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篇1

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校 檔案 管理 服務(wù) 創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-9795（2013）07（a）-0111-01

高等學(xué)校檔案管理與服務(wù)是以樹立高校自我發(fā)展的形象和價(jià)值為主線，其目的是為高校的發(fā)展、建設(shè)服務(wù)并提供給他人所需的可借鑒的科學(xué)依據(jù)，其核心價(jià)值在于保障服務(wù)對(duì)象的權(quán)利，其宗旨也是與時(shí)俱進(jìn)的。

在新的歷史及現(xiàn)時(shí)階段中，高校檔案管理與服務(wù)卻面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，而如何加強(qiáng)高校檔案管理與服務(wù)工作，最大限度地發(fā)揮職能作用，是檔案專業(yè)技術(shù)人員所面臨的課題。高校檔案又不同與國(guó)家各級(jí)檔案館（室），高校檔案是記錄和反映高校歷史及現(xiàn)代活動(dòng)，保存?zhèn)洳楦鞣N文件、材料的綜合。當(dāng)然，高校的發(fā)展建設(shè)是具有鮮明的時(shí)代背景的。因此，高校檔案管理也就是高校建設(shè)中一個(gè)必不可少的十分重要的組成部分，同時(shí)，它又是為高校管理者提供決策的一個(gè)載體。所以說(shuō)，檔案的管理與服務(wù)功能是顯而易見(jiàn)的。

1 高校對(duì)檔案管理重視的程度有待加強(qiáng)

高校檔案管理，較長(zhǎng)的一個(gè)時(shí)期處于學(xué)校校長(zhǎng)辦公室隸屬管轄范疇，雖然設(shè)置了專職檔案員（有些高校還不是檔案專業(yè)人員），但是所設(shè)置的檔案室與各室（部）、人事處、教務(wù)處資料室的檔案保存又存在矛盾，有些文件、材料歸檔、存檔又具有重復(fù)性，而教師的業(yè)務(wù)檔案及個(gè)人信息，又歸教務(wù)處管理（或各部室）專門人員監(jiān)管。筆者以我校為例，教師及各專業(yè)技術(shù)人員晉升職稱的個(gè)人有價(jià)值的信息、材料的歸檔，又隸屬科教處管理；因此，各職能部門又各行其實(shí)，這樣就給高校檔案管理工作者帶來(lái)了諸多問(wèn)題，怎樣解決，我們應(yīng)加以探討。但是檔案管理，是依照國(guó)家《檔案法》和《檔案分類法》來(lái)管理編目。既要分兩類，又要立卷。長(zhǎng)期以來(lái)，教育行政部門及高校領(lǐng)導(dǎo)者，對(duì)高校檔案管理與服務(wù)工作的重要意義認(rèn)識(shí)不足，因?yàn)閷?dǎo)致高校檔案一些具有歷史價(jià)值的文件、文獻(xiàn)資料流失，尤其是見(jiàn)校歷史比較久遠(yuǎn)的高校，一些重要的檔案材料，或者解放前遺留下來(lái)的珍貴檔案的丟失，包括“”中流失的重要檔案，這都給高校的發(fā)展建設(shè)留下了不可彌補(bǔ)的損失，我們應(yīng)該引以為戒，并加強(qiáng)管理。

2 加強(qiáng)高校檔案管理及創(chuàng)新理念

2.1 完善高校檔案管理綜合體系

高校檔案管理要變分散管理為綜合管理，學(xué)校設(shè)立的檔案室要按照《檔案管理制度》設(shè)置素質(zhì)高、保密性強(qiáng)、專業(yè)能力突出的檔案。專業(yè)技術(shù)人員來(lái)管理（黨員更好），避免“學(xué)的不用，用的不學(xué)”的現(xiàn)象法神。在職能上要隸屬于學(xué)校的直接領(lǐng)導(dǎo)下工作，參照檔案館的管理體系來(lái)管理，維護(hù)人權(quán)增強(qiáng)檔案部門的職能作用，為高校師生服務(wù)。

2.2 檔案館員制度要加強(qiáng)并賦予其人性化

首先，檔案館員要更新觀念，具備現(xiàn)代管理檔案技能，要充分發(fā)揮檔案館員的專業(yè)優(yōu)勢(shì)，樹立為高校發(fā)展、建設(shè)、為決策這當(dāng)好參謀的服務(wù)理念，要把檔案管理與服務(wù)有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，各類材料立卷、歸檔有序，紙質(zhì)檔案與電子檔案有機(jī)的結(jié)合歸檔管理，使利用者在危機(jī)中一目了然，下載便捷。（當(dāng)然，具有保密性質(zhì)的文件、材料除外、特批查詢除外）使檔案工作有法可依。有據(jù)可查；并發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，為服務(wù)對(duì)象提供最佳服務(wù)、不斷提高檔案管理與服務(wù)的觀念、人文及學(xué)術(shù)地位。其次，檔案工作者要端正行業(yè)部門作風(fēng)，檔案管理工作就是基本的接收、收集、整理、保存檔案并對(duì)檔案進(jìn)行分類鑒定和編目，并通過(guò)諸多形式開發(fā)檔案的信息資源。為社會(huì)、為高校的發(fā)展建設(shè)服務(wù)。

再者，由于高校檔案管理的特殊性，高校檔案記錄在案的都是一些特定的對(duì)象，國(guó)家憲法和法律所賦予公民享有的權(quán)利，也應(yīng)在此體現(xiàn)；同時(shí)，檔案館員要掌握好檔案使用中的政策界限和保密工作的分寸，視服務(wù)對(duì)象而靈活掌握。歸根結(jié)底，檔案工作，是要用人來(lái)管理的，一切工作要“以人為本”并創(chuàng)造性地工作，要尊重他人，理解他人，要注入“人性化”內(nèi)涵，注重細(xì)節(jié)，細(xì)節(jié)決定成敗。

高校檔案管理與服務(wù)，二者相輔相承，不可或缺。檔案管理不近需科學(xué)地管好，而且還要適應(yīng)的形式下的對(duì)外技術(shù)交流工作，最大限度地調(diào)動(dòng)高校檔案工作人員的積極性，創(chuàng)造性，把各項(xiàng)制度落在實(shí)處，從而建立起高校檔案管理與服務(wù)的有效機(jī)制，為社會(huì)服務(wù)。

總之，高等學(xué)校檔案管理與服務(wù)工作，雖然有它的局限性，但卻是在社會(huì)大背景下存在的產(chǎn)物，它的屬性是特殊的；它的價(jià)值取向是明確的；它的主線是為人服務(wù)的。因此，在當(dāng)今信息資源極其豐富而又公開的時(shí)代，我們更要賦予它新的內(nèi)涵，要把握好時(shí)代的脈搏，把現(xiàn)代化的高校檔案管理與服務(wù)、工作提高到一個(gè)新的層面，為社會(huì)、為高校的發(fā)展建設(shè)和《檔案法》實(shí)施與普及，做出一個(gè)檔案工作者的應(yīng)有奉獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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篇2

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù)；檔案管理；服務(wù)；信息安全

一、引言

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化、信息化和數(shù)字化成了這個(gè)時(shí)展的主流，尤其是新媒體時(shí)代，只要有網(wǎng)絡(luò)和終端就可以隨時(shí)隨刻上網(wǎng)，打破了時(shí)間和空間的局限。因此互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，各行各業(yè)都必須適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，同樣，檔案管理服務(wù)也需要在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代是一個(gè)充滿機(jī)遇和挑戰(zhàn)的時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不再適合檔案管理工作的深度和高度，未來(lái)的檔案管理工作必將是以大數(shù)據(jù)作為背景的具有深度和廣度的檔案管理工作，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代要求檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)。要適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的要求。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的檔案管理工作需要有效的整合和科學(xué)的規(guī)范，大數(shù)據(jù)也為檔案管理工作帶來(lái)了便捷和科學(xué)合理的管理，能夠進(jìn)一步提高管理水平和服務(wù)能力。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理具有挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)背景也增強(qiáng)了檔案管理的復(fù)雜性對(duì)檔案管理的科學(xué)性有更高的要求。

2015年9月，國(guó)務(wù)院印發(fā)《促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展行動(dòng)綱要》（以下簡(jiǎn)稱《綱要》），系統(tǒng)部署大數(shù)據(jù)發(fā)展工作?！毒V要》明確提出，推動(dòng)大數(shù)據(jù)發(fā)展和應(yīng)用.在未來(lái)5至10年打造精準(zhǔn)治理、多方協(xié)作的社會(huì)治理新模式，建立運(yùn)行平穩(wěn)、安全高效的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行新機(jī)制，構(gòu)建以人為本、惠及全民的民生服務(wù)新體系，開啟大眾創(chuàng)業(yè)、萬(wàn)眾創(chuàng)新的創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)新格局，培育高端智能、新興繁榮的產(chǎn)業(yè)發(fā)展新生態(tài)。

《綱要》部署三方面主要任務(wù)。一要加快政府?dāng)?shù)據(jù)開放共享，推動(dòng)資源整合，提升治理能力。大力推動(dòng)政府部門數(shù)據(jù)共享，穩(wěn)步推動(dòng)公共數(shù)據(jù)資源開放，統(tǒng)籌規(guī)劃大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，支持宏觀調(diào)控科學(xué)化，推動(dòng)政府治理精準(zhǔn)化，推進(jìn)商事服務(wù)便捷化，促進(jìn)安全保障高效化，加快民生服務(wù)普惠化。二要推動(dòng)產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新發(fā)展，培育新興業(yè)態(tài)，助力經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型。發(fā)展大數(shù)據(jù)在工業(yè)、新興產(chǎn)業(yè)、農(nóng)業(yè)農(nóng)村等行業(yè)領(lǐng)域應(yīng)用，推動(dòng)大數(shù)據(jù)發(fā)展與科研創(chuàng)新有機(jī)結(jié)合，推進(jìn)基礎(chǔ)研究和核心技術(shù)攻關(guān)，形成大數(shù)據(jù)產(chǎn)品體系，完善大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)鏈。三要強(qiáng)化安全保障，提高管理水平，促進(jìn)健康發(fā)展。健全大數(shù)據(jù)安全保障體系，強(qiáng)化安全支撐。

二、大數(shù)據(jù)的應(yīng)用

（一）概念

大數(shù)據(jù)（big data），指無(wú)法在一定時(shí)間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進(jìn)行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，是需要新處理模式才能具有更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力來(lái)適應(yīng)海量、高增長(zhǎng)率和多樣化的信息資產(chǎn)。

（二）特征

在維克托?邁爾一舍恩伯格及肯尼斯?庫(kù)克耶編寫的《大數(shù)據(jù)時(shí)代》中大數(shù)據(jù)指不用隨機(jī)分析法（抽樣調(diào)查）這樣捷徑，而采用所有數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理。大數(shù)據(jù)的5V特點(diǎn)（IBM提出）：Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多樣）、Value（價(jià)值）、Veracity（真實(shí)性）。

（三）應(yīng)用

目前階段，大數(shù)據(jù)概念主要應(yīng)用到IT操作工具產(chǎn)生的數(shù)據(jù)中，大數(shù)據(jù)可以使IT管理軟件供應(yīng)商解決大而廣泛的業(yè)務(wù)決策。IT系統(tǒng)、應(yīng)用和技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施每天每秒都在產(chǎn)生數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)非結(jié)構(gòu)化或者結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)都代表了所有用戶的行為、服務(wù)級(jí)別、安全、風(fēng)險(xiǎn)、欺詐行為等更多操作的絕對(duì)記錄。同時(shí)以網(wǎng)絡(luò)爬蟲的抓取技術(shù)，使得網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)快速被獲取，以此進(jìn)行利用、分析和決策，并提高相關(guān)工作的作業(yè)效率。

三、檔案管理與服務(wù)的現(xiàn)狀

服務(wù)是檔案工作的本質(zhì)屬性和目的，各級(jí)檔案館的社會(huì)價(jià)值也是通過(guò)提供檔案服務(wù)來(lái)體現(xiàn)的。

（一）檔案管理服務(wù)存在的問(wèn)題

檔案部門要想完善服務(wù)功能，提高檔案部門社會(huì)認(rèn)可度，就必須不斷提高其服務(wù)質(zhì)量和水平，目前我國(guó)檔案服務(wù)過(guò)程中存在的問(wèn)題主要表現(xiàn)為：

1.利用手續(xù)繁雜。受檔案保密性質(zhì)及我國(guó)長(zhǎng)期以來(lái)形成的封閉性檔案管理體制影響，檔案利用者若想獲取相關(guān)檔案信息，需向相關(guān)部門提交申請(qǐng)、等待批復(fù)等繁雜手續(xù)，影響檔案信息的及時(shí)獲取和用戶對(duì)檔案利用的積極性。

2.服務(wù)內(nèi)容簡(jiǎn)單。目前我國(guó)檔案館提供的服務(wù)很大程度上局限于檔案實(shí)體服務(wù)，忽視檔案深層次開發(fā)。這種提供原始檔案信息的簡(jiǎn)單服務(wù)很難滿足信息社會(huì)條件下檔案用戶高層次、個(gè)性化的需求。

3.服務(wù)方式落后。多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)仍沿用傳統(tǒng)的管理模式，檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下軟硬件設(shè)施不完備，檔案網(wǎng)站建設(shè)不完善，用戶獲取檔案信息受時(shí)間、空間因素影響，傳統(tǒng)的手工檢索方式也制約著檔案服務(wù)水平的提高。

（二）問(wèn)題產(chǎn)生的原因分析

1.服務(wù)理念滯后。檔案部門在服務(wù)觀念上“重管理，輕利用”，將檔案工作重點(diǎn)放在檔案資料的收集、整理上，被動(dòng)提供檔案服務(wù)。檔案服務(wù)的內(nèi)容也主要以業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督檢查、咨詢、培訓(xùn)館內(nèi)接待等方式進(jìn)行。缺乏“以人為本”的服務(wù)理念，沒(méi)有將最大限度滿足檔案用戶個(gè)性化需求作為檔案工作的重要目標(biāo)，檔案部門在深度發(fā)掘檔案信息、主動(dòng)提供服務(wù)、創(chuàng)新服務(wù)方式等方面亟待改善。

2.管理體制陳舊。由于我國(guó)檔案部門長(zhǎng)期以來(lái)受形成的封閉性管理體制制約。多數(shù)檔案館在制定和實(shí)施管理制度過(guò)程中都只是在原有的框架里做文章，在規(guī)范管理制度、簡(jiǎn)化利用程序方面沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展。利用者對(duì)改變檔案館部分現(xiàn)有制度的愿望遲遲得不到回應(yīng)，檔案服務(wù)中種種限制影響了利用者對(duì)檔案資源的使用熱情，造成檔案資源的閑置和浪費(fèi)，最終阻礙了檔案館的發(fā)展。

3.現(xiàn)代化水平低。受觀念、技術(shù)、資金等方面限制，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化管理設(shè)備和手段在檔案管理和服務(wù)過(guò)程中利用率較低，檔案信息檢索主要以手工為主，檔案服務(wù)很大程度上還依賴于用戶跟檔案工作人員“面對(duì)面”的交流。用戶想獲取檔案信息必須親自到檔案部門查閱。且各檔案館之間檔案資源處于封閉狀態(tài)，不能實(shí)現(xiàn)共享，造成人力、物力、財(cái)力及資源的巨大浪費(fèi)。

四、機(jī)遇與挑戰(zhàn)

（一）信息資源就是生產(chǎn)力、強(qiáng)化服務(wù)思維

信息資源就是生產(chǎn)力，主要體現(xiàn)在高度智能化與網(wǎng)絡(luò)化相結(jié)合，使得信息資源得以快速的傳輸和查詢獲取。信息生產(chǎn)力階段，信息技術(shù)的發(fā)展使勞動(dòng)工具變成了自動(dòng)化、智能化的機(jī)器體系，其效用的發(fā)揮需要現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的支撐，以數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)，各種信息資源連成了一個(gè)具有正負(fù)反饋功能的、網(wǎng)絡(luò)化節(jié)點(diǎn)式的、有機(jī)的互動(dòng)網(wǎng)絡(luò)體系；各類檔案信息從各種有形的實(shí)物，如歷史檔案、書籍、報(bào)刊等轉(zhuǎn)變成數(shù)字信號(hào)在磁盤中轉(zhuǎn)化、存儲(chǔ)、處理和顯示，并以極快的速度在光纖網(wǎng)絡(luò)中超越時(shí)空障礙地傳輸。與傳統(tǒng)手工查詢形成鮮明相比，不僅提高了檔案調(diào)閱和查詢的效率。同時(shí)也加強(qiáng)了檔案利用的客戶體驗(yàn)。

（二）利用APP加強(qiáng)檔案利用.打造檔案口袋社區(qū)

隨著智能手機(jī)的普及，政府部門、企事業(yè)單位、其他盈利部門不斷地利用微信公眾號(hào)、APP客戶端進(jìn)行宣傳和推送。各級(jí)檔案館可以嘗試?yán)肁PP客戶端的形式提供各類檔案服務(wù)。

（三）搭建平臺(tái)整合資源

以數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)為支撐搭建檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，通過(guò)建立y一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范整個(gè)文件管理。包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理；構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái)，支持檔案管理全過(guò)程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲(chǔ)管理、借閱利用和編研等等，同時(shí)逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式，以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺(tái)之上，為用戶提供完整的檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能。也可以與本單位的OA辦公自動(dòng)化和DPM設(shè)計(jì)過(guò)程管理，或者與MIS信息管理系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。

篇3

[關(guān)鍵詞] 高校；檔案管理；服務(wù)；安全；創(chuàng)新

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 23. 095

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2016）23- 0181- 01

高校檔案管理主要是黨政管理，科研和教學(xué)等歷史記錄，記載高校發(fā)展歷史，并反映高校的教學(xué)、科研、黨政等諸多方面的現(xiàn)狀。高校檔案管理，是為校內(nèi)的學(xué)生、老師等進(jìn)行服務(wù)，對(duì)教學(xué)、教研工作的開展有極大的背景支撐作用。同時(shí)，高校檔案管理工作面向校外，對(duì)自身培養(yǎng)的人才負(fù)責(zé)，對(duì)社會(huì)負(fù)責(zé)。

1 傳統(tǒng)高校檔案管理與服務(wù)的困境

傳統(tǒng)的高校檔案管理模式注重紙質(zhì)檔案的使用，在長(zhǎng)久的應(yīng)用過(guò)程中，紙質(zhì)檔案表現(xiàn)出其對(duì)于社會(huì)人才管理、事物輔方面的突出優(yōu)點(diǎn)，但是也有其不足之處，比如信息分散，應(yīng)用調(diào)度苦難等等。在高校檔案數(shù)字化管理的過(guò)程中，出現(xiàn)的困境主要有四點(diǎn)：①紙質(zhì)檔案資源分散，檔案立卷部門不一致，使檔案的收集和數(shù)字化的過(guò)程難度較大；②各高校對(duì)檔案的保護(hù)、利用等方面的工作投入力度不同，且信息載體多為傳統(tǒng)的紙質(zhì)，或者音頻和視頻等，信息載體的單一不利于各高校之間進(jìn)行信息資源的共享；③檔案的收集、管理和利用的環(huán)節(jié)中，由于高校檔案發(fā)展沒(méi)有足夠利用自身優(yōu)勢(shì)，進(jìn)行技術(shù)更新，使高校的檔案管理和服務(wù)工作落后，不能適應(yīng)社會(huì)的信息化高速發(fā)展；④我國(guó)的檔案管理的信息化工作處于起步階段，檔案工作對(duì)于科研和教學(xué)的重要性并沒(méi)有得到全面的認(rèn)識(shí)，使高校檔案管理工作的拓展難以展開，不利于管理模式變革。

2 高校檔案管理與服務(wù)利用的創(chuàng)新性舉措

2.1 傳統(tǒng)檔案與電子檔案管理并行

傳統(tǒng)的檔案分散管理為檔案信息的高效、安全利用帶來(lái)了阻力，而檔案的集中管理，為高校的發(fā)展、社會(huì)信息化管理、檔案的多方面利用等工作帶來(lái)了極大的便利，集中管理主要通過(guò)現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化的管理方式來(lái)進(jìn)行實(shí)現(xiàn)。電子檔案是在數(shù)字化信息技術(shù)發(fā)展的條件下，產(chǎn)生的產(chǎn)物，具有：存儲(chǔ)容量大、信息獨(dú)立、可長(zhǎng)期保存、操作方便、易于資源共享、儲(chǔ)存空間小，并能有多種表現(xiàn)形式。但電子檔案同時(shí)存在缺點(diǎn)，比如對(duì)設(shè)備等載體都有依賴性，不能直接讀取，信息易于共享同時(shí)安全性降低，易于修改等。結(jié)合以上電子檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)，在高校檔案管理中，可以在紙質(zhì)檔案正常的歸檔管理前提下，總檔案管理人員督促各院系檔案管理處室將歸檔的文件進(jìn)行數(shù)字化處理和電子文檔的同步錄入、存儲(chǔ)，并通過(guò)建立高校統(tǒng)一的電子檔案管理系統(tǒng)，使各高校之間、高校與社會(huì)之間，主要是高校內(nèi)部的教學(xué)和科研管理能更加高效地完成。

2.2 紙質(zhì)檔案與電子檔案的查閱利用可以互補(bǔ)

在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案單獨(dú)使用時(shí)，檔案管理工作對(duì)教學(xué)、科研等高校工作產(chǎn)生了積極的幫助，但是在電子檔案與紙質(zhì)檔案共同使用下，檔案的利用在安全與高效的前提下，可以通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化、一體化、集中化的手段，將檔案的查閱工作由原來(lái)的紙質(zhì)查閱，手續(xù)繁瑣，不易傳送等缺點(diǎn)進(jìn)行改進(jìn)，通過(guò)電子檔案規(guī)范化管理，既能避免安全性問(wèn)題，也能使檔案的查閱、使用更加方便、高效。

2.3 高校檔案服務(wù)內(nèi)容創(chuàng)新，可以從要求檔案數(shù)量向要求檔案質(zhì)量進(jìn)行轉(zhuǎn)變

高校檔案管理工作要從簡(jiǎn)單的檔案收集工作進(jìn)行轉(zhuǎn)變創(chuàng)新，應(yīng)該對(duì)檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行發(fā)掘，從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理方式向全面檔案信息管理和服務(wù)轉(zhuǎn)變，將工作提高到更高水平、更高層次。檔案的價(jià)值在于被利用，只有堅(jiān)持以利用檔案內(nèi)容為核心，加大檔案編輯研究的工作力度，提高服務(wù)的主動(dòng)性，才能創(chuàng)造出最大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

2.4 檔案管理的服務(wù)性工作由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變

高校的檔案管理工作，應(yīng)該在現(xiàn)有的檔案基數(shù)上，將其向現(xiàn)代化、服務(wù)化、信息化和開放化上大力轉(zhuǎn)變，建立出科學(xué)管理、反映敏捷、能夠靈活運(yùn)行的體制，對(duì)社會(huì)服務(wù)的內(nèi)容應(yīng)該更加多元化、社會(huì)化，更加高效、優(yōu)質(zhì)。

3 結(jié) 語(yǔ)

在社會(huì)高速的信息化發(fā)展前提下，高校的檔案管理與服務(wù)需要從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理、被動(dòng)進(jìn)行檔案管理服務(wù)等內(nèi)容進(jìn)行轉(zhuǎn)變，高校檔案的管理對(duì)于高校教學(xué)、科研等事物有極大的基礎(chǔ)性作用和幫助。將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理相結(jié)合、將以往的被動(dòng)性檔案管理工作創(chuàng)新改進(jìn)，增加內(nèi)容，變?yōu)橹鲃?dòng)等，諸多的創(chuàng)新性舉措，將使高校的檔案管理工作更加安全、高效，并創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

主要參考文獻(xiàn)

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一、 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高業(yè)務(wù)水平

檔案管理是教育工作的重要組成部分，也是教育工作者的重要職責(zé)。睢縣檔案局借鑒圖書管理和辦公文秘檔案管理工作的做法，制定了檔案整理目標(biāo)和檔案分類管理辦法。一是建立組織。建立檔案管理小組，并設(shè)立專職檔案管理人員，每個(gè)科室抽一名同志為兼職檔案員。二是增添設(shè)備，改善硬件設(shè)施。我們?cè)谫Y金緊張的情況下，克服困難，購(gòu)進(jìn)專用檔案櫥、檔案袋、檔案夾、裝訂機(jī)以及其他檔案管理用具，實(shí)現(xiàn)專室、專櫥、專人管理。三是努力學(xué)習(xí)整檔知識(shí)，提高管檔素質(zhì)。組織專、兼職檔案管理人員到上一級(jí)檔案局學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，掌握了一定的整檔技術(shù)，為建檔整檔工作打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。四是注重質(zhì)量，提高整檔標(biāo)準(zhǔn)。堅(jiān)持邊干邊學(xué)，保證質(zhì)量，通過(guò)學(xué)習(xí)和摸索，逐步明確了適應(yīng)教育教學(xué)需要的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)技術(shù)水平也逐步得到提高。

二、 認(rèn)真收集、及時(shí)歸檔

明確了檔案整理的目標(biāo)和檔案分類管理辦法，就要在實(shí)際工作中認(rèn)真實(shí)施。我們主要是分兩步進(jìn)行：第一步是收集材料。檔案總體上有三大部分：教學(xué)管理檔案、學(xué)籍管理檔案和社會(huì)管理檔案。我們規(guī)定從招生開始建檔到畢業(yè)時(shí)為止，班主任按學(xué)年將管理檔案初步分類后交給專職檔案員。教學(xué)檔案和學(xué)籍檔案由兼職函授檔案員負(fù)責(zé)收集，在學(xué)期末把平時(shí)積累的教學(xué)學(xué)籍檔案初步分類后交給專職檔案管理人員。專職檔案員要每個(gè)月定期了解相關(guān)人員的檔案收集情況并督促幫助。第二步是及時(shí)歸檔。由專職檔案員將各種檔案材料按規(guī)定時(shí)間和要求整理裝訂成冊(cè)，分類放置于規(guī)定的檔案櫥內(nèi)，并寫出案 卷目錄、卷內(nèi)目錄、全引目錄。

三、 圍繞中心、服務(wù)教育，發(fā)揮檔案服務(wù)功能

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關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境;高校檔案;管理;信息服務(wù)

一引言

全球網(wǎng)絡(luò)化浪潮隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展而興起，從而造成了以現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新信息環(huán)境的高速形成和發(fā)展。在這樣的環(huán)境下，導(dǎo)致了高校檔案及其功能與形式、工作方式、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式和服務(wù)對(duì)象在發(fā)生變化。同樣也影響到了高校檔案的管理模式和管理方式。面對(duì)新的挑戰(zhàn)，關(guān)鍵在于如何對(duì)檔案的管理進(jìn)行根本性的變革。

二高校檔案管理面臨的新環(huán)境

信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，帶來(lái)了很多的有利因素，以及引起信息社會(huì)對(duì)信息需求的不斷增加。也帶來(lái)了一系列的轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、虛擬化，將檔案從傳統(tǒng)解脫，從而面對(duì)整個(gè)信息環(huán)境來(lái)組織、選擇、使用各類信息資源及信息服務(wù)方式。“網(wǎng)絡(luò)檔案”或稱“虛擬檔案”這樣的新名詞就這樣誕生了。網(wǎng)絡(luò)檔案作為現(xiàn)在信息網(wǎng)絡(luò)的核心部分，是未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，也是高新技術(shù)發(fā)展的必然產(chǎn)物。

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的環(huán)境下，檔案形態(tài)發(fā)生了很大的變化，它的工作也發(fā)生了重大的變化，重心將落在信息資源的開發(fā)和利用上來(lái)。檔案是信息網(wǎng)絡(luò)上的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。檔案是要隨著時(shí)代環(huán)境的變化而變化的，需要在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下不斷調(diào)整自己的定位和姿態(tài)。與此同時(shí)，檔案的工作人員也需要不斷調(diào)整自己的行為，提高素養(yǎng)以適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展。

三高校檔案管理面臨的新要求

一個(gè)良好的信息網(wǎng)絡(luò)，可以為高校的檔案信息服務(wù)和信息資源創(chuàng)造一個(gè)非常好的環(huán)境。但與此同時(shí)，也為高校的案信息服務(wù)和信息資源提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）信息服務(wù)人員素質(zhì)方面的要求

信息技術(shù)高速發(fā)展的年代，高校檔案信息資源的數(shù)字化已經(jīng)是個(gè)重要的趨勢(shì)。在過(guò)去，檔案室大小和材料多少是衡量檔案的地位和作用的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn) ，而現(xiàn)在這種標(biāo)準(zhǔn)主要表現(xiàn)在信息服務(wù)手段是否自動(dòng)化、信息服務(wù)形式是否多樣化、信息服務(wù)質(zhì)量是否高效化、信息服務(wù)資源是否網(wǎng)絡(luò)化、信息服務(wù)對(duì)象是否全球化和信息服務(wù)人員是否高素質(zhì)化等等方面。因此，要求信息服務(wù)人員必須具有各方面的良好素質(zhì)：計(jì)算機(jī)，英語(yǔ)，網(wǎng)絡(luò)，軟件，數(shù)據(jù)庫(kù)以及其它領(lǐng)區(qū)的知識(shí)是不可缺少的，而信息的檢索能力是更加要熟悉的。

（二）信息服務(wù)方式的要求

高校檔案的信息服務(wù)應(yīng)改變以保管為主，被動(dòng)式的信息服務(wù)方式。高校檔案信息服務(wù)人員應(yīng)積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，在網(wǎng)頁(yè)上通過(guò)匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫(kù)查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊，進(jìn)行信息交流，回答服務(wù)對(duì)象對(duì)檔案材料的咨詢，提供查詢和資信服務(wù)，為用戶提供更好的服務(wù)。

四高校檔案管理及服務(wù)的新對(duì)策

管理和檔案一樣需要電子化、數(shù)字化，我們要從多方面來(lái)進(jìn)行調(diào)整，這幾個(gè)方面主要表現(xiàn)在：

（一）改變傳統(tǒng)檔案建設(shè)思想，開發(fā)和利用網(wǎng)絡(luò)信息資源

高校檔案必須摒棄“大而全”的思想，根據(jù)高校自身的特點(diǎn)積極合理利用網(wǎng)上資源，以此來(lái)不斷的推廣和發(fā)展自己的資源，加強(qiáng)自身的管理。

文件材料完整齊全和盡可能滿足利用，是高校檔案規(guī)范化建設(shè)的最大化的目標(biāo)。這就需要我們做出大量的工作來(lái)加強(qiáng)過(guò)程的控制，需要從根本上來(lái)重視材料的收集與應(yīng)用，并且需要做到每項(xiàng)工作的開展與文件材料收集同步，項(xiàng)目質(zhì)量檢查與檔案檢查同步。工作激勵(lì)機(jī)制是一項(xiàng)很好的制度，這樣可以保證文件材料的質(zhì)量，建立一個(gè)合理的監(jiān)督和管理制度來(lái)監(jiān)督材料的管理和監(jiān)督。檔案工作的最終目的是的檔案的合理利用，也是檢驗(yàn)檔案價(jià)值和檔案工作水平的非常重要的因素所在。教學(xué)工作水平評(píng)估工作對(duì)于各高校來(lái)說(shuō)是一個(gè)非常好的機(jī)會(huì)，可以幫助學(xué)校慢慢的建立起高校檔案資源信息化建設(shè)，建立各種專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)、歷屆畢業(yè)生數(shù)據(jù)庫(kù)等等，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，使檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)以更高的效率為高校的各項(xiàng)工作服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享等等。

（二）開展檔案際交流與合作，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息資源共享

高校檔案建設(shè)需要打破自我封閉的狀態(tài)，一方面要將自己的優(yōu)勢(shì)條件放到網(wǎng)上去，加強(qiáng)各地區(qū)各學(xué)校的交流與合作，另一方面要加強(qiáng)橫向聯(lián)合，尋找別人的長(zhǎng)處來(lái)彌補(bǔ)自己的短處。例如加強(qiáng)高校檔案館和地方綜合檔案館之間的聯(lián)系與協(xié)作。廣泛開展聯(lián)機(jī)檢索等業(yè)務(wù)，互通信息，促進(jìn)交流，改變各自為政的局面，優(yōu)化檔案信息資源配置，聯(lián)合搞好信息資源開發(fā)，實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)的相互利用，相互促進(jìn)與發(fā)展，以此達(dá)到“分散建庫(kù)、集中聯(lián)庫(kù)、分散服務(wù)、資源共享”目的。

（三）提高檔案員素質(zhì)，強(qiáng)化檔案員的服務(wù)意識(shí)

檔案員整體素質(zhì)的提高無(wú)疑是保證網(wǎng)絡(luò)檔案高效運(yùn)行的根本保障。要真正的實(shí)現(xiàn)檔案從傳統(tǒng)到現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變，創(chuàng)立全新的網(wǎng)絡(luò)檔案形態(tài)，高素質(zhì)的檔案員是相當(dāng)重要的一個(gè)因素。各高校應(yīng)該根據(jù)自身的條件有計(jì)劃、有目標(biāo)、有步驟對(duì)加強(qiáng)對(duì)工作人員的培養(yǎng)。注重檔案人員業(yè)務(wù)能力、創(chuàng)新能力的培養(yǎng)和提高，重視開展業(yè)務(wù)進(jìn)修和培訓(xùn)工作，重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)他們的繼續(xù)教育。使檔案員不僅擁有檔案管理的專業(yè)知識(shí)，熱愛(ài)檔案管理事業(yè)，還需要熟悉和掌握各種相關(guān)管理軟件的操作，系統(tǒng)的維護(hù)。以及檔案信息安全防范意識(shí)和技術(shù)。

（四）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視 加大資金投入

《高等學(xué)校檔案管理辦法》強(qiáng)調(diào)：高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)將高校檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校預(yù)算，保證檔案工作的需求。還進(jìn)一步規(guī)定高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，加快數(shù)字檔案館(室)建設(shè)，提高檔案工作服務(wù)學(xué)校和社會(huì)的能力。思路決定出路，只有高校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)了檔案管理的重要性，才能從思想上重視檔案工作，并且從經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫(kù)房等方面給予支持和保證。配齊硬件設(shè)備和檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)裝備技術(shù)現(xiàn)代化，解決手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問(wèn)題，才能有條件運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)碼等先進(jìn)技術(shù)和手段，進(jìn)一步提高技術(shù)含量和水平，使檔案管理手段由舊變新。

五 結(jié)束語(yǔ)

我們要從網(wǎng)絡(luò)環(huán)境檔案、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境檔案面臨的新挑戰(zhàn)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境檔案面臨的新挑戰(zhàn)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境檔案管理對(duì)策等方面來(lái)正確理解高校檔案的重要性。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的不斷發(fā)展，人們的思想觀念也隨著發(fā)生了變化，人們的生活方式不斷變化，高校檔案的發(fā)展問(wèn)題也存在著很大的挑戰(zhàn)，立足現(xiàn)在、抓住機(jī)遇、改變觀念、準(zhǔn)確定位、改進(jìn)管理、把握檔案是現(xiàn)在高校檔案發(fā)展的一個(gè)重大趨勢(shì)，只要好好利用這些方面的因素，高校檔案事業(yè)就一定會(huì)創(chuàng)造巨大的輝煌。

參考文獻(xiàn)：

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[4]李傳軍，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息資源的住址管理，圖書情報(bào)工作， 1999(2).

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【摘要】本文結(jié)合工作實(shí)際，論述了檔案工作中服務(wù)與管理相輔相成關(guān)系問(wèn)題。

關(guān)鍵詞 檔案工作；服務(wù)；管理

企業(yè)檔案作為企業(yè)管理的一部分，是公司成長(zhǎng)榮譽(yù)的積累，是領(lǐng)導(dǎo)決策制定的依據(jù)，是員工辛勤歷練的證明。而檔案管理作為企業(yè)管理工作的一部分，更是維護(hù)歷史真容，提供服務(wù)依托的重要工作。

一、擺正位置，端正思想，積極投身工作崗位

檔案工作大多數(shù)時(shí)候是默默無(wú)聞的，而它的職責(zé)又是細(xì)致入微的，上至公司下至個(gè)人統(tǒng)統(tǒng)都是它的服務(wù)對(duì)象。拿人事檔案來(lái)說(shuō)，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷方面的證明依據(jù)，與員工工資待遇、社保、組織關(guān)系等聯(lián)系緊密，是個(gè)人生活工作積累的重要證明，更與員工自身的榮譽(yù)利益息息相關(guān)。從管理方面來(lái)說(shuō)，員工申報(bào)職稱，申報(bào)企業(yè)年金，確定退休年齡，代繳職工養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)和大病醫(yī)療統(tǒng)籌，工資調(diào)檔晉檔等等都需要人事檔案提供相關(guān)的個(gè)人數(shù)據(jù)材料給單位，做好支撐工作。從服務(wù)方面來(lái)說(shuō)，人事檔案部門也可以依據(jù)個(gè)人檔案向本人提供婚姻狀況依據(jù)、家庭成員關(guān)系證明、入黨政審手續(xù)材料、身份確認(rèn)證明等等信息。它是對(duì)職工個(gè)人學(xué)習(xí)、工作、生活經(jīng)歷的原始記錄，亦是職工享受各種社會(huì)待遇的憑證依據(jù)。由此，檔案工作的重要性不言而喻。而如何將檔案管理工作做深做細(xì)、做好做實(shí)，秉著以服務(wù)為宗旨做好本職工作是每個(gè)檔案人應(yīng)該思考的重要問(wèn)題。作為檔案管理人員，我們首先得擺對(duì)自己的位置，端正自己的態(tài)度，確立服務(wù)意識(shí)，從企業(yè)與員工實(shí)際利益出發(fā)，將企業(yè)與員工的現(xiàn)實(shí)需要作為工作的第一信號(hào)，服務(wù)群眾、甘做人梯。這才是一個(gè)管理者應(yīng)有的工作態(tài)度和行為準(zhǔn)則。

二、情系員工，真誠(chéng)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)自身挖潛增效

有一個(gè)故事對(duì)我啟發(fā)很深，哲學(xué)家蘇格拉底的學(xué)生問(wèn)他，怎樣才能學(xué)到他博大精深的學(xué)問(wèn)。蘇格拉底聽(tīng)了以后沒(méi)有直接作答，只是說(shuō)：“我們今天就學(xué)一件最容易最簡(jiǎn)單的事情?！碧K格拉底將胳膊向前甩又轉(zhuǎn)向后甩，說(shuō)：“從今天開始，每天重復(fù)這個(gè)動(dòng)作300 下，大家能做到嗎？”學(xué)生們哄堂大笑，這么簡(jiǎn)單的事情有什么困難的。一個(gè)月過(guò)去，蘇格拉底問(wèn)學(xué)生們：“那個(gè)動(dòng)作都有哪些人堅(jiān)持下來(lái)了？”九成的學(xué)生驕傲地舉起了手。一年過(guò)去了，蘇格拉底再一次問(wèn)大家：“請(qǐng)告訴我，那個(gè)最容易最簡(jiǎn)單的甩手動(dòng)作還有誰(shuí)堅(jiān)持下來(lái)了?”只有一人舉起了手。他就是后來(lái)被大家熟知的古希臘另一位偉大的哲學(xué)家柏拉圖。檔案工作看起來(lái)并不難，但是每日每月每年的持之以恒，滿腔熱忱才是他對(duì)于從事者的磨礪。抱怨檔案材料收集不及時(shí)，員工缺乏歸檔意識(shí)的時(shí)候，首先想想你的宣傳工作有沒(méi)有突出重點(diǎn)，有沒(méi)有本著員工的利益角度出發(fā)，向他們講解材料歸檔對(duì)于自身工作、生活的重要性；訴苦工作任務(wù)繁重，領(lǐng)導(dǎo)重視程度不高的時(shí)候，首先想想你的工作效率是不是有待提高，現(xiàn)階段工作量有沒(méi)有明確任務(wù)、立足當(dāng)前，有沒(méi)有突出的工作業(yè)績(jī)可以展示上報(bào)。多反思、多總結(jié)、多溝通才是解決問(wèn)題，提高效率的良方。

在管理中，我一直在努力詮釋一組推理公式：意愿+ 行動(dòng)=意志；意志+ 方向= 堅(jiān)持；正確的堅(jiān)持+ 執(zhí)著= 忠誠(chéng)；忠誠(chéng)+ 行動(dòng)= 成功。只有自主地進(jìn)行提升，把握正確的努力方向，在實(shí)際的工作中采取切實(shí)有效的舉措，完善工作思路、創(chuàng)新工作手段、提升工作效率、強(qiáng)化工作質(zhì)量，并且持之以恒、統(tǒng)籌兼顧、心無(wú)旁騖，才能真正地服務(wù)好員工，做好管理工作。

三、勤奮學(xué)習(xí)，坦誠(chéng)做人，逐步提高業(yè)務(wù)能力

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關(guān)鍵詞：知識(shí)服務(wù)；事業(yè)單位；檔案管理；模式構(gòu)建

隨著我國(guó)現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高水平發(fā)展，隨著而來(lái)的是與社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展向相適應(yīng)的生產(chǎn)生活方式。第三次科技革命的到來(lái)，為整個(gè)世界的社會(huì)進(jìn)步提供了一種全新的動(dòng)力支撐，同時(shí)產(chǎn)生了一種全新的經(jīng)濟(jì)形態(tài)，及知識(shí)經(jīng)濟(jì)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展無(wú)疑要求“知識(shí)”的重要作用，讓知識(shí)的力量滲透到現(xiàn)今國(guó)民生產(chǎn)生活的各個(gè)層面，力圖通過(guò)世界的力量改變世界，為社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展提供持續(xù)的動(dòng)力支撐?，F(xiàn)今，事業(yè)單位作為我國(guó)社會(huì)生產(chǎn)生活中重要的組成部分，在其發(fā)展的過(guò)程中為了能夠最大限度的發(fā)揮其作用，促使其功能的全面化，并且為了保證其持續(xù)發(fā)展，其有必要在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的基礎(chǔ)上建立以知識(shí)服務(wù)為基礎(chǔ)的檔案管理模式，健全檔案管理工作，促進(jìn)事業(yè)單位的高水平發(fā)展。

1 知識(shí)服務(wù)基礎(chǔ)上事業(yè)單位檔案管理的介紹及必要性分析

知識(shí)服務(wù)基礎(chǔ)上事業(yè)單位檔案管理是對(duì)檔案的收集、整理以及后期的保存管理與現(xiàn)代化信息技術(shù)完全結(jié)合在一起，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)創(chuàng)新一種全新的檔案管理模式，這同時(shí)也是與傳統(tǒng)的檔案管理模式最大的區(qū)別。知識(shí)服務(wù)基礎(chǔ)上事業(yè)單位檔案管理模式的構(gòu)建指的是檔案管理能夠科學(xué)有序的進(jìn)行，能夠使用配備完善的高新技術(shù)，并且在完善的現(xiàn)代化檔案管理制度的范圍內(nèi)，提高檔案管理工作的水平。

當(dāng)前知識(shí)服務(wù)基礎(chǔ)上事業(yè)單位檔案管理是非常必要的，其中一方面這是現(xiàn)今知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果；另一方面現(xiàn)代化信息技術(shù)的告訴發(fā)展再加上現(xiàn)今事業(yè)單位的工作量及工作的按年度在日益的增大，所以建立一種學(xué)、有序的檔案管理模式是非常必要的。在事業(yè)單位現(xiàn)實(shí)發(fā)展的基礎(chǔ)上建立以知識(shí)服務(wù)為基礎(chǔ)的檔案管理模式能夠是檔案管理的流程更加標(biāo)準(zhǔn)化，檔案管理工作的管理力度進(jìn)一步強(qiáng)化，能夠在繁重的工作中尋找工作正常進(jìn)行的發(fā)展契機(jī)，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理工作的持續(xù)進(jìn)行奠定重要的基礎(chǔ)。此外，事業(yè)單位檔案管理工作本身具有非常重要的作用，其是事業(yè)單位今后加強(qiáng)工作的依據(jù)憑證，所以改變傳統(tǒng)的檔案管理模式建立一種全新的以知識(shí)服務(wù)為基礎(chǔ)的檔案管理模式是必要的。

2 知識(shí)服務(wù)基礎(chǔ)上事業(yè)單位檔案管理模式構(gòu)建應(yīng)遵循的原則

2.1 目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的原則

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理模式創(chuàng)新構(gòu)建的過(guò)程中，應(yīng)該在一定的目標(biāo)指引下進(jìn)行，力圖通過(guò)檔案管理工作的調(diào)整促進(jìn)此目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的最大化。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)講其最主要的目標(biāo)并不是實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)利益的最大化，而是提供經(jīng)濟(jì)、政治、社會(huì)、文化等方面提供幫助的由國(guó)有資產(chǎn)出資設(shè)置的。事業(yè)單位的工作目標(biāo)一般都是隱形的、潛在利益化的，但是這并不代表其沒(méi)有目標(biāo)而言。雖然檔案管理工作不能直接促成事業(yè)單位目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，但是其規(guī)范管理可以為事業(yè)單位目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供強(qiáng)大的動(dòng)力支撐。

2.2 系統(tǒng)集成的原則

事業(yè)單位構(gòu)建以知識(shí)服務(wù)為基礎(chǔ)的檔案管理模式是一項(xiàng)比較系統(tǒng)的工作，這一工作的進(jìn)行需要各個(gè)方面的協(xié)調(diào)合作，這就需要其在具體構(gòu)建的過(guò)程中需要遵循系統(tǒng)集成的原則。具體而言這一原則指的是事業(yè)單位在具體構(gòu)建的過(guò)程中應(yīng)該妥善處理管理機(jī)制、管理體制以及管理流程三者之間的關(guān)系。同時(shí)事業(yè)單位的上層管理人員應(yīng)做好指導(dǎo)、支持與監(jiān)控的工作，檔案管理的具體工作單位接受被指導(dǎo)、被支持、被監(jiān)督的工作，通過(guò)加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理人員與管理層的合作與交流，共同促進(jìn)以知識(shí)服務(wù)為基礎(chǔ)的檔案管理模式的構(gòu)建。

2.3 資源整合的原則

事業(yè)單位檔案管理構(gòu)建以知識(shí)服務(wù)為基礎(chǔ)的模式不僅僅是實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)有序的進(jìn)行，而且同時(shí)要實(shí)現(xiàn)資源的整合。事業(yè)單位在檔案管理模式的全新構(gòu)建中要能夠?qū)n案資源順利的實(shí)現(xiàn)科學(xué)的轉(zhuǎn)化、創(chuàng)新，通過(guò)檔案的收集、管理、服務(wù)等多方面工作的調(diào)整提高事業(yè)單位檔案管理的水平。檔案管理本身作為一個(gè)比較系統(tǒng)的部分，其存在本身就含有矛盾，如果檔案管理人員不能夠?qū)@些矛盾加以處理，那么將會(huì)造成檔案管理資源的浪費(fèi)，所以新模式的構(gòu)建要能夠從環(huán)節(jié)檔案管理內(nèi)部、外部的矛盾，實(shí)現(xiàn)資源的整合，促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

3 知識(shí)服務(wù)基礎(chǔ)事業(yè)單位檔案管理模式構(gòu)建的具體實(shí)施步驟

3.1 知識(shí)服務(wù)基礎(chǔ)事業(yè)單位檔案管理體制的完善建立

事業(yè)單位以知識(shí)服務(wù)基礎(chǔ)的檔案管理模式的構(gòu)建首先應(yīng)該在原有管理體制存在的基礎(chǔ)上建立一種適合知識(shí)型管理模式存在的管理體制。管理體制指的是事業(yè)單位管理層各級(jí)系統(tǒng)之間的組成方式和構(gòu)成關(guān)系。事業(yè)單位以知識(shí)服務(wù)為基礎(chǔ)的檔案管理模式構(gòu)建主要從文化理念、人員組織結(jié)構(gòu)以及管理制度三方面進(jìn)行的。其中文化理念在事業(yè)單位檔案管理單位中的弘揚(yáng)是非常重要的，努力的在事業(yè)單位形成一種知識(shí)型管理的檔案文化，使工作人員在知識(shí)文化理念的熏陶下做好檔案管理工作，在大檔案管理理念的指導(dǎo)下，積極的創(chuàng)新，而人員組織結(jié)構(gòu)的科學(xué)構(gòu)建是整個(gè)事業(yè)等單位的核心組成部分，知識(shí)型檔案人員組織結(jié)構(gòu)的構(gòu)建主要是通過(guò)專職檔案管理工作人員隊(duì)伍的建立，這部分人員并應(yīng)同時(shí)具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)和一定的科學(xué)文化知識(shí)；其次是對(duì)散落在其他管理部門的檔案管理人員，這部分管理人員應(yīng)熟知新型檔案管理模式的流程和基本工作理論，強(qiáng)化其檔案保存價(jià)值的認(rèn)識(shí)，從人員組織結(jié)構(gòu)加強(qiáng)組織人員的知識(shí)服務(wù)能力與工作水平；此外，對(duì)于管理制度的構(gòu)建主要是在以檔案收集為主要目標(biāo)的情況下，制定檔案適合事業(yè)單位檔案陳本核算和質(zhì)量控制的制度，同時(shí)強(qiáng)化建立以服務(wù)為導(dǎo)向的檔案歸檔后的制度建立，增強(qiáng)檔案存在的知識(shí)服務(wù)的作用。

3.2 知識(shí)服務(wù)基礎(chǔ)上檔案管理機(jī)制的強(qiáng)化完善

在知識(shí)服務(wù)型檔案管理體制構(gòu)建的基礎(chǔ)上，建立與其相適應(yīng)的知識(shí)服務(wù)型檔案管理機(jī)制是必要的工作環(huán)節(jié)。知識(shí)服務(wù)型檔案管理機(jī)制的建立主要是通過(guò)運(yùn)行機(jī)制和監(jiān)控機(jī)制兩個(gè)方面進(jìn)行的。其中運(yùn)行機(jī)制的知識(shí)服務(wù)化是要在現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展基礎(chǔ)上構(gòu)建的，通過(guò)利用信息化技術(shù)手段在事業(yè)單位內(nèi)部建立依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為主的檔案管理運(yùn)行機(jī)制，大部分工作依靠網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行工作，提高檔案管理的知識(shí)化傾向，知識(shí)服務(wù)基礎(chǔ)上檔案管理模式的構(gòu)建在電子化檔案使用的基礎(chǔ)上不能完全的放棄紙質(zhì)檔案管理模式的運(yùn)用，通過(guò)現(xiàn)代化信息技術(shù)構(gòu)建監(jiān)控、反饋機(jī)制加強(qiáng)對(duì)以知識(shí)服務(wù)為基礎(chǔ)的電子檔案管理運(yùn)行機(jī)制的監(jiān)督，同時(shí)構(gòu)建完善的監(jiān)控機(jī)制。

3.3 知識(shí)服務(wù)基礎(chǔ)上檔案管理流程的科學(xué)規(guī)劃

知識(shí)服務(wù)基礎(chǔ)上檔案管理流程是貫徹以知識(shí)服務(wù)為導(dǎo)向的管理體制及管理機(jī)制的重要環(huán)節(jié)，管理流程的的科學(xué)規(guī)劃最重要的就是體現(xiàn)在管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)及使用檔案資源從生成、收集、保存利用給管理過(guò)程加強(qiáng)檔案知識(shí)資源的整合使用。檔案知識(shí)資源的整合并不是單純的對(duì)檔案進(jìn)行歸檔與整理，更重要的是實(shí)現(xiàn)檔案資源的“創(chuàng)新利用”，提高利用效率。此外，能夠利用現(xiàn)代化信息技術(shù)條件構(gòu)建專門的檔案引擎搜索系統(tǒng)及檔案服務(wù)系統(tǒng)，這樣可以促使檔案工作人員通過(guò)操作計(jì)算機(jī)系統(tǒng)調(diào)出自己需要的檔案，這一環(huán)節(jié)的建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理知識(shí)服務(wù)型的關(guān)鍵內(nèi)容。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理模式的構(gòu)建在以知識(shí)服務(wù)為基礎(chǔ)上進(jìn)行此項(xiàng)工作是當(dāng)前進(jìn)一步提高事業(yè)單位工作水平和工作效率的重要做法。所以，相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)從管理體制、管理機(jī)制及管理流程等方面全方位的促進(jìn)事業(yè)單位以知識(shí)服務(wù)為基礎(chǔ)的模式的構(gòu)建。

參考文獻(xiàn)

[1]聶寓玲.基于知識(shí)服務(wù)檔案管理模式研究[J].環(huán)球人文地理，2016（10）：56-58

篇8

我國(guó)的計(jì)劃生育工作已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)新的階段，它的各項(xiàng)工作正逐步的從抓計(jì)劃生育走向與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展相結(jié)合，綜合治理人口問(wèn)題方向發(fā)展；并由社會(huì)制約為主的利益向著與社會(huì)制約相結(jié)合，科學(xué)管理、綜合服務(wù)、宣傳教育相結(jié)合的工作機(jī)制轉(zhuǎn)變。各級(jí)的計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)要順應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展要求，在技術(shù)、服務(wù)、管理上做到科學(xué)、規(guī)范的管理。其中技術(shù)服務(wù)的檔案管理工作就是一項(xiàng)非常重要的工作。

一、計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案管理的重要性

1、技術(shù)服務(wù)檔案是開展計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)的原始依據(jù)

它可以客觀的反映一個(gè)單位的技術(shù)服務(wù)水平以及實(shí)際的服務(wù)狀態(tài)，甚至是單位的成長(zhǎng)、發(fā)展的歷程。它不僅是計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行技術(shù)服務(wù)的原始依據(jù)，也是服務(wù)機(jī)構(gòu)依法行政、依法管理的重要依據(jù)，要注重對(duì)它的規(guī)范管理。

例如：計(jì)劃生育服務(wù)檔案可以真實(shí)的記錄計(jì)劃生育服務(wù)站以及醫(yī)務(wù)站的醫(yī)務(wù)人員實(shí)行的各項(xiàng)計(jì)劃生育手術(shù)的數(shù)量和過(guò)程，這可以從客觀上反映計(jì)劃生育服務(wù)站服務(wù)水平和業(yè)務(wù)開展的歷程，它也可以作為計(jì)劃生育主管部門考核的重要依據(jù)。

2、技術(shù)服務(wù)檔案是計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)工作規(guī)范化管理的依據(jù)

隨著人們的法律意識(shí)和維權(quán)意識(shí)的不斷加強(qiáng)，使得醫(yī)患的關(guān)系變得非常緊張，醫(yī)療糾紛的事件時(shí)有發(fā)生。國(guó)家規(guī)定的法律法規(guī)都要求要實(shí)事求是，講究證據(jù)，依法辦事，所以對(duì)于醫(yī)療事故糾紛，最有效的解決途徑就是要講事實(shí)，拿證據(jù)。其中計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案就是處理問(wèn)題的重要依據(jù)。

3、技術(shù)服務(wù)檔案是維護(hù)群眾利益的依據(jù)

隨著我國(guó)社會(huì)保障制度的不斷完善，人們能夠參與的各種保險(xiǎn)業(yè)務(wù)越來(lái)越多，例如：養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、勞動(dòng)保險(xiǎn)等。技術(shù)服務(wù)檔案可以為人們?cè)诮鉀Q保險(xiǎn)業(yè)務(wù)問(wèn)題上提供可靠、有利的資料，這也是它維護(hù)人民利益，為人們解決實(shí)際困難的表現(xiàn)。

二、計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀

目前的計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案管理和新時(shí)期的人口計(jì)劃生育事業(yè)的發(fā)展間存在著矛盾它和新時(shí)期建立人口計(jì)劃生育的機(jī)制要求不配套，存在著保管不集中，檔案質(zhì)量差、歸檔不全，不規(guī)范、制度不完善等問(wèn)題。

三、加強(qiáng)計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案管理的方法

計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)的檔案管理工作會(huì)影響到計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)的發(fā)展，更是依法從醫(yī)，文明服務(wù)的良好管理方法，它關(guān)系到人們的起身利益，所以各級(jí)的計(jì)劃生育部門以及服務(wù)機(jī)構(gòu)要高度重視對(duì)其的管理。

1、對(duì)檔案要設(shè)置專門的人員進(jìn)行保管

要確立專門的負(fù)責(zé)人歲各類的技術(shù)檔案進(jìn)行管理，無(wú)論是手術(shù)登記、門診登記，包括住院記錄等，都要有專門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行記錄和實(shí)行統(tǒng)一的管理。

2、對(duì)技術(shù)服務(wù)檔案的記錄要認(rèn)真，統(tǒng)一進(jìn)行保存

對(duì)于計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案要進(jìn)行特別的規(guī)范管理，對(duì)于門診記錄、化驗(yàn)登記、超聲登記、手術(shù)登記等平時(shí)開展的業(yè)務(wù)都要認(rèn)真進(jìn)行記錄，對(duì)留站觀察者要有基本情況的登記和留站觀察情況的記錄，對(duì)住站觀察者，要將其手術(shù)、治療、處理、護(hù)理、檢驗(yàn)的全過(guò)程都記錄下來(lái)，使其形成一個(gè)完整的病歷。

對(duì)于檔案的記錄一定要真實(shí)、準(zhǔn)確、完整以及表冊(cè)化，書寫的字跡一定要清晰，記錄的本子可以事先編好頁(yè)碼，記錄不當(dāng)?shù)膹U頁(yè)也要保留，一定要保證檔案有一套統(tǒng)一規(guī)范的記錄方式，以便于以后檔案的

轉(zhuǎn)貼于

檔管理。

3、要確定好醫(yī)療檔案存放的時(shí)間和機(jī)密等級(jí)

技術(shù)服務(wù)檔案一般可分為長(zhǎng)期和短期兩種。由于門診等級(jí)的內(nèi)容較為簡(jiǎn)單，病情轉(zhuǎn)好的時(shí)間也較短，所以大多以保存8-10年為好；住站病歷依據(jù)婦女的育齡期和生理期的特點(diǎn)，一般以15-30年為一個(gè)管理周期較為妥當(dāng)，它既可以對(duì)計(jì)劃生育服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行自我保護(hù)，也能夠?yàn)橛g婦女保留好證據(jù)。要堅(jiān)持保密的原則，我們就要對(duì)計(jì)劃生育手術(shù)的記錄和統(tǒng)計(jì)設(shè)置保密等級(jí)。

篇9

［關(guān)鍵詞］檔案館；服務(wù)能力；公眾需求

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.108

［中圖分類號(hào)］G273.5 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1673-0194（2017）02-0-01

截至目前，我國(guó)檔案館的服務(wù)能力同公眾對(duì)檔案的需求還存在一定的差距。從整體的角度看，檔案館的服務(wù)能力不單單受到檔案信息資源的限制，還受到檔案被公眾利用需求的限制。從公眾利用需求的角度來(lái)分析檔案館的服務(wù)能力，除了體現(xiàn)了“以人為本”的發(fā)展理念，還可以針對(duì)性地提出合理有效的提高檔案館服務(wù)能力的方法，幫助檔案館滿足公眾對(duì)檔案利用的需求，最大程度上實(shí)現(xiàn)檔案館中檔案的價(jià)值。

1 公眾需求特征

公眾檔案信息需求的特征主要有三個(gè)，即層次性、多元化、個(gè)性化。

首先是層次性。檔案的信息透明化公開化是滿足公眾檔案利用需求的物質(zhì)基礎(chǔ)，滿足檔案館信息檢索系統(tǒng)的需求是技術(shù)方面的基礎(chǔ)。公眾只有通過(guò)信息檢索系統(tǒng)進(jìn)行檢索才能找到自己所需要的檔案文獻(xiàn)信息。公眾對(duì)檔案信息傳播服務(wù)的需求主要表現(xiàn)為高效性和便利性，即公眾通常希望用最短的時(shí)間和最方便的行為來(lái)獲得自身所需的檔案文獻(xiàn)。

其次是多元性。隨著社會(huì)活動(dòng)的不斷增多，活動(dòng)的領(lǐng)域漸漸變得廣泛，檔案利用主體也變得多元化，從而公眾對(duì)檔案的利用需求也漸漸往多元化方向發(fā)展。

最后是個(gè)性化。個(gè)性化的產(chǎn)生是公眾趨向多樣性所產(chǎn)生的結(jié)果。每個(gè)公眾都是一個(gè)獨(dú)立的個(gè)體，有著不同的思維及思考方式，喜好也各不相同，同r也具備不同的知識(shí)水平。從而，公眾對(duì)檔案的需求也呈現(xiàn)個(gè)性化特征。

2 影響檔案館服務(wù)能力的因素

2.1 檔案信息資源的可獲得性

檔案信息資源的可獲得性主要是指公眾是否可以利用與自身需求匹配的檔案館中的檔案文獻(xiàn)信息的問(wèn)題。公眾在選擇自己能夠利用、選擇的檔案文獻(xiàn)時(shí)，往往會(huì)采用與自己需求相符合的方式，通過(guò)符合程度來(lái)對(duì)自己利用的信息資源進(jìn)行評(píng)價(jià)和選擇。從某種方面上看，公眾的檔案利用需求是檔案資源建設(shè)的一個(gè)重要的標(biāo)準(zhǔn)和風(fēng)向標(biāo)，檔案資源的建設(shè)需要以公眾對(duì)檔案的利用需求為基礎(chǔ)。由于很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)我國(guó)檔案館的管理模式都是傳統(tǒng)的，并且檔案利用意識(shí)較低，我國(guó)檔案館的檔案資源建設(shè)都存在選擇性偏好問(wèn)題，反映黨、反映政治的文獻(xiàn)居多，而與民眾自身利益有關(guān)聯(lián)的檔案則被限制，處于無(wú)序管理的狀態(tài)。對(duì)于公眾來(lái)說(shuō)，其不能通過(guò)一般的方法來(lái)獲得自己需要的檔案信息，導(dǎo)致需求和供給不匹配。供需不匹配的現(xiàn)象阻礙了公眾滿足自身需要的愿望的實(shí)現(xiàn)，同時(shí)還造成檔案館中大量的檔案文獻(xiàn)積壓。

2.2 檔案信息資源利用的隨時(shí)性

檔案信息資源利用的隨時(shí)性主要是指公眾能否全天24小時(shí)通過(guò)相關(guān)的途徑獲得自身需求的檔案文獻(xiàn)。中央檔案館館長(zhǎng)楊冬權(quán)在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上的講話中提到要推出全天候的服務(wù)、一站式服務(wù)、電話查詢、節(jié)假日查詢等各種人性化服務(wù)。這些服務(wù)的提出得到了公眾的推崇和好評(píng)。從中不難發(fā)現(xiàn)，各級(jí)別的檔案館在滿足公眾對(duì)檔案利用的時(shí)間問(wèn)題上做了很多的努力，然而到現(xiàn)在，全天候的檔案信息的服務(wù)僅僅停留在提供政府有關(guān)決策信息上，并沒(méi)有全面實(shí)現(xiàn)全天候服務(wù)，并沒(méi)有建立起真正完整有利于公眾實(shí)現(xiàn)自身需求的網(wǎng)站，也影響了檔案館的服務(wù)能力的實(shí)現(xiàn)。

2.3 檔案信息資源的可接近性

檔案信息資源的可接近性就是指公眾能否把獲得的檔案信息進(jìn)行利用的可能性。由于檔案館建設(shè)、管理存在一些問(wèn)題，造成我國(guó)檔案信息的資源很難互通互聯(lián)，檔案信息較為分散，然而公眾卻要求檔案資源的集中度要很高。這便造成了在通常情況下，如果公眾想要找到一個(gè)符合自己需求的檔案文件，必須來(lái)回在不同檔案館之間奔走尋找。然而人們往往希望用最小的努力來(lái)完成自己所想要做的事情，因此，檔案信息的分散化使公眾對(duì)檔案館服務(wù)能力產(chǎn)生不滿情緒，對(duì)檔案利用的想法也會(huì)漸漸變少，最終的結(jié)果會(huì)影響到檔案服務(wù)能力的實(shí)現(xiàn)。

3 解決檔案利用問(wèn)題的途徑與方法

3.1 提供檔案利用的全天候無(wú)障礙服務(wù)

檔案館要實(shí)現(xiàn)全天候無(wú)障礙的服務(wù)，需要分步建設(shè)。首先，檔案館可以開發(fā)更為人性化的檢索服務(wù)，提供預(yù)約查檔等；其次，利用相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)服務(wù)方式進(jìn)行全方面創(chuàng)新改革。

3.2 培育社會(huì)公眾的檔案意識(shí)

培育公眾的檔案意識(shí)可以促進(jìn)檔案館服務(wù)能力的提升。要培養(yǎng)公眾的檔案意識(shí)主要從兩方面進(jìn)行：一方面是從不同方面培養(yǎng)檔案公眾的檔案意識(shí)，檔案不僅僅單純地培養(yǎng)公眾利用檔案的意識(shí)，還要培養(yǎng)公眾的檔案保護(hù)意識(shí)及法律意識(shí)等，讓公眾明白保護(hù)檔案的義務(wù)和責(zé)任；另一個(gè)方面是通過(guò)各種途徑培養(yǎng)公眾的檔案意識(shí)，可以通過(guò)舉辦展覽會(huì)、開設(shè)講座等形式，讓公眾明白什么是檔案，檔案的作用，也可以利用媒體來(lái)進(jìn)行宣傳。

4 結(jié)　語(yǔ)

當(dāng)前，我國(guó)檔案館的服務(wù)能力同公眾對(duì)檔案的需求存在一定的差距。這影響了我國(guó)檔案服務(wù)能力的提高。本文首先介紹了公眾利用檔案的需求，對(duì)這些需求進(jìn)行分析，總結(jié)了需求的特征，然后通過(guò)現(xiàn)有的檔案館的管理模式，指出檔案管理存在的問(wèn)題，對(duì)服務(wù)能力缺乏的原因和影響因素進(jìn)行了分析，最終給出了兩個(gè)解決的方法，希望本文對(duì)業(yè)內(nèi)或者有需要的人士提供參考和幫助。

篇10

一、服務(wù)質(zhì)量的含義和內(nèi)容

對(duì)于服務(wù)質(zhì)量的定義有很多,目前最常用的一個(gè)是指服務(wù)能夠滿足規(guī)定和潛在需求的特征和特性的綜合,是服務(wù)工作能夠滿足被服務(wù)者需求的程度,是企業(yè)為使目標(biāo)客戶滿意而提供的最低服務(wù)水平,也是企業(yè)保持這一預(yù)定服務(wù)水平的連貫性程度。①服務(wù)質(zhì)量是客戶感知的對(duì)象,比有形產(chǎn)品的質(zhì)量更難被客戶評(píng)價(jià),因此,服務(wù)質(zhì)量既要有客觀方法加以制定和衡量,更要按客戶主觀的認(rèn)識(shí)加以衡量和檢驗(yàn),服務(wù)質(zhì)量的評(píng)價(jià)不僅要考慮服務(wù)的結(jié)果,而且涉及服務(wù)的過(guò)程。

服務(wù)質(zhì)量的內(nèi)容包括客戶接受的產(chǎn)出(what)和客戶接受的方式(how),即技術(shù)質(zhì)量和功能質(zhì)量。所謂技術(shù)質(zhì)量是指客戶從服務(wù)過(guò)程中所得到的東西,即服務(wù)的結(jié)果;功能質(zhì)量是指服務(wù)過(guò)程的質(zhì)量。②所以,要提高服務(wù)質(zhì)量,一方面要重視提高技術(shù)質(zhì)量,精心設(shè)計(jì)服務(wù)體系;另一方面要重視服務(wù)人員與客戶之間的接觸,加強(qiáng)服務(wù)過(guò)程的質(zhì)量管理。

二、企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量的含義和內(nèi)容

企業(yè)檔案信息服務(wù)是指從企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā),以充分發(fā)揮檔案信息的作用、滿足利用者需求以及為企業(yè)效益服務(wù)為目標(biāo),根據(jù)企業(yè)信息用戶對(duì)檔案信息的需求,組織用戶獲取和利用檔案信息的工作。企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量是企業(yè)檔案信息服務(wù)能夠滿足用戶需求的特征和特性的綜合,是滿足用戶檔案信息需求的程度。其內(nèi)容同樣包括技術(shù)質(zhì)量和功能質(zhì)量,此處的技術(shù)質(zhì)量,主要指用戶從檔案信息服務(wù)中所得到的東西,比如檔案原件、各種編研成果等等;功能質(zhì)量是指企業(yè)檔案信息服務(wù)過(guò)程的質(zhì)量,如服務(wù)人員的理念、態(tài)度等等。

計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代,企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)完全按照國(guó)家的計(jì)劃指令開展,企業(yè)沒(méi)有任何的生存壓力,使得原本具有重大價(jià)值的企業(yè)檔案變得毫無(wú)用武之地,企業(yè)檔案工作也備受冷落。然而,知識(shí)經(jīng)濟(jì)的興起,標(biāo)志著人類社會(huì)正在步入一個(gè)以智力資源為主要依托的時(shí)代,正如世界經(jīng)濟(jì)合作與發(fā)展組織(OEDC)報(bào)告對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)進(jìn)行的界定那樣,“知識(shí)經(jīng)濟(jì)是建立在知識(shí)和信息基礎(chǔ)之上的經(jīng)濟(jì),以知識(shí)和信息的生產(chǎn)、分配和使用為直接依據(jù)的經(jīng)濟(jì),知識(shí)是提高生產(chǎn)率和實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的驅(qū)動(dòng)器”,③它將對(duì)我們的工作、生產(chǎn)、生活和思維方式等產(chǎn)生重大的影響。企業(yè)的檔案信息中,蘊(yùn)藏著企業(yè)生存發(fā)展所需的大量知識(shí),如何充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息的重要作用,深入挖掘企業(yè)檔案信息所蘊(yùn)含的大量知識(shí),成為了企業(yè)檔案信息服務(wù)工作不可推卸的職責(zé),企業(yè)檔案信息服務(wù)工作質(zhì)量的高低,直接影響著企業(yè)檔案信息能否充分發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值,為企業(yè)的效益與競(jìng)爭(zhēng)增加砝碼。如何提高企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量成為各企業(yè)共同關(guān)注的問(wèn)題。

三、企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量分析

1、企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量的影響因素

1982年,格羅魯斯首先提出客戶感知服務(wù)質(zhì)量的定義,即客戶對(duì)服務(wù)的期望與實(shí)際服務(wù)效益之間的比較。在服務(wù)行業(yè),通常將感知服務(wù)質(zhì)量的決定因素歸結(jié)為服務(wù)的可靠性、響應(yīng)性、保證性、移情性、有形性等五個(gè)方面。筆者認(rèn)為,作為企業(yè)內(nèi)部的企業(yè)檔案信息服務(wù)與服務(wù)行業(yè)雖有種種差異,但二者在很多方面不乏相通之處,以上五個(gè)方面同樣是企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量的影響因素。

(1)可靠性。對(duì)于服務(wù)行業(yè)而言,可靠性是指企業(yè)準(zhǔn)確地履行服務(wù)承諾的能力,客戶對(duì)服務(wù)承諾做出反應(yīng)并確認(rèn)服務(wù)組織當(dāng)初的承諾是否會(huì)兌現(xiàn)。對(duì)于企業(yè)檔案信息服務(wù)而言,我們的客戶即我們的用戶,既包括企業(yè)內(nèi)部的用戶,也包括企業(yè)外部的用戶。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)大潮的沖擊下,企業(yè)越來(lái)越意識(shí)到檔案信息的重要作用,投入相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、?cái)力,成立相關(guān)的服務(wù)部門,開展企業(yè)檔案信息服務(wù)活動(dòng)。這其中,有些企業(yè)做得很成功,比如劍南春集團(tuán)等,檔案信息服務(wù)部門確實(shí)發(fā)揮了其應(yīng)有的作用,久而久之形成了需求——服務(wù)——用戶滿意——需求——服務(wù)……的良性循環(huán);然而,很多企業(yè),檔案信息服務(wù)轟轟烈烈地上馬,在服務(wù)過(guò)程中,需求——服務(wù)——用戶不滿——無(wú)需求……,最終只能是不了了之。二者結(jié)局不同的關(guān)鍵就在于,前者在服務(wù)過(guò)程中兌現(xiàn)了對(duì)用戶的承諾,實(shí)現(xiàn)了檔案信息服務(wù)的初衷,即服務(wù)具有較高的可靠性,服務(wù)質(zhì)量相對(duì)較高,后者在服務(wù)過(guò)程中,沒(méi)有滿足用戶的需求與期望,沒(méi)有兌現(xiàn)對(duì)用戶的承諾,檔案信息服務(wù)的價(jià)值沒(méi)有充分體現(xiàn)出來(lái),因而導(dǎo)致服務(wù)可靠性較差,用戶所感知的服務(wù)質(zhì)量較差?？梢?jiàn),可靠性是影響企業(yè)檔案信息服務(wù)的一個(gè)重要因素,服務(wù)可靠性越高,服務(wù)質(zhì)量則越好。

(2)響應(yīng)性和保證性。響應(yīng)性是指企業(yè)隨時(shí)準(zhǔn)備為客戶提供快捷、有效的服務(wù);保證性是指服務(wù)人員所具有的友好態(tài)度和勝任工作的能力。對(duì)于企業(yè)檔案信息服務(wù)來(lái)說(shuō),響應(yīng)性和保證性是指企業(yè)檔案信息服務(wù)人員具備正確、積極的態(tài)度,具有為用戶提供信息服務(wù)所需的知識(shí)和能力,能夠隨時(shí)為用戶提供準(zhǔn)確、有效、方便用戶獲取信息的服務(wù)。時(shí)代賦予了檔案工作新的內(nèi)涵,檔案工作者不再扮演簡(jiǎn)單的“倉(cāng)庫(kù)保管員的角色”,而是要讓用戶在這個(gè)信息爆炸的時(shí)代,方便快捷地獲取自己所需的有效信息。如果檔案信息服務(wù)工作者仍滿足于原有的知識(shí)結(jié)構(gòu),拘泥于以往的工作理念,沒(méi)有創(chuàng)新,沒(méi)有突破,企業(yè)檔案信息服務(wù)的響應(yīng)性和保證性將無(wú)從談起。較高的響應(yīng)性和較強(qiáng)的保證性是高質(zhì)量檔案信息服務(wù)的決定性因素,是檔案信息服務(wù)得以蓬勃發(fā)展的強(qiáng)大推動(dòng)力。

(3)移情性。企業(yè)要設(shè)身處地的為客戶著想,了解他們的實(shí)際需要并予以滿足,對(duì)客戶予以特別的關(guān)注。面對(duì)日益激烈的競(jìng)爭(zhēng),企業(yè)要在競(jìng)爭(zhēng)中取勝,高質(zhì)量的服務(wù)越來(lái)越重要,服務(wù)的根本目的是滿足客戶的需求,所以企業(yè)必須從客戶的角度出發(fā),以客戶為中心,才可能提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。對(duì)于企業(yè)檔案信息服務(wù)來(lái)說(shuō),其客戶就是檔案利用者,檔案信息服務(wù)部門因?yàn)檎加歇?dú)特的信息資源,所以其服務(wù)過(guò)程中不存在與他人的競(jìng)爭(zhēng),然而,如果我們忽視用戶的需求,只從自己——即檔案信息服務(wù)人員的角度來(lái)提供服務(wù),結(jié)果未必能令用戶滿意,服務(wù)質(zhì)量難免令用戶質(zhì)疑。如在廣東省韶關(guān)鋼鐵集團(tuán)有限公司的檔案信息管理系統(tǒng)中,檔案被分成“文書檔案”、“基建檔案”、“聲像檔案”、“實(shí)物檔案”、“產(chǎn)品檔案”、“科研檔案”等幾大類。用戶登陸檔案信息管理系統(tǒng)檢索、利用檔案時(shí),需要首先選擇檔案類別,然后才能在相應(yīng)類別內(nèi)查找檔案。這種檔案類別的劃分,與其實(shí)體檔案整理體系是相一致的,十分符合檔案館工作人員的思維習(xí)慣。但是,并不符合用戶的需求,因?yàn)橛貌⒉恍枰朗裁词俏臅鴻n案,什么是基建檔案,他們只是想得到自己需要的檔案。由此,企業(yè)檔案信息服務(wù)必然會(huì)陷入一種被動(dòng)的局面,一種尷尬境地——擁有獨(dú)特的信息資源,卻門可羅雀。資源難以被有效利用,就是源于長(zhǎng)久以來(lái),檔案信息服務(wù)工作在開展中以自我為中心,忽視用戶的需求而造成的。

(4)有形性。有形因素主要包括物理環(huán)境、設(shè)施設(shè)備、服務(wù)人員的儀表等,客戶往往在真正接受服務(wù)之前會(huì)通過(guò)有形因素對(duì)服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行預(yù)先評(píng)價(jià)。有形因素是提供服務(wù)必不可少的物質(zhì)基礎(chǔ)。在企業(yè)檔案信息服務(wù)過(guò)程中,有形因素往往是用戶“第一印象”的重要影響因素,信息服務(wù)部門的整體環(huán)境、設(shè)施設(shè)備、工作人員的儀態(tài),都將直接影響用戶接受信息服務(wù)的心理,對(duì)有形因素的肯定,往往使用戶事先具有一種愉悅、接受的心理,而對(duì)有形因素的不滿,無(wú)形中會(huì)使用戶產(chǎn)生一種排斥的心理,直接影響了服務(wù)質(zhì)量。

2、企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量的全面提升

基于以上對(duì)企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量影響因素的分析,結(jié)合檔案信息服務(wù)質(zhì)量的兩大重要構(gòu)成部分——技術(shù)質(zhì)量和功能質(zhì)量,筆者以外化“以客戶為中心”的服務(wù)理念為落腳點(diǎn),提出以下幾點(diǎn)提升企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量的建議。

一提到檔案工作,“理念”往往會(huì)首先映入我們的腦海。然而,長(zhǎng)久以來(lái),“理念”卻是雷聲大,雨點(diǎn)小,說(shuō)起來(lái)容易,做起來(lái)難。所以,在此,筆者強(qiáng)調(diào)“理念”的外化,即將所具有的理念落實(shí)、體現(xiàn)在具體工作中。

首先,全面調(diào)查研究,深入認(rèn)識(shí)用戶群。所謂知己知彼,百戰(zhàn)不殆,要做到“以用戶為中心”,對(duì)用戶的了解是第一位的,對(duì)于企業(yè)檔案信息服務(wù)而言,其用戶的范圍相對(duì)來(lái)說(shuō)比較狹窄,但是,麻雀雖小,五臟俱全,所以必須對(duì)用戶做一個(gè)細(xì)分,以全面了解我們的用戶,才談得上以其為中心。這其中包括:我們的用戶有哪些?按照不同的標(biāo)準(zhǔn),可以分為哪些類別?各自具有什么特點(diǎn)?在利用過(guò)程中具有哪些特點(diǎn)?有哪些需求?適合哪種服務(wù)方式,等等。不同規(guī)模、不同性質(zhì)的企業(yè),其用戶群差異也是比較大的,所以各企業(yè)在對(duì)用戶群進(jìn)行細(xì)分的過(guò)程中,應(yīng)深入調(diào)查研究,不可盲目照搬其他企業(yè)。

其次,正確理解何為“中心”。長(zhǎng)久以來(lái),企業(yè)檔案信息服務(wù)工作,是工作人員以自身為中心,從檔案信息管理者的角度來(lái)開展的。比如,對(duì)于檔案的收集工作,我們往往嚴(yán)格按照我們檔案部門制定的規(guī)章制度來(lái)進(jìn)行,確實(shí),工作需要規(guī)章制度的約束,但是,一方面,我們應(yīng)該考慮到我們的制度是否反映了用戶的意愿,另一方面,隨著新情況新問(wèn)題的不斷出現(xiàn),我們的規(guī)章制度是否依舊科學(xué)合理。再如,對(duì)于檔案信息的提供利用,我們往往以我們熟悉、慣用的手段來(lái)提供服務(wù),這些方式方法一定是我們用戶樂(lè)于接受的嗎?以用戶為中心要求我們想用戶所想,急用戶所急,以用戶為導(dǎo)向來(lái)開展工作。在開展每項(xiàng)工作之前,積極了解用戶的需求,然后站在用戶的位置,換位思考,以做出科學(xué)決策。

再次,全方位把握“服務(wù)”的內(nèi)涵。在企業(yè)檔案信息服務(wù)中,服務(wù)主要由兩大部分構(gòu)成,一是有形的服務(wù)產(chǎn)品,二是將服務(wù)產(chǎn)品與用戶聯(lián)系起來(lái)的無(wú)形的意識(shí)、態(tài)度等等,二者缺一不可,二者的完美結(jié)合才能構(gòu)成完整的服務(wù),這兩部分直接決定著檔案信息服務(wù)的技術(shù)質(zhì)量和功能質(zhì)量。對(duì)于服務(wù)產(chǎn)品,究竟什么樣的服務(wù)產(chǎn)品才是用戶滿意的服務(wù)產(chǎn)品,這是我們檔案信息服務(wù)工作者應(yīng)該思考的一個(gè)重要問(wèn)題。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,“信息爆炸”使得很多信息用戶產(chǎn)生了一種無(wú)所適從的恐懼。如果我們所提供的服務(wù)產(chǎn)品仍需要用戶的甄別、選擇、判斷,無(wú)異于加重了用戶的信息負(fù)擔(dān),違背了提供服務(wù)的初衷。所以,我們所提供的服務(wù)產(chǎn)品,應(yīng)該是用戶“即取即用”的,不需要做任何的額外功課,也就是說(shuō),針對(duì)用戶,為其提供有效的、確有價(jià)值的信息,或者說(shuō)是能夠簡(jiǎn)單、快捷地應(yīng)用到實(shí)際工作中,解決實(shí)際問(wèn)題的信息。對(duì)于無(wú)形的意識(shí)、態(tài)度,我們應(yīng)該意識(shí)到,沒(méi)有用戶,沒(méi)有信息需求,就沒(méi)有我們的信息服務(wù)工作,從這個(gè)意義上講,用戶就是我們的“上帝”,正確的服務(wù)理念,周到、熱情的服務(wù)態(tài)度,將為我們信息服務(wù)的開展提供不可替代的情感支持。

注釋:

①劉北林.現(xiàn)代服務(wù)學(xué)概論.中國(guó)物資出版社,2008年1月第一版:193.

②劉北林.現(xiàn)代服務(wù)學(xué)概論.中國(guó)物資出版社,2008年1月第一版:194.

②吳季松.《知識(shí)經(jīng)濟(jì)》.北京科學(xué)技術(shù)出版社,1998年.

③徐擁軍,陳玉萍.從傳統(tǒng)檔案服務(wù)向知識(shí)服務(wù)過(guò)渡研究.北京檔案,2009年第4期.

參考文獻(xiàn):