導語：信息數(shù)據(jù)規(guī)范化管理探討一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

［摘要］規(guī)范化與標準化是企業(yè)信息化建設的重要標準之一，本文以某集團型企業(yè)的財務信息化建設為例，通過其客商檔案數(shù)據(jù)的建立、維護和完善歷程，探討企業(yè)信息數(shù)據(jù)的規(guī)范化管理。

［關(guān)鍵詞］客商;數(shù)據(jù)管理;維護;信息化

一、客商檔案數(shù)據(jù)的重要性

客商是企業(yè)的財富源泉，對于集團型企業(yè)而言，客商檔案數(shù)據(jù)規(guī)范化管理尤為重要。首先，集團型企業(yè)分子公司眾多，日常經(jīng)營活動所涉及的客商經(jīng)常存在交叉和重疊；其次，集團賬務處理和資金系統(tǒng)收付款業(yè)務的正常進行，離不開準確無誤的客商信息的支持；再者，伴隨企業(yè)業(yè)務量的增長，需要客商數(shù)據(jù)做到及時更新與完善。集團下屬各法人單位單獨核算的客觀事實，導致其客商檔案涉及到商業(yè)機密，對于客商數(shù)據(jù)保密性要求，因此客商檔案信息需要兼顧一致性、準確性、及時性、完整性和保密性。

二、客商管理模式的分析

作為集團型企業(yè)，客商數(shù)據(jù)管理模式一般有兩種，即集團統(tǒng)管模式和成員單位分管模式，二者各有利弊。前者客商數(shù)據(jù)不允許下級單位自行維護，而是需要集團集中統(tǒng)一管理并分配給下級單位使用。這樣一方面可以保證客商數(shù)據(jù)的唯一性，杜絕客商數(shù)據(jù)資料雜亂無序，便于集團統(tǒng)計客商往來賬和業(yè)務量，另一方面集團對數(shù)據(jù)的統(tǒng)一核查，最大程度的保證了客商信息質(zhì)量，為整個企業(yè)的數(shù)據(jù)共享和利用提供了可靠保障。缺點是信息采集和錄入量較大，效率不高。后者，客商檔案數(shù)據(jù)由各成員單位自行維護，這使得數(shù)據(jù)的采集和管理更加靈活快捷，但不利于規(guī)范化管理，數(shù)據(jù)的質(zhì)量無法得到可靠保證。以某集團型企業(yè)為例。作為一家大型的集團公司，下屬近百家分子公司，日常財務核算和資金調(diào)配需要統(tǒng)一規(guī)范化管理，同時考慮到成本和效率問題，在制度許可范圍內(nèi)最大程度的數(shù)據(jù)共享是必然的，因此，它更合適于選擇數(shù)據(jù)統(tǒng)管模式。而對于規(guī)模較小的企業(yè)特別是單體企業(yè)，業(yè)務量較少，沒有集中管理和統(tǒng)一核算的需求，因此信息管理上更傾向于數(shù)據(jù)分管模式。這里主要對前者進行詳細分析。

三、檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)管模式下的前期管理

（一）數(shù)據(jù)的手工維護自采用新的財務軟件系統(tǒng)以來，集團企業(yè)信息化建設已進行了兩步，分別是財務系統(tǒng)和資金系統(tǒng)?？蜕虣n案數(shù)據(jù)的統(tǒng)管模式伴隨著財務系統(tǒng)的上線而正式實施。信息化建設前期階段面臨的主要問題是：過去集團下屬各單位自行維護數(shù)據(jù)，造成數(shù)據(jù)信息不規(guī)范、不完善，質(zhì)量參差不齊；集團統(tǒng)管型的系統(tǒng)軟件上馬，需要解決系統(tǒng)中客商檔案從無到有的問題；客商數(shù)據(jù)亟需整理和歸類，以滿足之后的財務統(tǒng)計和報表合并需求。對此，該企業(yè)所采取的管理思路是：確定客商檔案數(shù)據(jù)管理框架，包括編號、類別、數(shù)據(jù)內(nèi)容和采集方式，將客商檔案按照國家省級行政單位和合并范圍進行地區(qū)分類和編號，以便于地域統(tǒng)計和識別；考慮到工作量、信息核查難度問題以及賬務掛賬需求，前期采集客商數(shù)據(jù)內(nèi)容只包括名稱，其他數(shù)據(jù)信息由以后進行補充和完善；采集方式上，成員單位向集團申報客商信息，由集團派專人負責核查并手工導入數(shù)據(jù)。集團下發(fā)統(tǒng)一的客商填報模板，并負責提供客商信息驗證平臺，確?？蜕绦畔⒌囊?guī)范與準確。成員單位按要求對上報的客商信息進行驗證，無誤后按照模板填寫上報給集團。成員單位應對客商信息的準確性和規(guī)范性負責?？蜕痰纳蠄蠓謨刹剑皇请娮影娴纳蟼?，便于集團歸類和導入，一是紙質(zhì)版的報送，附財務印鑒和負責人簽字，作為客商報送憑據(jù)，便于日后檔案查詢和落實責任。集團對下級單位上報的客商信息進行復核，確保格式規(guī)范，內(nèi)容完整，以全查和抽查方式檢驗信息準確性。達到要求后，手工導入客商并下發(fā)成員單位。值得一提的是，出于保密性要求，下發(fā)給成員單位使用的客商信息只有客商編碼、名稱和地區(qū)分類等內(nèi)容，客商對應的上報單位將不對成員單位提供，只限于集團管理。起步階段是數(shù)據(jù)管理最為艱難的階段，企業(yè)需要通過系統(tǒng)性的管理將原先散亂無章的數(shù)據(jù)進行梳理，使之規(guī)范準確，在缺乏其他有效的采集路徑的情況下，更多的是依靠人為因素。成員單位需要遵循準確性、規(guī)范性、重要性原則，對歷史數(shù)據(jù)進行歸檔上報，集團公司則需要把主要精力用于數(shù)據(jù)的整理與核查，通過書面憑據(jù)來增強成員單位的責任感。此階段更多的依賴于制度的強制性，要在較短時間內(nèi)構(gòu)架數(shù)據(jù)原始模型并盡可能的保證數(shù)據(jù)的品質(zhì)和質(zhì)量。（二）數(shù)據(jù)的系統(tǒng)工具維護隨著企業(yè)業(yè)務量的不斷增加，客商檔案數(shù)量的增長呈井噴之勢，一年的時間，集團客商檔案由上線初期的4000多條增長到目前的9500條。隨著第二階段資金系統(tǒng)的上線實施，企業(yè)以往對客商信息的單純掛賬需求發(fā)生改變，開始向收付款業(yè)務需求延伸。這就意味著以往的客商數(shù)據(jù)已不能充分滿足需要，客商賬號、開戶行等賬戶信息需要進行全面補充和完善。而先前集團專人復核和手工維護客商檔案的方式，已無法適應新的形勢。對此，該企業(yè)充分發(fā)掘資金系統(tǒng)的作用，成員單位在資金系統(tǒng)中對首次發(fā)生的客商進行收付款時，在業(yè)務系統(tǒng)單據(jù)中自行填寫該客商信息，集團以資金系統(tǒng)為試金石，成功進行收付款業(yè)務的客商信息即是認為是可靠的，通過研發(fā)的客商導入軟件，有甄別的將通過檢驗的客商導入到系統(tǒng)中。資金系統(tǒng)工具導入客商的思路是以客商名稱為基礎，逐步補充賬戶信息等附屬內(nèi)容，充分利用資金系統(tǒng)自身優(yōu)勢，采集符合標準的客商信息，并實現(xiàn)批量導入數(shù)據(jù)的功能。實踐表明，無論手工導入還是系統(tǒng)工具導入，二者各有所長，為滿足單純掛賬需求的新客商可以通過前者維護，發(fā)生資金業(yè)務往來的新客商可以通過后者來管理，兩者相互結(jié)合。

四、客商檔案數(shù)據(jù)的后期維護與管理

采集、驗證和導入信息是客商檔案維護工作的主要任務，數(shù)據(jù)信息的后期維護也同交通財會樣重要。在快速發(fā)展的市場經(jīng)濟背景下，數(shù)據(jù)更新速度驚人，為避免數(shù)據(jù)庫信息過時而造成不應有的損失，企業(yè)必須適應不斷變化的外部環(huán)境，做好數(shù)據(jù)更新工作。保證檔案數(shù)據(jù)準確性的難度與其數(shù)量的增長速度是成正比的。因此，為盡可能提高信息精度，系統(tǒng)管理人員有必要定期清查系統(tǒng)客商檔案。對名稱格式、編號、地區(qū)分類等容易發(fā)現(xiàn)錯誤的地方加以關(guān)注。對于客商名稱、賬戶信息等不易辨別的內(nèi)容，則需要充分發(fā)動成員單位的積極性，配合制度要求，一旦發(fā)現(xiàn)錯誤的客商信息及時上報，由集團管理員在第一時間對數(shù)據(jù)進行修正。而成員單位對客商后期維護所做的貢獻可作為其業(yè)績考核的參照。需要強調(diào)的是，系統(tǒng)工具導入新客商模式在制定之初也充分考慮到這一點，對于同名客商下賬戶信息不一致的，由管理員核對新客商和系統(tǒng)中原有客商信息內(nèi)容進行核對，發(fā)現(xiàn)后者錯誤則將新客商內(nèi)容導入，反之亦然。另外，針對客商改名問題，目前最新的財務系統(tǒng)已經(jīng)可以對客商的最新數(shù)據(jù)和歷史數(shù)據(jù)進行區(qū)分，但是如果企業(yè)使用的信息化系統(tǒng)沒有這個功能就需要人為解決。具體方法是，不在原客商數(shù)據(jù)上進行修改，而是作為一個全新的客商進行添加。由財務人員在財務系統(tǒng)通過轉(zhuǎn)賬方式進行新老客商的賬務結(jié)轉(zhuǎn)。這種做法，一方面是避免因原信息修改造成數(shù)據(jù)冗余而影響對客商賬務的查詢。另一方面，可以保證賬務數(shù)據(jù)的歷史更替清晰，防止財務系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)與紙面憑證數(shù)據(jù)不符。在企業(yè)信息化進程中，數(shù)據(jù)維護是一個相當復雜的工作，質(zhì)與量如何均衡，是每一個管理者應該深入考慮的問題。雖然高度的信息化與系統(tǒng)集成為企業(yè)數(shù)據(jù)采集帶來了極大方便，但是人為因素永遠都占有不可替代的地位。第一，從長遠角度和全局出發(fā)，精心做好數(shù)據(jù)庫管理框架。這是數(shù)據(jù)管理的第一步，也是最重要的一步，更是最難走的一步。合理的框架結(jié)構(gòu)，應該是立足于現(xiàn)實，結(jié)合未來形勢變化短期里最大程度的滿足應用需求，同時又為數(shù)據(jù)的未來補充與更新留下足夠的空間。第二，嚴把“病從口入”第一關(guān)。數(shù)據(jù)信息的錯誤應盡可能的在系統(tǒng)之外解決，否則會讓信息使用者和管理者付出更多的代價。這就要求企業(yè)制定較為完善可靠的校驗機制，無論是人工核查還是系統(tǒng)驗證，都要把數(shù)據(jù)信息的準確性放在第一位。第三，充分發(fā)揮主觀能動性。管理者永遠都不能完全依賴計算機來管理一切，而是應該讓計算機根據(jù)人們的需求來服務一切。數(shù)據(jù)管理工作繁瑣浩大，需要大量的時間和精力，管理者需要做的就是不斷從實踐中提煉規(guī)律，轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)工具研發(fā)，讓更聰明的電腦為企業(yè)管好更多的工作。第四，制度保證。沒有規(guī)矩不成方圓，任何工作都應該有相應的制度保障才能井井有條。企業(yè)應該為數(shù)據(jù)管理工作制定周密的制度和規(guī)范。從成員單位到集團公司，從數(shù)據(jù)采集到后期維護，數(shù)據(jù)管理工作的每一個參與者、每一個環(huán)節(jié)都應該確定相應的職責和目標，通過激勵機制和責任機制為數(shù)據(jù)管理工作提供可靠的制度支持。企業(yè)信息化離不開數(shù)據(jù)支持，客商檔案作為數(shù)據(jù)庫的一個縮影，其管理模式為下一步的數(shù)據(jù)擴充提供了有力借鑒。企業(yè)的信息化建設，就是要把財務系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、預算系統(tǒng)、工資系統(tǒng)、項目系統(tǒng)乃至供應鏈系統(tǒng)等完成高度的集成，實現(xiàn)數(shù)據(jù)在系統(tǒng)間和成員單位間的充分共享，以盡可能的降低信息成本，提高生產(chǎn)效率，為企業(yè)的經(jīng)營活動和日常管理提供堅實保障。

作者:唐與彌 單位:煙臺港集團有限公司