導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案歸納方法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案歸納整理；管理分類

檔案具有原始信息記錄的作用，同時(shí)這也是檔案的特征，檔案是普遍存在而且具有深刻的意義的社會(huì)現(xiàn)象，對人類文化的、歷史的傳承有重要作用，是跟隨人類社會(huì)的產(chǎn)生而存在的，人類社會(huì)特有的現(xiàn)象，檔案的保存對后世也有很大借鑒意義，因此通過分類、歸納、整理等過程，讓檔案能夠在保管過程中不會(huì)丟失信息，而且方便查詢。

1 檔案管理歸檔整理分類現(xiàn)狀

1.1 檔案整理理念有待于進(jìn)一步提高。針對當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案整理仍然基于傳統(tǒng)模式，缺乏一定現(xiàn)代化管理思想作為指導(dǎo)，缺乏一定分類歸檔的思想，尤其處于現(xiàn)代化歸檔的思想是其重要理論，只有更好地運(yùn)用分類思想，才能發(fā)揮出覺得的檔案功能，目前機(jī)關(guān)檔案整理工作人員缺乏現(xiàn)代化整理思想，因此傳統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案整理模式缺乏一定歸檔的規(guī)范性，要求檔案整理的準(zhǔn)確性而非規(guī)范性，因此，傳統(tǒng)檔案整理具有一定弊端，需要轉(zhuǎn)變觀念，樹立新思想。

1.2 檔案整理缺乏專業(yè)化。據(jù)調(diào)查表現(xiàn)，當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案整理工作人員出身基本是非檔案相關(guān)專業(yè)，基本上是由機(jī)關(guān)內(nèi)部調(diào)整或者其他工作人員崗位調(diào)整而組成的，這樣直接影響其機(jī)關(guān)檔案整理工作的整體專業(yè)性，專業(yè)化檔案整理是發(fā)揮其檔案強(qiáng)大功能的前提和基礎(chǔ)，因此筆者認(rèn)為當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案整理缺乏專業(yè)化具體表現(xiàn)為：一是機(jī)關(guān)檔案管理缺乏專業(yè)化整理人員；二是缺乏專業(yè)化整理方法；三是機(jī)關(guān)內(nèi)部缺乏專業(yè)化整理程序與規(guī)范，四是檔案整理人員不穩(wěn)定，檔案整理人員比較靈活，直接導(dǎo)致整體檔案整理的專業(yè)化下降，以上是筆者認(rèn)為當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理存在的普遍問題。

1.3 檔案整理缺乏信息化。信息化是當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理不可或缺的重要組成部分，目前我國機(jī)關(guān)檔案整理缺乏一定信息化技術(shù)，信息化檔案整理能夠節(jié)省傳統(tǒng)檔案整理的人力以及物力等，因此，具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：一是機(jī)關(guān)檔案管理缺乏信息化技術(shù)設(shè)備，如檔案整理數(shù)據(jù)庫等；二是缺乏信息化儲(chǔ)存與保管的思想；三是機(jī)關(guān)內(nèi)部檔案整理缺乏信息化技術(shù)人員。

1.4 歸檔裝訂上的錯(cuò)誤

一是使用不符合要求的裝訂材料及工具。歸檔文件裝訂材料與工具應(yīng)具備保護(hù)檔案、操作方便、價(jià)格便宜等三個(gè)要求，目前使用的縫紉機(jī)線裝方式在文件的縫線處易斷損、可逆性不好、操作耗時(shí)；塑料夾裝方式成本高、易老化；無酸紙?zhí)追绞揭咨⑹w檔文件。最好的方式恐怕是研制出不銹的金屬或其他材料的訂書針，同時(shí)注意不用微波消毒方式。二是在每份歸檔文件上使用封面，有的檔案行政管理部門甚至于在這種封面上印上多項(xiàng)欄目，要求檔案室的同志填。這種方法增加了整理工作量和裝訂成木，嚴(yán)重違背《規(guī)則》的簡化原則。三是沒對不符合要求的文件材料進(jìn)行處理。裝訂前應(yīng)對殘缺、薄弱、破損、裝訂線側(cè)有文字等情況的重要文件采取相應(yīng)的補(bǔ)缺、托裱、接邊等措施；對字跡模糊（如熱敏紙傳真件）、字跡易擴(kuò)散或褪變的重要文件進(jìn)行復(fù)制；對大于A4幅面的紙張進(jìn)行折疊；對所有的歸檔文件拆除金屬物。這些前處理工作不做，會(huì)嚴(yán)重影響檔案的保管。四是對“件”的處理擴(kuò)大或縮小?！兑?guī)則》對“自然件”及“可為一件”的歸檔文件都作了明確的規(guī)定，不能隨意擴(kuò)大與縮小。實(shí)際工作中，有的單位將件的范圍擴(kuò)大，認(rèn)為同一問題的歸檔文件都應(yīng)成為一件，殊不知“可為一件”的歸檔文件是同一事由中具有“來文與復(fù)文”，性質(zhì)的歸檔文件。擴(kuò)大件的范圍，實(shí)際上又回到傳統(tǒng)立卷的老路上去。

2 檔案管理歸納整理分類技巧

2.1 檔案管理技巧

在檔案管理過程中我們有幾個(gè)非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經(jīng)濟(jì)文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進(jìn)行細(xì)致的記錄，否則一旦檔案發(fā)生損害，甚至不可恢復(fù)的話，會(huì)導(dǎo)致巨大的物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富的損失，特別是文化斷層的出現(xiàn)，不利于文化的傳承和發(fā)展，削弱了國家的軟實(shí)力；其次還要注意到維護(hù)檔案安全，一方面的安全是指作為實(shí)物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實(shí)物能夠真實(shí)的映射出當(dāng)時(shí)的統(tǒng)治階級(jí)、政治思想、社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。一方面的安全指的是檔案作為記錄國家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導(dǎo)致泄密情況的發(fā)生的話，那么國家在政治上就會(huì)處于不安全的情況，不利于國家的安全、團(tuán)結(jié)和發(fā)展；最后還要注意到要延長檔案的壽命，有些紙質(zhì)或老化的機(jī)器，由于脆弱性和不可恢復(fù)性的特點(diǎn)，在檔案管理工作中要注意采取恰當(dāng)?shù)拇胧┭娱L檔案的壽命，防止不必要的損失。

2.2 檔案歸納整理技巧

在檔案的整理歸納過程中，首先，注意對檔案文件有一個(gè)初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要?jiǎng)h除的，科學(xué)取舍進(jìn)行歸納整理，還要根據(jù)檔案的重要性進(jìn)行細(xì)致的劃分，同時(shí)檔案之間是存在歷史聯(lián)系的，因此在檔案歸納整理過程中要注意檔案間的聯(lián)系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質(zhì)量，這樣在檔案歸納整理過程中可以保證檔案完整性，不會(huì)有信息的缺失，確保整理工作的順利進(jìn)行；其次，由于從前國家針對檔案歸納整理沒有制定統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對這種情況國家下發(fā)文件《歸檔文件整理規(guī)則》制定了統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，我們在進(jìn)行檔案歸納管理時(shí)要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統(tǒng)一的規(guī)則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過程中如果發(fā)現(xiàn)類目不符的情況要逐一進(jìn)行修訂，還有已歸檔文件如果出現(xiàn)錯(cuò)誤的話要注意及時(shí)進(jìn)行更正，同時(shí)一些細(xì)致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細(xì)認(rèn)真的態(tài)度，否則在出現(xiàn)錯(cuò)誤后再進(jìn)行更正的話，就會(huì)浪費(fèi)許多時(shí)間和精力，不利于檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.3 檔案分類技巧

在檔案分類過程中要注意，對檔案文件內(nèi)容有大概的了解，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類，分類是檔案工作的核心工作，檔案分類正確的話可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時(shí)針對分類文件要有明確的標(biāo)識(shí)，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進(jìn)行。

結(jié)束語

檔案在我們社會(huì)和生產(chǎn)、生活中扮演了重要的作用，針對檔案現(xiàn)狀中存在的問題，導(dǎo)致的檔案工作困難，促使我們對檔案管理、歸檔、整理、分類等環(huán)節(jié)的技巧進(jìn)行總結(jié)，使檔案工作能夠順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]田真.文書整理歸檔的現(xiàn)實(shí)意義[J].中國管理信息化，2015（02）.

篇2

由于水庫在建設(shè)和管理期間，產(chǎn)生的工程技術(shù)資料多而珍貴，為了方便對這些資料的管理運(yùn)用，水庫科技檔案工作者針對這些資料進(jìn)行了分類，總體包括以下幾種。

（一）水庫設(shè)計(jì)規(guī)劃科技檔案。水庫設(shè)計(jì)規(guī)劃檔案主要是水庫前期工作的規(guī)劃設(shè)計(jì)方案、周圍土地質(zhì)量、勘測報(bào)告、施工規(guī)范要求、設(shè)計(jì)圖紙、地理圖片等。（二）水庫水情科技檔案。水庫水情科技檔案主要是針對水庫周圍水深程度、降水和蒸發(fā)量，水庫里的水進(jìn)出量等有關(guān)方面的資料，還有就是水流速度、水流量、水庫橫面剖面的測量等資料。（三）水庫工作科技檔案。水庫工作科技檔案主要是對水庫在進(jìn)行工作的時(shí)候，對它進(jìn)行全面的觀察記錄資料，例如工作日志、安全檢查記錄、工作的數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工作分析歸納總結(jié)等資料。（四）水庫后期工作的科技檔案。水庫后期工作的科技檔案主要是對水庫進(jìn)行維修維護(hù)工作的記錄資料。例如除險(xiǎn)加固工作、日?；镜木S修維護(hù)的工作計(jì)劃、管理承包市場化的合同書、施工技術(shù)的設(shè)計(jì)資料等有關(guān)水庫后期工作的資料。（五）水庫設(shè)施設(shè)備的科技檔案。水庫設(shè)施設(shè)備的科技檔案主要是有關(guān)于水庫設(shè)施設(shè)備的記錄資料。例如，設(shè)施設(shè)備的安裝使用說明、安裝調(diào)試的記錄資料、鑒定報(bào)告、日常對設(shè)施設(shè)備的保養(yǎng)記錄、操作技術(shù)流程等資料。

二、水庫科技檔案管理存在的問題及相應(yīng)措施

（一）科技檔案設(shè)備不完善，投資少

雖然我國在水庫工作方面投入了一定的資金，但是在科技檔案設(shè)備這一方面的投入量卻有一定的有限程度，導(dǎo)致了科技檔案設(shè)備不完善，管理工作效率效益不高的現(xiàn)象。其實(shí)水庫科技檔案的管理工作和管理設(shè)備都需要資金做強(qiáng)力的后盾，這樣才能提高科技檔案的管理水平，使管理更加的合理標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。

（二）科技檔案管理人員專業(yè)知識(shí)匱乏，自身素質(zhì)有待加強(qiáng)

很多水庫的科技檔案管理人員一般都是用非檔案專業(yè)管理人員代替，這些工作人員沒有豐富的專業(yè)知識(shí)，也沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，因此缺乏管理的專業(yè)知識(shí)技術(shù)，對科技檔案知識(shí)進(jìn)行一般的收集整理、歸納存放等，電子科技檔案也是如此，致使科技檔案管理問題成為一個(gè)難題，無法充分發(fā)揮科技檔案的作用。

（三）有關(guān)部門管理意識(shí)薄弱，科技檔案管理人員責(zé)任不強(qiáng)

管理人員對科技檔案的管理工作不給予高度的重視，思想觀念還停留在傳統(tǒng)上面，只覺得科技檔案的管理工作沒有任何意義，就是對資料進(jìn)行收集整理，歸納存放而已，而且又沒有任何經(jīng)濟(jì)價(jià)值。除此之外有關(guān)部門的管理意識(shí)不強(qiáng)，沒有對有關(guān)項(xiàng)目的各種資料進(jìn)行管理，同時(shí)也沒有加強(qiáng)對資料的收集整理、歸納存放，等到項(xiàng)目工作完成后，才把大量且凌亂的資料拿給科技檔案管理人員。國家針對這些現(xiàn)象，應(yīng)該加強(qiáng)對管理工作人員的培訓(xùn)和對有關(guān)部門進(jìn)行責(zé)任制，落實(shí)責(zé)任人，明確管理人員及有關(guān)人員的工作職責(zé)，嚴(yán)格要求按照“同步管理”的有關(guān)要求開展工作。

三、科技檔案在實(shí)踐中的利用

對科技檔案進(jìn)行管理保存，其根本目的在于水庫對它的利用。由于科技檔案的利用價(jià)值非常高，運(yùn)用范圍非常寬廣，我們就只選取幾個(gè)方面進(jìn)行說明。

（一）在水庫大壩安全鑒定工作的利用價(jià)值

第一點(diǎn)就是要查閱科技檔案的資料，對水庫的歷史和工作運(yùn)行有個(gè)全方面的了解熟知，提供了安全鑒定工作的可靠依據(jù)。第二就是很節(jié)約時(shí)間和資金，因?yàn)橛辛怂畮齑髩蔚母鞣矫纨R全的資料，就不需要有關(guān)工作人員再去勘測計(jì)量等，這樣既節(jié)約了時(shí)間，有節(jié)約了資金。

（二）在生活生產(chǎn)的利用價(jià)值

相關(guān)的技術(shù)人員可以調(diào)出科技檔案中的水情檔案各方面的資料進(jìn)行認(rèn)真的分類歸納總結(jié)，從而設(shè)計(jì)出灌溉用水使用的科學(xué)方案，從而滿足人們在生活生產(chǎn)對水的需求。并針對現(xiàn)有的科技檔案資料進(jìn)行討論，可以對用水的調(diào)度設(shè)計(jì)方案不斷的修改，從而把它的利用價(jià)值全部發(fā)揮出來。

（三）在水庫規(guī)范管理的利用價(jià)值

眾所周知，水庫建立以后，對水庫管理必須要連續(xù)進(jìn)行，而科技檔案也必須隨之連續(xù)，因此科技檔案管理工作是水庫管理工作的重要組成部分?？萍紮n案的管理工作順利開展，有助于水庫管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、合理化，從而提高水庫工作的管理水平。

四、水庫科技檔案管理與利用問題的解決措施

（一）加強(qiáng)管理工作人員的自身素質(zhì)，提高他們的綜合能力

第一，有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)對科技檔案管理工作人員的培訓(xùn)，提高他們專業(yè)知識(shí)的水平，例如，讓他們熟悉熟知《水利科學(xué)技術(shù)文件材料歸檔范圍和保管期限表》等。第二，科技檔案管理人員必須加強(qiáng)自身素質(zhì)，不進(jìn)要求具備豐富的專業(yè)知識(shí)，還要自覺的學(xué)習(xí)有關(guān)方面的專業(yè)技術(shù)。第三，由于科技檔案管理需要用到計(jì)算機(jī)做管理工具，因此這就要求科技檔案管理工作人員必須加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)操作的學(xué)習(xí)。第四，有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)該要求工作人員對有關(guān)水庫工程的水利方面基本知識(shí)的學(xué)習(xí)，這樣有助于準(zhǔn)確無誤的找出檔案使用者需要的資料。第五，還應(yīng)該加強(qiáng)系統(tǒng)內(nèi)部管理人員的交流培訓(xùn)，借鑒優(yōu)秀的管理方法，摒棄不科學(xué)的管理方法，從而滿足實(shí)現(xiàn)水庫對科技檔案的工作需要。

（二）完善管理制度，落實(shí)責(zé)任人

有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)管理意識(shí)，投入相應(yīng)的資金在階級(jí)檔案管理的工作上，定期的對設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維修維護(hù)；同時(shí)還要樹立管理人員的管理意識(shí)，完管理制度，配置專門的管理人員對科技檔案進(jìn)行管理，落實(shí)責(zé)任人，明確工作人員的職責(zé)范圍，除此之外，還要嚴(yán)格要求相關(guān)工作人員必須確?？萍紮n案與工程項(xiàng)目的“同步管理”。

（三）利用現(xiàn)代化技術(shù)，提高科技檔案的管理水平

水庫科技檔案隨著時(shí)間的增加而增加，太多的檔案資料便于檔案管理人員的尋找。因此這就要求檔案管理工作人員利用現(xiàn)代化技術(shù)對科技檔案資料進(jìn)行管理，每個(gè)工作人員都應(yīng)該配有相關(guān)的電子檔案管理軟硬件，建立科技檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)科技檔案的自動(dòng)化、智能化，從而提高科技檔案的管理水平。

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關(guān)鍵詞：維新派；檔案；思考

一、康有為的檔案鑒辨成就

康有為“二十七歲而盡讀漢、魏、六朝、唐、宋、明及國朝人傳注考據(jù)義理之學(xué)”。所以，康有為對中國傳統(tǒng)文化很有研究。他的成果主要有：

（一）《新學(xué)偽經(jīng)考》

1、《周禮》辨?zhèn)??？涤袨檎J(rèn)為，該書是劉歆偽撰，以欲“附成莽業(yè)”，因?yàn)闀小芭c莽所更法立制略同”就是證明?？涤袨橛泻喪觥吨芏Y》行世后，歷代學(xué)者尊、黜不一的情況。指出在劉歆偽作諸經(jīng)中，《周禮》之偽，“最易見”，“早為人窺破”。此外，他還指正《周禮》“原出于《管子》及《戴記》”的幾條證據(jù)，并指出劉歆“多見故書雅記”，所以作偽詳密、“證據(jù)深通”，這也是后儒因此“惑溺”的癥結(jié)。

2、《漢書》辨?zhèn)??？涤袨檎J(rèn)為：“《漢書》實(shí)出于歆，故皆為古學(xué)之偽說，聽其顛倒杜撰，無之不可，其第一事則偽造河間得書、共王壞壁也”他以為，劉歆偽竄《漢書》，可姑且不論，但是《史記》中不見有“古文經(jīng)”的記載，就極遭人質(zhì)疑?！妒酚?太史公自序》中明言，司馬遷曾向孔安國“問故”，又《史記?儒林傳》中說：“孔氏有《古文尚書》，而安國以今文讀之，因以起其家，逸書得十余篇，蓋《尚書》滋多于是矣”。這是針對孔壁發(fā)現(xiàn)《古文尚書》而言。又《仲尼弟子列傳》中有：“則論言弟子籍，出孔氏古文近是”。此外，《史記》中也不止一處引述古文經(jīng)說。對此，康有為都避而不談。

（二）《孔子改制考》

《孔子改制考》的序言長達(dá)千余言，其中集中表達(dá)了康有為作書的目的，用大同社會(huì)代替封建專制統(tǒng)治，向封建社會(huì)提出了挑戰(zhàn)。在書中，康有為猛烈抨擊了封建專制主義，表現(xiàn)了民主自立的思想。康有為認(rèn)為，人類大同理想要到遙遠(yuǎn)的太平盛世才能實(shí)現(xiàn)，“方今欏據(jù)亂之世’，只能言小康，不能言大同?！比欢?，康有為并不是消極地等待大同之世，而是主張積極爭取。實(shí)際上就是用維新變法的“孔子”打到因循守舊的“孔子”，從而為期維新變法打好基礎(chǔ)。

二、梁啟超檔案鑒辨成就

一是提出了文獻(xiàn)學(xué)的研究方法和原則。梁啟超認(rèn)為，文獻(xiàn)學(xué)各個(gè)領(lǐng)域“各門有各門的特別資料和特別的研究法”。具體說來，文獻(xiàn)學(xué)的研究有五大原則：第一，用懷疑精神去發(fā)生問題；第二，用耐煩功夫去搜集資料；第三，用冷靜頭腦去鑒別資料；第四，用細(xì)密技術(shù)去整理資料；第五，用謙謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度去判斷問題。據(jù)此五條原則，文獻(xiàn)學(xué)的研究才可客觀、科學(xué)。

二是提出“史學(xué)革命”，提倡新史學(xué)。梁啟超對封建傳統(tǒng)的史學(xué)進(jìn)行了猛烈的批判，痛斥傳統(tǒng)史學(xué)“知有朝廷而不知有國家”，“知有個(gè)人而不知有群體”，“知有陳跡而不知有今務(wù)”和“知有事實(shí)而不知有理想”的四大弊病和“能鋪敘而不能別裁”和“能因襲而不能創(chuàng)作”量大弊端，以及由此而產(chǎn)生的難讀、難別擇和無感觸的三大惡果。他還介紹了西方史學(xué)，提出“史學(xué)革命”的主張。

三是分析偽書出現(xiàn)的原因和鑒辨方法。梁啟超分析了偽書出現(xiàn)的原因，主要分為“有意的”和“非有意的”兩種。有時(shí)輾轉(zhuǎn)流傳、散亂或誤解等也會(huì)造成古籍文獻(xiàn)的失真。梁啟超在其《中國歷史研究法》中歸納了鑒辨檔案史料的12條公例。這12條公例，是歷史上最具體和周密的鑒辨方。

四是總結(jié)了?？笔妨系乃姆N方法。梁啟超對歷代學(xué)者的?？弊隽丝偨Y(jié)，、提出四種?？狈椒ǎ旱谝?、那兩本對照，或根據(jù)前人征引，記其一同，擇善而從。第二、根據(jù)本書或他書的旁證反證。第三、發(fā)現(xiàn)著書人原定體例，根據(jù)它刊正訛誤。第四、根據(jù)別的資料校正原著者之錯(cuò)或遺漏。

五是歸納了清代考據(jù)學(xué)派的治學(xué)方法與步驟。梁啟超對考據(jù)學(xué)家的學(xué)風(fēng)和方法進(jìn)行了概括歸納，如孤證不立，多方求證；廣搜證據(jù)，相互比較；喜好窄而深的研究，提倡樸實(shí)簡潔的文風(fēng)等。梁啟超還總結(jié)了清代考據(jù)學(xué)者的治學(xué)步驟：一、必先留心觀察事物，看出某點(diǎn)有應(yīng)特別注意之價(jià)值；二、既注意于一事項(xiàng)，則凡與此事項(xiàng)同類者或相關(guān)者，皆羅列比較以研究之；三、比較研究的結(jié)果，立出自己一種意見；四、根據(jù)此意見，從各方面博求證據(jù)。

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[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；文書檔案；現(xiàn)代；信息化；方法

[DOI]1013939/jcnkizgsc201810113

一般醫(yī)院在處理行政管理事務(wù)的活動(dòng)的時(shí)候，會(huì)將普通式的文書轉(zhuǎn)為文書檔案，這樣文書檔案的保存使用就變成了醫(yī)院管理內(nèi)容上關(guān)鍵的組成方面，針對醫(yī)院后續(xù)的發(fā)展前景起到極其有效的作用。醫(yī)院文書的檔案管理方面一般包括檔案的歸納分類、設(shè)卷立名、使用管理以及最后銷毀等全套的管理措施，因此我們在文書檔案的管理過程中要具備很強(qiáng)的規(guī)范效力，針對一些不對外公開的檔案要有保密意識(shí)，以及針對不同檔案使用者的服務(wù)意識(shí)。所以我們要想通過檔案文書為醫(yī)院后續(xù)發(fā)展決策保證關(guān)鍵的信息來源，就必須不斷改善在文書檔案管理上面的能力，始終致力于為醫(yī)院的健康有序進(jìn)步。

1醫(yī)院文書檔案工作的現(xiàn)狀

通過資料的查閱我們知道，醫(yī)院文書檔案的典型特征有四個(gè)方面：第一，文書的規(guī)范性，醫(yī)院公書檔案的規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)即對公文的歸納整理使用，即整個(gè)公文檔案的關(guān)鍵點(diǎn)，同時(shí)是提高公文檔案管理的最低保證。因此，要確認(rèn)這樣的規(guī)范性是提高檔案管理安全性的要點(diǎn)。這個(gè)過程一般是利用文件、檢查、筆跡、語言等經(jīng)過嚴(yán)格篩查。以此確保規(guī)范。第二，文件的標(biāo)準(zhǔn)性。我們對文件的記錄和管理也必須有一定的標(biāo)準(zhǔn)，并遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格實(shí)施。整個(gè)環(huán)節(jié)都要相互連接，有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。第三，文件的保密工作。文書的形式主要?jiǎng)澇蓛煞N，依次為紙質(zhì)文件和電子文件。這種紙質(zhì)類型的文件是需要保密的。第四，文書的服務(wù)性能。文檔文件的服務(wù)性能關(guān)鍵是體現(xiàn)在能夠顯示出醫(yī)院在一些文獻(xiàn)中所要的數(shù)據(jù)，顯示在使用、編譯和統(tǒng)計(jì)工作這樣的層面中，而且使用的效率非常高。

目前中國的文書檔案管理上有著的一些現(xiàn)狀問題主要有：第一，從上到下都不關(guān)注檔案的文書管理，首先即上層部門領(lǐng)導(dǎo)的不過問，因此下層的檔案歸檔員工對于這個(gè)檔案管理工作的績效較低，不愿投入時(shí)間精力。對檔案管理工作的懈怠，使得文書檔案管理的現(xiàn)狀十分混亂。第二，國家在法律層面匱缺完善的科學(xué)管理規(guī)章條例。而且針對醫(yī)院檔案牽扯范圍廣泛的特性，一旦缺失健全的科學(xué)的檔案條例規(guī)定和準(zhǔn)則，將會(huì)使我們的文書檔案歸檔制度變得盲目和混亂。第三，缺乏專業(yè)檔案管理人員。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)沒有在檔案管理工作上引起關(guān)注，醫(yī)院的人事部門一般不會(huì)招聘專業(yè)的檔案管理人才，所以這些現(xiàn)在的醫(yī)院文書檔案管理人員都是從其他工作部門調(diào)過來的，很難勝任醫(yī)院檔案工作的實(shí)際需求，導(dǎo)致了檔案管理工作的品質(zhì)驟降。第四，硬件設(shè)施面臨淘汰。大部分的醫(yī)院在檔案館使用的硬件設(shè)施不夠規(guī)范，多數(shù)的檔案工作依然是困在傳統(tǒng)的手工操作中，沒有使用先進(jìn)的信息管理設(shè)備，造成檔案材料歸檔跟不上工作需要，極易流失。第五，信息化程度低。我國醫(yī)院檔案管理工作沒有一套完整的系統(tǒng)信息化，一個(gè)系統(tǒng)的規(guī)劃，造成數(shù)據(jù)收集不全、資料不詳盡、升級(jí)落后等，最后造成了檔案信息的無序化。

2醫(yī)院文書檔案管理工作的方法及策略

21材料的歸納整合工作

我們在進(jìn)行文書檔案管理的任務(wù)時(shí)，首先是要進(jìn)行材料的收集和整理，因?yàn)樘幚砣耸聶n案的員工參與了整個(gè)檔案產(chǎn)生過程，熟悉了檔案的形成標(biāo)準(zhǔn)，在此再融合辦公室綜合智能化，更為便捷地收集檔案資料，這樣便確證檔案材料的全面性。在進(jìn)行處理上級(jí)文件時(shí)，檔案人員必須先做好登記的系列任務(wù)，包含收到登記、檢查和核查、審批、承辦、督辦和備注。接著關(guān)于文件的內(nèi)容和需求有一定程度的關(guān)注和了解。在進(jìn)行傳閱文件情況時(shí)，提醒上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)抓緊閱辦，而且對于上層領(lǐng)導(dǎo)批示下來的文件及時(shí)分發(fā)，在上情下達(dá)的實(shí)現(xiàn)上做一個(gè)好典范，并且要督促文件的執(zhí)行部辦公室及時(shí)達(dá)成文件內(nèi)容要求。

22對于檔案立卷歸檔分清主次

分清主次先需要將整個(gè)檔案的有效性和針對性搞清楚。當(dāng)前階段完成的文件任務(wù)才能夠放入檔案，那些沒有結(jié)束的不能放入，一旦混入會(huì)造成檔案管理混亂。我們要尤其關(guān)注那種在文件形式上、文件的內(nèi)容方面以及文件的使用對象上都非常相似的文件檔案，注重劃分它們的儲(chǔ)存位置和方式，在一定程度上注意更新它們的重復(fù)率和冗余度，提高工作的效率。接下來，檔案工作人員要確保相關(guān)檔案的相關(guān)性和全面度。于檔案整理中要把握關(guān)鍵，分清主次，嚴(yán)防入口檔案的規(guī)范準(zhǔn)則，不夠要求的文件不能夠并入。同一類問題的文件檔案要善于歸納，這樣能夠提升文件的使用價(jià)值，并形成文件后的歸檔是完整和清晰的。

23提升文書檔案管理人員專業(yè)水準(zhǔn)，促進(jìn)檔案的開發(fā)使用

促進(jìn)整個(gè)檔案系統(tǒng)的開發(fā)使用十分重要，醫(yī)院文書檔案是服務(wù)于上級(jí)部門的決策和服務(wù)部門，主要針對醫(yī)院的服務(wù)事業(yè)的發(fā)展而使用。文書檔案的服務(wù)能力顯示了整個(gè)醫(yī)院的各種不同工作層面上的開發(fā)和利用。信息資源的主動(dòng)開發(fā)始終是文獻(xiàn)管理的最終目標(biāo)。比如醫(yī)院在快速進(jìn)步和規(guī)范化治理方面累計(jì)了很多的文獻(xiàn)資料，包含等級(jí)醫(yī)院評審、資質(zhì)認(rèn)定、資質(zhì)認(rèn)定等級(jí)、專業(yè)建設(shè)和基礎(chǔ)建設(shè)的評價(jià)，這些文件不但有著鮮明的行業(yè)特色，具有很大的使用潛力，更是作為一個(gè)醫(yī)療單位綜合素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)的表達(dá)。

目前，隨著醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平的持續(xù)發(fā)展，醫(yī)院中的基礎(chǔ)設(shè)施也在持續(xù)進(jìn)步，使得檔案的使用率持續(xù)地被拉升，在目前的醫(yī)院檔案建設(shè)方面，針對一些證書的文獻(xiàn)和檔案信息的開發(fā)利用是非常關(guān)鍵的一個(gè)內(nèi)容。因此醫(yī)院檔案類文件的開發(fā)和利用進(jìn)程里，相關(guān)檔案人員需要主動(dòng)依據(jù)醫(yī)院工作的開展而不斷進(jìn)步，為醫(yī)院保證相關(guān)的文件檔案可以達(dá)到醫(yī)院開展醫(yī)療工作時(shí)對檔案中內(nèi)容的需求。同時(shí)檔案部門還必須完善項(xiàng)目的程序過程，保證對檔案的跟蹤整理，保證重要檔案的全面安全程度。 24健全文書檔案管理制度，完善文書檔案信息化管理

文書檔案的信息化主要是說使用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和通信技術(shù)等各種方式方法，使不同的載體，不同地區(qū)的正在被使用的珍貴的檔案信息通過數(shù)字的形式來進(jìn)行保存，這樣能夠在互聯(lián)網(wǎng)上達(dá)到信息共享的程度，提升整個(gè)檔案的現(xiàn)代化、使用和服務(wù)準(zhǔn)則度。總的來說這樣的檔案信息管理的特征有下：①檔案信息能夠完整的在網(wǎng)絡(luò)上共享；②醫(yī)療服務(wù)管理的辦公效率大大拉升；③檔案資料的保存文件的時(shí)效性更強(qiáng)；④檔案資料文件在傳輸?shù)倪^程中更加高速，并且安全性得到有效的保證。

3結(jié)論

醫(yī)院檔案工作是提供服務(wù)、技術(shù)和業(yè)務(wù)于一身的工種，所以在檔案管理工作中，必須對文檔管理規(guī)則進(jìn)行深入的改進(jìn)，并對文件管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范嚴(yán)格要求，以確保檔案文件具有更好的完整性，進(jìn)一步地保證檔案資料的開發(fā)和使用，讓它的潛力更加明顯地表達(dá)。中國的科學(xué)技術(shù)在持續(xù)進(jìn)步，落后的管理方法已經(jīng)不能達(dá)到新的社會(huì)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)領(lǐng)域的需要，需要不斷完善我國檔案文書管理的現(xiàn)代化程度。傳統(tǒng)管理是以手工工作作為主要的方式，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化和錯(cuò)誤率上不能得到保證，信息化電子技術(shù)的發(fā)展能夠提高文書管理方案的標(biāo)準(zhǔn)化水平，讓錯(cuò)誤率減小。要做到這一點(diǎn)檔案文書的信息化勢在必行，所以文書檔案的工作人員更需要專業(yè)的素養(yǎng)，掌握主次，更好地做好醫(yī)院文書工作。

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隨著我國社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，國土資源檔案已經(jīng)在我國建設(shè)中占據(jù)著重要的地位和作用。如何做好國土資源檔案的管理工作，為開展我國社會(huì)主義事業(yè)提供可靠的依據(jù)，是國土資源檔案管理人員、管理部門必須認(rèn)真思考的一項(xiàng)重要問題。本文結(jié)合我對國土資源檔案管理工作幾十年的認(rèn)識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，談?wù)勛约旱捏w會(huì)。

國土資源檔案資料管理的存在的問題

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，國土資源檔案管理的重要性已經(jīng)慢慢地被淡化，很多人對檔案的重要性缺少正確的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為國土資源檔案管理對自己沒有多大的意義，可有可無。有些國土資源檔案管理人員由于自身的素質(zhì)就不高，在國土資源檔案管理的過程中缺乏責(zé)任心和良好的職業(yè)道德，辦事態(tài)度比較差，沒有樂于奉獻(xiàn)的精神和國土資源檔案管理的基礎(chǔ)。因此，就不能把國土資源檔案管理工作落到實(shí)處，不能實(shí)現(xiàn)國土資源檔案管理的真正意義所在。有的國土資源檔案管理部門自身的國土資源檔案管理就存在著缺失，對國土資源檔案管理的宣傳力度不夠，不利于有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視，導(dǎo)致了整個(gè)國土資源檔案管理部門意識(shí)弱化。這些因素都制約著國土資源檔案管理的有效進(jìn)行，使國土資源檔案管理處在危險(xiǎn)的邊緣發(fā)展。

做好國土資源檔案資料管理工作的體會(huì)

加強(qiáng)國土資源檔案管理的途徑。國土資源檔案管理工作比較繁瑣，勞動(dòng)量比較大，而且繁瑣，只有正確的做好國土資源檔案管理才能達(dá)到良好的效果。要收集檔案。檔案是在工作中或者生產(chǎn)活動(dòng)中形成的文件，由于各個(gè)單位或者企業(yè)機(jī)構(gòu)比較分散，查找相關(guān)的文件資料就必須進(jìn)行集中。所以，就需要將分散的文件驚醒歸納和統(tǒng)一，按照時(shí)間、順序等方法收集起來，統(tǒng)一進(jìn)行管理。在收集的過程中，國土資源檔案管理人員要根據(jù)檔案的重要性、時(shí)間前后、成文日期、重要性等方面進(jìn)行整理和歸納，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和原始性。要利用科學(xué)的方法對檔案機(jī)型分類。收集起來的檔案由于內(nèi)容復(fù)雜，數(shù)量比較多，雜亂無章。為了方便查找和整體進(jìn)行歸納，我們就要把這些檔案進(jìn)行分門別類，那些重要、那些次要的，我們進(jìn)行分類存檔，以便在需要的時(shí)候我們能及時(shí)的找出這些檔案。

做好檔案的安全工作和保密工作。檔案的保密性是非常重要的，它關(guān)系著國家、單位以及個(gè)人的重要信息，所涉及相關(guān)的秘密事項(xiàng)，往往關(guān)乎著國家、企業(yè)以及個(gè)人的完全和利益，這就要求每一位國土資源檔案管理人員要做好檔案的保密工作，不違規(guī)、不翻閱或者抄襲有關(guān)檔案。國土資源檔案管理人員應(yīng)該參加國土資源檔案管理培訓(xùn)和保密工作培訓(xùn)，讓每一個(gè)人真正的認(rèn)識(shí)到國土資源檔案管理的重要性和檔案保密工作的重要性，讓他們嚴(yán)格按照我國《國土資源檔案管理保密制度》、《檔案法》、《檔案保密法》嚴(yán)格的要求自己，增強(qiáng)自我的法律意識(shí)，認(rèn)真的做好每一份國土資源檔案管理工作。做到不泄露、不損毀、不借閱抄襲，嚴(yán)格按照我國的國土資源檔案管理制度辦事。

做好檔案的借閱和維護(hù)工作。對于一個(gè)國家、一個(gè)單位、一個(gè)人來說，檔案的保密工作和檔案的完整是非常重要的，鑒于檔案的這種特殊性要求，在檔案借閱的時(shí)候，應(yīng)該按照檔案節(jié)約的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行結(jié)語，借閱的過程要按照一定的程序，先填寫借閱單，再經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽字或者同意后，最終辦理好檔案的借閱手續(xù)。在檔案歸還的時(shí)候，我仔細(xì)的查閱檔案的頁數(shù)、看看檔案是否和原先的檔案一致，然后按照原來的順序放回原位，方便以后再次借閱。檔案的存放要在一個(gè)適合的溫度環(huán)境里，保證及時(shí)的通風(fēng)、干燥和檔案室內(nèi)部的環(huán)境干凈、整潔。國土資源檔案管理人員有定期或者不定期的對檔案室進(jìn)行打掃，發(fā)現(xiàn)灰塵、蟲子、垃圾等及時(shí)處理和補(bǔ)救。

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一、房地產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)

1.1房地產(chǎn)檔案信息的復(fù)雜性特征

房地產(chǎn)檔案信息是房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理活動(dòng)中形成的權(quán)證、契約、文件、照片、圖紙、表冊等不同形式和不同載體的歷史記錄以及經(jīng)過再加工后形成的信息產(chǎn)品。房地產(chǎn)信息匯集過程中，設(shè)計(jì)的房地產(chǎn)平面圖測繪、房地產(chǎn)面積測量、土地界限的認(rèn)定等均需要規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)、技術(shù)性的專業(yè)要求。

在建立好房地產(chǎn)檔案之后，部分檔案屬性也在不斷變更，如房地產(chǎn)的買賣、繼承、贈(zèng)與、交換等權(quán)屬變更，同時(shí)房屋的擴(kuò)建、翻改、拆遷等也在不斷變化，有很強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)。房地產(chǎn)檔案隨著產(chǎn)權(quán)人的變更而變化，因此需要及時(shí)補(bǔ)充和更新材料，以確保房地產(chǎn)檔案的可靠性與真實(shí)性。

房地產(chǎn)檔案信息的可靠性與真實(shí)性能夠?yàn)楫a(chǎn)權(quán)審核和調(diào)處糾紛提供明確參考與有力保障。房地產(chǎn)管理部門按照一定的操作要求代表政府行使職能。各程序之間能夠相互制約、相互監(jiān)督，從而使房地產(chǎn)檔案信息具有真實(shí)性與法律性。

另外房地產(chǎn)作為固定資產(chǎn)，無論在單位集體還是在個(gè)人財(cái)產(chǎn)構(gòu)成中，都占有重要的財(cái)產(chǎn)比例，因此房地產(chǎn)檔案的存儲(chǔ)質(zhì)量將直接決定產(chǎn)權(quán)人房地產(chǎn)檔案的價(jià)值和其佐證作用。

1.2房地產(chǎn)檔案的多角度服務(wù)特征

隨著房地產(chǎn)二、三級(jí)市場的逐次放開，房地產(chǎn)的交易也逐步活躍起來。只有通過對房地產(chǎn)權(quán)屬檔案進(jìn)行查證，才能確保各交易行為的合法有效性。一方面能夠有效為法院解決房地產(chǎn)糾紛服務(wù)。隨著房地產(chǎn)事業(yè)的發(fā)展，各種房地產(chǎn)糾紛案（事）件也呈逐步上升的趨勢。在房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理過程中形成的權(quán)屬檔案能夠有效的保護(hù)當(dāng)事人合法權(quán)益；另一方面作為一種永久性的重要信息資源，當(dāng)?shù)禺a(chǎn)檔案不僅可以為國家各種住宅建設(shè)宏觀決策提供重要的信息數(shù)據(jù)，同時(shí)還可以較為全面的反映出各種權(quán)屬房產(chǎn)的結(jié)構(gòu)、戶數(shù)、面積等，能夠有效的將各類數(shù)據(jù)提供給建設(shè)部門。

1.3房地產(chǎn)檔案價(jià)值的漸進(jìn)性特征

初始文獻(xiàn)信息的開發(fā)能夠通過收集整理房地產(chǎn)檔案原件、復(fù)印件形成匯編結(jié)果。通過對初始信息的歸納梳理，有利于房地產(chǎn)檔案管理部門的閱覽、證明等，使龐雜的信息數(shù)據(jù)更為有序集中。

在初始文獻(xiàn)信息的基礎(chǔ)上，對房地產(chǎn)檔案原件需再次進(jìn)行整理。經(jīng)整理后的信息檔案能夠提供房地產(chǎn)檔案信息線索，以供查閱房地產(chǎn)檔案信息的來源。經(jīng)過梳理后的檔案信息，脈絡(luò)更為清晰、查找更為便捷、統(tǒng)計(jì)更有效率，可以在較短的時(shí)間內(nèi)對較大信息量的房地產(chǎn)檔案信息有大概的了解。

在以上信息梳理的基礎(chǔ)上，可以經(jīng)過歸納總結(jié)和分析研究，概括形成更為濃縮的房地產(chǎn)檔案信息。高度概括的房地產(chǎn)檔案信息不僅具有更強(qiáng)的指導(dǎo)意義，也因其提供的動(dòng)態(tài)性、預(yù)測性、評述性內(nèi)容而具有更高的參考價(jià)值。

二、房地產(chǎn)檔案管理的方法

近年來，隨著房地產(chǎn)檔案數(shù)量的增長和房地產(chǎn)檔案使用率的不斷增加，房地產(chǎn)檔案管理的重要作用逐步凸顯，如何加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理成為亟待解決的問題。

2.1提升從業(yè)人員與相關(guān)人員對房地產(chǎn)檔案管理的重視度

房地產(chǎn)檔案管理科學(xué)與否直接影響房地產(chǎn)市場的管理秩序和發(fā)展進(jìn)程。加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理，能夠充分依托房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的原始依據(jù)，合法證明權(quán)利人與房屋土地的權(quán)力關(guān)系，為實(shí)施產(chǎn)權(quán)管理和產(chǎn)權(quán)保障提供可靠的法律依據(jù)。因此，為維護(hù)房地產(chǎn)權(quán)力人的合法權(quán)益，各級(jí)政府和相關(guān)部門從業(yè)人員需對房地產(chǎn)管理工作高度重視，并爭取在財(cái)力、人力、物力上給予充分的支持。

2.2以制度為準(zhǔn)繩規(guī)范房地產(chǎn)檔案管理

嚴(yán)格的管理制度，是規(guī)范當(dāng)?shù)禺a(chǎn)檔案管理行為的有效方法。按照房地產(chǎn)檔案管理的工作要求，需要建立于完善立卷歸檔制度、檔案借閱制度、檔案保管制度、檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責(zé)任制度、檔案信息化管理制度等，以此規(guī)范房地產(chǎn)檔案管理的方法和程序。

2.3夯實(shí)房地產(chǎn)檔案管理的基礎(chǔ)工作

依據(jù)《檔案法》、《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》、《城市房地產(chǎn)管理法》等相關(guān)規(guī)定，做好房地產(chǎn)檔案初始信息收集、多次信息梳理、系統(tǒng)分類歸檔等工作；同時(shí)按照收集、整理、歸檔的工作流程，收集整理、歸檔調(diào)檔等腰嚴(yán)格檢查、認(rèn)真校對，對原有房地產(chǎn)檔案信息進(jìn)行徹底清查，以保證初始、基礎(chǔ)信息的連續(xù)有效性；依據(jù)房地產(chǎn)管理分類的相關(guān)規(guī)定，制作統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，建立統(tǒng)一分類、編碼目錄，使檔案編號(hào)和登記冊、簿、卡等保持一致。注意檔案排放的有序性，以便于查閱、管理和使用；做好基礎(chǔ)檔案的審核工作，保證房地產(chǎn)檔案的真實(shí)性，對各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案認(rèn)真校對，并與原始憑證進(jìn)行核對。

2.4充實(shí)人才隊(duì)伍加快房地產(chǎn)檔案的信息化管理

房地產(chǎn)檔案管理工作需要專門的從業(yè)人員，需要熟悉檔案管理業(yè)務(wù)同時(shí)，也精通計(jì)算機(jī)方面的專業(yè)知識(shí)。因此需要加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理人員的技能培養(yǎng)，充實(shí)現(xiàn)代化檔案管理的專業(yè)知識(shí)，使房地產(chǎn)檔案管理人員能夠全面系統(tǒng)的掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)，能夠更好的收集檔案、管理檔案和開發(fā)利用檔案資源。同時(shí)要加強(qiáng)從業(yè)人員應(yīng)用計(jì)算機(jī)工作的業(yè)務(wù)能力與水平，以人才為基礎(chǔ)加快建立現(xiàn)代化的檔案管理信息處理系統(tǒng)，從而使房地產(chǎn)檔案的價(jià)值得到進(jìn)一步提升。

2.5建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)暢通檔案管理渠道

依據(jù)《檔案法》集中統(tǒng)一管理原則，房地產(chǎn)檔案管理可施行三級(jí)管理制度，采取集中分級(jí)管理相結(jié)合的辦法，建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，對檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌、組織、管理、協(xié)調(diào)；同時(shí)應(yīng)有分管檔案工作的負(fù)責(zé)人，并有負(fù)責(zé)檔案管理工作的專職從業(yè)人員，負(fù)責(zé)檔案具體的收集、整理、編目、立卷、移交等工作。最后應(yīng)建立綜合檔案管理室，作為專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、移交和檔案的利用，將檔案管理工作與全面整體管理工作結(jié)合起來，提高房地產(chǎn)檔案的利用率和利用價(jià)值。

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（一）明確收集制度，嚴(yán)格按規(guī)定辦事

有三點(diǎn)收集制度我們必須明確，第一，持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，務(wù)必將工作中產(chǎn)生的文件資料存檔。第二，登記內(nèi)部文件，嚴(yán)格遵守交接規(guī)定，做到不遺漏資料，不錯(cuò)誤登記資料，將資料歸納整理得井井有條。第三，完善歸還檔案制度，認(rèn)清歸檔的時(shí)間、流程、范圍，將其歸入職責(zé)范圍內(nèi)。

（二）提煉精華，提高歸檔質(zhì)量和效率

根據(jù)資料的屬性、特性、價(jià)值等將資料進(jìn)行科學(xué)的分類，在歸納過程中盡量做到心中有數(shù)，提高資料提取效率。具體來說，就是把學(xué)校工作活動(dòng)所產(chǎn)生的資料作為收集對象，做到科學(xué)篩選重要資料，使所選資料都可以全面反映教學(xué)工作，提取精華，使存儲(chǔ)資料質(zhì)量提高，以價(jià)值為標(biāo)準(zhǔn)去存檔。

（三）存檔系統(tǒng)化，科學(xué)化；鑒檔準(zhǔn)確化，細(xì)致化

一方面，要明白中專的檔案管理工作不僅僅是將資料、檔案簡單地保存和提取，準(zhǔn)確來說應(yīng)該是把零散、雜亂、需要條理化的資料分類、重組，編目，根據(jù)工作中教育教學(xué)資料、課堂探究、賬務(wù)財(cái)政、人動(dòng)、行政教育等活動(dòng)的本質(zhì)規(guī)律存檔，使其完整化、條理化，易于保存和利用。另一方面，檔案的鑒定在檔案管理工作中也是不可或缺的，要以資料的價(jià)值為標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對重要資料的保護(hù)，根據(jù)時(shí)間的變動(dòng)及時(shí)將失去時(shí)效的資料清理掉，其依據(jù)為資料的價(jià)值、有效期、作者、內(nèi)容等。

二、提高檔案管理人員素質(zhì)和工作能力

新的時(shí)代要求檔案管理人員必須端正工作態(tài)度，提高工作能力，積極探索學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識(shí)，負(fù)責(zé)任，正確理解自己工作的重要性以及其對教育事業(yè)甚至整個(gè)社會(huì)發(fā)展的意義，熱愛工作，真正做到用心服務(wù)學(xué)生和學(xué)校。檔案管理是一門學(xué)問，需要工作者有強(qiáng)硬的專業(yè)知識(shí)技能。作為新時(shí)代的檔案管理員，我們必須走在時(shí)代的前沿，認(rèn)真聆聽科學(xué)發(fā)展之音，勇敢地冒險(xiǎn)并嘗試新的管理方式，將創(chuàng)新后的檔案管理模式運(yùn)用于工作之中，必須懷著謙遜的態(tài)度學(xué)習(xí)研究檔案管理業(yè)務(wù)技能，深入了解工作內(nèi)涵，提高自身文化素質(zhì)修養(yǎng)。因?yàn)楣ぷ鞯拿恳粋€(gè)環(huán)節(jié)都離不開文字和電子信息技術(shù)的指導(dǎo)，所以我們要掌握電子存檔技術(shù)，用現(xiàn)代科學(xué)武裝自己，為了更好地服務(wù)學(xué)生，著實(shí)提高自身文化水平、科研能力、檔案管理專業(yè)技能和科技信息技術(shù)。

三、重視學(xué)校檔案基礎(chǔ)建設(shè)

學(xué)校要積極響應(yīng)上級(jí)檔案管理工作，創(chuàng)建完善的檔案管理機(jī)構(gòu)，在學(xué)校各職能部門分配兼職或者專職的檔案管理人員，以“部分”促進(jìn)“整體”工作效率的提升。校領(lǐng)導(dǎo)不定時(shí)地抽查檔案的完整性、系統(tǒng)性，嚴(yán)格監(jiān)管檔案管理工作，防止工作中出現(xiàn)紕漏。學(xué)校多安排檔案管理人員聽課、做記錄，培養(yǎng)他們收集、整理信息的能力。最不可缺少的就是“監(jiān)察部門”，要求全體教職工在每月月底進(jìn)行檔案管理工作是否合格的投票活動(dòng)，并且提出對檔案管理部門的建議，借群眾的眼睛發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決，促進(jìn)檔案管理的工作進(jìn)度、工作質(zhì)量以及工作人員的工作能力。

四、擦亮眼睛，找出管理缺陷，及時(shí)修正便能進(jìn)步

當(dāng)今存在于檔案管理工作中的問題很多，工作人員應(yīng)當(dāng)注重實(shí)踐結(jié)果，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，積極探索，尋找合適的解決方法。問題的種類繁雜，比如：“校領(lǐng)導(dǎo)不夠重視時(shí)我們該如何引起他們對檔案管理事業(yè)的重視并加強(qiáng)對該事業(yè)的建設(shè)？工作人員態(tài)度不端正，我們?nèi)绾无D(zhuǎn)變他們觀念將他們引上認(rèn)真負(fù)責(zé)的道路上？檔案管理的規(guī)章制度不健全，我們怎樣完善？檔案保管室的基礎(chǔ)設(shè)施落伍，我們?nèi)绾胃倪M(jìn)保管室的基礎(chǔ)設(shè)施？”針對這些諸如此類的問題，校領(lǐng)導(dǎo)及其工作人員都應(yīng)該重視并積極落實(shí)解決方案。

五、結(jié)論

篇8

【關(guān)鍵詞】重要性；問題；措施；檔案管理

引言

化工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案是指新建和改建工程項(xiàng)目，從建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)開始至竣工驗(yàn)收以及使用維護(hù)過程中，所形成的具有保存、查閱、利用價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄。當(dāng)前，化工企業(yè)如何使用和管理這類檔案，服務(wù)于化工企業(yè)，已成為化工企業(yè)檔案類工作的重點(diǎn)。

1.化工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理的重要性

化工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理是化工企業(yè)尋求發(fā)展的重點(diǎn)，而化工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理是化工企業(yè)在管理中的關(guān)鍵內(nèi)容。建設(shè)實(shí)用的資料收集保存制度，保證項(xiàng)目建設(shè)和檔案資料的同步是化工項(xiàng)目檔案管理的重要使命，各個(gè)工程建設(shè)相關(guān)單位必須把項(xiàng)目檔案工作列入工程建設(shè)管理程序，控制并保障項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性，按時(shí)且合法的歸納項(xiàng)目建設(shè)中各種資料，嚴(yán)格按照國家及化工企業(yè)對檔案的準(zhǔn)則來編制項(xiàng)目檔案，從而保證項(xiàng)目檔案的合理合法。

2.目前化工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理的情況

2.1檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

化工企業(yè)建設(shè)工程涵蓋項(xiàng)目的可行性調(diào)研、上報(bào)建議書、選址、土地規(guī)劃、勘探設(shè)計(jì)、施工、竣工、試運(yùn)行、投產(chǎn)等各部分，涉及范圍廣，需要較長的時(shí)間累積而成。檔案部門無法把檔案觸角深入到工程的方方面面，有些檔案文件資料無法跟蹤、掌握，在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔中，檔案部門更多的是處于“坐等”收集狀態(tài)，與工程管理部門和施工單位聯(lián)系不夠密切，缺乏主動(dòng)管理的意識(shí)。尤其在施工的整個(gè)過程，因?yàn)楣こ塘看?，參加建設(shè)的單位通常對時(shí)間，質(zhì)量，成本控制問題有更高的關(guān)注度，檔案工作反而被忽略或滯后，等到馬上完工時(shí)，臨時(shí)突擊檔案工作，集中時(shí)間來彌補(bǔ)檔案缺失的部分，答復(fù)驗(yàn)收。這樣的集中突擊使檔案的形式化嚴(yán)重，而實(shí)際有價(jià)值的內(nèi)容大大減少，導(dǎo)致不能確保檔案的整體性和真實(shí)性，并且對于日后檔案的使用也造成了麻煩。

2.2收集檔案的人員業(yè)務(wù)水平不足

目前，許多工程建設(shè)項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)人不明確，資料的形成和整理不完整，多是現(xiàn)場施工人員來臨時(shí)兼職檔案管理，未建立檔案工作具體明細(xì)，由于施工人員對檔案專業(yè)的掌握程度過低，而某些兼職的工作人員缺少專業(yè)的培訓(xùn)，施工過程中只要人員變動(dòng)就會(huì)導(dǎo)致檔案的流失，或者出現(xiàn)沒有人繼續(xù)完善檔案工作的情況，導(dǎo)致檔案未能保存妥當(dāng)，更談不上保證檔案的質(zhì)量。致使檔案的整體性和準(zhǔn)確性不足，通常都有著材料歸檔不完整；內(nèi)容缺失、簽章手續(xù)不到位；復(fù)印件過多，整理不規(guī)范等不足，這種情況都嚴(yán)重影響著檔案質(zhì)量，致使重點(diǎn)工程的檔案無法真實(shí)的展現(xiàn)工程情況且無法發(fā)揮檔案本身具有的功效。

2.3管理制度不健全

工程檔案管理的整個(gè)制度并不成熟，管理方法不夠健全。建設(shè)方和承包方在檔案管理時(shí)責(zé)任分配不清晰，缺少明確責(zé)任意識(shí)，建設(shè)方、監(jiān)理方及施工方各自的檔案工作沒有進(jìn)行有效的交流，各自的標(biāo)準(zhǔn)不一樣，檔案資料的走向不完善，使得資料工作的進(jìn)行受阻，檔案的及時(shí)性和準(zhǔn)確性受到質(zhì)疑，而檔案最終的收集整理也被推遲。

3.加強(qiáng)檔案管理工作的舉措

3.1強(qiáng)化宣傳，加強(qiáng)檔案意識(shí)

化工企業(yè)工程檔案工作關(guān)系到施工單位、設(shè)計(jì)單位、建設(shè)單位、檔案行政管理、監(jiān)理單位等多個(gè)部門，僅僅依靠檔案部門來工作是不夠的，必須應(yīng)用多種方式，加強(qiáng)工程主管項(xiàng)目部與監(jiān)理、施工等各個(gè)單位的檔案觀念，將工程檔案與領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任掛鉤，將檔案工作的內(nèi)容歸納進(jìn)工程管理的內(nèi)容中，保證檔案的完整。近幾年我公司把檔案工作“三納入”作為開展工作重要抓手，即將檔案管理納入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃、納入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程、納入員工的工作職責(zé)之中，建立了項(xiàng)目檔案管理工作人員網(wǎng)絡(luò)體系，指定專人負(fù)責(zé)文件、圖紙、計(jì)算數(shù)據(jù)、聲像等文件材料的收集、管理工作，制定了明確的崗位責(zé)任。

3.2健全檔案管理，建設(shè)合理的化工企業(yè)工程檔案管理制度

做好工程檔案的管理工作除了在思想上應(yīng)引起足夠的重視外，還應(yīng)以建章立制、規(guī)范管理為基礎(chǔ)。工程檔案管理作為項(xiàng)目管理工作之一，也應(yīng)實(shí)施程序化、規(guī)范化管理，這樣可使工程文件、檔案管理工作有章可循、有條不紊地進(jìn)行。建立合理的檔案管理大綱、組織機(jī)構(gòu)、崗位職責(zé)與資格、工程文件的接收、分發(fā)、傳遞、存檔、計(jì)算機(jī)管理、登陸檢索利用、檔案的分類與編碼、檔案處理流程、檔案的利用規(guī)定、規(guī)范化的工程文件格式要求、標(biāo)示方法、存檔方式等。對于具體的建設(shè)項(xiàng)目法人來說，制定一套適用于本企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目特點(diǎn)的工程項(xiàng)目文件、檔案管理細(xì)則，是企業(yè)順利開展工程項(xiàng)目文件、檔案管理工作的前提和保證。

3.3強(qiáng)化對檔案的收集

工程項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目施工管理過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。目前各項(xiàng)目在收集聲磁檔案和竣工圖編制上還存在一些問題，還需要強(qiáng)化對檔案的收集和編制。工程照片及音、錄像（光盤）材料是工程檔案的重要組織部分，對工程形象的、直觀的反映，直接體現(xiàn)了所做工程的面貌，工程完后，項(xiàng)目部應(yīng)及時(shí)將工程全貌及構(gòu)造物照片資料收集齊全，形成一套完整的技術(shù)檔案資料交檔案部門。

3.4實(shí)行同步跟蹤管理

化工企業(yè)工程檔案管理工作和工程建設(shè)進(jìn)程必須同步，當(dāng)建設(shè)項(xiàng)目申請立項(xiàng)時(shí)，就要開始對工程檔案材料進(jìn)行收集、整理、審查工作，當(dāng)工程竣工驗(yàn)收時(shí)，就必須把工程檔案的驗(yàn)收工作完成，從工程的源頭就開始控制檔案的管理質(zhì)量。檔案管理部門也要定期或不定期深入施工現(xiàn)場進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決各種問題。各參建單位也要及時(shí)做好煤礦重點(diǎn)工程檔案的審理鑒定工作，完成一項(xiàng)歸檔一項(xiàng)，不要等整個(gè)工程要竣工驗(yàn)收了，才忙于補(bǔ)充資料、整理資料。

篇9

關(guān)鍵詞：檔案安全保障；指標(biāo)體系；評價(jià)實(shí)施

檔案安全保障體系是否有效、如何實(shí)施評估，檔案安全保障體系的建設(shè)應(yīng)當(dāng)遵循什么原則、確定什么樣的評價(jià)指標(biāo)等問題，是檔案安全保障體系建設(shè)過程中的重要內(nèi)容，也是整個(gè)檔案安全保障體系中客觀因素與主觀判斷的相結(jié)合的問題。

1檔案安全保障體系建設(shè)應(yīng)當(dāng)遵循的原則

對檔案安全保障體系的評價(jià)評估的目的，是對檔案安全保障體系的有效性進(jìn)行評估。而設(shè)定評估評價(jià)應(yīng)當(dāng)遵循的原則是建立評價(jià)評估體系的基礎(chǔ)。就目前的研究成果看，與檔案安全、檔案信息安全、信息安全、環(huán)境安全相關(guān)的評價(jià)、評估的原則在許多文獻(xiàn)中都有論述，我們從中選取9篇有代表性的節(jié)點(diǎn)文獻(xiàn)（文獻(xiàn)目錄見參考文獻(xiàn)），采用統(tǒng)計(jì)歸納的方法，從中提煉出可供參考的共性原則是：

可操作性原則。“評價(jià)指標(biāo)應(yīng)該簡單、明確、使用方便，要考慮到指標(biāo)的量化及數(shù)據(jù)獲得的難易程度和可靠性，盡量選取那些表征性強(qiáng)的、實(shí)用的、便于統(tǒng)計(jì)和量化的參數(shù)作為指標(biāo)。評價(jià)指標(biāo)必須有良好的可操作性才能保證評價(jià)值準(zhǔn)確、快捷獲得，以確保評價(jià)工作的正常進(jìn)行。指標(biāo)個(gè)數(shù)的多少應(yīng)以能說明問題為準(zhǔn)，同時(shí)，保證指標(biāo)的公正性?！盵1]

科學(xué)性原則?！翱茖W(xué)能揭示事物發(fā)展的規(guī)律，作為人們改造世界的指南。建立電子檔案信息安全指標(biāo)體系，也必須反映實(shí)際以及事物的本質(zhì)，反映影響電子檔案信息安全狀況的主要因素。只有堅(jiān)持科學(xué)性原則，獲得的信息才具有可靠性和客觀性，評價(jià)的結(jié)果才有效。此外，指標(biāo)體系的建立，還應(yīng)符合國家有關(guān)信息和信息系統(tǒng)安全的法律和法規(guī)。”[2]

系統(tǒng)性原則?！霸跇?gòu)建檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系時(shí)，必須從系統(tǒng)的角度出發(fā)，綜合分析檔案安全管理各環(huán)節(jié)、各要素之間的關(guān)系，形成一個(gè)具有全局意義的標(biāo)準(zhǔn)體系。在這一體系中，要考慮今后標(biāo)準(zhǔn)的制定修訂與已有標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)性、連續(xù)性和勻補(bǔ)性。又要確保體系內(nèi)每一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容和技術(shù)前后一致，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)之間在內(nèi)容與技術(shù)方面的一致，只有這樣，才能有效地維護(hù)檔案安全管理在整體上的系統(tǒng)性及與其他相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)間的一致性?！盵3]

動(dòng)態(tài)性與穩(wěn)定性相結(jié)合原則。“評價(jià)指標(biāo)體系內(nèi)容不能頻繁變動(dòng)，在一定時(shí)期內(nèi)應(yīng)保持相對的穩(wěn)定性，這樣，有利于評價(jià)的連續(xù)可操作性和可比性；同時(shí)，指標(biāo)體系也不是一成不變的，應(yīng)隨著社會(huì)發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步而逐步調(diào)整?！盵4]

定性與定量評價(jià)的結(jié)合性原則?！霸u價(jià)指標(biāo)體系的設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)滿足定性與定量相結(jié)合的原則，即在定性分析的基礎(chǔ)上，還要進(jìn)行量化處理。量化指標(biāo)有利于進(jìn)行準(zhǔn)確、科學(xué)、合理的評價(jià)，對于那些難以量化的指標(biāo)，可采用評分法，利用專家意見近似實(shí)現(xiàn)其量化?！盵5]

可持續(xù)發(fā)展原則?！皺n案安全體系的建設(shè)是一個(gè)循序漸進(jìn)、不斷完善的過程。這一過程需要不斷優(yōu)化，不斷完善，以達(dá)到科學(xué)、合理和實(shí)用的目的。因此，檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系中的每一項(xiàng)具體標(biāo)準(zhǔn)，都應(yīng)該在檔案管理和檔案保護(hù)長期實(shí)踐和理論研究的基礎(chǔ)上，反映優(yōu)化了的技術(shù)、工作程序、組織程序和管理水平，要能夠體現(xiàn)目前先進(jìn)而成熟的技術(shù)手段、設(shè)備情況和管理方法，使整個(gè)標(biāo)準(zhǔn)體系具有領(lǐng)先性和一定的超前性。”[6]

實(shí)用性原則?！皺n案安全標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建，必須依據(jù)我國檔案部門的實(shí)際發(fā)展需要和客觀可能性，從現(xiàn)實(shí)情況出發(fā)，適時(shí)制定有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，使標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定事項(xiàng)同實(shí)際工作的技術(shù)狀況和管理水平不致產(chǎn)生太大的差距。我國《標(biāo)準(zhǔn)化法》規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)定期復(fù)審制度，目的就是要保證標(biāo)準(zhǔn)在社會(huì)不斷發(fā)展的情況下，有所更新、有所完善，保證標(biāo)準(zhǔn)能在一定時(shí)空范圍內(nèi)，保持相對的技術(shù)指導(dǎo)性和推薦性，能夠付諸實(shí)踐，也保證標(biāo)準(zhǔn)能隨檔案事業(yè)發(fā)展的實(shí)際變化而修訂，真正起到提高檔案管理水平和管理效益的作用。”[7]

2檔案安全保障的評價(jià)指標(biāo)體系

依據(jù)上述原則，檔案安全保障體系評價(jià)指標(biāo)體系層級(jí)的劃分不宜過多，按照以往檔案系統(tǒng)各種評價(jià)、評估指標(biāo)體系劃分的慣例，采用由大到小、由面到點(diǎn)、逐層分解的方法，將檔案安全保障體系評價(jià)指標(biāo)體系分為3個(gè)層次，從上到下依次為目標(biāo)（宏觀）層、要素（中觀）層和指標(biāo)（微觀）層。除目標(biāo)層外，每一層次選擇能反映其主要特征的要素，下層為具體指標(biāo)層，要素的內(nèi)容和關(guān)聯(lián)度，由下而上，層層遞進(jìn)。

2.1檔案安全保障評價(jià)指標(biāo)體系的層級(jí)劃分。第1層次的目標(biāo) (宏觀) 層，以檔案安全保障體系核心要素作為總目標(biāo)層，用來衡量檔案安全保障體系的總體水平，包括環(huán)境因素、管理因素和技術(shù)因素3項(xiàng)。

第2層次的要素(中觀)層，選取“周邊環(huán)境”、“館庫環(huán)境”、“設(shè)備環(huán)境”、“工作環(huán)境”、“網(wǎng)絡(luò)環(huán)境”；“安全管理機(jī)構(gòu)”、“管理規(guī)范”、“規(guī)章制度”、“工作流程”、“管理措施”；“業(yè)務(wù)技能”、“保護(hù)技術(shù)”、“網(wǎng)絡(luò)技術(shù)”13個(gè)特征要素。

第3層次的指標(biāo)(微觀)層，選擇了72個(gè)具體的評價(jià)指標(biāo)。詳見下表。

2.2指標(biāo)說明及分值設(shè)定

3實(shí)際測評指標(biāo)值換算與使用

從可操作性出發(fā)，實(shí)際測評以計(jì)分制的方式實(shí)行。具體測評指數(shù)值換算方法是，三級(jí)指標(biāo)中的72個(gè)指標(biāo)項(xiàng)，每項(xiàng)的分值均為2分，總分為144分。以達(dá)到指標(biāo)項(xiàng)要求的程度，分為“優(yōu)”、“良”、“中”、“差”、“劣”5個(gè)檔次，對應(yīng)的分值從2分到0分，每個(gè)檔次的分差為0.5分。即優(yōu)―2分、良―1.5分、中―1分、差―0.5分、劣―0分。

在實(shí)際測評中，通過分級(jí)加總，可以獲得被測評單位的總體安全狀況，三個(gè)層面上不同方面的安全情況。比如，在目標(biāo)層（一級(jí)指標(biāo)），可以通過對環(huán)境因素、管理因素和技術(shù)因素分別加總，對環(huán)境因素、管理因素和技術(shù)因素的安全情況進(jìn)行比較，尋找對整體安全影響最大的因素。再比如，在目標(biāo)層（一級(jí)指標(biāo)）環(huán)境因素下的要素層（二級(jí)指標(biāo)），可以通過對周邊環(huán)境、館庫環(huán)境、設(shè)備環(huán)境、工作環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境分別加總，對周邊環(huán)境、館庫環(huán)境、設(shè)備環(huán)境、工作環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全情況進(jìn)行比較，尋找對環(huán)境因素影響最大的子要素。同樣，也可以通過對要素層（二級(jí)指標(biāo)）下的某一項(xiàng)的具體指標(biāo)得分情況，來分析和尋找對該項(xiàng)二級(jí)指標(biāo)影響最大的三級(jí)子要素。

4檔案安全保障體系評價(jià)檔次與檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評估等級(jí)的對應(yīng)關(guān)系

檔案安全保障體系評價(jià)實(shí)際上是進(jìn)行檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評估。我們將檔案安全保障體系評估結(jié)果分為“優(yōu)”、“良”、“中”、“差”、“劣”5個(gè)檔次，對應(yīng)于檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評估的“安全”、“比較安全”、“臨界狀態(tài)”、“比較危險(xiǎn)”、“非常危險(xiǎn)”5個(gè)等級(jí)。因此，在進(jìn)行檔案安全保障體系評估時(shí)，應(yīng)該考慮下面幾個(gè)重要因素：

4.1原有基礎(chǔ)的差異。檔案安全保障體系評估重點(diǎn)主要是對檔案館進(jìn)行評估。因此，一定程度上，檔案館原有基礎(chǔ)的差異，就決定了檔案安全保障體系評估的結(jié)果。在實(shí)際評估中是考慮原有基礎(chǔ)的差異，采用不同標(biāo)準(zhǔn)分類分層次評估，還是不考慮原有基礎(chǔ)的差異，采用同一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評估？如果將評估視為一般性工作，可以考慮原有基礎(chǔ)的差異，采用不同標(biāo)準(zhǔn)分類分層次評估，以便盡可能地體現(xiàn)公平公正；如果將評估當(dāng)做風(fēng)險(xiǎn)檢測，就不應(yīng)該考慮原有基礎(chǔ)的差異，而應(yīng)該采用同一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評估，以便查找安全風(fēng)險(xiǎn)及安全漏洞。

4.2確定控制性要素。在上述指標(biāo)項(xiàng)中，為了便于操作與換算，全部72個(gè)指標(biāo)的賦值是相同的。但各個(gè)指標(biāo)項(xiàng)在整個(gè)指標(biāo)體系中的重要程度卻是完全不同的。有些指標(biāo)在整個(gè)指標(biāo)體系中處于關(guān)鍵地位，是整個(gè)指標(biāo)體系中的控制性要素。這些要素一旦缺失或存在問題，無論其他指標(biāo)得分有多高，整個(gè)檔案安全保障體系就將處于危險(xiǎn)狀態(tài)。需要將這些控制性要素尋找出來，并明確其準(zhǔn)許的底線。

4.3分層分項(xiàng)控制。由于采用的是底層等值加總的方式換算評估的總體得分，往往容易以總分高低論英雄。但檔案安全只要有一個(gè)方面存在問題，就會(huì)影響到整個(gè)系統(tǒng)的安全。因此，在實(shí)施評估時(shí)，應(yīng)當(dāng)采用分層分項(xiàng)計(jì)分的方式，確定只要各層次有10的項(xiàng)處于“差”或5的項(xiàng)處于“劣”時(shí)，該檔案館的檔案就處于“比較危險(xiǎn)”狀態(tài)；各層次如有20的項(xiàng)處于“差”或10的項(xiàng)處于“劣”時(shí)，該檔案館的檔案就處于“非常危險(xiǎn)”狀態(tài)的原則。文中的百分比值只是一個(gè)說明性的估值，具體應(yīng)該定一個(gè)什么樣的值，有待在具體測評中通過實(shí)踐來確定。

5結(jié)語

“收、管、用”是檔案工作的最基本內(nèi)容?！笆正R”、“管好”、“好用”則是檔案工作的目標(biāo)，也是對“三個(gè)體系”建設(shè)最為通俗的解讀。進(jìn)行檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評估指標(biāo)體系研究，是“三個(gè)體系”建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)，不僅是一個(gè)理論問題，更是一個(gè)實(shí)踐問題，需要我們在檔案安全保障的具體工作中不斷地研究、摸索、探尋、完善。盡快建立起一套簡便有效的檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評估指標(biāo)體系，為建立健全檔案安全保障機(jī)制，提高檔案安全保障能力提供支撐。

參考文獻(xiàn)：

[1] [2] [4] [5]田淑華. 電子檔案信息安全管理研究[D]. 中北大學(xué): 中北大學(xué)，2009.

篇10

近十年來，隨著依法治國方略的實(shí)施，檔案法治、檔案法制成為檔案學(xué)者及檔案行政管理者關(guān)注的重點(diǎn)與焦點(diǎn)，研究的論文大量見諸檔案期刊，但是，這些論文多是從立法、執(zhí)法、守法的某個(gè)角度、層面或方面進(jìn)行研究，鮮有從法律制的角度進(jìn)行研究，成果甚少。

隨著法治國家建設(shè)的推進(jìn)和社會(huì)主義法律體系的建立與完善，我國的檔案工作法制化出現(xiàn)了許多新情況和新問題，其中之一就是檔案及檔案工作不僅受以《檔案法》為核心的檔案法律法規(guī)的規(guī)制（2016年9月底在國務(wù)院法制辦網(wǎng)站上檢索到的標(biāo)題中涉及“檔案”的法律法規(guī)有238部），還受到整個(gè)法律體系中眾多其他法律法規(guī)的規(guī)制（2016年9月底在國務(wù)院法制辦網(wǎng)站上檢索到的條文中涉及“檔案”的法律法規(guī)就有7097部）。相關(guān)法律法規(guī)的數(shù)量是檔案法律法規(guī)的30倍。這一新情況給檔案工作的法律規(guī)制落實(shí)造成了知曉、理解、熟悉、掌握、運(yùn)用等多方面的困難，使檔案法制、檔案法治工作面臨著新的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

對檔案及檔案工作進(jìn)行法律規(guī)制，建立全部法律規(guī)制下的檔案記錄體系，是全面依法治國方略要求和檔案外延擴(kuò)張、數(shù)量激增的共同需求。