導(dǎo)語：學(xué)校檔案信息化建設(shè)問題及策略一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：學(xué)校的檔案主要包括學(xué)生的學(xué)籍檔案與教師的教學(xué)檔案兩大部分，由文字與圖表組成記錄。在信息時(shí)代背景下，實(shí)現(xiàn)更加便捷的檔案管理，同時(shí)也成為學(xué)校工作的必然趨勢(shì)。因此，怎樣才可以更好地進(jìn)行學(xué)校檔案信息化管理顯得至關(guān)重要。本文通過學(xué)校檔案信息化建設(shè)的思考進(jìn)行深度探究，并提出相對(duì)應(yīng)策略，為之后學(xué)校檔案信息化建設(shè)提供有效的參考。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；檔案管理；信息化

檔案管理工作作為學(xué)校管理工作的重要內(nèi)容之一，對(duì)促進(jìn)學(xué)校長(zhǎng)足發(fā)展和學(xué)生成人、成才有極為重要的意義。信息化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，具有較大的差異性，將信息技術(shù)融入檔案管理過程，在提升檔案管理乃至學(xué)校整體管理效率的同時(shí)，也有力促進(jìn)了學(xué)校數(shù)字化工作的進(jìn)行，同時(shí)還能大大提升教學(xué)質(zhì)量。現(xiàn)階段，隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，許多學(xué)校開始運(yùn)用信息技術(shù)開展檔案管理工作，但在此過程，依然出現(xiàn)很多的問題。如何有效解決這些問題、充分發(fā)揮檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)，是當(dāng)前需要深度探究的一大課題。

1信息化背景下中學(xué)檔案數(shù)字化管理的重要意義

首先，有利于提高工作的效率?，F(xiàn)階段，我國(guó)個(gè)別學(xué)校還是運(yùn)用傳統(tǒng)方式進(jìn)行人工整理，以紙質(zhì)版材料為主，雖然這種方式在一定程度上可保證信息的準(zhǔn)確性，但龐大的工作量也給檔案管理人員帶來巨大的工作壓力。而學(xué)校利用檔案信息化管理，不僅可節(jié)省大量的時(shí)間，還解決人為丟失材料的問題；其次，有利于節(jié)省存儲(chǔ)空間。傳統(tǒng)的檔案保存都是紙質(zhì)裝訂，采用的是棉線，而隨著社會(huì)不斷發(fā)展，學(xué)校也隨著擴(kuò)大規(guī)模，所以應(yīng)保存的材料也逐漸增多，檔案室的空間已無法滿足自身的要求，通過檔案信息化管理，就可解決以上的問題，節(jié)約空間[1]；最后，信息化管理能滿足教師與學(xué)生間的需求。傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案目錄不能快速查詢到所需的資料，而信息化建設(shè)卻能及時(shí)地解決此問題，僅需創(chuàng)設(shè)大的信息庫，就可將這部分資源全部進(jìn)行保存，在查看檔案時(shí)通過搜索就可呈現(xiàn)出來，無論是在整理檔案時(shí)，還是在增加檔案過程中，都比傳統(tǒng)的方式更加便捷、便利。

2學(xué)校檔案信息化建設(shè)中存在的問題

2.1對(duì)檔案信息化缺乏全面的認(rèn)知

目前，學(xué)校在檔案信息化建設(shè)過程中，多數(shù)工作人員缺乏對(duì)信息化的全面認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案信息化與檔案數(shù)字化以及檔案網(wǎng)絡(luò)化都是相同的，都需利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等儀器設(shè)備，處理學(xué)校內(nèi)的紙質(zhì)版檔案，認(rèn)為做到這些就是完成相關(guān)檔案信息化建設(shè)工作，但是，學(xué)校檔案信息化不僅是對(duì)紙質(zhì)版檔案加以管理，也需用校園網(wǎng)絡(luò)以及現(xiàn)代化技術(shù)方法去搜集檔案信息資源，以此保證學(xué)校信息化建設(shè)管理的智能性與規(guī)范性；

2.2基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善

在新時(shí)代的背景下，學(xué)校檔案信息量也逐漸遞增，其類型也多種多樣，并對(duì)相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施也提出更高的要求。但一些學(xué)校由于自身的實(shí)際情況，相關(guān)設(shè)施、設(shè)備配備不夠齊全、完善，導(dǎo)致學(xué)校在檔案信息化建設(shè)中，運(yùn)用相關(guān)儀器設(shè)探究學(xué)校檔案信息化建設(shè)的思考王春梅（山東省聊城第三中學(xué)聊城252002）備都非常有限，同時(shí)大多數(shù)學(xué)校直接利用網(wǎng)絡(luò)中現(xiàn)有的方案管理軟件進(jìn)行工作[2]，久之，忽略對(duì)軟件的升級(jí)與維護(hù)，在一定意義上直接影響學(xué)校檔案管理信息化水平的提升；

2.3相關(guān)細(xì)則有待完善

從整體上說，部分學(xué)校的檔案信息化建設(shè)管理制度體系有待完善，其中制度相關(guān)內(nèi)容都是站在全局角度上介紹檔案信息化建設(shè)范圍以及管理要求，由于在實(shí)際檔案信息化建設(shè)管理過程中，相關(guān)細(xì)則不夠完善，且缺乏良好實(shí)操性，進(jìn)而阻礙了工作進(jìn)度；不僅如此，隨著學(xué)校檔案類型朝著多元化方向發(fā)展，目前的檔案管理制度也存在落后現(xiàn)象，其中檔案信息化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容，僅運(yùn)用在文字、圖片以及影音視頻上，無法實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值，同時(shí)也給學(xué)校檔案信息化建設(shè)工作帶來巨大的挑戰(zhàn)；

2.4對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全重視不夠

現(xiàn)今大部分學(xué)校在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)工作時(shí)，往往著重檔案信息化處理上，比如，利用現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)設(shè)備去解決紙質(zhì)版檔案，同時(shí)也利用現(xiàn)有的軟件對(duì)學(xué)校檔案資料整理與保存。但卻忽略了網(wǎng)絡(luò)安全管理工作，由于投入資金較少，部分學(xué)校僅僅安裝非常簡(jiǎn)單的防病毒軟件[3]。然而，隨著社會(huì)不斷地發(fā)展，各種、各樣的網(wǎng)絡(luò)病毒也隨著不斷地進(jìn)行變異，運(yùn)用簡(jiǎn)單防病毒軟件已無法保證學(xué)校檔案信息的安全；另外，在檔案共享與傳輸時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)丟失、竊取信息的情況；

2.5學(xué)校檔案管理軟硬環(huán)境不夠明確

現(xiàn)階段，大多數(shù)學(xué)校檔案室已引進(jìn)了現(xiàn)代化先進(jìn)儀器設(shè)備，進(jìn)而保證檔案工作的順利運(yùn)行。但檔案信息管理權(quán)限、電子檔案管理等幾個(gè)方面出現(xiàn)了很多的問題。一些檔案部門高度重視紙質(zhì)版文件整合與搜集，而忽略電子檔案?jìng)浞荩斐删哂幸欢▋r(jià)值的檔案出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。因此，需加大優(yōu)化學(xué)校檔案管理軟硬環(huán)境力度，促進(jìn)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)與軟件管理平臺(tái)進(jìn)行有效管理，便于信息化檔案管理的工作與科研工作、教學(xué)工作以及管理工作進(jìn)行有效地對(duì)接；

2.6資源整理力度有待加強(qiáng)

在傳統(tǒng)管理環(huán)境背景下，學(xué)校檔案資源整合力度較薄弱，進(jìn)而出現(xiàn)效率低與資源體量小的現(xiàn)象，檔案信息化管理在一定程度上可豐富檔案資源，也給檔案管理帶來一定的挑戰(zhàn)。一方面，隨著數(shù)字化檔案增多，讓檔案資源建設(shè)逐漸地過渡到多節(jié)點(diǎn)模式，在一定意義上增加檔案館工作的壓力，讓工作人員可及時(shí)地參與進(jìn)行檔案資源整合，但檔案資源也出現(xiàn)較明顯的離散性特點(diǎn)，給檔案部門整合能力帶來一定的挑戰(zhàn)；另一方面，目前，學(xué)校檔案需求也在不斷地變化，類型也逐漸增多，怎樣才能有計(jì)劃地為不同層面提供檔案資源，已成為檔案部門高度重視問題；

2.7檔案管理人員安全意識(shí)薄弱

由于學(xué)校中檔案管理人員自身能力普遍薄弱，不能符合現(xiàn)代化信息檔案管理的需求，缺乏一定的專業(yè)素質(zhì)以及創(chuàng)新精神。更為嚴(yán)重的是檔案管理理念與方法過于陳舊、落后，自身的業(yè)務(wù)與信息技術(shù)管理要求不吻合，進(jìn)而無法實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范性。

3學(xué)校檔案信息化建設(shè)的有效策略

3.1運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)思維完成三網(wǎng)聯(lián)動(dòng)

學(xué)校在進(jìn)行檔案信息化管理過程中，工作人員自身需要具備正確的思想認(rèn)識(shí)及熟練的計(jì)算機(jī)操作技能，形成良好的互聯(lián)網(wǎng)思維，并積極地將互聯(lián)網(wǎng)、校園網(wǎng)絡(luò)以及局限網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，并對(duì)學(xué)校中檔案資源進(jìn)行有效整合，在此基礎(chǔ)上，建立完善檔案信息化管理平臺(tái)，并可覆蓋整個(gè)學(xué)校。通過三網(wǎng)聯(lián)動(dòng)，就可對(duì)學(xué)校各個(gè)部門進(jìn)行統(tǒng)一的管理，增強(qiáng)彼此間的溝通與交流，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享提供堅(jiān)實(shí)保證。一方面，學(xué)校各部門兼職檔案管理工作人員需及時(shí)地認(rèn)清自身崗位工作的重要性，并積極主動(dòng)地收集與整理檔案信息，再通過平臺(tái)將相關(guān)信息轉(zhuǎn)交給其他人員；另一方面，學(xué)校檔案建設(shè)管理人員，可用相關(guān)渠道收集與整理學(xué)校以及學(xué)科建設(shè)等信息資源，將這部分信息資源作為底根，在對(duì)其編輯與復(fù)制以及下載過程中，將整理好的檔案資源全部歸納到資源庫中，統(tǒng)一進(jìn)行保存。這樣不僅可豐富檔案資源，還能讓信息資源進(jìn)行有效地運(yùn)用，在優(yōu)化教學(xué)管理的同時(shí)，為學(xué)校教、科研活動(dòng)提供一定的依據(jù)；

3.2完善基礎(chǔ)設(shè)施并建設(shè)檔案信息庫

學(xué)校在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)管理過程中，應(yīng)結(jié)合自身的實(shí)際情況，加大資金的投入，特別是為檔案信息化建設(shè)提供大量的基礎(chǔ)設(shè)備，為學(xué)校開展檔案信息化建設(shè)管理工作打下良好基礎(chǔ)。比如，學(xué)校需購買計(jì)算機(jī)以及掃描儀等設(shè)備，統(tǒng)一對(duì)學(xué)校紙質(zhì)版的信息內(nèi)容進(jìn)行處理，再將其上傳到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)集中保存，為計(jì)算機(jī)以及打印機(jī)等設(shè)備留出足夠的空間[4]；其次，由于學(xué)校各個(gè)部門都需用各種平臺(tái)來輔助教學(xué)工作，這時(shí)就可有效地利用串口通信方式，通過總線將以往分散在各個(gè)部門的系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的連接，讓各個(gè)平臺(tái)都能實(shí)現(xiàn)共享與傳輸檔案信息數(shù)據(jù)；最后，學(xué)校還可將現(xiàn)有的檔案管理軟件融入信息技術(shù)，建立完善檔案信息庫。這樣不僅可保證學(xué)校檔案信息利用率，還能讓檔案信息間的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效地傳輸與共享；

3.3建立完善管理制度體系

學(xué)校在進(jìn)行信息化建設(shè)管理時(shí)，需根據(jù)國(guó)家法律規(guī)定以及政策要求對(duì)檔案信息化管理相關(guān)制度進(jìn)行完善，并保證檔案信息管理制度都呈現(xiàn)明確性，為此，學(xué)校可將檔案信息化管理建設(shè)劃分成幾個(gè)部分，為紙質(zhì)檔案歸檔整理、相關(guān)儀器設(shè)施完善、檔案信息化管理以及檔案信息化運(yùn)用等，再結(jié)合每一個(gè)部分的具體情況，對(duì)電子檔案信息與電子檔案管理進(jìn)行集中的采集與共享，并在此基礎(chǔ)上，逐一地進(jìn)行細(xì)化[5]；同時(shí)在管理規(guī)章制度中，需將各個(gè)部門的工作人員的工作以及責(zé)任加以明確。而在建立檔案信息化建設(shè)管理評(píng)估制度過程中，應(yīng)科學(xué)、有效地利用定量結(jié)合定性分析的方法，為檔案信息系統(tǒng)建設(shè)、檔案資源共享與傳輸以及工作人員的規(guī)范性等設(shè)計(jì)差異性的指標(biāo)，以此建立完善評(píng)價(jià)指標(biāo)制度，讓學(xué)校檔案信息化建設(shè)管理工作更加規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)；

3.4通過運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)加強(qiáng)安全化管理

檔案工作人員應(yīng)結(jié)合檔案法，主動(dòng)地保護(hù)檔案信息的安全，防止相關(guān)檔案信息被盜用。學(xué)校在進(jìn)行檔案信息安全管理過程中，應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)建設(shè)學(xué)校檔案信息化安全防護(hù)體系，如區(qū)塊鏈技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等。在這個(gè)體系中，通過集成化技術(shù)將多種檔案保存設(shè)備進(jìn)行連接，并統(tǒng)一保存到網(wǎng)絡(luò)中，保存方式可用IP將相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行傳輸[6]，進(jìn)而集中管理檔案管理信息系統(tǒng)。如果大量的病毒對(duì)其進(jìn)行攻擊，系統(tǒng)之中的自動(dòng)備份功能就會(huì)發(fā)揮出自身的作用，及時(shí)地對(duì)檔案信息進(jìn)行復(fù)原；另外，檔案信息在采集以及錄入后，就能運(yùn)用預(yù)處理技術(shù)對(duì)無用的信息進(jìn)行刪除，進(jìn)而生成真實(shí)性與完整性的數(shù)據(jù)；

3.5提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

首先，學(xué)校應(yīng)結(jié)合自身的實(shí)際情況，組織開展線上檔案管理培訓(xùn)。學(xué)校利用現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)手段建立線上培訓(xùn)班，主要的作用就是提升檔案管理人員能力水平。同時(shí)也要邀請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富的專家到校作專題講座，在幫助檔案管理人員掌握知識(shí)技能的同時(shí)，也促進(jìn)學(xué)校檔案管理效率的提升。同時(shí)，大力鼓勵(lì)相關(guān)人員進(jìn)行溝通與交流，通過運(yùn)用信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理相關(guān)工作；其次，加大對(duì)技術(shù)人員指導(dǎo)力度[7]。由于學(xué)校檔案管理具有一定的優(yōu)勢(shì)，建議學(xué)校與外界技術(shù)中心加強(qiáng)合作，聘請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行指導(dǎo)，以此打造更加完善的辦公平臺(tái)，加強(qiáng)學(xué)校檔案部門管理人員的工作對(duì)接，在節(jié)省時(shí)間與精力的同時(shí)，為營(yíng)造良好信息化檔案管理氛圍夯實(shí)基礎(chǔ)；

3.6建立完善學(xué)校檔案信息化硬環(huán)境與軟環(huán)境

3.6.1硬環(huán)境建設(shè)首先，優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施?，F(xiàn)階段，我國(guó)大多數(shù)學(xué)校已有效地運(yùn)用比較先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，但由于自身平臺(tái)存在的問題，無法進(jìn)行有效地運(yùn)用，因此需及時(shí)優(yōu)化系統(tǒng)軟件平臺(tái)，完成硬件配置工作；其次，建立完善數(shù)學(xué)化信息資源體系。以學(xué)校的電子檔案進(jìn)行舉例，在收集與整理檔案時(shí)，可與學(xué)校自動(dòng)化系統(tǒng)融合在一起。針對(duì)多種檔案形式，通過科學(xué)、有效的方式轉(zhuǎn)變成數(shù)字化檔案，之后上傳到網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，統(tǒng)一進(jìn)行保存，為工作人員之后開展工作夯實(shí)基礎(chǔ)；最后，可建立完善門戶網(wǎng)站，將可被公開的檔案信息上傳到其中，為教師與學(xué)生查找信息打下良好基礎(chǔ)。合理運(yùn)用此網(wǎng)站添加多個(gè)信息檔案管理模塊，主要的作用就是減輕工作人員的工作壓力，以此保證檔案數(shù)據(jù)的運(yùn)用效率。可有效地建立完善在線檔案館，在利用網(wǎng)站平臺(tái)保存具有一定價(jià)值的檔案信息，方便之后教師與學(xué)生可隨時(shí)找到自己需要的資料，并充分感受到高效服務(wù)；3.6.2軟環(huán)境建設(shè)現(xiàn)階段，我國(guó)出臺(tái)了大量的政策法規(guī)，都是以依法治檔為中心，在根據(jù)《檔案法》，以此保證學(xué)生的檔案信息資源的安全。隨著檔案信息化不斷地進(jìn)行深入，所帶來的風(fēng)險(xiǎn)也隨著增大，進(jìn)而出現(xiàn)很多問題，如檔案管理混亂、信息泄漏等情況。所以，學(xué)校需建立完善檔案安全保障體系，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，保證檔案順利進(jìn)行登錄，進(jìn)而減少檔案管理遇到的問題；另外，檔案管理人員需用相關(guān)軟件[8]，將紙質(zhì)版檔案變成電子檔案進(jìn)行保存，在利用信息計(jì)劃書將檔案進(jìn)行科學(xué)、合理劃分，以此保證工作保密性。建立完善心理健康信息檔案，通過一系列的測(cè)試，就可充分分析出學(xué)生自身的實(shí)際情況，便于對(duì)學(xué)生針對(duì)性的管理，并將這部分?jǐn)?shù)據(jù)作為活動(dòng)開展的依據(jù)；同時(shí)，通過利用云技術(shù)，結(jié)合虛擬化檔案管理方法詳細(xì)分析相關(guān)信息，建立相對(duì)應(yīng)的云儲(chǔ)存數(shù)據(jù)庫，將數(shù)據(jù)上傳到其中，防止檔案出現(xiàn)丟失現(xiàn)象；3.6.3建立完善三位一體檔案建設(shè)體系首先，重點(diǎn)突顯出學(xué)校檔案管理服務(wù)。需要加強(qiáng)學(xué)校檔案建設(shè)工作，為教師、學(xué)生以及社會(huì)提供信息化服務(wù)。無論是在電子檔案錄入時(shí)，還是在電子檔案制作中，都需突出學(xué)校檔案管理服務(wù)理念[9]；其次，根據(jù)學(xué)校自身特色以及檔案管理個(gè)性化，借助自身文化內(nèi)涵，為其拓展檔案建設(shè)路徑。例如，開展光榮冊(cè)、校歷檔案以及名師檔案等，將檔案建設(shè)信息化的重要性充分發(fā)揮。

4結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)階段，部分學(xué)校檔案信息化建設(shè)中還存在很多的問題，如對(duì)檔案信息化缺乏全面的認(rèn)知、基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善、相關(guān)細(xì)則有待完善、對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全管理重視不夠。學(xué)校應(yīng)根據(jù)自身的實(shí)際情況，在遵守國(guó)家法律與要求下，通過運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)思維完成三網(wǎng)聯(lián)動(dòng)、建立完善管理制度體系、運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)加強(qiáng)安全管理、提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)、完善學(xué)校檔案信息化硬環(huán)境與軟環(huán)境、完善三位一體檔案建設(shè)體系等途徑，推動(dòng)促進(jìn)學(xué)校檔案信息化建設(shè)工作的高效完成，以此實(shí)現(xiàn)預(yù)期的建設(shè)效果。

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作者：王春梅 單位：山東省聊城第三中學(xué)