導語：如何才能寫好一篇檔案管理認知，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞：電子文件；定義；特點；管理

1 電子文件定義

在《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中，電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等，具有文件的各種屬性，特別是具備特定的用途和效力。這是電子文件與其他數(shù)字信息的基本區(qū)別，也是電子文件與其他形式文件的共同點。

2 電子文件特點

從邏輯上說，電子文件是“數(shù)字信息”和“文件”兩個概念的交集，它是具有文件特征的數(shù)字信息，又是以數(shù)字信息為特征的文件，具有自身的特定用途和效力。它具有以下幾個特點：

2.1 電子文件與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件不同，它必須借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用。

2.2 電子文件還可以通過手機、計算機、存儲卡、網(wǎng)絡(luò)等硬件、軟件迅速地處理和傳遞。

2.3 電子文件可由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享，不受時間和距離的影響。

2.4 電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

3 如何做好電子文件檔案管理工作

3.1 首先解決電子文件的分類問題

電子文件由于與紙質(zhì)文件形態(tài)的不同，其分類原則與方法也應(yīng)當有所區(qū)別。我們可以按照不同公司、部門或時間先后順序?qū)﹄娮游募诸?。比如：上下級公司、各自部門、文件錄入者的姓名、以及發(fā)文年月日等等加以區(qū)別，給予每個文件的制發(fā)單位一個獨立的數(shù)碼?？蓞⒄諊覚n案局制訂的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》劃分，把企業(yè)中的全部電子文件劃分成公務(wù)文書類、科技圖文類、財會文件類、人事文件類等。

3.2 確保檔案部門所保管電子文件的原始記錄性

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領(lǐng)導者的親筆簽署等。

可自動化辦公的電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，常常被修改、復制，這就要求檔案部門通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)；檔案部門也將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔，以維護電子文件的權(quán)威性，歸檔的電子文件復制件應(yīng)注明原制發(fā)單位和復制人，使之與原件相區(qū)別。

3.3 解決好電子文件的保管儲藏問題

隨著信息的網(wǎng)絡(luò)化日漸成熟，大量的電子文件應(yīng)運而生。如何確保電子文件的存儲安全？需要做好以下三項工作。

3.3.1 傳統(tǒng)的電子文件存儲介質(zhì)有磁帶、軟磁盤、光盤和硬磁盤等，所以電子檔案應(yīng)當存放在具有防磁性能的裝具中，充分考慮環(huán)境、誤操作等對電子檔案的傷害，以保證磁盤、光盤的穩(wěn)定性，確保電子檔案的安全可靠。

3.3.2 必須每年一次對電子檔案進行定期檢測，包括：確認載體表面是否有損壞或變形以及載體上的信息進行讀寫校驗，電子檔案的拷貝（并將原件與拷貝件同時保存一段時間）。以確保電子檔案信息的可靠性、安全性。

3.3.3 計算機技術(shù)新技術(shù)層出不窮，如果檢索、傳輸或編輯電子文件的軟件中任何一項技術(shù)過時，都會影響她的讀取。在電子文件的保存管理工作中，必須采取有效的技術(shù)策略：技術(shù)保存、仿真、遷移與標準化，保障電子文件能夠隨時及永久地處于可準確提供利用的狀態(tài)。

3.4 檔案管理人員要有較高的業(yè)務(wù)知識和政治素質(zhì)

現(xiàn)代社會已進入信息時代，檔案作為信息資源的組成部分，檔案人員應(yīng)增強對其信息性的認識程度，提高辯別水平和處理能力，適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展需要。尤其是做好以下三個方面：

3.4.1 業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理人員必須拓寬知識面、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，既要具備檔案管理基礎(chǔ)知識，熟練地掌握檔案工作的基本原則和方法，又要熟練掌握微電子技術(shù)、電子計算機軟硬件技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)等，努力尤為適合信息時展的復合型人才。

3.4.2 政治素質(zhì)。檔案人員要做到有正確的政治方向、政治立場和政治觀點，加強政治紀律，提高政治鑒別力和政治敏銳性，恪守檔案工作紀律貫徹執(zhí)行《檔案法》及相關(guān)法規(guī)，嚴守黨和國家、公司的機密，正確處理大局利益和自身利益的關(guān)系！

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一、研究對象與方法

以便利抽樣的方法抽取山西省251名醫(yī)院人事檔案管理職員進行問卷調(diào)查。樣本含量的大小根據(jù)統(tǒng)計學家的觀點，即樣本數(shù)為量表條目的5-10倍而定。研究工具包括兩部分，第一，一般資料：包括性別、年齡、學歷、職稱、職務(wù)、工作年限、初始學歷、最終學歷、專業(yè)聘用形式等。第二，測評工具：通過大量文獻回顧，結(jié)合國內(nèi)外學者相關(guān)研究，經(jīng)過小范圍專家討論，自行設(shè)計醫(yī)院人事檔案工作者勝任能力測評問卷，本套問卷是專門用于醫(yī)院人事檔案管理職員勝任力的測評工具，針對性強，具有較高的信效度，Cronbach'a系數(shù)是0.861，分半信度是0.754。重測信度是0.890。問卷分為專業(yè)知識儲備能力、檔案價值鑒定能力、檔案收集能力、檔案整理能力、統(tǒng)計分析能力、檔案保管與維護能力、信息檢索能力、應(yīng)對突發(fā)事件能力，信息化管理能力9個維度，共21道題目。向研究對象說明本研究的目的、意義、內(nèi)容及問卷填寫方法，現(xiàn)場發(fā)放問卷并當場收回，問卷填寫時間約5～10min，本次調(diào)查共發(fā)放調(diào)查問卷151份，收回151份，有效回收率為100%。采用SPssl7.0統(tǒng)計軟件進行數(shù)據(jù)處理，用構(gòu)成比、t檢驗、方差分析和相關(guān)分析等進行數(shù)據(jù)分析。

二、調(diào)查結(jié)果

結(jié)果顯示，人事檔案管理職員年齡與工作勝任力呈正相關(guān)，職稱與工作勝任力呈正相關(guān)，工作年限與崗位勝任力呈正相關(guān)，而學歷與工作勝任力無相關(guān)。以性別、醫(yī)院等級、編制情況、職務(wù)等為自變量，以醫(yī)院人事管理職員工作勝任力總分作為因變量進行兩兩t檢驗或方差分析，結(jié)果顯示編制情況和醫(yī)院等級2個變量對醫(yī)院人事管理檔案職員工作勝任力總分有顯著影響，P

三、討論

本次調(diào)查發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院人事檔案管理職員工作勝任力均與年齡、工作年限、職稱呈正相關(guān)。這說明隨著年齡、工作年限的增加、職稱的提升，醫(yī)院檔案管理職員的工作經(jīng)歷和經(jīng)驗逐漸豐富，實踐性知識和管理技能得到不斷積累和深化，核心勝任力也隨之增強，此結(jié)果與Benner 關(guān)于不同發(fā)展階段知識形態(tài)和行為特征的“從新手到專家”的理論相一致。學歷與醫(yī)院人事檔案管理職員人員工作勝任力無相關(guān)性，這一結(jié)果從側(cè)面反映出我國人事檔案管理專業(yè)教育和在職培訓中存在問題。我國人事檔案管理教育缺乏?？平y(tǒng)一的培養(yǎng)標準和課程體系，高等人事檔案管理教育尤其是本科及碩士研究生教育項目匱乏，在職培訓不規(guī)范，使得醫(yī)院人事檔案從業(yè)人員工作勝任力的培養(yǎng)面臨瓶頸。此外，編制情況和醫(yī)院等級2個變量對醫(yī)院人事管理檔案職員工作勝任力總分有顯著影響，這可能是因為醫(yī)院檔案管理職員的工作流動有差異，以及各醫(yī)院的管理實踐和培訓方式自成體系，缺乏統(tǒng)一的人事檔案管理規(guī)范化培訓模式和標準，造成了專業(yè)能力發(fā)展的障礙。本研究中，醫(yī)院人事檔案職員勝任力各維度中，檔案價值鑒定能力、檔案收集能力、檔案整理能力、統(tǒng)計分析能力、檔案保管與維護能力均處于高能力狀態(tài)。而其中專業(yè)知識儲備能力、信息檢索能力、應(yīng)對突發(fā)事件能力，信息化管理能力得分相對較低。這說明醫(yī)院人事管理職員未接受過專門的信息檢索培訓、突發(fā)事件應(yīng)急預案培訓，大部分醫(yī)院在檔案管理方面采取的是分散式、多部門的模式，管理系統(tǒng)和軟件不統(tǒng)一，不利于管理系統(tǒng)維護。

四、建議

1、強化醫(yī)院領(lǐng)導的現(xiàn)代化管理意識

為了加強醫(yī)院人事檔案信息現(xiàn)代化的建設(shè)工作，要提高院領(lǐng)導對此項工作的認識，以及加大對人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的力度，為促進人事檔案信息化管理工作的建設(shè)創(chuàng)造有利條件，使人事檔案管理實現(xiàn)科學化和現(xiàn)代化，以適應(yīng)新形勢下醫(yī)院的發(fā)展。

2、完善與規(guī)范醫(yī)院人事檔案管理職員工作勝任力模型

在醫(yī)療體制改革和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)迅速發(fā)展的今天，醫(yī)院管理者勝任力的模型構(gòu)建為我國公立醫(yī)院在人力資源管理方面提供了一個新視角。不同醫(yī)院的發(fā)展策略和管理模型均不同，從而對醫(yī)院管理者的勝任力要求也有所不同，因而各醫(yī)院應(yīng)將醫(yī)院管理者勝任力模型應(yīng)用于管理實踐中，促進醫(yī)院管理績效的提升。

3、提高檔案管理人員的素質(zhì)水平

大部分醫(yī)院的人事檔案管理部門的檔案管理人員配備難以與人事檔案管理的現(xiàn)實需求相匹配。尤其缺乏專業(yè)的檔案管理人才，從業(yè)人員的學歷、信息化操作技能、業(yè)務(wù)素養(yǎng)、工作認知參差不齊，這極大地降低了醫(yī)院檔案管理的專業(yè)化水平。因此，醫(yī)院應(yīng)注重人才培養(yǎng)，不斷引進人才，定期對檔案管理人員進行檔案管理新技術(shù)、新知識培訓，使管理人員掌握信息管理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及計算機技術(shù)等，提高管理人員檔案管理綜合素質(zhì)與水平。

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【關(guān)鍵詞】高職院校；人事檔案；管理；簡要分析；現(xiàn)階段

前 言

隨著我國高等教育管理機制改革深化程度的提升，人力資源管理水平在各種類型的高職院校競爭的過程中起到的作用變得越發(fā)的重要了，假如說想要使得高職院校在越發(fā)激烈的市場競爭中謀得一席之地，一定是需要擁有數(shù)量眾多的高素質(zhì)人才的，人事檔案在人才的引進、開發(fā)以及應(yīng)用等環(huán)節(jié)中起到的作用是十分重要的。怎樣才可以使得人事檔案更好的為高職院校干部人事工作提供服務(wù)，這就是一個人事檔案管理部門需要解決的問題了。

一、對高職院校人事檔案使用和作用發(fā)揮造成影響的相關(guān)因素

（一）管理水平較為低下、意識滯后性強

人事檔案是檔案學中的一個分支領(lǐng)域，從專業(yè)的層面上展開分析，人事檔案是隸屬于檔案部門包含的范圍之內(nèi)的，針對檔案人員展開的管理工作也應(yīng)當由檔案部門負責，才可以為人事檔案理論研究及檔案人員的專業(yè)培訓工作順利開展奠定較為堅實的基礎(chǔ)。但是在各種類型的原因的影響之下，現(xiàn)階段我國高職院校內(nèi)部人事檔案管理領(lǐng)域中卻存在這雜亂無章這樣一種問題，有一些檔案是歸屬于檔案室來管理的，有一些是歸屬于組織部門管理的，還有一些是歸屬于辦公室來管理的。上文中提及到的這種管理歸屬問題的多元化，使得檔案記載內(nèi)容及具體使用呈現(xiàn)出一種分散的態(tài)勢，涌現(xiàn)出來了“一人多檔案”這樣的問題，難以形成系統(tǒng)、完善的綜合性檔案資料。

（二）填寫的資料并不是十分的準確

有些職教工作人員在個人履歷表、任免書以及工資審批表中填寫的資料，出現(xiàn)了年齡、具體參加工作時間以及文化程度不同這樣一種問題，比方說某些檔案中的出生年月就有三四種，從而也就會在職教工人檔案管理工作進行的過程中起到一定程度的阻礙性作用。

（三）施行的管理模式滯后性比較強

現(xiàn)階段高職院校使用到的人事檔案管理方法，局限在“看堆式”管理的范圍之內(nèi)。重視管理、輕視服務(wù)、操作難度高、反應(yīng)能力比^弱，現(xiàn)代化管理水平相對來說較為低下。在對信息技術(shù)加以一定程度的應(yīng)用的基礎(chǔ)上，可以使得呈現(xiàn)出不斷增長態(tài)勢的檔案信息資源實現(xiàn)暢通無阻的交流共享，從而也就可以從時間和空間層面之上為檔案使用者提供更多的方便，進而也就可以從某些層面之上使得高職人事檔案管理工作的效率和簡易程度得到一定程度的提升，但是現(xiàn)階段某些高職院校卻沒有予以信息技術(shù)充分的重視，從而也就難以使得人事檔案將其作用發(fā)揮出來了。

二、高職院校人事檔案管理工作進行的過程中應(yīng)當使用到的措施

制度規(guī)范意識的強度應(yīng)當?shù)玫揭欢ǔ潭鹊奶嵘趯嵺`的過程中逐漸的使得各項規(guī)程的完善程度得到一定程度的提升，依據(jù)規(guī)程中提出的明確要求的基礎(chǔ)上辦理事務(wù)，克服掉工作當中的隨意性，將檔案進口關(guān)、出口關(guān)管理好，細化收集、處理、歸檔以及節(jié)約等流程的規(guī)則，以便于可以對檔案材料的完整性和真實性做出一定程度的保證。應(yīng)當將人事檔案部門設(shè)置在和人事工作有著較為密切的相互聯(lián)系的人事處當中，從而也就可以為后續(xù)的協(xié)調(diào)和材料收集工作的開展奠定堅實的基礎(chǔ)；其次在檔案經(jīng)費管理這個領(lǐng)域中，一定是需要對經(jīng)費的落實情況做出一定程度的保證的，并適當?shù)脑鎏肀匾挠布O(shè)施。

各個單位及部門中形成的人事檔案資料往往都是需要在處理結(jié)束之后移交到人事檔案部門中做歸檔處理的，任何相關(guān)的組織及個人都不能夠使用任何理由來積壓和滯留應(yīng)當做歸檔處理的材料

結(jié) 語

總而言之，只有在實踐的過程中逐步依據(jù)本學校的實際情況構(gòu)建出完善的人事檔案管理機制，提升管理工作的水平，并積極的推行人事檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)，逐步的使得人事檔案向著制度化、規(guī)范化和科學化的方向轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)之上，才可以實現(xiàn)管理范圍拓寬這一個目標。優(yōu)化調(diào)整管理模式，在管理等層面之上做出創(chuàng)新，只有在使得先進的設(shè)備的總體應(yīng)用能力得到一定程度的提升的基礎(chǔ)上，才可以逐漸的實現(xiàn)認識檔案工作現(xiàn)代化管理，才可以滿足我國市場經(jīng)濟發(fā)展進程向前推進的過程中提出的客觀要求，最終也就能夠更好的為教育事業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)了。

參考文獻：

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[關(guān)鍵詞]高職院校；人事檔案；管理方式；創(chuàng)新；信息化

高職院校人事檔案是在人事管理活動中形成的，真實地記錄和反映教職員工個人經(jīng)歷、政治面貌、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的原始文件材料，具有重要憑證和參考的作用，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。高職院校人事檔案管理工作的好壞直接影響到人事工作的質(zhì)量，涉及到每個教職員工的切身利益。隨著高職院校人事制度改革的不斷深化以及信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，學校人事檔案管理的內(nèi)涵也發(fā)生了變化，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式與高職教育的快速的發(fā)展已逐漸不相適應(yīng)。如何提高人事檔案管理水平，充分發(fā)揮其職能作用，使之更好地為學校教育事業(yè)發(fā)展服務(wù)，已成為擺在高職院校人事檔案工作者面前的新課題。

一、當前高職院校人事檔案管理中存在的問題

（一）對人事檔案管理工作缺乏足夠的認識

長期以來，一些高職院校的領(lǐng)導和人事部門的同志對人事檔案管理工作缺乏足夠認識，片面認為人事檔案管理只要做好收發(fā)、抄寫、粘貼、裝訂、保管等工作，保證資料不失密，能應(yīng)付日常查檔、外調(diào)就行了，忽視了人事檔案管理的重要性，致使一些應(yīng)歸檔的材料不按規(guī)定要求整理歸檔，造成人事檔案材料缺漏和不規(guī)范，給人事管理工作帶來了極大的不便和麻煩。

（二）人事檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低

人事檔案管理具有較高的專業(yè)性，它要求檔案管理人員能熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理以及檔案的利用、保管保護等技能。目前大部分高職院校的人事檔案管理人員都是兼職管理，他們把主要的精力都放在其他工作上，造成人事檔案工作兼而不顧，常常出現(xiàn)整理歸檔不及時，檔案管理工作處于被動應(yīng)付的狀態(tài)。另外還有一些人事檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對人事檔案材料的收集、鑒別、分類、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)知識掌握不系統(tǒng)，不能熟練運用現(xiàn)代化技術(shù)手段來管理檔案，這在很大程度上影響了高職院校人事檔案管理水平。

（三）人事檔案管理方式落后，信息化程度不高

目前一些高職院校的人事檔案管理仍以手工管理和經(jīng)驗管理為主，人事檔案的收集、整理、保存、檢索、利用仍沿用傳統(tǒng)的手工操作，致使人事檔案管理的效率低下，不能滿足現(xiàn)實工作的需要。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案信息管理系統(tǒng)雖已得到普遍采用，但一些學校只是將個人信息、檔案目錄輸入到計算機，資料檢索、調(diào)閱檔案等仍用手工操作，還不能實現(xiàn)數(shù)字化管理，從而制約了人事檔案工作的發(fā)展和創(chuàng)新。

（四）人事檔案審查把關(guān)不嚴，內(nèi)容失真

真實性是人事檔案的生命，是人事檔案發(fā)揮作用的基礎(chǔ)，沒有真實性，人事檔案也失去了利用價值。然而一些學校在審查鑒定材料時，由于各種因素把關(guān)不嚴，使一些虛假材料進入個人檔案。例如，少數(shù)教職工在填寫出生年月、參加工作時間、文化程度等方面信息時，內(nèi)容前后不一致，給人事部門計算工齡、核準退休時間、晉升工資、評聘職稱等帶來很多問題。

（五）人檔分離的現(xiàn)象時有發(fā)生

隨著聘用制、人事等新的用人制度在高職院校的全面實施，人檔分離、棄檔不用的現(xiàn)象時有發(fā)生。一些高職院校為了引進高層次人才，可以不要人事檔案和組織關(guān)系，采取先進人后重建檔案的做法。重建的檔案主要由本人回憶或參考一些證件填寫，缺乏原始材料和必要的監(jiān)督，使得這些重建檔案的真實性得不到保障。

二、高職院校人事檔案管理的創(chuàng)新思路

（一）增強檔案意識，提高領(lǐng)導對人事檔案管理重要性的認識

高職院校要利用各種渠道積極宣傳檔案工作，深化全校教職員工對人事檔案工作的認知程度，進一步增強教職員工的檔案意識，提高領(lǐng)導對人事檔案工作重要性的認識，使他們充分重視人事檔案管理工作，及時解決人事檔案工作中遇到的問題，在人力、財力上給予大力支持，從而保證人事檔案管理工作能夠順利開展。

（二）加強業(yè)務(wù)培訓，不斷提高人事檔案管理人員素質(zhì)

人事檔案管理人員不僅要具備較高的政治素養(yǎng)、良好的工作作風和服務(wù)意識，還要具備深厚的檔案專業(yè)知識，掌握現(xiàn)代化的管理方法和先進的操作技術(shù)。學校應(yīng)定期組織檔案專、兼職人員進行檔案業(yè)務(wù)知識培訓，讓他們系統(tǒng)掌握人事檔案材料的收集、整理、歸檔規(guī)定和程序，學習現(xiàn)代化管理知識和先進技術(shù)設(shè)備的操作技能，不斷提高檔案管理水平。

（三）健全檔案管理制度，扎實做好人事檔案管理工作

建立健全檔案管理制度，使人事檔案管理有章可依，有規(guī)可循，避免了盲目性和隨意性。高職院校應(yīng)結(jié)合學校實際情況，制定人事檔案管理制度，在現(xiàn)有的《收集歸檔制度》、《借（查）閱制度》的基礎(chǔ)上，繼續(xù)制定完善《鑒別歸檔制度》、《轉(zhuǎn)遞制度》、《保管保密制度》、《檢查核對制度》等人事檔案管理制度，努力形成一個完整的規(guī)章制度體系，從根本上杜絕斷檔、棄檔等現(xiàn)象的發(fā)生。人事檔案管理人員應(yīng)嚴格按照各項規(guī)章制度對檔案進行日常管理和提供利用，認真細致地做好人事檔案的收集、鑒別、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等工作，重點做好 “三齡一歷”人事檔案的審核工作，發(fā)現(xiàn)問題及時更正，嚴防出現(xiàn)內(nèi)容失真、涂改的人事檔案材料。

（四）創(chuàng)新人事檔案管理模式，提高信息化管理水平

隨著信息技術(shù)在高職院校的不斷應(yīng)用和發(fā)展，學校人事檔案管理的重點應(yīng)從實體管理向信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理方向轉(zhuǎn)變。為此檔案人員要創(chuàng)新工作思路，運用現(xiàn)代化管理手段來制定人事檔案管理工作發(fā)展規(guī)劃和管理模式，不斷改變陳舊落后的管理方式和手段。首先要創(chuàng)新管理方式，要選用適合本校人事檔案管理系統(tǒng)的軟件，建立人事檔案信息庫，按照人才隊伍建設(shè)的需要，錄入能反映教職員工歷史和現(xiàn)實狀況的信息，重點建好校系兩級后備干部、市級以上優(yōu)秀教師、學科帶頭人、骨干教師、高級職稱專業(yè)技術(shù)人員的個人科研課題、科研成果、優(yōu)秀教學成果等信息庫，定期跟蹤更新人事檔案信息，為學校培養(yǎng)、選拔人才提供準確、可靠的信息。另外高職院校還要建立人事檔案全文數(shù)據(jù)庫，把部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，通過計算機的管理，對檔案信息資源進行分類、提取，從而實現(xiàn)無紙化閱檔，更加便利、快捷地提供利用。其次要創(chuàng)新管理手段，工作中要注重培養(yǎng)創(chuàng)新能力，改進立卷、裝訂的工作方法，盡量簡化一些繁瑣、呆板的操作步驟，盡可能縮短立卷歸檔周期，提高工作效率。

總之，隨著社會經(jīng)濟和高職院校教育事業(yè)的快速發(fā)展，人事檔案管理既要正確認識目前面臨的新問題和新挑戰(zhàn)，也要更新觀念，創(chuàng)新工作方法，實現(xiàn)人事檔案管理的制度化、規(guī)范化和信息化，把高職院校人事檔案管理工作水平提高到一個新層次，更好地為教學、科研服務(wù)。

參考文獻：

[1]趙遠沁.人事檔案工作的現(xiàn)狀分析與改革設(shè)想[J].北京檔案，2000(5).

[2]譚麗珍.高校人事檔案管理工作現(xiàn)狀與創(chuàng)新發(fā)展[J].懷化學院學報，2005(6).

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論文關(guān)鍵詞：檔案；質(zhì)量管理；檔案工作人員

論文摘要：檔案質(zhì)量是檔案的生命線，檔案質(zhì)量的好壞直接影響其效用。我們每個從事檔案工作的人員必須樹立檔案全面質(zhì)量管理的思想，使檔案質(zhì)量不斷提高。

檔案為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，這是勿庸置疑的。但是為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)本身的內(nèi)涵是十分豐富的，它包括很多方面。我們不能一提到為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，就狹隘地與獲得多少經(jīng)濟效益劃等號。因為保存檔案的目的不是為了謀求利益，獲得利潤，而是為了造福于人類，為人類社會的生存和持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造某種基本的條件，所以它的效益最終大多表現(xiàn)為社會效益。檔案質(zhì)量是檔案的生命線，檔案質(zhì)量的好壞直接影響其效用。我們每個從事檔案工作的人員必須樹立檔案全面質(zhì)量管理的思想，使檔案質(zhì)量不斷提高。

一、檔案全面質(zhì)量管理的含義和特點

所謂檔案全面質(zhì)量管理就是單位領(lǐng)導檔案工作全體人員參加的，以科學方法為手段，充分發(fā)揮科學管理和專業(yè)技術(shù)的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系，從而保證高質(zhì)量的檔案。其核心是強調(diào)提高檔案工作水平，以保證檔案的高質(zhì)量。它具有以下幾個特點：

1、全體人員參加。檔案全面質(zhì)量管理要求檔案形成過程中的所有人員，如各處（室）所的領(lǐng)導、文件起草人員、定稿人員、檔案員等等人員的密切配合，嚴格按照有關(guān)標準和要求共同完成公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作。樹立“檔案質(zhì)量，人人有責”的觀念。只有這樣，才能保證檔案的完整性、統(tǒng)一性，也才能保證電子文檔的及時傳輸和電子文檔的及時歸檔。

2、全過程控制。從公文的起草、審核、印制、傳遞、執(zhí)行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開發(fā)利用的整個過程都實行質(zhì)量管理。

3、科學的手段。采用數(shù)理統(tǒng)計方法、現(xiàn)代科學技術(shù)和現(xiàn)代管理科學來解決檔案的質(zhì)量問題，不斷提高檔案質(zhì)量和檔案工作管理水平。

二、解決和改進檔案質(zhì)量問題的步驟

檔案現(xiàn)狀不容樂觀。有的單位領(lǐng)導對檔案工作不夠重視，覺得檔案工作不能給單位帶來效益，只是花錢不爭錢；檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)知識的培訓；檔案管理的必備硬件如檔案室、檔案柜、微機、檔案管理軟件等都配備不齊全；室藏檔案數(shù)量不完整；平時不注意文件、資料的收集、整理；檔案制度不完善；有的單位甚至沒有自己的《檔案分類大綱》《檔案保管期限表》。

1、分析現(xiàn)狀，找出檔案存在的質(zhì)量問題。首先要從公文擬撰開始，各部門、各個工作人員必須經(jīng)常地、自覺地樹立檔案質(zhì)量意識，查找問題。

2、分析產(chǎn)生檔案質(zhì)量問題的主要原因。

3、找出影響檔案質(zhì)量的各種因素。

4、針對影響檔案質(zhì)量的主要因素，提出改進計劃，并制定解決問題的落實措施。

5、組織實施解決和改進檔案質(zhì)量的措施或計劃。

6、同計劃和目標對照，檢查采取措施后收到的效果。

7、總結(jié)經(jīng)驗，鞏固成績，把成功的經(jīng)驗和失敗的教訓都吸收到相應(yīng)的制度、規(guī)定中去，防止再次發(fā)生類似的問題。

8、對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，不管是遺留下來的還是新出現(xiàn)的，再從第一步開始，進行新一輪的改進，繼續(xù)加以解決。

三、檔案質(zhì)量管理的要求

1、必須牢固樹立檔案質(zhì)量意識。檔案質(zhì)量的提高，與工作人員的質(zhì)量意識有著密切關(guān)系。其中，領(lǐng)導的檔案質(zhì)量意識最為關(guān)鍵，領(lǐng)導通知必須提高認識，轉(zhuǎn)變觀念，認清檔案管理的重要性，認清檔案數(shù)字化是大勢所趨，要高度重視本單位檔案網(wǎng)絡(luò)信息化、數(shù)字化建設(shè)，因此要求從事檔案工作的人員，特別是各級領(lǐng)導，要牢固樹立檔案質(zhì)量意識，用較高的工作質(zhì)量來促進檔案質(zhì)量。

2、要不斷提高檔案人員素質(zhì)，加強管理，完善規(guī)章制度，建立內(nèi)部人員的制約機制。良好的政治思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好各項工作的基礎(chǔ)。從事檔案工作的人員要有良好的政治思想素質(zhì)。具體來說，就是要有強烈的事業(yè)心和高度的責任感，要有良好的服務(wù)意識，要有默默無聞、無私奉獻的檔案人精神。檔案工作又是一項業(yè)務(wù)性比較強的工作，檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，對檔案質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質(zhì)量的角度來加強自身的業(yè)務(wù)學習。領(lǐng)導要給從事專兼職檔案工作的人員創(chuàng)造業(yè)務(wù)學習和培訓的機會，使他們的業(yè)務(wù)知識能更好地適應(yīng)新時期檔案工作的要求。

3、要把全面實現(xiàn)檔案的價值作為檢驗檔案工作質(zhì)量的唯一標準。每個從事檔案工作的人員，要通過加強檔案的質(zhì)量管理，更好地為生產(chǎn)、建設(shè)、教育、科研服務(wù)，促進各項工作的質(zhì)量和效率的提高，從而實現(xiàn)檔案的真正價值。

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關(guān)鍵詞：檔案管理人員；職業(yè)倦怠；管理

目前，計算機技術(shù)和數(shù)據(jù)通訊技術(shù)飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理在內(nèi)容和形式上都發(fā)生了根本性的變化，從而使檔案管理人員的工作壓力逐漸增大，很容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠。職業(yè)倦怠不僅影響檔案管理人員的身心健康，而且影響檔案管理人員隊伍的建設(shè)及素質(zhì)的提高。因此，努力使檔案管理人員正確認識職業(yè)倦怠，學會創(chuàng)造積極寬松、和諧的環(huán)境來緩解工作壓力，變得十分必要。

一、職業(yè)倦怠的表現(xiàn)

檔案管理人員的職業(yè)倦怠可描述為：檔案管理人員對所從事的工作在沒有興趣和缺乏動力的情況下，產(chǎn)生的一種身心疲憊和厭煩感的心理狀態(tài)，從而導致其能力和工作效率的降低。檔案管理人員的職業(yè)倦怠一旦產(chǎn)生，其明顯的癥狀為情感的疏離和冷漠、工作滿意度低以及工作熱情和興趣的喪失。

在社會快速發(fā)展和轉(zhuǎn)型的時期，檔案管理人員面臨著利益的重新分配、權(quán)利的得失、工作的壓力等問題，不可避免地影響到檔案管理人員的情感世界。并且伴有工作能力和成就感的下降，即在思想上會懷疑自己所從事工作的意義和價值，認為總是在做機械重復的煩瑣事情。在工作態(tài)度上消極，缺乏明確的行動目標，無法全身心地投入工作，更無工作創(chuàng)新。

二、職業(yè)倦怠產(chǎn)生的原因

檔案管理人員職業(yè)倦怠的形成有社會環(huán)境、工作環(huán)境和個人等多方面的原因。檔案管理人員的工作枯燥、煩瑣，勞動報酬相對少，缺乏吸引力、競爭力。工作得不到重視，缺乏成就感。檔案管理人員的工作性質(zhì)是服務(wù)性的，因此容易被人忽視，工作得不到認可，成為職業(yè)倦怠者。

檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，對檔案管理人員有著較高的知識結(jié)構(gòu)和素質(zhì)要求，檔案管理人員應(yīng)具有較強的信息處理能力；網(wǎng)絡(luò)信息采集、整合與服務(wù)技能；一定的外語水平、計算機專業(yè)知識水平等，工作壓力增大。因此，檔案管理人員在心理上承受著難以負擔的壓力，以致產(chǎn)生焦慮和挫折感，引起職業(yè)倦怠。

三、職業(yè)倦怠的解決方法

通過上述對檔案管理人員職業(yè)倦怠的形成原因的分析，其中最主要的因素為檔案管理人員對工作缺乏興趣和激情，對生活缺乏挑戰(zhàn)和動力，對壓力缺乏認識和釋放。我們可以從以下方面提高檔案管理人員的工作水平和工作熱情，解決檔案管理人員職業(yè)倦怠問題：

（一）通過績效工資

績效工資能激活檔案管理人員的工作動機。但管理實踐中，績效工資不一定能帶來好的結(jié)果。這取決于績效工資的制度及貫徹情況。如績效評估是否能反映檔案管理人員的實際工作情況，讓他們感到公平；績效工資的差距是否合理，對他們是否有吸引力等。

（二）激活工作動力

對他們的工作進行指導，通過人性化的管理方式，幫助他們排除工作、生活中的障礙，從而激活他們的工作動機。

（三）設(shè)定激勵目標

目標本身就具有激勵作用，目標能把人的需要轉(zhuǎn)變?yōu)閯訖C，使人們的行為朝一定的方向努力，并將自己的行為結(jié)果與既定的目標相對照，進行及時調(diào)整和修正，從而實現(xiàn)目標。

（四）建立指標評價體系

在指標評價體系中要鼓勵檔案管理人員通過較長時期的艱苦勞動創(chuàng)造出高質(zhì)量、高水平的成果，并對其進行引導、激勵和約束。變職稱評定終身制為競爭上崗制，打破檔案專業(yè)技術(shù)資格終身制，實行檔案職業(yè)資格認證制度，最終不斷激勵檔案管理人員有責任地發(fā)展和完善自己。

（五）建立反饋機制

反饋是對績效評估結(jié)果的分析和應(yīng)用，妥善地對考評結(jié)果進行及時反饋，并加以正確的引導，將經(jīng)過認真分析的考評結(jié)果運用到改進工作中，對有效提高整個管理工作成效起著至關(guān)重要的作用。

參考文獻

[1]郭思，鐘建安.職業(yè)倦怠的干預研究述評[J].心理科學，2004，（4）.

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關(guān)鍵詞：人事 高校人事檔案有效管理

所謂人事制度，主要是指政府人事部門的人才交流機構(gòu)根據(jù)國家有關(guān)政策法規(guī)，接受用人單位或個人委托，代為管理單位或個人的人事管理業(yè)務(wù)。當年國家人事部提出“人事”是人事管理改革的一項舉措，也是為了適應(yīng)社會發(fā)展需求而推行的一種新型的人事管理社會化方式。目前，許多高校正逐步建立起以人事關(guān)系和人事檔案管理為主的人事機制，但在執(zhí)行程中存在一些諸如機構(gòu)與被高校間職責不清，相關(guān)的配套措施及管理不完善等問題，在一定程度上制約了高校人事檔案管理工作的發(fā)展，這是高校人事檔案管理工作需要思考的話題。

一、人事制下的高校人事檔案管理內(nèi)涵

人事制與高校人事檔案：高校在適應(yīng)社會發(fā)展的過程中，對新聘任教工的人事及檔案關(guān)系由人才交流服務(wù)機構(gòu)代為管理，高校與個人建立聘用關(guān)系的一種人事制度，具有靈活多變的用人機制。實行人事的人員在聘期內(nèi)，高校依照聘用合同有關(guān)規(guī)定對其進行管理，解聘或不再續(xù)聘的轉(zhuǎn)回人才服務(wù)機構(gòu)，脫離與學校的關(guān)系。它的最大特點在于實現(xiàn)人事關(guān)系管理與人員使用分離，高校在聘任合同的約定下享有人才的使用權(quán)，承擔相應(yīng)的因使用人才而產(chǎn)生的按勞付酬、考核獎懲等義務(wù)，逐步使人才的使用權(quán)和所有權(quán)分離，把原來由單位承擔的社會責任從本單位中分離出去，走向社會化管理。而在高校推行人事制度下的人事檔案管理，旨在減輕高校有關(guān)人事的事務(wù)性工作負擔，消除新接收人員對單位的依賴，以實現(xiàn)高校用人的自主權(quán)，尤其可以幫助解決高校在人才引進、畢業(yè)生接收、職稱評審、人事檔案管理、人員編制、戶籍掛靠等方面遇到的問題；是為深化人事制度改革，增強高校生機和活力，而實行的人事制度，也是高校制度改革的一項重要內(nèi)容。

代管的高校人事檔案內(nèi)涵：完善的代管檔案主要有：干部履歷和自傳、鑒定和考核、學歷和評聘職務(wù)、政審、黨團、獎懲、工資、任免調(diào)動等十大類，根據(jù)用途分：如民主政治類：入團入黨入伍，組織鑒定、考查考核，職務(wù)任免、獎勵懲處、品德作風、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等；學歷學位類：履歷、自傳、學歷、學位、學籍、出國訪問、進修培訓等；專業(yè)技術(shù)類：職稱評定、論文獎勵、成果專利、科研成果等；社會保障類：如工資晉升、福利待遇、選舉評優(yōu)、購房和住房公積金、合同與協(xié)議等；教育衛(wèi)生類：如學籍學位、履歷、自傳、計劃生育、保健醫(yī)療等；安居樂業(yè)類：如房屋權(quán)屬、婚姻和戶籍、家庭成員、社會關(guān)系、、棄檔與出國等保障權(quán)益的檔案；派類：各類任命、出國訪問、代表登記等等；它們與被代管人的利益息息相關(guān)，是在他們在不斷成長中產(chǎn)生的新生資源。

代管的高校人事檔案性能：代管人事檔案是高?！安烀袂?、解民憂、維民權(quán)”的重要資源，具有較強的查考性、嚴肅性和權(quán)威性，她可用“憑據(jù)”幫你尋根溯源，用“數(shù)字”為你排憂解難和去偽存真；在個人的“成長發(fā)展、生老病死、衣食住行”中幾乎都離不開它，如工資檔案可核實工齡等，學籍和房產(chǎn)檔案可辦就業(yè)手續(xù)和確定房產(chǎn)權(quán)，婚姻檔案可辦購房貸款、遺產(chǎn)繼承手續(xù)；又如晉職晉資、進修培訓、醫(yī)療保險，產(chǎn)權(quán)公證，尋校友、求佐證等，都可顯示它的“威力”，尤其在當今憑證作用和法制效應(yīng)越來越凸顯的年代，是一種難以估量的信息資源、文化資源、特色資源和效益資源。

二、人事制下的高校人事檔案管理現(xiàn)狀

近年來，隨著高校各類檔案資源的整合，檔案館就成為了人事檔案的管理主體。高校實行人事制度后，人事檔案管理主體實際上分成了兩個部分，一是由學校檔案館對傳統(tǒng)體制下的教職工檔案進行管理；另一部分被租賃聘用的教工檔案由當?shù)厝瞬沤涣鞣?wù)中心進行管理，當一大批租聘者長時間被正式聘用后其檔案才能轉(zhuǎn)至校檔案館，期間有的需要相當長的時間才能被正式聘用，長時間被代管的檔案都是人事機構(gòu)管理，但的人事檔案在管理存在不少問題。

1．機構(gòu)與高校管理職責不清

制度的不健全和管理的不規(guī)范，使雙方職責不明確，操作中容易失誤；如機構(gòu)側(cè)重一般的接收保管和存放，重接收，輕管理，在接收材料時基本不審不看、不按章歸類，不及時裝訂，更本談不上整理和裝卷，以及目錄信息的著入等管理，出現(xiàn)代管的人事檔案大多以原有結(jié)構(gòu)狀態(tài)存在，組卷較散亂，管理有失嚴肅，既使丟失了也無依據(jù)；同時，檔案在未正式傳入高校時，高校檔案部門又不可能去查詢和監(jiān)督，以及查缺補漏，更談不上及時進行標準化和現(xiàn)代化管理，轉(zhuǎn)來的材料沒有電子目錄信息等，最基本的管理水平都未達到，致代管檔案的質(zhì)量受到影響。

2．代管的人事檔案內(nèi)容不齊全

人事檔案的內(nèi)容是隨著個人成長在不斷增加、是處于動態(tài)狀，需要連續(xù)不斷地補充與更新，才能真實地反映其現(xiàn)實面貌，但有的檔案內(nèi)容的補充和收集較緩慢，如人員在工作中形成的業(yè)績考核、職稱考評、繼續(xù)教育、晉職晉資等材料十分豐富，收集緩慢影響了檔案的查閱和利用；又如形成材料不齊全，如有的過去雖然是招工或轉(zhuǎn)干、升學或晉職，但檔案中無記載，有的材料無審批意見及個人簽名等；還有的因多次調(diào)動或重新建檔，出現(xiàn)了部分檔案缺失等，減弱了憑證和依據(jù)功能；還有的組織考核、評鑒材料不全，在一定程度上影響對其本人的全面了解。

3．代管的人事檔案材料不連續(xù)

高校接收或擬引進的人員即便是租賃制，對學歷的要求最低也得在碩士以上，因此，學歷材料是收集重點，如自高中到博士學歷的原始材料，應(yīng)具有報考表、入學登記表、學籍表、畢業(yè)生登記表或鑒定表、授予學位審批表等，但代管期間材料收集的不及時，致許多材料連續(xù)性不夠。

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4．代管的人事檔案查閱不方便

高校組織和人事部門在需要查閱代管檔案，或各黨支部辦理入黨或預備黨員轉(zhuǎn)正事宜、例行人事調(diào)查等時，需經(jīng)由高校人事部門到機構(gòu)去代為借閱或開具證明后自行前往查閱；或代管的個人在報考碩士、博士、評定職稱、辦理戶口等需依據(jù)檔案材料開據(jù)證明等，都需反復要走多個流程才能辦成，利用起來極為不便。同時，高校人事部門對代管者的檔案是先收集和整理，再不定期集中轉(zhuǎn)遞至機構(gòu)，轉(zhuǎn)遞中易致檔案實體損壞或散失，影響代管檔案的管理和查閱質(zhì)量。中國

三、人事制下的高校人事檔案管理對策

檔案管理工作是一項政策性、專業(yè)性很強的工作，雙方管理機構(gòu)不僅要規(guī)范管理，重要的是強化管理意識，熟悉和掌握人事檔案管理技能，不斷拓展和延伸服務(wù)功能，搭建交流溝通的平臺,營造和諧工作環(huán)境，為雙方提供優(yōu)質(zhì)、方便、快捷、高效的服務(wù)。

1．優(yōu)化人事檔案的服務(wù)環(huán)境

為促進人事制下的高校人事檔案管理和服務(wù)效能，要及時完善更為科學合理的人事檔案管理職責，提高雙方檔案管理者的政治和業(yè)務(wù)水平，要求他們不僅要有“一專多能”、愛崗敬業(yè)、精通業(yè)務(wù)，具熟練掌握人事檔案材料的收集、研究、鑒別、分類、編排、歸檔、保護各個環(huán)節(jié)的技術(shù)，而且還要掌握自動化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的知識和技能，提高檔案管理技術(shù)水平，優(yōu)化人事檔案管理的服務(wù)環(huán)境。

2．規(guī)范人事檔案的管理程序

高校與機構(gòu)之間須加強溝通、協(xié)調(diào)工作，制定出切實可行、操作性強的具體程序和措施，同時，高校要積極配合機構(gòu)做好檔案材料的收集工作，機構(gòu)也不能僅僅停留在檔案保管上，雙方都要做好協(xié)調(diào)工作，著力解決職責不清、范圍不明、關(guān)系不順、程序不規(guī)范、運行機制不暢、信息反饋不及時等問題，制定嚴格的合同，明確各自的職責范圍、可操作的措施、具體工作程序以及各個工作環(huán)節(jié)間的運行機制等,建立健全包括材料收集、人事檔案保管與保護、鑒別、查(借)閱、轉(zhuǎn)遞等規(guī)章，機構(gòu)要按程序做好代管檔案的收集、整理、保管、利用等工作，而高校也要積極地對代管人的學歷變更、職務(wù)、職稱變動、工資調(diào)整、及年度考核等材料進行初步的整理，并及時完整地轉(zhuǎn)交給人事機構(gòu)，使代管人事檔案管理逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理。

3．做好人事檔案的收集整理

全面和及時地收集材料，是檔案工作的重中之重，對每年新形成的材料針對性的收集和整理，如晉升、晉職、考核、任免、各種獎懲、出國訪問、離任審計等材料，增強全程跟蹤意識，認真加工甄別，鑒定取舍，力求真實完整，手續(xù)完備，嚴格把好歸檔材料質(zhì)量關(guān)；機構(gòu)與用人單位要注意溝通信息，方需及時把握材料形成的規(guī)律，掌握材料的來源和環(huán)節(jié)等，了解材料中經(jīng)常出現(xiàn)的問題，主動與單位或個人取得聯(lián)系，高校力爭在材料生成之前給予指導和督促；及時建立健全人事檔案信息交換聯(lián)系制度，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，機構(gòu)把需歸檔材料的內(nèi)容及范圍以書面形式發(fā)到用人單位，定期聯(lián)系，用人單位對人事材料及時收集、鑒定、登記，年終和機構(gòu)進行檔案移交，以確保代管人事檔案材料的真實性、權(quán)威性、完整性、長期可讀性。

4．拓展高校檔案部門的管理功能

高校檔案部門不僅要承擔起傳統(tǒng)的人事檔案管理的職責，而且還要成為人事制度下人事檔案管理和利用的樞紐或中轉(zhuǎn)站；因此，高校人事部門需要在每年新進人員之后將即時更新的名單及時轉(zhuǎn)給檔案部門；在人事檔案材料產(chǎn)生后，檔案館及時對人事處移交的人事檔案材料進行分類和整理，并將人事制度下的人事材料及時向“中心”進行移交。同時，在業(yè)務(wù)上加強溝通，及時了解所在高校的人事檔案情況；在人事檔案材料產(chǎn)生后，檔案部門對方移交來的人事檔案及時進行整理和著入，集中統(tǒng)一管理，提供系統(tǒng)性、完整性的檔案服務(wù)。

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5．建立代管人事檔案信息管理體系

機構(gòu)應(yīng)及時建立代管人事檔案的信息化管理，與高校建立系統(tǒng)的信息連接，實現(xiàn)信息共享，用人單位可以借助網(wǎng)絡(luò)平臺，快捷方便地查閱本單位所屬人事人員的電子檔案，并要有選擇地對代管者的自然情況和基本信息等進行錄入和采集，如晉職晉資、考察考核、培訓教育、學歷學位、職稱職務(wù)、工作簡歷、家庭成員、社會關(guān)系等，通過分類加工、有序整理，使之成為完整的人事檔案信息系統(tǒng)模塊，但信息采集工作須建立在組織人事部門審核確認“三齡一歷”的基礎(chǔ)上，確保信息的準確性和唯一性；強化日常管理效能，建立查詢、借閱、統(tǒng)計、分析等的現(xiàn)代管理體系，以便最大限度地滿足高校對有關(guān)人事檔案信息的需求。中國

在人事制度下，高校人事檔案工作面臨新的機遇和挑戰(zhàn)，需要盡快形成與其相適應(yīng)的人事檔案管理的模式，明確職責、規(guī)范管理，發(fā)揮人事檔案制度的優(yōu)勢，使人事檔案在高校培養(yǎng)人才、使用人才中發(fā)揮更大的作用。

參考文獻：

1 張曉黎．高等學校實施人事制度的思考[j]．科技情報，2008（3）

2 蔡穎．論網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校教工人事檔案管理[m]．源于實踐 服務(wù)全局，中國檔案出版社，2008.8

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人事檔案的內(nèi)容是由若干份材料組成的。它的來源十分廣泛，內(nèi)容和形式多種多樣，這些材料的不規(guī)范現(xiàn)象嚴重影響到人事檔案的質(zhì)量，甚至人事檔案的利用價值。為提高檔案質(zhì)量更好地為組織、人事工作服務(wù)，我個人認為應(yīng)從材料內(nèi)容和格式兩個方面入手：

一、內(nèi)容要做到真實、完整、精煉

1、真實性是人事檔案的生命。內(nèi)容要實事求是地反映職工的本來面目，對于不符合職工客觀面貌的材料、偽造的假材料應(yīng)剔除出去。如某位職工在1988年的干部履歷表中的年齡為1952年9月，1998年再填寫時為1954年9月，這種現(xiàn)象比較普遍，如果不及時糾正，必將影響到今后的組織、人事工作。

2、人事檔案材料要完整、手續(xù)要完備

（1）材料系列是否完整。一個人的人事檔案不是孤立的，相互之間有著歷史的內(nèi)在聯(lián)系，相互依存，互為補充，構(gòu)成一個完整的有機體系。比如，一個人的入黨材料，一般有入黨申請書、轉(zhuǎn)證申請書、入黨志愿書等；處分材料，一般應(yīng)包括處分決定或批復、調(diào)查報告、本人檢討以及必要的證明材料。有關(guān)部門向人事檔案部門送交材料之時，應(yīng)注意將系列材料收齊，以實現(xiàn)材料系列的完整性。

（2）一份材料的內(nèi)容和外形是否完整。人事檔案的每份材料都有一定的獨立性，內(nèi)容有幾個部分、幾個要素組成。如：一份鑒定材料，一般都應(yīng)有自我鑒定、小組鑒定、組織鑒定；審查結(jié)論和處分決定，一般都與本人見面，本人在結(jié)論或處分決定上的意見和簽字是其不可缺少的內(nèi)容。因此，檔案材料必須有頭有尾，落款、署名、時間等特征具備，外形上沒有缺頁、破損、霉爛變質(zhì)、字跡模糊不清現(xiàn)象，才是完整的檔案材料。

（3）材料手續(xù)的完備，是確保人事檔案內(nèi)容質(zhì)量的一個重要方面。1990年中央組織部頒布的《干部檔案整理辦法》指出：“今后凡需歸入檔案但手續(xù)不完備的材料，均應(yīng)先將手續(xù)補辦完備，才能歸檔?！?/p>

3、人事檔案的內(nèi)容應(yīng)精煉、實用。人事檔案從建立之日起就是動態(tài)的而不是靜止的。因而決定了人事檔案必須根據(jù)當事人情況的變化而不斷增加新的內(nèi)容，補充新材料。在此過程中我們要遵循“取之有據(jù)，舍之有理”的原則。對收集起來的材料進行審查、甄別其真?zhèn)?，判定有無保存價值。如，有人在入黨過程中多次寫了申請書，有人被審查時對同一問題多次寫了交待材料，有人對同一問題在不同時期寫了內(nèi)容相同的證明材料，鑒別時，只需選取1-2份內(nèi)容全、手續(xù)完備、字跡清楚的歸入本人檔案，其余的剔除。這就避免了人事檔案的臃腫龐雜，使其精煉簡明，更好地發(fā)揮作用。

二、材料格式的規(guī)范化

很多人事檔案材料是以表格的形式記載信息情況的，材料表格設(shè)計是否合理，尺寸大小是否規(guī)范，印刷和書寫的質(zhì)量是否有保證都將影響到人事檔案的質(zhì)量。

（1）首先，表頭要清晰明確地表達所記錄的內(nèi)容，避免含糊不清、文不對題。人事檔案的每一份材料都具有相對的獨立性：履歷表記錄人員個人簡況簡歷；鑒定表記錄對人員某一時期學習或工作的鑒定；工資表記錄人員工資變動情況等等。有些單位在制表時將兩種不同性質(zhì)的材料印刷在同一份表格上，極易造成混亂。在日常的管理工作中，我們發(fā)現(xiàn)很多部隊人員的工資表、任免表和技術(shù)等級調(diào)整表通用“干部任免審批表”一種表頭，不仔細鑒別很容易搞混。這種情況給人事檔案的整理和查閱帶來很大不便，更會影響有關(guān)部門對人員的了解和任用。其次，項目的排列要合理。表格材料常常包括很多項目，項目的排列必須清楚有序，每一項后面要留足夠空白以供填寫。

（2）目前，人事檔案材料仍以紙質(zhì)材料為主，材料用紙和印刷書寫材料的質(zhì)量直接關(guān)系到人事檔案的保存問題。目前機關(guān)多用新聞紙、二號和三號印刷紙制作文件材料，一旦遇光和高溫后，容易發(fā)黃變脆，縮短檔案壽命；鐵道部門的職工工資單使用極薄的蠟光紙印刷，在收集、轉(zhuǎn)遞的過程中極易損毀。因此，人事檔案材料要用質(zhì)量較好的紙張書寫或印刷。另外，用純藍墨水、鉛筆、圓珠筆、復寫紙印刷或書寫的檔案材料，不耐光、不耐熱、受潮或長期磨擦或字跡容易浸化消退。應(yīng)提倡使用墨汁、藍黑墨水或碳素墨水書寫材料。

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什么是人事干部素質(zhì)

（一）率先垂范，給人以榜樣。做組織人事工作的同志在各個方面都應(yīng)以身作則，率先垂范。要求別人做到的，自己首先做到，禁止別人做的，自己首先堅決不做；

（二）關(guān)心同志，給人以親切感。一是在政治上關(guān)心同志；二是在工作上支持同志；三是在生活上照顧同志，做到以誠相待，平易近人；四是在困難上幫助同志；

（三）業(yè)務(wù)熟練，給人以精靈感。組織人事工作部門工作雜、矛盾多、任務(wù)重、時間緊、難度大、要求高、政策性強，要求從事組織人事工作的同志要刻苦學習，做到熟悉業(yè)務(wù)，了解情況，掌握政策；

（四）辦事公道，給人以正義感。組織人事工作涉及到人們的切身利益，要求人事干部無論大事、小事，都應(yīng)該堅持原則，秉公辦事，不徇私情；

（五）善于創(chuàng)新，給人以進取感。隨著時展變化的，總會有與現(xiàn)時不相適應(yīng)的東西，這就要求組織人事干部要以時俱進，研究分析新情況、新矛盾、解決新問題、總結(jié)新經(jīng)驗，適應(yīng)新時代的發(fā)展；

（六）踏實工作，給人以敬業(yè)感。要樹立安心本職工作、熱愛本職工作的思想，不為名利所困惑，愿做“無名英雄”，樹立人事干部工作無小事的意識，力爭在本職工作崗位上建功立業(yè)。

提高人事干部素質(zhì)的必要性

從事本職工作多年來，經(jīng)過長期與同行的交流和觀察到的現(xiàn)象，人事干部素質(zhì)的提高是必要的，從上級的重視程度到人事干部本身的工作水平和質(zhì)量、選用人事干部等方面都是不規(guī)范的，比如：

（一）各級人事干部管理機構(gòu)重視的程度還不夠。除了一些干部人事檔案管理上等級的單位以外，其它單位的干部人事檔案管理部門大多都是兼職人員，有的還是出于工作照顧對象，有的甚至還不是黨員；責任性、知識性、專業(yè)性都存在著不少問題；

(二)崗位專業(yè)知識技術(shù)培訓還不到位。有的沒有經(jīng)專門業(yè)務(wù)培訓就上崗，業(yè)務(wù)不熟悉，尤其新參加工作的人事干部, 不但不是該專業(yè)畢業(yè),也沒有經(jīng)專門的業(yè)務(wù)培訓,只好跟著邊做邊學；

（三）有的單位沒有嚴格按章辦事，出現(xiàn)新參加工作的畢業(yè)生檔案下落不明；隨意辦理傳遞干部人事檔案，甚至造成有的畢業(yè)生檔案自己存放現(xiàn)象；

（四）沒有規(guī)范的干部人事檔案審查糾錯機制，有的干部人事檔案沒經(jīng)嚴格檢查核對就發(fā)出去。不但紙張不規(guī)范，填寫表格隨便用紙、用筆、語言不當。就材料不全也沒有及時追補續(xù)整,造成不必要的后續(xù)追補工作等等；

（五）各職能部門工作配合也不夠好。在干部人事檔案的利用過程中，各職能部門配合不密切，有的部門工作人員辦事教條主義，各有自己的做法，部門整理檔案的口徑和標準不一致，給干部人事檔案的規(guī)范化管理頻設(shè)障礙。

提高人事干部素質(zhì)和干部人事檔案管理水平

就干部人事檔案工作目前普遍存在的各式各樣的問題，提高人事干部素質(zhì)是十分必要的手段。人事干部素質(zhì)的好壞，直接影響干部人事檔案管理工作的管理水平。相反，干部人事檔案管理工作人員管理水平也恰恰體現(xiàn)人事干部的素質(zhì)，兩者是有著密切聯(lián)系的，也是相互作用的。人事干部素質(zhì)的提高，是干部人事檔案管理工作水平好壞的決定因素，是干部人事檔案管理的質(zhì)量保證，因此，在具備組織人事干部素質(zhì)的同時，還要注意以下要素：

（一）領(lǐng)導重視是關(guān)鍵，各級領(lǐng)導應(yīng)把人事干部素質(zhì)提高作為政績的量化條件之一。也就是要求人事干部達到怎么樣層次的政治教育和文化學習，必須具備怎么樣的文化程度和政治水準，真正使人事干部組織是一個讓干部群眾放心的可依賴的部門；

(二)干部人事檔案管理工作人員必須有較強的責任心和事業(yè)心，要有嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和工作作風；正確樹立人生觀、價值觀；牢固樹立“工作就是服務(wù)”的信念，明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度和職業(yè)道德，這是每個檔案管理工作人員必須具備的基本素質(zhì)；

(三)加強專業(yè)技術(shù)知識的培訓，不但要提高組織人事干部的政治素養(yǎng)和文化水平，還要注重提高專業(yè)技術(shù)水平，人事干部素質(zhì)是多方面的，干部人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案管理工作人員的素質(zhì)和知識水平，必須真正熟悉、掌握檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求；

（四）強化對新技術(shù)的應(yīng)用程度，充分利用電子技術(shù)實行從“紙質(zhì)管理”轉(zhuǎn)變?yōu)椤半娮有畔ⅰ钡纳?，實現(xiàn)計算機數(shù)據(jù)庫軟件更準確更快捷的方式，不斷挖掘檔案中豐富的資源為干部隊伍建設(shè)服務(wù)，為單位管理和發(fā)展提供科學數(shù)據(jù)；

結(jié)束語

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關(guān)鍵詞：高職院?！∪耸聶n案　整改　措施

一、高職院校人事檔案管理中存在的主要問題

1.人事檔案內(nèi)容失真

真實性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案材料中內(nèi)容的真實性卻不高。有的檔案中材料內(nèi)容前后不符，如時間方面，出生年月公歷、農(nóng)歷填寫隨意，且沒有說明；參加工作時間、入黨、入團時間也是大致年月，每次填寫時也往往不一致。姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明，這給材料的歸檔造成麻煩。檔案中的考核鑒定材料大多只有優(yōu)點，沒有缺點，只有成績，沒有差錯。這些問題的本質(zhì)在于干部職工在填寫材料時沒有實事求是，只看重自身的利益。人事檔案部門也沒有進行嚴格的審核把關(guān)，而是任其一錯再錯，致使人事檔案不能如實反映本人的真實情況。

2.高職院校人事檔案材料不全

一些本該有的履歷表、年度考核表沒有，一些本該有的學歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對人事檔案的認識不夠。他們認為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少，自己近年來也沒有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫表格時能省則省。還有一些如學歷、培訓、職稱等材料，一旦落在個人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認為這樣更安全，用起來也更方便。二是分管人事的同志沒有將材料及時收集歸檔。一些高職院校分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數(shù)職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，導致個人檔案中材料內(nèi)容不全，更嚴重的是當有同志調(diào)離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。

3.高職院校人事檔案利用范圍狹窄

人事檔案的利用是所有人事檔案工作的目的。從高職院校人事工作的現(xiàn)狀來看，由于人事檔案強調(diào)保密性，致使人事檔案的利用范圍小，利用頻率低。

二、人事檔案管理措施

1.提高檔案管理人員素質(zhì)

作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)在此時就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質(zhì)，加強責任感，把人事檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。有了責任心，才能不厭其煩地去收集材料，才能認真鑒別材料的真?zhèn)危拍馨凑找髮⒉牧霞皶r歸檔、整理成冊，才能將人事檔案材料當作一種資源。注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的人事資源。

2.完善人事檔案管理制度

人員是基礎(chǔ)，制度是保障。人事檔案的性質(zhì)決定了人事檔案工作是一項非常嚴肅的工作，必須嚴格按照人事檔案管理工作的各項規(guī)章制度來辦事，以免出現(xiàn)不必要的麻煩。建立健全管理制度，使檔案工作有規(guī)可循，有章可依是非常必要的。建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內(nèi)容充實，更全面地反映一個人的情況；明確鑒別的內(nèi)容和歸檔的要求，對材料進行有效的鑒別，及時存真去假、查漏補缺；采取切實有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全；明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。重質(zhì)量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來維護管理，以管理來保證質(zhì)量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學化、制度化的軌道。

3.采用信息化管理手段