導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫(xiě)好一篇畢業(yè)生檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

高校畢業(yè)生檔案是指已經(jīng)完成國(guó)家教育部或者就讀高校所規(guī)定的學(xué)分或者學(xué)時(shí)的學(xué)生的個(gè)人檔案，檔案應(yīng)包括的內(nèi)容：學(xué)籍材料、社會(huì)活動(dòng)表現(xiàn)情況、、黨、團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲情況、體格資料、畢業(yè)材料等。

畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體，是大學(xué)生在校期間德智體等方面的真實(shí)歷史記錄，是反映大學(xué)畢業(yè)生綜合素質(zhì)的重要依據(jù)，也是大學(xué)生就業(yè)及其今后各級(jí)組織選拔、任用、考核的主要依據(jù)。以創(chuàng)新的思路認(rèn)真做好畢業(yè)生的檔案管理工作，充分挖掘檔案管理在促進(jìn)人才培養(yǎng)過(guò)程中的積極作用，特別是服務(wù)大學(xué)生成功就業(yè)的推進(jìn)作用，從而進(jìn)一步提升高校檔案管理的整體質(zhì)量和效益，是十分重要而又具有現(xiàn)實(shí)意義的。

二、高職畢業(yè)生人事檔案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題

高校畢業(yè)生檔案的重要性決定了我們應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行全面的規(guī)范管理，然而目前，就高職院校而言，檔案管理還存在諸多問(wèn)題。以我校為例，學(xué)校實(shí)行多層次、多形式、多種學(xué)制辦學(xué)，學(xué)生來(lái)源不一，學(xué)制有三年，有五年，形成的學(xué)生檔案材料也不一致，因此我們的畢業(yè)生檔案管理仍存在很多問(wèn)題，呈現(xiàn)出服務(wù)被動(dòng)化、管理不規(guī)范、管理模式陳舊等管理現(xiàn)狀。

服務(wù)被動(dòng)化。學(xué)生檔案的管理觀念陳舊，還停留在只是匯集學(xué)生在校的政治表現(xiàn)和畢業(yè)階段的終端學(xué)習(xí)成績(jī)，僅供查閱等單純的學(xué)籍資料歸檔作用上。對(duì)學(xué)生就業(yè)所需的推薦材料，也只是一些基本情況的介紹，與用人單位錄用需要的信息要求存在嚴(yán)重脫節(jié)現(xiàn)象，內(nèi)容單調(diào)、缺乏個(gè)性，既不能反映市場(chǎng)對(duì)人才所需求的綜合素質(zhì)，也無(wú)法起到為用人單位提供完整準(zhǔn)確的人才信息的載體作用。

檔案管理不夠規(guī)范。高職專院校在檔案管理上還沒(méi)有形成符合自身特點(diǎn)的實(shí)施細(xì)則和制度，在執(zhí)行過(guò)程中存在不夠嚴(yán)格的現(xiàn)象，使檔案管理流于形式，僅是充當(dāng)了檔案“保管員”的角色。

（1）檔案材料片面、不完整。這主要有兩個(gè)方面的原因：一是學(xué)生檔案來(lái)源的廣泛性。有來(lái)源于教學(xué)管理部門(mén)的，有來(lái)自系部的，有來(lái)自學(xué)生本人的，還有來(lái)自校外相關(guān)部門(mén)的，這些材料數(shù)量龐大，單從人事或教學(xué)方面考慮學(xué)生檔案的歸屬，很容易造成檔案材料收集的片面或重復(fù)，不利于學(xué)生檔案的完整和統(tǒng)一。二是檔案形成時(shí)間具有階段性。學(xué)生檔案一般是有季節(jié)性的特點(diǎn)，有的材料是在學(xué)生進(jìn)校時(shí)形成的，有的是按學(xué)期形成的。到了畢業(yè)生集中離校期間，時(shí)間緊，工作任務(wù)特別重，往往到了要即將轉(zhuǎn)寄檔案材料時(shí)匆忙安排幾個(gè)學(xué)生幫忙整理，他們沒(méi)有經(jīng)過(guò)專門(mén)的培訓(xùn)，經(jīng)驗(yàn)缺乏，責(zé)任心不足，導(dǎo)致各種問(wèn)題層出不窮。

（2）檔案材料用紙、書(shū)寫(xiě)不規(guī)范。從學(xué)生檔案中發(fā)現(xiàn)，有的材料用紙是8k，有的材料用紙是32k，尤其是《學(xué)生學(xué)籍成績(jī)單》，各個(gè)系基本不統(tǒng)一，影響檔案的利用質(zhì)量。還有一些檔案書(shū)寫(xiě)隨便，用圓珠筆書(shū)寫(xiě)，但是用圓珠筆書(shū)寫(xiě)的材料一般幾年后就開(kāi)始模糊，給檔案保存帶來(lái)很大的困難。

管理方式落后。我校仍采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，即以單一的紙質(zhì)檔案管理為主，導(dǎo)致學(xué)校檔案占用空間大，查閱不方便，容易出現(xiàn)脫頁(yè)或字跡不清晰等問(wèn)題。作為用于服務(wù)大學(xué)生就業(yè)的高校學(xué)生檔案，具有材料的豐富多樣性，收集材料過(guò)程的系統(tǒng)集中性和檔案材料服務(wù)就業(yè)的實(shí)用權(quán)威性等特點(diǎn)，這些特點(diǎn)對(duì)高校的學(xué)生檔案管理方式提出了新的要求，特別是對(duì)大學(xué)生在校期間成長(zhǎng)成才的行為表現(xiàn)形成的檔案材料要實(shí)行全過(guò)程的動(dòng)態(tài)管理，才能為用人單位提供客觀詳盡反映畢業(yè)生整體情況的檔案材料，其歸檔的信息量很大，工作量也很大，這樣的工作要求靠現(xiàn)行的以手工操作為主的管理方式是無(wú)法承擔(dān)的。

三、實(shí)行畢業(yè)生檔案規(guī)范化管理的對(duì)策思考

加強(qiáng)畢業(yè)生檔案宣傳與教育，提高畢業(yè)生檔案意識(shí)。

由于檔案管理人員的宣傳不到位，使得學(xué)生檔案意識(shí)嚴(yán)重缺乏。根據(jù)近期我校開(kāi)展的一項(xiàng)抽樣調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有極少數(shù)的同學(xué)認(rèn)為自己比較了解，而超過(guò)七成的學(xué)生表示自己對(duì)檔案不了解，不知道檔案有什么用甚至認(rèn)為檔案根本沒(méi)什么作用，也不清楚畢業(yè)后檔案到底該放到什么地方。對(duì)檔案知識(shí)的匱乏使學(xué)生不關(guān)心自己檔案的去向，對(duì)檔案丟失也不理不睬。在這種情況下，就采取不要檔案或者把檔案存于學(xué)校的方式，導(dǎo)致大量的畢業(yè)生檔案滯留學(xué)校，給本來(lái)就緊張的檔案庫(kù)房和匱乏的人力物力帶來(lái)巨大的壓力。因此必須加強(qiáng)對(duì)學(xué)生的宣傳和教育。在新生入學(xué)上交檔案時(shí)就對(duì)他們進(jìn)行宣傳教育，及時(shí)、完整地將檔案上交。大學(xué)期間，在填寫(xiě)檔案內(nèi)容時(shí)要規(guī)范、準(zhǔn)確、真實(shí)，不能弄虛作假。在學(xué)生畢業(yè)時(shí)，高校應(yīng)把該項(xiàng)工作納入畢業(yè)生教育工作之中，讓畢業(yè)生知道畢業(yè)生檔案的形成規(guī)律與作用，畢業(yè)生檔案運(yùn)轉(zhuǎn)的一些過(guò)程等，讓畢業(yè)生對(duì)自己的個(gè)人檔案有比較全面的了解，認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生檔案的不可或缺性，是自己生命中的不可分割的一部分。

更新服務(wù)觀念，樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)。

真正從服務(wù)大學(xué)生實(shí)現(xiàn)成功就業(yè)的要求來(lái)實(shí)施管理，杜絕畢業(yè)生檔案管理中存在的信息不全、信息失真、信息滯后等問(wèn)題。

（1）工作中主動(dòng)與畢業(yè)生檔案來(lái)源地多聯(lián)系與協(xié)調(diào)，及時(shí)收集、整理學(xué)生檔案。力求畢業(yè)生檔案來(lái)源內(nèi)容與來(lái)源渠道的安全。學(xué)生檔案的收集是保證檔案完整性的主要渠道，尤其是入團(tuán)、入黨志愿書(shū)、申請(qǐng)書(shū)、轉(zhuǎn)正報(bào)告、政審材料等，檔案管理人員要及時(shí)到所形成材料的部門(mén)收集材料，及時(shí)進(jìn)行鑒別整理。

（2）定期做好館藏畢業(yè)生檔案的管理情況統(tǒng)計(jì)，熟悉所藏的畢業(yè)生檔案的所有情況，以便能及時(shí)提供利用。

加強(qiáng)高素質(zhì)和復(fù)合型檔案管理人才的培養(yǎng)

目前的檔案管理主體多為兼職人員，專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)，因此，首先要轉(zhuǎn)變管理人員的管理理念，提高畢業(yè)生檔案服務(wù)于就業(yè)的意識(shí)，將檔案管理納入學(xué)校整體的規(guī)劃之中；其次，要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，并定期考核，不僅包括業(yè)務(wù)知識(shí)的熟悉情況，還有掌握與時(shí)代相適應(yīng)的電子信息管理技術(shù)；再次，要提高管理人員的職業(yè)道德水平，增強(qiáng)工作責(zé)任感和積極性。

有步驟、分重點(diǎn)推進(jìn)畢業(yè)生檔案信息化管理

在信息化時(shí)代，對(duì)畢業(yè)生檔案管理工作也提出了新的挑戰(zhàn)，原有的單一的管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)時(shí)檔案工作的發(fā)展要求，因此畢業(yè)生檔案信息化管理是高校檔案管理方式改革的必然。

（1）建立和完善畢業(yè)生檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。沒(méi)有信息化的操作平臺(tái)，談?wù)撔畔⒒ㄔO(shè)只是空想。因此要對(duì)各類操作設(shè)備進(jìn)行升級(jí)換代，加快對(duì)軟件系統(tǒng)的升級(jí)更新，建立一套完整的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。

（2）加強(qiáng)檔案信息基礎(chǔ)建設(shè)工作。在畢業(yè)生檔案信息化管理中，數(shù)據(jù)庫(kù)尤為重要，它以檔案為原始依據(jù)，是檔案信息化管理的核心。學(xué)生入校時(shí)，應(yīng)著手建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并以網(wǎng)上招生錄取時(shí)學(xué)生的電子檔案為基礎(chǔ)，入學(xué)后學(xué)生學(xué)籍卡制成標(biāo)準(zhǔn)式的電子文件格式，同時(shí)必須及時(shí)維護(hù)和更新，把學(xué)生在校期間的德、智、體、美等動(dòng)態(tài)地記錄每個(gè)大學(xué)生的成長(zhǎng)歷程。

篇2

關(guān)鍵詞　高職院?！‘厴I(yè)生　檔案管理

中圖分類號(hào)：G715 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A1 我校高職畢業(yè)生檔案的管屬部門(mén)及內(nèi)含

高職畢業(yè)生的檔案管理有的學(xué)校放在綜合管理部門(mén)，實(shí)行綜合管理；有的院校放在學(xué)生工作管理系統(tǒng)，由學(xué)生處統(tǒng)一管理；而有些院校放在各個(gè)學(xué)院、系部，實(shí)行分散管理。我校由各系專人負(fù)責(zé)、輔導(dǎo)員監(jiān)管，畢業(yè)生提取檔案需要攜帶畢業(yè)證、身份證、報(bào)到證等相關(guān)證件到系里領(lǐng)取。在特殊情況下，畢業(yè)生檔案暫時(shí)不能轉(zhuǎn)走，比如：處分未撤銷緩發(fā)畢業(yè)證者；欠學(xué)費(fèi)者；處分未撤銷緩發(fā)畢業(yè)證者，成績(jī)不合格者。監(jiān)管學(xué)生檔案的輔導(dǎo)員老師在學(xué)生領(lǐng)取檔案時(shí)告知學(xué)生應(yīng)該注意的事項(xiàng)有：第一，學(xué)生檔案是個(gè)人的重要資料，不能在個(gè)人手里存放；第二，學(xué)生個(gè)人不得自行拆封，應(yīng)由就業(yè)單位檔案管理部門(mén)拆封等。

高職畢業(yè)生檔案是指已經(jīng)完成教育部、學(xué)校、各專業(yè)人才培養(yǎng)方案中所有需要完成的項(xiàng)目學(xué)生個(gè)人的干部身份檔案。我校高職畢業(yè)生檔案里面的內(nèi)容有：高中學(xué)籍表；高考電子檔案；學(xué)生黨團(tuán)關(guān)系；每個(gè)學(xué)期學(xué)生綜合素質(zhì)考核表；各種評(píng)優(yōu)登記表；實(shí)習(xí)成績(jī)考核表；畢業(yè)論文答辯開(kāi)題報(bào)告；畢業(yè)論文答辯成績(jī)單；畢業(yè)生登記表；綜合成績(jī)單；學(xué)生誠(chéng)信檔案；全國(guó)普通高校?？飘厴I(yè)生就業(yè)通知書(shū)等材料。

2 高職院校畢業(yè)生檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，管理不規(guī)范

高職院校檔案管理和建設(shè)主體的重視程度不夠，意識(shí)不強(qiáng)，直接給管理工作帶來(lái)困難，也造成檔案管理中的混亂。在實(shí)際工作中，存在著輕視此項(xiàng)工作，不少檔案管理部門(mén)只遵循下發(fā)的《干部人事檔案材料收集規(guī)定》，并沒(méi)有形成自己的檔案細(xì)則和規(guī)定。在執(zhí)行過(guò)程中，存在不及時(shí)歸檔、亂歸檔等現(xiàn)象，檔案不能避免有丟失情況，等發(fā)現(xiàn)后再補(bǔ)材料和檔案，造成和原始材料的不一致。有的學(xué)校檔案管理者不固定，這直接造成管理混亂，導(dǎo)致人事檔案缺乏嚴(yán)肅性。

2.2 口袋檔案和棄檔現(xiàn)象逐年增多

口袋檔案是指畢業(yè)生拿到自己檔案后，沒(méi)有將自己的檔案放到所任職單位檔案管理部門(mén)，也沒(méi)有放在檔案的人才中心，就直接放在家中，這種現(xiàn)象的產(chǎn)生一方面是因?yàn)楫厴I(yè)生急于就業(yè)，并沒(méi)有簽訂正式的勞動(dòng)協(xié)議，另一方面也有不少是用人單位并沒(méi)有檔案存放部門(mén)。也有的高職畢業(yè)生為了自己以后方便換單位——跳槽，檔案直接就放自己“口袋”里。甚至有些畢業(yè)生畢業(yè)以后長(zhǎng)期將檔案放在學(xué)校，好像“永遠(yuǎn)”沒(méi)有檔案一樣，增加了學(xué)校檔案管理者的工作復(fù)雜度。

2.3 檔案管理手段陳舊落后，設(shè)備不先進(jìn)

由于高職院校對(duì)檔案不夠重視，管理投入有限，有的院校沒(méi)有專門(mén)的檔案管理部門(mén)，有許多檔案管理人員是身兼數(shù)職，沒(méi)有將全部精力放在檔案管理工作中，對(duì)任課老師、輔導(dǎo)員和學(xué)生檔案填寫(xiě)材料歸檔不及時(shí)，目前大多數(shù)高職院校仍以傳統(tǒng)的手工操作為主，整檔材料繁瑣復(fù)雜，加上每個(gè)學(xué)期都有新資料加入，歸檔人員常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆裝訂等大量工作，沒(méi)有時(shí)間考慮開(kāi)發(fā)案宗的內(nèi)在信息，計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理并沒(méi)有派上用場(chǎng)。

2.4 檔案私拆、涂改、丟失等不良現(xiàn)象存在

有的畢業(yè)生拿到檔案以后，馬上想知道這個(gè)袋子里裝的是什么，尤其在意在校期間一些表現(xiàn)，比如：教師評(píng)語(yǔ)、思想品德、畢業(yè)答辯成績(jī)等，在沒(méi)有聽(tīng)清輔導(dǎo)員老師或者檔案管理員的要求和強(qiáng)調(diào)時(shí)，就已經(jīng)將自己檔案袋打開(kāi)，甚至有些看到自己的表現(xiàn)和成績(jī)不算優(yōu)秀，立刻就拿起筆將自己的檔案材料涂改，還有部分同學(xué)在學(xué)期間表現(xiàn)不是太優(yōu)秀，個(gè)別學(xué)生就想到了棄檔或者將自己檔案弄丟等等。

2.5 高職院校檔案管理者檔案轉(zhuǎn)交和查詢管理不規(guī)范

高職院校還沒(méi)有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，造成發(fā)放檔案的過(guò)程隨意性很大，很不規(guī)范。有些學(xué)生的檔案采取機(jī)要傳遞方式，有些采取校方送達(dá)，有些學(xué)生直接將檔案帶走，也有不少是請(qǐng)人呈交等等。形式的不統(tǒng)一造成檔案發(fā)放的混亂，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)“人在檔案無(wú)”、“檔案有人無(wú)”等問(wèn)題。

3 高職院校畢業(yè)生檔案管理工作完善措施

（1）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，保證畢業(yè)生的檔案質(zhì)量。學(xué)校應(yīng)該統(tǒng)一各個(gè)部門(mén)各個(gè)學(xué)院系部意見(jiàn)，綜合討論人才培養(yǎng)方案，制定全校統(tǒng)一的載入學(xué)生檔案材料的全部?jī)?nèi)容，做好對(duì)外宣傳等工作。另外，各學(xué)院、系部、各專業(yè)、各班級(jí)針對(duì)自己的特殊情況，研究完善入載檔案內(nèi)容，做到檔案?jìng)€(gè)性化、特色化，將系部和專業(yè)宣傳出去。規(guī)定學(xué)校專門(mén)派一名領(lǐng)導(dǎo)直接掛帥管理，各學(xué)院各系部各班級(jí)有專門(mén)的檔案管理人員。

（2）重視宣傳，強(qiáng)化學(xué)生的檔案意識(shí)。從教育入手，使學(xué)生重視個(gè)人檔案。使學(xué)生從入學(xué)教育就懂得檔案的重要性，跟學(xué)生介紹檔案中存放的材料都有哪些，這些材料是過(guò)去的一個(gè)寫(xiě)照，只有歷史是不能更改的。畢業(yè)生應(yīng)樹(shù)立“人往哪里走，檔案跟著走”的原則，對(duì)于以后自己的工齡、保險(xiǎn)、升遷、轉(zhuǎn)正定級(jí)等方面都有好處。

（3）提高檔案管理者的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)檔案管理者的素質(zhì)提升。從樹(shù)立責(zé)任心和端正工作態(tài)度開(kāi)始，檔案管理者必須有較強(qiáng)的保密意識(shí)。學(xué)校應(yīng)經(jīng)常組織檔案管理校內(nèi)外的培訓(xùn)交流，全面提高檔案管理者的素質(zhì)，從技術(shù)手段上提高管理檔案的科學(xué)性。

（4）完善制度，完善檔案管理的各項(xiàng)制度。比如：建立臺(tái)賬制度，歸檔人員使用記錄、材料補(bǔ)充填入記錄制度等。每學(xué)年進(jìn)行學(xué)校檔案管理評(píng)比活動(dòng)，及時(shí)表?yè)P(yáng)先進(jìn)，對(duì)表現(xiàn)不足的環(huán)節(jié)提出建議，進(jìn)行修改。每學(xué)期定期進(jìn)行補(bǔ)充材料，歸檔材料入檔，畢業(yè)學(xué)期進(jìn)行全面大檢查，進(jìn)行查漏補(bǔ)缺等工作，保證畢業(yè)生檔案質(zhì)量。

（5）提高檔案管理的手段和方法，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理。在現(xiàn)階段中各高職院校檔案管理手段比較陳舊。我們?nèi)绻J(rèn)識(shí)到紙質(zhì)檔案管理的弊端，花費(fèi)的人力、物力、財(cái)力較大。如果我們推行或者實(shí)施紙質(zhì)檔案、電子檔案的雙套式管理，這樣可以滿足本地利用和異地利用并舉，切實(shí)提高服務(wù)意識(shí)。

總之，高職院校畢業(yè)生檔案管理的好壞，直接影響到學(xué)校的聲譽(yù)和學(xué)生個(gè)人的切身利益。作為高職院校，檔案管理工作者應(yīng)該不斷提高收集、整理、保管、利用、傳遞等方面的本領(lǐng)，做好管理的科學(xué)化、規(guī)范化，為學(xué)校服務(wù)，為畢業(yè)生和用人單位服務(wù)。

L芑鶼钅浚?010年校級(jí)課題《高職生就業(yè)抗挫力培養(yǎng)研究》的研究成果；2011河北省教育廳課題《高職高專學(xué)生就業(yè)抗挫力培養(yǎng)路徑研究》的前期成果，課題編號(hào)S2011214

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篇3

關(guān)鍵詞：畢業(yè)生檔案；管理信息系統(tǒng)；系統(tǒng)設(shè)計(jì)

檔案是人類從事各種社會(huì)活動(dòng)而形成的具有一定價(jià)值的材料或?qū)嵨铮侨祟惖墓餐?cái)富。檔案管理是一項(xiàng)必不可少的重要工作，如何科學(xué)地保管和有效利用檔案，是我們必須認(rèn)真思考的問(wèn)題。隨著社會(huì)發(fā)展，科技進(jìn)步，檔案的載體發(fā)生了變化，出現(xiàn)了電子檔案。電子檔案不同于傳統(tǒng)的檔案，其保管方法也需要隨之改變。為了提高檔案管理的水平，很多企業(yè)、部門(mén)都采用了電子檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)軟件來(lái)提高檔案管理的效率和水平。目前，針對(duì)各類檔案館對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的迫切需求，眾多軟件廠商均推出自己的電子檔案管理系統(tǒng)軟件，并贏得了市場(chǎng)的認(rèn)同。但目前這類軟件普遍存在的一些問(wèn)題也制約著其在檔案管理領(lǐng)域的進(jìn)一步拓展。這主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）價(jià)格昂貴。動(dòng)輒幾萬(wàn)元的一套管理系統(tǒng)對(duì)于大多數(shù)中小單位來(lái)說(shuō)還是難以接受的，也因此而制約其向更廣范圍的基層推廣。

（2）技術(shù)復(fù)雜、安裝維護(hù)困難。目前常見(jiàn)的檔案管理系統(tǒng)的安裝配置與系統(tǒng)管理都需要有較高的專業(yè)知識(shí)，用戶遇到問(wèn)題很難自行解決，對(duì)開(kāi)發(fā)商的依賴性很大。

（3）片面追求大而全。一些軟件廠商為了提高軟件的價(jià)格，采用了“以大充好”的辦法。不顧及客戶的實(shí)際需求而本著多模塊也就高價(jià)格的“策略”。而在實(shí)際使用當(dāng)中，一般檔案部門(mén)在應(yīng)用中只需要幾個(gè)常用的模塊。在目前的實(shí)際運(yùn)用中還鮮見(jiàn)一種價(jià)格便宜、性能穩(wěn)定、安裝維護(hù)簡(jiǎn)單、切實(shí)適合中小型檔案部門(mén)需求的、小巧靈活的檔案管理軟件。

高職學(xué)院畢業(yè)生信息管理是學(xué)院檔案管理中的一個(gè)重要組成部分。在過(guò)去計(jì)算機(jī)技術(shù)還不發(fā)達(dá)的年代，主要是靠紙質(zhì)的學(xué)籍卡來(lái)保存畢業(yè)生信息，這種方式非常原始，其弊端不言而喻。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和管理信息系統(tǒng)的發(fā)展，檔案管理由電子管理模式替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式。使用畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)來(lái)管理畢業(yè)生信息，具有手工管理所無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)，如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等。而這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高學(xué)生畢業(yè)生信息的管理效率。該系統(tǒng)使用B/S模式Web服務(wù)器端的開(kāi)發(fā)環(huán)境，它可以產(chǎn)生和運(yùn)行動(dòng)態(tài)的、交互的、高性能的應(yīng)用程序。本系統(tǒng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)、模塊功能進(jìn)行了分析與設(shè)計(jì)，系統(tǒng)在ASP的開(kāi)發(fā)環(huán)境下，使用SQL server 數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)了學(xué)校畢業(yè)生畢業(yè)生信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原等功能。本系統(tǒng)從需求分析、系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、具體功能的實(shí)現(xiàn)都嚴(yán)格遵循了軟件設(shè)計(jì)工程的思想。

下面簡(jiǎn)要介紹畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。

1、需求分析

為了提高畢業(yè)生檔案管理的水平，信息管理員需要對(duì)學(xué)生信息進(jìn)行錄入、修改、查詢、刪除以及還原等操作；檔案管理系統(tǒng)的主要目的就是利用軟件實(shí)現(xiàn)學(xué)生信息的錄入、查詢、修改、刪除的流程，使管理人員對(duì)畢業(yè)生信息的管理更加快捷，提高工作效率、降低管理成本。管理員對(duì)錄入畢業(yè)學(xué)生信息要求準(zhǔn)確、完全；管理員還要對(duì)錄入的基本信息隨時(shí)作更新修改，使管理員能夠得到學(xué)生的最新信息；為了確保信息安全和準(zhǔn)確，為系統(tǒng)管理員和一般用戶建立完善管理權(quán)限和身份級(jí)別，一般用戶不能對(duì)信息進(jìn)行添加、刪除。

2、用戶身份級(jí)別要求

根據(jù)用戶身份的不同從而對(duì)系統(tǒng)的使用權(quán)限有所不同，從權(quán)限大小大致可以分為：高級(jí)管理員和一般用戶，系統(tǒng)提供靈活的角色設(shè)定和權(quán)限的分配功能。

系統(tǒng)管理員：使用本系統(tǒng)的信息管理員，是權(quán)限最大的用戶，擁有管理系統(tǒng)的所有權(quán)限。主要負(fù)責(zé)對(duì)畢業(yè)生信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原、打印和用戶的管理。

一般用戶：本系統(tǒng)的一般用戶，能夠?qū)Ξ厴I(yè)生信息進(jìn)行查看、修改、打印和本身密碼的修改，但無(wú)錄入和刪除畢業(yè)生信息的權(quán)限。

3、系統(tǒng)功能模塊設(shè)置

具體操作：對(duì)畢業(yè)生信息進(jìn)行錄入、修改、查詢、刪除、打印和管理和用戶的設(shè)置。

（1）畢業(yè)生信息的錄入：管理員對(duì)人事信息的添加

操作對(duì)象：管理員

瀏覽對(duì)象：管理員

具體功能：信息管理員可以在檔案庫(kù)里新加畢業(yè)生信息，需按畢業(yè)生實(shí)際信息錄入；

（2）畢業(yè)生信息的修改：管理員和一般用戶修改錄入的人事信息

操作對(duì)象：管理員和一般用戶

瀏覽對(duì)象：管理員和一般用戶

具體功能：用戶和管理員在畢業(yè)生信息發(fā)生變化的時(shí)候可以對(duì)其變化信息進(jìn)行更改，使畢業(yè)生信息隨時(shí)更新，便于管理員的管理，能及時(shí)得到最新的畢業(yè)生信息；

（3）畢業(yè)生信息的查詢：管理員和一般用戶查看錄入的人事信息

操作對(duì)象：管理員和一般用戶

瀏覽對(duì)象：管理員和一般用戶

具體功能：用戶和管理員可以查詢已錄入的畢業(yè)生信息，系統(tǒng)提供了多種查詢方式，模糊查詢和常規(guī)查詢，如按姓名、性別、專業(yè)、工作單位等信息可以直接查詢；

（4）畢業(yè)生信息的刪除：管理員刪除錄入的人事信息

操作對(duì)象：管理員

瀏覽對(duì)象：管理員

具體功能：管理員可以將庫(kù)中多余的、辭退畢業(yè)生畢業(yè)生信息移出，可以對(duì)其信息永久性的刪除，也可以將其暫時(shí)性的刪除到回收站中，在回收站中可以將需要的信息還原，也可以將其永久性的刪除；

（5）畢業(yè)生信息的打印：管理員和一般用戶打印錄入的人事信息

操作對(duì)象：管理員

瀏覽對(duì)象：管理員

具體功能：用戶和管理員都能通過(guò)Word文檔導(dǎo)出查詢出來(lái)的畢業(yè)生信息，便可以直接通過(guò)Word文檔對(duì)畢業(yè)生信息進(jìn)行打印。為方便管理統(tǒng)計(jì)畢業(yè)生信息，也可以通過(guò)Word文檔導(dǎo)出查詢出來(lái)的某一類型所有畢業(yè)生列表，對(duì)其畢業(yè)生列表進(jìn)行打印。

（6）管理用戶的設(shè)置：管理員對(duì)其用戶名、密碼和用戶權(quán)限的設(shè)置

操作對(duì)象：管理員

瀏覽對(duì)象：管理員

具體功能：系統(tǒng)由高級(jí)管理員和一般用戶，一般用戶的權(quán)限是由高級(jí)用戶指定的，高級(jí)管理員可以對(duì)管理員用戶進(jìn)行修改、添加、刪除，及用戶密碼的設(shè)置和修改，高級(jí)管理員擁有整個(gè)系統(tǒng)的全部功能，一般用戶就能對(duì)畢業(yè)生信息的修改、查詢、打印的功能。

3、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的其他方面

在系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)過(guò)程中可以使用快速原型法，在短時(shí)間先開(kāi)發(fā)出 一個(gè)比較簡(jiǎn)單的管理系統(tǒng)。讓幾個(gè)管理員先試用，然后提出各種修改意見(jiàn)。對(duì)這些意見(jiàn)進(jìn)行篩選和論證，之后對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行修改、測(cè)試、檢查、直到系統(tǒng)性能達(dá)到用戶需求為止。原型法的主要優(yōu)點(diǎn)在于它是一種支持用戶的方法，使得用戶在系統(tǒng)生存周期的設(shè)計(jì)階段起到積極的作用。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的不斷補(bǔ)充、完善，這套管理系統(tǒng)功能基本符合學(xué)校要求，能夠完成全校學(xué)生信息的輸入、統(tǒng)計(jì)以及打印，并提供完整的系統(tǒng)維護(hù)功能和相關(guān)的權(quán)限管理機(jī)制。同時(shí)也考慮到了系統(tǒng)數(shù)據(jù)冗余的問(wèn)題，對(duì)于數(shù)據(jù)的一致性的問(wèn)題也通過(guò)程序進(jìn)行了有效的解決，極大地方便了管理人員，使其工作既快又好地開(kāi)展。

篇4

民辦高職院校畢業(yè)生在離校之前沒(méi)有落實(shí)就業(yè)單位的學(xué)生，需要將檔案返回生源地由院校就業(yè)指導(dǎo)中心派人送至即人才交流中心進(jìn)行登記編號(hào)，畢業(yè)生擇業(yè)期一年內(nèi)可以進(jìn)行免費(fèi)存放。

二、民辦院校就業(yè)檔案服務(wù)程序

1.開(kāi)具證明。擇業(yè)期內(nèi)未落實(shí)就業(yè)單位并且檔案還存放在市人才交流服務(wù)中心的畢業(yè)生可以享受一下服務(wù)：憑就業(yè)報(bào)到證開(kāi)具存放檔案證明、開(kāi)具未就業(yè)證明其他與檔案相關(guān)的證明。

2.檔案提取。擇業(yè)期（2年）內(nèi)就業(yè)手續(xù)辦理完的畢業(yè)生，可以憑就業(yè)報(bào)到證、加蓋公章的就業(yè)協(xié)議書(shū)，到各級(jí)人社局進(jìn)行檔案提取。擇業(yè)期內(nèi)沒(méi)有就業(yè)畢業(yè)生不能進(jìn)行檔案的提取。

3.對(duì)于自謀職業(yè)、出國(guó)留學(xué)、擇業(yè)期未滿的畢業(yè)生檔案和派遣期內(nèi)自謀職業(yè)或自費(fèi)出國(guó)留學(xué)以及擇業(yè)期滿后仍未就業(yè)的畢業(yè)生，可在各地市人才交流服務(wù)中心辦理人事檔案保管。

三、民辦高職院校學(xué)生“學(xué)籍檔案”與“人事檔案”的主要區(qū)別

民辦高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案是指學(xué)生通過(guò)參加全國(guó)統(tǒng)一高考并被錄取的學(xué)生檔案，它以文字資料形式記錄學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績(jī)、家庭狀況、高考成績(jī)、在校期間表現(xiàn)、在校期間的獎(jiǎng)懲情況等。民辦高職院校畢業(yè)生的人事檔案是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換的，畢業(yè)生畢業(yè)后將其學(xué)籍檔案中放入該畢業(yè)生的報(bào)到證當(dāng)中，然后由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位或人才交流機(jī)構(gòu)。學(xué)籍檔案也就正式成為畢業(yè)生的人事檔案，它需要通過(guò)畢業(yè)生與用人單位或人才交流機(jī)構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議，取得報(bào)到證后才能得以實(shí)現(xiàn)。

四、民辦高職院校畢業(yè)生檔案存在問(wèn)題及解決辦法

一是畢業(yè)生進(jìn)入國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國(guó)有企業(yè)，這些用人單位本身具有人事管理權(quán)，他們可以直接接收畢業(yè)生檔案。二是各類非公企事業(yè)單位與民營(yíng)機(jī)構(gòu)他們沒(méi)有檔案管理權(quán)。畢業(yè)生畢業(yè)后一定將檔案交由各級(jí)人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一管理。檔案存放在人才交流中心，方便又安全。三是畢業(yè)生在檔案的轉(zhuǎn)遞過(guò)程中需要注意一下幾點(diǎn)：

1.在不能完全搞清楚用人單位是否具備人事管理權(quán)之前，不能把檔案轉(zhuǎn)入該用人單位，應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)交給該用人單位所在地的人才交流中心進(jìn)行管理。

2.個(gè)別沒(méi)有檔案管理權(quán)的單位違規(guī)接收檔案，導(dǎo)致檔案丟失。為了避免上述情況發(fā)生，畢業(yè)生應(yīng)首先詢問(wèn)用人單位的性質(zhì)，在確定對(duì)方是否具有人事檔案管理權(quán)限后再?zèng)Q定將檔案投向哪里。

3.檔案的歸屬是有相關(guān)規(guī)程的，學(xué)生在離開(kāi)學(xué)校之前要制定好檔案調(diào)離時(shí)間，不要將檔案來(lái)回調(diào)離，最好做到一步到位。

4.畢業(yè)生畢業(yè)后在異地找到工作單位，戶口不落回本地的畢業(yè)生、考研的畢業(yè)生以及無(wú)法確定是否在用人單位長(zhǎng)期就職的畢業(yè)生，這部分學(xué)生可以將自己檔案交由人才交流服務(wù)中心進(jìn)行托管。

五、民辦高職院校畢業(yè)生工作后檔案提取及補(bǔ)辦辦法

篇5

針對(duì)目前高職高專畢業(yè)生人事檔案管理的現(xiàn)狀，我們提出有效的解決措施，具體從以下幾個(gè)方面進(jìn)行。

1.加強(qiáng)人事檔案重要性的宣傳與教育作為高職高專院校和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，應(yīng)該向畢業(yè)學(xué)生大力宣傳人事檔案的重要性，提升他們對(duì)人事檔案的認(rèn)知度，在畢業(yè)之后充分做好相關(guān)的檔案轉(zhuǎn)接工作，掌握檔案的所在地;及時(shí)與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)保持長(zhǎng)期的聯(lián)系，進(jìn)而有效地降低檔案的遺失和銷毀率。

2.做好充分的聯(lián)絡(luò)，保證人事檔案的完整性人才服務(wù)機(jī)構(gòu)要強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，對(duì)人事檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，對(duì)來(lái)了解檔案去向的學(xué)生，要細(xì)心地服務(wù)，并做好檔案的調(diào)取工作。對(duì)已報(bào)到的學(xué)生，應(yīng)做好相關(guān)的手續(xù)辦理登記工作，并與學(xué)生之間取得長(zhǎng)期的聯(lián)系。對(duì)不能及時(shí)將畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)出的，應(yīng)與用人單位和學(xué)生本人保持聯(lián)系，以便后期將檔案轉(zhuǎn)入。一旦畢業(yè)生的信息發(fā)生改變，應(yīng)與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)及時(shí)取得聯(lián)系，并且需將畢業(yè)之后的各項(xiàng)信息也納入到人事檔案，保證人事檔案的完整性，并提升它的利用價(jià)值。

3.提升人事檔案的轉(zhuǎn)接質(zhì)量造成檔案遺失的主要原因是人檔分離，而根本原因就是辦理檔案轉(zhuǎn)移的程序繁瑣，浪費(fèi)經(jīng)歷和時(shí)間。因此人才服務(wù)機(jī)構(gòu)在人事檔案的轉(zhuǎn)移辦理方面要及時(shí)，或?qū)嵭羞h(yuǎn)程辦理服務(wù)，通過(guò)郵寄來(lái)完成相關(guān)的辦理，進(jìn)而提升學(xué)生的檔案管理意識(shí)。

4.完善人事檔案管理制度人事服務(wù)機(jī)構(gòu)是在滿足社會(huì)發(fā)展需求的基礎(chǔ)上誕生的，它也可以視為一種社會(huì)流動(dòng)人才管理部門(mén)。而人事檔案就是實(shí)施管理的重要依據(jù)。因此，必須完善人事檔案管理制度，使人事服務(wù)機(jī)構(gòu)、畢業(yè)生以及高職高專院校之間保持聯(lián)系，完善人事的內(nèi)容，對(duì)人事檔案的管理與轉(zhuǎn)移進(jìn)行全方位，有效提升人力資源利用率。

5.改進(jìn)檔案管理部門(mén)的服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)內(nèi)容一般情況下，高職高專畢業(yè)生的人事檔案主要由人才服務(wù)機(jī)構(gòu)代為保管。因此，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)必須掌握社會(huì)對(duì)人事檔案內(nèi)容和信息的需求，及時(shí)和學(xué)校溝通，并填充內(nèi)容，使其信息具有完整性，進(jìn)而提升檔案的價(jià)值。在服務(wù)的內(nèi)容和機(jī)制上，使其更加全面和完善，如參加各類考試資格審核、黨團(tuán)組織關(guān)系管理、轉(zhuǎn)正定級(jí)、養(yǎng)老保險(xiǎn)以及聘用合同簽證等，這樣才能體現(xiàn)出檔案的真正價(jià)值，使學(xué)生紛紛加入到存檔的隊(duì)伍之中來(lái)。

6.用人單位應(yīng)重視檔案的建設(shè)與延續(xù)企事業(yè)單位應(yīng)將高職高專畢業(yè)生在各個(gè)階段的個(gè)人信息及時(shí)記錄進(jìn)去，包含的內(nèi)容主要為業(yè)績(jī)、綜合素質(zhì)與能力、評(píng)價(jià)、工作中的表現(xiàn)、經(jīng)權(quán)威部門(mén)認(rèn)定的業(yè)績(jī)考核信息以及工作的變更等。使個(gè)人的信息能夠完全被社會(huì)最大化地掌握，并使檔案的內(nèi)容一直處于動(dòng)態(tài)和不斷豐富的過(guò)程，提升它的實(shí)用價(jià)值。

二、結(jié)語(yǔ)

篇6

關(guān)鍵詞：公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)；高校畢業(yè)生；人事檔案；管理

高校畢業(yè)生檔案是國(guó)家干部人事檔案的重要組成部分，是高校畢業(yè)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄。當(dāng)前，在高校畢業(yè)生人事檔案管理方面，普遍存有“人事檔案無(wú)用論”的觀點(diǎn)和現(xiàn)象，表現(xiàn)在高校畢業(yè)生自身對(duì)檔案不重視，政府公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理和提供相關(guān)涉檔服務(wù)不到位，給高校畢業(yè)生今后接受選拔、任用、考核以及行政、事業(yè)單位結(jié)構(gòu)調(diào)配方面，帶來(lái)了負(fù)面隱患和障礙。因此，在當(dāng)前就業(yè)創(chuàng)業(yè)新常態(tài)下，無(wú)論從開(kāi)展高校畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)角度，還是加強(qiáng)人事檔案管理的角度，都應(yīng)是公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)的重要內(nèi)容和工作職責(zé)。

1 人事檔案對(duì)高校畢業(yè)生的社會(huì)生活仍然起到不可或缺的作用

人事檔案是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。高校畢業(yè)生檔案是高校畢業(yè)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、事業(yè)單位結(jié)構(gòu)調(diào)配方面發(fā)揮著重要作用。當(dāng)前，在人們?nèi)粘Ｉ钪?，人事的檔案的作用仍然不可或缺，諸如享受養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)等國(guó)家推行的福利政策方面，在個(gè)人辦理報(bào)考公務(wù)員、工資提升、職稱評(píng)定以及出國(guó)手續(xù)等，都起到最原始的依據(jù)作用，相關(guān)部門(mén)必須審查的材料之一。因此，加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作管理，特別是高校畢業(yè)生的檔案工作，不僅是組織人事工作的基本要求，也是高校畢業(yè)生立足社會(huì)、謀求發(fā)展的基礎(chǔ)。

自2002年以來(lái)，我國(guó)實(shí)行“勞動(dòng)者自謀職業(yè)、自主創(chuàng)業(yè)，市場(chǎng)調(diào)節(jié)就業(yè)，政府促進(jìn)就業(yè)”的積極就業(yè)政策。高校畢業(yè)生就業(yè)也由國(guó)家統(tǒng)包統(tǒng)分，相應(yīng)調(diào)整為推薦就業(yè)、自謀職業(yè)和市場(chǎng)就業(yè)的就業(yè)政策。做好人事檔案管理工作，就是為那些敢于到民營(yíng)企業(yè)創(chuàng)業(yè)、敢于自謀職業(yè)、敢于自主創(chuàng)業(yè)的高校畢業(yè)生提供了配套服務(wù)，解決了他們的退路問(wèn)題。所以，開(kāi)展高校畢業(yè)生人事檔案管理工作，是落實(shí)積極就業(yè)政策，做好公共就業(yè)服務(wù)工作、踐行“政府促進(jìn)就業(yè)”的重要手段，必須抓緊抓實(shí)。

2 當(dāng)前高校畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問(wèn)題

當(dāng)前，高校畢業(yè)生人事檔案管理工作存在問(wèn)題如下：。

一是個(gè)別地方對(duì)高校畢業(yè)生人事檔案管理工作不重視。

主要表現(xiàn)為，在原人事部門(mén)所屬人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)和原勞動(dòng)保障部門(mén)所屬公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)的整合過(guò)程中，對(duì)社會(huì)化檔案管理沒(méi)有充分的重視，故意削弱檔案管理機(jī)構(gòu)力量，不單獨(dú)建立專門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，不配備專職的工作人員。檔案管理設(shè)施投入嚴(yán)重不足，“防火、防盜、防蛀、防霉、防油、防輻射”設(shè)施不全，有的甚至連檔案庫(kù)房所必須的溫度計(jì)、干濕計(jì)、吸潮機(jī)等基本設(shè)備都沒(méi)配備。檔案管理制度缺乏，或者管理制度不規(guī)范、不完善，或者有制度不堅(jiān)持、不執(zhí)行，隨意性極大，缺乏嚴(yán)格的管理措施等。檔案管理指導(dǎo)思想僵化，計(jì)劃經(jīng)濟(jì)年代的檔案管理思想嚴(yán)重，嚴(yán)重制約的檔案的利用和流動(dòng)。

二是部分民營(yíng)企業(yè)對(duì)人事檔案的作用缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。

檔案是歷史的真實(shí)記錄，通過(guò)利用檔案，可以清楚地了解員工過(guò)去的工作軌跡，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和科學(xué)管理提供重要的參考和依據(jù)。

三是部分高校畢業(yè)生對(duì)人事檔案的作用也缺乏應(yīng)有重視。

某學(xué)院04年畢業(yè)生張先生大專畢業(yè)以后，決心自主創(chuàng)業(yè)。他認(rèn)為自己不去找工作、不用買(mǎi)社保，人事檔案沒(méi)有什么用處，于是想當(dāng)然的把自己的人事檔案放在自己手中保管。一段時(shí)期的創(chuàng)業(yè)之后，具有一定工作能力的張學(xué)生又進(jìn)入了一家大型企業(yè)工作，企業(yè)要審查他的檔案，了解他以往的學(xué)習(xí)、工作情況，并為他購(gòu)買(mǎi)社保。沒(méi)想到，由于畢業(yè)后未及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)接手續(xù)，檔案卻找不到了。沒(méi)辦法，張先生只好通過(guò)補(bǔ)辦檔案里的各種證明，來(lái)補(bǔ)一份人事檔案了。但是，人事檔案里那些珍貴的信息卻再也不補(bǔ)回來(lái)了。向張先生抱有這種心態(tài)的高校畢業(yè)生大有人在。以某市近年接檔、轉(zhuǎn)檔和發(fā)檔為例，該市每年共接納各類畢業(yè)生檔案1.8萬(wàn)份，實(shí)際每年發(fā)檔、轉(zhuǎn)檔約1萬(wàn)份，現(xiàn)存歷年積存檔案，即所謂的“棄檔”有1.2萬(wàn) 份，這充分說(shuō)明了部分高校畢業(yè)生對(duì)自己人事檔案的淡漠心態(tài)。

以上情況的存在，導(dǎo)致了高校畢業(yè)生人事檔案管理工作產(chǎn)生了一系列的問(wèn)題和矛盾。一是“死檔棄檔”加大管理成本。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，全國(guó)各級(jí)人才流動(dòng)中心管理保存的330萬(wàn)份人事檔案中，就有60多萬(wàn)份與主人失去聯(lián)系。二是“人質(zhì)檔案”制約人事流動(dòng)。隨著人才流動(dòng)的加快，一些單位為留住人才或逼迫跳槽人員辦清相關(guān)手續(xù)而扣留人事檔案。2015年5月，某企業(yè)醫(yī)院因13名高校畢業(yè)生擅自離職而強(qiáng)制扣留了他們的人事檔案，導(dǎo)致這13名畢業(yè)生聯(lián)名狀告公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)不作為，沒(méi)有及時(shí)提供檔案托管服務(wù)項(xiàng)目，使他們的人事檔案成為了“人質(zhì)檔案”。三是“檔案克隆”引發(fā)人事糾紛。有的單位為引進(jìn)更多高層次、高學(xué)歷、高水平人才，或?yàn)榱藛挝簧襁_(dá)標(biāo)，紛紛出臺(tái)各種優(yōu)惠政策吸引人才，甚至作出重建檔案的承諾。人事檔案成了原單位和新單位人才“拉鋸戰(zhàn)”的焦點(diǎn)，引發(fā)人事糾紛。四是“注水檔案”透支社會(huì)信用。人事檔案關(guān)系到個(gè)人職位升遷、工資水平、福利待遇等切身利益，有些人便在檔案上打起了主意，涂改、偽造檔案，假工齡、假年齡、假學(xué)歷、假職稱等材料被塞入檔案，以致出現(xiàn)了“學(xué)歷越來(lái)越高，年齡越來(lái)越小，工齡越來(lái)越長(zhǎng)，獎(jiǎng)項(xiàng)越來(lái)越多”的現(xiàn)象，這就使檔案的信用功能大打折扣。近幾年新聞媒體報(bào)道的學(xué)歷造假、年齡造假、黨齡造假的案例，實(shí)質(zhì)就是反映了社會(huì)公共人事檔案管理不到位的問(wèn)題。

3 公共就業(yè)服務(wù)對(duì)人事檔案加強(qiáng)管理的措施建議

1、加強(qiáng)公共社檔服務(wù)的立法建設(shè)。一是從國(guó)家層面出臺(tái)高校畢業(yè)生離校后人事檔檔管理制度。建立全國(guó)統(tǒng)一的高校畢業(yè)生人事檔案管理制度、轉(zhuǎn)遞制度、接收制度、歸檔制度、借閱制度和產(chǎn)權(quán)歸屬制度及相關(guān)的服務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)制度。二是從立法的角度，規(guī)范政府應(yīng)提供的涉檔服務(wù)機(jī)構(gòu)、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)項(xiàng)目和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。目前，山東省人力資源和社會(huì)保障廳在即將提報(bào)省人大常委會(huì)審議的《山東省人力資源市場(chǎng)管理?xiàng)l例》（草案），將檔案托管服務(wù)列為政府所屬公共人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)的服務(wù)內(nèi)容，成為我國(guó)目前唯一對(duì)社會(huì)公共檔案管理服務(wù)進(jìn)行立法規(guī)范的省份，為我國(guó)社會(huì)公共檔案管理的社會(huì)化邁出了可喜一步。

2、加強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)。在新一輪的事業(yè)單位改革中，著重加強(qiáng)社會(huì)化檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)，在行政隸屬上可以屬于各級(jí)人力資源管理機(jī)構(gòu)，按照可按每管理萬(wàn)冊(cè)檔案數(shù)額，科學(xué)確定專兼職工作人員編制。加強(qiáng)檔案庫(kù)房建設(shè)投入，確保正常業(yè)務(wù)開(kāi)展所需經(jīng)費(fèi)需要。

篇7

關(guān)鍵詞:大學(xué)生檔案管理 就業(yè) 作用

大學(xué)生檔案記載著在校期間的學(xué)習(xí)、生活及各種表現(xiàn)情況，是了解學(xué)生的重要信息資源，也是用人單位選拔人才的主要依據(jù)，是國(guó)家人事檔案的重要部分。因此，當(dāng)學(xué)生檔案管理工作非常重要，與大學(xué)生就業(yè)有著密切的關(guān)系。對(duì)用人單位而言，想要聘用優(yōu)秀的人才，在招聘過(guò)程中，通過(guò)看學(xué)生的簡(jiǎn)歷和表現(xiàn)，在短短時(shí)間內(nèi)不能深入了解畢業(yè)生的素質(zhì)。比較簡(jiǎn)潔的方法就是通過(guò)大學(xué)生檔案來(lái)了解學(xué)生在校期間的品德表現(xiàn)、心理素質(zhì)、知識(shí)技能等。也就是說(shuō)通過(guò)大學(xué)生檔案能夠看出畢業(yè)生的質(zhì)量。本文主要就新形勢(shì)下如何加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理，服務(wù)大學(xué)生就業(yè)談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

一、大學(xué)生檔案管理在大學(xué)生就業(yè)中的作用

(一)為畢業(yè)生和用人單位提供檔案查閱服務(wù)

大學(xué)生就業(yè)中檔案起著非常重要的作用，有著不可替代的地位。大學(xué)生檔案經(jīng)過(guò)了收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)，匯集了大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)等情況，是學(xué)生過(guò)去人生經(jīng)歷的記錄。從中能夠看出學(xué)生在德智體美勞等方面的綜合素質(zhì)情況，畢業(yè)生可以用此來(lái)向用人單位推薦自己，是最權(quán)威的憑證；對(duì)用人單位來(lái)說(shuō)，可以此為主要依據(jù)來(lái)選拔人才，也可以為以后人事部門(mén)選拔人才提供參考依據(jù)。高等院校通過(guò)大學(xué)生檔案管理工作，提供檔案查閱服務(wù)，使畢業(yè)生、學(xué)校、用人單位、人事部門(mén)等能夠得到畢業(yè)生信息，促進(jìn)有效交流與溝通，有助于畢業(yè)生就業(yè)。

(二)做好畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作

大學(xué)生檔案管理工作的一個(gè)重要項(xiàng)目是畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作，也是大學(xué)生檔案管理工作中非常重要的一環(huán)。我國(guó)人事檔案實(shí)行檔隨人走的原則，畢業(yè)生就業(yè)時(shí)，畢業(yè)生檔案要通過(guò)轉(zhuǎn)遞工作與學(xué)生就業(yè)實(shí)現(xiàn)同向流動(dòng)，不管學(xué)生畢業(yè)時(shí)是否落實(shí)了工作單位，在畢業(yè)生畢業(yè)前后一段時(shí)間，畢業(yè)生的檔案轉(zhuǎn)遞工作必須完成，這是“人檔合一”檔案管理的要求。因此，高校大學(xué)生檔案管理部門(mén)，要整理好畢業(yè)生檔案，按照規(guī)定的時(shí)間向相關(guān)部門(mén)轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案。

二、加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理，促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)

(一)轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)學(xué)生檔案材料的收集與整理

大學(xué)生檔案管理工作的改進(jìn)首先要更新觀念，從學(xué)生檔案是學(xué)生學(xué)籍資料簡(jiǎn)單積累的傳統(tǒng)觀念中走出來(lái)，樹(shù)立高校畢業(yè)生檔案管理新理念。要從思想上真正認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案不僅是學(xué)生在校生活的歷史記載，更是為大學(xué)生就業(yè)、用人單位選拔人才等提供權(quán)威信息的重要依據(jù)。高校畢業(yè)生檔案有穩(wěn)定性也有流動(dòng)性特征，主要工作包括：整理、建檔新生的檔案材料；歸納學(xué)生大學(xué)期間的檔案材料；整理、轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案等。

目前人才市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)加劇，畢業(yè)生求職趨向多樣化，畢業(yè)生的求職意識(shí)大大提前。因此要發(fā)揮檔案材料對(duì)學(xué)生就業(yè)的作用，從學(xué)生入學(xué)開(kāi)始就要給予關(guān)注，做好建檔工作。建檔工作要收集學(xué)生在校期間參與的公益勞動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐、選修課、文藝活動(dòng)等，對(duì)學(xué)生的助人為樂(lè)、遵守校規(guī)校紀(jì)、獎(jiǎng)懲情況、心理測(cè)試、各類證書(shū)等都要給予及時(shí)的整理、歸檔。大學(xué)生檔案信息只有真實(shí)、明確，才能為大學(xué)生就業(yè)打下良好的基礎(chǔ)。

(二)明確高校檔案和歸檔規(guī)范

大學(xué)生檔案管理工作應(yīng)有明確的要求，作為權(quán)威部門(mén)的教育部要結(jié)合新形勢(shì)下對(duì)人才的需求，對(duì)檔案的收集范圍、教師對(duì)學(xué)生的評(píng)價(jià)方位等作出統(tǒng)一的規(guī)定。按照國(guó)家檔案局下發(fā)的《干部檔案工作條例》的通知，對(duì)大學(xué)生檔案管理工作制定出統(tǒng)一的規(guī)范，規(guī)范化高下檔案管理工作。高校在新生入學(xué)之后，就要注重抓檔案歸入工作，觀察學(xué)生的各項(xiàng)表現(xiàn)并如實(shí)記載，做到及時(shí)記錄，確保材料的連續(xù)性和完整性，這能為后續(xù)的檔案整理工作減少麻煩，又能增加學(xué)生檔案信息的豐富程度，保障檔案的完整性與及時(shí)性，使檔案真正成為用人單位選拔人才的可靠依據(jù)。

(三)創(chuàng)新機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案管理信息化

畢業(yè)生檔案管理在保留紙質(zhì)檔案的同時(shí)，還要進(jìn)行積極地創(chuàng)新，建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。借助信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)來(lái)管理學(xué)生檔案，能規(guī)范化檔案管理，同時(shí)又能擴(kuò)充檔案的信息量，為用人單位提供快捷、豐富的信息材料?，F(xiàn)階段，一些高校在招生時(shí)已經(jīng)建立招生電子檔案，但并沒(méi)有深入。為了使畢業(yè)生檔案更好地服務(wù)于畢業(yè)生就業(yè)，畢業(yè)生檔案管理部門(mén)應(yīng)該學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)，逐步完善學(xué)生電子檔案，分類歸檔學(xué)生信息。只要打開(kāi)這個(gè)系統(tǒng)，學(xué)生的資料就清楚明了，便于查閱與補(bǔ)充。并且，畢業(yè)生電子檔可以永久留在學(xué)校，便于查找，又可以根據(jù)電子檔案聯(lián)系方式掌握畢業(yè)生就業(yè)去想，與畢業(yè)生進(jìn)行實(shí)時(shí)溝通，掌握就業(yè)的第一手資料。

(四)做好管理審核工作，發(fā)揮其在畢業(yè)生擇業(yè)中的作用

高校要根據(jù)畢業(yè)生畢業(yè)時(shí)間，對(duì)畢業(yè)生檔案進(jìn)行整理，按照統(tǒng)一的打印格式和紙張型號(hào)、字形大小等進(jìn)行整理，分類整理學(xué)生的基本情況、思想品德素質(zhì)情況、黨團(tuán)情況、身心素質(zhì)情況等，使整理出來(lái)的內(nèi)容完整、條理清晰、格式統(tǒng)一。另外，要做好檔案材料的審核，看看是否缺項(xiàng)，該蓋章的地方是否加蓋了相應(yīng)的公章，確保每個(gè)畢業(yè)生的檔案內(nèi)容完整、手續(xù)齊全、材料真實(shí)。

總之，大學(xué)生檔案管理是國(guó)家人事檔案的重要組成部分，對(duì)促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)有著重要的作用。因此，高校大學(xué)生檔案管理部門(mén)要改革檔案管理制度，使檔案在大學(xué)生就業(yè)中發(fā)揮出應(yīng)有的作用，服務(wù)于大學(xué)生就業(yè)，服務(wù)于社會(huì)與用人單位的需求。

參考文獻(xiàn)：

[1]李紅.淺談高校學(xué)生檔案管理與大學(xué)生就業(yè)，濰坊學(xué)院學(xué)報(bào)，2010（2）

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【關(guān)鍵詞】“三化”理念；學(xué)生檔案；過(guò)程管理

高校學(xué)生檔案是向用人單位全面推薦和介紹畢業(yè)生情況。目前學(xué)生檔案材料包含的內(nèi)容主要有：畢業(yè)生登記表、入團(tuán)入黨材料、體檢表、學(xué)生成績(jī)表、各種獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、綜合測(cè)評(píng)表等。它是以紙張作為檔案的載體，具有實(shí)體性、原始性和唯一性等特點(diǎn)，是一種寶貴的信息資源，有利于用人單位對(duì)學(xué)生進(jìn)行客觀、真實(shí)而全面的了解。檔案是人事檔案部門(mén)對(duì)當(dāng)事人進(jìn)行轉(zhuǎn)正、定級(jí)、職稱評(píng)定、計(jì)算工齡等問(wèn)題時(shí)的重要依據(jù)。每個(gè)人在職業(yè)生涯中會(huì)遇到職稱評(píng)定、工齡計(jì)算、工作更換等情況，由于近幾年畢業(yè)生工作流動(dòng)性較大，人事檔案部門(mén)只能依據(jù)檔案的記載情況進(jìn)行相關(guān)核算，另外，在辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、出國(guó)深造手續(xù)和考研、考公務(wù)員時(shí)，也要用到檔案。

一、高校學(xué)生檔案管理的創(chuàng)新思路

檔案管理看似一個(gè)程式化刻板的工作，其管理卻應(yīng)該是一個(gè)不斷動(dòng)態(tài)更新的過(guò)程。本人的創(chuàng)新思路便是將刻板的工作動(dòng)態(tài)化，全過(guò)程、分階段的對(duì)檔案進(jìn)行超前的、過(guò)程的、追蹤的管理。具體分以下三個(gè)階段：

（一）檔案超前管理階段。以“三化”理念為指導(dǎo)，強(qiáng)化學(xué)生檔案管理基礎(chǔ)性工作。面對(duì)當(dāng)前的就業(yè)形勢(shì)，高校的檔案管理工作必須具有超前性，考慮到檔案材料在大學(xué)生就業(yè)中所起的特殊作用，改變過(guò)去畢業(yè)生離校后再集中整理歸檔的管理方法，從學(xué)生進(jìn)校起就做好建檔工作，杜絕因臨時(shí)突擊行為，造成錯(cuò)裝、漏裝和檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)、不準(zhǔn)確的情況發(fā)生。

（二）檔案過(guò)程管理階段。強(qiáng)化服務(wù)功能，通過(guò)設(shè)計(jì)完善誠(chéng)信檔案、臺(tái)帳、建立檔案借閱登記表、專遞交接表等方式，創(chuàng)新學(xué)生檔案管理模式。

（三）檔案追蹤管理階段。發(fā)揮檔案管理功能，設(shè)計(jì)2010屆、2011屆《宿遷學(xué)院五系畢業(yè)生信息反饋調(diào)查問(wèn)卷》及《宿遷學(xué)院五系畢業(yè)生就業(yè)市場(chǎng)反饋調(diào)查問(wèn)卷》，作調(diào)查、統(tǒng)計(jì)、分析，構(gòu)建畢業(yè)生信息反饋檔案系統(tǒng)。

二、創(chuàng)新舉措——以宿遷學(xué)院五系學(xué)生檔案管理為例

（一）提出并運(yùn)用檔案“三化管理”、“超前管理”、“過(guò)程管理”、“追蹤管理”理念，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，充分發(fā)揮學(xué)生檔案在就業(yè)服務(wù)中的作用。學(xué)生檔案管理的“三化”，即規(guī)范化、精細(xì)化、動(dòng)態(tài)化。規(guī)范化是以統(tǒng)一的辦法和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理；精細(xì)化是在規(guī)范化的前提下精益求精和創(chuàng)新，完善檔案管理；動(dòng)態(tài)化是對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行及時(shí)更新，隨時(shí)能夠體現(xiàn)學(xué)生現(xiàn)實(shí)的表現(xiàn)情況。

（二）制定實(shí)施《宿遷學(xué)院五系學(xué)生檔案管理辦法》、建立《五系學(xué)生檔案管理臺(tái)帳》、建立《學(xué)生檔案借閱登記表》、建立《五系畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞交接表》。具體的做法為：按照宿遷學(xué)院學(xué)生檔案管理的要求，結(jié)合五系一直以來(lái)學(xué)生檔案管理的做法，經(jīng)系部例會(huì)討論，制定《宿遷學(xué)院五系學(xué)生檔案管理辦法》。本辦法共五章，二十五條，從總則、系部檔案管理職責(zé)、歸檔材料、檔案管理要求、學(xué)生檔案查（借）閱五個(gè)大的方面作了規(guī)定。建立學(xué)生檔案柜標(biāo)簽，按年級(jí)、專業(yè)、班級(jí)順序存放學(xué)生檔案，便于識(shí)別及統(tǒng)一管理。從2005級(jí)開(kāi)始建立全系學(xué)生檔案管理臺(tái)帳。按照檔案袋的目錄內(nèi)容，以班級(jí)為單位學(xué)號(hào)為順序制作全系每一個(gè)班級(jí)的檔案臺(tái)帳。臺(tái)帳最初是在新生入學(xué)時(shí)同新生檔案一起建立。檔案袋中含有的所有材料，在臺(tái)帳中顯示備注出來(lái)并標(biāo)注分?jǐn)?shù)。建立學(xué)生檔案借閱登記表。因用人單位政審、應(yīng)征入伍等情況需使用時(shí)，在“檔案借閱登記表”上說(shuō)明理由，并經(jīng)借閱單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)后借出，并按期歸還。建立五系畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞交接表。使檔案保管轉(zhuǎn)遞責(zé)任到人，確保學(xué)生檔案的安全。實(shí)行對(duì)學(xué)生檔案的動(dòng)態(tài)管理。臺(tái)帳及檔案的更新通常在在每次評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)以后、學(xué)生受處分后、以及畢業(yè)班畢業(yè)前幾個(gè)時(shí)段。

（三）設(shè)計(jì)《五系學(xué)生誠(chéng)信檔案》，并動(dòng)態(tài)記錄，最終歸檔。誠(chéng)信檔案包含學(xué)生親筆簽名的誠(chéng)信承諾書(shū)，個(gè)人基本情況（專業(yè)班級(jí)、政治面貌、貧困生認(rèn)定信息、助學(xué)貸款信息等），誠(chéng)信記錄（四學(xué)年的學(xué)風(fēng)考風(fēng)情況、拖欠費(fèi)用情況、償還貸款情況、日常行為情況、其他表現(xiàn)情況及誠(chéng)信情況總記錄）。

（四）設(shè)計(jì)2010屆、2011屆《宿遷學(xué)院五系畢業(yè)生信息反饋調(diào)查問(wèn)卷》及《宿遷學(xué)院五系畢業(yè)生就業(yè)市場(chǎng)反饋調(diào)查問(wèn)卷》，并作調(diào)查、統(tǒng)計(jì)、分析，給系部學(xué)生檔案管理、教學(xué)及就業(yè)指導(dǎo)工作作參考，為進(jìn)一步完善各項(xiàng)工作提供依據(jù)。

三、創(chuàng)新效果—以宿遷學(xué)院五系學(xué)生檔案管理為例

（一）自系部檔案考核以來(lái)，五系學(xué)生檔案2008屆—2011屆畢業(yè)生檔案考核出錯(cuò)率為0。

（二）五系在2008—200年、2009—2010學(xué)年獲學(xué)生檔案管理?xiàng)l塊工作先進(jìn)。

（三）目前，已完整保存五系2005級(jí)—2008級(jí)四屆全體畢業(yè)生檔案臺(tái)帳，正更新完善2009級(jí)—2012級(jí)四屆在校學(xué)生檔案臺(tái)帳。建立2010屆、2011屆畢業(yè)生信息反饋電子檔案系統(tǒng)。

（四）根據(jù)本人幾年學(xué)生檔案管理工作實(shí)際，2012年5月《淺談高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新》。

四、高校學(xué)生檔案過(guò)程管理的推廣價(jià)值

對(duì)學(xué)生而言，高校學(xué)生檔案是國(guó)家人事檔案的組成部分，是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)活動(dòng)中的真實(shí)歷史記錄，它真實(shí)而具體地體現(xiàn)學(xué)生在校期間的品德作風(fēng)、學(xué)識(shí)水平、綜合能力及健康狀況等，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各級(jí)組織選拔、任用、考核的主要依據(jù)。本著真實(shí)、誠(chéng)信為本的建檔原則，以方便就業(yè)、服務(wù)用戶為導(dǎo)向，加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理，零出錯(cuò)率保證了檔案的真實(shí)準(zhǔn)確性，給學(xué)生人事檔案的完整性和學(xué)生的切身利益提供了保障。在現(xiàn)今嚴(yán)峻的就業(yè)形勢(shì)下給學(xué)生順利就業(yè)提供一些便利。充分發(fā)揮了學(xué)生檔案在就業(yè)服務(wù)中的作用。

對(duì)就業(yè)市場(chǎng)而言，動(dòng)態(tài)化管理保證了學(xué)生檔案的及時(shí)更新，體現(xiàn)學(xué)生入學(xué)以來(lái)的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)情況，為用人單位政審、了解情況及畢業(yè)生檔案的完備轉(zhuǎn)遞提供保障。根據(jù)《畢業(yè)生就業(yè)市場(chǎng)反饋調(diào)查問(wèn)卷》反饋，適時(shí)的加入單位共需了解的誠(chéng)信檔案等信息，使檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，符合當(dāng)今用人單位的需求。

對(duì)輔導(dǎo)員而言，《學(xué)生檔案管理辦法》的制定實(shí)施，使檔案管理規(guī)范，有章可循。在基礎(chǔ)工作做好后，檔案常規(guī)管理會(huì)輕松、有條理。專門(mén)檔案室及檔案柜的設(shè)置，使學(xué)生檔案存放安全可靠。檔案借閱登記制度的建立，使檔案管理安全規(guī)范、以學(xué)生為本。臺(tái)帳的建立，能夠?qū)θ祵W(xué)生的檔案信息一目了然，可以準(zhǔn)確迅速的查詢?nèi)得總€(gè)專業(yè)、每個(gè)班級(jí)、每位學(xué)生的檔案信息，無(wú)需翻閱檔案袋就可以了解每一位學(xué)生目前檔案袋內(nèi)容的完備程度。便于統(tǒng)一管理、查找、調(diào)閱等，這種優(yōu)勢(shì)在畢業(yè)班學(xué)生政審時(shí)體現(xiàn)的尤為明顯。即使在學(xué)生畢業(yè)后，也可以作為檔案查詢的依據(jù)，是一份極有意義的存檔。

對(duì)學(xué)院、系部而言，完備的畢業(yè)生檔案在就業(yè)市場(chǎng)可以提升學(xué)院的形象，反應(yīng)學(xué)院扎實(shí)的基礎(chǔ)性工作。畢業(yè)生信息反饋檔案系統(tǒng)的構(gòu)建，及時(shí)反饋畢業(yè)生信息，根據(jù)所反饋的畢業(yè)生工作后的知識(shí)結(jié)構(gòu)、思想道德、專業(yè)技能、心理素質(zhì)等的具體信息。了解用人單位對(duì)人才的標(biāo)準(zhǔn)和需求，及時(shí)調(diào)整招生計(jì)劃、專業(yè)設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法和手段，主動(dòng)適應(yīng)人才市場(chǎng)，培養(yǎng)學(xué)生基本技能和綜合素質(zhì)。

參考文獻(xiàn)：

[1]肖連勤.高校學(xué)生檔案管理工作創(chuàng)新[J].黑龍江教育，2010（3）.

[2]徐向玲.增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí) 做好高校學(xué)生檔案管理[J].中國(guó)成人教育，2007（3）.

篇9

關(guān)鍵字：二維碼；學(xué)籍檔案管理；數(shù)字檔案館

1 引言

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和圖像識(shí)別技術(shù)的不斷發(fā)展，基于信息處理的條碼技術(shù)也在逐步完善。條碼技術(shù)集成了編碼、印刷、圖像識(shí)別和數(shù)據(jù)處理等多項(xiàng)技術(shù)，具有輸入快捷、準(zhǔn)確度高、成本低廉、可靠性強(qiáng)等優(yōu)點(diǎn)，目前已被廣泛應(yīng)用于商業(yè)、管理、服務(wù)、醫(yī)療、辦公自動(dòng)化等多個(gè)領(lǐng)域。二維碼是一種在水平和垂直方向的二維空間存儲(chǔ)信息的條碼。通過(guò)某種特定的幾何圖形，按一定規(guī)律在二維平面方向上運(yùn)用分布的黑白相間圖形來(lái)記錄數(shù)據(jù)符號(hào)信息，并通過(guò)讀取設(shè)備對(duì)二維碼進(jìn)行掃描得到二維碼中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)[1]。如何將新興的二維碼技術(shù)應(yīng)用于數(shù)字化檔案館建設(shè)中，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷提高檔案館的影響力和服務(wù)質(zhì)量，成為檔案工作者所面臨的一個(gè)問(wèn)題。

2 二維碼技術(shù)的概況

在二維碼出現(xiàn)之前，人們主要通過(guò)一維碼進(jìn)行數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和識(shí)別，相對(duì)而言，一維碼更加簡(jiǎn)單，主要是由條、空以及相應(yīng)字符組成的規(guī)則排列標(biāo)記，其編碼可以通過(guò)識(shí)別設(shè)備對(duì)其掃描并翻譯成“十進(jìn)制”數(shù)字[2]。但是，一維碼的信息存儲(chǔ)容量小，其局限性表現(xiàn)在只能通過(guò)橫向表達(dá)信息，無(wú)法在垂直方向上存儲(chǔ)信息，而且一維碼只能用來(lái)表達(dá)數(shù)字和字母，無(wú)法對(duì)漢字和圖像進(jìn)行描述。這使得一維碼在應(yīng)用中只能作為索引字段，需要建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)與該索引字段進(jìn)行關(guān)聯(lián)，并存儲(chǔ)一維碼相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)與圖片。

二維碼的誕生打破了一維碼對(duì)后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)依賴的瓶頸。相對(duì)于一維碼而言，二維碼在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和信息傳遞中具有更多的優(yōu)勢(shì)，主要表現(xiàn)在：

第一，信息存儲(chǔ)格式多樣化。一維碼只能存儲(chǔ)字母、數(shù)字和簡(jiǎn)單的符號(hào)，二維碼由于采用橫向和縱向的存儲(chǔ)方式，不僅可存儲(chǔ)字母、數(shù)字及符號(hào)，還可存儲(chǔ)漢字、圖片、音頻、視頻等多媒體格式的數(shù)據(jù)。

第二，信息存儲(chǔ)容量大。一維碼存儲(chǔ)容量較小，一般只能存儲(chǔ)30個(gè)字符左右，而二維碼相對(duì)存儲(chǔ)容量大，一般可容納1850個(gè)字符或2710個(gè)數(shù)字或1108個(gè)字節(jié)，或500多個(gè)漢字，比普通一維碼的信息容量高幾十倍。

第三，容錯(cuò)能力強(qiáng)，具有較強(qiáng)的糾錯(cuò)功能。一維碼只能檢測(cè)出數(shù)據(jù)中含有錯(cuò)誤卻不能對(duì)錯(cuò)誤信息進(jìn)行分析和識(shí)別。二維碼因污損、錯(cuò)位引起局部損壞時(shí)，只要損壞面積沒(méi)有超過(guò)50%，就可以恢復(fù)信息并準(zhǔn)確識(shí)讀。

第四，對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)的依賴性較弱。一維碼只能存儲(chǔ)數(shù)字和字符，一般作為數(shù)據(jù)庫(kù)的索引字段，用戶希望得到更多詳細(xì)信息，只能通過(guò)一維碼的索引對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行檢索，才能獲得具體信息。而二維碼自身可以存儲(chǔ)多種格式的數(shù)據(jù)，同時(shí)具有較大的存儲(chǔ)容量，這使得二維碼既可以作為索引字段與數(shù)據(jù)庫(kù)關(guān)聯(lián)，也可以獨(dú)立完成數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，減輕了對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的依賴。

3 二維碼技術(shù)在高校學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用

3.1 基于二維碼高校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的需求分析。目前，高校畢業(yè)生對(duì)于學(xué)籍檔案的利用目的主要是：第一，畢業(yè)后進(jìn)行戶籍變動(dòng)的畢業(yè)生，需要通過(guò)檔案館提供的錄取名冊(cè)向戶籍轉(zhuǎn)入地提供其入學(xué)時(shí)的戶籍信息，來(lái)完成戶籍的變更。第二，畢業(yè)生繼續(xù)深造學(xué)習(xí)或留學(xué)，需要通過(guò)檔案館提供其在學(xué)期間所有考試科目的成績(jī)單，一般用來(lái)在新學(xué)校創(chuàng)立新的學(xué)生檔案，或作為獎(jiǎng)學(xué)金申請(qǐng)的依據(jù)。第三，畢業(yè)生因丟失畢業(yè)證或其他客觀原因，需要向其工作單位證明自己的畢業(yè)情況，需要檔案館提供該畢業(yè)生的學(xué)籍檔案，驗(yàn)證該畢業(yè)生的學(xué)歷情況。

根據(jù)不同畢業(yè)生對(duì)學(xué)籍檔案的利用目的，高校檔案館應(yīng)該有的放矢地為畢業(yè)生提供真實(shí)可靠的證明材料。以畢業(yè)生的利用需求為出發(fā)點(diǎn)，建立一套基于二維碼的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，不僅可以提高檔案館服務(wù)的工作效率，而且可以更加人性化地滿足畢業(yè)生對(duì)學(xué)籍檔案的需求。經(jīng)分析，基于二維碼的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)需要實(shí)現(xiàn)以下功能：

（1）畢業(yè)生可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在線注冊(cè)自己的信息，學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)對(duì)其注冊(cè)信息進(jìn)行核實(shí)，對(duì)于注冊(cè)信息屬實(shí)的畢業(yè)生為其生成一個(gè)用于身份識(shí)別的二維碼，并返回給畢業(yè)生。

（2）畢業(yè)生可以通過(guò)獲得的二維碼進(jìn)行身份識(shí)別，并隨時(shí)可以獲得自己的學(xué)籍檔案。

（3）二維碼中應(yīng)該存儲(chǔ)畢業(yè)生的基本信息，還應(yīng)該存儲(chǔ)部分網(wǎng)址的超鏈接，這些超鏈接分別鏈接到畢業(yè)生學(xué)籍檔案中的入學(xué)名冊(cè)、在學(xué)成績(jī)單和畢業(yè)證驗(yàn)證信息。

3.2 基于二維碼高校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方案。基于二維碼的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該以B/S構(gòu)架模式為主，同時(shí)考慮用戶會(huì)采用不同終端設(shè)備訪問(wèn)該系統(tǒng)，還需要建立與系統(tǒng)相對(duì)應(yīng)的WAP網(wǎng)站，便于智能手機(jī)或平板電腦等終端的訪問(wèn)。系統(tǒng)在設(shè)計(jì)中主要包括以下模塊。

（1）畢業(yè)生學(xué)籍檔案的數(shù)字化和信息錄入模塊。該模塊是針對(duì)檔案管理員進(jìn)行開(kāi)發(fā)的，檔案管理員首先需要對(duì)各類學(xué)籍檔案進(jìn)行掃描以圖片形式進(jìn)行保存。并將學(xué)籍中一些重要信息著錄到系統(tǒng)中，為學(xué)籍檔案的檢索提供各類索引字段。涉及的字段主要包括：畢業(yè)生的姓名、照片、畢業(yè)年份、學(xué)號(hào)、學(xué)院、專業(yè)、畢業(yè)證編號(hào)、學(xué)位證編號(hào)、檔號(hào)等。該模塊在技術(shù)實(shí)現(xiàn)上相對(duì)簡(jiǎn)單，主要包括對(duì)學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)的建立，為檔案管理員提供學(xué)籍檔案的錄入界面，最后將錄入的學(xué)籍信息更新到數(shù)據(jù)庫(kù)中。該模塊是實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案資源建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，其數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性是建立學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)保障。此模塊涉及大量的學(xué)籍信息錄入工作，所以要求管理員對(duì)錄入后的信息進(jìn)行核查，防止錯(cuò)誤信息的遺留。

（2）畢業(yè)生的身份識(shí)別模塊。該模塊是針對(duì)需要獲取學(xué)籍檔案的畢業(yè)生而設(shè)計(jì)的。畢業(yè)生可以通過(guò)在線注冊(cè)的方式，按照檔案館要求提交個(gè)人的信息，如，姓名、學(xué)號(hào)、畢業(yè)年份、專業(yè)、手機(jī)號(hào)等。由于學(xué)號(hào)是唯一標(biāo)識(shí)每個(gè)畢業(yè)生身份的信息，所以，學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該以學(xué)號(hào)為索引檢索學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，得到該畢業(yè)生的其他學(xué)籍信息，之后系統(tǒng)進(jìn)行核對(duì)，比較該畢業(yè)生注冊(cè)的姓名、畢業(yè)年份、專業(yè)等信息與數(shù)據(jù)庫(kù)中是否完全一致。若信息相同，說(shuō)明該畢業(yè)生提交的注冊(cè)信息屬實(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成一個(gè)二維碼，并將此二維碼發(fā)送到該畢業(yè)生注冊(cè)的手機(jī)號(hào)中，此二維碼中除了保存畢業(yè)生的姓名、照片、學(xué)號(hào)、專業(yè)、畢業(yè)證編號(hào)、學(xué)位證編號(hào)等信息外，還需要保存一些超鏈接分別鏈接到該畢業(yè)生的入學(xué)名冊(cè)、成績(jī)單的掃描件和畢業(yè)證、學(xué)位證的驗(yàn)證界面。

（3）二維碼的生成模塊。該模塊是系統(tǒng)的業(yè)務(wù)模塊，由系統(tǒng)自身完成相關(guān)運(yùn)算和邏輯處理。在本次系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中，二維碼編碼制式選用常用的QR Code編碼。利用C#結(jié)合開(kāi)源類Qrcode來(lái)實(shí)現(xiàn)生成二維碼功能，同時(shí)將相關(guān)信息保存到二維碼中。主要程序如下：

/*注釋：導(dǎo)入需要的類庫(kù)Qrcode*/

using ThoughtWorks.QRCode.Codec；

using ThoughtWorks.QRCode.Codec.Data；

using ThoughtWorks.QRCode.Codec.Util；

/*注釋：聲明QRCodeEncoder編碼工具*/

QRCodeEncoder qrCodeEncoder = new QRCodeEncoder（）；

/*注釋：聲明QRCodeEncoder編碼方式選用字節(jié)的方式*/

qrCodeEncoder.QRCodeEncodeMode = QRCodeEncoder.ENCODE_MODE.BYTE；

/*注釋：生成二維碼，并將相關(guān)信息保存到二維碼中*/

qrCodeEncoder.Encode（需保存的數(shù)據(jù)信息）.Save（二維碼圖片）；

生成二維碼后，系統(tǒng)可以通過(guò)短信的方式將該二維碼發(fā)送到畢業(yè)生注冊(cè)的手機(jī)上，也可以通過(guò)畢業(yè)生身份識(shí)別模塊將二維碼在畢業(yè)生自己的網(wǎng)頁(yè)中，這樣，畢業(yè)生就可以隨時(shí)下載獲取二維碼。

（4）二維碼的解析模塊。該模塊是為系統(tǒng)的訪問(wèn)終端而設(shè)計(jì)，畢業(yè)生利用系統(tǒng)生成的二維碼通過(guò)掃描可以讀取二維碼內(nèi)保存的信息，包括姓名、學(xué)號(hào)、畢業(yè)證號(hào)、學(xué)位證號(hào)等基本信息，還包括關(guān)于入學(xué)信息、在學(xué)成績(jī)和學(xué)歷證明的超鏈接，畢業(yè)生就可以根據(jù)自身需要轉(zhuǎn)向不同的超鏈接獲取相關(guān)學(xué)籍檔案。該程序?qū)崿F(xiàn)如下：

/*注釋：聲明QRCodeDecoder解碼工具*/

QRCodeDecoder decoder = new QRCodeDecoder（）；

/*注釋：讀取二維碼中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)*/

String data= decoder.decode（new QRCodeBitmapImage（new Bitmap（二維碼）））；

通過(guò)二維碼中存儲(chǔ)的超鏈接找到畢業(yè)生學(xué)籍檔案的掃描件，下載打印就可以獲取入學(xué)名冊(cè)、在學(xué)成績(jī)單、畢業(yè)證學(xué)位證證明等學(xué)籍檔案，使學(xué)籍檔案服務(wù)更加人性化、更加多樣化。

3.3 二維碼技術(shù)應(yīng)用于學(xué)籍檔案管理時(shí)應(yīng)注意的問(wèn)題

（1）提高學(xué)籍檔案利用者對(duì)二維碼的認(rèn)知度。目前，二維碼還沒(méi)有真正進(jìn)入公眾的日常生活中，大家對(duì)二維碼的認(rèn)識(shí)還沒(méi)有普及，要發(fā)展二維碼在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用，就要盡一切可能推廣和宣傳二維碼的意義，加強(qiáng)檔案利用者對(duì)二維碼的了解，這樣才能發(fā)揮二維碼在學(xué)籍檔案管理中的優(yōu)勢(shì)。

（2）統(tǒng)一二維碼的標(biāo)準(zhǔn)。現(xiàn)在，國(guó)內(nèi)二維碼廠商往往采用不同的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致不同的二維碼標(biāo)準(zhǔn)無(wú)法通過(guò)同一個(gè)設(shè)備正確讀取，為檔案利用者帶來(lái)不便，所以，要推廣二維碼在各個(gè)行業(yè)中的應(yīng)用就要制定一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使二維碼識(shí)別設(shè)備具有良好的兼容性。

（3）加強(qiáng)檔案館門(mén)戶網(wǎng)站建設(shè)。檔案館要真正開(kāi)展二維碼服務(wù)，最重要的就是建立一個(gè)專門(mén)的手機(jī)檔案館網(wǎng)站（即檔案館WAP網(wǎng)站）。為學(xué)籍檔案利用者提供更多渠道來(lái)了解二維碼，并通過(guò)二維碼了解數(shù)字檔案館，促進(jìn)彼此間的互動(dòng)，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。

4 結(jié)束語(yǔ)

目前，二維碼技術(shù)在學(xué)籍檔案管理應(yīng)用中還處于探索和嘗試階段，但隨著管理方式和服務(wù)模式轉(zhuǎn)變及二維碼技術(shù)日益完善，通過(guò)檔案工作者不懈努力，我們相信二維碼及其在檔案管理中廣泛應(yīng)用終會(huì)實(shí)現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]南曉凡.圖書(shū)館二維碼應(yīng)用研究[J].圖書(shū)館學(xué)刊，2012（10）.

篇10

據(jù)人力資源和社會(huì)保障部最新統(tǒng)計(jì)顯示，2012年全國(guó)普通高校畢業(yè)生約680萬(wàn)人，創(chuàng)歷史新高。680萬(wàn)畢業(yè)生就意味著680萬(wàn)份學(xué)生檔案的寄發(fā)，數(shù)量巨大而其中的重要性就可想而知。高校學(xué)生檔案記載著學(xué)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷成長(zhǎng)過(guò)程和綜合表現(xiàn)，是學(xué)生求職擇業(yè)和社會(huì)選拔任用人才的原始依據(jù)，關(guān)系著學(xué)生的前途命運(yùn)，對(duì)社會(huì)高校和學(xué)生具有重要的意義。然而，高校學(xué)生檔案管理并未引起重視，它是檔案管理中最薄弱的一個(gè)環(huán)節(jié)。

高校學(xué)生檔案管理中存的主要問(wèn)題

缺少專業(yè)的學(xué)生檔案管理人員。當(dāng)前高校畢業(yè)生檔案的管理工作一般都是各學(xué)院負(fù)責(zé)畢業(yè)生工作的輔導(dǎo)員老師來(lái)完成的，檔案管理人員不專業(yè)，不固定，導(dǎo)致學(xué)生檔案收集整理過(guò)程沒(méi)有走上標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范道路。高職院校畢業(yè)生多，就業(yè)靈活多變，這就造成高職院校畢業(yè)生檔案整理任務(wù)比較繁重，工作量較大，但由于沒(méi)有相對(duì)固定素質(zhì)較高的專業(yè)隊(duì)伍，輔導(dǎo)員老師往往是帶領(lǐng)下一級(jí)學(xué)生來(lái)整理畢業(yè)生的檔案，加上缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，問(wèn)題之多就可想而知。由于檔案工作一般是由各學(xué)院輔導(dǎo)員兼任，人員一旦變動(dòng)，檔案查找起來(lái)就非常困難?，F(xiàn)在，有很多的學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，任用一些非專業(yè)人員從事學(xué)生檔案管理工作。這些人員檔案意識(shí)不強(qiáng)、技能較低，造成學(xué)生資料收集不及時(shí)、歸檔材料不到位，材料裝錯(cuò)檔案袋，個(gè)別學(xué)生檔案丟失的現(xiàn)象。

學(xué)生檔案意識(shí)薄弱。學(xué)生的檔案意識(shí)薄弱，高校中絕大部分學(xué)生不了解檔案的構(gòu)成及其重要意義。目前。隨著人們就業(yè)觀念和就業(yè)方式觀念的改變，學(xué)生認(rèn)為檔案的重要性越來(lái)越低。有很多學(xué)生認(rèn)為以后反正會(huì)在私企外企工作，要不要檔案無(wú)所謂，對(duì)檔案漠不關(guān)心，若干年后由于考公務(wù)員或出國(guó)考研再來(lái)查找，又不知檔案在何處；有的畢業(yè)生認(rèn)為學(xué)校會(huì)直接把檔案轉(zhuǎn)到工作單位，因此對(duì)檔案是否到達(dá)接收單位不聞不問(wèn)然而；與此同時(shí)，現(xiàn)在很多省份的新生在入學(xué)的時(shí)候都是自帶檔案，由此而造成學(xué)生檔案丟失、遲遲未交檔案、檔案私自拆封等現(xiàn)象較為明顯，這都在無(wú)形中加大了學(xué)生檔案管理的難度。這些現(xiàn)象的出現(xiàn)都與學(xué)生欠缺檔案知識(shí)、檔案意識(shí)淡薄等有關(guān)。

制度建設(shè)不完善。高校學(xué)生檔案管理缺少明確的法律和制度依據(jù)，制度的缺位是制約高校學(xué)生檔案管理水平的主要原因。雖然前幾年，國(guó)家教育委員會(huì)了高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范，這體現(xiàn)了國(guó)家教育和檔案工作行政部門(mén)對(duì)高校學(xué)生檔案的重視，但總體來(lái)說(shuō)比較籠統(tǒng)對(duì)具體操作的指導(dǎo)性不強(qiáng)，缺少標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的指標(biāo)體系。高職院校學(xué)生檔案從新生建檔、歸檔到畢業(yè)后轉(zhuǎn)成人事檔案，經(jīng)手的部門(mén)多，工作量大，歸檔制度的不健全，轉(zhuǎn)遞手續(xù)的不嚴(yán)格，各個(gè)部門(mén)之間的工作不能很好地銜接，就無(wú)法保持學(xué)生檔案材料的產(chǎn)生過(guò)程的連續(xù)性和周期性，無(wú)法保證學(xué)生檔案材料的系統(tǒng)性和完整性。

提高學(xué)生檔案管理實(shí)效性的對(duì)策

穩(wěn)定隊(duì)伍，提高工作人員素質(zhì)。以往學(xué)生檔案的管理，基本上都是兼職人員，由于精力有限，平時(shí)都忙于其它工作，疏于檔案的管理。特別是對(duì)檔案理論和業(yè)務(wù)方面的研究更是缺乏。高校檔案管理過(guò)程中可以設(shè)立專職學(xué)生檔案員，同時(shí)在工作中要增強(qiáng)檔案專業(yè)人員的責(zé)任感和使命，應(yīng)定期對(duì)工作人員開(kāi)展相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，這樣既有利于不斷培養(yǎng)和提高管理人員的工作水平，且能提高服務(wù)質(zhì)量，使檔案工作貼近學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活和就業(yè)，真正做到為學(xué)校發(fā)展和學(xué)生成長(zhǎng)服務(wù)。

加強(qiáng)畢業(yè)生檔案工作的宣傳力度，提高在校大學(xué)生檔案意識(shí)。要充分認(rèn)識(shí)大學(xué)生對(duì)檔案管理知識(shí)學(xué)習(xí)的必要性，努力向在校大學(xué)生宣傳普及學(xué)生檔案知識(shí)。新生一入學(xué)，學(xué)生檔案管理部門(mén)就應(yīng)組織檔案管理人員作講座宣傳學(xué)生檔案知識(shí)，讓學(xué)生在校期間就知道自己在校期間能形成哪些檔案資料，這對(duì)加強(qiáng)校風(fēng)校紀(jì)建設(shè)也大有好處如學(xué)生知高校和社會(huì)應(yīng)加大教育宣傳的力度。尤其要加強(qiáng)對(duì)《檔案法》的宣傳、學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行。高校要對(duì)檔案理論知識(shí)以及如何去開(kāi)發(fā)利用檔案信息等方面，有計(jì)劃地開(kāi)設(shè)相關(guān)的選修課程，或短期的培訓(xùn)班，講座等多種形式讓大學(xué)生們真正地認(rèn)識(shí)檔案，走近檔案，獲得檔案重要性的更多知識(shí)和信息

加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范管理行為。國(guó)家教育人事檔案等有關(guān)部門(mén)有必要根據(jù)當(dāng)前高等教育改革和大學(xué)生就業(yè)工作的整體形勢(shì)出臺(tái)具有較強(qiáng)針對(duì)性和操作性的高校學(xué)生檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則和評(píng)價(jià)體系，提出明確的任務(wù)目標(biāo)和全面的歸檔范圍，使高校的學(xué)生檔案管理工作有章可依。高職院校學(xué)生檔案的管理工作應(yīng)出臺(tái)相應(yīng)的對(duì)策和制度，根據(jù)學(xué)生檔案管理工作的性質(zhì)任特點(diǎn)，對(duì)學(xué)生日常檔案管理及畢業(yè)生的檔案問(wèn)題作統(tǒng)一具體的規(guī)定，建立健全保管保密轉(zhuǎn)遞送交和管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度，做到有章可循有據(jù)可依照章辦事有了相應(yīng)的法規(guī)和制度，才能使畢業(yè)生檔案工作走向進(jìn)一步。