導(dǎo)語：干部人事檔案信息化建設(shè)初探一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

等院校人事檔案是教職工職稱晉升、工資晉級、工齡計算、工作調(diào)動及各種社會保險辦理等項目的重要依據(jù)。同時，人事檔案也是國家和單位選拔人才的重要依據(jù)。干部人事檔案管理是高校管理工作的一個重要組成部分，人事檔案管理水平的高低無疑會對高校的管理及發(fā)展產(chǎn)生比較大的影響。由于人事檔案管理非常重要，因此必須著力加強人事檔案管理建設(shè)，提高人事檔案的管理水平。目前我國高等教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，前景廣闊。隨著我國高等教育迅速發(fā)展和人才需求劇增，因傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理過程中，很多工作需要靠手工完成，效率低下，已不能滿足新時期高等院校人事檔案管理的需要。為適應(yīng)高等院?？焖侔l(fā)展發(fā)展對人才管理提出的新要求，人事檔案管理信息化建設(shè)勢在必行。本文從人事檔案管理信息化數(shù)字化建設(shè)出發(fā)，提出了人事檔案管理信息化數(shù)字化建設(shè)的基本要求、措施和建議。

1人事檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的必要性

人事檔案作為重要的文件資料需要占用大量的空間存儲。一般各單位都會把檔案集中存放在檔案庫房內(nèi)。庫房要防火、防潮、防蟲和防盜。紙質(zhì)檔案容易受到環(huán)境因素的影響，高溫、潮濕、蟲蛀、有害氣體都會使紙張壽命變短，從而造成人事檔案不同程度的損毀。另外，我們常常會遇到由于保存時間過長，字跡發(fā)生擴散、模糊的現(xiàn)象。這些都給紙質(zhì)人事檔案的完整性帶來巨大的威脅。日常工作中，要定期整理、清點和加入新材料，如果遇到變動，檔案還需要改變存放地點，或通過機要投遞到其他單位，不僅工作量大增加，還會增加人事檔案丟失、損壞的風(fēng)險?？傊?，紙質(zhì)人事檔案的管理需要耗費檔案管理者大量的精力和勞力。由于社會的進步，信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，紙質(zhì)檔案的使用受到了一定程度的沖擊，各種資料采用電子文檔備份和貯存，辦公無紙化是一種必然趨勢。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化信息化后，優(yōu)勢十分明顯的。首先，電子檔案方便檔案查找。電腦及相應(yīng)軟件具有查找搜索功能，不僅查找速度快，而且查找得非常徹底，不會有任何遺漏。人事檔案數(shù)字化信息化之后，可以方便地川用“搜索”功能來進行查找，因此能大大地提高人事檔案管理的工作效率。再者，隨著高等院校的快速發(fā)展，院校間的交流、人才的流動日益頻繁，人事檔案的轉(zhuǎn)移越來越多。數(shù)字化的人事檔案即查即用、傳輸方便，因而人事檔案信息化建設(shè)有助于不同單位間人事檔案資源的快速傳遞，有助于提高檔案資源的利用率，有助于工作效率的提高。最后，電子化檔案便于存儲、節(jié)約空間。電子化檔案可做備份，不易丟失、不易損毀。

2人事檔案管理信息化建設(shè)的幾點注意事項

人事檔案信息化建設(shè)是指用掃描設(shè)備和數(shù)碼設(shè)備把紙質(zhì)檔案信息數(shù)字化，將其保存在可以被電腦識別的磁盤或光盤等介質(zhì)上，是一種圖像與文字?jǐn)?shù)字化的加工過程。信息化建設(shè)對現(xiàn)有檔案管理人員提出了新的要求，不僅要保證紙質(zhì)檔案存放的安全性，更要增強數(shù)字檔案管理的能力，兩手都要硬。2.1檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的軟硬件基礎(chǔ)。人事檔案管理信息化需要一定的人力和物力，需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視、支持和配合。首先要按計劃完成電腦及信息化設(shè)備的采購、網(wǎng)絡(luò)的組建、軟硬件的調(diào)試等一系列前期工作。另一方面要調(diào)配人手或請有相關(guān)資質(zhì)的專業(yè)公司掃描人事檔案，進行數(shù)字化建設(shè)。在此過程中，單位一定要保證資金到位，要積極購進先進的信息化設(shè)備，積極更新原有的落后設(shè)施，積極調(diào)配人手。2.2信息化檔案管理人員的培養(yǎng)。要實現(xiàn)高校人事檔案向信息化數(shù)字化轉(zhuǎn)型，就要求高校人事檔案管理人員具有較高的專業(yè)技術(shù)業(yè)務(wù)能力，即要求其既要掌握新時代人事檔案管理知識，又要擁有較強的計算機和信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)操作處理能力。由于高等院校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型正處于起步階段，部分高校人事檔案管理工作人員尚且不具備這種能力，部分管理人員甚至抵觸計算機技術(shù)和信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，也不愿意了解數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，這些都影響了高校人事檔案信息化數(shù)字化轉(zhuǎn)型的效果。各個高?？梢圆扇∫M和培養(yǎng)相結(jié)合的方法。一方面要主動出擊網(wǎng)羅人才，既可以從本校相關(guān)部門或校外引進綜合素質(zhì)較高、特別是具有檔案管理知識和經(jīng)驗，具有良好計算機技術(shù)和信息化技術(shù)背景的人才。另一方面要深挖自身潛力，對現(xiàn)有的檔案管理人員開展計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息安全技術(shù)等方面的培訓(xùn)。從而建立一支素質(zhì)過硬、覺悟高的人事檔案管理隊伍。2.3加大管理力度強化保密意識。人事檔案內(nèi)容具有保密性，要抽調(diào)政治覺悟高、原則性強、工作細致的黨員專門從事檔案信息數(shù)字化工作，也可以參照《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》的要求，外包給其他企業(yè)或機構(gòu)負責(zé)。采用外包方式開展數(shù)字化工作的，人事檔案數(shù)字化加工等業(yè)務(wù)應(yīng)選擇具有國家秘密載體印制資質(zhì)的單位。要切實加強對數(shù)字檔案的安全保密管理，數(shù)字檔案的密級等同于相應(yīng)的紙質(zhì)檔案，數(shù)字檔案的保管保護和系統(tǒng)的使用維護等必須符合相應(yīng)密級的安全保密要求。

3結(jié)論

綜上所述，隨著我國高等教育迅速發(fā)展和人才需求劇增，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已不能滿足需要，人事檔案管理信息化建設(shè)勢在必行。人事檔案管理信息化建設(shè)需要硬件設(shè)施的升級和完善、人員觀念的轉(zhuǎn)變和專業(yè)技術(shù)能力的提升。只有這些因素共同作用，才能真正做好高校人事檔案信息化數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作。

【參考文獻】

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［3］王露露．探討人事檔案數(shù)字化工作中的問題與對策[J].才智,2012(28):357.

作者:賀慶琳 龍學(xué)文 單位:湖南懷化學(xué)院