導語：醫(yī)院檔案管理弊端改進策略一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、醫(yī)院檔案管理弊端分析

醫(yī)院的本質(zhì)工作是進行醫(yī)療工作，存在目的是不斷提高醫(yī)療工作者的醫(yī)療水平和技術(shù)，改善醫(yī)院工作環(huán)境，全心全意為每一個患者服務。所以，很多醫(yī)院并不是非常重視檔案管理工作，檔案管理在很多醫(yī)院也被束之高閣、棄之不顧。筆者從以下幾個方面探討醫(yī)院管理、建設工作中檔案管理工作的缺陷和弊端

（一）缺乏健全的檔案管理機構(gòu)，檔案管理權(quán)責分工不明確

每一個醫(yī)院都設有行政辦公室，檔案管理工作一般由行政辦公室下設的綜合檔案室負責。醫(yī)院行業(yè)有特殊的文件歸檔要求，加之我國醫(yī)院發(fā)展有其獨特的特點，使得醫(yī)院的綜合辦公室負責管理的檔案局限在音像檔案、紙質(zhì)檔案、文物檔案幾個類別中，注入會計檔案、工程建設檔案、科研研究檔案、病理切片檔案、醫(yī)療記錄檔案分別由財務部、建設部、科研部、各個醫(yī)療部門關(guān)咯，導致檔案管理分散，醫(yī)院內(nèi)部形成多個部門進行檔案管理的局面。

（二）沒有明確的檔案管理制度，缺少有效的監(jiān)督考核

醫(yī)院的管理和建設通常集中在健全運行管理制度，明確各個部門、各個級別人員的職責上，嚴格按照衛(wèi)生部的要求改善醫(yī)院的管理工作，但是對檔案管理制度的建設和職責明確則關(guān)注的較少，在日常的管理和建設中也沒有進行嚴格的考核和及時的監(jiān)督。醫(yī)院的管理者和領(lǐng)導者在績效考核時也不重視檔案管理工作的實施效果，檔案管理工作邊緣化現(xiàn)象嚴重。檔案管理只是滿足于一般的工作需要，只是在有查閱需求時看上幾眼，之后又束之高閣。

（三）檔案管理工作者素質(zhì)良莠不齊

從醫(yī)院檔案管理工作者的實際調(diào)查中不難發(fā)現(xiàn)，我國的檔案管理工作者專業(yè)素質(zhì)有高有低、理論知識能力有強有弱、受教育程度參差不齊，這與時展對檔案管理工作的要求以及檔案管理工作的能力要求相去甚遠。從事檔案管理工作的人員大多半路出家，專業(yè)的檔案管理人才較少，有一些檔案專業(yè)人員的知識結(jié)構(gòu)陳舊、知識面狹小、受教育程度偏低，缺乏科學的管理理念，不具備豐富的外語知識，總而言之，高素質(zhì)和高層次的檔案管理人員嚴重匱乏。這必然導致檔案管理工作者的工作難以滿足時展要求，缺乏與時俱進的品質(zhì)。伴隨著信息技術(shù)發(fā)展和經(jīng)濟社會不斷進步，檔案管理工作只會規(guī)模越來越大，內(nèi)容越來越繁雜、數(shù)量越來愈多、方法和手段越來越多樣化，對檔案管理人員的素質(zhì)要求也會越來越高。從醫(yī)院的人力資源規(guī)劃和培養(yǎng)的計劃中，筆者發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)醫(yī)院將在職培訓和繼續(xù)教育的重點放在了醫(yī)療工作者的身上，而對如何提高檔案管理工作者的技能和素質(zhì)沒有概念也沒有計劃，許多醫(yī)院的檔案管理理念依然停留在傳統(tǒng)工作經(jīng)驗上，工作思路和管理實踐完全不符合時代要求，導致醫(yī)院檔案管理工作死氣沉沉、沒有活力。

（四）病歷檔案在醫(yī)患關(guān)系發(fā)生本質(zhì)變化的前提下漸漸受到醫(yī)院的重視

首先，當前各個醫(yī)院的醫(yī)療費用均發(fā)生大幅度上漲，普通的人民群眾往往難以承受，一人生病可能耗盡一個家庭的亟需，導致了患者對醫(yī)療工作者和醫(yī)院的工作體制充滿戒心；其次，醫(yī)療工作者和醫(yī)院提供的服務不能用常規(guī)的、一般的商業(yè)企業(yè)或者服務業(yè)提供的服務標準來衡量，但是當患者認為治療效果不甚滿意或者很不理想時，往往不分青紅皂白的怪罪醫(yī)院，提出賠償要求，這種情況下醫(yī)院對病案檔案的重視程度超出了歷史上任何一個時期，病案檔案記錄了治療的全過程，這就使病案成為醫(yī)患雙方爭論的焦點。病歷質(zhì)量的好壞直接影響了醫(yī)患糾紛的最終評定結(jié)果。因此提高病案書寫質(zhì)量，完善病案管理也就成了醫(yī)院迫切需要解決的熱點問題。

（五）醫(yī)院檔案管理工作規(guī)劃和醫(yī)療改革、醫(yī)療建設不同步

在醫(yī)院的戰(zhàn)略管理工作中，常常對規(guī)模擴張、設備更新、醫(yī)療技術(shù)引進、醫(yī)院人員結(jié)構(gòu)調(diào)整等工作進行明確、詳細和長遠的規(guī)劃，但是卻很少提及對檔案管理工作的改革和檔案設備的升級，這導致大部分醫(yī)院存在著檔案管理水平和醫(yī)療水平及業(yè)務發(fā)展不均衡的現(xiàn)象。檔案管理是和醫(yī)療管理同等重要的管理工作，如果醫(yī)院只重視其中一個而忽視另一個，必然導致醫(yī)院管理效率低下，業(yè)務提升和技術(shù)更新工作難以完善。

（六）醫(yī)院整體的檔案管理工作水平低下，現(xiàn)代化管理手段普及率不高

科學技術(shù)的進步使得計算機網(wǎng)絡技術(shù)進入到各行各業(yè)，可以說幾乎每一個行業(yè)都離不開計算機的應用，醫(yī)院檔案管理工作也不例外，但是醫(yī)院的科研管理和醫(yī)療管理雖然已經(jīng)實現(xiàn)計算機化，但是運用計算機及網(wǎng)絡技術(shù)錄入病歷檔案等由于受電子簽名有效性等影響，現(xiàn)在還處于爭議的狀態(tài)，檔案管理工作基本上還處于資料收集、歸檔和檢索的傳統(tǒng)工作形式，很少運用計算機和網(wǎng)絡技術(shù)進行管理工作繁瑣、效率低下、產(chǎn)生的信息少，對于大批量的檔案收集、開發(fā)和利用存在很大限制。

二、改進策略

（一）著重學習檔案法律知識，提高醫(yī)院管理者和領(lǐng)導者對檔案管理工作的重要性認識，將檔案意識普及到每一位員工檔案管理工作能夠有效開展的重要前提是醫(yī)院領(lǐng)導的絕對重視，醫(yī)院領(lǐng)導應該講檔案管理工作作為重點工作來抓，并將其視為醫(yī)院進步和發(fā)展的重要判斷標準。在大力提高醫(yī)療工作者醫(yī)療水平、擴大醫(yī)院規(guī)模、更新醫(yī)療設備的同時，要宣傳檔案工作的重要性，使得醫(yī)院的各級領(lǐng)導干部和每一個職工都對檔案管理工作有明確的認識，將檔案管理工作融入到自己的日常工作中去，為檔案管理工作創(chuàng)造良好的內(nèi)部環(huán)境。為了改善長期以來醫(yī)院只重視考核醫(yī)療工作績效，忽視對檔案管理工作的考核和監(jiān)督的現(xiàn)狀，轉(zhuǎn)變員工和各級管理者對檔案管理工作輕浮、忽視的態(tài)度，醫(yī)院必須在實際工作中強化檔案意識。另外，各醫(yī)院應該投入經(jīng)費、精力和人力大力發(fā)展和改革檔案管理工作。檔案資源是一種潛在的生產(chǎn)力。加強檔案管理，必須正確擺正檔案工作同醫(yī)院中心工作的位置，做到服務于臨床醫(yī)療這個中心，是擺在管理工作中的首要任務。一方面要高度重視檔案工作，加強對檔案工作的領(lǐng)導，增強檔案意識，提高人們對檔案作的認識。另一方面要千方百計通過各種方式、方法提高檔案工作人員的政治思想素質(zhì)和道德素質(zhì)。只有提高各級干部加強檔案管理工作認識，才能使檔案工作順利開展。

（二）醫(yī)院應該理清醫(yī)療工作和檔案管理工作之間的關(guān)系，建立完善的檔案管理制度，擴大檔案管理工作邊界要實現(xiàn)科學、高效的檔案管理工作，就必須建立完善的檔案管理制度，優(yōu)化檔案管理體系以實現(xiàn)科學化。檔案管理的手段和檔案管理工作的水準在科學技術(shù)發(fā)展的過程中不斷提升，醫(yī)院也要適時地建立與之相適應的的檔案管理體系，成立專門的、獨立的檔案管理科室，提高領(lǐng)導力度，明確職責劃分，統(tǒng)一管理和考核醫(yī)院不同部門和不同載體形式的檔案，促進檔案管理工作和醫(yī)療業(yè)務工作的同步化。與此同時，醫(yī)院應該不斷擴展檔案管理工作的邊界。醫(yī)院的管理不同一般制造業(yè)企業(yè)和商業(yè)企業(yè)的管理，它的管理處在特殊的社會環(huán)境之下，面臨著諸多的問題。所以，檔案管理工作也要不斷擴展范圍，實現(xiàn)全面、科學管理。以醫(yī)院的經(jīng)營管理為例，檔案管理工作應該對承包、租賃、基建、合同以及協(xié)議等文件資料全面歸檔和記錄。在醫(yī)院采購招標的過程中，不能僅僅只歸檔最終的投標方案，還要對招標的程序和方法、規(guī)范和協(xié)議進行歸檔。不斷擴大的檔案管理范圍要求檔案管理組織不斷完善，管理人員提高專業(yè)化程度。

（三）檔案資源對醫(yī)院工作具有重要意義，醫(yī)院應該重視對其的開發(fā)利用工作我們之所以進行檔案管理，是因為檔案管理具有開發(fā)價值。醫(yī)院應該深度挖掘和開發(fā)檔案管理工作，從檔案之中發(fā)現(xiàn)其使用價值，從而提高的醫(yī)療服務水平，改善醫(yī)患之間關(guān)系。良好的運用檔案管理工作成果能夠為醫(yī)院創(chuàng)造良好的經(jīng)濟效益，同時能夠帶來優(yōu)異的社會效應。醫(yī)院管理者和每一個員工應該意識到檔案在醫(yī)院管理之中的這種作用和地位，并提升檔案管理工作效果。

（四）規(guī)范病案檔案的建設工作制度化是目前醫(yī)院檔案管理工作必須強化的重點，尤其是比例檔案的制度化和規(guī)范化。醫(yī)院應該規(guī)范醫(yī)療工作者的病案書寫，使其認識到病案檔案的嚴肅性，讓其從思想上意識到病案檔案的重要性，通過嚴格的把關(guān)和要求不斷養(yǎng)成認真、嚴謹?shù)牟v書寫習慣。醫(yī)院應該出臺病案書寫規(guī)范制度，培訓醫(yī)療工作者，提高書寫規(guī)范程度，并由專人檢查和監(jiān)督其病歷書寫是否規(guī)范。在很多醫(yī)院中，許多病歷書寫都是上級醫(yī)師負責簽名的，這說明醫(yī)療工作者缺乏對病歷書寫的重要性認識和嚴肅性認識，醫(yī)院應該強化這方面工作。實施和有效的監(jiān)督是良好的規(guī)范方法，定期或者不定期對病歷進行抽查，做到賞罰分明，提升醫(yī)療工作者對待病歷的態(tài)度和敬業(yè)精神，提高執(zhí)業(yè)質(zhì)量。質(zhì)量低劣的病歷質(zhì)量很容易導致醫(yī)患糾紛，激化醫(yī)患矛盾。

（五）提升檔案管理工作信息化程度檔案管理工作應該嘗試使用影響或者數(shù)字資料為載體，從本質(zhì)上講，檔案工作是一種基礎(chǔ)的信息管理工作，隨著網(wǎng)絡的發(fā)展，檔案工作也隨之進入信息化、網(wǎng)絡化時代，醫(yī)院檔案也伴隨著高科技的應用豐富了內(nèi)涵。醫(yī)院檔案的類別在增加，一方面，醫(yī)院檔案門類較多，尤其較繁忙的醫(yī)療業(yè)務活動，需保留大量的業(yè)務歸檔材料，如病案、影像資料，每年幾萬份，全部以傳統(tǒng)的方法貯存，將占有很大的庫房。另一方面，高科技的發(fā)展和計算機的普及也為我們提供了更為便捷、系統(tǒng)的管理手段。

綜上所述，加強醫(yī)院檔案管理勢在必行。隨著醫(yī)療技術(shù)的不斷進步和管理方式的不斷提高，檔案管理必須跟上醫(yī)院發(fā)展的腳步，適應時展的需要，為醫(yī)療水平的不斷提高提供更為豐富的信息資源，為檔案的再利用賦予新的內(nèi)涵和拓展外延。醫(yī)院各類檔案的規(guī)范化管理和提高檔案管理者的工作水平已成為醫(yī)院管理工作者需要研討的重要課題。

作者：王夕敏工作單位：威海市婦幼保健院