摘要：隨著近年來我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)煤礦產(chǎn)業(yè)要想抓住時代機遇，就必須勇于突破困境，積極尋找發(fā)展道路。做好檔案管理工作，能有效促進煤礦企業(yè)高質(zhì)量可持續(xù)發(fā)展。因此，加強煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設，實現(xiàn)高效率、高質(zhì)量的創(chuàng)新管理，可以用新時代的信息技術保障企業(yè)檔案文書等資料的完整和安全，從而正確維護企業(yè)合法權益。本文主要根據(jù)煤礦企業(yè)信息化建設的意義與現(xiàn)狀，嘗試提出解決措施，以期為煤礦企業(yè)檔案管理從業(yè)者提供參考。

關鍵詞：煤礦企業(yè)；檔案管理；信息化建設

檔案管理是煤礦企業(yè)進行生產(chǎn)、經(jīng)營等方面的重要文獻資料保存途徑，做好檔案管理有利于企業(yè)各項生產(chǎn)、經(jīng)營等活動的開展，進一步促進了企業(yè)結構的優(yōu)化。就目前情況而言，煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設程度較低，從而導致檔案管理工作效率較低，在一定程度上阻礙了煤礦企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。

一、煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設的意義

（一）有助于信息實時交互共享

傳統(tǒng)檔案管理模式主要以紙質(zhì)為媒介專項記錄檔案信息，但若紙質(zhì)檔案處于易燃、潮濕等環(huán)境，極易導致企業(yè)資料出現(xiàn)損失與毀壞的情況。而檔案信息化管理不僅改革了信息存儲的方式，節(jié)省了信息存儲空間，更提升了檔案管理信息處理的效率。在檔案管理信息化下人們只需要通過簡單的關鍵詞檢索就能快捷找到相關資源信息，輕松實現(xiàn)信息資源實時交互共享，從而提高了信息利用率。

1當前煤礦建設工程項目檔案管理中存在的突出問題

1.1對檔案管理工作重視程度不夠

煤礦建設項目是一個繁雜的系統(tǒng)工程，很多項目在建設過程中都存在對檔案管理工作重視程度不夠的現(xiàn)象。一方面對項目檔案管理工作的重要性認識不足，另一方面對建設項目檔案管理工作約束和要求不嚴，加之煤礦建設項目條件艱苦、人員流動性大、選人困難，造成檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠。而煤礦建設各項工程門類繁多，各參與建設單位之間溝通交流困難，也造成檔案資料在收集整理過程中存在諸多障礙。如果單位對檔案管理人員的職責監(jiān)督檢查不到位，就會使檔案管理工作出現(xiàn)漏洞，甚至造成銜接脫節(jié)，嚴重的會使檔案資料流向不明和丟失。在采用傳統(tǒng)的檔案管理方法進行龐大的煤礦建設項目檔案資料時，相關檔案管理的規(guī)章制度不完善，檔案管理的規(guī)范性不夠，操作流程不標準，項目參建單位之間協(xié)調(diào)溝通不夠，都會給項目檔案資料的完整歸檔帶來困難。

1.2未能構建完整的檔案管理體系

項目的檔案管理機構應當在項目機構建立初期就同步形成，很多煤礦建設工程項目由于地處偏遠地區(qū)，在建設初期條件艱苦，設施簡陋，檔案管理機構不能及時建立或者辦公設施都沒有基本保障，也無法保證檔案資料的質(zhì)量和安全，更與項目建設的信息化技術要求不相適應，無法滿足當前現(xiàn)代化礦井建設的需要。近幾年，我國飛速發(fā)展的采礦技術已經(jīng)與世界先進水平接軌，因此構建完整的信息化檔案管理體系是現(xiàn)代化煤礦建設的基礎。

1.3檔案資料基礎工作薄弱

編者按：本論文主要從搞好檔案工作首先是單位必須重視；努力進行工作創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化；提高檔案人員的業(yè)務素質(zhì)，加強繼續(xù)教育等進行講述，包括了檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，要求檔案工作人員既要有高度的工作責任心、檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量等，具體資料請見：

摘要：作為煤炭企業(yè)的檔案管理人員，面對新時期檔案工作的新要求、新變化，要想把檔案工作管理好，做到與時俱進就必須積極推進檔案管理工作的現(xiàn)代化，為企業(yè)的改革發(fā)展服務；要努力進行工作創(chuàng)新，加強檔案管理人員的培養(yǎng)，提高檔案管理部門的服務職能。

關鍵詞：煤炭企業(yè)；檔案管理；現(xiàn)代化；自身教育

在知識經(jīng)濟時代，各類信息多元化，檔案管理工作也隨之發(fā)生了很大變化。作為煤炭企業(yè)的檔案管理人員，面對新時期檔案工作的新要求、新變化，這對看似清閑工作的檔案管理人員提出了嚴峻的挑戰(zhàn)。如何能夠把檔案工作做好？能否讓檔案管理工作在推動煤炭企業(yè)改革發(fā)展中發(fā)揮更大的作用？筆者認為應該從以下幾點做起：

1搞好檔案工作首先是單位必須重視

任何單位的任何一項工作只有單位重視了、領導重視了，工作才能順利開展。以做好安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理，取得經(jīng)濟效益為目的的煤炭企業(yè)往往會忽視檔案工作。對檔案工作人員來說，他們應該充分發(fā)揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響，去爭取領導的重視，以優(yōu)質(zhì)的服務吸引干部職工的注意，來提高本部門在企業(yè)中的地位。

摘要：作為煤炭企業(yè)的檔案管理人員，面對新時期檔案工作的新要求、新變化，要想把檔案工作管理好，做到與時俱進就必須積極推進檔案管理工作的現(xiàn)代化，為企業(yè)的改革發(fā)展服務；要努力進行工作創(chuàng)新，加強檔案管理人員的培養(yǎng)，提高檔案管理部門的服務職能。

關鍵詞：煤炭企業(yè)；檔案管理；現(xiàn)代化；自身教育

在知識經(jīng)濟時代，各類信息多元化，檔案管理工作也隨之發(fā)生了很大變化。作為煤炭企業(yè)的檔案管理人員，面對新時期檔案工作的新要求、新變化，這對看似清閑工作的檔案管理人員提出了嚴峻的挑戰(zhàn)。如何能夠把檔案工作做好？能否讓檔案管理工作在推動煤炭企業(yè)改革發(fā)展中發(fā)揮更大的作用？筆者認為應該從以下幾點做起：

1搞好檔案工作首先是單位必須重視

任何單位的任何一項工作只有單位重視了、領導重視了，工作才能順利開展。以做好安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理，取得經(jīng)濟效益為目的的煤炭企業(yè)往往會忽視檔案工作。對檔案工作人員來說，他們應該充分發(fā)揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響，去爭取領導的重視，以優(yōu)質(zhì)的服務吸引干部職工的注意，來提高本部門在企業(yè)中的地位。

地位來自作為。一方面檔案管理人員首先要愛崗敬業(yè)，為領導、各級管理人員、工程技術人員提供準確、真實、可靠的信息，為領導的決策，工程技術人員的科技攻關提供方便。檔案工作人員自己懷著滿腔熱情的去工作，忠于職守，在領導和同事心目中樹立了良好的形象，部門的地位也會逐漸提升。另一方面，檔案工作人員要積極做好宣傳，使領導及干部職工增強檔案意識。要經(jīng)常向領導匯報檔案工作情況，多談一些檔案工作對單位長遠發(fā)展的影響，誘導和啟發(fā)領導重視檔案工作。

一、檔案管理工作專業(yè)化、高素質(zhì)檔案人才不足

由于企業(yè)檔案信息化建設不僅是一項復雜的系統(tǒng)性工作，而且還要兼顧軟硬件的基本設備，因此，這對檔案工作從業(yè)人員提出了符合社會發(fā)展的現(xiàn)代化檔案人才的要求。大部分企業(yè)檔案從業(yè)人員認為只是簡單利用計算機軟件將企業(yè)檔案信息錄入到計算機中，并保管好就達到企業(yè)檔案信息化建設的目的了。而且還有一部分企業(yè)檔案人員結構不合理，綜合素質(zhì)、水平出現(xiàn)層次化、多樣化的特點；檔案從業(yè)人員大多不是專業(yè)院校畢業(yè)，所以缺乏科學系統(tǒng)的專業(yè)教育，很多檔案人員都是參加在職檔案專業(yè)知識培訓，對于計算機信息化知識更是匱乏，所以對檔案信息化建設不知從何下手；還出現(xiàn)一人多崗、一身多職等情況。這都無法滿足構建企業(yè)檔案信息化建設的要求。同時，有些企業(yè)領導層不重視檔案工作，不能清晰的認識檔案工作的重要性，他們只注重企業(yè)生產(chǎn)技術性人才的培訓，忽略了檔案工作者的學習培訓，不能通過企業(yè)渠道或其他培訓方式，讓企業(yè)檔案人員參加相關技術知識的培訓或與兄弟單位的學習交流活動，為其提供更好的交流學習平臺。

二、煤礦企業(yè)檔案信息化建設的改進措施

所謂檔案信息化建設是進一步提高企業(yè)檔案管理和服務水平，實現(xiàn)檔案工作科學發(fā)展的重要舉措，它是依靠現(xiàn)代化檔案人才及現(xiàn)代信息技術兩大資源，共同完成。因此，我們要建立創(chuàng)新的檔案管理體制，勇于克服建設中所出現(xiàn)的因素，有序的推進煤礦企業(yè)檔案信息化建設進程。

（一）不斷加強專業(yè)知識學習，提高認識、更新觀念企業(yè)檔案真實地記錄了企業(yè)發(fā)展的歷史，是服務和推動企業(yè)進一步發(fā)展不可替代的信息資源，而檔案信息化充分發(fā)揮了這一效果。當今信息化的新時代對檔案工作有了更進一步的要求，檔案從業(yè)人員不僅要具備深厚的檔案專業(yè)知識，還要信息化建設所要求的計算機信息知識，這樣才能適應檔案信息化建設的職業(yè)技能需求。因此這就要求企業(yè)領導層及檔案人員要高度重視檔案工作，要對企業(yè)內(nèi)部專、兼職檔案人員的工作進行配合協(xié)調(diào)支持。同時，我們檔案從業(yè)人員也要擺脫傳統(tǒng)觀念的束縛，要站在企業(yè)發(fā)展的高度，提高認識，與時俱進，傳統(tǒng)的墨守成規(guī)早已不適應現(xiàn)代化社會發(fā)展的需求，要主動更新觀念，創(chuàng)新管理檔案工作方法。

（二）建立完善管理獎罰機制，從根本上促進企業(yè)檔案信息化建設企業(yè)不僅要根據(jù)《檔案法》及《甘肅省檔案管理條例》的相關規(guī)定，進行完善檔案管理制度，還要加強企業(yè)檔案管理獎罰機制的建設，它是從根本上調(diào)動企業(yè)檔案信息化的建設。獎罰機制能有效的引導和規(guī)范檔案從業(yè)人員的行為朝符合企業(yè)需求方向發(fā)展，是規(guī)范企業(yè)檔案人員行為和激勵檔案人員工作熱情的重要手段。古語有言“重賞之下必有勇夫”，所以企業(yè)應該不僅注重物質(zhì)利益的給予，更重要的是對其自身價值和努力的承認。所以在獎罰機制的作用下，它對企業(yè)日常運作，對檔案從業(yè)人員工作積極性，將會產(chǎn)生極大的調(diào)動作用。

××煤業(yè)（集團）公司是經(jīng)省政府批準，由原××礦務局改制成立的以煤炭為主業(yè)，集機械制造、冶金、化工、電力、建材、商貿(mào)、建筑和服務等多種產(chǎn)業(yè)為一體的現(xiàn)代化大型企業(yè)集團，系國家二級企業(yè)、520戶國家重點企業(yè)、河南省利稅百強企業(yè)。目前，全公司檔案館（室）藏各類案卷共15萬卷，檔案專職管理人員40人，檔案兼職人員350人。從1990年至今，公司下屬22個礦（廠）中，有2個單位達到國家二級先進標準，14個單位檔案管理達到省級先進標準。

1新時期××（集團）公司生產(chǎn)經(jīng)營格局的顯著變化

近年來，隨著企業(yè)改制進程的不斷深化，企業(yè)發(fā)展步伐的加快，特別是為落實省委、省政府關于煤炭資源整合和實施煤炭企業(yè)大集團戰(zhàn)略指示精神，××煤業(yè)（集團）公司依靠煤炭資源優(yōu)勢，引進國內(nèi)外資本和戰(zhàn)略合作伙伴?！痢了牡V以改擴建為主要項目與泰國萬浦集團合資成立××中泰礦業(yè)有限公司；與美國新能源投資公司簽定戰(zhàn)略合作意向書和2×135mw綜合利用熱電項目意向書；出資參股了豫鶴同力水泥有限公司日產(chǎn)5000噸水泥熟料工程項目、××興鶴發(fā)電有限責任公司2×600mw火電廠項目。圍繞做強做大煤炭主業(yè)，加強外部煤炭資源整合。與香港富拉爾等四家公司合資成立“河南華安煤業(yè)有限責任公司，共同建設××煤電十一礦；整合了禹州市淺井鄉(xiāng)振興煤礦、滎陽王河煤礦、鞏義谷山井等。這些工作，對公司礦井接替及煤炭主業(yè)長遠發(fā)展具有重要意義，企業(yè)的資產(chǎn)結構也逐漸形成了多元化格局。

2企業(yè)多元化發(fā)展格局對檔案工作產(chǎn)生的影響

2.1煤炭資源整合，需要對資源整合礦井進行探礦權、采礦權的變更，需要進行礦區(qū)勘查和礦井的擴能技改。這就必然形成大量的地質(zhì)勘測資料和煤炭基本建設資料，如何管理好這些檔案資料，是我們當前檔案管理工作的新課題。

2.2引進外資及對外投資合作建設新項目，企業(yè)的資產(chǎn)結構逐漸形成了多元化格局。企業(yè)資產(chǎn)結構的多元化格局，帶來了企業(yè)檔案管理工作的多元化。企業(yè)檔案工作內(nèi)容、檔案管理體系均發(fā)生了新的變化。檔案工作如何適應新形勢、新任務的要求，成為目前檔案工作者的當務之急。

××煤業(yè)（集團）公司是經(jīng)省政府批準，由原××礦務局改制成立的以煤炭為主業(yè)，集機械制造、冶金、化工、電力、建材、商貿(mào)、建筑和服務等多種產(chǎn)業(yè)為一體的現(xiàn)代化大型企業(yè)集團，系國家二級企業(yè)、520戶國家重點企業(yè)、河南省利稅百強企業(yè)。目前，全公司檔案館（室）藏各類案卷共15萬卷，檔案專職管理人員40人，檔案兼職人員350人。從1990年至今，公司下屬22個礦（廠）中，有2個單位達到國家二級先進標準，14個單位檔案管理達到省級先進標準。

1新時期××（集團）公司生產(chǎn)經(jīng)營格局的顯著變化

近年來，隨著企業(yè)改制進程的不斷深化，企業(yè)發(fā)展步伐的加快，特別是為落實省委、省政府關于煤炭資源整合和實施煤炭企業(yè)大集團戰(zhàn)略指示精神，××煤業(yè)（集團）公司依靠煤炭資源優(yōu)勢，引進國內(nèi)外資本和戰(zhàn)略合作伙伴?！痢了牡V以改擴建為主要項目與泰國萬浦集團合資成立××中泰礦業(yè)有限公司；與美國新能源投資公司簽定戰(zhàn)略合作意向書和2×135mw綜合利用熱電項目意向書；出資參股了豫鶴同力水泥有限公司日產(chǎn)5000噸水泥熟料工程項目、××興鶴發(fā)電有限責任公司2×600mw火電廠項目。圍繞做強做大煤炭主業(yè)，加強外部煤炭資源整合。與香港富拉爾等四家公司合資成立“河南華安煤業(yè)有限責任公司，共同建設××煤電十一礦；整合了禹州市淺井鄉(xiāng)振興煤礦、滎陽王河煤礦、鞏義谷山井等。這些工作，對公司礦井接替及煤炭主業(yè)長遠發(fā)展具有重要意義，企業(yè)的資產(chǎn)結構也逐漸形成了多元化格局。

2企業(yè)多元化發(fā)展格局對檔案工作產(chǎn)生的影響

2.1煤炭資源整合，需要對資源整合礦井進行探礦權、采礦權的變更，需要進行礦區(qū)勘查和礦井的擴能技改。這就必然形成大量的地質(zhì)勘測資料和煤炭基本建設資料，如何管理好這些檔案資料，是我們當前檔案管理工作的新課題。

2.2引進外資及對外投資合作建設新項目，企業(yè)的資產(chǎn)結構逐漸形成了多元化格局。企業(yè)資產(chǎn)結構的多元化格局，帶來了企業(yè)檔案管理工作的多元化。企業(yè)檔案工作內(nèi)容、檔案管理體系均發(fā)生了新的變化。檔案工作如何適應新形勢、新任務的要求，成為目前檔案工作者的當務之急。

××煤業(yè)（集團）公司是經(jīng)省政府批準，由原××礦務局改制成立的以煤炭為主業(yè)，集機械制造、冶金、化工、電力、建材、商貿(mào)、建筑和服務等多種產(chǎn)業(yè)為一體的現(xiàn)代化大型企業(yè)集團，系國家二級企業(yè)、520戶國家重點企業(yè)、河南省利稅百強企業(yè)。目前，全公司檔案館（室）藏各類案卷共15萬卷，檔案專職管理人員40人，檔案兼職人員350人。從1990年至今，公司下屬22個礦（廠）中，有2個單位達到國家二級先進標準，14個單位檔案管理達到省級先進標準。

1新時期××（集團）公司生產(chǎn)經(jīng)營格局的顯著變化

近年來，隨著企業(yè)改制進程的不斷深化，企業(yè)發(fā)展步伐的加快，特別是為落實省委、省政府關于煤炭資源整合和實施煤炭企業(yè)大集團戰(zhàn)略指示精神，××煤業(yè)（集團）公司依靠煤炭資源優(yōu)勢，引進國內(nèi)外資本和戰(zhàn)略合作伙伴?！痢了牡V以改擴建為主要項目與泰國萬浦集團合資成立××中泰礦業(yè)有限公司；與美國新能源投資公司簽定戰(zhàn)略合作意向書和2×135mw綜合利用熱電項目意向書；出資參股了豫鶴同力水泥有限公司日產(chǎn)5000噸水泥熟料工程項目、××興鶴發(fā)電有限責任公司2×600mw火電廠項目。圍繞做強做大煤炭主業(yè)，加強外部煤炭資源整合。與香港富拉爾等四家公司合資成立“河南華安煤業(yè)有限責任公司，共同建設××煤電十一礦；整合了禹州市淺井鄉(xiāng)振興煤礦、滎陽王河煤礦、鞏義谷山井等。這些工作，對公司礦井接替及煤炭主業(yè)長遠發(fā)展具有重要意義，企業(yè)的資產(chǎn)結構也逐漸形成了多元化格局。

2企業(yè)多元化發(fā)展格局對檔案工作產(chǎn)生的影響

2.1煤炭資源整合，需要對資源整合礦井進行探礦權、采礦權的變更，需要進行礦區(qū)勘查和礦井的擴能技改。這就必然形成大量的地質(zhì)勘測資料和煤炭基本建設資料，如何管理好這些檔案資料，是我們當前檔案管理工作的新課題。

2.2引進外資及對外投資合作建設新項目，企業(yè)的資產(chǎn)結構逐漸形成了多元化格局。企業(yè)資產(chǎn)結構的多元化格局，帶來了企業(yè)檔案管理工作的多元化。企業(yè)檔案工作內(nèi)容、檔案管理體系均發(fā)生了新的變化。檔案工作如何適應新形勢、新任務的要求，成為目前檔案工作者的當務之急。

1煤炭企業(yè)改革過程中在檔案管理工作中存在的問題

1．1檔案管理工作制度不完善、手段單一目前在煤炭企業(yè)的改革過程中，檔案管理工作主要有兩條準繩，其中一條就是我國關于檔案管理工作的相關法律規(guī)范，另外一條則是由各企業(yè)內(nèi)部的各種規(guī)章制度對檔案管理進行的監(jiān)督和規(guī)范。但事實上，這些規(guī)定中大部分都沒有落到實處，而且這些規(guī)定條款都比較大條，在很多細節(jié)上的管理工作都沒有作出明確的規(guī)定，一些條款更是模棱兩可。除此之外，各企業(yè)中檔案室的條件差，管理檔案的工作人員專業(yè)性差，沒有進過專業(yè)的技能培訓，對檔案管理工作的專業(yè)知識知之甚少，往往跟不上時代進步的步伐，面臨被新技術淘汰的可能。最后，檔案的管理工作手段非常單一，大部分都利用紙制品來記錄，現(xiàn)代化的管理水平較低。在煤炭企業(yè)中，檔案的管理工作也處于不是很成熟的初期階段，信息化、現(xiàn)代化還沒有充分滲透到檔案管理工作中。除此之外，很多煤炭企業(yè)對檔案管理的投入也比較少，而由于在企業(yè)改革過程中需要大量的調(diào)用檔案，直接導致企業(yè)工作效率極其低下。

1．2檔案管理人員專業(yè)技能差實際檔案管理工作中，由于人們對檔案管理的認識不深入，對檔案管理工作的專業(yè)技術性缺乏了解，認為檔案管理就是抄抄寫寫的記錄以及保管工作，因而在煤炭企業(yè)改組改制、兼并破產(chǎn)的過程中，管理者對檔案管理人員任用和解聘都不是很慎重和在意，有時可能任用的檔案管理人員并沒有豐富的專業(yè)知識，對檔案管理的專業(yè)技能也不甚了解，有時任用的檔案管理人員甚至還兼職了其它工作。這樣企業(yè)很難在短時間內(nèi)全面實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化。在實際操作中可能會因為管理人員缺乏足夠的專業(yè)知識而導致本該著重記錄的信息草草記錄，本該及時整理的文件材料沒有及時整理;有時還會在整理過程中不能準確考慮文件材料之間是否有聯(lián)系，給查找檔案的人帶來諸多不便。

1．3缺乏現(xiàn)代化管理手段在煤炭企業(yè)中，由于受經(jīng)營管理者對檔案管理的認識不深、企業(yè)資金匱乏、設施不夠先進、檔案的管理人員專業(yè)技能差等方面因素的影響，企業(yè)的檔案管理工作仍然不夠信息化，目前還是處于檔案管理信息化、現(xiàn)代化的初級階段［2］。現(xiàn)階段仍然有不少煤炭企業(yè)在檔案管理中采取人工式、被動式服務，沒有根據(jù)本企業(yè)的特點配置相關的檔案管理系統(tǒng)軟件，即使配備了相關的信息網(wǎng)站，但是卻沒有將其綜合利用起來，不僅無法提高檔案管理工作的效率，同時還給企業(yè)造成了極大的資源浪費。所以，煤炭企業(yè)中檔案管理工作在信息化、現(xiàn)代化的路上還任重道遠。

2探索優(yōu)化煤炭企業(yè)改革中檔案管理工作的途徑

2．1抓源頭強基礎，建立科學規(guī)范的檔案管理體系沒有規(guī)矩，不成方圓，對于煤炭企業(yè)也是，最重要的要制定有效的檔案管理制度和考核制度，只有這樣才能在煤炭企業(yè)改革過程中保證檔案資料的完整性、準確性。在管理檔案的過程中，要從檔案的源頭開始抓起，科學合理制訂文件資料歸檔范圍和保管期限，了解重點工作，提早介入，按時把文件整理歸檔，確保資料整理的規(guī)范性。從始至終，爭取做到信息暢通，思路清晰，各部門之間、檔案室成員之間進行良性競爭、互相激勵，嚴格按照“任務、時間、責任”三確定原則，最大限度地提高檔案管理的工作效率。另外，為了確保煤炭企業(yè)能夠在激烈的市場環(huán)境中保持活力，還要根據(jù)市場的實際需要，在檔案管理的過程中采取常規(guī)分類和特殊分類相結合的方法，對各種檔案進行分類編目，將時限要求相對較緊以及查閱頻率較高的檔案單獨劃分出來，建立專門的檔案管理室，為檔案利用者提供更加便捷的檔案檢索服務，提高檔案的檢索利用效率。除此之外，還可以通過建立檔案集中管理制度以及檔案管理人員的考評制度，加強檔案的集中管理，促進煤炭企業(yè)內(nèi)部各項工作的展開，理順各方面之間的關系，提高檔案管理人員的工作積極性。

高河礦井工程項目檔案管理存在的問題

(1)參建單位多，建設周期長，形成項目文件歸檔不齊全。一是高河礦井項目正式開工以后，建設單位，多個施工和監(jiān)理單位進場，檔案管理主體因建設主體，參建單位的不同，呈現(xiàn)多元態(tài)勢，造成檔案來源復雜，管理難度大。二是建設項目周期長，高河項目從2003年開始籌備建設，2006年正式開工，2011年進入聯(lián)合試運轉(zhuǎn)階段，從勘查、申報、審批到竣工驗收前后近10年時間，文件收集跨度時間長，中間多有變更，給檔案收集造成很大困難。三是檔案工作沒有與項目建設同步管理，建設單位建設期間各項批復文件和各專業(yè)技術資料，大多集中在各個責任部門;各施工單位只重視工程進度，平時不注重整理工程資料，驗收前突擊收集整理，缺少建設單位、監(jiān)理單位把關。(2)礦井工程項目檔案整理規(guī)范不統(tǒng)一，部分規(guī)范陳舊，在實際運用中指導性有限。高河礦井項目竣工資料存在遵循國家標準《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T50328－2001和檔案行業(yè)標準《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》DA/T28－2002兩個標準，管理規(guī)范的不統(tǒng)一這就給項目審計、質(zhì)量評定、竣工驗收帶來隱患。在這兩個標準的基礎上，同時依據(jù)高河項目合同文件要求，采用以下煤炭行業(yè)及山西省標準:①礦建工程高河礦井項目礦建單位工程施工文件依照《煤炭建設工程質(zhì)量技術資料管理規(guī)定與評級辦法》(煤規(guī)字1999第34號文)、《煤礦井巷工程質(zhì)量檢驗評定標準》MT5009－94編制。②土建工程高河礦井項目土建單位工程施工文件依照《山西省建筑工程施工資料管理規(guī)程》DBJ04－214－2004及《山西省建筑工程施工質(zhì)量驗收規(guī)程》DBJ04－214－2003編制。③安裝工程高河礦井項目礦井設備安裝文件按照《煤礦安裝工程質(zhì)量檢驗評定標準》MT5010－95編制單位工程竣工資料，其他設備安裝文件依據(jù)其行業(yè)標準規(guī)范編制。有的規(guī)范都已經(jīng)執(zhí)行將近20年了，早已經(jīng)不適應現(xiàn)在的煤礦項目建設實際情況了，礦建工程和安裝工程的規(guī)范中就缺少監(jiān)理單位整理項目檔案的規(guī)范，必定給監(jiān)理單位，施工單位在整理項目檔案資料時造成文件材料不齊全和檔案管理不完善的問題。(3)檔案工作人員素質(zhì)良莠不齊，人員流動性大。在高河礦井項目檔案管理過程中涉及合作公司總工辦檔案管理人員，合作公司相關工程責任部門管理人員，監(jiān)理單位人員和施工單位人員。高河礦井項目屬新建項目，各相關人員沒有經(jīng)驗可借鑒，在項目檔案工作中走過不少彎路。很多檔案管理人員是臨時抽調(diào)人員，這些人沒有參加過檔案專業(yè)知識培訓，對檔案管理規(guī)范不熟悉，不能做到科學整理，歸檔和立卷，這就造成單位工程竣工資料質(zhì)量低，影響了項目檔案的整理驗收。高河礦井項目由于建設周期長，監(jiān)理單位和施工單位由于各自單位的原因，很多檔案管理人員流動性很大，很多人員工作一段時間，對檔案各項業(yè)務相對熟悉之后都被調(diào)離高河項目，新?lián)Q的人員又得重新開始熟悉檔案各方面的專業(yè)知識，這給檔案工作帶來很大的不穩(wěn)定性。

針對高河礦井工程項目檔案管理存在的問題采取的措施

(1)超前介入。為保證工程檔案工作與工程建設同步，在工程建設過程中，檔案人員自始至終參加工程建設全過程管理，努力做到提前介入，全程控制。在項目前期文件的管理上，檔案室與各工程管理部門共同梳理工作線索，劃定相關部門歸檔責任，歸檔范圍，各類文件歸檔的時間，使檔案管理的有關規(guī)定能夠緊密結合各職能部門管理工作實際，準確反映管理工作流程，在前期文件的收集上，堅持“早介入”、“早檢查”、“早動手”，緊緊跟蹤前期工作的進展，指導相關部門及時歸檔，同時做到隨時歸檔隨時整理，具備成卷條件的馬上歸檔組卷，并隨時根據(jù)后續(xù)資料補充調(diào)整，保證工程竣工時前期文件的齊全、完整。(2)納入合同管理。我公司在與設計、施工、監(jiān)理等參建單位簽訂的合同或協(xié)議中列入了檔案工作的內(nèi)容，采取預留5%相應工程款對其進行約束，采取工程完工檔案移交不及時或未移交按相應條款進行處罰。并對工程檔案的移交時間、整理質(zhì)量和項目竣工圖的編制責任、編制質(zhì)量和移交套數(shù)等，作了具體規(guī)定。(3)納入建設單位、工程監(jiān)理、設計單位及質(zhì)量監(jiān)督全程控制。公司要求項目竣工圖需經(jīng)監(jiān)理單位監(jiān)理人員審核，履行簽字手續(xù);項目驗收前，監(jiān)理單位需出具書面意見，要對檔案收集、整理歸檔等情況進行評價，質(zhì)監(jiān)站要對每個單位工程進行質(zhì)量認證。通過各方人員的嚴格把關和審查，確保了歸檔資料符合程序標準和要求。(4)納入經(jīng)濟責任制管理。按照每一實體工程造價5%的比例，預留檔案資料保證金，規(guī)定凡檔案資料不齊全的，扣除保證金;檔案工作與工程建設不同步的，不組織工程中間驗收、不進行月度工程結算;竣工工程資料不按要求歸檔或歸檔不符合要求的，停止該單位在礦井所有工程款的支付。經(jīng)濟手段的制約，有力地推動和促進了項目檔案的收集歸檔工作，從而有效地保障歸檔文件資料及時性。(5)實行動態(tài)跟蹤監(jiān)管。在礦井建設過程中，公司專職檔案人員經(jīng)常到各責任部門和施工現(xiàn)場檢查工程檔案，督促、指導各施工單位在施工過程中形成的檔案資料，現(xiàn)場進行答疑解惑，保證資料的齊全、完整;公司檔案人員參加月末驗收和單位工程竣工驗收和工程資料例會，積極監(jiān)督項目檔案工作，確保工程檔案與工程實體同步進行。(6)嚴格驗收程序。在單位工程竣工后，本公司嚴格執(zhí)行竣工驗收管理規(guī)定，確保項目檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性、安全性。在組織每個單位工程竣工驗收時，均由潞安集團驗收組和我單位工程部門、計劃、財務等成員，以及設計單位、監(jiān)理單位、質(zhì)量監(jiān)督單位成員一同參加、一同把關，不論工程還是檔案實行“一票否決”制，竣工驗收報告中無檔案人員簽字，就不能通過驗收、結算，直至工程和檔案均符合標準要求才能通過驗收。施工單位移交檔案均要經(jīng)過監(jiān)理、分管部門、質(zhì)檢站、檔案人員進行多方審查，確保歸檔檔案符合程序和要求。(7)嚴把檔案移交關。本項目工程在嚴格執(zhí)行竣工驗收程序和規(guī)定的同時，檔案人員嚴把工程檔案移交關。專業(yè)檔案人員系統(tǒng)地對每個工程檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性和安全性逐項進行認真檢查。檢查每個單位工程開工前的人員資質(zhì)、管理制度等工程管理資料;檢查施工組織設計、圖紙會審、技術交底等工程技術資料;檢查設備、購配件等材料質(zhì)量出廠證明文件等質(zhì)量控制資料;檢查工程施工中測量、隱蔽、焊接等施工記錄資料;檢查分部分項檢驗批等工程驗收資料;檢查各類安全和主要功能各類檢驗、測試、系統(tǒng)運轉(zhuǎn)等核檢資料;檢查工程驗收質(zhì)量評定等竣工驗收資料;檢查監(jiān)理公司規(guī)則、細則、制度、報驗、造價控制等監(jiān)理資料;檢查竣工圖是否符合程序和歸檔要求等。檔案人員嚴格的把關，保證了項目檔案的歸案質(zhì)量。

本文作者：鄭超徐蘇云工作單位：潞安集團