導語：如何才能寫好一篇檔案管理機制，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞 醫(yī)院人事檔案 管理機制 途徑

醫(yī)院進行自主招聘是根據(jù)醫(yī)院的實際發(fā)展需求而展開的編外人員的招聘，因為只有引進高素質(zhì)的專業(yè)人才，才能促進醫(yī)院醫(yī)療水平的提高。然而醫(yī)院在對這些人員的檔案進行管理的過程中，一些問題也隨之顯現(xiàn)出來，基于此種情況，筆者以醫(yī)院實行人事檔案管理機制的優(yōu)勢作為文章內(nèi)容的切入點，并對人事檔案管理存在的問題和對策進行了詳細的闡述，希望能對醫(yī)院的檔案管理人員提供一些借鑒和幫助。

一、醫(yī)院實行人事檔案管理機制的優(yōu)勢

（一）促進醫(yī)院職位結(jié)構(gòu)的合理化

眾所周知，每個事業(yè)單位的編制名額都是有限的。但是有時候有限的名額不能滿足醫(yī)院對人才的需要。而醫(yī)院實行人事檔案管理機制，就打破了編制對醫(yī)院人才納入的限制，不僅促進醫(yī)院職位結(jié)構(gòu)的合理化，同時也讓醫(yī)院納入了大批的高素質(zhì)的專業(yè)人才，提高了醫(yī)院的醫(yī)療水平的同時，也使醫(yī)院獲得了更高的經(jīng)濟效益

（二）簡化招聘流程，促進醫(yī)院用人機制的良性發(fā)展

正如上文所述，醫(yī)院實行人事檔案管理機制，打破了編制對醫(yī)院人才招聘的限制，這樣醫(yī)院就可以根據(jù)自己的實際需要，自行招聘人才。我們都知道，正式編制人員的調(diào)動，過程非常復雜，手續(xù)相當煩瑣。而醫(yī)院在進行招聘人才的過程中，可以直接通過雙方的平等協(xié)商鑒定勞動合同，這樣就簡化了招聘流程，在辦理手續(xù)的過程中非常便捷，醫(yī)院要嚴格對招聘人員進行考核，施行優(yōu)勝劣汰的政策，從而促進醫(yī)院用人機制的良性發(fā)展。

（三）可以有效解決醫(yī)院工作人員不在其崗位卻占其編制的問題

隨著各國的頻繁交往，使得各個單位出國學習的人數(shù)逐漸增多，在這些人中不乏編制的人員。醫(yī)院實行人事檔案管理機制，就會對出國學習不歸的人員進行清理，通過主管部門的審批，就可以空出編位，從而有效地解決了這一難題。

二、現(xiàn)階段人事檔案管理存在的主要問題

（一）“人檔分離”的情況導致無法快速開展工作

我們知道，當職工遇到晉升職稱、函調(diào)政審、黨團關(guān)系等問題時，是需要查閱該職工的檔案的。而由于人員的人事檔案都是存放在人事機構(gòu)的，所以，當職工需要對檔案進行查閱時，先要和人事機構(gòu)聯(lián)系，要不就是認識機構(gòu)去查檔案，要不就是將檔案接回來在進行查閱，這樣不緊降低了工作效率，同時也導致工作無法快速地展開。

（二）人事制度不夠完善

由于醫(yī)院和人事機構(gòu)的工作職責不夠明確，這在一定程度上降低了人事檔案管理的工作效率。目前來看，人事機構(gòu)對醫(yī)院人員的人事檔案的管理工作僅僅停留在保管的層面，致使人事檔案管理的工作并沒有真正發(fā)揮它的作用，所以，完善人事制度是大勢所趨，勢在必行的。

（三）加大了醫(yī)院檔案管理人員的工作強度

通過以上的敘述我們知道，醫(yī)院把人員的人事檔案都是放在人事機構(gòu)的。所以，醫(yī)院的人事檔案管理人員除了做好本職工作外，還要辦理人員在人事機構(gòu)的檔案移送、查檔等工作。這樣就加大了醫(yī)院檔案管理人員的工作強度。

（四）人事機構(gòu)的人事檔案信息更新不及時

人檔分離，直接導致人事檔案信息更新不及時，因為人事機構(gòu)保存的所有檔案都是最初的原始資料檔案，但是我們知道職工的職位、職稱是在不斷變化的，所以，這種情況下，人事檔案的內(nèi)容就顯得非常的滯后。

三、人事檔案管理的有效路徑

對人事檔案進行有效管理是時展的必然需求，加速推進醫(yī)院人事檔案管理機制，不僅能提高醫(yī)院的醫(yī)療水平，更為醫(yī)院的高校發(fā)展打下良好的基礎。所以，探索人事檔案管理的有效途徑是非常有必要的，具體內(nèi)容如下：

（一）促進檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升

可以說提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是順利開展人事檔案管理工作的前提，只有提高了檔案管理人員綜合素質(zhì)，才能促進他們工作效率和工作能力的提升。促進檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升，不僅提高了他們的工作速度，更使在資料的收集和傳遞的方式上，實現(xiàn)和人事機構(gòu)的快速連接。

（二）建立健全人事檔案管理的規(guī)章制度

眾所周知，制度是約束行為的準繩，要想對人事檔案進行規(guī)范管理，就必須建立健全人事管理的規(guī)章制度，這也是能夠順利開展人事檔案管理工作的前提，這樣就可以讓人事檔案管理工作有法可依，有章可循。加速推進醫(yī)院的人事檔案管理向著良性的軌道發(fā)展。

（三）加快推進人事檔案的電子化進程

醫(yī)院應緊跟形勢，加快推進人事檔案的電子化進程。首先，積極開發(fā)人事檔案管理的系統(tǒng)軟件。其次，建立人事檔案基本信息數(shù)據(jù)庫以及檔案材料傳遞、接收的數(shù)據(jù)庫。再次，建立政審證明材料數(shù)據(jù)庫。最后，就是加強人事檔案工作法制化監(jiān)督力度。這樣就加速了醫(yī)院人事檔案的電子化進程。

（四）對人員的業(yè)績記錄在案

醫(yī)院想要獲得長久健康的發(fā)展，就必須在做好人事檔案管理工作的前提下，對這些人員進行有效的管理，對這個群體的情況要有一個全局的把握。比如，醫(yī)院可以對人員的業(yè)績記錄在案，具體內(nèi)容就是他們的技術(shù)水平、工作能力、研究成果等。我們知道，人事機構(gòu)的檔案信息是否完整取決于醫(yī)院對這些資料的收集是否到位和及時。因此，醫(yī)院應加大人力以及財力的投入，以保證對人事人員的資料收集、傳遞的及時。

四、結(jié)束語

完善醫(yī)院人事檔案袋里管理機制，對醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展具有非常重要的意義。醫(yī)院想要實現(xiàn)對人事檔案進行有效的管理，就必須建立健全人事檔案管理的規(guī)章制度，同時還要提高管理人員的綜合素質(zhì)，加快推進人事檔案的電子化進程。只有這樣，才能讓人事檔案管理機制發(fā)揮其真正的作用，從而促進醫(yī)院經(jīng)濟效益的快速提升。

（作者單位為安仁縣第二人民醫(yī)院）

[作者簡介：劉，安仁縣第二人民醫(yī)院黨支部書記，歷任中學教師、機關(guān)干部、鄉(xiāng)鎮(zhèn)領導。]

參考文獻

[1] 許安慶，徐道喜.醫(yī)院人事制度現(xiàn)狀與完善[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2005（16）.

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關(guān)鍵詞：高校貧困生 檔案管理 有效援助

隨著我國高等教育體制改革的深入，自1983年以來，我國的大學生資助體系發(fā)生了巨大的變化，“收費加資助”政策逐漸取代了昔日的“免學費加人民助學金”政策，形成了以“獎、貸、助、補、減”為主的多元化資助體系，用以幫助家庭經(jīng)濟有困難的學生（即貧困生）順利完成大學學業(yè)。做好貧困生的身份認定則是這一資助體系有效運行的前提與基礎，科學界定貧困生在我國大學生資助體系中有著至關(guān)重要的意義。

貧困生認定工作的主要開展者是各大高校，為此各大高校進行了不少有益的嘗試，逐漸探索出一套可行而較完善的認定方法與步驟。然而隨著貧困生認定工作的不斷開展，其內(nèi)部存在的問題日益顯現(xiàn)。以國家助學貸款的評定工作為例，根據(jù)我校調(diào)查研究表示，在每月只能消費300元以下的307名貧困生中，只有48%的人申請到了助學貸款，有39%的學生不能申請到助學貸款，有13%的學生出于各種原因并沒有申請助學貸款。調(diào)查顯示，有32%的學生認為學校助學貸款的評定不能體現(xiàn)學生的需要。貧困生的認定工作仍存在缺陷，工作中缺乏科學性和系統(tǒng)性，致使部分經(jīng)濟困難的學生在實際操作中得不到國家與學校資助政策的關(guān)懷。

在整個貧困生的資助體系中，類似此種情況仍屢見不鮮，其根本原因是：在認定體系中，缺乏一套完整的高校貧困生檔案，或者即使已經(jīng)建立了高校貧困生檔案，但卻缺乏科學性、系統(tǒng)性與可行性。本文從高校貧困生檔案建立的角度，探討走出貧困生認定工作困境的新思路。

一、完善高校貧困生檔案內(nèi)容

1.貧困學生的基本情況記錄

家庭背景資料：主要包括學生本人的身份證、戶籍、基本個人經(jīng)歷、家庭情況、家庭成員基本情況、家庭地址等。

在?；举Y料：主要包括學生就讀年級、專業(yè)、住宿、醫(yī)療、圖書借閱、成績等情況。

2.學生經(jīng)濟困難情況記錄

這一方面記錄是貧困生認定工作中最重要的一項內(nèi)容，是高校一般用以評估學生困難情況與程度。因此，此方面記錄的真實性、科學性、完善性足以決定貧困生認定工作的成效問題，乃整個貧困生資助體系中的基礎。主要包括學生家庭困難的基本情況及主要原因、學生獲得資助的情況、學生在校的消費情況。具體包括以下幾個指標：

居民最低生活保障線：學校所在地保障線、學生所在地保障線。

經(jīng)濟資源指標：家庭人均月收入、家庭人均月支出、家庭年收入與支出之比、家庭資產(chǎn)總值、家庭負債總額。

人力資源指標：家庭成員職業(yè)、勞動力情況、家庭有勞動能力與無勞動能力之比、家庭成員的健康、家庭成員教育支出情況、家庭重大支出。

自然資源指標：家庭所在地（城市/農(nóng)村）、有無特殊性產(chǎn)業(yè)。

社會資源指標：家庭親戚及其資助狀況、家庭的社會關(guān)系網(wǎng)及其資助狀況（包括入學前與入學后）、受資助的金額與類型、勤工助學的情況。

特殊性指標：有無特殊性重大事件（如事故、災害）。

學生在校消費指標：所在學校一般學生（非貧困生）日常生活支出情況、學生日常生活支出情況、學生與一般學生的日常生活支出之比、學生擁有電腦、手機等高檔消費品情況、學生消費習慣（節(jié)儉還是奢侈）、娛樂消費水平。

當然，這些記錄必須具備相應的真實證明材料，如有關(guān)學生日常生活支出情況的科學統(tǒng)計數(shù)據(jù)，后勤部門提供的月膳食卡消費數(shù)據(jù)、學生家庭所在地的民政部門及父母所在單位出具困難證明材料。

3.貧困學生在校期間的學習、品行及成長記錄

高校貧困學生在受到國家、學校和社會資助后，普遍會開闊眼界，錘煉品格，從而勤奮學習、努力實踐，學會正確對待自己、他人和社會，建立起自尊自信、理性平和、積極向上的健康心態(tài)。所以，我們有必要將經(jīng)濟困難學生的這些變化通過檔案的形式加以記載保存。另外，貧困生檔案還可以包括貧困生接受資助的文件、心理變化的測試表、學習成績表、品行進步的證明、各種獲獎的榮譽證書等。

二、科學化高校貧困生檔案的建立流程

1.確定劃分標準

（1）定性標準

貧困生一般至少要符合下列基本條件之一：來自邊遠地區(qū)、革命老區(qū)、少數(shù)民族地區(qū)，家庭收入很低，經(jīng)濟基礎差的學生；父母雙亡、單親、離異家庭，沒有固定的經(jīng)濟資助來源，失去家庭依靠的學生；父母年事已高或家人長期患病臥床，家庭缺乏勞動力，收入來源減少、家庭已經(jīng)背負大量債務的學生；家庭或本人突遭不幸，如遭遇自然災害、意想不到的事故、家人或本人突然患病，面臨突然困難的學生；城市大學生父母下崗或無固定職業(yè)和收入，家庭一直生活在貧困線以下或經(jīng)濟來源減少或中斷的學生；家庭人口多，兄弟姐妹多人上學的學生。

（2）定量標準

在實踐中，高校貧困生評定標準也考慮了多種因素。但其中很多因素難以量化，并且各個高校的標準也不統(tǒng)一。因此在評定過程中傳統(tǒng)經(jīng)驗主觀判斷因素占了很大部分。對貧困生的認定是一個復雜的體系，需要一個便于實際操作的科學和量化的標準。

①學生在校相對貧困標準――可以運用國際上慣用的公式：

PL=X/2

其中PL表示大學生在校月平均消費水平貧困線，X表示大學生的月平均消費水平(大學生用于大學生活、學習有關(guān)消費的平均值)。X值可通過隨機抽取不低于全校學生數(shù)的10%的問卷統(tǒng)計獲得，得出本校認定貧困生的量化指標（PL）。

②學生家庭相對貧困標準――我們可以參考生源地與學校所在地的最低生活保障線，科學界定高校貧困生的劃分標準線，并根據(jù)當前社會的消費水平及物價水平，動態(tài)調(diào)整劃分標準線，具體可采取以下兩種標準：

A.根據(jù)高等教育所需的基本費用，再結(jié)合學校所在地的最低生活保障線來進行高校貧困生的劃分標準線的界定。以我校醫(yī)科為例，其每年學費為5760元，說明一個大學生家庭除日常生活開銷外，每年需額外有5760元來支付學費，就是說一個三口之家每個月人均要額外有120元，而廣州市2005年規(guī)定的居民最低生活保障線是320元，所以其貧困生的劃分標準線定在440元會比較科學合理。

B.根據(jù)2005年浙江省教育廳、浙江省民政廳聯(lián)合下發(fā)的《關(guān)于認真做好高校學生家庭經(jīng)濟困難情況核實工作的通知》中的規(guī)定，將低于低保標準150%以下家庭的高校學生劃分為貧困生。若此規(guī)定應用在廣州則其貧困生的劃分標準線是定在480元。

以上兩種方法得出來的標準差異性不大，都可以作為貧困生的劃分標準，具有比較好的指導性。結(jié)合廣州市物價，我校的認定標準為：低于200元的為特殊家庭經(jīng)濟困難學生、高于200元且低于400元的為家庭經(jīng)濟困難學生、高于400元且低于600元的為一般家庭經(jīng)濟困難學生。

2.動員和宣傳，收集意見，加強業(yè)務培訓

在全面開展貧困生檔案的建立之前，學校向全校學生公布建檔的要求及流程，并進行適當?shù)男麄?，聆聽與收集學生的意見和建議，以達到公平、公正、公開的原則，增強學生的責任感和認同感，不僅可以讓經(jīng)濟有困難的學生清晰地了解貧困生檔案的意義和建立流程，同時也可對整個貧困生檔案建立細則與制度進行完善和修正。

學校隨同錄取通知書寄送《高等學校學生資助政策簡介》和《入學指南》，向?qū)W生及家長公布各項相關(guān)的資助政策和措施，并提前讓有需要的學生準備相關(guān)資料，為學校資助工作的順利開展作好準備。

動員宣傳對象不僅是學生還包括老師以及相關(guān)工作人員。我校提前與捐贈單位溝通，及早確定資助項目，為統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排資助工作提供了便利，也利于綜合考慮、合理分配各院系相關(guān)名額指標。要健全溝通機制，加強與校內(nèi)外各單位的溝通與聯(lián)系。及時與學校財務處、基金會、助學貸款經(jīng)辦銀行及各資助單位進行有效溝通，建立良好的工作合作關(guān)系，爭取各方支持，共同開展學生資助工作。

為使師生了解資助工作要求，學校應注重業(yè)務培訓工作。以下是中山大學相關(guān)工作安排。首先，針對貸款學生，學校開展了兩次專題培訓會議，通過宣傳、咨詢和培訓，使學生全面了解相關(guān)政策。為便于學生詳細了解國家助學貸款的情況、操作流程、提交材料及相關(guān)注意事項，學校制作了《國家助學貸款指南》，極大地方便了貸款學生。其次，針對各院系負責資助工作的老師，學校先后分校區(qū)開展了國家助學貸款、獎助學工作專題培訓會和咨詢會，并為具體開展貸款工作的老師制作了《國家助學貸款指南》。再次，召開學生資助工作專題交流會，就當年各助學金評選的要求、注意事項進行詳細解讀，進行現(xiàn)場答疑，提前解決了資助工作中可能存在的問題。最后，通過電話、QQ群、郵件等網(wǎng)絡通訊及時與院系溝通相關(guān)信息，為院系在資助工作方面提供即時的業(yè)務咨詢與指導。

3.學生提出申請

經(jīng)濟困難的學生向輔導員（班主任）提出書面申請，并根據(jù)學校的貧困生檔案建立的要求提交相應的證明材料。

4.成立貧困生認定小組

由輔導員（班主任）召集成立貧困生認定小組，小組成員必須是作風正派、思想正直的學生――包括具有群眾基礎的班干部、宿舍長和同學代表。小組共同討論并審定申請學生的經(jīng)濟困難程度。一方面使認定程序透明化，有效規(guī)范資助工作的管理和監(jiān)督，最大限度地保證認定工作的公平、公正。另一方面也要保護學生隱私，維護申請學生的尊嚴，避免讓貧困生直面全班同學審視的目光，違背了基本的慈善扶貧倫理要求。同時亦要防止認定工作受到申請對象的人際關(guān)系等因素的影響，杜絕學生拉票等現(xiàn)象。

5.認定小組將擬定名單和所需材料上交至輔導員（班主任）初審

6.輔導員（班主任）初審后上報院系審核

7.院系根據(jù)各班級上報材料進行審核

確定院系貧困生名單后，將《貧困生登記表》發(fā)給各貧困生根據(jù)實際情況填寫。院系將本學院的全部貧困生有關(guān)信息數(shù)據(jù)錄入《貧困生名單匯總表》，報學校學生工作部門審批。

8.學校學生工作部門審批后匯總?cè)Ｘ毨畔?/p>

將其全部錄入貧困生電子檔案，《貧困生登記表》和《貧困生名單匯總表》學校與院系各保存入檔。

9.檔案的動態(tài)化管理

在貧困生建立了貧困生檔案后，應每年進行一次全面的登記和修訂，整個檔案建立的過程必須遵循客觀、科學、動態(tài)、保密、自愿的原則。對檔案進行動態(tài)的管理，以下內(nèi)容必須有動態(tài)的變化，其中主要包括：家庭成員的健康情況、家庭人均月收入、家庭人均月支出、家庭年收入與支出之比、勞動力情況、家庭有勞動能力與無勞動能力之比、學生家庭重大支出、學生日常生活支出情況、學生擁有高檔消費品情況、學生受資助情況等，至少一個學期登記一次?？扇〉淖龇ㄊ?，利用假期里組隊進行社會調(diào)查，到學生家庭所在地進行社會實踐，并對學生家庭情況進行抽樣調(diào)查。

特別需要注意的是對因突發(fā)事件造成家庭困難的學生進行即時的補充登記及提供資助。2008年，我國發(fā)生了特大冰雪災害和四川汶川大地震，我校立即對家庭受災學生的相關(guān)情況進行了摸查統(tǒng)計，共有726名學生家庭因冰雪受災，有172名學生家庭因地震受災，另外54名新生來自地震延考區(qū)。我校2008年共有47685人次的本科生獲得各級各項困難補助433.6065萬元。主要包括以下幾項：為家庭在四川汶川地震中受災的學生提供500元/月的生活補助，從5月至12月共發(fā)放生活補助19.8萬元；3月，為緩解學生因物價上漲所帶來的壓力，教育部下發(fā)一次性伙食補助，我校共為5625名學生發(fā)放一次性伙食補貼11.8125萬元；3月，為在冰雪災害中受災的726名學生發(fā)放100元/人的受災補貼7.26萬元；4月，為緩解學生因物價上漲所帶來的壓力，教育部下發(fā)一次性伙食補助，我校為30763名學生發(fā)放一次性伙食補貼246.104萬元；5月，學校為6000名學生發(fā)放100元/人的一次性困難補助共60萬元；12月，學校為4024人次經(jīng)濟困難學生發(fā)放200元/人的困難伙食補貼共80.498萬元；為151名因各種原因造成臨時困難的學生發(fā)放一次性臨時困難補助8.15萬元。

三、結(jié)語

科學界定、即時補充貧困生檔案正是做好困難補助及其它各種資助工作的重要前提。高等院校應建立科學的貧困生檔案，記錄學生在大學期間家庭經(jīng)濟情況、個人學習、生活、各項能力及重要社會實踐活動等真實情況，建立健全家庭經(jīng)濟困難學生的信息檔案，確定家庭經(jīng)濟困難學生的名單及資助等級。要堅持做好摸查統(tǒng)計，注重基礎性工作，使家庭經(jīng)濟困難學生資助工作良性發(fā)展。并注重檔案資料的動態(tài)記錄，即時補充資料，尤其是自然災害等突發(fā)性事件的受災學生的補助。堅持“實事求是、標準合理”的原則，充分挖掘和利用各種資源，進一步建立和完善“獎助貸補勤減免緩”為一體的資助體系；秉承“獎學助學，重在育人”的工作理念，致力于幫助家庭經(jīng)濟困難學生減輕生活負擔，著眼于從思想上解決貧困，樹立信心，做到以人為本，促進和諧校園。

參考文獻：

[1]趙政一，謝昌煒.高校建立貧困生檔案芻議.四川檔案，2007，（1）.

[2]倪迎華，劉昊，陳攀峰.高校學生檔案管理存在的問題及應對措施.河北科技師范學院學報（社會科學版），2006，5（2）.

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[4]趙炳起.高校貧困生認定機制――優(yōu)化與重構(gòu).教育財會研究，2006，（4）.

[5]薛浩，于建業(yè).高校貧困生檔案的構(gòu)建.檔案與建設，2004，（10）.

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關(guān)鍵詞：檔案管理 可持續(xù)發(fā)展 創(chuàng)新機制

在社會主義不斷發(fā)展完善的今天，我國的檔案管理事業(yè)取得了一定的成績。然而，在信息全球化的現(xiàn)代社會，我國傳統(tǒng)的檔案管理在體制、技術(shù)方法等方面存在著明顯的不足。傳統(tǒng)理論的許多論述和觀點帶有計劃經(jīng)濟時代的局限性，與市場經(jīng)濟條件下的檔案工作難以適應；傳統(tǒng)理論主要建筑在機關(guān)、企事業(yè)單位檔案室工作內(nèi)容的基礎上，對當前迅速發(fā)展的檔案館工作實踐難以適應；傳統(tǒng)理論重點注重檔案收集、整理、分類、編目、檢索、統(tǒng)計等檔案保管的諸環(huán)節(jié)，對不斷拓寬的檔案利用工作難以適應；傳統(tǒng)理論研究的對象主要是手工操作的檔案實體管理，對現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案信息管理難以適應；傳統(tǒng)理論注重揭示檔案工作的內(nèi)在聯(lián)系，而對日益拓展的檔案工作與社會的外在聯(lián)系揭示不夠。在體制方面也存在一定缺陷，檔案行政管理部門的法定地位還沒有真正確立，國家綜合檔案館的主體地位也沒有真正確立。面對這些問題，要知難而上，積極應對，明確目標，找準方向，努力推進檔案工作管理思路創(chuàng)新、管理模式創(chuàng)新、管理機制創(chuàng)新、管理服務創(chuàng)新。

一、管理思路的創(chuàng)新

長期以來,檔案工作者沿襲傳統(tǒng)的管理辦法。日常工作滿足于每年立卷歸檔多少卷,提供利用多少卷次,依然停留在建檔、管檔、看家守攤,你查我找的水平上。在市場經(jīng)濟高速發(fā)展的今天,服務對象需要哪些方面的檔案資料,知之甚少。更談不上主動超前服務,使得花費大量人力物力,歷經(jīng)千辛萬苦得來的檔案資料成為“死”信息。要形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的檔案管理工作新理念。檔案工作人員要密切聯(lián)系實際,以開放的視角,在較高層面上來籌劃檔案工作的建設方略。

二、管理模式的創(chuàng)新

我國有悠久的檔案歷史,檔案工作已經(jīng)形成了傳統(tǒng)的管理模式。不同時期的檔案工作曾起到過積極作用。但一些傳統(tǒng)的做法已不再適應當前社會發(fā)展的需要,必須進行改革創(chuàng)新。如檔案工作管理環(huán)節(jié)和一些具體操作手段的創(chuàng)新,包括立卷改革,在工作手段上的改進,盡量縮短立卷歸檔周期,也便于推行部門立卷工作。目前許多部門都已將計算機應用于檔案管理,但多數(shù)僅局限于各類檔案目錄的輸入、輸出和檢索,而對于檔案的其他方面的應用則較少。因此必須進行革新,比如運用電子掃描技術(shù)對紛繁雜亂的圖紙圖像檔案進行微縮處理、采用條形碼來代替檔號,既安全可靠,又方便快捷,以減輕檔案工作人員勞動強度,最大限度地發(fā)揮信息化管理優(yōu)勢,提高檔案管理效率。

三、管理機制的創(chuàng)新

一直以來,檔案管理工作均以經(jīng)驗管理居多,工作人員的選配也是以具有檔案工作經(jīng)驗為先決條件。這從某種程度上制約了人才引進,形成了檔案部門的“鐵飯碗”現(xiàn)象。工作人員“混”的思想比較嚴重。必須引進競爭激勵機制,從源頭上解決創(chuàng)新的基礎問題。積極推行全員聘任制,科學設崗,公平競爭,擇優(yōu)上崗,真正做到優(yōu)勝劣汰,增強檔案工作者的危機感。逐步建立起人得其事、事納其人、人盡其才、才盡其用、奮發(fā)有為、充滿活力的用人機制。通過競爭激發(fā)每個人的工作熱情,最大限度地發(fā)揮個人潛力。同時,要建立一些相應的創(chuàng)新激勵機制,如鼓勵創(chuàng)新的考核辦法、分配制度、獎勵制度等,努力營造一個鼓勵創(chuàng)新的氛圍。

四、服務職能的創(chuàng)新

服務是檔案工作的根本職能。要從“保管存留”的目的向“服務利用”的目的轉(zhuǎn)變,就要實現(xiàn)工作模式的轉(zhuǎn)變,而要實現(xiàn)這種工作模式的轉(zhuǎn)變就要有具備“服務創(chuàng)新”的理念。首先在確保各類檔案的查準率、查全率的前提下,要做到有預見性的超前服務,有目的地針對服務及有始有終的跟蹤服務。它還包括如何培訓部門專兼職檔案員、如何指導部門檔案工作等。檔案人員應該充分認識到學校檔案館(室)是學校各項工作管理的信息中心,檔案工作人員是這些信息的管理人員;不僅管理檔案實體,還要管理這些檔案實體反映的各種信息。通過對這些信息進行深入細致的加工、整理、分析,可以從更深層次研究檔案所包含的一些實質(zhì)問題。參與學校各項工作管理,加強服務職能,進而豐富服務的形式,擴大服務的范圍,提高服務的效率和質(zhì)量,充分實現(xiàn)服務的價值。這些是檔案館(室)拓寬自己工作思路的新舉措。

在社會飛速發(fā)展的今天，機遇與挑戰(zhàn)是并存的。在檔案管理過程中，只有用發(fā)展的眼光看待身邊事物才有可能抓住機遇，促進檔案管理技術(shù)的全面創(chuàng)新，促進檔案管理事業(yè)發(fā)展與完善。只有時刻注意創(chuàng)新，有可能實現(xiàn)檔案管理的科學化、規(guī)范化和法制化。筆者相信，當檔案管理技術(shù)創(chuàng)新過程中有所注重，必定能更好地完成檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理的價值。

參考文獻：

[1]力小蓉，李可.拓寬檔案編研范圍發(fā)揮檔案信息作用[M].中國醫(yī)學管理，2002

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【關(guān)鍵詞】機關(guān)檔案；管理工作者；基本素質(zhì)

隨著黨政機關(guān)檔案管理工作規(guī)范化建設的深入發(fā)展，對黨政機關(guān)檔案管理工作者提出了越來越高的要求。目前，我們的黨政機關(guān)檔案管理工作中存有少部分同志政治意識、責任意識不高，業(yè)務能力不強，創(chuàng)新意識差，更有少部分同志缺乏職業(yè)道德，履職不盡職等問題。加強黨政機關(guān)檔案管理工作者素質(zhì)教育十分重要且必要。

1．較高的政治素質(zhì)是做好機關(guān)檔案管理工作的根本要求

黨政機關(guān)檔案管理工作者，所接觸的工作性比較強，規(guī)范性要求比較多，這就要求檔案管理工作者具備較強的工作責任心和保密意識，要求檔案管理工作者政治上可靠。具體來說，檔案管理工作者要堅持經(jīng)常性的思想政治教育、黨的路線方針形勢教育，提高自身的政治素質(zhì)，同時要樹立學習的榜樣，向雷鋒、焦裕祿、孔繁森、郭明義等同志學習，增強愛崗敬業(yè)、奉獻社會的意識，堅定理想信念，樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，學會用黨的先進理論武裝頭腦，始終保持正確的政治方向，增強政治鑒別力和敏銳性。這是檔案管理工作者必做的功課，是做好檔案管理工作的首要前提和要求。

2.精湛的業(yè)務素質(zhì)是做好檔案管理工作的重要要求

2.1黨政機關(guān)檔案管理工作者一定要有豐富的業(yè)務知識

黨政機關(guān)檔案管理的內(nèi)容大都僅限于文件、文史資料和人事資料保存。不同內(nèi)容對檔案管理工作提出了不同的要求，且有些檔案材料形成于不同的時期，與當時的政治、經(jīng)濟、軍事、外交、科學和文化等方面政策規(guī)定有著不可阻斷的聯(lián)系，檔案管理工作者在整理保存這些資料的過程，就是對掌握當時政策法規(guī)情況的一次檢驗，是運用自身業(yè)務知識指導現(xiàn)實工作的過程。這就要求檔案管理工作者要認真廣泛地涉獵科學文化知識，熟練地學習掌握與之相關(guān)政策要求，對零散的各種檔案資料等進行處理和整編,進行科學地整理與鑒定，選擇好需要歸檔的材料。同時，檔案工作是由收集、整理、編目、鑒定、保管、檢索、利用、編研等各項業(yè)務環(huán)節(jié)有機地構(gòu)成，這些環(huán)節(jié)都有一定專業(yè)的研究領域。例如，收集工作必須保持原汁原味，不能有主觀原因，整理工作必須遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系，鑒定工作必須依照把當時的要求與現(xiàn)實的需要有機結(jié)合起來，保管、檢索工作必須按照現(xiàn)行的制度規(guī)定去要求。這就要求檔案工作者必須經(jīng)常學習檔案管理有關(guān)知識，不斷提高檔案工作者綜合知識水平。

2.2黨政機關(guān)檔案管理工作者一定要有較高的科學管理水平

當前是知識經(jīng)濟的時代，現(xiàn)代化、規(guī)范化管理已經(jīng)熔入黨政機關(guān)日常工作之中，建立科學的檔案管理機制，必然要求檔案工作者掌握科學的管理手段，不斷更新檔案管理水平。面對新形勢新要求，檔案工作者一要掌握檔案學的基礎理論和專業(yè)知識，既要學習好檔案學基本理論，包括公文寫作、檔案文獻編纂、檔案保護技術(shù)等，又要及時學習好黨和國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)、政策制度，夯實基本業(yè)務技能；二要學習和掌握管理學知識，把管理的理念運用到檔案管理之中，對收集、整理、編目、鑒定、保管、檢索、利用、編研等各項業(yè)務環(huán)節(jié)全部做到科技化、規(guī)范化、系統(tǒng)化，不斷提高工作效率，使檔案管理工作水平不斷提高。三要理論聯(lián)系實際，堅持學以致用的原則，增強創(chuàng)新發(fā)展的意識，不斷地總結(jié)檔案管理工作的經(jīng)驗，探索檔案管理工作的規(guī)律，使之成為一項指導檔案工作發(fā)展的長效機制。

2.3黨政機關(guān)檔案管理工作者一定要有較高的自動化辦公操作能力

檔案管理的現(xiàn)代化,離不開科技的投入，特別是計算機技術(shù)已經(jīng)成為機關(guān)辦公自動化的重要載體。作為檔案管理工作，信息知識時代，檔案管理工作的信息資料很大一部分來源于網(wǎng)上信息平臺；檔案管理的系統(tǒng)化，更離不開用計算機編程技術(shù)開發(fā)的檔案管理數(shù)據(jù)庫。因此說，檔案管理工作者必須具有較強的計算機操作能力，能熟練地操作與檔案管理相關(guān)的現(xiàn)代化設備。這也是提高檔案管理工作者業(yè)務素質(zhì)的一項基礎性工作，也是檔案管理工作者必須掌握的基本技能。

3.良好的職業(yè)道德是做好黨政機關(guān)檔案管理工作的重要保障

政治合格、愛崗敬業(yè)、無私奉獻是對黨政機關(guān)工作者的精神要求，是檔案工作者理應遵守一項基本工作要求。檔案工作與機關(guān)宣傳、服務、人事等工作相比，他更多的是幕后工作，更多的是不為外人所知的保密性工作，在外人看來是清水衙門。因此說，檔案管理工作者必須具有良好的職業(yè)道德。良好的職業(yè)道德反映在以下幾個方面，一是政治素質(zhì)過關(guān)，有良好的思想道德情操，能夠樹立正確的人生觀和價值觀；二是具有強烈的事業(yè)感和責任心，把本職工作當事業(yè)來作，耐得住寂寞，甘于清貧，不計較個人得失，一心為公；三是遵紀守法意識強，有正確的權(quán)力觀、利益觀和地位觀，不為名利所累，不做違紀國法的事，不做有悖檔案管理制度的事，時刻用職業(yè)道德約束自己的言行舉止，努力做一個立黨為公執(zhí)政為民的公務員。

4.良好的工作環(huán)境和嚴格的教育機制是提高黨政機關(guān)檔案管理工作者素質(zhì)的重要途經(jīng)

4.1營造良好的工作環(huán)境

檔案工作是一項枯燥乏味、不易出成績的工作，是一個冷門崗位，很多人不愿意去從事這項工作，但是這項工作是反映一個單位發(fā)展過程，詳盡記錄一個單位各方面工作數(shù)據(jù)的基礎性工作，為調(diào)查工作情況、出臺政策法規(guī)、核實人事資料等方面提供著重要依據(jù)。因此說，黨政機關(guān)要學會用政策留人、待遇留人、感情留人。從硬件上，按照現(xiàn)代化、科技化的要求，設立獨立的辦公、查閱、庫房三室，配備電腦、照相、錄像、打印、復印、傳真、掃描、碎紙機等管理設備和設施，安裝標準空調(diào)機，不斷改善檔案保管環(huán)境，為從事檔案管理工作的人員創(chuàng)造一個好工作環(huán)境。從軟件上，建立傾向檔案管理的政策，關(guān)心檔案管理工作者的政治進步，關(guān)心他們的身心健康，提高他們的經(jīng)濟待遇，為檔案管理工作提供充足的經(jīng)費，支持他們搞科研創(chuàng)新，加大獎勵的力度，以良好的發(fā)展環(huán)境，使他們樂于從事檔案工作，進而激發(fā)他們工作的積極性和主動性。

4.2加大教育培訓力度

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關(guān)鍵詞： 中職學校 檔案管理 改進方法

學校檔案管理工作是學校的檔案工作是教育事業(yè)的重要組成部分，是衡量學校教育質(zhì)量和管理水平的重要標準，是學校各項日常工作中形成的第一手資料，是經(jīng)過檔案工作人員去粗取精、分析歸納、分類編目、認真整理形成的，是學校各項評估工作的重要內(nèi)容。目前，中職學校正面臨著不斷的變革，作為中職學校工作的重要組成部分的檔案工作，也面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。那么，如何適應新形勢，加快中職學校檔案工作發(fā)展的步伐呢？根據(jù)《檔案法》的要求，我結(jié)合我校的檔案管理工作，以及自身的學習和工作體會，就如何做好中職學校的檔案管理工作探討如下。

一、當前職業(yè)學校檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.漠視檔案管理的重要性。

就目前的學校檔案管理現(xiàn)狀來看，大部分學校的領導對檔案管理工作不重視，其表現(xiàn)為：（1）對檔案管理的意義認識不足。多年來，由于對教育改革的狹隘認識，導致檔案事業(yè)建設降低到教育改革的附屬地位，經(jīng)常以一種對當前教育改革是否有用的實用主義來衡量檔案事業(yè)，而這一觀念又恰恰違背了檔案的價值屬性。因為檔案是歷史的產(chǎn)物，不能產(chǎn)生直接的教改成績或效果，檔案往往是到檢查評估利用的時候才顯出它的價值。（2）依法歸檔的意識不強。沒有解決檔案收集工作中存在的實際問題，檔案收集方式仍然依靠檔案管理部門主動索取，而依靠主動移交的可操作性不強，學校對教職工的評價考核也沒有把依法治檔作為其中一個條件。各職能部門把檔案資料的收集、移交看成是一種負擔，甚至不當一回事，學期或?qū)W年結(jié)束，該交的檔案資料也沒有整理移交，需要檔案管理人員的多番催促，致使檔案移交工作遲遲不能落到實處，材料收集不齊全，直接影響收集工作的開展。（3）對《檔案法》的宣傳不夠。《中華人民共和國檔案法》頒布20年了，除檔案管理部門認識外，大多數(shù)人不了解、不認識檔案的法律責任，不重視統(tǒng)一管理檔案的意義，領導和廣大職工依法自覺保護、收集、移交檔案材料的意識沒有真正樹立起來。對加強檔案管理的重要性認識不足，沒有意識到檔案對教育事業(yè)的促進作用，認為學校不是什么政府職能部門，檔案管理沒必要也不可能要求得那么嚴格。

2.管理制度不到位。

領導對檔案工作獎罰不明，檔案工作成績再突出，充其量只能是個默默無聞的“無名英雄”，相反，工作推諉、疲沓，甚至損害了檔案，也得不到懲罰。從另一個高度講，這種有章不循、違章難糾的現(xiàn)象普遍存在的原因，是學校的各項管理還沒有完全納入正規(guī)化管理和法制建設的軌道上來，對各項制度的貫徹落實缺乏行之有效的、嚴格的考核獎懲措施。

3.檔案管理人員水平不專業(yè)，態(tài)度不積極。

檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)不高，檔案管理工作開展難度大。專業(yè)的檔案管理人員缺乏，現(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務水平低下是中等專業(yè)學校普遍存在的問題。有的中專學校的檔案管理人員只有一個人，而且是臨時配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身的或者不經(jīng)過培訓就上崗，不具備最基本的檔案管理業(yè)務知識，嚴重制約學校檔案管理工作的發(fā)展。還有些檔案管理人員，年齡大、學歷低，思想觀念陳舊，不但創(chuàng)新意識不強，而且工作的積極性不高。

4.檔案信息軟件建設滯后。

目前中等專業(yè)學校檔案室的管理方式陳舊落后，有些還是手工作業(yè)，文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需對其進行加工，如調(diào)整與編目。這種機械的手工抄寫，不僅僅重復性勞動工作量大、時間長、速度慢，同時也極大地限制了檔案的處理速度。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進行有效的開發(fā)利用，辦事速度慢，查找準確率低、查全率低。

5.檔案室硬件建設滯后。

社會在發(fā)展，學校的辦學條件也有了明顯改善，但是很多學校對檔案室建設的“硬件”投入相對滯后。表現(xiàn)為：（1）有的不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件要求；（2）檔案材料隨處散放，造成極大隱患；（3）檔案保管設備落伍。

6.上級檔案部門的監(jiān)督力度不夠。

一些檔案行政管理部門對于學校存在的檔案違法行為，往往只進行現(xiàn)場指導糾正。久而久之，執(zhí)法檢查變成了上門服務，上門幫助組卷、立卷，以指導替代執(zhí)法、替代執(zhí)罰。而對于法定破損檔案，不及時歸檔，歸檔不全、利用不還，檔案面臨危險等檔案違法行為不作重點深入檢查和追究。

二、中等職業(yè)學校檔案管理工作的改進方法

1.提高認識，加強領導，強化檔案管理意識，建立和完善科學的檔案管理機制。

提高和增強學校全體員工對檔案工作重要性的認識，是搞好學校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認真學習《檔案法》，深入進行檔案法律知識的學習和宣傳，使領導干部和全體師生員工都認識到學校檔案工作的重要意義，樹立和增強全民的檔案意識，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為。扎扎實實地搞好學校檔案工作，建立起嚴密并切實可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次要加強對檔案工作的領導，主要領導應親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實際問題，促使學校檔案工作跟上當今新形勢教育教學改革的步伐。要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學、設備、基建、會計、學籍、團隊等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應確定一名兼職檔案工作人員，負責收集和職能管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學校的各種資料齊全完整。

2.加強專門檔案人員配備，提高檔案管理人員素質(zhì)。

為了使學校檔案管理工作高效有序，首先要配備一名思想好、責任心強、熟悉學校工作、懂得職教辦學規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強業(yè)務能力的同志來負責，健全工作人員崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報關(guān)保密制度，嚴格按規(guī)章辦事。注意加強檔案人員自身業(yè)務素質(zhì)建設，搞好檔案業(yè)務培訓。

3.搞好檔案室硬件建設。

硬件建設是提高檔案水平的基礎，也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設立檔案室，添購檔案管理設施設備，分類存放，編檔管理，配備六防（火、防盜、防潮、防光、防蟲、防高溫、防霉、防塵），確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。

4.加強檔案信息化建設，提高現(xiàn)代化管理水平。

檔案信息化建設是社會信息化發(fā)展不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。首先，觀念現(xiàn)代化，即要正確確立中等專業(yè)學校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次，在具體管理上要與時俱進，要正確確立中等專業(yè)學校檔案管理的理念，制訂一整套科學嚴密的與現(xiàn)代化管理相適應的管理體系和運行機制。最后，檔案管理中實現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，即采用計算機、傳真機和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務質(zhì)量。建立檔案工作網(wǎng)絡，運用現(xiàn)代化管理技術(shù)和先進技術(shù)設備，提高管理水平，跟上辦公自動化步伐。

5.加強檔案的收集和整理。

學校檔案工作應堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重收集本單位形成的文件材料，上級針對本單位制發(fā)的文件材料，本單位公務活動形成的重要會議材料、協(xié)議書、勞動工資等方面的材料。文件材料收集齊全后，要根據(jù)不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。

6.提升管理方法和手段。

追本窮源，強化文件材料的預立卷管理，是提升檔案管理的重要方法和手段。預立卷是學校檔案工作的一項長期的基礎工作，學校檔案工作必須堅持從源頭抓起，要堅持一個口子、兩個環(huán)節(jié)、三個重點、四項工作。“一個口子”即學校由一個口子統(tǒng)一進行校內(nèi)外收發(fā)文。“兩個環(huán)節(jié)”指抓好學校收來文件和帳外文件管理這兩個環(huán)節(jié)。“三個重點”即對重點檔案門類、重點歸檔部門的歸檔進行重點指導?！八捻椆ぷ鳌卑ǎ孩賹n案工作納入部門及有關(guān)人員崗位職責；②每年進行檔案工作檢查評比；③對部門兼職檔案人員定期實施崗位培訓；④對檔案工作有關(guān)人員進行年度考核。

總之，學校檔案管理工作是學?；A工作的重要組成部分，建立健全學校檔案，實行檔案管理，有利于對學校的正確評估，有利于對教師和學生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學校進行科學管理，有利于提高教育教學質(zhì)量。我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，還應主動提供檔案利用服務，做到檔案管理工作管理方法科學化，管理手段高效化，檔案工作標準化，建立檔案管理工作長效機制，使檔案價值得以充分體現(xiàn)。只要努力把學校檔案建好、管好、用好，就一定能使學校辦出成績，辦出特色，辦出水平。

參考文獻：

［1］周楓，辛梅菊.做好學校檔案管理工作初探［J］.山東檔案，2005，（5）.

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關(guān)鍵詞：知識服務；事業(yè)單位；檔案管理；模式構(gòu)建

隨著我國現(xiàn)代社會經(jīng)濟的高水平發(fā)展，隨著而來的是與社會經(jīng)濟發(fā)展向相適應的生產(chǎn)生活方式。第三次科技革命的到來，為整個世界的社會進步提供了一種全新的動力支撐，同時產(chǎn)生了一種全新的經(jīng)濟形態(tài)，及知識經(jīng)濟。知識經(jīng)濟社會的發(fā)展無疑要求“知識”的重要作用，讓知識的力量滲透到現(xiàn)今國民生產(chǎn)生活的各個層面，力圖通過世界的力量改變世界，為社會的可持續(xù)發(fā)展提供持續(xù)的動力支撐?，F(xiàn)今，事業(yè)單位作為我國社會生產(chǎn)生活中重要的組成部分，在其發(fā)展的過程中為了能夠最大限度的發(fā)揮其作用，促使其功能的全面化，并且為了保證其持續(xù)發(fā)展，其有必要在當前社會發(fā)展的基礎上建立以知識服務為基礎的檔案管理模式，健全檔案管理工作，促進事業(yè)單位的高水平發(fā)展。

1 知識服務基礎上事業(yè)單位檔案管理的介紹及必要性分析

知識服務基礎上事業(yè)單位檔案管理是對檔案的收集、整理以及后期的保存管理與現(xiàn)代化信息技術(shù)完全結(jié)合在一起，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)創(chuàng)新一種全新的檔案管理模式，這同時也是與傳統(tǒng)的檔案管理模式最大的區(qū)別。知識服務基礎上事業(yè)單位檔案管理模式的構(gòu)建指的是檔案管理能夠科學有序的進行，能夠使用配備完善的高新技術(shù)，并且在完善的現(xiàn)代化檔案管理制度的范圍內(nèi)，提高檔案管理工作的水平。

當前知識服務基礎上事業(yè)單位檔案管理是非常必要的，其中一方面這是現(xiàn)今知識經(jīng)濟社會發(fā)展的必然結(jié)果；另一方面現(xiàn)代化信息技術(shù)的告訴發(fā)展再加上現(xiàn)今事業(yè)單位的工作量及工作的按年度在日益的增大，所以建立一種學、有序的檔案管理模式是非常必要的。在事業(yè)單位現(xiàn)實發(fā)展的基礎上建立以知識服務為基礎的檔案管理模式能夠是檔案管理的流程更加標準化，檔案管理工作的管理力度進一步強化，能夠在繁重的工作中尋找工作正常進行的發(fā)展契機，能夠為事業(yè)單位檔案管理工作的持續(xù)進行奠定重要的基礎。此外，事業(yè)單位檔案管理工作本身具有非常重要的作用，其是事業(yè)單位今后加強工作的依據(jù)憑證，所以改變傳統(tǒng)的檔案管理模式建立一種全新的以知識服務為基礎的檔案管理模式是必要的。

2 知識服務基礎上事業(yè)單位檔案管理模式構(gòu)建應遵循的原則

2.1 目標實現(xiàn)的原則

事業(yè)單位在進行檔案管理模式創(chuàng)新構(gòu)建的過程中，應該在一定的目標指引下進行，力圖通過檔案管理工作的調(diào)整促進此目標實現(xiàn)的最大化。對于事業(yè)單位來講其最主要的目標并不是實現(xiàn)經(jīng)濟利益的最大化，而是提供經(jīng)濟、政治、社會、文化等方面提供幫助的由國有資產(chǎn)出資設置的。事業(yè)單位的工作目標一般都是隱形的、潛在利益化的，但是這并不代表其沒有目標而言。雖然檔案管理工作不能直接促成事業(yè)單位目標的實現(xiàn)，但是其規(guī)范管理可以為事業(yè)單位目標的實現(xiàn)提供強大的動力支撐。

2.2 系統(tǒng)集成的原則

事業(yè)單位構(gòu)建以知識服務為基礎的檔案管理模式是一項比較系統(tǒng)的工作，這一工作的進行需要各個方面的協(xié)調(diào)合作，這就需要其在具體構(gòu)建的過程中需要遵循系統(tǒng)集成的原則。具體而言這一原則指的是事業(yè)單位在具體構(gòu)建的過程中應該妥善處理管理機制、管理體制以及管理流程三者之間的關(guān)系。同時事業(yè)單位的上層管理人員應做好指導、支持與監(jiān)控的工作，檔案管理的具體工作單位接受被指導、被支持、被監(jiān)督的工作，通過加強事業(yè)單位檔案管理人員與管理層的合作與交流，共同促進以知識服務為基礎的檔案管理模式的構(gòu)建。

2.3 資源整合的原則

事業(yè)單位檔案管理構(gòu)建以知識服務為基礎的模式不僅僅是實現(xiàn)檔案管理科學有序的進行，而且同時要實現(xiàn)資源的整合。事業(yè)單位在檔案管理模式的全新構(gòu)建中要能夠?qū)n案資源順利的實現(xiàn)科學的轉(zhuǎn)化、創(chuàng)新，通過檔案的收集、管理、服務等多方面工作的調(diào)整提高事業(yè)單位檔案管理的水平。檔案管理本身作為一個比較系統(tǒng)的部分，其存在本身就含有矛盾，如果檔案管理人員不能夠?qū)@些矛盾加以處理，那么將會造成檔案管理資源的浪費，所以新模式的構(gòu)建要能夠從環(huán)節(jié)檔案管理內(nèi)部、外部的矛盾，實現(xiàn)資源的整合，促進檔案管理工作的順利進行。

3 知識服務基礎事業(yè)單位檔案管理模式構(gòu)建的具體實施步驟

3.1 知識服務基礎事業(yè)單位檔案管理體制的完善建立

事業(yè)單位以知識服務基礎的檔案管理模式的構(gòu)建首先應該在原有管理體制存在的基礎上建立一種適合知識型管理模式存在的管理體制。管理體制指的是事業(yè)單位管理層各級系統(tǒng)之間的組成方式和構(gòu)成關(guān)系。事業(yè)單位以知識服務為基礎的檔案管理模式構(gòu)建主要從文化理念、人員組織結(jié)構(gòu)以及管理制度三方面進行的。其中文化理念在事業(yè)單位檔案管理單位中的弘揚是非常重要的，努力的在事業(yè)單位形成一種知識型管理的檔案文化，使工作人員在知識文化理念的熏陶下做好檔案管理工作，在大檔案管理理念的指導下，積極的創(chuàng)新，而人員組織結(jié)構(gòu)的科學構(gòu)建是整個事業(yè)等單位的核心組成部分，知識型檔案人員組織結(jié)構(gòu)的構(gòu)建主要是通過專職檔案管理工作人員隊伍的建立，這部分人員并應同時具備檔案管理的專業(yè)知識和一定的科學文化知識；其次是對散落在其他管理部門的檔案管理人員，這部分管理人員應熟知新型檔案管理模式的流程和基本工作理論，強化其檔案保存價值的認識，從人員組織結(jié)構(gòu)加強組織人員的知識服務能力與工作水平；此外，對于管理制度的構(gòu)建主要是在以檔案收集為主要目標的情況下，制定檔案適合事業(yè)單位檔案陳本核算和質(zhì)量控制的制度，同時強化建立以服務為導向的檔案歸檔后的制度建立，增強檔案存在的知識服務的作用。

3.2 知識服務基礎上檔案管理機制的強化完善

在知識服務型檔案管理體制構(gòu)建的基礎上，建立與其相適應的知識服務型檔案管理機制是必要的工作環(huán)節(jié)。知識服務型檔案管理機制的建立主要是通過運行機制和監(jiān)控機制兩個方面進行的。其中運行機制的知識服務化是要在現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展基礎上構(gòu)建的，通過利用信息化技術(shù)手段在事業(yè)單位內(nèi)部建立依靠計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)為主的檔案管理運行機制，大部分工作依靠網(wǎng)絡系統(tǒng)進行工作，提高檔案管理的知識化傾向，知識服務基礎上檔案管理模式的構(gòu)建在電子化檔案使用的基礎上不能完全的放棄紙質(zhì)檔案管理模式的運用，通過現(xiàn)代化信息技術(shù)構(gòu)建監(jiān)控、反饋機制加強對以知識服務為基礎的電子檔案管理運行機制的監(jiān)督，同時構(gòu)建完善的監(jiān)控機制。

3.3 知識服務基礎上檔案管理流程的科學規(guī)劃

知識服務基礎上檔案管理流程是貫徹以知識服務為導向的管理體制及管理機制的重要環(huán)節(jié)，管理流程的的科學規(guī)劃最重要的就是體現(xiàn)在管理流程的標準化建設及使用檔案資源從生成、收集、保存利用給管理過程加強檔案知識資源的整合使用。檔案知識資源的整合并不是單純的對檔案進行歸檔與整理，更重要的是實現(xiàn)檔案資源的“創(chuàng)新利用”，提高利用效率。此外，能夠利用現(xiàn)代化信息技術(shù)條件構(gòu)建專門的檔案引擎搜索系統(tǒng)及檔案服務系統(tǒng)，這樣可以促使檔案工作人員通過操作計算機系統(tǒng)調(diào)出自己需要的檔案，這一環(huán)節(jié)的建設是實現(xiàn)檔案管理知識服務型的關(guān)鍵內(nèi)容。

4 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理模式的構(gòu)建在以知識服務為基礎上進行此項工作是當前進一步提高事業(yè)單位工作水平和工作效率的重要做法。所以，相關(guān)事業(yè)單位應從管理體制、管理機制及管理流程等方面全方位的促進事業(yè)單位以知識服務為基礎的模式的構(gòu)建。

參考文獻

[1]聶寓玲.基于知識服務檔案管理模式研究[J].環(huán)球人文地理，2016（10）：56-58

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關(guān)鍵詞：中職學校 學生學籍 檔案管理

一、中職學校學籍檔案管理工作必要性

中等職業(yè)學校是我國后初中階段學生職業(yè)學習的重要場所和時期，在學生人生中占有重要的地位，繼續(xù)發(fā)展者更是在其中儲存了努力奮斗的軌跡。學籍檔案就是其中寶貴的資源之一。為此，中職學校必須重視并加強學籍檔案管理工作。

健全中職學校學籍檔案管理也是貫徹執(zhí)行國家教育相關(guān)法規(guī)必然要求。教育部《中等職業(yè)學校學生學籍管理辦法》明確規(guī)定學校必須“從學生入學之日起建立學生學籍檔案”

并要求各中職學校結(jié)合實際制定具體的實施細則和制度，對學生從入學之日到畢業(yè)之日的整個時期進行的質(zhì)量考核管理。它涵蓋了學生的注冊入學、成績考核、升級與留、降級，紀律考勤、轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學，休學、復學與退學以及畢業(yè)資格與授予畢業(yè)證書資格的審核、發(fā)放等。可見中職學校學籍檔案管理工作直接關(guān)系著學校的教學質(zhì)量和學生個人的命運，搞好學籍管理工作，提高學籍管理現(xiàn)代化水平是我們每個中職學校工作的重要組成部分，不可缺失，亦不可輕視。

二、中職學校學籍檔案管理工作誤識

近年來，中職學校學籍檔案管理中普遍存在誤失，相當多的教職工對中職學校學籍管理缺乏正確的理解，他們普遍認為學生學籍管理只是教學管理部門管理者的事，與己毫不相干。一些教學管理人員責任心欠缺，對有關(guān)學籍管理的規(guī)章制度及相關(guān)內(nèi)容不了解、不學習、更不求掌握;學生學籍管理的缺失又反過來影響了學校的教學秩序和教學質(zhì)量。一些教師學籍管理知之甚少，對學生違紀現(xiàn)象不聞不問，甚至隱瞞實情;缺乏應對學生嚴重違紀問題的對策，處理無措，亦不愿上報;甚至被學生收買以助其弄虛作假、抬高成績等。一些學生亦只把自己視為學籍管理中的被動者，毫無關(guān)注個人學籍管理意識，甚至在要畢業(yè)才發(fā)現(xiàn)自己尚有缺考科目。

如此混亂狀況長期存在，致使中職學生管理等規(guī)章形同虛設，嚴重干擾了學校正常教學秩序。

產(chǎn)生如許問題根源很多。有管理機會的缺失。如因忙于新生入學軍訓、召開主題班會等形式進行入學教育，學籍管理者沒有時間和機會對學生宣講學籍管理的重要性，因新生還處于變動之中，更是難于及時開展有效的學籍管理教育，入學半年后學生才可適應新的學籍管理習慣。

也有學籍管理體制的缺失。中職學校學籍管理因各部門分治，沒有統(tǒng)一的管理體系，沒有統(tǒng)一的信息平臺，各學校都是單獨建立自己信息系統(tǒng)，無法共享信息，重復勞動不僅增加了工作量，而且制約了其準確性，導致了管理的無序、反饋的滯后、責任的模糊，嚴重脫離了教育現(xiàn)代化發(fā)展的步伐。

三、強化中職學校學籍管理意識

（一）強化服務管理理念

強化規(guī)范的管理制度是搞好中職學校學籍管理工作的關(guān)鍵，中職學校應根據(jù)教育部和上級有關(guān)部門關(guān)于學籍管理制度的各項規(guī)定，自覺制定本校學籍管理細則。同時強化以應各教學部門為主的學籍管理責任制，實行全過程動態(tài)管理。學校教務部門統(tǒng)一標準，強化監(jiān)督檢查，強化日常目標管理。強化學籍管理專職人員責任，相關(guān)人員必須在新的管理模式下，圍繞學校的中心工作強化服務理念，在學校招生、畢業(yè)、專業(yè)設置、教育教學管理、學生思想教育等過程中始終強化責任感，強化服務功能，開放學籍管理內(nèi)容，提高學籍管理的管理效率和項目。

（二）強化數(shù)字化的管理機制

數(shù)字化管理手段是中職學校實現(xiàn)高效、低耗、準確、科學的學籍管理信息有效機制。隨著中職學校招生專業(yè)和社會要求的不斷發(fā)展，社會和校際間的合作日益加強，人工陳舊的管理模式和手段已經(jīng)無法保證學籍管理工作準確性和效率，必須在數(shù)字化模式下進行現(xiàn)代化的學籍管理，依托校園網(wǎng)、局域網(wǎng)建立中職學校學籍管理信息系統(tǒng)，將科學的數(shù)字化信息管理技術(shù)引入學籍管理工作中。將學生在中職學校期間的所有信息匯集在一起，建立學生學籍管理數(shù)字化檔案庫，可隨時查看調(diào)用和定量定性統(tǒng)計分析，使各教學部門和各管理部門能有效的互換信息，也便于各級領導和相關(guān)部門隨時掌握情況。同時，學生可通過數(shù)字化網(wǎng)絡直接查詢本人的學籍信息、考試成績、考勤記錄等內(nèi)容，從而最大限度的實現(xiàn)部門與部門間、部門與個體間資源共享，實現(xiàn)中職學校學籍管理文件的自動化檢索、查勘、提示，提高中職學校學籍管理水平，使中職學校學籍管理全面邁入科學化、規(guī)范化。數(shù)字化時代。

（三）強化考試考查管理方式

學生課程考試考查在中職學校學籍管理中具有重要作用。它不僅可以檢驗教師的課堂教學效果，更可以檢驗學生對所學知識的理解能力和實際運用能力。同時它也是評定中職學校學生可否依照教學計劃學習的有力依據(jù)，是實施中職學校學生學籍處理的重要依據(jù)。為此，必須強化中職學校學生考試考查管理方式，根據(jù)國家法規(guī)、學校實際情況制定詳細具體的學生考試考查管理方式、職責及處理辦法，嚴格、明確規(guī)定考試各個環(huán)節(jié)、各種人員工作責任。使考試考查始終有章可依，違責必究。從而確保中職學校學籍管理權(quán)威性和有效性。

（四）強化學分制管理模式

學分制管理模式是中職學校教育全面實施數(shù)字化形勢下完善學籍管理制度的必然選擇和要求。其基本的原則是允許學生根據(jù)個體情況對所學知識和學習進度上進行自主選擇，這是一種科學、人性化的教學管理方式和人才培養(yǎng)模式。中職學校學籍管理也必須以充分適應學生個體的差異性、多樣化為出發(fā)點，根據(jù)學校、個體及專業(yè)課程實際情況，積極穩(wěn)妥地逐步推行學分制。學分制管理模式必須依據(jù)“拓寬基礎、強化專業(yè)、加強素質(zhì)教育和注重創(chuàng)新能力培養(yǎng)”的原則，科學制定行之有效的人才培養(yǎng)方案。明確規(guī)定學生只要修滿了學校規(guī)定的基本學分，而且品德良好就可以在國家規(guī)定的學業(yè)期限前畢業(yè)。中職學校實施學分制可以極大調(diào)動學生的學習熱情，激發(fā)學生積極性，減少學生經(jīng)濟壓力和心理負擔。同時亦可以改善考風考紀，樹立正確的人生觀，有效推動中職學校學籍管理，最終亦有利于學生構(gòu)建自己的知識體系和健康的世界觀。

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關(guān)鍵詞：人事制度；人事檔案管理；改革與作用

社會主義經(jīng)濟制度體系的逐步完善和發(fā)展，促進我國事業(yè)單位內(nèi)部積極開展人事制度改革，適應社會人才應用發(fā)展需要。認識檔案管理是事業(yè)單位進行認識調(diào)整的重要信息來源，在從我國人事管理的當前問題出發(fā)，對人事制度改革和人事檔案管理的關(guān)系入手進行分析，引導我國事業(yè)單位人才應用管理能力的完善與發(fā)展。

1 人事制度改革與人事檔案管理作用機制的關(guān)系

人事制度改革是促進我國事業(yè)單位人力資源應用實現(xiàn)人才資源綜合應用的重要措施，人事制度改革不僅在人員管理制度，企業(yè)服務機制上實施人力資源的綜合能分配。人事檔案管理是實施人事制度改革的重要管理依據(jù)，事業(yè)單位作為國家建設人力資源建設的一部分，實施合理的人事檔案管理推進人事制度改革的進一步完善和發(fā)展。例如：某地區(qū)事業(yè)單位對人事檔案管理的人才資料整合、分配層次進行全面分配，提高人事檔案管理的科學性發(fā)展，引導事業(yè)單位人事制度改革向著合理機制發(fā)展。

2 人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案的內(nèi)部信息資源差

人事制度改革推進我國人事檔案管理出現(xiàn)新的發(fā)展趨勢，但我國人事檔案管理中依舊存在眾多問題，事業(yè)單位人事制度改革造成阻礙。第一，人事制度改革打破了傳統(tǒng)事業(yè)單位“鐵飯碗”的人事檔案管理局面，事業(yè)單位中人員應用和人才選拔隨著事業(yè)單位發(fā)展趨勢變革而變革。部分事業(yè)單位中傳統(tǒng)的人事檔案管理中信息資源不明確，實施人事制度變革后，事業(yè)單位內(nèi)部人員調(diào)動性較大，導致事業(yè)單位內(nèi)部出現(xiàn)人員分配“空白”現(xiàn)象發(fā)生，造成事業(yè)單位人事調(diào)動出行檔案丟失或者信息資源不全的現(xiàn)象發(fā)生，對事業(yè)單位人事制度變革的開展造成巨大的麻煩，制約了社會主義制度建設的完善程度。例如：某事業(yè)單位內(nèi)對人員檔案信息填寫不全，實施認識制度改革后，導致事業(yè)單位中部分員工的退休年齡和養(yǎng)老保險繳納受到影響。

（二）人事檔案的管理制度較落后

實施認識制度改革后，事業(yè)單位內(nèi)部的人力資源進行重新規(guī)劃，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度對事業(yè)單位的人員資料管理不健全，人力資源的應用和分配中存在眾多管理漏洞，事業(yè)單位中人事管理人員對檔案信息的保密程度較低，導致多種制度管理漏洞，對我國人事檔案管理作用機制的充分發(fā)揮造成影響，人事檔案管理作用機制的實際作用性降低。

（三）人事檔案管理技術(shù)水平落后

現(xiàn)代社會中的制度管理體系進一步完善，國家為了推進我國事業(yè)單位的工作效率逐步提高，積極開展人事制度改革。人事制度改革環(huán)境中不僅僅對人事管理的工作人員進行多元化重新分配，用時也實施對人事檔案管理的技術(shù)手段進行改革，但我國人事檔案管理的技術(shù)應用程度較低，事業(yè)單位中人事檔案管理依舊采用人工管理為主，技術(shù)管理為輔的管理措施，這種技術(shù)應用水平嚴重落后于現(xiàn)代人事資源分配制度，對我國人事檔案管理作用機制的充分發(fā)揮造成影響。

（四）人事檔案管理人員分配程度不合理

此外，實施人事制度改革后，企事業(yè)單位需要進行精兵簡政，實現(xiàn)人事制度的人才應用精簡化發(fā)展，事業(yè)單位內(nèi)部人事資源開展大幅度調(diào)動充足，部分事業(yè)單位內(nèi)部對人事檔案管理的的重視程度較低，導致事業(yè)單位中人員調(diào)動速率快，但人事檔案調(diào)動速率較低，甚至出現(xiàn)人事檔案無法對接的現(xiàn)象，不僅使事業(yè)單位內(nèi)部人事資源管理作用機制的作用性降低，同時也影響了事業(yè)單位人力資源的分配與應用。

3 人事制度改革下實施合理有效的認識管理作用機制措施

（一）完善認識檔案信息量

事業(yè)單位實施人事制度改革，逐步實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案的公開化管理，為了提高事業(yè)單位的社會公信力度，建立完整的事業(yè)單位人事管理體系，單位內(nèi)部及時對人事制度改革中出現(xiàn)的信息資源不明確的人事檔案進行信息完善處理，事業(yè)單位人事檔案信息的真實性和準確性。避免人事檔案管理出現(xiàn)信息不符或信息資源老化形象出現(xiàn)，提高人事檔案在事業(yè)單位人事制度改革中的作用。例如：某事業(yè)單位為了現(xiàn)象國家事業(yè)單位變革發(fā)展要求，積極開展人事制度改革，對該事業(yè)單位內(nèi)部中存在人員檔案信息不明明確的現(xiàn)象進行統(tǒng)一的人事檔案補充管理，實現(xiàn)了該事業(yè)單位人事檔案管理信息的準確性及時性，充分發(fā)揮人事檔案管理作用機制在人事制度改革中的作用。

（二）制定合理的管理制度

實施事業(yè)單位人事制度改革，明確事業(yè)單位人事檔案管理制度，消除傳統(tǒng)事業(yè)單位人事檔案管理的“層次化”，事業(yè)單位內(nèi)部可以設定專門的事業(yè)單位人事調(diào)動組織機構(gòu)，建立一套完善的人員調(diào)動檔案規(guī)范管理體系，協(xié)助事業(yè)單位人員解決好人事制度改革中遇到的問題，在最短的時間內(nèi)完成事業(yè)單位人員調(diào)動，引導事業(yè)單位人事檔案管理作用機制在人事制度改革中發(fā)揮作用。例如：某事業(yè)單位在單位內(nèi)部組織了人事制度改革協(xié)調(diào)部門，該部門主要的工作任務是對事業(yè)單位中進行人事調(diào)動的人員進行人事檔案規(guī)劃管理，保障人事檔案的交接、整理中存在的問題，提高了改事業(yè)單位人事制度改革的效率，促進該事業(yè)單位人事檔案管理實現(xiàn)科學化管理，實現(xiàn)人力資源的綜合分配。

（三）激發(fā)認識檔案管理人員的工作積極性

充分激發(fā)事業(yè)單位檔案管理人員的工作積極性，制定科學合理的人事檔案管理措施，明確檔案管理標準，實現(xiàn)人事檔案管理的層次性劃分，使事業(yè)單位中的認識檔案管理人員樹立正確的檔案管理理念，避免出現(xiàn)“有色”檔案管理想、思想，推進事業(yè)單位人事檔案管理能力的進一步提高；其次，事業(yè)單位內(nèi)部也可以依據(jù)人事改制定明確的人員培訓和管理機制，促進我國事業(yè)單位內(nèi)部人力資源應用管理開展明確的人員考核制度，充分發(fā)揮人民群眾在事業(yè)單位人事制度改革中的監(jiān)督作用，提高對人事檔案管理人員的約束力，充分發(fā)揮事業(yè)單位人事檔案管理作用機制在人事制度改革中發(fā)揮的作用。

（四）應用現(xiàn)代科技手段進行人事檔案管理措施的進步

充分發(fā)揮人事檔案管理作用機制在事業(yè)單位人事制度改革中的作用，將先進的人事檔案管理運行機制作為人事改革發(fā)展的技術(shù)支持。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應用能夠事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理措施，采用計算機數(shù)據(jù)管理技術(shù)進行人事改革人員調(diào)動，人事資源信息調(diào)動的準確性提高，人事檔案丟失的機率降低，保障事業(yè)單位中人員調(diào)動實現(xiàn)檔案調(diào)動與人員調(diào)動同步的發(fā)展趨勢，大大提高了人事制度改革的實施效率。例如：某事業(yè)單位中采用電子檔案存儲人事檔案，一旦該事業(yè)單位中進行人事制度改革，人員信息變動通過計算機操作直接進行，大大降低了人員檔案丟失現(xiàn)象的發(fā)生，保障事業(yè)單位內(nèi)部實施人事制度改革的順利開展。

4 結(jié)論

人事制度改革是實現(xiàn)促進我國社會人才管理制度進一步完善發(fā)展的重要措施，事業(yè)單位內(nèi)部逐步完善人事檔案管理作用機制的發(fā)展，推進事業(yè)單位管理體制在現(xiàn)代人事管理上的創(chuàng)新應用，為我國事業(yè)單位中人力資源的合理分配發(fā)展科學的人事檔案管理基礎。

參考文獻

[1].第一部分年度報告篇第3章人力資源服務機構(gòu)與人員及其新變化[A]..中國人力資源服務業(yè)白皮書2013[C].：，2013：61.

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一、實行“五位一體”應用前檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

1.電網(wǎng)建設項目檔案歸檔過程監(jiān)管缺位

電網(wǎng)建設項目檔案管理工作要與項目建設同步進行，項目文件的收集、整理、歸檔和項目檔案的移交要與項目的立項準備、建設和竣工驗收同步進行。受傳統(tǒng)機制、慣性思維及工作習慣等因素影響，電網(wǎng)建設項目檔案歸檔范圍不明確，各施工單位和設計、監(jiān)理等部門在施工生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的交叉檔案，由于職責分工不規(guī)范，無人收集和整理，項目檔案歸檔過程中監(jiān)督部門不檢查檔案的完整和準確，造成監(jiān)管缺位，出現(xiàn)電網(wǎng)建設項目檔案丟失，歸檔的質(zhì)量不規(guī)范，檔案不齊全、不完整。

2.電網(wǎng)建設項目檔案歸檔前指導監(jiān)督不到位

電網(wǎng)建設項目檔案在勘察設計、施工過程及竣工驗收整個過程產(chǎn)生的文件、施工記錄、竣工文件在歸檔前，檔案管理員對建設項目施工程度和進度不了解，檔案歸檔前的指導工作做不到位，造成檔案收集材料不及時，工作積級性不高，檔案丟失和損壞檔案，這些問題直接影響和制約了電網(wǎng)建設項目檔案歸檔。

3.電網(wǎng)建設項目檔案歸檔文件材料不規(guī)范

電網(wǎng)建設項目檔案歸檔文件材料環(huán)節(jié)做的不規(guī)范，沒有做到非紙質(zhì)文件材料應與其文字說明一并歸檔，外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢語譯文的，應一并歸檔，無譯文的要譯出題名和目錄后歸檔。歸檔文件材料一般一式一份，重要的利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數(shù)，具有永久保存價值或其他重要價值的電子文件，沒有完全做到制作紙質(zhì)文件或縮微膠卷同時歸檔。

二、推動“五位一體”檔案管理的主要做法

1.進一步完善電網(wǎng)建設項目檔案管理體系

（1）電網(wǎng)建設項目檔案實行“統(tǒng)一領導、分級管理、層層負責的原則，建立自上而下的分級管理體系，遵循“誰形成，誰負責”，“誰生成，誰整理”的原則，完成各自職責范圍項目檔案的整理、歸檔。

（2）建立健全項目檔案管理組織機構(gòu)，明確管理職責，統(tǒng)一要求，將項目檔案工作納入有關(guān)領導、相關(guān)部門及工作人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制中，采取有效措施，抓好組織落實，按照項目文件形成的先后順序和項目建設階段性完成情況，做好項目檔案的形成、積累、整理和歸檔工作。

2.深化電網(wǎng)建設項目檔案歸檔過程管控

進行職責范圍內(nèi)電網(wǎng)建設項目檔案全過程管控。電網(wǎng)建設前期材料由前期人員進行收集、整理；電網(wǎng)建設項目設計文件及概預算由設計單位進行收集、整理；電網(wǎng)建設項目施工文件由施工單位進行收集整理組卷；電網(wǎng)建設項目竣工驗收過程中形成的文件材料由建設管理部門組織、協(xié)調(diào)收集整理組卷工作，并負責檔案的移交歸檔工作；檔案管理員負責電網(wǎng)建設項目檔案監(jiān)督、z查和指導工作，負責組織、協(xié)助組織或參加重大建設項目檔案竣工驗收和達標投產(chǎn)、工程創(chuàng)優(yōu)檔案管理的檢查考核工作。深化電網(wǎng)建設項目檔案歸檔過程管控，使電網(wǎng)建設項目檔案形成的各個環(huán)節(jié)管理，監(jiān)督、指導到位，保證項目檔案在歸檔達到齊全、完整、準確的要求（見圖一）。

3.嚴格審核電網(wǎng)建設項目檔案歸檔質(zhì)量的標準

檔案管理員嚴格按照項目檔案歸檔質(zhì)量要求，審核歸檔文件材料的字跡清晰，圖標整潔，簽字蓋章手續(xù)完備；書寫字跡應符合耐久性要求，不能用易褪色的書寫材料書寫、繪制；歸檔的項目文件應為原件、正本；各種原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)保書、出廠試驗報告、復測報告齊全完整；項目檔案在檔案信息管理系統(tǒng)上進行檔案信息的著錄、編目、電子文件的掛接，設計院移交的電子版竣工圖應為PDF或GWF格式；電子文件整理時應寫明電子文件的載體類型，載體上標簽應注明載體序號、檔號、保管期限、密級、存入日期等，在移交紙質(zhì)文件的同時應移交同步形成的電子、音像材料。歸檔的電子文件應包括相應的背景信息和元數(shù)據(jù)等。

4.加強培訓，促進“五位一體”常態(tài)運轉(zhuǎn)

（1）開展電網(wǎng)建設項目檔案專業(yè)培訓，全面掌握檔案的相關(guān)理論知識，現(xiàn)場指導參建單位專兼職檔案員進行收集、分類、組卷、編目、裝盒、貼脊背等工作，召集各縣公司及參建單位專兼職檔案員集中培訓檔案信息管理系統(tǒng)的應用，提升項目檔案信息的著錄、編目、電子文件的掛接和操作能力，加快項目檔案的歸檔時間，促進項目檔案歸檔的常態(tài)化、標準化。

（2）將《國家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設項目檔案管理辦法》《電網(wǎng)建設項目檔案管理流程手冊》裝訂成小冊子，分發(fā)給公司兼職檔案員及項目參建單位，做為隨身查閱工具，方便查詢職責內(nèi)容、歸檔范圍、保管期限、收集整理規(guī)則及檔案管理流程，方便收集和整理工程項目檔案材料過程中達到收集齊全、分類準確、編目正確、排序合理等要求。

三、應用“五位一體”檔案管理實例分析

實例一：電網(wǎng)建設項目檔案的歸檔齊全完整，為公司新建、改擴建工程提供有效利用。

電網(wǎng)建設項目檔案的歸檔作用是為企業(yè)的發(fā)展及時提供信息，為公司安全生產(chǎn)建設提供有效依據(jù)。邯鄲地區(qū)的邯鋼企業(yè)升級建設了一個邯鋼新區(qū)，邯鋼新區(qū)的負荷將達400-450兆瓦，以前的220kV夏莊變電站已不能滿足邯鋼新區(qū)用電需求，直接影響用戶的安全用電，國網(wǎng)邯鄲供電公司決定對220kV夏莊站進行整站改造重建。改造重建需要依據(jù)原設備的相關(guān)數(shù)據(jù)，由于原設備處在運行狀態(tài)，很多勘察設計工作無法在帶電情況下進行，而將設備實施停電將影響鋼鐵企業(yè)供電可靠性。為保證項目前期設計勘察的安全性、可研報告的準確性，各部門技術(shù)人員到公司檔案室對相關(guān)數(shù)據(jù)和依據(jù)進行借查閱，由于檔案實施“五位一體”的深化應用，保證了220kV夏莊站的一期工程、后期擴建工程的全部檔案齊全，完整，先后提供了76卷3385張竣工圖、施工記錄1012份。大大縮短了勘察設計周期，節(jié)約了工程費用，保證了安全供電，提高了工作效率，為公司新建、改擴建工程提供有效利用。

實例二：印制小冊子發(fā)揮學習作用，提高檔案管理水平。

電網(wǎng)建設項目檔案專業(yè)性強、收集整理歸檔過程繁雜多變，在理論知識常規(guī)培訓和實際操作基礎上，為便于專業(yè)管理人員加強職責和流程的認識，將《國家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設項目檔案管理辦法》、《電網(wǎng)建設項目檔案管理流程手冊》裝訂成小冊子做為培訓教材，發(fā)放給公司兼職檔案員和項目參建單位，做為隨身工具，有利于專業(yè)管理人員的快速記憶，提高培訓效率。也可用于自學和培訓后的定期復習，便于對專業(yè)工作內(nèi)容的系統(tǒng)了解和對具體的工作業(yè)務的全面掌握，解Q了實際工作中遇到遺忘和記憶不清的情況，專業(yè)管理人員翻閱小冊子，即可迅速查閱相關(guān)管理工作的職責、整理、歸檔及流程等內(nèi)容要求，確保項目檔案順利、高效的規(guī)范性歸檔。特別是對新上崗人員能夠很快進入工作角色，順利完成檔案材料整理歸檔工作，起到很大的幫助和指導作用。

實例三：電網(wǎng)建設項目檔案編制規(guī)范，為創(chuàng)“國網(wǎng)優(yōu)質(zhì)工程”打下堅實基礎。

《國家電網(wǎng)公司輸變電工程優(yōu)質(zhì)工程評定管理辦法》是以工程項目為對象進行的輸變電工程達標創(chuàng)優(yōu)進行考核，考核標準內(nèi)容之一是檔案管理。近幾年國家電網(wǎng)公司進行了輸變電優(yōu)質(zhì)工程評定，國網(wǎng)邯鄲供電公司在220kV雞澤、呂莊、館陶變電站擴建工作中，推進“五位一體”管理機制，對驗收的項目檔案進行分類、組卷、編目、裝盒、貼脊背、錄入、掛接，做到分類準確，組卷合理、案卷封面、案卷脊背，卷內(nèi)目錄、備考表等規(guī)范編制，按照國家電網(wǎng)公司輸變電優(yōu)質(zhì)工程標準進行了自查和復查，公司的220kV雞澤站、呂莊站、館陶站擴建三項工程均達到了國網(wǎng)公司輸變電優(yōu)質(zhì)工程標準，被命名為國網(wǎng)公司輸變電優(yōu)質(zhì)工程。項目檔案規(guī)范編制，為電網(wǎng)建設項目工程創(chuàng)“國網(wǎng)優(yōu)質(zhì)工程”打下堅實基礎。

四、應用“五位一體”檔案管理工作成效

1.實施“五位一體”，項目檔案歸檔管理規(guī)范為公司創(chuàng)造更高效益

通過電網(wǎng)建設項目工程管理部門的密切配合，組織實施“五位一體”，保持“五位一體”與實際工作的聯(lián)系，做到電網(wǎng)建設項目從立項、勘察、設計、施工、竣工、驗收的規(guī)范化流程管理，工程項目建設的每個階段都有執(zhí)行標準，保證了項目檔案的歸檔管理，維護了項目檔案的齊全、完整、準確。檔案歸檔管理規(guī)范是檔案提供利用的先決條件，是檔案提供利用創(chuàng)造經(jīng)濟效益和社會效益的保障。在近年農(nóng)網(wǎng)改造升級改造時，通過檔案信息管理系統(tǒng)為其提供了35kV主變壓器廠家資料，35kV線路工程的技術(shù)記錄和電氣及桿塔竣工圖，加快了農(nóng)網(wǎng)改造的進度，為工程規(guī)劃設計提供齊全完整的文件，為新型農(nóng)村電網(wǎng)的安全供電提供了保障，為社會創(chuàng)造了不可估量的經(jīng)濟效益和社會效益。

2.完善了項目檔案規(guī)范化管理，提高檔案信息化建設水平

篇10

關(guān)鍵詞：職工養(yǎng)老保險；檔案；作用；意義

中圖分類號：F840.67

一、引言

職工養(yǎng)老保險是社會保險的其中之一，而職工養(yǎng)老保險檔案則是養(yǎng)老保險管理工作的重要業(yè)務載體，其記錄、保管都應準確完整，它是參保人員合法權(quán)益的基本保證。企業(yè)由于出現(xiàn)生產(chǎn)力布局的不斷調(diào)整，單位合并、拆分、新設、改制等情況，養(yǎng)老保險檔案的規(guī)范管理都應能很快適應形勢的變化，并未后續(xù)工作奠定基礎。若臺賬不齊、資料不全、交接不暢等問題出現(xiàn)，其下步職工養(yǎng)老保險的管理工作就較難開展。

二、職工養(yǎng)老保險檔案的基本特點

1、養(yǎng)老保險檔案的定義。根據(jù)《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定》，其職工養(yǎng)老保險檔案可以定義為：企業(yè)和各經(jīng)辦機構(gòu)在辦理養(yǎng)老保險業(yè)務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。因此，職工養(yǎng)老保險檔案不僅是對參保人員養(yǎng)老保險全過程的記載，也是有關(guān)文件、個人臺賬和經(jīng)辦業(yè)務的記錄（如國家和地方政府出臺的有關(guān)政策、職工養(yǎng)老保險手冊、臺賬、花名冊、變更表、各類報表以及有關(guān)財務憑證等）。它不僅是書面記載，而且還應有數(shù)字化記載。

2、職工養(yǎng)老保險檔案的特點。①涉及面大。職工養(yǎng)老保險管理涉及到與個人、企業(yè)和社保經(jīng)辦機構(gòu)及財務部門，凡是與養(yǎng)老保險業(yè)務有關(guān)的，都應納入養(yǎng)老保險檔案范疇，應是工作全方位的記載。②信息化程度高?，F(xiàn)代化的職工養(yǎng)老保險管理，必須采用高度信息化的工作平臺，使很多業(yè)務都通過計算機技術(shù)完成。以其高度的信息化，滿足現(xiàn)代化管理的要求。③保存期長。與參保人員個人有關(guān)的記載，要保存達數(shù)十年，那么企業(yè)和社保經(jīng)辦機構(gòu)就更長了。只要養(yǎng)老保險管理工作在持續(xù)進行，養(yǎng)老保險檔案的記載就不會停止。有的養(yǎng)老保險檔案的保管期長達幾十年，甚至百年，還有是永久性保管的。④安全性性高。職工養(yǎng)老保險檔案有紙質(zhì)記載的，也有電子記載的，有些記載具有唯一性和不可替代性，比如個人手冊、個人基數(shù)確認表等；還有些記載涉及到隱私問題（如個人收入或待遇、單位工資總額等）。這說明職工養(yǎng)老保險檔案管理要特別注重安全性。除了要妥善保管、有效備份外，還應防止網(wǎng)絡化的盜竊，特別是要防止不法分子對數(shù)據(jù)信息的非法竊取、刪除或篡改。

三、職工養(yǎng)老保險檔案的健全與完善

1、充分認識到職工養(yǎng)老保險檔案的重要性。現(xiàn)在人們還缺乏對職工養(yǎng)老保險檔案的重要性認識，沒有行之有效的檔案管理機制。許多單位的各種材料、檔案還是雜亂無章，眼前的管理只不過是淪落于一種形式，根本無法保證其能夠充分發(fā)揮價值。職工養(yǎng)老保險檔案管理是一項基礎性管理工作，是企業(yè)管理中的重要一環(huán)。只有清醒的認識到其重要性，端正態(tài)度去管理好這項工作，才對于企業(yè)的發(fā)展有利。

2、健全制度，專人負責養(yǎng)老保險檔案的保管、安全存放與人動交接。作為企業(yè)的社保機構(gòu)，首先應建立健全職工養(yǎng)老保險檔案管理制度，明確管理人員分工和職責，對檔案的建立、維護、交接等環(huán)節(jié)實行制度化管理。紙質(zhì)檔案材料應排列整齊有序，儲存在專門的場所，重要材料應復印備份，檔案電子數(shù)據(jù)應當有比較強的網(wǎng)絡安全性，要做到異地備份，數(shù)據(jù)格式要有清晰的說明以便日后升級維護。在交接環(huán)節(jié)上，要予以高度的重視，嚴防脫節(jié)，避免后續(xù)工作帶來無法預計的困難。加強對職工養(yǎng)老保險檔案交接環(huán)節(jié)管理，可結(jié)合建立考核獎懲機制，督促管理人員既要在在崗時認真履行好職責，還要保障在換崗時能做好交接工作，確保職工養(yǎng)老保險檔案管理的延續(xù)性。

3、職工養(yǎng)老保險檔案進行科學分類、有序整理。檔案分類是檔案管理中的一個工作程序，它在整個檔案管理工作中具有一定的主導性作用。沒有科學的分類，養(yǎng)老保險檔案從建立之初就無法進行有效地整理和組織，更談不上健全。因此，確定分類標準，實現(xiàn)科學分類，這是職工養(yǎng)老保險檔案建立健全的基礎，也引導著其它各項后續(xù)工作的有序展開。國家和地方政府出臺的有關(guān)養(yǎng)老保險政策，可以按文件的出處、類型、文號、實施時間等要素分類歸檔，對經(jīng)辦機構(gòu)和企業(yè)在養(yǎng)老保險管理工作中的各種記錄（社會保險登記證、各類報表、說明或證明材料等），可以按歸屬部門、材料類型、時間等要素分類歸檔。對于與參保人員個人有關(guān)的材料（如繳費手冊或卡片、人事命令、賬戶轉(zhuǎn)移情況表等），應為每一個人單獨建檔進行管理。管理過程中應當注意有序整理，重點是：①規(guī)范編號（包括個人身份證號、養(yǎng)老保險編號、單位編碼、社保登記證號等），進行必要的整理和規(guī)范。②把握業(yè)務規(guī)律（如日常業(yè)務、月度業(yè)務、年度業(yè)務等），在職工養(yǎng)老保險檔案中要能清晰的體現(xiàn)。③做好動態(tài)化管理。對已經(jīng)辦理完畢的事項，相關(guān)材料要及時分類歸檔；對還在辦理過程中的事項，要注意及時跟進、掌握動態(tài)。④做好常態(tài)化管理。經(jīng)常性、制度性的整理好養(yǎng)老保險檔案，保持檔案材料之間的聯(lián)系，保證檔案的齊全完整。

4、職工養(yǎng)老保險檔案必須實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡化管理。職工養(yǎng)老保險檔案應充分利用計算機數(shù)據(jù)庫管理功能和網(wǎng)絡平臺，建立養(yǎng)老保險檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡化。這也是國家社會保障體系建設、社會保障信息化建設和提高社保經(jīng)辦機構(gòu)管理服務水平的必然要求，也是現(xiàn)代化職工養(yǎng)老保險檔案管理的發(fā)展方向。檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡化，不僅要有存儲量大、檢索方便、數(shù)據(jù)傳遞快速便捷等優(yōu)點，而且還要實現(xiàn)資源的共享，這對于提高統(tǒng)籌層次方面也有重要的現(xiàn)實意義和深遠意義。

四、職工養(yǎng)老保險檔案的主要用途

1、職工養(yǎng)老保險檔案是職工養(yǎng)老保險管理服務的延伸。對于準確完整的職工養(yǎng)老保險檔案來說，不僅能提高業(yè)務經(jīng)辦效率，而且能推動社保經(jīng)辦機構(gòu)的服務工作，又能為領導決策提供有力的依據(jù)，其具有潛在價值向現(xiàn)實價值的合理轉(zhuǎn)化的功能。

2、職工養(yǎng)老保險檔案是開展職工養(yǎng)老保險管理工作的重要依據(jù)。職工養(yǎng)老保險各項業(yè)務的辦理，有憑有據(jù)，符合國家政策，能經(jīng)得起檢查。職工養(yǎng)老保險檔案管理工作準確、翔實和完整的記錄，能有效保障企業(yè)和參保人員的合法權(quán)益。

3、職工養(yǎng)老保險檔案是整合社保檔案的必要條件。國家各險種的統(tǒng)籌層次、歸屬經(jīng)辦部門不同一，需要建立統(tǒng)一的社會保險檔案。職工養(yǎng)老保險在社會保險中也是實施最早的，其數(shù)據(jù)最齊，具有可靠的工作基礎，需要進一步建立和完善職工養(yǎng)老保險檔案，逐步建立健全各種臺賬。完善的社會保險檔案，也是社會保險政策不斷完善和統(tǒng)籌層次提高的創(chuàng)造必要條件。

4、職工養(yǎng)老保險檔案是提高統(tǒng)籌層次的必要條件。因目前職工養(yǎng)老保險統(tǒng)籌層次的問題，各地的職工養(yǎng)老保險信息也互不相通，資源不能實現(xiàn)共享，需要通過建立健全養(yǎng)老保險檔案，逐步解決數(shù)據(jù)共享的問題，這也是為了提高統(tǒng)籌層次創(chuàng)造必要的條件，也是實現(xiàn)高效化管理的重要基礎。

五、結(jié)束語

保障企業(yè)職工養(yǎng)老保險以致整個社會保險工作的積極發(fā)展，強化社保經(jīng)辦機構(gòu)管理服務職能，增強服務手段，切實保障國家、企業(yè)和參保人員的合法權(quán)益很有必要。作為社保部門，必須深刻的認識到職工養(yǎng)老保險檔案的重要作用與意義。建立健全職工養(yǎng)老保險檔案，才能在構(gòu)建和諧社會的進程中做出更好地服務，并有力推動職工養(yǎng)老保險事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

參考文獻

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