導(dǎo)語(yǔ)：檔案信息化建設(shè)與管理措施一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

檔案信息化管理是指以傳統(tǒng)管理模式為基礎(chǔ)，在不改變檔案原始信息的情況下，對(duì)檔案資料信息及保存方式進(jìn)行信息化，使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化，促使檔案信息資源共享，提高檔案管理工作效率，同時(shí)實(shí)現(xiàn)對(duì)珍貴檔案的保護(hù)。

一、檔案信息化建設(shè)的意義

檔案信息化是指依照國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置和管理，使檔案管理模式從以檔案實(shí)體管理為重心向以檔案信息管理為重心轉(zhuǎn)變。檔案信息化建設(shè)的意義主要包含以下幾方面。(一)檔案信息化有助于檔案資料的收集、利用和管理。1.檔案資料的收集企業(yè)每年要產(chǎn)生大量的檔案資料，對(duì)收集工作造成很大的影響。對(duì)形成的檔案資料還要按照產(chǎn)品、項(xiàng)目、基建、設(shè)備、文書、會(huì)計(jì)、信用、行政等進(jìn)行分類。這些檔案資料記錄了一個(gè)企業(yè)的發(fā)展歷史，對(duì)企業(yè)的歷史傳承和企業(yè)文化建設(shè)具有極其重要的意義。實(shí)行檔案信息化管理，可以極大地促進(jìn)檔案資料的積累和收集工作。2.檔案資料的利用檔案信息化建設(shè)有助于提高檔案利用率。利用檔案首先需要進(jìn)行登記，然后進(jìn)行查找，同一份檔案同一時(shí)期只能被一個(gè)人借閱和利用，檔案利用率低。實(shí)現(xiàn)檔案信息化之后，可以在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，可以只憑幾個(gè)相關(guān)的關(guān)鍵字就查詢到相關(guān)的檔案資料，也可以通過(guò)鏈接進(jìn)行相關(guān)檔案資料的查詢。3.檔案資料的管理傳統(tǒng)管理方式下檔案收集和借閱實(shí)體檔案都不可避免地會(huì)造成許多重要檔案資料的損壞和遺失。實(shí)現(xiàn)檔案信息化，可以極大地避免這種情況的發(fā)生。一方面網(wǎng)上查詢借閱電子版檔案資料，不需要借閱檔案實(shí)物，避免了檔案原件的丟失和損壞；另一方面利用通過(guò)信息化收集的電子版檔案資料，可以恢復(fù)損壞和丟失的實(shí)物檔案。(二)檔案信息化有助于提高檔案人員的工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理需要檔案管理人員手工查詢和查找檔案，工作效率比較低，而且傳統(tǒng)的紙介質(zhì)檔案資料容易受到環(huán)境、溫度、濕度等因素的影響，反復(fù)的查找對(duì)檔案資料的損害是一個(gè)重要的影響因素。采用檔案信息化手段能夠有效地提高檔案管理的效率，使檔案管理人員從繁重的手工勞動(dòng)中解放出來(lái)，能夠更加快捷有效地開(kāi)展檔案收集和管理工作。(三)檔案信息化能夠?qū)崿F(xiàn)快捷方便的檢索查詢。傳統(tǒng)的檔案查詢借閱工作是人工檢索查閱目錄或卡片，再由檔案管理人員到庫(kù)房調(diào)閱所需要的檔案，這種方式既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。利用信息化手段可以對(duì)所需要的檔案進(jìn)行檢索，速度更快，更加準(zhǔn)確，可以大大減輕檔案管理人員的工作強(qiáng)度。(四)檔案信息化有助于檔案資料信息的安全保密。檔案是企業(yè)的重要信息資源，直接影響到企業(yè)的生存與發(fā)展，檔案信息具有很高的使用價(jià)值，一旦檔案信息丟失或者泄露，會(huì)給企業(yè)造成不可挽回的損失。利用信息化管理手段，能夠有效地加強(qiáng)檔案信息的安全性及保密性；能夠快速地、隨時(shí)隨地對(duì)檔案信息進(jìn)行核查，確保檔案信息的完整準(zhǔn)確；同時(shí)利用加密等手段，能夠有效地防止檔案信息的丟失和被竊，從而有效保證企業(yè)的利益。

二、檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

(一)對(duì)檔案信息化管理不重視。企業(yè)在其發(fā)展過(guò)程中，往往比較注重盈利，感覺(jué)檔案工作不能直接創(chuàng)造利潤(rùn)，為了節(jié)約成本，就不愿啟動(dòng)檔案信息化建設(shè)工作。有些檔案人員不是科班出身，加上沒(méi)有系統(tǒng)地參加過(guò)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不具備檔案信息化專業(yè)知識(shí)和技能；有些檔案人員責(zé)任心不強(qiáng)，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性，導(dǎo)致檔案管理缺失，甚至導(dǎo)致企業(yè)重要檔案資料的缺失和損害。(二)各企業(yè)檔案信息化水。平有一定差距各企業(yè)之間存在著檔案信息化水平的差距，有些企業(yè)仍沿用傳統(tǒng)的檔案手工管理模式，沒(méi)有實(shí)施檔案信息化建設(shè)；有些企業(yè)雖然啟動(dòng)了檔案信息化建設(shè)，但是沒(méi)有實(shí)行升級(jí)再造和系統(tǒng)維護(hù)。這些企業(yè)仍對(duì)信息化管理方式存在著質(zhì)疑。因此企業(yè)只有認(rèn)識(shí)到檔案信息化的重要性，切實(shí)將檔案信息化管理作為企業(yè)生存發(fā)展的基礎(chǔ)，不斷開(kāi)發(fā)檔案信息資源，才能更好地促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。(三)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)匱乏。有些企業(yè)檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)不完整，檔案管理相關(guān)知識(shí)和技能較落后，跟不上信息時(shí)展的需要，嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案管理信息化的發(fā)展。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，同時(shí)引進(jìn)一些檔案專業(yè)和信息化專業(yè)的人才，完善檔案隊(duì)伍，為檔案管理信息化建設(shè)奠定人才基礎(chǔ)。

三、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

(一)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、路由器、服務(wù)器、存儲(chǔ)器，以及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等的構(gòu)建和配備，其核心是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。(二)檔案信息資源建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作。主要包括兩個(gè)方面：一是現(xiàn)有館藏檔案的信息化工作；二是收集各種形式的電子文件，統(tǒng)一存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中。(三)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要包括：檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程與質(zhì)量，集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。(四)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源的標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面的工作。(五)人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)人才是關(guān)鍵。不僅需要檔案專業(yè)人員、計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)又懂信息技術(shù)的綜合性人才。

四、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的措施

(一)檔案信息化的創(chuàng)新理念。市場(chǎng)上現(xiàn)有的檔案信息化軟件系統(tǒng)有很多，但是挑選一個(gè)適合本企業(yè)的管理系統(tǒng)至關(guān)重要。在實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，不可避免地出現(xiàn)各種問(wèn)題，要更好地解決這些問(wèn)題，就需要不斷地創(chuàng)新。例如，根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際需要定制開(kāi)發(fā)一個(gè)檔案信息化管理軟件就是一種創(chuàng)新理念。通過(guò)前期的調(diào)研，根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作的需要開(kāi)發(fā)構(gòu)建的信息化管理軟件系統(tǒng)更加適合企業(yè)發(fā)展的需要。(二)提高檔案管理人員的專業(yè)水平及能力。企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)檔案信息化管理工作的質(zhì)量是一個(gè)非常重要的影響因素，提高檔案管理人員的專業(yè)水平和能力要做好以下幾方面工作。1.轉(zhuǎn)變管理理念檔案管理人員需要改變?cè)械墓芾砝砟睿跈n案管理工作中要具有創(chuàng)新精神，不能固步自封，一直沿用傳統(tǒng)的工作模式，被動(dòng)應(yīng)付，要努力掌握新的管理技術(shù)，在信息化管理過(guò)程中能夠因地制宜不斷創(chuàng)新檔案管理方式。2.提升檔案管理水平檔案管理信息化建設(shè)需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，要善于借鑒先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，積極學(xué)習(xí)借鑒兄弟企業(yè)好的經(jīng)驗(yàn)和做法，認(rèn)真總結(jié)工作中出現(xiàn)問(wèn)題的原因，有效地提升檔案信息化管理工作的水平。3.搭建信息數(shù)字平臺(tái)在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，必須搭建數(shù)字化平臺(tái)。為了能更好地構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)，在進(jìn)行平臺(tái)建設(shè)的過(guò)程中需要從實(shí)際情況出發(fā)，有目的、有規(guī)劃地分步構(gòu)建數(shù)字化平臺(tái)。要建立完善的檔案資源管理數(shù)據(jù)庫(kù)，使檔案管理工作通過(guò)一個(gè)綜合的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息收集、歸檔、整理和提供利用的信息化、規(guī)范化、科學(xué)化。(三)實(shí)現(xiàn)檔案文件網(wǎng)絡(luò)瀏。覽查閱，節(jié)約企業(yè)成本在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)檔案文件的電子版瀏覽、查閱、利用，以及進(jìn)行工作指導(dǎo)，不僅可以減少檔案文件借閱工作量，還可以實(shí)現(xiàn)多人共享查閱利用，避免了大量的檔案文件資料的復(fù)制和圖紙的曬印工作。通過(guò)檔案信息化建設(shè)還可以實(shí)現(xiàn)利用檔案信息進(jìn)行線上直接指導(dǎo)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理工作，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，節(jié)約企業(yè)成本。檔案信息化建設(shè)的重要性應(yīng)該得到企業(yè)的充分重視，將計(jì)算機(jī)技術(shù)充分應(yīng)用于檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，必然會(huì)取得非常顯著的效果，這也是未來(lái)檔案管理的發(fā)展方向?，F(xiàn)代信息技術(shù)融入企業(yè)檔案管理工作中，既滿足了社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要，緊跟時(shí)展的步伐，同時(shí)也能夠大大提高工作效率，降低檔案管理人員的工作強(qiáng)度，對(duì)企業(yè)的快速發(fā)展具有積極的推動(dòng)作用。

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作者:康 燕 趙蘭花 單位:哈爾濱第一機(jī)械集團(tuán)有限公司