導(dǎo)語：如何才能寫好一篇人事檔案信息化管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

[關(guān)鍵詞]供電；企業(yè)；人事檔案；信息化管理；措施

[中圖分類號]C36 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1672-5158（2013）06-0429-01

人事管理是供電企業(yè)管理的重要內(nèi)容，它對于企業(yè)的正常供電具有很大影響?？茖W(xué)高效的人事管理有助于提升供電企業(yè)管理水平，最終實(shí)現(xiàn)正常供電。人事檔案管理是人事管理的重點(diǎn)，檔案管理涉及到供電企業(yè)的每一個員工，科學(xué)高效的檔案管理有助于企業(yè)管理者快速地了解每個員工的情況，同時也是保證員工自身利益的重要手段。在新形勢下，供電企業(yè)面臨的環(huán)境更加復(fù)雜，高效的檔案管理就成為了企業(yè)的必然選擇。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在供電企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營中應(yīng)用越來越廣泛，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在供電企業(yè)中的應(yīng)用有效提高了供電效率。在新形勢下，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在供電企業(yè)人事檔案管理中的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化，就成為了供電企業(yè)實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展的必然選擇（圖1）。

（1）人力資源管理系統(tǒng)界面

一、企業(yè)人事檔案信息化管理的必要性

在探討如何實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案信息化管理之前，我們不妨來了解一下為什么要實(shí)現(xiàn)供電企業(yè)的人事檔案管理信息化，只有在充分明確了供電企業(yè)人事檔案信息化的必要性之后，才能真正實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，筆者認(rèn)為實(shí)現(xiàn)供電企業(yè)人事檔案信息化管理是提升人事管理效率的必然措施，是提高供電企業(yè)核心競爭力的重要措施。接下來，筆者就來詳細(xì)分析這兩個方面。

（一）企業(yè)人事檔案信息化管理是提升人事管理效率的必然選擇。人事檔案管理是人事管理的重要內(nèi)容，加強(qiáng)人事檔案管理有助于提升供電企業(yè)人事管理的水平。在信息技術(shù)日益發(fā)展的今天，充分利用信息技術(shù)來進(jìn)行管理已經(jīng)成為了供電企業(yè)的必然趨勢。目前人事檔案管理工作還存在著許多問題，這些問題嚴(yán)重制約著人事管理的效率，而要解決這些問題，很大程度上依賴于人事檔案信息化管理。

（二）企業(yè)人事檔案信息化管理是提升核心競爭力的重要手段。企業(yè)人事檔案信息化管理與傳統(tǒng)的管理方式相比，有很多新的特點(diǎn)。在信息化管理階段，企業(yè)人事檔案管理實(shí)現(xiàn)了由分散管理向集中管理的轉(zhuǎn)變，由細(xì)節(jié)控制向核心監(jiān)控的轉(zhuǎn)變。這兩方面的轉(zhuǎn)變是信息化的必然，也是目前供電企業(yè)管理缺少的，是制約供電企業(yè)核心競爭力的關(guān)鍵因素。因而加強(qiáng)供電企業(yè)人事檔案信息化管理就成為了供電企業(yè)的重要手段（圖2）。

（2）企業(yè)電子管理系統(tǒng)

二、加強(qiáng)供電企業(yè)人事檔案信息化管理的措施

上文分析了供電企業(yè)人事檔案信息化管理的必要性，接下來，就來充分論述如何加強(qiáng)信息化管理。筆者認(rèn)為實(shí)現(xiàn)供電企業(yè)人事檔案信息化管理，供電企業(yè)要做到三點(diǎn)：一是要建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)；二是要建立健全人事供電企業(yè)人事檔案信息管理運(yùn)行機(jī)制。三是要加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)采集工作的管理。接下來，筆者就來詳細(xì)論述這三個方面的內(nèi)容。

（一）建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。實(shí)現(xiàn)供電企業(yè)人事檔案信息化管理，我們首先要建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。供電企業(yè)人事檔案管理要以項(xiàng)目主管為核心，檔案室作為業(yè)務(wù)部門，各個分室為具體負(fù)責(zé)的企業(yè)人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)。在人事檔案管理中要在電力主管部門的統(tǒng)一協(xié)調(diào)下，聯(lián)系日常管理工作來進(jìn)行有效管理，除了要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)之外，主管部門還要認(rèn)真監(jiān)督檢查具體業(yè)務(wù)部門檔案管理和移交工作。在檔案管理中要堅(jiān)持集中保管原則。

（二）建立人事檔案信息化管理的運(yùn)行機(jī)制。供電企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化管理過程中要嚴(yán)格遵守國家相關(guān)的政策，法律法規(guī)，以及企業(yè)的保密制度。在檔案管理過程中要嚴(yán)格保守企業(yè)秘密。要派專人負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)采集，檔案信息數(shù)字化，數(shù)據(jù)上傳與加載等工作。

（三）加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)采集工作的管理。數(shù)據(jù)采集是供電企業(yè)人事檔案信息化管理的首要步驟，同時也是最為關(guān)鍵的步驟。在人事檔案信息化管理中要重點(diǎn)關(guān)注數(shù)據(jù)采集工作的管理。做好數(shù)據(jù)采集管理工作，筆者認(rèn)為要做好三方面的內(nèi)容。一方面是要完成檔案管理工作流程的數(shù)字化。另一方面是要在項(xiàng)目擴(kuò)建之后，要完成數(shù)據(jù)資源更新工作。最后一個方面是要保證供電企業(yè)人事檔案的完整性。

（3）人事檔案電子化案例（圖3）

隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)在供電企業(yè)人事檔案管理中的作用越來越重要，加強(qiáng)供電企業(yè)人事檔案信息化管理是提高人事管理效率的必然選擇，是提升供電企業(yè)核心競爭力的必然選擇。供電企業(yè)管理人員要高度重視人事檔案信息化管理工作。本文提到了加強(qiáng)信息化建設(shè)的三個措施，在檔案管理過程中，企業(yè)管理人員要重點(diǎn)做好人事檔案的數(shù)據(jù)采集管理工作。要重視供電企業(yè)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，要建立健全人事檔案信息化管理運(yùn)行機(jī)制。供電企業(yè)要定期對網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)進(jìn)行檢測，發(fā)現(xiàn)問題要及時處理。

參考文獻(xiàn)

[1]熊真勤，淺析供電企業(yè)人力資源管理[J]中國產(chǎn)業(yè)，2012（10）

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信息技術(shù)的快速發(fā)展，使得其在各個行業(yè)和領(lǐng)域中得到了日益廣泛的應(yīng)用，信息化時代逐漸到來。在這樣的大背景下，人事檔案管理工作面臨著新的發(fā)展形勢，需要引起足夠的重視，運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，推動人事檔案的信息化管理。本文結(jié)合人事檔案信息化管理的意義，對其有效策略進(jìn)行了具體闡述。

【關(guān)鍵詞】

人事檔案；信息化管理；策略

前言：在當(dāng)前新的時代背景下，信息技術(shù)在檔案行業(yè)中的應(yīng)用，顛覆了傳統(tǒng)的檔案管理理念，也在很大程度上推動了人事檔案管理的變革，促進(jìn)了人事檔案的信息化管理。對于檔案管理相關(guān)部門而言，應(yīng)該立足自身實(shí)際，加快人事檔案管理的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和現(xiàn)代化，是一個亟待解決的問題，應(yīng)該得到足夠的重視。

1人事檔案信息化管理的意義

1.1提高工作效率

在傳統(tǒng)人事檔案管理中，采用的是人工管理的方式，以紙質(zhì)檔案為主，從數(shù)據(jù)信息的收集、整理到檔案的歸檔和利用，都是依靠手工操作完成，工作強(qiáng)度大且工作效率低，對于管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求較高。而通過在人事檔案管理中引入信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)管理的信息化，可以以計(jì)算機(jī)代替人工勞動，實(shí)現(xiàn)對于信息的分類、提取和整理加工，工作效率大大提高。

1.2實(shí)現(xiàn)資源共享

在當(dāng)前的信息化時代，信息資源是一種非常重要的戰(zhàn)略資源，也是社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中一個不可或缺的組成部分。因此，通過人事檔案的信息化管理，可以利用現(xiàn)代通信技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息的高度共享，從而直接或者間接推動我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會的進(jìn)步[1]。

1.3方便信息查閱

與傳統(tǒng)人事檔案管理方式相比，信息化管理的對象并非紙質(zhì)文檔，而是數(shù)字化、信息化的檔案資料，通過專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)對檔案信息的數(shù)字化存儲，方便對檔案信息進(jìn)行查詢，從而確保其價值的充分發(fā)揮。

1.4保證檔案安全

傳統(tǒng)人事檔案管理采用的是紙質(zhì)文檔，在存儲和使用過程中，不可避免地會出現(xiàn)損壞或者丟失的情況，影響檔案信息的完整性和安全性。而在信息化管理中，可以引入先進(jìn)的安全防護(hù)技術(shù)，對信息進(jìn)行加密，以滿足信息保密需求，從而避免信息的泄露，同時也可以減少檔案在存儲過程中出現(xiàn)變質(zhì)或者損壞的情況，確保人事檔案的安全。

2人事檔案信息化管理的有效策略

2.1更新檔案管理意識

一直以來，人事檔案管理工作都存在一定的封閉性，而在當(dāng)前信息化技術(shù)的沖擊下，檔案管理人員應(yīng)該及時更新觀念，轉(zhuǎn)變認(rèn)識，加快人事檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)管理的信息化和現(xiàn)代化。利用計(jì)算機(jī)和專業(yè)軟件，檔案管理人員能夠?qū)θ耸聶n案的相關(guān)信息進(jìn)行歸類和整理，提高檔案建設(shè)的效率和質(zhì)量。

2.2配備先進(jìn)技術(shù)設(shè)備

人事檔案的信息化管理必須建立在專業(yè)的技術(shù)設(shè)備基礎(chǔ)上，這也是實(shí)現(xiàn)信息化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)。因此，在當(dāng)前新的形式下，相關(guān)部門應(yīng)該加大人事檔案管理的資金投入，配備先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)設(shè)備的快速更新，建立起一套相對完善健全的的網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，促進(jìn)工作效率的提高。

2.3實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)化

現(xiàn)階段，在人事檔案管理中，同時存在著紙質(zhì)檔案和電子文檔兩種形式，需要檔案管理部門從實(shí)際情況出發(fā)，對兩者進(jìn)行共同管理，將人事檔案管理的中心放在信息的存儲以及二次開發(fā)方面，建立起相對統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)以及完善的信息化系統(tǒng)，逐漸實(shí)現(xiàn)原始檔案信息的數(shù)據(jù)化，最終建立起一個能夠覆蓋全國范圍的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，方便信息的共享和查詢[2]。

2.4增強(qiáng)安全保護(hù)工作

信息技術(shù)的應(yīng)用，為人事檔案管理工作效率的提高提供了良好的方法和手段，也給檔案管理工作帶來了一些安全問題，黑客、木馬、病毒等時刻威脅著人事檔案信息安全。對此，應(yīng)該合理運(yùn)用信息加密技術(shù)，根據(jù)對應(yīng)的使用權(quán)限，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的加密處理，減少人事檔案數(shù)據(jù)信息的泄露。應(yīng)該定期對電子文檔進(jìn)行備份，避免突發(fā)性故障對于檔案管理工作的影響。應(yīng)該對系統(tǒng)防火墻和病毒庫進(jìn)行及時更新，確保其能夠有效攔截可疑文件，保證個人信息的真實(shí)性和完整性。

2.5重視管理人才培養(yǎng)

人事檔案的信息化管理對于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求，需要加強(qiáng)對于檔案管理信息化人才的培養(yǎng)，提升業(yè)務(wù)能力，拓展知識面，確保檔案管理人員能夠熟練操作專業(yè)的檔案管理軟件。檔案管理部門可以定期舉辦各類培訓(xùn)班，邀請一些專家和學(xué)者進(jìn)行座談，使得檔案管理人員能夠及時把握相關(guān)領(lǐng)域的最新發(fā)展動態(tài)，及時對自身的知識結(jié)構(gòu)進(jìn)行更新，提升工作能力。同時，應(yīng)該引導(dǎo)檔案管理人員樹立責(zé)任意識和服務(wù)意識，提升其對于工作的積極性和主動性，通過科學(xué)的理念和方法，對人事檔案進(jìn)行有效管理，提升服務(wù)質(zhì)量和工作效率。

2.6健全檔案管理制度

針對當(dāng)前人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀，一個健全完善的檔案管理制度，是提升信息化管理水平，取得最佳工作效益的關(guān)鍵所在。首先，檔案管理部門應(yīng)該設(shè)置專家小組，由信息化專家、人事部門負(fù)責(zé)人以及人事檔案管理人員共同協(xié)商和討論，立足國家相關(guān)規(guī)范以及單位的經(jīng)營特點(diǎn)，制定出具備良好可行性和可靠性的管理制度；其次，應(yīng)該對人事檔案信息化管理的權(quán)責(zé)進(jìn)行明確，一旦發(fā)現(xiàn)檔案信息失真或者泄露，應(yīng)該追究相關(guān)負(fù)責(zé)人的責(zé)任，確保規(guī)章制度的有效落實(shí)；然后，應(yīng)該將人事檔案管理工作融入到人力資源管理中，確保人事檔案管理工作能夠符合人化的具體情況。

3結(jié)語

總而言之，在當(dāng)前信息化時代，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，是時展的客觀要求，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，提高其利用效率。因此，相關(guān)檔案管理部門應(yīng)該合理引入信息技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，提高檔案管理工作的效率。

作者：呂丹 單位：吉林市人力資源和社會保障信息中心

參考文獻(xiàn)

[1]郝小紅.新時期人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2012,（15）:142-143.

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1明確系統(tǒng)整體架構(gòu)

構(gòu)建人事檔案信息化管理系統(tǒng)，必須明確系統(tǒng)的整體架構(gòu)。市檢驗(yàn)檢疫局在經(jīng)過調(diào)研的基礎(chǔ)上，明確在目前通用的人事工作系統(tǒng)與薪酬軟件開發(fā)的平臺基礎(chǔ)上開發(fā)人事檔案信息管理系統(tǒng)，并明確系統(tǒng)設(shè)計(jì)采用模塊化形式，包括檔案瀏覽、檔案更新、檔案查詢、檔案維護(hù)、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案輸出及其他自定義操作等模塊；系統(tǒng)應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)多種功能，如檔案更新模塊應(yīng)實(shí)現(xiàn)對資料的修改、刪除、添加等功能，檔案查詢模塊應(yīng)實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)查詢和模糊查詢功能，檔案統(tǒng)計(jì)模塊應(yīng)實(shí)現(xiàn)按照職工文化程度、技術(shù)職稱、政治面貌、工資收入等條件進(jìn)行相關(guān)設(shè)置的功能，檔案輸出應(yīng)實(shí)現(xiàn)輸出個人檔案、集體檔案、人事卡片、單位名冊等的功能；實(shí)現(xiàn)自動生成符合國家質(zhì)檢總局、金華市統(tǒng)計(jì)局等部門要求的各類報(bào)表功能，等等。

2建立人事檔案數(shù)據(jù)庫

首先，系統(tǒng)審核人事檔案。審核內(nèi)容包括職工的出生日期、職務(wù)、籍貫、參加工作時間、政治面貌、工作經(jīng)歷、學(xué)歷、職稱、資質(zhì)等信息，確保上述信息準(zhǔn)確無誤。其次，將經(jīng)過審核的電子人事檔案上傳至系統(tǒng)之中，據(jù)此建立起人事檔案數(shù)據(jù)庫。需要注意的是，在日常工作中，職工很可能因職務(wù)變動、工資調(diào)整、入黨等情況使得人事檔案內(nèi)容發(fā)生變化，這時候就要及時將最新的人事檔案材料上傳至數(shù)據(jù)庫之中，動態(tài)更新數(shù)據(jù)庫中的檔案信息，確保數(shù)據(jù)庫中檔案信息的準(zhǔn)確性。

3人事檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用成效

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[關(guān)鍵詞]人事檔案；信息化；管理

隨著科技進(jìn)步，信息化已成為新形勢下人事檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，人事檔案信息存儲和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化也已勢在必行。在以知識和信息為主要特征的信息化時代，人事檔案作為重要的信息資源，如何適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，早日實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，已成為重要而又緊迫的時代話題。

人事檔案的信息化就是在人事檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對人事檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。人事檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是，通過對人事檔案信息化建設(shè)所需的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)施和相關(guān)軟件的合理配置，達(dá)到人事檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)人事檔案接收、傳輸、利用一體化，達(dá)到人事檔案資源共享，促進(jìn)人事檔案事業(yè)持續(xù)快速發(fā)展。

一、加快人事檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的投入

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是信息化建設(shè)的首要任務(wù)。建立人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)，保證計(jì)算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)的更新?lián)Q代，全面推進(jìn)辦公自動化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開，為最終實(shí)現(xiàn)無紙化辦公的電子政府和人事檔案管理全面徹底的信息化打好基礎(chǔ)。

二、加快人事檔案信息資源建設(shè)

信息資源建設(shè)是信息化建設(shè)的核心。一方面，抓緊人事檔案的鑒定銷毀工作，玉石分開，把真正有價值的人事檔案鑒定出來，輕裝上陣，加快館藏人事檔案數(shù)字化進(jìn)程。人事檔案信息數(shù)字化是衡量信息化的重要標(biāo)志，是信息化建設(shè)中的一項(xiàng)艱巨而重要的任務(wù)。要積極推進(jìn)重要人事檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案全文信息查詢，不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。另一方面，規(guī)范電子檔案歸檔管理，加強(qiáng)對電子檔案的積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督指導(dǎo)，積極探索和研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)問題，確保有價值的電子文件真實(shí)、完整、有效，加強(qiáng)信息資源的安全保密工作。

三、加快由實(shí)體管理轉(zhuǎn)向信息管理的步伐

由手工管理轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)管理，由人工檢索轉(zhuǎn)向網(wǎng)上查詢，實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，上級主管部門要統(tǒng)一推出一個通用數(shù)據(jù)庫軟件，并設(shè)立嚴(yán)格的管理制度，根據(jù)使用權(quán)限分類加密，使一部分基礎(chǔ)數(shù)據(jù)只能在內(nèi)部局域網(wǎng)上發(fā)行，在相關(guān)單位實(shí)現(xiàn)資源共享，以滿足單位和個人對人事檔案利用的需要，提高人事檔案查閱的效率。人才市場的建立，社會各方面對人事檔案利用的需要越來越迫切。經(jīng)濟(jì)建設(shè)信息靈敏，瞬息萬變，要求人事檔案能迅速準(zhǔn)確地提供服務(wù)，只有應(yīng)用現(xiàn)代管理手段，才能較好地解決繁瑣的手工勞動和低效率之間的矛盾。應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理技術(shù)是時展的必然，也是提高工作效率的最有效方法。人們預(yù)測，新的世紀(jì)是全面實(shí)現(xiàn)辦公自動化的社會，是信息化的社會，是計(jì)算機(jī)進(jìn)行社會管理、提供社會服務(wù)的時代。把計(jì)算機(jī)應(yīng)用到人事檔案管理工作，將使人事檔案管理工作發(fā)生質(zhì)的飛躍，是信息時展的客觀要求。目前，在人事檔案管理工作中，計(jì)算機(jī)管理程度不是很高，大多還是手工操作，我們要逐步進(jìn)行一些必要的調(diào)整，使人事檔案的檢索、編目、統(tǒng)計(jì)、借閱、庫房管理、人事檔案材料的收集、登記等便于計(jì)算機(jī)操作，為下一步應(yīng)用計(jì)算機(jī)編目和開發(fā)人事檔案信息資源打下良好的基礎(chǔ)。

四、加快人事檔案人員信息素質(zhì)的提高

人事檔案人員是從事人事檔案工作的主體，起主導(dǎo)和支配作用，提高檔案人員的思想政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)技能素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，是提高人事檔案工作水平的基礎(chǔ)。先進(jìn)的管理手段，要有優(yōu)秀的專業(yè)人才。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展并廣泛得到應(yīng)用的今天，人事檔案人員要加強(qiáng)科學(xué)文化知識的學(xué)習(xí)，拓寬知識面，更新知識結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)；要培養(yǎng)勇于改革創(chuàng)新的精神，更新觀念，大膽探索現(xiàn)代人事檔案管理新技術(shù)；要及時掌握黨和國家最新的人事政策、人事制度和當(dāng)前人才流動規(guī)律；要培養(yǎng)一絲不茍、認(rèn)真細(xì)致的敬業(yè)精神，以適應(yīng)人事檔案管理日益復(fù)雜、逐步現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢。

跨世紀(jì)的事業(yè)需要跨世紀(jì)的人才。專門人才的培養(yǎng)與儲備是事業(yè)發(fā)展、學(xué)術(shù)繁榮的重要基礎(chǔ)和必備條件。首先，科技進(jìn)步日新月異，時代挑戰(zhàn)迫在眉睫，高素質(zhì)人事檔案人才的培養(yǎng)應(yīng)加快步伐，加大力度，采取行之有效的舉措，快出人才，多出人才。其次，適當(dāng)調(diào)整與改革人才培養(yǎng)的理念與模式。在學(xué)校教育中應(yīng)本著“厚基礎(chǔ)”、“寬口徑”的原則，強(qiáng)調(diào)素質(zhì)教育；而在在職培訓(xùn)中則應(yīng)強(qiáng)調(diào)提高技能、補(bǔ)充知識、更新知識的繼續(xù)教育。一句話，強(qiáng)調(diào)能力的培養(yǎng)，即工作的能力，研究的能力，表達(dá)的能力等。

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[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；人事檔案；管理；應(yīng)用

醫(yī)院人事檔案管理是一項(xiàng)非常重要的信息資源管理工作，它是醫(yī)院人員個人經(jīng)歷和社會實(shí)踐的重要記錄，是其業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、實(shí)戰(zhàn)業(yè)績等的重要反應(yīng)，也是重要的人事信息資源。重視和加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理工作，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，只有堅(jiān)持人事檔案信息化管理，才能促進(jìn)醫(yī)院人事制度改革，合理有效配置醫(yī)院人力資源，促進(jìn)醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的重要舉措。實(shí)現(xiàn)信息共享和知識管理，提供先進(jìn)的技術(shù)、手段和方法。

1醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)

1.1從根本上來講，醫(yī)院人事檔案材料具有專業(yè)性、機(jī)密性、政治性三大特點(diǎn)，因此，人事檔案材料需要進(jìn)行單獨(dú)存放，而且要求有專人進(jìn)行保管。傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理模式比較落后，而且長期以來醫(yī)院在人事檔案材料的存放和保管這一方面沒有給予足夠的重視，使人事檔案檔案基礎(chǔ)設(shè)施差，收集、整理、歸類、編目等工作還主要依靠手工操作，而且查找不便，不但影響檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性，還嚴(yán)重增加了很多工作量，使用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院的人事檔案就不同了，由于計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度快，存儲信息量大、計(jì)算精度高，可以及時給決策人員提供準(zhǔn)確、全面、快速人的人事資料和有關(guān)數(shù)據(jù)。既可避免手工抄寫出現(xiàn)的失誤，又可使檔案人員從繁重的勞動中解放出來，節(jié)省時間，提高工作效益，對數(shù)據(jù)查詢又快又準(zhǔn)。

1.2利用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案，有利于材料的完整保存，除了在信息輸入時需要用檔案原件外，很少再接觸原件，延長了檔案的壽命。

1.3利用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案，可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優(yōu)盤、光存儲介質(zhì)及硬盤上，大大節(jié)省了資源。按傳統(tǒng)的和理模式，要全面完整地保存好檔案資料，仍需要改建的庫房，增添大量的設(shè)備，這樣不僅要投入大量的資金并增加人力，而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。

2醫(yī)院人事檔案信息化管理

2.1充分利用醫(yī)院內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)，創(chuàng)建和完善醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)：由于檔案管理人員人數(shù)、人力有限，醫(yī)院可充分利用醫(yī)院內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)，按照人事檔案的管理要求，建立高效的科技檔案管理系統(tǒng)，可促進(jìn)充分發(fā)揮醫(yī)院人事檔案的作用。

2.2醫(yī)院人員個人信息管理：以科室為單位，將醫(yī)院人員的個人科技檔案信息輸入醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)。此系統(tǒng)可提供各類人事檔案，如人員的基本信息、各年度考核、各項(xiàng)專業(yè)技術(shù)職稱及個人的科研教學(xué)信息等。

2.3醫(yī)院人事檔案信息化的基本數(shù)據(jù)建設(shè)

人事檔案信息化建設(shè)包括系統(tǒng)設(shè)置、數(shù)據(jù)維護(hù)、信息查詢、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等組成。而其中系統(tǒng)設(shè)置和數(shù)據(jù)維護(hù)是關(guān)鍵。因此，首先要選用一套設(shè)置合理、管理科學(xué)的信息化系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案。可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的微機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化。在此我做了如下幾個步驟：

2.3.1建立醫(yī)院人事檔案基本信息數(shù)據(jù)庫。包括醫(yī)院職工姓名、性別、出生年月、學(xué)歷、畢業(yè)學(xué)校、入黨團(tuán)時間、參加工作時間、職務(wù)與任命時間、職稱評定與聘任時間、工資、年度考核、公積金、養(yǎng)老保險(xiǎn)等各項(xiàng)信息。

2.3.2建立醫(yī)院人事檔案材料接收數(shù)據(jù)庫。建立聯(lián)系、送交、催要、登記制度，將接收來的材料名稱、時間、姓名、送交人、接收人等項(xiàng)錄入數(shù)據(jù)庫。使人事檔案材料接收管理工作規(guī)范、有序。

2.3.3建立醫(yī)院職工工資數(shù)據(jù)庫?？梢园崖毠さ目冃Э己顺煽兣c工資互相關(guān)聯(lián)。

2.3.4建立醫(yī)院人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫。將醫(yī)務(wù)人員按職稱歸類。錄入人員姓名、檔案編號、檔案柜號等，查找人員檔案時只須打開計(jì)算機(jī)”查找功能，輸入某個人的姓名即可知道該職工的人事檔案編號及存放的檔案柜。

2.3.5建立職務(wù)任免數(shù)據(jù)庫。包括職能科室主任、科長職務(wù)任免審批表和科主任、護(hù)士長聘任表等。如果要查找一個人哪一年擔(dān)任某職務(wù)，輸入該人的姓名，打開該職工職務(wù)變動登記表總目錄，那么該職工的基本情況便一目了然。

2.3.6建立其它檔案數(shù)據(jù)庫。將人事檔案接收登記表、轉(zhuǎn)遞登記表、查（借）閱登記表、政審證明材料登記表均錄入計(jì)算機(jī)管理.把部分紙質(zhì)文件和圖片制成電子文件。逐步實(shí)現(xiàn)人事信息和公務(wù)公文的電子郵件交換和數(shù)據(jù)交換。實(shí)現(xiàn)資源共享。

2.3.7建立和完善衛(wèi)生技術(shù)考核檔案與醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核電子檔案，將考核結(jié)果形成的數(shù)據(jù)庫與個人檔案數(shù)據(jù)庫建立關(guān)聯(lián)，通過授權(quán)實(shí)現(xiàn)個人業(yè)績查詢系統(tǒng)。

總之，醫(yī)院可充分利用醫(yī)院內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)，創(chuàng)建和完善醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)，將一定程度上促進(jìn)檔案管理的計(jì)算機(jī)化和檔案工作的信息化，并更好地實(shí)現(xiàn)將個人人事信息客觀、真實(shí)、系統(tǒng)、全面地提供給組織人事管理部門，積極對人事檔案進(jìn)行開發(fā)、挖掘和利用，使其發(fā)揮最大化地利用效力，將是人事檔案工作者努力的方向，也是今后醫(yī)院人事檔案改革的主導(dǎo)方向。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫中華.醫(yī)院人事檔案管理工作的體會.中醫(yī)藥管理雜志[J]，2009，17（2）：148-149.

篇6

關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué)院校 人事檔案 信息化管理

1.醫(yī)學(xué)院校人事檔案管理的特點(diǎn)及實(shí)現(xiàn)信息化的重要性

人事檔案是在人事管理活動中主要由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和調(diào)配等人事工作中的記錄材料，記載了個人在不同時期、不同階段的發(fā)展歷程，客觀記錄和反應(yīng)了個人成長經(jīng)歷、家庭基本情況、社會關(guān)系及個人德、能、勤、績等各方面的材料。高校人事檔案是人事部門對教職工管理的重要憑證和開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，高校對教職工的考核、調(diào)動、人才的選拔等重要人事活動都要以人事檔案為基礎(chǔ)。高校人事檔案對高校的師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)科研人才選拔、黨政管理都有著重大作用。高校人事檔案信息化管理就是將信息技術(shù)和成熟的檔案管理軟件運(yùn)用到人事檔案管理工作中來，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息的綜合管理和利用，提高人事檔案的管理水平和效率，為高校培養(yǎng)、選拔人才、建立人才信息庫提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。然而醫(yī)學(xué)院校的人事檔案管理有著其特殊性，表現(xiàn)在：一般高校只是單純由院系組成，人員主要是教職員工；醫(yī)學(xué)院校不僅是由院系組成，還有附屬醫(yī)院、教學(xué)醫(yī)院，教職工不僅承擔(dān)各院系的教學(xué)工作，還承擔(dān)各附屬醫(yī)院、教學(xué)醫(yī)院的醫(yī)療工作，其人事檔案有著人員眾多、分布廣泛、專業(yè)性等特點(diǎn)。醫(yī)學(xué)院校的人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理不僅對學(xué)校科研、教學(xué)人才的建設(shè)、人才庫信息資源的利用、共享有著極其重要的意義，對附屬醫(yī)院、教學(xué)醫(yī)院醫(yī)療人才的梯隊(duì)建設(shè)、醫(yī)療科研人才的選拔也有著重要的意義。

2.醫(yī)學(xué)院校人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化存在的困難

信息化作為當(dāng)今社會的大趨勢，它對人事檔案管理工作提出了新的要求，需要檔案管理工作者利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和新的管理方法，提高人事檔案管理工作的效率和檔案信息的利用率，更好地為學(xué)校的人事工作服務(wù)。然而，大多數(shù)醫(yī)學(xué)院校對人事檔案的管理還處于傳統(tǒng)的管理模式，基本上還采用原始的手工方式，局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面，管理的重心還是實(shí)體管理，沒有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化。人事檔案管理人員的計(jì)算機(jī)僅限于統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)目和打印檔案目錄，無法對人事檔案內(nèi)記錄的重要信息進(jìn)行錄入、存儲和檢索，更無法實(shí)現(xiàn)對人事信息的篩選、排序、分類和統(tǒng)計(jì)，信息化管理水平較低。這也直接導(dǎo)致了大量涉及人事的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作只能依靠手工完成，造成了反復(fù)勞動和人力資源的極大浪費(fèi)。醫(yī)學(xué)院校的人事檔案管理工作更有其特殊性，院校本部和附屬醫(yī)院、教學(xué)醫(yī)院人數(shù)龐大，分布分散，要實(shí)現(xiàn)信息化存在的困難眾多，例如：

2.1人事檔案管理模式落后

一些醫(yī)學(xué)院校對人事檔案的管理還處在傳統(tǒng)的手工保管模式，跟不上信息化時代的發(fā)展。雖然學(xué)校對檔案部門配備了計(jì)算機(jī)，但檔案部門對計(jì)算機(jī)的應(yīng)用尚處在初步階段，甚至只限于簡單的利用EXCLE表格等辦公軟件對各下級單位檔案數(shù)的統(tǒng)計(jì)等，缺乏使用檔案信息軟件對人事檔案信息進(jìn)行錄入和人事檔案資源利用。在這種落后的管理模式下，管理工作仍然是手工操作，導(dǎo)致人事檔案信息儲存少或幾乎沒有，從而大大影響了信息資源的利用，影響了工作效率。尤其是醫(yī)學(xué)院校這種比一般院校要人數(shù)龐大、分布分散的特殊院校來說，這種傳統(tǒng)的管理模式已不能適應(yīng)學(xué)?？焖侔l(fā)展的需要。

2.2人員配備、軟硬件設(shè)施投入不夠

實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理是一項(xiàng)繁重的工作任務(wù)，需要通過檔案部門工作人員的不懈努力。但目前的情況是，大多數(shù)院校的人事檔案部門都存在人員配備不足的情況。雖然配有專門的部門或者專人，但對應(yīng)龐大的檔案數(shù)，配備的人員嚴(yán)重不足；并且人事檔案信息化管理對檔案管理人員的要求更高，不僅要求管理人員不僅精通檔案管理業(yè)務(wù)，也要求掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備對人事檔案進(jìn)行信息化管理。同時，人事檔案部門的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等硬件設(shè)備落后，并且缺乏掃描儀、微縮設(shè)備等這類檔案信息化必備的硬件設(shè)施。實(shí)用的檔案信息系統(tǒng)軟件的開發(fā)和利用更為缺乏，無法實(shí)現(xiàn)對人事檔案管理的信息化和資源的利用。

2.3對檔案信息資源的利用不夠

要實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理其核心內(nèi)容就是通過檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過程的網(wǎng)絡(luò)化，對人事工作中產(chǎn)生的各類信息，特別是對教職工在教學(xué)科研工作中產(chǎn)生的豐富檔案信息，進(jìn)行存儲、加工、檢索、傳輸，為學(xué)校人事檔案工作提供即時、高效的服務(wù)。只有實(shí)現(xiàn)了人事檔案資源的共享，才能提高人事檔案管理和利用效率。但目前人事檔案管理部門對檔案信息的管理只停留在使用簡單的EXCLE表格等辦公軟件對各下級單位檔案數(shù)、人員數(shù)的統(tǒng)計(jì)等，缺乏檔案信息軟件對信息進(jìn)行錄入，對人事檔案資源的利用僅限于查詢各下屬單位的檔案數(shù)、人員基本情況等信息，利用率太低，無法實(shí)現(xiàn)對人事工作提供信息化的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持。

3.醫(yī)學(xué)院校人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化的途徑及辦法

3.1轉(zhuǎn)變管理模式，提高人事檔案信息化管理的現(xiàn)代化意識

要實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理的目標(biāo)，必須轉(zhuǎn)變當(dāng)前傳統(tǒng)的管理模式，擺脫陳舊的管理思路，切實(shí)提高人事檔案工作質(zhì)量和效率，需要學(xué)校及人事檔案管理人員提高現(xiàn)代化意識，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、信息儲存技術(shù)、多媒體技術(shù)、安全保護(hù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)等對人事檔案進(jìn)行信息化管理；用信息管理的理念創(chuàng)新工作理念，加強(qiáng)對人事檔案信息的綜合分析，多角度、多層次地探討檔案資源的開發(fā)，進(jìn)一步提高信息利用率，促使人事檔案資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)成為學(xué)校組織、人事等相關(guān)部門的信息庫和參謀部，并實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

3.2培養(yǎng)檔案業(yè)務(wù)和信息技術(shù)復(fù)合型人才，加大軟硬件設(shè)施的投入

要實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，不僅要檔案管理人員具有較高的政治素質(zhì)和扎實(shí)的業(yè)務(wù)知識，更需要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)、熟練運(yùn)用信息化設(shè)備的能力。醫(yī)學(xué)院校要重視復(fù)合型檔案人員的培養(yǎng)，這是推進(jìn)醫(yī)學(xué)院校人事檔案信息化管理的核心工作，也是推動人事檔案建設(shè)的關(guān)鍵。同時加大人事檔案信息化的軟硬件設(shè)施投入，營造現(xiàn)代化檔案管理平臺，把傳統(tǒng)的手工保管模式轉(zhuǎn)變到服務(wù)現(xiàn)代人事管理和助力學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)上來，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化。

3.3建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高資源利用率，同時加強(qiáng)保密安全

人事檔案信息化管理系統(tǒng)的最重要的部分是建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，它主要包括檔案人員的基本情況、職務(wù)和職稱情況，學(xué)習(xí)培訓(xùn)情況、表現(xiàn)情況以及其他情況。它集中了組織、人事部門開展管理工作所需的全部基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，利用率高，而且能夠消除重復(fù)的數(shù)據(jù)收集存儲，減少數(shù)據(jù)的冗余，是一個結(jié)構(gòu)合理，功能完善，可共享的人才信息資源，可隨時為醫(yī)學(xué)院校各部門的業(yè)務(wù)管理提供多功能、深層次的信息服務(wù)。但是，人事檔案信息一旦實(shí)現(xiàn)了資源共享肯定存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)，常發(fā)生在傳輸、錄入、存儲、調(diào)用等等過程中。因此，進(jìn)行信息化管理必須加強(qiáng)檔案管理制度和信息技術(shù)兩方面的安全。一方面，完善檔案信息的安全管理制度，對檔案的保管；檔案材料的整理、歸檔；檔案信息的保護(hù)、傳輸以及利用要制定統(tǒng)一嚴(yán)格的流程，尤其是對管理人員對信息資源庫權(quán)限的控制，采用授權(quán)驗(yàn)證入庫制度，防止無關(guān)人員的隨意進(jìn)入；按照相應(yīng)訪問者的身份，設(shè)置對人事檔案資料相應(yīng)的訪問權(quán)限。另一方面，要加強(qiáng)安全技術(shù)和開發(fā)安全軟件，防止非法入侵。檔案信息資源的利用和共享依托了相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加大了人事檔案信息泄密的風(fēng)險(xiǎn)，所以必須采用相應(yīng)的安全技術(shù)，例如加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、VPN技術(shù)、跟蹤監(jiān)測技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)病毒防治技術(shù)、數(shù)據(jù)資源備份等對資源數(shù)據(jù)進(jìn)行安全保護(hù)，同時增強(qiáng)計(jì)算機(jī)防范病毒侵入的能力。只有這樣才能化解醫(yī)學(xué)院校人事檔案資源的安全保密與檔案資源利用、共享之間的矛盾，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理的目標(biāo)，為學(xué)校的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]邵海燕、陶萍.淺論人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀和發(fā)展策略[D].沙洲職業(yè)工學(xué)院學(xué)報(bào)，2007.

篇7

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息；管理；利用；數(shù)據(jù)化

什么是人事檔案？是指組織、人事、勞動（或人力資源管理）部門在人事管理活動中形成的，記錄反映人員經(jīng)歷、德能勤績和工作表現(xiàn)，一個人為單位集中保存?zhèn)洳榈母鞣N方式和載體的歷史記錄。【1】人事檔案，是職場人員的“第二張”身份證。在建設(shè)大數(shù)據(jù)時代的今天，隨著檔案信息化的工作不斷發(fā)展，人事檔案實(shí)施信息化管理成為可能。“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、存儲容量等技術(shù)的發(fā)展，用最小的載體承載最大的信息為人事檔案實(shí)施信息化提供了技術(shù)支撐，大數(shù)據(jù)的建設(shè)為人事檔案信息化管理的利用提供了最佳時機(jī)，在現(xiàn)階段實(shí)施人事檔案信息化管理與利用是非常有必要的，下面就人事檔案信息化建設(shè)提出思考建議：

1 規(guī)劃人事檔案信息化工作，布局和逐步推進(jìn)人事檔案信息工作開展

目前，許多單位包括政府部門的人事檔案仍停留在實(shí)體的收集、整理、鑒定、保管與使用階段，與時代的發(fā)展不相適應(yīng)。因此，人事檔案作為檔案信息化工作的一個部分，應(yīng)統(tǒng)籌納入檔案信息化規(guī)劃建設(shè)范圍，在《檔案法》、《保密法》等法律法規(guī)基礎(chǔ)上，提出人事檔案實(shí)施信息化周期建設(shè)規(guī)劃，內(nèi)容要從體制完善、法律建設(shè)、人才培養(yǎng)、管理利用等方面提出具體構(gòu)思與設(shè)想，要有指導(dǎo)性的操作程序與建議，否則人事檔案信息化工作開展沒有法理依據(jù)和實(shí)施條件。

人事檔案信息化的規(guī)劃要圍繞人事檔案信息的采集、管理、利用三個功能展開，規(guī)劃須要有可操作性和前瞻性，要為今后的信息技術(shù)高速發(fā)展預(yù)留空間。

人事檔案電子信息劃分應(yīng)以人事檔案分類的十類材料【2】分別建立履歷、自傳、學(xué)歷學(xué)位等獨(dú)立模塊，在獨(dú)立模塊下又分設(shè)單元模塊，單元模塊由細(xì)小科目組成，如履歷模塊中就需有家庭人員信息、個人信息兩塊單元模塊，單元模塊下設(shè)父母兄弟姐妹科目――姓名、性別、出生地點(diǎn)、出生日期、身份證號、國籍、職業(yè)等；個人信息下設(shè)出生醫(yī)院、指紋、血型、DNA、骨髓、脊髓、皮膚、病史、工作變遷等科目；簡而言之，科目設(shè)置應(yīng)遵循：規(guī)范、細(xì)化、保密、利用的原則。

人事檔案信息化工作是一個系統(tǒng)的復(fù)雜工程，必須動員全社會的力量參與，需要的不僅僅是資金，還有法律制度、信息技術(shù)（軟件系統(tǒng)）方面等諸多部門配合與支持，因此必須從國家層面來考慮布局與選點(diǎn)試行。

在當(dāng)前，可選擇東部沿海經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的省份人口較少的縣市或行業(yè)規(guī)模較大的企業(yè)進(jìn)行試點(diǎn)，當(dāng)然國家要從政策方面予以支持。前期組織相關(guān)檔案管理信息人員進(jìn)行理論政策法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，對涉及人事檔案信息實(shí)施過程涉及法律法規(guī)不能解釋的問題予以探討，提出合法的建議。后期進(jìn)行業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)的培訓(xùn)，進(jìn)入試運(yùn)行階段后要有跟蹤有記錄，對法律缺項(xiàng)遺漏條文要逐一登記說明情況。一個縣或一個行業(yè)人事檔案信息化管理實(shí)施成功了，就有了借鑒模式，人事檔案實(shí)施信息化就由點(diǎn)到面逐步逐級推進(jìn)開展。

2 人事檔案信息化工作重點(diǎn)是在信息采集、核對、輸錄與存儲等工作

在法律允許范圍內(nèi)確立信息采集途徑，一是個人自愿登記，二是在不涉及國家安全的前提下，相關(guān)單位之間實(shí)行信息共享制。在中國境內(nèi)的企事業(yè)、機(jī)關(guān)人民團(tuán)體居委會等都是人事檔案信息采集的責(zé)任主體，各級地方人力資資源保障部門或企業(yè)人資資源部門是管理機(jī)構(gòu)，只有這樣才能做到“橫到邊，縱到底，不遺漏、全覆蓋”的信息采集。對于現(xiàn)階段無法采集到信息數(shù)據(jù)欄，實(shí)行封存制度避免造假。采集信息，如人工上門采集，必須注明用仿宋體規(guī)范書寫和被采集人確認(rèn)信息方式進(jìn)行，否則將為后面核對與輸錄工作帶來不必要的時間及人工成本，同時也為信息錯誤從源頭開始堵漏。

面對采集匯總龐大繁雜人事檔案信息，核對工作進(jìn)入關(guān)鍵時期，要確保核對信息準(zhǔn)確無誤，必須采取“一校”、“二核”、“三審”、“四確認(rèn)”的工作流程與方法?！耙恍！狈謮K校正填寫文字、數(shù)字、圖片等信息；“二核”對分塊信息中異疑部分再次核對工作，如派出所核實(shí)姓名、性別、出生、籍貫、身份證號等，金融機(jī)構(gòu)核實(shí)資產(chǎn)信用；“三審”對分塊信息分塊審查審核報(bào)批；“四確認(rèn)”對分塊審查審核報(bào)批信息進(jìn)行分塊確認(rèn)，為輸錄信息工作做好數(shù)據(jù)庫源提供準(zhǔn)確真實(shí)的原始數(shù)據(jù)。

信息輸錄工作，看似簡單其實(shí)不然，信息輸錄實(shí)行保密分人分塊進(jìn)行，一人操作輸錄一人審核信息，兩人共同確認(rèn)痕跡留存，最好五人制交叉循環(huán)輸錄。信息補(bǔ)錄修改添加工作，是信息輸錄工作的一個重要組成部分，隨著時間推移信息量增加，信息需要不斷補(bǔ)錄修改添加，針對不同信息單元模塊，在資料佐證的前提下，為確保信息準(zhǔn)確安全，啟動三人補(bǔ)錄工作系統(tǒng)程序。

信息存儲管理，要達(dá)到“一利用”、“二留存”、“三備份”、“四更新”的管理存儲模式要求。在信息數(shù)據(jù)化建設(shè)的今天，人事檔案信息從采集、核對、輸錄與存儲等工作流程，處處留痕跡，環(huán)環(huán)監(jiān)督，可以杜絕人為造假人事檔案信息現(xiàn)象的發(fā)生。

3 人事檔案信息的利用與保密，有利于全面推進(jìn)全民信息管理數(shù)據(jù)化建設(shè)工作

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們生活、學(xué)習(xí)及工作等領(lǐng)域使用個人的信息資料將越來越頻繁，信息需求會越來越詳細(xì)，人事檔案信息的利用就為需求建立資源共享的渠道，避免信息不對稱導(dǎo)致管理出現(xiàn)“死角”。

人事檔案信息化包括家庭信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、職場招聘、保險(xiǎn)購買、信用貸款、病史記錄等，建立后為利用提供條件，一查一目了然，銀行有不良記錄不予貸款、有造假違法等記錄不予以晉升，做到快捷方便，做到節(jié)約時間和減少紙張的使用浪費(fèi)，同時提醒人們時刻不忘約束自己的不良行為，不要為自己的信息留下污點(diǎn)案底記錄，人人為建立誠信服務(wù)而努力修養(yǎng)自身品行。

在網(wǎng)絡(luò)無處不在的時代，做好保密與利用工作確實(shí)有相當(dāng)大的難度，因?yàn)閭€人信息涉及利益太多誘惑太多，可以說掌握一定量的信息就掌握一定量的客源就掌握了商機(jī)，同時也為一些不法之徒提供了可乘之機(jī)，要處理好保密利用二者之間的關(guān)系，需建立一個可控的利用環(huán)節(jié)機(jī)制和管理制度，否則就不利于推進(jìn)全民信息管理數(shù)據(jù)化建設(shè)工作。

在《檔案法》、《保密法》等法律法規(guī)的前提下，建議人事檔案信息利用設(shè)置1-5級查閱利用管理制度，任何單位（或個人）都可以查閱1-2級信息， 3級以上啟動定點(diǎn)實(shí)名制與確認(rèn)申請程序，批準(zhǔn)后執(zhí)行授權(quán)加密查閱利用流程。授權(quán)加密細(xì)分五人授權(quán)和七人授權(quán)加密方式，五人授權(quán)加密驗(yàn)證啟動獨(dú)立分塊一人查閱監(jiān)控流程，如公安司法系統(tǒng)查閱家庭信息，金融系統(tǒng)查閱資產(chǎn)信用，同時自動留存查閱人痕跡模式；如需全面查閱個人信息資源，實(shí)行七人授權(quán)加密驗(yàn)證啟動一人查閱系統(tǒng)。信息查閱與利用各個環(huán)節(jié)的操作鏈接，同時實(shí)現(xiàn)閉環(huán)和交集的管理需求。只有這樣做，才能最小限度規(guī)避信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，同時人事檔案信息查閱利用實(shí)行有價收費(fèi)服務(wù)，為人事檔案信息后續(xù)維護(hù)提供部分資金保障。

人事檔案信息的實(shí)施利用中，保密的作用不可低估，因此人員的選拔與任用尤為重要，用制度硌“握治立場、工作能力、保密意識及堅(jiān)持原則的優(yōu)秀人員來從事人事檔案信息的管理與利用工作，是一條必須堅(jiān)持的原則，是人事檔案信息不被隨意泄露的最后屏障。

加快人事檔案信息化的橫縱向建設(shè)，讓不誠信者付出“一次不誠信，處處受限”的代價。人事檔案實(shí)施信息化管理與利用過程中，總結(jié)規(guī)律與經(jīng)驗(yàn)，才能為推進(jìn)全民信息化建設(shè)提供借鑒依據(jù)，大數(shù)據(jù)數(shù)字化信息建設(shè)工作才能穩(wěn)步推進(jìn)和最終的成功，人們手持安全和便捷的“一卡通”與大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)相結(jié)合而廣泛應(yīng)用，將真正建立起公正公開廉潔和高度誠信服務(wù)的社會秩序與體系。

參考文獻(xiàn)

[1]陳智為、鄧紹興、劉越男編著《檔案管理學(xué)》.-3版

[2]干部人事檔案工作指導(dǎo)手冊

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關(guān)鍵詞：高速公路；人事檔案；信息化管理

中圖分類號：F27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

近年來，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，無紙化辦公、信息化管理的實(shí)現(xiàn)，為高速公路實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理奠定了基礎(chǔ)。

一、人事檔案信息化管理方法和途徑

人事檔案信息化，是從原始靜態(tài)檔案管理到動態(tài)檔案信息化管理，是人事檔案工作方法的改變，也是人事檔案管理與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新的起點(diǎn)。

（一）建立健全人事檔案管理制度。在人事檔案管理中，要實(shí)現(xiàn)信息化管理，建立規(guī)范化、制度化人事管理制度是前提。檔案的收集要及時、完整；檔案的鑒別必須“去偽存真”；檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)；檔案的借閱應(yīng)保證檔案的安全；檔案的更新應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時、主動的補(bǔ)充收集。只有維護(hù)了人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性、有效性，才能更好地為全省高速人才合理流動、合理配置和合理使用及為人力資源建設(shè)提供更好的服務(wù)。

（二）儲備高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才。由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾恚徽莆諅鹘y(tǒng)檔案管理職能的檔案人員是難以適應(yīng)的。因此，要實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，各人事部門必須具有高素質(zhì)的檔案管理人才。人事檔案管理信息化的最終決定因素是人，人事檔案管理人員必須由人事檔案實(shí)體管理者向信息管理員和者的角色轉(zhuǎn)換，要提高人事檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，利用信息化、數(shù)字化管理手段來管理人事檔案信息。檔案人員應(yīng)首先具備扎實(shí)的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識，還應(yīng)懂得文件與檔案管理原則，熟悉檔案工作的規(guī)律、分類方法及有關(guān)技術(shù)；其次，重點(diǎn)應(yīng)能熟練掌握數(shù)據(jù)的規(guī)范采集、軟件的正確運(yùn)用及網(wǎng)絡(luò)知識的運(yùn)用，能夠掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，掌握檔案管理應(yīng)用軟件的各種功能，保障檔案信息化管理系統(tǒng)平穩(wěn)、正常運(yùn)行。只有這些相應(yīng)人才素質(zhì)的擁有，才可能充分挖掘檔案信息化平臺的潛力，促進(jìn)檔案管理信息化工作為單位服務(wù)。

（三）建立標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的人事檔案管理系統(tǒng)。目前，檔案信息化系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。檔案信息化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案信息化管理，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對人事檔案進(jìn)行信息儲存，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，是當(dāng)前人事檔案管理信息化的重點(diǎn)。一方面通過該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)文件檔案管理一體化。在辦公自動化環(huán)境下的文件、檔案一體化管理，要求重新設(shè)置合理的工作流程，將文件工作和檔案工作的需求一同嵌入管理文件系統(tǒng)中，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切活動過程和處理情況。檔案人員在網(wǎng)上接收、整理提供、鑒定并確定密級和保管期限，然后進(jìn)入正式文件庫。檔案管理部門也可以通過辦公自動化系統(tǒng)隨時掌握文書，業(yè)務(wù)部門的管理動態(tài)，及時進(jìn)行指導(dǎo)，從而實(shí)現(xiàn)檔案的超前性、預(yù)見性管理；另一方面單位文書、業(yè)務(wù)部門可以隨時將形成的有查考利用價值的文件歸檔存儲到服務(wù)器上。檔案部門也可以將原有的檔案原件掃描后存儲到服務(wù)器上。當(dāng)用戶通過身份確定就可以在局域網(wǎng)的任何終端檢索、瀏覽到需要的檔案信息及其全文，不必到檔案部門也能查找到檔案信息。信息化的檔案管理為單位建設(shè)提供了快捷、高質(zhì)量的服務(wù)。

二、如何做好人事檔案信息化管理

（一）加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)庫研究和開發(fā)。省高管局有關(guān)部門應(yīng)根據(jù)全國人事檔案管理工作的要求，研究、開發(fā)全省高速公路通用的、先進(jìn)、適用、可靠的人事檔案管理軟件，避免各單位自行設(shè)計(jì)而影響人事檔案信息資源的共享。通過數(shù)字化人事檔案信息的輸入和電子檔案的形成，如人事檔案管理中的人員基本情況、人員信息學(xué)習(xí)培訓(xùn)的情況、誠信記錄、表現(xiàn)情況（德能勤績廉等）、專業(yè)技術(shù)人員的科研成果、專利、論文特長、干部任免獎勵等，把人事信息庫變成人才資源庫，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息為各類人才提供個性化服務(wù)的方法和途徑。因此，人事檔案數(shù)據(jù)庫的研究和開發(fā)，應(yīng)具有不斷豐富和創(chuàng)新人事檔案信息內(nèi)容、擴(kuò)大信息內(nèi)涵和信息量的功能才能真正提升人事檔案數(shù)據(jù)庫的使用效能，從而增強(qiáng)人事檔案信息的活力。

（二）加強(qiáng)人事檔案分級管理。在統(tǒng)一使用全國通用人事檔案管理軟件和人事檔案全文數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，建成技術(shù)先進(jìn)、功能完善、安全可靠的人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。根據(jù)人事檔案信息的安全性和保密性，對各種信息資料的密級進(jìn)行嚴(yán)格界定，按不同的用戶、不同的數(shù)據(jù)和信息授予利用單位、利用部門、利用者不同的使用權(quán)限，利用者在被授予權(quán)限后擁有查看權(quán)，獲得相關(guān)信息，從而實(shí)現(xiàn)高速公路管理局內(nèi)部、各高速公路管理處之間、上級主管部門以及全國人事檔案信息資源的共享，既方便利用者也提高了人事檔案利用工作的效率和質(zhì)量。

三、人事檔案信息化管理應(yīng)注意的問題

信息網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)深入到各個領(lǐng)域，因此檔案保密和檔案安全受到挑戰(zhàn)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，影響檔案保密和安全的因素主要有：一是人為因素。檔案管理人員的檔案安全意識和保密意識不強(qiáng)，往往在自己的檔案網(wǎng)頁上隨意信息，對的信息缺少嚴(yán)格的審查和管理；二是技術(shù)問題。當(dāng)前電腦病毒很多，并且黑客也很厲害，使得檔案信息的安全和保密性受到威脅，勢必引起高度重視，需加以研究解決。

綜上所述，人事檔案管理應(yīng)以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為依托，以各種先進(jìn)技術(shù)為手段，最終目的是為了更好地利用檔案資源，發(fā)揮人事檔案的實(shí)際效能，為高速公路更好的發(fā)展提供服務(wù)。

（作者單位：河北省高速公路石安管理處邢臺管理所）

主要參考文獻(xiàn)：

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所謂軍休干部主要是指一些由曾經(jīng)在軍隊(duì)，通過軍隊(duì)向各地的地方政府定向轉(zhuǎn)移的退休干部，移交過程中，軍休干部的人事檔案相關(guān)信息等資料也需要一同進(jìn)行轉(zhuǎn)移，因此，軍休干部人事管理的相關(guān)工作不容忽視，做好管理工作可以更好的使軍休干部繼續(xù)為社會發(fā)揮余熱，同時也能最大程度上為軍休干部的退休生活提供一定的保障。

一、軍休干部人事檔案信息化管理的重要性

當(dāng)前我國的軍休干部人事檔案管理部門缺乏一定的科學(xué)性和規(guī)范性，在互聯(lián)網(wǎng)時代的今天，很多軍休干部管理部門依然沒有應(yīng)用信息化管理模式進(jìn)行管理，這在一定程度上不僅制約了整個軍休干部檔案管理的發(fā)展，同時也不利于對于軍休干部相關(guān)信息的查詢和在處理，筆者認(rèn)為軍休干部人事檔案信息化管理工作是十分重要的，未來軍休干部人事檔案管理相關(guān)工作部門可以從三個方面進(jìn)行完善，首先要擁有專業(yè)性較強(qiáng)的技術(shù)人才，掌握對軍休干部管理的相關(guān)技術(shù)和專業(yè)知識，并且具備創(chuàng)新精神，擁有良好的責(zé)任心和工作態(tài)度；其次，在互聯(lián)網(wǎng)時代中軍休干部檔案管理工作需要融合信息技術(shù)，建立一套完善的信息系統(tǒng)來改變以往的傳統(tǒng)管理模式，更好的為軍休干部提供服務(wù)；最后，對于軍休干部的資料的整理工作不能馬虎，要融合大數(shù)據(jù)等先進(jìn)的信息技術(shù)，通過對現(xiàn)有軍休干部的相關(guān)數(shù)據(jù)的研究挖掘出軍休干部的真實(shí)需求，更好的完善自身服務(wù)。

二、軍休干部人事檔案管理工作現(xiàn)狀

1.投入的資金不多，重視程度不夠

因?yàn)閭鹘y(tǒng)的思維已經(jīng)根深蒂固，因此相關(guān)部門的資金投入有限，并且很多檔案管理的工作人員對于軍休干部人事檔案管理工作并不重視，工作內(nèi)容也只是進(jìn)行一些簡單的整理和錄入，絲毫沒有創(chuàng)新和服務(wù)意識。

2.管理缺乏規(guī)范性

當(dāng)前很多地方的軍休干部人事管理部門都缺乏一定的規(guī)范性，對于干部的檔案搜集和整理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，所提供的咨詢和查詢服務(wù)品質(zhì)隨之下降，同時對于軍休人事檔案管理部門的相關(guān)管理制度和法規(guī)也并不完善，很多檔案在整理過程中遺失了也不會對工作人員采取任何的問責(zé)措施，因此管理方面十分疏松。

3.人事檔案資料完整度不高

由于檔案管理部門本身存在很多缺點(diǎn)和不完善的地方，再加上很多干部在退休后會出現(xiàn)頻繁調(diào)動的情況，因此在人事檔案資料的完整性方面很難做到盡善盡美，但是作為檔案管理部門，保障人事檔案的完整度是其工作職責(zé)之一，很多人事檔案資料丟失了會造成很大的損失，其造成的損失是不可逆轉(zhuǎn)的。

4.服務(wù)不完善且效率低下

由于當(dāng)前軍休干部人事檔案管理工作的制度比較滯后，因此造成了其提供的相應(yīng)服務(wù)的效率很低，在互聯(lián)網(wǎng)時代的今天很多管理部門仍然沒能將信息技術(shù)融入到人事管理中，可以說與時代嚴(yán)重的脫節(jié)，而效率低下也是必然的結(jié)果。

三、軍休干部人事檔案管理的信息化發(fā)展對策

1.加快檔案管理信息化進(jìn)程

相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)積極開展軍休人事檔案信息化管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定工作，開發(fā)一套專屬于軍休干部的個性化人事檔案管理信息系統(tǒng)，并加以推廣，對于退休干部的檔案信息做好電子存檔和備份工作，并設(shè)立國家級的公共服務(wù)器，將各地的零散的檔案信息資源工頭匯集到國家的公共服務(wù)器上，供管理部門進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，同時還要搭建一個全國范圍內(nèi)的軍休干部信息化網(wǎng)絡(luò)，方便各個地區(qū)的檔案管理機(jī)構(gòu)共享和傳遞資源，逐步的將軍休干部的人事化管理帶入正規(guī)化信息化的道路上，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)老舊觀點(diǎn)，使之更好的實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息化的發(fā)展和完善。此外這樣一來還會使軍休干部人事管理部門提供的服務(wù)質(zhì)量得到一定的提升。

2.管理部門要統(tǒng)籌兼顧，尋求長久發(fā)展

檔案管理部門所管理的檔案信息屬于歷史資料，軍休人事檔案的管理也是如此，其檔案管理中體現(xiàn)的數(shù)據(jù)和干部地區(qū)分布等資料都是未來研究軍休干部的最有價值的參考資料，因此檔案管理部門需要統(tǒng)籌兼顧，明確檔案工作的主導(dǎo)思想，針對軍休干部檔案這種特色資源要給于一定的重視，爭取將其對未來發(fā)展的作用發(fā)揮到最大化的程度。此外人事檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)還應(yīng)當(dāng)放眼未來，將目光放長遠(yuǎn)，制定出適合長久發(fā)展的戰(zhàn)略策略，充分的對不同時期出現(xiàn)的先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)加以應(yīng)用，盡可能的融入到軍休人事檔案的管理工作中，提高軍休干部檔案管理部門的工作效率。這樣一來還能夠?qū)娦莞刹咳耸聶n案管理部門未來的發(fā)展提供一定的指導(dǎo)。

3.制定相關(guān)法規(guī)，完善管理制度

當(dāng)前我國的軍休干部人事檔案管理制度并不完善，或多或少的都存在一些問題，然而我國對于這方面出臺的法律法規(guī)政策也很好，這在一定程度上無法促進(jìn)其制度的完善，筆者認(rèn)為當(dāng)下最重要的就是有關(guān)部門制定出一套相對全面的法規(guī)，在這個法規(guī)的指導(dǎo)下，軍休干部人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)研究出一套適合軍休干部人事檔案管理的規(guī)章制度，統(tǒng)一進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理，使軍休干部人事檔案的管理有法可依，有規(guī)可循。只有這樣才能最大限度的保障管理部門的工作效果和軍休干部的利益。

4.提高管理人員的專業(yè)化水平

一個機(jī)構(gòu)的好壞很大程度上取決去工作人員的能力和水平，軍休檔案管理部門一直都不受到足夠的重視，因此其工作人員的專業(yè)化水平也十分有限，知識結(jié)構(gòu)比較單一，甚至有很多工作人員無法熟練的掌握信息化軟件的使用，這些對于未來軍休檔案管理部門的發(fā)展是十分不利的，因此筆者認(rèn)為提高管理人員的專業(yè)化水平是很重要的，針對于招聘方面，可以將準(zhǔn)入門檻提高，盡量招聘一些技術(shù)性強(qiáng)的工作人員，此外還可以重點(diǎn)招聘一些跨專業(yè)的復(fù)合型人才，而針對于在職人員相關(guān)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)舉辦適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，使其能掌握信息化辦公軟件的使用，只有人才的配備得到了滿足，才能使整個軍休干部人事檔案管理部門得到發(fā)展，工作得到優(yōu)化，適應(yīng)時代的腳步和發(fā)展的要求。

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一、醫(yī)院人事檔案資源信息化管理的優(yōu)勢

（一）提高人事檔案資源管理的工作效率和降低失誤率

傳統(tǒng)的人事檔案資源管理工作往往需要消耗大量的人力物力去錄入信息，而且在這個過程中由于需要手寫錄入或者紙質(zhì)的文件錄入，往往會出現(xiàn)一些錯誤，影響了人事檔案資源的準(zhǔn)確性。而信息化檔案資源管理的條件下，采用的是計(jì)算機(jī)信息平臺系統(tǒng)錄入，可以大大降低錄入信息的工作量，使得檔案管理人員從繁重的勞動中解放出來;另一方面，由于信息平臺系統(tǒng)對所錄入的信息具有一定的識別性和糾錯性，因此可以大大降低信息錄入的失誤率。

（二）有利于方便準(zhǔn)確查找人事檔案信息

傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案資源管理模式，往往會因?yàn)闄z索工具不全，或者查找的信息范圍太寬泛，導(dǎo)致無法快速高效地查找到所需的檔案信息，甚至出現(xiàn)明知道存有檔案信息卻無法找到的情況出現(xiàn)。而信息化平臺管理模式下，醫(yī)院人事檔案資源信息通過數(shù)據(jù)庫的建立，為查找人事檔案提供了非常便捷的途徑，同時可以迅速地完成對檔案的轉(zhuǎn)遞和查閱，便于醫(yī)院人員信息的查詢及統(tǒng)計(jì)，只需要在計(jì)算機(jī)信息平臺系統(tǒng)中輸入一些相關(guān)檔案信息或者關(guān)鍵字，就可以快速、準(zhǔn)確、全面地找到所需要的信息，大大減少了工作量，提高了工作效率。

（三）有利于對人事檔案信息的管理和存儲

傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案資源管理模式主要是采用紙質(zhì)檔案存儲，一方面要完整長期地保存好檔案資料，需要占用大量的空間，同時需要增添大量的各種設(shè)備，消耗大量的人力物力財(cái)力;另一方面要想長期保存檔案資料，還需要采取一定的措施防止紙質(zhì)檔案發(fā)生霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞等。而采取計(jì)算機(jī)信息化管理人事檔案資源，只需要把檔案材料錄入到軟盤、光盤或者硬盤上即可，不但大大節(jié)省了各種資源，而且可以長期完整的保存，保存過程中信息資料不會發(fā)生任何的變化。

（四）有利于醫(yī)院信息化整體平臺的建設(shè)

醫(yī)院人事檔案資源管理信息化建設(shè)是醫(yī)院整體信息化平臺建設(shè)的一個重要組成部分，由于人事檔案資源涉及的范圍比較廣泛，基本上涵蓋了醫(yī)院的每個部門和科室，因此，在建設(shè)過程中不但需要醫(yī)院檔案管理人員的努力工作，同時還需要每個部門、每個科室的參與，從而形成一個檔案資源共享、規(guī)范化一體化的管理機(jī)制。這中管理機(jī)制非常有利于醫(yī)院整體信息化、智能化平臺的建設(shè)，為其提供了一定的引導(dǎo)模式和榜樣建設(shè)。

二、醫(yī)院人事檔案資源信息化管理

建設(shè)的措施

（一）強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)意識，加大資金支持

醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)要對人事檔案資源信息化建設(shè)有一個明確和深刻的意識，在建設(shè)過程中要給予大力的支持。同時，醫(yī)院人事檔案資源信息化建設(shè)需要大量的資金來保障，各級領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到這一點(diǎn)并且創(chuàng)造有利的條件提供資金保障，這樣才能使得人事檔案資源信息化建設(shè)順利地開展。

（二）建立高素質(zhì)的人事檔案管理隊(duì)伍

高素質(zhì)的人事檔案管理人員有利于快速高效的實(shí)施人事檔案信息化管理工作，對檔案管理人員要定期不定期開展業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)和綜合素質(zhì)提高，要培養(yǎng)一批既懂得計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，又懂得檔案管理技術(shù)的復(fù)合型人才，才能使得檔案管理工作更好地開展。

（三）采用科學(xué)合理的硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)

一套科學(xué)合理的硬件系統(tǒng)和對應(yīng)的軟件系統(tǒng)對醫(yī)院人事檔案資源管理信息化建設(shè)具有決定性的意義。醫(yī)院要結(jié)合自身的發(fā)展特點(diǎn)和發(fā)展規(guī)劃，選取合適的軟硬件系統(tǒng)，才能采用合適的資金，最大地提高人事檔案信息資源的利用率和工作的效率。

三、醫(yī)院人事檔案資源信息化管理的應(yīng)用

醫(yī)院人事檔案資源信息化管理中要注意以下兩方面的應(yīng)用：

（一）檔案信息的收集、轉(zhuǎn)換和保存

檔案信息的收集、轉(zhuǎn)換和保存工作是檔案信息化平臺建設(shè)的最基礎(chǔ)的工作，在這個過程中要注意以下幾點(diǎn)：一是在檔案信息收集的時候要保證其完整性，所有的檔案資料都應(yīng)當(dāng)具有連續(xù)性，防止檔案信息的缺失;二是在檔案轉(zhuǎn)換的過程中，要擴(kuò)充部分檔案資料，對有確實(shí)的部分進(jìn)行完善和擴(kuò)充;三是在保存檔案資料的時候要評估文件的保存價值，對沒有保存價值或者可利用價值的資料可進(jìn)行刪除，防止資料混亂。

（二）定期對軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行防護(hù)和升級

醫(yī)院人事檔案資源信息化平臺建設(shè)中需要用到大量的硬件設(shè)施，這些硬件設(shè)施容易受到外界環(huán)境的干擾和影響，因此管理人員要定期對這些硬件設(shè)施進(jìn)行檢測和維護(hù)，防止由于硬件設(shè)施損壞造成的檔案信息資料丟失。軟件方面，要同步監(jiān)測軟件系統(tǒng)的工作狀態(tài)和系統(tǒng)安全性，培養(yǎng)專門的軟件系統(tǒng)維護(hù)人員，對軟件進(jìn)行定期的升級和維護(hù)，同時做好相應(yīng)的跟蹤記錄，避免發(fā)生人為的誤操作，切實(shí)做好檔案信息化管理工作。