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企業(yè)檔案管理知識管理

一、何為知識管理

知識管理是管理科學(xué)更深一個層次的理念及思想的延伸，知識管理的發(fā)展主要是依靠人們的知識資源的高度重視和深入了解。一般情況下大眾把知識管理范圍劃分為兩種：第一是隱性知識，第二是顯性知識。顯性知識又稱明晰知識、外顯知識是指“能明確表達(dá)的知識”，即人們可以通過人際交流、書籍、期刊雜志、軟件和數(shù)據(jù)庫等方式獲取，能表明其含義的。在行動中所蘊(yùn)含的未被表述的知識，稱為隱性知識。知識管理是指組織的管理者通過對組織內(nèi)外部的顯性知識和隱性知識的獲取、存儲、傳遞和應(yīng)用活動進(jìn)行管理和利用，以達(dá)到提高組織創(chuàng)造價值的能力。

知識管理其實(shí)是一種管理理念，它必須與實(shí)際的企業(yè)管理相結(jié)合才用其生命力。筆者認(rèn)為，相對于企業(yè)而言，知識管理是指企業(yè)以信息化的手段來管理企業(yè)的各類智力資本，使之與企業(yè)其他資本相結(jié)合，為企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)展服務(wù)，推動企業(yè)整體向前發(fā)展。

二、知識管理與檔案管理的關(guān)系

檔案記錄著人類在歷史社會活動中的全過程的事實(shí)、數(shù)據(jù)、知識、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)等，是知識的一種表現(xiàn)形態(tài)，具有存儲信息的知識功能。檔案管理是通過對檔案的收集、整理、管理、開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案留存歷史，服務(wù)當(dāng)下的價值。通過檔案信息資源的開發(fā)利用，是有效傳遞顯性知識和隱性知識的有效途徑。

檔案管理與知識管理的關(guān)系，有學(xué)者認(rèn)為，知識管理是現(xiàn)代檔案管理工作的新階段，也有人認(rèn)為知識管理是檔案開發(fā)利用階段的一個組成部分，筆者認(rèn)為知識管理是檔案管理新的發(fā)展方向，是組織檔案開發(fā)利用的一次升華。對于檔案來說大致經(jīng)歷了以下兩次革命，第一次為法國大革命時期頒布的《穡月七日檔案法令》，標(biāo)志著檔案由封閉走向開放，素有“檔案人權(quán)宣言”之稱；檔案的第是基于信息技術(shù)革命，帶來的檔案管理手段的進(jìn)步，解放了檔案工作人員，有計算機(jī)和軟件代替了原來繁雜的人工操作。筆者認(rèn)為檔案管理的第三次革命，將是以知識管理為發(fā)展方向的檔案管理變革，知識管理將喚醒沉睡的海量檔案信息資源，將帶來社會、組織對檔案的極大重視。

或者我們可以這樣認(rèn)為，知識管理是工作的手段，檔案管理是工作的內(nèi)容，而檔案是企業(yè)的資本、資源，通過知識管理的方式來管理企業(yè)的檔案資源并配置優(yōu)化。

三、企業(yè)檔案知識管理的開展需要哪些基礎(chǔ)工作

可以說，到目前為止，知識管理還是一個概念化的管理理念，在檔案管理中應(yīng)用知識管理的模式更是一個創(chuàng)新大膽的嘗試。因?yàn)榻⒁环N新的管理模式就意味著對舊的管理模式及其組織結(jié)構(gòu)的否定。知識管理之于舊的管理體系，是推到重建，還是逐步優(yōu)化，并沒有絕對的對錯之分。企業(yè)的檔案管理在向知識管理過渡中，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，實(shí)事求是，量力而行。

企業(yè)檔案管理要發(fā)展成知識管理，需要做好以下幾個方面：

第一，企業(yè)檔案知識管理要建立在檔案信息化高度發(fā)達(dá)的基礎(chǔ)上?？梢哉f檔案信息化是檔案知識管理的基礎(chǔ)。檔案知識管理要建立在海量的檔案信息資源的可獲取、可挖掘、可傳播、可理解的基礎(chǔ)上，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上開展檔案知識管理，效率低、質(zhì)量差。對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，開發(fā)檔案系統(tǒng)與其他各業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口，收集電子文件，通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，開展數(shù)據(jù)集成、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)分析、語義處理與可視化數(shù)據(jù)挖掘問題，研究深層次知識挖掘的方法和技術(shù)。

第二，企業(yè)檔案知識管理要建立在新型的人與檔案之間的關(guān)系上。要建立檔案知識管理，需要檔案充分的融入企業(yè)的各項(xiàng)工作中，讓企業(yè)員工在工作中能隨時隨地的能查閱到檔案，并能確保在工作中形成的顯性和隱性的知識能通過檔案的形式進(jìn)行保管和分享。

在信息技術(shù)尚未廣泛運(yùn)用在企業(yè)日常管理之前，檔案管理位于整個企業(yè)線性管理的未端，與其他企業(yè)運(yùn)營模塊之間是一種單程的點(diǎn)對點(diǎn)關(guān)系。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各種信息系統(tǒng)中企業(yè)運(yùn)營和發(fā)展中發(fā)揮越來越重要的作用。信息化成為企業(yè)管理和運(yùn)營不可或缺的重要手段。檔案作為信息，也逐漸成為企業(yè)發(fā)展的智力資本。這種變化不但給檔案利用模式帶來了根本性的變革，也對檔案管理者提出了新的更高的要求。

第三，企業(yè)檔案知識管理要建立在新的檔案管理體制。在目前的企業(yè)檔案管理體制中，由企業(yè)的的檔案部門集中統(tǒng)一管理全企業(yè)的檔案，需要同時負(fù)責(zé)收、管、存、用等各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，而企業(yè)的檔案負(fù)責(zé)人人數(shù)基本都是很少，在應(yīng)付基本的檔案管理工作已經(jīng)顯得捉襟見肘，更別提開展檔案知識管理。要企業(yè)通過增加檔案工作人員來滿足檔案知識管理，估計也很少有企業(yè)有如此的先進(jìn)之名。企業(yè)檔案管理體制的變革，開展檔案管理的社會化，打破以往專職檔案員開展檔案管理工作，發(fā)展成為企業(yè)全員參與，企業(yè)檔案管理和檔案信息資源和檔案知識開發(fā)中。甚至是開展企業(yè)檔案知識管理外包，由專門的信息資源和知識管理公司負(fù)責(zé)企業(yè)檔案知識開發(fā)和提供利用工作。

第四，應(yīng)作好用戶需求分析，根據(jù)需要，建立符合企業(yè)發(fā)展規(guī)劃的知識管理體系。不同的企業(yè)對知識管理的需求是不一樣的，同一企業(yè)在不同的發(fā)展階段也是不一樣的。企業(yè)的檔案管理在向知識管理過渡中，實(shí)事求是的分析企業(yè)實(shí)際的需求和發(fā)展現(xiàn)狀，以及企業(yè)本身信息化建設(shè)的水平。并梳理各業(yè)務(wù)在檔案利用中的具體需求，結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)和原有檔案管理模塊，以用戶需求為導(dǎo)向，以企業(yè)自身發(fā)展為牽引，建立符合企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展檔案知識管理系統(tǒng)。參考文獻(xiàn)：

[1]任越，知識管理中檔案價值的重新發(fā)現(xiàn)[M]，檔案學(xué)通訊，2012（05）.

[2]張曉娟，我國檔案館運(yùn)用知識管理的案例研究――以武漢市城建檔案館為例[M]，檔案學(xué)研究，2010（04）.

[3]賈玲，知識管理不能取代檔案管理――再論檔案管理與知識管理的關(guān)系[M]，檔案學(xué)研究，2015（04）.

[4]冷雪，近十年我國檔案學(xué)與圖書館學(xué)領(lǐng)域知識管理研究的計量分析[M]，檔案學(xué)研究，2013（12）.

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關(guān)鍵詞：人事制度；人事檔案管理；特點(diǎn)；影響

作為人事制度改革中的重要內(nèi)容，人事檔案管理質(zhì)量的高低會嚴(yán)重影響到人事制度改革的順利實(shí)施，所以，在市場經(jīng)濟(jì)時代，充分認(rèn)識到人事制度改革的現(xiàn)實(shí)意義，根據(jù)社會的發(fā)展形勢，合理進(jìn)行人事檔案管理工作，不斷提高人事檔案管理工作的效果，為人事制度改革的順利推進(jìn)打下良好的基礎(chǔ)，逐漸受到事業(yè)單位的關(guān)注。

一、傳統(tǒng)人事檔案管理的熱點(diǎn)

1.與員工的切身利益息息相關(guān)

在計劃經(jīng)濟(jì)時代，為了滿足人力資源的管理需求，很多事業(yè)單位建制定了專門的人事檔案管理制度，并且根據(jù)員工身份、職責(zé)的差異，建立起基層檔案和領(lǐng)導(dǎo)檔案。但是，沒有正式工作的農(nóng)村居民和城鎮(zhèn)待業(yè)人員，一生也不會擁有人事檔案。所以，在計劃經(jīng)濟(jì)時代，人事檔案不僅僅能夠決定我國公民的身份和職責(zé)，而且管理著個人晉升、調(diào)動、社會保險和事業(yè)單位福利以及退休等方面，甚至?xí)绊懙絾T工子女的工作。因而，人事檔案可以說是員工身份和職責(zé)的象征，與員工的自身利益密切相關(guān)。

2.能夠控制員工的行為

雖然人事檔案記錄了員工的工作經(jīng)歷，但是，卻不是由員工個人管理和保存，只有用人單位才能夠調(diào)動人事檔案，員工本人以及其他的事業(yè)單位沒有權(quán)利去調(diào)用人事檔案。而且，在進(jìn)行人事檔案制度改革之前，我國主要是采用員工與人事檔案互不分離的管理制度，所以人事檔案會隨著員工變動的情況進(jìn)行改變，反之，如果人事檔案沒有遷移，那么員工將無法進(jìn)行工作調(diào)動。人事檔案是員工的社會象征，對于員工有著非常重大的意義，所以，員工必須服從事業(yè)單位的安排，不得擅自離開自己的工作崗位，從而限制了員工的流動。

二、新時期人事檔案管理的特點(diǎn)

1.國企員工可以“無檔入職”

在人事管理制度改革和發(fā)展的情況下，以前的終身聘任制度已經(jīng)不能適應(yīng)社會發(fā)展的需求，人事檔案的存在價值遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于計劃經(jīng)濟(jì)時代，員工也不再一味的依附于企業(yè)生存，有無人事檔案已經(jīng)不再會影響到下崗工人的再就業(yè)。

2.個人“無檔就業(yè)”的意愿得以實(shí)現(xiàn)

在市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的形勢下，社會對于各類人才的需求也不斷提高，人事檔案管理制度也隨之興起，在聘用工作人員時，事業(yè)單位更加側(cè)重于員工的綜合素質(zhì)。而員工會與事業(yè)單位簽訂勞動合同，不再受到傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理制度的約束，有一定的選擇權(quán)利，可以促進(jìn)人才的流動。

三、人事制度改革對人事檔案管理造成的影響

1.打破人事檔案對于員工的束縛

目前，事業(yè)單位通常會采用合同契約制度進(jìn)行人事檔案管理，打破了傳統(tǒng)的人事檔案對于人才的限制，使得市場競爭機(jī)制下人才的配置更加地合理，因?yàn)楹贤跫s制度不僅打破了傳統(tǒng)的社會身份階級的觀念，避免了傳統(tǒng)的終身聘任制用人機(jī)制的弊端，而且能夠充分發(fā)揮人才的優(yōu)勢，讓員工能夠有足夠的時間和大量的空間去選擇、研究自己真正擅長的領(lǐng)域。

2.破除了以前的身份象征

傳統(tǒng)的人事檔案會很細(xì)致、具體的規(guī)定個人身份，并且根據(jù)人員的身份給予不同的待遇，這種分類方式，比較片面、武斷，難以充分挖掘人才的潛力。而當(dāng)前的人事檔案管理制度打破了原有機(jī)制的限制，可以充分體現(xiàn)出因人而異、因人制宜的管理方式，具有科學(xué)性和公平性，能夠最大限度的發(fā)揮人才的積極作用。

3.積極完善檔案資料中的個人信息

在社會發(fā)展的推動下，人事檔案信息的公開程度不斷提高，所以，在管理過程中，根據(jù)時代的發(fā)展趨勢，事業(yè)單位需要及時收集和整理個人信息，避免信息內(nèi)容的失真、重復(fù)，在記錄過程中，精細(xì)、真實(shí)、準(zhǔn)確的記錄個人信息，全面反映出個人的真實(shí)情況，以便于檔案資料的使用。

4.建立專門的人事管理機(jī)構(gòu)

近年來，隨著時代的發(fā)展變化，社會人員的流動越來越快，而原有的人事檔案管理已經(jīng)難以滿足檔案的管理需求，所以，需要認(rèn)真考慮成立專門的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，讓專業(yè)的工作人員進(jìn)行管理，并且需要加強(qiáng)監(jiān)督力度，確保管理人員人員能夠及時收檔、入檔、歸檔，不斷提高管理人員的工作效率，從而有效解決檔案管理中出現(xiàn)的一系列問題。總之，人事制度改革是一項(xiàng)復(fù)雜而長期的改革工程，會涉及到事業(yè)單位的眾多部門，所以，需要樹立科學(xué)的管理意識，慎重對待檔案管理工作，不斷提高人事制度管理工作的質(zhì)量，為人事制度的改革打下堅實(shí)的基礎(chǔ)，從而推動人事制度改革工作的順利實(shí)施。

參考文獻(xiàn)

[1]李巧美.人事制度改革對人事檔案管理的影響探討[J].人才資源開發(fā),2016(6):161-162

[2]陳柏茹.分析人事制度改革對人事檔案管理的影響[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(16):81-82

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[關(guān)鍵詞] 聘用制人員；人事檔案；管理現(xiàn)狀；分析

[中圖分類號] R197.322 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] C [文章編號] 1674-4721（2012）02（c）-0161-02

The analysis and ideas of the personnel file management current situation of the employed staff

ZENG Xuelan XIE Guangming LIU Shujun ZOU Xin

People's Hospital of Huizhou City in Guangdong Province, Huizhou 516001, China

[Abstract] In order to explore the new situation of employed personnel files management, the personnel file management current situation of the employed staff in our hospital since 2000 were analyzed. The extensive implementation of employment system, and the social management of personnel files bring new problems while they effectively improve the hospital staffing situation and the limitation of talent, such as management of personnel files. Combined with the nowadays status improvement is offered: Establish the social public management of personnel files for employment; build a talent information network，implement the sharing of human resource information.

[Key words] Employed staff; Personnel files; Management situation; Analysis

2000年以來，根據(jù)國家人事制度改革要求開始實(shí)施“單位自主用人，個人自主擇業(yè)”的用人機(jī)制后，聘用制人員的人事檔案就推行“人事”的模式進(jìn)行管理，自此，人事檔案就成為了人力資源管理工作中的重要內(nèi)容。目前，本院聘用制員工已有876人，其人事檔案采用委托第三方服務(wù)機(jī)構(gòu)即人才交流服務(wù)中心管理，原有的在編人員1 008人仍采用傳統(tǒng)的管理模式管理。在多年的人事檔案管理的實(shí)際工作中，人事檔案在發(fā)揮其優(yōu)勢的同時，也存在一些不可避免的問題。

1 聘用制人員人事檔案管理中存在的問題

1.1 人員流向與人事檔案脫節(jié)

人事帶來的醫(yī)院用人上的人檔分離，最大的優(yōu)點(diǎn)就是醫(yī)院使用人才不再受到現(xiàn)有人員編制限制，給醫(yī)院人才引進(jìn)提供了極大方便。但是，這也造成了聘用制人員檔案管理的一些新問題，最突出的就是“棄檔”、“死檔”、“斷檔”、“假檔”、“自揣檔”[1]現(xiàn)象普遍，造成人員流向與人事檔案脫節(jié)。究其原因，主要有三方面：（1）用人單位和當(dāng)事人存在一種認(rèn)識誤區(qū)，認(rèn)為聘用關(guān)系就是“聘用期間我發(fā)工資你干活，合約結(jié)束停發(fā)工資你走人”的關(guān)系，均忽視了人事檔案管理的重要性。從用人單位角度看，在招聘人員時，擬聘人員即使不帶檔案，只要專業(yè)對口，人才適用照樣接收，這樣造成干部自動離職、停薪留職甚至被開除時，原單位出現(xiàn)了“有檔無人”，新單位出現(xiàn)“有人無檔”的人檔分離現(xiàn)象，使得有些干部的來歷不明，假學(xué)歷、假文憑、假政績的情況時有發(fā)生。從個人角度來說，很少有人知道人事檔案的作用，更沒有積累和保護(hù)檔案的認(rèn)識。有些畢業(yè)生出于好奇心，私自拆開檔案看里面究竟有什么，結(jié)果形成了“開口檔案”，也有人更是“遺忘”了自己的檔案，抱著一種“走到哪里干到哪里”的無所謂態(tài)度……按照人事檔案的規(guī)定，這些情況都將給個人今后權(quán)益糾紛、學(xué)歷證明、社會保險等方面帶來很多不必要的麻煩，甚至影響到未來發(fā)展。（2）學(xué)校的就業(yè)指導(dǎo)缺位。個別學(xué)校尤其是大中專學(xué)校是指導(dǎo)不到位甚至不負(fù)責(zé)任的。從到本院應(yīng)聘的人員來看，有部分人員從學(xué)校畢業(yè)后就一直自己拿著檔案，學(xué)校在學(xué)生畢業(yè)后就直接將其個人檔案交與個人，讓其將檔案交應(yīng)聘單位，根本不知道還有人事檔案這樣的管理，更不知道檔案的重要性。（3）各地政策的差異性導(dǎo)致。各地區(qū)的人事檔案規(guī)定不同，致當(dāng)事人被動棄檔或斷檔。如個別地方制定了大中專生不予辦理人事的規(guī)定；有地方畢業(yè)1年內(nèi)沒辦理人事檔案的只能“托管”的規(guī)定；如畢業(yè)多年沒在正規(guī)人才交流中心辦理人事的，本市也無法接收其個人檔案等等。

1.2 人事檔案多頭管理，信息更新及利用難

目前本院人事檔案管理部門較多，有的由組織部門管理，有的在衛(wèi)生主管部門管理，工人檔案在醫(yī)院管理，其他聘用制人員則在人才交流中心人事，或在各自生源地或托管，也有極少的“自揣檔”，造成了管理難的局面。一些人事檔案信息的提取、傳輸和交流環(huán)節(jié)較難，更是導(dǎo)致人事檔案信息老化，難以保證人員檔案信息的及時更新和即時利用。目前，本院對于在政府部門管理的檔案尚能交接歸檔，但還有不少聘用制人員的檔案分流在各地，需歸檔的信息資料如年度考核、各類資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料，只能讓其每年到本院人事管理部門簽收取回，自行到本人檔案所在地歸檔以保證檔案完整。從人事檔案管理的角度看，人事檔案多點(diǎn)流向存在極大不便甚至存在隱患：（1）單位還留存大量人事檔案散頁，以備有人取回歸檔，既增加了單位的管理難度，同時由個人取走歸檔資料也不利于保證信息的真實(shí)性、及時性和安全性；（2）人事檔案利用困難。目前本院對調(diào)入單位的人員，仍采取到各處“借檔摘抄信息”的辦法了解情況和進(jìn)行工資計算，大大增加工作量和工作難度；（3）檔案利用價值低，功能弱化。由于難以及時收集信息歸檔，檔案不能滿足用人單位了解和掌握一個人全部信息的要求，不能滿足新形勢下社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展相關(guān)領(lǐng)域?qū)€人資信材料的需求，不能有針對性地提供有權(quán)威的證明材料，尤其在任用提拔、計算工齡、出國政審等方面甚至容易出現(xiàn)失真情況。

1.3 存檔費(fèi)用高，“廢棄檔”清理難

經(jīng)了解，各地的檔案管理收費(fèi)按每月20～50元不等。若以每年250元計算，如果某人才市場托管2萬份檔案，一年收取的管理費(fèi)為500萬元。高額的存檔管理費(fèi)使得不少人放棄檔案，而清理“死檔”已經(jīng)成為存放檔案單位和中介機(jī)構(gòu)非常頭痛的事。如本院近年來解除人員或自動辭職的人事檔案，由于本人一走了之，既不取回轉(zhuǎn)至相關(guān)機(jī)構(gòu)，也不調(diào)入其他單位，本院又不能丟棄或銷毀，導(dǎo)致積累的“棄檔”和“死檔”，至今不知如何處理，只能在檔案柜里繼續(xù)存放。

2 聘用制人事改革背景下的人事檔案管理的幾點(diǎn)設(shè)想

2.1 建立聘用制人員人事檔案管理社會化公共管理服務(wù)新模式

面對實(shí)施聘用制的大環(huán)境，人事檔案的管理也要適應(yīng)新形勢，要尊重人才流動，增強(qiáng)信息意識，樹立主動服務(wù)意識，積極探索新的人事檔案管理手段，為組織人事工作參考利用提供服務(wù)。

2.1.1 增強(qiáng)人事檔案的規(guī)范化管理意識 隨著聘用合同制的普及，越來越多的人從“單位人”變?yōu)椤吧鐣恕?。因此，各人事組織和勞動部門、學(xué)校、用人單位都要順應(yīng)形勢要求，更新觀念，聯(lián)合管理，針對聘用制人員流動特點(diǎn)，變管理為服務(wù)，變監(jiān)督為指導(dǎo)，加強(qiáng)人事檔案的規(guī)范化管理。一方面人事組織部門要規(guī)范檔案管理的制度建設(shè)，完善檔案機(jī)要轉(zhuǎn)遞程序的管理，注重各個環(huán)節(jié)的管理制度建設(shè)。另一方面，用人單位也要充分認(rèn)識到個人檔案是勞動關(guān)系運(yùn)行中不可缺少的組成部分，對離職者或解聘者的任用和重新就業(yè)的勞動權(quán)益有直接影響。因此，在進(jìn)行聘用前必須查檔，對沒有人事檔案或不按政策進(jìn)行人事檔案的人員不予接收，既避免后續(xù)的勞資糾紛，也使得應(yīng)聘者重新重視個人檔案。當(dāng)然，學(xué)校更要切實(shí)擔(dān)負(fù)起學(xué)生的教育和指導(dǎo)的職責(zé)，幫助學(xué)生樹立珍惜檔案觀念，了解檔案管理知識，避免“棄檔”、“自揣檔”現(xiàn)象發(fā)生。

2.1.2 建立統(tǒng)一機(jī)構(gòu)，集中管理 要改變目前多頭管理的現(xiàn)狀，設(shè)置專業(yè)化的人事檔案社會化管理機(jī)構(gòu)，將國有單位、獨(dú)資、合資和私營企業(yè)等非國有單位員工的人事檔案[2]，還有暫時沒有找到工作的畢業(yè)生的人事檔案統(tǒng)一管理起來，尤其各地人才交流中心應(yīng)該互動互通起來，這對于保障人事檔案的完整性和安全性顯得尤為必要，甚至可以大大減輕用人單位和個人的負(fù)擔(dān)。

2.1.3 強(qiáng)化聘用制人員檔案材料的收集整理機(jī)制建設(shè) 要建立提供檔案有關(guān)材料的管理機(jī)制，規(guī)定單位集體存檔和個人存檔提供材料的責(zé)任和義務(wù)。與此同時，要進(jìn)一步更新和完善材料收集的內(nèi)容，擴(kuò)大歸檔內(nèi)容和范圍，將業(yè)績能力和誠信記錄納入信息歸檔范圍，為資源共享建設(shè)提供信息基礎(chǔ)。

2.2 建立人才信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行人事檔案信息資源共享

只有人事檔案信息資源成為人才流動和使用的堅實(shí)平臺，才成真正實(shí)現(xiàn)人才資源共享，推動各行業(yè)的競爭和發(fā)展。這就需要探索建立流動人員人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，在嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案保密制度的前提下，提供人事檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)，同時對檔案信息進(jìn)行網(wǎng)上收集、整理、完善，形成人事檔案的精品，實(shí)實(shí)在在服務(wù)于用人單位，真正發(fā)揮人事檔案制度的優(yōu)勢。

2.2.1 實(shí)行信息化管理手段與技術(shù) 按管理權(quán)限逐層逐級建立流動人員檔案局域網(wǎng)，通過局域網(wǎng)之間的相互聯(lián)結(jié)[3]，實(shí)行人才流動檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，建立流動人員人事檔案信息庫，作為開放式的人才信息網(wǎng)絡(luò)平臺和主要信息源，將不屬于保密范疇和不具有知識產(chǎn)權(quán)的流動人員人事檔案信息實(shí)行網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。

2.2.2 明確職責(zé)和權(quán)限，規(guī)范管理程序 在人事檔案信息管理中，要進(jìn)一步明確人才中心和用人單位之間對人事檔案的收集、整理和移交工作職責(zé)和管理程序。要給予用人單位一定的管理權(quán)限，由用人單位專人對人員信息進(jìn)行更新維護(hù)，人員信息實(shí)行動態(tài)化管理，確保聘用制人員信息的時效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。這樣既可保證流動人員與流動檔案同步，使個人檔案信息更具連貫性，讓用人單位利用檔案更具時效性和全面性，也可避免檔案的人為涂改，減少“棄檔”、“死檔”現(xiàn)象。

2.2.3 建立健全網(wǎng)絡(luò)人事檔案查詢管理制度 人事檔案社會化管理機(jī)構(gòu)將有資質(zhì)的用人單位納入網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)管理，用人單位在新人進(jìn)入時可憑單位的資質(zhì)申請，被認(rèn)證后給予人員信息網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)。人事檔案社會化管理機(jī)構(gòu)同時要建立和其他社會部門廣泛聯(lián)系，把保存在不同機(jī)構(gòu)的關(guān)于同一個人的所有檔案都建立關(guān)聯(lián)，利用身份證的唯一性作為代碼重新編號，使人事檔案的社會化管理的編號方式可以形成新的體系，人和檔案相互對應(yīng)，實(shí)現(xiàn)個人檔案社會一體化，從而使人事檔案發(fā)揮資源整合功能[4]，在為社會各機(jī)構(gòu)和部門提供信息的過程中，能全面展示一個人的工作經(jīng)歷和工作狀態(tài)。

[參考文獻(xiàn)]

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[3] 張利珍. 淺談加強(qiáng)醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)人事檔案管理[J]. 內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2011，（2）：29.

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問題之一——服務(wù)方式單一

當(dāng)前很多醫(yī)院的計劃生育檔案管理在服務(wù)方面存在的問題：一是很多醫(yī)院依然延續(xù)被動服務(wù)、坐等上門服務(wù)方式；二是醫(yī)院的計算機(jī)服務(wù)與資源共享范圍較小，程度較淺。

問題之二——宣傳力度不夠

雖然我國醫(yī)院檔案管理事業(yè)的發(fā)展速度迅速，但醫(yī)院計劃生育檔案管理的宣傳力度仍是不夠。其主要表現(xiàn)：很多醫(yī)院計劃生育檔案的宣傳多是重視檔案管理相關(guān)法律條文的宣傳，所采取的宣傳形式很單一，既不形象，也不生動，很難激發(fā)廣大醫(yī)務(wù)工作人員的工作激情。

針對提升醫(yī)院計劃生育檔案管理水平的研究

（一）策略之一——采取措施更新

計劃生育檔案管理手段要更新計劃生育檔案管理手段，就要做到以下四點(diǎn)：一是要利用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)在醫(yī)院內(nèi)部建立計劃生育檔案管理信息網(wǎng)，在最大程度上實(shí)現(xiàn)各個計劃生育小組與計劃生育辦公室之間的檔案資源共享。二是對醫(yī)院內(nèi)部專職或兼職計劃生育檔案管理的工作人員進(jìn)行專業(yè)知識與技能的培訓(xùn)工作，努力提升他們檔案管理技能。三是在醫(yī)院計劃生育檔案管理的過程中，根據(jù)醫(yī)院檔案管理實(shí)際情況，制定嚴(yán)格的計劃生育檔案資料操作規(guī)范與考核制度，規(guī)定專職人員的工作服務(wù)對象與服務(wù)范圍，同時要制定計劃生育檔案資料搜集整理的時間制度，以保證檔案資料有效性。四是要在更新計劃生育檔案管理手段的過程中做好以下內(nèi)容：首先在檔案管理過程中，制定并實(shí)實(shí)施檔案管理工作檢查機(jī)制并安排專門的工作人員進(jìn)行全程監(jiān)督管理，一旦發(fā)現(xiàn)問題要及時地采取措施進(jìn)行整改補(bǔ)救；其次，要在計劃生育檔案管理過程中設(shè)置合適的類目體系，并根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況明確科學(xué)的分類方案；第三，制定科學(xué)的檔案歸檔制度利用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)編制檔案資料檢索工具。

（二）策略之二——采取措施增強(qiáng)

全體工作人員的服務(wù)意識要增強(qiáng)全體工作人員的服務(wù)意識就要做到以下幾點(diǎn)：一是醫(yī)院的管理者要定期或不定期對醫(yī)院內(nèi)所有醫(yī)務(wù)工作者進(jìn)行計劃生育檔案管理相關(guān)知識的培訓(xùn)工作，并舉辦檔案管理的知識競賽，努力提升他們對檔案管理知識的認(rèn)識與服務(wù)意識；二是在實(shí)際的工作過程中突破傳統(tǒng)檔案管理模式與方法的束縛，在計劃生育檔案管理方面進(jìn)行創(chuàng)新，以提升計劃生育檔案管理的水平；三是要聘請檔案管理的專家在醫(yī)院內(nèi)部開展計劃生育檔案管理相關(guān)知識的講座或演講鼓勵全體工作人員積極參加，在潛移默化中提升所有醫(yī)務(wù)工作者的檔案管理水平與服務(wù)意識；四是計劃生育檔案管理人員要在平時的工作生活中，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，善于運(yùn)用新技術(shù)與新理論來改進(jìn)計劃生育檔案管理的模式與方法。

（三）策略之三——采取措施加大

計劃生育檔案管理的宣傳力度要加大計劃生育檔案管理的宣傳力度，就需要管理人員要善于捕捉醫(yī)院在計劃生育檔案管理方面的特征與優(yōu)勢，尋找檔管理工作中的優(yōu)秀事例與人才作為典型事例與模范人物進(jìn)行宣傳。這種方法可以在最大程度上提升計劃生育檔案管理的水平與質(zhì)量增強(qiáng)人們對計劃生育檔案管理工作的認(rèn)識。

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一、導(dǎo)致當(dāng)前社會檔案意識薄弱的因素

（一）檔案具有封閉性

由于我國歷史發(fā)展至今，經(jīng)歷長久的封建思想的浸染，大家對檔案始終保持著保密態(tài)度。改革開放以來，各種檔案館和工作室的成立促進(jìn)了檔案事業(yè)快速發(fā)展，但是檔案作為國家機(jī)關(guān)等重要材料資源，對它的保護(hù)也是不容小覷的。這也是由于檔案具有封閉性的特殊原因。各項(xiàng)資料和科技檔案等，對社會生產(chǎn)、提高經(jīng)濟(jì)管理水平有重要的研究作用。也正是因?yàn)檫^分保密的心理，使檔案的開發(fā)程度不夠。從上學(xué)到工作，檔案盡管在我們所處的地方，但我們一般沒有機(jī)會看到自己的檔案，由于部分檔案的過分保密，導(dǎo)致人們對檔案的了解不夠，這增加了檔案的神秘性，同時也增加了檔案的封閉性。在填寫相關(guān)資料時不夠重視，導(dǎo)致檔案有缺陷。久而久之造成人民對檔案的不重視，忽視了檔案的重要性。

（二）檔案管理制度不完善

我國當(dāng)前社會主義市場經(jīng)濟(jì)還有一些不健全和不完善，檔案工作社會地位降低，人們普遍不愿意從事這方面的冷門工作，人們更加忽視檔案的價值。檔案部門的隊(duì)伍不穩(wěn)定、不整齊，也嚴(yán)重威脅了檔案的發(fā)展。檔案工作者沒有工作積極性，對工作投入的認(rèn)真態(tài)度不夠，部分職員的自身素質(zhì)不夠高，沒有良好的職業(yè)道德，在整理檔案時工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)，弄丟檔案、弄錯檔案也不為人知。檔案管理員的服務(wù)意識和自身修養(yǎng)還需要提高，只有明確了工作目標(biāo)，端正了自己的服務(wù)態(tài)度和服務(wù)意識，才能真正做好檔案管理工作。沒有完善的檔案管理制度，就不能提升工作者認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，因此需要明確法律法規(guī)，建立健全完善的檔案管理制度，真正落實(shí)管理檔案工作。

（三）檔案管理技術(shù)的欠缺

由于檔案工作的特殊性，各種信息資源較多、較復(fù)雜，需要有更先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，讓檔案的管理更明確、更有條理。同時，這也是對檔案管理員工作的一種減負(fù)，他們的工作將更有效率。更加先進(jìn)的管理手段和科學(xué)技術(shù)已經(jīng)投入到了很多發(fā)達(dá)國家，然而中國的檔案工作還沒有形成很好的管理體系。當(dāng)前檔案的管理也應(yīng)朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的更深層次發(fā)展，只有這樣才能適應(yīng)當(dāng)前信息化快速發(fā)展的社會。

二、檔案的利用途徑

（一）加大宣傳增強(qiáng)檔案意識的力度

公眾普遍對檔案意識薄弱，導(dǎo)致檔案的利用價值降低，部分檔案更是無人問津，只有積極宣傳檔案意識的重要性，才會提高社會、公眾對檔案的認(rèn)知，從而達(dá)到保護(hù)檔案、合理利用檔案的目的?！稒n案法》為檔案管理工作的重要法律依據(jù)，媒體以及檔案部門應(yīng)該加大對《檔案法》的宣傳力度，使部門檔案工作具有一定的開放性。工作人員還可普及檔案管理的相關(guān)知識和程序，而不是過分的保守，讓大家了解檔案的工作程序，就會使公民認(rèn)知到檔案的實(shí)際價值意義。

（二）健全檔案管理制度，培養(yǎng)優(yōu)秀檔案管理人才

首先國家需要有更加完善、清晰的法律法規(guī)，使檔案管理工作有法可依，這是行使檔案管理的重要法律保障。在檔案部門，也需要在遵從《檔案法》的基礎(chǔ)上對工作單位做出一定的符合當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展的規(guī)章制度。規(guī)章制度需要更加完善、合理、科學(xué)。在執(zhí)行相關(guān)法規(guī)的同時，執(zhí)行部門必須公平公正、依法辦事。部門高校在開檔案管理課的同時，要高效客觀的為學(xué)生傳達(dá)當(dāng)前檔案管理的相關(guān)知識，提高學(xué)生對檔案管理的積極性，強(qiáng)化他們增強(qiáng)服務(wù)意識和職業(yè)道德意識，培養(yǎng)他們成為優(yōu)秀的檔案管理人才。

（三）創(chuàng)新管理技術(shù)、運(yùn)用信息化管理手段

部分檔案還是紙質(zhì)的這種現(xiàn)狀已經(jīng)不適應(yīng)信息化快速發(fā)展的今天，越來越多的信息在更新，這對檔案管理來說，就必須要進(jìn)行技術(shù)改革。面對快速發(fā)展的信息化生活，每天都有更多的資料在更新，人們的知識水平也處于不斷上升的階段，相應(yīng)地，檔案管理必須與時俱進(jìn)。作為管理人員，不僅需要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)相關(guān)知識，還需要不斷創(chuàng)新。不僅是管理上的創(chuàng)新，還可以多了解多媒體的發(fā)展情況，將最新的技術(shù)運(yùn)用到檔案的工作中。在實(shí)踐中，也需要不斷的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，實(shí)地考察取證，借鑒發(fā)達(dá)國家先進(jìn)的管理技術(shù)和管理知識，不斷創(chuàng)新后投入到適應(yīng)當(dāng)前國情的實(shí)際檔案管理中，形成自己的管理特色。

篇6

1.當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題

1.1企業(yè)檔案管理意識不強(qiáng)，企業(yè)檔案利用率低

企業(yè)檔案工作對企業(yè)的各項(xiàng)工作的開展都具有十分重要的作用和作用。企業(yè)檔案信息資源的有效利用，不僅可以讓企業(yè)取得巨大的社會效益，還有利于進(jìn)一步促進(jìn)其獲得更大額經(jīng)濟(jì)效益。但是在企業(yè)中有不少職工，甚至是不少領(lǐng)導(dǎo)干部，對企業(yè)檔案管理的意識還比較淡薄，因?yàn)槠髽I(yè)檔案管理工作不能夠造成直接的經(jīng)濟(jì)利益，他們就認(rèn)為檔案工作可有可無。這種認(rèn)識不到檔案在工作管理中內(nèi)在重要性和必要性的膚淺思維，顯然表現(xiàn)出他們對檔案利用效益的相關(guān)知識知之甚少。也由于企業(yè)中存在這種對檔案工作重視程度不夠的問題，企業(yè)檔案的信息資源開發(fā)自然不能夠上水平，其利用率也可見一斑。

1.2培訓(xùn)環(huán)節(jié)薄弱，檔案管理人員素質(zhì)不高

由于上文中提到不少企業(yè)對于檔案管理工作沒有形成正確的認(rèn)識，因此認(rèn)為企業(yè)檔案管理工作可有可無，其工作人員不是一些快要離退休的老職工，就是一些“拉關(guān)系”、“走后門”進(jìn)企業(yè)職工，其專業(yè)素質(zhì)根本無法滿足現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的要求。而除了少數(shù)大型企業(yè)之外，絕大多數(shù)企業(yè)中幾乎不存在企業(yè)檔案工作的相關(guān)培訓(xùn)，就算有檔案管理人員想要進(jìn)行相關(guān)知識的提高，也很難找到相關(guān)途徑或得到企業(yè)的幫助。因此，當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作人員十分缺乏相關(guān)的培訓(xùn)，其管理素質(zhì)也不高。

1.3檔案管理工作沒有確實(shí)的制定計劃和要點(diǎn)

企業(yè)中的檔案工作要想取得長遠(yuǎn)的發(fā)展和進(jìn)步，就要求企業(yè)檔案管理工作者必須增強(qiáng)檔案工作的主動性和前瞻性，并制定出一份具有指導(dǎo)性的企業(yè)檔案工作計劃和要點(diǎn)。但是當(dāng)前的企業(yè)檔案管理工作不僅在組織上、制度上沒有形成一套科學(xué)、合理、完整的管理辦法，而且也沒有能夠運(yùn)用高新科技對檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新和改造，企業(yè)的檔案管理工作還停留在陳舊的傳統(tǒng)檔案管理上，信息化的運(yùn)用也沒有全面落實(shí)到檔案管理中華過來，企業(yè)的檔案管理工作無法適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的新要求和當(dāng)今科學(xué)技術(shù)的發(fā)展的新趨勢。

2.如何為企業(yè)檔案管理中出現(xiàn)的問題提出解決的對策

2.1加強(qiáng)企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的推進(jìn)

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)深入到各行各業(yè)中，企業(yè)檔案管理當(dāng)然也應(yīng)該走上一條信息化的發(fā)展道路。利用計算機(jī)管理企業(yè)檔案，可以有效的減少企業(yè)紙質(zhì)檔案所占用的空間，而且這樣檔案信息更便于查找，也不容易丟失或者損壞。由于保存信息更方便簡單了，保密程度也增加了，其利用率也自然有所提高，企業(yè)檔案能夠更大范圍的為企業(yè)其他工作提供方便。因此，現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)充分利用計算機(jī)管理參與到企業(yè)檔案管理工作中去，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的自動化和現(xiàn)代化。

2.2加大對企業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，加強(qiáng)檔案管理人員的自身素質(zhì)

企業(yè)管理者既然意識到當(dāng)期檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展有如此重要的作用，就一定要注重對企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育，企業(yè)檔案管理的相關(guān)培訓(xùn)在數(shù)量和質(zhì)量上都要有所提高。在對企業(yè)員工進(jìn)行檔案培訓(xùn)的過程中，培訓(xùn)教師要結(jié)合新時期企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展趨勢和工作特點(diǎn)展開培訓(xùn)內(nèi)容，對不同層次的接受培訓(xùn)的員工采用不同層次的教學(xué)，遵循按需施教、注重實(shí)效的原則，運(yùn)用“走出去、請進(jìn)來”的培訓(xùn)方式，使檔案管理人員盡快掌握檔案立卷歸檔工作流程和檔案目錄輸入進(jìn)一步規(guī)范，促進(jìn)企業(yè)檔案工作效率的提高。

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關(guān)鍵詞：公路建設(shè)檔案；問題；對策研究

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號：

一、公路建設(shè)檔案的涵義

公路建設(shè)檔案詳細(xì)記錄了公路工程項(xiàng)目建設(shè)的大量信息，在公路工程的新建以及改擴(kuò)建過程中形成的具有保存價值的圖紙、聲像、文字等記錄，包含了從項(xiàng)目開始到竣工結(jié)束整個過程中的信息記錄。涉及公路工程項(xiàng)目的前期文件、設(shè)計文件、勘測文件、施工技術(shù)文件、監(jiān)理文件等眾多內(nèi)容。可以說公路建設(shè)檔案反映了工程建設(shè)項(xiàng)目的整個流程，具有十分重要的參考價值，公路建設(shè)檔案直接影響著后期的規(guī)劃建設(shè)，并且對于日后的工程維修提供信息。簡而言之，公路建設(shè)檔案已近成為工程質(zhì)量驗(yàn)收中不可或缺的重要環(huán)節(jié)。

二、公路建設(shè)檔案中存在的問題

公路建設(shè)檔案中詳細(xì)記錄了公路工程項(xiàng)目建設(shè)的大量信息，有效地開發(fā)和利用，將對我國公路建設(shè)事業(yè)起到巨大的推動作用。但是在相當(dāng)長的一段發(fā)展時間內(nèi)并沒有得到相關(guān)部門的充分重視，尚未得到有效地利用，致使公路建設(shè)檔案存在著眾多的問題，下面主要從四方面進(jìn)行詳細(xì)的分析：

（一）公路建設(shè)檔案意識淡薄

檔案管理工作是有機(jī)組成部分，每個部門、每個職工都會或多或少的與之發(fā)生聯(lián)系，對于公路建設(shè)檔案管理工作來說，相關(guān)的管理部門責(zé)任意識不強(qiáng)，或者說缺少檔案管理意識，沒有充分意識到檔案工作的重要性。有些工程建設(shè)單位把主要精力集中在工程進(jìn)度和工程質(zhì)量方面，錯誤的認(rèn)為檔案工作與經(jīng)濟(jì)效益不掛鉤，可有可無，甚至認(rèn)為檔案工作會降低工作效率。有些單位雖然安排了管理人員進(jìn)行工程項(xiàng)目檔案管理，但是這些工作人員對于檔案認(rèn)識不到位，或者缺少相關(guān)專業(yè)知識，使得檔案管理工作沒有與工程項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)很好的結(jié)合，降低了檔案管理效能的發(fā)揮。

（二）檔案管理和工程文件脫節(jié)

從檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀看，管理部門的工作單純是組織工程竣工文檔的檢查和驗(yàn)收，提供工程文檔的組卷規(guī)則等，卻沒有做到從工程文檔的生成開始實(shí)行全程的監(jiān)控，因此，導(dǎo)致檔案管理工作與工程文件沒有有效結(jié)合，兩者的相互脫節(jié)不利于工程檔案管理工作的進(jìn)行。此外，公路建設(shè)檔案的生成者與保管者通常由技術(shù)人員擔(dān)任，這些技術(shù)人員雖然具有技術(shù)水平，但是缺少檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，在檔案的收集整理過程中存在著相應(yīng)問題，致使整體的工作效率不高。

（三）公路建設(shè)檔案的自動化程度有待提高

公路建設(shè)檔案管理通常包含建設(shè)文檔的生成、保存、利用等工作，內(nèi)容繁冗復(fù)雜，需要專業(yè)化的工具做支撐。而公路工程建設(shè)項(xiàng)目管理中卻缺少先進(jìn)的技術(shù)手段，這在很大程度上限制了檔案管理水平的提升。從現(xiàn)在的發(fā)展?fàn)顟B(tài)來看，大多數(shù)工程單位依舊采用計算機(jī)制表、手工填寫的方式，先進(jìn)的信息技術(shù)沒有引入到檔案管理工作中，因此使得人力、物力、財力沒有發(fā)揮出應(yīng)有的效果，整體的工作效率沒有改善，而且也影響了檔案生成的準(zhǔn)確性與及時性。

（四）檔案管理人員的素質(zhì)不高

公路建設(shè)檔案管理工作具有不可回復(fù)性以及一次性等特點(diǎn)，而且檔案管理工作涉及工程圖紙的整理、相關(guān)資料的歸類、卷宗整理等等，這些工具客觀上要求檔案管理人員具有較高的素養(yǎng)，因此，檔案管理人員不僅具有檔案管理專業(yè)知識，而且還要熟悉工程建筑專業(yè)的基礎(chǔ)知識，同時具有良好的職業(yè)素養(yǎng)?？墒?，從目前的發(fā)展形勢看，公路建設(shè)檔案的綜合性人才的短缺，公路建設(shè)檔案管理的工作進(jìn)展相對緩慢。

三、提升公路建設(shè)檔案管理質(zhì)量的對策研究

（一）不斷強(qiáng)化檔案意識

要構(gòu)建良好的公路建設(shè)檔案管理的氛圍就要提升管理人員的檔案意識，加大《檔案法》以及相關(guān)法律法規(guī)政策的宣傳力度，力求提升全社會的檔案意識，增強(qiáng)工作人員對于檔案工作的重視力度，同時構(gòu)建良好的檔案工作環(huán)境。在公路建設(shè)的檔案管理工作中，積極進(jìn)行檔案相關(guān)知識的推廣，可以將檔案基本知識列入到具體的項(xiàng)目培訓(xùn)過中，管理人員可以帶領(lǐng)大家更深入地了解檔案管理的相關(guān)知識，提高人們對檔案工作的認(rèn)知力度，從而提升檔案管理工作的重要地位。

（二）加強(qiáng)公路建設(shè)檔案管理中的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

眾所周知，公路工程項(xiàng)目屬于大型的建筑項(xiàng)目，在建設(shè)過程中通常會涉及為數(shù)眾多的工程單位和工程項(xiàng)目，因此，檔案的形成渠道多、檔案數(shù)量多、牽扯部門多，如果管理系統(tǒng)中缺少網(wǎng)絡(luò)化管理，就容易降低公路建設(shè)項(xiàng)目檔案的有效性、及時性與完整性。由此可見，公路建設(shè)部門應(yīng)該構(gòu)建以公路工程建設(shè)單位檔案部門為核心的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，提高建設(shè)項(xiàng)目程序管理的科學(xué)性與時效性，通過網(wǎng)絡(luò)化管理實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享性、綜合性、先進(jìn)性。

（三）公路建設(shè)檔案的開發(fā)利用工作有待進(jìn)一步加強(qiáng)

首先，要加大公路建設(shè)檔案的編研力度。因?yàn)榫幯泄ぷ鞯拈_展是開發(fā)利用公路建設(shè)檔案的有效方式，所以，公路建設(shè)檔案管理部門要及時掌握使用者的情況，明確使用者的具體需求，為檔案的使用者提供優(yōu)質(zhì)全面的信息資料。通過對比研究，為使用者提供有價值的編研產(chǎn)品，發(fā)揮公路建設(shè)檔案的重要價值。

其次，由于傳統(tǒng)的檢索工具已經(jīng)不能適應(yīng)使用者的需求，而檢索工具直接聯(lián)系著使用者和檔案，所以檢索工具的發(fā)展?fàn)顟B(tài)直接影響著檔案的開發(fā)和使用情況。公路建設(shè)檔案管理部門要加強(qiáng)檢索工具的編制力度，不斷豐富檢索工具的存儲信息量，擴(kuò)充檢索內(nèi)容，提升其廣度和深度。除此之外，為了滿足橫向檢索的需要，可以打破傳統(tǒng)工程檔案成套性的限制，依據(jù)具體的需求，編織成專題目錄，增加檢測工具的靈活性。再次，不能忽視檔案的服務(wù)功能，檔案最為重要的作用就是為需求者提供有用的查詢信息。作為檔案的管理人員，要把檔案的作用充分發(fā)揮出來，提升公路建設(shè)檔案的使用效率?？梢栽鲈O(shè)多項(xiàng)服務(wù)內(nèi)容，提供檔案資料借閱、復(fù)制、信息交流以及項(xiàng)目推廣等綜合服務(wù)項(xiàng)目。

在檔案服務(wù)過程中，要對反饋的信息進(jìn)行系統(tǒng)性研究與分析，查找規(guī)律，增強(qiáng)檔案在公路工程建設(shè)、生產(chǎn)管理、公路改擴(kuò)建項(xiàng)目中的功效。

（四）提升公路建設(shè)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

我國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，公路建設(shè)項(xiàng)目也大幅展開，這需要公路建設(shè)檔案來記錄工程項(xiàng)目的進(jìn)程和開展?fàn)顩r，這也對公路建設(shè)檔案的管理人員提出了更高的要求，只有提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)才能促進(jìn)檔案工作的進(jìn)行。為了提升檔案管理人員的素質(zhì)，要定期或者不定期舉行業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，明確檔案管理工作的具體要求、操作流程和規(guī)范，熟知《檔案法》的相關(guān)文件規(guī)定，并且掌握公路工程的相關(guān)知識和計算機(jī)操作技能，同時，激發(fā)檔案管理人員的學(xué)習(xí)和工作熱情，使他們能夠不斷提升自身素養(yǎng)，逐步提升業(yè)務(wù)技能，更好地適應(yīng)檔案管理

工作。

四、結(jié)語

總之，公路建設(shè)檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)、復(fù)雜的工作，管理好公路建設(shè)檔案需要一個比較漫長的發(fā)展過程。由于我國公路建設(shè)檔案發(fā)展相對緩慢，有必要提升管理部門的檔案意識，加強(qiáng)管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，引入網(wǎng)絡(luò)化管理等先進(jìn)手段，多方面來提升公路建設(shè)檔案管理工作，從而發(fā)揮公路建設(shè)檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的重要作用。

參考文獻(xiàn)：

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[3] 朱玉玲. 淺論如何做好公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作[J]. 決策探索(下半月), 2011,(04)．

篇8

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，很多企業(yè)都認(rèn)識到了信息技術(shù)的應(yīng)用對企業(yè)檔案管理的重要性。在企業(yè)不斷壯大的過程中，因企業(yè)的各項(xiàng)活動產(chǎn)生的數(shù)字信息不斷增多，而企業(yè)傳統(tǒng)的檔案信息管理模式已無法適應(yīng)大量的信息管理要求，另一方面，企業(yè)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，致使企業(yè)檔案管理人員的信息化掌握能力難以及時跟上信息化進(jìn)程，致使企業(yè)檔案的信息化管理出現(xiàn)了阻礙。

2企業(yè)檔案管理工作人員的專業(yè)知識不高

檔案資源的建設(shè)工作對檔案管理人員的知識素養(yǎng)和專業(yè)能力要求比較高，但是目前很多企業(yè)的檔案管理人員的綜合素質(zhì)、知識結(jié)構(gòu)與這一要求還有一定差距。同時，目前很多的企業(yè)的檔案管理人員都缺少專業(yè)的檔案管理訓(xùn)練，并且很多檔案管理的工作人員均來自非檔案專業(yè)，使企業(yè)的許多檔案管理做不到科學(xué)化發(fā)展和有效的為公司內(nèi)部服務(wù)，由于檔案管理人員的專業(yè)性技術(shù)不強(qiáng)，無法及時的掌握信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理不夠現(xiàn)代化，阻礙了企業(yè)的長久發(fā)展。

3加強(qiáng)企業(yè)檔案管理措施，提高企業(yè)檔案管理水平

3.1企業(yè)需加大檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用

當(dāng)前，信息化的發(fā)展對企業(yè)檔案管理提出了新的發(fā)展要求。以往的紙質(zhì)檔案管理是對檔案的實(shí)體化管理，目前已很難適應(yīng)企業(yè)管理的要求。隨著信息技術(shù)大量應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)和管理，可以利用信息技術(shù)加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理工作，工作人員在積極開發(fā)檔案信息資源的同時，并使用信息技術(shù)更好的為企業(yè)服務(wù)，提供企業(yè)相關(guān)知識文獻(xiàn)等。因此，企業(yè)若想更好的應(yīng)用信息技術(shù)并得到長久的發(fā)展，企業(yè)必須積極利用各種信息技術(shù)帶來的優(yōu)勢，開發(fā)并使用具有數(shù)據(jù)分析和決策支持的檔案知識管理系統(tǒng)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平整體的提高。

3.2強(qiáng)化企業(yè)的知識服務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)知識共享

對企業(yè)內(nèi)部的知識服務(wù)體系，企業(yè)通過構(gòu)建內(nèi)部知識網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)知識的傳遞和共享工作。而對于企業(yè)外部的知識傳遞工作，企業(yè)也可以外部知識網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)企業(yè)和外部的客戶資源和外部市場的交流。為了使信息資源達(dá)到安全性的標(biāo)準(zhǔn)，公司內(nèi)部可以建立相應(yīng)的共享權(quán)限，使公司內(nèi)部用戶可以直接訪問此系統(tǒng)，而外部網(wǎng)的客戶或市場用戶必須通過檔案管理部門的主頁或者站點(diǎn)系統(tǒng)鏈接，獲得權(quán)限后實(shí)現(xiàn)知識的查找工作。實(shí)現(xiàn)知識共享有利于企業(yè)的知識體系發(fā)展，更加快了檔案管理整體水平的提升。

3.3提高企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)知識水平

為了更好的完成企業(yè)的檔案管理工作，檔案管理部門可以引進(jìn)有專業(yè)知識的人才或有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的成員，使其迅速融入到企業(yè)的工作流程中。同時管理部門的負(fù)責(zé)人要對檔案管理的成員進(jìn)行公司內(nèi)部的介紹，使成員加深對公司經(jīng)營情況的理解，使其自身的知識結(jié)構(gòu)可以適應(yīng)于公司的發(fā)展需要，并且要加強(qiáng)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，使其適應(yīng)于當(dāng)前信息技術(shù)的高速發(fā)展，運(yùn)用先進(jìn)的知識管理手段更好的為企業(yè)服務(wù)。

4結(jié)語

篇9

關(guān)鍵詞：醫(yī)院病案 檔案管理 對策

中圖分類號：R197 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）01（a）-0234-01

病案是對人們的疾病和對疾病治療的真實(shí)記錄，記載了病人的病況、檢查、治療過程和轉(zhuǎn)歸的情況，在醫(yī)院醫(yī)療和教學(xué)以及科研工作中有著重要的作用，相應(yīng)的醫(yī)院病案檔案管理工作就顯得尤為重要。

1 當(dāng)前醫(yī)院病案檔案管理的現(xiàn)狀

（1）病案管理與檔案管理相脫離。

醫(yī)院的病案檔案應(yīng)該與醫(yī)院其他的檔案資料共同構(gòu)成醫(yī)院檔案的整體，但是，病案作為反映醫(yī)療業(yè)務(wù)的檔案，在現(xiàn)行的醫(yī)院檔案管理工作體系中，卻將它分離與醫(yī)院檔案管理工作體系之外。這樣一來，醫(yī)院檔案的整體就被分割成兩部分，跟檔案集中統(tǒng)一管理的原則不符，并且使醫(yī)院檔案行政管理部門無法對其進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，影響了醫(yī)院檔案工作的開展，降低了醫(yī)院病案管理的工作質(zhì)量，阻礙了醫(yī)院檔案管理工作走向法制化的發(fā)展道路。

（2）醫(yī)院病案的內(nèi)在質(zhì)量不高。

目前來看，造成醫(yī)院病案內(nèi)在質(zhì)量不高的原因主要有四點(diǎn)：一是醫(yī)院檔案管理上病案質(zhì)量的責(zé)任界限不清晰，造成有些資料不齊全。二是醫(yī)院病案質(zhì)量的檢查者和被檢查者之間不能相互制約，因?yàn)椴“纲|(zhì)量的高低反映著醫(yī)院的管理水平，使得即使病案質(zhì)量出現(xiàn)問題，也沒有相關(guān)人員予以追究。三是政府檔案行政管理機(jī)關(guān)沒有做到切實(shí)的監(jiān)督指導(dǎo)，使病案檔案管理出現(xiàn)“真空”。四是各單位從事醫(yī)院檔案管理的人員大都是從其他崗位轉(zhuǎn)崗過來的，缺乏基本的專業(yè)技能和理論知識。有些單位為了節(jié)省人力成本，甚至采用兼職人員。由于單位對業(yè)務(wù)的重視程度較高，職工往往更傾向于做好業(yè)務(wù)工作，而忽視檔案管理相關(guān)的任務(wù)，更不要說主動學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)知識。這引起了一系列檔案管理工作的混亂。隨著社會的不斷進(jìn)步，醫(yī)院病案檔案不能僅限于本單位查閱資料，而是服務(wù)于整個社會，醫(yī)院病案檔案工作如何確定自己的方向、找準(zhǔn)自己的位置，使病案檔案充分地發(fā)揮和實(shí)現(xiàn)自身價值是擺在病案檔案工作者面前的嶄新課題，同時也是我們亟待解決的重要問題。

2 提高醫(yī)院病案檔案管理的對策

（1）強(qiáng)化病案檔案管理職能。

當(dāng)前新時期的環(huán)境下，要適應(yīng)社會醫(yī)療體系的改革，就要加強(qiáng)醫(yī)院的管理工作，提高醫(yī)院全體人員包括醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)護(hù)人員和檔案管理者們的檔案管理意識，全程監(jiān)控醫(yī)院各項(xiàng)活動中所形成的全部醫(yī)療信息，并對其跟蹤服務(wù)。要想達(dá)到這一目標(biāo)，首先就必須要摒棄掉傳統(tǒng)的陳舊觀念，接受和學(xué)習(xí)適應(yīng)新時期社會醫(yī)療體系的新觀念，進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的職能，使得醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)成為一個儲備著醫(yī)療信息、醫(yī)療研究的資料、醫(yī)院管理?xiàng)l件和領(lǐng)導(dǎo)決策的文件等內(nèi)容的綜合完整性的系統(tǒng)。

（2）完善病案檔案管理體系。

把醫(yī)院病案檔案管理工作納入到醫(yī)院檔案管理的工作體系中，同時醫(yī)院的檔案管理工作要做到“三個統(tǒng)一”，即統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)和統(tǒng)一制度。對醫(yī)院檔案管理工作部門和分管醫(yī)院檔案工作的院長，要明確他們的職責(zé)和任務(wù)，在進(jìn)行醫(yī)院檔案管理時務(wù)必要包括醫(yī)院病案檔案的管理工作，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案集中管理的原則。由于病案管理有著特殊的專業(yè)性，因此它還受醫(yī)院病案管理委員會的領(lǐng)導(dǎo)與監(jiān)督；在統(tǒng)一機(jī)構(gòu)上，要明確和強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理部門的職能，使其成為醫(yī)院運(yùn)行信息管理的專業(yè)性主管部門；將醫(yī)院病案檔案管理工作納入到全院檔案管理的范疇，并將相關(guān)人員的責(zé)任界面劃分清晰。首先，醫(yī)院的檔案部門應(yīng)該將病案方案管理和其它種類的檔案管理做全面考慮，將醫(yī)院病案管理工作整合到全院檔案管理工作的整體體系中，統(tǒng)籌制定檔案管理工作的規(guī)劃和計劃，并定期對醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行檢查和總結(jié)，其中包括對醫(yī)院病案檔案的管理工作。其次，在收集和整理醫(yī)院病案檔案時，檔案部門要根據(jù)病案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，在保證病案檔案的完整齊全和準(zhǔn)確規(guī)范的基礎(chǔ)上，按照病案管理要求要進(jìn)行病案檔案的管理工作。再次，醫(yī)院的檔案管理部門要加強(qiáng)對病案的保管工作，對病案的檔案管理進(jìn)行整體規(guī)劃并科學(xué)布局，完整及安全的保管病案檔案。在對相關(guān)工作人員的管理上，可以推行崗位責(zé)任制，要求醫(yī)院病案檔案的管理人員認(rèn)真履行檔案管理的工作職責(zé)，檔案管理部門和醫(yī)院相關(guān)主管部門要定期不定期的對其檢查和考核，對病案檔案管理做得好的人員給予獎勵，對病案檔案管理中出現(xiàn)錯誤和漏洞的要予以相應(yīng)懲罰，做到獎懲分明，提高檔案管理人員的工作積極性。在醫(yī)院的人才培養(yǎng)上，要將醫(yī)院的病案檔案管理人員列于人才培養(yǎng)計劃，以此來提高醫(yī)院病案檔案管理的工作質(zhì)量。

（3）挖掘病案檔案信息資源。

醫(yī)院的檔案管理部門服務(wù)于醫(yī)院工作最直接最具體的表現(xiàn)就是，將醫(yī)院的相關(guān)檔案信息提供出來，作為領(lǐng)導(dǎo)決策、醫(yī)療研究和醫(yī)院管理的依據(jù)。目前，醫(yī)院檔案信息服務(wù)相對滯后，不能滿足對信息要求具有實(shí)效性的需求，為了解決這一現(xiàn)象，醫(yī)院的檔案管理部門要積極籌建一個現(xiàn)代化的醫(yī)院綜合檔案目錄中心，用以存放醫(yī)院所有的檔案文件目錄，并與醫(yī)院的各業(yè)務(wù)科室實(shí)現(xiàn)微機(jī)互聯(lián)，這樣，如需使用相關(guān)檔案信息，就可以直接在目錄庫里查出，大大提高了工作效率。而且，在醫(yī)院有了對某項(xiàng)病例的醫(yī)療研究成果時，信息儲存庫就可以發(fā)揮其強(qiáng)大的優(yōu)勢，在病案檔案管理人員對科研成果檔案進(jìn)行分析加工后，可以用其進(jìn)行檔案的編研和傳播科研成果，以便更好的為醫(yī)療科研和廣大患者服務(wù)。另外，還要做好醫(yī)院病案檔案信息的反饋工作，以此來完善檔案信息的開發(fā)。必須要深入研究檔案開發(fā)中所利用到的反饋信息，來了解開發(fā)信息是否得到合理全面的利用，并從中總結(jié)出檔案信息開發(fā)工作的潛在規(guī)律，為進(jìn)一步開發(fā)和完善檔案信息資源提供依據(jù)。同時，還可以找出檔案信息資源開發(fā)工作中的不足，以便采取有效措施進(jìn)行控制和調(diào)整，保證醫(yī)院病案檔案信息開發(fā)工作的持續(xù)健康發(fā)展。

（4）加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

有條件的單位應(yīng)該配備專業(yè)的檔案管理員，并加強(qiáng)對管理人員的繼續(xù)教育，定期參加省檔案局組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從而提高業(yè)務(wù)人員的檔案管理水平。首先必須強(qiáng)化檔案人員業(yè)務(wù)理論水平知識，使之能夠深入到崗位的第一線，能夠主動提供醫(yī)療衛(wèi)生信息資料，其次還必須學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備，實(shí)現(xiàn)更加高效快捷的服務(wù)。

3 結(jié)語

本文通過分析當(dāng)前新時期下我國醫(yī)院病案檔案管理的現(xiàn)狀，提出了加強(qiáng)醫(yī)院病案檔案管理工作的相應(yīng)對策，用以提高醫(yī)院病案檔案管理的工作效率和質(zhì)量，從而促進(jìn)醫(yī)院事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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一、水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中存在的問題

1.檔案管理意識淡薄

一直以來，不管是建設(shè)單位還是上級管理部門，都存在著重工程建設(shè)輕檔案管理的現(xiàn)象，對于檔案管理工作的政策制定、落實(shí)、檢查等工作沒有進(jìn)行積極的跟進(jìn)，使檔案管理的工作流程形同虛設(shè)，有的檔案與實(shí)際工程建設(shè)存在著較大的差距，無法與建設(shè)進(jìn)度保持同步，使得檔案管理工作處于被動局面。

2.檔案管理制度與工程建設(shè)制度建設(shè)情況不相符

在水利工程中，各項(xiàng)政策逐步得到了完善，各種招投標(biāo)制度、驗(yàn)收制度、監(jiān)理制度不斷得到了完善，工作內(nèi)容和形式發(fā)生了一定的變化，逐步與時展步伐相結(jié)合。與此同時，檔案管理的相關(guān)制度并沒有得到完善，與工程建設(shè)制度存在著較大的差距，使得檔案管理工作無法做到有章可循。

3.缺乏相應(yīng)的人才

當(dāng)前，檔案管理工作逐步向著信息化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理人員在綜合素質(zhì)上已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理工作。檔案管理工作越來越需要復(fù)合型人才，要求管理人員既能夠了解水利工程的相關(guān)知識，有擁有較強(qiáng)的信息技術(shù)水平，但是這樣的人才數(shù)量極其稀少，建設(shè)單位也不注重對人才的培訓(xùn)，導(dǎo)致人才供不應(yīng)求。

二、如何做好水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作

1.加快對制度的完善

完善的制度是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，因此，應(yīng)加快建立相關(guān)制度，才能夠使檔案管理工作在水利工程建設(shè)項(xiàng)目中發(fā)揮出積極作用。在制度建設(shè)的過程中，應(yīng)組織管理人員形成制度制定小組，對當(dāng)前水利工程建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況進(jìn)行分析，對之前的檔案管理制度進(jìn)行研究，摒棄其中過期、落后的條款，對新形勢下的制度進(jìn)行補(bǔ)充，使檔案管理工作能夠與水利工程建設(shè)項(xiàng)目實(shí)際情況相符合。同時，應(yīng)注重對制度的落實(shí)，要求所有檔案管理工作人員深刻掌握規(guī)章制度，對制度中涉及到的內(nèi)容進(jìn)行了解，在工作中嚴(yán)格遵守，確保檔案管理制度的落實(shí)。

2.將傳統(tǒng)思想進(jìn)行轉(zhuǎn)變

為了能夠?qū)崿F(xiàn)創(chuàng)新工作方法的滲透，當(dāng)務(wù)之急是加快思想轉(zhuǎn)變，改變傳統(tǒng)的工作思路，能夠用創(chuàng)新思想武裝自己的頭腦，從而改變檔案管理工作方法。因此，上級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視創(chuàng)新檔案管理方法，并將工作創(chuàng)新作為績效考核的范疇之中，對于在工作中努力創(chuàng)新、加快轉(zhuǎn)變的員工給予精神上和物質(zhì)上的獎勵。同時，應(yīng)實(shí)現(xiàn)超前管理，在水利工程項(xiàng)目開展之前，就應(yīng)實(shí)現(xiàn)對工程的資料收集，打破傳統(tǒng)的被動管理的方法，而主動采取行為，了解水利工程建設(shè)的各個環(huán)節(jié)，確保檔案管理工作的全面性和及時性。

3.加強(qiáng)培訓(xùn)，提高水平

提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平是檔案管理的基本保障，發(fā)展檔案事業(yè)，必須牢固樹立人才是第一資源的觀念，堅持以人為本，不斷提高檔案管理者素質(zhì)，全面加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)出一批熱愛檔案事業(yè)、具有專門知識和技能的檔案人才。通過不定期組織檔案人員參加水利行業(yè)組織的檔案學(xué)習(xí)班及學(xué)習(xí)各種檔案法律、法規(guī)，學(xué)習(xí)水利工程檔案工作所需要的各種新理論、新知識、新技能，從而優(yōu)化檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，提高檔案人員的檔案管理業(yè)務(wù)和管理水平。在工程建設(shè)和檔案管理過程中，可通過開辦各類培訓(xùn)班或舉行座談會等多種形式，加強(qiáng)對檔案源頭單位業(yè)務(wù)的指導(dǎo)和監(jiān)督。同時，檔案管理人員的信息技術(shù)水平也是非常重要的，在日常培訓(xùn)中，應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，有條件可以招聘一些信息技術(shù)專業(yè)的人員加入到檔案管理工作中，使其對檔案管理信息化建設(shè)工作負(fù)責(zé)，從而提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體水平。