導(dǎo)語：檔案信息化建設(shè)途徑與實(shí)踐10篇一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

第一篇:檔案信息化建設(shè)實(shí)踐

醫(yī)院要實(shí)現(xiàn)自身可持續(xù)發(fā)展，就需要對檔案資源進(jìn)行合理利用，并全面推進(jìn)醫(yī)院檔案管理的信息化。文章以江蘇省吳中區(qū)長橋人民醫(yī)院作為研究重點(diǎn)，闡述了加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的具體途徑，希望為檔案信息化建設(shè)提供有價(jià)值的參考。

一、檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院中的重要作用

在科技快速發(fā)展的背景下，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是勢在必行的，醫(yī)院檔案信息化，能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院管理質(zhì)量的全面提升。醫(yī)院檔案信息化對于醫(yī)療事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展也十分關(guān)鍵。醫(yī)學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化水平是對醫(yī)院自身發(fā)展規(guī)模及醫(yī)學(xué)水平進(jìn)行衡量的重要指標(biāo)。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)也是醫(yī)院在自身宣傳方面的關(guān)鍵性營銷策略。由此可見，檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院經(jīng)營與發(fā)展的過程中具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

二、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的實(shí)際需求解構(gòu)

在信息時(shí)代背景下，醫(yī)院管理工作一定程度上提高了自動化辦公的水平。OA辦公系統(tǒng)與HIS系統(tǒng)被廣泛應(yīng)用在醫(yī)院管理工作中，全面增強(qiáng)醫(yī)院的辦公效果，節(jié)省了支出的成本。然而，醫(yī)院檔案信息化水平不高，對醫(yī)院檔案開發(fā)和利用產(chǎn)生了不利影響。由此可見，積極推進(jìn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)十分重要，同樣也是適應(yīng)檔案工作發(fā)展的重要途徑。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)正逐漸成為醫(yī)院檔案管理工作開展的必然要求，醫(yī)院要予以高度重視。

三、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的具體途徑

1.強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，構(gòu)建理想的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過程中，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境十分重要，同時(shí)也是構(gòu)建諸多體系的重要條件?，F(xiàn)代化信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的合理運(yùn)用，能夠建立健全局域服務(wù)網(wǎng)與公眾服務(wù)網(wǎng)，在此基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案網(wǎng)站，對于發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)窗口的重要作用。與此同時(shí)，在信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)確保硬件設(shè)施的完整性配置，包括安全防護(hù)設(shè)備，以免受到電磁干擾致使信息內(nèi)容的泄漏。在軟件方面，不僅要采購經(jīng)常使用的信息軟件，而且要對軟件進(jìn)行自主性地研發(fā)，構(gòu)建醫(yī)院特色數(shù)據(jù)庫與多媒體數(shù)據(jù)庫。需要通過網(wǎng)絡(luò)平臺，對信息技術(shù)進(jìn)行合理運(yùn)用，構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)，確保電子檔案口徑的統(tǒng)一性，實(shí)現(xiàn)對電子檔案集中統(tǒng)一性管理。2.提高數(shù)據(jù)處理速度，以全面增強(qiáng)醫(yī)院檔案工作效率?，F(xiàn)階段，醫(yī)院檔案種類，主要可以劃分成紙質(zhì)與電子兩種形式。在檔案資源數(shù)量不斷增加的背景下，一定要提高數(shù)據(jù)處理的速度，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的有效轉(zhuǎn)化，以保證檔案信息資源存儲的質(zhì)量，確保檔案在收集、鑒定與整理等方面提高工作效率。但是，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案數(shù)字化的處理工作難度較大，所以必須要設(shè)置專業(yè)崗位，為其提供資金與技術(shù)等方面支持，進(jìn)一步推動檔案工作的有效性開展。3.重視電子歸檔，提高檔案信息的存儲力度。在檔案信息化管理資源方面，電子文件發(fā)揮著關(guān)鍵性作用。所以，必須要對電子文件的存儲、管理與分類進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，以保證電子文件的歸檔實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與程序化。在醫(yī)院各科室形成電子文件以后，需要對其進(jìn)行整理，并且以標(biāo)準(zhǔn)化的文檔格式轉(zhuǎn)交至檔案室。通過技術(shù)處理措施形成只讀性文件，對文件原始結(jié)構(gòu)進(jìn)行全面保護(hù)，提高電子文件自身的可靠性，進(jìn)而被當(dāng)作醫(yī)院的檔案信息。另外，在標(biāo)示出歸檔以后，檔案管理工作人員需要將其轉(zhuǎn)化成統(tǒng)一格式，確保檔案信息內(nèi)容具有明顯的通用性，最終將其輸入到檔案數(shù)據(jù)庫中。4.加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)。在實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的過程中，檔案管理工作人員自身業(yè)務(wù)能力的作用十分關(guān)鍵。所以，醫(yī)院需要針對檔案管理工作人員開展教育培訓(xùn)工作，并且組織其參與到交流研討及進(jìn)修班活動當(dāng)中，為其提供更多的機(jī)會接觸現(xiàn)代化檔案知識和檔案信息軟件。建立并健全激勵機(jī)制，采用薪資激勵等多種方式來鼓勵檔案管理工作人員實(shí)現(xiàn)自我完善，全面提高檔案管理工作人員的專業(yè)知識與信息素養(yǎng)，進(jìn)而更好地滿足醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的實(shí)際需求。檔案信息化建設(shè)在我國正處于起步階段，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)也正處于摸索階段，要保證醫(yī)療界的檔案信息化建設(shè)更加完善，就展開深入地研究。

作者:武玉瑩 單位:江蘇省蘇州市吳中區(qū)長橋人民醫(yī)院

第二篇:檔案信息化建設(shè)策略分析

【摘要】當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)過程中依舊還有很多不足之處需要我們正視，怎樣更好地推動檔案信息化建設(shè)，成為了擺在廣大檔案工作者面前的一個(gè)熱點(diǎn)課題。本文首先分析了檔案信息化建設(shè)的重要意義，并就如何加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)提出了幾點(diǎn)建議。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化建設(shè)；策略

近年來，檔案管理工作得到了進(jìn)一步發(fā)展，過去的檔案管理方式因?yàn)樾畔我?、查詢利用不便等原因已?jīng)無法滿足新時(shí)期檔案管理的實(shí)際需求。信息化技術(shù)的普及應(yīng)用給傳統(tǒng)的檔案工作注入了新的血液，它是一種現(xiàn)代化的檔案信息存貯、檢索、管理的有效手段。

一、檔案信息化建設(shè)的重要意義

首先，檔案信息化建設(shè)與社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)的客觀要求相符合。面對我國對社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)持續(xù)發(fā)展的硬性需求，現(xiàn)代信息技術(shù)因其具備的快速、便捷等優(yōu)勢得到了眾多單位和企業(yè)的認(rèn)可，檔案管理信息化建設(shè)也在各單位中受到重視。檔案管理目前已經(jīng)成為各單位開展相關(guān)工作不可缺少的重要組成部分，當(dāng)前信息技術(shù)的發(fā)展和普及，也給檔案管理工作帶來了機(jī)遇與挑戰(zhàn)?？偟膩碇v，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與社會發(fā)展需求相符合，是需要我們認(rèn)真對待的一個(gè)問題。其次，信息化建設(shè)促進(jìn)檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。檔案管理工作不管在何種性質(zhì)、何種發(fā)展規(guī)模的單位或企業(yè)中都占據(jù)了非常關(guān)鍵的位置，發(fā)揮著重要作用。特別是進(jìn)入二十一世紀(jì)之后我們迎來了信息大爆炸的時(shí)代，對于大量的數(shù)據(jù)信息，若不能借助于信息技術(shù)更加高效地開展檔案管理工作，那么檔案管理部門必然會面對非常大的難題。只有不斷推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，才能夠有效地保證各單位與企業(yè)的健康發(fā)展，才能夠確保各項(xiàng)管理與決策的科學(xué)性。最后，檔案信息化建設(shè)是對現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的高效應(yīng)用。檔案管理信息化建設(shè)主要是在現(xiàn)代科技發(fā)展的前提下開展的，換句話說，我國的信息化建設(shè)水平在很大程度上能夠體現(xiàn)出國內(nèi)各單位與企業(yè)實(shí)際發(fā)展水平的高低，體現(xiàn)出我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平。因此不斷推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，也能夠有效促進(jìn)我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，進(jìn)一步完善檔案信息化建設(shè)管理機(jī)制，持續(xù)創(chuàng)新檔案信息化建設(shè)管理工作模式，能夠?yàn)楝F(xiàn)代科技的應(yīng)用與發(fā)展指明方向，反過來為科學(xué)技術(shù)的發(fā)展提供動力。

二、檔案信息化建設(shè)的策略分析

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念。對新事物的理解和接受往往需要一定的時(shí)間，同時(shí)也會面對一定的難題，但檔案管理工作人員必須要堅(jiān)定信息化建設(shè)的決心，主動樹立信息化觀念，促進(jìn)檔案工作從傳統(tǒng)管理模式更加平順地朝信息化管理過渡。檔案工作者應(yīng)當(dāng)真正意識到信息化建設(shè)的重要性，意識到信息技術(shù)的應(yīng)用對整合檔案資源、促進(jìn)檔案信息共享的重要作用，要主動把檔案信息化建設(shè)作為重要發(fā)展戰(zhàn)略并提上工作日程。對于檔案管理人員來說，必須主動接受信息化的工作方式，了解當(dāng)前檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢，主動樹立使命感和責(zé)任感，通過自己的不懈努力為檔案信息化建設(shè)作出一定的貢獻(xiàn)。（二）堅(jiān)持科學(xué)規(guī)劃。檔案信息化建設(shè)必須要有科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃來指引方向，進(jìn)而保證信息化建設(shè)朝著更加健康積極的方向發(fā)展。檔案信息化建設(shè)其中的一個(gè)難題便是資金的獲取，這對于很多單位和企業(yè)的檔案管理工作可以說是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。所以，經(jīng)費(fèi)不足的問題是阻礙檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵性因素，對于資金不足的問題，檔案管理部門除了要積極尋求上級的資金支持，同時(shí)自身還應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行人力精簡，把部門內(nèi)有限的人力財(cái)力資源發(fā)揮到極限，同時(shí)制定出全面的發(fā)展規(guī)劃，保證檔案管理信息化建設(shè)工作的持續(xù)有效開展。（三）加大各項(xiàng)投入。要真正將信息化建設(shè)貫徹落實(shí)，不斷提高對檔案管理各項(xiàng)工作的投入力度，充分結(jié)合單位自身或企業(yè)的實(shí)際需求，科學(xué)地對有限的人力財(cái)力資源予以分配，為自身單位或企業(yè)的發(fā)展帶來充分保障。比如說應(yīng)當(dāng)加大對專門的檔案管理室的建設(shè)投入，確保檔案管理室滿足安全規(guī)范要求；合理地調(diào)整檔案管理工作人員的薪酬福利，不斷激發(fā)其工作積極性，為檔案工作者創(chuàng)造更好的工作環(huán)境，讓他們能夠安心地投身于信息化建設(shè)工作中來。另外還應(yīng)當(dāng)加大對檔案信息化建設(shè)的宣傳工作力度，讓更多的人了解和重視檔案工作，從而理解檔案管理信息化建設(shè)的重要意義。（四）建立信息網(wǎng)絡(luò)。推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，必須要把政府管理下的檔案部門聯(lián)合起來，在過去的組織機(jī)構(gòu)、人才資源和設(shè)施的基礎(chǔ)上，逐漸形成以各級檔案館為點(diǎn)、以各級檔案室為面、以各級檔案管理機(jī)構(gòu)為中心的信息網(wǎng)絡(luò)，將檔案管理真正融入到信息發(fā)展規(guī)劃中來，進(jìn)而更加主動地為社會帶來相關(guān)的信息服務(wù)。檔案管理部門必須要充分應(yīng)用好自身的信息優(yōu)勢，有針對性地對信息資源予以整理分類，充分發(fā)揮出信息技術(shù)優(yōu)勢以及人才優(yōu)勢，做好檔案開發(fā)利用工作，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)朝著更加規(guī)范化的方向發(fā)展。

三、結(jié)語

總而言之，我們必須要充分認(rèn)識到，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期性、系統(tǒng)性的任務(wù)，在信息化建設(shè)的過程中，我們必須要不斷增強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新能力，持續(xù)提升檔案人才的培養(yǎng)力度，真正建立一支具備較高專業(yè)技術(shù)水平和綜合素質(zhì)能力的復(fù)合型檔案管理人才隊(duì)伍，始終堅(jiān)持將依靠科技發(fā)展檔案事業(yè)擺在首要位置，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理信息化水平的提高，真正確保檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

作者:劉曉波 單位:山東省威海市榮成市機(jī)關(guān)事業(yè)單位社會保險(xiǎn)事業(yè)處

【參考文獻(xiàn)】

[1]李曉琳,王艷華.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索[J].企業(yè)改革與管理，2016(05)：58.

[2]葛紅.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考[J].檔案學(xué)通訊,2011(01):92-94.

第三篇:檔案信息化建設(shè)思考

檔案信息具有原生態(tài)、系統(tǒng)性和無可替代等特征，能夠客觀反映事物演進(jìn)、發(fā)展變化的過程，具有重要的參考和借鑒價(jià)值。加快檔案信息化建設(shè)是社會發(fā)展的客觀需求，是檔案管理的發(fā)展方向。

一、傳統(tǒng)檔案管理方式存在的弊端

傳統(tǒng)檔案管理多以紙質(zhì)卷宗管理為主，儲存于庫房之中，利用時(shí)手工查閱，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，無論是管理還是利用都十分不便，嚴(yán)重限制了檔案作用的有效發(fā)揮。第一，重視不夠。一些單位對檔案管理投入不足，檔案事業(yè)發(fā)展的保障條件有待進(jìn)一步改善，檔案收集模式、管理手段、服務(wù)機(jī)制需要進(jìn)一步創(chuàng)新，干部隊(duì)伍建設(shè)需要進(jìn)一步提高。第二，管理難度大。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保管對保存條件要求較高，庫房的溫濕度、日照強(qiáng)度、查閱頻率等都會影響檔案壽命，還有諸如火災(zāi)、水災(zāi)、地震等一些自然因素也會嚴(yán)重威脅檔案的安全。第三，利用不便。查檔時(shí)，管理人員必須先翻閱眾多檔案目錄，然后根據(jù)目錄標(biāo)示到庫房中查找檔案原件，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，增加了利用者等待時(shí)間，直接影響了檔案查詢利用效率。

二、實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的主要途徑

檔案作為各級黨委、政府和社會各方面情況的真實(shí)記錄，是促進(jìn)各項(xiàng)社會事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)。檔案工作是不可缺少的基礎(chǔ)性工作，做好檔案工作是各級黨委、政府的重要職責(zé)。2014年，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳出臺了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》提出：在新的形勢下，加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，要把數(shù)字檔案館（室）建設(shè)列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃，從人力、財(cái)力、物力上統(tǒng)籌安排，切實(shí)推進(jìn)檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化，大力開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，及時(shí)以數(shù)字化檔案代替原件提供利用。要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，需要全社會共同努力，各級黨委和政府要以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會共享為目標(biāo)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，充分利用已有的信息傳輸網(wǎng)絡(luò)和平臺，積極推進(jìn)檔案信息資源共享，支持檔案館（室）把可公開的各類檔案、信息上傳網(wǎng)絡(luò)，開展遠(yuǎn)程利用，真正建立起方便人民群眾的檔案利用體系，使檔案公共服務(wù)惠及廣大人民群眾。檔案信息化建設(shè)本質(zhì)是檔案管理模式從檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案內(nèi)容數(shù)字化管理，就是利用現(xiàn)代信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)存儲管理檔案，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案、數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化。當(dāng)前，亟需對現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描并輸入電子檔案信息庫，將檔案收集、存儲、分類、查閱等變得方便快捷。第一，要加強(qiáng)制度建設(shè)。各級黨委和政府必須高度重視檔案信息化管理工作，給予必要的支持和保障，建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)和制度，明確檔案管理人員的職責(zé)任務(wù)。要定期學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的法規(guī)、制度，及時(shí)制定、修改適合本地本部門的檔案管理規(guī)章制度，創(chuàng)建規(guī)范的管理機(jī)制，促進(jìn)檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和共享化。加大檔案人才培訓(xùn)力度，充實(shí)穩(wěn)定檔案隊(duì)伍，有計(jì)劃、有目的地對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，更新知識，提高技能，牢固樹立檔案科學(xué)管理觀念，提高檔案管理人員的安全保密意識，逐步建立和完善檔案管理機(jī)制。第二，要加強(qiáng)設(shè)施建設(shè)。統(tǒng)籌安排檔案經(jīng)費(fèi)和設(shè)備，建立設(shè)備齊全、功能完善的計(jì)算機(jī)房，配置承載檔案信息系統(tǒng)的高性能服務(wù)器和數(shù)據(jù)存儲器，建立良好的數(shù)據(jù)處理和存儲環(huán)境。不斷提高檔案檢索功能，使其能夠按照項(xiàng)目分類、功能、年度、檔號、密級等進(jìn)行靈活檢索。還要配備復(fù)印機(jī)、掃描儀等先進(jìn)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案目錄電腦檢索，內(nèi)容電子化掃描，為檔案數(shù)字化提供保證。加強(qiáng)對各種系統(tǒng)和軟件的學(xué)習(xí)和開發(fā)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息有序整理，檔案信息數(shù)據(jù)庫建立、檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)及信息資源開發(fā)利用的目標(biāo)。第三，要加強(qiáng)安全管理。實(shí)現(xiàn)以數(shù)字化管理為主要內(nèi)容的檔案信息化管理模式，做好檔案復(fù)制、備份工作，確保檔案不丟失、不遺漏；加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及操作系統(tǒng)安全管理，及時(shí)對電子檔案使用的軟件進(jìn)行升級，加強(qiáng)檔案信息安全管理，杜絕各類危害檔案安全事故發(fā)生。第四，要建立懲治機(jī)制。逐步建立健全對違反檔案法律、法規(guī)行為的懲治機(jī)制，對檔案違法違規(guī)行為依法依規(guī)予以懲處，以此強(qiáng)化管理人員及其他違反檔案法規(guī)人員依法管檔、依規(guī)用檔的意識。

總之，實(shí)現(xiàn)檔案信息化是檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢，推動檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前及今后一個(gè)時(shí)期歷史賦予我們的神圣使命，我們要矢志不渝完成這一光榮使命。當(dāng)然，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期、全面而又具體的工作，不會一蹴而就，需要檔案工作者不斷更新理念、與時(shí)俱進(jìn)、創(chuàng)新方法，積極推動檔案信息化建設(shè)，跟上時(shí)代步伐，使檔案工作更好地為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)。

作者:張會秋 單位:松原市寧江區(qū)水利局

第四篇:檔案信息化建設(shè)策略探析

【摘要】檔案管理工作的信息化建設(shè)是近年來社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展逐漸形成的一種新的管理模式，要促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)勢在必行，只有實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化信息化管理，才能夠有效地促進(jìn)檔案材料收集、歸檔、開發(fā)、服務(wù)工作的效率，更好地滿足現(xiàn)代人對檔案信息的需求。本文結(jié)合筆者實(shí)際工作研究，提出了檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)對策。

【關(guān)鍵詞】檔案；信息化建設(shè)；策略

所謂檔案信息化建設(shè)即是依靠信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在檔案管理過程中借助于現(xiàn)代科技對檔案材料予以搜集、歸檔、整理的現(xiàn)代化檔案管理手段。檔案管理信息化建設(shè)從過去的實(shí)體管理方式逐漸轉(zhuǎn)化為依靠現(xiàn)代信息技術(shù)的管理模式，其操作基礎(chǔ)依舊以實(shí)體檔案材料為依據(jù)。檔案信息化管理方式的應(yīng)用，集中表現(xiàn)為檔案材料的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化以及信息化。

一、檔案信息化建設(shè)存在的問題

首先，現(xiàn)代信息媒體技術(shù)的應(yīng)用程度有待提升。目前，計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的利用效率還不是很好，計(jì)算機(jī)在檔案管理部門往往用于對紙質(zhì)檔案材料的收錄和索引，或者把紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n等。檔案信息化建設(shè)過程中依舊沒有充分利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案部門之間無法實(shí)現(xiàn)有效的網(wǎng)絡(luò)訪問交流。其次，信息化建設(shè)水平有待進(jìn)一步提升。檔案管理信息化建設(shè)和現(xiàn)代管理的要求還存在一定的差距，這通常是因?yàn)槟壳昂芏鄼n案管理工作人員的信息化意識薄弱，檔案管理部門各自為政，互不干涉，加之相對分散的檔案管理模式所導(dǎo)致的，這些問題都阻礙了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展步伐。同時(shí)因?yàn)闄n案資源利用運(yùn)行機(jī)制不完善，造成檔案信息的共享程度不高。最后，檔案信息化管理專業(yè)人才較少。在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)中，人才是最重要的資源。目前很多檔案管理人員還沒有熟練地掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、軟件應(yīng)用技術(shù)和數(shù)據(jù)信息技術(shù)，不了解如何應(yīng)用和維護(hù)計(jì)算機(jī)服務(wù)器等，專業(yè)水平較低，影響了檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)。

二、檔案信息化建設(shè)的策略分析

（一）加強(qiáng)電子文件的管理。隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的日益普及，很多珍貴的重要文件資料都逐漸被上傳到網(wǎng)絡(luò)中。上網(wǎng)之前需要根據(jù)信息管理部門的規(guī)定對文件格式予以統(tǒng)一轉(zhuǎn)換，從而確保檔案數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性與通用性，針對并未上傳到計(jì)算機(jī)中且具有較大價(jià)值的文件，需要進(jìn)行統(tǒng)一的編目整理，盡快向檔案部門傳輸，可選擇依靠信息管理網(wǎng)絡(luò)在相關(guān)業(yè)務(wù)管理部門和檔案部門之間設(shè)置電子文件歸檔專用傳輸網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建依附在信息管理網(wǎng)中的歸檔專用子網(wǎng)絡(luò)，把上網(wǎng)和未上網(wǎng)的具有較大價(jià)值的電子文件從這一系統(tǒng)傳輸?shù)綑n案管理部門。不管采取何種方式進(jìn)行歸檔，都應(yīng)當(dāng)由電子文件形成單位根據(jù)統(tǒng)一的格式進(jìn)行編目整理，避免由檔案部門自行從互聯(lián)網(wǎng)中下載，從而確保電子文件形成部門能夠?qū)n案數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。（二）提高信息化技術(shù)水平。在檔案信息化建設(shè)逐漸推進(jìn)的過程中，檔案管理部門必須要將相關(guān)的硬件設(shè)施準(zhǔn)備充分，同時(shí)采取現(xiàn)代化的信息技術(shù)方式，按照單位的實(shí)際情況尋找符合自身需求的信息管理軟件，或者借助于科研手段自行研究開發(fā)出一套管理軟件，真正構(gòu)建全面健全的檔案管理系統(tǒng)，如此才能夠進(jìn)一步推動檔案信息化建設(shè)，更好地開發(fā)和利用檔案資源。檔案材料的歸納整合必須要堅(jiān)持統(tǒng)一錄入，嚴(yán)格篩選，如若不然，很容易造成工作效率的降低，讓本就繁瑣的工作變得更加復(fù)雜。檔案信息化建設(shè)所提出的資源共享并非是檔案信息完全公開透明，在推進(jìn)資源共享的過程中還需要設(shè)置一些珍貴機(jī)密檔案材料的查閱權(quán)限，針對機(jī)密檔案材料必須要對閱讀者的身份予以審核，唯有如此才能夠真正確保檔案管理系統(tǒng)的完善。（三）搭建網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)字平臺。構(gòu)建全面系統(tǒng)的信息數(shù)字化平臺是確保檔案信息化建設(shè)的基本前提，另外也能夠?yàn)闄n案信息化建設(shè)創(chuàng)造出更好的網(wǎng)絡(luò)氛圍。為營造更加系統(tǒng)化的檔案信息化系統(tǒng)，要堅(jiān)持從實(shí)際情況出發(fā)，有規(guī)劃有目標(biāo)地推進(jìn)數(shù)字平臺以及網(wǎng)絡(luò)管理軟件的開發(fā)建設(shè)。建立全面系統(tǒng)的信息化檔案管理平臺還要求我們必須要建立各種檔案信息數(shù)據(jù)庫，對于檔案信息化管理需要憑借一個(gè)綜合化的信息管理系統(tǒng)，進(jìn)而確保檔案材料信息的歸檔、分類、查詢以及檢索功能更好實(shí)現(xiàn)。與此同時(shí)，在檔案信息化系統(tǒng)中可以建立檔案信息查詢鏈接，確保檔案信息管理系統(tǒng)和其他部門的資源系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)無縫連接。（四）做好電子文件保存工作。要開展好各種新型文件材料歸檔工作，就需要檔案管理人員真正深入文件工作領(lǐng)域，對形成的大量電子文件的接收、處理以至于存儲工作予以指導(dǎo)，保護(hù)好電子文件材料的原始信息，充分掌握文件信息的來龍去脈。要對電子文件管理保存工作引起足夠重視，逐步建立健全電子文件檔案保存管理的相關(guān)政策法規(guī)機(jī)制，為電子文件的管理工作提供一定的規(guī)章制度指導(dǎo)；進(jìn)一步確定電子文件的管理原則，使電子檔案文件的價(jià)值得到充分發(fā)揮；積極學(xué)習(xí)借鑒國外的成功經(jīng)驗(yàn)，有效組織和推進(jìn)電子文件管理的基礎(chǔ)性研究工作，將電子文件管理評估納入到政府信息化建設(shè)評估系統(tǒng)中。

三、結(jié)語

總而言之，檔案信息化建設(shè)符合我國信息化戰(zhàn)略的要求，也是檔案事業(yè)未來發(fā)展的重要目標(biāo)。我們必須要充分意識到必須強(qiáng)化檔案技術(shù)發(fā)展、推進(jìn)信息化建設(shè)、努力培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理人才，才能夠以更加積極的態(tài)度推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，確保我國檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

作者:常瑞華 單位:新疆博爾塔拉蒙古自治州精河縣發(fā)展和改革委員會

【參考文獻(xiàn)】

[1]王曉帆,劉惠,田新贊.新形勢下檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016(24):79.

[2]高艷琴.檔案信息化建設(shè)的特征及發(fā)展措施[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(24):78.

第五篇:單位檔案信息化建設(shè)與利用

摘要：許多單位檔案室中的原始資料，還有很大一部分是以紙質(zhì)檔案保存的形式存在，而這部分資料絕大多數(shù)沒有進(jìn)行更新，包括許多實(shí)質(zhì)性的榮譽(yù)與各種獎勵物品，保存不方便，查閱也不方便，只能用于一般性的采用，無法做到全面的資源共享。在單位電子設(shè)備逐步到位的情況下，對原有的紙質(zhì)等形式的檔案資料進(jìn)行電子信息化處理，由傳統(tǒng)檔案的形式逐步過渡到信息化形式，發(fā)揮單位檔案的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)最大化的社會化利用，變得越來越重要。

關(guān)鍵詞：檔案室；原始資料；信息化處理；共享資源

社會化利用每個(gè)單位的檔案室都會儲藏有大量的記錄單位發(fā)展的檔案資料，尤其是一些原始的紙質(zhì)檔案資料特別多，比如各種原始資料、名人資料等等，這些檔案資料保存為單位的發(fā)展與名聲的傳播發(fā)揮很大的貢獻(xiàn)。隨著時(shí)代的發(fā)展，原始資料的傳遞越來越受到約束，原因是很多單位只是傳統(tǒng)式的基礎(chǔ)式的硬件安裝，沒有及時(shí)對檔案的原始的資料進(jìn)行現(xiàn)代化的信息處理與歸檔，致使原有保存的檔案資料不能進(jìn)行快速檢索，快速傳遞，快速的資源共享，蘊(yùn)藏在檔案中的寶貴財(cái)富沒真正的發(fā)揮出來，實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化的社會利用。

1單位檔案進(jìn)行信息化建設(shè)面臨的問題

1.1單位對檔案進(jìn)行信息化處理的重視程度不夠。許多單位的領(lǐng)導(dǎo)與檔案工作者，在實(shí)際的檔案管理工作過程中，對檔案信息化重視程度不夠，沒有充分宣傳，對以前和現(xiàn)存的檔案資料只作簡單的處理與歸檔，對檔案的電子化處理沒有認(rèn)識到它的重要性，所以對檔案的電子化處理沒有一套完整的檔案管理制度，對檔案的電子檔歸檔范圍、要求也沒有硬性的要求，致使很多寶貴的檔案資料不能發(fā)揮出應(yīng)有的作用，大范圍、深層次的社會利用，更是無法實(shí)現(xiàn)。1.2單位對檔案進(jìn)行項(xiàng)級數(shù)字化設(shè)備安裝資金不到位。部分單位能根據(jù)新形勢下，檔案信息化要求的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行現(xiàn)代化設(shè)備的安裝，投入了大量的資金，檔案信息的管理也逐步到位，檔案資源共享收到良好的效果。但也有許多單位對檔案設(shè)備的安裝不重視，沒有投入相應(yīng)的資金，一些基本的計(jì)算機(jī)設(shè)備，掃描設(shè)備、影像設(shè)備、大容量存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫設(shè)備及各種終端接收與輸出設(shè)備沒有安裝到位，像大型數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、有線與無線路由器、圖文影像掃描設(shè)備、海量存儲設(shè)備及各種終端等設(shè)備沒有安裝完畢，致使現(xiàn)有的檔案管理設(shè)備不能進(jìn)行有效的檔案信息數(shù)字化轉(zhuǎn)化，廣泛性的檔案信息社會化利用也就無從談起。1.3檔案信息管理人員專業(yè)程度不高。部分單位的檔案管理人員，不是真正的檔案專業(yè)出身，有些甚至是兼職，在從事數(shù)量龐大的檔案管理過程中，仍然沿用傳統(tǒng)檔案管理模式，進(jìn)行低級的檔案信息歸檔，缺少有專業(yè)職稱的高層次管理人員，尤其是有深厚的檔案管理基礎(chǔ)又有先進(jìn)計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)管理知識的專業(yè)人才。其結(jié)果是造成檔案信息利用的效率不高。

2單位檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)勢在必行

2.1每一個(gè)單位留存的檔案資料，不僅僅是一種簡單的記錄，而是在記錄的每個(gè)單元中，都蘊(yùn)藏著單位發(fā)展的重要內(nèi)涵，都對單位后期的發(fā)展有著重要的作用。以前傳統(tǒng)的檔案管理模式，只能提供一些表面的單一的資料利用，比如查閱、拍照、復(fù)印等，既單一，又效率慢，不能很好的發(fā)揮檔案的真正作用。而當(dāng)前形勢下的單位發(fā)展，日新月異，相互之間傳遞的檔案資料也今非昔比，數(shù)量越來越多，成倍增加，而且大部分都是電子信息的傳遞。也就是說電子信息傳遞的比重占的越來越大。在這種形勢下，單位檔案信息化電子化建設(shè)，顯得特別的重要。有了檔案信息化建設(shè)，檔案的檢索、傳遞、利用更加簡易方便，才能實(shí)現(xiàn)單位檔案的充分利用，才會真正形成檔案信息化的全部社會化利用。2.2單位檔案信息資源的利用關(guān)鍵在于單位檔案信息資料的擴(kuò)展功能。單位的檔案室資料記載著大量的單位發(fā)展信息，保存有各時(shí)段榮譽(yù)證明，是單位進(jìn)行教育與對外宣傳的很好的平臺。假若單位的檔案資料信息化處理不到位，影響單位檔案信息的傳播與交流，檔案信息資源也不可能快速確認(rèn)，單位通過檔案信息對外傳播的正能量也不可能得到很好的發(fā)揮，對單位后期的發(fā)展必然會產(chǎn)生很大的障礙。2.3單位檔案信息化的建設(shè)，是每一個(gè)檔案資料進(jìn)行擴(kuò)展的要求，包含著單位發(fā)展的全部過程與聰明智慧，對單位員工教育，單位對外的交流，單位對外發(fā)展的口碑，都發(fā)揮著重要的作用。2.4單位檔案信息化的建設(shè)，對單位檔案信息的快速利用，彰顯單位豐富的內(nèi)涵，讓員工對單位快速形成一種歸屬感，能讓員工最大限度的產(chǎn)生一種與單位同發(fā)展共命運(yùn)的共鳴感。整齊規(guī)范、使用便捷的單位檔案信息化資料，將成為單位員工創(chuàng)新發(fā)展的歸宿地。

3做好單位檔案室信息化建設(shè)

3.1強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)宣傳，建立單位檔案信息化管理、運(yùn)行機(jī)制。每個(gè)單位指定一位分管檔案信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)，建立有效的檔案信息工作機(jī)制，逐步形成完善的檔案信息建設(shè)規(guī)范化制度。同時(shí)加強(qiáng)宣傳，讓單位員工深刻認(rèn)識單位檔案信息化建設(shè)的重要意義，并積極參入到單位檔案信息化建設(shè)中來。優(yōu)化培訓(xùn)，逐步提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，最關(guān)鍵的是引進(jìn)檔案專業(yè)的專職人才，既有專業(yè)知識，又精通數(shù)字化設(shè)備的復(fù)合性人才，建立素質(zhì)高，知識結(jié)構(gòu)合理的專業(yè)化檔案信息化建設(shè)專職隊(duì)伍。把檔案信息化的內(nèi)容與單位員工的各種教育結(jié)合起來，發(fā)揮檔案信息化的傳遞優(yōu)勢，既能讓員工受到良好專業(yè)知識教育又能與各位員工互動起來，充分發(fā)揮檔案信息化帶來的巨大的影響。另外，檔案信息化所需要的硬件投入還要加大，不僅僅是在硬件上達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化，還要提升軟件，加大檔案信息的分類，調(diào)整收集的方向，對各類用戶加大分析的力度，開發(fā)更加適合的應(yīng)用軟件，建設(shè)一流的檔案信息數(shù)據(jù)庫。3.2做好檔案信息化功能建設(shè)的擴(kuò)展單位檔案信息化建設(shè)是個(gè)系統(tǒng)工程，有其突出的特性。一是能夠做到信息儲存量大，保密性好，傳遞穩(wěn)定。傳統(tǒng)的檔案信息，在進(jìn)行數(shù)字化處理后，與原先的檔案儲存方式大為不同，不需要大面積的柜櫥儲藏，大量直觀的空間要求，只是對轉(zhuǎn)化后的數(shù)子信息的存貯單元有特定的要求。在生成電子檔案的過程中，幾乎對整個(gè)的原始檔案進(jìn)行了處理，生成可利用的大數(shù)據(jù)庫，由硬盤存貯，甚至網(wǎng)絡(luò)硬盤進(jìn)行存貯。做到真正意義上的檔案信息的上傳下達(dá)，與過去老式的檔案采集、歸檔、傳輸與利用相比有了根本性的變化，且傳遞速率比原先非電子化檔案快無數(shù)倍，并讓電子檔案信息連續(xù)傳播，連續(xù)使用，持續(xù)發(fā)揮檔案的資源共享作用。在這種情況下，單位員工對檔案信息的全面了解有了更直觀的感受，更能做到讓單位員工了解過去，了解歷史，發(fā)揮出更好的教育作用。二是電子化信息檔案快速傳播性無與倫比。單位檔案信息化電子化，在滿足單位內(nèi)部的交流與單位與社會的交流方面，變得更加方便，互惠互利，檔案信息達(dá)到最優(yōu)化的使用，這對單位與單位之間，人與單位之間，人與人之間，都變的更為順暢。真正做到宣傳教育互為一體，信息共享，最大化的體現(xiàn)出檔案信息資源共享，使檔案信息社會化使用成為實(shí)實(shí)在的服務(wù)。三是為了檔案信息電子化資料的長期保存，備份完整，安裝的數(shù)字化設(shè)備必須確保質(zhì)量，這樣才能做到儲存的信息有安全性，又便于檢索查閱，采用傳播。也能從根本上為單位的發(fā)展，科研創(chuàng)新，重大科研課題的研發(fā)提供快捷全面的依據(jù)支撐。3.3細(xì)節(jié)決定成敗，在檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目的過程中，單位檔案資料往往面大量廣，在信息化處理的每一個(gè)環(huán)節(jié)中，必須細(xì)化處理，從基本單元做起，不放過任何檔案信息的搜集，確保檔案信息的完整性。同時(shí)要做好檔案信息的分層分類管理，主次結(jié)合，要實(shí)施精品工程，特別是檔案生成過程中的重要事件的資料，還有其它資料的重要轉(zhuǎn)化，也視為重點(diǎn)資料。對單位發(fā)展過程中，生成的有型圖像、音像效果等電子資料，有檢查性的錄入，必要時(shí)請專家進(jìn)行指導(dǎo)，有利于摘錄的真實(shí)性與可操作性，讓單位檔案資料成為可真正實(shí)際上能操作數(shù)據(jù)庫。在這個(gè)數(shù)據(jù)庫中，充分利用科研人員設(shè)計(jì)的檔案管理軟件，規(guī)范化管理，確保數(shù)據(jù)庫中單位檔案信息資料的社會化使用。3.4加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化平臺建設(shè)。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化平臺建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。當(dāng)前單位快速發(fā)展的同時(shí)，任何信息的傳播，離開網(wǎng)絡(luò)平臺的快速傳遞，都是不可想象的事情，因此，每個(gè)單位都要抓住現(xiàn)代化發(fā)展的潮流，及時(shí)更換網(wǎng)絡(luò)使用設(shè)備，開發(fā)新的適合本單位的檔案信息利用軟件，硬件與軟件在網(wǎng)絡(luò)平臺和諧運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞的快捷化、有效化，最終實(shí)現(xiàn)單位檔案信息資源共享。

總之，實(shí)現(xiàn)單位檔案室信息化的建設(shè)，改變了過去原始的檔案信息傳播方式，讓單位檔案信息一下子變得更為透明，更好操作，宜于單位的文化全面?zhèn)鞒?，宜于單位更好理念的交流，讓單位更多的人方便利用，發(fā)揮出單位精神的優(yōu)勢與每個(gè)人的主觀能動性，讓單位的精神面貌有了一個(gè)華麗的轉(zhuǎn)身。在單位建成的檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺上，正能量事情傳播的會更快，更廣，并為單位后期發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)科技基礎(chǔ)、文化基礎(chǔ)，對單位檔案的自身發(fā)展與規(guī)范化建設(shè)起著重要的作用，這就是建設(shè)檔案信息化平臺的最根本的原因。

作者:郭娜娜 單位:濰坊市公共資源交易中心

參考文獻(xiàn)

[1]馮惠玲，張輯哲.檔案學(xué)概論[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2001：18．

[2]蘇玉海.談檔案在校園文化建設(shè)中的作用[J].延邊教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2005（6）：58-61.

[3]劉燕.試論單位檔案室的建立[J].長春理工大學(xué)學(xué)報(bào)（社會科學(xué)版），2005（4）：139-140.

[4]池秀梅.檔案教育與大學(xué)生思想道德形成的心理學(xué)思考[J].凱里學(xué)院學(xué)報(bào)，2007（1）：19-20.

[5]連念，翁勇青.談檔案工作與單位新校區(qū)校園文化建設(shè)[J].閡西職業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)，2004（1）：65-67.

[6]吳定宜.建立和開放檔案室引發(fā)的思考[J].云南檔案，2008（5）：46-47.

第六篇:企業(yè)檔案信息化建設(shè)思考

企業(yè)檔案的建設(shè)是保證企業(yè)工作有序進(jìn)行、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，而傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方式，由于檔案數(shù)據(jù)信息的多樣性、復(fù)雜性、龐大性而使檔案的錄入、儲存等都面臨很大挑戰(zhàn)，很難適應(yīng)時(shí)代的高速發(fā)展和迅速變化。因此，為完善企業(yè)檔案信息化建設(shè)，本文對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的研究與探討做了一個(gè)簡單的分析。

一、檔案信息化發(fā)展的必要性

檔案材料如果不經(jīng)過嚴(yán)密的管理，可能會導(dǎo)致檔案信息持有者趁虛而入，隨意篡改他人信息，威脅員工，很有可能導(dǎo)致內(nèi)部管理混亂。如果檔案由各個(gè)部門保管或者掌握在個(gè)人的手中，缺乏有效的管理機(jī)制，一旦員工跳槽，就會把單位重要的信息資源帶走，輕則會使管理層斷裂，重則導(dǎo)致機(jī)關(guān)重要的機(jī)密和知識產(chǎn)權(quán)流失。檔案是對過去發(fā)生的行為、信息進(jìn)行記錄和保存的一項(xiàng)活動，具有一定的保存和參考價(jià)值。企業(yè)的檔案更為重要，記錄著機(jī)密和未公開的專利技術(shù)。一旦流失，后果不堪設(shè)想。所以對單位檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，尤其是加強(qiáng)信息化的建設(shè)，設(shè)立防火墻，這樣檔案的信息就不會輕易地泄露出去，可以有效的避免因信息流失而影響企業(yè)的生存與發(fā)展。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）企業(yè)檔案信息化認(rèn)識不足。目前人們受傳統(tǒng)因素的影響，已經(jīng)習(xí)慣了人工處理檔案。這種現(xiàn)象出現(xiàn)的原因是對企業(yè)檔案信息化的認(rèn)識不足。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，各個(gè)行業(yè)和部門積極利用這一便利基礎(chǔ)，順應(yīng)時(shí)展要求，對于效率等各方面都有很大提高，企業(yè)檔案的信息化也是如此，不僅可以提高企業(yè)檔案的個(gè)人工作效率、提高企業(yè)部門的整體職能效率，還有利于對企業(yè)檔案信息化模式的不斷探索和完善，為我國企業(yè)檔案信息化的整體發(fā)展奠定基礎(chǔ)。隨著信息化這個(gè)大環(huán)境的形成，一味堅(jiān)持傳統(tǒng)思想觀念是不可取的，企業(yè)部門要加強(qiáng)對企業(yè)檔案工作者信息化知識的宣傳，并傳遞相關(guān)積極信息，鼓勵下屬各企業(yè)積極開展檔案信息化工作，提高對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識。（二）企業(yè)檔案工作信息化人才較少。企業(yè)檔案的信息化建設(shè)離不開信息人才的支撐，唯有人才的相互配合才能完成部門的應(yīng)盡職責(zé)。同時(shí)，隨著我國各項(xiàng)改革措施的提出和實(shí)施，企業(yè)檔案工作也將面臨更大挑戰(zhàn)，只有擁有大量有實(shí)力的人才，才能保證各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行。企業(yè)檔案信息化建設(shè)不僅需要檔案專業(yè)人才還需要既懂檔案工作又有計(jì)算機(jī)專業(yè)知識的信息化人才。雖然我國信息技術(shù)一直在不斷飛速發(fā)展，各種高端人才數(shù)量連年增長，但這些人才基本上分布在電信、研究開發(fā)等領(lǐng)域，企業(yè)檔案工作受其工作特點(diǎn)和其他因素的影響，信息化人才相對較少，不利于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展。（三）信息化設(shè)備利用率低。企業(yè)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)經(jīng)歷了一段時(shí)間的發(fā)展，部分企業(yè)檔案部門也積極引入計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備，以便提高檔案管理工作的效率，響應(yīng)國家信息化戰(zhàn)略。但實(shí)際上，目前我國企業(yè)檔案信息化設(shè)備大部分處于閑置狀態(tài)、利用率偏低，只有簡單的編輯、傳輸文件等功能被利用。各檔案部門根據(jù)自己實(shí)際情況將已有設(shè)備利用起來或引入新的信息化設(shè)備是下一步促進(jìn)企業(yè)檔案信息化的重要工作點(diǎn)。

三、企業(yè)檔案信息化建設(shè)對策

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高信息化意識。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和員工要堅(jiān)定企業(yè)檔案信息化的決心，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化的逐漸過渡。充分認(rèn)識企業(yè)檔案信息化的重要性，認(rèn)識到信息化對于整合資源、促進(jìn)共享的重要性，各部門要將企業(yè)檔案信息化作為發(fā)展戰(zhàn)略，并提到實(shí)際日程上。這符合企業(yè)檔案事業(yè)改革創(chuàng)新的發(fā)展方向。企業(yè)檔案工作者也要積極接受信息化工作方式、認(rèn)清企業(yè)檔案發(fā)展的大方向，提高工作責(zé)任感、樹立現(xiàn)代化管理理念。（二）加大人才培訓(xùn)和招聘力度。企業(yè)檔案部門要加大對現(xiàn)有員工的信息化培訓(xùn)，聘請信息化專業(yè)人員不定期對檔案工作者進(jìn)行基礎(chǔ)知識傳授和實(shí)踐演練，促進(jìn)理論與實(shí)踐的結(jié)合運(yùn)用。同時(shí)利用校園招聘、社會招聘、人才引進(jìn)等方式，加大專業(yè)人才的招收，吸收實(shí)施企業(yè)檔案工作的新鮮血液，在完成本職工作的同時(shí)，帶動其他工作者的進(jìn)步，形成良好的企業(yè)檔案信息化工作環(huán)境。（三）建立檔案信息化建設(shè)工作組。企業(yè)檔案信息化的建設(shè)是一件比較浩大的工程，要做好這項(xiàng)工作、保證每個(gè)環(huán)節(jié)的正確對接和順利實(shí)施，需要建立檔案信息化工作組。檔案信息化工作組主要對企業(yè)檔案工作進(jìn)行總體布局，并制定詳細(xì)發(fā)展和工作計(jì)劃，同時(shí)推進(jìn)和監(jiān)督信息化工作的進(jìn)展，直至完成。檔案信息化工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，但也是我國企業(yè)事業(yè)發(fā)展的重要一環(huán)，所以只有組織者和實(shí)施者共同努力，才能更好地完成。

四、總結(jié)

綜上所述，企業(yè)要想促進(jìn)檔案信息化的發(fā)展，就必須要積極地轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，提高自身信息化意識，認(rèn)識到信息化的重要性，引進(jìn)信息化人才，建立檔案信息化建設(shè)小組。只有這樣，才能為企業(yè)和諧發(fā)展提供更好的服務(wù)。

作者:孫麗 單位:河北省唐山市自來水公司

【參考文獻(xiàn)】

［1］范麗君．加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)［J］．上海檔案，2010(10)．

［2］陳廣群，林慰平．檔案管理信息化建設(shè)的思考［J］．科技廣場，2010(04)．

第七篇:檔案信息化建設(shè)制約因素和策略

當(dāng)前，隨著社會信息化的持續(xù)發(fā)展，檔案管理工作已經(jīng)從傳統(tǒng)的手工方式向信息化的管理方式過渡，不但具有較高的查詢效率，而且能夠保護(hù)檔案實(shí)體。因此，信息化的檔案管理方式不斷地適應(yīng)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)社會的需求。在網(wǎng)絡(luò)社會，對檔案信息資源的需求在不斷增加，而且利用方式也日益多樣化，為了滿足當(dāng)前檔案應(yīng)用需求，必須做好信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理工作。但是，當(dāng)前檔案信息化建設(shè)還存在一定的制約因素，為了提高檔案管理工作的整體水平，需要采取相應(yīng)的應(yīng)對策略，以提高檔案管理信息化水平。

一、檔案信息化建設(shè)的主體內(nèi)容

檔案信息化包括檔案條目（目錄）的計(jì)算機(jī)管理以及檔案的原文管理兩方面。當(dāng)前，主要是利用電子檔案管理系統(tǒng)，對檔案條目和紙質(zhì)檔案的掃描件（電子版）進(jìn)行管理。從檔案信息化建設(shè)的角度來講，檔案信息化建設(shè)的主體內(nèi)容包括：檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、檔案信息資源的建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)以及管理人才隊(duì)伍建設(shè)等幾個(gè)方面?？偟膩碇v，檔案的信息化建設(shè)還涉及相關(guān)的體制、機(jī)制和檔案信息化建設(shè)等工作，涉及這些因素的相互配合、協(xié)調(diào)等。因此，檔案信息化建設(shè)是一個(gè)相對復(fù)雜而系統(tǒng)的工作。因此，在檔案信息化建設(shè)之初，應(yīng)該做好對應(yīng)的分析工作，探討其中存在的不足，分析限制檔案信息化建設(shè)的制約因素，提出對應(yīng)的處理策略，提高檔案信息化建設(shè)的有效性與針對性，保證檔案信息和建設(shè)的有效成果。

二、檔案信息化建設(shè)制約因素

（一）對檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識不足。檔案信息化建設(shè)的最終目的在于在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程服務(wù)以及資源共享，最大程度的提高檔案資源的利用效率。但是，當(dāng)前部分檔案管理部門對檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識不足。而對檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識不足的直接結(jié)果會導(dǎo)致信息化建設(shè)的熱情不足。使得檔案管理的思維意識、知識結(jié)構(gòu)相對陳舊，在日常管理過程中沒有針對信息化建設(shè)開展相關(guān)的培訓(xùn)。而部分國企因?yàn)閷?shí)施組織扁平化管理，在削減管理人員的過程中，由于沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要作用，將檔案機(jī)構(gòu)與檔案人員作為裁員的首要對象，部分單位甚至直接取消管理崗位。同時(shí)，檔案管理信息化建設(shè)的成本相對較高，這主要是因?yàn)殡S著硬件及系統(tǒng)升級需要對信息系統(tǒng)進(jìn)行較為頻繁的更新?lián)Q代，而相關(guān)部門不能夠主動的更新知識并獨(dú)立解決實(shí)際的問題，導(dǎo)致檔案管理的信息化系統(tǒng)硬件不能跟上，限制了檔案信息化建設(shè)的整體水平。（二）檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)亟待規(guī)范。不管是傳統(tǒng)的檔案管理工作還是檔案的信息化建設(shè)，管理流程和管理方法的標(biāo)準(zhǔn)化都是檔案管理的主要內(nèi)容。尤其是在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中，該工作涉及對應(yīng)的信息化技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等的使用，使得規(guī)范化管理以及標(biāo)準(zhǔn)化的操作成為了提高信息化檔案管理建設(shè)的重要途徑。當(dāng)前，在檔案的信息化建設(shè)工作中，對檔案的信息化管理建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)還沒有形成一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，甚至部分檔案管理水平依然還處于電腦文字輸入等水平，使得檔案信息查詢、共享都難以實(shí)現(xiàn)。尤其是在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展及廣泛應(yīng)用的基礎(chǔ)上，個(gè)人對于檔案信息的需求在精準(zhǔn)度、實(shí)時(shí)性等方面都提出了更高的要求。檔案信息化建設(shè)過程中就必須通過合理的調(diào)整檔案管理機(jī)制、方式，構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)平臺與建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，在保證檔案信息安全的基礎(chǔ)上為用戶提供更好的檔案信息檢索體驗(yàn)。（三）檔案信息化建設(shè)缺乏保密性與安全性。檔案信息化建設(shè)的最終目的在于實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。檔案資源密級的差別使得信息共享存在一定的局限性，部分檔案需要一定程度上的保密。因?yàn)槔镁W(wǎng)絡(luò)等技術(shù)實(shí)施檔案的信息化管理，網(wǎng)絡(luò)黑客、病毒等就有機(jī)會侵入到計(jì)算機(jī)中。加之工作人員會可能存在無意泄露的情況，而且在信息化環(huán)境下可能還會出現(xiàn)電磁泄漏、剩磁泄露等情況，這些因素都增加了檔案信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，由于實(shí)施了信息化管理，部分檔案的泄露將變得更加容易，加之部分工作人員的工作習(xí)慣還沒有因信息化建設(shè)而進(jìn)行對應(yīng)的調(diào)整，使得檔案信息在保存過程中容易出現(xiàn)損壞、泄露、被篡改等情況，給檔案信息的安全、保密帶來了較大的挑戰(zhàn)。

三、檔案信息化建設(shè)制約情況的應(yīng)對策略

（一）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作。當(dāng)前存在的一個(gè)普遍問題就是檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)較差，而這是檔案信息資源開發(fā)及利用的基礎(chǔ)，所以首先要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，將該項(xiàng)工作落實(shí)到位。首先，應(yīng)該做好硬件設(shè)備的配置。構(gòu)建一個(gè)穩(wěn)定、安全和可靠的局域網(wǎng)，通過優(yōu)化計(jì)算機(jī)設(shè)備、掃描儀和打印機(jī)等，實(shí)現(xiàn)檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案的利用效率，便于高效、快捷的實(shí)現(xiàn)文件查詢、共享；其次，應(yīng)該注重軟件配置，必須根據(jù)單位的實(shí)際情況，選擇整套完善的檔案管理系統(tǒng)，使得檔案的瀏覽、查詢、統(tǒng)計(jì)、歸檔以及借閱等流程便于操作；再次，基層管理人員要重視檔案信息化建設(shè)工作，檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該從多個(gè)方面爭取資金，加大硬件的投入力度，確保檔案管理信息系統(tǒng)能夠滿足當(dāng)前對檔案信息資源的需要。（二）增強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。檔案信息化管理不是簡單的電子檔案集中管理，而是一項(xiàng)規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的系統(tǒng)管理。檔案信息化不但是要做好先進(jìn)管理設(shè)備的配置，還包括標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化工作即指檔案信息化管理必須符合檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容、分類、編號及案卷目錄，各個(gè)流程都必須嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)化處理，完全符合相關(guān)規(guī)范。從整個(gè)檔案的收集、整理到最終的歸檔及存入系統(tǒng)中，都需要做到條理清晰、目的明確，以免檔案遺漏、出錯(cuò)。另外，還應(yīng)該結(jié)合當(dāng)前以互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用技術(shù)為支撐的檔案管理服務(wù)制度體系，形成對應(yīng)的工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，形成一個(gè)能夠適應(yīng)現(xiàn)代社會需求的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系。（三）做好檔案信息安全管理。積極的開發(fā)并利用檔案信息，并使得其能夠安全的應(yīng)用，應(yīng)該是基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)而開展的。因此，必須建立一個(gè)完善合理的信息利用機(jī)制，通過設(shè)定對應(yīng)的信息利用與共享權(quán)限，保證網(wǎng)絡(luò)信息的安全性。同時(shí)，在檔案信息化建設(shè)管理工作中，還必須做好針對檔案管理人員信息安全知識的培訓(xùn)工作，不但要保證其具有信息化檔案操作技術(shù)、管理理論，還應(yīng)該確保其在管理過程中形成良好的安全習(xí)慣，為檔案信息安全管理提供良好的支撐。在實(shí)施檔案信息安全管理的具體工作中，應(yīng)該積極的應(yīng)用新型網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，例如基于云技術(shù)的檔案信息安全管理方式，完善檔案信息管理的技術(shù)體系，在確保檔案信息能夠?yàn)楦鼜V泛的群體提供服務(wù)的同時(shí)，保證檔案信息的整體安全。另外，還應(yīng)該構(gòu)建好檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移、校驗(yàn)機(jī)制，積極應(yīng)用信息處理工具，保證安全保管檔案信息，使得檔案信息資源能夠安全、有效地得到開發(fā)、共享。

四、總結(jié)語

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，在信息化改造過程中，要根據(jù)當(dāng)前檔案管理的實(shí)際情況，結(jié)合不同檔案信息化系統(tǒng)的特點(diǎn)，詳細(xì)的分析檔案信息化建設(shè)存在的主要制約因素，并提出相應(yīng)的對策，這對提高檔案信息化建設(shè)水平具有重要作用。

作者:李秋香 單位:神東煤炭集團(tuán)有限責(zé)任公司檔案室

【參考文獻(xiàn)】

[1]許志敏.檔案管理信息化發(fā)展的制約因素及其應(yīng)對策略和措施[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2014(17).

[2]韓弢.學(xué)校檔案信息化建設(shè)的制約因素與應(yīng)對策略[J].黑龍江檔案,2016(1).

[3]鄭玉梅.檔案信息化建設(shè)的制約因素及實(shí)現(xiàn)路徑[J].應(yīng)用能源技術(shù),2011(11).

[4]王小蘭."十二五"期間國家檔案資源體系發(fā)展戰(zhàn)略之我見[J].中國檔案,2011(2)．

第八篇:檔案信息化建設(shè)實(shí)踐淺析

隨著社會信息化的不斷發(fā)展，信息化這個(gè)概念不斷向社會各個(gè)領(lǐng)域和階層延伸，檔案信息化就是信息化發(fā)展在檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn)，也是現(xiàn)階段檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。什么是檔案信息化？如何建設(shè)信息化檔案資源，如何解決在建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題。本文將以筆者單位的檔案信息化建設(shè)實(shí)踐來談?wù)剬n案信息化的看法。

一、檔案信息化初探

(一)檔案信息化的概念

檔案信息化是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等信息技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和在其他存儲介質(zhì)中保存的電子檔案系統(tǒng)地組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。檔案信息化建設(shè)的目的是建立一個(gè)依托于高端科技手段、具有有序結(jié)構(gòu)的信息大集合。在傳統(tǒng)的檔案管理中，我們整理、歸檔、管理以及利用的對象是以某種介質(zhì)存在的實(shí)體文件或檔案案卷；而在檔案信息化建設(shè)后，檔案管理人員管理的對象將由過去的實(shí)體文件或者檔案案卷轉(zhuǎn)變?yōu)榉菍?shí)體的信息。特別是隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，檔案數(shù)據(jù)和信息的不斷重組、融合，將成為未來檔案利用的核心任務(wù)。

(二)檔案信息化建設(shè)的必要性

1.檔案信息化建設(shè)滿足社會發(fā)展的需要21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，檔案信息化是社會發(fā)展的大方向，只有加強(qiáng)檔案信息化，實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享，才能更好地為社會服務(wù)。近年來，檔案載體出現(xiàn)了翻天覆地的變化，磁帶、磁盤、光盤等載體以驚人的速度在發(fā)展。以紙質(zhì)檔案管理為主要內(nèi)容、封閉的傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)展的現(xiàn)實(shí)需要，迫切需要實(shí)現(xiàn)檔案從信息采集到保管、利用的職能轉(zhuǎn)變，打破信息壁壘，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和科學(xué)管理。2.檔案信息化建設(shè)是加強(qiáng)檔案管理的需要傳統(tǒng)的檔案管理中，對于檔案的調(diào)閱、利用常常需要翻閱檔案原件，久而久之會對檔案原件造成磨損，甚至丟失，而實(shí)行檔案信息化后，在查閱、利用檔案時(shí)就可以大大減少對原始檔案的破壞。同時(shí)，隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，對于污損、缺失的照片檔案還可以進(jìn)行科學(xué)的修復(fù)。檔案數(shù)字化有利于保護(hù)檔案原件，保存有效的檔案信息資源，對于檔案管理具有積極意義。3.檔案信息化建設(shè)是檔案管理提升服務(wù)水平的需要實(shí)行檔案信息化，檔案利用者就可以通過計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等渠道，輕松獲取自己需要的檔案信息。徹底擺脫了以往檔案查詢受到的時(shí)間、地域的限制，滿足了利用者對檔案多元化及高效率的需求，為利用者提供了更為廣闊的檔案利用空間，可實(shí)現(xiàn)檔案資源利用效益的最大化。

(三)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)內(nèi)容豐富的系統(tǒng)性工程，它包含基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)等內(nèi)容。而這幾個(gè)方面的發(fā)展速度和質(zhì)量，同樣影響和制約著檔案信息化建設(shè)的成效。1.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)條件，主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。檔案數(shù)字化設(shè)備是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)。2.信息資源建設(shè)檔案信息資源開發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務(wù)，是檔案信息化建設(shè)取得實(shí)效的關(guān)鍵。沒有內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理和數(shù)量充足的檔案信息資源，就很難達(dá)到理想的檔案信息化建設(shè)。在日常工作中根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要性，按輕重緩急的順序?qū)ΜF(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，以及檔案數(shù)據(jù)在傳輸和使用、開發(fā)過程中的準(zhǔn)確性，才能把各項(xiàng)基礎(chǔ)工作做到嚴(yán)、細(xì)、實(shí)。3.應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。主要包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量。準(zhǔn)確應(yīng)用檔案資源，關(guān)系著檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量，集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益。4.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸、管理和使用等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過程，逐步形成我國檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計(jì)算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通具有十分重大的意義。因此要真抓實(shí)干，有計(jì)劃、分步驟、扎扎實(shí)實(shí)地抓落實(shí)，做好檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)劃化工作，為檔案信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。5.人才隊(duì)伍建設(shè)人才隊(duì)伍是檔案信息化的成功之本，對其他各個(gè)要素的發(fā)展速度和質(zhì)量起著決定性的作用。隨著信息化建設(shè)的逐步深入發(fā)展，檔案信息化管理水平高低、服務(wù)質(zhì)量如何，絕不是取決于檔案管理人員數(shù)量上的多少，而是取決于檔案管理人員的整體素質(zhì)，這就對檔案工作人員的素質(zhì)和能力提出了更高的要求，即必須具備良好的政治素質(zhì)和檔案專業(yè)素質(zhì)，還要具備信息化、現(xiàn)代化的相關(guān)知識技能，掌握先進(jìn)的工作方法，只有這樣才能適應(yīng)本職工作的需要。因此，加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高工作人員的綜合素質(zhì)，對檔案信息化建設(shè)至關(guān)重要。

二、檔案信息化建設(shè)實(shí)踐中的問題

(一)檔案信息化建設(shè)中的問題綜述

1.缺乏對信息化建設(shè)真正的認(rèn)識和重視在許多單位，檔案部門一直處于較邊緣化的位置。單位領(lǐng)導(dǎo)沒有意識到檔案對于單位發(fā)展的重要性，對于檔案信息化發(fā)展抱著可有可無的態(tài)度，檔案信息化建設(shè)的投資往往無法落到實(shí)處。同時(shí)，一些檔案工作人員故步自封，沒有看到高速發(fā)展的信息化社會的迫切需要，不愿意接觸和學(xué)習(xí)新的檔案管理和信息化技術(shù)，也導(dǎo)致部分單位檔案信息化工作無法又好又快地發(fā)展。2.信息化建設(shè)中軟硬件設(shè)施的投資和選擇問題主要問題是軟硬件設(shè)施的投入不足。正如之前所說，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)大工程，它必然要耗費(fèi)一定的人力物力財(cái)力，許多單位由于對檔案信息化建設(shè)缺乏重視，往往選擇少投入或不投入資金進(jìn)行硬件設(shè)備的更新或軟件的購買，甚至有單位將檔案信息化理解為簡單的數(shù)字化或電子化，僅依托一般的辦公軟件進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的收集和整理工作；又或者輕率地將檔案信息化建設(shè)交托于外包單位，選擇了不適應(yīng)本單位實(shí)際的檔案管理和利用軟硬件或應(yīng)用平臺。3.信息化資源的開發(fā)和利用問題檔案信息化資源的開發(fā)與利用問題是檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)和難點(diǎn)。人們關(guān)注較多的問題有以下幾點(diǎn)：開發(fā)階段或者數(shù)字化階段數(shù)據(jù)的異構(gòu)導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息收集模式的多樣性以及數(shù)據(jù)分散給信息收集工作增加難度；由于技術(shù)或其他原因，電子簽名未得到認(rèn)證和應(yīng)用，很多單位信息收集還實(shí)行紙質(zhì)與電子“雙套制”，加大了數(shù)據(jù)信息收集和信息利用工作的難度；在信息化利用階段，收集的數(shù)據(jù)信息資源可能由于保障信息安全而無法實(shí)現(xiàn)全網(wǎng)絡(luò)化，這就需要資源協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)能協(xié)調(diào)各機(jī)構(gòu)和部門的利用請求，減少或打破機(jī)構(gòu)與部門間的信息壁壘。此外，數(shù)據(jù)信息資源平臺的后期維護(hù)、更新的時(shí)效性同樣也是目前檔案信息化建設(shè)關(guān)注的重點(diǎn)。4.新型檔案管理隊(duì)伍的培養(yǎng)檔案信息化建設(shè)要求具有良好職業(yè)道德、較高政治覺悟、較強(qiáng)的思維創(chuàng)新能力以及檔案信息安全保障意識，精通計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及安全的綜合性的檔案工作人員與之相匹配。但從目前狀況看，我國信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展與人才需求是不平衡的。不平衡的因素主要有：(1)檔案從業(yè)者的信息化素養(yǎng)總體偏低，技術(shù)型人才嚴(yán)重缺乏，創(chuàng)新能力和接受新技術(shù)能力不高；(2)“中間型”人才(既懂管理又懂技術(shù)的人才)缺失；(3)人才引入和激勵政策有待完善。單純的IT人才不等于信息化人才，在信息化建設(shè)中戰(zhàn)略性預(yù)測人才最重要，具體的落實(shí)與推進(jìn)中“通才”必不可少，同時(shí)缺少真正懂行的決策者。5.標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化制度建設(shè)問題正如上文所述，檔案信息化建設(shè)中“標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化”的建設(shè)是對規(guī)則的制定，由于整個(gè)檔案管理模式發(fā)生了巨大變化，規(guī)則必然也會發(fā)生變革。如：紙質(zhì)與電子雙套制如何確保收集文件與信息一致；電子文件單軌制電子簽名的認(rèn)證與查閱等問題都需要制度和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范。如果標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化制度建設(shè)滯后，同樣將對檔案信息化建設(shè)產(chǎn)生重大影響和制約。6.信息安全保障問題影響檔案信息安全的原因不僅包括主觀原因，還包括客觀原因。其中，主觀原因主要是有些檔案管理部門缺乏安全意識，沒有建立一套完善的檔案信息安全管理體系，進(jìn)而對檔案信息的管理與檢查存在疏漏；客觀原因主要是技術(shù)層面，木馬病毒以及電腦黑客的存在都對檔案信息安全產(chǎn)生巨大威脅。因此在檔案信息化建設(shè)過程中一定要提高安全防范意識。

(二)反思我單位檔案信息化建設(shè)的具體問題

我單位將檔案信息化建設(shè)列入“十二五”計(jì)劃中，經(jīng)過前期的調(diào)研和考察，于2015年進(jìn)行了信息化管理系統(tǒng)的初步安裝和試運(yùn)行。在推進(jìn)我單位檔案信息化的過程中，同樣出現(xiàn)了許多的問題和難點(diǎn)，這些問題有些與上述問題具有一致性，有些具有我單位實(shí)踐的獨(dú)特性，這也引發(fā)了筆者對檔案信息化建設(shè)的反思。1.調(diào)研工作問題檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的工程，這項(xiàng)工程具有從里至外的變革性。要完成好這項(xiàng)工程，做好充分調(diào)研工作是必不可少的。我單位在調(diào)研工作中對檔案信息化建設(shè)內(nèi)容缺乏全盤考慮，對建設(shè)前、建設(shè)中、建設(shè)后的檔案管理模式和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)制度等問題有所疏忽。2.數(shù)字化進(jìn)程滯后問題紙質(zhì)檔案數(shù)字化、電子化是檔案信息化發(fā)展的基礎(chǔ)。由于數(shù)據(jù)異構(gòu)性和分散等原因，老舊文件的數(shù)字化和電子化進(jìn)程一直滯后。比如，老舊圖紙掃描的效果不佳，或者圖幅巨大，無法進(jìn)行掃描，或者因?yàn)閽呙璨僮鞫斐稍瓐D紙的損壞或丟失。由于這些原因?qū)е略堎|(zhì)文件的數(shù)字化進(jìn)程較慢，也使得檔案信息資源在信息收集上存在缺漏。3.標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)滯后問題在檔案管理中標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)一直是強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)。在檔案信息化建設(shè)過程中，這一點(diǎn)同樣需要被重視，否則就容易造成檔案資源開發(fā)和利用的混亂。我單位正處于信息化建設(shè)的初期階段，信息收集實(shí)行的是紙質(zhì)與電子版本雙套制，由于標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化進(jìn)程的滯后，導(dǎo)致前期收集的檔案信息文檔形式和電子簽署上出現(xiàn)問題。4.檔案信息資源應(yīng)用平臺推廣問題2015年8月我單位開始數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)的試運(yùn)行。從推廣伊始至今，有一個(gè)問題一直存在，即信息利用者對于新的檔案管理系統(tǒng)存在排斥情緒。由于新的檔案管理系統(tǒng)的新功能較老系統(tǒng)調(diào)整的幅度較大，導(dǎo)致一些操作步驟增多，給利用者的感覺往往是不如老系統(tǒng)方便。在推廣前期，收到的投訴和抱怨比較多，這使檔案信息化建設(shè)推廣工作受到一定阻力。

三、解決問題的措施

針對檔案信息化建設(shè)實(shí)踐中出現(xiàn)的普遍及特殊問題，筆者認(rèn)為檔案信息化建設(shè)要做到以下幾點(diǎn)：(一)加強(qiáng)檔案信息化宣傳，重視檔案信息化建設(shè)檔案部門在大多數(shù)單位中屬于邊緣機(jī)構(gòu)，但隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息的重要性尤為凸顯。檔案部門作為信息的集中地之一，要趁著檔案信息化發(fā)展之風(fēng)，加大檔案信息化的宣傳力度，讓單位領(lǐng)導(dǎo)能重視檔案信息化建設(shè)，認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的全面內(nèi)容，讓職工了解信息化建設(shè)帶來的便利，這將有助于檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步推進(jìn)。(二)全面開展檔案信息化建設(shè)就信息化建設(shè)實(shí)踐中具體產(chǎn)生的這些問題而言，筆者認(rèn)為最主要的原因是檔案信息化建設(shè)各方面發(fā)展的不均衡導(dǎo)致的。檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容是由多個(gè)方面組成的，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)這幾個(gè)方面如果有一個(gè)方面發(fā)展滯后，都將制約檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，所以，檔案信息化建設(shè)實(shí)踐過程中必須時(shí)刻注意要“不偏不倚，全面發(fā)展”。(三)用發(fā)展的眼光和創(chuàng)新的意識積極打造創(chuàng)新型檔案管理隊(duì)伍檔案信息化建設(shè)是檔案系統(tǒng)一次巨大的變革。最大的改變是檔案的形態(tài)將由傳承幾千年的紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问?，檔案也由原來的文件轉(zhuǎn)變?yōu)楦鞣N信息的集成。特別是隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，各種信息的集成和融合將產(chǎn)生新的信息，未來檔案信息的增長必將是巨大而快速的。為了適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展，檔案工作者必須要有新的姿態(tài)，新型檔案管理隊(duì)伍必須要用發(fā)展的眼光和創(chuàng)新的意識，積極主動學(xué)習(xí)必要的檔案專業(yè)知識，掌握必要的信息技術(shù)，才能在未來提供更好的服務(wù)。

四、未來檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢

面對檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的不斷加速，檔案館藏模式會呈現(xiàn)實(shí)物檔案與信息化數(shù)據(jù)檔案的混合并存。文本傳遞服務(wù)與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)和卷宗管理與知識管理有機(jī)融合，檔案工作人員由檔案管理員向信息向?qū)мD(zhuǎn)變?？梢灶A(yù)見，未來的數(shù)字檔案館時(shí)代，全球檔案資源會聯(lián)結(jié)成一個(gè)巨大的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，形成一個(gè)巨大的信息空間。檔案信息在這個(gè)網(wǎng)絡(luò)上被傳輸、檢索、利用和加工。

作者:高智潔 單位:中國船舶重工集團(tuán)公司第七〇九研究所

參考文獻(xiàn)：

[1]王丹.淺談檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容[J].蘭臺內(nèi)外，2015(5)

[2]宋徉.檔案信息化建設(shè)的研究綜述[J].活力，2015(3)

[3]馬娟.加強(qiáng)技術(shù)檔案信息化建設(shè)提高檔案的規(guī)范化管理水平[J].金川科技，2016(2)

[4]陳慧.檔案信息化管理的相關(guān)問題和實(shí)施原則[A].內(nèi)蒙古電大學(xué)刊，2016年第一期(總第155期)

第九篇:檔案信息化建設(shè)與管理論述

摘要：檔案的信息化建設(shè)主要是通過加強(qiáng)檔案管理來實(shí)現(xiàn)，通過強(qiáng)化檔案管理技術(shù)來進(jìn)行的。檔案信息化的檔案管理方式不僅提高了檔案信息本身的價(jià)值，還使得這些信息可以為社會人員所使用，為整個(gè)社會提供了方便，使得檔案信息的整合工作更加具有意義。本文筆者對檔案信息化建設(shè)與檔案管理進(jìn)行了分析探討，希望對相關(guān)從業(yè)人員具有借鑒意義。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)管理

一、引言

對檔案管理事業(yè)來說，通過信息化建設(shè)不僅能夠進(jìn)一步提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率，同時(shí)能夠與其他工作進(jìn)行信息化對接，對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的促進(jìn)作用。然而，我國事業(yè)單位檔案管理通過多年的信息化建設(shè)，在取得成績的同時(shí)，仍然存在一些不足，如何解決這些不足就成為各個(gè)事業(yè)單位急需解決的重要課題。

二、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)主要有以下兩個(gè)方面的內(nèi)容。即狹義上的檔案信息化與廣義上的檔案信息化，狹義上的檔案信息化就是單純的檔案內(nèi)容的信息化，廣義上的檔案信息化指的是檔案的內(nèi)容與政治經(jīng)濟(jì)文化等領(lǐng)域的信息相融合。在信息化逐漸成為主流的背景下，檔案信息化使得檔案中的信息不在是密不可見，這些信息逐漸的隨著信息化的加劇而流入到社會的交流中，通過社會進(jìn)行有效的傳播，逐漸的各類的信息在交流的過程中相互融合吸收，最后變?yōu)閷ι鐣幸娴男畔ⅰn案信息化建設(shè)就是通過最新的信息技術(shù)手段完善檔案信息，使檔案的信息更加完善全面，更好的為社會服務(wù)提供信息資源，與此同時(shí)更好的促進(jìn)了信息資源之間的相互融合，使狹義上的信息化不斷的再向廣義上的信息化轉(zhuǎn)變。信息化建設(shè)可以加快信息之間的聯(lián)系，使他們更好的融合利用，提高信息本身的利用價(jià)值，使檔案信息化的建設(shè)更全面具體，更好的為社會服務(wù)。

三、檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1.檔案數(shù)據(jù)的異構(gòu)性。檔案信息中心在日常的檔案管理工作中的主要任務(wù)就是接受各個(gè)部門單位送來的相關(guān)電子信息，對這些收到的信息進(jìn)行處理、根據(jù)不同的內(nèi)容分門別類，最后放入相應(yīng)的檔案中。由于各個(gè)單位、部門的人員配置和工作職責(zé)各不相同，所以檔案的管理部門要正確認(rèn)識到這些數(shù)據(jù)之間的特殊性和他們之間的聯(lián)系以及他們之間的復(fù)雜結(jié)構(gòu)，如果對于這些認(rèn)識不夠，那么就會在工作上遇到很大的麻煩，這就要求檔案數(shù)據(jù)中心的工作人員在日常的工作中要認(rèn)真、細(xì)心并且有足夠的耐心。2.檔案高度分散。在檔案數(shù)據(jù)的歸納整合過程中，存在著很多復(fù)雜的細(xì)化的甚至是重復(fù)的信息。大到巨額的科研經(jīng)費(fèi)支出，小到各種日常的財(cái)務(wù)報(bào)銷。這還只是財(cái)務(wù)方面信息，除此之外的人事部門，管理部門，行政部門，各種信息科目更多，而且其中一些部門的信息重復(fù)導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)中心的工作人員根本沒有辦法對這些信息進(jìn)行完全進(jìn)行分類歸檔，更不要說從中篩選出一些對社會有價(jià)值、可以加以利用的有效信息了。3.檔案管理經(jīng)驗(yàn)不足。近年來，對于舊的檔案管理方法還沒有完全消化，就要面對新的檔案管理方法，對檔案管理經(jīng)驗(yàn)的不足就明顯的體現(xiàn)出來了。很多檔案信息因?yàn)樵谂f的檔案管理方法下沒有得到有效的保存和分類，已經(jīng)無法具體整合出來，而隨著新的檔案管理制度的到來，在分公司的檔案信息中便存在了一定的斷層，如果日后出現(xiàn)了什么問題，那么將會變成無檔可查的尷尬局面，所以說檔案信息化下檔案管理實(shí)際上是一個(gè)很系統(tǒng)的工作模式，最終的目的還是將有效信息及時(shí)分類整理，聯(lián)系社會上的相關(guān)信息，通過彼此的融合產(chǎn)生出的有益信息，就可以為社會的建設(shè)和發(fā)展提供有用的信息資源。

四、檔案管理的建議

1.提高檔案管理人員的服務(wù)意識。要想建立一個(gè)健全的、完善的的檔案管理系統(tǒng)，首先要有一個(gè)良好的管理理念作支撐?？茖W(xué)技術(shù)發(fā)展的很快，檔案管理的水平較之過去也有了很大的進(jìn)步。這就要求檔案的管理人員必須從自身出發(fā)提高自身的服務(wù)意識。檔案信息化建設(shè)的最終目的就是要將檔案信息整理后形成可以為社會服務(wù)的信息，所以，從事檔案管理的人員必須要充分的認(rèn)識到自己的服務(wù)對象是整個(gè)社會。在施行檔案信息化建設(shè)的過程中，我們必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，改變舊的思想和管理原則，要將信息檔案最大程度的公開化，否則檔案就失去了它本身應(yīng)有的意義，變成了沒有任何用處的廢紙、垃圾。檔案的管理人員要時(shí)時(shí)刻刻牢記為服務(wù)于社會的原則，用這個(gè)原則作為指導(dǎo)，不斷的提高自身的專業(yè)知識水平和職業(yè)技能水平，對自身的價(jià)值做一個(gè)重新的定位，即從一個(gè)檔案信息的保管員變?yōu)橐粋€(gè)為社會有效信息的員，使整個(gè)社會受益。2.提高檔案信息化的技術(shù)水平與管理水平。在分公司的檔案信息化的建設(shè)過程中檔案管理中心要準(zhǔn)備好全套的硬件設(shè)施并且吸收引進(jìn)先進(jìn)的信息化科學(xué)技術(shù)手段，根據(jù)分公司的自身情況找到一套適合的管理軟件，也可以通過科研手段開發(fā)出一套適合分公司的管理軟件，建立起一套完整的檔案管理系統(tǒng)，這樣才能使分公司的檔案信息化進(jìn)程加快，更好的響應(yīng)國家政策的號召，為社會提供服務(wù)。在檔案的歸納整合過程中一定要采用統(tǒng)一錄入，嚴(yán)格篩選，否則就會降低工作效率使本來就繁瑣的工作變得更加繁忙。檔案信息化建設(shè)要求的資源共享并不是要求資源完全化的公開，在資源共享的同時(shí)要注意設(shè)立信息資源的查閱權(quán)限，對于一些機(jī)密類的文件要嚴(yán)格控制閱讀者的身份和范圍，只有這樣做，才能使得檔案管理系統(tǒng)更加的完善。3.統(tǒng)一制定檔案信息化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與規(guī)章制度不僅是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，同時(shí)也是檔案管理信息化建設(shè)的制度保證，只有建立在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范約束條件下，檔案管理信息化建設(shè)的作用才能夠得到最大程度的體現(xiàn)。對事業(yè)單位來說，在進(jìn)行檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的進(jìn)程中，應(yīng)當(dāng)充分考慮檔案管理系統(tǒng)的高效性、兼容性以及實(shí)用性，同時(shí)要針對技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)等實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)置，例如制定數(shù)據(jù)的接口標(biāo)準(zhǔn)、安全標(biāo)注及非同一類型之間的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化標(biāo)準(zhǔn)等各個(gè)方面，通過針對整個(gè)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，能夠進(jìn)一步提升工作效率，減少管理工作中失誤的現(xiàn)象。4.有效整合檔案信息化建設(shè)與電子政務(wù)建設(shè)。檔案信息資源作為電子政務(wù)建設(shè)當(dāng)中不可或缺的公共信息資源，要想進(jìn)一步保障檔案信息化建設(shè)的成效，應(yīng)當(dāng)有效整合檔案信息化建設(shè)與電子政務(wù)建設(shè)。這就需要將檔案信息化建設(shè)納入政府電子政務(wù)建設(shè)的層面去進(jìn)行規(guī)劃，使得檔案信息化建設(shè)、信息資源開發(fā)能夠與電子政務(wù)進(jìn)行有效的整合。對檔案部門來說，應(yīng)當(dāng)主動加強(qiáng)與電子政務(wù)建設(shè)機(jī)構(gòu)的交流，統(tǒng)一協(xié)調(diào)信息化建設(shè)，主動爭取把檔案信息管理歸納到電子政務(wù)建設(shè)當(dāng)中，依托我國電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)建設(shè)，構(gòu)建部門網(wǎng)，建立檔案管理主頁，積極檔案政務(wù)相關(guān)的信息資料。除此之外，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加大網(wǎng)站方面的建設(shè)，在互聯(lián)網(wǎng)中主動實(shí)施現(xiàn)行文件服務(wù)中心查詢與館藏檔案目錄檢索方面的服務(wù)，以便于相關(guān)資料的共建共享。

五、結(jié)語

檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)、繁雜的工程，其不僅關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量與效率，并且還關(guān)系到事業(yè)單位未來的發(fā)展。這就需要各個(gè)事業(yè)單位高度重視檔案管理工作，正視當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)存在的不足，針對這些不足制定針對性的解決措施，通過加大各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度、統(tǒng)一制定檔案信息化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)以及有效整合檔案信息化建設(shè)與電子政務(wù)建設(shè)，全面促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的有序進(jìn)行。

作者:夏旭 單位:國網(wǎng)重慶市電力公司潼南區(qū)供電分公司

參考文獻(xiàn)：

[1]趙群.解析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].網(wǎng)絡(luò)化•電子化•數(shù)字化,2014,(23).

[2]宋英梅.談檔案信息化建設(shè)與檔案管理[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用,2012,(30).

第十篇:檔案信息化建設(shè)管理論文

一、檔案信息化建設(shè)——檔案工作規(guī)范化管理的必要條件

在社會的進(jìn)步與發(fā)展中，經(jīng)濟(jì)文化建設(shè)以及各種科技的發(fā)展，促使現(xiàn)階段的檔案管理工作模式發(fā)生改變，使其處于一個(gè)全新的過程中。各種電子文件、簽名以及相關(guān)檔案的出現(xiàn)對傳統(tǒng)的檔案工作帶來了直接的影響，對此在實(shí)踐中要不斷地促進(jìn)檔案工作的規(guī)范化；同時(shí)，顯而易見的是，檔案管理的主要工作內(nèi)容也逐漸趨于網(wǎng)絡(luò)化，這也就使得檔案工作內(nèi)容的變化，逐漸呈現(xiàn)信息化的發(fā)展趨勢。在實(shí)踐中如果沒有對檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)的管理，就無法實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范性，因此要想在現(xiàn)階段提升其系統(tǒng)化管理水平，就要通過電子檔案模式開展，進(jìn)行全面的管理。在實(shí)踐中，根據(jù)相關(guān)規(guī)定對于其具體的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范，在狹義的角度來說，就是對其進(jìn)行信息化的管理。

二、信息化建設(shè)——推動檔案工作規(guī)范化管理的有效措施

要想在實(shí)踐中充分的凸顯信息化建設(shè)的重要意義與內(nèi)容，就要對其自身的職能與功能進(jìn)行深入的挖掘與發(fā)揮，明確信息化建設(shè)就是現(xiàn)階段推動檔案工作整體規(guī)范化的有效模式與手段，對此在實(shí)踐中，要基于以下幾點(diǎn)開展：（一）具有信息管理以及規(guī)范化管理理念，促進(jìn)二者共同發(fā)展。檔案信息化管理工作較為輔助，是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程模式，在實(shí)踐中其相關(guān)檔案的具體項(xiàng)目檢索、檔案的整理與歸檔，檔案的項(xiàng)目編號以及統(tǒng)計(jì)臺賬等相關(guān)內(nèi)容都具有一定的信息化特征，對此要想有效地做好相關(guān)項(xiàng)目的管理，就要提升對檔案的管理，明確其重點(diǎn)。（二）基于實(shí)際的規(guī)范化管理需求進(jìn)行相關(guān)檔案信息的設(shè)備配置。在實(shí)踐中要想真正地做好相關(guān)檔案的規(guī)范化管理工作，就要保障其硬件設(shè)施的配置齊全，對此在實(shí)踐中，要提升對檔案管理中相關(guān)軟件的利用，提升其檢索、瀏覽以及統(tǒng)計(jì)等相關(guān)功能；同時(shí)還要加強(qiáng)對相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的基礎(chǔ)建設(shè)，保障其與實(shí)際的環(huán)境需求相契合。（三）提高工作人員素質(zhì)能力以及工作水平，促進(jìn)其規(guī)范化管理有效開展。首先，要對相關(guān)檔案工作人員的政治素質(zhì)能力進(jìn)行系統(tǒng)的考量，要保障檔案管理人員具有一定的政治素養(yǎng)，具有一定的保密意識，在工作過程中要講原則、守紀(jì)律，自覺踐行相關(guān)檔案工作制度，進(jìn)而為提升檔案信息化建設(shè)與規(guī)范化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。其次，檔案工作人員在工作過程中要具備一定的專業(yè)性，檔案工作在要求工作人員自身的素質(zhì)能力基礎(chǔ)之上，對于工作人員的業(yè)務(wù)技能也較為重視。檔案工作在開展中具有一定的技術(shù)性，在相關(guān)檔案的收集與整理、鑒定與保管、統(tǒng)計(jì)與檢索以及編研等相關(guān)環(huán)節(jié)中都具有一定的科學(xué)性，要保障其整體的信息化，繼而對其規(guī)范化管理，對此要提高相關(guān)檔案工作人員自身的素質(zhì)能力。（四）全面促進(jìn)檔案資源信息化發(fā)展。首先，要提升對檔案信息目錄數(shù)據(jù)建設(shè)的重視，在實(shí)踐中要保障相關(guān)卷宗目標(biāo)信息的精準(zhǔn)性與全面性，進(jìn)而在相關(guān)信息檔案的文件目錄、分類目錄、專題目錄等進(jìn)行信息化管理，基于實(shí)際的狀況進(jìn)行規(guī)范化的管理，通過相關(guān)目錄數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，有效地實(shí)現(xiàn)檔案資源的全面構(gòu)筑。其次，促進(jìn)文檔一體化發(fā)展與建設(shè)。在信息時(shí)代，各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及普及，推動了文書檔案管理以及文秘工作的一體化發(fā)展趨勢，在整個(gè)“文檔一體化”的發(fā)展過程中，要充分的融合計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)，對二者進(jìn)行深入的融合，要把相關(guān)公文資料的形成、處理以及歸檔等流程統(tǒng)一起來，通過系統(tǒng)的跟蹤，形成統(tǒng)一的文書檔案資料，進(jìn)而保障相關(guān)文書檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化以及一體化發(fā)展，這是今后工作的發(fā)展趨勢。最后，就是提升相關(guān)信息檔案的錄音、錄像、照片等資料的處理能力，全面的提升媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)的質(zhì)量與效果，通過各種多媒體技術(shù)手段模式對檔案進(jìn)行歸檔處理，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的工作模式，進(jìn)而形成系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)庫，提升檔案資源的整體內(nèi)容豐富性。

三、結(jié)束語

加強(qiáng)現(xiàn)階段的檔案管理工作信息化與規(guī)范化發(fā)展，可以有效地提高檔案管理工作的整體工作效能，彰顯司法公正，為維護(hù)人們的合法權(quán)益有著積極的推動作用。對此在實(shí)踐中，要通過各種科學(xué)的方式與手段，不斷地強(qiáng)化現(xiàn)階段的檔案管理工作檔案管理的模式與方式，通過提升其整體信息化發(fā)展，促進(jìn)其規(guī)范化管理，全面提高對檔案管理工作的重視，為我國社會的穩(wěn)定與發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

作者:張玉強(qiáng) 于清溪 楊鵬 單位:1.國家海洋局北海分局 2.國家海洋局北海信息中心

【參考文獻(xiàn)】

[1]寧雪芹.淺談檔案信息化建設(shè)對檔案工作規(guī)范化管理的促進(jìn)作用[J].商,2016(33):123.

[2]劉鵬程.以信息化建設(shè)推動檔案工作規(guī)范化管理[J].蘭臺內(nèi)外,2015(03):47.