導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案管理分類，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案歸納整理；管理分類

檔案具有原始信息記錄的作用，同時(shí)這也是檔案的特征，檔案是普遍存在而且具有深刻的意義的社會(huì)現(xiàn)象，對(duì)人類文化的、歷史的傳承有重要作用，是跟隨人類社會(huì)的產(chǎn)生而存在的，人類社會(huì)特有的現(xiàn)象，檔案的保存對(duì)后世也有很大借鑒意義，因此通過分類、歸納、整理等過程，讓檔案能夠在保管過程中不會(huì)丟失信息，而且方便查詢。

1 檔案管理歸檔整理分類現(xiàn)狀

1.1 檔案整理理念有待于進(jìn)一步提高。針對(duì)當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案整理仍然基于傳統(tǒng)模式，缺乏一定現(xiàn)代化管理思想作為指導(dǎo)，缺乏一定分類歸檔的思想，尤其處于現(xiàn)代化歸檔的思想是其重要理論，只有更好地運(yùn)用分類思想，才能發(fā)揮出覺得的檔案功能，目前機(jī)關(guān)檔案整理工作人員缺乏現(xiàn)代化整理思想，因此傳統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案整理模式缺乏一定歸檔的規(guī)范性，要求檔案整理的準(zhǔn)確性而非規(guī)范性，因此，傳統(tǒng)檔案整理具有一定弊端，需要轉(zhuǎn)變觀念，樹立新思想。

1.2 檔案整理缺乏專業(yè)化。據(jù)調(diào)查表現(xiàn)，當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案整理工作人員出身基本是非檔案相關(guān)專業(yè)，基本上是由機(jī)關(guān)內(nèi)部調(diào)整或者其他工作人員崗位調(diào)整而組成的，這樣直接影響其機(jī)關(guān)檔案整理工作的整體專業(yè)性，專業(yè)化檔案整理是發(fā)揮其檔案強(qiáng)大功能的前提和基礎(chǔ)，因此筆者認(rèn)為當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案整理缺乏專業(yè)化具體表現(xiàn)為：一是機(jī)關(guān)檔案管理缺乏專業(yè)化整理人員；二是缺乏專業(yè)化整理方法；三是機(jī)關(guān)內(nèi)部缺乏專業(yè)化整理程序與規(guī)范，四是檔案整理人員不穩(wěn)定，檔案整理人員比較靈活，直接導(dǎo)致整體檔案整理的專業(yè)化下降，以上是筆者認(rèn)為當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理存在的普遍問題。

1.3 檔案整理缺乏信息化。信息化是當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理不可或缺的重要組成部分，目前我國機(jī)關(guān)檔案整理缺乏一定信息化技術(shù)，信息化檔案整理能夠節(jié)省傳統(tǒng)檔案整理的人力以及物力等，因此，具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：一是機(jī)關(guān)檔案管理缺乏信息化技術(shù)設(shè)備，如檔案整理數(shù)據(jù)庫等；二是缺乏信息化儲(chǔ)存與保管的思想；三是機(jī)關(guān)內(nèi)部檔案整理缺乏信息化技術(shù)人員。

1.4 歸檔裝訂上的錯(cuò)誤

一是使用不符合要求的裝訂材料及工具。歸檔文件裝訂材料與工具應(yīng)具備保護(hù)檔案、操作方便、價(jià)格便宜等三個(gè)要求，目前使用的縫紉機(jī)線裝方式在文件的縫線處易斷損、可逆性不好、操作耗時(shí)；塑料夾裝方式成本高、易老化；無酸紙?zhí)追绞揭咨⑹w檔文件。最好的方式恐怕是研制出不銹的金屬或其他材料的訂書針，同時(shí)注意不用微波消毒方式。二是在每份歸檔文件上使用封面，有的檔案行政管理部門甚至于在這種封面上印上多項(xiàng)欄目，要求檔案室的同志填。這種方法增加了整理工作量和裝訂成木，嚴(yán)重違背《規(guī)則》的簡化原則。三是沒對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行處理。裝訂前應(yīng)對(duì)殘缺、薄弱、破損、裝訂線側(cè)有文字等情況的重要文件采取相應(yīng)的補(bǔ)缺、托裱、接邊等措施；對(duì)字跡模糊（如熱敏紙傳真件）、字跡易擴(kuò)散或褪變的重要文件進(jìn)行復(fù)制；對(duì)大于A4幅面的紙張進(jìn)行折疊；對(duì)所有的歸檔文件拆除金屬物。這些前處理工作不做，會(huì)嚴(yán)重影響檔案的保管。四是對(duì)“件”的處理擴(kuò)大或縮小?！兑?guī)則》對(duì)“自然件”及“可為一件”的歸檔文件都作了明確的規(guī)定，不能隨意擴(kuò)大與縮小。實(shí)際工作中，有的單位將件的范圍擴(kuò)大，認(rèn)為同一問題的歸檔文件都應(yīng)成為一件，殊不知“可為一件”的歸檔文件是同一事由中具有“來文與復(fù)文”，性質(zhì)的歸檔文件。擴(kuò)大件的范圍，實(shí)際上又回到傳統(tǒng)立卷的老路上去。

2 檔案管理歸納整理分類技巧

2.1 檔案管理技巧

在檔案管理過程中我們有幾個(gè)非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經(jīng)濟(jì)文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進(jìn)行細(xì)致的記錄，否則一旦檔案發(fā)生損害，甚至不可恢復(fù)的話，會(huì)導(dǎo)致巨大的物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富的損失，特別是文化斷層的出現(xiàn)，不利于文化的傳承和發(fā)展，削弱了國家的軟實(shí)力；其次還要注意到維護(hù)檔案安全，一方面的安全是指作為實(shí)物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實(shí)物能夠真實(shí)的映射出當(dāng)時(shí)的統(tǒng)治階級(jí)、政治思想、社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。一方面的安全指的是檔案作為記錄國家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導(dǎo)致泄密情況的發(fā)生的話，那么國家在政治上就會(huì)處于不安全的情況，不利于國家的安全、團(tuán)結(jié)和發(fā)展；最后還要注意到要延長檔案的壽命，有些紙質(zhì)或老化的機(jī)器，由于脆弱性和不可恢復(fù)性的特點(diǎn)，在檔案管理工作中要注意采取恰當(dāng)?shù)拇胧┭娱L檔案的壽命，防止不必要的損失。

2.2 檔案歸納整理技巧

在檔案的整理歸納過程中，首先，注意對(duì)檔案文件有一個(gè)初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要?jiǎng)h除的，科學(xué)取舍進(jìn)行歸納整理，還要根據(jù)檔案的重要性進(jìn)行細(xì)致的劃分，同時(shí)檔案之間是存在歷史聯(lián)系的，因此在檔案歸納整理過程中要注意檔案間的聯(lián)系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質(zhì)量，這樣在檔案歸納整理過程中可以保證檔案完整性，不會(huì)有信息的缺失，確保整理工作的順利進(jìn)行；其次，由于從前國家針對(duì)檔案歸納整理沒有制定統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對(duì)這種情況國家下發(fā)文件《歸檔文件整理規(guī)則》制定了統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，我們?cè)谶M(jìn)行檔案歸納管理時(shí)要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統(tǒng)一的規(guī)則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過程中如果發(fā)現(xiàn)類目不符的情況要逐一進(jìn)行修訂，還有已歸檔文件如果出現(xiàn)錯(cuò)誤的話要注意及時(shí)進(jìn)行更正，同時(shí)一些細(xì)致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細(xì)認(rèn)真的態(tài)度，否則在出現(xiàn)錯(cuò)誤后再進(jìn)行更正的話，就會(huì)浪費(fèi)許多時(shí)間和精力，不利于檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.3 檔案分類技巧

在檔案分類過程中要注意，對(duì)檔案文件內(nèi)容有大概的了解，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類，分類是檔案工作的核心工作，檔案分類正確的話可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時(shí)針對(duì)分類文件要有明確的標(biāo)識(shí)，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進(jìn)行。

結(jié)束語

檔案在我們社會(huì)和生產(chǎn)、生活中扮演了重要的作用，針對(duì)檔案現(xiàn)狀中存在的問題，導(dǎo)致的檔案工作困難，促使我們對(duì)檔案管理、歸檔、整理、分類等環(huán)節(jié)的技巧進(jìn)行總結(jié)，使檔案工作能夠順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]田真.文書整理歸檔的現(xiàn)實(shí)意義[J].中國管理信息化，2015（02）.

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【關(guān)鍵詞】檔案管理；改革；創(chuàng)新；社會(huì)主義核心價(jià)值體系

隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，其檔案管理水平有了一定的提高，這些檔案對(duì)社會(huì)的進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用。而檔案分類指的是按照形式、內(nèi)容、來源以及時(shí)間的不同將全歸檔文件進(jìn)行實(shí)體分類，分成若干類別和層次，從而形成有機(jī)的體系。在我國檔案管理發(fā)展過程中，檔案的分類管理與創(chuàng)新一直是重頭戲。相較于過去，各種歸檔的材料在檔案內(nèi)容性質(zhì)、形式、載體以及數(shù)量等方面都有一定的變化，在這種情況下固定案卷位置依然采用案卷號(hào)、案卷目錄號(hào)、全宗號(hào)等編號(hào)方法顯然存在諸多的不足，不利于對(duì)檔案信息資源的開發(fā)和利用，因此，對(duì)檔案分類管理進(jìn)行改革和創(chuàng)新就顯得尤為必要了。

一、檔案工作存在的主要問題

1.檔案管理人員不能滿足新時(shí)期檔案管理的要求

首先，人員配置缺乏專業(yè)性。檔案管理工作人員存在兼職多、專職少的現(xiàn)象，甚至身兼數(shù)職的情況也時(shí)有發(fā)生。此外，檔案管理人員工作變動(dòng)頻繁，且不能及時(shí)的進(jìn)行全面的移交工作，這就增加了確定檔案管理責(zé)任歸屬的難度系數(shù)。這些都不利于提高檔案管理人員的職業(yè)技能，對(duì)改進(jìn)檔案工作質(zhì)量產(chǎn)生不利的影響。

其次，檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)欠佳。其具體表現(xiàn)主要為：一是從事檔案管理工作的專業(yè)人才比較少，從事該崗位人員很少有專業(yè)技術(shù)職稱。二是檔案人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)，由于缺乏專業(yè)的知識(shí)和技能，只能滿足于根據(jù)要求做好檔案管理工作，不能充分掌握現(xiàn)代管理技術(shù)，從而導(dǎo)致現(xiàn)階段大多數(shù)檔案管理人員創(chuàng)新意識(shí)不足。三是缺乏提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)機(jī)制，從而影響了人員的綜合素質(zhì)。

2.相關(guān)的規(guī)章制度不夠完善

現(xiàn)階段部分檔案管理的規(guī)章制度沒有明確細(xì)節(jié)的要求，其歸檔的效果只是籠統(tǒng)的說明。在歸檔的實(shí)際過程中，大多數(shù)只會(huì)歸檔紙質(zhì)文件而已。尤其是在電子檔案管理等方面，缺乏相關(guān)制度的規(guī)范指導(dǎo)，電子歸檔會(huì)出現(xiàn)一些混亂。如果只是將手工記錄通過掃描存入系統(tǒng)，這實(shí)際上并不是真正的電子歸檔。此外，在檔案管理制度沒有建立健全，在檔案管理人員職責(zé)沒有明確規(guī)定的情況下，電子檔案的修改變得更加容易。因此，難以真正的避免人為破壞情況的出現(xiàn)。

3.檔案管理?xiàng)l件比較簡陋

檔案室簡陋已經(jīng)嚴(yán)重影響檔案工作的正常進(jìn)行，甚至個(gè)別單位還存在沒有建立檔案室的情況。部分單位盡管有檔案室，但是陰濕狹窄，缺乏與之相配套的設(shè)備，檔案材料霉變或蟲蛀的情況時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響了檔案的外觀和整潔。

二、檔案分類管理的創(chuàng)新改革思路

檔案歸檔整理工作的關(guān)鍵就是建立檔案分類表，做到清晰、簡化合規(guī)、層級(jí)分明，這是提高檔案管理水平的重要保障。因此，在開展檔案分類管理工作中，應(yīng)該注重以下幾個(gè)方面：

1.檔案分類的采標(biāo)

就檔案分類而言，有諸多的標(biāo)準(zhǔn)可以指導(dǎo)其分類，不同的分類標(biāo)準(zhǔn)，其邏輯架構(gòu)也不盡相同，所以檔案分類管理中起步工作就是做好采標(biāo)工作。假設(shè)某個(gè)單位或者部門在檔案分類的過程中，要遵守檔案行業(yè)的分類標(biāo)準(zhǔn)，亦或者是所屬行業(yè)的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，或者兼顧兩種檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)，這需要慎重的考慮和決定。選擇任何一種標(biāo)準(zhǔn)都要以實(shí)際情況出發(fā)，杜絕盲目照搬照抄的可能性。有的時(shí)候個(gè)別部門或單位往往沒有充分分析和調(diào)研其所選擇的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，這樣即便檔案分類表已經(jīng)做好，實(shí)際上也無法滿足現(xiàn)實(shí)工作的需求。

2.檔案分類的完善

在采標(biāo)慎重選擇之后，基本上初步形成了檔案分類的框架，需要根據(jù)單位屬性、部門屬性進(jìn)行適當(dāng)?shù)耐晟坪驼{(diào)整。在檔案分類表調(diào)整之前，要對(duì)各個(gè)部門、各個(gè)機(jī)構(gòu)的職責(zé)有一定的了解和掌握，各部門建立的文件收發(fā)登記制度要事實(shí)監(jiān)督，文件收發(fā)登記表要以充分的職責(zé)分析、業(yè)務(wù)調(diào)研為基礎(chǔ)，進(jìn)而對(duì)其所產(chǎn)生的文檔類型做到心中有數(shù)，這是檔案分類管理的基礎(chǔ)工作。實(shí)際上需要花費(fèi)較多的經(jīng)歷和時(shí)間來醞釀、熟悉、了解檔案分類表的調(diào)整工作，這樣才能夠確保系統(tǒng)的、準(zhǔn)確的、完整的檔案分類管理。

3.檔案分類的簡化

在檔案分類進(jìn)行調(diào)整和完善的過程中，應(yīng)該秉持歸檔管理工作簡化的原則，對(duì)內(nèi)容分類的過分追求反而使得檔案分類管理本末倒置。自“DA/T22-2000歸檔文件整理規(guī)則”的頒布和執(zhí)行，在一定程度上對(duì)文書立卷的歸檔方法進(jìn)行了變革，按件整理的方法實(shí)際上將很多復(fù)雜的分類工作都省去了。再加上現(xiàn)階段，較高的檔案管理現(xiàn)代化水平，使得檔案信息網(wǎng)上查詢和計(jì)算機(jī)檢索成為了可能，文書檔案的分類工作應(yīng)該財(cái)務(wù)文書文檔按件管理的方法來起到簡化的作用。此外，檔案分類管理的工作人員，應(yīng)該重視文檔管理的核心理論，即來源原則，強(qiáng)調(diào)在檔案分類整理工作簡化的過程中，在整理館藏檔案的過程中，要以文件的形成機(jī)關(guān)來源為基礎(chǔ)。

4.依法科學(xué)管理

提高檔案工作總體水平的關(guān)鍵就是提高依法科學(xué)的管理水平。管理方式要不斷地完善和改進(jìn)，在全國檔案信息通用數(shù)據(jù)庫的建立健全當(dāng)中充分運(yùn)用創(chuàng)新的管理手段。隨著我國檔案制度不斷深入的改革步伐，人員逐漸實(shí)現(xiàn)了轉(zhuǎn)變，從單位人過渡到社會(huì)人，日漸頻繁的人員流動(dòng)在一定程度上證明了檔案信息庫建立健全的重要性，尤其是確保檔案資料的可靠性、適用性、先進(jìn)性和標(biāo)準(zhǔn)性，為后期實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的信息資源、自動(dòng)化的管理流程、多樣化的信息載體以及整體化的信息共享等奠定良好的基礎(chǔ)。但是由于不同的單位具備不同的特點(diǎn)，在開展檔案資源信息化工作的過程中要充分考慮到其自身的特點(diǎn)，盡可能的避免軟件不兼容、單位自行設(shè)計(jì)、硬件配置不統(tǒng)一等做法。

5.建設(shè)高質(zhì)量的檔案工作隊(duì)伍

檔案分類管理工作具有較強(qiáng)的科學(xué)性，這就對(duì)檔案分類管理工作人員有較高的要求，具備系統(tǒng)的檔案管理學(xué)知識(shí)只是其中最基礎(chǔ)的部分，此外要具備良好的思維能力，這樣才能夠有條理性、科學(xué)性的開展檔案的分類管理工作，增強(qiáng)檔案框架管理的清晰度，為后期的保管、查找以及開發(fā)利用提供便利的條件，從而實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理。因此，就現(xiàn)階段而言，著重培養(yǎng)年輕的檔案干部成為了亟待解決的問題，使這些人的能力不斷的提高直至其具備擔(dān)任檔案事業(yè)主力軍的能力和素質(zhì)；對(duì)專職、兼職的檔案工作人員，要加強(qiáng)對(duì)其知識(shí)體系的更新工作，在上崗之前確保崗前培訓(xùn)工作落實(shí)到位，尤其是在計(jì)算機(jī)應(yīng)用方面，是培訓(xùn)的重點(diǎn)內(nèi)容，這是現(xiàn)代社會(huì)的必然要求。同時(shí)，要積極的創(chuàng)造良好的內(nèi)外部環(huán)境，吸收、引進(jìn)、聘用高級(jí)人才。

三、檔案分類管理的意義

首先，無論是社會(huì)、城市、企業(yè)、個(gè)人的生存和發(fā)展，檔案都起到了至關(guān)重要的作用，尤其是檔案可以記錄人、物過去的狀態(tài)和具體的情況，為后續(xù)的調(diào)查和利用奠定了良好的基礎(chǔ)，而檔案分類管理正是對(duì)這些信息進(jìn)行篩選，并對(duì)有效信息進(jìn)行充分利用，這才是信息化時(shí)代對(duì)檔案的要求。

其次，時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，社會(huì)公眾對(duì)檔案的意識(shí)逐漸培養(yǎng)起來，原先人們對(duì)檔案莫不關(guān)系、毫不在意的時(shí)代已經(jīng)過去了，現(xiàn)如今人們開始重視檔案的作用，并盡可能的利用檔案帶來的積極效果，而檔案分類正是幫助人們高效的、快速的篩選出對(duì)自己有用的信息，這是社會(huì)現(xiàn)代化的具體表現(xiàn)。

最后，我國是一個(gè)人口眾多的國家，因此，就業(yè)問題一直是值得考慮的民生問題，而檔案分類管理這種檔案細(xì)化的分支，有助于該專業(yè)的學(xué)生向更深層次的方向?qū)W習(xí)和研究，有助于培養(yǎng)該方面的專業(yè)性人才，以此來滿足社會(huì)對(duì)檔案分類管理人才的需求，在緩解現(xiàn)階段就業(yè)壓力中有一定的貢獻(xiàn)。

四、結(jié)語

檔案管理工作并不是一蹴而就就可以實(shí)現(xiàn)的，這是一個(gè)復(fù)雜性的、系統(tǒng)性的問題，在開展檔案分類管理工作的過程中，既要保持其內(nèi)在的聯(lián)系，同時(shí)也要遵守客觀規(guī)律和自然形成規(guī)律。只有不斷地?cái)U(kuò)充自己的知識(shí)領(lǐng)域，在調(diào)查研究的時(shí)候做到深入細(xì)致，就一定可以實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的檔案分類管理，盡可能的加快其轉(zhuǎn)變?yōu)樯a(chǎn)力的速度，從而促進(jìn)我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳慧.試論煤化工項(xiàng)目檔案分類與檔號(hào)編制[J].化工管理，2013，（24）：31-31.

[2]朱雯.婦幼保健院檔案分類與檔號(hào)編制[J].醫(yī)學(xué)信息，2013，（29）：35-35.

篇3

一、檔案分類管理現(xiàn)狀及人文精神滲透作用

管理員現(xiàn)代科技水平較低；缺乏信息處理能力；最重要的一點(diǎn)是管理員沒有用正確的心態(tài)看待檔案分類管理這件事，所以人們應(yīng)加強(qiáng)管理員的人文精神教育。因?yàn)槿宋木竦臐B透能夠促進(jìn)檔案分類管理工作，加強(qiáng)管理員檔案分類管理素質(zhì)，讓管理者孜孜不倦的完成管理工作，節(jié)約檔案尋找的速度及準(zhǔn)確性。

二、人文精神滲透到檔案分類管理的有效途徑

管理員為了在需要某一檔案時(shí)能夠準(zhǔn)確迅速的找到其所在之處，可以把人文精神滲透到檔案分類管理中，加強(qiáng)檔案分類管理。其滲透到檔案分類管理中的有效途徑主要有以下兩方面：

1.優(yōu)化管理程序細(xì)節(jié)決定成敗。所以管理員需優(yōu)化檔案分類管理，注重其細(xì)節(jié)之處，掌握檔案具體存放的大致位置，以便于能夠準(zhǔn)確快速找到檔案，以及保證檔案室的整潔和信息完整，并把檔案資料及時(shí)存入計(jì)算機(jī)中。

2.提升檔案分類管理質(zhì)量檔案分類管理是一種繁重?zé)o趣的工作，所以管理員不僅要克服其工作，還需轉(zhuǎn)變自己的工作情緒，用認(rèn)真仔細(xì)的態(tài)度對(duì)待工作，用專業(yè)知識(shí)完成工作。而為了保證人文精神有效的滲透到檔案分類管理中，管理員需要做到幾個(gè)方面：①敬業(yè)，在檔案分類工作中，管理員需要用一絲不茍的態(tài)度來面對(duì)工作；②終身學(xué)習(xí)?；畹嚼蠈W(xué)到老，現(xiàn)代生活在不斷進(jìn)步，人們又學(xué)不完的知識(shí)，所以管理員需要保證活到老學(xué)到老的人生態(tài)度，讓自己適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展；③實(shí)事求是。用實(shí)事求是的工作態(tài)度來分類管理檔案，保證人文精神在檔案分類管理中的滲透，提升工作效率，保證檔案能夠快速準(zhǔn)確的找到。

三、結(jié)束語

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【關(guān)鍵詞】企業(yè)；養(yǎng)老保險(xiǎn)；檔案管理

現(xiàn)如今，企業(yè)在發(fā)展過程中不僅要注重獲取經(jīng)濟(jì)效益，還應(yīng)高度重視開展養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作，在管理過程中對(duì)于隨意性的工作行為以及不認(rèn)真歸檔的人員，按照規(guī)定予以嚴(yán)厲處罰，起到警示作用，使負(fù)責(zé)整理檔案的人員增強(qiáng)責(zé)任感，明確做好本職工作的重要性，從而認(rèn)真、負(fù)責(zé)分類、備案、整理養(yǎng)老保險(xiǎn)文件等等，有效提高檔案管理工作質(zhì)量。

一、以往企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀

以往企業(yè)發(fā)展過于關(guān)注效益，忽視加強(qiáng)管理檔案工作，由于疏于監(jiān)管，沒有發(fā)現(xiàn)管理工作中未結(jié)合不同的檔案分類整理其中的內(nèi)容，致使各種檔案混亂，當(dāng)需要某個(gè)檔案資料時(shí)，不能快速找到職工文件，出現(xiàn)檔案丟失的問題，進(jìn)而難以依據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的決策，有損職工的根本利益。然而，對(duì)于這一現(xiàn)狀，很多企業(yè)沒有高度重視，使檔案管理制度不完善不具體，沒有明確提出應(yīng)遵守的規(guī)定，無法增強(qiáng)約束力，久而久之，檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)不規(guī)范的行為，針對(duì)不同的文件、檔案，不注重記錄、歸檔整理，導(dǎo)致一些有價(jià)值的資料不齊全，內(nèi)容不完整，不能盡快核對(duì)職工的情況，不利于企業(yè)的發(fā)展。再就是所運(yùn)用的管理方式不先進(jìn)，仍然依靠人力歸檔，不僅浪費(fèi)時(shí)間，還不利于提高效率。對(duì)此，以下文章提出了行之有效的解決對(duì)策，必然會(huì)改變這一現(xiàn)狀，解決存在的問題。

二、企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的有效途徑

（一）健全檔案管理制度。當(dāng)前，企業(yè)在發(fā)展各個(gè)時(shí)期，對(duì)于養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作應(yīng)提高重視程度，健全檔案管理制度，管理人員在實(shí)際的工作中應(yīng)遵守規(guī)章制度，嚴(yán)格依照規(guī)定規(guī)范工作行為，認(rèn)真歸類各種檔案，并根據(jù)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)所交的費(fèi)用，詳細(xì)記錄，以便于日后查找與核對(duì)，體現(xiàn)出檔案管理人員認(rèn)真負(fù)責(zé)對(duì)待本職工作的重要性。檔案管理人員只有充分意識(shí)到檔案丟失需承擔(dān)責(zé)任，才能明確管理職責(zé)，落實(shí)完善的監(jiān)管制度，時(shí)刻約束和管理自我，工作中依據(jù)檔案法和管理機(jī)制中提出的要求，結(jié)合職工繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)的時(shí)間以及基本信息，整理成文件，而后，統(tǒng)一歸檔、分類，當(dāng)需某個(gè)檔案時(shí)，就可快速找到文件，依據(jù)資料顯示的內(nèi)容，在規(guī)定的日期發(fā)放養(yǎng)老金，促使職工的根本利益得到保護(hù)。因此，制定完善的檔案管理機(jī)制非常重要，這樣才能提高檔案的完整性，并確保檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行。（二）采用信息化的管理方式。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，逐漸推出了信息技術(shù)，廣泛應(yīng)用于企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理之中，創(chuàng)新了管理模式，在整理檔案時(shí)，減輕了人力負(fù)擔(dān)，管理人員無需浪費(fèi)很長時(shí)間歸檔，通過運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，靈活操作電腦，登錄檔案管理軟件，查找到各類檔案，依據(jù)不同的文件、資料、信息、檔案，快速分類整理在文件夾中保存的珍貴文檔。過去紙質(zhì)的檔案，長時(shí)間保存會(huì)泛黃，致使上面的字跡不清楚，有時(shí)難以快速找到所需的檔案，在短時(shí)間內(nèi)無法確定應(yīng)發(fā)放多少養(yǎng)老金。想要提高檔案管理效率，管理人員應(yīng)緊跟時(shí)展的步伐，積極運(yùn)用信息技術(shù)，以信息化的管理方式，高效率歸類諸多的檔案。在實(shí)際的工作中，可以發(fā)揮計(jì)算機(jī)的功能，快速查詢和檢索，找到原始的檔案，了解詳細(xì)的養(yǎng)老金，根據(jù)現(xiàn)實(shí)的數(shù)據(jù)信息，發(fā)放相應(yīng)的養(yǎng)老金，體現(xiàn)出采用信息技術(shù)管理檔案能有效提高檔案管理工作的效率。（三）做好檔案分類和整理工作?，F(xiàn)階段，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作之前，要選用工作能力較強(qiáng)的管理人員，確保管理過程中不出現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象，推動(dòng)檔案管理工作規(guī)范化開展。管理時(shí)認(rèn)真分類，結(jié)合不同的檔案，保存在不同的文檔之中，做到針對(duì)性地整理，使各種文件、資料分類保存起來，便于日后查找所需的檔案，從根本上避免出現(xiàn)檔案找不到的情況。因此，聘用符合崗位要求的管理人員非常重要，促使分類和整理工作按照規(guī)定進(jìn)行，做到正確歸類，高效整理檔案，體現(xiàn)出檔案管理工作效率有所提高，可節(jié)省大量的時(shí)間，辦理業(yè)務(wù)、發(fā)放養(yǎng)老金等等。由此可知，檔案整理和分類工作是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)依據(jù)檔案內(nèi)容、文件類型合理歸檔，這樣才能提高檔案的完整性。

三、總結(jié)

篇5

關(guān)鍵詞：問題 方法

我國的廣大農(nóng)民工、到外地工作的一些專業(yè)人員都是我國流動(dòng)人員的組成部分。因?yàn)槿藛T的眾多、地域的廣泛、類別的繁多等情況，導(dǎo)致了我國的流動(dòng)人員人事檔案管理出現(xiàn)了非常多的問題，也降低了管理這些檔案的水平和效率。所以我們要針對(duì)這些工作實(shí)際中出現(xiàn)的問題，采取針對(duì)性的解決方法來加以解決，使我國流動(dòng)人員人事檔案的管理工作邁向一個(gè)新的臺(tái)階。

一、我國流動(dòng)人員人事檔案管理工作中存在的問題

（一）管理意識(shí)不到位

首先，我國的流動(dòng)人員人事檔案管理工作中存在的問題是人事檔案管理人員管理意識(shí)的不到位。一些檔案管理人員認(rèn)為在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展和人員流動(dòng)巨大的今天，許多的用人單位、特別是私營企業(yè)根本就不關(guān)心應(yīng)聘人員的檔案問題，只重視應(yīng)聘人員的工作能力和社會(huì)經(jīng)驗(yàn)。所以，他們?cè)诰唧w的人事檔案管理中根本就不具有很強(qiáng)的管理意識(shí)，把許多的人事檔案沒有進(jìn)行好好的保管工作和認(rèn)真的檢查工作。

（二）管理方法不到位

其次，我國流動(dòng)人員人事檔案管理工作中存在的問題是管理方法的不到位。其主要的表現(xiàn)有手段單一，許多的檔案管理部門只有流動(dòng)人員人事檔案的紙質(zhì)材料，根本就沒有他們的電子檔案，所以一旦檔案室發(fā)生火災(zāi)等情況發(fā)生時(shí)，這些檔案也就會(huì)付之一炬。同時(shí)，許多檔案管理單位缺少對(duì)于流動(dòng)人員檔案信息的更新，導(dǎo)致許多的流動(dòng)人員檔案的信息只停留在檔案信息填寫之初的狀態(tài)，而對(duì)其近況沒有一點(diǎn)的了解。

（三）管理的封閉性

再次，我國流動(dòng)人員人事檔案管理工作中存在的問題是管理的封閉性。許多的檔案所有人都不清楚自己的檔案準(zhǔn)確的存放地點(diǎn)，使其在需要自己的檔案時(shí)要費(fèi)盡周折才能弄清楚。

（四）管理中傳遞程序不合理

最后，我國流動(dòng)人員人事檔案管理工作中存在的問題是傳遞程序的不合理。一些檔案管理人員在對(duì)于檔案的傳遞過程中導(dǎo)致了檔案的丟失和損壞，從而使檔案的所有者無法對(duì)自己檔案的內(nèi)容進(jìn)行清楚的了解。

二、我國流動(dòng)人員人事檔案管理工作中存在問題的解決方法

（一）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

首先，對(duì)我國流動(dòng)人員檔案管理工作中存在問題的解決方法是提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。其具體的措施有第一，要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的宣傳力度，使許多地方的檔案管理工作由被動(dòng)化向主動(dòng)化服務(wù)轉(zhuǎn)變，做好檔案信息的咨詢、歸類、整理等工作，為廣大的流動(dòng)人員未來的升遷、就業(yè)等做好鋪墊。第二，要開辦專業(yè)的培訓(xùn)班，請(qǐng)來專業(yè)的人事檔案管理專家對(duì)于檔案管理的工作人員進(jìn)行專業(yè)上的培訓(xùn)和手把手的指導(dǎo)，全面的提高其專業(yè)技能和熟悉人事檔案工作的法律法規(guī)。同時(shí)在這個(gè)歷史的新時(shí)期，還要建立和健全流動(dòng)人員檔案信息管理的規(guī)章制度，加強(qiáng)對(duì)流動(dòng)人員檔案管理的理論研究和政策研究，提高流動(dòng)人員檔案管理的質(zhì)量和效率。

（二）加強(qiáng)人事檔案管理的科學(xué)化與正規(guī)化

其次，對(duì)我國流動(dòng)人員檔案管理工作中存在問題的解決方法是加強(qiáng)人事檔案管理的科學(xué)化和正規(guī)化。第一，要認(rèn)真的對(duì)流動(dòng)人員的檔案進(jìn)行接收和鑒別分類，把具有價(jià)值的人事檔案材料進(jìn)行認(rèn)真的保存和定期的檢查工作，把個(gè)人信息相關(guān)的內(nèi)容要裝訂成冊(cè)。第二，加強(qiáng)檔案信息的收集和完善，把許多個(gè)人流動(dòng)信息的新情況加入到個(gè)人原有的檔案信息內(nèi)容之中，豐富個(gè)人檔案信息的內(nèi)容。比如：獎(jiǎng)勵(lì)情況、升遷情況、違法犯罪情況、婚姻情況等等，保持檔案信息的嚴(yán)肅性、真實(shí)性、實(shí)效性。第三，對(duì)于可以體現(xiàn)出檔案個(gè)人才能與興趣愛好的內(nèi)容要進(jìn)行重點(diǎn)的登記和說明，比如：思想政治素質(zhì)、文化教養(yǎng)、實(shí)踐工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)水平、留學(xué)經(jīng)歷、科學(xué)研究成果、進(jìn)修情況等內(nèi)容可以在流動(dòng)人員人事檔案中可以得到具體的體現(xiàn)，這些對(duì)于流動(dòng)人員未來的升遷與工作都是非常有好處的。第四，要使用高效的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息的分類歸{和整理，同時(shí)還要對(duì)流動(dòng)人員人事檔案信息進(jìn)行計(jì)算機(jī)的備份工作，保障檔案信息的有效管理。在這種科學(xué)化和正規(guī)化的管理中可以很好的體現(xiàn)出檔案管理的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值。

（三）創(chuàng)新檔案管理模式

再次，對(duì)于我國的流動(dòng)人員人事檔案管理過程中存在問題的解決方法是要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理模式。對(duì)于檔案信息的分類、利用、裝訂、歸檔等工作要進(jìn)行科學(xué)的安排，提高檔案信息管理工作中的效率。同時(shí)，在流動(dòng)人員人事檔案管理工作中對(duì)于計(jì)算機(jī)的使用上要做到集中化和快速化的處理，用具有強(qiáng)大功能的專業(yè)檔案處理軟件減少檔案查詢、歸類、處理的時(shí)間，提高了管理的效率。除此之外，在具體的檔案管理工作中要對(duì)于檔案進(jìn)行不同化的分類，比如：有一些檔案要按照時(shí)間進(jìn)行分類、有些要按照地域進(jìn)行分類、有些要按照姓氏進(jìn)行分類、有些要按照年齡進(jìn)行分類等，針對(duì)這些具體的特點(diǎn)，對(duì)于流動(dòng)人員人事檔案進(jìn)行科學(xué)分類就可以更好地進(jìn)行檔案的查詢和信息歸類，提高管理的科學(xué)性。

（四）對(duì)流動(dòng)人員檔案管理加強(qiáng)開發(fā)與利用

最后，對(duì)于我國流動(dòng)人員人事檔案管理過程中存在問題的解決方法是加強(qiáng)這些檔案的開發(fā)和利用，使其發(fā)揮出最大的應(yīng)用價(jià)值。比如：可以創(chuàng)建出專業(yè)人才數(shù)據(jù)庫，并且擴(kuò)大宣傳效果，讓越來越多的專業(yè)人才可以進(jìn)行這個(gè)數(shù)據(jù)庫個(gè)人專業(yè)信息，而檔案管理人員經(jīng)過審核認(rèn)證后，就可以把其信息在數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行認(rèn)證推廣，而相關(guān)的用人單位要進(jìn)行付費(fèi)瀏覽，可以在這個(gè)數(shù)據(jù)中挑選出自己需要的專業(yè)人才。簡而言之，這個(gè)數(shù)據(jù)庫可以發(fā)揮出幫助一些專業(yè)人才找工作的功能，讓工作信息獲取的渠道更加的方便快捷，同時(shí)還可以彌補(bǔ)目前的找工作網(wǎng)站魚龍混雜的局面。

三、結(jié)語

對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的現(xiàn)狀與解決方法進(jìn)行認(rèn)真的分析研究非常有利于我國檔案管理工作的科學(xué)化正規(guī)化發(fā)展，使其發(fā)揮出應(yīng)有的社會(huì)價(jià)值，更好地為社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱玉媛，魯文艷，李軍.我國流動(dòng)人員人事檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].圖書情報(bào)知識(shí)，2007，（03）.

[2]鄧紹興.流動(dòng)人員人事檔案管理難點(diǎn)和對(duì)策[J].中國人才，2007，（19）.

篇6

一、美術(shù)類院校類專業(yè)教學(xué)檔案的特點(diǎn)

美術(shù)類專業(yè)作為藝術(shù)類學(xué)科，教學(xué)環(huán)節(jié)中包含大量的技能訓(xùn)練等實(shí)踐性教學(xué)環(huán)節(jié)，由此產(chǎn)生的教學(xué)檔案相比于其他學(xué)科其教學(xué)活動(dòng)具有突出的專業(yè)特色。首先，美術(shù)類教學(xué)檔案具有載體和形式上的多樣性。美術(shù)類專業(yè)人才培養(yǎng)方案中，大量的技法類課程考核是以學(xué)生作品為考核主要依據(jù)的，包括繪畫、現(xiàn)代設(shè)計(jì)、傳統(tǒng)工藝、書法、雕塑、篆刻等門類。而這些作品不同于規(guī)格統(tǒng)一的試卷，依課程不同而各具特點(diǎn)。學(xué)生考試和作業(yè)檔案載體廣泛,形體多樣,與其他院系檔案有很大差別。其次，美術(shù)類專業(yè)的教學(xué)環(huán)節(jié)的特殊性決定了該專業(yè)教學(xué)檔案的獨(dú)特性。相比其他專業(yè)，美術(shù)類教學(xué)不僅有各類專業(yè)性的技法類課程，還有采風(fēng)、寫生等外出實(shí)踐類課程和畢業(yè)創(chuàng)作等成果展示類課程。這些課程的不同特性決定了美術(shù)類專業(yè)對(duì)應(yīng)的教學(xué)檔案管理具有更強(qiáng)的專業(yè)性和獨(dú)特性。此外，由于大量繪畫類實(shí)物作品的歸檔，對(duì)相關(guān)檔案管理帶來了技術(shù)性要求，如色料的氧化性和紙張的吸濕特性等因素，這些因素更增加了檔案管理的專業(yè)性和難度。

二、美術(shù)類教學(xué)檔案管理中存在的問題

(一)建檔與管理意識(shí)淡薄使教學(xué)與檔案管理脫節(jié)作為教學(xué)主體之一，長期以來，很多美術(shù)和藝術(shù)設(shè)計(jì)專業(yè)課教師往往把工作重點(diǎn)放在教學(xué)環(huán)節(jié)，對(duì)教學(xué)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)程度不足，導(dǎo)致教學(xué)環(huán)節(jié)和教學(xué)檔案管理脫節(jié)。在日常教學(xué)及科研過程中大量有價(jià)值的教學(xué)過程和教學(xué)成果因?yàn)榻處熑鄙儆幸庾R(shí)的保留與整理，造成相關(guān)檔案材料的遺失與散落。此外，教學(xué)檔案來源分散，除上級(jí)業(yè)務(wù)部門和本校下發(fā)的各種文件、二級(jí)學(xué)院的內(nèi)部文件外，還有大量文件材料散存于一線教師。這也會(huì)導(dǎo)致相關(guān)教學(xué)檔案無法歸檔，對(duì)教學(xué)檔案管理工作造成負(fù)面影響。

(二)缺乏體現(xiàn)學(xué)科專業(yè)性的檔案管理規(guī)范與制度由于檔案管理人員缺少對(duì)美術(shù)學(xué)科教學(xué)和科研特點(diǎn)的了解，缺乏能體現(xiàn)美術(shù)專業(yè)特色的檔案信息收集與管理的規(guī)范，檔案在管理過程中無論是收集還是分類都沒有一個(gè)能體現(xiàn)學(xué)科特色的機(jī)制進(jìn)行指導(dǎo)和約束，一方面導(dǎo)致部分體現(xiàn)學(xué)科特色的檔案收集不全，如一些具有較高學(xué)術(shù)價(jià)值的美術(shù)檔案材料未能及時(shí)歸檔，導(dǎo)致教學(xué)資源不完整，影響檔案的利用。另一方面也會(huì)導(dǎo)致即便檔案收集上來了，但是沒有得良好的分類管理。檔案管理的粗放化，這些都是制約美術(shù)專業(yè)教學(xué)檔案管理的負(fù)面因素。

(三)檔案管理偏重于實(shí)物化導(dǎo)致信息化管理技術(shù)落后部分美術(shù)類院系教學(xué)檔案收錄方式更注重于實(shí)物材料的收集。教學(xué)檔案管理手段還是以實(shí)體檔案為主，電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用較少、信息化建設(shè)水平不高。由于美術(shù)學(xué)科作品門類繁復(fù)，設(shè)計(jì)各種平面和立體作品需要占用大量空間，同時(shí)由于專業(yè)特點(diǎn)，作品材料、尺寸大小不一，難以規(guī)范，造成實(shí)物檔案收集、分類和保管的困難。盡管隨著數(shù)字化的普及，美術(shù)院系對(duì)于檔案管理都進(jìn)行了相關(guān)的數(shù)字化改革，但仍然有相當(dāng)多的美術(shù)院系檔案管理處于滯后狀態(tài)，缺乏科學(xué)的檔案信息收集、整理、歸類體系。造成難以對(duì)相關(guān)檔案分類和查閱，影響到相關(guān)信息資源的有效開發(fā)與利用。

三、美術(shù)類專業(yè)教學(xué)檔案管理對(duì)策

(一)強(qiáng)化檔案工作意識(shí)并完善教學(xué)檔案管理體系高校美術(shù)院系教學(xué)檔案管理涉及日常教學(xué)和教學(xué)管理的方方面面，完善的教學(xué)檔案管理工作離不開院系全體教師和管理人員的配合。因此，強(qiáng)化全員檔案管理意識(shí)，有必要提高大家對(duì)教學(xué)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)，建立全員參與的教學(xué)檔案管理體系。從而形成良好的教學(xué)檔案管理意識(shí)和環(huán)境，這是提高美術(shù)類院系教學(xué)檔案管理水平的前提。此外，還應(yīng)結(jié)合美術(shù)類院系學(xué)科教學(xué)特點(diǎn)，建立統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、專業(yè)特色突出且符合院校實(shí)際的校、院二級(jí)教學(xué)檔案管理體系。此外，學(xué)校檔案管理部門在驗(yàn)收各院系移交的教學(xué)檔案，做好校級(jí)教學(xué)檔案的整理、分類和保管的同時(shí)，應(yīng)對(duì)院系檔案管理工作定期進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)和業(yè)務(wù)督查，指導(dǎo)和協(xié)助院系做好院系級(jí)別教學(xué)檔案管理工作。明確崗位職責(zé)，理順層級(jí)關(guān)系，形成職責(zé)分明、條理明晰的檔案管理工作體系。

篇7

1、編制要求

根據(jù)拉西瓦水電站工程建設(shè)情況，原《水電廠企業(yè)檔案分類表（6～9大類）》（簡稱6～9類）中的類目設(shè)置不能滿足工程檔案分類的需要。因此，為能準(zhǔn)確的反映工程科技活動(dòng)，管理工程檔案，以“類別劃分明確，分類層次清楚、類別設(shè)置靈活、適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理，能夠準(zhǔn)確地反映本工程的性質(zhì)和特點(diǎn)?！睘榫幹埔螅瑢?duì)類目做了相應(yīng)的設(shè)置和調(diào)整。

2、編制過程及分類依據(jù)

2.1編制過程

為了使檔案分類大綱編制的具有科學(xué)性和完整性，達(dá)到既貼近施工過程中的收集、方便組卷，同時(shí)能滿足水電廠在生產(chǎn)運(yùn)行中的檔案管理需要，編制工作從兩個(gè)方面入手，一是針對(duì)拉西瓦工程施工過程中管理的特性；二是根據(jù)科技檔案管理的原則，進(jìn)行了科技檔案分類大綱的編制工作。

2.2主要依據(jù)

根據(jù)黃河水電公司科技信息標(biāo)準(zhǔn)化管理目標(biāo)，使科技檔案更好地為工程建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)行以及未來發(fā)展服務(wù)，考慮到公伯峽、蘇只水電站已經(jīng)形成了統(tǒng)一的科技檔案分類大綱基本模式，故將《拉西瓦水電站科技檔案分類大綱》中的檔號(hào)結(jié)構(gòu)形式確定為“目錄號(hào)（代號(hào)）+分類號(hào)（一）+分類號(hào)（二）+案卷號(hào)”。

3、檔號(hào)組成說明

依照拉西瓦水電站工程檔案分類的需要，科技檔案號(hào)由目錄號(hào)和分類號(hào)（一）、分類號(hào)（二）搭配與案卷號(hào)一并組成，各號(hào)之間用“―”分隔。

檔號(hào)結(jié)構(gòu)形式：4段16位，用0～9標(biāo)識(shí)。

目錄號(hào)（代號(hào)）+分類號(hào)（一）+分類號(hào)（二）+案卷號(hào)

既1021―0000-0000-0000

案卷號(hào)

分類號(hào)（二）

分類號(hào)（一）

目錄號(hào)（代號(hào)）

4、各大類檔案號(hào)形式

4.1 6大類：產(chǎn)品（生產(chǎn)）類

檔號(hào)為：1021+6大類+年度+案卷號(hào)

4.2 7大類：科學(xué)技術(shù)研究類

檔號(hào)為：1021+7大類+課題號(hào)+案卷號(hào)

4.3 8、9大類：8大類“基本建設(shè)類”，9大類“設(shè)備儀器類”

例如：8022施工圖（按合同標(biāo)段組卷）

檔號(hào)為：1021+8022+（單位工程+分部工程）+案卷號(hào)（四位號(hào)均為案卷順序號(hào)）。

篇8

一、干部人事檔案整理工作存在的問題

（一）干部人事檔案改革管理制度不太全面。??前，缺乏全面的管理制度就不能正確對(duì)待管理工作，也無法達(dá)到預(yù)期的管理目的，更難以全面改革管理方式，導(dǎo)致人事資源管理中資源配置優(yōu)化流程受到影響，難以提升高素質(zhì)人才的流動(dòng)效率，特別是高素質(zhì)人才的流動(dòng)直接影響企業(yè)人事干部檔案管理工作質(zhì)量，所以說，人事干部檔案改革管理制度的不完善直接影響企業(yè)的檔案管理工作，從而影響企業(yè)的健康發(fā)展。

（二）干部人事檔案分類準(zhǔn)確性不太高。分類就是將干部人事檔案材料，按照材料的主要內(nèi)容或用途確定類別，干部人事檔案材料有的是按材料內(nèi)容的主次關(guān)系來進(jìn)行分類，有的是按形成時(shí)間來進(jìn)行分類。干部人事檔案管理分類的不準(zhǔn)確不利于企業(yè)干部人事檔案的利用及相關(guān)查閱工作的開展，同時(shí)對(duì)其進(jìn)行整理過程中，檔案管理人員也極易造成干部人事檔案分類的不合理與不準(zhǔn)確等現(xiàn)象。

（三）干部人事檔案信息化管理水平不太高。在實(shí)踐工作當(dāng)中，干部人事檔案管理工作的信息化水平不高。管理工作人員自身的計(jì)算機(jī)能力薄弱，對(duì)于管理系統(tǒng)的了解不全面也不深入，所以，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的開展。同時(shí)，干部人事檔案管理人員不能夠充分利用先進(jìn)的技術(shù)手段，難以使計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中發(fā)揮自身的價(jià)值。部分企業(yè)在干部人事檔案管理工作中加強(qiáng)了對(duì)電子管理系統(tǒng)的使用，但是它僅在對(duì)工作人員的基本信息記錄工作中發(fā)揮作用，卻很難對(duì)工作原件進(jìn)行相應(yīng)的收錄工作等，使用效率較低，所以，干部人事檔案的利用很難充分展現(xiàn)管理系統(tǒng)自身的實(shí)用性，這對(duì)于干部人事檔案保管工作的開展十分不利，而且會(huì)影響到工作開展的效率。

二、加強(qiáng)企業(yè)檔案整理工作的對(duì)策

（一）積極落實(shí)責(zé)任追究制度。為避免檔案的改動(dòng)與丟失問題，用人單位應(yīng)當(dāng)積極構(gòu)建檔案工作管理機(jī)制，確保責(zé)任追究制度的落實(shí)。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案材料轉(zhuǎn)入、接受等的記錄工作。首先，在借閱檔案時(shí)，應(yīng)該由兩人以上持單位開具的證明向相關(guān)檔案管理部門進(jìn)行檔案借閱申請(qǐng)，之后由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的審批工作；其次，為了提高對(duì)檔案的使用效率及管理效果，企業(yè)各部門之間應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案相關(guān)工作的協(xié)調(diào)溝通工作；最后，對(duì)于檔案的轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出，一定要確保其密封性，蓋密封章，另外，在各級(jí)審查單位審核完成以后，需要再次蓋密封蓋章。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案管理質(zhì)量的提升。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的關(guān)鍵，在此次干部人事檔案改版升級(jí)工作中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)高度重視，加大了對(duì)干部人事檔案管理工作的支持保障力度。同時(shí)，對(duì)于干部人事檔案管理工作人員及領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行明確安排，提高檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)，明確其崗位的重要性，根據(jù)干部人事檔案改版升級(jí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作規(guī)范性及高效性的管理，從而提高企業(yè)檔案管理的整體水平。

（三）提升檔案管理信息化水平。我國檔案管理改革部門必須要提升其信息化管理水平，首先，要摒棄傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理模式，積極應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)；其次，企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及管理人員應(yīng)該意識(shí)到干部人事管理電子化建設(shè)的重要性，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作中信息技術(shù)的應(yīng)用，從而提高檔案管理工作效率；最后，檔案管理人員應(yīng)該重視檔案管理電子化的建設(shè)工作，提升管理工作效率與質(zhì)量，同時(shí)，還要提升人事干部人事檔案閱讀軟件質(zhì)量，增強(qiáng)我國人事干部人事檔案管理改革工作效果。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高。檔案管理人員作為檔案管理的主要人員，他們的綜合素質(zhì)直接影響企業(yè)的檔案管理水平，所以，加強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高具有重要意義。企業(yè)應(yīng)該對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)檔案管理知識(shí)與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的定期培訓(xùn)，進(jìn)而提高管理人員對(duì)檔案整理與分類的效果，并且更好的保證檔案歸檔的及時(shí)性。檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高不僅能夠提高企業(yè)檔案管效率，而且能夠很好的促進(jìn)我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

篇9

論文摘要：介紹了廈門電業(yè)局檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的背景、目標(biāo)、實(shí)施步驟、效果及前景，以供借鑒。

論文關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;文件

近年來，隨著信息技術(shù)高速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理正面臨著前所未有的變革從紙質(zhì)和電子混合檔案向全數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變、從人工檔案管理為主向自動(dòng)檔案管理為主轉(zhuǎn)變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業(yè)、跨地域檔案管理轉(zhuǎn)變。

一、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的背景

當(dāng)前，國家電網(wǎng)公司加快實(shí)現(xiàn)電網(wǎng)和公司發(fā)展方式轉(zhuǎn)變，努力創(chuàng)建一強(qiáng)三優(yōu)(電網(wǎng)堅(jiān)強(qiáng)、資產(chǎn)優(yōu)良、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、業(yè)績優(yōu)秀)現(xiàn)代公司。國家電網(wǎng)公司高度重視檔案管理工作，并將其作為企業(yè)管理重要組成部分，大力推進(jìn)檔案管理信息化。2006年，國家電網(wǎng)公司與紫光電子檔案事業(yè)部合作開展國家電網(wǎng)公司檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)項(xiàng)目2009年，在國家電網(wǎng)公司公司總部、華中電網(wǎng)公司、四川省電力公司等網(wǎng)省公司試點(diǎn)成功。目前，國家電網(wǎng)檔案管理信息平臺(tái)已成功嵌入國家電網(wǎng)公司協(xié)同辦公系統(tǒng)，福建省電力公司隨即也全面推廣應(yīng)用，廈門電業(yè)局作為國家電網(wǎng)公司轄區(qū)內(nèi)唯一的特區(qū)供電企業(yè)，在福建省電力系統(tǒng)內(nèi)率先深化應(yīng)用該檔案管理信息平臺(tái)。

廈門電業(yè)局檔案管理工作一直走在全省前列。2000年，在全省系統(tǒng)率先晉升為國家一級(jí)，連續(xù)3年獲得省公司檔案管理先進(jìn)單位、連續(xù)6年獲得廈門市檔案先進(jìn)集體稱號(hào)。截至2010年底，共有綜合檔案室1個(gè)，二級(jí)綜合檔案室17個(gè)，共有文書、科技、會(huì)計(jì)檔案近30萬卷(件)，機(jī)讀目錄12萬余條，照片檔案4000余張，及音頻、視頻檔案200多份。

但目前廈門電業(yè)局檔案管理工作還依然存在一些問題：一是仍存在大量紙質(zhì)檔案未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化;二是各部門之間系統(tǒng)互不相連、數(shù)據(jù)互不交換、信息孤島較為嚴(yán)重，無法形成統(tǒng)一的檔案信息資源庫;三是各部門檔案管理水平及管理軟件應(yīng)用水平參差不齊，低水平重復(fù)建設(shè)現(xiàn)象較為嚴(yán)重，軟件管理系統(tǒng)功能存在缺陷，無法保證文件的真實(shí)性、可靠性、完整性與可用性;四是軟件管理系統(tǒng)的自動(dòng)化、智能化程度不高，用戶查詢檔案信息的效率較低;五是靈活性不足，不能適應(yīng)機(jī)構(gòu)調(diào)整對(duì)檔案管理的要求。因此，急需通過深化應(yīng)用統(tǒng)一的檔案管理信息平臺(tái)來破解上述問題和難題。

二、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的目標(biāo)

福建省電力公司根據(jù)自身工作實(shí)際，在國家電網(wǎng)公司檔案管理信息平臺(tái)的基礎(chǔ)上，采用B/S多層應(yīng)用體系結(jié)構(gòu)，應(yīng)用SOA、J2EE等先進(jìn)技術(shù)對(duì)軟件應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行深度開發(fā)，建成符合福建電力檔案業(yè)務(wù)工作要求的功能模塊和界面處理，實(shí)現(xiàn)了電子文件與電子檔案全程管理。同時(shí)，福建電力數(shù)字檔案信息資源管理系統(tǒng)創(chuàng)新性地開發(fā)了全宗定制、門類定制等多種定制功能，使系統(tǒng)可隨著業(yè)務(wù)的變化而進(jìn)行自行定制，減少了因業(yè)務(wù)變動(dòng)而導(dǎo)致的二次開發(fā)費(fèi)用和時(shí)間，極大地方便了使用;創(chuàng)新性提出了現(xiàn)行文件層、整編文件層和永久檔案層三層管理模式，建立了文件中心、整編中心、數(shù)檔中心和控制平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了信息管理系統(tǒng)電子文件網(wǎng)絡(luò)采集、整合、處理、歸檔全過程數(shù)字化。

檔案管理信息平臺(tái)主要應(yīng)用模塊包括應(yīng)知應(yīng)會(huì)、企業(yè)知識(shí)、部門知識(shí)、個(gè)人知識(shí)、你問我答。其中數(shù)字化檔案存放在企業(yè)知識(shí)模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產(chǎn)檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、招標(biāo)檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號(hào)、責(zé)任者、起止日期、機(jī)構(gòu)、文件類型、主題詞、關(guān)聯(lián)詞、分類號(hào)等。檔案管理信息平臺(tái)以確保文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性四個(gè)特性為基礎(chǔ)目標(biāo)，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時(shí)間，檔案捕獲，登記，分類，存儲(chǔ)和保管，利用，跟蹤，處置計(jì)劃的實(shí)施，對(duì)檔案管理過程的記錄。

用戶可根據(jù)工作考查、學(xué)術(shù)研究、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、落實(shí)政策、個(gè)人取證等不同目的進(jìn)行檔案檢索。檔案管理信息平臺(tái)內(nèi)嵌智能操作平臺(tái)(IDOL)，在檢索的同時(shí)對(duì)信息進(jìn)行智能理解，主要完成檔案內(nèi)容資源的各項(xiàng)分析服務(wù)，以及智能化的文本處理，包括文本挖掘、分類聚類、內(nèi)容提煉等，從無序的海量數(shù)據(jù)中，找到數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和規(guī)律，進(jìn)一步提高檔案資源的利用價(jià)值。此外，還有一些特殊應(yīng)用，例如，檔案分類并不完全采用業(yè)務(wù)職能分類方法，而是在按業(yè)務(wù)活動(dòng)劃分類別的基礎(chǔ)上，綜合運(yùn)用了機(jī)構(gòu)級(jí)別、機(jī)構(gòu)性質(zhì)、所屬區(qū)域、文件格式等分類標(biāo)準(zhǔn)。

檔案管理信息平臺(tái)是一個(gè)覆蓋有關(guān)單位的一體化綜合平臺(tái)，使檔案信息實(shí)現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用后，將實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動(dòng)化和檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮檔案部門的信息服務(wù)功能，注重電子文件管理、檔案管理先進(jìn)理論的具體應(yīng)用和國際標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施，融合思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新，最終實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享利用和綜合應(yīng)用，為企業(yè)生產(chǎn)、管理提供決策服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理水平質(zhì)的飛躍。

三、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的實(shí)施步驟

第一步：引入文件連續(xù)體模型。文件連續(xù)體(RecordsContinuum)模型注重文件運(yùn)動(dòng)過程與文件管理過程的整體性、連續(xù)性與集成性，提倡檔案人員提前參與文件管理，直到文件被銷毀或永久保存，要求將文件管理與業(yè)務(wù)流程相結(jié)合。為此，必須做到以下幾點(diǎn)：第一，新開發(fā)的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求;第二，對(duì)于已有的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，建立其與檔案管理信息平臺(tái)的接口，使系統(tǒng)能自動(dòng)獲取歸檔電子文件并捕獲元數(shù)據(jù)，盡可能地將檔案管理監(jiān)控職責(zé)向前延伸;第三，對(duì)于文件檔案，明確各業(yè)務(wù)部門歸檔范圍和責(zé)任，提供檔案收集、整編及業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口，實(shí)現(xiàn)對(duì)歸檔文件的前端控制和全程管理;第四，對(duì)于基建、設(shè)備檔案，在工程項(xiàng)目立項(xiàng)之初就同步確定項(xiàng)目歸檔范圍、整理規(guī)則、歸檔責(zé)任，最小化人為因素，使歸檔工作與工程建設(shè)同步、有序進(jìn)行。

第二步：引入知識(shí)管理理論。知識(shí)管理(KnowledgeManagement)是企業(yè)管理的新范式，也是指導(dǎo)檔案管理創(chuàng)新的新理念，即將文件檔案視為企業(yè)重要的知識(shí)資源，將檔案管理的關(guān)注點(diǎn)從文件檔案實(shí)體轉(zhuǎn)向文件、檔案所蘊(yùn)涵的知識(shí)，應(yīng)用先進(jìn)的知識(shí)管理技術(shù)方法，創(chuàng)新、拓展文件檔案的收集、整理、鑒定和服務(wù)等各項(xiàng)活動(dòng)。因此系統(tǒng)應(yīng)突出以下功能：

第一，數(shù)據(jù)資源全覆蓋，對(duì)于沒有納入傳統(tǒng)文件檔案收集范圍，但具有知識(shí)價(jià)值的資料、數(shù)據(jù)、信息進(jìn)行管理，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)所有顯性知識(shí)資源的整合與共享。

第二，服務(wù)手段多元化，如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務(wù)等。信息推送即在其他應(yīng)用系統(tǒng)中主動(dòng)提供需要的檔案信息，使用戶在需要的時(shí)候即可享有檔案資源;信息訂閱即用戶在系統(tǒng)中可以訂閱自己感興趣的專題，以便檔案管理信息平臺(tái)中一旦出現(xiàn)相關(guān)信息可以主動(dòng)發(fā)送郵件通知用戶;收藏夾類似于專題，即把相關(guān)的主題內(nèi)容統(tǒng)一地聚集在子文件夾中;嵌入式服務(wù)即將平臺(tái)的查詢窗口嵌入到各應(yīng)用系統(tǒng)中，用戶可以在多種應(yīng)用系統(tǒng)中便利、快速地查詢檔案信息。

第三，服務(wù)技術(shù)智能化，在基本的數(shù)據(jù)采集后，檔案管理信息平臺(tái)對(duì)各類檔案資源進(jìn)行整合、挖掘、分析，構(gòu)建資源內(nèi)容平臺(tái)，為搜索引擎系統(tǒng)提供應(yīng)用基礎(chǔ)。

第三步：實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字化。即通過各種掃描設(shè)備采集影像信息，通過數(shù)字化加工系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入、圖象處理、文件排序歸檔、質(zhì)量審查、質(zhì)量二次檢查、數(shù)據(jù)掛接等一系列流水化作業(yè)，對(duì)掃描的文件進(jìn)行了糾偏、去污處理和格式轉(zhuǎn)換工作，把紙制文檔轉(zhuǎn)化為可供用戶瀏覽的全文信息影像。

檔案管理信息平臺(tái)的深化與應(yīng)用

四、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用后的效果和問題

檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)應(yīng)用后，用戶只需在個(gè)人電腦上輕點(diǎn)鼠標(biāo)，輸入檢索字段，各種所需檔案文件就能以電子形式清晰呈現(xiàn)。用戶或查閱數(shù)據(jù)，或打印復(fù)印，或資料收集，均可自行快捷完成。檔案管理實(shí)現(xiàn)了圖、文、聲、像信息融合及網(wǎng)絡(luò)一體化管理，檔案從收集、整理、編目到存儲(chǔ)、借閱、銷毀等一系列管理工作都在網(wǎng)絡(luò)上完成。數(shù)字化檔案占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、檢索方便快捷、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快，大大提高了辦公效率，降低了檔案管理的人力、物力、財(cái)力成本，減少了人工檢索失誤率，提高了辦公效率，增強(qiáng)了檔案服務(wù)的實(shí)時(shí)性、實(shí)用性、安全性和保密性，實(shí)現(xiàn)了管理科技化、檢索便捷化、服務(wù)人性化，滿足用戶對(duì)檔案信息快速傳遞和高度共享的實(shí)際需求。檔案管理信息平臺(tái)是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的重要手段，它將傳統(tǒng)管理手段和先進(jìn)技術(shù)手段有機(jī)結(jié)合，注重電子文件管理、檔案管理的先進(jìn)理論的具體應(yīng)用和國際標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施，實(shí)現(xiàn)了檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動(dòng)化和檔案信息利用在線化。通過建立統(tǒng)一的檔案管理信息平臺(tái)，樹立了發(fā)展、創(chuàng)新的理念，充分發(fā)揮了檔案管理部門的信息服務(wù)功能，推進(jìn)了檔案管理高素質(zhì)人才隊(duì)伍建設(shè)，真正實(shí)現(xiàn)了檔案管理從保管范式向后保管范式的變革，真正實(shí)現(xiàn)了思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新。

因檔案管理信息平臺(tái)在廈門電業(yè)局上線運(yùn)行時(shí)間不長，普及性不強(qiáng)，應(yīng)用用戶人數(shù)不多，有待進(jìn)一步宣傳推廣;檢索功能過于簡單，有待廣泛征求用戶意見后，進(jìn)一步完善;其他應(yīng)用系統(tǒng)與檔案管理信息平臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)接口尚未建立，有待進(jìn)一步建設(shè)實(shí)施;信息推送、信息訂閱、嵌入式服務(wù)等應(yīng)用模塊尚未正式啟用，還需要抓緊建設(shè)。

五、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的前景

篇10

關(guān)鍵字企業(yè)檔案管理；服務(wù)；城市供水

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

近年來，隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質(zhì)檔案向全數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變、從人工檔案管理為主向自動(dòng)檔案管理為主轉(zhuǎn)變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)變。 

一、建設(shè)檔案管理信息平臺(tái)的背景 檔案管理是企業(yè)管理不可分割的重要組成部分。蘇州市自來水有限公司歷史悠久，檔案資料悠久，多而雜，如何促進(jìn)檔案管理水平的全面提升，充分發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)企業(yè)、服務(wù)職工的作用，是檔案管理人員義不容辭的職責(zé)。堅(jiān)持以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以開發(fā)利用檔案信息資源、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展為目的，不斷加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)信息、基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、信息資源利用、安全保障體系、人才隊(duì)伍等六項(xiàng)基礎(chǔ)性建設(shè)，著力打造公司檔案信息共享交換網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。將檔案信息化建設(shè)納入公司信息化建設(shè)的總體布局，以建立健全“一站三庫”（即檔案信息網(wǎng)站、檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫）為重點(diǎn)，以“分步實(shí)施、突出重點(diǎn)、資源共享、安全保密”為原則，有序推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化進(jìn)程，建立檔案信息化的長效發(fā)展機(jī)制，逐步實(shí)現(xiàn)管理自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化，全面提升檔案信息資源開發(fā)利用和服務(wù)水平。  二、實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案室的目標(biāo)

1.數(shù)據(jù)采集功能：“通過蘇州市檔案局提供的“公文檔案一體化管理平臺(tái)”軟件，多層面、多門類采集、接收公司必須長期或永久保存的、符合歸檔要求的各種電子檔案信息，逐步實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理。積極推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化建設(shè)，采取數(shù)字化掃描、轉(zhuǎn)換等技術(shù)手段，逐步實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢，不斷提高服務(wù)效率與質(zhì)量。

2、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)保存功能：通過在線NAS、移動(dòng)硬盤、藍(lán)光刻錄等多種技術(shù)手段，對(duì)采集到的各類檔案信息在備份的基礎(chǔ)上進(jìn)行永久保存，完成公司數(shù)據(jù)備份。

3、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)利用功能：依托OA網(wǎng)，建立檔案信息網(wǎng)站，提供分層次、智能化、方便快捷的檔案、文件綜合信息訪問查詢、數(shù)據(jù)分析服務(wù)，同時(shí)有目的、有重點(diǎn)的搜集、整理、數(shù)字化部分企業(yè)文件資料，面向企業(yè)，服務(wù)企業(yè)，不斷探索數(shù)字檔案室為企業(yè)服務(wù)的新路子。

4、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理功能：實(shí)行系統(tǒng)化管理，實(shí)現(xiàn)分類、排序、價(jià)值鑒定、數(shù)據(jù)檢驗(yàn)、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、自動(dòng)標(biāo)引、信息組織、打印輸出等，并運(yùn)用身份認(rèn)證、保密、訪問控制等技術(shù)確保電子檔案信息的安全及合理利用，有效地維護(hù)整個(gè)系統(tǒng)信息的安全。

5、實(shí)現(xiàn)檔案宣傳功能：充分利用數(shù)字檔案室綜合保管的，反映公司成長歷程的文本、音頻、視頻、圖像等各種數(shù)字檔案資源，全方位展示給職工，并擇要在外網(wǎng)公開宣傳，進(jìn)一步發(fā)揮檔案信息資源作用。

檔案管理信息平臺(tái)主要應(yīng)用模塊包括公文處理、檔案管理、資料管理、系統(tǒng)管理。其中數(shù)字化檔案存放在檔案管理模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產(chǎn)檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、招標(biāo)檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號(hào)、責(zé)任者、起止日期、機(jī)構(gòu)、文件類型、主題詞、關(guān)聯(lián)詞、分類號(hào)等。檔案管理信息平臺(tái)以確保文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性四個(gè)特性為基礎(chǔ)目標(biāo)，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時(shí)間，檔案捕獲，登記，分類，存儲(chǔ)和保管，利用，跟蹤，處置計(jì)劃的實(shí)施，對(duì)檔案管理過程的記錄。

檔案管理信息平臺(tái)是一個(gè)覆蓋整個(gè)公司的一體化綜合平臺(tái)，使檔案信息實(shí)現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用后，將實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動(dòng)化和檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮檔案部門的信息服務(wù)功能，注重電子文件管理、檔案管理先進(jìn)理論的具體應(yīng)用和國際標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施，融合思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新，最終實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享利用和綜合應(yīng)用，為企業(yè)生產(chǎn)、管理提供決策服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理水平質(zhì)的飛躍。  三、實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的技術(shù)手段  認(rèn)真執(zhí)行國家檔案局8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤存貯歸檔與檔案管理要求》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等一系列技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、便于轉(zhuǎn)換、實(shí)現(xiàn)共享。1. 全宗內(nèi)檔案分類科學(xué)，編號(hào)規(guī)范  檔案分類原則是以蘇州市自來水有限公司全部檔案為對(duì)象，依據(jù)管理職能，結(jié)合檔案室全部檔案內(nèi)容及其形成特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)管理與開發(fā)利用的原則。  全宗內(nèi)要統(tǒng)一的分類方案，根據(jù)檔案屬性劃分檔案的種類，做到門類之間界限清楚，層次分明；全宗內(nèi)文書檔案類別設(shè)置合理，按保管期限--年度--問題（或組織機(jī)構(gòu)）分類；會(huì)計(jì)檔案按年度--形式分類；科技檔案的分類應(yīng)符合國家檔案局有關(guān)文件的規(guī)定；其它專門檔案的分類符合本系統(tǒng)主管部門與檔案管理部門確定的標(biāo)準(zhǔn)；全宗內(nèi)檔案的編號(hào)排列按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，以卷為單位整理時(shí)，檔號(hào)編制為全宗號(hào)--目錄號(hào)--案卷號(hào)；以件為單位整理時(shí)，檔號(hào)設(shè)置按國家檔案局有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.明確類目設(shè)置  一級(jí)類目按卷根據(jù)資料與檔案的特點(diǎn)，共設(shè)置為6個(gè)。文書檔案、科技檔案、專門檔案、特殊載體檔案、分類業(yè)務(wù)檔案、基建類檔案。

二級(jí)類目按件管理的檔案，以部門為類目。各部門文件，檔案進(jìn)行有效的管理，方便其他部門進(jìn)行借閱，針對(duì)歷史檔案進(jìn)行管理，電子化，流程化部門檔案。 

3. 檔案整理要求  全宗內(nèi)所有檔案應(yīng)收集齊全，經(jīng)系統(tǒng)整理。文書檔案、科技檔案、照片檔案、磁性載體檔案質(zhì)量必須符合《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《照片檔案管理規(guī)范》、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》的要求，要遵循文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系，參照文件材料的不同價(jià)值，便于利用和保管。

3.1文件材料的種類，份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整；

3.2同一問題、同一會(huì)議、同一案件的文件以及正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件等應(yīng)一起整理；

3.3跨年度的會(huì)議、活動(dòng)、案件等形成的文件一般歸入結(jié)束年度整理；

3.4產(chǎn)品、科研課題、基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器按其部件、結(jié)構(gòu)、階段等分別組卷；

3.5錄音帶、錄像帶、照片等檔案的整理、編目應(yīng)與分類方案相統(tǒng)一，文字說明材料齊全、準(zhǔn)確；

3.6文件材料的制作和書寫材料必須達(dá)到永久保存。  四、檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)  1硬件方面：添置計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、高速掃描設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，服務(wù)器配置應(yīng)滿足海量數(shù)據(jù)存貯，快速檢索利用的要求；除進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工外，還應(yīng)加大音頻檔案、視頻檔案等多媒體檔案數(shù)字化的力度。

序號(hào) 內(nèi)容 型號(hào) 配置 單位 數(shù)量

1 服務(wù)器 IBMX3650M4 7915 E5-2609/4G/1TB*8/19’ 套 1

2 臺(tái)式計(jì)算機(jī) HP 8300 I5 3470/4G/500G/19’ 套 7

3 高速掃描儀 紫光Uniscan Q280 A4/30PPM 臺(tái) 1

4 高清拍攝儀 紫光Uniscan G660 A3/500W像素 臺(tái) 1

5 激光打印機(jī) HP P1606dn 自動(dòng)雙面/有線網(wǎng)絡(luò)打印 臺(tái) 1

6 噴墨一體機(jī) OfficeJet J4660 打印、復(fù)印、傳真、掃描5合一 臺(tái) 1

7 A3掃描儀 明基 U809 A3幅面，15秒快掃 臺(tái) 1

8 A4掃描儀 明基 5560C 開機(jī)即掃，無預(yù)熱 臺(tái) 1

9 便攜掃描儀 方正Z16 600dpi 臺(tái) 1

10 數(shù)碼相機(jī) 索尼RX100 2020萬像素 3英寸液晶屏（32G含三腳架) 臺(tái) 1

11 備份設(shè)備 西部數(shù)據(jù) DX4000 12TB（含硬盤） 套 1

12 移動(dòng)硬盤 希捷 新睿品 1TB 2.5英寸 USB3.0 個(gè) 3

2軟件配置：

a、服務(wù)器操作系統(tǒng)：Microsoft Windows 2008 Advance Server

b、服務(wù)器數(shù)據(jù)庫： MySQL5.0以上

c、客戶端操作系統(tǒng)：Windows XP

d、客戶端應(yīng)用軟件：Microsoft IE 5.5 + SP2及以上版本+ IBM WebSphere Application Developer Advanced Edition 4.0

注：數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、WEB服務(wù)器、索引服務(wù)器可以安裝在一個(gè)物理服務(wù)器上；安裝系統(tǒng)前確認(rèn)服務(wù)器上已經(jīng)安裝有IIS5.0以及其是否有WWW、FTP服務(wù)正常運(yùn)行。

3場館要求：進(jìn)一步優(yōu)化檔案保管條件，新增不少于60平方米的工作場所作為掃描工作間、檔案存儲(chǔ)間。五、檔案管理的應(yīng)用范圍及其效益  蘇州市自來水有限公司檔案管理應(yīng)用于三廠兩所，各個(gè)科室；檔案材料包括案卷文書檔案、基建檔案、科研檔案、人事檔案、宣傳檔案、財(cái)務(wù)檔案、視頻檔案、照片檔案等。  它為企業(yè)帶來了直接、間接經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益：  第一，提高了勞動(dòng)生產(chǎn)率。檔案管理的實(shí)施，提高了項(xiàng)目文件歸檔的工作效率，以往，一個(gè)工程項(xiàng)目完成收集整理工作大量的人力，而現(xiàn)在有檔案可查，大幅降少投入人力。  第二，豐富、完整的檔案資料是日后其他工程建設(shè)和生產(chǎn)運(yùn)行、維護(hù)的重要依據(jù)和參考。  第三，是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的重要保證。隨著法制建設(shè)的不斷完善、社會(huì)各方面的法律意識(shí)不斷增強(qiáng)，企業(yè)面臨的法律風(fēng)險(xiǎn)也越來越多。豐富完整的檔案資料可以維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。比如，土地征用手續(xù)、林木砍伐協(xié)議等文件可以在日后解決相關(guān)糾紛中起到?jīng)Q定性作用。再如，工程建設(shè)的立項(xiàng)審批及規(guī)劃、環(huán)保、土地、消防許可等前期依據(jù)性文件，可以使企業(yè)規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)及行政處罰風(fēng)險(xiǎn)。 轉(zhuǎn)