導語：如何才能寫好一篇電子檔案管理的優(yōu)勢，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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電子文檔在歸檔前可以進行隨意的修改、復制、刪除等操作，可以進行多次復制，沒有次數的限制，在操作上比紙介文檔簡單、容易——只需要在計算機上通過相應的軟件來對文件內容進行修改、增加，不留任何修改痕跡，其真實性和原始性不會發(fā)生改變。電子文檔還可以對檔案上的小瑕疵進行修復，例如檔案因為時間的久遠，上面的字跡或者圖像不清晰，可以通過軟件進行修復，使字跡或圖像變得清晰而方便歸檔、保存，檔案經過修復后，保存就不再受到時間的限制了。

而紙介文檔的生成需要通過人手書寫記錄內容，比較耗時，不利于操作，當在抄寫時出現錯誤需要修改或者需要增加內容時，只能重新抄寫或者直接在文檔上修改，紙介上就會出現修改痕跡，對有價值的文檔轉化成檔案后會影響文檔的整潔。同時，紙介文檔保管時間長，會出現紙張發(fā)黃、破損、字跡模糊等問題，需要對檔案進行修復或修補，既費時也不利于檔案保存和利用。

二、電子文檔的儲存

電子文檔形成后可以存放在多種存儲介質，例如磁盤、光盤、移動設備等，而且必須在計算機上讀取、處理。電子文檔存儲在特定的存儲介質上，就可以在不同的時間、地點通過特定的方式去閱讀、處理、保存，可以不受時間、空間的限制，但卻離不開計算機的軟硬件環(huán)境，只能在計算機上通過相應的軟件來進行讀寫。

但是電子文檔在儲存方面也存在一個比較大的劣勢，即在操作過程中，一旦管理員操作不當或違規(guī)進行操作，文件可能會因此出現損壞，甚至會丟失，影響文件歸檔。而紙介文檔只能存放在專門的庫房里保管，需要采取各種專門的技術措施去保護檔案，如復制、修裱、消毒、滅蟲、滅菌等措施去長期保存檔案，比較繁瑣；在查閱方面，也只能在特定的時間到檔案館去查閱，比較耗時，不利于檔案的利用。

三、電子文檔的安全與保密

在電子文檔案管理的過程中，單位和檔案員要加強對存儲介質的嚴格管理。由于電子文檔可以存儲于多種存儲介質，如光盤和移動硬盤等可以存儲大容量的電子文件；這些存儲介質都不受時間和空間的限制，可以在不同的計算機上讀取，因此，令到電子文件的安全性大大降低。同時，由于這些介質攜帶方便，因此亦更容易造成丟失或泄密，造成不可挽回的損失。

所以，我們需要不定時對信息系統(tǒng)進行檢查，確保檔案信息系統(tǒng)的安全；此外，從檔案資料的錄入到讀取信息利用都需要由專人負責，實行專人專機使用，確保電子文檔的安全與保密；對于保存在電腦里的文檔，也要不定時進行備份或者拷貝到特定的存儲介質，如移動硬盤、光盤，防止文檔的丟失。紙介文檔雖然在查閱、利用比較麻煩，但由于它處于專門的密閉空間，安全性相對比電子文檔好。

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關鍵詞：事業(yè)單位；電子檔案管理；對策

方便、快捷的電子檔案管理模式，已逐步取代傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式，在事業(yè)單位的檔案管理工作中逐步推廣應用。但是，目前事業(yè)單位的電子檔案管理還處于無序管理的狀態(tài)，缺少制度規(guī)范，存在一些不足。本文從電子檔案的優(yōu)勢、不足、對策三個方面進行了闡述，以加快事業(yè)單位電子檔案管理制度化、規(guī)范化進程。

一、電子檔案的優(yōu)越性

1.電子檔案能有效降低辦公成本

傳統(tǒng)的檔案管理模式，既需要檔案室、檔案柜、檔案盒、檔案袋等大量物資，還需要大量的人力從事收集、整理、分類、匯總、登記、存檔等各個環(huán)節(jié)的工作，工作瑣碎、工作量大，基本上每一項工作都需要手動完成，需要大量時間。而使用電子檔案，只需要一臺計算機、一個網絡管理平臺和熟悉計算機操作的檔案管理人員，就可以完成電子檔案管理工作。檔案資料在傳閱過程中，利用電子檔案管理平臺就可以快速完成，實現無紙化傳閱，降低辦公成本，解決檔案資料堆積問題。

2.電子檔案管理能進一步提高工作效率

電子建檔與傳統(tǒng)的手動建檔相比，用計算機工作代替了人力勞動，直接減少了檔案管理人員的勞動強度，能節(jié)省大量時間。電子檔案管理，把傳統(tǒng)的按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，遇到需要補充的遺漏的檔案，或者刪除重復的檔案時，傳統(tǒng)的立卷方法只能一個一個查詢，打開整卷，再重新立卷，非常繁瑣，而電子檔案可以快速查詢，修改一下檔案目錄就可以了。

3.電子檔案保密程度更高

傳統(tǒng)的立卷歸檔，利用者如果需要其中的一份檔案，就能看到整卷檔案的內容，而使用電子檔案管理，需要哪一件就看哪一件，其他的不會看到，大大提高了保密程度。

4.電子檔案更有利于發(fā)揮檔案資料的價值

傳統(tǒng)的檔案管理模式，利用者需要從堆積如山的檔案資料中逐個查找，費時費力，不到萬不得已不想去檔案館或者檔案室查閱資料，尤其是查閱信息范圍比較寬泛時，更需要時間和耐心，最后還不一定能查詢到。同時受檔案管理人員立卷習慣等因素的影響，傳統(tǒng)檔案的標準、質量也不盡相同，給檔案利用者帶來一定麻煩，所以一般都習慣從網絡上搜索。而電子檔案，一般都用表格形式，標準統(tǒng)一，一目了然，搜索快捷，大大縮短了檔案的查詢時間，提高了檔案利用率。

二、電子檔案管理中遇到的問題

1.安全性問題

計算機給人們帶來方便、快捷的同時，其安全性不容忽視。機房、計算機、打印機等硬件設備陳舊，殺毒軟件等配套軟件不到位，檔案管理人員安全意識不強，對移動硬盤、U盤、光盤等存儲設備重視程度不夠，都會直接影響電子檔案的安全。同時，電子檔案在發(fā)送、接收、保管和歸檔過程中，可能遭遇病毒入侵、竊聽、泄密、篡改、偽造等安全問題。

2.檔案管理人員認識問題

目前的檔案管理人員還沒有完全從紙質立卷的傳統(tǒng)模式中解脫出來，只是安于現狀，尤其是年齡較大的檔案管理人員，不愿意接受新生事物，更不想創(chuàng)新，導致電子檔案管理工作停滯不前。電子檔案業(yè)務知識培訓不足，特別是仍在使用紙質檔案的事業(yè)單位，檔案管理人員的時間、精力都用在手動建檔上，研究檔案管理發(fā)展、開展業(yè)務知識培訓的投入嚴重不足。

3.電子檔案管理制度不健全

目前，已經使用電子檔案管理的單位，電子檔案管理的收集、整理、歸檔、審核、檢驗、調閱等各個環(huán)節(jié)都缺少統(tǒng)一的標準，歸檔時間、歸檔范圍、硬件管理、軟件升級、技術指導、存儲格式、密碼設置、監(jiān)控系統(tǒng)等都缺少制度規(guī)范，都還處于起步階段，處于無序管理的狀態(tài)。

三、電子檔案管理的對策及建議

1.完善電子檔案管理軟硬件設施，確保電子檔案安全

高質量的硬件設備、穩(wěn)定安全的軟件和系統(tǒng)、相對獨立的電子檔案管理區(qū)域，是電子檔案能夠持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的基礎。因此要加大軟硬件投入，配足配齊設施設備，加強對計算機儲存設備的安全保護，實行專機專人用，對計算機的軟件和硬件設備進行定期的更新和維護，以保障計算機設備的正常運行。設置專門的電子檔案管理工作區(qū)域，安裝電子監(jiān)控、防盜門窗等設施，確保設施設備安全。

2.培養(yǎng)專業(yè)的電子檔案管理人員

各事業(yè)單位抽調綜合素質高、責任心強、勇于創(chuàng)新、工作嚴謹的檔案管理人員，作為重點培養(yǎng)對象，通過自學、集體培訓、交流學習、先進經驗分享等形式，對電子檔案的法律法規(guī)、軟硬件操作技術、業(yè)務知識等進行全面的學習，通過分析貼近工作實際的生動形象的典型案例，讓檔案管理人員切實感受到電子檔案的優(yōu)勢，真正提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識和業(yè)務能力，既能具體做好電子檔案管理工作，還能研究創(chuàng)新電子檔案管理方法和管理模式，成為電子檔案的管理者、宣傳者、推廣者。

3.建立健全電子檔案管理的各項規(guī)章制度

電子檔案管理制度化、規(guī)范化管理，必須有健全完善的規(guī)章制度作為保障。事業(yè)單位要結合檔案法、檔案管理規(guī)定的要求，立足工作實際，制定本單位的電子文件歸檔及電子檔案管理辦法，明確收集、整理、歸檔、審核、檢驗、調閱等標準，促進崗位職責、硬件設備、軟件升級、人員培訓、保密協(xié)議等各項工作制度化、規(guī)范化，確保電子檔案管理工作安全有序發(fā)展。

結語：電子檔案管理的優(yōu)勢明顯，也順應了時展的需要。但是目前事業(yè)單位的電子檔案管理還不夠成熟，還需檔案管理人員深入調研，積極探索，提高業(yè)務能力和網絡操作技能，還需逐步完善硬件設施設備，建立健全規(guī)章制度，推動事業(yè)單位電子檔案管理工作逐步制度化、規(guī)范化，進一步發(fā)揮檔案資料的利用價值。

參考文獻：

[1]吳秀娟，淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理，管理視察，2013年第19期。

[2]楊玲花.淺析高校電子檔案存在的風險及防范措施，商情，2013年第24期

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【關鍵詞】醫(yī)院電子檔案管理 實踐

醫(yī)院在工作中通過對護理、醫(yī)療、教學、管理活動的總結建立檔案，對具有價值的文字、研究、圖標與音像等進行記錄與保留，對于醫(yī)院以后的研究與調查提供資料與指導作用。隨著經濟的發(fā)展與社會的不斷進步，高新技術與計算機在醫(yī)院檔案管理中得到了廣泛的推廣與使用，其在提供很大便利的同時也帶來了比較多的問題。本文根據醫(yī)院電子檔案優(yōu)點與缺點，結合醫(yī)院在管理工作中使用電子檔案應該注意的問題，論述在醫(yī)院檔案管理中電子檔案的重要性。

1.醫(yī)院電子檔案管理的現狀

近年來，國內醫(yī)院電子檔案管理得到了迅速的發(fā)展，醫(yī)院加大資金投入用于檔案的管理，充分的運用網絡技術，實現了檔案管理的網絡化與數字化，綜合檔案信息資源的管理取得了較大成就。然而科室管理還存在著一些問題，這些問題影響了醫(yī)院技術的提高與發(fā)展。

1.1檔案管理人員水平與素質缺乏

檔案管理并不只是單純的看管，一些醫(yī)院在進行檔案管理時由于存在認知的錯誤，對檔案管理的重要性不能充分的認識，檔案管理人員的選用上大多不是專業(yè)人員，這些人員由于對檔案管理知識的缺乏，在管理時存在著嚴重的失誤，分類不嚴密，管理不科學等問題廣泛存在，醫(yī)護人員需要檔案進行研究時，不能有效及時的提供，耽擱科研工作的進行?，F代社會的發(fā)展，許多醫(yī)院實現了檔案管理的信息化管理，原有的管理人員在計算機操作水平上知識欠缺，不利于推動醫(yī)院電子檔案管理的數字化，影響了醫(yī)院推動信心化、數字化管理的進程。

1.2協(xié)調機構的空缺

現代醫(yī)院各部門的檔案管理相互分離，國內雖然醫(yī)院眾多，然而各醫(yī)院之間的資源相對獨立使用，資源獲得上來源較少，各醫(yī)院缺乏交流導致醫(yī)院資源的浪費，而國內目前尚未出現統(tǒng)一協(xié)調的機構來引導醫(yī)院之間實現資源共享，這導致醫(yī)院之間交流較少，不利于我國醫(yī)療科研結果的創(chuàng)新與發(fā)展。

1.3檔案管理水平較低，標準不統(tǒng)一

許多醫(yī)院的檔案管理硬件設施并不完善，規(guī)模較小的醫(yī)院沒有足夠的資金支持，而一些大醫(yī)院雖然硬件較先進，但是并不能滿足醫(yī)院眾多檔案管理的需要，且醫(yī)院不愿意投入更多的資金與人力進行檔案的管理，這就造成了檔案系統(tǒng)管理的不完善，人力與硬件的缺乏導致在數據輸入時出現差錯，且資源共享不能有效的實現，標準化較低是醫(yī)院采用網絡對電子檔案進行管理時存在的突出問題。

2.電子檔案管理的優(yōu)點

首先電子檔案主要采取磁盤以及光盤等能夠被計算機讀取的介質為載體，當前計算機已經能夠達到每秒數億次的運算速度，從而有效的縮短了檔案檢索時間，同時方便了工作人員查閱檔案。

其次由于電子文本自身也屬于網絡資源一種方式，因此其也能夠采用電子網絡來進行有效傳輸。同時其還擁有傳統(tǒng)的傳輸方式所無法超越的優(yōu)勢，具有比較快的傳播速度，能夠滿足當前人們高傳播速度的要求，帶來比較大的經濟效益。

最后電子檔案通過電子文本的方式來儲存，可以通過網絡來傳輸，一些相關的部門能夠依據網絡協(xié)議來科學有效的檢索電子檔案，從而發(fā)揮電子檔案的優(yōu)越性。

3.解決電子檔案管理問題的對策

3.1加強檔案管理教育，增強管理人員的意識

檔案管理雖然在醫(yī)院發(fā)展中起著巨大的推進作用，然而醫(yī)院管理人員意識較淡薄，忽視了檔案管理的重要性，不利于檔案管理與醫(yī)院的發(fā)展。檔案管理者在管理中思想陳舊、單一，檔案只是用來收藏而不能得到有效的利用，且檔案管理人員的水品不足，導致電子檔案管理存在著嚴重的問題，針對這一現象，可以對管理人員進行專業(yè)知識的培訓，針對現代社會對檔案管理的要求，引進專業(yè)而又復合型人才，保證醫(yī)院電子檔案的科學發(fā)展。醫(yī)院要將電子檔案管理工作作為重要工作內容，對電子檔案管理的職能進行充分的完善，注重收集與使用。

3.2建立良好的規(guī)章制度

由于檔案工作屬于一項比較嚴肅的工作，尤其醫(yī)院檔案關系到人的生命安全，其權威性是確保檔案價值的主要前提與基礎。針對這種情況，需要醫(yī)院構建相關的制度，從而有效規(guī)范檔案部門的相關作業(yè)流程，來保證電子檔案真實性。

4.結束語

醫(yī)院電子檔案管理對于醫(yī)院的科研、提高醫(yī)院的醫(yī)療水平，改善護患關系有著重要的作用，因此，醫(yī)院在日常工作中要引起足夠的重視，提高醫(yī)院的其他業(yè)務水平的同時，加強科室管理，實現二者的共同發(fā)展。

參考文獻：

[1]吳曉琪.醫(yī)院檔案與醫(yī)院文化建設[J].江蘇衛(wèi)生事 業(yè)管理，2002，13（6）：44-45

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【摘要】本文對檔案在事業(yè)單位中的重要作用進行研究，希望能對我國事業(yè)單位的檔案管理工作提供幫助。

關鍵詞 電子檔案；事業(yè)單位；檔案管理；重要作用

隨著電子計算機網絡技術的不斷更新，在我國事業(yè)單位的檔案管理中，電子檔案管理已經逐漸取代了紙質檔案的管理模式，并且逐漸居于主要的地位，可以說，這是對我國事業(yè)單位檔案管理工作的一次變革，它以自動化的辦公方式取代了純手工的辦公方式，提高了檔案管理人員的辦公效率，但是，任何事物在發(fā)展的過程中，都會存在一定的問題，這就需要我們進行不斷的探索，尋找出改善問題的方式與方法，只有這樣，才能更好地使得電子檔案發(fā)揮其在檔案管理中的有效作用。

一、電子檔案管理概述

目前，在大多數事業(yè)單位檔案管理的工作中，基本運用了電子檔案的管理方式，使得自動化辦公有了充分的發(fā)展空間，大大提高了工作人員的工作效率。在電子檔案管理工作中，工作人員只需要將檔案的信息輸入到計算機的系統(tǒng)之中，計算機便會將這些信息進行編排，形成電子文件，然后再通過電子計算機后臺的運作，將這些文件進行統(tǒng)一的處理。這樣不僅僅方便了工作人員的檔案管理工作，同時也為用戶的檔案查詢帶來了一定的便利。這樣有利于事業(yè)單位各部門的協(xié)調發(fā)展，促進我國事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

二、電子檔案管理的優(yōu)勢

在傳統(tǒng)的電子檔案管理工作中，事業(yè)單位的工作人員主要是以手工抄寫的方式來進行檔案的管理與編排工作，這種工作方式的效率極其低下，工作量浩大，而且這項工作又比較繁瑣，所以，比較浪費時間。同時，紙質的檔案還不容易保存，會隨著時間的變化而受到不同程度的損壞。因此，為了提高事業(yè)單位工作人員的工作效率，將計算機網絡和信息技術相結合運用到事業(yè)單位的檔案管理工作中，形成自動化的電子檔案管理模式，提高了工作人員的工作效率，同時也提高了事業(yè)單位對檔案信息的有效利用，體現了它獨特的優(yōu)勢。

（一）高效、快捷。在事業(yè)單位的電子檔案管理工作中，利用先進的計算機管理技術，在很大程度上為電子檔案的歸檔工作提供了快捷的管理手段，為信息的利用提供了快速的途徑，免除了傳統(tǒng)的手工檔案管理中立卷歸檔、檢索查找的困難，達到減輕檔案管理工作人員工作量的目的，提高了檔案歸檔的質量和檢索的速度，使得檔案管理工作不再變得繁瑣與枯燥。另外，由于電子檔案實現了檔案的隨機管理，這就把集中的立卷工作變?yōu)榱穗S時整理立卷的工作，提高了立卷管理的水平，可以實現檔案隨時歸檔的目的。由此不難看出，高效與快捷是電子檔案管理的突出優(yōu)勢。

（二）及時補漏增缺。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，如果一旦出現檔案相關的文件收集不齊的情況，要想進行補漏增缺，就一定要拆卷重做。而在電子檔案管理的工作中，如果出現類似的狀況，只要將檔案檢索出來，就可以隨時進行補漏增缺的工作了，這在很大程度上提高了事業(yè)單位工作人員的工作效率，使得他們有更多的時間去對其他的工作進行改善，不斷提高事業(yè)單位檔案管理的工作質量。

（三）提高檔案的利用效率。電子檔案的管理提高了檔案管理的工作質量，而檔案管理工作的本質就是在于利用。傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的，是工作人員根據自己的理解來進行的操作，具有一定的主觀性，對立卷工作的標準上很難實現統(tǒng)一，就會影響立卷的質量，為以后工作人員對檔案的利用工作帶來了極大的不便。而電子檔案管理的實施，就使得這些問題迎刃而解，使得檔案管理工作人員從繁瑣的工作中解脫出來，使他們有更多的時間進行檔案其他工作的研究，進而提高了文書檔案在檔案管理中的工作效率，為用戶提供了更優(yōu)質的服務，大大提高了檔案的使用效率。

三、電子檔案管理在事業(yè)單位檔案管理中的重要作用

（一）強化了廣大檔案管理人員的檔案意識。很多工作人員對自己的檔案根本就不重視，所以，不能使他們的檔案被很好地利用以及保護。而電子檔案出現之后，由于它快捷，便于操作，實現了員工對自己的檔案管理的實踐，事業(yè)單位提高了對檔案的利用率，這就使得員工認識到檔案對他們自身發(fā)展的重要性，進而強化了他們的檔案意識。

（二）充分認識電子計算機管理檔案工作的重要性?？梢哉f，電子檔案管理在很大程度上使得事業(yè)單位檔案管理工作的質量得到了不斷的提高，尤其是在文件的管理上，運用電子計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辨認到期應銷毀的文件和檔案的歸檔利用工作，使得事業(yè)單位中從事檔案管理的工作人員，充分認識到電子檔案管理的重要性，進而促進了事業(yè)單位的檔案管理工作順利地進行，提高了檔案管理的質量。

參考文獻：

[1] 楊卉，劉敏. 淺談事業(yè)單位檔案管理的電子化建設[J]. 辦公室業(yè)務，2015，10（1）：75~76.

[2] 劉欣欣. 淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理[J]. 科技視野，2014，11（2）：199.

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1 電子檔案的特點優(yōu)勢

1.1 保密性強

相較于傳統(tǒng)紙質檔案的整卷查閱所帶來的風險，現在所使用的電子檔案可以實現部分查閱，這就在一定程度上降低了檔案被泄露的風險性。在進行紙質檔案查閱時，因為所有的檔案信息都是連在一起的，所以，不可避免的會看到一些所查閱資料之外的信息，不利于檔案的保密[1]。檔案查閱時，只能夠接觸所需的單份文件，而無法了解其他內容，實現了文件的保密。同時，電子檔案的查閱是利用計算機的技術，改變了紙質檔案查找時的困難。

1.2 高效、快捷

電子檔案是電子信息技術在檔案管理中的應用，不但能夠降低工作人員的工作負擔，提高工作效率，也能讓查閱檔案的人高效、快速的獲取信息。網絡技術的應用，極大的方便了檔案管理，避免了檔案歸檔和查找的繁瑣，讓工作人員從人力的耗費中解脫出來[2]。同時，可以分散工作量，實現隨機歸檔，減少了歸檔和整理的時間，更方便進行檢索，提高了信息的獲取效率。因此可看出，高效；便捷是電子檔案最大的優(yōu)勢。

1.3 提高檔案的使用效率

對檔案的進一步加工、利用是檔案管理工作的主要目的，電子檔案可復制、能重復使用的特點，更能滿足檔案加工的需要。傳統(tǒng)的紙質立卷工作是有檔案管理人員按照自己的認識水平進行操作的，由于每個人的認知是不一樣的，這就造成了檔案標準的不統(tǒng)一，既影響了檔案整體的質量，又不利于檔案今后的使用[3]。同時，在進行人工歸檔時會浪費掉大量的時間，從而導致了管理人員沒有時間進行編研工作，不利于管理水平的提高。

電子檔案的使用既可以提高工作人員的工作質量和工作效率，又能夠減輕工作人員的壓力，讓工作人員把更多的時間和精力投入到編研工作之中，從而提高檔案管理的水平。

1.4 及時補漏增缺

傳統(tǒng)文書在資料收集時，如果出現漏記、漏交的情況，為了及時的增缺補漏，就要把文書進行拆卷重做，這樣既浪?M了人力、物力、財力，又降低了工作效率。如果電子檔案中出現了問題，可以直接利用計算機進行修改、更正，更加方便、快捷，省時省力，讓檔案隨時保持在最新狀態(tài)。

2 電子檔案管理中存在的問題

2.1 管理不規(guī)范

紙質檔案的使用時間較長，管理人員已經逐漸形成了保存紙質檔案的意識。而由于電子檔案的使用時間不長，檔案人員單純的認為只要將檔案信息錄入系統(tǒng)等存儲設備就可以，疏忽了對于電子檔案載體U盤、移動硬盤、光盤等的管理，沒有對其中的數據進行備份，隨意進行放置，最終導致設備丟失，檔案資料的外泄。另外，在技術安全方面，沒有采用一定的防復制技術，不利于檔案的安全。同時，管理者對于文件備份的要求太過籠統(tǒng)，沒有明確具體備份的文件、備份所采用的設備等，給工作人員的工作帶來了一定的困擾，導致電子檔案備份管理混亂。最后，電子檔案的管理比較分散，沒有建立一個完整的體系，不利于信息的獲取和交流。

2.2 檔案管理人員素質不高

新的檔案管理方式的使用給事業(yè)單位檔案管理人員提出了更高的要求，為了充分發(fā)揮、利用電子檔案的優(yōu)勢，檔案管理人員必須要在具備高的職業(yè)道德水準和自我約束力的前提下，熟練操作計算機以及相關的應用軟件。結合實際情況，我國現階段的檔案管理人員由于日常工作量比較大，無法集中進行電子檔案管理工作，并且部分人員對于計算機操作存在著一定的障礙。另外，現在的崗位人員具有較強的流動性，頻繁的人動不利于電子檔案管理工作的長期進行。

2.3 電子檔案安全問題

電子檔案是依托于計算機信息技術而發(fā)展的，具有信息技術資料健全、高效、便捷特點的同時，也相應的傳承了計算機信息技術的缺點，即安全性問題。在進行電子檔案的發(fā)送、接收、保管和歸檔時，可能會被篡改、偽造、泄密、竊聽，或者遭到病毒入侵、黑客攻擊等。由于電子檔案的保護措施不到位，相關人員資料信息被泄露的情況頻頻發(fā)生，給這些人員的安全帶來了一定的隱患。

3 電子檔案管理的創(chuàng)新性對策

3.1 建立健全相關的規(guī)章制度

建立健全電子檔案的各項規(guī)章制度，實施高效、科學、規(guī)范的管理，讓電子檔案管理走出無序化狀態(tài)。電子檔案在事業(yè)單位中的應用已經非常普遍，但是由于缺乏檔案之間的聯(lián)系，導致無法進行集中管理。為了充分的開發(fā)利用電子檔案，發(fā)揮其高效便捷的作用，提高工作效率，首先就要完善電子檔案的管理制度。詳細規(guī)定電子檔案的制作、審查、收集、保管、整理等環(huán)節(jié)，并且結合事業(yè)單位的特點對檔案進行補充和完善。電子檔案管理制度是檔案管理工作的依據，有利于規(guī)范工作人員的行為，實行檔案的統(tǒng)一集中管理。

3.2 培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員

電子檔案的管理水平是由檔案管理人員所決定的，因此，在進行電子檔案管理時，必須采用專業(yè)的管理人員。首先，在進行人員聘用時，要選用一些專業(yè)知識強，并且計算機技術過硬的高素質復合型人才。其次，對于已有的檔案管理人才要進行定期的培訓教育，提高他們的計算機技術和職業(yè)道德。之后，由于電子檔案管理是一項內容復雜、專業(yè)性較強的一項系統(tǒng)性工作，所以，要盡量避免人員的流動或將人員流動控制在合理的范圍內，以保障工作的延續(xù)性和長期性。

3.3 提高電子檔案的安全性

電子檔案的安全是電子檔案管理中的一大重點，首先，要設置訪客權限，根據檔案的保密程度設置權限，劃分讀取人群，保障電子檔案的機密性。其次，對一些保密性較強的檔案設置使用期限，控制使用范圍。另外，電子檔案的管理人員要開啟電子檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)控和自動記錄功能，防止檔案的外流。

3.4 加大資金投入

檔案管理中所使用的設備軟件的質量好壞，在一定程度上影響了檔案管理的水平，要想改善這種情況，必須加大資金的投入。檔案管理人員可以向相關部門申請經費，改善檔案管理的設備和工作條件，現代化設備的使用可以極大的提高工作效率，降低工作人員的壓力。另外，使用一些保密性強的應用軟件，提高檔案管理的安全性。

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電子政務，是政府機構應用現代信息和通信技術，將管理和服務通過網絡技術進行集成，在互聯(lián)網上實現政府組織結構的重組和工作流程的再造，超越時間和空間及部門之間的分隔限制，向社會提供優(yōu)質的、全方位的、規(guī)范而透明的管理和服務。

現代檔案管理，是運用現代管理模式與先進的信息管理技術，變革原有的管理方法，以提高檔案工作的效益和質量，更好地開發(fā)檔案信息資源為社會服務的過程。廣義上理解，現代檔案管理包括了與檔案管理理論與實踐相關的管理理念、管理模式、管理方法、管理技術等多個方面。檔案管理工作在電子政府中承擔著管理、整合以電子文件為核心的相關信息資源，規(guī)劃和開發(fā)重要政務信息資源，積極推進公共服務，實現資源共享的神圣使命，是政府信息資源管理的重要組成部分。

2 電子政務環(huán)境對檔案管理的巨大影響

2.1 理論層面

2.1.1 促進檔案部門樹立開放式服務理念

電子政務是一個政府部門運用信息網絡技術，向公眾、企事業(yè)單位以及其他政府機構提供信息和服務的過程，其管理和服務是在一個開放的平臺上進行的。電子政務的核心思想之一就是使得政務更加公開化、透明化，政府的職能要從管理型轉向服務型。電子政務的開放模式，有助于檔案部門樹立一種開放的全新的檔案利用服務意識，為檔案利用服務開拓一個新的發(fā)展空間。在電子政務環(huán)境下的檔案利用服務，就要求檔案部門轉變觀念，改變“坐堂式”的、“你要我供”的被動提供利用方式，樹立開放式主動利用服務理念，更大程度地向社會大眾開放檔案，變傳統(tǒng)的主要服務于行政部門向服務于公眾轉變。開放式的檔案服務理念意識，順應電子政務建設與發(fā)展的需要，可以使檔案走向社會、走進大眾的生活，滿意社會各方面對檔案利用的需要。這就要求檔案部門以開放的理念,謀劃利用服務工作,借助計算機網絡技術構建檔案信息服務利用模式。

2.1.2 檔案管理基礎理論受到的沖擊

檔案管理基礎理論在電子政務環(huán)境下受到了多方面的挑戰(zhàn)。其一，由于電子政務是在線服務，在一定意義上它已失去了空間和時間的限制。這樣形成的文件由誰歸檔、按什么原則歸檔就成了一個簡單而又難以解決的問題。實質上，這是對檔案管理的基本理論“來源原則”的重大挑戰(zhàn)；其二，電子政務強烈地要求傳統(tǒng)的政府組織機構和工作程序進行徹底的改造，以適應其先進的技術要求。這也必然使長期以來作為我國檔案工作依據的“全宗理論”發(fā)生變化。

2.2 實踐層面

2.2.1 檔案管理工作重心的轉移

電子政務環(huán)境下，檔案管理的基本矛盾不僅限于檔案管理水平的有限性與檔案利用需求的多樣性之間的矛盾，而更多地表現為檔案信息供給能力與多變的檔案信息需求之間的矛盾，是檔案管理機構數字化檔案信息的收集能力、服務能力和用戶需求水平之間的矛盾。基本矛盾的改變使檔案管理工作的重心向數字化檔案信息的收集能力和服務能力上轉移，以滿足千變萬化的用戶需求。

2.2.2 檔案管理業(yè)務流程急需重組

電子政務環(huán)境下，檔案的存在方式不再是紙質的，而是數字化的。數字化檔案信息具有可隨機存取、檢索，可快速遠程傳遞等優(yōu)勢，這種區(qū)別不僅改變了檔案信息載體的表現形式和信息的組織方式，還決定了檔案管理工作各個業(yè)務流程中所采取的方法。如檔案收集工作，電子政務環(huán)境下，一旦文件形成后被確認為有保存價值，系統(tǒng)就會對其進行自動歸檔，通過網絡傳遞的形式使其處于檔案管理部門的全面監(jiān)控之下。因此，傳統(tǒng)的收集工作“解決檔案分散性與檔案要求集中利用之間的矛盾”在電子政務環(huán)境下，幾乎可以忽略不計了。

3 電子政務環(huán)境下的檔案管理策略

3.1 管理目標———信息資源共享

電子政務信息資源主要包括兩大部分：其一是電子政府為維持系統(tǒng)正常運轉而存儲的大量有價值信息，即傳統(tǒng)的政務檔案信息。這部分信息經過檔案管理部門的鑒定，將作為檔案館的數字化館藏而成為檔案信息資源的重要組成部分，納入數字檔案館的信息資源建設中，由政府部門提供設備和資金，利用檔案部門的人力與智力資源優(yōu)勢，進行信息資源的聯(lián)合開發(fā)，從而形成優(yōu)勢互補、資源共建共享的信息化建設機制。其二是電子政務系統(tǒng)在進行政務處理工作中產生的以電子文件為代表的政務信息，這類信息將成為今后檔案信息資源的主體，是未來的主流信息源。

3.2 管理策略———前端控制

電子政府的“整個服務過程變成了一個信息過程，用戶的服務要求和政府對這一要求提供的服務都以信息的形式傳輸，這成為電子政府的一個最顯著特征?！币虼耍娮诱者^程的實質是信息服務，現行文件和檔案信息的開放是其信息服務內容之一。由于電子的整體性、連續(xù)性和現實性，檔案管理要在電子政務的整個服務過程中發(fā)揮作用，就不能停留在傳統(tǒng)的后端被動服務階段，而必須采用積極的“前端控制”策略。

“前端控制”策略，就是要求檔案部門積極主動地提前介入相關信息資源的收集、整理、利用等工作，并使自身工作與電子政務系統(tǒng)的發(fā)展同步。總之，電子政務環(huán)境下檔案管理的“前端控制”策略是“系統(tǒng)原理的要求，是背景保留的要求，是即時歸檔的要求、是長期利用的需要，是信息安全的需要?！?/p>

3.3 管理保障———信息安全與標準規(guī)范

電子政務環(huán)境下，信息對象的多樣性與復雜性向檔案管理工作提出了不少新的問題亟待解決，其中信息安全問題與標準規(guī)范問題是檔案管理功能順利實現的根本保障。電子政務系統(tǒng)的易受攻擊性和安全管理體制的不健全，使檔案部門將要面臨更多的安全問題。

篇7

關鍵詞：電子檔案；檔案管理；研究

檔案以保存、提供利用為主要責任，面對收集、整理、鑒定、保管、檢索和利用等任務。當前數字化高度發(fā)展的情況下，各行各業(yè)都面臨管理上的巨大挑戰(zhàn)，檔案行業(yè)也不例外。隨著我國信息化建設的快速發(fā)展和推進，新型電子檔案產生并逐步完善，有取代傳統(tǒng)紙質檔案的趨勢，無論是個人檔案或者集體檔案，檔案承擔著記載信息、傳承信息以及提供保存、檢索供社會利用的責任，落實好檔案管理工作十分重要，而在信息社會中如何把握機遇迎接挑戰(zhàn)，是檔案管理工作者面對的重要課題。

1 電子檔案的定義

電子檔案是隨著信息化社會的出現和發(fā)展應運而生的新生檔案類型，關于它的定義尚未形成絕對的統(tǒng)一，本文選取了幾個比較有代表性的定義來闡釋電子檔案的含義：

學者張雪香在論文《高校電子檔案管理》一文中指出，要避免簡單的將電子檔案等同于電子文件，她認為電子檔案比較確切的定義，是指“國家機構、社會組織或個人在社會活動中，于數字設備及環(huán)境中直接形成以數碼形式記錄到磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網絡上傳輸的有檔案價值的文件”。即電子檔案是借助計算機系統(tǒng)生成、利用和保存的檔案文件。

學者孫笑一則通過特征來闡釋電子檔案的定義，他提到電子檔案具有實體的虛擬化，手段的數字化、網絡化、多媒體化，時效性強、周期短，具有交互性和個性化，加工標準化、信息海量化和檢索的智能化等特征。

孫麗茹則采用了國家檔案局在《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)[2012]7號）中的定義，即電子檔案是指在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件。

綜上，本文認為電子檔案對應的是我們通常說的紙質檔案，指可以通過計算機磁盤等載體進行存儲的電子文件的集合。

2 電子檔案管理現狀

檔案管理電子化進程必然是個長期持續(xù)的過程，當不可否認這也是必然趨勢，電子檔案較之于傳統(tǒng)紙質檔案優(yōu)勢明顯，但在轉型過程中也會出現一些必須要面對的問題，本章從電子檔案的優(yōu)勢劣勢和電子檔案管理目前可能存在的問題2方面談談我國電子檔案管理現狀。

2.1 電子檔案管理優(yōu)勢

電子檔案相比于傳統(tǒng)的紙質檔案管理優(yōu)勢主要體現在：1）降低人力成本，減輕人力負荷。電子檔案的載體是數字載體，信息采集和上傳也可以通過計算機軟硬件完成；2）更利于保存和檢索利用。紙質檔案的保存對空間及空間條件要求很高，電子檔案更容易保存，利用計算機系統(tǒng)也更容易檢索利用；3）管理方式更加靈活。電子檔案信息修改更加方便，為有序、數字化現代化管理提供了條件。

與此同時，不可否認電子檔案在帶來諸多方便，使得檔案管理效率提高，但也存在一些不容忽視的短板。比如檔案文件的真實性和數據保存的安全性問題。電子檔案容易修改增刪，真實性的保障有賴互聯(lián)網技術的提高；電子檔案數據安全問題也不容小覷，互聯(lián)網的數據有可能遭遇病毒、黑客襲擊等，電子檔案存儲在終端也面臨這樣的隱患。

2.2 電子檔案管理存在的問題

電子檔案既有優(yōu)勢又有劣勢，但檔案管理電子化是不可逆轉的必然趨勢，在這種大形勢下，要明確電子檔案管理發(fā)展方向，有必要先對目前電子檔案管理存在的問題作一了解。

2.2.1對檔案管理重視程度不夠，意識淡薄

檔案管理屬于我們所說的冷門專業(yè)，崗位也屬于偏邊緣的崗位，目前我國很多有關部門對于檔案管理這一工作并不重視，甚至認為可有可無，不需要花費精力在這一項工作上，使得檔案管理工作人員也抱著隨意的態(tài)度對待工作，這是一個不良循環(huán)，而電子檔案管理需要運用大量先進的科學技術，意識問題和管理理念是根本對問題。

2.2.2綜合型專業(yè)人才匱乏

檔案工作者對檔案管理的專業(yè)性自不必說，但既懂檔案管理知識也懂信息技術，的綜合性專業(yè)人才匱乏，給電子檔案管理工作高效進行帶來了挑戰(zhàn)。

2.2.3相關法律法規(guī)不完善

互聯(lián)網知識產權問題還處于起步階段，電子檔案管理法律法規(guī)尚未形成體系，有關電子檔案管理的專門規(guī)則條例極少，統(tǒng)一適用性對法律較少。

3 電子檔案管理發(fā)展方向

當今社會，社會經濟發(fā)展高速，時展日新月異，知識經濟逐漸興起；大數據時代帶來了海量的數據資源，革新了各行各業(yè)的常規(guī)模式，現代化技術手段強勢來襲。利用現代化技術進行檔案管理的意義不言而喻，而隨著新技術的逐步滲透，人員管理、檔案管理側重點等都必須同步協(xié)調發(fā)展，本章將從3個方面談一談我國電子檔案管理的發(fā)展方向。

3.1 管理理念和管理意識向著現代化、電子化方向發(fā)展

隨著技術的不斷發(fā)展和信息社會的高速運轉，電子檔案管理也將朝著現代化的方向發(fā)展。變革的開始首先是理念的變革，正確認識當前檔案管理大環(huán)境，電子檔案管理的必要性和優(yōu)劣勢，樹立良好的管理理念，積極了解形勢、環(huán)境的變化，促進電子檔案管理向著現代化方向發(fā)展。

3.2 電子檔案管人才向著專業(yè)化趨勢發(fā)展

電子檔案管理人員愈加專業(yè)化。檔案管理工作處于不斷的發(fā)展中以適應新形勢需要，人員專業(yè)化很重要。電子檔案管理不僅涉及到檔案管理的專業(yè)化知識，對從業(yè)人員計算機知識、互聯(lián)網技術應用、相關法律條文等方面的能力素質也有很高的要求。電子檔案管理起步至今，到逐漸發(fā)展，慢慢取代傳統(tǒng)紙質檔案還有很長的路要走，其中管理人才向著專業(yè)化發(fā)展是不可忽略的重要方向。

3.3 多機構、跨部門合作，共同創(chuàng)造安全可靠的互聯(lián)網大環(huán)境

良好的互聯(lián)網大環(huán)境對提高電子檔案管理安全性很有幫助，這就需要多部門通力合作，構建完善的檔案應用機制，構建完善的電子檔案管理計算機信息系統(tǒng)，充分考慮到潛在的一些安全性問題，采取相應的措施。如正規(guī)殺毒，防范黑客攻擊；歸檔規(guī)范化，管理程序化；完善相應的法律法規(guī)，借助法律機構職能作用確保電子檔案的安全性。

4 總結

綜上所述，檔案管理工作不是簡單的體力勞動，需要專業(yè)的理論知識指導和與時俱進的現代化技術手段輔佐，不斷發(fā)展創(chuàng)新，探求更加高效、便于利用的管理方法，子檔案正是科學技術快速發(fā)展的產物，對管理及保護工作提出更高的要求，需要進一步建立健全完善的電子檔案管理體系和安全保護機制，做好檔案管理工作從傳統(tǒng)向電子化進程的轉變，做好電子檔案的維護工作，加強相關專業(yè)從業(yè)人員的技能培訓，不斷提高電子檔案管理水平，保障電子檔案信息的安全。

參考文獻

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[3]孫笑一.淺析電子檔案的主要特征及管理保護策略.[A]“決策論壇――公共政策的創(chuàng)新與分析學術研討會”論文集（上）[C]，2016.

[4]孫麗茹.試析如何做好電子檔案管理.[A]“決策論壇――公共政策的創(chuàng)新與分析學術研討會”論文集（上）[C]，2016.

篇8

1 紙質檔案

1.1 紙質檔案概述

紙質檔案是應用筆和紙對于事件進行記錄的形式，通過文字或者圖標的方式來表達，應用紙張記錄成檔案進行保管。紙質檔案在我國存在已久，對于歷史文化以及不同階段的經濟發(fā)展研究做出了重要的貢獻。

1.2 紙質檔案優(yōu)勢分析

（1）信息以及載體的依附性較強。在紙質檔案中，信息以及載體較為統(tǒng)一，保證了信息的原始性，所以更加能保證檔案記錄資料的真實性。在檔案存儲信息的可靠性與紙質存儲介質的依附性上表現良好。并且由于信息與載體密不可分，所以在修改上較為困難，保證了信息的穩(wěn)定性，是信息與載體得到了充分的結合，并且在對于檔案信息進行利用的時候，只有按照載體記錄的文字以及圖表等進行信息的獲取，實現信息的應用。

（2）充分表達了檔案的原始憑證性。紙質檔案的記錄是對于歷史發(fā)生時間的正式記錄，是由文字直接形成的檔案，所以可以更加準確客觀的表達一個時間，更加容易讓人信服，也更加容易使人們接受其內容。紙質檔案作為信息的主要載體，是在特殊條件下通過特殊的管理人員制成的檔案，其原始憑證性也就更好。

（3）信息存儲的介質耐久性較強。在紙質檔案信息進行存儲的時候，其可存儲時間較長，不會輕易受到損傷，可以進行長時間的保存。雖然紙質檔案在一定情況下也會存在水解以及氧化問題，但是只要在進行保管的過程中較少其化學反應發(fā)生條件，就可以很好地確保紙質檔案的使用壽命。

1.3 紙質檔案劣勢分析

隨著計算機技術的出現，電子檔案出現在人們的視野，并且電子檔案在行程上相較于紙質檔案更加簡單，所以也就導致紙質檔案與電子檔案想比較存在了一些劣勢，主要如下：

（1）?質檔案的記錄與整理需要更多的人力以及物力支持，在進行記錄、歸檔以及裝盒的時候都需要付出較多的時間，并且還需要許多人共同完成，同時還不能保證工作效率，造成了資源浪費。

（2）信息獨占性較為明顯，并不支持多人同時閱讀，紙質檔案在進行閱讀或者借閱的時候，僅能供一人使用，所以就造成信息資源的利用率較低。

（3）在進行紙質檔案管理的時候，管理手段較為落后，電子檔案在進行管理和利用的時候應用計算機就可以完成，所以就更加顯得紙質檔案管理的落后。在進行紙質檔案管理時，需要占用的空間較大，并且在借閱以及記錄的時候很不方便，在現階段的管理模式也不能滿足社會需求。

2 紙質檔案在檔案信息化管理中的重要性

2.1 紙質檔案原始憑證可確保檔案的真實性

檔案生命力最基本的體現就在于檔案的原始證據和法律憑證作用兩大方面。對檔案來說，完全實現數字化和網上應用就必須解決好電子檔案的真實性及其法律效力兩個問題，對于管理完善的紙質檔案來說，其真實性是確定無疑的。紙質檔案的真實性和法律效力比電子檔案要高出很多。在檔信息化管理過程中，因為真實性在電子檔案中的難以確定性，對于那些比較重要的文件檔案，若利用電子文檔，就需要保存原始紙質檔案來使其真實性和法律效力有可靠的保證。在計算機網絡環(huán)境下，面對檔案應用空間和種類急劇擴大的現實情況，這種做法對于有效保存和發(fā)揮紙質檔案的原始憑證作用有著極其重要的作用。

2.2 紙質檔案穩(wěn)定性可確保檔案信息安全性

因為計算機軟硬件系統(tǒng)及信息存儲的本身就有缺陷和不足，與紙質檔案比較起來，電子檔案在傳輸、存儲和利用中的安全性就相對比較弱，也就比傳統(tǒng)紙質檔案難以進行信息安全防護。很多存在于電子檔案中的信息安全問題不可能出現在傳統(tǒng)的紙質檔案中，且紙質檔案安全管理的模式和經驗都已經非常成熟。要確保信息環(huán)境下的電子檔案的安全可靠，不僅需要開發(fā)和應用諸多類型的信息安全與技術手段，紙質檔案提供的安全保障也有著不可替代的作用。

2.3 增強檔案信息保存與利用價值的永久性

因為電子文件必須在光盤、磁盤等電子介質的虛擬空間中存儲，就不可避免地被存儲載體、技術條件和外部環(huán)境等因素影響，與紙質實體檔案相比，有著比較低的保存和使用壽命。紙質檔案安全保存產生威脅的環(huán)境，對電子檔案存儲載體和使用設施保管的要求更為苛刻。對紙質檔案來說，為其提供冷熱干濕條件適宜、遠離自然災害和人為盜取破壞等因素的環(huán)境，則其有著可以超過一千年以上的長期壽命。

3 發(fā)揮紙質檔案在檔案信息化管理中優(yōu)勢的方法

3.1 促進檔案管理人員觀念的更新

長期以來，紙質檔案都是檔案管理人員的管理客體，檔案管理人員已習慣于傳統(tǒng)紙質檔案的管理方式和方法。但是，由于紙質檔案與電子檔案共存是一個無法避免的發(fā)展趨勢，這就要求檔案管理人員面對現代檔案管理信息化大趨勢盡快使自己的思想觀念實現從傳統(tǒng)到現代的轉變，以全面型檔案管理人才的標準要求自己，與時代的要求合拍，科學管理電子檔案。檔案管理人員只有在不斷提高自己綜合素質的基礎上，進一步強化自我創(chuàng)新能力，才能樹立起現代檔案管理人員的新形象。

3.2 完善檔案管理標準與制度

檔案信息化管理離不開與計算機技術的結合。數據的質量決定著檔案信息的質量，合格的數據格式必須將相關的標準建立和完善。同時，還要推進新型檔案信息載體存貯格式與轉換標準、多媒體設備標準等項目。因此，必須將完善的檔案管理標準與制度建立起來，進一步規(guī)范電子檔案和紙質檔案工作。

篇9

關鍵詞：電子檔案；紙質檔案；優(yōu)劣；綜合

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）05-00-01

在網絡技術和信息技術飛速發(fā)展的大環(huán)境下，電子檔案無可替代地成為檔案管理的重要形式，但電子檔案受電腦的控制，存在一定的缺陷，這時就需要紙質檔案來補充，將兩者有機結合，使之優(yōu)勢互補，對檔案管理具有重要的現實意義。

一、電子檔案管理相對于紙質檔案管理的優(yōu)勢

1.管理效率的提升。電子檔案使檔案信息資源迅速聚集，讓檔案信息資源得到高效利用。檔案真實地記錄了人類的社會活動，檔案完整程度越高，連續(xù)性越強，其質量和價值就越大。反之則其價值就會降低。傳統(tǒng)紙質檔案信息的保存、交流和傳遞實際是通過其載體的保存、交流和傳遞實現的。這樣不管從體制、方式，還是手段，都給檔案信息的積聚和統(tǒng)一管理帶來很大障礙，檔案連續(xù)性、完整性和積聚性的效應就無法實現，使得紙質檔案易分散，不便集中統(tǒng)一管理。[1]電子檔案信息的承載介質發(fā)生了根本性變化，能集成多元化信息，做到圖文并茂，三維立體顯示，使當時的活動真實地再現出來。這些信息可以通過磁帶、磁盤、光盤得以保存，甚至脫離載體貯存在計算機系統(tǒng)內，而且信息可以遷移，使生產和管理效率得到極大的提高。電子檔案的這種優(yōu)勢大大改善了紙質檔案不便于集中統(tǒng)一管理的弊端，提高了檔案信息資源的利用率。例如，在過去的高考中，全國各地的考生資料和填報志愿信息，都必須將紙質檔案收集好，并在全國各地的范圍內進行運輸和傳遞，費時費力，進行查閱時也必須逐項翻閱，效率低下，而隨著科技的發(fā)展，電子檔案的投遞極大地提高了高考招生的工作效率，江西考生的資料上傳后，北京院校立即可以在網上查閱到，完全省去了檔案運輸、分發(fā)的繁瑣環(huán)節(jié)，極大地提高了管理效率。

2.存儲空間的壓縮。紙質檔案雖然穩(wěn)定、永久、直觀和方便閱讀，但其占用空間大，信息存儲量少，而且檔案載體在頻繁的利用中會受到很大損壞。電子檔案高密性的存貯特點讓信息收集對象更廣、收集范圍更寬、收集空間更大，使檔案信息能系統(tǒng)、科學、及時地服務于社會。電子檔案載體（包括磁盤、磁帶、光盤等）信息存貯量是以往各種信息介質無法比擬的。例如，目前一張普通的光盤容量可達600MB-4 000MB，僅用60片光盤可以貯存30萬卷的檔案信息，這相當于一個中等規(guī)模的省級檔案館的貯存量，60片光盤僅用一個書包就可裝完，而30萬卷的檔案信息換成紙質檔案則將把600立方米的空間擠得滿滿當當。

3.資源共享的實現。傳統(tǒng)紙質檔案使檔案信息資源受到極大的限制，很多時候，眾多的用戶無法同時享用某一檔案資源。電子檔案以數字化形態(tài)存在，方便信息資源共享，突破了地域、行業(yè)、國界的限制，使全世界不同種族、膚色、信仰、語言的民族暢通便捷地交流，縮小不同地區(qū)、國家間的距離障礙，使資源共享范圍得到極大地擴展，滿足更多人對檔案資源的利用需求。例如，過去人們?yōu)榱瞬殚喣稠椯Y料，只有去圖書館進行借閱，高峰期還要排隊等候他人歸還，極不方便，而電子檔案的出現，實現了眾多用戶可借助互聯(lián)網同時查閱同一份資料，而且理論上用戶人數可以實現到無限多。

二、電子檔案管理相對于紙質檔案管理的劣勢

電子檔案與紙質檔案都是人類在社會實踐活動中用來指導現實工作的信息傳輸工具。但相對于比較成熟完善的紙質檔案管理，電子檔案也有著自身的劣勢。

1.載體壽命有待驗證。紙張是紙質檔案的主要載體，人類對保護紙張壽命的技術已很成熟。紙質檔案的壽命可以達到上百年乃至上千年。電子檔案載體材料通常是磁性物質和光盤。磁性物質材料易出現退磁、消磁等現象，一般只有3-5年的壽命。光盤主要由金屬、石英、高分子聚合物構成，利用激光存取信息，其壽命或許有70年左右，但還需等進一步驗證才得以知曉是否有70年壽命。

2.環(huán)境的要求嚴格電子檔案與紙質檔案載體都會受到自然環(huán)境的影響，只是影響程度不相同而已。紙質檔案在受到溫濕度、灰塵、光線、有害氣體等因素的影響時，會出現霉菌、色斑或紙張老化，但科學的防范措施能減輕水解和氧化反應的危害程度。[2]相對于紙質檔案，電子檔案在受到溫濕度、灰塵、光線、有害氣體等因素的影響時，會使電子檔案載體發(fā)生氧化反應而變形，或劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，或使載體老化、變質、磁粉脫落導致電子檔案載體上紀錄的信息無法被計算機系統(tǒng)讀出，從而使電子檔案信息失去保存價值。

3.安全保護困難。紙質檔案的安全保護實際上就是對紙張的保護。只要做好了防霉、防蛀、修裱加固破損紙張、恢復擴散字跡、進行一些必要的縮微復制等工作，紙質檔案就得意長期保存。電子檔案的安全保護工作就比較困難，它的安全與載體的壽命、環(huán)境因素、系統(tǒng)本身脆弱、電腦病毒等等一系列因素的影響。如，電子檔案信息在聯(lián)機狀態(tài)時，上網的載體沒有處于嚴密的保護狀態(tài)下，很容易受到網上黑客的攻擊。

4.原始性保存不易。紙質檔案看得見，摸得著，它以最直觀的形式展現了信息的原始性。而電子檔案的信息與載體可分“家”，信息與載體不一定結合在一起，使得信息的大小、貯存空間、位置都不確定，致使電子檔案的原始性不易被認可。此外，電子檔案載體的不同也會使其內容有所變化。比如，文本檔案經過不同的格式復制轉換后，檔案信息的原始性就很難被人們所接受。

三、電子檔案與紙質檔案的綜合管理

從電子檔案與紙質檔案的優(yōu)劣比較中，不難得出結論：電子檔案與紙質檔案必然會長期并存協(xié)同發(fā)展。面對這種形勢作為檔案工作者就要把電子檔案管理和紙質檔案管理相結合，進行集中統(tǒng)一管理。對于管理人員，電子檔案和紙質檔案管理和控制要有專業(yè)人員；管理流程上，電子文件、紙質文件必須在統(tǒng)一的管理流程當中；信息資源的開發(fā)利用上，電子文件和傳統(tǒng)文件信息資源必需綜合開發(fā)利用。

由于電子檔案與紙質檔案管理上存在著顯著的差異，要設計一套能同時管理這兩種類型檔案的管理系統(tǒng)并非易事，需要我們檔案工作者以及相關技術人員的共同努力。

參考文獻：

[1]陳招娣.電子文件管理的幾點思考[J].蘭臺世界，20011（9）：15.

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關鍵詞：檔案管理；信息化管理；優(yōu)點；現狀；對策措施

Abstract: Along with the progress of the society, the development of economy, society to every field of different degree of changing, land resource file management also increasingly toward information, information management development. This paper points out that the information management of land and resources is the direction of future file management, this paper expounds the advantages of archives information management, this paper focuses on analyzing the land and resources archives information management present situation and the countermeasures to strengthen land and resources files management has important reference value.

Keywords: file management; information management; advantages; present situation; countermeasures.

中圖分類號： G271 文獻標識碼：A 文章編號：

進入21世紀，我國經濟建設在日新月異的發(fā)展，科技水平也有了長足的進步，信息化管理的服務功能逐步完備，在各行各業(yè)中發(fā)揮極大作用。其中就包括在國土資源檔案管理中的應用。國土資源檔案是國土資源部門進行國土資源管理活動真實的歷史記錄，包括了國土資源管理活動中形成的土地征用、征收資料，土地登記發(fā)證的原始檔案資料。隨著近年來經濟建設的發(fā)展，國土資源檔案管理工作量也變得越來越大，管理難度日益提高，因此，以往的檔案管理模式已經難以適應。國土資源檔案信息化管理具有管理規(guī)范，調閱方便、即時收集，隨時歸檔、標準統(tǒng)一，要求規(guī)范等優(yōu)勢，因此，信息化管理已成為當下國土資源檔案工作的必然趨勢。那么如何更好的利用信息化管理的優(yōu)勢，做好國土資源檔案管理工作是我們檔案管理工作者積極思考的問題。

1國土資源檔案信息化管理發(fā)展趨勢

1.1信息化管理的主要特征

（1）電子文件可在國土資源基礎性事務辦理流程中隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔。另一部分公文處理資料文件可由形成科室部門通過網絡傳送至檔案管理室，實現快速便捷的實時歸檔。保證了檔案的歸檔率和完整率。

（2）鑒于電子文件可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定的特點，國土資源管理工作中形成的電子文件要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，確保歸檔電子文件的原始性、真實性和準確性。

（3）因為電子文件的特殊性，檔案室在接收到電子文件的同時，可以馬上給該文件唯一的文件號和相應的分類號和檔案號。并在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄和全方位的檢索工具，方便日后檢索、查詢。

（4）國土資源系統(tǒng)的日常管理工作必須要應用多種軟件，形成了諸多不同文件格式的電子資料成果。檔案室只要在接收到電子文件后對歸檔文件以通用、統(tǒng)一的格式進行轉換、存儲，就可以保證日后仍能讀取以前存儲的各類文件格式的檔案資料，保證信息資源快捷利用。而傳統(tǒng)的紙質檔案管理已經遠遠達不到國土資源管理全方位信息化工作的要求。

1.2實現國土資源檔案信息化管理的優(yōu)點

（1）即時收集，隨時歸檔。實行電子檔案管理解決了不注意資料的收集整理，造成資料散失遺漏的問題。并可隨時編號歸檔，異于傳統(tǒng)紙質檔案資料的整理歸檔方式。

（2）標準統(tǒng)一，要求規(guī)范。將檔案的范圍、分類、收集、立卷、歸檔、使用等要求以軟件的形式編制在檔案電子管理系統(tǒng)中，檔案管理標準統(tǒng)一，要求規(guī)范。

（3）管理規(guī)范，調閱方便。電子檔案是以電子數據的形式存儲紙質檔案資料，幾百甚至幾千本紙質資料用一張光盤便可輕而易舉地容納，方便日常管理，調閱資料也很方便。同一份電子資料可實現為多位工作人員同時調閱利用，為國土資源系統(tǒng)的工作人員提供了一個較為開放的資源共享平臺，大大提高了國土資源檔案的利用效率。

2國土資源檔案信息化管理現狀

國土資源檔案類別較多，共3大類（土地管理檔案、礦產管理檔案和測繪管理檔案類）計13個小類：土地管理綜合類、計劃財務類、地籍管理類、建設用地類、土地利用規(guī)劃類、土地監(jiān)察類、土地科技類、土地聲像類、礦產綜合類、探礦管理類、采礦管理類、儲量管理類、測繪管理類。雖然類別繁多，資料豐富，在推行信息化管理方面雖然取得了一定的成效，但依然還存在著很多制約因素導致檔案利用不充分。

2.1國土資源檔案信息化管理的發(fā)展現狀。

（1）檔案管理標準化、規(guī)范化工作亟待提高。受各種因素的制約，國土資源部門的檔案業(yè)務基礎較差，各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作目前尚無統(tǒng)一標準，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，制約了國土資源檔案的電子化發(fā)展進程。

（2）歸檔程序不明確，存貯載體不安全。電子文件的歸檔就是依據歸檔的范圍，通過計算機對處理完畢的有價值的文件進行收集、篩選、分類并使之轉化成為電子形態(tài)的數字化檔案的一項工作。目前，國土資源管理部門對系統(tǒng)內產生的電子文件的歸檔程序未作出明確規(guī)定，存貯載體也存在有安全問題，不利于資料的安全保管。

（3）檔案室及檔案管理設備配置標準偏低，不重視錄入后的電子資料保管。電子檔案資料有其自己的缺點，尤其是存儲在微機中的一系列數據，一旦發(fā)生中毒、計算機硬盤損壞等，將會造成數據的丟失，因此要加強對已錄入的數據的保存。在加強對檔案室以及檔案管理設施、設備投入力度的同時注重對計算機安全管理，定期對檔案資料數據進行備份，加強數據的保密處理，防止數據丟失。