導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案管理優(yōu)秀事跡，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

（一）理想和人生觀方面的教育功能

通常情況下，高校檔案館記錄著很多過去的優(yōu)秀事跡，特別是本學(xué)校的先進(jìn)人物和學(xué)者等，以及很多先進(jìn)工作者的故事和圖片等，因此，在個人價值、人生理想和人生觀等方面，高校檔案館發(fā)揮著重要教育作用。在實際教學(xué)過程中，教師可以利用這些優(yōu)秀的事跡來鼓勵學(xué)生，并將學(xué)生的事跡學(xué)習(xí)需求、人生目標(biāo)、未來發(fā)展規(guī)劃等，與檔案館中的相關(guān)資料結(jié)合在一起，可以起到很好的引導(dǎo)作用，從而幫助學(xué)生樹立正確的人生觀、價值觀和世界觀，是提高教育教學(xué)水平的重要支持。與此同時，高校圖書館的有效建設(shè)，還可以為學(xué)生提供很多豐富的資料，讓學(xué)生系統(tǒng)的了解學(xué)校的發(fā)展歷程，從而在各種優(yōu)秀事跡的熏陶下養(yǎng)成良好的學(xué)習(xí)習(xí)慣，是促進(jìn)學(xué)生綜合素質(zhì)全面發(fā)展的重要途徑。

（二）愛國主義和愛校敬業(yè)方面的教育功能

在我國高校教育事業(yè)中，較多檔案館的資料都是學(xué)校不同時期各種事跡的濃縮，可以作為很好的愛國教育材料，從而讓學(xué)生清楚認(rèn)識到自身擔(dān)負(fù)的重要責(zé)任，最終將國家的命運(yùn)和自己的未來發(fā)展緊密聯(lián)系在一起，是培養(yǎng)學(xué)生愛國主義、愛笑校業(yè)精神的有效途徑。在實際辦學(xué)過程中，每個學(xué)校都有自己的風(fēng)格和特色，是高校教育事業(yè)長期發(fā)展總結(jié)出來的優(yōu)秀傳統(tǒng)，也是未來發(fā)展的重要引導(dǎo)。因此，高校檔案館中很多資料都是學(xué)校各種發(fā)展成果的重要展示和見證，在增強(qiáng)學(xué)生自豪感、增強(qiáng)學(xué)生的愛校自覺性等方面有著重要影響，對于推動高校教育事業(yè)可持續(xù)發(fā)展發(fā)揮著重要作用。

（三）科研能力和知識創(chuàng)新方面的教育功能

通過長期的實踐教學(xué)，教師可以獲得很多教學(xué)成果，是教育科研工作有效進(jìn)行的重要支持。因此，高校檔案館的有效建設(shè)，可以為科研工作提供豐富的資料，從而提高各大高校的科研能力。與此同時，將檔案館的資料和學(xué)生的實際教學(xué)工作結(jié)合到一起，定期開放檔案館，可以有效培養(yǎng)學(xué)生的科研興趣，從而提高學(xué)生的創(chuàng)新能力，讓他們勇于探索和不斷提升，并不斷更新檔案館的各種資料。

二、高校檔案館文化教育功能的實現(xiàn)策略

（一）注重基礎(chǔ)建設(shè)，加強(qiáng)檔案館各種檔案的收集、編研

在高校教育工作中，想要有效發(fā)揮檔案館的教育功能，就必須注重基礎(chǔ)建設(shè)，不斷完善各種檔案資源，制定合適的檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)和素質(zhì)培訓(xùn)，才能在技巧檔案館各種資料的收集、編研等工作的基礎(chǔ)性上，有效提高檔案資料的真實性、準(zhǔn)確性和可靠性。在實際的檔案管理工作中，不同類型的檔案有著相應(yīng)的編研規(guī)則，必須嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，此案呢過為利用者提供所需的資料，從而促進(jìn)高校檔案館建設(shè)有序進(jìn)行。

（二）合理運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，推動檔案管理信息化發(fā)展

隨著高科技信息技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)在高校檔案管理工作中的合理運(yùn)用，是社會不斷發(fā)展的必然趨勢，對于提高檔案管理工作效率、檔案資料質(zhì)量等都有著重要影響。因此，在實際的檔案管理工作中，充分利用各種信息技術(shù)，注重檔案管理的多樣化，在加大檔案管理宣傳力度的同時，還可以提高檔案管理工作人員的管理意識，最終推動高校檔案管理信息化發(fā)展。

（三）注重“以人為本”，全面提高檔案館管理效用

在高校檔案館的建設(shè)過程中，檔案管理工作人員發(fā)揮著重要主導(dǎo)作用，是檔案管理工作效率不斷提高的重要保障。因此，注重“以人為本”的檔案管理工作理念，注重檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)和現(xiàn)代信息技術(shù)的掌握，不斷增強(qiáng)他們的責(zé)任感和管理意識，是全面提升檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的重要保障。根據(jù)高校檔案館建設(shè)的情況來看，其教育功能的充分發(fā)揮，還需要提高檔案管理工作人員的服務(wù)意識，才能充分體現(xiàn)人文關(guān)懷理念，最終全面高校檔案管理效用。

（四）提高利用效率，真正有效發(fā)揮檔案館的各種教育功能

在高校檔案館各種資料不多完善的過程中，高技能、高素質(zhì)人才的培養(yǎng)，需要不斷提高檔案資料的利用效率，才能真正發(fā)揮高校檔案館的各種教育功能，從而推動高校教育不斷改革和創(chuàng)新。在不斷以往教育工作的優(yōu)秀經(jīng)驗的過程中，學(xué)生可以選擇性的吸取自己所需的知識，在樹立遠(yuǎn)大理想、明確人生目標(biāo)的同時，還可以對自己的未來發(fā)展進(jìn)行合理規(guī)劃，從而將學(xué)校的發(fā)展、國家的命運(yùn)和自己的發(fā)展緊密聯(lián)系在一起，盡自己最大的努力去拼搏。

三、結(jié)束語

篇2

關(guān)鍵詞: 醫(yī)院 醫(yī)德醫(yī)風(fēng) 檔案管理

隨著醫(yī)療體制改革的不斷深化，醫(yī)療市場的競爭日益激烈，如何做好醫(yī)院的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案管理工作，有效發(fā)揮檔案的社會功能，促進(jìn)醫(yī)務(wù)人員道德素質(zhì)的提高，更好地為醫(yī)療、科研、教學(xué)服務(wù)，筆者有如下幾點體會。

一、健全醫(yī)德醫(yī)風(fēng)管理制度，抓好醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案管理的基礎(chǔ)工作

我院于2002年建立了醫(yī)院第一份醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案，但直到2004年為迎接醫(yī)院管理年活動，醫(yī)院的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案管理才有了一定起色。這個階段，筆者認(rèn)為，領(lǐng)導(dǎo)重視，建立起較為規(guī)范的規(guī)章制度，是我院醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案管理工作的起點。首先，醫(yī)院成立了醫(yī)德醫(yī)風(fēng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，制定了《醫(yī)務(wù)人員醫(yī)德考評制度》、《醫(yī)務(wù)人員醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核辦法》、《醫(yī)院醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案管理細(xì)則》等切實可行的規(guī)章制度。其次，確定了醫(yī)院醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案的基本構(gòu)成。主要分成三個大部分：第一部分記錄職工的基本情況；第二部分記錄職工平時的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核內(nèi)容、結(jié)果和獎懲情況；第三部分是職工歷年來醫(yī)德醫(yī)風(fēng)的總結(jié)和組織考核意見。再次，培訓(xùn)專職檔案管理員。各科室設(shè)立了兼職檔案員，由辦公室檔案部門負(fù)責(zé)檔案員的日?？己?。個人年度醫(yī)德醫(yī)風(fēng)總結(jié)在科室評議通過后，由檔案員將考核表載入其檔案。其他事跡、材料由檔案員收集，存入檔案并隨時記錄在相關(guān)表格上。以上措施，有效保證了檔案材料收集工作的順利完成。最后是醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案的立卷工作。我們參照了人事檔案管理辦法，每人一卷，活頁裝訂，以姓氏筆畫為序編制案卷號和案卷目錄。卷內(nèi)材料分表格、個人醫(yī)德醫(yī)風(fēng)總結(jié)、獎懲原件、復(fù)印件、照片等。每類材料之間設(shè)立明顯標(biāo)志，各類材料單獨編制卷內(nèi)目錄和頁碼。每年對上年度材料進(jìn)行整理裝訂，經(jīng)醫(yī)院醫(yī)德醫(yī)風(fēng)委員會審核并簽署意見，年度醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案即告完成。

二、提高認(rèn)識，重視資源，做好醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案的開發(fā)利用

建立醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案的首要目的即是利用。因此，我們采取了多種措施，使檔案資源利用達(dá)到最大化。一是將檔案

資料量化、細(xì)化，使檔案資料易于操作，便于考評。具體做法就是將醫(yī)德醫(yī)風(fēng)自查自評部分分成10個方面，每部分賦予相應(yīng)的分值，總分為100分。規(guī)定了評議的及格分，即90分，并以此作為獎懲的依據(jù)。二是每季度將醫(yī)德醫(yī)風(fēng)建設(shè)和考評情況通過專門簡報的形式下發(fā)各科室，通知到每個職工。這個方面我們進(jìn)行了大膽嘗試，事實證明效果不錯。具體做法就是每季度各科室檔案員將醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案從檔案室領(lǐng)回，讓每個職工都能看到自己的檔案內(nèi)容。優(yōu)秀的同志會更加努力，爭取更大的進(jìn)步；落后的同志以優(yōu)秀同志為榜樣，奮起直追。如2003年我們有4名同志因服務(wù)態(tài)度方面存在問題，醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核不合格?？吹阶约旱臋n案內(nèi)容，這4名同志知道了問題所在，以后就再沒犯過同類錯誤，并以此為鑒，在下一年度的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核中取得了優(yōu)異成績。三是將醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案考核結(jié)果作為科室評優(yōu)、個人評先和職稱晉升的重要依據(jù)。規(guī)定如科室有2%的同志醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核在90分以下，則科室不能參加評優(yōu)?？剖裔t(yī)德醫(yī)風(fēng)考核達(dá)到100%則自動成為精神文明科室，并給予適當(dāng)物質(zhì)獎勵。個人醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核連續(xù)兩年達(dá)到優(yōu)秀則享有優(yōu)先晉職資格。這些規(guī)定的實施，極大調(diào)動了科室及職工的工作積極性，為樹立醫(yī)務(wù)人員的正

面形象，構(gòu)建和諧醫(yī)患關(guān)系，打造醫(yī)院品牌而做出積極的貢獻(xiàn)。

三、 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案工作者的素質(zhì)

做好醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案的管理及利用，人才是關(guān)鍵。所以自立檔之日起我們即把人員培訓(xùn)當(dāng)作工作的重中之重來抓。

篇3

經(jīng)過學(xué)習(xí)和內(nèi)部試運(yùn)行，我認(rèn)真編寫了硫酸廠生產(chǎn)工段一班“誠信自律”班組申報材料以及班組詳盡的規(guī)章制度，通過一年來不斷的學(xué)習(xí)、改進(jìn)，我們從最開始的“毫無頭緒”到如今大家在工作和生活中都形成了自覺意識。同時我還肩負(fù)著對硫酸廠稿件的審核工作，為提高自己的寫作水平，搞好新聞寫作，我對公司局域網(wǎng)上刊登的文章進(jìn)行深入學(xué)習(xí)，時刻了解公司工作動態(tài)，保證了硫酸廠新聞稿件的針對性、及時性和真實性。

在廠領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，我堅持正確的宣傳原則，對在生產(chǎn)崗位中涌現(xiàn)出的典型事跡、安全生產(chǎn)、質(zhì)量控制進(jìn)行了宣傳報導(dǎo)，鼓舞了員工的士氣。多層次，全方位的展示了硫酸人的精神風(fēng)貌和工作中取得的優(yōu)秀成績，為硫酸廠宣傳報道盡了一份自己的力量，作為硫酸廠稿件負(fù)責(zé)人，我認(rèn)真排版校對，在自己負(fù)責(zé)的范圍內(nèi)避免稿件的失誤，因表現(xiàn)突出，我在宣傳報道中被評為“硫酸廠宣傳報道先進(jìn)個人”。

7月1日，我通過應(yīng)聘進(jìn)入行政部檔案管理員工作崗位，主要負(fù)責(zé)公司檔案管理方面的工作。我非常珍惜與熱愛這份工作，入職以來，我一直希望呈現(xiàn)給大家一個真誠、理性、執(zhí)著、堅毅的我。 平時我認(rèn)真做好公司檔案管理、存檔、借閱、復(fù)印等每一項工作。

篇4

這一年我從云南大學(xué)畢業(yè)后非常幸運(yùn)的來到三環(huán)中化。一開始從事硫酸生產(chǎn)工作，對于我來說是不平凡的一年。面對新的工作環(huán)境、新的工作崗位，沒有因為遇到困難和考驗而退縮，而是陌生的領(lǐng)域里積極探索并迎難而上。努力學(xué)習(xí)硫酸專業(yè)知識，工作中我積極主動、認(rèn)真負(fù)責(zé)、服從上級分配、聽從指揮，平時與同事們和睦相處，真正做到工作中是同事，生活中是朋友的和諧局面。除完成自己的工作外，還積極參與公司和硫酸廠組織的各項活動，共慶祖國60華誕”演講競賽中榮獲三等獎。同時，非常熱愛團(tuán)隊工作，通過競選成為硫酸團(tuán)支部宣傳委員，協(xié)助硫酸團(tuán)支部書記做好團(tuán)支部各項工作，為把硫酸團(tuán)支部建成一個團(tuán)結(jié)活潑、充溢暮氣的群體而努力。

公司建議創(chuàng)立“誠信自律”班組活動以來，從6月份。與班組人員一同認(rèn)真學(xué)習(xí)公司創(chuàng)立“誠信自律”班組的有關(guān)內(nèi)容。經(jīng)過學(xué)習(xí)和內(nèi)部試運(yùn)行，認(rèn)真編寫了硫酸廠生產(chǎn)工段一班“誠信自律”班組申報資料以及班組詳盡的規(guī)章制度，通過一年來不斷的學(xué)習(xí)、改進(jìn)，從最開始的毫無頭緒”如今大家在工作和生活中都形成了自覺意識。同時我還肩負(fù)著對硫酸廠稿件的審核工作，為提高自己的寫作水平，搞好新聞寫作，對公司局域網(wǎng)上刊登的文章進(jìn)行深入學(xué)習(xí)，時刻了解公司工作動態(tài)，保證了硫酸廠新聞稿件的針對性、及時性和真實性。廠領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，堅持正確的宣傳原則，對在生產(chǎn)崗位中涌現(xiàn)出的典型事跡、平安生產(chǎn)、質(zhì)量控制進(jìn)行了宣傳報導(dǎo)，鼓舞了員工的士氣。多層次，全方位的展示了硫酸人的精神風(fēng)貌和工作中取得的優(yōu)秀成果，為硫酸廠宣傳報道盡了一份自己的力量，作為硫酸廠稿件負(fù)責(zé)人，認(rèn)真排版校對，自己負(fù)責(zé)的范圍內(nèi)避免稿件的失誤，因表現(xiàn)突出，宣傳報道中被評為“硫酸廠宣傳報道先進(jìn)個人”

通過應(yīng)聘進(jìn)入行政部檔案管理員工作崗位，7月1日。主要負(fù)責(zé)公司檔案管理方面的工作。非常珍惜與熱愛這份工作，入職以來，一直希望呈現(xiàn)給大家一個真誠、理性、執(zhí)著、堅毅的平時我認(rèn)真做好公司檔案管理、存檔、借閱、復(fù)印等每一項工作。檔案管理工作比較瑣碎，一直努力希望能在較短的時間內(nèi)熟悉各項檔案管理的工作，以后的工作中我會明確工作的順序、方向，具體的工作中形成了一個清晰的工作思路，盡快令自己能夠順利開展工作并熟練圓滿地完成本職工作。今后我將努力改正我缺點，發(fā)揚(yáng)優(yōu)點，再接再厲把工作做的更好。

盡管有了一定的進(jìn)步，總結(jié)一年的工作。但在一些方面還存在著不足。比如有創(chuàng)造性的工作思路還不是很多，很多工作還不夠完善，這有待于在今后的工作中加以改進(jìn)。以后日子里，將更加認(rèn)真學(xué)習(xí)，努力使思想覺悟和工作效率全面進(jìn)入一個新水平。

誠摯的感謝部門領(lǐng)導(dǎo)和同事在工作中對我協(xié)助和關(guān)心，將會在以后的工作中更加努力。發(fā)揮出自己的滿腔熱情,最后。依靠自己的勤學(xué)苦練,自己平凡的崗位上發(fā)明一個個不平凡的奇跡。為公司的再次騰飛貢獻(xiàn)自己的全部智慧和力量。

篇5

（周口師范學(xué)院 院長辦公室，河南 周口 466001）

摘 要：改革開放以來，我國高校建設(shè)也取得了巨大的發(fā)展.但是，在高校的發(fā)展的過程中，高校的檔案管理工作卻嚴(yán)重滯后.高校檔案是高校建設(shè)中的有機(jī)組成部分，高校檔案長期被忽視影響了高校全面發(fā)展.該文主要說明高校檔案的重要性，現(xiàn)代高校檔案管理中存在的問題以及解決方案.

關(guān)鍵詞 ：高校檔案；重要性；問題；對策

中圖分類號：G251 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1673-260X（2015）05-0211-02

1 高校檔案管理工作的重要性

1.1 檔案是高校發(fā)展的堅實底蘊(yùn)

高校檔案是學(xué)校在發(fā)展的過程中整理起來的，它客觀地反映著高效發(fā)展的歷程，高校在發(fā)展中所經(jīng)歷的事件.它從不同的角度反映著學(xué)校的人文氣息、歷史文化和學(xué)校傳承下來的優(yōu)良傳統(tǒng).這些體現(xiàn)了高校優(yōu)良傳統(tǒng)的檔案，在高校的進(jìn)一步發(fā)展中起著激勵師生奮發(fā)進(jìn)取的作用，在高校的建設(shè)和發(fā)展中起著精神的作用.高校在發(fā)展的過程中，通過對學(xué)校不同年代事件的的記錄，把學(xué)校在發(fā)展中所經(jīng)歷的歷史時刻進(jìn)行記錄和發(fā)揮，可以增加師生對高校的歸屬感，激發(fā)師生的創(chuàng)造熱情，為學(xué)校的發(fā)展提供經(jīng)久的動力.此外，學(xué)?？梢詫W(xué)校教育在各個領(lǐng)域中優(yōu)秀人才的事跡編撰出來，進(jìn)行不同形式的宣傳，他們的成功不僅僅只僅限于他們自己，他們的事跡也將成為高校這個整體的財富.

1.2 對檔案的合理利用可以提高的教學(xué)質(zhì)量

高校檔案中十分清晰、有系統(tǒng)地記錄了高校的教育過程.這其中包括了課程的設(shè)置、學(xué)生對課程和教學(xué)效果的反饋.高校檔案在很大的程度上，記錄著高校教學(xué)的成敗經(jīng)歷，這對高校教學(xué)的順利開展在很大的程度上起著指導(dǎo)性的作用.高校在進(jìn)行課程設(shè)置的時候，可以參照檔案中所反映出的不同問題，調(diào)整專業(yè)設(shè)置，根據(jù)不同的需要設(shè)定專業(yè)課程，改善教學(xué)方式和教學(xué)方法.因此，對高校檔案的合理分析和利用，可以有根據(jù)的改變教學(xué)方案，滿足學(xué)生的需求，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，達(dá)到供需平衡.

1.3 檔案對高校的管理工作起著指導(dǎo)性的作用

檔案是一張晴雨表，記錄著學(xué)校在以往的發(fā)展中取得的經(jīng)驗.高校行政管理是高校建設(shè)中的重要組成部分，構(gòu)成高校日常工作中最基礎(chǔ)的部分，是高校一切工作順利進(jìn)行的前提.行政管理工作在高校進(jìn)行改革發(fā)展中發(fā)揮著后勤保障一般的作用，同時高校的行政管理工作也是高效發(fā)展和建設(shè)的重要方面之一.高校檔案中關(guān)于行政管理方面的資料經(jīng)驗，可以為高校行政管理工作的正常進(jìn)行和進(jìn)一步發(fā)展提供理論上的指導(dǎo)，避免高校在今后的發(fā)展中再走彎路.檔案中記錄的以往行政管理工作的利弊得失，可以為今后的工作提供借鑒作用.

2 高校檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理中存在著人才稀缺的現(xiàn)狀

高校檔案的搜集、整理、歸檔都是在專門人才的整理上下完成的，但是，現(xiàn)在高校檔案管理中存在著檔案管理人才嚴(yán)重不足的現(xiàn)狀.現(xiàn)下高校人才不足，主要表現(xiàn)為兩個方面.首先，在高校檔案管理中存在著嚴(yán)重的人手不足的現(xiàn)狀，隨著學(xué)校的擴(kuò)招，以及教育、教學(xué)的不斷發(fā)展.檔案的種類和數(shù)量也不斷增很多.檔案管理工作面臨著十分嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，但是，由于人數(shù)不足，導(dǎo)致了檔案整理工作的嚴(yán)重滯后.部分學(xué)校甚至有數(shù)年的檔案工作，急需檔案管理者去進(jìn)行管理，但是，由于人手上的不足，導(dǎo)致了檔案工作一拖再拖，無法按時完成任務(wù).沒有整理好檔案無異于一堆另外的信息，檔案在高校建設(shè)中所起到的重要作用，也無法發(fā)揮出來，嚴(yán)重阻礙了學(xué)校的發(fā)展.其次，專業(yè)人才缺少.隨著學(xué)校的發(fā)展，對檔案管理者的要求也越來越高.由于編制問題，雖然高校在發(fā)展的過程中都有相應(yīng)的人才引進(jìn)計劃，但是檔案管理部門的人才引進(jìn)卻遲遲得不到改善.現(xiàn)代檔案的管理，不僅要求管理者有著十分專業(yè)的檔案管理方面的知識與經(jīng)驗，同時還要求檔案管理者有著十分廣泛的知識.可以對大量的檔案資料進(jìn)行分門別類，分別完成管理工作，但是由于檔案管理者素質(zhì)良莠不齊，檔案管理觀念陳后，導(dǎo)致了許多檔案管理者已經(jīng)不能很好地適應(yīng)現(xiàn)代的檔案管理工作.由于專業(yè)人才缺少和檔案管理者的素質(zhì)問題，致使檔案在管理中總是出現(xiàn)不同的錯誤.

2.2 檔案的管理方式落后

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)越來越深入社會發(fā)展的各個方面.實現(xiàn)檔案的數(shù)字化，建設(shè)數(shù)字化檔案，已經(jīng)成為檔案管理工作中新的潮流.但是，由于資金不足和專業(yè)人才上缺乏，導(dǎo)致檔案的管理方式仍舊十分落后.建立數(shù)字檔案具有管理科學(xué)、利用便捷、服務(wù)人性化等特點.但是，在我國高校中，對檔案的管理大都還停留在原始的階段.就很多高校而言，現(xiàn)在對檔案管理工作，還是人工管理，人工檢索的方式，檔案的搜集、整理、立案、歸檔等管理工作還是采用紙制版的形式.對于計算機(jī)設(shè)備的使用，有很多高校還只是處在進(jìn)行目錄管理的形式.這不僅造成了時間和空間的浪費(fèi)，也導(dǎo)致了檔案的利用率不高.造成這種現(xiàn)狀的原因有兩個方面.首先，硬件設(shè)施不足，數(shù)字化檔案的建設(shè)與管理，需要相應(yīng)的設(shè)備來做支持，而硬件設(shè)施的缺乏也導(dǎo)致了檔案的管理方式嚴(yán)重滯后.其次，專業(yè)人才缺乏，建設(shè)數(shù)字化檔案，要求檔案的管理者必須擁有十分熟練的現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，而專業(yè)人才的缺乏，導(dǎo)致了在建設(shè)數(shù)字化檔案的過程中面臨著重重的困難.檔案管理模式的落后，嚴(yán)重的限制了檔案管理的水平和檔案的利用效率.

2.3 高校檔案管理中存在著服務(wù)能力差的現(xiàn)狀

高校建立檔案的初衷，除了對必要的信息進(jìn)行保存意外，也是為了使檔案的管理工作服務(wù)于學(xué)校的建設(shè)，服務(wù)于學(xué)生.但是，現(xiàn)代檔案管理工作的服務(wù)能力十分差，甚至在部分高校檔案館形同虛設(shè)，本來應(yīng)該起到的作用并沒有充分發(fā)揮出來.檔案服務(wù)能力差的表現(xiàn)主題要體現(xiàn)在兩個方面.首先，檔案管理者在理念上沒有意識檔案的服務(wù)作用，檔案者管理在理念上只是為了完成學(xué)校交給的任務(wù).對檔案管理工作缺乏深刻的認(rèn)識，服務(wù)意識較差，這嚴(yán)重的限制了檔案在學(xué)校和學(xué)生在發(fā)展中所起到的重要作用.其次，檔案管理的服務(wù)能力差.隨著人類社會的發(fā)展.在進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)時代之后，人們工作學(xué)習(xí)方式發(fā)生了重大的變化.但是，眾多高校中對檔案的管理模式還處于十分落后的狀態(tài)，高校檔案的利用和使用方式已經(jīng)與人們的現(xiàn)代生活節(jié)奏嚴(yán)重脫節(jié)，這也導(dǎo)致人們對高校檔案館鮮有問津.現(xiàn)代高效檔案由于其服務(wù)能力差的原因，經(jīng)常處于尷尬地位，一方面隨著社會的發(fā)展，人們對于檔案的要求越來越嚴(yán)格，另一方面，檔案的發(fā)展嚴(yán)重與時代脫節(jié)，不能滿足人們的需求.

3 改善高校檔案管理工作的策略

面臨著高校檔案管理中存在的種種問題只有，通過改善對高校檔案的管理，才能發(fā)揮出高校檔案，在建設(shè)高校中應(yīng)有的作用.如何改善高校檔案的管理，該文認(rèn)為可以從以下幾點出發(fā).

3.1 要建立的合理檔案反饋系統(tǒng)

高校檔案的建立是以服務(wù)人們的需求為目的的.因此，要加強(qiáng)對高校檔案的管理，發(fā)揮其服務(wù)于用戶的功能，必須與用戶聯(lián)系起來，建立用戶反饋系統(tǒng).使用戶可以及時地把在檔案館辦理中存在的各種問題提出來，從而提高高校檔案管理工作的改進(jìn)和進(jìn)步.同時，檔案管理者也應(yīng)該不同用戶的不同需求，有針對的進(jìn)行管理，形成自己的特色，滿足客戶的不同需求.只有實現(xiàn)檔案的管理者之間與用戶之間的直接交流，才能及時發(fā)現(xiàn)高校檔案管理中存在的問題和不足，才能有針對的的做出改變，真正發(fā)揮檔案的作用.

3.2 建立現(xiàn)代化的檔案管理方法

隨著社會的進(jìn)步以及人們生活節(jié)奏的加快，傳統(tǒng)的檔案管理模式不論是進(jìn)行檔案管理，還是對用戶進(jìn)行服務(wù)，都已經(jīng)不再適應(yīng)這個時代.因此，高校就應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè).加強(qiáng)檔案的信息化、數(shù)字化建設(shè)，要轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識到檔案管理的重要性.高校在實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、信息化時，首先要加大對檔案管理工作的投入，滿足實現(xiàn)數(shù)字化、信息化的硬件設(shè)施.其次，要加強(qiáng)對已有人才培養(yǎng)，提高他們的專業(yè)素質(zhì)，同時，也應(yīng)該主義引進(jìn)人才.唯有做到這兩點高校檔案的數(shù)字化、信息化建設(shè)才有可能取得實效.

3.3 加強(qiáng)不同高校檔案管理之間的交流

高校在進(jìn)行檔案管理時，不同的高校之間可以通過建立交流平臺，交流檔案管理的經(jīng)驗，以促進(jìn)高校之間檔案管理的共同進(jìn)步.在知識經(jīng)濟(jì)時代，敝帚自珍只能導(dǎo)致一起落后.實現(xiàn)高校之間檔案管理經(jīng)驗的共享，才能一起解決在檔案管理中所遇到的不同的問題，實現(xiàn)共同進(jìn)步.使檔案促進(jìn)學(xué)校發(fā)展，促進(jìn)學(xué)生進(jìn)步的作用真正的發(fā)揮出來.

4 結(jié)語

在信息化時代，高校檔案的作用不再僅僅體現(xiàn)在對學(xué)校發(fā)展的促進(jìn)上，同時也對學(xué)生、對社會的發(fā)展也起著十分重要的作用.但是，現(xiàn)在檔案的管理方式顯然不能把檔案的全部作用發(fā)揮出來.因此，改變高校檔案管理的模式應(yīng)該放在檔案管理工作的重中之重.

參考文獻(xiàn)：

〔1〕江燕,武紅橋.當(dāng)前高校檔案管理工作中存在的問題與對策[J].理論探索,2012(17).

篇6

（1.赤峰學(xué)院 學(xué)報編輯部；2.赤峰學(xué)院 科技處，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

摘 要：高校的檔案管理工作是高校的重要工作之一，隨著教育教學(xué)環(huán)境的不斷變化，各大高校應(yīng)順應(yīng)時勢的發(fā)展，不斷改革創(chuàng)新檔案管理工作，服務(wù)好學(xué)校的教學(xué)科研工作.高校的檔案管理工作重要而又復(fù)雜，不僅關(guān)乎學(xué)校的發(fā)展，還關(guān)乎全校師生的前途與命運(yùn)，做好檔案管理工作也是促進(jìn)學(xué)校發(fā)展壯大的重要任務(wù)之一.當(dāng)前的高校檔案管理工作還存在許多問題，檔案管理體制不全，影響學(xué)校的檔案管理工作的發(fā)展；檔案管理設(shè)備落后，遺失或缺失問題嚴(yán)重；檔案管理人員思想落后，跟不上時代的發(fā)展.針對高校檔案管理工作存在的問題，本文從幾個主要方面展開分析，并結(jié)合當(dāng)前形勢的發(fā)展，提出創(chuàng)新高校檔案管理工作的對策.

關(guān)鍵詞 ：檔案管理；高等院校；管理創(chuàng)新

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1673-260X（2015）03-0171-02

檔案是國家機(jī)構(gòu)，社會組織及個人在社會活動中形成的，保存以備查詢的各種文字，音頻，影像的原始記錄.高等教育越來越普及，高校的檔案管理工作也變得愈加重要，檔案管理的作用日益突出.檔案管理是高校日常管理的重要工作之一，檔案管理工作的水平，體現(xiàn)了高校管理工作的水平，為高校的各項工作提供檔案信息服務(wù)，從而促進(jìn)高校的建設(shè)與發(fā)展.高校檔案管理工作的重要性不言而喻，它真實記錄著學(xué)校各個時期的辦學(xué)特色與教學(xué)風(fēng)貌，創(chuàng)新高校的檔案管理工作變得越來越緊迫.

1 高校檔案管理工作存在的主要問題

當(dāng)前我國許多高校的檔案管理工作仍然存在著許多的問題，對檔案管理創(chuàng)新內(nèi)涵認(rèn)識不足，耽誤了檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展.

1.1 落后的觀念，淡薄的意識

很少有人能認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，一些高校的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為學(xué)校的主要工作是教學(xué)科研與學(xué)生管理，只要教學(xué)科研成果突出，學(xué)生順利就業(yè)，其他的就不那么重要了.檔案管理經(jīng)常被人們所遺忘，檔案工作就是高校最冷門的工作，很多人不愿去做檔案管理工作，以致高校的檔案管理者都是一些年老的工作人員，對于繁雜的檔案管理工作經(jīng)常有心無力.高校對檔案管理工作經(jīng)費(fèi)投入不足，一些新的檔案設(shè)備沒有及時更新，高校的信息化檔案項目發(fā)展緩慢，檔案管理工作的發(fā)展跟不上學(xué)校的建設(shè)[1].檔案管理工作人員思想也較落后，認(rèn)為只要把檔案整理好，保存完整就可以了，沒有利用檔案資源服務(wù)學(xué)校建設(shè)的意識.在現(xiàn)代社會下，檔案管理人員的思想跟不上時代的發(fā)展，就會嚴(yán)重阻礙檔案建設(shè)的發(fā)展，最終影響到學(xué)校的發(fā)展.

1.2 落后的管理體制，繁瑣的管理方法

目前各大高校的檔案管理體制僵化，缺乏活力，一點創(chuàng)新氛圍都沒有.對于檔案管理工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置過于簡單，管理人員工資待遇不高，缺乏獎勵，沒有引進(jìn)專門人才進(jìn)行管理，整個檔案管理部門死氣沉沉.檔案管理人員即使工作做得再好，也未必能增加薪酬福利、晉升職務(wù)，這就導(dǎo)致了從事檔案管理工作的人員工作缺乏積極性，檔案管理工作停滯不前.傳統(tǒng)的檔案管理包括資料的收集、整理、分類、組卷、編制目錄、保管和提供利用等一系列繁瑣的工作，工作量大，任務(wù)重，工作手段落后，檔案管理人員未能及時整理出相應(yīng)的檔案資料[1].雖然一些高校也進(jìn)行了檔案管理的信息化，但建設(shè)程度低，僅僅是利用電腦進(jìn)行簡單的信息檢索，離真正的信息化檔案還有很大的距離.高校投入的檔案建設(shè)經(jīng)費(fèi)不足，管理人員只能利用落后的檔案管理設(shè)備，艱難的整理和保存學(xué)校眾多的資料檔案，有時候光收集資料一項工作就要耗費(fèi)管理人員大部分的時間，管理人員叫苦連天.沒有科學(xué)的檔案管理方法，先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，要想完成高校的信息化檔案建設(shè)，幾乎不可能.檔案建設(shè)的滯后，導(dǎo)致檔案利用低效，信息涵蓋不全，最終阻礙了高校的發(fā)展建設(shè).

2 管理人才匱乏，檔案開放力度不夠

檔案管理是一項非常復(fù)雜的工作，要求管理人員必須掌握相關(guān)技術(shù)知識，專業(yè)性很強(qiáng)，一般的人員沒有一定的檔案知識，根本無法開展檔案管理工作.檔案管理還是一項十分枯燥的工作，常常得獨自在成山的檔案資料里翻閱查詢，單調(diào)而乏味，管理人員除了要具備專業(yè)的技能，還要有沉穩(wěn)的性格，良好的思想道德素養(yǎng).在目前的檔案管理人員中，出現(xiàn)了年齡老化、專業(yè)水平不高、職稱較低的問題，整個檔案管理部門機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配置不合理，造成了檔案管理工作人員服務(wù)質(zhì)量不高、工作效率低下的問題，不能完全發(fā)揮出檔案資源的作用.

隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，人們對高端神秘的檔案資源的需求越來越大，檔案資源的價值日益突出.然而，由于檔案管理部門封閉保守的思想觀念，市場意識不強(qiáng)，對檔案資源的內(nèi)容、成分及查詢檔案的方法宣傳報道較少，加上檔案管理人員“保密保險，利用危險”的陳舊觀念還未根除，把檔案資源利用與保密檔案對立起來，從根本上限制了檔案資源的利用和檔案事業(yè)的發(fā)展[2].

3 高校檔案管理創(chuàng)新內(nèi)涵與作用分析

高校檔案管理的創(chuàng)新，不僅關(guān)乎高校檔案事業(yè)的發(fā)展，對高校的建設(shè)也具有巨大的影響，深刻理解檔案管理創(chuàng)新的內(nèi)涵，認(rèn)識到檔案管理創(chuàng)新的作用，才能更好的發(fā)揮檔案管理的巨大作用.

3.1 高校檔案管理創(chuàng)新的內(nèi)涵

高校檔案管理的創(chuàng)新包括管理理念、管理形式、管理內(nèi)容的創(chuàng)新，通過轉(zhuǎn)變檔案管理的思想觀念、建立服務(wù)型檔案管理部門、豐富檔案的內(nèi)容，達(dá)到檔案管理創(chuàng)新的目的.轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念，把以前單純的保管檔案的思想觀念，轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)學(xué)校與師生，充分利用檔案資源為學(xué)校的建設(shè)、師生的全面發(fā)展做出貢獻(xiàn).建立服務(wù)型的檔案管理部門，主動為學(xué)校的建設(shè)，師生的全面發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量.衡量檔案管理水平的指標(biāo)，不再僅僅局限于場所面積的大小、設(shè)備配套的新舊和館藏容量的多少，而在于著重考察檔案資源的利用價值的發(fā)揮，檔案服務(wù)工作開展的情況，特別是重點查看檔案開發(fā)利用和檔案服務(wù)的實際效果[3].不斷豐富高校的檔案內(nèi)容資源，開發(fā)出更多規(guī)范的檔案副本，以便廣大師生加以利用.

3.2 檔案管理創(chuàng)新對高校的作用

檔案管理創(chuàng)新，優(yōu)化了高校的檔案管理工作，使用科學(xué)的管理方法與先進(jìn)的技術(shù)，促進(jìn)了高校檔案管理工作的發(fā)展.高校檔案管理創(chuàng)新工作不僅能促進(jìn)學(xué)生各項素質(zhì)的提高，還可提高教師的教學(xué)水平.通過檔案展示學(xué)校的辦學(xué)特色，展開對學(xué)生的愛校教育；開發(fā)和利用本校的先進(jìn)事跡，開展理想信念教育；開發(fā)學(xué)生學(xué)籍與綜合測評資源，展開學(xué)風(fēng)教育和法紀(jì)教育.通過形式多樣的教育，全面提高學(xué)生的素質(zhì)，為社會培養(yǎng)合格的人才做出重大貢獻(xiàn).通過建立名師檔案，促使教師不斷提高教學(xué)水平；宣傳學(xué)校最新的科研成果，促使科研隊伍努力開展科研工作.通過創(chuàng)新高校檔案管理工作，高校的教學(xué)科研環(huán)境得到了極大的優(yōu)化.

4 如何創(chuàng)新發(fā)展檔案管理工作

高校檔案管理工作存在許多問題，阻礙了高校檔案事業(yè)及高校建設(shè)的發(fā)展，高校檔案管理改革創(chuàng)新迫在眉睫，應(yīng)如何創(chuàng)新，確實值得我們深思.本人從高校檔案管理理念、管理形式、管理內(nèi)容等主要方面入手，提出了高校檔案管理創(chuàng)新的幾點建議.

4.1 樹立科學(xué)發(fā)展的觀念，助推檔案管理創(chuàng)新

要想推進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新工作，沒有觀念的轉(zhuǎn)變，幾乎就是不可能完成的任務(wù).思想觀念的轉(zhuǎn)變，是改進(jìn)檔案管理工作的前提.檔案管理要樹立以人為本的工作理念，一切工作都應(yīng)圍繞廣大師生的全面發(fā)展，以促進(jìn)教師教學(xué)水平和學(xué)生整體素質(zhì)的提高為最高目標(biāo).樹立全面發(fā)展的檔案管理工作理念，高校各職能部門及二級院系的檔案建設(shè)應(yīng)統(tǒng)一到學(xué)校的檔案建設(shè)當(dāng)中，形成檔案工作的全面發(fā)展.以加強(qiáng)全校師生的檔案意識為目標(biāo)，全面鋪開檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理的建設(shè).樹立協(xié)調(diào)發(fā)展的檔案管理工作理念.在加強(qiáng)學(xué)校重要教學(xué)科研工作的同時，也應(yīng)重視檔案管理工作的發(fā)展，協(xié)調(diào)各項工作的發(fā)展，以高校各項工作與檔案工作協(xié)調(diào)發(fā)展為目標(biāo)，加快檔案管理的建設(shè)，服務(wù)于高校各項工作的開展.

4.2 樹立服務(wù)型的檔案管理部門，提高服務(wù)水平

檔案管理部門要有服務(wù)學(xué)校建設(shè)的意識.檔案管理人員應(yīng)深刻理解“檔案利用”的思想，改變過去“保密第一，有限利用”的陳舊觀念，打破“看攤守點，等客上門”的僵局.檔案管理部門應(yīng)主動服務(wù)于學(xué)校的建設(shè)，積極參與學(xué)校的重大活動，為其提供檔案信息服務(wù).

檔案管理部門要有服務(wù)校園文化建設(shè)的意識.充分發(fā)揮檔案館豐富的文化資源的優(yōu)勢，為豐富校園文化、促進(jìn)校園文化建設(shè)的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量.積極搜集整理有關(guān)學(xué)校歷史的資料，開展校園文化專題展，不斷提高學(xué)校的文化底蘊(yùn)與學(xué)生的集體榮譽(yù)感.開創(chuàng)名師檔案，開展優(yōu)秀學(xué)生先進(jìn)事跡宣傳活動，不斷優(yōu)化學(xué)校的教學(xué)科研工作環(huán)境.

檔案管理部門應(yīng)有服務(wù)學(xué)生就業(yè)的意識.高校檔案的重要內(nèi)容之一為學(xué)生檔案，學(xué)生檔案數(shù)量巨大，內(nèi)容眾多，對學(xué)生就業(yè)具有重要的影響.高校的檔案管理部門應(yīng)積極、規(guī)范地開發(fā)學(xué)生的檔案副本，如學(xué)生的心理健康檔案、學(xué)生社會實踐檔案、學(xué)生誠信檔案等等.通過豐富學(xué)生檔案的內(nèi)容，不斷促進(jìn)學(xué)生的全面發(fā)展，提高學(xué)生的綜合素質(zhì)，構(gòu)建學(xué)生與社會相連的橋梁，為社會培養(yǎng)合格的現(xiàn)代人才，為學(xué)生的順利就業(yè)提供幫助.

4.3 引入專門人才，建設(shè)信息化檔案系統(tǒng)

高校檔案管理的工作者，必須具備全面的專業(yè)知識與良好的職業(yè)素養(yǎng)，這對如今各大高校的檔案管理部門是個很大的壓力.專業(yè)的人才光靠內(nèi)部發(fā)掘是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，檔案管理部門必須由外部引入專門的人才，全面負(fù)責(zé)其檔案管理的工作.檔案管理部門如今最缺的就是既懂最新的信息技術(shù)，又具備傳統(tǒng)檔案管理技能的人才，高校必須投入更多經(jīng)費(fèi)，以引進(jìn)大量的專門人才.建設(shè)信息化檔案系統(tǒng)必須具備先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備，高校應(yīng)及時更新檔案管理設(shè)備，保障信息化檔案建設(shè)的順利進(jìn)行.對高校的各類檔案科學(xué)合理分類，主要分為教學(xué)檔案、黨政管理檔案、設(shè)備檔案、科研檔案、財會檔案、人力資源檔案、學(xué)生檔案等幾大類[4].規(guī)范管理學(xué)校的各類檔案，對各學(xué)院，各職能部門的檔案統(tǒng)一用相同的檔案管理方法進(jìn)行管理.不斷加強(qiáng)高校信息化檔案的安全級別，建立長效機(jī)制，保障檔案不被泄露、竊取.

高校檔案管理的創(chuàng)新工作十分重要，對于全校師生的發(fā)展都具有重大的影響.深刻理解檔案管理創(chuàng)新的內(nèi)涵，利用科學(xué)的方法及先進(jìn)的技術(shù)管理高校檔案，促進(jìn)高校檔案管理的發(fā)展，使其為了學(xué)校的建設(shè)及師生的發(fā)展發(fā)揮巨大的作用.

參考文獻(xiàn)：

〔1〕武鋒.淺議當(dāng)前高校檔案管理工作的創(chuàng)新[J].教育與職業(yè)，2012（05）：38-39.

〔2〕楊婷.高校檔案管理工作中存在的問題與對策分析[J].中國信息化，2012（14）：97-98.

篇7

【關(guān)鍵字】 高校檔案 檔案管理 互聯(lián)網(wǎng) 信息化建設(shè)

高校檔案是高校在教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項活動中形成的，歸檔保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像等各種形式的、歷史的原始記錄，是高校最寶貴的信息財富之一。檔案既是高校事業(yè)發(fā)展和教學(xué)等各項工作的真實歷史記錄.又是總結(jié)經(jīng)驗、制訂計劃、處理問題、改進(jìn)管理的依據(jù)。在信息時代，高校檔案信息將日益成為經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展所不可缺少的重要組成部分。這給當(dāng)今的檔案工作帶來了非常大的變化，我們只有充分認(rèn)識到開展檔案的信息化建設(shè)對檔案工作的重要性，才能改變對檔案的傳統(tǒng)認(rèn)識，適應(yīng)時代的發(fā)展趨勢，從根本上做好檔案的信息化建設(shè)。高校檔案應(yīng)建立健全檔案管理制度和機(jī)制，加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，全面推動高校管理信息化建設(shè)，為建設(shè)數(shù)字校園服務(wù)。

隨著國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、教育改革的不斷深入，教育事業(yè)引來了大發(fā)展大繁榮，同時對教育軟硬件的要求提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)。一方面促使學(xué)校重視師資力量、教育硬件條件、生源的綜合素質(zhì)等外部客觀因素；另一方面，則更加重視對教育教學(xué)工作的管理，著眼于創(chuàng)造和形成學(xué)校的教育精神、人文精神、學(xué)術(shù)精神、科學(xué)精神等內(nèi)容為中心的校園文化。

學(xué)校檔案是歷史的鏡子，記錄著學(xué)校的過去和現(xiàn)在，承載著未來的發(fā)展方向。學(xué)校檔案記錄了學(xué)校的一切活動，保存?zhèn)洳閷W(xué)校各種文字材料的總和，是學(xué)校建設(shè)的歷史證明和依據(jù)。學(xué)校的制度、文件和活幽諶莨程，就是學(xué)校在教育教學(xué)工作實踐中所形成的一種基本精神和行為準(zhǔn)則。通過學(xué)校檔案就能反映學(xué)校的教育教學(xué)管理風(fēng)格、組織結(jié)構(gòu)、工作方式、校園文化等內(nèi)容。學(xué)校檔案工作圍繞學(xué)校教育教學(xué)管理建設(shè)開展，促進(jìn)了學(xué)校管理模式的形成：

一、檔案管理中折射出學(xué)校的人文精神對學(xué)校整體和學(xué)校每個師生的道德價值取向及行為準(zhǔn)則起導(dǎo)向作用。檔案中記錄了學(xué)校優(yōu)秀的傳統(tǒng)、先進(jìn)教師和學(xué)生的事跡、多年教育教學(xué)工作的總結(jié)等等，學(xué)習(xí)這些內(nèi)容，可以起到承上啟下的作用，把學(xué)校管理經(jīng)驗的成果傳承下去。

二、學(xué)校文化被學(xué)校全體師生共同認(rèn)可之后，會產(chǎn)生較大的凝聚作用。

三、學(xué)校文化建設(shè)的目的就是造就一個工作氛圍、工作環(huán)境，使全體師生從內(nèi)心產(chǎn)生一種情緒高昂、奮發(fā)進(jìn)取、互幫互學(xué)、相互尊重的效應(yīng)。

四、學(xué)校對每個師生的思想和行為具有約束和規(guī)范作用。學(xué)校檔案中記載了多年來學(xué)校形成的一整套規(guī)章制度，記錄了學(xué)校教育教學(xué)目標(biāo)、職業(yè)道德、工作守則、心理素質(zhì)、人際關(guān)系等無形的行為準(zhǔn)則，從而推動著學(xué)校文化的發(fā)展。

五、學(xué)校文化建設(shè)的成果，是學(xué)校物質(zhì)財富和精神財富的總和，學(xué)校文化具有對外輻射的育人作用。

隨著計算機(jī)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和高等職業(yè)教育事業(yè)的高速發(fā)展，高校檔案管理信息化的需求也日益迫切。從當(dāng)前高校檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展現(xiàn)狀看，還遠(yuǎn)不能適應(yīng)檔案管理信息化的需要。尤其對于一些合并升格的高校來說，要想適應(yīng)形勢發(fā)展，使檔案工作在學(xué)校工作中真正發(fā)揮積極的作用，就必須走信息化的道路，實現(xiàn)跨越式的發(fā)展，轉(zhuǎn)變觀念，從隊伍結(jié)構(gòu)、軟硬件設(shè)備等方面提供必要的條件，推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。近幾年高校發(fā)展速度越來越快，規(guī)模越來越大，所形成的檔案數(shù)量和門類也越來越多，單以紙質(zhì)檔案為載體來記錄信息，在檔案整理過程中需要投入更多的物力、人力，而且會占用更大的儲存空間，浪費(fèi)庫房資源。同時紙質(zhì)材料也不易長久保存。所以檔案載體類型必須要從過去的單一紙質(zhì)發(fā)展為以磁盤、光盤等多種磁性檔案為載體的檔案，結(jié)合計算機(jī)技術(shù)，實現(xiàn)檔案資料的信息化，只有這樣才能保證檔案的完整和安全，發(fā)揮檔案資料的作用。其次，高校信息網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，能將整個檔案系統(tǒng)和使用者之間有機(jī)的結(jié)合起來，在這樣新的檔案工作環(huán)境下，檔案使用者，無論在什么時間、在什么地方、只要有計算機(jī)并且能上網(wǎng)就能進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，查詢檔案信息。這樣使得檔案工作人員編研檔案，檔案使用者查閱檔案都變得極為簡單、方便。同時這樣還保證了檔案的安全性，避免了紙質(zhì)過程借閱中所出現(xiàn)的不必要的磨損。

檔案管理在高校改革發(fā)展中地位與作用非常重要，其信息化發(fā)展是知識經(jīng)濟(jì)時代的必然趨勢，也是教育信息化發(fā)展的必然要求，更是檔案管理這種特殊管理工作與時俱進(jìn)的需要。為此，高校檔案管理信息化作為檔案管理信息化的一個重要分支，已經(jīng)成為教育界、檔案界研究的熱點。高校檔案管理信息化是信息化時展的一個標(biāo)志，是檔案管理模式和方式、理念發(fā)展現(xiàn)代轉(zhuǎn)型的重要標(biāo)志，是高校檔案管理從管理實物實體檔案到管理數(shù)字檔案轉(zhuǎn)型的一個重要過程。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]《湖北檔案》.2013（9）：26-26

篇8

一、石化科研單位設(shè)置科研兼職檔案員的重要性

隨著石油化工科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新、突破，研究院的科研領(lǐng)域不斷拓展、延伸，承擔(dān)的科研項目越來越多，形成的科研檔案也越來越多。例如研究院科研一線有20個部門，每個部門設(shè)置多個課題組，每個課題組承擔(dān)多項課題研究。在這種情況下，依靠人數(shù)有限的專職檔案員深入一線進(jìn)行文件資料的收集整理，顯然是力不從心的。為了更好地做好科研檔案工作，研究院組建專兼職檔案員隊伍，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)，以加強(qiáng)科研檔案前端控制和工作指導(dǎo)。

科研兼職檔案員作為檔案管理網(wǎng)絡(luò)的主要組成部分，是科研檔案的基礎(chǔ)單元，其重要地位由文件材料的原始性決定?？蒲屑媛殭n案員活躍在科學(xué)研究的一線，非常熟悉課題研究工作的進(jìn)展，熟知各類原始材料的形成和價值，經(jīng)過科研兼職檔案員收集整理的文件材料，更能保證科研檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。因此，研究院要求科研部門從實際工作出發(fā)，在部門中設(shè)置主要兼職檔案員和協(xié)理兼職檔案員。主要兼職檔案員配合專職檔案員做好部門檔案管理工作，協(xié)理兼職檔案員分設(shè)在不同課題組，配合主要兼職檔案員做好課題原始材料的收集整理工作?？蒲屑媛殭n案員在部門內(nèi)預(yù)先完成科研項目文件材料的收集、整理、立卷工作，亦即科研檔案的預(yù)立檔工作，這是做好科研檔案工作的關(guān)鍵。

二、石化科研單位科研兼職檔案員工作中存在的問題

（一）科研兼職檔案員檔案意識薄弱。研究院的科研兼職檔案員普遍具有較高的學(xué)歷，在部門工作中承擔(dān)著科研工作。由于科學(xué)研究的復(fù)雜性，往往需要耗費(fèi)大量的時間和精力，造成了兼職檔案員對“兼任”的檔案工作不夠重視，缺乏做好檔案工作的動力和魄力。一些科研兼職檔案員認(rèn)為檔案工作不是自己的專業(yè)特長，不能體現(xiàn)個人的價值和能力，而把檔案工作視為額外的、臨時性的工作，造成兼職檔案員檔案意識薄弱，思想上不重視檔案工作。當(dāng)科研項目結(jié)束，需要歸檔時，科研兼職檔案員才被迫“重視”檔案工作，花大力氣進(jìn)行文件材料的收集、整理。預(yù)立檔工作的滯后，往往造成事倍功半的后果，影響科研檔案的質(zhì)量，不利于科研檔案工作的開展。

（二）科研兼職檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。研究院科研兼職檔案員由科研部門自行指定，一般是具有石油化工專業(yè)背景的人員擔(dān)任，普遍缺乏檔案知識，檔案業(yè)務(wù)能力也不強(qiáng)。科研兼職檔案員經(jīng)常在歸檔任務(wù)下達(dá)后“臨時”找專職檔案員進(jìn)行溝通，了解文件材料的收集范圍、整理要求，邀請專職檔案員進(jìn)行預(yù)立檔工作的現(xiàn)場指導(dǎo)。在完成歸檔工作后，科研兼職檔案員又將檔案工作擱置起來，不及時進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)工作的經(jīng)驗總結(jié)，不開展檔案知識的查漏補(bǔ)缺。如果科研兼職檔案員隊伍專業(yè)素質(zhì)總是徘徊不前，將會阻礙研究院的科研檔案管理工作水平的提高。

（三）科研兼職檔案員人員更替頻繁。科研工作具有不可預(yù)見性，一個課題從立項到結(jié)題，短的一兩年，長的數(shù)十載，無法固定課題完成的具體時間，因此，在課題的進(jìn)展過程中，可能會經(jīng)歷幾任兼職檔案員。科研兼職檔案員的不固定，會使兼職檔案員認(rèn)為做好課題的預(yù)立檔工作不是自己的責(zé)任，甚至相互“推諉”責(zé)任?？蒲屑媛殭n案員的不穩(wěn)定性，帶來科研進(jìn)展過程中各種文件材料散落在不同時期、不同科研人員的手里，人為的造成收集文件材料的困難。一旦有科研人員離職或退休，兼職檔案員沒有及時從他們手里收集文件材料，就會造成這些文件材料的缺失，造成該課題檔案的不完整，甚至造成科研工作的斷層。

三、解決科研兼職檔案員工作中問題的辦法

科研檔案工作是否能做好，關(guān)鍵在于科研兼職檔案員隊伍的整體素質(zhì)。提高科研兼職檔案員的檔案意識、業(yè)務(wù)水平、職業(yè)擔(dān)當(dāng)是提高科研檔案員隊伍素質(zhì)的決定因素。

（一）加強(qiáng)宣傳，提高檔案意識。在信息化高度發(fā)達(dá)的今天，可以通過多種形式的宣傳，提高科研兼職檔案員的檔案意識。在宣傳方式上，可以是現(xiàn)場講座，灌輸檔案意識；可以是畫冊展覽，表現(xiàn)檔案文化；也可以是網(wǎng)絡(luò)社媒，推送檔案信息……通過多種途徑、多個視角，以不同的手段進(jìn)行多維度宣傳，不僅加大了信息的受眾面，還滿足了不同人的喜好，達(dá)到了加強(qiáng)宣傳、擴(kuò)大影響的效果，更有效地提高了科研兼職檔案人員的檔案意識。

宣傳內(nèi)容可以是介紹檔案工作人員的先進(jìn)事跡，學(xué)習(xí)榜樣，宣傳忠于職守、吃苦耐勞的檔案人精神，傳遞正能量，提高科研兼職檔案員的職業(yè)道德水平；可以是表彰優(yōu)秀的科研兼職檔案員，樹立典型，用身邊人身邊事的方式，引導(dǎo)兼職檔案員成長為一名合格的科研兼職檔案員。還可以宣傳檔案的法制觀念、保密意識，通過端正觀念、加強(qiáng)意識，形成嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，學(xué)會用法制的手段維護(hù)科研檔案的管理工作，保護(hù)好研究院的無形資產(chǎn)。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)能力。加強(qiáng)對科研兼職檔案人員的培訓(xùn)，提升科研兼職檔案人員的業(yè)務(wù)能力，使得兼職檔案員對科研檔案實務(wù)操作熟稔于心，按照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范完成文件資料的收集、整理，做好科研檔案的預(yù)立檔工作，逐步實現(xiàn)科研兼職檔案員從非專業(yè)化向?qū)I(yè)化的轉(zhuǎn)變。

對科研兼職檔案員的培訓(xùn)可以是集中培訓(xùn)和個別指導(dǎo)兩種形式相結(jié)合。集中培訓(xùn)可以是開展培訓(xùn)講座，以自上而下授課型的方式，將檔案知識傳授給兼職檔案員；（下轉(zhuǎn)第148頁）（上接第131頁）也可以是組織知識競賽，以賽促學(xué)，以自學(xué)的方式，將檔案知識消化吸收。個別指導(dǎo)可以是專職檔案員對兼職檔案員的檔案工作進(jìn)行現(xiàn)場示范指導(dǎo)，及時糾正工作中出現(xiàn)的問題；也可以是專兼職檔案員借助社交媒體“一對一”進(jìn)行溝通交流，例如微信、QQ、郵件等等，甚至可以通過視頻“遠(yuǎn)程”指導(dǎo)工作。

篇9

一、充分認(rèn)識做好中小學(xué)校檔案工作的重要作用

中小學(xué)校檔案是中小學(xué)校在各項管理工作及教學(xué)、教研活動中直接形成的具有查考價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它涉及面廣，包括綜合管理、校園文化建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與教學(xué)實踐、畢業(yè)生工作、教學(xué)研究、校園環(huán)境建設(shè)、校園文化建設(shè)等方面的文字材料和聲像載體。

中小學(xué)校檔案真實客觀地記錄了中小學(xué)校發(fā)展的歷程，是中小學(xué)校重要的信息資源。它既是一個中小學(xué)校長期教學(xué)活動中各個方面的實踐經(jīng)驗總結(jié)，又是促進(jìn)中小學(xué)校在今后工作中揚(yáng)長補(bǔ)短不斷繼續(xù)前進(jìn)的重要條件。分析中小學(xué)校檔案，可以全面掌握中小學(xué)校教育教學(xué)工作等方面的延革和演變情況，更好地總結(jié)學(xué)校自身形象和價值觀建設(shè)的得失、成敗，為新的時期學(xué)校建設(shè)提供借鑒和依據(jù)。同時，中小學(xué)校檔案匯集了中小學(xué)?，F(xiàn)有的知識成果，記錄了中小學(xué)校優(yōu)秀的傳統(tǒng)和歷年來先進(jìn)教職員工的事跡，形成特色的教育教學(xué)總結(jié)，是中小學(xué)校成長和奮斗的沉淀和記錄，能有效的推動中小學(xué)校自身形象和價值觀的發(fā)展。

二、當(dāng)前中小學(xué)校檔案工作普遍存在的問題

1、檔案意識淡薄

長期以來，由于人們檔案意識不強(qiáng)，在中小學(xué)校教學(xué)過程中，上至學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)下至一線教師，他們“重教學(xué)、輕檔案”的意識還在相當(dāng)程度上存在，認(rèn)為檔案工作可有可無，認(rèn)識不到檔案工作在中小學(xué)校建設(shè)中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案歸案意識不強(qiáng)，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

2、檔案材料殘缺不全

中小學(xué)校檔案應(yīng)為中小學(xué)校的發(fā)展留下真實生動的軌跡，應(yīng)該客觀完整記錄下中小學(xué)校各方面的工作。但目前在很多中小學(xué)校普通存在兩種現(xiàn)象：一是沒有綜合檔案室，學(xué)校各科室按照傳統(tǒng)慣有的做法，只負(fù)責(zé)把自己科室自認(rèn)為有用的材料加以收集整理匯總，檔案保管各自為政；二是學(xué)校各部門與檔案室協(xié)調(diào)工作嚴(yán)重脫節(jié)，檔案工作人員沒有深入各科室全面收集，各科室教職工貪圖一時之便，也沒有主動移交手中的檔案資源。加之沒有健全的檔案管理制度，又缺少必要的監(jiān)督機(jī)制，檔案的錯歸錯放、隨意歸檔、缺失散失現(xiàn)象相當(dāng)嚴(yán)重。

3、檔案管理手段落后

中小學(xué)校檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源。因此，如何更為有效地利用這種資源成為中小學(xué)校工作發(fā)展的關(guān)鍵。目前的學(xué)校檔案管理多是進(jìn)行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動對檔案資料進(jìn)行分析、編研，以便有效地提供利用服務(wù)的意識，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式，極少運(yùn)用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，工作上也只是“你查我調(diào)”，還處于一種被動的、消極的狀態(tài)，這些都不能充分發(fā)揮檔案的作用及利用價值。

三、做好中小學(xué)校檔案工作的幾點思考

1、增強(qiáng)檔案意識，健全各項制度

增強(qiáng)全員檔案意識是搞好檔案工作的重要保證。首先，中小學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常向全體教職工宣傳《檔案法》，通過舉辦檔案法講座、開展檔案知識競賽來提高教職工的檔案意識。其次，制定明確的崗位目標(biāo)責(zé)任制，從而使各部門重視檔案的收集、整理、歸檔。第三，建立檔案的收集、保管、立卷歸檔和借閱制度，使檔案資料進(jìn)、出（室）及時，真正實現(xiàn)資源共享。第四，各部門要積極參與和配合，及時收集有關(guān)資料，使檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性得到保證。

2、認(rèn)真開展檔案業(yè)務(wù)工作

檔案工作是一項積累性工作，這首先需要檔案工作者在日常工作中注重中小學(xué)校各類材料的收集和整理。檔案工作者要加強(qiáng)宣傳，密切保持與學(xué)校各科室、部門的聯(lián)系，全方位收集中小學(xué)校本身產(chǎn)生的檔案，同時，努力拓寬檔案收集范圍，挖掘檔案資源，比如收集分散的知名校友檔案等，使室藏檔案內(nèi)容豐富充實起來。二是制定符合中小學(xué)校檔案特點的管理規(guī)范，包括歸檔范圍、立卷程序、保管期限及密級規(guī)定；三是將檔案信息及時提供給中小學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各教研組和社會有關(guān)部門，使他們親身體驗到檔案信息的價值，促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。

篇10

“學(xué)籍”專指符合招生規(guī)定條件被正式錄取,并按規(guī)定辦理注冊手續(xù)后所取得的學(xué)生資格。而學(xué)籍管理則是對學(xué)生從招考入學(xué)到畢業(yè)的整個培養(yǎng)過程中的學(xué)籍注冊、課程選擇、學(xué)習(xí)成績的評定與遷移為中心的考核與管理。學(xué)籍檔案是中職學(xué)校檔案的重要組成部分。管理和利用學(xué)籍檔案是中職學(xué)校管理工作中的一項基礎(chǔ)性工作。健全和完善學(xué)籍檔案的管理,加強(qiáng)學(xué)籍檔案的開發(fā)和利用,促進(jìn)學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化,對規(guī)范中職學(xué)校的教育教學(xué)秩序、提高教育教學(xué)質(zhì)量、促進(jìn)良好學(xué)風(fēng)的形成、實現(xiàn)向社會輸送全面發(fā)展的合格人才的最終目的等都有巨大的促進(jìn)作用。

一、中職學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

為適應(yīng)社會的發(fā)展,服務(wù)地方經(jīng)濟(jì),近年來中職學(xué)校出現(xiàn)了辦學(xué)形式和生源多樣化的轉(zhuǎn)變,學(xué)籍檔案的種類和內(nèi)容也呈現(xiàn)出復(fù)雜多樣的局面。在這樣的形勢下,學(xué)籍檔案的管理出現(xiàn)了一些不容忽視的問題,主要有:

1.品種繁多,內(nèi)容復(fù)雜,管理難度大。中職學(xué)校為適應(yīng)市場發(fā)展,逐步開設(shè)了名目繁多的專業(yè),這也是為了在劇烈的市場競爭中求得一席之地。中職學(xué)校不僅有中職,還有中專大專連讀、3+2班、大專函授班等辦學(xué)層次,而不同層次的學(xué)籍檔案管理要求不相同,但沒有統(tǒng)一的檔案管理規(guī)章制度,各行其是,顯得雜亂無章。

2.中職學(xué)?，F(xiàn)行的學(xué)籍管理制度欠完善、欠規(guī)范。現(xiàn)階段中職學(xué)校的綜合管理工作紛繁復(fù)雜,其內(nèi)部的檔案管理如人事、財務(wù)、校志、教育教學(xué)(包括教學(xué)計劃、課程、教材、考試、學(xué)生成績、學(xué)籍、德育等)等檔案管理也多種多樣;同時,少數(shù)中職學(xué)校把學(xué)籍檔案工作與教學(xué)中心相比較,認(rèn)為學(xué)籍檔案管理無關(guān)學(xué)校整體工作之痛癢,“不足掛齒”地不加重視或重視不足。因此,中職學(xué)校在學(xué)籍檔案管理方面制度的制定工作之疏漏在所難免。

3.中職學(xué)校的學(xué)籍歸檔程序欠明確、欠適當(dāng),檔案信息的存儲又欠安全。少數(shù)中職學(xué)校的學(xué)籍管理是“摸著石子過河”,對學(xué)籍電子文件的歸檔程序缺少制度約束、要求欠明確;較少使用專用電腦或電腦未加密或未設(shè)置本文由收集整理訪問權(quán)限,檔案數(shù)據(jù)儲存分散,未進(jìn)行備份,防病毒措施較差,易于丟失。

4.中職學(xué)校紙質(zhì)學(xué)籍檔案的歸檔整理不及時,信息完善不足。少數(shù)中職學(xué)校的建校時間較長,學(xué)籍檔案因未按年代及時分門別類地有秩序存放而導(dǎo)致其積壓堆積眾多;同時,新近學(xué)生的學(xué)籍,應(yīng)做齊資料的卻沒有及時補(bǔ)足,或任意增刪丟棄而導(dǎo)致檔案或遺失或信息不全或索引困難,這都勢必會影響日后檔案的開發(fā)利用。

5.中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理的專業(yè)人才缺乏,檔案管理設(shè)備落后。一方面,中職學(xué)校檔案管理的理念、內(nèi)容和方法、人才資源培訓(xùn)和使用的方式依然陳舊,抑制著學(xué)籍檔案的正常管理,另一方面,隨著時間的推移與學(xué)生學(xué)籍檔案不斷增加,原有保存學(xué)籍檔案的存儲條件已不能滿足學(xué)籍檔案的數(shù)量日益增長的需要。

二、中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理的內(nèi)容

學(xué)籍檔案是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個培養(yǎng)過程中在德、智、體各方面發(fā)展?fàn)顩r的真實記載和反映,是學(xué)生整個在校學(xué)習(xí)過程的原始記錄,是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、考試、實習(xí)和社會實踐等一系列教學(xué)活動中直接形成的,具有保存與利用價值的文件材料。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》,結(jié)合中職學(xué)校的實際情況,中職學(xué)校學(xué)籍檔案主要包括:(1)招生計劃、新生名冊等;(2)在校學(xué)生名冊、新生登記表、學(xué)生學(xué)籍卡片、考試成績卡、學(xué)生學(xué)籍變更(休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等)的材料;(3)學(xué)生職業(yè)技能培訓(xùn)參訓(xùn)情況和所獲證書統(tǒng)計表;(4)各年級實習(xí)計劃和實習(xí)單位合同、學(xué)生實習(xí)情況、實習(xí)報告和實習(xí)成績;(5)學(xué)生獎懲材料:獲獎、評優(yōu)、處分等;(6)畢業(yè)證書和發(fā)放登記表;(7)畢業(yè)生就業(yè)單位統(tǒng)計表和簽約單位合同;(8)擴(kuò)展材料,即畢業(yè)生跟蹤調(diào)查統(tǒng)計情況:使用單位對畢業(yè)生質(zhì)量的意見、畢業(yè)生社會滿意度調(diào)查、優(yōu)秀畢業(yè)生情況和典型事跡等。

為適應(yīng)社會發(fā)展,服務(wù)地方經(jīng)濟(jì),近年來中職學(xué)校出現(xiàn)了辦學(xué)層次多樣化的轉(zhuǎn)變。招生種類多導(dǎo)致了學(xué)籍檔案復(fù)雜多樣的局面,各教學(xué)部門各行其是,要求不一,甚至該歸檔的不歸檔,這給中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作帶來了一定的困難。另外,隨著高科技的發(fā)展,假畢業(yè)證日益增多,為了更好地杜絕和打擊假證的泛濫,確保畢業(yè)證的真實可信,各中職學(xué)校必須做到有證可查,有據(jù)可依。

三、中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理的特點

1.復(fù)雜性。中職學(xué)校學(xué)籍檔案的內(nèi)容十分復(fù)雜,包含學(xué)生在校期間的各種表現(xiàn)及相關(guān)情況,是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、考試、實習(xí)和社會實踐等一系列活動中形成的具有保存和利用價值的文件材料。

2.多變性。中職學(xué)校學(xué)籍檔案產(chǎn)生形成的周期較長,學(xué)生學(xué)籍情況處于不斷的變化中,比如有的學(xué)生考試成績可能從不及格到補(bǔ)考及格;有的可能從受處分到取消處分;有的可能從休學(xué)到復(fù)學(xué)等,這些變化都要及時做好記載,以便準(zhǔn)確反映學(xué)生的學(xué)籍情況。

3.保密性。每份學(xué)籍檔案都記載了學(xué)生的很多個人情況,如姓名、照片、出生日期、身份證號碼、成績記載等,這些都屬于個人隱私,在一定的范圍內(nèi)需要保密,要按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。這既是對學(xué)生的愛護(hù),又是學(xué)校防止出現(xiàn)因?qū)W籍檔案管理不善而引發(fā)法律糾紛的必要舉措。

4.利用的頻繁性。學(xué)籍檔案是中職學(xué)校檔案利用最頻繁的。學(xué)生報考高一級學(xué)歷層次(如?？苹虮究?、證書丟失、應(yīng)征入伍等,都需要利用其在校期間的學(xué)籍檔案。用人單位鑒定證書真?zhèn)?、學(xué)生找工作等利用學(xué)籍檔案的也不在少數(shù)。

四、加強(qiáng)中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理的措施

1.針對中職學(xué)校辦學(xué)層次多樣化,要逐步完善學(xué)籍檔案管理制度,統(tǒng)一要求,做到學(xué)籍檔案的種類和內(nèi)容合理有序,多而不雜。

2.各級領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)心和愛護(hù)基層學(xué)籍檔案管理人員,提高待遇,積極創(chuàng)造條件,通過培訓(xùn)、經(jīng)驗交流、考察學(xué)習(xí)等方式,使他們接受系統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)知識培訓(xùn),提高業(yè)務(wù)能力。同時,要堅持檔案管理人員持證上崗制度,確保在崗檔案工作人員的素質(zhì)和要求,使之逐漸形成一支相對穩(wěn)定的、責(zé)任心強(qiáng)、水平較高的專業(yè)隊伍。

3.加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理規(guī)范化、程序化和高效化。在中職學(xué)校中要逐步推行電子學(xué)籍檔案管理,利用校園網(wǎng)進(jìn)行學(xué)籍檔案管理,將工作人員從繁雜、低效、重復(fù)的工作中解放出來,改變過去的“經(jīng)驗型”和“手工操作”管理模式,使數(shù)據(jù)可靠、準(zhǔn)確,情況反饋及時、迅速,增強(qiáng)管理工作的科學(xué)性和時效性。

五、做好中職學(xué)籍檔案管理工作的方法

1.做好學(xué)籍檔案的收集和整理工作,保證學(xué)籍檔案的完整齊全。學(xué)籍檔案的收集、整理是學(xué)籍檔案管理工作中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié),直接決定著學(xué)籍檔案的質(zhì)量和齊全程度,也關(guān)系到提供利用工作能否順利進(jìn)行。因此,做好學(xué)籍檔案的收集、整理工作尤為重要。

(1)做好前期指導(dǎo)工作。一是要與教學(xué)管理部門和學(xué)生管理部門協(xié)商、研究有關(guān)學(xué)籍材料項目的設(shè)計和范圍的確定,尤其重視學(xué)籍材料項目的設(shè)計與學(xué)生的動態(tài)發(fā)展聯(lián)系起來,完整地反映學(xué)生在校期間的全面情況。二是要做好歸檔前的立卷工作,按照檔案整理立卷的規(guī)范,在形成部門移交學(xué)籍檔案前做好相關(guān)指導(dǎo)工作,盡量把問題解決在歸檔前,以保證學(xué)籍檔案進(jìn)館(室)的質(zhì)量。

(2)主動收集,跟蹤收集。由于學(xué)籍檔案具有復(fù)雜多樣、產(chǎn)生形成周期長的特點,如果不熟悉學(xué)校的辦學(xué)模式,不主動了解學(xué)校的辦學(xué)情況,那么很可能出現(xiàn)學(xué)籍檔案收集不齊全的問題。所以,在收集學(xué)籍檔案以前,就要主動收集相關(guān)資料,比如,當(dāng)年畢業(yè)班級數(shù)量、每個班的人數(shù)、各班的畢業(yè)率等。跟蹤收集主要針對畢業(yè)或肄業(yè)學(xué)生學(xué)籍材料的后續(xù)補(bǔ)充收集。由于學(xué)生畢業(yè)或肄業(yè)以后其補(bǔ)充的材料都是由教務(wù)部門形成的,因此檔案部門就要加強(qiáng)與教務(wù)部門的聯(lián)系,并做好宣講工作,尤其要讓相關(guān)人員意識到這些材料的重要性,從而密切配合檔案部門,主動把這些補(bǔ)充材料交到檔案部門。

(3)做好檢查驗收工作。由于學(xué)籍檔案材料的內(nèi)容繁多,加上檔案整理人員繁多,學(xué)籍檔案的立卷整理質(zhì)量就參差不齊。這就要求在收集時進(jìn)行檢查,一旦發(fā)現(xiàn)問題,就立即予以糾正。

2.針對中職學(xué)校辦學(xué)形式和生源多樣化,要逐步完善學(xué)籍檔案管理體制,提高管理意識。學(xué)籍檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一,必須把學(xué)籍檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃,完善管理體制,從而加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。要建立和完善歸檔制度,分散收集,集中管理。將學(xué)籍檔案的歸檔作為各部門人員的職責(zé),做到每學(xué)期、每年級按時、完整、準(zhǔn)確歸檔。要從制度上加強(qiáng)對學(xué)籍檔案真實性的認(rèn)證和鑒別,保證其真實可靠。還應(yīng)制定完善的考核管理制度和激勵機(jī)制,獎罰分明。

3.加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理人員培訓(xùn),提高素質(zhì),穩(wěn)定工作隊伍。學(xué)籍檔案管理是一項非常細(xì)致的工作,具有極強(qiáng)的程序性和專業(yè)性。學(xué)籍檔案管理人員必須具備檔案業(yè)務(wù)知識和一定的科學(xué)文化知識;必須熱愛檔案事業(yè),忠于職守、遵守紀(jì)律;必須有極大的責(zé)任心和學(xué)習(xí)精神,經(jīng)常研究工作中出現(xiàn)的新情況,解決新問題。要建設(shè)這樣一支隊伍非一朝一夕可以實現(xiàn),中職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)者必須重視檔案管理人員的培訓(xùn),提高管理人員素質(zhì);必須有針對性地引進(jìn)人才,培養(yǎng)人才,穩(wěn)定學(xué)籍檔案管理隊伍,保證檔案管理工作的嚴(yán)肅性與持續(xù)性。