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摘要：隨著信息時代的到來，醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)不僅有助于信息資源集約化管理，還能為醫(yī)院決策提供支持，同時也是醫(yī)院管理水平的體現(xiàn)。但是長期以來醫(yī)院對檔案管理工作不夠重視，現(xiàn)有制度、設(shè)施、信息系統(tǒng)、人才方面的建設(shè)還有待完善。因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重新審視檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，及時健全檔案管理制度，及時完善相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)信息管理系統(tǒng)開發(fā)，提高檔案管理人員隊伍的素質(zhì)?；诖?，筆者針對醫(yī)院綜合檔案室檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題，提出了針對性的對策。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案；數(shù)字化

0引言

醫(yī)院綜合檔案室管理的檔案包括病案、實物、照片、聲像、人事、會計和文書等多種類型，這些檔案資源不僅記載了醫(yī)院的發(fā)展歷程，還能為臨床治療工作提供重要的參考，同時也是醫(yī)院的無形資產(chǎn)。隨著信息時代的到來，及時開展檔案數(shù)字化建設(shè)工作對于資源的保存、利用具有積極的意義。新時期，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重視創(chuàng)新檔案管理工作模式，采用信息化管理手段提高檔案資源的價值。

1醫(yī)院綜合檔案室檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

近年來，我國大力推進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革，醫(yī)院不但在臨床治療、科研工作中取得進(jìn)步，而且在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人力資源培育等方面也邁上新臺階。在此過程中，醫(yī)院檔案資源不斷積累，綜合檔案室應(yīng)當(dāng)及時開展檔案數(shù)字化建設(shè)工作。1.1有助于信息資源的集約化管理。醫(yī)院在發(fā)展過程中會持續(xù)積累檔案資源，尤其在我國醫(yī)療衛(wèi)生體制改革進(jìn)程中，無論是臨床治療領(lǐng)域還是運(yùn)營管理方面，醫(yī)院存儲的檔案資源越來越多，并且為滿足患者的治療需求，一些醫(yī)院已開設(shè)分院，檔案處于相對分散狀態(tài)。成立綜合檔案室可以打破傳統(tǒng)的檔案分散管理，使工作向集約化方向發(fā)展，而檔案數(shù)字化發(fā)揮著不可或缺的作用。例如，醫(yī)院每個分院的檔案有其自身特色，將各個分院或科室的檔案以數(shù)字化的方式進(jìn)行統(tǒng)一管理，更加便于醫(yī)院科室人員查閱和使用。1.2有助于為醫(yī)院決策提供依據(jù)。綜合檔案室管理的檔案包含大量前人在臨床治療、科研、教育等方面記錄的資料，以及醫(yī)院歷史沿革。這些檔案資料不僅需要妥善保存，而且具有重要的使用價值，在制定決策時及時回顧和分析檔案資料，可以幫助論證決策的可行性。參考以往的臨床治療及醫(yī)院運(yùn)營經(jīng)驗，有助于規(guī)避決策風(fēng)險。檔案數(shù)字化建設(shè)能夠提高信息查閱效率，便于決策人員查找，避免在查詢傳統(tǒng)檔案資料時遇到字跡不清、資料不全的問題。1.3有助于提升醫(yī)院管理水平。檔案數(shù)字化建設(shè)需要醫(yī)院從基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)、人員、方法等多方面實施部署，不僅要引入檔案數(shù)字化所需的硬件設(shè)備，建立信息管理系統(tǒng)，同時還應(yīng)配備專業(yè)人才對綜合檔案室的資料進(jìn)行識別、歸類、建檔，推動檔案信息的合理共享，所以綜合檔案室數(shù)字化建設(shè)的成果能夠體現(xiàn)出醫(yī)院的管理理念和管理水平[1]。

2醫(yī)院綜合檔案室檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題

近年來，醫(yī)院面對行業(yè)競爭，將主要精力用于發(fā)展業(yè)務(wù)，而忽視檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，現(xiàn)有管理制度不健全，基礎(chǔ)設(shè)施不夠完備，信息管理系統(tǒng)開發(fā)不足，專業(yè)人才缺乏，都是今后工作中急需改進(jìn)的方向。2.1醫(yī)院對檔案數(shù)字化建設(shè)的重視不足。近年來，醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的競爭日趨激烈，尤其是民營醫(yī)院的異軍突起，在醫(yī)療服務(wù)方面展現(xiàn)出自身的優(yōu)勢，醫(yī)院之間的競爭和分化也進(jìn)入新階段。醫(yī)院投入大量精力用于臨床和科研工作，力求實現(xiàn)臨床治療的發(fā)展以及科研創(chuàng)新，因而容易忽視綜合檔案室在數(shù)字化方面的建設(shè)。各個科室也是忙于自身的工作，對數(shù)字化檔案不夠了解。2.2檔案管理制度不健全隨著醫(yī)院綜合檔案室的建立和發(fā)展，相應(yīng)的管理制度也需要進(jìn)行改進(jìn)。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，醫(yī)院雖然都制定了相應(yīng)的管理制度，但是進(jìn)入檔案數(shù)字化建設(shè)階段，對檔案管理的工作內(nèi)容、管理流程、質(zhì)量要求都有了新的變化，以往的制度已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)有的工作。而且管理制度不健全也不利于落實工作責(zé)任，一旦出現(xiàn)檔案管理問題，難以追究責(zé)任人。2.3檔案數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施不完備。檔案數(shù)字化建設(shè)對基礎(chǔ)設(shè)施有著嚴(yán)格的要求，對于不同類型的檔案，在收集整理及數(shù)字化存儲時離不開基礎(chǔ)設(shè)施的支持?；A(chǔ)設(shè)施關(guān)系檔案信息采集和存儲的質(zhì)量，是綜合檔案室開展數(shù)字化建設(shè)的硬件基礎(chǔ)。將各類檔案實施數(shù)字化管理工作量較大，現(xiàn)有硬件設(shè)施有限，包括綜合檔案室整體的布局、規(guī)劃、環(huán)境控制等都需要加大基礎(chǔ)設(shè)施投入[2]。2.4信息管理系統(tǒng)開發(fā)不足。醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)并不僅僅是將檔案資源錄入計算機(jī)系統(tǒng)，信息采集和存儲只是數(shù)字化管理的開始，更重要的是在今后能夠持續(xù)發(fā)揮檔案資源的價值。這就需要綜合檔案室協(xié)助技術(shù)人員共同開發(fā)功能強(qiáng)大的信息系統(tǒng)，在系統(tǒng)中對各類不同檔案合理劃分目錄，便于各科室人員查找所需信息，隨時了解檔案資源的建設(shè)情況。但是醫(yī)院綜合檔案室和各科室之間的銜接不夠緊密，科室人員對檔案信息系統(tǒng)的功能還缺少深入了解。2.5檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊。建立醫(yī)院綜合檔案室是為了促進(jìn)檔案信息資源的統(tǒng)籌管理，使資源充分發(fā)揮內(nèi)在價值。因此，無論是檔案資源的分類，還是數(shù)字化系統(tǒng)的設(shè)計，以及日常的檔案信息存儲，都對檔案人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。信息時代的檔案數(shù)字化要求管理人員必須具備信息素養(yǎng)，不僅要熟練使用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，還要具備信息管理的思維。但是醫(yī)院綜合檔案室的管理人員在專業(yè)學(xué)歷基礎(chǔ)、工作經(jīng)驗方面還有所欠缺，有的管理人員并不具備檔案專業(yè)知識，而是從其他崗位轉(zhuǎn)入檔案工作，還不能完全適應(yīng)數(shù)字化管理的工作要求。

3醫(yī)院綜合檔案室檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展的措施

醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)是新時期的一項重要任務(wù)，需要醫(yī)院給予高度重視，并從制度、基礎(chǔ)設(shè)施、信息系統(tǒng)、專業(yè)人才等方面實現(xiàn)發(fā)展，從而展現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢。3.1增強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的意識。新時期醫(yī)院正在大力推進(jìn)醫(yī)療服務(wù)工作的發(fā)展，力求不斷提高臨床治療水平，構(gòu)建和諧的醫(yī)患關(guān)系，促進(jìn)科研創(chuàng)新。檔案數(shù)字化建設(shè)與其是相輔相成的，檔案收集本身具有動態(tài)性，會隨著醫(yī)院整體的發(fā)展而不斷增加內(nèi)容，形成新的檔案資源。而且數(shù)字化檔案更便于檔案信息的存儲、保管和使用，所以醫(yī)院應(yīng)對檔案數(shù)字化建設(shè)給予充分重視，深刻理解檔案工作與醫(yī)院運(yùn)營之間的緊密聯(lián)系。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也要及時開展全員宣傳，鼓勵各科室配合檔案數(shù)字化建設(shè)工作。3.2健全綜合檔案室管理制度。檔案管理涉及一系列復(fù)雜的內(nèi)容，特別是在數(shù)字化建設(shè)過程中，從檔案類型細(xì)分，到數(shù)字化存儲，以及數(shù)據(jù)庫的建立和使用，各科室的配合，信息共享，都需要責(zé)任到人，確保各項工作依據(jù)嚴(yán)格的制度執(zhí)行。完整有效的綜合檔案室管理制度應(yīng)涵蓋醫(yī)院的全部檔案信息，包括醫(yī)院設(shè)施、醫(yī)院進(jìn)展等檔案，而且能夠按照信息時代數(shù)字化管理的要求，明確檔案原始文件及數(shù)字化檔案的管理流程，規(guī)定管理人員的崗位職責(zé)。此外，醫(yī)院要緊跟時代步伐，豐富現(xiàn)有制度規(guī)范，為開展檔案工作提供指引。3.3加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。醫(yī)院檔案信息類型較多，不僅有重要的病案資源可以查詢和追溯，還有很多實物檔案、照片以及視頻等。管理不同的檔案對專業(yè)方法和設(shè)施有著較高的要求。因而醫(yī)院應(yīng)重視檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，深入了解檔案收集、存儲、數(shù)字化錄入、使用所需要具備的設(shè)備設(shè)施，以及檔案室在資源保存工作中應(yīng)具備的溫濕度，增加所需的設(shè)備設(shè)施，使綜合檔案室實現(xiàn)科學(xué)的功能分區(qū)，為檔案數(shù)字化建設(shè)以及資源保護(hù)創(chuàng)造條件[3]。3.4加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)。醫(yī)院綜合檔案室進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)不僅是為了保存現(xiàn)有的信息資源，開發(fā)利用也同等重要，包括醫(yī)院建設(shè)的歷史、臨床研究的成果、病案等信息資源，都將在醫(yī)院的實踐工作中發(fā)揮作用。檔案管理人員要協(xié)助技術(shù)人員設(shè)計檔案資源數(shù)據(jù)庫，使檔案信息系統(tǒng)的功能與各科室業(yè)務(wù)有效對接，促進(jìn)各類檔案資源有效存儲和利用。而且很多時候醫(yī)務(wù)人員忙于醫(yī)療工作，對檔案系統(tǒng)的使用缺少了解，想要查詢臨床治療資料、藥品資料以及實物資料時，對數(shù)字化檔案及信息系統(tǒng)的使用并不熟練。這就需要檔案管理人員及時向各科室介紹檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，使用檔案信息系統(tǒng)的具體方法，使綜合檔案為醫(yī)務(wù)人員提供更多的幫助。3.5提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。綜合檔案室管理的檔案內(nèi)容復(fù)雜，這些檔案資源記錄著寶貴的信息，針對不同檔案類型需要使用專業(yè)的方法，防止不恰當(dāng)?shù)拇鎯褪褂媒o檔案資源帶來損失。而且醫(yī)院檔案資源實現(xiàn)數(shù)字化管理后，擁有廣闊的應(yīng)用空間，這些都應(yīng)由專業(yè)人員負(fù)責(zé)。所以醫(yī)院應(yīng)吸納具備檔案學(xué)歷基礎(chǔ)或工作經(jīng)驗的專業(yè)人才，使其加入新時期的檔案數(shù)字化建設(shè)，同時醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的信息素養(yǎng)培育，引進(jìn)人才時注重對其復(fù)合型技能進(jìn)行考察，并定期組織對檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)[4]。

4結(jié)語

檔案是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理工作也應(yīng)及時創(chuàng)新，推動檔案數(shù)字化建設(shè)。綜合檔案室不僅要加速構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)字化方式提高檔案資源利用率，更要積極宣傳數(shù)字化檔案的使用方法，促進(jìn)信息共享，深入挖掘檔案資源的價值，提高醫(yī)院智慧化水平。

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作者:鐘燕萍譚玉瓊 單位:廣東醫(yī)科大學(xué)附屬醫(yī)院