導(dǎo)語：檔案信息化建設(shè)和計算機的應(yīng)用與實踐一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要:隨著計算機技術(shù)的普及，在檔案信息化建設(shè)方面，計算發(fā)揮了重要作用，其有效性得到了改善，明顯提升了檔案管理水平，滿足了人們的檔案需求，對社會化進程具有重要意義。本文針對檔案信息化建設(shè)和管理，介紹了應(yīng)用計算機技術(shù)的優(yōu)勢，分析了存在的隱患，對計算機的應(yīng)用與實踐進了探析。

關(guān)鍵詞:檔案；信息化；建設(shè)；管理；計算機

檔案信息化要建立在室藏檔案的基礎(chǔ)上，保持原有的檔案信息，調(diào)整檔案資源存在形式，以此來推動資源共享，促進社會發(fā)展。在檔案管理方面，通過計算機的應(yīng)用，可以節(jié)約時間，提高工作質(zhì)量，節(jié)約成本，進一步規(guī)范檔案建設(shè)，可見，做好檔案信息化建設(shè)與管理具有重要意義。

1檔案信息化建設(shè)和管理中應(yīng)用計算機技術(shù)的優(yōu)勢

1.1確保時效性。對于紙質(zhì)檔案，要經(jīng)過整理之后，再發(fā)送給檔案室，在檔案信息保存方面，往往具有滯后特點。通過計算機技術(shù)的運用，對檔案信息進行掃描、輸入以及整理之后，利用網(wǎng)絡(luò)，可以直接傳遞到檔案室，用戶可以查詢到最新的資源，獲取檔案信息，提高了時效性。1.2實現(xiàn)資源共享。利用計算機技術(shù)，建設(shè)信息庫，可以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)查詢，及時調(diào)取被加工過的信息資源，能夠節(jié)省大量的時間與空間，對電子檔案資源進行共享。需要對共享能力進行提升，詳細劃分電子檔案的類別，建設(shè)良好的系統(tǒng)環(huán)境，實現(xiàn)資源共享。

2檔案信息建設(shè)與管理中存在的隱患

2.1物理隱患。對于檔案信息系統(tǒng)，主要的媒介就是計算機，檔案信息系統(tǒng)的運行時間往往較長，難免會具有相應(yīng)的安全隱患。如果出現(xiàn)事故，或者發(fā)生自然災(zāi)害時，均會影響檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定，甚至會造成嚴重的損失。在平時工作中，硬件設(shè)備經(jīng)常出現(xiàn)故障、損毀等現(xiàn)象，這都會制約檔案信息化建設(shè)。2.2傳輸介質(zhì)的隱患。檔案信息化系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進行傳輸?shù)倪^程中，網(wǎng)絡(luò)是介質(zhì)，但是，網(wǎng)絡(luò)具有一定的開放性，很容易被入侵，甚至會植入木馬病毒等，進而使信息資源發(fā)生泄漏，很多機密信息被竊取。2.3計算機操作系統(tǒng)的隱患。計算機操作系統(tǒng)在設(shè)計時，往往會存在一些漏洞，給一些不法人員留下了可乘之機，他們會利用系統(tǒng)漏洞，通過植入病毒等手段攻擊系統(tǒng)。若攻擊成功，勢必會造成嚴重的后果，損失大量的經(jīng)濟，阻礙檔案信息化發(fā)展。2.4管理人員的隱患在檔案管理的過程中，人員是最大的安全隱患。由于工作人員沒得到充分的安全教育，在管理檔案室，往往行為不端正，安全意識不強，經(jīng)常存在紙漏，另外，在規(guī)章制度方面也不夠不完善，沒有落實到位，這就給檔案信息系統(tǒng)造成了諸多的安全隱患。

3計算機在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用

3.1增強信息化意識。作為檔案管理人員，應(yīng)該樹立較強的檔案意識，為檔案信息化建設(shè)貢獻一份力量。檔案管理人員具有至關(guān)重要的作用，是這項工作的主力軍，他們的能動性會決定檔案信息化建設(shè)水平，因此，要重視檔案管理人員，讓他們認識到檔案信息化的重要性，能夠積極主動的參與這項工作，認真旅行自身的崗位職責，進而帶動經(jīng)濟發(fā)展。3.2強化檔案信息化技術(shù)水平。(1)配備高質(zhì)量的硬件設(shè)備。對于檔案信息管理系統(tǒng)，應(yīng)該深入開發(fā)，不斷完善，積極開展培訓活動，在此基礎(chǔ)上，應(yīng)用統(tǒng)一標準的軟件系統(tǒng)，對檔案信息化建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)。(2)檔案目錄與全文的數(shù)字化。在輸入數(shù)據(jù)時，要具有統(tǒng)一的格式，根據(jù)使用者的具體要求，一邊整理信息資源，一邊輸入信息資料，對紙質(zhì)檔案也要保存，在此基礎(chǔ)上，構(gòu)建數(shù)字化檔案，這樣能夠預(yù)防重復(fù)勞動，有助于檔案信息的數(shù)字化建設(shè)。(3)界定信息密級，確保其安全性。為了保證軟件系統(tǒng)的安全性，應(yīng)該制定明確的密集標準，并且，對標準進行公開，規(guī)范檔案信息用戶的查詢權(quán)限，可以設(shè)置身份驗證，為檔案密級提供安全保障。3.3強化檔案信息管理水平。(1)加強建設(shè)檔案信息化的管理制度，開發(fā)管理軟件。根據(jù)檔案館的實際情況，應(yīng)用適合的管理軟件，并且，參照國家相關(guān)的法律法規(guī)，構(gòu)建健全的管理制度，促進信息交換，另外，還要加強共享，建設(shè)出有利的環(huán)境，為用戶創(chuàng)造優(yōu)越條件。(2)作為檔案管理人員，應(yīng)該全面掌握計算技術(shù)，學習相關(guān)的信息化管理知識，能夠熟練運用管理軟件，協(xié)助軟件開發(fā)人員開發(fā)出新的管理軟件，保證系統(tǒng)能夠處于穩(wěn)定的運行狀態(tài)。(3)要想取得理想的檔案信息化管理效果，必須全面監(jiān)控數(shù)據(jù)質(zhì)量，對數(shù)據(jù)進行嚴格管理，輸入的數(shù)據(jù)要完整，信息要準確。同時，對數(shù)據(jù)審核制度進行完善，在輸入之前以及輸入之后，都要認真審核，對數(shù)據(jù)進行校對，進而保證數(shù)據(jù)的準確性。

4計算機技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用

4.1建立檔案數(shù)據(jù)庫。在管理檔案信息時，主要是利用計算機技術(shù)，構(gòu)建完整的數(shù)據(jù)庫，對相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)進行儲存。在各個環(huán)節(jié)中，檔案信息管理都應(yīng)該正規(guī)化，滿足用戶需求，讓用戶獲得良好體驗。對檔案進建設(shè)時，數(shù)據(jù)庫要盡可能豐富，相關(guān)的程序也應(yīng)該加強建設(shè)，錄入的信息要準確，并且，利用不同的途徑檢索檔案信息，保證檔案信息系統(tǒng)能夠穩(wěn)定運行，盡快是實現(xiàn)信息資源的共享。對檔案數(shù)據(jù)庫進行實際建設(shè)的過程中，要保證建設(shè)的規(guī)范化，優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)庫，一定要防止出現(xiàn)泄密現(xiàn)象，這就需要進一步完善安全機制，避免泄露信息，同事，要對檔案信息數(shù)據(jù)庫進發(fā)展，引進先進的管理軟件，進而滿足檔案信息建設(shè)的實際需求。4.2提高檔案信息安全性。在檔案信息化建設(shè)與管理中，安全是重點內(nèi)容，如果機密信息被竊取，會造成嚴重的后果，制約社會進步。因此，要建設(shè)安全保障機制，為信息管理安全提供保障，另外，還應(yīng)該安裝有效的殺毒軟件，隔離病毒，保護檔案信息。對于內(nèi)外攻擊，應(yīng)該積極應(yīng)用漏洞掃描技術(shù)，設(shè)置二級防火墻作，以此來保證檔案信息的安全。要想及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)的安全隱患，全面掌握系統(tǒng)的運行情況，應(yīng)該對防火墻日志進行實時記錄，全面監(jiān)控系統(tǒng)。條件允許時，應(yīng)該對系統(tǒng)進行劃分，分為不同的區(qū)域，設(shè)置不同的權(quán)限，給予不同級別的指令，嚴格限制端口、服務(wù)。在這樣的條件下，系統(tǒng)管理員能夠限制用戶的操作權(quán)限。通過設(shè)置防火墻，能夠?qū)τ嘘P(guān)接入點進行隔離，對全部的系統(tǒng)信息進行掃描。一旦發(fā)現(xiàn)具有欺騙性的攻擊操作時，可以及時制止，防止系統(tǒng)發(fā)生不必要的侵害。借助計算機構(gòu)成的檔案管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如圖一，明確設(shè)置出了系統(tǒng)安全控制功能。4.3研發(fā)檔案信息的相關(guān)軟件。對檔案信息化進行建設(shè)時，要充分利用現(xiàn)存的管理軟件，明確檔案信息的未來建設(shè)方向，充分應(yīng)用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，根據(jù)實際情況處罰，對軟件的結(jié)構(gòu)進行重新設(shè)計，構(gòu)建新的模塊，并且，做好調(diào)試、測試工作。如今，建立新的數(shù)據(jù)庫，開發(fā)新的管理軟件是客觀需求，研發(fā)人員應(yīng)該順應(yīng)時展，了解檔案信息用戶的實際需求，然后，研究出新的檔案管理軟件，提升檔案管理水平，完善數(shù)據(jù)庫信息，實現(xiàn)檔案信息化。4.4提高檔案信息利用率。通過信息技術(shù)，對檔案進行整理集編研時，能夠起到優(yōu)化效果，有效加強了信息密度，也提升了傳遞速度，用戶在利用檔案室，也會更加便利，會得到有用的數(shù)字化信息資源，在一定程度上，推動了當?shù)亟?jīng)濟建設(shè)。通過建立檔案信息管理系統(tǒng)，用戶可以根據(jù)權(quán)限進行瀏覽，高效索取網(wǎng)站中的信息資源。另外，在這樣系統(tǒng)中，參照用戶的具體權(quán)限，局域網(wǎng)能夠通過數(shù)字化形式傳輸原版的檔案信息，進一步推動了檔案信息共享，在數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用下，檔案信息管理系統(tǒng)變得而更加完善，檔案信息的利用率也更高。

5結(jié)語

如今，計算機技術(shù)得到了大力推廣，其普及度也有所增強，在信息時代中，通過計算機的應(yīng)用，在檔案的信息化建設(shè)、管理方面打下了良好的基礎(chǔ)，人們積極建設(shè)了檔案管理平臺，在此平臺中，不僅明顯改善了檔案信息化建設(shè)效果與管理質(zhì)量，還節(jié)省了大量的成本，取得了一定的社會效益，也讓檔案資源實現(xiàn)了充分利用。由于管理水平的不斷提升，促進了檔案信息化建設(shè)、社會信息化的和諧進步，為人們提供了可靠的檔案信息，滿足社會發(fā)展的實際需求。

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作者:陳波 單位:德州職業(yè)技術(shù)學院