導(dǎo)語：如何才能寫好一篇電子檔案管理基礎(chǔ)，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關(guān)鍵詞：檔案管理；電子文件；存儲(chǔ)技術(shù)

電子文件使用的文件載體是磁盤或者是磁帶，人們?cè)诓檎椅募倪^程中，需要利用計(jì)算機(jī)，因?yàn)榇疟P或者是磁帶僅僅是一種儲(chǔ)存的載體，因此需要利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的傳輸。在生活中，電子文件的類型有很多種，電子文件的產(chǎn)生主要有兩種，一種是與科技有關(guān)的電子文件，這種文件是技術(shù)性的，例如光柵圖等，另外一種就是在日常辦公的過程中產(chǎn)生的電子文件，這種文件是在處理日常事務(wù)中產(chǎn)生的。這些電子文件都屬于檔案中的一種，因此在儲(chǔ)存技術(shù)上需要不斷的完善。

1 管理文件中存在的問題

1.1 未能夠有效的進(jìn)行歸檔處理

我國企業(yè)在二十世紀(jì)九十年代的時(shí)候，使用的就是軟盤進(jìn)行企業(yè)信息的存儲(chǔ)，之后又出現(xiàn)了光盤和計(jì)算機(jī)硬盤，這樣電子文件的存儲(chǔ)載體就取得了迅速的進(jìn)步，文件的內(nèi)容主要是日常的工作活動(dòng)，除此之外，還有著源程序代碼和技術(shù)性文件，有些文件也沒有進(jìn)行充分的整理、歸檔和鑒定工作人員僅僅是將科技材料或者是相關(guān)的企業(yè)文件放入硬盤和軟盤內(nèi)，這樣文件在日積月累的過程中，就會(huì)出現(xiàn)泛濫成災(zāi)的現(xiàn)象，這樣文件就比較混亂，檢索和管理在程序上也就會(huì)出現(xiàn)一系列混亂的現(xiàn)象。從存檔上來看，電子文件也沒有經(jīng)過專業(yè)的質(zhì)量審查，從技術(shù)上來看，沒有任何的時(shí)效性和正確性，文件也就出現(xiàn)了極大的缺陷，在利用的過程中，文件管理極容易出現(xiàn)歸檔性的問題，如果以上問退沒有得到有效的解決，就會(huì)出現(xiàn)一系列的問題，需要引起我們的注意。

1.2 版本管理存在著不足之處

現(xiàn)在有很多的科研產(chǎn)品在研究和開發(fā)的過程中，會(huì)產(chǎn)生大量的文件，這些文件需要有效的管理，因此在日常的工作中，除了要對(duì)本單位和上級(jí)的機(jī)關(guān)產(chǎn)生的文件進(jìn)行管理之外，還有很多的項(xiàng)目文件進(jìn)行管理。但是現(xiàn)在有很多的科研開發(fā)檔案都是使用了源程序代碼形成了一系列的電子檔案，這些電子文檔都在各個(gè)部門的開發(fā)人員那里存檔，檔案管理人員就無法按照常規(guī)的程序進(jìn)行收集，導(dǎo)致了檔案部門在收集的過程中面臨著程序性的問題。在程序運(yùn)行的過程中，如果文件存儲(chǔ)的程序出現(xiàn)了一系列的問題，這時(shí)就需要進(jìn)行正常到維護(hù)，在客戶自接的系統(tǒng)和開發(fā)人員的系統(tǒng)上進(jìn)行及時(shí)的更正，但是如果在本企業(yè)電子文件的保存上并沒有及時(shí)的存檔，因此極容易出現(xiàn)重復(fù)更正的問題，這樣就會(huì)出現(xiàn)人力和財(cái)力上的極大浪費(fèi)，對(duì)系統(tǒng)的運(yùn)行也是極為不利的，尤其是在企業(yè)系統(tǒng)版本管理上會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的困難，一定要引起我們的注意。

2 存儲(chǔ)技術(shù)

首先；在進(jìn)行文件貯存的^程中，一定要使用比較特殊的存檔文件的存儲(chǔ)柜，最大限度的保證電子文件的安全性。當(dāng)電子文件在存儲(chǔ)的時(shí)候，一把是在磁介質(zhì)和光介質(zhì)中進(jìn)行電子文件的存貯，在存儲(chǔ)的過程中，一定要建立一個(gè)與企業(yè)的電子文件的儲(chǔ)存環(huán)境相符合的環(huán)境狀態(tài)。而存放電子文件的柜子在溫濕度上也要進(jìn)行控制，這樣就可以保證存儲(chǔ)接觸能夠在正常的環(huán)境中保存。電子文件的載體在擺放的時(shí)候，一定要保證直立的狀態(tài)，在存儲(chǔ)環(huán)境上必須要避光，不能夠有大量的灰塵，也要與磁場遠(yuǎn)離，這樣就能夠?qū)⒄麄€(gè)運(yùn)行的狀態(tài)處理好，使存儲(chǔ)介質(zhì)能夠正確的保存電子文件。

其次，要按照國家關(guān)于檔案管理的規(guī)定進(jìn)行電子當(dāng)納的存儲(chǔ)，根據(jù)相關(guān)的原則在存儲(chǔ)的過程中，將軟盤中的文件轉(zhuǎn)移到光盤內(nèi)，這樣便于對(duì)文件的版本進(jìn)行有效的管理。在存儲(chǔ)方式上的轉(zhuǎn)移主要是針對(duì)長期儲(chǔ)存來說的，因?yàn)檐洷P和磁盤在使用的過程中，有著一定的年限限制，經(jīng)常出現(xiàn)操作失誤的現(xiàn)象，如果不經(jīng)常更換就會(huì)導(dǎo)致文件出現(xiàn)損壞，無法復(fù)原。而且在使用的時(shí)候，常常會(huì)出現(xiàn)誤操作，這對(duì)于電子文件的使用非常不利。如果存儲(chǔ)制度完善，而且經(jīng)濟(jì)條件允許，在管理版本文件的時(shí)候，可以使用版本管理器。這樣的管理方法要比將文件放在光盤或者是磁盤中更有效。管理器的研發(fā)還能保證存儲(chǔ)技術(shù)的革新。

再次，在電子文件數(shù)量持續(xù)增加的時(shí)候，存儲(chǔ)文件就會(huì)使用磁盤列陣的方式。通過這種方式能將存儲(chǔ)的成本降低，同時(shí)增加了文件的搜索效果。磁盤列陣是將不同類型、不同容量的磁盤連接在一起，這樣在讀取數(shù)據(jù)的時(shí)候，更加快速而且精確。使用磁盤列陣的方式存儲(chǔ)是因?yàn)樵摯鎯?chǔ)方式有較多優(yōu)點(diǎn)：首先，將有限的存儲(chǔ)容量提高，是可以使用的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)也增加。而且數(shù)據(jù)在存放的時(shí)候，有選擇性。從而使數(shù)據(jù)在吞吐的時(shí)候成串。其次使用這種存儲(chǔ)方式可以保證文件能夠快速存儲(chǔ)，即使是多臺(tái)的機(jī)器也能一同運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)文件高效率傳輸。

在檢驗(yàn)文件的時(shí)候有了必要的較驗(yàn)技術(shù)，從而保證存儲(chǔ)的文件都是合理可靠的。將文件放入硬盤中存儲(chǔ)，如果硬盤出現(xiàn)了故障，那么會(huì)影響文件，帶來的后果也嚴(yán)重。如果能夠把不同的硬盤連接在一起，可以使存儲(chǔ)量增加，這樣可以有效的避免文件的丟失。因?yàn)橐恍┪募诖鎯?chǔ)的時(shí)候，會(huì)因?yàn)榇疟P損壞等原因而丟失，使用這種存儲(chǔ)方式可以保證文件的安全。但是在使用的過程中，要根據(jù)本單位的實(shí)際情況出臺(tái)相應(yīng)的管理措施。這些措施都成為電子文件存儲(chǔ)的依據(jù)。

最后，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)及電子文件的安全防護(hù)工作。做好辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)及電子文件的安全防護(hù)，首先要抓好信息存儲(chǔ)載體制成材料這個(gè)問題，嚴(yán)格把好電子文件制成材料質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎(chǔ)。第二，保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的實(shí)體安全。實(shí)體安全主要指環(huán)境和設(shè)備的安全。要有專人負(fù)責(zé)管理應(yīng)用，有良好的室內(nèi)環(huán)境，保證機(jī)器設(shè)備和磁介質(zhì)不會(huì)因溫度太高或大幅波動(dòng)及火災(zāi)受到致命的傷害。第三，要保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行安全，可設(shè)定登錄限制、使用文件權(quán)限和文件屬性等。

結(jié)束語

由上述可知，將電子文件存儲(chǔ)是一個(gè)單位必要的工作，而且在存儲(chǔ)的時(shí)候，還要保證有效性，是電子文件能成為單位發(fā)展的重要資源，拓展單位的發(fā)展空間。盡管在存儲(chǔ)文件的時(shí)候，會(huì)遇到問題，但是在改革存儲(chǔ)方式之后，也取得較高效果，對(duì)于單位的發(fā)展有積極的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]郭沙沙.試論電子檔案信息安全保障體系框架[J].黑龍江科技信息，2015（20）.

篇2

醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)是一項(xiàng)惠及大眾的措施，我國醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)將側(cè)重點(diǎn)放在醫(yī)療設(shè)備和醫(yī)療技術(shù)上，社會(huì)各界對(duì)與醫(yī)院檔案管理工作的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，醫(yī)院檔案管理工作缺少必要的監(jiān)督，無法進(jìn)行有效科學(xué)的管理。醫(yī)院對(duì)于本院的檔案管理工作的管理意識(shí)薄弱，得不到重視的結(jié)果必然是缺少支持，這直接導(dǎo)致了在我國醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)中，電子信息檔案管理工作的進(jìn)展緩慢、鮮有成效。

2基礎(chǔ)設(shè)施落后

在我國用于醫(yī)院電子信息檔案管理的設(shè)備較為落后，不能滿足信息化檔案管理的需要，電子信息技術(shù)的應(yīng)用需要良好的硬件和軟件設(shè)施作為支撐，醫(yī)院中聚集了醫(yī)療方面的專業(yè)人才，但是對(duì)于先進(jìn)檔案管理設(shè)施沒有概念，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的不健全，也使得醫(yī)院電子信息檔案管理的發(fā)展緩慢。醫(yī)院缺少對(duì)世界先進(jìn)電子信息檔案管理工作發(fā)展的關(guān)注，不能及時(shí)更新設(shè)備來為醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)創(chuàng)造良好的條件。

3如何加強(qiáng)醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)

3.1加強(qiáng)培訓(xùn)

針對(duì)目前我國醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)中檔案管理人員素質(zhì)較低和專業(yè)人才缺乏的問題，加強(qiáng)相關(guān)培訓(xùn)無疑是最有效的方法，通過加強(qiáng)各部門人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn),來為提高醫(yī)院電子信息檔案管理水平的創(chuàng)造條件。對(duì)于檔案管理人員來說，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),在自覺學(xué)習(xí)掌握專業(yè)的檔案管理理論基礎(chǔ)上，時(shí)刻關(guān)注國內(nèi)外先進(jìn)的電子信息類檔案工作發(fā)展動(dòng)態(tài),從而實(shí)現(xiàn)通過計(jì)算機(jī)檔案管理軟件對(duì)電子信息檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的管理。

3.2提高重視程度

醫(yī)院的重視是醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)的關(guān)鍵，醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)不能只著眼于硬件，醫(yī)院電子信息檔案的建設(shè)工作關(guān)系到全局，醫(yī)院相關(guān)負(fù)責(zé)人需要樹立全局意識(shí)，對(duì)于醫(yī)院電子信息檔案管理工作給予充分的理解和足夠的重視，硬件是醫(yī)院醫(yī)療水平提高的基礎(chǔ)，軟件則是硬件的重要輔助，兩者互相補(bǔ)充、互相促進(jìn)。醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)惠及廣大民眾，同時(shí)也需要社會(huì)各界的大力支持，醫(yī)院的支持和社會(huì)的支持構(gòu)成醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)的發(fā)展動(dòng)力，我們需要為其提供便利的資源和技術(shù)，在醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)中為電子信息檔案建設(shè)創(chuàng)造更多條件。

3.3制定相關(guān)制度

針對(duì)相關(guān)制度缺失的問題，我們需要建立科學(xué)規(guī)范、高效合理的電子信息檔案管理制度，只有通過嚴(yán)格的制度化管理才能保障醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化和信息化發(fā)展。依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)建立嚴(yán)格的檔案查閱制度，在此同時(shí)，逐步建立起嚴(yán)格的采集制度、傳送制度、保存制度、歸檔制度、鑒定制度和清理制度等。嚴(yán)格的管理制度需要明確相關(guān)管理人員的職責(zé)，對(duì)電子信息檔案管理中出現(xiàn)的各類問題要進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定和解釋，確保問題發(fā)生后采取的處理方法有著科學(xué)合理的依據(jù)。制度制定后必須嚴(yán)格遵守，對(duì)應(yīng)著檔案管理制度可以出臺(tái)相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，這樣的方式能夠充分調(diào)動(dòng)管理人員積極性，對(duì)推進(jìn)醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)也有著很好的推動(dòng)作用。

3.4加強(qiáng)軟硬件建設(shè)

在醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)中，軟硬件設(shè)施的建設(shè)是基礎(chǔ)性的工作，我們?cè)卺t(yī)院的電子信息檔案建設(shè)中，需要加強(qiáng)基礎(chǔ)的設(shè)施的建設(shè)，醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)需要先進(jìn)色軟硬件設(shè)備作為保障，只有在保障先進(jìn)設(shè)備和軟件的基礎(chǔ)上才能實(shí)現(xiàn)電子信息檔案管理工作的高效和準(zhǔn)確，電子信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用能夠有效提高醫(yī)院電子信息檔案的管理效率。保持與世界接軌，關(guān)注世界電子信息技術(shù)發(fā)展動(dòng)態(tài)，及時(shí)進(jìn)行設(shè)備和軟件更新，只有時(shí)刻保持與世界先進(jìn)水平相一致，才能使得我國醫(yī)院信息化水平得到不斷提高。醫(yī)院要將電子信息檔案建設(shè)作為重點(diǎn)工作認(rèn)真對(duì)待，為其發(fā)展創(chuàng)造條件。

4結(jié)束語

篇3

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；檔案管理；電子化

一、基層檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題

近幾年來，隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，基層央行辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)已逐步代替以往手續(xù)繁雜的辦公行文，許多來往函件，公文處理直接在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上辦結(jié)，文件從產(chǎn)生到歸檔幾乎可以不使用紙和筆，隨之產(chǎn)生了大量的諸如電子郵件、磁盤、光盤、圖片錄像及數(shù)碼聲頻視頻等電子文件資料。但由于對(duì)此類文件的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，相應(yīng)的配套管理措施和有效的技術(shù)支持不到位，使基層央行的電子文件檔案管理工作存在諸多問題和漏洞，主要表現(xiàn)在：

一是電子文件檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，文件丟失問題嚴(yán)重。由于基層央行檔案管理人員存在思想認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，認(rèn)為只有書面紙張類的文件資料才是檔案，非紙化文件的管理不是自己的事，對(duì)電子文件缺乏管理意識(shí)。在工作中形成的大量電子郵件、磁盤、照片錄像及數(shù)碼聲頻視頻等電子文件資料，一般都是由制作者、使用者或收件人自行保管，認(rèn)為拍攝完成、看完用完就算完成任務(wù)了，不需要?dú)w檔保存；由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識(shí)不強(qiáng)，致使部分電子檔案長期在個(gè)人或業(yè)務(wù)部門內(nèi)部保存，特別是由于電子文件的可刪除性和電子文件信息與載體的可分離性以及機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員變動(dòng)等原因，造成電子檔案被刪除或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴(yán)重影響了電子檔案的長久保護(hù)和開發(fā)利用。

二是電子文件檔案管理制度不健全，操作不規(guī)范?；鶎友胄须m然健全了相應(yīng)的檔案管理制度，然而對(duì)非紙化文件資料的管理操作卻是空白，使管理人員無章可循；有的同志對(duì)電子文件的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，在使用完之后亂丟亂放或隨意刪除，完全處于自主管理、自由處理狀態(tài)；也有的單位雖有管理制度，但落實(shí)不夠，執(zhí)行不嚴(yán)，歸檔不及時(shí)，交接無手續(xù)，保管不規(guī)范，缺乏行之有效的管理措施。

三是檔案管理工作存在"一重一輕"現(xiàn)象，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對(duì)滯后。由于部分領(lǐng)導(dǎo)存在思想認(rèn)識(shí)和管理理念上的偏差，認(rèn)為紙張化文本檔案易管理、易操作、易出成績，且投資少、見效快、效果明顯，因此，非常注重傳統(tǒng)檔案管理的人財(cái)物投入，而對(duì)電子類文本檔案則相對(duì)忽視，存在"重傳統(tǒng)檔案管理，輕電子檔案管理"的現(xiàn)象，使檔案管理電子化建設(shè)進(jìn)程發(fā)展滯后。

四是管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，缺乏現(xiàn)代化檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能。目前基層檔案管理人員大多都是兼職，管理水平參差不齊，檔案綜合管理能力有待提高，部分檔案管理人員對(duì)《檔案法》及有關(guān)檔案管理規(guī)定和要求知之甚少，對(duì)檔案的形成、收集、整理及歸檔等管理環(huán)節(jié)和程序也是一知半解，尤其是對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、電子化的專業(yè)知識(shí)、技能更為缺乏，致使檔案管理水平停滯不前。

二、大力推進(jìn)基層央行檔案管理電子化建設(shè)勢(shì)在必行

一是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)?；鶎友胄袡n案管理工作的電子化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的新舉措、新要求，是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為人民銀行中心工作任務(wù)提供高效、優(yōu)質(zhì)服務(wù)的有效措施，是推進(jìn)基層央行工作全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展的基本要求?；鶎友胄袡n案管理電子化建設(shè)要堅(jiān)持以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，緊密結(jié)合基層央行工作實(shí)際，堅(jiān)持實(shí)事求是，既要精心組織、真抓實(shí)干，又要做到統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)謀劃，為長遠(yuǎn)發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

二是著力實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，大力提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平。加強(qiáng)基礎(chǔ)工作是實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化的前提和條件，基層央行首先要對(duì)原有檔案進(jìn)行廣泛收集、分類整理，并依照檔案管理規(guī)定對(duì)歸檔范圍、保存期限，保密文件收發(fā)、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)要求，全面普查案卷，去糟取精，剔除無用和過期的文件；將歷史形成的檔案資料，按照檔案裝訂歸檔要求，進(jìn)行重新分類整理、裝訂和歸檔，并明確各類檔案的裝訂順序和歸檔時(shí)限，對(duì)檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等環(huán)節(jié)認(rèn)真加以規(guī)范。然后按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理要求，重新分類組合，歸檔立卷，編目著錄。使原有檔案全部實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，為檔案管理電子化提供了充分準(zhǔn)備。

三是建立健全相關(guān)管理制度，保證檔案管理電子化沿著標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的軌道發(fā)展。要依據(jù)《檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合基層央行工作實(shí)際，進(jìn)一步充實(shí)完善《檔案管理制度》、《檔案保密制度》和《檔案操作規(guī)程》，建立電子化檔案管理措施，規(guī)范工作程序，從檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔、檢索、借閱，直到最后的鑒定、銷毀，每個(gè)環(huán)節(jié)都要做到有章可循。同時(shí)進(jìn)一步明確檔案管理負(fù)責(zé)人，專職、兼職檔案員的崗位職責(zé)，對(duì)歸檔范圍、保存期限、保密文件收發(fā)、存檔、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)工作程序，做到定期或不定期監(jiān)督檢查和考核評(píng)價(jià)，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)整改，以確保各項(xiàng)制度落到實(shí)處。

篇4

1 檔案管理信息化的現(xiàn)狀

社會(huì)科技帶動(dòng)著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，促進(jìn)了計(jì)算機(jī)技術(shù)的加速應(yīng)用。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷應(yīng)用，各個(gè)企業(yè)和單位都不同形式的出現(xiàn)了辦公自動(dòng)化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，在當(dāng)前文件的各種管理過程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)已成為各種文件交流的主要形式，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。

1.1 社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。由于當(dāng)前檔案管理的過程中各個(gè)部門所使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不同，各種應(yīng)用軟件開發(fā)過程不同造成在檔案管理過程中出現(xiàn)各種不協(xié)調(diào)因素和不利的影響，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

1.2 隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，生產(chǎn)力水平的不斷提高，檔案管理的效率也隨之不斷的提高和改進(jìn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法滿足當(dāng)前日益發(fā)展的需要，隨著當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案管理已成為當(dāng)前檔案發(fā)展的主體，但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差。案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，在當(dāng)前，由于在管理的過程中，各種計(jì)算機(jī)軟件和計(jì)算機(jī)記性的不同造成檔案自動(dòng)化你管理過程中的各種不一致和不標(biāo)準(zhǔn)，因此在未來發(fā)展過程中，電子信息檔案還有待加強(qiáng)。

1.3 檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

2 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

2.1建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)。隨著數(shù)字化信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的不斷應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)已成為未來檔案管理過程中的主要形式。建立健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。促進(jìn)檔案現(xiàn)行文件信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)需求，采購必要的硬件設(shè)備，為系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，為保證檔案信息交換、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應(yīng)的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

2.2 加強(qiáng)電子文件的管理是做好檔案信息化的關(guān)鍵。1）電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，隨著計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識(shí)別型轉(zhuǎn)變依賴機(jī)器識(shí)別的代碼型（電子檔案）。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文檔，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。2）電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文件形成部門熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用。3）做好檔案歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。4）解決好檔案電子文件的保存問題。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證。

3 檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)采取的措施

3.1 加強(qiáng)電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平。根據(jù)檔案管理的要求，對(duì)各種不同類型載體的檔案（如：紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像檔案）進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，加強(qiáng)對(duì)本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，并制訂電子檔案管理辦法。

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【關(guān)鍵詞】房屋檔案;檔案管理;基礎(chǔ)性工作;加強(qiáng)

房屋的檔案管理工作有著非常重要的作用和影響。房屋無小事，所以它對(duì)人們的日常生活有著極大的影響，相關(guān)的管理部門和人員必須要對(duì)其做到足夠的重視。在我國的社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的過程中，人們的生活水平和質(zhì)量有了很大的提高。在此狀況下，對(duì)于房屋的檔案管理的關(guān)注度越來越高，因?yàn)閷?duì)于絕大部分的人來說，房屋是其賴以生存的所在。所以，對(duì)其的管理方式等方面的要求越來越高。近年來，檔案管理和電子信息技術(shù)進(jìn)行了充分的結(jié)合和應(yīng)用，不過，從房屋檔案管理者的角度出發(fā)，檔案管理工作仍舊任重而道遠(yuǎn)!

1房屋檔案管理中存在的問題

(1)房屋檔案管理軟件沒有一定的統(tǒng)一性，在房屋檔案管理部門中，主要的工作人員所使用的電腦都有著各種各樣的問題，其型號(hào)和規(guī)格等是不盡相同的，這種狀況的存在，使得檔案管理人員在管理的過程中不能彼此溝通和互動(dòng)。相關(guān)的房屋檔案管理人員在開展工作的過程中仍舊會(huì)面臨這些問題，所以，需要對(duì)合適的文件檢索軟件和檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)進(jìn)行充分的普及應(yīng)用［1］。相應(yīng)的文件檢索軟件和檔案信息管理系統(tǒng)之間是不能進(jìn)行互調(diào)的，那么，這對(duì)于當(dāng)下的檔案管理工作的開展是非常不利的，使得檔案管理人員不能通過對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行充分的應(yīng)用來完成檔案管理工作，這對(duì)于房屋檔案管理和電子信息技術(shù)的結(jié)合有著很大的影響。(2)房屋檔案管理基礎(chǔ)性工作的標(biāo)準(zhǔn)并不規(guī)范。在房屋檔案管理的工作中，基礎(chǔ)性工作的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范占據(jù)著至關(guān)重要的作用，要實(shí)現(xiàn)當(dāng)下的房屋檔案管理工作和電子信息技術(shù)的有效結(jié)合，就需要在很大程度上滿足這方面的要求和條件，不斷提高管理工作的便捷性。當(dāng)時(shí)，在當(dāng)下的房屋檔案管理工作開展過程中，還是存在著多方面的問題，房屋管理業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)比較差，這對(duì)于房屋的類別也沒有一個(gè)非常清晰地劃分。(3)房屋檔案管理的基礎(chǔ)性工作沒有和時(shí)代的發(fā)展和要求進(jìn)行全面的結(jié)合。當(dāng)下，我國的房屋檔案管理和其他的管理有著很大的相似性，都存在很多的問題，沒有對(duì)互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行充分的應(yīng)用，電子信息處理的手段和方式?jīng)]有得到全面、有效的應(yīng)用。有很多的房屋檔案管理工作人員仍舊用傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行工作，這對(duì)于檔案的所有人來說是非常不利的［2］。同時(shí)，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，部分的房屋檔案管理工作中已經(jīng)對(duì)電子信息技術(shù)進(jìn)行了應(yīng)用，但并不充分，仍舊還是有一些檔案管理和分類的方法沒有跟上時(shí)代的發(fā)展，脫離了時(shí)展的特色和步伐，在一定的程度上阻礙了房屋檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步。(4)許多房屋檔案管理工作人員的素質(zhì)相對(duì)不高。在檔案管理工作開展中，相關(guān)的工作人員必須要具備良好的專業(yè)技能與素質(zhì)。但在實(shí)際的工作中，很多的檔案管理人員的素質(zhì)沒有達(dá)到相應(yīng)的要求，其中，有一部分工作人員沒有接受過檔案管理的培訓(xùn)，專業(yè)技能不過關(guān)，不能使用現(xiàn)代化的檔案管理的軟件和系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理，這些檔案管理人員的技術(shù)水平有待提高，同時(shí)，我們當(dāng)下所處的時(shí)代是一個(gè)信息化的時(shí)代，如果檔案管理人員的管理技能不足，那么，就會(huì)對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量造成嚴(yán)重的影響。

2加強(qiáng)房屋檔案管理中基礎(chǔ)性工作的措施

(1)在房屋檔案管理工作開展的過程中，需要對(duì)統(tǒng)一的管理軟件進(jìn)行充分的應(yīng)用。主要因?yàn)榕c房屋登記相關(guān)的檔案資料數(shù)量十分龐大，對(duì)于人們的生活又有著非常大的影響。從房屋檔案管理基礎(chǔ)性工作的角度來進(jìn)行相應(yīng)的分析和研究，建議相關(guān)的管理人員需要將使用型號(hào)和規(guī)格相同的計(jì)算機(jī)的意見反饋給相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，而且需要把進(jìn)行檔案管理的軟件保持統(tǒng)一。那么，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要將先進(jìn)理念與技術(shù)引用到檔案管理工作中，結(jié)合現(xiàn)代電子信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)提高相關(guān)工作人員的檔案管理水平與效率。(2)對(duì)于房屋檔案管理的基礎(chǔ)性工作標(biāo)準(zhǔn)需要進(jìn)行相應(yīng)的提高。在檔案管理工作開展的過程中，需要遵循相應(yīng)的管理原則和要求，主要包括集中統(tǒng)一管理檔案、維護(hù)檔案的完整和安全、便于利用和檢索。房屋與人們的生活關(guān)系緊密，處理好這個(gè)關(guān)系對(duì)和諧社會(huì)的建立是大有裨益的。所以需要我們將房屋檔案管理基礎(chǔ)性工作制定的標(biāo)準(zhǔn)作為依據(jù)，不斷提高管理方式的標(biāo)準(zhǔn)化［3］。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的過程中，人們的生活水平和質(zhì)量有了很大的提高，房屋的重要性越來越高，那么，在這樣的情況下，就出現(xiàn)了很多的房屋產(chǎn)權(quán)糾紛問題，要有效解決這些問題，首先就需要明確房屋檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

3結(jié)語

隨著我國國民經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，人們的生活水平和質(zhì)量有了很大的提高，對(duì)于各方面的需求也在不斷增多，其中，房屋和人們的生活是息息相關(guān)的。所以需要房產(chǎn)登記事務(wù)中心加強(qiáng)對(duì)房屋檔案的管理。不過，我國的房屋檔案管理中存在著很多的不足，相關(guān)的檔案管理人員的素質(zhì)和工作能力相對(duì)不高，沒有充分有效地利用電子信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，在此基礎(chǔ)上，就需要我們加強(qiáng)房屋檔案管理中的基礎(chǔ)性工作，使檔案管理日趨完善。

參考文獻(xiàn):

［1］張琳．我國企業(yè)檔案管理中存在的問題及完善對(duì)策［J］．企業(yè)改革與管理，2016(15)．

［2］宋守君．工程檔案信息化管理系統(tǒng)的功能與對(duì)策研究———以山東建筑大學(xué)為例［J］．山東建筑大學(xué)學(xué)報(bào)，2014(04)．

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一、醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案電子化管理的必要性

辦公自動(dòng)化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案的生成方式發(fā)生很大變化，文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等過程，以及化驗(yàn)結(jié)果、病理報(bào)告、手術(shù)安排、療程控制等過程均可以在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行。這樣一來，檔案的前身就以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案自然也以機(jī)讀形式存在，這種檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案具有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案電子化管理成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

（一）電子化管理節(jié)省存儲(chǔ)空間

紙質(zhì)檔案在立卷歸檔后需要占用大量的空間來存放，而電子檔案只需占據(jù)極小的存儲(chǔ)空間。例如，一張光盤的容量可達(dá)600MB―4000MB，它可以存儲(chǔ)35萬張打印紙上的文字信息或10萬頁的圖形信息。這就相當(dāng)于把一個(gè)文件柜里的檔案內(nèi)容壓縮到一張光盤上，對(duì)于存檔量大而空間較小的檔案館（室），電子化管理可以節(jié)省大量的空間。

（二）電子檔案復(fù)制的精確度較高

紙質(zhì)檔案復(fù)制或縮微品拷貝時(shí)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，而電子檔案的復(fù)制是通過數(shù)字化的信息處理，精確度較高，幾乎不存在這些問題，可以實(shí)現(xiàn)復(fù)制件內(nèi)容與原件內(nèi)容完全相同，有效避免信息丟失。

（三）電子化管理的操作簡捷，工作效率高

電子檔案的形成和歸檔都可以借助計(jì)算機(jī)及相關(guān)的軟件系統(tǒng)，減少了人工操作步驟，簡化了工作流程，提高了工作效率。在查詢利用時(shí)，還可以借助計(jì)算機(jī)對(duì)電子檔案進(jìn)行查詢，只要輸入查詢條件，就可以迅速提供查詢結(jié)果。即使在檔案存儲(chǔ)量很大、查詢條件模糊的情況下，計(jì)算機(jī)也可以較快地顯示查詢結(jié)果，使得檔案查詢工作方便快捷。

（四）電子化管理的傳遞更加快捷

電子檔案是在一定的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下產(chǎn)生的，其傳遞既可以使用移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備來進(jìn)行，也可以通過網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行，傳遞起來更加方便快捷。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案可以同時(shí)傳遞給多個(gè)利用者，不受存儲(chǔ)載體的限制，簡化了檔案的逐個(gè)傳遞過程，節(jié)省了傳遞時(shí)間，提高了工作效率。

（五）電子化管理可以促進(jìn)檔案的新分類

實(shí)行檔案電子化管理后，醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案傳統(tǒng)的分類方法將被打破，取而代之的是醫(yī)療信息集成系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分布在幾個(gè)管理模塊中，計(jì)算機(jī)按照規(guī)定指令，根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類目，檔案的分類更能貼近醫(yī)療工作各方面的實(shí)際情況，分類也將更詳細(xì)、更科學(xué)、更規(guī)范。

二、醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)存的問題

（一）對(duì)檔案管理工作缺乏足夠重視

檔案是醫(yī)療機(jī)構(gòu)的重要資源，但不少醫(yī)療機(jī)構(gòu)都存在“重醫(yī)療、輕檔案”的思想，認(rèn)為檔案工作不能給單位帶來經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，致使醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案信息資源開發(fā)不足，制約了檔案管理工作的發(fā)展。

（二）設(shè)施不完善，電子設(shè)施的投入力度不夠

重視不夠?qū)е铝藢?duì)檔案工作的投入不足，管理設(shè)施不完善。當(dāng)前許多醫(yī)療機(jī)構(gòu)都存在檔案庫房面積狹小、安全保管不到位、辦公設(shè)施陳舊、管理工作手段落后等問題。雖然計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、多媒體技術(shù)廣泛應(yīng)用于醫(yī)療機(jī)構(gòu)的日常工作之中，但檔案工作未能完全實(shí)現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化的及時(shí)轉(zhuǎn)變，有些單位對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理所必需的計(jì)算機(jī)、掃描儀、管理軟件等相關(guān)電子設(shè)施的投入力度不夠，檔案的收集、整理、檢索大多還停留在手工階段，檔案管理的現(xiàn)代化水平偏低。

（三）標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化工作有待加強(qiáng)

檔案電子化管理的前提是基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，但目前許多醫(yī)療機(jī)構(gòu)的庫藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)相對(duì)薄弱，案卷質(zhì)量不高導(dǎo)致電子化轉(zhuǎn)換工作任務(wù)繁重;歸檔文件材料的多樣性造成現(xiàn)行的檔案整理、分類方法及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng);各單位檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)各行其是、層次不一，其規(guī)范性、開放性、服務(wù)性、共享性較低，無法適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。因此，提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平，成為亟待解決的問題。

（四）管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化，要求檔案管理人員必須具備較高的技術(shù)層次、完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)和熟練的操作技能。目前，很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)都缺乏具備現(xiàn)代高技術(shù)水平的高層次、復(fù)合型檔案管理人才，大部分管理人員的專業(yè)素質(zhì)和文化程度偏低，缺少系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，難以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的趨勢(shì)。

三、醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案電子化管理的實(shí)施途徑

（一）提高對(duì)檔案工作及其電子化管理重要性的認(rèn)識(shí)

檔案管理是醫(yī)療機(jī)構(gòu)日常管理工作的重要內(nèi)容，是一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作。醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案是各級(jí)各類醫(yī)療機(jī)構(gòu)建設(shè)和發(fā)展過程的原始記錄和真實(shí)寫照，能為其當(dāng)前的經(jīng)營和管理提供研究依據(jù)和決策參考，所以應(yīng)該提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。醫(yī)療機(jī)構(gòu)實(shí)施檔案電子化管理，既符合新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的新趨勢(shì)，又是提升醫(yī)療機(jī)構(gòu)整體管理水平的要求，各級(jí)衛(wèi)生行政主管部門及其管轄單位對(duì)此項(xiàng)工作都應(yīng)高度重視，加快推進(jìn)。

（二）加強(qiáng)電子化管理設(shè)施建設(shè)

一整套現(xiàn)代化的軟件、硬件設(shè)施，是實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)。在硬件方面，應(yīng)購置計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、服務(wù)器等;在軟件方面，應(yīng)購置和開發(fā)檔案管理軟件，建設(shè)檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，并使檔案管理系統(tǒng)與本單位的其他各項(xiàng)工作相銜接，確保各類電子文件和電子檔案的收集、整合、控制和傳遞工作快捷、平穩(wěn)、有序進(jìn)行。

（三）建立健全電子化管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化體系

為避免在檔案管理中出現(xiàn)無法可依、無章可循的混亂情況，醫(yī)療機(jī)構(gòu)必須建立健全檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化體系。通過制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使技術(shù)應(yīng)用和分工協(xié)作具有統(tǒng)一科學(xué)的準(zhǔn)則和依據(jù)，將檔案各項(xiàng)工作有機(jī)聯(lián)系起來，保證檔案管理工作的有序、規(guī)范、高效運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的優(yōu)化。各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的鏈接等，都需要建立一系列具有可操作性的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，從而形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系，并保證貫穿到檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)之中。

（四）加強(qiáng)電子化管理人才隊(duì)伍建設(shè)

1.加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)理論和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)

為使檔案管理者具備扎實(shí)的檔案（下轉(zhuǎn)第73頁）（上接第76頁）學(xué)基礎(chǔ)理論和業(yè)務(wù)知識(shí)，應(yīng)有計(jì)劃地組織檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案工作的法律法規(guī)、規(guī)章制度、管理標(biāo)準(zhǔn)和理論知識(shí)，并在實(shí)際工作中考察他們的應(yīng)用能力和實(shí)踐能力，不斷提高他們的業(yè)務(wù)技能。

2.加強(qiáng)檔案電子信息技術(shù)培訓(xùn)

建立檔案電子化管理系統(tǒng)，要求檔案工作者必須熟悉計(jì)算機(jī)操作知識(shí)和電子信息管理系統(tǒng)的各種功能，以確保系統(tǒng)的平穩(wěn)有序運(yùn)行。對(duì)于計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)薄弱的人員，應(yīng)從基礎(chǔ)知識(shí)和基本操作入手，結(jié)合管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)功能進(jìn)行培訓(xùn);對(duì)于具有一定計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)的人員，培訓(xùn)的重點(diǎn)可以放在信息的規(guī)范采集、系統(tǒng)的全程運(yùn)用和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的應(yīng)用方面。為鞏固培訓(xùn)成果，還應(yīng)將檔案電子信息技術(shù)的理論水平和操作能力作為重要指標(biāo)，納入對(duì)檔案管理人員的考核范疇中去。

3.留住現(xiàn)有人才，積極引進(jìn)人才

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【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案管理信息化；存在的問題；對(duì)策

大量的檔案信息在醫(yī)院里每天都要產(chǎn)生，如：處方檔案、影像資料、病歷檔案及管理文件等。當(dāng)前形勢(shì)下，各級(jí)醫(yī)院面臨的新任務(wù)和新課題是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化[1]。醫(yī)院的檔案管理具有豐富的信息資源，內(nèi)容錯(cuò)綜復(fù)雜，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式已經(jīng)不能跟上時(shí)代的發(fā)展需要，其必然趨勢(shì)是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化，對(duì)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的現(xiàn)代化管理具有重要的意義。筆者通過對(duì)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理信息化存在的問題進(jìn)行分析，結(jié)合檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)提出了相依的對(duì)策：

一、醫(yī)院檔案管理信息化存在的問題

1、醫(yī)院不夠重視：近年來，臨床科室、管理部門、醫(yī)技科室的信息化建設(shè)在全國各大醫(yī)院得到一定的重視，也都付諸執(zhí)行，在實(shí)踐工作中也都得到了充分利用，但是，只有檔案管理工作沒有引起各大醫(yī)院的足夠的重視。

2、基礎(chǔ)設(shè)施欠缺：檔案管理信息化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)是完善的設(shè)備，如：計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等電子產(chǎn)品，且均屬于易耗品，這需要醫(yī)院投入大量的資金支持，由于電子產(chǎn)品更新?lián)Q代較快，使用期短，定期及不定期的維修、升級(jí)、更換、均需要經(jīng)費(fèi)支持，醫(yī)院投入經(jīng)費(fèi)不足，使檔案管理信息化發(fā)展從根本上被制約了。

3、缺乏專業(yè)人員：檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和職業(yè)素質(zhì)參差不齊，有的檔案管理人員僅僅具備醫(yī)學(xué)專業(yè)知識(shí)，沒有檔案管理工作的專業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)，檔案管理實(shí)行信息化之后對(duì)工作人員的要求更高，檔案管理人員不僅要具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，還要具備計(jì)算機(jī)操作能力，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化的實(shí)施造成嚴(yán)重影響。

4、缺乏管理制度：目前，關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、保障制度、規(guī)范等尚未出臺(tái)，如：檔案的時(shí)效、保密、隱私及電子檔案的法律效力等問題[2]。檔案管理的信息安全性沒有明確的管理性和技術(shù)性的標(biāo)準(zhǔn)。由于信息化建設(shè)沒有確切的標(biāo)準(zhǔn)，計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)也沒有規(guī)劃性，軟件的實(shí)用性和通用性嚴(yán)重不足，沒有統(tǒng)一、完善的檔案信息分類編碼，嚴(yán)重影響了檔案管理信息化的發(fā)展。

二、醫(yī)院檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

1、有利于珍貴檔案的保護(hù)。某些珍貴的檔案原件進(jìn)行信息化處理后，有效避免了在過多的借閱、翻閱、使用過程中造成的損壞；重要原始資料丟失的風(fēng)險(xiǎn)被大大的避免和降低了。在醫(yī)院的發(fā)展及建設(shè)過程中形成的重要資料被信息化處理后，采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行原件的掃描，以電子文件的形式被管理、收藏及使用，是對(duì)原始就檔案的有效保障。

2、顯著改善文件歸檔方式。在醫(yī)院的管理工作中，各類文件都要由檔案部門及時(shí)進(jìn)行登錄，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件登錄方式，屬于手工操作，檔案管理人員需要用大量的時(shí)間和精力登記并整理。但是，檔案被信息化處理之后，檔案管理人員可以擺脫繁瑣的手工勞動(dòng)，登錄及整理工作均可以用計(jì)算機(jī)軟件完成，工作效率被大大的提高。同時(shí)，計(jì)算機(jī)智能檢索方法更加快速、精確、高效、廣泛，對(duì)機(jī)密檔案還可以電子加密，因此，醫(yī)院檔案管理信息化不僅提高了檔案管理人員的工作效率也方便了信息的使用者。

3、改善了檔案管理的模式。檔案歸檔的傳統(tǒng)方式造成了大量的紙質(zhì)檔案資料，日積月累后，檔案資料需要大量的儲(chǔ)存空間，同時(shí)，紙質(zhì)檔案的保存需要根據(jù)季節(jié)的不同進(jìn)行溫度、濕度的調(diào)節(jié)，還要防蟲，管理的成本較高，容易損壞原件，使用時(shí)查閱的時(shí)間較長，弊端較多。檔案進(jìn)行信息化處理后，不但提高了運(yùn)行效率，更加直觀、形象的反應(yīng)檔案，而且為檔案的檢索和使用提供了極大的方便，節(jié)省了儲(chǔ)存空問，保障了安全備份。

三、完善檔案管理信息化的相關(guān)對(duì)策

1、 轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識(shí)。雖然醫(yī)療技術(shù)是醫(yī)院的主要業(yè)務(wù)，但是為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層決策起著至關(guān)重要作用的是檔案管理，檔案管理與信息化建設(shè)需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)兩手一起抓。醫(yī)院檔案管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息處理技術(shù)相結(jié)合，在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策和醫(yī)院信息化管理中發(fā)揮著重要的作用。

2、加大投入，完善設(shè)施。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的前提和基礎(chǔ)是加大檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施和基礎(chǔ)設(shè)備的投入。一方面要加大資金的投入，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)將檔案管理信息化所需資金列入醫(yī)院建設(shè)規(guī)劃及預(yù)算中，多渠道籌措資金，切實(shí)解決檔案管理信息化建設(shè)所需的基礎(chǔ)設(shè)施投入，如：機(jī)器設(shè)備、相關(guān)軟件、檔案數(shù)據(jù)庫等的投入；另一方面是要配齊實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化所需的軟件和硬件[3]。

3、規(guī)范管理，建立制度。目前檔案管理信息化建設(shè)需要的是健全的電子文件管理制度及管理規(guī)范。醫(yī)院必須按照國家相關(guān)規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，制定出適合本院的電子文件規(guī)章制度，包括：歸檔制度、保管制度、保密制度、鑒定制度、利用制度、銷毀制度等，使醫(yī)院檔案管理工作有據(jù)可依、有章可循。科學(xué)管理電子文件和電子檔案，保證其真實(shí)、完整、規(guī)范，為防止黑客入侵應(yīng)設(shè)置防火墻，提高檔案的保密性和安全性。

4、培養(yǎng)人才，提高素質(zhì)。醫(yī)院檔案管理信息化需要多種形式、多樣方法、多條途徑將檔案管理工作和計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，對(duì)工作人員的要求較高，醫(yī)院必須定期組織檔案管理人員參加繼續(xù)教育或外出進(jìn)修，不斷提高工作人員的相關(guān)專業(yè)知識(shí)、操作技能和綜合素質(zhì)[4]。也可以引進(jìn)專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)操作均精通的復(fù)合型檔案管理人才，幫助醫(yī)院實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化。同時(shí)，各級(jí)檔案管理部門必須人才分布合理，各部門配備相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才、管理人才、臨床醫(yī)學(xué)人才及中醫(yī)人才等。

綜上所述，醫(yī)院檔案管理信息化需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員及全體醫(yī)護(hù)人員的共同努力下完成，依托強(qiáng)大的軟件和硬件設(shè)施、完善的檔案管理機(jī)制、高級(jí)復(fù)合型檔案管理人才，不斷提高檔案的利用效益，為醫(yī)療事業(yè)的長久發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 黨維玲，楊孝軍.醫(yī)院檔案管理信息化探析[J].醫(yī)學(xué)信息，2011，24（6）：34.

[2] 李晗銘.醫(yī)院檔案管理信息化探討[J].才智，2012（23）：324.

篇8

一、實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

從科學(xué)與經(jīng)驗(yàn)中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。

1、全面普查案卷，去糟取精

這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無查考價(jià)值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

2、重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對(duì)那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

3、結(jié)合本館實(shí)際規(guī)范著錄工作

著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個(gè)檔案館的條件存在差異再加上計(jì)算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個(gè)檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。

4、范題名保證檢索查準(zhǔn)率

檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫題名項(xiàng)過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。我們結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。另外我們還利用計(jì)算機(jī)一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項(xiàng)中的人名、地點(diǎn)、時(shí)間與機(jī)構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。

二、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因?yàn)榇鎯?chǔ)量大，檔案管理部門不能對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案材料，進(jìn)行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的管理，以信息為管理對(duì)象，對(duì)形成的各種門類的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺(tái)利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的價(jià)值和使用價(jià)值，它能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會(huì)繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)。

2、應(yīng)建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，為此，人們要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案熔化管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。

另外，在電子檔案使用過程中，我們也應(yīng)注意到一是電子檔案安全性問題。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實(shí)性問題。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理；相當(dāng)數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲(chǔ)存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。

三、結(jié)語

篇9

1.1電子檔案缺乏標(biāo)準(zhǔn)化管理

在現(xiàn)代檔案館中,應(yīng)用了很多的計(jì)算機(jī)技術(shù)以及先進(jìn)的設(shè)備,但是檔案管理制度卻缺乏規(guī)范化的管理標(biāo)準(zhǔn)約束,這不利于提高檔案管理的質(zhì)量。也有一些經(jīng)濟(jì)比較落后的地區(qū),檔案館的管理制度比較落后,一些管理措施存在滯后性,這使得檔案管理發(fā)展進(jìn)程比較緩慢。有的檔案館中并沒有應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù),使得電子檔案管理的效用無法得到最大的發(fā)揮。針對(duì)不同地區(qū)檔案館的發(fā)展現(xiàn)狀,必須采用因地制宜的方式優(yōu)化管理機(jī)制。在檔案館中很多管理人員缺乏電子檔案的相關(guān)知識(shí),而且沒有接受系統(tǒng)的教育,對(duì)電子檔案管理技術(shù)沒有很好的掌握,無法熟練的使用電子檔案管理軟件,這不利于提高電子檔案管理的效率。

1.2電子檔案信息安全存在很大問題

電子檔案管理措施具有較大的先進(jìn)性,其提高了檔案管理的效率,而且提高了工作人員的工作質(zhì)量,應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享,可以使檔案資料發(fā)揮更大的價(jià)值,利用因特網(wǎng)技術(shù),可以使檔案資料在因特網(wǎng)中自由的與傳輸。這項(xiàng)技術(shù)在帶來便利的同時(shí),也帶來了一定安全問題,使得檔案信息很容易被竊取,一些網(wǎng)絡(luò)黑客可以潛入檔案傳輸平臺(tái)中竊取重要信息,還可以對(duì)檔案資料進(jìn)行篡改與偽造,對(duì)電子檔案管理造成了較大安全威脅。

2針對(duì)電子檔案管理中出現(xiàn)的問題提出對(duì)策與建議

2.1建議統(tǒng)一的接收檔案數(shù)據(jù)格式

建立電子檔案管理中統(tǒng)一的接收數(shù)據(jù)格式,推廣使用相同的電子檔案管理軟件。建立統(tǒng)一的電子檔案模板,采用通用、統(tǒng)一的文件格式,形成統(tǒng)一的接收數(shù)據(jù)格式,并推廣應(yīng)用到各個(gè)單位和各個(gè)地區(qū),從而保證電子檔案管理建立的統(tǒng)一性,減小電子檔案統(tǒng)一化管理的難度,保證電子檔案的長期可讀。

2.2保證電子檔案管理的完整性

采用有關(guān)的技術(shù)措施,保證電子檔案管理的原始性、真實(shí)性和完整性,提高電子檔案的可信度。具體可以采取的措施有:使用背景信息和元數(shù)據(jù),作為檢驗(yàn)電子檔案管理的原始性、真實(shí)性和完整性的依據(jù);使用簽署技術(shù),如光筆簽名、數(shù)字簽名;實(shí)行消息認(rèn)證和身份驗(yàn)證,存儲(chǔ)該用戶的相關(guān)資料,在使用時(shí)必須進(jìn)行認(rèn)證;推行一種訪問控制技術(shù)———防火墻技術(shù),在本機(jī)構(gòu)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙,防止非法訪問,盜竊機(jī)要信息和專利信息;使用加密技術(shù)和檔案備份。這些措施的采用有利于保持電子檔案文件的原始性、真實(shí)性和完整性,增加人們對(duì)于電子檔案的信任,使其能夠?yàn)楦嗟娜?、更多的單位有效利?并且放心使用。

2.3實(shí)現(xiàn)電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理

提高檔案工作者的素質(zhì)與能力加快培養(yǎng)精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理的專業(yè)人才,并且重視和加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)從事電子檔案管理工作人員的培訓(xùn)。培養(yǎng)人才時(shí),加強(qiáng)他們對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)、電子檔案管理專業(yè)知識(shí)和思想素質(zhì)的學(xué)習(xí),使他們精通計(jì)算機(jī)技術(shù)、熟悉檔案管理專業(yè)知識(shí)、熱愛檔案事業(yè)、素質(zhì)高、責(zé)任性強(qiáng),為電子檔案管理奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。對(duì)現(xiàn)從事電子檔案的工作人員進(jìn)行培訓(xùn),增強(qiáng)他們的檔案管理專業(yè)知識(shí),提高他們的素質(zhì),同時(shí)讓他們與時(shí)俱進(jìn),熟悉和使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理操作,做到檔案管理現(xiàn)代化。

2.4保證電子檔案管理的安全性

建立健全維護(hù)電子檔案文件真實(shí)和安全的法律法規(guī),制定科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,使各單位、各地區(qū)統(tǒng)一使用,推進(jìn)電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。在電子文件的形成、處理、歸檔、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié),信息都有可能被更改或者丟失,所以通過法律形式將電子檔案管理和利用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)定,使人們能夠自覺地遵守這些規(guī)定,建立健全相關(guān)的法律法規(guī)和管理制度,者有利于維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性,保證其安全性。同時(shí)在各地區(qū)、各單位,電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔、分類、排列、保存等各個(gè)環(huán)節(jié)用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范確定下來,使電子檔案得以科學(xué)、有序、規(guī)范地管理,為電子檔案的統(tǒng)一化管理奠定基礎(chǔ)。

3結(jié)論

篇10

醫(yī)院綜合檔案工作不僅僅是檔案的制作、收集、整理、保管，而且還包含了檔案的利用，其管理與醫(yī)院各個(gè)科室、各個(gè)部門之間的關(guān)聯(lián)性很強(qiáng)。醫(yī)院綜合檔案管理水平的高低，一定程度上反映了該醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量水平的高低。文章分析了醫(yī)院綜合檔案管理的特征，并闡述了醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理的內(nèi)容，針對(duì)當(dāng)前醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理中存在的問題，提出完善對(duì)策。

關(guān)鍵詞

醫(yī)院；綜合檔案；互聯(lián)網(wǎng)+；綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理

近年來，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代到來，醫(yī)院綜合檔案管理面臨著更大的挑戰(zhàn)。因此，醫(yī)院綜合檔案管理必須要將現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用其中，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化管理新體系，為醫(yī)院臨床實(shí)驗(yàn)研究、護(hù)理、診治等提供更完善、更便捷、更系統(tǒng)的檔案服務(wù)，推動(dòng)醫(yī)院綜合檔案管理向規(guī)范化、現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變。

一、醫(yī)院綜合檔案管理的特征

醫(yī)院綜合檔案是指，醫(yī)院各個(gè)部門在日常工作中所收集、歸檔的各門類檔案的總稱，是醫(yī)院重要的信息載體。具體而言，醫(yī)院綜合檔案管理具有以下四個(gè)方面的特征：

1.綜合檔案搜索便捷化。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，醫(yī)院綜合檔案的網(wǎng)絡(luò)化主要是以資源共享為目標(biāo)，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用，把分布于醫(yī)院各個(gè)部門的各類文字、病案等檔案進(jìn)行整理，建立統(tǒng)一的管理平臺(tái)，使管理人員可以隨時(shí)隨地進(jìn)行搜索查看，為醫(yī)護(hù)人員提供了便利，也使醫(yī)院綜合檔案管理更加便捷，推動(dòng)了醫(yī)院檔案管理事業(yè)發(fā)展。

2.綜合檔案收集豐富化。檔案資料收集是醫(yī)院綜合檔案管理的基礎(chǔ)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各個(gè)行業(yè)得到廣泛應(yīng)用。電子檔案比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具有更加明顯的優(yōu)勢(shì)，其檔案資料都可以實(shí)時(shí)收集和整理，在檔案資料的流轉(zhuǎn)和利用的同時(shí)，可以形成一條新的途徑。同時(shí)，醫(yī)院綜合檔案在進(jìn)行信息收集、整理的時(shí)候，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以提高工作效率，節(jié)約工作時(shí)間，在有限的時(shí)空里，最大限度豐富綜合檔案收集內(nèi)容。

3.綜合檔案服務(wù)多元化。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用，醫(yī)院綜合檔案搜索更加便捷，檔案資料收集的內(nèi)容也更加廣泛，檔案服務(wù)更加多元化。特別是醫(yī)院傳統(tǒng)的綜合檔案服務(wù)方式已經(jīng)很難跟隨時(shí)展要求，對(duì)其進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理是必然要求，綜合檔案作為醫(yī)院重要信息載體，其網(wǎng)絡(luò)化管理直接擴(kuò)大綜合檔案信息共享范圍，無形之中就增加了檔案服務(wù)途徑。而且通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用，醫(yī)院檔案管理人員可以通過不同渠道獲取檔案信息，發(fā)揮了網(wǎng)絡(luò)管理的優(yōu)勢(shì)，提高了醫(yī)院綜合檔案信息使用效率。

4.綜合檔案載體多樣化。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在醫(yī)院綜合檔案管理中的應(yīng)用，使檔案管理形式更加多樣化，檔案不再拘泥于單一的載體，而是更多的以影音、聲音和圖像等形式呈現(xiàn)，為醫(yī)院綜合檔案服務(wù)對(duì)象提供了更多的選擇，檔案信息內(nèi)容更加形象。醫(yī)院綜合檔案載體的多樣化，使檔案信息內(nèi)容更加直接，綜合檔案資源得到更充分的利用。

二、醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理的內(nèi)容

1.檔案歸檔的網(wǎng)絡(luò)化。在醫(yī)院綜合檔案形成的過程中，檔案文書制作、流轉(zhuǎn)和歸檔是其基本內(nèi)容，文書質(zhì)量的好壞可能直接影響到綜合檔案管理水平的高低。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，為了更好地滿足新醫(yī)改工作的要求，更好地推動(dòng)醫(yī)院綜合檔案管理發(fā)展，更好地提高醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)，其檔案管理者必須要對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行充分利用，對(duì)醫(yī)院醫(yī)療護(hù)理中的每日信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，并及時(shí)歸檔，使其成為電子檔案。醫(yī)院綜合檔案管理部門要對(duì)綜合檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，按照對(duì)應(yīng)的時(shí)序?qū)⑵鋫魅氲结t(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上，便于制作者、使用者更好查閱使用，實(shí)現(xiàn)綜合檔案共享。

2.醫(yī)院人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，醫(yī)院人力資源管理部門對(duì)于醫(yī)院人事檔案制作、收集、歸檔、利用質(zhì)量要求越來越高，人員流動(dòng)性更加頻繁，對(duì)于人事檔案的存儲(chǔ)量也將隨著醫(yī)院綜合檔案數(shù)量的增加而快速增加，這就要求醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案管理過程中，充分使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提供更好的信息檢索功能，在一定程度上為醫(yī)院人事檔案管理部門和本人查閱和使用人事檔案的過程中，提供更好的便利性。

3.醫(yī)院紙質(zhì)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。醫(yī)院傳統(tǒng)綜合檔案大多數(shù)采取紙質(zhì)形式，雖然其真實(shí)性得到一定程度的保障，但是也存在著查詢和利用不便的問題。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，醫(yī)院綜合檔案管理部門必須要把醫(yī)院綜合檔案中的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，包括照片、錄像、影音和文書等，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，利用微縮掃描等先進(jìn)手段，將其作數(shù)字化處理，然后進(jìn)一步轉(zhuǎn)化成電子檔案，從而為醫(yī)院綜合檔案的規(guī)范化管理奠定基礎(chǔ)，大大提高了醫(yī)院綜合檔案查詢和利用效率，推動(dòng)了醫(yī)院綜合檔案管理水平的提高。因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，醫(yī)院綜合檔案管理通過對(duì)紙質(zhì)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，提高了綜合檔案管理效率、水平和質(zhì)量。

三、醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理存在的問題和完善對(duì)策

1.醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理中存在的問題。第一，醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理分工不明確。醫(yī)院綜合檔案管理涉及醫(yī)院各個(gè)部門和科室，涉及內(nèi)容較為繁雜，在檔案網(wǎng)絡(luò)管理過程中，必須要按級(jí)別分檔，對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格分類，便于后期快速檢索。但是，目前醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理過程中，還存在著諸多的問題，特別是缺乏一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理部門對(duì)檔案歸檔進(jìn)行指導(dǎo)和管理，許多設(shè)備檔案和文書檔案只能進(jìn)行一般檔案管理，對(duì)于那些具有重要意義的照片檔案和影像檔案則缺少有效管理。而且，在醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理中，缺乏統(tǒng)一的專職管理人員，職責(zé)也沒有明確，績效考核機(jī)制缺乏，導(dǎo)致醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理難度較大。第二，醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理基礎(chǔ)設(shè)施較為缺乏。在綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理過程中，必須要有相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)管理基礎(chǔ)。但是，現(xiàn)實(shí)情況來看，許多醫(yī)院在綜合檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，由于缺少某個(gè)必備設(shè)備，導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)施未能即時(shí)同步更新的問題，導(dǎo)致醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理缺乏完善的基礎(chǔ)設(shè)施，綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理部門必須要加大投入，完善醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理基本設(shè)施建設(shè)，引進(jìn)國內(nèi)外更為成熟的技術(shù)，提高醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理水平。第三，醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理者專業(yè)技能缺少。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異，為了更好提高醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理水平，必須要不斷提高檔案管理人員專業(yè)技能，這是提高醫(yī)院綜合檔案管理水平的必然要求。但是，當(dāng)前醫(yī)院綜合檔案管理部門有效經(jīng)費(fèi)投入不足，檔案管理人員缺乏，導(dǎo)致醫(yī)院綜合檔案管理人員很難在崗接受專業(yè)培訓(xùn)，專業(yè)管理技能很難得到有效提升。第四，醫(yī)院綜合電子檔案安全性難以得到保障。電子檔案是當(dāng)前醫(yī)院綜合檔案最廣泛的檔案管理形式，其優(yōu)點(diǎn)十分明顯，但是在安全性方面也存在較多問題。首先，醫(yī)院綜合電子檔案本身就是通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)指定的，其穩(wěn)定性較差，而且檔案文書容易被更改。其次，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，病毒和黑客等網(wǎng)絡(luò)安全問題日益呈現(xiàn)，醫(yī)院電子綜合檔案存儲(chǔ)在電腦中，容易受到病毒和黑客攻擊，檔案數(shù)據(jù)容易丟失且無法修復(fù)，影響到醫(yī)院正常的醫(yī)療護(hù)理工作。

2.醫(yī)院綜合檔案在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的管理提升。第一，加大對(duì)綜合檔案投入，改善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理水平的提升，其前提是要改善基礎(chǔ)設(shè)施。硬件設(shè)施是醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的重要組成部分，所以要加大對(duì)綜合檔案管理投入力度，緊跟網(wǎng)絡(luò)發(fā)展步伐。醫(yī)院綜合檔案管理部門在進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的過程中，一方面要考慮醫(yī)院現(xiàn)有的業(yè)務(wù)發(fā)展需要，另一方面要考慮網(wǎng)絡(luò)發(fā)展趨勢(shì)，確保在現(xiàn)有的綜合檔案管理基礎(chǔ)之上，不斷提升醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理水平。第二，不斷提高醫(yī)院綜合檔案管理人員專業(yè)技能。在醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理過程中，硬件設(shè)施是基礎(chǔ)和先決條件，但是檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能則是關(guān)鍵性的影響因素。作為醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理的實(shí)施者，其檔案管理人員不僅要具有良好的職業(yè)道德，而且還要具有較高的業(yè)務(wù)水平，同時(shí)也要具備專業(yè)的檔案管理技能和專業(yè)的醫(yī)學(xué)知識(shí)，更要掌握較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作能力，順應(yīng)時(shí)展潮流，主動(dòng)掌握和創(chuàng)新綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理方式，研究網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把醫(yī)院的綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理不斷向前推進(jìn)。醫(yī)院綜合檔案管理部門在進(jìn)行人才引進(jìn)和優(yōu)秀檔案人才培養(yǎng)的過程中，制定長期計(jì)劃，更好培養(yǎng)和吸收那些愿意投身于醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理事業(yè)之中的有志青年，更好的儲(chǔ)備人才，為醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。醫(yī)院綜合檔案管理部門要強(qiáng)化對(duì)在崗位人員的在職培訓(xùn)，并且要把實(shí)際操作水平和專業(yè)知識(shí)結(jié)合起來，為醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理打造專業(yè)人才隊(duì)伍，不斷推動(dòng)醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。第三，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全管理，為醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理提供保障。醫(yī)院綜合檔案管理部門要針對(duì)電子檔案在收集和保管中可能出現(xiàn)的信息失真、資料丟失和檔案損毀等問題，特別是容易遭受黑客和病毒攻擊，強(qiáng)化保密意識(shí)和安全意識(shí)，要讓檔案管理人員認(rèn)識(shí)到電子檔案安全工作的重要性，進(jìn)而在醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理過程中，不斷提升檔案安全度。首先，醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理部門要在醫(yī)院所有的辦公電腦中安裝殺毒軟件，防止黑客和病毒對(duì)計(jì)算機(jī)電子檔案產(chǎn)生破壞作用，特別是要規(guī)劃建設(shè)醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化終端保護(hù)系統(tǒng)，對(duì)重點(diǎn)檔案和重點(diǎn)部門及重點(diǎn)人員進(jìn)行安全防范，確保醫(yī)院綜合檔案安全性。其次，要對(duì)醫(yī)院綜合檔案進(jìn)行加密處理，對(duì)于那些重要的資料和保密資料進(jìn)行實(shí)時(shí)備份，確保這些重要檔案的安全。最后，醫(yī)院綜合檔案管理部門需要定期加強(qiáng)對(duì)綜合檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行安全維護(hù)和保養(yǎng)、升級(jí)換代，確保這些硬件基礎(chǔ)設(shè)施的存儲(chǔ)功能順利實(shí)施，不斷提高醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理工作安全性。第四，明確醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理范圍。醫(yī)院綜合檔案管理涉及醫(yī)院各個(gè)部門和各個(gè)科室，必須要建立一套完整有序的管理制度和體系，確保醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理有序開展。如何建立一整套完整有序的綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，醫(yī)院綜合檔案管理部門必須要牽頭明確綜合檔案管理范圍，對(duì)不同類別的檔案按照類別劃分，把不同類別的檔案進(jìn)行分類和分級(jí)，并且要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把這些紙質(zhì)綜合檔案電子化，制作出一個(gè)詳細(xì)的索引目錄，建立一個(gè)完整的綜合檔案管理系統(tǒng)。醫(yī)院各個(gè)科室也要根據(jù)部門職責(zé)，及時(shí)、完整、準(zhǔn)確收集業(yè)務(wù)工作中所形成的檔案資料，便于醫(yī)院綜合檔案管理部門及時(shí)整理歸檔。醫(yī)院綜合檔案管理人員要及時(shí)對(duì)檔案資料庫進(jìn)更新，把最新形成的檔案資料搜集到檔案資料庫中，防止重要檔案資料丟失。

作者：左曙東 單位：陜西省寶雞市婦幼保健院

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