導(dǎo)語(yǔ)：公文八種基本寫(xiě)法一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一：批示

1、批示的概念

批示，是除批復(fù)之外的一種答復(fù)性文書(shū)，其作用與批復(fù)相同，常常用于轉(zhuǎn)發(fā)或者批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)送來(lái)的一些對(duì)全局有普遍意義的報(bào)告、工作總結(jié)或者請(qǐng)求批轉(zhuǎn)下發(fā)的請(qǐng)示。

批示具有批復(fù)作用，不僅可以主送請(qǐng)示單位，而且還可以主送給其他應(yīng)該遵照?qǐng)?zhí)行、辦理的各有關(guān)單位和部門(mén)。

2、批示的寫(xiě)法

批示應(yīng)針對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)的文件內(nèi)容，表明肯定性的態(tài)度，然后希望各有關(guān)單位和部門(mén)執(zhí)行或參照?qǐng)?zhí)行。除肯定性的意見(jiàn)外，還可強(qiáng)調(diào)有關(guān)問(wèn)題的典型意義，指出貫徹執(zhí)行中應(yīng)該注意的問(wèn)題，或者扼要的重復(fù)來(lái)文的重點(diǎn)以引起受文者的重視。

批示與批復(fù)一樣，針對(duì)性要強(qiáng)，開(kāi)門(mén)見(jiàn)山表明態(tài)度，行文簡(jiǎn)法，措詞得當(dāng)，語(yǔ)句周密，表達(dá)準(zhǔn)確。

二、指示

1、指示的概念

指示，是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則時(shí)使用的一種公文。

2、指示的特點(diǎn)

指示具有以下特點(diǎn)：

⑴原則性。必須符合黨的路線、方針、政策和國(guó)家的法律、法令，并具有連續(xù)性。

⑵權(quán)威性。一般使用指令性語(yǔ)言，不能含糊其詞或模棱兩可。

⑶可操作性。政策界限要規(guī)定明確，便于掌握和執(zhí)行。

⑷時(shí)效性，指示要求的時(shí)間性很強(qiáng)，規(guī)定期限要達(dá)到的目標(biāo)必須能夠完成。經(jīng)努力達(dá)到的目標(biāo)必須能夠完成。經(jīng)努力達(dá)不到的目標(biāo)，不要勉強(qiáng)寫(xiě)上去。

⑸準(zhǔn)確性。文字表述準(zhǔn)確，根除空話、套話。

指示這一文種，我國(guó)目前黨群系統(tǒng)的機(jī)關(guān)使用較多，行政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)使用頻率較低。

“指示”不能濫用；一般日常工作應(yīng)該用“通知”，對(duì)下級(jí)布置重要工作，同時(shí)要闡明工作活動(dòng)的原則時(shí)，才能用“指示”。

3、指示的組成

指示在結(jié)構(gòu)上，由標(biāo)題和正文兩部分組成。標(biāo)題包括三部分內(nèi)容：

⑴指示的機(jī)關(guān)；

⑵指示的中心內(nèi)容（概括性的）；

⑶文種（指示）。如果指示的內(nèi)容比較急切，或有時(shí)間限制，還要在標(biāo)題的“指示”前面寫(xiě)上“緊急”二字。作為緊急指示。在標(biāo)題的下面，要注明指示的時(shí)間或者文號(hào)。

指示的正文之前，先寫(xiě)明受文的機(jī)關(guān)名稱，正文一般由兩部分內(nèi)容組成，一是本指示的根據(jù)或原因；二是本指示的具體事項(xiàng)而重點(diǎn)是放在指示的事項(xiàng)上。指示事項(xiàng)一般多采用分條分項(xiàng)的辦法撰寫(xiě)。這樣做不但層次清晰，易于理解，而且便于貫徹和落實(shí)。正文兩部分的內(nèi)容如何安排。要視具體的指示而定。一般分三個(gè)層次。第一層，簡(jiǎn)要闡述本指示的依據(jù)和主旨。如果是貫徹性指示，還要闡明貫徹有關(guān)政策、法規(guī)的意義和有關(guān)政策、法規(guī)的主要內(nèi)容。以及應(yīng)著重在哪些方面進(jìn)行貫徹。第二層，詳細(xì)寫(xiě)明本指示的內(nèi)容。這是正文的重點(diǎn)部分。一般先用“特作如下指示”或“為此，特發(fā)本指示”來(lái)過(guò)渡到正文。然后展開(kāi)，一般是分項(xiàng)寫(xiě)明指示的具體條款；完成指示的辦法、措施等。這部分內(nèi)容，要求具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)針對(duì)性和明確的工作指導(dǎo)思想，文字表達(dá)要講究簡(jiǎn)練、準(zhǔn)確。第三層，指出落實(shí)指示的幾點(diǎn)要求。然后，一般用“以上各項(xiàng)，希即研究推行”或“以上諸點(diǎn)，望結(jié)合本地實(shí)際情況，具體組織實(shí)施”作結(jié)。

4、指示的寫(xiě)作要點(diǎn)

撰寫(xiě)指示，要注意以下幾點(diǎn)。

⑴要熟悉上情。正確了解和掌握黨和國(guó)家的有關(guān)方針政策、法律規(guī)章，以避免所擬寫(xiě)的指示，出現(xiàn)政策性的偏差或與現(xiàn)行法規(guī)相矛盾的現(xiàn)象。

⑵要熟悉下情。了解下面共和國(guó)存在的重大問(wèn)題，以使所擬寫(xiě)的指示能“對(duì)癥下藥”。切忌泛泛而談，言之無(wú)物。

⑶要留有余地。所擬寫(xiě)指示，要合理適當(dāng)，兼顧其他工作的開(kāi)展。

三、函

1、函的的概念

函，指公函，亦即公務(wù)信件，用于平行或者不相隸屬機(jī)關(guān)相互商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)示批準(zhǔn)等，函具有以下特點(diǎn)：

（1）靈活簡(jiǎn)便。

（2）種類多，使用的頻率高。

（3）具有公文的法定效用。

2、函的結(jié)構(gòu)函的結(jié)構(gòu)包括：

（1）標(biāo)題通常要求寫(xiě)明發(fā)文機(jī)關(guān)、內(nèi)容與文種，如：《××××關(guān)于聯(lián)系臨時(shí)借房問(wèn)題的函》。如屬回復(fù)問(wèn)題的函，則多在“函”字前加“復(fù)”字。如《關(guān)于建設(shè)單位為動(dòng)遷戶建房問(wèn)題的復(fù)函》。

（2）主送機(jī)關(guān)即對(duì)函負(fù)辦理或答復(fù)責(zé)任的機(jī)關(guān)。除普發(fā)性的函以外，一般要求一個(gè)主送機(jī)關(guān)。

（3）正文需寫(xiě)明下述三部分內(nèi)容：

①制發(fā)函的根據(jù)與理由。如“根據(jù)國(guó)務(wù)院國(guó)發(fā)[19××]×××號(hào)文件關(guān)于凡新建（包括統(tǒng)建和自建）、擴(kuò)建宿舍，都應(yīng)把必須的生活服務(wù)設(shè)施包括進(jìn)去，商業(yè)服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)應(yīng)占新建擴(kuò)建面積的7%左右的規(guī)定，請(qǐng)你局……。”

②商洽或詢問(wèn)（答復(fù)）以及請(qǐng)求批準(zhǔn)的具體事項(xiàng)。要求中心明確、內(nèi)容具體、方便對(duì)方辦理或答復(fù)。

③結(jié)尾通常適宜使用致意性的詞語(yǔ)，如“致以敬禮”、“謹(jǐn)致謝忱”、或以“特此函告”、“特此申請(qǐng)”、“為盼”、“為荷”等專用語(yǔ)結(jié)束上文。

3、函的寫(xiě)作要求

（1）以簡(jiǎn)要的文字，將需要商洽、詢問(wèn)（答復(fù)）、申請(qǐng)、知照的事項(xiàng)（問(wèn)題）明確、具體地交待清楚。

（2）用語(yǔ)謙和，講究分寸函，應(yīng)用于平行機(jī)關(guān)之間相互協(xié)商，配合與互通信息。因此，用語(yǔ)要講究禮節(jié)，不使用告誡、命令性的詞語(yǔ)，語(yǔ)氣應(yīng)委婉得體。涉外公函或不相隸屬機(jī)關(guān)之間的公函，必要時(shí)還要使用尊稱與致意性詞語(yǔ)。但是公函與私人信件有嚴(yán)格的區(qū)別，機(jī)關(guān)之間的誠(chéng)懇致意是必要的，但不要形成客套；尊重對(duì)方是應(yīng)當(dāng)?shù)?，但不可過(guò)分，形成恭維奉迎。用語(yǔ)應(yīng)當(dāng)適度，掌握分寸。

（3）函主要用于說(shuō)明有關(guān)事項(xiàng)與提出要求。

（4）函是正式公文的文種，必須行文鄭重必須具備正式公文的規(guī)范格式，使用印有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的信紙，擬定標(biāo)題，編制發(fā)文字號(hào)，結(jié)構(gòu)要求完整。

4、函的分類與各類函的撰寫(xiě)要點(diǎn)

（1）商洽公務(wù)的函這種函，應(yīng)當(dāng)在正文中首先寫(xiě)明制發(fā)函的根據(jù)和理由，即說(shuō)明來(lái)函的意圖，而后陳述需要商洽的具體事項(xiàng)，要求觀點(diǎn)明確、意見(jiàn)具體、詞語(yǔ)得體、清楚，方便對(duì)方理解與答復(fù)。在下文的結(jié)尾處可以提出予以復(fù)函或予以盡快辦理的具體要求，如“上述要求，請(qǐng)予答復(fù)”或“煩請(qǐng)盡快函復(fù)為盼”、“請(qǐng)予大力協(xié)助為盼?！?/p>

（2）詢問(wèn)與答復(fù)問(wèn)題的函詢問(wèn)問(wèn)題的函，亦稱問(wèn)函，要求集中詢問(wèn)一個(gè)問(wèn)題，方便對(duì)方盡快答復(fù)。所詢問(wèn)的內(nèi)容應(yīng)屬本機(jī)關(guān)職責(zé)范圍內(nèi)應(yīng)當(dāng)予以解決或回答的但又確實(shí)無(wú)據(jù)可查難以回答（解決）的問(wèn)題。不要把本屬自己可以解決（回答）的問(wèn)題不經(jīng)認(rèn)真調(diào)查或思考隨意加給對(duì)方，徒增對(duì)方的負(fù)擔(dān)。復(fù)函，要求針對(duì)來(lái)函內(nèi)容給予確切答復(fù)，首先應(yīng)表明是否同意的明確意見(jiàn)，然后說(shuō)明理由，或提出具體的處理辦法，切忌發(fā)表無(wú)針對(duì)性的空說(shuō)議論。要求用語(yǔ)準(zhǔn)確、對(duì)策明確可行。結(jié)尾處，可以寫(xiě)“特此復(fù)函”或“此復(fù)”。

（3）請(qǐng)求批準(zhǔn)的函請(qǐng)求批準(zhǔn)的函，主要用于向平行或不相隸屬的主管機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)有關(guān)經(jīng)費(fèi)、物資、人員編制、機(jī)構(gòu)設(shè)置、調(diào)配干部、稅收、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、招生、專業(yè)增減等事項(xiàng)。屬于平行文。撰寫(xiě)這種公文，要求理由充分，請(qǐng)求批準(zhǔn)的事項(xiàng)明確清楚；一事一文，即一份公函集中請(qǐng)求批準(zhǔn)一件事情；用語(yǔ)應(yīng)簡(jiǎn)明得體，力求爭(zhēng)得對(duì)方的支持。在結(jié)尾還應(yīng)進(jìn)一步明確行文目的。表明“請(qǐng)予批準(zhǔn)”、“請(qǐng)予回復(fù)”或“請(qǐng)予協(xié)調(diào)解決”的具體要求。

四、通知

1、通知的概念

通知是用于批下級(jí)機(jī)關(guān)的公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文、規(guī)章、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)、任免和聘用干部和一種公文。

2、通知和特點(diǎn)

（1）適用范圍的廣泛性。在所有的公文中，通知的適用范圍最為廣泛，上至高層機(jī)關(guān)，下至基層單位；大到全國(guó)范圍內(nèi)重大安排，小至一個(gè)單位內(nèi)部告知一般事項(xiàng)，都可以用通知行文。

（2）文體功用的曉諭性。通知總是有所告曉，有所要求，即包括“曉”和“諭”兩種功用，或告訴人們有關(guān)事項(xiàng)，或要求辦理，遵照?qǐng)?zhí)行。

（3）知照事情的時(shí)間性。在所有公文中，通知的時(shí)間性最強(qiáng)，通知事項(xiàng)或要求辦理的事情，往往都有很強(qiáng)的時(shí)間要求，即使是規(guī)定性通知也不像其它規(guī)范性文件具有較長(zhǎng)期的時(shí)效。

通知是一種使用范圍較廣的公文。從內(nèi)容性質(zhì)上看，可分為批示性通知、指示性通知、一般事務(wù)性通知和會(huì)議通知四種。

3、通知的寫(xiě)法

通知一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、落款和日期構(gòu)成。

（1）標(biāo)題：通知標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三部分組成。有的還要根據(jù)具體情況寫(xiě)明“聯(lián)合通知”、“緊急通知”、“重要通知”、“補(bǔ)充通知”等。非正式文件處理的一般性通知，標(biāo)題可直接標(biāo)出文種。

（2）主送機(jī)關(guān)：在標(biāo)題下、正文前頂格寫(xiě)受文的單位或個(gè)人。（3）正文：通知正文包括通知的緣由、通知事項(xiàng)、通知要求三部分。不同種類的通知其正文的寫(xiě)作有所不同。

性通知一般很簡(jiǎn)短，寫(xiě)明的意義和目的，提出執(zhí)行的要求。如果在正文和題目中已指明所的文件名稱，也可在正文后不在注“附件”的字樣，直接將所的文件附在通知后即可。

指示性通知的正文包括兩個(gè)部分。開(kāi)頭部分寫(xiě)明通知的原由，可以寫(xiě)當(dāng)前存在的問(wèn)題，發(fā)本通知的意義，也可以寫(xiě)“特發(fā)本通知”或“特通知如下”轉(zhuǎn)入通知的內(nèi)容。通知的內(nèi)容大多采用分條列項(xiàng)法，具體地提出要求、措施和辦法，指示性通知一般不單獨(dú)結(jié)尾，以正文的完結(jié)而結(jié)束。

會(huì)議通知的正文要具體全面。一般包括：召開(kāi)會(huì)議的機(jī)關(guān)、會(huì)議名稱、召開(kāi)會(huì)議的起止時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容和任務(wù)，參加會(huì)議的人員范圍和人數(shù)、入場(chǎng)憑證、報(bào)到時(shí)間和地點(diǎn)、與會(huì)人員須攜帶的文件材料、其它要求事項(xiàng)等內(nèi)容。

任免通知的正文比較簡(jiǎn)單，只要寫(xiě)清決定任免的時(shí)間、機(jī)關(guān)、會(huì)議和依據(jù)文件，，以及任免人員的具體職務(wù)就可以了。

一般性通知所涉及的事項(xiàng)比較具體，正文主要交待要辦什么事，什么時(shí)間完成和要求等，有的告訴受文單位一些事項(xiàng)，以便工作聯(lián)系，不須辦理。

（4）落款和日期。在正文的右下方，寫(xiě)上發(fā)文機(jī)關(guān)和名稱和發(fā)文日期。

一般說(shuō)，通知是下行文，不能向上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)發(fā)通知。但在實(shí)際工作中，有時(shí)通知的事項(xiàng)不僅需要自己的下級(jí)單位知道，同時(shí)也需要同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)了解，通知送交上級(jí)機(jī)關(guān)和其它單位，而不必向他們另發(fā)通知。

寫(xiě)通知一忌羅嗦，二忌條理不清，三忌無(wú)謂的客套寒暄。通知是一種簡(jiǎn)潔明確的公文，決不能用寫(xiě)私函的方式來(lái)寫(xiě)通知。

五、會(huì)議紀(jì)要

1、會(huì)議紀(jì)要的的概念

會(huì)議紀(jì)要是一種記載和傳達(dá)會(huì)議情況或主要精神、議定事項(xiàng)等內(nèi)容的規(guī)定性公文。

2、會(huì)議紀(jì)要的分類

會(huì)議紀(jì)要大致有兩種類型：

（1）辦公會(huì)議紀(jì)要。又稱日常行政工作會(huì)議紀(jì)要。主要用來(lái)反映黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)開(kāi)會(huì)研究問(wèn)題、部署工作的情況，其作用是為機(jī)關(guān)單位工作的開(kāi)展提供實(shí)在的指導(dǎo)和具體的依據(jù)。

（2）專項(xiàng)會(huì)議紀(jì)要。各種各樣的交流會(huì)、座談會(huì)、研討會(huì)的會(huì)議紀(jì)要，多屬于這一類型。這種會(huì)議紀(jì)要常常通過(guò)對(duì)涉及有關(guān)工作的重要方針、政策理論原則問(wèn)題的交流、討論情況的紀(jì)實(shí)，給人們以深刻的啟發(fā)，給工作以宏觀的指導(dǎo)。但是它未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)，就不具有像辦公會(huì)議紀(jì)要那樣的行政約束力。

3、會(huì)議紀(jì)要的組成會(huì)議紀(jì)要一般由標(biāo)題、開(kāi)頭、主體、結(jié)尾四部分組成。

（1）標(biāo)題。例會(huì)、辦公會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題，要求標(biāo)明是何單位、何種性質(zhì)的會(huì)議。其他會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題一般由會(huì)議召開(kāi)單位、會(huì)議名稱和文種組成，也有只由會(huì)議名稱和文種兩面三項(xiàng)內(nèi)容組成的。

（2）開(kāi)頭。簡(jiǎn)要介紹會(huì)議的基本情況，敘述召開(kāi)會(huì)議的根據(jù)、目的、會(huì)議的起止時(shí)間、地點(diǎn)、參加會(huì)議的人員、會(huì)議的基本議程、主要活動(dòng)和會(huì)議的結(jié)果。

（3）主體。緊承開(kāi)頭。具體闡述會(huì)議討論的問(wèn)題和意見(jiàn)、結(jié)論和決定以及對(duì)今后工作所提出的要求，從而把會(huì)議的主要精神和成果全面、具體、詳盡地反映出來(lái)。這一部分是會(huì)議紀(jì)要的中心，常見(jiàn)的寫(xiě)法有兩種：

①概括敘述式。就是把會(huì)議的發(fā)言、討論情況加以綜合分析，圍繞中心內(nèi)容，歸納概括成幾個(gè)部分，分條分段用“一、二、三……”的形式或冠以小標(biāo)題進(jìn)行排列，標(biāo)明層次，然后對(duì)各個(gè)部分作完整系統(tǒng)的說(shuō)明和闡述。這種寫(xiě)法的優(yōu)點(diǎn)是：擬寫(xiě)靈活，綱目清晰，層次分明，便于將問(wèn)題講深講透。

②發(fā)言記錄式。即可按會(huì)議的發(fā)言順序，把握發(fā)言要點(diǎn)，將發(fā)言者的觀點(diǎn)、論據(jù)如實(shí)記錄整理；也可按會(huì)議討論的問(wèn)題，分別列出小標(biāo)題，然后在小標(biāo)題的下面，寫(xiě)出重點(diǎn)發(fā)言。這種寫(xiě)法較概括敘述式簡(jiǎn)便，一般小型會(huì)議、專業(yè)性會(huì)議或座談會(huì)多采用此種寫(xiě)法。

（4）結(jié)尾。一些會(huì)議紀(jì)要不單獨(dú)寫(xiě)結(jié)尾。主體部分的最后一個(gè)問(wèn)題寫(xiě)完即收束全文。有些會(huì)議紀(jì)要單獨(dú)寫(xiě)一段結(jié)尾，或是定會(huì)議主持人或其他領(lǐng)導(dǎo)人的總結(jié)講話：或是對(duì)會(huì)議作出一些基本估價(jià)，發(fā)出號(hào)召，提出希望。

4、如何擬寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題標(biāo)題是會(huì)議紀(jì)要的一個(gè)不可缺少的組成部分。會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題有以下幾種寫(xiě)法：

（1）會(huì)議名稱+文種。如《××學(xué)會(huì)第×屆年會(huì)紀(jì)要》。

（2）會(huì)議名稱+紀(jì)要內(nèi)容+文種。如《××學(xué)會(huì)第×屆理事會(huì)第×次會(huì)議決議事項(xiàng)紀(jì)要》。

（3）發(fā)文單位名稱+會(huì)議名稱+文種。如《×市日用雜品公司進(jìn)一步做好黑砂鍋市場(chǎng)供應(yīng)工作會(huì)議紀(jì)要》。

（4）正題+副題。正題闡述會(huì)議的主旨、意義，副題交待會(huì)議的名稱、文種。如:“維護(hù)財(cái)政制度加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)管理在某部召開(kāi)的《××法》座談會(huì)上的發(fā)言紀(jì)要“作為一種正式的公文，會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題必須寫(xiě)得明確，決不能以“會(huì)議紀(jì)要”為題。

5、會(huì)議紀(jì)要正文的幾種寫(xiě)法會(huì)議紀(jì)要的正文主要有三種寫(xiě)法。

（1）條項(xiàng)式寫(xiě)法

即把討論的問(wèn)題和決定的事項(xiàng)，分條分項(xiàng)寫(xiě)出。會(huì)議討論了幾個(gè)問(wèn)題。紀(jì)要就以幾個(gè)問(wèn)題各自成一點(diǎn)寫(xiě)出。工作會(huì)議紀(jì)要大多都有用這種寫(xiě)法。這種寫(xiě)法條條項(xiàng)項(xiàng)井然有序，便于理解、記憶、執(zhí)行。

（2）綜合式寫(xiě)法

即把會(huì)議內(nèi)容，按性質(zhì)綜合為若干部分，然后逐一寫(xiě)出。工作經(jīng)驗(yàn)會(huì)議紀(jì)要、學(xué)術(shù)問(wèn)題研討會(huì)紀(jì)要，一般都有用這種寫(xiě)法。這種寫(xiě)法有一定的難度，但有利于概括豐富的內(nèi)容，有利于從原則高度上把問(wèn)題說(shuō)深講透。

（3）摘錄式寫(xiě)法

即摘要直記會(huì)上發(fā)言內(nèi)容，按發(fā)言順序或按內(nèi)容性質(zhì)歸類寫(xiě)出。這類寫(xiě)法通過(guò)摘錄發(fā)言人的話，反映發(fā)言人觀點(diǎn)，使人覺(jué)得客觀、真實(shí)。先寫(xiě)發(fā)言者的姓名，然后再記其發(fā)言。記發(fā)言者的第一次發(fā)言時(shí)，在姓名后可注明發(fā)言者的單位、職務(wù)。要注意不要全文、原話盡錄，要摘其要點(diǎn)。

6、會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄等同嗎

會(huì)議紀(jì)要是在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上產(chǎn)生的，它是對(duì)會(huì)議記錄的歸納和概括。因而它雖然來(lái)源于會(huì)議記錄，但卻又明顯地不同于會(huì)議記錄。

會(huì)議記錄不是公文，只是一種事務(wù)文書(shū)，是會(huì)議情況的原始記錄，是擬寫(xiě)公文的原始參考資料。因此，會(huì)議記錄一定要按會(huì)議的實(shí)際進(jìn)程詳細(xì)地記錄開(kāi)會(huì)的情況和每位發(fā)言人的發(fā)言。真實(shí)地反映發(fā)言人對(duì)每個(gè)議題的看法和意見(jiàn)，不能隨意增刪。一般說(shuō)是發(fā)言人怎么說(shuō)就怎么記，不能人為地加以整理和歸納，尤其是會(huì)議在某一問(wèn)題上出現(xiàn)分歧的時(shí)候，會(huì)議記錄更要準(zhǔn)確詳盡地把分歧意見(jiàn)完整地記錄下來(lái)，以體現(xiàn)會(huì)議的實(shí)際面貌，若想了解會(huì)議的全過(guò)程，查看當(dāng)時(shí)的會(huì)議記錄是最佳的方法。

會(huì)議記錄是一種正式的公文，它記載的是會(huì)議的要點(diǎn)（與會(huì)各方所達(dá)成的共識(shí)），諸如會(huì)場(chǎng)的氣氛、會(huì)上的分歧、每位發(fā)言人的詳細(xì)發(fā)言等過(guò)于細(xì)致的情況在紀(jì)要中是不可能得到完整全面的反映的。因此我們說(shuō)，想從會(huì)議紀(jì)要中看到會(huì)議的全貌是不可能的。

這個(gè)問(wèn)題同時(shí)也在提醒我們。擬寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要時(shí)一定要本著“記錄要點(diǎn)的”宗旨，概括地傳達(dá)會(huì)議的精神和要求，不能缺少必要的歸納，否則就會(huì)將會(huì)議紀(jì)要寫(xiě)成會(huì)議記錄了。要想把會(huì)議紀(jì)要寫(xiě)好，首先就要明確開(kāi)會(huì)的目的，其次要通盤(pán)了解會(huì)議的進(jìn)行情況，最后還要仔細(xì)分析研究會(huì)議的發(fā)言記錄和其它相關(guān)的文字材料。在通盤(pán)了解、全面把握會(huì)議的進(jìn)程的基礎(chǔ)上寫(xiě)成的會(huì)議紀(jì)要才是成功的會(huì)議要。

六、批復(fù)

1、批復(fù)的概念

《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：“答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)，用‘批復(fù)’”。

批復(fù)是答復(fù)性的下行文書(shū)，它是上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)的指導(dǎo)性文件。批復(fù)必須以下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示或報(bào)告為存在的條件。沒(méi)有請(qǐng)示，也就無(wú)所謂批復(fù)。由此可見(jiàn)，批復(fù)與請(qǐng)示，是彼此相互對(duì)應(yīng)的兩種公文。請(qǐng)示是上行文，批復(fù)是下行文。沒(méi)有下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示，就沒(méi)有上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。請(qǐng)示和批復(fù)是正式行政公文中唯一具有相關(guān)聯(lián)的一對(duì)文種。這一特點(diǎn)決定了在批復(fù)的撰寫(xiě)中，應(yīng)充分體現(xiàn)出批復(fù)對(duì)于請(qǐng)示的針對(duì)性。因此，中以說(shuō)批復(fù)是針對(duì)請(qǐng)示的批答公文。它是專門(mén)解決請(qǐng)示問(wèn)題專用公文，其行文受到請(qǐng)示機(jī)關(guān)和請(qǐng)示內(nèi)容的制約，行文關(guān)系和行文內(nèi)容都是特定的。

2、批復(fù)的特點(diǎn)

批復(fù)是上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)下級(jí)請(qǐng)示的一種下行文，它只針對(duì)請(qǐng)示而行文，它與通知、指示有所不同。通知、指示是上級(jí)機(jī)關(guān)主動(dòng)下發(fā)的，批復(fù)是根據(jù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示而發(fā)的。其特點(diǎn)有：

（1）下行性；

（2）針對(duì)性；

（3）及時(shí)性；

（4）制約性；

（5）實(shí)踐性。

3、批復(fù)的結(jié)構(gòu)

批復(fù)的結(jié)構(gòu)可由標(biāo)題、主送單位、正文和落款四部分組成。

（1）標(biāo)題

批復(fù)的標(biāo)題大體有兩種寫(xiě)法：一是完整規(guī)范的標(biāo)題，如《中共中央對(duì)〈關(guān)于在職工中開(kāi)展讀書(shū)活動(dòng)的報(bào)告〉的批復(fù)》；二是由五部分組成的標(biāo)題，如《國(guó)務(wù)院關(guān)于同意遼寧省調(diào)整錦州市與錦西縣行政區(qū)域界線給遼寧省人民政府的批復(fù)》。該類標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、批復(fù)意見(jiàn)、事由、受文機(jī)關(guān)名稱和文種共五部分組成。這類標(biāo)題雖然復(fù)雜，但表述清楚、嚴(yán)密。如果標(biāo)題中不寫(xiě)受文機(jī)關(guān)名稱，通常在公文主送單位處（即標(biāo)題的左下方，正文之前）寫(xiě)明受文機(jī)關(guān)名稱，或者在標(biāo)題的下方寫(xiě)明發(fā)文的年、月、日和對(duì)某機(jī)關(guān)的批復(fù)字樣，并用括號(hào)括上。日期字號(hào)與正文相同。

（2）批復(fù)的主送機(jī)關(guān)

也就是報(bào)送請(qǐng)示的機(jī)關(guān)。如果標(biāo)題中沒(méi)有標(biāo)明報(bào)送請(qǐng)示的機(jī)關(guān)名稱，主送機(jī)關(guān)和名稱要單獨(dú)寫(xiě)上，放在標(biāo)題之后、正文之前，頂格書(shū)寫(xiě)。如果標(biāo)題中已經(jīng)標(biāo)明了報(bào)送請(qǐng)示的機(jī)關(guān)的名稱，那么主送機(jī)關(guān)也可以省略不寫(xiě)。

（3）正文

批復(fù)的正文一般由三部分組成，一是批復(fù)依據(jù)，或叫告知情況，寫(xiě)“×年×月×日請(qǐng)示收悉”，或“×發(fā)[19××]×號(hào)請(qǐng)示收悉”或“×年×月×日×發(fā)[19××]×號(hào)請(qǐng)示收悉”等文字，有的還寫(xiě)“經(jīng)研究，批復(fù)如下”，這就構(gòu)成了批復(fù)的依據(jù)，即針對(duì)某請(qǐng)示件人作出答復(fù)。二是批復(fù)內(nèi)容。如果對(duì)請(qǐng)示內(nèi)容不同意，要寫(xiě)明理由；如果是因情況不明，決心難下，可以寫(xiě)“暫不予批復(fù)”，但一定要用函件告訴對(duì)方。批復(fù)的內(nèi)容一定要寫(xiě)得明確、具體，不可含糊其辭。三是結(jié)語(yǔ)。批復(fù)的結(jié)尾很簡(jiǎn)單，一般只寫(xiě)“此復(fù)”或“特此批復(fù)”，并且另起一行，表示全文的結(jié)束，但有的批復(fù)不一定有這類結(jié)束語(yǔ)，近年來(lái)，不少批復(fù)均不用結(jié)束語(yǔ)，在表明態(tài)度、分析說(shuō)理或作完批示后，即收尾結(jié)束。

（4）落款

如標(biāo)題寫(xiě)了發(fā)文單位的名稱，落款可以省略，只寫(xiě)×年×月×日即可。如標(biāo)題沒(méi)有寫(xiě)發(fā)文單位，又沒(méi)有用帶版頭的正式公文紙印刷，落款必須寫(xiě)清楚發(fā)文單位的名稱。

4、批復(fù)寫(xiě)作應(yīng)注意的事項(xiàng)

（1）批復(fù)具體體現(xiàn)了黨和國(guó)家的方針政策與實(shí)際情況的結(jié)合，因此，應(yīng)以高度的責(zé)任心對(duì)待這一工作。

（2）及時(shí)批復(fù)，以免貽誤工作。

（3）如來(lái)文請(qǐng)示事宜雖然可行，但所陳述的辦法不夠妥當(dāng)，或文字不甚周密，可將來(lái)文退回，請(qǐng)其修改后再作批復(fù)。

（4）有些請(qǐng)示，不按行文的正常渠道辦理或一文多頭請(qǐng)示，應(yīng)予以糾正，以免貽誤工作。

（5）措辭要莊重、周密、準(zhǔn)確。

（6）注意堅(jiān)持一請(qǐng)示一批復(fù)的原則。

七、決議

1、決議的概念

決議是公布經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò)，并要求有關(guān)單位和個(gè)人貫徹執(zhí)行的一種公文。它往往集中體現(xiàn)會(huì)議的成果，反映與會(huì)者的共同意志和想法。因此，決議具有鮮明的權(quán)威性和很強(qiáng)的約束力。會(huì)議一經(jīng)作出決議，就要求有關(guān)單位和個(gè)人，必須遵照?qǐng)?zhí)行，不容改變。決議具有指導(dǎo)和指示作用。

2、決議的種類

按決議性質(zhì)劃分，決議有兩種形式：

（1）規(guī)范性決議

其主文表述的是重要決策事項(xiàng)，具有條例、規(guī)定等法規(guī)文件的效力。

（2）性決議

其主文表述的不是決策事項(xiàng)，只說(shuō)明或簡(jiǎn)要說(shuō)明決議事項(xiàng)的法定效力。而有關(guān)的決策事項(xiàng)，則作為附件附錄于決議之后。

按決議的內(nèi)容分，也可以分為兩種形式：

（1）綜合性決議

是將整個(gè)會(huì)議決議的事項(xiàng)全面總結(jié)和概括后形成的決議，它反映會(huì)議的全部成果?！吨泄仓醒胝尉?jǐn)U大會(huì)議決議要點(diǎn)》（1951年2月18日），它概括了中共中央政治局會(huì)議決議的八個(gè)方面的工作要點(diǎn)，全面反映了這次會(huì)議的成果。

（2）專題性決議

是指會(huì)議就某一個(gè)單一問(wèn)題或單項(xiàng)工作作出的決議。如1986年9月28日中共十二屆六中全會(huì)作出的《中共中央關(guān)于社會(huì)主義精神文明建設(shè)指導(dǎo)方針的決議》。雖然決議只有八條，但都是圍繞精神文明建設(shè)方針展開(kāi)的，所以仍屬專題性決議。

3、決議的寫(xiě)法

決議一般由三個(gè)部分組成：標(biāo)題、通過(guò)的會(huì)議和日期、正文。

（1）標(biāo)題

有兩種寫(xiě)法：一是完整標(biāo)題。這種標(biāo)題使用頻率最大，因?yàn)檫@種標(biāo)題最能體現(xiàn)決議嚴(yán)肅、鄭重的特點(diǎn)。二是事由加文種或會(huì)議加文種的標(biāo)題法。

（2）通過(guò)的會(huì)議和日期

既在標(biāo)題的下面，標(biāo)明該決議由什么會(huì)議、于什么時(shí)間通過(guò)，并用括號(hào)括上。

（3）正文

正文的寫(xiě)法因決議的類型不同而有些差異。下文詳述。標(biāo)題，要寫(xiě)明發(fā)文機(jī)關(guān)或會(huì)議的名稱和文種，發(fā)文機(jī)關(guān)或會(huì)議名稱，要寫(xiě)全稱，不要省略。文種也不能省略。專題性決議的標(biāo)題要寫(xiě)明決議事由，事由一般的可以簡(jiǎn)化，重要的、嚴(yán)肅的則不可簡(jiǎn)化，事由要反映決議的中心內(nèi)容。

決議的時(shí)間，不能寫(xiě)在決議的正文之后，而是寫(xiě)在標(biāo)題之下、正文之前，通常用括號(hào)注明是什么時(shí)間，在什么會(huì)議上通過(guò)的，表示生效時(shí)間。如果標(biāo)題中未寫(xiě)明通過(guò)決議的會(huì)議名稱，那么此處時(shí)間之后，應(yīng)加上某會(huì)議通過(guò)字樣。

八、決定

1、決定的概念

《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法》中說(shuō)：“對(duì)某些問(wèn)題或者重大行動(dòng)做出安排，用‘決定’”。決定的使用范圍很廣，國(guó)家黨政機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體可以使用，基層企事業(yè)單位也可以使用。

2、決定的主要特點(diǎn)

決定是各機(jī)關(guān)、單位對(duì)特定的事項(xiàng)或問(wèn)題作出的決議或規(guī)定，要求相關(guān)人員必須貫徹執(zhí)行，絕不能陽(yáng)奉陰違，這就決定了它的主要特點(diǎn)是指令性和規(guī)范性。

3、決定和種類

決定在形式上大體上有三種類型：

（1）針對(duì)某個(gè)具體問(wèn)題或事項(xiàng)的決策。如《全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)關(guān)于迅速審判嚴(yán)重危害社會(huì)治安的犯罪分子的程序的決定》就屬于這種類型。

（2）針對(duì)某一方面或的工作或某一類問(wèn)題。這種決定，一般偏重于統(tǒng)一認(rèn)識(shí)和確定某一方面的方針政策。比如《中共中央關(guān)于經(jīng)濟(jì)體制改革的決定》、《中共中央關(guān)于教育體制改革的決定》等，就屬于這種類型，這些決定都帶有綱領(lǐng)性、法規(guī)性，其中的若干政策性規(guī)定，都要求下級(jí)機(jī)關(guān)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

（3）用于表彰和懲戒。這是因?yàn)槟骋皇录顒?dòng)已經(jīng)完結(jié)，為了樹(shù)立榜樣以表彰好人好事，或吸取教訓(xùn)以批評(píng)壞人壞事而作出的決定。