導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫(xiě)好一篇檔案局工作要點(diǎn)，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

1、規(guī)范機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理。加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案監(jiān)督指導(dǎo)力度，繼續(xù)做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作目標(biāo)管理和規(guī)范化工作。組織開(kāi)展社會(huì)建設(shè)與社會(huì)管理檔案工作，指導(dǎo)社區(qū)、醫(yī)保、社保、新農(nóng)合、教育、醫(yī)療等機(jī)構(gòu)規(guī)范檔案管理，加大業(yè)務(wù)指導(dǎo)力度。

2、加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)。按照《關(guān)于認(rèn)真做好國(guó)有及國(guó)有控股企業(yè)檔案工作的通知》，貫徹《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，指導(dǎo)相關(guān)單位制定〈國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表〉。

3、加強(qiáng)農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作指導(dǎo)。一是繼續(xù)抓好社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)檔案工作；二是完成農(nóng)村土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)登記試點(diǎn)檔案工作；三是加強(qiáng)農(nóng)村檔案信息資源共享工作的指導(dǎo)。

4.加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)。加大對(duì)機(jī)關(guān)重要現(xiàn)行文件和相關(guān)信息收集利用工作的力度，加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，繼續(xù)做好文件級(jí)檔案目錄錄入工作；大力推廣使用檔案管理軟件，抓好業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化進(jìn)程。著力抓好電子文件的收集、歸檔、管理，加強(qiáng)監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，使之逐步規(guī)范化、制度化。

5. 加強(qiáng)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作。全縣各單位要深入貫徹國(guó)家、省、市檔案局和發(fā)改委印發(fā)的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作驗(yàn)收辦法》和《__省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作管理辦法》?？h檔案局要認(rèn)真做好我縣內(nèi)省、市、縣重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和登記工作，對(duì)竣工的項(xiàng)目依法開(kāi)展項(xiàng)目檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收工作。各項(xiàng)目主管部門(mén)和業(yè)主單位要積極開(kāi)展并主動(dòng)接受縣檔案局的指導(dǎo)和監(jiān)督，確保我縣重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作順利開(kāi)展并為今后項(xiàng)目的管理提供好利用服務(wù)。

6. 組織開(kāi)展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)考察活動(dòng)。加強(qiáng)與兄弟區(qū)(市)縣檔案部門(mén)的溝通和交流，有針對(duì)性的選擇部分縣市進(jìn)行學(xué)習(xí)考察活動(dòng)，及時(shí)掌握全縣檔案工作動(dòng)態(tài)。

1、進(jìn)一步完善檔案館“五位一體”功能，使縣檔案館逐步成為全縣愛(ài)國(guó)主義教育基地，檔案安全保管基地，檔案利用服務(wù)中心，政府信息公開(kāi)中心，電子文件管理中心。

2、做好檔案資料的提供利用工作，及時(shí)、全面、準(zhǔn)確為社會(huì)各界提供利用服務(wù)，把服務(wù)工作提升到一個(gè)新的水平。大力開(kāi)發(fā)館藏檔案信息資源，利用館藏檔案開(kāi)展檔案編研工作。

3、加強(qiáng)檔案安全管理工作，牢固樹(shù)立“安全第一”的觀念，嚴(yán)格落實(shí)檔案安全各項(xiàng)制度，開(kāi)展檔案安全專(zhuān)項(xiàng)檢查，切實(shí)落實(shí)“八防”措施，確保館藏檔案安全。

4、強(qiáng)化檔案收集，加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)。著力于建設(shè)內(nèi)容豐富、門(mén)類(lèi)齊全、結(jié)構(gòu)合理、關(guān)涉民生的檔案資源體系，整合涉及人民群眾切身利益的包括民營(yíng)企業(yè)、社區(qū)和新農(nóng)村檔案在內(nèi)的未進(jìn)館檔案,使大量檔案由分散變集中，便利群眾利用。加強(qiáng)對(duì)有利用和參考價(jià)值的各種珍貴歷史檔案、名人檔案、地方特色檔案等相關(guān)檔案資料的征集，擴(kuò)大檔案征集領(lǐng)域和途徑收集反映我縣經(jīng)濟(jì)和社會(huì)歷程與成就的檔案，以及重大活動(dòng)、重大事件、文化藝術(shù)特色檔案，進(jìn)一步豐富和優(yōu)化檔案資源，加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)。

1、加強(qiáng)檔案干部政治思想建設(shè)。組織檔案人員認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的十精神，用理論武裝頭腦，指導(dǎo)實(shí)踐，推動(dòng)工作。堅(jiān)持完善學(xué)習(xí)制度，不斷加強(qiáng)理論和業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，進(jìn)一步激發(fā)干部職工的責(zé)任感和事業(yè)心，保持昂揚(yáng)向上的精神狀態(tài)。

2、牢固樹(shù)立政治意識(shí)、大局意識(shí)、責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，使廣大檔案工作人員爭(zhēng)做“學(xué)習(xí)型、創(chuàng)新型、服務(wù)型”的干部。

篇2

為進(jìn)一步推進(jìn)政府信息公開(kāi)，著力優(yōu)化發(fā)展環(huán)境，建立健全政府信息公開(kāi)工作的監(jiān)督、考核機(jī)制，根據(jù)《上海市政府信息公開(kāi)規(guī)定》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《規(guī)定》)、《區(qū)政府信息公開(kāi)實(shí)施細(xì)則》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《細(xì)則》)、《區(qū)年政府信息公開(kāi)工作要點(diǎn)》和區(qū)委、區(qū)政府年“三個(gè)一點(diǎn)”工作安排，制定本考核辦法。

二、考核部門(mén)

政府信息公開(kāi)考核由區(qū)政府信息公開(kāi)聯(lián)席會(huì)議辦公室會(huì)同區(qū)信息委、區(qū)監(jiān)委、區(qū)政府法制辦、區(qū)保密局、區(qū)檔案局、區(qū)發(fā)改委等有關(guān)部門(mén)共同實(shí)施。

三、考核對(duì)象

各鎮(zhèn)人民政府、街道辦事處、工業(yè)區(qū)，區(qū)政府組成部門(mén)及其它相關(guān)的部門(mén)機(jī)構(gòu)。

四、考核內(nèi)容

1、工作機(jī)制(10分)。組織機(jī)制情況（5分）：分管領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任部門(mén)落實(shí)、工作人員穩(wěn)定，有變動(dòng)時(shí)是否及時(shí)上報(bào)、公開(kāi)；工作制度建立健全情況（2分）：是否建立健全工作制度、更新維護(hù)制度、監(jiān)督考核制度等；工作責(zé)任制落實(shí)情況（3分）：“主要領(lǐng)導(dǎo)親自抓，分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓，職能部門(mén)抓落實(shí)”的機(jī)制是否落實(shí)，工作人員的業(yè)務(wù)是否熟練、是否通過(guò)聯(lián)席會(huì)議辦公室組織的業(yè)務(wù)考試。

考核部門(mén)：監(jiān)委、信息委

2、公開(kāi)內(nèi)容及目錄(40分)。主動(dòng)公開(kāi)、依申請(qǐng)公開(kāi)、免于公開(kāi)的信息是否符合《規(guī)定》和《細(xì)則》的要求（政府機(jī)構(gòu)職能和人事信息、管理規(guī)范和發(fā)展計(jì)劃、公眾密切相關(guān)的重大事項(xiàng)、公共資金使用和監(jiān)督信息、應(yīng)當(dāng)公開(kāi)的其他政府信息），對(duì)已公開(kāi)的信息是否及時(shí)進(jìn)行整合和更新，是否提供重要信息的解讀服務(wù)(20分)；主動(dòng)公開(kāi)、依申請(qǐng)公開(kāi)的目錄(紙質(zhì)和電子)編制是否規(guī)范、符合規(guī)定并及時(shí)更新(10分)；公開(kāi)的信息是否符合保密規(guī)定(10分)。

考核部門(mén)：法制辦、監(jiān)委、檔案局、保密局

3、公開(kāi)方式(10分)。是否多渠道公開(kāi)政府信息（2分）；政府網(wǎng)站政府信息公開(kāi)頁(yè)面、專(zhuān)欄設(shè)置是否醒目、規(guī)范，信息查閱、搜索是否方便、快捷，是否及時(shí)更新公開(kāi)指南（8分）。

考核部門(mén)：信息委

4、資料送交(10分)。是否按規(guī)定及時(shí)向區(qū)檔案館送交指南、目錄、年報(bào)及公開(kāi)的政府信息。是否按規(guī)定要求使用政府信息公開(kāi)管理系統(tǒng)軟件。

考核部門(mén)：檔案局

5、受理場(chǎng)所及響應(yīng)程度(時(shí)間、程序)(15分)。是否按標(biāo)準(zhǔn)化要求設(shè)立集中查詢(xún)、受理場(chǎng)所(并委托區(qū)檔案館進(jìn)行集中查詢(xún)、受理)（2分），是否按規(guī)定設(shè)立并公開(kāi)咨詢(xún)電話(huà)、傳真、電子郵箱（2分）；是否按規(guī)定程序及時(shí)受理、答復(fù)申請(qǐng)人（4分），是否按要求建立申請(qǐng)?zhí)幚砦臅?shū)存檔制度(2分)；是否存在社會(huì)投訴、行政復(fù)議、行政訴訟情況，是否辦理收費(fèi)許可證、有無(wú)亂收費(fèi)情況(5分)。

考核部門(mén)：監(jiān)委、法制辦、檔案局、發(fā)改委

6、月報(bào)、年報(bào)及報(bào)備工作(15分)。是否按時(shí)上報(bào)月度統(tǒng)計(jì)表（6分），是否按格式要求及時(shí)向社會(huì)公開(kāi)指南、年報(bào)(4分)；是否按要求對(duì)免于公開(kāi)信息進(jìn)行疏理和報(bào)備，是否對(duì)重大決議、草案的公開(kāi)進(jìn)行報(bào)備(5分)。

考核部門(mén)：信息委、保密局

7、創(chuàng)新工作（加5分）。是否采取便民利民措施，有無(wú)工作創(chuàng)新。

考核部門(mén)：監(jiān)委、信息委、法制辦、保密局、檔案局、發(fā)改委

五、考核方式

1、考核采用日常檢查與階段考核相結(jié)合，各職能部門(mén)單獨(dú)考核與聯(lián)合檢查相結(jié)合的方法。

2、為提高考核效果，擴(kuò)大考核的影響面，考核組成員除以上6家單位外，還將在重點(diǎn)單位中，隨機(jī)抽取若干個(gè)單位參與考核。

3、考核分值采用100分制，創(chuàng)新工作視情況另行加分。

篇3

一．領(lǐng)導(dǎo)的重視與大力支持，保證了檔案工作的順利開(kāi)展。

自從教育中心成立以來(lái)，原單位的職能擴(kuò)大，職能處室增多，需要?dú)w檔的材料猛增。中心領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)調(diào)配人員，成立了以1名綜合檔案員、14名兼職檔案員為主的檔案管理機(jī)構(gòu)。并積極鼓勵(lì)、支持檔案人員參加區(qū)檔案局組織的各項(xiàng)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。其中綜合檔案員還參加了上崗證的培訓(xùn)且取得了上崗資格證書(shū)。對(duì)于合并后的檔案工作，中心分管領(lǐng)導(dǎo)多次與區(qū)檔案局領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商，重新確立了《教育中心檔案分類(lèi)試行方案》、《教育中心編研工作實(shí)施方案》、《教育中心*年檔案工作試行方案》。并牽頭召開(kāi)了中心檔案工作會(huì)議。組織檔案人員學(xué)習(xí)了《歸檔文件整理標(biāo)準(zhǔn)》，分析了當(dāng)前中心檔案工作的形勢(shì)，布置了《*年檔案工作的計(jì)劃》。在工作中，不論中心的資金多么緊張，保證為檔案人員訂閱檔案雜志，對(duì)檔案工作使用設(shè)備及裝具的購(gòu)買(mǎi)也從來(lái)都是大力支持。為了促進(jìn)中心檔案工作現(xiàn)代化的進(jìn)程，中心領(lǐng)導(dǎo)還專(zhuān)門(mén)為檔案室配備了兩臺(tái)專(zhuān)用電腦、一臺(tái)復(fù)印機(jī)、一臺(tái)激光打印機(jī)；考慮到現(xiàn)在中心兩院辦公的不便，還特意購(gòu)買(mǎi)了兩套《今易》檔案管理軟件。

二．加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平。

中心成立以后，新成立的檔案工作機(jī)構(gòu)中，有不少人員從來(lái)沒(méi)接觸過(guò)檔案工作。而且隨著天津市檔案工作的不斷發(fā)展，檔案工作又出臺(tái)了一系列新的法規(guī)、制度及實(shí)施方案，這就要求全體檔案人員緊跟形勢(shì)，不斷學(xué)習(xí)，不斷更新自己的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高自己的專(zhuān)業(yè)技能。為此，我單位堅(jiān)持從兩個(gè)渠道對(duì)檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)。一是積極組織檔案人員參加區(qū)檔案局組織的所有培訓(xùn)，讓檔案人員不斷獲取新的檔案工作相關(guān)信息，不斷更新自己的觀念。二是結(jié)合本單位的實(shí)際，制定我單位的學(xué)習(xí)計(jì)劃，定期組織檔案人員學(xué)習(xí)。先后學(xué)習(xí)了《歸檔文件整理標(biāo)準(zhǔn)》、《文書(shū)檔案保管期限表》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》、《*年檔案工作要點(diǎn)》、《教育局檔案工作制度、歸檔范圍及保管期限表、分類(lèi)編號(hào)方案》等等材料，同時(shí)還對(duì)所有檔案人員進(jìn)行了使用《今易》軟件的培訓(xùn)。通過(guò)這些培訓(xùn)，提高了所有檔案人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平。從而保證了入庫(kù)檔案的質(zhì)量，為檔案的開(kāi)發(fā)利用打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

篇4

關(guān)鍵詞 數(shù)字檔案室 電子文件 管理

在現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展迅猛的形勢(shì)下，數(shù)字檔案室作為政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在履行職能過(guò)程中，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行采集、整理、存儲(chǔ)和管理，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提供利用服務(wù)的檔案信息集成管理平臺(tái)，發(fā)揮著不容忽視的作用。對(duì)于電力企業(yè)來(lái)說(shuō)，在企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和管理過(guò)程中，形成了大量的電子文件，成為數(shù)字檔案室重要的工作對(duì)象和建設(shè)內(nèi)容。筆者結(jié)合所在的企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理情況，對(duì)兩者的關(guān)系進(jìn)行探討。

一、積極建設(shè)數(shù)字化平臺(tái)，作為數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理的基礎(chǔ)

一方面，搭建數(shù)字信息平臺(tái)是數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件檔案管理的工作起點(diǎn)。圍繞電子政務(wù)、電子商務(wù)建設(shè)的要求，我公司緊跟信息技術(shù)和電力工作的新發(fā)展，加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)研發(fā)，將數(shù)字檔案室建設(shè)作為企業(yè)信息化建設(shè)的有機(jī)組成部分，以“檔案管理系統(tǒng)”納入“信息化應(yīng)用系統(tǒng)”統(tǒng)一籌劃開(kāi)發(fā)，多次配合省公司工作調(diào)試模塊設(shè)計(jì)，使系統(tǒng)最大限度地貼合檔案工作需求，逐步實(shí)現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)和電力企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，基本形成了較為完整規(guī)范的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和圖像數(shù)據(jù)庫(kù)。在數(shù)字化檔案室的建設(shè)中，檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展豐富了檔案管理方式，為各門(mén)類(lèi)檔案數(shù)字資源提供了“充分考慮需求、直觀面向用戶(hù)、集中統(tǒng)一便捷”的信息展示平臺(tái)。

另一方面，搭建數(shù)字信息平臺(tái)是數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理的落腳點(diǎn)。我公司的檔案信息平臺(tái)雖然是由國(guó)網(wǎng)公司統(tǒng)一建立和維護(hù)的，但在在實(shí)際工作中，檔案工作人員結(jié)合檔案管理工作特點(diǎn)，圍繞“檔案管理”模塊功能和加強(qiáng)電子文件管理等重點(diǎn)工作，認(rèn)真驗(yàn)證現(xiàn)有系統(tǒng)，同時(shí)圍繞信息的前端控制和全程維護(hù)，完善文件處理、檢索瀏覽、信息上傳和集中歸檔等多環(huán)節(jié)應(yīng)用提出功能需求，便于國(guó)家電網(wǎng)公司進(jìn)行系統(tǒng)的完善。同時(shí)，對(duì)已有的電子文件和數(shù)字化后的檔案，開(kāi)發(fā)檔案掛接、統(tǒng)計(jì)分析、查找利用等功能，實(shí)施了電子數(shù)據(jù)與信息系統(tǒng)的整體掛接和查閱利用，充分發(fā)揮案卷級(jí)、文件級(jí)電子目錄和電子圖像數(shù)據(jù)庫(kù)的作用，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的集中管理。根據(jù)信息系統(tǒng)的程度、安全風(fēng)險(xiǎn)等因素，落實(shí)信息管理安全保密措施，保障應(yīng)用系統(tǒng)的安全運(yùn)行，提升了我公司檔案信息化管理的層次與水平。

二、積極構(gòu)建保障體系，推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理的有序展開(kāi)

首先，領(lǐng)導(dǎo)重視為各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展創(chuàng)造條件。我公司始終由主要領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，將檔案工作納入到全年工作計(jì)劃當(dāng)中，使檔案工作與企業(yè)各項(xiàng)工作同布置、同落實(shí)；每年印發(fā)《檔案工作要點(diǎn)》，召開(kāi)檔案工作會(huì)議，明確檔案工作目標(biāo)和內(nèi)容；積極推行責(zé)任考核制度，將文件材料歸檔工作列入各部門(mén)考核內(nèi)容，形成了檔案工作發(fā)展的有效機(jī)制。在數(shù)字檔案室建設(shè)初期，我公司檔案工作人員專(zhuān)程赴省公司、市檔案局學(xué)習(xí)咨詢(xún)，了解紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的內(nèi)容、程序與方式，學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化工作的有效經(jīng)驗(yàn)與成果利用，確保檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目實(shí)施的科學(xué)高效。在數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中，還專(zhuān)門(mén)組織召開(kāi)了檔案數(shù)字化建設(shè)工作研討會(huì)，邀請(qǐng)上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)、市檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處等單位的領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)家參加，充分聽(tīng)取各方意見(jiàn)，全力優(yōu)化檔案數(shù)字化工作。公司還組織專(zhuān)人以數(shù)字化檔案室建設(shè)為主題開(kāi)展課題研究，通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)檔案的管理現(xiàn)狀、檔案信息系統(tǒng)建設(shè)以及檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐等情況進(jìn)行分析探討，研究思考數(shù)字化檔案室建設(shè)的目標(biāo)、原則和方法等內(nèi)容，力求檔案管理的理論研究與檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展相結(jié)合，為數(shù)字化檔案室建設(shè)奠定了理論基礎(chǔ)。

其次，強(qiáng)化指導(dǎo)監(jiān)督。數(shù)字檔案室建設(shè)涉及企業(yè)多個(gè)部門(mén)，形成工作合力至關(guān)重要。一方面，明確各部門(mén)的工作職責(zé)，由辦公室總體牽頭負(fù)責(zé)實(shí)施檔案數(shù)字化全過(guò)程的進(jìn)度與質(zhì)量控制；由信息管理部門(mén)給予數(shù)字化數(shù)據(jù)的系統(tǒng)存儲(chǔ)與數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的技術(shù)保障，配合做好數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)和運(yùn)行管理。另一方面，作為垂直管理的大型國(guó)有企業(yè)，在做好市公司機(jī)關(guān)本部數(shù)字檔案室和電子文件管理工作的同時(shí)，積極開(kāi)展對(duì)所屬單位檔案工作的指導(dǎo)，與檔案數(shù)字化項(xiàng)目服務(wù)單位簽訂《檔案數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目安全保密協(xié)議》和《保密承諾書(shū)》，明確保密范圍與保密責(zé)任、工作制度和工作流程等要求，并對(duì)各工作環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控，確保檔案信息全過(guò)程安全，對(duì)所有檔案進(jìn)行密級(jí)篩查，全面梳理和統(tǒng)計(jì)標(biāo)識(shí)密級(jí)文件，從源頭上區(qū)分檔案數(shù)據(jù)的安全保密層次。

再次，健全制度是完成各項(xiàng)工作的保障。在數(shù)字檔案室建設(shè)之初，企業(yè)就以國(guó)家檔案局、市檔案局有關(guān)電子文件管理的規(guī)定以及全市“十二五”檔案事業(yè)發(fā)展目標(biāo)中關(guān)于國(guó)有企業(yè)全面推進(jìn)電子文件歸檔管理的要求為指導(dǎo)，嚴(yán)格參照國(guó)家檔案局技術(shù)規(guī)范和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案信息資源數(shù)字化工作；在數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中，按照國(guó)家檔案局和市檔案局的規(guī)定，統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)，明確發(fā)展方向，確保高效有序地開(kāi)展數(shù)字檔案室建設(shè)的各項(xiàng)工作。此外，進(jìn)一步維護(hù)數(shù)字檔案室建設(shè)的成果，規(guī)范電子文件管理的制度；形成“信息系統(tǒng)內(nèi)查閱電子檔案的方式”，對(duì)信息系統(tǒng)內(nèi)查閱電子檔案數(shù)據(jù)提出要求，嚴(yán)格規(guī)定查閱范圍，科學(xué)設(shè)定利用權(quán)限，規(guī)范電子檔案的管理。

三、不斷提升效能，確保數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理持續(xù)發(fā)展

一是強(qiáng)化統(tǒng)籌規(guī)劃。數(shù)字化檔案室因?yàn)樾畔⒂涗浄绞脚c傳遞方式的改變，其工作模式與傳統(tǒng)相比發(fā)生了根本變化。要加強(qiáng)以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和信息數(shù)據(jù)庫(kù)為主要內(nèi)容的檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)，根據(jù)電子文件管理與數(shù)字檔案室建設(shè)的功能要求，進(jìn)一步完善電子文件歸檔管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)；要實(shí)施紙質(zhì)檔案與電子文件的配套管理，將新型檔案數(shù)據(jù)科學(xué)納入檔案管理范疇，實(shí)現(xiàn)檔案鑒定與數(shù)字化同步、檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案利用同步，提高信息管理的層次和水平，拓展檔案利用共享渠道。

二是強(qiáng)化技術(shù)保障。要適應(yīng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和多媒體技術(shù)等的發(fā)展，配置滿(mǎn)足數(shù)字檔案海量存儲(chǔ)、查詢(xún)、管理要求的服務(wù)器和光盤(pán)、硬盤(pán)等存儲(chǔ)備份設(shè)備，并實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案工作從文件收發(fā)、歸檔整理到電子存儲(chǔ)等多環(huán)節(jié)檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的功能，為建設(shè)數(shù)字化檔案室提供良好的運(yùn)行環(huán)境；要遵循統(tǒng)籌開(kāi)發(fā)的建設(shè)原則，將檔案管理與本單位信息化建設(shè)總體格局相結(jié)合，并關(guān)注數(shù)據(jù)系統(tǒng)的特殊性和專(zhuān)業(yè)性，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)分析，對(duì)不同類(lèi)型數(shù)據(jù)進(jìn)行分層保管，努力建設(shè)資源配置合理、使用科學(xué)便捷的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)文檔的實(shí)體生成、管理運(yùn)轉(zhuǎn)、信息利用的一體化。

三是強(qiáng)化學(xué)習(xí)培訓(xùn)。數(shù)字檔案室因檔案信息的記錄方式和傳遞方式發(fā)生改變，其工作模式與傳統(tǒng)工作相比也發(fā)生了顯著變化，對(duì)于檔案工作人員來(lái)說(shuō)也需要積極確立全新的管理觀和服務(wù)觀。要根據(jù)新時(shí)期檔案業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，提升檔案工作人員對(duì)數(shù)字檔案室的認(rèn)識(shí)，根據(jù)檔案工作的客觀規(guī)律和檔案特點(diǎn)進(jìn)行合理組織、計(jì)劃與控制，研究檔案信息化發(fā)展的趨勢(shì)，思考完善檔案信息管理的方法；要主動(dòng)緊跟信息發(fā)展步伐，熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技能，具備更專(zhuān)業(yè)的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和更豐富的信息技術(shù)知識(shí)，為科學(xué)開(kāi)展檔案管理提供強(qiáng)有力的智力支撐，不斷提升檔案工作效率。

（作者單位為國(guó)網(wǎng)湖北省電力公司黃岡供電公司）

參考文獻(xiàn)

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篇5

為做好2014年度依法行政考核工作，根據(jù)《湖南省依法行政考核辦法》（湘政發(fā)〔2010〕3號(hào)）和《湘西自治州人民政府辦公室關(guān)于印發(fā)<2014年州人民政府辦公室工作要點(diǎn)>等文件的通知》（州政辦函〔2014〕30號(hào)）要求，結(jié)合我縣實(shí)際，制訂本方案。

一、考核對(duì)象

（一）各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府、棲鳳湖管委會(huì)。

（二）縣直相關(guān)單位：縣發(fā)改局、縣經(jīng)信局、縣計(jì)生局、縣民族局、縣公安局、縣司法局、縣財(cái)政局、縣人社局、縣國(guó)土資源局、縣環(huán)保局、縣住建局、縣交通運(yùn)輸局、縣公路局、縣農(nóng)業(yè)局、縣林業(yè)局、縣水務(wù)局、縣畜牧水產(chǎn)局、縣農(nóng)機(jī)局、縣商務(wù)局、縣衛(wèi)生局、縣國(guó)稅局、縣地稅局、縣工商局、縣質(zhì)監(jiān)局、縣安監(jiān)局、縣審計(jì)局、縣物價(jià)局、縣食藥監(jiān)局、縣煙草局、縣統(tǒng)計(jì)局、縣旅游局、縣教育局、縣民政局、縣文廣新局、縣文化市場(chǎng)綜合執(zhí)法局、縣體育局、縣檔案局、縣糧食局、縣氣象局、縣殘聯(lián)、縣移民局。

二、考核內(nèi)容

重點(diǎn)是《國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)法治政府建設(shè)的意見(jiàn)》、《湖南省行政程序規(guī)定》、《湖南省政府服務(wù)規(guī)定》、《湖南省規(guī)范行政裁量權(quán)辦法》、《湖南省人民政府關(guān)于深入推進(jìn)市縣政府依法行政工作的意見(jiàn)》、《湖南省行政復(fù)議工作規(guī)范化建設(shè)實(shí)施意見(jiàn)》的貫徹實(shí)施情況?？己司唧w工作由縣政府法制辦會(huì)同相關(guān)單位組織實(shí)施。具體按2014年度鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府和縣直單位依法行政考核內(nèi)容分解表（附件1、附件2）分類(lèi)進(jìn)行考核。

三、考核方式

（一）動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)。由縣政府法制辦建立考核對(duì)象檔案，及時(shí)收集依法行政工作資料，動(dòng)態(tài)記錄依法行政工作完成情況?？己藢?duì)象完成本方案考核內(nèi)容中的單項(xiàng)工作后，應(yīng)及時(shí)向縣政府法制辦報(bào)送有關(guān)資料或信息（聯(lián)系電話(huà)：472****）。

（二）自查自評(píng)。12月1日前，考核對(duì)象對(duì)照本方案確定的考核指標(biāo)開(kāi)展自查自評(píng)，形成依法行政年度報(bào)告，并將自查評(píng)分表和依法行政年度報(bào)告報(bào)送縣政府法制辦。

（三）組織考核。12月底前，縣政府法制辦會(huì)同縣直相關(guān)單位對(duì)考核對(duì)象年度依法行政工作情況進(jìn)行考核。

四、考核結(jié)果的運(yùn)用

（一）按考核內(nèi)容分解表進(jìn)行考核，并將考核得分作為縣人民政府績(jī)效評(píng)估考核中相關(guān)依法行政工作項(xiàng)目評(píng)分內(nèi)容折算記分依據(jù)。

（二）縣依法行政領(lǐng)導(dǎo)小組將考核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題反饋給被考核單位并督促整改，對(duì)考核評(píng)為不合格的單位給予通報(bào)批評(píng)，限期整改。

篇6

關(guān)鍵詞：綜合檔案館 數(shù)據(jù)庫(kù) 建設(shè) 實(shí)踐

一、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的“政府行為”

綜合性檔案館一般案卷在5～15萬(wàn)卷左右，文件級(jí)條目約在100～200萬(wàn)條左右。按國(guó)際通行標(biāo)準(zhǔn)劃分，100萬(wàn)條以下是小型數(shù)據(jù)庫(kù)，100萬(wàn)條以上已是一個(gè)中型的數(shù)據(jù)庫(kù)。面對(duì)如此大量的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)任務(wù)，沒(méi)有一個(gè)行之有效、合理周全的計(jì)劃，沒(méi)有政府的支持?熏是很難建立起檔案數(shù)據(jù)庫(kù)大廈的，甚至?xí)胪径鴱U或久拖不成。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)應(yīng)成為一種政府行為?熏只有獲得強(qiáng)有力的行政支持?熏才能順利、有效地實(shí)施和完成。在制定計(jì)劃和實(shí)施中?熏行政力度、人員配備、經(jīng)費(fèi)落實(shí)、建庫(kù)目的和目標(biāo)、輕重緩急等因素都是必須統(tǒng)籌考慮的。

一是爭(zhēng)取行政支持，創(chuàng)造順暢的發(fā)展環(huán)境。其要點(diǎn)是"三列入"，即將綜合檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)作為一個(gè)系統(tǒng)工程?熏列入當(dāng)?shù)貒?guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃、列入當(dāng)?shù)匦畔⒒l(fā)展計(jì)劃和規(guī)劃概要、制定本地區(qū)數(shù)字化檔案館（室）五年乃至十年計(jì)劃。1999年蕭山區(qū)政府就將檔案館管理系統(tǒng)作為全市信息化發(fā)展13個(gè)子系統(tǒng)之一?熏先后投入了25萬(wàn)元的專(zhuān)項(xiàng)資金，為檔案信息化建設(shè)提供了經(jīng)費(fèi)支持。

二是要考慮數(shù)據(jù)庫(kù)由誰(shuí)來(lái)錄入、誰(shuí)來(lái)管理。比較通行的做法是聘請(qǐng)一些臨時(shí)工來(lái)錄入，采用計(jì)件制，按件計(jì)酬；由檔案工作者來(lái)管理，包括臨時(shí)工的管理、案卷的管理和錄入標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量和數(shù)量的監(jiān)督等。

三是要考慮數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的經(jīng)費(fèi)。這要根據(jù)該地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平和檔案館的事業(yè)經(jīng)費(fèi)多少來(lái)決定。

二、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的"利用為本"觀

綜合檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)要以利用為本，應(yīng)建立以文件級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)為基石、專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)為補(bǔ)充的電子檢索體系。就蕭山區(qū)檔案館來(lái)說(shuō)，前者包括館藏180個(gè)全宗8萬(wàn)卷（包括永久和長(zhǎng)期）的文件庫(kù)近百萬(wàn)條，后者包括婚姻、戶(hù)籍、土地、革命歷史和民國(guó)檔案、干部任免、計(jì)委基本建設(shè)項(xiàng)目索引、干部介紹信存根、工資介紹信存根、照片檔案、圖書(shū)資料、本地區(qū)文章索引、蕭山家譜聯(lián)合目錄、蕭山籍知名人士等專(zhuān)題庫(kù)70萬(wàn)條。這樣，就基本實(shí)現(xiàn)了檔案查詢(xún)檢索的電子化，增添了服務(wù)手段，實(shí)際應(yīng)用效果良好。

專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)是今后檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的發(fā)展方向。如果條件許可，可與其他單位共建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。比如蕭山區(qū)檔案館與區(qū)職改辦共建區(qū)域?qū)I(yè)技術(shù)職稱(chēng)人員數(shù)據(jù)庫(kù)，與科委共建區(qū)域科技人才數(shù)據(jù)庫(kù)（外地在蕭山的人才和蕭山在外地的人才），與公安局共建戶(hù)口遷移檔案數(shù)據(jù)庫(kù)（檔案分存于兩地）、與土管局共建土地檔案數(shù)據(jù)庫(kù)（檔案分存于兩地）、與民政局共建婚姻檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等等，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的互補(bǔ)與共享。另外，在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中，還可根據(jù)本地區(qū)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)事業(yè)發(fā)展的需要，圍繞中心工作，從文件庫(kù)中進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，及時(shí)提供相關(guān)的專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，供本地區(qū)領(lǐng)導(dǎo)決策參考。

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)還要分輕重緩急、分步實(shí)施。建庫(kù)方針宜邊建設(shè)邊利用，建好一個(gè)，利用一個(gè)。先建利用率高的全宗、珍貴檔案及與人民生活密切相關(guān)的檔案。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)到哪里，檢索利用就同步跟進(jìn)到哪里。

三、 檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的"時(shí)空觀"

綜合檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的"空間觀"，就是應(yīng)突出"區(qū)域性"，從區(qū)域的整體進(jìn)行考慮，不能僅僅局限于館藏檔案，必須考慮各進(jìn)館序列單位的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，不僅要"正本"，花大力氣抓好綜合檔案館的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，還要"清源"，同時(shí)開(kāi)展各基層單位的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，因?yàn)轲^藏檔案的來(lái)源在各進(jìn)館單位，只有"正本清源"，區(qū)域檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中心才能真正建成。

區(qū)域數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的"時(shí)間觀"，就是要從過(guò)去、現(xiàn)在、未來(lái)三個(gè)時(shí)間段上同時(shí)展開(kāi)，即必須涵蓋過(guò)去已進(jìn)館的館藏檔案、現(xiàn)在每年接收的檔案和未來(lái)定期接收的檔案。蕭山區(qū)檔案館在這方面的具體做法是："共建、共享、共進(jìn)"。

"共建"即與各基層單位共建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，由檔案館負(fù)責(zé)已進(jìn)館的檔案（基本上是1990年前的檔案），各基層單位負(fù)責(zé)檔案室的檔案（1990年以后的檔案），這樣數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)就由原來(lái)的檔案館獨(dú)家承擔(dān)，分解為100多家單位共同承擔(dān)，解決了檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的后顧之憂(yōu)。

"共享"指建庫(kù)雙方進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)交換，均擁有完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，從單位成立至2001年的檔案均可采用計(jì)算機(jī)檢索。

"共進(jìn)"指共同推進(jìn)區(qū)域檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中心建設(shè)、共同提高館室的檔案信息化管理水平。

蕭山區(qū)檔案館1999年發(fā)文明確規(guī)定，向檔案館移交檔案時(shí)必須同時(shí)移交電子目錄，鼓勵(lì)移交電子檔案，四年共接收61家單位的電子目錄庫(kù)和電子檔案庫(kù)。

對(duì)今后定期移交的檔案，采取的措施是調(diào)查摸底、選定試點(diǎn)，目標(biāo)管理、列入考核，編印手冊(cè)、開(kāi)展培訓(xùn)，業(yè)務(wù)指導(dǎo)、技術(shù)支持等。

調(diào)查摸底，選定試點(diǎn)。首先對(duì)本地區(qū)各基層單位的檔案管理現(xiàn)狀作了較為全面的調(diào)查和摸底，并在此基礎(chǔ)上印發(fā)了《關(guān)于申報(bào)"電子文件歸檔和電子檔案管理"試點(diǎn)單位的通知》，明確了試點(diǎn)對(duì)象、內(nèi)容、方法、條件等，較好地實(shí)現(xiàn)了"共建、共享、共進(jìn)"的方針目標(biāo)。

目標(biāo)管理，列入考核。蕭山區(qū)檔案局將試點(diǎn)工作納入年度全區(qū)檔案工作要點(diǎn)，作為全區(qū)檔案工作兩大中心任務(wù)之一，制定了《關(guān)于印發(fā)"電子文件歸檔和電子檔案管理"試點(diǎn)單位目標(biāo)管理考核暫行辦法的通知》，考核結(jié)果作為評(píng)定檔案工作年度先進(jìn)的依據(jù)之一。

編印手冊(cè)，開(kāi)展培訓(xùn)。為使試點(diǎn)工作有章可循，編印了《電子文檔管理手冊(cè)》，供試點(diǎn)單位學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行，并舉辦了16期計(jì)算機(jī)管理檔案培訓(xùn)班，以應(yīng)用為本，普及為重點(diǎn)，成效明顯。

業(yè)務(wù)指導(dǎo)、技術(shù)支持。試點(diǎn)工作開(kāi)展后，檔案局專(zhuān)門(mén)抽調(diào)專(zhuān)門(mén)人員進(jìn)行了大量的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和技術(shù)支持。

蕭山區(qū)檔案館從1998年開(kāi)始實(shí)施區(qū)域檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的五年計(jì)劃，現(xiàn)已形成一個(gè)由館藏檔案數(shù)據(jù)庫(kù)（170萬(wàn)條）為核心、各基層檔案室數(shù)據(jù)庫(kù)（40萬(wàn)條）為補(bǔ)充的區(qū)域檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中心，共建數(shù)據(jù)庫(kù)記錄210萬(wàn)條，為蕭山區(qū)檔案信息化建設(shè)提供了很好的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

四、 檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的質(zhì)量控制

蕭山區(qū)檔案館在一開(kāi)始實(shí)施時(shí)就十分注重?cái)?shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的質(zhì)量，并在五年的實(shí)踐中不斷補(bǔ)充完善，制定了《蕭山區(qū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)實(shí)施辦法》，形成了較為科學(xué)有效的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)質(zhì)量控制方法。

一是統(tǒng)一檔案管理軟件。二是統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)的文件格式。三是制定《各類(lèi)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)規(guī)則》，以《檔案著錄規(guī)則》、《檔案分類(lèi)標(biāo)引規(guī)則》、《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》等為藍(lán)本，結(jié)合各專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容與形式特點(diǎn)，制定各類(lèi)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)規(guī)則。四是統(tǒng)一各類(lèi)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的字段錄入要求。五是對(duì)移交單位的電子目錄和電子檔案的接收，實(shí)行全程控制。移交單位建庫(kù)時(shí)，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)格式、結(jié)構(gòu)、每一字段錄入要求和報(bào)表打印進(jìn)行了統(tǒng)一規(guī)范。檔案接收時(shí)，按規(guī)定的接收程序辦理，包括四層驗(yàn)證：病毒檢測(cè)、數(shù)據(jù)文件格式驗(yàn)證、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)驗(yàn)證、數(shù)據(jù)內(nèi)容驗(yàn)證，然后指定檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的移交方式（磁盤(pán)、光盤(pán)和網(wǎng)絡(luò)）和辦理交接手續(xù)。六是形成了較完善的數(shù)據(jù)校對(duì)方案。包括進(jìn)館前規(guī)范、進(jìn)館時(shí)抽檢、利用時(shí)查錯(cuò)、原文掃描時(shí)查錯(cuò)、數(shù)據(jù)共享時(shí)校對(duì)等五個(gè)階段的質(zhì)檢，從而將數(shù)據(jù)庫(kù)的差錯(cuò)率減小到最低程度。

五、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的利用模式

綜合檔案館的數(shù)據(jù)庫(kù)建成后，其利用模式有別于傳統(tǒng)的利用模式，應(yīng)充分利用當(dāng)?shù)氐男畔⒒A(chǔ)設(shè)施的優(yōu)勢(shì)，為檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的提供利用創(chuàng)造廣闊的空間，使檔案館與各基層檔案室、檔案館與社會(huì)公眾的24小時(shí)訪(fǎng)問(wèn)和查詢(xún)成為現(xiàn)實(shí)。

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關(guān)鍵詞：高校二級(jí)學(xué)院；電子檔案；管理；精細(xì)化

2008年9月教育部頒布實(shí)施《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《辦法》），其中規(guī)定了高校檔案的具體內(nèi)容和形式，同時(shí)提出，“對(duì)于電子文件的歸檔要求按照國(guó)家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行”。以往諸多實(shí)踐和研究均認(rèn)為高校檔案資料有歷史借鑒和參考作用，不僅有較高的保存、使用和借鑒價(jià)值，更為學(xué)校和學(xué)院的教育教學(xué)、科研工作、黨政工作、人才培養(yǎng)、學(xué)生事務(wù)及后勤保障等各項(xiàng)工作提供有據(jù)可查的寶貴信息。[1]但是目前高校檔案管理普遍面臨著缺乏專(zhuān)業(yè)人員指導(dǎo)、缺乏檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、缺乏經(jīng)費(fèi)保障、缺乏具體經(jīng)驗(yàn)等諸多問(wèn)題。與校級(jí)層面的檔案管理工作對(duì)比而言，高校二級(jí)學(xué)院的檔案管理工作則缺乏相關(guān)規(guī)定性文件以及工作的指導(dǎo)意見(jiàn)等，二級(jí)學(xué)院的辦公室檔案管理多是依據(jù)校級(jí)層面的制度要求和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行。二級(jí)學(xué)院辦公室在日常工作中產(chǎn)生了大量的檔案信息需要進(jìn)行處理和存檔，隨著學(xué)校不斷發(fā)展，學(xué)院師生與日俱增，學(xué)院辦公室的工作內(nèi)容和工作范圍越來(lái)越龐大而繁雜，匯聚的信息更是包羅萬(wàn)象。這些難以數(shù)計(jì)的檔案信息不僅是學(xué)院發(fā)展的歷史，同時(shí)也是未來(lái)學(xué)院發(fā)展進(jìn)步的基石，所以加強(qiáng)學(xué)院辦公室的檔案信息整理工作迫在眉睫，將對(duì)學(xué)院乃至學(xué)校的發(fā)展發(fā)揮不可或缺的參考和推進(jìn)作用，尤其是在無(wú)紙化辦公的大背景下，推進(jìn)辦公室電子化檔案管理的規(guī)范化和精細(xì)化顯得尤為重要。

一、新形勢(shì)下二級(jí)學(xué)院辦公室電子檔案管理的問(wèn)題和困難

1.辦公室電子檔案的概念界定模糊

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中為電子文件和歸檔電子文件做了定義，其中“具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件稱(chēng)為歸檔電子文件”，相當(dāng)于通常意義上檔案的意思。而“電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)于計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”?！兑?guī)范》中對(duì)于這些文件的歸檔、整理、移交、接受與保管也做了相應(yīng)的要求。而對(duì)于高校二級(jí)學(xué)院辦公室，作為服務(wù)性的職能處室在學(xué)院整體運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展過(guò)程中，發(fā)揮著協(xié)調(diào)穩(wěn)定的促進(jìn)作用和上傳下達(dá)的紐帶作用，在日常工作中承擔(dān)了較多的原始信息的匯總、整理和傳遞的工作，因此對(duì)辦公室電子檔案的界定、何種類(lèi)型的文件屬于電子檔案、原始信息是否應(yīng)作為檔案予以保存，是辦公室電子檔案管理的首要問(wèn)題。

2.辦公室電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化難以實(shí)施

學(xué)院辦公室檔案是學(xué)校檔案中的重要組成和延伸，學(xué)院辦公室檔案內(nèi)容的完整性、分類(lèi)的規(guī)范性、時(shí)間的延續(xù)性、形式的多樣性、歸檔的及時(shí)性都是保證學(xué)院檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)，而檔案在保管和使用過(guò)程中的嚴(yán)格管理也決定著學(xué)院辦公室檔案的價(jià)值。在當(dāng)前信息化、電子化辦公的時(shí)代背景下，紙質(zhì)版檔案的形成也大多是基于電子化辦公軟件的制作，因此傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，其基礎(chǔ)也就在于必須加強(qiáng)電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。近年來(lái)，學(xué)院多次迎接校級(jí)及以上的專(zhuān)家團(tuán)來(lái)院檢查，其中翻閱近年來(lái)學(xué)院建設(shè)工作檔案是檢查工作的重點(diǎn)，也是學(xué)院工作痕跡的重要體現(xiàn)。在迎檢籌備的過(guò)程中，由于沒(méi)有一套完整的電子檔案管理規(guī)定、檔案內(nèi)容保存不夠完整、分類(lèi)不夠規(guī)范、形式單一、時(shí)間不連續(xù)、沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行歸檔等原因，給檔案整理工作造成了一定的困難，深切感受到學(xué)院辦公室電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施的迫切和深遠(yuǎn)意義。

3.辦公室工作人員缺乏相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和意識(shí)

由于辦公室工作人員缺乏檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)背景，欠缺檔案管理的相關(guān)知識(shí)，面對(duì)工作時(shí)較多考慮按時(shí)按量完成工作，而對(duì)信息的及時(shí)歸檔和整理的意識(shí)則稍顯薄弱。[2]另外辦公室工作多為一人一崗，各負(fù)其責(zé)，日常工作中缺乏崗位間交流溝通，信息不共享，在檔案整理過(guò)程中可能出現(xiàn)原始信息的重復(fù)采集，浪費(fèi)辦公資源，工作效率難以提高。

4.辦公室電子檔案管理相對(duì)粗放

日常工作中，對(duì)于辦公室檔案的管理，從領(lǐng)導(dǎo)層面更加重視傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案的歸檔和管理工作，電子檔案在歸檔前也多保存于相關(guān)工作人員處，管理相對(duì)粗放，對(duì)于工作人員檔案整理的相關(guān)規(guī)定不到位，沒(méi)有將電子檔案的整理形成制度化的工作內(nèi)容，因此無(wú)論從領(lǐng)導(dǎo)層面還是基層工作人員，都缺乏對(duì)電子檔案管理的意識(shí)和要求。尤其是在工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)交接時(shí)，缺乏電子檔案移交、接收的相關(guān)規(guī)定，從而造成電子檔案內(nèi)容的不連續(xù)、不完整、不規(guī)范。

二、電子檔案管理精細(xì)化在高校二級(jí)學(xué)院辦公室的應(yīng)用和實(shí)踐

1.總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，調(diào)整細(xì)節(jié)，建立電子檔案整理存檔標(biāo)準(zhǔn)

通過(guò)以往工作中不斷積累，鼓勵(lì)辦公室工作人員總結(jié)日常工作要點(diǎn)，將職責(zé)內(nèi)工作進(jìn)行分類(lèi)匯總，對(duì)過(guò)去三年工作的電子信息進(jìn)行整理，并根據(jù)各自工作特點(diǎn)制定相應(yīng)的電子檔案整理存檔的標(biāo)準(zhǔn)，包括電子檔案的層級(jí)目錄、文檔格式、文件命名等相關(guān)規(guī)定和模版。通過(guò)對(duì)電子文件的層級(jí)目錄的調(diào)整、文檔格式的規(guī)范和文件命名的精準(zhǔn)，從細(xì)節(jié)著手，捋順工作思路，按電子檔案信息的重要性排序，簡(jiǎn)明扼要地反映學(xué)院的工作內(nèi)容和重點(diǎn)，加強(qiáng)重點(diǎn)工作的開(kāi)展和落實(shí)，提高學(xué)院辦公室的工作效能，體現(xiàn)工作痕跡和業(yè)績(jī)。

2.集中討論，制定學(xué)院辦公室電子檔案內(nèi)容范圍

在工作人員自我總結(jié)的基礎(chǔ)上，召開(kāi)辦公室集體會(huì)議，討論學(xué)院辦公室電子檔案的范圍、目錄和內(nèi)容，商討、匯總并制定學(xué)院辦公室檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和制度。協(xié)調(diào)整理電子檔案的交叉的和未覆蓋的內(nèi)容，落實(shí)到人，相互監(jiān)督，逐步建立完善的學(xué)院辦公室電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，建立以人事檔案為基礎(chǔ)，包含黨建、科研、教學(xué)、學(xué)生、工會(huì)等諸多工作的學(xué)院辦公室電子檔案。

3.組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，開(kāi)展技能培訓(xùn)

學(xué)院定期召開(kāi)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，鼓勵(lì)辦公室工作人員學(xué)習(xí)電子檔案，整理相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉檔案管理的業(yè)務(wù)規(guī)定，鼓勵(lì)學(xué)習(xí)第二崗位的工作技能，促進(jìn)辦公人員綜合能力全面化和技能化。同時(shí)能夠使一個(gè)崗位的電子檔案歸檔和復(fù)核分開(kāi)，提高辦公室電子檔案整理的質(zhì)量。鍛煉檔案管理的基本技能，使辦公人員工作能力逐步提升。

4.召開(kāi)討論沙龍，完善辦公室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

隨著理論學(xué)習(xí)的跟進(jìn)和辦公室電子檔案工作的開(kāi)展落實(shí)，不定期地召開(kāi)檔案整理的討論沙龍，辦公室成員提出整理檔案過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和難點(diǎn)，交流檔案整理便捷的方式方法。每季度進(jìn)行全學(xué)院的檔案梳理和匯總，及時(shí)修改檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和制度存在的問(wèn)題。

5.以評(píng)促建，對(duì)優(yōu)秀工作者進(jìn)行表彰

進(jìn)行學(xué)院辦公室電子檔案內(nèi)部的評(píng)比，對(duì)檔案整理優(yōu)秀的工作者進(jìn)行表彰。對(duì)已經(jīng)整理的檔案進(jìn)行翻閱，查找過(guò)去學(xué)院工作的優(yōu)點(diǎn)與不足，提升員工自身工作能力。

三、推進(jìn)高校二級(jí)學(xué)院辦公室電子檔案管理精細(xì)化的意義

1.精細(xì)化管理，統(tǒng)一業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

通過(guò)制定和完善學(xué)院電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確了學(xué)院辦公室內(nèi)各項(xiàng)工作的基本內(nèi)容和歸檔要求，對(duì)學(xué)院日常工作的業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)匯總做出精細(xì)化的規(guī)范，做到統(tǒng)一業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理制度、統(tǒng)一分類(lèi)方法。能夠防止辦公室工作人員因?yàn)橹贫纫?guī)定的不明確而造成檔案的缺失和疏漏，保證每個(gè)崗位即使更換了工作人員，其電子檔案的存檔內(nèi)容能夠有一致性和延續(xù)性。

2.精細(xì)化管理，約束業(yè)務(wù)行為

通過(guò)制定檔案管理制度，約束工作人員養(yǎng)成及時(shí)整理、及時(shí)歸檔的工作習(xí)慣，防止由于工作人員疏忽造成電子檔案的丟失。學(xué)院也能及時(shí)收集檔案，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。

3.精細(xì)化管理，重視信息安全

學(xué)院的電子檔案包含了科研、教學(xué)、管理等諸多方面的大量信息，電子檔案具有可用網(wǎng)絡(luò)傳輸、查詢(xún)速度快、利用方便等特點(diǎn)，[3]同時(shí)電子檔案因其可復(fù)制性強(qiáng)、可篡改性強(qiáng)的特點(diǎn)，在電子檔案的管理過(guò)程中必須重視信息安全，提升電子檔案的保密措施，不可盲目地用電子檔案替代傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案。[4]必須通過(guò)精細(xì)化管理，監(jiān)管電子檔案的傳輸和保存的過(guò)程，避免信息的外泄和網(wǎng)絡(luò)威脅的侵入。

4.精細(xì)化管理，提高工作效率

通過(guò)辦公室電子檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和管理制度的制定，以及進(jìn)行檔案整理的評(píng)比，增強(qiáng)工作人員的責(zé)任心，督促其重視電子檔案的儲(chǔ)存，并將檔案整理和歸檔納入日常工作當(dāng)中，提升辦公室工作效率。

5.精細(xì)化管理，提升服務(wù)水平

通過(guò)檔案整理和檔案回顧可以總結(jié)日常工作中優(yōu)秀的工作方法，提升基層服務(wù)水平，創(chuàng)造和諧的工作氛圍，帶動(dòng)學(xué)院整體協(xié)調(diào)發(fā)展。

6.精細(xì)化管理，保證數(shù)據(jù)支持

建立較為完整的學(xué)院辦公室電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠簡(jiǎn)化信息查詢(xún)流程，節(jié)約辦公成本。通過(guò)掌握有效的信息資源，從紛繁復(fù)雜的冗長(zhǎng)信息中快速揀選出實(shí)用信息，能夠?yàn)閷W(xué)院班子提供足夠的數(shù)據(jù)支持，輔助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)決策。[5]

參考文獻(xiàn)：

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[2]青瑋,張妍.高職院校檔案工作人員現(xiàn)狀與素質(zhì)要求[J].北京勞動(dòng)保障職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào),2013(3):46-48.

[3]王學(xué)梅.以創(chuàng)新推進(jìn)高校教學(xué)檔案的電子化管理[J].淮海工學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版）,2010(8):130-131.

[4]李倩.圖紙類(lèi)紙質(zhì)檔案與電子化檔案共存的必要性[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(9):52-53.