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摘要：中職學校檔案是學校管理工作及教學科研工作開展的重要依據(jù)，其檔案信息化建設具有十分重要的意義。對中職學校信息化建設展開了探究，分析了其必要性，并對中職學校檔案信息化建設的路徑及注意事項進行了詳細介紹，旨在為中職學校檔案信息化建設工作的開展提供參考。

關鍵詞：中職學校；檔案信息化；檔案管理模式；校園網

1中職學校檔案信息化建設的必要性

1.1現(xiàn)代社會發(fā)展的需要

隨著現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展，信息化浪潮撲面而來，人類社會的生產、生活方式發(fā)生了翻天覆地的變化。檔案作為記載人類歷史文明發(fā)展進程和承載信息特質的重要載體，傳統(tǒng)的手工管理檔案的模式已跟不上人們對檔案信息的現(xiàn)實需求，開始向著數(shù)字化的方向發(fā)展，這就需要我們創(chuàng)新檔案管理模式，以適應時代的發(fā)展。

1.2數(shù)字化校園建設的需要

隨著辦公自動化的發(fā)展，數(shù)字化校園建設正在逐步完善，中職學校普遍建立了校園網與辦公自動化系統(tǒng)，信息化已經滲透到了教學、科研、管理的方方面面，檔案信息化已成為中職學校檔案工作發(fā)展的必然趨勢。

1.3檔案管理與服務水平提升的需要

在信息化環(huán)境下，檔案的收集、整理與利用模式會有質的變化，檔案工作人員的角色將從檔案的直接整理者轉變?yōu)闄n案資料的審核者，減少了工作量，縮短了檔案形成利用的周期，提升了檔案管理的水平。信息化程度的加深有效地提高了檔案工作人員的服務能力，擴展了檔案工作的服務領域。

2中職學校檔案信息化建設路徑探究

筆者將中職學校檔案信息化建設路徑分為2條路線：硬環(huán)境建設和軟環(huán)境建設。

2.1硬環(huán)境建設

2.1.1基礎設施建設

基礎設施是檔案信息化建設的基礎和根本，基礎設施建設包括應用系統(tǒng)軟件建設和硬件設施建設。目前，中職學校檔案室引進檔案管理系統(tǒng)的不在少數(shù)，但都存在開發(fā)不完全、利用不徹底的現(xiàn)象，因此，急需加強應用系統(tǒng)軟件平臺，深入挖掘系統(tǒng)潛在功能；檔案信息化建設應用系統(tǒng)軟件的運行依托于相應的配套硬件設備，因此，也需要配置相應的硬件設備。

2.1.2信息資源建設

2.1.2.1信息資源數(shù)字化建設

注重校內各二級部門電子文檔的收集和整理，檔案管理軟件要與校內各類辦公自動化系統(tǒng)有效接軌；對于檔案數(shù)字化，包括把檔案室的紙質、照片、錄音、錄像、縮微等檔案，通過掃描、加工、處理，轉變?yōu)槲谋?、圖像、圖形、流媒體等數(shù)字格式的信息，存儲在網絡服務器中，利用計算機及信息系統(tǒng)提供查詢、檢索和瀏覽；通過網站建設，中職學?？梢酝貙挋n案征集的渠道，亦可通過網站上傳開放部分檔案信息資源，為學校與社會利用檔案提供方便。

2.1.2.2信息資源數(shù)據(jù)庫建設

利用現(xiàn)有的電子檔案建立檔案數(shù)據(jù)庫，尤其是具有中職學校發(fā)展特色的檔案數(shù)據(jù)庫。以某中職學校為例，其于2001年架設了檔案管理系統(tǒng)軟件，配備了服務器、掃描儀等基礎設備，構建了檔案管理的局域網，檔案數(shù)字化工作全面展開。建立了學生學籍檔案數(shù)據(jù)庫，對歷屆學生信息（包括錄取、入學、成績、畢業(yè)派遣、學歷等）實現(xiàn)了電子化管理，并對統(tǒng)招、成人學生的學籍檔案進行了掃描，為畢業(yè)生找工作、證明成績等提供了可靠的證據(jù)；建立了文書檔案全文數(shù)據(jù)庫及各類檔案信息目錄數(shù)據(jù)庫。目前，檔案室利用電子檔案查檔已經形成了自己的特色，大大提高了檔案室信息的有效利用率，提高了查閱檔案速度，減少了對原件的損害。

2.1.3安全保障體系建設

信息技術在給檔案事業(yè)帶來機遇的同時，也帶來了挑戰(zhàn)。檔案管理軟件作為中職學校檔案信息化建設的重要組成部分，在方便社會利用檔案的同時，如何保證數(shù)據(jù)信息不被竊取和篡改，已經成為檔案信息化發(fā)展過程中不容忽視的問題。從信息安全的角度看，檔案信息化程度越高，信息安全面臨的風險也就越大。目前，檔案管理軟件普遍存在管理人員混亂、級別權限不明等問題。因此，急需構建檔案信息化安全保障體系。安全保障體系的建設要以硬件設備為基礎，網絡建設為框架，軟件為技術支撐，管理為保障。通過切實可行的管理措施與技術手段（比如訪問權限的分級管理與安裝專用的防火墻和防病毒軟件）加強對檔案信息化過程中可能存在風險項的監(jiān)管。

2.2軟環(huán)境建設

2.2.1相關政策法規(guī)建設

為了保證檔案事業(yè)的順利發(fā)展，國家先后出臺了多項政策法規(guī)，堅持“以法治檔”，比如《檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》及2015年上半年中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》等。這些政策法規(guī)的出臺和施行為檔案工作提供了依據(jù)，有效保障了檔案信息資源的合理開發(fā)和利用。中職學校應根據(jù)諸如上述提及的檔案法律法規(guī)健全、完善適合自身運行的檔案規(guī)章制度。

2.2.2信息化標準建設

目前，中職學校的檔案信息化工作普遍都是自我摸索、自我完善、自我發(fā)展，采用獨立開發(fā)與封閉自我建設的模式，形成了各自為政、標準不一的局面。檔案信息化工作缺乏相應的標準規(guī)范，而各中職學校自成一體的發(fā)展模式不利于信息資源的兼容和共享，易造成資源浪費。信息化標準建設作為一項浩大的系統(tǒng)工程，不只是檔案部門的單項任務，而需要各方面的通力合作，共同醞釀，教育主管部門要加強指導和協(xié)調，制訂出統(tǒng)一的信息化標準規(guī)范。

2.2.3人才隊伍建設

檔案信息化工作的推進離不開科學技術的應用，這就對檔案管理人員的素質提出新的要求，而目前中職學校檔案工作者普遍存在年齡結構偏大、知識結構不合理的現(xiàn)象，缺乏相應的專業(yè)技術人才，尤其是缺乏既精通檔案業(yè)務，又懂得信息技術的復合型人才。中職學校檔案部門要以人才為根本，重視檔案隊伍的素質建設，通過招聘、培訓等渠道，多方式地培養(yǎng)檔案專業(yè)人才；制訂學習與培訓計劃，有針對性地“請進來、走出去”；加強檔案信息化知識的普及，優(yōu)化檔案管理人員的知識結構。

3中職學校檔案信息化建設的注意事項

3.1資金投入為保障

在中職學校檔案信息化建設的過程中，前期購買設備，比如檔案管理軟件系統(tǒng)、計算機、服務器、掃描儀、交換機等，中期系統(tǒng)的維護及后期設備老化更新等問題的解決都需要大量的資金支持，中職學校應多方籌集資金進行檔案信息化的專項建設。

3.2明確服務為導向

檔案信息化建設的根本目的在于利用搞好檔案管理工作，必須始終堅持“一手抓建檔管理，一手抓檔案信息資源的開發(fā)利用”的原則。只有讓檔案發(fā)揮作用，才能體現(xiàn)檔案的價值。因此，必須以強化服務意識，以提升服務質量為導向，找準檔案工作為學校、社會服務的結合點和切入點，積極、主動地開展服務。通過咨詢、查閱、編研等形式不斷強化服務功能，拓寬服務領域，提高服務質量，為中職學校的穩(wěn)定發(fā)展提供便利。

3.3“循序漸進”為原則

檔案信息化建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，必須依照“循序漸進”的原則，結合中職學校自身的實際情況，制訂符合本校的信息化建設規(guī)劃，長遠規(guī)劃，分步實施，循序漸進，持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展。

3.4以檔案事業(yè)為目標

檔案信息化建設作為中職學校信息資源現(xiàn)代化的基礎組成部分，對推進中職學校信息化發(fā)展起著至關重要的作用。2002年，國家檔案局制定的《全國檔案信息化實施綱要》明確了檔案信息化建設方向、基本內容和要求。因此，中職學校檔案信息化建設是中職學校檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路。

4結束語

綜上所述，中職學校檔案信息化建設是指通過利用信息技術，加強對檔案信息資源的收集、整理及利用，對提高中職學校檔案管理的水平，促進檔案的有效利用具有十分重要的作用。因此，中職學校要順應時展的趨勢，合理應用先進的信息技術，加強檔案信息化的建設，使檔案更好地服務于師生，促進學校教學及管理水平的提高。

作者:陳桂芬 單位:中山市中等專業(yè)學校

參考文獻:

［1］李霞.中職學校檔案信息化［J］.科技視界，2015（19）.

［2］馮杰.淺談中職學校學生檔案的信息化管理［J］.電子制作，2015（02）.