導(dǎo)語(yǔ)：市政工程監(jiān)督檔案信息化建設(shè)分析一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：本文利用南京市政監(jiān)管信息化建設(shè)系統(tǒng)平臺(tái)，對(duì)市政監(jiān)督檔案管理信息化改革的阻力進(jìn)行了深入剖析。通過(guò)闡述監(jiān)督檔案進(jìn)行信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，提出思考和建議以及市政工程監(jiān)督檔案進(jìn)行信息化建設(shè)的必要性。

關(guān)鍵詞：監(jiān)督檔案；信息化建設(shè)；應(yīng)用；思考建議

1建設(shè)背景

信息化是人類社會(huì)進(jìn)入20世紀(jì)后的一次巨變，已經(jīng)影響了人類進(jìn)步和社會(huì)發(fā)展的方方面面。市政工程是城市發(fā)展中的基礎(chǔ)建設(shè)工程，在工程監(jiān)督過(guò)程中，市政監(jiān)督機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的記錄文件，直接反映出該工程的建設(shè)過(guò)程中行政執(zhí)法檢查、抽查抽測(cè)結(jié)果，工程質(zhì)量安全問(wèn)題整改和竣工驗(yàn)收等情況，對(duì)于工程建設(shè)過(guò)程中的質(zhì)量安全問(wèn)題記錄，和事故追查有重要的意義。檔案信息化建設(shè)是國(guó)家信息化戰(zhàn)略的重要組成部分。

2建設(shè)情況

南京市市政服務(wù)中心（南京市市政工程質(zhì)量安全監(jiān)督站）主要承擔(dān)南京市重要基礎(chǔ)設(shè)施的市政建設(shè)工程質(zhì)量安全監(jiān)督、建筑室外排水質(zhì)量監(jiān)督、市場(chǎng)監(jiān)管、稽查及行政執(zhí)法服務(wù)等工作，市政工程監(jiān)督檔案信息化建設(shè)管理是基于市政監(jiān)管信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全保障設(shè)備所構(gòu)建的系統(tǒng)平臺(tái)，目前研發(fā)的市政監(jiān)管信息平臺(tái)軟件系統(tǒng)已于2017年6月完成建設(shè)。根據(jù)兩年多來(lái)南京市政監(jiān)管信息系統(tǒng)運(yùn)行和監(jiān)督檔案信息化建設(shè)應(yīng)用情況，就市政工程監(jiān)督檔案信息化管理方面提出了一些思考和建議。

3市政工程監(jiān)督檔案信息化改革的阻力

工程質(zhì)量監(jiān)督檔案是指在工程建設(shè)過(guò)程中，質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)按照省建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督統(tǒng)一制定的表式，所能反映工程質(zhì)量監(jiān)督過(guò)程及結(jié)果的記錄，包括文本檔案與電子檔案。對(duì)工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的收集、整理、歸檔管理工作規(guī)范化，能促使工程質(zhì)量監(jiān)督管理水平進(jìn)一步提高，使工程質(zhì)量監(jiān)督工作有案可查，并且查有實(shí)據(jù)，體現(xiàn)工程質(zhì)量監(jiān)督工作的科學(xué)性、公正性、權(quán)威性。雖然監(jiān)督檔案的信息化發(fā)展是必然趨勢(shì)，但從傳統(tǒng)文書檔案管理到信息化改革，推進(jìn)工作仍存在諸多困難。3.1信息化的電子文件真實(shí)性缺乏法律。依據(jù)監(jiān)督機(jī)構(gòu)最重要職能就是行政執(zhí)法，產(chǎn)生的檔案文件是監(jiān)督過(guò)程的真實(shí)記錄。利用市政監(jiān)管平臺(tái)信息化的監(jiān)督檔案，其真實(shí)性是監(jiān)督檔案文件發(fā)揮行政效力及證據(jù)作用的另一大挑戰(zhàn)。電子文件的易更改性和信息與載體的可分離性，使得文件在形成和傳輸過(guò)程中存在被改動(dòng)的可能。這是因?yàn)橄到y(tǒng)的電子文件錄入和存儲(chǔ)的信息處于“游離”狀態(tài)，存儲(chǔ)載體和存儲(chǔ)方式不斷變化，電子文件的改動(dòng)在物理形態(tài)上顯得不易察覺，對(duì)于檔案?jìng)鹘y(tǒng)意義上的“原件”是很大的沖擊。目前，對(duì)電子文件的證據(jù)價(jià)值、電子公章的效力和使用范圍有待法律進(jìn)一步細(xì)化。盡管《電子簽名法》對(duì)符合特定條件經(jīng)電子簽名后的文件法律效力給予了肯定，但對(duì)普遍意義上的電子文件證據(jù)價(jià)值要獲得法律認(rèn)可，仍存在舉證困難。3.2市政工程監(jiān)督檔案信息化集成難度大?！督K省房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程質(zhì)量監(jiān)督工作實(shí)施細(xì)則》，要求工程質(zhì)量監(jiān)督檔案按省質(zhì)監(jiān)總站統(tǒng)一制訂的表式，形成能夠反映工程質(zhì)量監(jiān)督過(guò)程及結(jié)果的記錄，是內(nèi)部行政執(zhí)法行為記錄。為了監(jiān)督工作有序開展，對(duì)于一些沒有明文規(guī)定統(tǒng)一，但作為行為檢查記錄和監(jiān)督機(jī)構(gòu)動(dòng)態(tài)管理過(guò)程文件，也應(yīng)當(dāng)保存歸檔。這些表單、文件，每個(gè)監(jiān)督機(jī)構(gòu)有不同的要求，尤其是市政監(jiān)管工程涉及橋梁、道路、給排水、構(gòu)筑物、環(huán)境整治、搶險(xiǎn)救災(zāi)等各個(gè)方面，數(shù)量多、情況復(fù)雜，每個(gè)工程存在特殊性、唯一性，檔案內(nèi)容無(wú)法統(tǒng)一，檔案條目編制規(guī)范度較低。3.3市政監(jiān)管系統(tǒng)操作軟件系統(tǒng)不成熟。計(jì)算機(jī)專業(yè)與市政行業(yè)都是兩個(gè)專業(yè)性極強(qiáng)，但差距很大的行業(yè)，多數(shù)計(jì)算機(jī)軟件研發(fā)人員與監(jiān)督人員的思維方式和行為習(xí)慣不同。兩個(gè)不同行業(yè)的碰撞磨合在溝通理解上的距離，導(dǎo)致研發(fā)的軟件系統(tǒng)往往不盡人意。目前市場(chǎng)上的市政工程監(jiān)督管理系統(tǒng)軟件平臺(tái)不多，由于各地所研發(fā)的操作管理平臺(tái)也不同。缺乏成熟可靠的監(jiān)管信息管理應(yīng)用平臺(tái)作為基礎(chǔ)，各地監(jiān)督機(jī)構(gòu)只能根據(jù)自身管理特點(diǎn)摸索研發(fā)個(gè)性化軟件系統(tǒng)，完成的系統(tǒng)軟件一是缺乏成熟技術(shù)支撐，二是需要操作者反饋改進(jìn)。因此系統(tǒng)平臺(tái)的運(yùn)行和升級(jí)更新需要一段時(shí)間的檢驗(yàn)。

4監(jiān)督檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

4.1提高監(jiān)管過(guò)程可追溯性。傳統(tǒng)紙質(zhì)監(jiān)督檔案，是獨(dú)立形成的文字材料，存在有事后篡改的可能。尤其是表單的簽字欄，存在事后補(bǔ)簽，他人代簽等不法現(xiàn)象，一旦監(jiān)管工作經(jīng)市政監(jiān)管信息平臺(tái)開展，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)法抽查抽測(cè)等書面材料，后臺(tái)數(shù)據(jù)可通過(guò)簽字確認(rèn)時(shí)間、審批流程進(jìn)行日志管理，對(duì)形成的電子文件信息固化，及時(shí)形成信息化檔案。后期檔案內(nèi)容如有變動(dòng)，都可追溯到操作人和操作時(shí)間，符合監(jiān)督機(jī)構(gòu)嚴(yán)肅執(zhí)法的要求。4.2增加檔案形式的多樣性。市政工程監(jiān)督檔案的信息化建設(shè)，不僅僅是保存監(jiān)管記錄文件，對(duì)監(jiān)管過(guò)程影像資料也提供保存途徑。隨著手機(jī)拍照、錄像、行政執(zhí)法儀等執(zhí)法手段提升，在監(jiān)管過(guò)程中產(chǎn)生了大量的圖像和影像資料。這些資料比紙質(zhì)書面材料更直觀、真實(shí)、準(zhǔn)確，極具保存意義。利用市政監(jiān)督信息系統(tǒng)線上處理，線下上傳，確保監(jiān)督資料與工程實(shí)際進(jìn)度匹配，形成一事一檔的監(jiān)督過(guò)程的檔案信息，4.3統(tǒng)一行政執(zhí)法用語(yǔ)規(guī)范。由于市政工程的唯一性、特異性，監(jiān)督員專業(yè)水平參差不齊，對(duì)行政法規(guī)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用不熟練，新要求新規(guī)定掌握不及時(shí)。因此，通過(guò)市政監(jiān)督信息系統(tǒng)平臺(tái)，制定程序化監(jiān)督工作流程，使質(zhì)量監(jiān)督業(yè)務(wù)和形成的檔案材料更標(biāo)準(zhǔn)，有效避免質(zhì)量安全問(wèn)題不閉合等現(xiàn)象。系統(tǒng)平臺(tái)的質(zhì)量安全問(wèn)題數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，可以解決監(jiān)督檔案材料中常見的用語(yǔ)不規(guī)范、執(zhí)法不嚴(yán)謹(jǐn)、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等問(wèn)題，避免影響執(zhí)法公正性、科學(xué)性和嚴(yán)肅性。4.4提高監(jiān)督檔案利用效率。紙質(zhì)監(jiān)督檔案一旦歸檔，出于檔案的保密制度，查詢要經(jīng)過(guò)層層審批，不利于監(jiān)督員快速開展工作。經(jīng)過(guò)信息化處理的監(jiān)督檔案，通過(guò)市政監(jiān)督信息系統(tǒng)，調(diào)取經(jīng)辦人過(guò)往記錄文件，查詢方便快捷，極大地提高了利用效率。

5市政工程監(jiān)督檔案信息化改革的思考和建議

隨著政府政務(wù)“不見面”審批服務(wù)工作的推行，工程建設(shè)審批程序（施工許可證審批、竣工驗(yàn)收及備案的系統(tǒng)信息化集成），對(duì)于已建成的市政工程監(jiān)督檔案的管理，也面臨著從傳統(tǒng)的人工管理時(shí)代步入到信息化管理時(shí)代。監(jiān)督檔案的管理工作迎來(lái)巨大的機(jī)遇，同時(shí)也面臨著極大的挑戰(zhàn)。5.1提高檔案信息化建設(shè)的安全管理。監(jiān)督檔案管理工作從傳統(tǒng)的文書檔案歸檔，到電子檔案與文書檔案同步，審批形式從紙質(zhì)經(jīng)辦單簽字到系統(tǒng)平臺(tái)內(nèi)點(diǎn)批流轉(zhuǎn)，重重環(huán)節(jié)對(duì)信息化檔案的安全性要求很高。為加強(qiáng)監(jiān)督檔案的保密性，提高安全管理，必須對(duì)以下三個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行重點(diǎn)控制。5.1.1健全管理制度。監(jiān)督機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)監(jiān)督檔案管理的態(tài)度決定了檔案信息化建設(shè)進(jìn)度。從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔，到?jīng)Q定市政監(jiān)管系統(tǒng)是否研發(fā)檔案管理模塊，研發(fā)深度和實(shí)際應(yīng)用情況，都體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)班子對(duì)檔案管理的重視程度。軟件技術(shù)人員和檔案管理員應(yīng)共同就信息化檔案管理提出要求，開展針對(duì)性強(qiáng)的信息化檔案管理操作培訓(xùn)，提高信息保密技能和防泄漏意識(shí)。5.1.2保障硬件安全。一是加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)與信息安全建設(shè)。提升防火墻安全級(jí)別，加大信息存儲(chǔ)空間，定期檢查系統(tǒng)硬件，調(diào)節(jié)合適的溫濕度、防塵、避光、防火、防線路老化，降低計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)設(shè)備故障的風(fēng)險(xiǎn)。還應(yīng)設(shè)置安保系統(tǒng)，安裝閉路電視監(jiān)控等，防止外來(lái)者侵入；二是質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)每年定期將工程監(jiān)督信息數(shù)據(jù)備份，刻錄到光盤或者其他存儲(chǔ)介質(zhì)上，形成工程質(zhì)量監(jiān)督電子檔案。這些檔案信息存儲(chǔ)介質(zhì)的安全，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不同，需要專門的防磁場(chǎng)存儲(chǔ)柜，還應(yīng)定期復(fù)制延長(zhǎng)保存期限。對(duì)此監(jiān)督機(jī)構(gòu)管理層應(yīng)給予重視，給予支持。5.1.3維護(hù)網(wǎng)絡(luò)信息?？紤]到今后監(jiān)督檔案數(shù)據(jù)不僅僅是由監(jiān)督部門產(chǎn)生和利用，因此信息化的檔案應(yīng)當(dāng)能夠按照省市級(jí)建設(shè)主管部門所需求的數(shù)據(jù)組織方式、信息交換方式提供電子文件及元數(shù)據(jù)，為實(shí)現(xiàn)資源共享夯實(shí)基礎(chǔ)。為響應(yīng)國(guó)家推行的市場(chǎng)監(jiān)管與工程質(zhì)量安全監(jiān)管信息化和誠(chéng)信體系建設(shè)，在監(jiān)督檔案信息化改革的建設(shè)初期就應(yīng)預(yù)留數(shù)據(jù)傳輸接口，并考慮到后續(xù)信息交互，滿足數(shù)據(jù)源獲取和資源融合的共享需求。數(shù)據(jù)交互的資源共享必然帶來(lái)網(wǎng)絡(luò)安全隱患，首先在系統(tǒng)軟件的開發(fā)建設(shè)時(shí)就要研發(fā)安全保障的技術(shù)，既要防止病毒和木馬篡改數(shù)據(jù)，更要防止黑客惡意攻擊。其次是定期做好系統(tǒng)安全維護(hù)升級(jí)，再者應(yīng)當(dāng)引進(jìn)具有專業(yè)資質(zhì)的第三方信息安全管理團(tuán)隊(duì)，定期進(jìn)行漏洞監(jiān)測(cè)，協(xié)助系統(tǒng)管理，共同維護(hù)網(wǎng)絡(luò)信息安全環(huán)境。5.2確保電子檔案文件的真實(shí)性。為了使保存的信息化電子檔案與傳統(tǒng)文件一樣具有法律證據(jù)價(jià)值，必須維護(hù)電子檔案文件的真實(shí)性。通常由以下四個(gè)方面著手：第一，積極探尋電子文件的法律效力。根據(jù)《電子簽名法》具體要求，對(duì)于符合特定條件的電子簽名文件應(yīng)給予認(rèn)可，例如第三方電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)的電子簽名工具或經(jīng)審批通過(guò)的電子公章；對(duì)于原件掃描上傳的電子文件，應(yīng)將原件作為檔案文件保存歸檔，保留證據(jù)價(jià)值。第二，轉(zhuǎn)變思路，改變電子文件的證據(jù)價(jià)值判定標(biāo)準(zhǔn)。信息與載體的分離性使得電子文件的“原件”效力大打折扣，就不必再?gòu)奈募?nèi)容本身做出真實(shí)性與否的判定，從信息錄入開始，對(duì)更改情況和載體安全儲(chǔ)存環(huán)境的安全驗(yàn)證，設(shè)置操作日志，對(duì)系統(tǒng)內(nèi)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行全程維護(hù)，形成完整的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全保護(hù)鏈。第三，采取先進(jìn)技術(shù)防護(hù)手段。監(jiān)管信息數(shù)據(jù)錄入在局域網(wǎng)下進(jìn)行，提升防火墻等網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全保障措施；采取信息加密技術(shù)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，操作者虛擬化的身份認(rèn)證是電子信息文件真實(shí)性的前提條件。保護(hù)操作者的身份信息，防止有密級(jí)限制的文件在傳輸過(guò)程中泄密；采取信息確認(rèn)技術(shù)：一是防止文件內(nèi)容被非法偽造、篡改、假冒；二是符合監(jiān)督文件在機(jī)構(gòu)內(nèi)部審批流轉(zhuǎn)過(guò)程中的發(fā)出、接受、確認(rèn)、利用者的身份和權(quán)限合法性。對(duì)于信息化的檔案文件，信息確認(rèn)技術(shù)相當(dāng)于紙質(zhì)文件的“簽字”“簽章”作用。

6結(jié)束語(yǔ)

對(duì)于市政工程監(jiān)督機(jī)構(gòu)而言，監(jiān)督檔案管理進(jìn)行信息化升級(jí)改造，既是順應(yīng)時(shí)代要求、社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，更是提高工作效率，強(qiáng)化檔案管理和利用的有效手段，是政府機(jī)關(guān)服務(wù)大眾的與時(shí)俱進(jìn)的管理理念體現(xiàn)。加快檔案信息化建設(shè)步伐，借助市政工程監(jiān)督機(jī)構(gòu)的監(jiān)管信息平臺(tái)軟件系統(tǒng)，利用信息技術(shù)對(duì)監(jiān)督檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，不但可以確保監(jiān)督檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性、可追溯性，防止檔案丟失，還極大地提高了檔案材料的利用價(jià)值，促使監(jiān)管工作規(guī)范有序開展。

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[2]竇國(guó)軍.電子文件對(duì)檔案管理的三大挑戰(zhàn)[J].黑龍江史志，2013（9）：48，71.

作者:張茜 單位:南京市政公用工程質(zhì)量檢測(cè)中心站