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【論文摘要】隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮的作用愈來(lái)愈大我國(guó)檔案部門(mén)于20世紀(jì)70年代末開(kāi)始應(yīng)用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理,從20世紀(jì)80年代開(kāi)始,我國(guó)已經(jīng)步入了檔案管理現(xiàn)代化時(shí)期。

加快檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。我國(guó)檔案部門(mén)應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)可追溯到70年代，但真正有計(jì)劃地建立自己的系統(tǒng)是1985年。經(jīng)過(guò)艱苦創(chuàng)業(yè)，初步建成了文書(shū)檔案處理系統(tǒng)，使系統(tǒng)不斷向信息管理的目標(biāo)推進(jìn)，其裝備水平和應(yīng)用水平逐步提高。“九五”規(guī)劃之“金信工程”，為全面實(shí)現(xiàn)檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化做了準(zhǔn)備。

計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計(jì)、檢索、查詢(xún)、刪除等功能，同時(shí)計(jì)算機(jī)還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進(jìn)行檔案的鑒定工作。運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快等特點(diǎn)，能及時(shí)、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域，以磁性材料和光學(xué)材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體，在檔案領(lǐng)域占主導(dǎo)地位，給檔案工作注入生機(jī)和活力。

一、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題

首先，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案事業(yè)的內(nèi)涵和外延將進(jìn)一步擴(kuò)大。以為檔案是經(jīng)濟(jì)形態(tài)存在和發(fā)展的必然產(chǎn)物，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性這一點(diǎn)永遠(yuǎn)都不會(huì)改變。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類(lèi)知識(shí)與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內(nèi)在生命力。所以，信息屬性已成為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代反映檔案本質(zhì)的重要特征，檔案的信息含量已成為評(píng)估檔案駕駛的主要參數(shù)，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機(jī)讀、光盤(pán)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，新的載體形式將會(huì)不斷涌現(xiàn)，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內(nèi)用屬性劃分檔案的外延，將不會(huì)使檔案種類(lèi)混雜，分類(lèi)關(guān)系不清，這樣建立起來(lái)的檔案分類(lèi)體系將日趨完善、科學(xué)、合理。

第二，依托先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，知識(shí)經(jīng)濟(jì)將推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)程。知識(shí)經(jīng)濟(jì)是現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)智能化、信息化、高級(jí)化的結(jié)果。先進(jìn)和技術(shù)設(shè)備是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)手段。沒(méi)有先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，任何思想和技術(shù)方法都無(wú)法落于實(shí)處。當(dāng)今社會(huì)，先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備已運(yùn)用于社會(huì)生產(chǎn)、生活的各個(gè)領(lǐng)域。檔案工作也是如此。計(jì)算機(jī)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于檔案管理、統(tǒng)計(jì)和檢索；微縮技術(shù)在檔案的保管方面具有十分重要的意義……總之，計(jì)算機(jī)、光盤(pán)、多媒體、現(xiàn)代通信技術(shù)、微縮復(fù)制技術(shù)的普遍應(yīng)用將大大加快檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，使之進(jìn)入現(xiàn)代化管理的先進(jìn)行列。

第三，知識(shí)經(jīng)濟(jì)將為檔案事業(yè)提供現(xiàn)代化的管理思想和管理方法。知識(shí)經(jīng)濟(jì)不僅意味著知識(shí)的不斷創(chuàng)新和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，它更代表著先進(jìn)的、科學(xué)的管理思想和管理方法。在管理方法上知識(shí)經(jīng)濟(jì)更需要增強(qiáng)開(kāi)放檔案意識(shí)，樹(shù)立依法治檔的觀(guān)念，注入批判繼承精神，探索創(chuàng)新精神和學(xué)術(shù)自由精神。更需要引進(jìn)圖書(shū)館學(xué)，情報(bào)學(xué)的相關(guān)理論，加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，調(diào)整供求關(guān)系，加強(qiáng)定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門(mén)的職能與改善檔案管理相結(jié)合。

第四，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，對(duì)檔案工作者的素質(zhì)將提出更高的要求。選拔德才兼?zhèn)涞娜瞬攀侵R(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的核心內(nèi)容。實(shí)質(zhì)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案人員要具備較高的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、自然科學(xué)知識(shí)和相關(guān)應(yīng)用知識(shí)。這樣，才能使先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、管理方法和優(yōu)秀人才結(jié)合起來(lái)，發(fā)揮出最大的效能泥腿動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展。

二、加快檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來(lái)講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1、分清輕重緩急，循序漸進(jìn)。

檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用。而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。

2、分級(jí)次著錄，省時(shí)省力。

在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄,對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄,而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。

3、分門(mén)別類(lèi)，充分利用檔案原基礎(chǔ)。

對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類(lèi)標(biāo)引。而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時(shí)間用案卷目錄直接錄入然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類(lèi)號(hào)。這樣分門(mén)別類(lèi)地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

4、要加強(qiáng)檔案信息素質(zhì)教育。

加快建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)。要注意加強(qiáng)檔案主體意識(shí)和獲取意識(shí)教育，利用檔案信息守法意識(shí)，加強(qiáng)檔案工作者的檔案信息保密意識(shí)，傳播意識(shí)和更新轉(zhuǎn)換意識(shí)。提高運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，獲取檔案信息技術(shù)和設(shè)施武裝檔案信息網(wǎng)絡(luò)，不斷提高檔案信息的效益功能。

5、要科學(xué)地制定、貫徹和修訂各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。

計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心，而電子計(jì)算機(jī)的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的。以為對(duì)于雜亂無(wú)章沒(méi)有系統(tǒng)整理的檔案，計(jì)算機(jī)是無(wú)法進(jìn)行管理的，即使可以管理也會(huì)因運(yùn)算程序的復(fù)雜化而使其效率大大降低。因此，要適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。

6、要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域。

要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來(lái)，變“封閉型”為“開(kāi)放型”，主動(dòng)面向知識(shí)經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場(chǎng)，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識(shí)經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來(lái)。做到知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機(jī)關(guān)檔案工作整體水平的同時(shí)，要向企業(yè)和科技事業(yè)單位傾斜，在注重國(guó)有經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域檔案工作的同時(shí)，把非公有制經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域檔案工作納入服務(wù)范疇。

7、培養(yǎng)一批高層次的檔案信息專(zhuān)業(yè)人才和新型化高層次管理人才。

要盡快培養(yǎng)既懂專(zhuān)業(yè)知識(shí)，有懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專(zhuān)業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)做好充分的準(zhǔn)備。

總之，知識(shí)經(jīng)濟(jì)的興起給檔案界提供了一個(gè)挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存的契機(jī)；趕上這次浪潮，我們就會(huì)縮短與先進(jìn)國(guó)家的差距，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中大顯身手。相信經(jīng)過(guò)全體檔案界同仁的共同努力，我們定會(huì)在新世紀(jì)這張白紙上寫(xiě)出最新、最美的文章，畫(huà)出最新、最美的圖畫(huà)。

參考文獻(xiàn)：

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關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案管理；現(xiàn)代化

1 檔案管理現(xiàn)代化的定義

檔案管理現(xiàn)代化是指以系統(tǒng)論等現(xiàn)代管理科學(xué)為指導(dǎo)，使用現(xiàn)代管理方法和手段，采用先進(jìn)的管理技術(shù)與設(shè)備，充分發(fā)揮檔案管理人員的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性，對(duì)檔案管理的傳統(tǒng)方式進(jìn)行改革，加快實(shí)現(xiàn)其系統(tǒng)化、定量化、信息化、智能化管理。例如：利用計(jì)算機(jī)將檔案進(jìn)行輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計(jì)、檢索、查詢(xún)、刪除等；利用縮微照相技術(shù)和對(duì)紙質(zhì)載體的重要檔案進(jìn)行縮微復(fù)制等。檔案管理現(xiàn)代化具有占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、速度快等特點(diǎn)，能及時(shí)、大量地提供檔案信息，提高了效率。檔案管理現(xiàn)代化是科技發(fā)展的必然結(jié)果，是社會(huì)發(fā)展和檔案工作發(fā)展的必然。

2 檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中的問(wèn)題

2.1 檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低

進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是必要條件之一，是檔案管理現(xiàn)代化的一個(gè)重要組成部分。我國(guó)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作是從20世紀(jì)80年代開(kāi)始的，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)局組織擬定和制定了一系列標(biāo)準(zhǔn)化文件，使我國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化逐步形成一個(gè)體系。由于檔案自身的復(fù)雜性，我國(guó)檔案管理體系亦比較復(fù)雜，分散管理是其突出特點(diǎn)。由于歷史的原因，檔案管理走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)單位根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門(mén)，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案系統(tǒng)應(yīng)用軟件都沒(méi)有遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低、數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案無(wú)主題標(biāo)引，共享性差。而國(guó)家至今沒(méi)有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，檔案的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢(shì)必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。標(biāo)準(zhǔn)化程度低影響了檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程，造成大量低水平的重復(fù)建設(shè)，令計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)只能停留在輔助管理的位置上無(wú)法繼續(xù)向前發(fā)展。

2.2 缺乏高級(jí)管理專(zhuān)業(yè)人員

現(xiàn)代檔案管理人員可以分為檔案管理輔助人員、檔案管理專(zhuān)業(yè)人員和高級(jí)檔案管理專(zhuān)業(yè)人員三個(gè)等級(jí)層次。高級(jí)檔案管理專(zhuān)業(yè)人員應(yīng)具有較高的政治理論和政策水平，較高的文化素質(zhì)和現(xiàn)代管理技術(shù)，精通檔案業(yè)務(wù)，能科學(xué)地制定政策和檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和決策能力，在學(xué)術(shù)理論研究上有很高的造詣。目前檔案工作信息化和網(wǎng)絡(luò)化對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的要求越來(lái)越高。而檔案管理人員群體中學(xué)歷層次偏低，缺乏掌握現(xiàn)代化技術(shù)的高級(jí)管理人才，特別是既懂檔案管理和現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，又懂社會(huì)科學(xué)和經(jīng)濟(jì)管理的復(fù)合型人才更是奇缺。檔案管理人員素質(zhì)不高，直接導(dǎo)致新技術(shù)、新方法難以在檔案管理中使用和推廣，無(wú)法解決在工作中遇到的新情況和新問(wèn)題。檔案管理人員群體結(jié)構(gòu)不合理配置，檔案管理人員個(gè)體素質(zhì)偏低，檔案群體結(jié)構(gòu)失衡不僅已成為制約檔案事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要因素，而且也在一定程度上影響了單位各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。

2.3 檔案管理投入不足

經(jīng)費(fèi)不足是影響檔案管理走向現(xiàn)代化的最大障礙，而經(jīng)費(fèi)投入取決于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)現(xiàn)代化檔案管理地位和作用的認(rèn)識(shí)程度。由于檔案意識(shí)普遍較低，導(dǎo)致資金投入嚴(yán)重不足，無(wú)力購(gòu)買(mǎi)現(xiàn)代化的設(shè)備，尤其是基層單位，存在著檔案室建設(shè)簡(jiǎn)陋，基礎(chǔ)條件差，安全措施沒(méi)落實(shí)，大部分檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范。檔案室自動(dòng)化建設(shè)、數(shù)字化建設(shè)更成為奢求，投入不足已經(jīng)成為檔案現(xiàn)代化發(fā)展的瓶頸。

3 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的對(duì)策

3.1 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)。檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的。信息時(shí)代，檔案信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴(lài)于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等，都需要通過(guò)制定和建立各類(lèi)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，只有這樣才能夠確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作的有效實(shí)現(xiàn)，遵循標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)。在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中常常遇到過(guò)分強(qiáng)調(diào)本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實(shí)質(zhì)上無(wú)視標(biāo)準(zhǔn)化、拒絕采用標(biāo)準(zhǔn)的做法極其有害。有些標(biāo)準(zhǔn)的制定需要耗費(fèi)巨大的人力、物力，不但涉及數(shù)據(jù)格式，還將涉及運(yùn)行環(huán)境等諸多因素，本身就包含不止一項(xiàng)的復(fù)雜課題，更應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中力量，鍥而不舍，不斷推進(jìn)。

3.2 實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化

增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)，管理理念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理人員如果沒(méi)有這種管理現(xiàn)代化的意識(shí)，就會(huì)大大影響檔案現(xiàn)代化的發(fā)展步伐。在現(xiàn)代化進(jìn)程中，檔案管理工作人員要樹(shù)立科學(xué)實(shí)踐觀(guān)，依靠先進(jìn)的科技手段，前沿的管理方法，切實(shí)改變輕利用、等客上門(mén)、封閉保守等觀(guān)念，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)式服務(wù)、開(kāi)放式服務(wù)。引進(jìn)現(xiàn)代管理的理論和方法，使檔案管理從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理和現(xiàn)代管理邁進(jìn)。

3.3 加快復(fù)合型人才培養(yǎng)

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實(shí)踐知識(shí)，還必須具有一定的經(jīng)濟(jì)、信息技術(shù)和寫(xiě)作等綜合方面的知識(shí)。要始終提高檔案工作人員的素質(zhì)，大力加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，從選拔優(yōu)秀檔案管理人才為起點(diǎn)，把具有復(fù)合知識(shí)型人才充實(shí)到檔案現(xiàn)代化管理中。還要加強(qiáng)繼續(xù)教育培訓(xùn)，采用多種形式、實(shí)施全方位的培訓(xùn)，優(yōu)化檔案現(xiàn)代化管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，培育現(xiàn)代化管理急需的技術(shù)操作、維修及科學(xué)管理人才。在檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，檔案管理人員不僅應(yīng)具備吃苦耐勞、甘于奉獻(xiàn)、全心全意為人民服務(wù)的優(yōu)良品質(zhì)，還應(yīng)具備做好現(xiàn)有工作所需的智力、知識(shí)結(jié)構(gòu)及現(xiàn)代化管理能力。逐步開(kāi)展多層次、復(fù)合型、一專(zhuān)多能、一專(zhuān)多才的教育培訓(xùn)，加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐，促進(jìn)檔案事業(yè)的健康迅速發(fā)展。

3.4 強(qiáng)化管理意識(shí)，加大投入力度

首先要關(guān)心和支持檔案管理現(xiàn)代化工作，投入大量資金和精力配置設(shè)備，培養(yǎng)人才，把檔案現(xiàn)代化管理納入單位的工作計(jì)劃，作為單位工作中要達(dá)標(biāo)的內(nèi)容對(duì)其進(jìn)行考核。其次，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)定期聽(tīng)取檔案工作匯報(bào)，了解檔案工作現(xiàn)狀，幫助解決工作中實(shí)際存在的困難和問(wèn)題，從而指導(dǎo)檔案部門(mén)更好地開(kāi)展下一步的工作。最后，檔案工作經(jīng)費(fèi)做到年初有預(yù)算安排，特別是對(duì)檔案的檔案維護(hù)、檔案保護(hù)和搶救、檔案信息化建設(shè)等方面所需費(fèi)用要予以重點(diǎn)保障，要有專(zhuān)項(xiàng)預(yù)算。

參考文獻(xiàn)

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[關(guān)鍵詞]檔案 管理 現(xiàn)代化

中圖分類(lèi)號(hào)：F426.61 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2014）17-0163-01

一、檔案管理現(xiàn)代化的意義

檔案管理工作時(shí)組織發(fā)展中一項(xiàng)必不可少的工作內(nèi)容，傳統(tǒng)的檔案管理工作方法已經(jīng)陳舊，不適合企業(yè)的發(fā)展，隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作也有了新的發(fā)展和進(jìn)步，檔案管理工作的現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)，一個(gè)主要的內(nèi)容就是要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化。實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，對(duì)于組織發(fā)展而言有著重要意義。

做好檔案管理的現(xiàn)代化，首要的一點(diǎn)內(nèi)容，就是要提高檔案管理的信息化水平，這有利于充分利用組織內(nèi)的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的保存，發(fā)揮現(xiàn)有的微機(jī)潛能，實(shí)現(xiàn)組織的信息系統(tǒng)的充分利用。另外，從檔案管理工作的角度來(lái)講，做好檔案管理工作的現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理工作方式，對(duì)于檔案信息的檢索，查詢(xún)等也是非常有幫助的。傳統(tǒng)的檔案管理方法多是使用紙質(zhì)記錄的方式，紙質(zhì)文字記錄的檔案不僅要占據(jù)一定的空間對(duì)檔案信息進(jìn)行保存，同時(shí)，從另一個(gè)角度來(lái)講，這種檔案管理方法還不利于管理工作中對(duì)于信息的檢索和查詢(xún)。如果要檢索一些具體的檔案信息，耗費(fèi)的時(shí)間會(huì)比較長(zhǎng)，影響檔案管理工作的效率。除此之外，傳統(tǒng)的檔案管理工作方法采用紙質(zhì)管理，這種管理方法在檔案管理工作的安全性方面存在一定的不足，一些重要的檔案內(nèi)容有可能被泄露出去，信息的外泄就會(huì)影響到組織發(fā)展的安全，因此，這種檔案管理工作方法有可能帶來(lái)安全管理工作方面的疏漏，影響到組織的發(fā)展。

所以，在檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的組織化和現(xiàn)代化，是推進(jìn)檔案管理工作順利發(fā)展的重要要求，能夠保證檔案管理工作的順利實(shí)施，提高檔案管理工作的效率，保證檔案的安全性。

二、未來(lái)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì)

辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線(xiàn)路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤(pán)為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過(guò)程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶(hù)才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來(lái)，檔案信息電子化安全管理是 檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

三、當(dāng)前檔案管理信息化發(fā)展的現(xiàn)狀

實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，一個(gè)主要的途徑就是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化，當(dāng)前，在組織的檔案管理工作中，還存在一些問(wèn)題，影響著檔案管理工作的順利發(fā)展。

在檔案管理中，信息化的電子處理設(shè)備在檔案信息的管理方面功能還不健全，在組織內(nèi)部的信息系統(tǒng)中，這種檔案管理工作的具體模式還沒(méi)有完全運(yùn)作起來(lái)，為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理，推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化和現(xiàn)代化，這種檔案管理模式必須要改變。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類(lèi)檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

另外，從檔案管理工作人員的角度來(lái)講，在檔案管理工作中，工作人員的具體能力素質(zhì)存在很多不足的地方，現(xiàn)代化的檔案管理工作要求工作人員要具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力和基本辦公軟件的使用能力，這對(duì)于檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)是一種壓力，過(guò)去的檔案管理工作中，主要的管理方法就是紙質(zhì)管理，管理人員主要進(jìn)行一些紙質(zhì)檔案的保存和檢索工作，一旦實(shí)現(xiàn)信息化的管理，就需要逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的無(wú)紙化辦公，一些檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)操作能力和辦公軟件的掌握水平低，也是一個(gè)重要問(wèn)題。

四、實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理工作的對(duì)策

未來(lái)，在檔案管理工作中，要想更好的推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，就要努力實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高信息化的水平。因此，做好檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，主要可以從以下方面入手。

首先，要加強(qiáng)在組織內(nèi)部的檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)，配套的軟件和硬件設(shè)施要建設(shè)全面，把檔案管理工作納入到一個(gè)系統(tǒng)化的軌道上來(lái)，配套的計(jì)算機(jī)設(shè)備要安排到位，同時(shí)，引進(jìn)一些高水平的電子軟件，服務(wù)于檔案的管理工作。同時(shí)，在檔案管理工作中，信息系統(tǒng)的建設(shè)還要實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)各部門(mén)的聯(lián)合，必須打破檔案、圖書(shū)、情報(bào)等部門(mén)各自為政的局面，建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。而建立聯(lián)合目錄，實(shí)行資源共享，正是建立社會(huì)信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一，所以，在信息化系統(tǒng)的建設(shè)中，還要注重做好聯(lián)合目錄的建設(shè)，增加檔案信息的全面性。

其次，對(duì)于檔案管理工作中的工人員，在檔案管理過(guò)程中還要加強(qiáng)對(duì)工作人員的能力培養(yǎng)，要加強(qiáng)對(duì)工作人員的信息化技術(shù)的培訓(xùn)，提高他們對(duì)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的操作能力，提升他們的軟件使用能力，加強(qiáng)對(duì)他們的具體技能的培訓(xùn)，提升他們信息化管理工作水平。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作對(duì)于組織的發(fā)展具有重要意義，傳統(tǒng)的檔案管理工作發(fā)展中，無(wú)論是管理方法還是管理思想都比較陳舊，未來(lái)，檔案管理工作要向著現(xiàn)代化的管理目標(biāo)發(fā)展，在這個(gè)管理目標(biāo)的指導(dǎo)下，檔案管理工作要提高信息化的管理水平，強(qiáng)化現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作的支持力度，提高檔案管理人員的工作技能，更好的服務(wù)于現(xiàn)代化的檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

[1] 客付安.談現(xiàn)代化的檔案管理[J].中華少年：研究青少年教育，2012，（8）.

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一、檔案信息電子化安全管理的現(xiàn)狀

1、檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門(mén)使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化安全管理的進(jìn)程。

2、在我國(guó)至今還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類(lèi)檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

4、檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿(mǎn)足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。

二、檔案信息電子化安全管理的發(fā)展趨勢(shì)

辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線(xiàn)路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤(pán)為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過(guò)程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶(hù)才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來(lái)，檔案信息電子化安全管理是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

三、檔案信息電子化安全管理的益處

所謂檔案信息電子化安全管理，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。其益處有：

1、可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開(kāi)發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2、縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是：選題―選材―編輯―出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開(kāi)發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長(zhǎng)，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化安全管理，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。

3、檔案信息電子化安全管理，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi)，但目前乃至今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，企望國(guó)家給檔案部門(mén)撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動(dòng)成果只能“待字閨中”。

4、檔案信息電子化安全管理，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門(mén)，就擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門(mén)的地位自然也就得到了提高。

5、檔案信息電子化安全管理，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國(guó)尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動(dòng)向，超前拿出對(duì)策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀(guān)形勢(shì)的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動(dòng)電子化，為將來(lái)“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。

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關(guān)鍵詞 檔案管理；保密；安全

中圖分類(lèi)號(hào) G271；G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1673-9671-（2013）012-0237-01

1 概述

計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全與保密同屬一個(gè)問(wèn)題的兩個(gè)方面，既有區(qū)別又有著密切的聯(lián)系。系統(tǒng)安全是指對(duì)人身的安全和系統(tǒng)本身承受自然災(zāi)害，人為破壞，操作員失誤及系統(tǒng)故障后對(duì)信息處理系統(tǒng)的正確性、完整性及可用性的考驗(yàn)。安全措施應(yīng)確保系統(tǒng)對(duì)上述災(zāi)害的預(yù)防保護(hù)及恢復(fù)能力。保密是指對(duì)系統(tǒng)中的信息資源的存取、修改、擴(kuò)散及使用權(quán)的控制。危害系統(tǒng)保密的主要因素是犯罪分子的竊密，保密工作中的漏洞，以及工作人員的疏忽。

計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全和保密問(wèn)題已越來(lái)越為更多的人們所重視。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的日益發(fā)展，資源共享的目標(biāo)正在逐步得到實(shí)現(xiàn)。然而有利就有弊，資源共享這一方式一旦被一些別有用心的人所利用，就會(huì)給國(guó)家、單位和個(gè)人造成巨大損失，這方面的例子不勝枚舉。目前，世界各國(guó)政府和企業(yè)在實(shí)踐中已深深體會(huì)到計(jì)算機(jī)安全的重要性，開(kāi)始在計(jì)算機(jī)安全方面進(jìn)行大量投資，設(shè)立安全技術(shù)和理論研究機(jī)構(gòu)，大力開(kāi)發(fā)安全產(chǎn)品，并對(duì)計(jì)算機(jī)通信設(shè)備等進(jìn)行安全技能技術(shù)認(rèn)證和鑒定。安全和保密技術(shù)已作為一個(gè)新的邊緣學(xué)科在國(guó)際上形成。本文僅以電子文件與電子檔案的安全為例說(shuō)明檔案現(xiàn)代化管理中的保密與安全。

2 電子文件與電子檔案的安全。

電子文件和電子檔案的各項(xiàng)性能是由技術(shù)決定的。隨著電子文件和電子檔案的廣泛應(yīng)用，信息安全技術(shù)就顯得特別重要，電子文件的制作者、管理者和檔案工作者應(yīng)積極采取有效措施，提高電子文件和電子檔案的可靠性。

2.1 確保電子文件與電子檔案安全的技術(shù)措施

目前，用于維護(hù)電子文件的真實(shí)性、安全性方面的技術(shù)主要有以下幾種：

2.1.1 加密技術(shù)

電子通信系統(tǒng)中采用了“雙密鑰碼”進(jìn)行加密。在網(wǎng)絡(luò)中每一個(gè)加密通信者擁有一對(duì)密鑰：一個(gè)是可以公開(kāi)的加密密鑰，另一個(gè)是嚴(yán)格保密的解密密鑰，發(fā)方使用收方的公開(kāi)密鑰發(fā)文，收方用只有自己知道的解密密鑰解密。這樣任何人都可以利用公開(kāi)密鑰向收方發(fā)送電子文件，而只有收方才能識(shí)別這些加密的電子文件的內(nèi)容。由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從截獲的密文中解出原文內(nèi)容來(lái)，無(wú)法對(duì)它進(jìn)行篡改，從而保護(hù)電子文件在傳輸過(guò)程中的原始性、真實(shí)性。

2.1.2 簽署技術(shù)

目前在電子文件上進(jìn)行簽署的技術(shù)主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數(shù)字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專(zhuān)用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕上顯示出來(lái)的筆跡如同在紙質(zhì)文件上親筆簽名一樣。電子計(jì)算機(jī)將這種“簽名圖象”接收下來(lái)，并確認(rèn)簽名者與電子文件的關(guān)系。另一種是利用雙密鑰碼可在電子文件上進(jìn)行數(shù)字簽名。數(shù)字簽名是一種字母數(shù)字串，發(fā)方利用自己的不公開(kāi)的密鑰對(duì)發(fā)出的電子文件進(jìn)行加密處理，生成一個(gè)數(shù)字簽名，與電子文件一起發(fā)出，同時(shí)還帶走一個(gè)可使其生效的公開(kāi)密鑰。收方用發(fā)方的公開(kāi)密鑰運(yùn)用特定的計(jì)算方法解碼檢驗(yàn)數(shù)字簽名。

和紙質(zhì)文件一樣，電子文件的簽署可以表示作者對(duì)該電子文件的權(quán)力和責(zé)任。2005年4月生效的《電子簽名法》則為這種技術(shù)的推廣使用提供了法律基礎(chǔ)。

2.1.3 防寫(xiě)措施

目前許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶(hù)只能從電子計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對(duì)其作任何修改。在電子計(jì)算機(jī)外存儲(chǔ)器中：只讀光盤(pán)只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫(xiě)入式光盤(pán)可供使用者一次寫(xiě)入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來(lái)信息。這些不可逆式的存儲(chǔ)載體可以有效地防止用戶(hù)更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實(shí)性。

2.2 確保電子文件和電子檔案安全的管理措施

在電子文件的形成、處理、歸檔、電子檔案的保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，信息都有可能被更改、丟失，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的管理措施來(lái)保證其得以實(shí)施。建立一整套科學(xué)合理嚴(yán)密的管理制度，從每一個(gè)環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，是維護(hù)電子檔案原始性、真實(shí)性的最重要措施。

2.2.1 加強(qiáng)對(duì)電子文件相關(guān)人員的管理

電子文件是由人制作的，其存儲(chǔ)、檢索傳輸?shù)忍幚矶际前慈说囊庠高M(jìn)行，因此，對(duì)參加電子文件制作和管理的人員進(jìn)行嚴(yán)格管理是至關(guān)重要的。工作中要提出嚴(yán)格要求，明確具體管理措施，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行教育，不斷提高電子文件制作和管理人員的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守的品質(zhì)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作精神、一絲不茍的工作作風(fēng)、精益求精的技術(shù)水平，這才是保證電子文件原始性真實(shí)性的根本措施。

2.2.2 建立電子文件的全過(guò)程管理制度

電子文件從形成到利用中間經(jīng)過(guò)很多環(huán)節(jié)。哪一個(gè)環(huán)節(jié)職責(zé)不清，制度不明，考慮不周，都可能造成對(duì)電子文件的原始性、真實(shí)性的危害。因此及早建立電子文件全過(guò)程管理制度，明確各方面的職責(zé)要求，就顯得非常重要。如電子文件形成后就應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集積累，以防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。電子文件的收集、積累比紙質(zhì)文件要復(fù)雜的多，稍有不慎，就可能造成無(wú)法挽回的損失。因此，一開(kāi)始就要明確由誰(shuí)進(jìn)行收集、積累，如何進(jìn)行收集、積累，建立收集積累制度和要求。嚴(yán)格的歸檔制度，是保證電子檔案安全性的重要措施。電子文件的歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、歸檔要求等和紙質(zhì)文件相比，都有很大區(qū)別，要明確無(wú)誤地作出規(guī)定。

2.2.3 建立電子文件管理的記錄系統(tǒng)

電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身存在形式。如果沒(méi)有相關(guān)信息證實(shí)電子文件的內(nèi)容沒(méi)有發(fā)生任何變化，人們便難以確認(rèn)它的原始性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集積累開(kāi)始就要進(jìn)行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況。用電子文件形成、處理、保管過(guò)程中都有真實(shí)記錄可供查詢(xún)，來(lái)證實(shí)電子文件的原始性、真實(shí)性。

保密與安全是檔案管理現(xiàn)代化中的一個(gè)永恒主題，當(dāng)我們?cè)谙硎墁F(xiàn)代化給我們帶來(lái)方便快捷的同時(shí)，也要時(shí)刻注意整個(gè)系統(tǒng)的安全和保密，防止因?yàn)橐粫r(shí)疏忽而帶來(lái)不可估量的損失。

參考文獻(xiàn)

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[關(guān)鍵詞]文物檔案管理；現(xiàn)代化；計(jì)算機(jī)技術(shù)；信息化；數(shù)據(jù)庫(kù)

文物檔案管理現(xiàn)代化是保管工作現(xiàn)代化的重要組成部分，就是用科學(xué)的思想、組織、方法和手段，對(duì)文物檔案工作進(jìn)行有效的管理，使之獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。文物檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)綜合概念，既包括現(xiàn)代技術(shù)手段的運(yùn)用，又包括現(xiàn)代管理科學(xué)方法的應(yīng)用。本文謹(jǐn)就文物檔案管理現(xiàn)代化的意義和途徑做粗淺探析，希望能對(duì)文物檔案管理工作起一點(diǎn)促進(jìn)作用。

一、文物檔案管理現(xiàn)代化是保管工作現(xiàn)代化的客觀(guān)要求

（一）文物檔案管理現(xiàn)代化是順應(yīng)博物館自身發(fā)展的需要

博物館作為承載人類(lèi)歷史和自然發(fā)展過(guò)程信息的載體，它所收藏、保管、研究的信息幾乎涵蓋了人類(lèi)社會(huì)和自然界發(fā)展過(guò)程的各個(gè)方面，每一件文物、標(biāo)本都是信息的承載者。然而博物館傳統(tǒng)的保存、展示和研究文物、標(biāo)本的手段，已越來(lái)越不適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)文化發(fā)展和學(xué)術(shù)研究的需要，限制了博物館現(xiàn)代化管理水平的提高。特別是當(dāng)前，隨著博物館事業(yè)的快速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的快速滲透，亟需我們利用現(xiàn)代技術(shù)，不斷推進(jìn)館藏文物數(shù)字化進(jìn)程，為文物行政部門(mén)強(qiáng)化館藏文物管理服務(wù)，為提高博物館的公共文化服務(wù)能力服務(wù)，為廣大人民群眾鑒賞祖先創(chuàng)造出的燦爛文化、掌握歷史知識(shí)、領(lǐng)略先進(jìn)文化、提高綜合素質(zhì)服務(wù)提供強(qiáng)有力的支持。

因此，博物館信息化建設(shè)的步伐和成果，關(guān)系到博物館事業(yè)在新的世紀(jì)是否具有生機(jī)與活力，并將在很大程度上決定著博物館事業(yè)在新世紀(jì)的生存方式和發(fā)展水平。博物館只有追蹤時(shí)代精神的變革，不斷調(diào)整自身建設(shè)以適應(yīng)發(fā)展中的經(jīng)濟(jì)格局、知識(shí)格局和管理格局，才能促進(jìn)事業(yè)的發(fā)展。所以說(shuō)檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)事關(guān)文物檔案事業(yè)發(fā)展全局的大課題，既是發(fā)展方向問(wèn)題，也是發(fā)展模式問(wèn)題，文物檔案管理現(xiàn)代化是解決文物檔案工作發(fā)展的必然出路，是保管工作現(xiàn)代化的客觀(guān)要求。

（二）文物檔案管理現(xiàn)代化具有深遠(yuǎn)的歷史意義

首先是提高貯存收藏能力。現(xiàn)化技術(shù)，特別是縮微技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)的采用，為日益增多的檔案貯存和管理提出了有效的解決途徑，從而增強(qiáng)了檔案部門(mén)的收藏能力。

其次是提高信息處理能力。檔案管理現(xiàn)代化的核心和主要內(nèi)容是電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，電子計(jì)算機(jī)具有高效率的信息處理功能，可以用來(lái)組卷、編目、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)和分析等。在業(yè)務(wù)工作中代替一些人工操作，能有效地提高檔案信息處理能力，加快工作進(jìn)度，提高工作效率和質(zhì)量。

三是提高檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用能力。檔案收藏的目的在于利用，使它產(chǎn)生社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案編目、檢索、借閱管理，速度快、準(zhǔn)確性高，提供多種檢索途徑，使利用者方便地查到自己所需要的文物資料。

四是提高文物保護(hù)能力。文物檔案實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理后，隨時(shí)可以按照藏品的名稱(chēng)、時(shí)代、作者、紋飾、器形、顏色、大小等不同的索引條件，查找出與之相符的藏品信息，顯示和打印出所需藏品的卡片記錄，不僅查找的速度比人工管理要快許多倍，而且可以保證一覽無(wú)遺。這樣一般的藏品研究工作就可以不再進(jìn)行繁重的文物提取，從而減少文物的人為損害，提高藏品保管的安全程度。

通過(guò)以上這四種能力，既是提高文物檔案管理整體水平的體現(xiàn)，又是文物檔案工作全面發(fā)展的標(biāo)志，具有深遠(yuǎn)的歷史意義。

二、加強(qiáng)基礎(chǔ)工作是文物檔案管理現(xiàn)代化的前提

眾所周知，計(jì)算機(jī)作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進(jìn)工具的首要特征就是要求輸入計(jì)算機(jī)的各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確和科學(xué)的，否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”，輸出的只會(huì)是更高級(jí)的“垃圾”。所以實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作，使其充分滿(mǎn)足計(jì)算機(jī)工作的技術(shù)要求。

（一）實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

按照當(dāng)代科學(xué)的定義，“規(guī)范化就是以科學(xué)、技術(shù)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的綜合成果為基礎(chǔ)，對(duì)重復(fù)性事物和概念做出統(tǒng)一的規(guī)定。具體到藏品保管工作中，就是要對(duì)藏品保管所涉及到的全部信息、數(shù)據(jù)、工作項(xiàng)目制定一套統(tǒng)一的定義和程序?！睂?duì)于一個(gè)博物館來(lái)講，尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性博物館館來(lái)講由于館藏文物多，著錄工作不僅量大而且復(fù)雜，如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。從科學(xué)與經(jīng)驗(yàn)中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求文物檔案從編目、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。

關(guān)于文物檔案工作，各博物館藏品狀況雖不盡相同，但必須嚴(yán)格按照《中化人民共和國(guó)文物保護(hù)法》、《博物館藏品管理辦法》和文物管理局出臺(tái)的各項(xiàng)工作條例去做。1991年11月19日國(guó)家文物局印發(fā)的《藏品檔案填寫(xiě)說(shuō)明》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)?！墩f(shuō)明》對(duì)檔案填寫(xiě)的格式、文物定名、鑒定、文物總登記號(hào)、文物分類(lèi)號(hào)、檔案編號(hào)、時(shí)代、作者、數(shù)量、質(zhì)地、色澤、用途、來(lái)源、尺寸、重量、形狀、入藏日期、征集經(jīng)過(guò)、流傳經(jīng)歷、修復(fù)、裝裱、復(fù)制記錄、現(xiàn)狀記錄、照片拍照等方面都作出了具體規(guī)定，各博物館應(yīng)根據(jù)各自的館藏實(shí)際，按照統(tǒng)一的定義進(jìn)行完善和整理，使之統(tǒng)一分類(lèi)、統(tǒng)一格式和內(nèi)容。

（二）加強(qiáng)館藏?cái)?shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程。博物館信息化建設(shè)涵蓋保管、研究、陳列、教育和行政管理等博物館各項(xiàng)工作流程，核心是藏品信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，重點(diǎn)在于把好藏品信息的收集整理關(guān)和加大信息管理規(guī)范化力度。對(duì)藏品征集、修復(fù)、鑒定、交換、展覽等各種原始信息和相關(guān)信息盡可能做到收集齊全、分類(lèi)整理；根據(jù)國(guó)家文物局印發(fā)的《博物館藏品信息指標(biāo)體系規(guī)范（試行）》等文物工作規(guī)范，錄入藏品信息，做到格式規(guī)范、填制準(zhǔn)確。

文物調(diào)查及數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目，是文物保護(hù)基礎(chǔ)資料建設(shè)的核心項(xiàng)目，旨在通過(guò)數(shù)字化手段開(kāi)展文物調(diào)查，掌握基礎(chǔ)資料，提高管理水平，是推進(jìn)文物、博物館事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)性工作。為了適應(yīng)全國(guó)文博信息化建設(shè)發(fā)展的需要，規(guī)范博物館藏品信息處理和交換工作，建立博物館藏品信息管理系統(tǒng)，國(guó)家文物局于2001年了《博物館藏品信息指標(biāo)體系規(guī)范（試行）》和《博物館藏品二維影像技術(shù)規(guī)范（試行）》，從2001年開(kāi)始，財(cái)政部與國(guó)家文物局聯(lián)合開(kāi)展了“文物調(diào)查與數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)試點(diǎn)工作”。該項(xiàng)目是運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，通過(guò)對(duì)館藏文物的藏品信息錄入，實(shí)現(xiàn)摸清家底，達(dá)到科學(xué)管理的目的。該項(xiàng)目自2001年實(shí)施以來(lái)，先后經(jīng)歷了試點(diǎn)、試點(diǎn)推廣等階段，并于2008年在全國(guó)全面展開(kāi)。據(jù)國(guó)家文物局?jǐn)?shù)據(jù)中心統(tǒng)計(jì)，截至2010年8月31日24時(shí)，全國(guó)31個(gè)省、自治區(qū)、直轄市均已完成館藏一級(jí)文物數(shù)據(jù)的采集與報(bào)送工作；除個(gè)別確有特殊情況的省份外，絕大部分省份也已順利完成了二、三級(jí)館藏珍貴文物數(shù)據(jù)的備案工作。這標(biāo)志著“文物調(diào)查及數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目”自2001年至今已經(jīng)取得了重要的階段性成果，基本實(shí)現(xiàn)了國(guó)家文物局確定的“2010年8月31日前全面完成數(shù)據(jù)采集及報(bào)送工作”的目標(biāo)，全面進(jìn)入了以數(shù)據(jù)整理和應(yīng)用工作為核心的新階段。

三、文物檔案管理人員現(xiàn)代化是關(guān)鍵

（一）實(shí)現(xiàn)檔案信息自動(dòng)化的關(guān)鍵是人才

實(shí)現(xiàn)檔案電子信息化，首先要有現(xiàn)代化的人。檔案人才是知識(shí)管理型人才，信息的知識(shí)性及檔案工作的專(zhuān)業(yè)性決定了檔案管理者的勞動(dòng)是知識(shí)性勞動(dòng)。當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容和核心，就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，即計(jì)算機(jī)檔案管理。這就要求檔案工作者不僅需要具備檔案學(xué)、博物館學(xué)的知識(shí)，還需具備現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力和信息加工處理能力等。從目前看，信息化專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才依然匱乏。文博領(lǐng)域信息化工作人員數(shù)量嚴(yán)重不足，知識(shí)結(jié)構(gòu)不甚合理，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)亟待提高。既懂信息技術(shù)、又懂文物專(zhuān)業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才尤為緊缺。制度化、規(guī)范化的信息技術(shù)培訓(xùn)體系尚未建立。在職人員對(duì)信息技術(shù)的掌握和應(yīng)用能力較低，多數(shù)是半路出家，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象，成為制約檔案信息化建設(shè)的瓶頸問(wèn)題，直接影響自動(dòng)化水平的提高。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就更談不上檔案信息電子化了。因此，實(shí)現(xiàn)檔案信息自動(dòng)化的關(guān)鍵是人才。

（二）如何培養(yǎng)文物檔案管理人才

加強(qiáng)培養(yǎng)教育，造就一批復(fù)合型人才的重要性，已被廣泛關(guān)注，加速培養(yǎng)和造就一批信息化建設(shè)的管理型、技術(shù)型和復(fù)合型人才已是當(dāng)務(wù)之急。

首先要改變檔案工作者長(zhǎng)期無(wú)聲無(wú)息的封閉局面，面向全行業(yè)、以至全社會(huì)積極參與社會(huì)活動(dòng)，加強(qiáng)協(xié)調(diào)能力，為檔案工作的開(kāi)展創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境。

其次，加強(qiáng)對(duì)檔案工作者信息意識(shí)的培養(yǎng)，徹底改變傳統(tǒng)的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員充分調(diào)動(dòng)和運(yùn)用信息資源理論和信息技術(shù)手段，加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源實(shí)施科學(xué)管理與有效開(kāi)發(fā)利用。

再次，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)能力的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)知識(shí)、外語(yǔ)知識(shí)等，提高檔案工作者掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，以適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展。

第四，強(qiáng)化訓(xùn)練，對(duì)檔案工作者分層次進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)教育、高級(jí)理論培訓(xùn)及文博專(zhuān)業(yè)檔案專(zhuān)業(yè)教育，培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案生力軍，培養(yǎng)和選拔優(yōu)秀人才，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強(qiáng)的開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)。

四、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、科學(xué)民主決策是決定因素

我國(guó)文物博物館事業(yè)信息化工作雖然取得了一些成績(jī)，但與文物博物館事業(yè)發(fā)展的要求相比，與國(guó)內(nèi)其他領(lǐng)域的信息化發(fā)展水平相比，還存在一定的差距，為此，博物館工作者特別是領(lǐng)導(dǎo)者必須提高認(rèn)識(shí)，把握機(jī)遇，科學(xué)決策，推動(dòng)文物檔案管理工作現(xiàn)代化的發(fā)展。

（一）統(tǒng)一認(rèn)識(shí)

制約檔案現(xiàn)代化管理的因素很多，但起主要決定因素的是領(lǐng)導(dǎo)者的現(xiàn)代化意識(shí)水平。博物館信息化并不是單純的技術(shù)與設(shè)備的簡(jiǎn)單組合，它同時(shí)牽動(dòng)管理觀(guān)念、管理模式的轉(zhuǎn)變，工作體系、管理機(jī)制和規(guī)章制度的改革，這對(duì)長(zhǎng)期以來(lái)沿襲傳統(tǒng)工作模式運(yùn)行的博物館來(lái)說(shuō)的確是一門(mén)全新的課題。推進(jìn)博物館信息化建設(shè)，首先要解決的不是資金、技術(shù)和人才問(wèn)題，而是思想觀(guān)念和認(rèn)識(shí)問(wèn)題。面對(duì)機(jī)遇和挑戰(zhàn)，博物館工作者應(yīng)樹(shù)立信息時(shí)代的新觀(guān)念、新思路，掌握處理問(wèn)題并解決問(wèn)題的新辦法和所采用的新途徑。用信息化的思想指導(dǎo)博物館的各項(xiàng)工作，將信息化的工作方法貫穿到博物館的各項(xiàng)工作中，并成為每一個(gè)博物館工作人員自覺(jué)規(guī)范、指導(dǎo)自己工作的行為準(zhǔn)則。在借鑒吸取傳統(tǒng)管理成功經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，尋求傳統(tǒng)與現(xiàn)代的最佳契合點(diǎn)，理順博物館各項(xiàng)工作所涉及的信息的采集、重組、加工、分析與研究等過(guò)程，營(yíng)造出有利于進(jìn)行博物館信息資源開(kāi)發(fā)的良好環(huán)境。

（二）科學(xué)民主決策

實(shí)現(xiàn)文物管理現(xiàn)代化投資大、周期長(zhǎng)，急功近利、好高騖遠(yuǎn)，低層次開(kāi)發(fā)和重復(fù)建設(shè)都會(huì)帶來(lái)不必要的損失。作為決策者，應(yīng)投入大量的精力關(guān)心和支持這一工作，沒(méi)有資金，想方設(shè)法創(chuàng)造條件投入資金；沒(méi)有設(shè)備，應(yīng)千方百計(jì)配置先進(jìn)設(shè)備；沒(méi)有管理人才，應(yīng)積極培養(yǎng)、選拔高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)人才；把檔案現(xiàn)代化管理納入本單位工作計(jì)劃，列入本單位重要達(dá)標(biāo)的內(nèi)容進(jìn)行考核。當(dāng)前，我國(guó)檔案工作改革和發(fā)展已進(jìn)入整體推進(jìn)與重點(diǎn)突破相結(jié)合的階段，如何把繁重的任務(wù)和推進(jìn)現(xiàn)代化進(jìn)程結(jié)合起來(lái)，正確領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)起著重要作用。因此需要提高行政決策的科學(xué)性和決策過(guò)程的民主化，領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)真研究，組織專(zhuān)家論證，從文物檔案改革的需求、傳輸技術(shù)的可行、人財(cái)物力的可能、社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益等多方面進(jìn)行分析，集思廣益，避免失誤。

綜上所述，文物檔案管理現(xiàn)代化是博物館實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、現(xiàn)代化管理可持續(xù)發(fā)展的必由之路。博物館工作者要進(jìn)一步對(duì)現(xiàn)代化管理作深入的研究和不斷的創(chuàng)新，以信息化促管理，以現(xiàn)代化管理出效益，打響博物館文化品牌，努力實(shí)現(xiàn)文博資源的社會(huì)共享。

參考書(shū)目：

（1）國(guó)家文物局編《博物館藏品工作手冊(cè)》，群眾出版社。

（2）王宏鈞主編《中國(guó)博物館學(xué)基礎(chǔ)》，上海古籍出版社。

篇7

關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué)；檔案管理；信息化

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2014）09-00-01

現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，帶著我們邁進(jìn)了一個(gè)全新的網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代。只有充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)的成果，讓醫(yī)學(xué)檔案工作從傳統(tǒng)人工管理模式向電子化管理新模式轉(zhuǎn)變，才能強(qiáng)化和提高檔案收集、整理、保管和利用等各環(huán)節(jié)的手段及效率，跟上社會(huì)信息電子化發(fā)展的步伐，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)。

一、醫(yī)學(xué)檔案管理的基本現(xiàn)狀

1.部分醫(yī)院仍舊以基本的醫(yī)療服務(wù)為主要服務(wù)內(nèi)容，在日常的工作中忽視了醫(yī)學(xué)檔案管理中的重要作用。與此同時(shí)，由于對(duì)醫(yī)學(xué)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)還不夠深刻，從而導(dǎo)致其對(duì)醫(yī)學(xué)檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用程度不高。

2.醫(yī)學(xué)檔案管理方式不盡合理，檔案不能得到有效統(tǒng)一的科學(xué)化管理。目前，一些醫(yī)院的人事檔案、病歷檔案分別由不同的部門(mén)管理，這樣一來(lái)，就很容易導(dǎo)致信息存儲(chǔ)很難達(dá)到一致。久而久之，隨著檔案數(shù)量的日益增多，不僅擴(kuò)大了檔案存放的空間，也同時(shí)加大了管理人員的工作時(shí)間，降低了工作效率，從而導(dǎo)致不能保證所有的檔案都受到完整的保護(hù)。

3.醫(yī)學(xué)檔案管理硬件設(shè)施投入不夠。據(jù)調(diào)查，目前很多醫(yī)院的經(jīng)費(fèi)投入重點(diǎn)都在醫(yī)療器械、大型設(shè)備方面，在醫(yī)學(xué)檔案管理方面的投入很少甚至沒(méi)有。這樣以來(lái)，使已經(jīng)進(jìn)入新時(shí)期的醫(yī)學(xué)檔案管理工作依舊停留在手工操作階段，計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用僅局限于單項(xiàng)管理，多數(shù)單位沒(méi)有聯(lián)網(wǎng)，信息資源不能共享，從而無(wú)法實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)檔案信息的交叉檢索和查閱。

4.醫(yī)學(xué)檔案管理的機(jī)制不夠健全，管理太過(guò)分散。目前大多數(shù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)都是將各類(lèi)檔案放在一個(gè)普通的檔案室中，然而，醫(yī)療、病理檔案理應(yīng)由相關(guān)部門(mén)分開(kāi)管理。如缺乏專(zhuān)業(yè)的人員做統(tǒng)一的管理，僅僅憑管理人員的工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行操作，很容易導(dǎo)致一些需要管理的檔案沒(méi)有被納人到管理的范圍內(nèi)，從而使很多信息嚴(yán)重缺失。

二、醫(yī)學(xué)檔案管理現(xiàn)代化勢(shì)在必行

1.信息化社會(huì)的飛速發(fā)展客觀(guān)要求醫(yī)學(xué)檔案管理工作必須盡快實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。信息的快速流動(dòng)改變了人們的生活方式，處在高效接受環(huán)境里的人們對(duì)包括檔案信息在內(nèi)的信息的需求量越來(lái)越大。在此背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式及信息傳播渠道其實(shí)早已與時(shí)代脫節(jié)。

2.醫(yī)學(xué)檔案管理現(xiàn)代化是提升信息管理和利用水平的根本途徑?，F(xiàn)在各行各業(yè)都在講可持續(xù)發(fā)展，盡管事關(guān)醫(yī)學(xué)的可持續(xù)發(fā)展的因素很多，但實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化也是其實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的迫切需要。只有詳實(shí)全面地掌握相關(guān)檔案材料，才能更好地促進(jìn)醫(yī)學(xué)事業(yè)的蓬勃健康發(fā)展。

三、加快醫(yī)學(xué)檔案管理現(xiàn)代化的建議

1.解放思想是檔案管理信息化目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)的前提。信息化技術(shù)及思想能否成功地運(yùn)用到醫(yī)學(xué)檔案管理工作中來(lái)，關(guān)鍵在于醫(yī)院高層是否大力支持，各部門(mén)是否積極參與。如果沒(méi)有一位遠(yuǎn)見(jiàn)卓識(shí)的領(lǐng)導(dǎo)重視這方面的工作，檔案管理的信息化到最后只能是一句空話(huà)，很難得到實(shí)質(zhì)性推進(jìn)。

2.醫(yī)學(xué)檔案現(xiàn)代化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，人才永遠(yuǎn)是保證。醫(yī)院方面，一定要制定醫(yī)學(xué)檔案現(xiàn)代化管理的中長(zhǎng)期規(guī)劃，要盡最大努力爭(zhēng)取得到政府單位和有關(guān)部門(mén)對(duì)此項(xiàng)工作的支持，在加大資金投入的基礎(chǔ)上，盡可能吸引、培養(yǎng)一批醫(yī)學(xué)檔案管理專(zhuān)業(yè)型人才，逐步使醫(yī)學(xué)檔案的管理水平邁上新臺(tái)階，進(jìn)一步創(chuàng)造更大更客觀(guān)的實(shí)際效益。

3.良好的基礎(chǔ)設(shè)施是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的重要條件。要真正加快檔案信息化建設(shè)，就要舍得投入，配置與檔案管理現(xiàn)代化工作實(shí)際相匹配的軟、硬件。其中，電腦是醫(yī)學(xué)現(xiàn)代化管理手段不可缺少的工具之一。用電腦儲(chǔ)存整個(gè)醫(yī)院各個(gè)流水線(xiàn)上的業(yè)務(wù)，不僅方便及時(shí)查找、閱讀，還能節(jié)省時(shí)間、人力、物力和財(cái)力，更重要的是大大提高了工作效率。

4.工作人員意識(shí)的創(chuàng)新是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的重要因素。在具體工作過(guò)程中，需要不斷想辦法提高檔案管理者素質(zhì)。另外，實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)檔案的現(xiàn)代化管理，還需要加大宣傳力度，充分調(diào)動(dòng)廣大干部和有關(guān)工作人員的積極性，得到他們的充分支持和參與，尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部更要積極主動(dòng)一些。

5.從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度來(lái)看，醫(yī)學(xué)檔案的信息化管理需要走標(biāo)準(zhǔn)化路線(xiàn)，這也是信息管理最終需要走向規(guī)范化的必然要求。簡(jiǎn)單而言，現(xiàn)代化的醫(yī)學(xué)檔案管理一定要符合檔案管理的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范要求，不能雜亂無(wú)章。

6.醫(yī)學(xué)檔案的現(xiàn)代化管理還需要有章可循。這就要求相關(guān)工作人員在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)步驟中，都要做到條理清晰、目的明確，以制度規(guī)范和明確統(tǒng)一的操作流程保證檔案信息的準(zhǔn)確和完整。

參考文獻(xiàn)：

[1]何小媛.關(guān)于實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的幾點(diǎn)思考[J].中國(guó)當(dāng)代醫(yī)學(xué)，2005年6月第11期.

篇8

1.1管理力量薄弱

當(dāng)前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊(duì)伍，但這個(gè)隊(duì)伍的文化程度和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開(kāi)展檔案工作的需要。同時(shí)，由于檔案管理水平不高，管理手段落后。大部分人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開(kāi)發(fā)的專(zhuān)業(yè)人才十分匱乏。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。

1.2對(duì)檔案的重視程度不夠

長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作。輕視檔案工作的思想表明了一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。同時(shí)，還認(rèn)為檔案工作不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。部分基層檢察院的檔案人員只注重檔案資料收集、整理和保管，對(duì)檔案資料進(jìn)行收藏、整理、歸檔之后，就等待查閱者上門(mén)查閱，正是由于有了輕視檔案工作的思想，沒(méi)有意識(shí)到檔案的開(kāi)發(fā)與利用在檔案信息化建設(shè)中的重要性，沒(méi)有最大限度的開(kāi)發(fā)利用檔案，都表明了一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求，導(dǎo)致對(duì)檔案管理工作積極性不高。

1.3 檔案管理不夠規(guī)范，檢索效率不高

檔案是開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的原始記錄。目前，在一些大的企事業(yè)單位或者是專(zhuān)業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：第一，大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。第二，案卷標(biāo)題不規(guī)范。第三是檔號(hào)不規(guī)范。第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門(mén)在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。

1.4 檔案利用率低，未發(fā)揮最大效用

檔案在利用率上很低，檔案資源整合能力較弱。目前，基層院對(duì)檔案資源主要用于提供領(lǐng)導(dǎo)決策的工作思路；提供制定各種工作措施、規(guī)章制度的“范本”和提供在執(zhí)法監(jiān)督中，并沒(méi)有真正的把檔案資源合理整合，總結(jié)出一套行之有效的開(kāi)發(fā)利用方法。檔案資源的利用程度與作用發(fā)揮，在很大程度上取決于檢索查詢(xún)體系的效率，檔案分類(lèi)是建立檢索目錄體系的基礎(chǔ)。特別是未能發(fā)揮檔案本身的文獻(xiàn)庫(kù)效應(yīng)，讓檔案資源形成“館藏文化”，在檔案資源的利用上，極大規(guī)模地實(shí)現(xiàn)時(shí)效性、綜合性的特征。

2 檔案管理現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)策略

2.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理整改

首先，針對(duì)薄弱環(huán)節(jié)，加強(qiáng)工作力度。我們認(rèn)真梳理了檔案管理存在的問(wèn)題，認(rèn)真編研材料編撰、突出全宗卷完善、計(jì)算機(jī)輸入三個(gè)重點(diǎn)，花大力氣進(jìn)行認(rèn)真整改。編研材料無(wú)論在數(shù)量上，還是在內(nèi)容上，都得到了不斷的充實(shí)。其次，制定達(dá)標(biāo)方案，落實(shí)責(zé)任人員。我們要在對(duì)照檢查的基礎(chǔ)上，對(duì)需要改進(jìn)和完善之處，逐條以書(shū)面形式列表分解，落實(shí)責(zé)任人員，并確定了完成期限。第三、重視建章立制，促進(jìn)長(zhǎng)效管理。我們要建立一系列檔案管理制度，涉及歸檔范圍、立卷要求、分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、移交手續(xù)、借閱、記錄、統(tǒng)計(jì)等各個(gè)方面，形成了一套比較完整的檔案管理制度。同時(shí)，檔案員加強(qiáng)對(duì)達(dá)標(biāo)方案落實(shí)情況的檢查，督促有關(guān)股室及時(shí)完成達(dá)標(biāo)方案布置的工作。

2.2 加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

首先，分清輕重緩急，循序漸進(jìn)。檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用，而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。檔案作為一個(gè)企業(yè)、一個(gè)部門(mén)特有的信息資源，具有獨(dú)特的應(yīng)用價(jià)值。同時(shí)，綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中，應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大些瘄利用率高低，是否開(kāi)放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。其次，對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館，由于館藏案卷多，不僅著錄工作量大而且復(fù)雜，如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。第三，分門(mén)別類(lèi)，充分利用檔案原有基礎(chǔ)對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類(lèi)標(biāo)引而對(duì)那些特殊形式的檔案。如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類(lèi)號(hào)。這樣分門(mén)別類(lèi)地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。

2.3 高標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)化檔案管理工作

首先，檔案管理是我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)管理工作的重要組成部分，是做好各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。同時(shí)，隨著信息化的迫切要求及飛速發(fā)展，對(duì)檔案部門(mén)提出了更高的要求和一些亟待解決的問(wèn)題。因此，我們要對(duì)檔案管理工作給予了高度重視，必須強(qiáng)化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。其次，隨著我國(guó)高新技術(shù)的發(fā)展文件檔案的計(jì)算機(jī)管理提上了議事日程。文件檔案的計(jì)算機(jī)管理克服了以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復(fù)雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強(qiáng)文件檔案管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量從而充分發(fā)揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎這種思想主要來(lái)源于為解決文檔分離使電子時(shí)代檔案工作從根本上動(dòng)搖而提出的也是解決現(xiàn)實(shí)文檔分離的根本辦法。第三，當(dāng)今世界已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為不可爭(zhēng)議的現(xiàn)實(shí)。在這種情況下，檔案部門(mén)要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個(gè)重要組成部分。目前，國(guó)外檔案管理很多已使用計(jì)算機(jī)，就是在國(guó)內(nèi)，使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的也越來(lái)越多。實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢(shì)在必行。另外，各種新型載體檔案的儲(chǔ)備技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到檔案管理領(lǐng)域，數(shù)字化檔案館也已開(kāi)始啟動(dòng)。為了適應(yīng)時(shí)展需要，使我國(guó)檔案管理工作與各項(xiàng)工作有效銜接，我們確立了檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化目標(biāo)，并制定了詳細(xì)的工作方案，為最終實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)查詢(xún)和檔案資源共享做好充分的準(zhǔn)備。

2.4 提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證

不斷深化的工作實(shí)踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的因素，而立卷方法問(wèn)題與案卷裝訂質(zhì)量問(wèn)題則可能是決定和影響檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。同時(shí)，為了確保歸檔技術(shù)文件材料的系統(tǒng)性和完整性，檔案人員應(yīng)當(dāng)采取前端界入、過(guò)程控制的方法。因此，在推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問(wèn)題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類(lèi)和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問(wèn)題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

篇9

關(guān)鍵詞：檔案管理 調(diào)整 意義 現(xiàn)代化 措施

中圖分類(lèi)號(hào)：F 326 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會(huì)的環(huán)境也發(fā)生了改變。企業(yè)和事業(yè)單位都需要轉(zhuǎn)變自身對(duì)于檔案管理的工作模式，促使內(nèi)部檔案管理工作能夠適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。如今，檔案管理應(yīng)該發(fā)揮其現(xiàn)代化的意義，促進(jìn)企事業(yè)單位的工作順利發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理還具有一定的優(yōu)勢(shì)，企事業(yè)單位需要將傳統(tǒng)管理中比較劣勢(shì)的部分摒棄，并汲取現(xiàn)代化管理中比較先進(jìn)的管理理念運(yùn)用到檔案管理當(dāng)中。檔案管理一定能夠在企事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)管理中發(fā)揮重要的作用。

一、檔案管理基礎(chǔ)條件

要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，并不是一朝一夕能夠完成的，需要綜合考慮各種因素，在這些因素當(dāng)中，有些還是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理必不可少的條件，這些條件的具體內(nèi)容如下：

（一）經(jīng)濟(jì)條件

管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)首先就需要進(jìn)行相關(guān)設(shè)施的建設(shè)，這便會(huì)涉及資金的投入問(wèn)題。不管是所投入的設(shè)備，還是改善檔案的保管條件，都需要大量的資金作為支撐，特別是建立數(shù)字化檔案館，所需要投入的資金更多。

（二）技術(shù)條件

實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化最重要的是先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，所以也可以說(shuō)科學(xué)技術(shù)水平直接影響了檔案管理進(jìn)行現(xiàn)代化的建設(shè)。

（三）社會(huì)檔案意識(shí)

所謂檔案意識(shí)主要是指人們對(duì)于檔案的認(rèn)知，也是人們的主觀(guān)反映，從另一個(gè)層面來(lái)說(shuō)也就是人們是否能夠認(rèn)識(shí)到檔案自身的價(jià)值和對(duì)社會(huì)發(fā)展所產(chǎn)生的影響。此外，檔案意識(shí)還包括社會(huì)對(duì)其的認(rèn)識(shí)，這其中也包含了檔案工作人員。檔案意識(shí)在檔案發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著重要的作用，需要相關(guān)工作人員進(jìn)行檔案知識(shí)的宣傳，以使整個(gè)社會(huì)都具有檔案意識(shí)[1]。綜上所述，只有為檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展提供良好的基礎(chǔ)條件，才能夠使其順利的完成，充分發(fā)揮其所具有的作用與意義。

二、現(xiàn)代化檔案管理意義

（一）適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求

知識(shí)經(jīng)濟(jì)與傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)相比較存在很大的不同，主要表現(xiàn)為知識(shí)經(jīng)濟(jì)是否獲得良好的發(fā)展并不是由資本、資源、技術(shù)等因素決定的，而是在于知識(shí)的不斷積累與利用。同時(shí)，知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展是以信息產(chǎn)業(yè)為基礎(chǔ)，其主要強(qiáng)調(diào)了信息服務(wù)的智能化、信息化[2]。所以，知識(shí)經(jīng)濟(jì)能夠按照人們的需要提供相應(yīng)的服務(wù)。

鑒于知識(shí)經(jīng)濟(jì)本身的特點(diǎn)，社會(huì)在信息方面的需求，信息技術(shù)快速發(fā)展，其帶來(lái)了以下兩方面的影響：首先，社會(huì)能夠要求相關(guān)的信息部門(mén)利用其自身所具有的能力對(duì)信息進(jìn)行處理與控制，并為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；其次，相關(guān)技術(shù)的發(fā)展在一定程度上使信息發(fā)生了重大變革，這給信息部門(mén)帶來(lái)了重大挑戰(zhàn)。檔案部門(mén)作為信息部門(mén)的一部分，應(yīng)當(dāng)采取有效的措施以面對(duì)所要到來(lái)的挑戰(zhàn)。其應(yīng)當(dāng)采取現(xiàn)代化的管理方式，使檔案信息轉(zhuǎn)變成數(shù)字化信息，使其能夠更好地為知識(shí)經(jīng)濟(jì)服務(wù)。如果檔案管理工作不能夠適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展，便不能夠充分發(fā)揮自身的作用，檔案管理工作也就變得沒(méi)有任何意義。

（二）增強(qiáng)可持續(xù)發(fā)展動(dòng)力

我國(guó)黨和政府在進(jìn)入21世紀(jì)以后，很快就提出了可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略，在一定程度上體現(xiàn)了人們生態(tài)和環(huán)境保護(hù)意識(shí)。該戰(zhàn)略的提出是在不影響后代的發(fā)展的前提下，獲得所需要的物質(zhì)，其還強(qiáng)調(diào)了經(jīng)濟(jì)同環(huán)境的協(xié)調(diào)發(fā)展，使人類(lèi)生存能夠與自然達(dá)到和諧發(fā)展的目的，并讓現(xiàn)實(shí)同未來(lái)之間相統(tǒng)一。

檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展也是可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的延伸。在檔案管理方面落實(shí)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略是很有的必要的，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：首先，其是人類(lèi)在發(fā)展過(guò)程中新的構(gòu)成部門(mén)，人們總體發(fā)展情況決定了檔案管理的發(fā)展，并利用檔案中的相關(guān)信息為人類(lèi)提供相應(yīng)的信息服務(wù)，為促進(jìn)人類(lèi)發(fā)展做出一定的貢獻(xiàn)。其次，進(jìn)行檔案管理工作的主體主要是檔案室，現(xiàn)階段在檔案管理主體方面存在很多問(wèn)題，例如檔案室內(nèi)部結(jié)構(gòu)過(guò)于單一、檔案信息的不充足與社會(huì)需求之間所存在的問(wèn)題、先進(jìn)的設(shè)備、技術(shù)與低工作水平之間所存在的問(wèn)題等，這些都是制約我國(guó)檔案管理工作發(fā)展的主要問(wèn)題與原因[3]。所以，如果在其現(xiàn)代化發(fā)展過(guò)程中只是借鑒國(guó)外的發(fā)展模式和經(jīng)驗(yàn)，沒(méi)有先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)作為支撐，將會(huì)使我國(guó)檔案事業(yè)完全落后于我國(guó)社會(huì)的發(fā)展。

（三）帶動(dòng)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展

我國(guó)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)兩者之間的發(fā)展是一個(gè)整體，在這個(gè)整體當(dāng)中，雖然每一個(gè)環(huán)節(jié)之間都會(huì)互相產(chǎn)生影響，互相制約，但也是不可分開(kāi)的，形成了一個(gè)統(tǒng)一的整體。檔案管理工作在我國(guó)社會(huì)與經(jīng)濟(jì)兩者發(fā)展過(guò)程中具有重要的意義與作用，是其發(fā)展過(guò)程中不可或缺的重要組成部分，檔案管理工作的發(fā)展也會(huì)在一定程度上受到其中各個(gè)環(huán)節(jié)的制約，其也會(huì)對(duì)我國(guó)社會(huì)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展產(chǎn)生一定的影響。這種互相影響、互相制約不僅是確保我國(guó)檔案管理不斷發(fā)展的重要保障，也是其同我國(guó)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)和諧發(fā)展的重要依據(jù)[4]。

自從實(shí)施了改革開(kāi)放政策，我國(guó)在現(xiàn)代化建設(shè)方面得到快速的發(fā)展，使我國(guó)經(jīng)濟(jì)得到了崛起，社會(huì)不斷進(jìn)步。檔案管理工作是同其他事業(yè)共同發(fā)展的，如果不在現(xiàn)代化建設(shè)過(guò)程中注重自身的建設(shè)，那么便會(huì)失去發(fā)展的動(dòng)力，遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于社會(huì)的整體發(fā)展。因此，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)，為社會(huì)提供所需要的相關(guān)檔案信息，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。此外，檔案管理與我國(guó)社會(huì)的協(xié)調(diào)發(fā)展，充分發(fā)揮檔案管理工作的促進(jìn)作用，以便使社會(huì)經(jīng)濟(jì)達(dá)到理想水平。

三、優(yōu)化檔案管理工作的措施

（一）創(chuàng)新檔案管理觀(guān)念

為了最大限度地發(fā)揮檔案管理的作用，檔案管理部門(mén)需要轉(zhuǎn)變自身的傳統(tǒng)思想。檔案管理人員在解放自身思想的同時(shí)，要學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念，重新認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于企事業(yè)單位的意義所在[5]?，F(xiàn)代化的企業(yè)管理注重科學(xué)發(fā)展觀(guān)，其應(yīng)該符合國(guó)家的戰(zhàn)略要求。檔案管理工作當(dāng)中也應(yīng)該將為人民服務(wù)作為工作的核心內(nèi)容，并從人民的角度來(lái)進(jìn)行檔案的信息管理工作。檔案管理的創(chuàng)新也需要走為人民服務(wù)的路線(xiàn)。人們能夠從檔案管理部門(mén)查詢(xún)企事業(yè)單位的公開(kāi)信息，了解政府的最新動(dòng)向和政策變化。新的時(shí)代造就了新的科學(xué)技術(shù)，信息化技術(shù)的出現(xiàn)正符合了檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。檔案管理應(yīng)該與信息化技術(shù)相結(jié)合，以現(xiàn)代化的管理手段來(lái)保存信息，促使信息的完整。檔案管理部門(mén)需要利用信息化管理手段建立起完善的信息管理系統(tǒng)，并將檔案管理所收錄的信息進(jìn)行有效的利用，充分發(fā)揮其價(jià)值。檔案管理人員在工作當(dāng)中就能夠了解怎樣才能高效利用檔案信息，促使檔案管理工作更加完善。

（二）規(guī)范檔案管理工作

目前狀態(tài)下，檔案管理工作并不樂(lè)觀(guān)。檔案管理部門(mén)的工作人員經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)工作中的失誤，造成檔案的重復(fù)收錄或者對(duì)檔案的整理較為雜亂[6]。為了使檔案能夠?qū)崿F(xiàn)其現(xiàn)實(shí)意義，檔案管理部門(mén)需要規(guī)范自身的管理工作，促使檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)。首先，檔案管理部門(mén)需要保障案卷的完整性，在收錄檔案信息的過(guò)程中，管理人員要檢查好卷宗的數(shù)量以及質(zhì)量，并按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)收錄檔案信息。管理人員還應(yīng)該為卷宗進(jìn)行明確的編碼，以便于工作人員的后期查詢(xún)。其次，檔案管理人員需要利用現(xiàn)代化的管理技術(shù)，將紙質(zhì)版的檔案盡量轉(zhuǎn)化為電子檔案。在電子檔案的管理過(guò)程中，將電子信息按照一定的檢索系統(tǒng)歸納起來(lái)，以便于在查詢(xún)檔案信息的過(guò)程中，只需要輸入簡(jiǎn)單的關(guān)鍵字，就能夠找到相關(guān)的檔案。最后，檔案管理部門(mén)所確立的檔案一定要符合國(guó)家的規(guī)定和要求。我國(guó)已經(jīng)對(duì)檔案管理工作作出了具體的要求，并明確指出了一些比較重要的、但不需要?dú)w檔的文件處理辦法。規(guī)定中指出，對(duì)于該類(lèi)文件需要立即銷(xiāo)毀，并不準(zhǔn)檔案管理人員透漏關(guān)于文件的任何信息。

（三）增強(qiáng)檔案管理功能

檔案管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)者需要重視檔案管理工作，并在選擇檔案管理人員的過(guò)程中提高標(biāo)準(zhǔn)。提高了檔案管理人員的素質(zhì)，才能夠更好地優(yōu)化管理人員的結(jié)構(gòu)。檔案管理工作應(yīng)該設(shè)置專(zhuān)門(mén)的管理人員，每個(gè)人需要負(fù)責(zé)的檔案功能不同，其所執(zhí)行的義務(wù)也不同。檔案管理人員要學(xué)習(xí)先進(jìn)的服務(wù)意識(shí)，并將為人民服務(wù)這一理念貫穿整個(gè)工作流程當(dāng)中，就能夠提升檔案管理的工作質(zhì)量。除此之外，檔案管理部門(mén)需要為管理人員提供培訓(xùn)的機(jī)會(huì)。良好的學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)能夠使檔案管理人員接觸到更加先進(jìn)的管理理念和管理模式。管理人員學(xué)習(xí)了更加專(zhuān)業(yè)的技能以后，就能夠提升自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。對(duì)于管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)也是為了轉(zhuǎn)變其服務(wù)意識(shí)，樹(shù)立起工作的責(zé)任心。

如今，檔案管理已經(jīng)被賦予了非常重要的責(zé)任和地位，其所具有的意義也受到廣大人民的熱切關(guān)注。檔案管理部門(mén)需要做好管理工作，并加強(qiáng)對(duì)檔案管理體系的建設(shè)。檔案管理部門(mén)的管理水平提升直接關(guān)乎到檔案是否能夠發(fā)揮其巨大的效用?？偠灾?，我國(guó)的檔案管理部門(mén)需要加強(qiáng)對(duì)于檔案的管理力度，并提升管理人員的素質(zhì)，促使檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量都能夠穩(wěn)步提升，使檔案實(shí)現(xiàn)其真正的社會(huì)價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

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[3] 陳艷平.關(guān)于檔案管理現(xiàn)代化的思考[J].黑龍江檔案，2015，01（03）：77.

[4] 王劍.試論檔案現(xiàn)代化管理的意義及措施[J].黑龍江史志，2014，01（03）：116.

篇10

（一）檔案管理現(xiàn)代化的特點(diǎn)

檔案管理現(xiàn)代化就是實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理。就是利用現(xiàn)代化的各種先進(jìn)技術(shù)來(lái)對(duì)檔案資源進(jìn)行收集、整理、加工、存儲(chǔ)和分析。同時(shí)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)加快推動(dòng)檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)，利用網(wǎng)絡(luò)將各檔案管理單位之間有效的聯(lián)系起來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，從而使檔案更好的為社會(huì)服務(wù)。

（二）檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容

首先，現(xiàn)代化的管理思想。在檔案管理工作中，需要利用現(xiàn)代化的管理思想，及時(shí)對(duì)傳統(tǒng)思維觀(guān)念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，及時(shí)對(duì)現(xiàn)代化檔案管理理念進(jìn)行更新，做到與時(shí)俱進(jìn)，從而在檔案管理工作中利用現(xiàn)代化管理方法和思想來(lái)加快推動(dòng)檔案事業(yè)的健康發(fā)展，強(qiáng)化對(duì)現(xiàn)代化檔案管理的深入認(rèn)識(shí)，使其更好的為社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)。

其次，現(xiàn)代化的管理人才。在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的工作中，現(xiàn)代化的管理人才具有不可或缺性，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要保證。作為現(xiàn)代化的檔案管理人才，不僅需要扎實(shí)的掌握現(xiàn)代化的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要對(duì)各種現(xiàn)代化的技術(shù)和管理技能進(jìn)行熟悉掌握。因?yàn)樵诳萍伎焖侔l(fā)展的今天，單一的技能已無(wú)法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，所以檔案管理部門(mén)需要加快引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代化新型檔案管理人才。

再次，現(xiàn)代化的管理方法。在檔案現(xiàn)代化管理工作中，現(xiàn)代化管理方法是檔案管理現(xiàn)代化的重要組成部分部分，需要通過(guò)建立健全檔案規(guī)章制度，利用現(xiàn)代化的管理理念和方法來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的現(xiàn)代化管理。

最后，現(xiàn)代化的管理手段?，F(xiàn)代化管理手段是檔案現(xiàn)代化管理得以實(shí)現(xiàn)的重要標(biāo)志，需要在檔案管理工作中，通過(guò)熟練的對(duì)現(xiàn)代化管理設(shè)備和軟件進(jìn)行使用，從而提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，加快推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。

二、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效措施

（一）加快對(duì)檔案管理觀(guān)念的更新

檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)，需要現(xiàn)代化的管理觀(guān)念，只有在現(xiàn)代化的管理意識(shí)下，才能從傳統(tǒng)的管理理念束縛下脫離開(kāi)來(lái)，加快推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。所以對(duì)于檔案管理人員來(lái)講，在現(xiàn)代化建設(shè)過(guò)程中，需要加快思想觀(guān)念的轉(zhuǎn)變，解放思想，大膽創(chuàng)新，不斷對(duì)自身的現(xiàn)代化意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化，從而在檔案工作中不斷進(jìn)行創(chuàng)新和探索。

（二）建立健全集中統(tǒng)一的檔案管理機(jī)制

集中統(tǒng)一管理機(jī)制是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的的重要標(biāo)志，檔案管理只有朝著這個(gè)方向努力，才能真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理。我國(guó)目前的檔案管理機(jī)制普遍處于比較分散的狀態(tài)，使用起來(lái)很不方便，也不便于統(tǒng)一管理，要從根本上解決這一難題，就必須建立健全一個(gè)集中統(tǒng)一的管理機(jī)制，制定出科學(xué)、合理、高效的管理制度，以制度化的管理來(lái)保證檔案管理技術(shù)的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，以及檔案管理各種軟件、硬件的選擇與使用，把原來(lái)分散、無(wú)序的檔案管理集中起來(lái)，統(tǒng)一納入到現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)中，使檔案資源能夠得到集中利用和共享。

（三）加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)

數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)工作，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的根本。由于檔案資源的數(shù)量不僅多而且復(fù)雜，要把檔案資源進(jìn)行歸類(lèi)、整理并輸入到數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中，沒(méi)有一套科學(xué)、合理的方法，是非常耗時(shí)耗力的，會(huì)嚴(yán)重影響到檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。因此，必須要在原檔案管理的基礎(chǔ)上，進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的分級(jí)著錄：對(duì)于內(nèi)容單一、使用價(jià)值比較低的卷宗實(shí)行案卷著錄；對(duì)于涉及內(nèi)容相同的則實(shí)行組合級(jí)著錄；對(duì)于涉及到重要或龐大、復(fù)雜內(nèi)容的卷宗，則實(shí)行文件級(jí)著錄。減少一些不必要的著錄環(huán)節(jié)，提高了數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的速度。

（四）加大現(xiàn)代化人才的培養(yǎng)和引進(jìn)

（1）建立完善的人才引進(jìn)機(jī)制

在現(xiàn)代化的檔案管理工作中，管理人員的素質(zhì)決定了檔案管理工作的水平，通過(guò)建立完善的人才機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化管理人才的引進(jìn)，使管理人員的素質(zhì)不斷提高，把各種現(xiàn)代化的科學(xué)知識(shí)與技術(shù)充分運(yùn)用到檔案管理工作中。

（2）加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有管理人員的培訓(xùn)，努力提高其綜合素質(zhì)？

要通過(guò)各種培訓(xùn)方法，使檔案人員能夠不斷吸收、消化各種有用的知識(shí)，掌握到更多有用的現(xiàn)代化管理知識(shí)和技能，努力培養(yǎng)出具有現(xiàn)代化管理水平的綜合型、高層次的檔案管理人才。

（五）強(qiáng)化檔案管理的服務(wù)職能，不斷拓寬服務(wù)范圍

傳統(tǒng)的檔案管理模式一般只注重檔案資源的收集與管理，而忽略了對(duì)檔案資源使用對(duì)象的服務(wù)職能，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，就必須改變這種被動(dòng)、不思進(jìn)取的落后模式，把檔案管理的重點(diǎn)放到為個(gè)人、企業(yè)單位、事業(yè)單位提供服務(wù)方面來(lái)，使檔案管理工作更好地為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展服務(wù)。