導(dǎo)語：電子檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展探究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要】隨著社會科技和經(jīng)濟的不斷發(fā)展，電子信息化的運用已經(jīng)越來越廣泛。網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)遍布生活、工作的各個角落。在這樣的時代背景下，檔案管理也要加入電子信息化管理的內(nèi)容中，做到與時俱進，這樣不僅讓工作更加快捷方便，也能最大地發(fā)揮資源共享的作用，從傳統(tǒng)的檔案管理到電子檔案信息化管理也需要一個建設(shè)和發(fā)展的過程?；诖耍撐暮喴治隽水?dāng)代檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，并給予解決的建議。

【關(guān)鍵詞】電子；檔案管理；信息化；發(fā)展

1引言

隨著信息的全球化發(fā)展，電子檔案信息化也成為一種趨勢，電子檔案有著獨特的特點，這與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有很大的區(qū)別，尤其是2020年的疫情出現(xiàn)，更加迫使電子檔案信息化進程的加速。電子檔案信息化建設(shè)是電子檔案與網(wǎng)絡(luò)信息化相互結(jié)合的結(jié)果。電子檔案信息化要對電子文檔實行一體化管理，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的建設(shè)內(nèi)容。

2電子檔案管理信息化的必要性

檔案是日常工作中必不可少的內(nèi)容，本身有著重要的意義。在現(xiàn)代的各種企業(yè)和事業(yè)單位中，檔案管理的信息每天都在發(fā)生變化，由原來的紙質(zhì)檔案進入電子信息識別檔案的過程，檔案管理經(jīng)歷了從單個計算機數(shù)據(jù)到網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)的改變，并且仍在不斷更新。隨著辦公室自動化的推進，一些落后的企業(yè)已經(jīng)不能跟上時展的要求，檔案管理模式也隨之發(fā)生了變化，檔案管理人員要更快地學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)信息化，如果不改變，其他單位對本單位傳達的信息就不能更及時獲取[1]。電子檔案管理信息化可以讓檔案管理變得更準(zhǔn)確、更科學(xué)?？梢宰寵n案的管理和使用變得更加便捷，檔案資源的利用效率得到更快提升，檔案管理工作能夠更好完成。電子檔案信息化管理還有完整性、有效性、保密性等諸多特點，發(fā)揮了檔案管理建設(shè)的重要的作用。

3電子檔案信息化管理的作用

傳統(tǒng)的用筆記錄方式已經(jīng)達不到現(xiàn)在管理工作的需要，所以要實行電子信息化檔案管理的方式，它的具體作用表現(xiàn)在以下幾個方面。3.1使檔案管理體系更加規(guī)范化。電子信息化檔案管理模式與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，解決問題的速度更快，可以讓檔案資源得以快速共享，還能讓流程的構(gòu)建變得規(guī)范化[2]。使用電子信息技術(shù)可以將檔案管理轉(zhuǎn)換成自動化管理的方式，人為因素和其他因素不能干預(yù)，通過設(shè)置相關(guān)的前期程序，計算機在運行時就可以根據(jù)實際的儲存情況實施信息管理，得到完整、準(zhǔn)確的信息。3.2使檔案管理工作更加準(zhǔn)確。檔案管理在醫(yī)院、企事業(yè)單位或?qū)W校等運行期間都是不可缺少的一部分，做好檔案管理工作非常必要，對于檔案管理人員的工作要求也越來越多，因此要妥善處理好檔案管理工作的安全，保證檔案的完善。電子信息技術(shù)主要以計算機、網(wǎng)絡(luò)為信息的載體，無論是準(zhǔn)確性還是安全性都高于傳統(tǒng)的人工管理，在操作時更加方便、快捷，為檔案管理人員找尋信息提供更大的方便，在另一層面上也對檔案管理工作的效率有所提升。3.3提高檔案管理工作的運行效率。傳統(tǒng)的檔案管理比較單一，管理人員要花費大量的時間和精力在檔案的整理和分析數(shù)據(jù)上，又需要很大的儲存空間，之后還要進行定期的維護，這使得管理工作耗資、耗時。傳統(tǒng)檔案管理的工作量大，必須依賴工作人員才能完成，這大大影響了管理人員的工作效率和管理工作的質(zhì)量。應(yīng)用信息管理技術(shù)對檔案進行管理，有效提高了檔案管理的效率，任何時間都能對檔案進行抽調(diào)和檢查，對相關(guān)資料的價值有了更好地體現(xiàn)。在電子信息化管理模式的檔案管理中，只需要計算機或硬盤等設(shè)備便可以對所儲存的信息加以運用，這樣做不僅節(jié)省了空間，也使信息更加的環(huán)保，簡化相關(guān)人員的操作手續(xù)，使檔案管理工作的運行效率有所提高，檔案的可持續(xù)發(fā)展得到實現(xiàn)。3.4實現(xiàn)資源共享。電子信息化管理模式還可以實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的資源共享。很多企業(yè)及公司都將辦公自動化與信息化檔案管理同時辦公，可以實現(xiàn)資源的共享，同時可以進行檔案的歸檔和調(diào)用。目前社會信息化空前發(fā)展的前提下，檔案管理的電子信息化的管理模式已經(jīng)成為一種新的檔案管理趨勢，讓人與人之間、各個工作單位之間乃至政府部門的資源共享都更加的快捷，對工作效率的提高有著重要意義。但是，在電子信息化管理模式的檔案管理使用期間，也會發(fā)現(xiàn)許多的問題，這就需要管理人員在電子檔案信息化管理方面的力度加強，確保檔案的信息和資源安全，使檔案管理的目標(biāo)得以實現(xiàn)。

4電子檔案管理存在的問題

4.1檔案管理人員綜合素質(zhì)較低。很多單位的檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高，缺乏創(chuàng)新管理手段，不能很好地適應(yīng)高速發(fā)展的社會步伐；很多企業(yè)、事業(yè)單位能從事專業(yè)信息化管理的人才不多，也不重視檔案管理這方面的工作，即使有些單位增加了資金投入，改善了信息化管理條件，但是大部分的檔案管理人員并不具備專業(yè)素質(zhì)，沒有計算機軟件應(yīng)用方面的經(jīng)驗，不能更快地吸收新的信息技術(shù)知識。對于電子檔案信息化不了解，使電子檔案管理信息化建設(shè)變成簡單的錄入和查找這一初級的模式。4.2對電子檔案信息化管理投入不夠。電子檔案信息化管理中，有很多單位不能將資金具體投入檔案管理部門，很多管理者缺乏對電子檔案信息化的認(rèn)識，導(dǎo)致電子檔案信息化建設(shè)過程中，檔案管理員不能得到很好的軟件、硬件設(shè)施的提供，使電子檔案管理信息化變成了口頭形式，這大大阻礙了電子檔案管理信息化的發(fā)展，也增加了檔案管理工作者的工作。4.3不重視檔案工作。很多人都認(rèn)為檔案工作很清閑，很多人都不重視這份工作。認(rèn)為檔案管理工作不能為單位帶來經(jīng)濟效益，只要做到檔案不丟失、能查到檔案就可以了，認(rèn)識不到檔案工作的重要性和特殊性，這也在無形中影響了電子檔案管理信息化的發(fā)展。

5電子檔案管理信息化措施

5.1提升檔案管理人員的素質(zhì)。很多的企業(yè)、事業(yè)單位中從事檔案管理工作的工作人員往往一人兼顧很多職位，不了解關(guān)于檔案管理信息化的專業(yè)知識。處于目前信息飛速發(fā)展的社會背景下，對檔案管理人員的要求也不僅僅是檔案的保存和讀取，這就要求檔案管理工作者要對自身的專業(yè)素質(zhì)加強、業(yè)務(wù)水平提升，企業(yè)及公司要定期開展相關(guān)專業(yè)知識的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的管理方法，并且熟練應(yīng)用檔案管理程序，使工作者的操作能力得到有效提升，并結(jié)合理論知識和實際應(yīng)用。5.2加大資金投入。在個別的企業(yè)、事業(yè)單位中，領(lǐng)導(dǎo)層不重視檔案管理工作，檔案管理部門是一個關(guān)乎企業(yè)發(fā)展的重要部門，檔案管理工作的價值和意義不容忽視。因此，我們要加強對管理人員綜合素質(zhì)方面的培養(yǎng)，加強高層的管理人員對檔案工作的重視程度，并給予人力、物力方面的支持，加強電子檔案管理所應(yīng)用的設(shè)備（軟件設(shè)備、硬件設(shè)施等），充分發(fā)展電子檔案管理信息化工作，使檔案管理工作在整個企業(yè)事業(yè)中發(fā)揮更大的作用。5.3加強信息技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用。在電子檔案管理中，使檔案資源的共享應(yīng)用得以提高的方式是加強信息技術(shù)應(yīng)用，讓檔案的公開和聯(lián)系更加方便。電子網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展?jié)M足了電子檔案管理的訴求[3]。檔案管理員可以將同一檔案中同時錄入幾個員工的信息，讓查詢更加方便。例如，在進行個人注冊后登錄信息平臺，員工可以直接查詢到自己的個人信息，管理者也可以查看員工在這段工作的業(yè)績、獲獎以及工作經(jīng)歷和專業(yè)技能等方面的信息，這樣不僅減輕了管理人員的工作負擔(dān)，也方便了公司管理者和各個員工對彼此的了解，使各個單位在人事調(diào)動期間關(guān)系復(fù)雜化的問題得到有效緩解。

6結(jié)語

檔案管理和檔案管理部門對于一個公司或企業(yè)都是很重要的，檔案信息化建設(shè)勢在必行，這關(guān)系著檔案信息資源的開發(fā)、共享和利用。電子檔案管理信息化的建設(shè)是一個任重道遠的重大工程，目前還有很多方面需要提高，推動檔案管理信息化對企業(yè)的進步將起到不可估量的作用。

【參考文獻】

【1】王娜.電子檔案管理在推進檔案工作信息化建設(shè)中的應(yīng)用[J].才智,2017(36):216-216.

【2】王向輝.電子檔案管理在推進檔案工作信息化建設(shè)中的應(yīng)用[J].中文信息,2017(6):67.

【3】于英香.大數(shù)據(jù)視閾下檔案信息化建設(shè)新路向———基于《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》的思考[J].北京檔案,2017(2):9-12.

作者:李超 單位:秦皇島市廉政教育培訓(xùn)中心