導(dǎo)語：電子文件歸檔管理實(shí)施意見一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

根據(jù)《*市電子文件歸檔及管理暫行辦法》的規(guī)定，結(jié)合*市機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)際，制定本實(shí)施意見。*市各市級(jí)機(jī)關(guān)和列入進(jìn)館單位的其他社會(huì)組織按照本實(shí)施意見執(zhí)行。

一、電子文件的管理

包括電子文件的收集、整理、歸檔、移交、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)。

1.電子文件的收集

(1)收集范圍：

按國家關(guān)于文件歸檔范圍的現(xiàn)行規(guī)定執(zhí)行。

①網(wǎng)上流轉(zhuǎn)的電子文件，包括上級(jí)下發(fā)的文件，同級(jí)的平行文件，下級(jí)上報(bào)的文件和本單位形成的文件。

②非網(wǎng)上流轉(zhuǎn)的紙質(zhì)文件，包括會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、會(huì)議文件等不經(jīng)文書處理的文件采取相應(yīng)技術(shù)手段轉(zhuǎn)換成的電子文件。

③其他門類的電子文件，包括數(shù)碼照片、CAD圖紙、視頻文件、音頻文件和其他多媒體電子文件等。

(2)收集要求：

①各單位要保留電子文件流轉(zhuǎn)的重要過程，包括重要的修改、領(lǐng)導(dǎo)審閱簽署的重要意見、電子簽名等。

②要在電子文件與紙質(zhì)文件之間建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系，一般用檔號(hào)來標(biāo)識(shí)。

③保證電子文件在流轉(zhuǎn)過程中不被非正常修改，由技術(shù)部門設(shè)置權(quán)限，并在運(yùn)行過程中做好實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保安全。每天在線備份一次，每3個(gè)月脫機(jī)保存一次。

④電子文件的存儲(chǔ)格式一般為PC機(jī)上可讀取的通用文件格式，必要時(shí)連同專用軟件一并收集。

(3)收集辦法：

①通過*市電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)(以下簡稱OA系統(tǒng))進(jìn)行收集。

②非網(wǎng)上流轉(zhuǎn)的紙質(zhì)文件通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為電子文件。

③其他門類的電子文件做到“誰辦理，誰收集”。

2.電子文件的整理

(1)整理要求：

電子文件的整理要求與紙質(zhì)文件相同，按年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問題)整理。

(2)整理方法：

通過OA系統(tǒng)、歸檔管理軟件，分別按要求進(jìn)行著錄，必須著錄的項(xiàng)目有全宗號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)(問題)名稱、機(jī)構(gòu)(問題)代碼、件號(hào)、檔號(hào)、題名、文號(hào)、責(zé)任者、成文日期、載體類型、載體數(shù)量、保管期限、密級(jí)(公開、國內(nèi))、主題詞及相應(yīng)的電子文件聯(lián)接等，按年度、保管期限、機(jī)構(gòu)或問題等形成機(jī)讀目錄。

(3)歸檔電子文件載體的整理：

脫機(jī)歸檔的載體可以采取按時(shí)間順序編大流水號(hào)的方法，填寫《電子文件載體登記表》和《歸檔載體內(nèi)部目錄登記表》(見表1、表2)。

3.電子文件的歸檔

(1)歸檔時(shí)間：

①邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行，隨辦隨歸。

②物理歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤脫機(jī)保管。

③每年的第一季度必須向單位檔案部門移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，并刻錄成光盤等脫機(jī)保管載體。

(2)歸檔檢測(cè)：

在進(jìn)行電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測(cè)。檢測(cè)內(nèi)容包括：

①硬件環(huán)境的有效性；

②軟件環(huán)境的有效性：

③信息記錄格式的通用性。

(3)歸檔鑒定：

在對(duì)電子文件的有效性和完整性進(jìn)行審核后，必須由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽署意見，檔案部門還應(yīng)出具鑒定結(jié)果報(bào)告。鑒定內(nèi)容包括：

①電子文件的損壞鑒定：

②電子文件的有效性和完整性鑒定；

③電子文件流轉(zhuǎn)過程的完整性鑒定；

④電子文件與歸檔的紙質(zhì)文件的關(guān)聯(lián)性鑒定。

(4)保管期限的劃分：

電子文件保管期限劃分，按國家關(guān)于紙質(zhì)文件歸檔的現(xiàn)行規(guī)定執(zhí)行。

(5)歸檔要求：

①數(shù)據(jù)集歸檔。向本單位檔案部門移交脫機(jī)保管的歸檔電子文件光盤等載體，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時(shí)，復(fù)制第3套，異地保存。其內(nèi)容包括上一年度歸檔的永久、長期、短期的電子文件全文、目錄及相關(guān)信息，上一年度文書處理收文、發(fā)文數(shù)據(jù)集。

②采用的載體按優(yōu)先級(jí)別分別為只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等，禁止使用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。

③在移交脫機(jī)保管載體的同時(shí)，文書部門必須將上一年度歸檔的永久、長期電子文件制成紙質(zhì)文件一同歸檔，紙質(zhì)文件的歸檔整理方法不變。

④其他非文本文件，包括非網(wǎng)上流轉(zhuǎn)的紙質(zhì)文件掃描成的電子文件應(yīng)按統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式進(jìn)行歸檔。

4.電子文件的歸檔移交

電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至本單位檔案部門保管。

(1)歸檔載體的標(biāo)識(shí)：

存儲(chǔ)歸檔電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫編號(hào)、名稱、時(shí)間、載體類型、密級(jí)、保管期限等。

(2)歸檔載體的檢驗(yàn)：

各單位檔案保管部門應(yīng)配備相應(yīng)的技術(shù)處理設(shè)備，包括：1臺(tái)與服務(wù)器相連的計(jì)算機(jī)，1臺(tái)能閱讀歸檔載體的設(shè)備(如光驅(qū)、磁帶機(jī)等)，1臺(tái)激光打印機(jī)，以及其他必須的設(shè)備(設(shè)備型號(hào)、技術(shù)指標(biāo)由技術(shù)部門另行確定)，以滿足歸檔載體檢驗(yàn)的需求。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn)，包括載體外觀檢驗(yàn)，病毒檢驗(yàn)等。合格率應(yīng)達(dá)到100％。

(3)電子文件的檢驗(yàn)：

要對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行抽查，從文件真實(shí)性、完整性、有效性三個(gè)方面進(jìn)行檢驗(yàn)。抽查比例不少于20％，抽查合格率要求達(dá)到100％。各單位檔案部門要把歸檔載體上的文件與網(wǎng)上文件進(jìn)行比照，具體要求如下：

①文件真實(shí)性檢驗(yàn)：檢驗(yàn)電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和其他信息(如修改、簽署意見等)經(jīng)過處理后是否與原始狀況一致。

②文件完整性檢驗(yàn)：檢驗(yàn)電子文件的內(nèi)容是否有缺損，頁數(shù)是否一致。

③文件有效性檢驗(yàn)：檢驗(yàn)電子文件是否具備可利用性、數(shù)據(jù)的可識(shí)別性等，即文件是否能閱讀，是否能進(jìn)行處理。

(4)移交手續(xù)：

驗(yàn)收合格后，各單位檔案部門在電子文件入庫登記表上簽字蓋章。網(wǎng)上邏輯歸檔與歸檔載體的接收同時(shí)辦理手續(xù)。一式2份，一份交電子文件移交部門，一份自存(見表3)。

5.電子文件的移交進(jìn)館

列入進(jìn)館范圍的單位，其所有歸檔的永久、長期非涉密電子文件應(yīng)于每年4月底前向市檔案館進(jìn)行網(wǎng)上移交并辦理相關(guān)手續(xù)。各單位具體移交時(shí)間表、手續(xù)、方法，由市檔案館另行通知。

歸檔電子文件網(wǎng)上移交前，檔案形成單位必須認(rèn)真檢測(cè)歸檔電子文件，并接受市檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

6.歸檔電子文件的保管

電子文件保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案的一般要求外，還應(yīng)符合下列條件：

(1)環(huán)境溫度：14℃~24℃；

(2)相對(duì)濕度：45％~60％；

(3)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)；

(4)與有害氣體隔離；

(5)采取防潮措施。

7.歸檔電子文件的利用

(1)電子文件的封存載體不得外借。

(2)利用時(shí)使用拷貝件，利用者對(duì)電子文件的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定的范圍之內(nèi)進(jìn)行。

8.歸檔電子文件的統(tǒng)計(jì)

各單位檔案保管部門應(yīng)及時(shí)按年度對(duì)電子文件的保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

9.電子文件的鑒定銷毀

(1)電子文件的鑒定，按國家現(xiàn)行規(guī)定執(zhí)行。

(2)電子文件的銷毀，應(yīng)在辦理審批手續(xù)后實(shí)施。

(3)非涉密電子文件可進(jìn)行邏輯刪除。

10涉密電子文件的管理

(1)涉密電子文件的范圍：

指含有國家秘密、工作秘密、內(nèi)部信息的涉密文件、內(nèi)部文書、重要會(huì)議記錄等，包括密級(jí)類別中內(nèi)部、秘密、機(jī)密、絕密4個(gè)類別。

(2)涉密電子文件的整理：

在文件分類時(shí)設(shè)為保密類，目錄單列。涉密電子文件必須在與公共信息網(wǎng)絡(luò)(國際互聯(lián)網(wǎng))、電子政務(wù)外網(wǎng)物理隔離的計(jì)算機(jī)單機(jī)和錄入設(shè)備上單獨(dú)整理(包括電子掃描、信息輸入等)。

(3)涉密電子文件的歸檔、移交和保存：

①涉密電子文件必須加密保存在脫機(jī)載體上，并在脫機(jī)載體上標(biāo)明密級(jí)后向單位檔案室移交。向市檔案館移交加密脫機(jī)載體時(shí)，需通過機(jī)要交通或由專人送達(dá)。

②嚴(yán)禁通過公共信息網(wǎng)絡(luò)(國際互聯(lián)網(wǎng))、電子政務(wù)外網(wǎng)傳輸包括目錄在內(nèi)的涉密歸檔的電子文件信息。

③涉密電子文件需要使用數(shù)據(jù)庫保存時(shí)，應(yīng)單獨(dú)建庫，與公共信息網(wǎng)絡(luò)(國際互聯(lián)網(wǎng))、電子政務(wù)外網(wǎng)物理隔離，并采取與所保護(hù)的電子文件密級(jí)相一致的經(jīng)國家主管部門批準(zhǔn)的加密技術(shù)進(jìn)行加密保存。

(4)涉密電子文件的利用：

涉密電子文件的利用與涉密紙質(zhì)文件的利用相一致，需根據(jù)《國家秘密載體保密管理規(guī)定》(中辦廳字［2000］58號(hào))的要求，明確利用權(quán)限、審批程序和利用者應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的保密責(zé)任及義務(wù)，并嚴(yán)格審批手續(xù)。

(5)涉密電子文件的銷毀：

涉密電子文件需要銷毀時(shí)，應(yīng)確保存儲(chǔ)載體與涉密信息一并銷毀，不能一并銷毀的，應(yīng)采取強(qiáng)消磁等技術(shù)措施徹底清除涉密信息。

二、電子文件管理的技術(shù)要求．

(一)電子文件管理設(shè)備要求

1.硬件配置：英特爾奔騰Ⅲ以上級(jí)別中央處理器的PC機(jī)(內(nèi)存要求在128MB以上，硬盤要求在80GB以上)，掃描儀，光盤刻錄機(jī)。

2.軟件配置：微軟公司W(wǎng)indows98以上級(jí)別的操作系統(tǒng)，InternetExplorer5．0以上版本的瀏覽器，市信息辦統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的OA歸檔管理系統(tǒng)。

(二)歸檔電子文件存儲(chǔ)格式

歸檔電子文件存儲(chǔ)格式是指在PC機(jī)上可讀取利用的文件格式。

該文件格式應(yīng)按本意見提供的《歸檔電子文件存儲(chǔ)格式及載體》(參照下表)選擇存儲(chǔ)格式和載體，其中用于脫機(jī)保存的電子文件載體上應(yīng)標(biāo)明編號(hào)。