導(dǎo)語：新形勢下工程檔案信息化管理措施一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：在當(dāng)下的建筑工程項目中，要想促進行業(yè)的發(fā)展，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，就必須保障施工效率。在工程施工中，檔案的管理工作將會直接對整個工程的順利展開造成影響。對此，文章分析了新形勢下建設(shè)行業(yè)中工程檔案信息化管理的現(xiàn)狀，并提出相應(yīng)的解決措施，希望能夠為我國建筑工程的發(fā)展提供一定助力。

關(guān)鍵詞：工程檔案；信息化；管理措施

1工程檔案信息化管理現(xiàn)狀

1.1信息化管理不足

隨著工程行業(yè)的發(fā)展，建筑工程在各方面、各環(huán)節(jié)都產(chǎn)生了大量的工程數(shù)據(jù)信息，建筑工程檔案管理工作也得到了充足的發(fā)展空間[1]。但是，大多數(shù)工程的檔案都主要使用紙質(zhì)化儲存方式，信息化模式尚未完全滲透到工程建設(shè)中。因此，在當(dāng)下的行業(yè)環(huán)境中，工程檔案管理要想完全轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒ぷ髂Ｊ饺匀淮嬖谝欢ǖ碾y度。一般來說，建筑工程施工的工期較長，在施工的過程中往往會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)以及信息，工程檔案管理人員要將其整理成工程文件?？紤]到大量的紙質(zhì)文件的保管質(zhì)量，企業(yè)在日常運營過程中就需要制定相關(guān)的管理方案以及措施。另外，大量的紙質(zhì)數(shù)據(jù)也面臨取用、分類困難等問題，需要耗費大量的人力資源與時間成本。

1.2信息化水平較低

在建筑工程施工過程中，各項工程文件缺乏信息化管理機制[2]。在實際的建筑工程中，各參建方在施工過程中產(chǎn)生的活動都會被直接記錄到檔案之中，因此，各參建方就成為信息數(shù)據(jù)的生成主體，這些數(shù)據(jù)的取用質(zhì)量與效率將會直接影響整個建筑工程各參建方的經(jīng)濟效益以及建筑工程項目的順利開展。信息化管理主要包括兩方面，一方面是用于匯總與查詢方便的信息化目錄，另一方面則是工程的具體內(nèi)容。在實際的工作中，需要考慮到文件的編排，若編排不夠完善，將會直接導(dǎo)致目錄與實際信息不符，很難為資料的查詢提供便利。即使應(yīng)用了信息化手段，但過于混亂的編排模式仍然會導(dǎo)致文件的取用困難，那么檔案信息化也就僅限于載體。

1.3使用效率低下

在當(dāng)下的工程檔案管理工作中，工作人員在查詢某一具體項目、環(huán)節(jié)的相關(guān)文件時，往往需要通過相關(guān)部門的審批，并且需憑借有效證件方能進行查閱[3]。這一過程效率較低，文件往往會在多個部門以及多個工作人員之間流動，這樣會導(dǎo)致相關(guān)數(shù)據(jù)的查詢不具備時效性，甚至在文件傳輸?shù)倪^程中發(fā)生丟失、損壞等問題。該種模式還會導(dǎo)致查詢?nèi)藛T無法在第一時間內(nèi)提取工程的原始資料，嚴重影響了工程整體的施工效率。

1.4缺乏專業(yè)工作人員

在當(dāng)下的建筑工程行業(yè)環(huán)境中，相關(guān)人員對數(shù)據(jù)信息化不夠重視，大多數(shù)企業(yè)都沒有聘用專門用于信息化管理的工作人員，導(dǎo)致團隊中缺乏具備專業(yè)技能的人才，難以跟上時展的步伐，構(gòu)建快速、高效的工作模式。另外，大部分工作人員都習(xí)慣于傳統(tǒng)的工作模式，不愿自主加強對新興技術(shù)的學(xué)習(xí)以及信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)，缺少信息化模式的知識體系，工作技能難以滿足當(dāng)下的信息化時展要求。在部分建筑工程單位中，領(lǐng)導(dǎo)階層較少注重信息化管理工作，在電子檔案的建設(shè)方面也不夠重視，對信息化的認知還有待提升，嚴重影響了信息化發(fā)展的進程。

1.5電子檔案管理體系不完善

當(dāng)下，工程電子檔案的管理缺少一套系統(tǒng)、完善的體系，在實際的工作中，很難劃分各工作人員的職責(zé)，嚴重影響信息化建設(shè)的進程。各工作人員的職權(quán)劃分不明確、崗位混亂、權(quán)力交疊，通常出現(xiàn)某一文件多人管理、某一數(shù)據(jù)信息無人問津的情況。除此以外，部分單位雖然應(yīng)用了信息化管理模式，但是在日常的工作中仍然沒有制定一個適用于電子檔案的體系以及制度，因而無法發(fā)揮信息化的最大效用。

1.6保密程度不高

在當(dāng)下的建筑行業(yè)中，部分工程建設(shè)單位已經(jīng)構(gòu)建了信息化管理模式，但是信息化主要依附于計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，而建設(shè)單位不具備較強的計算機安全防控技術(shù)與能力，在日常工作中，很容易受到不法分子的攻擊，導(dǎo)致文件泄露等問題。

2工程檔案信息化管理措施

2.1強化信息化管理意識

在建筑行業(yè)發(fā)展進程中，要想進一步提高工程質(zhì)量以及工程施工效率，就必須做好建筑工程檔案管理工作。加強信息化建設(shè)，能夠有效消除傳統(tǒng)模式中的弊端，有效解決傳統(tǒng)紙質(zhì)模式中低效率、低質(zhì)量的管理模式問題。要想從真正意義上構(gòu)建信息化管理模式，企業(yè)管理人員、領(lǐng)導(dǎo)階層以及相關(guān)工作人員就必須加強對信息化管理的重視，認識到信息化的重要性，并且圍繞企業(yè)的發(fā)展，跟隨市場的變化，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式；借助信息化技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，不斷創(chuàng)新、轉(zhuǎn)變企業(yè)的運營模式，以此促進企業(yè)內(nèi)部的發(fā)展，強化工程施工過程中各信息數(shù)據(jù)的收集與整理。

2.2加大工程檔案信息化管理的投資

在大多數(shù)行業(yè)中，信息化往往具備開發(fā)成本高、應(yīng)用成本低等特點。在建筑行業(yè)，企業(yè)也可以充分利用這一點，將目光放長遠，通過構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫的方式降低檔案取用方面的成本，并從該方面縮短工程施工的工期。因此，企業(yè)在日常的運轉(zhuǎn)過程中，就應(yīng)當(dāng)加大工程檔案信息化管理方面的投資，通過聘請具備計算機專業(yè)技術(shù)的工作人員，構(gòu)建一個專屬于企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫。另外，通過購進全新的計算機設(shè)備或者相關(guān)的辦公軟件來完成相關(guān)文件的存取。通過加強這方面的投資，構(gòu)建一個存取都具備一定便捷性的數(shù)據(jù)庫。此外，企業(yè)也需要加強對服務(wù)器的建設(shè)，該服務(wù)器主要服務(wù)于工程中的各參建方，當(dāng)各參建單位產(chǎn)生信息或者數(shù)據(jù)時，可以通過該服務(wù)器直接上傳相關(guān)文件，并且共享于其他參建方，保障所有信息都能透明。企業(yè)還要加強對掃描儀等配置的優(yōu)化，改善傳統(tǒng)的信息收集、整合模式，通過各種電子設(shè)備完成對施工現(xiàn)場數(shù)據(jù)的采集與儲存工作。

2.3建立和完善建筑工程檔案數(shù)據(jù)庫

在建筑工程項目中，相關(guān)企業(yè)需要為該工程構(gòu)建一個完善的數(shù)據(jù)庫，該數(shù)據(jù)庫需要通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與其他參建方相互聯(lián)系并相互共享。不同的參建方具備不同的權(quán)限，并且能夠在專門的板塊上傳具體的變更、施工技術(shù)、質(zhì)量管理等材料信息，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及計算機技術(shù)完成數(shù)據(jù)的傳輸、提取與應(yīng)用。在日常的工作中，需要派遣專門的工作人員展開對數(shù)據(jù)庫的管理工作，也可以通過建設(shè)智能化系統(tǒng)，自動篩選冗余數(shù)據(jù)，對各文件進行精簡排序。另外，還需要在該數(shù)據(jù)庫中構(gòu)建專門的檢索機構(gòu)，幫助工作人員更好地提取相關(guān)文件以及內(nèi)容，避免提取困難等問題影響整個工程的建設(shè)效率。

2.4加強管理人員的專業(yè)技能

在實際的工作中，企業(yè)需要加強對專業(yè)人才的培養(yǎng)。通過構(gòu)建具備專業(yè)技能的團隊，提升工程檔案管理的工作效率，并且使日常的施工與企業(yè)運轉(zhuǎn)過程中數(shù)據(jù)信息的管理效率以及質(zhì)量能夠得到最基本的保障。首先，企業(yè)需要加強對社會人員的招聘，聘請具備電子檔案管理專業(yè)技能的工作人員，并且予以合理的薪資待遇，吸納人才，創(chuàng)新傳統(tǒng)的工作模式，并且?guī)永蠁T工學(xué)習(xí)電子檔案的管理手段。其次，加強老員工對信息化的認識，使其學(xué)習(xí)計算機以及數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用，并且構(gòu)建專門的考核機制，定期考核老員工的學(xué)習(xí)成果以及工作水平。最后，在實際的工作過程中需要加強新老員工之間的聯(lián)動，老員工對企業(yè)的認識以及工作經(jīng)驗較為豐富，因此，在企業(yè)運轉(zhuǎn)的過程中，并非是招聘了具備專業(yè)技能的新員工就能完全淘汰老員工，企業(yè)可以采用以老帶新的方式，通過老員工的幫助積累新員工的工作經(jīng)驗，并且通過新鮮血液的注入，為傳統(tǒng)的工作模式帶來創(chuàng)新和活力。除了員工能力方面的提高，企業(yè)也要制定專門的獎懲機制，將責(zé)任落實到個人，一旦檔案質(zhì)量或者完整性出現(xiàn)問題，則直接問責(zé)個人。對于工作態(tài)度積極、管理水平較高的員工給予一定的褒獎，通過年終獎或者業(yè)績考核等方式激發(fā)員工的工作熱情以及對電子檔案的學(xué)習(xí)熱情。

2.5健全電子檔案管理體系

正所謂“沒有規(guī)矩，不成方圓?！痹趯嶋H的工程檔案工作中，要想提高資料的提取效率以及管理水平，就必須構(gòu)建一個完善、健全、系統(tǒng)的管理體系，該體系需要考慮到社會市場的發(fā)展，同時也要考慮到企業(yè)的運營，根據(jù)我國的國情制定一個專門的管理體系。除針對工作人員制定的獎懲制度以外，還需要針對具體的工作內(nèi)容制定專門的規(guī)章制度。檔案信息化管理模式不僅需要依托于計算機技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，還要將傳統(tǒng)的管理模式融入進去，推陳出新。將傳統(tǒng)管理模式與信息化管理相結(jié)合，在最大程度上創(chuàng)新管理模式，為建筑工程提供幫助。

2.6提高電子檔案管理的安全性

網(wǎng)絡(luò)安全的發(fā)展與破解技術(shù)的發(fā)展是同步的，要想保障數(shù)據(jù)的安全，就必須不斷更新安全系統(tǒng)。首先，建設(shè)數(shù)據(jù)庫時需要布置專門的用戶名以及密鑰，根據(jù)不同崗位的工作人員需擔(dān)負的職責(zé)，為其配備可以在數(shù)據(jù)庫中行使的權(quán)利。其次，考慮到黑客攻擊的問題，需要定期改變數(shù)據(jù)庫運營算法以及密鑰算法。最后，定期進行數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的檢查與維護，以此保障網(wǎng)絡(luò)安全，降低發(fā)生檔案丟失等問題的可能性。

3結(jié)束語

總之，通過合理應(yīng)用信息化技術(shù)，能夠有效解決傳統(tǒng)工程檔案管理工作模式中的問題，并提高工作效率，縮短建筑工程的整體工期，為企業(yè)創(chuàng)造更多經(jīng)濟效益。

參考文獻：

[1]李玲霞.新檔案法下水利工程檔案信息化管理發(fā)展探討[J].海河水利,2020(6):51-53.

[2]劉楠楠.基于信息化的工程檔案管理分析[J].住宅與房地產(chǎn),2020(33):152+156.

[3]喬里盤·木哈依,孫陽平.水利工程檔案管理信息化建設(shè)思考[J].工程技術(shù)研究,2020,5(3):201-202.

作者：王周蘭 單位：東明縣房地產(chǎn)服務(wù)中心