利用中信息安全保障的對(duì)策

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)環(huán)境建設(shè)。

對(duì)硬件、人為及基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是建設(shè)基礎(chǔ)環(huán)境的主要內(nèi)容。其中硬件及基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)目的是對(duì)實(shí)體內(nèi)容加強(qiáng)保護(hù)，包括電腦、儲(chǔ)存儀器和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施等，防止其在水災(zāi)和火災(zāi)等自然災(zāi)害當(dāng)中受到嚴(yán)重的破壞而無(wú)法進(jìn)行正常的工作。在加強(qiáng)基礎(chǔ)環(huán)境建設(shè)的過(guò)程中，最主要的一個(gè)手段就是對(duì)相關(guān)檔案數(shù)據(jù)采用異地備份的方式。在建設(shè)人為環(huán)境的過(guò)程中，要對(duì)工作人員加強(qiáng)教育及培訓(xùn)，從意識(shí)上提高他們對(duì)信息安全的重視。因此相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)促進(jìn)制度的完善，不僅要能夠詳細(xì)體現(xiàn)出信息安全保障的重要性，還要對(duì)培訓(xùn)制度充分落實(shí)。并且還要關(guān)注社會(huì)大眾信息安全保障意識(shí)的提高，在使用檔案過(guò)程中，要能夠減少因疏忽大意造成的檔案泄漏等現(xiàn)象的發(fā)生，為電子檔案信息安全奠定穩(wěn)定的基石。

（二）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)。

在加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全方面，其技術(shù)應(yīng)當(dāng)包含大量的內(nèi)容，如路由、主機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)和密碼等技術(shù)是其廣義上的內(nèi)容?，F(xiàn)階段我國(guó)要想對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行加強(qiáng)建設(shè)，必須綜合運(yùn)用多種安全技術(shù)手段，對(duì)相關(guān)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及產(chǎn)權(quán)系統(tǒng)軟件進(jìn)行開(kāi)發(fā)，從而促使電子檔案的安全威脅減小。還可以備份及恢復(fù)相關(guān)信息，補(bǔ)救部分失真或丟失的電子檔案。由于滯后性是電子檔案信息安全最大的缺陷及特點(diǎn)，在現(xiàn)階段的狀態(tài)下是無(wú)法保證網(wǎng)絡(luò)完善的，再加上操作者個(gè)人的事物等原因，電子檔案的信息安全威脅無(wú)時(shí)無(wú)刻都存在，在這種情況下，建立完善的信息備份和恢復(fù)系統(tǒng)具有重要的意義，只有這樣，才能夠在信息丟失或被篡改的時(shí)候，系統(tǒng)還能夠正常運(yùn)行，提供正常的服務(wù)，促使完整性在檔案信息中得到充分的體現(xiàn)。

三、結(jié)論

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，我國(guó)在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，信息化和數(shù)據(jù)化的趨勢(shì)越來(lái)越明顯，然而各地對(duì)檔案的管理不夠統(tǒng)一，更沒(méi)有一致的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)其進(jìn)行管理，再加上網(wǎng)絡(luò)本身的不穩(wěn)定性，給檔案信息安全造成很大的威脅?，F(xiàn)階段加強(qiáng)基礎(chǔ)環(huán)境建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)對(duì)于提高電子檔案開(kāi)放利用中信息安全的保障具有重要意義。

作者：許正 單位：大連市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究院

【參考文獻(xiàn)】

[1]駱偉娟.政府信息公開(kāi)環(huán)境下檔案開(kāi)放利用中的公民權(quán)利保護(hù)探析[D].吉林大學(xué),2012.

篇7

關(guān)鍵詞：檔案信息；電子化；信息加工。

所謂檔案信息電子化，就是用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響是深遠(yuǎn)的。

在信息電子化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒(méi)有草稿與印稿的區(qū)別，也沒(méi)有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。在信息電子化條件下，傳統(tǒng)的檔案工作開(kāi)始引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，一向隸屬于社會(huì)科學(xué)領(lǐng)域的檔案工作，在電子化建設(shè)過(guò)程中要融合、滲透許多自然科學(xué)領(lǐng)域的技術(shù)與知識(shí)，這使得檔案工作中的科技含量顯著增加。從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，檔案信息化建設(shè)的發(fā)展就是檔案信息化的推進(jìn)，檔案信息化建設(shè)涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個(gè)局部，而是對(duì)整個(gè)管理工作起到牽一發(fā)而動(dòng)全身的作用。具體地說(shuō)，檔案信息電子化的作用主要有以下幾個(gè)方面：

1、可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館（室）對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開(kāi)發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能物盡其用。

2、縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，這條"慢工出細(xì)活"的工作方式，即從文件資料形成到開(kāi)發(fā)"二次文獻(xiàn)信息"時(shí)間長(zhǎng)，往往造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。

3、檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。出版手工編研信息成果需要較多的經(jīng)費(fèi)，但目前乃至今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，企望國(guó)家給檔案部門撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動(dòng)成果只能"待字閨中"。

4、檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門，就擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

5、檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然"信息高速公路"在我國(guó)尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動(dòng)向，超前拿出對(duì)策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動(dòng)電子化，為將來(lái)"信息高速公路"中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。

鑒于人們可以在機(jī)器上隨時(shí)方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定、電子文件能否作為檔案、是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。為此，檔案界應(yīng)采取如下對(duì)策：

1、做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為"只讀性"文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

篇8

高校是知識(shí)和人才高度集中的教學(xué)科研基地，是高新技術(shù)、教學(xué)創(chuàng)新和教學(xué)改革的主要發(fā)源地。高校檔案是高校在教育和科研過(guò)程中按照一定的立卷歸檔制度集中保管起來(lái)的文字材料、圖像、音像、光盤等不同形式的歷史記錄，其見(jiàn)證了一所高校的發(fā)展歷史、教學(xué)管理改革、教學(xué)質(zhì)量提升、人才目標(biāo)建設(shè)等重大事件，其是從事教學(xué)科研活動(dòng)必不可少的條件之一。高校檔案工作在高校各個(gè)領(lǐng)域中扮演著十分重要的角色，在知識(shí)創(chuàng)新和應(yīng)用，科研開(kāi)發(fā)，高新技術(shù)成果轉(zhuǎn)化等方面發(fā)揮著不可替代的作用。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，高校傳統(tǒng)檔案建設(shè)模式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)展的要求，做好高校電子檔案建設(shè)管理工作就成為目前我們需要重點(diǎn)研究的內(nèi)容。

一、高校電子檔案建設(shè)管理應(yīng)用信息技術(shù)的必要性和緊迫性

1.應(yīng)用信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)高校電子檔案的大容量?jī)?chǔ)存

將信息技術(shù)應(yīng)用到高校電子檔案建設(shè)管理中，可以進(jìn)一步拓展高校電子檔案儲(chǔ)存的穩(wěn)定性，實(shí)現(xiàn)電子信息大量?jī)?chǔ)存，更方便檔案工作人員對(duì)不用類型的檔案信息進(jìn)行針對(duì)性管理。隨著信息技術(shù)的進(jìn)一步應(yīng)用，高校電子檔案建設(shè)管理能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化，并進(jìn)一步提升檔案管理人員的工作效率。此外，當(dāng)各種信息錄入電腦信息系統(tǒng)之后，系統(tǒng)能夠?qū)ο嚓P(guān)信息進(jìn)行進(jìn)一步的統(tǒng)計(jì)分析，為學(xué)校其他行政工程提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)支撐。

2.應(yīng)用信息技術(shù)能夠轉(zhuǎn)變高校檔案管理人員的工作方式

將信息技術(shù)應(yīng)用到高校電子檔案建設(shè)管理工作中后，就能夠進(jìn)一步提高檔案信息的真實(shí)性和原始性，將工作人員從繁雜的檔案工作中解脫出來(lái)，從而保證高校電子檔案建設(shè)的豐富性和全面性，有利于更好發(fā)揮高校電子檔案的作用和功能，確保為高校其他行政部門服務(wù)。此外，在高校電子檔案建設(shè)過(guò)程中，檔案分類、收集和開(kāi)發(fā)工作也是一項(xiàng)十分繁雜的工作，如果電子檔案平臺(tái)管理不完善，上述幾項(xiàng)工作肯定會(huì)受到不同程度的影響。而將信息技術(shù)融入到高校電子檔案建設(shè)管理中，能夠避免上述問(wèn)題的產(chǎn)生，從而更好提高檔案工作的質(zhì)量和效率。

二、高校電子檔案建設(shè)存在的問(wèn)題分析

1.對(duì)高校電子檔案建設(shè)沒(méi)有形成系統(tǒng)性認(rèn)識(shí)

相對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，高校電子檔案建設(shè)還屬于一門比較新興的事物。在很多高校檔案建設(shè)和管理部門中，工作人員的思維模式和工作觀念還停留在過(guò)去傳統(tǒng)檔案建設(shè)管理思想中，對(duì)高校電子檔案建設(shè)的相關(guān)理論和知識(shí)認(rèn)識(shí)性不足，缺乏對(duì)相關(guān)領(lǐng)域的全面認(rèn)識(shí)，沒(méi)有將高校電子檔案和傳統(tǒng)檔案在工作形式、工作方法和工作對(duì)象之間的差異性進(jìn)行很好的區(qū)分，對(duì)高校電子檔案建設(shè)缺乏系統(tǒng)性和長(zhǎng)期性的規(guī)劃和建設(shè)。由于高校檔案部門不注重電子檔案建設(shè)，極大的限制了高校電子檔案建設(shè)工作的開(kāi)展，同時(shí)還很容易造成高校電子檔案建設(shè)重復(fù)性，最終影響到高校電子檔案功能的發(fā)揮，無(wú)法提高高校檔案管理的質(zhì)量和效率。

2.高校電子檔案的真實(shí)性和原始性建設(shè)難度比較大

不管是紙質(zhì)檔案還是電子化檔案，檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性和原始性都是體現(xiàn)檔案價(jià)值和功能的本質(zhì)屬性。對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，其原始性和真實(shí)性通常形式上都比較單一，很容易區(qū)分，因此，紙質(zhì)檔案在辨別過(guò)程中比較簡(jiǎn)單，而高校電子檔案在形成過(guò)程中信息很容易變動(dòng)，信息形成之后能夠被管理員修改或者刪除，因此，電子檔案信息很容易失去真實(shí)性。再加上高校電子檔案和信息載體能夠分離，利用移動(dòng)設(shè)備能夠?qū)n案進(jìn)行轉(zhuǎn)移，因此，在高校電子檔案建設(shè)和管理過(guò)程中，如何保證電子檔案袁術(shù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性，如何對(duì)電子檔案開(kāi)展真實(shí)性檢驗(yàn)就成為高校電子檔案建設(shè)過(guò)程中需要面臨的一項(xiàng)重要課題。

3.高校電子檔案建設(shè)范圍需要進(jìn)一步作出明確

高校電子檔案建設(shè)具有儲(chǔ)存信息量大，非物質(zhì)化特征。高校電子檔案建設(shè)需要借助現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)儲(chǔ)存技術(shù)，實(shí)現(xiàn)三者的有效結(jié)合才能實(shí)現(xiàn)高校電子檔案建設(shè)管理。在高校電子檔案建設(shè)過(guò)程中需要我們進(jìn)一步熟悉掌握高校電子檔案管理系統(tǒng)，儲(chǔ)存介質(zhì)的儲(chǔ)存量以及建立完善備份制度。但是在系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中應(yīng)該建設(shè)什么樣的系統(tǒng)，使用哪種數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，檔案生成格式的確定等建設(shè)范圍還沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，電子檔案建設(shè)范圍難以確定，進(jìn)而造成了高校電子檔案建設(shè)和管理的適應(yīng)性、兼容性和通用性較差，系統(tǒng)運(yùn)行存在極大的不安全因素，電子檔案安置和復(fù)制隨意現(xiàn)象十分普遍，嚴(yán)重影響到電子檔案的利用價(jià)值和正常功能的發(fā)揮。

4.電子檔案安全方面容易遭受威脅

在高校電子檔案建設(shè)過(guò)程中，主要利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開(kāi)展建設(shè)管理工作，而電子檔案文件在產(chǎn)生、傳輸和儲(chǔ)存保管過(guò)程中都會(huì)受到儲(chǔ)存介質(zhì)、軟件系統(tǒng)和數(shù)字化環(huán)境的影響。高校電子檔案系統(tǒng)最終容易受到外界因素的影響，如電腦病毒、黑客攻擊、人為操作不當(dāng)?shù)纫蛩貒?yán)重威脅到高校電子檔案建設(shè)和管理的安全性?，F(xiàn)階段，高校在進(jìn)行電子檔案建設(shè)過(guò)程中對(duì)系統(tǒng)的安全性還沒(méi)有進(jìn)行有效的評(píng)估，在檔案利用和管理環(huán)節(jié)方面還存在很多漏洞。檔案內(nèi)容經(jīng)常被修改，在存取過(guò)程中相關(guān)信息很容易被覆蓋，從而對(duì)檔案信息的原始性和完成性造成嚴(yán)重破壞。

三、信息技術(shù)在高校電子檔案建設(shè)管理中的應(yīng)用對(duì)策分析

1.強(qiáng)化檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

高校檔案管理部門應(yīng)該將電子檔案信息化工作納入到本單位的總體規(guī)劃中，強(qiáng)化電子檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。進(jìn)一步推進(jìn)微機(jī)管理檔案的進(jìn)程，提高檔案管理部門和各個(gè)單位檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的應(yīng)用程度和水平，進(jìn)一步發(fā)揮好檔案室功能和作用。進(jìn)一步強(qiáng)化檔案部門內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)，將其和辦公局域網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行有效對(duì)接，并在校園網(wǎng)上使用檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，提高檔案管理系統(tǒng)的兼容性、適用性和適應(yīng)性，真正實(shí)現(xiàn)高校電子檔案建設(shè)管理的數(shù)字化。

2.加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)

要充分利用好信息化檔案管理軟件，分重點(diǎn)，按步驟的將現(xiàn)有的檔案信息及時(shí)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。在信息資源建設(shè)過(guò)程中一方面由學(xué)校各個(gè)基層單位將本年度生產(chǎn)的歸檔電子文件目錄按照檔案部門的要求直接錄入到檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)中，降低檔案部門工作人員的工作量，同時(shí)還能夠保證各個(gè)系部和部門的檔案原始信息的真實(shí)性，對(duì)加快實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享有很大幫助。另一方面檔案部門需要組織人力將高校原有的檔案卷目轉(zhuǎn)化為機(jī)檢數(shù)據(jù)信息，根據(jù)電子化檔案接受、保管、利用的相關(guān)技術(shù)手段，加強(qiáng)對(duì)高校各個(gè)系部部門電子檔案的收集、鑒定、著錄和歸檔，保證有保存價(jià)值文件的真實(shí)性和原始性。同時(shí)，還要嚴(yán)格按照紙質(zhì)文件和電子文件并存的原則，實(shí)現(xiàn)兩種形式文件的并存保管，最終對(duì)本校的檔案資源有目的、有計(jì)劃實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)和數(shù)字化處理。

3.建設(shè)完善檔案信息化管理系統(tǒng)

要嚴(yán)格按照規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用的原則，既要保證滿足當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的要求，又要符合檔案信息化發(fā)展趨勢(shì)，進(jìn)一步加大對(duì)檔案管理軟件的推廣和應(yīng)用力度，提高檔案信息化管理力度和信息化應(yīng)用水平，為檔案信息交換和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。進(jìn)一步加強(qiáng)高校檔案信息庫(kù)建設(shè)，要轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)，將檔案數(shù)據(jù)為高校的重要信息資源去管理，將其納入到高校網(wǎng)絡(luò)辦公總體格局中，逐漸建成全校的文獻(xiàn)資源數(shù)據(jù)庫(kù)，在校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上有計(jì)劃的開(kāi)放檔案目錄，并上傳已經(jīng)公開(kāi)的全部檔案信息，并提供相應(yīng)的檔案服務(wù)工作。

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關(guān)鍵詞：檔案;電子信息化;發(fā)展

一、檔案電子信息化現(xiàn)狀

信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的來(lái)臨，對(duì)諸多行業(yè)產(chǎn)生了極大的沖擊，尤其是檔案管理工作，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)難以滿足日益增長(zhǎng)的工作需求，影音、圖像、電子文本等多種電子信息載體的不斷更新使用，使得檔案管理工作的電子信息化不斷發(fā)展。隨著近兩年來(lái)的不斷發(fā)展，電子檔案已經(jīng)在各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域及部門得到了極其廣泛的使用。對(duì)于檔案管理電子信息化發(fā)展的分析是當(dāng)前工作中檔案管理進(jìn)一步提高改善的要求以及保證。

二、檔案電子信息化發(fā)展環(huán)境

社會(huì)信息化發(fā)展已經(jīng)開(kāi)始帶動(dòng)檔案信息化發(fā)展，檔案信息化建設(shè)也是信息社會(huì)建設(shè)的重要的有機(jī)組成部分。20世紀(jì)80年代以來(lái)，信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，引發(fā)了一場(chǎng)新的全球性產(chǎn)業(yè)革命――信息產(chǎn)業(yè)革命。在這場(chǎng)新興的產(chǎn)業(yè)革命中，國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的信息化是一項(xiàng)核心的內(nèi)容，信息化水平已成為衡量一個(gè)國(guó)家和地區(qū)現(xiàn)代化水平的重要標(biāo)志。黨的十七大報(bào)告指出：“大力推進(jìn)信息化與工業(yè)化融合，促進(jìn)工業(yè)由大變強(qiáng)?！蔽覈?guó)信息化發(fā)展開(kāi)始進(jìn)入全方位、多層次推進(jìn)的新階段，各行各業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域的信息化迅猛發(fā)展，信息化已成為我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案作為信息資源，面對(duì)信息化的發(fā)展潮流，檔案信息化也必然成為檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇，這是時(shí)代賦予檔案事業(yè)的要求，攸關(guān)檔案事業(yè)的發(fā)展前途。同時(shí)信息化也是檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的契機(jī)，無(wú)論是國(guó)家信息化中對(duì)于信息資源建設(shè)作為核心內(nèi)容的要求，還是先進(jìn)的信息技術(shù)為手段為檔案各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展所提供的技術(shù)支持和保障，都是檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)改革與發(fā)展的重要契機(jī)，檔案部門必須緊緊抓住這一重要發(fā)展機(jī)遇期，適應(yīng)時(shí)展的要求，積極作為，科學(xué)謀劃，夯實(shí)檔案信息資源作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略性基礎(chǔ)信息資源的地位，通過(guò)檔案信息化推動(dòng)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。

三、檔案電子信息化的政策支持

國(guó)家政策的支持導(dǎo)向。1996年國(guó)家檔案局成立了電子文件歸檔與電子檔案管理研究領(lǐng)導(dǎo)小組，集合有關(guān)力量開(kāi)展相關(guān)研究。2002年《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，將電子文件歸檔作為主要任務(wù)納入全國(guó)檔案信息化建設(shè)。2007年召開(kāi)全國(guó)電子文件中心經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，鼓勵(lì)、倡導(dǎo)地方政府電子文件的集中管理。2010年國(guó)家檔案局在全面分析我國(guó)電子文件系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，開(kāi)展了“國(guó)家電子文件支撐平臺(tái)系統(tǒng)”建設(shè)項(xiàng)目，旨在通過(guò)認(rèn)真總結(jié)我國(guó)十多年電子政務(wù)建設(shè)正反兩方面經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)、民族軟件企業(yè)發(fā)展模式的利弊和認(rèn)真梳理、分析黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位對(duì)電子文件管理系統(tǒng)共性業(yè)務(wù)與技術(shù)需求，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)體系的研究和編寫，最終形成符合我國(guó)國(guó)情的、具有自主創(chuàng)新性與示范意義的、能夠被社會(huì)所認(rèn)可的、可以公開(kāi)標(biāo)準(zhǔn)的、并可持續(xù)發(fā)展的國(guó)家電子文件支撐平臺(tái)系統(tǒng)，初步實(shí)現(xiàn)我國(guó)對(duì)電子文件系統(tǒng)按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)、應(yīng)用與管理，推動(dòng)我國(guó)電子政務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化、國(guó)產(chǎn)化進(jìn)程。

四、檔案電子信息化的意義

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。其意義有：

1、可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開(kāi)發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2、縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是：選題―選材―編輯―出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開(kāi)發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長(zhǎng)，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。

3、檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi)，但目前乃至今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，企望國(guó)家給檔案部門撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動(dòng)成果只能“待字閨中”。

4、檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門，就擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

5、檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國(guó)尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動(dòng)向，超前拿出對(duì)策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動(dòng)電子化，為將來(lái)“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。

五、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)

辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過(guò)程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

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一、電子文件的分類

以“載體的異同”劃分標(biāo)準(zhǔn)。可以把電子文件分為光盤文件，硬盤文件，軟盤文件和磁帶文件。（1）以“文件的不同用途”分，又可以把光盤文件，硬盤文件，軟盤文件，磁帶文件可分為程序文件和數(shù)據(jù)文件兩大類。程序文件是管理設(shè)備，生成數(shù)據(jù)文件的文件，數(shù)據(jù)文件是供人們利用加工的數(shù)據(jù)信息的集合，而程序文件又有系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件之分，以“文件內(nèi)數(shù)據(jù)的組合形態(tài)”為劃分標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)文件又有數(shù)據(jù)庫(kù)文件和非數(shù)據(jù)庫(kù)文件之件，數(shù)據(jù)庫(kù)文件內(nèi)的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性強(qiáng)，非數(shù)據(jù)庫(kù)文件內(nèi)的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性弱。（2）以“不同屬性”為劃分標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)庫(kù)文件又有FOXBASE數(shù)據(jù)庫(kù)，F(xiàn)OXPRO數(shù)據(jù)庫(kù)，ACOF3數(shù)據(jù)庫(kù)，OGOAL數(shù)據(jù)庫(kù)等。（3）而無(wú)論數(shù)據(jù)庫(kù)文件還是非數(shù)據(jù)庫(kù)文件，又有文本文件，超文本文件和純文本文件之分，文本文件帶有一定的格式，超文本文件是集文，像，聲于一體的多媒體文件，純文本文件是不帶格式的文本文件（4）以“數(shù)據(jù)的表現(xiàn)形式”為劃分標(biāo)準(zhǔn)，它有字符文伯，表格文件，圖文混排文件，數(shù)據(jù)庫(kù)文件，圖形文件，動(dòng)態(tài)影像文件與聲音文件之分。

二、當(dāng)前電子文檔管理面臨的挑戰(zhàn)

1.電子文件的原始件鑒別和保存、輸出形式的多元化。電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式。（1）電子文件易于修改，而且改動(dòng)后可以不留任何痕跡。（2）電子文件制作過(guò)程的虛擬化使得對(duì)其原件的界定難于實(shí)現(xiàn)。（3）電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，迫使電子文件必須不斷地適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，這種適應(yīng)往往需要以自身結(jié)構(gòu)，格式的改變?yōu)榇鷥r(jià)。（4）電子文件不再具有固定的存儲(chǔ)載體，根據(jù)利用需要，人們可以采和不同的方式輸出。（5）電子文件不再具有特定的字跡。人們可以根據(jù)需要以不同的字體，字號(hào)以將電子文件輸出，無(wú)法從字跡上分辯其原始性。（6）目前電子文件的簽署技術(shù)還不普及，我們還不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判斷一份電子文件是否為原件。

2.電子檔案管理需要信息化技術(shù)的支持。對(duì)于電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，需要計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)通信技術(shù)的協(xié)同管理，如果檔案管理人員不懂電子文件形成，存儲(chǔ)，傳輸，檢索，利用等技術(shù)，就無(wú)法對(duì)電子文件，電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案進(jìn)行管理，更無(wú)法達(dá)到長(zhǎng)期保存和開(kāi)發(fā)利用電子檔案的目的。此外，對(duì)于檔案管理人員來(lái)講，怎樣保證電子檔案的可存或可取性，可用性，可理解性，怎樣確定和保證電子檔案的開(kāi)放年限，保密級(jí)別，以及怎樣解決跨館利用等問(wèn)題，都是必須要面對(duì)和解決的問(wèn)題。

三、檔案管理信息電子化的優(yōu)點(diǎn)

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集，篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。其長(zhǎng)處有（1）可以充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。（2）縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。（3）檔案信息電子化?？梢淮瓮度?，多次產(chǎn)出，可改變信息加式工作受經(jīng)費(fèi)限制局面。（4）檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。（5）檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝。

四、加強(qiáng)檔案信息電子化的措施

1.實(shí)施電子文檔標(biāo)準(zhǔn)化管理。電子檔案管理是一項(xiàng)極其復(fù)雜的技術(shù)工程，與紙質(zhì)等載體檔案截然不同，所以一開(kāi)始就要充分注意到電子檔案的各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)，法規(guī)，制度的建立。制定出本單位的電子檔案的管理規(guī)章和制度，制定統(tǒng)一的工作流程。

2.對(duì)電子文件的“原始性”概念進(jìn)行重新界定。電子文件的自身特點(diǎn)使我們無(wú)法采用與紙質(zhì)文件相同的標(biāo)準(zhǔn)和方法來(lái)判斷它的原始性，這就需要建立一個(gè)新的“原始性”概念。對(duì)于一份電子文件來(lái)說(shuō)，只要它的內(nèi)容確確實(shí)實(shí)是當(dāng)時(shí)，由原作者撰寫或制作出來(lái)，此后從未修改過(guò)，我們就應(yīng)該承認(rèn)它是原始的。

3.加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)安全防護(hù)工作。首先要抓好信息存儲(chǔ)載體制成材料問(wèn)題。嚴(yán)把電子文件制成材料質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命。一般應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯，二是要保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行安全，可設(shè)定登錄限制，使用文件權(quán)限和文件屬性等。三是做好數(shù)據(jù)庫(kù)備份工作，保證信息安全。罩要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上安裝防毒軟件，預(yù)防病毒，防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭受到侵害，對(duì)電子檔案的管理也應(yīng)做到不壞，不丟，不散，不亂。

4.以人為本，建設(shè)復(fù)合型文檔管理人才資源。電子檔案管理，實(shí)質(zhì)是一項(xiàng)檔案技術(shù)工程的管理，電子文檔管理的發(fā)展趨勢(shì)，要求檔案專業(yè)人員必須成為既能從事現(xiàn)代文書的處理和檔案的管理，又難從事檔案，又能從事檔案，圖收，情報(bào)等綜合信息的管理，文檔案室管理人員既要掌握文書知識(shí)和又要具備檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，熟練地掌握電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)，數(shù)字通信技術(shù)等。

五、電子文檔管理的發(fā)展趨勢(shì)

1.信息內(nèi)容數(shù)碼化。電子文件是將文字，圖形，圖像，影像，聲音等信息，按照一定的格式轉(zhuǎn)換為數(shù)碼或符號(hào)，進(jìn)行存儲(chǔ)，傳輸，通過(guò)相應(yīng)的軟硬件技術(shù)還原后才能知曉。

2.文檔處理一體化。在電子文件形成階段，檔案人員要參與，進(jìn)行指導(dǎo)，使產(chǎn)生的電子文件能按歸檔要求歸檔，并能進(jìn)行統(tǒng)一管理和長(zhǎng)期保存，同時(shí)還要了解具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件產(chǎn)生背景，設(shè)計(jì)思想，數(shù)據(jù)形式，以及相應(yīng)的電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)等。