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摘要：本文在分析了事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化建設(shè)必要性及原則基礎(chǔ)上，有針對(duì)性地提出了信息化管理對(duì)策，這對(duì)提升事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化水平具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；信息化；事業(yè)單位

21世紀(jì)，人類(lèi)已經(jīng)邁入了信息化時(shí)代。信息化時(shí)代深刻地影響著事業(yè)單位文書(shū)檔案的形成、保管和利用模式，在信息與網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為事業(yè)單位辦公的重要手段和載體時(shí)，信息資料不斷增多，在事業(yè)單位日常行政管理活動(dòng)過(guò)程中形成的大量具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等，它們真實(shí)地反映出事業(yè)單位的日常運(yùn)行和管理活動(dòng)，而電子文件信息資料大幅增加、對(duì)信息傳輸?shù)男室蟾?。尤其是信息技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)事業(yè)單位文書(shū)檔案從收集、整理、存儲(chǔ)、利用及銷(xiāo)毀的“全生命”周期的信息化，提高了事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的效率和質(zhì)量。

1事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化建設(shè)的必要性

與傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理模式及現(xiàn)實(shí)效果不同的是，信息化建設(shè)深刻地改變著事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的模式和效率，給檔案領(lǐng)域帶來(lái)了深刻的影響和變化。信息化時(shí)代，做好文書(shū)檔案信息化管理具有明顯的現(xiàn)實(shí)意義和價(jià)值功能。1.1提升辦公效率的現(xiàn)實(shí)需要。信息化時(shí)代，檔案管理與計(jì)算機(jī)應(yīng)用融合，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，使事業(yè)單位在日常管理活動(dòng)中形成的文書(shū)檔案做到了隨時(shí)收集、傳輸和自動(dòng)歸檔，進(jìn)一步減輕了傳統(tǒng)檔案工作的固有上門(mén)移交或收集模式，使檔案管理與文書(shū)資料形成同步，極大地減輕了日常管理的工作量，也顯著提升了文書(shū)檔案管理的效率。例如：在傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理模式下，需要對(duì)業(yè)已整理結(jié)束的檔案文件進(jìn)行修改或完善，勢(shì)必要拆卷重新整理、裝訂，不僅消耗大量人力、物力，也因操作效率低下而影響到整個(gè)管理效率。信息化時(shí)代背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，要修改完善相關(guān)資料，只需要對(duì)電子文檔進(jìn)行修繕后打印即可，這顯著提升了工作效率。此外，信息化建設(shè)，使檔案的編目、著錄，以及后期的查詢(xún)、利用和檔案編研等工作更加便捷，文書(shū)檔案的管理工作更加簡(jiǎn)便易行和高效。1.2滿(mǎn)足信息共享的現(xiàn)實(shí)需要。信息化時(shí)代，國(guó)與國(guó)的競(jìng)爭(zhēng)、企業(yè)與企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)，實(shí)際上就是各種信息流、物流、技術(shù)流的的競(jìng)爭(zhēng)。傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理模式下，事業(yè)單位內(nèi)部的檔案信息常常為檔案管理部門(mén)和形成部門(mén)所掌握，形成了“信息孤島”現(xiàn)象，文書(shū)檔案中所承載著的重要信息資料難以跨部門(mén)或時(shí)空區(qū)域的限制，文書(shū)檔案的信息共享度不高。信息化時(shí)代，現(xiàn)代信息技術(shù)以及計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在事業(yè)單位文書(shū)檔案管理中的應(yīng)用，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書(shū)檔案以電子文檔形式存在，紙質(zhì)檔案內(nèi)容經(jīng)信息化加工、提煉后形成一份份文獻(xiàn)信息，使得文書(shū)檔案中所承載著的寶貴信息資源突破了傳統(tǒng)意義上的物理空間限制，登錄檔案管理平臺(tái)即可查詢(xún)到所需文書(shū)檔案信息資料，檔案信息實(shí)現(xiàn)了在不同部門(mén)、區(qū)域之間的流通和信息共享，不僅提升了檔案信息的利用效率，而且極大地發(fā)揮出了文書(shū)檔案信息的利用價(jià)值。1.3電子文件穩(wěn)定保存的現(xiàn)實(shí)需要。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易受到高溫、高濕、火災(zāi)、蟲(chóng)蛀、氧化劑等影響，在后期的頻繁使用中易遭受到破壞，文書(shū)檔案保存的安全性得不到有效保障。將傳統(tǒng)的事業(yè)單位紙質(zhì)文書(shū)檔案進(jìn)行信息化管理后，紙質(zhì)檔案形成一份份電子文件模式，并且隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的更新發(fā)展，無(wú)論是存儲(chǔ)還是讀取都更加的安全。檔案的查詢(xún)和利用只需登錄檔案管理系統(tǒng)，調(diào)閱相關(guān)電子文件檔案即可，這實(shí)現(xiàn)了電子文件保存的穩(wěn)定化，在檔案利用時(shí)不會(huì)對(duì)原始檔案資料產(chǎn)生過(guò)多侵?jǐn)_，這也是對(duì)傳統(tǒng)文書(shū)檔案的保護(hù)，使文書(shū)檔案保存受外部環(huán)境影響較小，保存的壽命更長(zhǎng)，穩(wěn)定性更強(qiáng)。1.4文書(shū)檔案高效利用的現(xiàn)實(shí)需要。檔案的價(jià)值在于其利用，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和事業(yè)單位日常管理提供信息借鑒和參考。文書(shū)檔案是事業(yè)單位在日常管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的重要信息資料，通過(guò)檔案信息的查詢(xún)、利用，能夠指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)人、財(cái)、物和其他各項(xiàng)事業(yè)的管理更加科學(xué)、合理。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案的查詢(xún)和利用常常受到時(shí)間和空間的限制，需要到單位的檔案管理部門(mén)現(xiàn)場(chǎng)借閱，文書(shū)檔案的利用效率低下。信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案利用者可直接在網(wǎng)上查閱或者發(fā)起查閱申請(qǐng)，由事業(yè)單位檔案文書(shū)檔案管理人員在線(xiàn)提供服務(wù)，在線(xiàn)審查是否滿(mǎn)足利用條件，并通過(guò)在線(xiàn)提供所需檔案服務(wù)，還可以實(shí)現(xiàn)一對(duì)一的在線(xiàn)咨詢(xún)服務(wù)，文書(shū)檔案的利用效率顯著提升，價(jià)值功能也得到了充分的發(fā)揮。

2事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化建設(shè)基本原則

為了有效管理事業(yè)單位文書(shū)檔案，使其更好地適應(yīng)和服務(wù)好社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)及單位發(fā)展，需要提升事業(yè)檔案文書(shū)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，并提升事業(yè)單位檔案管理的信息化水平。要遵循以下基本原則：2.1安全性原則。無(wú)論是傳統(tǒng)檔案管理模式下的文書(shū)檔案管理，還是信息化時(shí)代的檔案管理，安全都是檔案管理的首要考慮因素。信息化時(shí)代，事業(yè)單位文書(shū)檔案面臨著非傳統(tǒng)的威脅因素，這就需要采取相應(yīng)措施確保文書(shū)檔案信息的安全和保密。一方面，要確保電子文件保存的可靠性。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，形成了大量的電子文件，由于計(jì)算機(jī)軟件和硬件技術(shù)的不斷更新，大量電子文件以文本形式保存，需要加強(qiáng)安全管理。另一方面，要注重網(wǎng)絡(luò)軟件的安全性。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)傳輸、利用和管理，一旦發(fā)生網(wǎng)絡(luò)軟件漏洞或缺陷就會(huì)造成檔案泄密，因此要確保網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)安全。2.2規(guī)范性原則。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，要求建立電子檔案時(shí)應(yīng)做好文檔形成、收集、鑒定和利用的全周期規(guī)范。嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局、工業(yè)和信息部等出臺(tái)的電子檔案文件格式、技術(shù)軟件和收集整理標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，形成一套完善的文書(shū)檔案管理模式。2.3效益、服務(wù)性原則。社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，衡量事業(yè)單位文書(shū)檔案管理成效的重要參考標(biāo)準(zhǔn)就是其效率和效益。作為新的管理模式和形式，信息化時(shí)代的事業(yè)單位文書(shū)檔案管理應(yīng)堅(jiān)持效率和效益優(yōu)化原則，即注重發(fā)揮電子文書(shū)檔案在事業(yè)單位，以及經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中作用和功能的發(fā)揮，并處理好效益與服務(wù)二者之間的關(guān)系，堅(jiān)持“求效益，更重服務(wù)”的原則。

3事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化建設(shè)對(duì)策

3.1健全文書(shū)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。由于受檔案實(shí)體的影響，以及適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的變化日新月異的特點(diǎn)需要，需要根據(jù)信息技術(shù)的發(fā)展，不斷健全和完善事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，構(gòu)建符合新時(shí)期事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化收集、整理、歸檔和利用的標(biāo)準(zhǔn)體系。例如，嚴(yán)格執(zhí)行《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）、《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117-2017）、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）等等，并在信息化發(fā)展的基礎(chǔ)上，不斷地出臺(tái)、修訂和完善電子檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)體系。3.2夯實(shí)文書(shū)檔案信息化基礎(chǔ)工作。事業(yè)單位檔案信息化管理離不開(kāi)必要的硬件和軟件作為支撐。一方面，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視信息化建設(shè)，為信息化建設(shè)提供必要的人、財(cái)、物的支持。添置信息化建設(shè)必備的計(jì)算機(jī)、數(shù)碼掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)等硬件，另一方面，要積極采購(gòu)信息化管理所需的軟件，積極構(gòu)建事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化所需的數(shù)據(jù)庫(kù)，以及檔案局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)。此外，加強(qiáng)信息化管理的安全設(shè)施投入，購(gòu)買(mǎi)正版殺毒軟件、密鑰等，還要根據(jù)文書(shū)檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)需要，通過(guò)招聘、遴選等形式，引進(jìn)檔案信息化管理所需的專(zhuān)業(yè)人才，為文書(shū)檔案信息化管理提供必要的基礎(chǔ)設(shè)施。3.3豐富文書(shū)檔案信息化資源建設(shè)。一方面，要與辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)進(jìn)行的有機(jī)結(jié)合，建立辦公與檔案信息化管理同步，實(shí)現(xiàn)電子文書(shū)檔案的自動(dòng)化生成和保管。另一方面，要加快對(duì)館藏文書(shū)檔案資料的信息化進(jìn)程，通過(guò)掃描、拍照等形式，將歷史文書(shū)檔案數(shù)字化掃描，轉(zhuǎn)化成為電子文件形式，并按照檔案進(jìn)行管理，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，為后期的查詢(xún)和利用提供豐富的信息資源。3.4提升文書(shū)檔案信息化管理水平。事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化管理離不開(kāi)一支高素質(zhì)的信息化人才隊(duì)伍。他們既要熟悉機(jī)關(guān)文書(shū)業(yè)務(wù)知識(shí)，也要掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)知識(shí)，以及信息利用和安全保密知識(shí)等。為此，一方面，積極加強(qiáng)在崗人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，根據(jù)信息化檔案管理的需要，安排專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)。另一方面，根據(jù)文書(shū)檔案信息化管理的需要，適當(dāng)增加人員引進(jìn)力度，注重引進(jìn)具有專(zhuān)業(yè)檔案知識(shí)背景，并掌握一定信息技能的復(fù)合型人才，為文書(shū)檔案信息化管理提供必要的人才支持和保障。

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作者:張雪