導(dǎo)語(yǔ)：藏品檔案信息化管理探析一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢(xún)客服老師，歡迎參考。

摘要：近年來(lái)隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，藏品檔案的保存除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)手抄的形式外，已經(jīng)有了長(zhǎng)足的發(fā)展，就是以電子文檔的形式保存，藏品檔案的信息化管理逐步進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代。本文通過(guò)對(duì)藏品檔案的信息化管理工作現(xiàn)狀的探析，提出了筆者的一點(diǎn)想法。

關(guān)鍵詞：藏品檔案；信息化；管理

傳統(tǒng)意義上的檔案是指各時(shí)期的統(tǒng)治機(jī)構(gòu)委派專(zhuān)業(yè)人員對(duì)人類(lèi)在生產(chǎn)生活中有保存價(jià)值和傳承意義的東西進(jìn)行記錄總結(jié)歸納、并對(duì)以后的社會(huì)發(fā)揮建設(shè)、指導(dǎo)或者警示的這樣一種原始記錄，理論上講又可分為口碑檔案和文字檔案，當(dāng)口碑檔案發(fā)展到一定程度也可以形成文字檔案，這就是檔案的由來(lái)。文字檔案發(fā)展到我們商代，已初具規(guī)模。我國(guó)古代的檔案，在各個(gè)朝代有著不同的稱(chēng)謂。商代稱(chēng)為“冊(cè)”，周代叫做“中”，秦漢稱(chēng)作“典籍”，漢魏以后謂之“文書(shū)”“文案”“案牘”“案卷”“簿書(shū)”，清代以后多用“檔案”，現(xiàn)統(tǒng)一稱(chēng)作檔案。文物檔案和文物一樣具有保藏的價(jià)值，是可以用于專(zhuān)業(yè)學(xué)術(shù)研究的重要基礎(chǔ)資料。通過(guò)從藏品檔案中獲得的各種信息，為文物的保護(hù)和研究提供了可靠的依據(jù)，為推進(jìn)文物數(shù)據(jù)共享打好基礎(chǔ)。為了提高藏品的檔案管理的工作效率，提高藏品檔案管理的工作水平，以信息化技術(shù)為切入點(diǎn)，做好藏品的檔案信息化管理工作顯得尤為重要。作為一名博物館的老賬管員，結(jié)合本單位的實(shí)際，就藏品檔案信息化管理工作提出一些自己的想法。與同行分享，請(qǐng)大家教正。

一、藏品檔案信息化管理工作的現(xiàn)狀

隨著近年來(lái)信息化大發(fā)展的進(jìn)程不斷加速，我國(guó)社會(huì)已經(jīng)發(fā)展成為現(xiàn)代化的數(shù)字社會(huì)，因此在藏品檔案的管理過(guò)程中，采用了信息化的管理方式，提高了博物館的工作效率和管理水平。文物藏品信息化勢(shì)在必行，當(dāng)前全國(guó)各大博物館都在進(jìn)行之中，藏品和信息化管理和傳統(tǒng)和紙質(zhì)檔案管理有所不同，后者已有成熟的經(jīng)驗(yàn)可循，而且還能做到有效保管，資料也不容易丟失，但前者信息化則在電腦上網(wǎng)絡(luò)上操作，在保證信息安全的的前提下，則要建立必要的文物藏品檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，國(guó)家一二級(jí)以上的文物藏品信息應(yīng)保存在國(guó)家級(jí)省級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，并設(shè)立查閱權(quán)限，這樣就能有效地防止信息丟失和篡改。如避暑山莊博物館按照國(guó)家和省市文物部門(mén)的有關(guān)安排，從2007年開(kāi)始，本館對(duì)上萬(wàn)件的珍貴文物進(jìn)行了影像和文本數(shù)據(jù)的藏品數(shù)據(jù)庫(kù)信息采集工作，經(jīng)過(guò)一年多的艱苦努力，2008年底圓滿(mǎn)完成了任務(wù)，建立了避暑山莊博物館館藏文物數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。推動(dòng)了本館藏品檔案的規(guī)范化、專(zhuān)業(yè)化、信息化建設(shè)。在這種情況下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)的原始檔案和現(xiàn)代化的電子信息藏品檔案在保證相互印證的前提下應(yīng)該分開(kāi)保管，其目的就是為了延長(zhǎng)藏品的歷史信息。這樣做的好處不僅給藏品檔案管理者對(duì)文物的檢索與查詢(xún)帶來(lái)方便，也為研究者節(jié)省了大量的時(shí)間提高了工作效率。此后，為了強(qiáng)化對(duì)一般文物的管理，本館又自我加壓，按照珍貴文物數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)信息采集標(biāo)準(zhǔn)與模式，開(kāi)展了對(duì)一般文物的數(shù)據(jù)信息采集。到2013年底，共完成了五千余件一般文物數(shù)據(jù)庫(kù)信息采集工作。上述工作對(duì)此次可移動(dòng)文物普查有很好的輔助作用。因?yàn)檫@部份已做過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)的文物可以將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)錄在可移動(dòng)文物普查新的記錄系統(tǒng)里，當(dāng)然轉(zhuǎn)錄過(guò)程也需要認(rèn)真審核，也非常繁瑣，但相較于重新普查，無(wú)疑還是減輕了不少工作量，避免了重復(fù)作業(yè)?；诖?，本館的可移動(dòng)文物普查工作就分成兩個(gè)步驟：一是對(duì)已做過(guò)藏品數(shù)據(jù)庫(kù)信息采集的藏品將其信息轉(zhuǎn)錄到此次普查的記錄系統(tǒng)中；二是對(duì)未做過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)信息采集的藏品重新普查。前者較易，后者尤難。難在未做過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)信息采集的這部分藏品大部分為一般文物，還有標(biāo)本與化石等類(lèi)，因種種原因，很多還沒(méi)有做過(guò)規(guī)范的整理，帳、檔、卡建設(shè)也較薄弱。為此本館多次召開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議，認(rèn)真研究普查的方式方法。確定了帳物核對(duì)、訪問(wèn)知情人驗(yàn)證，務(wù)求準(zhǔn)確，絕不輕率應(yīng)付的原則，這也成為普查工作的主基調(diào)。此外工作方案還對(duì)進(jìn)度安排、組織協(xié)調(diào)、人員分工、后勤保障、紀(jì)律要求等做了明確要求。所有工作都同意在方案的時(shí)候框架下進(jìn)行。2012年至2016年避經(jīng)過(guò)三年多的努力，高效優(yōu)質(zhì)并提前完成了普查任務(wù)，普查工作全面結(jié)束。經(jīng)過(guò)避暑山莊博物館全體專(zhuān)業(yè)人員的共同努力，圓滿(mǎn)完成了第一次全國(guó)可移動(dòng)文物普查的信息采集、審核、上報(bào)及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析工作。摸清了本館藏品數(shù)量；完善藏品檔案，新建了10049件（套）珍貴文物的藏品總登記帳，完成了全部21651件（套）的全部藏品的信息指標(biāo)登記表和電子總賬，形成了紙質(zhì)與電子數(shù)據(jù)庫(kù)相結(jié)合的藏品管理體系，使藏品的管理、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)更加便捷，整體提升了本館的藏品管理水平。藏品的信息指標(biāo)登記表和電子總賬，實(shí)現(xiàn)了藏品檔案數(shù)字信息化管理。健全了文物保護(hù)體系。2017年獲得全國(guó)可移動(dòng)文物普查工作先進(jìn)單位。

二、藏品檔案信息化管理的構(gòu)想

1.藏品檔案管理信息化人才的培養(yǎng)。藏品檔案信息化管理人員總量不足，著重高層次、高技能、創(chuàng)新型和復(fù)合型微機(jī)管理人才的培養(yǎng)，藏品檔案管理的信息化需要具有業(yè)務(wù)能力又懂計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)知識(shí)復(fù)合型人才，這樣才能提高藏品檔案的信息化管理的水平。2.完善藏品檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，保障藏品信息的安全。建立藏品檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)體系，主要是把原始藏品信息和檢索查閱分開(kāi)。專(zhuān)業(yè)原始數(shù)據(jù)庫(kù)，專(zhuān)注于錄入文物藏品檔案的原始數(shù)據(jù)為目的，基礎(chǔ)性的集中管理、維護(hù)，支持微觀的專(zhuān)業(yè)報(bào)表基礎(chǔ)數(shù)據(jù)文件、中觀的主題數(shù)據(jù)文件和宏觀的綜合數(shù)據(jù)報(bào)表文件的歸檔管理，提供接收、下載、導(dǎo)入導(dǎo)出、整理維護(hù)、加載更新等管理功能。而專(zhuān)業(yè)工作數(shù)據(jù)庫(kù)，支持跨專(zhuān)業(yè)、跨部門(mén)的綜合數(shù)據(jù)共享查詢(xún)。專(zhuān)業(yè)工作數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，實(shí)現(xiàn)了信息的海量存儲(chǔ)，文物藏品檔案的利用者只需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就可以查閱所需要的有關(guān)文物藏品檔案的信息，極大地方便文物藏品檔案的利用者，同時(shí)，推動(dòng)和加快了文物藏品檔案信息化管理的進(jìn)程。3.不論是藏品檔案軟件還是計(jì)算機(jī)等硬件基礎(chǔ)設(shè)備上都需。要加大資金上的投入力度，才能把藏品檔案管理信息化工作做好。

三、加快制定藏品檔案信息化管理的規(guī)章制度，加強(qiáng)藏品檔案的分級(jí)管理

《文物保護(hù)法》明確規(guī)定：“博物館、圖書(shū)館和其他文物收藏單位對(duì)收藏的文物，必須區(qū)分文物等級(jí)，設(shè)置藏品檔案，建立嚴(yán)格的管理制度，并報(bào)主管的文物行政部門(mén)備案?？h級(jí)以上地方人民政府文物行政部門(mén)應(yīng)當(dāng)分別建立本行政區(qū)域內(nèi)的館藏文物檔案；國(guó)務(wù)院文物行政部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立國(guó)家一級(jí)文物藏品檔案和其主管的國(guó)有文物收藏單位館藏文物檔案。”；《文物保護(hù)法實(shí)施細(xì)則》中還規(guī)定：“文物保護(hù)單位向社會(huì)開(kāi)放，應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家文物局規(guī)定的條件，并根據(jù)其級(jí)別，報(bào)經(jīng)同級(jí)文物行政管理部門(mén)審核同意。”。加快制定有關(guān)藏品檔案數(shù)字信息化管理的規(guī)章制度，加強(qiáng)藏品檔案的分級(jí)管理，把本單位、省級(jí)、國(guó)家級(jí)文物行政部門(mén)和社會(huì)公眾開(kāi)放的共享的信息內(nèi)容區(qū)分開(kāi)，在互聯(lián)網(wǎng)信息化時(shí)代，確保文物藏品檔案的信息的安全?？傊仄窓n案信息化管理是當(dāng)前信息社會(huì)對(duì)博物館工作的必然要求，也是博物館進(jìn)入現(xiàn)代化管理模式的必由之路，一座博物館要現(xiàn)代化，它的藏品管理和藏品檔案的管理也要現(xiàn)代化，這樣才能跟上時(shí)代的步伐。我們還必須注意到，傳統(tǒng)模式管理下的博物館要步入現(xiàn)代化，我們還要許多不足之處，比如熟悉網(wǎng)絡(luò)操作的專(zhuān)業(yè)人員缺乏問(wèn)題，再如海量的藏品歷史信息的收集問(wèn)題，再比如博物館到社會(huì)征求文物和口碑資料的問(wèn)題，這些問(wèn)題必須徹底解決之下，我們才能真正地建立健全藏品信息化管理框架，為提升藏品檔案管理“信息化”水平提供基礎(chǔ)保障。

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作者:吳書(shū)軍 單位:承德市文物局避暑山莊博物館